DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD NTC ISO 9001

APRENDIZ: xxxxxxxxx
INFORME AA1 SEMANA 1
ACTIVIDAD: Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado a partir de
la comprensión e interpretación de las temáticas tratadas en la presente actividad, realice
un informe donde describa las actividades que se desarrollan en un proceso normal de
compras. En el informe además de describir las actividades, debe incluir un cuadro en el
cual relacione los documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que
se generarían en el desarrollo del proceso.

DESARROLLO
El proceso de compra es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de
todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de
abastecimiento, aprovisionamiento, provisión o suministro. Las compras comprenden un
proceso complejo que va más allá de la negociación y del trámite burocrático. Con una
buena gestión de compras la empresa consigue ahorrar costes, satisfacer al cliente, en
tiempo y cantidad, y obtener beneficios empresariales directos, pues la gestión de compras
y aprovisionamiento son decisivas para que la empresa tenga éxito o fracaso, siendo esta la
principal razón para la relación que se genera entre el mencionado proceso con la gestión
de la calidad en una organización, ya que dependiendo de su gestión se generan impactos
directos en los resultados del proceso de una empresa, el cumplimiento de sus logros
económicos y la calidad del producto final.
Dentro de las principales actividades de la gestión de compras podemos tener:

 Gestión de la distribución física: es la integración de los flujos de materiales y de las

tecnologías de la información que hacen posible la fabricación de un producto y la
llegada al consumidor
 gestión de los proveedores: son los procesos de vigilancia, búsqueda, identificación,
selección, evaluación y seguimiento de los procesos idóneos para el desarrollo de la
actividad
 Procesos de compra: nos permiten definir y establecer los lineamientos para lograr
que las compras se hagan de una forma óptima.
 Gestión de costos de compra: análisis e implementación de las actividades que
permitan reducir los costos de las compras.
 Estructura organizativa: consiste en identificar las funciones que se han de hacer y
asignación de las responsabilidades a considerar
 Estrategia de compras: permite definir las políticas a seguir para cumplir los
criterios de costo y servicios establecidos
PROCESO DE COMPRA

Son las fases que se presentan en el área de compra de una organización, donde el
encargado del área genera las ordenes de adquisición de materiales para elaborar un
producto. Dentro de estas se tienen:

- Identificación de los insumos necesarios: Son aquellos materiales que se requieren

para la elaboración de un producto final, siendo reagrupados según sus
características en un proceso

- Definición de las especificaciones del producto a comprar: se parte de la

metodología definida en una organización para el mecanismo de compra,
comunicando las necesidades al proveedor, teniendo en cuenta las especificaciones
y requisitos establecidos. Se debe partir de la cantidad, el tipo de material, forma,
medidas, entre otras

- Planeación de las compras: se genera un cronograma para la realización de las

compras, teniendo en cuenta la necesidad de cada producto en las actividades de la
organización, respetando tiempo y cantidades, generando especificaciones al o los
proveedores

- Evaluación y selección de proveedores: cada organización cuenta con un listado de

proveedores que cumplan con las especificaciones de la empresa, se tienen en
cuenta precios, responsabilidad de entrega, calidad de los materiales, evaluando
también la calidad en su servicio

- Tramitología de compra: una vez seleccionados los productos a comprar, el jefe de

compra genera la o las ordenes de compra a los diferentes proveedores, con el fin
de estipular por escrito la solicitud y verificar que se lleve a cabo el proceso sin que
ninguna parte evada la responsabilidad. Esta orden debe ser avalada por el
encargado financiero o junta directiva de una organización

- Verificación del producto comprado: una vez se realiza la compra, antes de incluir
los productos o materiales dentro del proceso productivo, deben ser revisados y
evaluados mediante pruebas y/o ensayos

- Acciones a tomar en el proceso de compra (correctivas, preventivas y a mejorar):

son acciones que permitirán a la organización optimizar el proceso productivo,
corrigiendo las falencias existentes en el proceso de compra o reevaluando
proveedores, con el fin de reducir riesgos asociados a compra.
FUNCIONES EN EL PROCESO DE COMPRA:

Se pueden distinguir cinco funciones que podría desempeñar el personal de compra en

una organización:
1. El Iniciador: la persona que sugiere realizar la adquisición el producto o servicio
específico

2. El Influyente: la persona cuyos puntos de vista o sugerencias tienen algún peso en

la decisión final

3. El que decide: la persona que determina el realizar o no una compra

4. El Comprador: La persona que gestiona la compra.

5. El Usuario: la persona o parte del proceso que consume o usa el producto

Una empresa necesita identificar estas funciones porque tienen implicaciones en el diseño
del producto, la determinación de los mensajes y el destino que se asigna al presupuesto
de promoción.

TIPOS DE COMPRA

En una organización es importante establecer según la necesidad, la prioridad en la

adquisición de los diferentes productos para que la actividad no genere falla en el
cumplimiento de objetivos, estas son:

- Compra especial: Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir
bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos …); es decir, no
compramos materiales para transformar o artículos para la venta. La característica
general de estas compras es que la inversión es grande y la decisión de compra es
consultada con los usuarios del bien.

- Compra anticipada: son las que se realizan antes de que surja la necesidad de un
material a largo o mediano plazo.

- Compra estacional: se realizan con el fin de abastecer la demanda de ciertos

productos específicos, de gran importancia en las actividades productivas de una
organización.

- Compra rutinaria: son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, materiales
que se necesitan con el día a día.

- Compra de urgencia: son las que se realizan para cubrir una necesidad urgente.
IMPORTANCIA DE LA GESTION EN UN PROCESO DE COMPRA

A. RESULTADOS ECONOMICOS EN UNA ORGANIZACIÓN: tener una buena relación con

proveedores y gestionar muy buen cada material, teniendo en cuenta costo y
calidad tendrá un impacto financiero y productivo en la empresa.

B. CALIDAD DEL PRODUCTO FINAL: la calidad en las materias primas reflejara la calidad
del producto final, que, en sí, es la valoración misma de una organización en el
mercado.

C. SATISFACCION DEL CONSUMIDOR: la calidad del producto se refleja en la valoración

emitida por quien adquiera el producto final proveniente de una organización.

D. CONFIANZA EN EL PERSONAL DE LA EMPRESA: trabajar con materiales de la mejor

calidad generara armonía en las diferentes etapas productivas de un proceso
general.

DOCUMENTACION Y SU CLASIFICACION

DOCUMENTACION PARA UN PROCESO DE COMPRA

EXTERNA INTERNA
Documento de constitución de la empresa Formato de requisición (especificando cada
material, características, cantidades)
Documentos y certificaciones Formato solicitud de compra (el que
maneje la organización)
Fichas de seguridad Formato de comparación de cotizaciones
Formato de evaluación de proveedores
Formato orden de compra (generada por el
área encargada y aprobada por quien
corresponda)
Formato de recibo de productos adquiridos
Acta de entrega de recepción de materias