Manual de Procesos

Manual de Políticas & Procedimientos - INPOSDOM
MANUAL DE
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
1
MANUAL DE
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
2|Página
Esta publicación corresponde al

documento del MANUAL DE
POLÍTICAS Y PROCESOS
Instituto Postal Dominicano.
Presentado en agosto, 2018 por la

Unidad de Seguimiento al Sistema
de Monitoreo y Medición de las
Gestión Presidencial.
Elaborado por el equipo directivo

del Instituto Postal Dominicano,
bajo la Dirección del
Dr. Modesto Guzmán y la

Coordinación y Ejecución de la
US-SMMGP
Lic. Felix Daniel Paulino
Ing. Franklyn Mills Bradshaw
Arq. José del Carme Ramírez
Lic. Dioscoride Paulino.
Impreso en Santo Domingo,

República Dominicana.
Instituto Postal Dominicano Calle

Héroes de Luperón, esq. Rafael
Damirón, Centro de los Héroes
info@inposdom.gob.do
www.inposdom.gob.do
3
• PALABRAS DEL DIRECTOR GENERAL
La República Dominicana nuestras herramientas de gestión

atraviesa un período de e incorporar nuevos instrumentos
importantes cambios en su de administración, medición,
sistema de gobierno. Desde la valoración y documentación que
Presidencia de la República y con incrementen la efectividad de
el apoyo de toda la estructura nuestros procesos internos. De esta
gubernamental, se están iniciativa nace el presente
implementando nuevas políticas, manual.
procedimientos y herramientas de
administración que contribuirán a
la construcción de un sistema de Si bien el INPOSDOM ha contado,
gestión más efectivo, desde sus inicios, con las
democrático y trasparente. facilidades una estructura de
documentación de las
operaciones postales
La eficiencia y efectividad de las internacionalmente
labores de gobernanza están estandarizada, la cual ha
siendo medidas por indicadores soportado nuestras tareas,
específicos y mesurables a través procesos, mediciones y acciones
de un Sistema de Monitoreo y de control hasta el momento, es
Medición de la Gestión Pública de notar que el ejercicio de
(SMMGP). Este sistema contribuye documentar todos los
a que la administración de las procedimientos institucionales a
instituciones sea realizada, no solo través de los propios responsables
de un modo más trasparente, sino de cada tarea, ha sido una
también con mayores resultados experiencia muy valiosa de
para el bien de la población. crecimiento institucional.
Ante esta realidad, el INPOSDOM En el proceso, fuimos capaces de

ha dispuesto sus esfuerzos para evaluar con sentido crítico todo lo
garantizar la alineación de su que hasta ahora habíamos
estructura a la vanguardia de los conocido por experiencia y
indicadores propuestos por el logramos poner nuestros
gobierno central. Iniciamos el conocimientos al servicio de la
proyecto de actualizar todas institución para disponer de
4|Página
procesos más modernos, flexibles a las necesidades de la

y adaptados a nuestra realidad población.
actual.
El INPOSDOM tiene metas para

Si bien, el documento que hoy cumplir, y yo, personalmente,
presentamos es un gran paso cuento con todos y cada uno de
para el perfeccionamiento de los los miembros de este equipo para
controles internos y mejoramiento continuar manifestando esa visión
de la productividad generalizada que hoy, con la presentación de
en el INPOSDOM, estemos claros este manual, hemos demostrado
de que el trabajo no se acaba una vez más que lo podemos
aquí. El Manual de Políticas y lograr.
Procedimientos ha de ser un
documento orgánico y dinámico,
presto a constantes
actualizaciones que deberán
surgir de los protagonistas de
cada proceso: los colaboradores,
los mensajeros, los operarios, los
administradores postales, los
encargados y directores, y el
usuario mismo de los servicios
postales.
Ustedes y yo, que constituimos

juntos la familia postal, sabremos
poner nuestra experiencia en
contribución con el mejoramiento
continuo de este documento
para que, con cada actualización
podamos estar orgullosos haber
contribuido a la construcción de
MODESTO GUZMÁN
un INPOSDOM cada vez más
moderno, mejor sistematizado y, DIRECTOR GENERAL
sobre todo, capaz de prestar un
servicio cada vez más adecuada
5
• CONTENIDO
PALABRAS DEL DIRECTOR GENERAL ....................................................................... 4

CONTENIDO ............................................................................................................... 6
PRESENTACIÓN .......................................................................................................... 7
I. EL INSTITUTO POSTAL DOMINICANO................................................................ 9
1.1. ¿Quiénes somos? ........................................................................................ 9
1.2. Misión............................................................................................................. 9
1.3. Visión ............................................................................................................. 9
1.4. Valores ........................................................................................................ 10
1.5. Historia ......................................................................................................... 10
1.6. Base legal ................................................................................................... 10
II. ESTRUCTURA DE PROCESOS ........................................................................... 13
III. GENERALIDADES DEL MANUAL ...................................................................... 15
3.1. Objetivo ...................................................................................................... 15
3.2. Campo de aplicación ............................................................................. 15
3.3. Referencias................................................................................................. 16
3.4. Responsabiliades ........................................ ¡Error! Marcador no definido.
IV. PROCESOS ESTRATEGICOS .......................................................................... 18
4.1. Sistema de gestión de la calidad ........................................................... 19
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS .................. ¡Error! Marcador no definido.
6|Página
• PRESENTACIÓN
El Instituto Postal Dominicano promueve una gestión enfocada en el

mejoramiento continuo de los resultados, la profesionalización de sus
colaboradores y la sistematización de sus procesos internos. Estamos
mejorando la comunicación entre los sub-sistemas de gestión para que
cada departamento pueda ejecutar acciones con un enfoque
estandarizado. Un modelo de desempeño orientado por la cultura común
y dirigido por las políticas institucionales. Una orientación hacia el servicio,
la eficiencia, la eficacia y la efectividad, sustentada en los valores
institucionales, la satisfacción de los usuarios. y un adecuado manejo de los
recursos asignados, de cualquier tipo.
En este marco de desempeño organizacional el Manual de Políticas y
Procedimientos es un instrumento de naturaleza cualitativa orientado a la
gestión, en el que se identifican las principales líneas de acción institucional
de dirección y compromiso colectivo.
El manual expresa la normatividad vigente; y el involucramiento intensivo
de tecnología de información para su difusión y actualización. Ha sido
diseñado con la participación de todas las áreas funcionales de la
institución y aplicando la legislación vigente en cada caso.
Aun así, no se trata de un documento terminado y/o inmutable. Este primer
entregable es más bien una base de apoyo para que cada Dirección,
Departamento, Unidad, Administración Postal y Colaborador individual
pueda usarlo como punto de referencia para continuar su
perfeccionamiento, su actualización constante hasta que estemos
convencidos de que su contenido logre permear hasta el más sencillo
procedimiento institucional, estandarizarlo, documentarlo y crear espacios
para su constante revisión y perfeccionamiento.
7
1RA PARTE
ASPECTOS GENERALES
8|Página
I. EL INSTITUTO POSTAL DOMINICANO
1.1. ¿Quiénes somos?
El Instituto Postal Dominicano es una Institución pública descentralizada,

con carácter autónomo, patrimonio propio e independiente y duración
ilimitada, destinado a realizar el servicio de recibir transportar y entregar la
correspondencia a nivel nacional e internacional a través de una red de
oficinas postales en todo el territorio nacional y apoyados en la Red Postal
Universal1.
Es una institución de servicios de comunicación que asume la

responsabilidad nacional de prestar el Servicio Postal con eficiencia y
calidad, y que ofrece diversas opciones de servicios especializados de
comunicación a la ciudadanía.
Es además el operador designado de la Red Postal Universal en República
Dominicana, responsable de garantizar la prestación del Servicio Postal
Universal (SPU) en condiciones de calidad y asequibilidad. Cuenta
entonces con los deberes y derechos de ser miembro de la Unión Postal
Universal (UPU) y la Unión Postal de las Américas, España y Portugal
(UPAEP).
1.2. Misión
Normar y organizar el servicio postal en la República Dominicana,
desempeñando un papel económico y cultural importante, con el fin de
lograr la óptima transferencia de las comunicaciones postales y afines con
profesionalidad, calidad total y dirigida a la satisfacción del cliente como
meta principal.
1.3. Visión
Desarrollar una empresa pública con independencia de gestión, capaz
de generar utilidades superiores a las empresas más rentables del país y
posicionarse como líder indiscutible del sector postal.
1 1 Ley 307, que crea el Instituto Postal Dominicano

9
1.4. Valores
• Eficiencia
• Compromiso
• Excelencia
• Vocación de Servicio
• Transparencia.
1.5. Historia
El 16 de noviembre de 1963, mediante la Ley No. 40 sobre Comunicaciones
Postales, se crea la Dirección General de Correos, como una dependencia
de la Secretaría de Estado de Obras Públicas y Comunicaciones, para
regular el funcionamiento del servicio postal en el territorio nacional.
En la Ley No. 307, del 15 de noviembre de 1985, se creó el Instituto Postal
Dominicano, organismo autónomo, dirigido por una Junta de Directores
sustituyendo la Ley No. 40.
A partir del primer gobierno constitucional del Doctor Joaquín Balaguer, en
1966, se inició el proceso de modernización de este vital servicio público,
con presencia a nivel nacional e internacional y conexiones directas con
los correos del mundo.
En la actualidad, el servicio postal dominicano moviliza cada año decenas
de miles de cartas, documentos y paquetes, además, compras en línea
incluyendo transferencias de dinero en las principales monedas del
comercio mundial.
1.6. Base legal

El servicio postal dominicano (y el INPOSDOM como prestador oficial) está
amparado bajo la Ley No. 40 sobre Comunicaciones Postales y la Ley No.
307 que crea el Instituto Postal Dominicano.
Está sujeto además a las disposiciones de los convenios de la Unión Postal
Universal (UPU) y la Unión Postal de las Américas España y Portugal (UPAEP)
sobre el manejo y condiciones de prestación mínima del Servicio Postal
Universal, válidas para todos los países miembros.
10 | P á g i n a
Leyes que regulan el INPOSDOM
Ley No. 40, del 4 de noviembre del 1963, sobre Comunicaciones

Postales.
Ley No. 307, del 15 de noviembre del 1985, Gaceta Oficial No. 9673,
que crea el Instituto Postal Dominicano.
Decreto No. 379-00, del 2000, que crea el Código Postal Dominicano.
Reglamento 5114 de la Ley No. 1474, fecha 22 de febrero del 1938
sobre Rezagos;
Decreto No.126-96 del 8 de abril de 1996, que crea la Comisión
Oficial Filatélica;
Ley No. 43-2010, de fecha 30 de diciembre del 2010, que crea e
integra nuevamente la Comisión Oficial Filatélica (COF);
Decreto No. 334-00, de fecha 26 de Julio del 2000, que crea el
producto Etiqueta Turística Expresa;
Ley No. 2461 de fecha 18 de Julio del 1950, sobre Especies Timbradas;
Decreto No. 379-00, del 8 de agosto del 2000, que crea el Código
Postal Dominicano;
Ley No. 200-04 del 28 de Julio del 2004, que crea la Oficina de
Acceso a la Información, y su Reglamento de aplicación establecido
mediante Decreto No.130-05 del 25 de febrero del 2005;
Decreto No. 668-05 del 12 de diciembre de 2005, que declara de
interés nacional la profesionalización de la función pública y el diseño de
estructuras homogéneas que sirvan de integración y coordinación
transversales en las áreas responsables de las funciones jurídicas-legales,
administrativo-financieras, recursos humanos, información y estadísticas,
planificación, coordinación y ejecución de proyectos de cooperación
internacional y tecnologías de la información y comunicación;
Ley de Tesorería Nacional, No.567-05, del 13 de diciembre del 2005;
Ley No.340-06, del 18 de agosto del 2006 sobre Compras y
Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones del Estado,
modificada por la Ley No. 449-06, de diciembre del 2006;
11
Ley No.423-06 del 17 de noviembre del 2006, sobre el Presupuesto

para el Sector Publico;
Ley No.498-06 del 28 de diciembre del 2006, que establece el Sistema
Nacional de Planificación e Inversión Pública;
Ley No.5-07 del 8 de enero del 2007, que crea el Sistema Integrado
de Administración Financiera del Estado;
Ley No.10-07, del 8 de enero del 2007, que crea el Sistema Nacional
de Control Interno;
Ley No.41-08 de Función Pública, del 16 de agosto del 2008 que crea
la Secretaria de Estado, hoy Ministerio, de Administración Publica,
responsable de impulsar el fortalecimiento institucional y desarrollar un
sistema de carrera administrativa y de gestión de calidad en el Estado;
Constitución Dominicana, proclamada el 26 de enero del 2010;
Resolución No.12-10, Sesión 2, de fecha 27 de mayo del 2010, que
aprueba la nueva estructura organizativa del Instituto Postal Dominicano
(INPOSDOM)
Resolución No.583, de fecha 12 de junio del 2012, que aprueba la
modificación de la Estructura Organizativa del Instituto Postal Dominicano
(INPOSDOM).
12 | P á g i n a
II. ESTRUCTURA DE PROCESOS
Teniendo en cuenta que el mercado postal se sumerge en un constante

cambio, el INPOSDOM no puede ser ajeno al mismo, de allí la necesidad
de implementar una gestión de estructura por procesos que permitan la
satisfacción de bienes y servicios al cliente.
El marco teórico del INPOSDOM se afianza en conceptos compilados en
las nuevas metodologías sobre gestión por procesos (estado del arte)
(Rodriguez Dominguez, 2009), donde se explican cada uno de los pasos
para crear una estructura por procesos, la cual se convierte en un aporte
más para los grupos de interés comprometidas con los cambios dentro de
la productividad de bienes y servicios, que buscan la satisfacción del
cliente y mejoramiento continuo.
Macro Procesos Procesos

Estratégicos Claves/Misionales Macro Procesos de Apoyo
Dirección Estratégica Gestión Operativa Gestión Financiera
Sistema de Gestión de la
Calidad Admisión Gestión Administrativa
Gestión del Talento
Sistema de Control Interno Calificación Humano
Encaminamiento Gestion Comercial
Distribución Relaciones Públicas
Relaciones
Encaminamiento Internacionales
Tecnologías de la
Distribución información
Inspección Gestión Legal
Relaciones Públicas
La definición del enfoque por procesos para la institución, equivale a la

aplicación del ciclo PHVA o de las actividades de planeación,
Organización, Coordinación, Dirección y Control sobre un proceso, pero
también en toda la extensión de la red postal, que es una red de procesos
o sistema de gestión. Sin embargo, entendemos que es insuficiente la
mera aplicación del PHVA2, reconociendo que también implica el
2 Circulo de Denning
13
rediseño de los procesos acorde con la estrategia de la organización y los

cambios en el entorno, lo cual lleva a que el enfoque de gestión por
procesos también incluye el diseño organizacional, o sea que el enfoque
de gestión por procesos implica dos macro actividades que son el re
diseño de los procesos de la empresa (diseño organizacional) y la
adopción y gestión de un modelo de procesos.
Todo este planteamiento ha de ejecutarse conforme en el marco del
Sistema Nacional de Control Interno (SINACI). El Instituto Postal Dominicano
es una empresa pública que, para el cumplimiento de su misión y
responsabilidades, desarrolla su gestión a través de sus procesos internos y
está conformada como se evidencia en la Tabla 9 y la ilustración.
MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
DIRECCIÓN ESTRATÉGICA SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CALIDAD
PROCESOS
MACRO PROCESOS CLAVES O MISIONALES
GESTIÓN OPERATIVA
SATISFACCIÓN DEL USUARIO

CLIENTES / NECESIDADES
PROCESOS CLAVES
ADMISIÓN CLASIFICACIÓN ENCAMINAM. DISTRIBUCIÓN
Internacional Internacional A domicilio

Nacional Ciudad En sede
Interior
MACRO PROCESOS DE APOYO
Gestión Financiera Gestión Admtiva. Gestión Comercial Gestión RR.HH. Gestión Legal
Gestión RR.PP. Gestión de TIC´S G. Seguridad G. Relaciones Int.
14 | P á g i n a
III. GENERALIDADES DEL MANUAL
3.1. Objetivo
• Objetivo General:
Establecer, de manera documental, la política, objetivos, lineamientos y
responsabilidades necesarios para llevar a cabo cualquier actividad,
verificación, inspección, prueba, actividad u operación que haga parte
del funcionamiento cotidiano del INPOSDOM.
• Objetivos Específicos:
o Dotar al INPOSDOM de un instrumento técnico – administrativo
que contemple de manera estandarizada, los pasos
involucrados en cada uno de los procedimientos
institucionales.
o Proveer información sistemática y real que contribuya a
facilitar las labores típicas de todos los colaboradores.
o Proporcionar un instrumento idóneo, que sea utilizado por
personas involucradas en cada proceso para reconocer,
evaluar, monitorear y efectuar las tareas bajo su
responsabilidad.
3.2. Campo de aplicación

El campo de aplicación de los manuales de procesos es, en principio, el de
la División de Calidad y los departamentos responsables de los procesos
documentados. No obstante, y de cara a favorecer la información
proporcionada al personal de las Unidades y a sus usuarios, pueden
elaborarse manuales de procesos que recojan la transversalidad de
algunos de ellos.
15
3.3. Referencias
• Norma ISO 9001:2000. Apartado 4.1a) “Identificar los procesos

necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a
través de la organización”; apartado 4.1b) “Determinar la secuencia
e interrelación de estos procesos”; apartado 7.1 “La organización
debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la
realización del producto”
• Normas Básicas de Control Interno
• Manual de Organización y Funciones del INPOSDOM
• Marco legal de la Administración Pública.
3.4. Responsabilidades
Responsables de Procesos
Unidad de Seguimiento al
División de Calidad
Director General
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES GENERALES APLICABLES A LOS SMMGP

PROCESOS Y POLÍTICAS DOCUMENTADOS EN ESTE MANUAL
Planificación de la elaboración de las políticas y/o
procedimientos O O
Elaboración de políticas y/o procedimientos O O
Aprobación de políticas y/o procedimientos O
Medición y seguimiento de procedimientos O
Revisión y actualización de políticas y/o procedimientos O
Asesoría y acompañamiento en la elaboración y/o
actualización O
16 | P á g i n a
2DA PARTE
POLÍTICAS & PROCESOS
INSTITUCIONALES
17
IV. PROCESOS ESTRATEGICOS
Los procesos estratégicos soportan la

estrategia institucional y logran el
direccionamiento de esfuerzos aislados.
Incrementar los ingresos a través de fondos
patrimoniales e inversiones bajo los principios
de efectividad y austeridad.
18 | P á g i n a
4.1. Sistema de gestión de la calidad
Procuran que la organización pueda

establecer, implementar, mantener y
mejorar de forma continua el Sistema de
Gestión de la Calidad, incluyendo los
procesos necesarios y sus interacciones,
en concordancia con los requisitos de
las Normas Aplicables.
19
Código: PRO.SGC.1.
1.1.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Versión: 01
Fecha 12/6/201
PROCEDIMIENTO DE: Creación: 8
CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Asegurar la estandarización en la elaboración de documentos y
establecer la metodología y los controles para la aprobación,
actualización y distribución de los documentos del Sistema de Gestión
Integrado (SGC), con el fin de garantizar la disponibilidad de los
documentos en su versión más reciente.
-ALCANCE
• Aplica a todos los documentos relacionados a los procesos que
conforman el Sistema de Gestión de la Calidad.
-DOCUMENTOS DE REFERENCIA
-RESPONSABILIDADES
Aprobar el proceso, procedimiento y Director General

políticas de acción
Definir, implementar, mantener y velar Encargado División de Calidad

por el cumplimiento de este
procedimiento y las políticas de su
operación.
Cumplir con lo estipulado en este Todo el Personal

procedimiento.
20 | P á g i n a
-TÉRMINOS Y DEFINICIONES
• DOCUMENTO: Es una forma organizada de información y su medio de
soporte (papel o electrónico).
• PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o
un proceso. Pueden estar documentado o no.
• PROCESO: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en
resultados.
• FORMULARIOS: Son documentos con espacios en blanco, que una vez
llenados se convierten en registros. Deben ser completados en el mismo
momento que se realiza la actividad, anotando en ellos, clara y
sistemáticamente toda la información pertinente.
• REGISTROS: Documentos que presentan resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
• INSTRUCTIVO: Documento en el que se describe detalladamente los
pasos secuenciales de cómo realizar y registrar determinada tarea o
actividad.
• DIAGRAMA DE FLUJO: Representa la esquematización gráfica de los
pasos de un proceso o procedimiento, utilizando una serie de símbolos
con significados especiales.
• SGC. Sistema de Gestión de la Calidad.
21
N O R M A S Y POLÍTICAS
El formato para la elaboración de manuales, procedimientos e instrucciones de
trabajo del SGC es como sigue:
Encabezado
MANUAL DE POLÍTICAS Y Código:

PROCEDIMIENTOS Versión:
TÍTULO DEL DOCUMENTO Fecha Creación:
Fecha Actualización:
Pie de Página: Página X de Y en el extremo derecho

Fuente: Calibri 11. Para los títulos, Calibri 12 en mayúscula.
La codificación para la identificación de los documentos es la siguiente:
XXX-YYY-
ZZ.NN
XX o XXX = Tipo de Documento YYY-ZZ = Área
XX o TIPO DE o Proceso NN = Número Secuencial

XXX DOCU
MENTO
YYY AREA O PROCESO
MA: Manual
SGC SISTEMA GESTION CALIDAD
PRO: Procedi
miento DE DIRECCIÓN ESTRATÉGICA
IT: Instrucc SCI SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ión de OP OPERACIONES
Trabajo
FIN GESTIÓN FINANCIERA
DCP: Descrip
ción de ADM GESTIÓN ADMINISTRATIVA
Puesto ADM- ADMINISTRATIVO-ABASTECIMIENTO
FO: Formul ABS
ario ADM- ADMINISTRATIVO-MANTENIMIENTO
LI: Listado MAN
POL: Política ADM-TR ADMINISTRATIVO-TRASNPORTACION
COM GESTIÓN COMERCIAL

22 | P á g i n a
RH RECURSOS HUMANOS
LEG GESTIÓN LEGAL

DESARROLLO
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIM IENTOS
Responsable Descripción Documentos
Encargado de Solicita al responsable de control de

calidad documentos la creación, modificación o
eliminación del documento mediante el
Formulario destinado a esos fines,
procediendo de la siguiente forma:
Si es una eliminación, pasa al paso #11.
Si es una modificación, pasa al paso #3
Revisa el documento junto al Encargado del
área y los responsables e impactados del
proceso y realiza los ajustes o modificaciones
pertinentes.
Gestiona la aprobación del documento.
Envía documento aprobado al Encargado
de calidad.
Verifica que el documento cumple con el
formato requerido, y esté debidamente
aprobado.
Agrega el documento o cambia la versión
del documento en el Listado Maestro (LI-SGI-
01).
Saca la cantidad de copias del documento
solicitadas, marcando el documento original
con el sello “ORIGINAL” y la(s) copia(s) con
“COPIA CONTROLADA”.
Distribuye los documentos en las áreas según
23
corresponda.
Coloca en la carpeta correspondiente de
acuerdo al tipo de documento y
Departamento. Ir al Paso #.
Coloca el documento en el fólder de
“eliminado” e indica en el Listado Maestro su
estatus.
Notifica vía Outlook la creación,
modificación o eliminación del documento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
ELEMENTOS DE CONTROL
ATRIBUCIONES DEL LEVANTAMIENTO
Preparado por Revisado por Autorizado por
Puesto Enc. División Calidad Enc. Planificación y Director General

Desarrollo
Nombre Corina Martínez Miguel Pichardo Modesto Guzmán
Firma
Fecha 12/6/2018
HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha Descripción Realizado por Aprobado por
Nombre Cargo Nombre Cargo
01 Enc. 1ra Corina División Lic. Enc.

División documentación Martínez Calidad Miguel Planificación
Calidad Pichardo y Desarrollo
24 | P á g i n a
Código: PRO.SGC.1.
1.2
Versión: 01
Fecha 12/6/201
PROCEDIMIENTO DE:
Creación: 8
Fecha de
CONTROL DE LOS REGISTROS
Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer los controles necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención
y la disposición de los registros de calidad definidos en el Sistema de
Gestión Integrado de INPOSDOM.
-ALCANCE
• Aplica para todos los registros definidos en Sistema de Gestión Integrado,
tanto en medio físico como electrónico.
• Normas: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
• P r o c e d i m i e n to d e C o n tr o l d e l o s D o c u m e n to s P R O . S G C . 1 . 1 . 1
25
-RESPONSABILIDADES
Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
p r o c e d i m i e n to y p o l í ti c a s d e
acción
D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , m a n te n e r Encargado División de Calidad

y v e l a r p o r e l c u m p l i m i e n to d e
este p r o c e d i m i e n to y las
p o l í ti c a s d e s u o p e r a c i ó n .
C u m pl i r c o n l o e s ti p u l a d o e n T o d o el P e r s o n a l
e s t e p r o c e d i m i e n to .
• REGISTROS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRADO: Son documentos que

proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o
resultados obtenidos. Puede variar en su forma y tipo, como en su medio
de soporte.
• REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente
implícita u obligatoria.
• SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGI): Sistema de Gestión
compuesto por el Sistema de Gestión Estratégica y de Calidad, Sistema
de Gestión medioambiental y Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud Ocupacional, basados en las Normas ISO 9001:2008, ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007, respectivamente.
26 | P á g i n a
- N O R M A S Y POLÍTICAS
• Todo Registro del SGI se emite a partir de un procedimiento, instrucción o
actividad de los diferentes procesos incluidos en el SGI. Estos pueden
tener formato definido o no.
• Los Registros del SGI pueden ser mantenidos en forma electrónica y/o
impresa, según se determine. Deben permanecer legibles, fácilmente
identificables y recuperables.
• Los Registros del SGI deben estar almacenados adecuadamente de tal
forma que conserven su integridad y estén disponibles con facilidad.
Pueden estar físicamente en gavetas metálicas, fólder, carpetas y en
áreas que tengan las condiciones ambientales requeridas para evitar
deterioro.
• Los Registros del SGI, que por su grado de confidencialidad o que no
puedan ser recuperados con facilidad, son guardados en bóvedas que
la empresa tiene disponible para estos fines.
• Para el acceso a los registros digitales, el uso de contraseña o
“Password” es utilizado para fines de protección. Un encargado de TIC,s
debe debe realizar copias de resguardo o “backups” diariamente con la
finalidad de recuperar la data en caso de daño en el sistema.
• Toda la información requerida en un registro debe ser completada,
cuando no aplique, escribir N/A.
• El nombre, codificación, medio de almacenamiento, lugar, forma de
archivo, tiempo de retención y el responsable de cada registro, está
indicado en el Listado de Control de los Registros LI-SGI-02.
• Al vencer el tiempo de retención, los registros son destruidos por el medio
establecido, de acuerdo a su naturaleza y/o normativa vigente.
27
DESARROLLO
DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Originador • Determina los registros necesarios del

proceso definido, siguiendo los pasos
descritos en el procedimiento de
Control de los Documentos
PRO.SGC.1.1.1., para dar cumplimiento
a los requisitos de la Norma y/o poder
Encargado de mostrar evidencia de las actividades
Div. de Calidad realizadas.
• Recibe los registros autorizados por el
Responsable del Área y los registra en
el Listado de Control de los Registros LI-
SGI-02, definiendo su identificación,
medio de almacenamiento, lugar y
forma de archivo, tiempo de
retención, forma de disposición y
Responsable de responsable de conservarlo.
Conservar el • Se asegura que los registros de su área
Registro estén siendo completados
correctamente y estén debidamente
identificados, archivados y protegidos.
• Retiene los registros por el tiempo
establecido.
• Dispone de los registros de la forma
indicada una vez vencido su tiempo
de retención.
28 | P á g i n a
INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO
Criterio Indicador
N/A
ATRIBUCIONES DEL LEVANTAMIENTO
Puesto Enc. División Calidad Enc. Planificación y Director General

Desarrollo
Nombre Corina Martínez Miguel Pichardo Dr. Modesto

Guzmán
Firma
Fecha 12/6/2018
HISTORIAL DE CAMBIOS
01 12/6/2018 1mera Corina Enc. Enc. Miguel

documentación Martínez División Planificación Pichardo
Calidad y Desarrollo
29
Código: PRO.SGC.1.
1.3
Versión: 01
Fecha 12/6/201
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer la metodología para planear, ejecutar y documentar las
Auditorías Internas de Calidad que permitan verificar que el Sistema de
Gestión Integrado se ha implementado y se mantiene de manera eficaz,
satisface los requisitos establecidos por la Normas ISO 9001: 2008, ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007, así como los requisitos legales y los
reglamentarios.
-ALCANCE
• Aplica para todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión
Integrado de INPOSDOM.
• Norma ISO 9001:2008.
• Norma ISO 9000:2005.
• Norma ISO 19011:2002.
• Norma ISO 10013:2001.
• Norma ISO 14001:2004.
• OHSAS 18001:2007.
• Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas PRO.SGC.1.1.4.
30 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
a. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
p r o c e d i m i e n to y
p o l í ti c a s d e a c c i ó n
b . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado División de Calidad
m a n te n e r y v e l a r p o r e l
c u m p l i m i e n to d e e s te
p r o c e d i m i e n to y l a s
p o l í ti c a s d e s u
operación.
c . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l
e s ti p u l a d o e n e s te
p r o c e d i m i e n to .
• A L T A D I R E C C I Ó N : C o n f o r m a d o p o r el C o n s e j o D i r e c ti v o , e l
D i r e c to r G e n e r a l y l o s D i r e c to r e s d e Á r e a d e I N P O S D O M .
• CRI TERI O DE A U DI T O R I A : C o n j u n to de polí ticas,
p r o c e d i m i e n to s o r e q u i s i to s u ti l i z a d o s c o m o r e f e r e n c i a .
• E VI D E N C I A : R e g i s tr o s , d e c l a r a c i o n e s d e h e c h o s o c u a l q u i e r
o tr a i n f o r m a c i ó n q u e s o n p e r ti n e n te s p a r a l o s c r i te r i o s d e
a u d i to r í a y q u e s o n v e r i f i c a b l e s .
• H A L L A Z G O S : R e s u l ta d o s d e l a e v a l u a c i ó n d e l a e v i d e n c i a
d e l a a u d i to r í a r e c o p il a d a f r e n t e a l o s c r i te r i o s d e l a
a u d i to r í a . E s to s pueden indicar conformidad o no
c o n f o r m i d a d c o n l o s c r i te r i o s d e a u d i to r í a u o p o r tu n i d a d
de mejora.
• OPORTUNI DAD DE MEJORA: Hecho evidenciado durante la
a u d i to r í a q u e d e n o to m a r s e u n a a c c i ó n p o d r í a c o n v e r t i r s e
e n u n a N o C o n f o r m i d a d . R e c o m e n d a c i o n e s q u e r e al i z a e l
a u d i to r i n te r n o p a r a m e j o r a r e l S G I a p a r ti r d e l a s c u a l e s s e
d e b e n g e n e r a r a c c i o n e s p r e v e n ti v a s y / o p l a n e s d e a c c i ó n ,
s e g ú n s e a el c a s o .
• NO CONFORMIDAD: I n c u m pl i m i e n to de un requisito
e s ta b l e c i d o e n e l S i s te m a d e G e s ti ó n I n te g r a d o
31
1. Lineamientos Generales para las Auditorías Internas al SGI
2. Las Auditorías Internas al Sistema de Gestión Integrado de INPOSDOM se
planifican tomando en consideración la importancia de los procesos y de
las áreas a auditar, así como de los resultados de las auditorías previas.
3. Las Auditorías al SGI son llevadas a cabo por Auditores Internos y/o
Auditores Externos en una base trimestral.
4. La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben
asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorías. Los
auditores no deben auditar su propia área de trabajo.
5. Los resultados de las Auditorías Internas al SGI deben ser presentados por el
Representante de la Dirección en las Revisiones al SGI.
6. Criterios para seleccionar y cualificar los auditores internos.
7. Los Auditores Internos de Calidad son seleccionados por el Director del
Sistema de Gestión Integrado y el Representante de la Dirección
tomando en cuenta los siguientes requisitos:
• Educación técnica o universitaria.
• Entrenamiento en Interpretación de los requisitos de la Norma ISO
9001:2008, Norma ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007.
• Entrenamiento formal de Auditoría Interna de Calidad basado en la Norma
ISO.
• Participación como Auditor en entrenamiento, en por lo menos dos
auditorías, supervisado y evaluado por el Auditor Líder.
• Habilidad demostrada en: Manejo de conflictos y Comunicación efectiva.
• Atributos Personales: Objetividad, Atención al detalle, Autocontrol.
• Tener la experiencia laboral que contribuya al desarrollo de las actividades
de la empresa.
• Conocer la terminología de calidad
• Los requisitos para ser Auditor Líder son los siguientes:
• Haber completado los requerimientos listados para el Auditor Interno.
• Entrenamiento formal de Auditor Líder por algún Organismo de
Certificación o capacidad demostrada dirigiendo proyectos.
8. Los Auditores Externos contratados para las auditorías internas de calidad
deben haber participado en auditorías realizadas en otras
Organizaciones y estar cualificado como auditor por algún Organismo de
Certificación.
32 | P en
9. Los Auditores Internos de Calidad cualificados se mantienen á gla
i nLista
a de
Auditores Internos de Calidad (LI-2GI-3).
1. DESARROLLO
• DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
Auditor Líder 1. Prepara la planificación anual de las

auditorías utilizando el Formulario FO-SGI-
1, asegurando que todos los procesos y
requisitos de las normas sean auditados
por lo menos una vez al año.
Director del
Sistema de 2. Revisa y aprueba el Plan Anual de
Gestión Auditorías Internas de Calidad.
Integrado
3. Elabora la programación utilizando el
Auditor Líder Formulario FO-SGI-2 y notifica al personal
involucrado por lo menos con 5 días de
anticipación. Dicha programación incluye
las siguientes informaciones:
a) Propósito, alcance y criterios de la
auditoría
b) Fecha de la auditoría
c) Día y hora en que serán auditados los
procesos
d) Actividad/Proceso a ser auditado
e) Persona a Auditar
f) Auditores
Auditor Interno g) La fecha y hora de la reunión de

apertura y reunión de cierre
de Calidad
4. Revisa los documentos de los procesos a
auditar para verificar conformidad del
sistema con los requisitos de la Norma ISO
9001:2008, Norma ISO 14001:2004, OHSAS
18001:2007.
Auditor Líder
5. Prepara la lista de verificación para
33
mantener el enfoque en el objetivo y

agilizar el proceso de la auditoría.
6. Conduce la Reunión de apertura, a la
cual deben asistir la Alta Dirección y los
Auditores Internos de Calidad con el
objetivo de:
a) Explicar a los auditados la
metodología y los detalles del plan de
Auditor Interno
auditoría.
de Calidad
b) Presentar los miembros del equipo
auditor.
c) Explicar los objetivos y el alcance de
Auditor Líder/ la auditoría.
Auditor Interno d) Aclarar cualquier duda sobre el
de Calidad proceso de la auditoría.
e) Confirmar fecha y hora de la reunión
de cierre.
Auditor Líder 7. Recopila mediante entrevistas y un

muestreo apropiado las informaciones
pertinentes de las funciones, actividades y
procesos que sirvan como evidencia de
la auditoría.
8. Se reúnen para evaluar la evidencia con
respecto a los criterios y clasificar los
hallazgos.
9. Identifican las No Conformidades y las
redactan en el formulario Solicitud de
Acciones Correctivas y/o Preventivas FO-
SGI-03.
10. Prepara el reporte de acuerdo a lo
indicado en el Formato FO-SGI-4 con el
objetivo de informar los resultados en la
reunión de cierre.
11. Lleva a cabo la Reunión de cierre donde
Auditor Interno informa los resultados de la auditoría de
de Calidad tal manera que sean comprendidos y
reconocidos por los Responsables de
Área.
12. Remite el informe al Director del Sistema
de Gestión Integrado conteniendo por lo
34 | P á g i n a
menos los siguientes acápites:

a) área(s) auditada(s)
b) auditor(es)
c) fecha de la auditoria
d) fecha entrega informe
e) hallazgos (punto de la Norma,
clasificación)
f) nombres de los auditados
g) comentarios e impresiones generales
sobre la efectividad del SGI.
13. Da seguimiento a la implementación de
las mejoras identificadas o las acciones
correctivas y/o preventivas propuestas,
siguiendo los pasos descritos en el
Procedimiento de Acciones Correctivas
y/o Preventivas PRO.SGC.1.1.4.
• INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO

Criterio Indicador
Cumplimiento con el Plan de • Auditorías realizadas/ Auditorías

Auditorías
programadas
100 %
• ATRIBUCIONES DEL LEVANTAMIENTO

• Puesto Enc. División Enc. Planificación y Director General

Calidad Desarrollo
35
• Nombre Corina Martínez Lic. Miguel Pichardo Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
• HISTORIAL DE CAMBIOS
Corina Enc. Miguel Enc.

Martínez División Pichardo Planificación y
Calidad Desarrollo
36 | P á g i n a
Código: PRO.SGC.1.
1.4
Versión: 01
Fecha 12/6/201
ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS Fecha de

O RECOMENDACIONES PARA MEJORE DE Act:
PROCESOS
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• D e f i n i r l a m e to d o l o g í a p a r a i d e n ti f i c a r y a n al i z a r l a s n o
c o n f o r m i d a d e s r e a l e s o p o te n c i a l e s d e l o s p r o c e s o s d e l
S i s te m a d e G e s ti ó n I n te g r a d o p a r a d e te r m i n a r s u s c a u s a s
y to m a r l a s a c c i o n e s c o r r e c ti v a s o p r e v e n ti v a s q u e
p e r m i ta n p r e v e n i r s u r e i n c i d e n c i a u o c u r r e n c i a .
-ALCANCE
• A p l i c a p a r a to d o s l o s p r o c e s o s q u e c o n f o r m a n el S i s te m a
d e G e s ti ó n I n te g r a d o y q u e ti e n e n i m p a c to e n l a c a l i d a d
d e l s e r v i c i o p r e s ta d o p o r I N P O S D O M .
-DOCUMENTOS DE REFEREN CIA

• Normas: ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
• P r o c e d i m i e n to d e C o n tr o l d e l P r o d u c to / S e r v i c i o N o
Conforme PRO.SGC.1.1.5.
• P r o c e d i m i e n to d e A u d i to r í a s I n te r n a s d e C al i d a d
PRO.SGC.1.1.3.
• P r o c e d i m i e n to d e G e s ti ó n E s tr a té g i c a P R O . D E . 1 . 2 . 1 .
• P r o c e d i m i e n to d e E v a l u a c i ó n d e P r o v e e d o r e s P R O . A D M -
ABS.3.2.1.6.
37
-RESPONSABILIDADES
d. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
e . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado División de Calidad
operación.
f . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l
• N O C O N F O R M I D A D : I n c u m pl i m i e n to d e u n r e q u i s i t o .
• REQUI SI TO: Necesidad o e x p e c ta ti v a e s ta b l e c i d a ,
g e n e r al m e n te i m p l í c i ta u o b l i g a t o r i a .
• A C C I O N E S C O R R E C TI V A S : S o n a q u e l l a s a c c i o n e s to m a d a s
p a r a e l i m i n a r l a c a u s a d e u n a N o C o n f o r m i d a d d e te c t a d a
o c u al q u i e r s i tu a c i ó n i n d e s e a bl e q u e a f e c te e l S GI y a l a
v e z p r e v e n i r q u e v u el v a a p r o d u c i r s e .
• N o ta : P u e d e h a b e r más de una causa pa ra una No
Conformidad.
• A C C I O N E S P R E V E N TI V A S : S o n a q u e l l a s a c c i o n e s to m a d a s
p a r a el i m i n a r l a c a u s a d e u n a N o C o n f o r m i d a d p o te n c i a l u
o tr a s i tu a c i ó n p o te n c i a l m e n te i n d e s e a bl e q u e a f e c t e el
SGI y a la vez prevenir que suceda.
• S I S T E M A D E G E S T I Ó N I N T E G R A D O (S G I ) : S i s te m a d e G e s t i ó n
c o m p u e s to p o r e l S i s te m a d e G e s ti ó n E s tr a té g i c a y d e
C a l i d a d , S i s te m a d e G e s ti ó n m e d i o a m b i e n ta l y S i s te m a d e
G e s ti ó n d e l a S e g u r i d a d y S a l u d O c u p a c i o n a l , b a s a d o s e n
las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS
1 8 0 0 1 : 2 0 0 7 , r e s p e c ti v a m e n te .
38 | P á g i n a
10. Las solicitudes de Acciones Correctivas o Preventivas son codificadas
para facilitar su control y manejo. La codificación utilizada es la siguiente:
11. SA = Solicitud de acción
12. X = Inicial de la acción solicitada: C: si es correctiva; P: si es preventiva
13. YY= Número secuencial
14. Las fuentes utilizadas para la identificación de No conformidades y
aplicación de acciones correctivas y preventivas o para
recomendaciones de mejora de procesos, son, entre otras:
15. Auditorías al SGI Internas y Externas
16. Análisis de datos del Sistema de Gestión Integrado
17. Encuestas de Satisfacción
18. Revisión por la Dirección
19. No Conformidades recurrentes
20. La solicitud de acción correctiva o preventiva debe ser respondida dentro
de los siguientes tres (3) días laborables después de su generación.
21. El Director o Encargado del Área debe asegurarse de que se realizan las
correcciones necesarias sin demora injustificada para eliminar las no
conformidades.
39
DESARROLLO
Cualquier 1. Identifica la No Conformidad o

empleado de recibe la queja de un cliente y la
INPOSDOM o canaliza a través los Coordinadores del
parte interesada SGI para que se tomen las acciones de
lugar.
2. Analizan y Dimensionan las No
Coordinadores conformidades detectadas para
del SGI / Comité determinar si amerite se genere una
de Calidad solicitud de acción correctiva y/o
preventiva.
3. Asigna el código de acuerdo al tipo
Encargado de de acción a generar y la registra en el
Gestión de listado LI-SGI-4.
Calidad
4. Completa la solicitud de Acción
correspondiente utilizando el formulario
FO-SGI-6 y remite al Responsable del
Área donde se detectó la No
Conformidad.
Responsable del 5. Identifica las posibles causas de la
Área donde se No Conformidad detectada, utilizando
detectó la no técnicas, tales como, Lluvia de Ideas,
conformidad Diagrama de Causa y Efecto,
Diagrama de Pareto y determina la
causa raíz.
6. Plantea las acciones a implementar
y las fechas estimadas de
implementación y revisión.
7. Gestiona los recursos que sean
Coordinadores necesarios e implementa las acciones.
del SGI/ Comité 8. Verifican la eficacia de las acciones
de Calidad tomadas, vencido el plazo establecido:
8.1 Si aún no se ha eliminado la causa
40 | P á g i n a
o no se evidencia una tendencia

favorable, reevalúa la situación y su
impacto con el responsable, se
genera de nuevo la solicitud con el
mismo código y nueva fecha,
retornar al paso # 3.
Analista de
Gestión de 8.2 Si la acción fue efectiva, firma la
Calidad solicitud como evidencia de cierre y
lo registra en el Listado.
9. Registra en el Listado LI-SGI-4 y
Archiva la solicitud.

Criterio Indicador
Cumplimiento con el tiempo de Solicitudes respondidas a tiempo/

respuesta
Solicitudes generadas
• 100 %
Efectividad de las Acciones Solicitudes cerradas efectivamente /Total
de solicitudes
• 100 %

41
Calidad Desarrollo
• Nombre Corina Martínez Miguel Pichardo Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Corina Enc. Miguel Enc.

docimentación Martínez División Pichardo Planificación
42 | P á g i n a
Código: PRO.SGC.1.
1.5
Versión: 01
Fecha 12/6/201
CONTROL DE SERVICIO NO CONFORME Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
•
-ALCANCE
•
•
-RESPONSABILIDADES
g. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
h . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado División de Calidad
operación.
i . C u m pl i r c o n l o P e r s o n al d e S e r v i c i o al Cl i e n t e
43
• N O C O N F O R M I D A D : I n c u m pl i m i e n to d e u n r e q u i s i t o .
• REQUI SI TO: Necesidad o e x p e c ta ti v a e s ta b l e c i d a ,
g e n e r al m e n te i m p l í c i ta u o b l i g a t o r i a .
• A C C I O N E S C O R R E C TI V A S : S o n a q u e l l a s a c c i o n e s to m a d a s
p a r a e l i m i n a r l a c a u s a d e u n a N o C o n f o r m i d a d d e te c t a d a o
c u a l q u i e r s i tu a c i ó n i n d e s e a b l e q u e a f e c te e l S G I y a l a v e z
prevenir que vuelva a producirse.
• N o ta : P u e d e h a b e r más de una causa para una No
Conformidad.
• A C C I O N E S P R E V E N TI V A S : S o n a q u e l l a s a c c i o n e s to m a d a s
p a r a e l i m i n a r l a c a u s a d e u n a N o C o n f o r m i d a d p o te n c i a l u
o tr a s i tu a c i ó n p o te n c i a l m e n te i n d e s e a b l e q u e a f e c te e l S GI
y a la vez prevenir que suceda.
• S I S T E M A D E G E S T I Ó N I N T E G R A D O (S G I ) : S i s te m a d e G e s t i ó n
c o m p u e s to p o r el S i s te m a d e G e s ti ó n E s tr a t é g i c a y d e
C a l i d a d , S i s te m a d e G e s ti ó n m e d i o a m b i e n ta l y S i s te m a d e
G e s ti ó n d e l a S e g u r i d a d y S a l u d O c u p a c i o n a l , b a s a d o s e n
las Normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS
1 8 0 0 1 : 2 0 0 7 , r e s p e c ti v a m e n te .
44 | P á g i n a
DESARROLLO

Criterio Indicador


Calidad Desarrollo
45
• Nombre Corina Martínez Miguel Pichardo Dr. Modesto

Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1mer Corina Enc. Miguel Enc.

levantamiento Martínez División Pichardo Planificación
46 | P á g i n a
Código: PRO.SGC.1.1.
6
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
POLITICA DE: Creación:
ADMINISTRACIÓN BUZONES DE QUEJAS Y Fecha de

SUJERENCIAS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer los lineamientos para el manejo y control de las quejas y
sugerencias que recibe el INPOSDOM de sus usuarios y/o clientes a través de
las vías de acceso establecidas.
-ALCANCE
• Esta Política aplica a la Oficina de Acceso a la Información, desde que el
usuario o cliente del Instituto Postal Dominicano (INPOSDOM) presenta su
queja o sugerencia hasta que se la notificación de respuesta.
• D e c r e to 1 4 3 - 0 7 q u e c r e a l a s C E P
• D e c r e to 2 1 1 - 1 0 S o b r e l a C a r ta C o m p r o m i s o a l C i u d a d a n o
47
-RESPONSABILIDADES
j. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
k . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado División de
m a n te n e r y v e l a r p o r e l Calidad
operación.
l . C u m pl i r c o n l o P e r s o n al d e O f i c i n a d e L i b r e
e s ti p u l a d o e n e s te Acceso a la Información y
p r o c e d i m i e n to . División de Calidad
• BUZÓN DE SUGERENCIAS: Vía de comunicación que permite a los clientes o
relacionados de una organización informar por escrito sus sugerencias o
quejas.
• QUEJA: Expresiones de disgusto a una experiencia ya vivida con la
Institución.
• RECLAMO: Se refiere a la notificación de insatisfacción del cliente de la
promesa del producto o servicio que no ha sido cumplido por la
organización.
48 | P á g i n a
1. Formas de presentación de quejas y sugerencias
• La presentación de quejas y sugerencias ante el Instituto Postal Dominicano

(INPOSDOM) se puede realizar mediante:
• Comunicaciones.
• Correo electrónico.
• Redes Sociales: Cuenta de Facebook,
Twitter e Instagram: InposdomRD
• Buzón de Sugerencias (Físico).
• Página Web.
•
• Comunicaciones
Las comunicaciones se dirigen al Director

General expresando las sugerencias, quejas o
reclamos que deseen comunicar a la dirección:
Calle Héroes de Luperón, esq. Rafael Damirón,
Centro de los Héroes, Santo Domingo, Distrito
Nacional, República Dominicana.
• Correo electrónico
El contacto para quejas y sugerencias

pueden hacerse a través del correo electrónico beata.perez@inposdom.gob.do
• Redes Sociales
Los usuarios/clientes que

deseen hacer sus quejas y
sugerencias por medio de las
redes sociales pueden hacer a
las cuentas:
• Facebook: inposdomrd
• Twitter: inposdomrd
• Instagram: inposdomrd
• Página Web
Para el INPOSDOM
ofrecer mayores vías de comunicación con el cliente disponemos de un espacio
en la página web: Inposdom.gob.do, con el objetivo de los usuarios o clientes
puedan dejar sus comentarios. 49
2. ELEMENTOS DE CONTROL
a. ATRIBUCIONES DEL LEVANTAMIENTO


Calidad Desarrollo

Guzmán
• Firma
• Fecha 7/11/2017
b. HISTORIAL DE CAMBIOS
01 7/11/2017 Creación Lic. Enc. Div. Miguel Enc.

Corina Calidad Pichardo Planificación y
Martínez, en la Desarrollo
Gestión
50 | P á g i n a
Código: PRO.SGC.1.
1.7
Versión: 01
Fecha 12/6/201
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las actividades necesarias que definan los controles de los
documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad para que se
aprueben, se revisen, se actualicen, se identifiquen los cambios y que los
puntos de uso en la versión vigente estén legibles e identificables, al igual
que un control de los documentos externos y prevención de uso de
documentos obsoletos.
-ALCANCE
• Este procedimiento se aplica para todos los documentos y registros que
apliquen al Sistema de Gestión de Calidad del INPOSDOM.
• Normas ISO 9000,
• ISO 9001 sección 4.2,
• Instructivo de elaboración de documentos.
51
-RESPONSABILIDADES

Definir, implementar, mantener y velar Encargado División de Calidad

operación.
Cumplir con lo estipulado en este Personal de la División de Calidad

procedimiento.
52 | P á g i n a
• Copia controlada: Copia del documento original con registro de
asignación a un proceso, no se debe reproducir sin autorización y debe
ser actualizada cuando cambie la versión.
• Copia no controlada: Copia del documento original para fines de
información, por lo cual no se actualiza por cambios de versión.
• Documento externo: Son aquellos documentos provenientes de fuera del
INPOSDOM y son utilizados en los procesos.
• Documento obsoleto: Es aquel que es reemplazado por una versión
actualizada.
• Formato: Documento o plantilla preestablecida donde se registra
información vital de un proceso.
• Instructivo: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de una
actividad o proceso específico.
• Listado Maestro de Documentos: Es la relación ordenada de los
documentos que forman parte del SGC.
• Procedimiento: Es el documento que describe con detalles las actividades
principales del SGC.
• Proceso: Conjunto de actividades relacionadas que transforman elementos
de entrada en resultados.
• Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades realizadas.
• Revisión: Actividad que consiste en verificar el contenido de un documento
y que se corresponde a lo que se hace y a la vez asegurar que permita
alcanzar los objetivos establecidos. La primera vez de un documento en su
creación es la 00.
• SGC: Sistema de Gestión de Calidad
•
53
22.
DESARROLLO

14. Selecciona las documentaciones
Directores / necesarias que afecten la calidad.
Encargados
15. Describe las acciones y responsables del
proceso a documentar.
16. Elabora el documento según el Instructivo

de elaboración de documentos.
17. A través de un consenso revisan la
Responsables de funcionalidad y aplicabilidad del
proceso y documento.
personal Aprobación de documentos
involucrado
Encargado de 18. Revisa todo documento creado y /o

Calidad actualizado para el SGC.
19. A través de un consenso revisan la
funcionalidad y aplicabilidad del
documento.
Director General 20. Aprueba todo documento revisado para
el SGC.
Encargado de
Calidad 21. Luego de aprobado el documento,
actualiza la lista maestra de documentos.
54 | P á g i n a
22. Entrega las copias controladas al

Encargado del proceso y recibe las
copias obsoletas en caso de que sea una
Dueño del actualización.
proceso
Distribución de Documentos
23. Se asegura que no existe ninguna copia

obsoleta en el área implicada.
24. Capacita al personal involucrado en el
proceso.
Distribuye todas las copias necesarias (según

la distribución en la lista maestra de
documentos) a las personas implicadas en el
proceso.
Encargado de Distribución de Documentos

Calidad
25. Revisan periódicamente una vez al año y
actualizan los documentos cada vez que
sea necesario para mantener su continua
Dueño del
proceso efectividad y que sean aplicables o sea
necesario modificarlos.
Información documentada obsoleta

26. Destruirá las copias obsoletas y guardará
un original identificándola como
documento obsoleto.
55
Control de registros
27. Elabora, aprueba, distribuye, modifica y

elimina los registros según lo antes visto en
el control de documentos.
28. Se asegura que cada formato de registro
Encargado de posea lo siguiente:

Calidad • Logotipo del Inposdom
• Título del Registro
• Código del registro y revisión.
29. Se asegura de la legibilidad del registro,
actualización, recopilación de la
información y preservación.
Determina el tiempo de retención de archivo
de dicho registro y si afecta algún otro
documento.
30. Plasma el registro nuevo y/o actualizado y

actualiza la Lista Maestra de Registros.

56 | P á g i n a
Calidad Desarrollo
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 Enc. 1ra Corina División Lic. Enc.

División documentación Martínez Calidad Miguel Planificación
Calidad Pichardo y Desarrollo
57
Código: PRO.SGC.1
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS .1
Versión: 01
Fecha 7/11/201
INSTRUCTIVO DE: Creación: 7
Fecha de
COMUNICACIÓN ESCRITA INSTITUCIONAL Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Estandarizar los documentos de comunicación escrita interna y externa del
Instituto Postal Dominicano (INPOSDOM), para el fortalecimiento de los
procedimientos institucionales.
-ALCANCE
• Este instructivo aplica para la estructura organizativa del INPOSDOM.
• Normas ISO 9000,
• ISO 9001: 2015
58 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
m. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
n . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado División de Calidad
operación.
o . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l d e l I N P O S D O M
59
• Oficio Simple: Es una comunicación escrita, referente a los asuntos del
servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que
media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre
asuntos concernientes a ellas.
• Oficio múltiple o Circular: Documento preparado para comunicar un
mensaje idéntico a un grupo de personas o público en general.
• Memorándum: Se destina su uso en la correspondencia a consignar las
ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando,
regularmente los superiores, dan órdenes o indicaciones por escrito, es de
carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.
• Solicitud: Es un documento escrito que va dirigido a un organismo público
o a una autoridad a los que se pide algo o ante los que se plantea una
reclamación con la exposición de los motivos en los que se basan.
• Certificación: Es un documento que contiene la información o
acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado
o verificado por la persona que lo expide.
• Informe: Es un documento por el cual se hace conocer el avance o
culminación de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos
considerados de interés.
• Minuta de Reunión: Es un documento que describe lo acordado durante
una reunión.
60 | P á g i n a
DESARROLLO
N Tipo de Documento y estructura Responsable de firma Tipo de

o letra
Interno Externo
1 Oficio Simple y Circular Máxima Máxima Calibri

Autoridad Autoridad 12
• Membrete (nombre de la
de la de la
institución o entidad que envía el
oficio) Institución. Institución
• Lugar y fecha (oficio
• Código (hace referencia al tipo simple y
y al número de oficio que se circular)
expide)
• Destinatario
• Asunto (tema a tratar)
• Texto (desarrollo del asunto)
• Despedida Responsabl
• Firma y sello e de
• "con copia" (c.c.)
cargos
• Iniciales
directivos
• Anexo (opcional, en caso de
de la
enviar algún documento
adjunto). institución.
(Solo oficio
simple)
2 Memorándum Máxima Calibri

Autoridad 12
La extensión del memorándum es de
de la
media carta.
Institución.
• Lugar y fecha.
• Código.
• Destinatario.
• Asunto.
• Texto. Responsabl
• Despedida e de
• Firma y sello cargos
• ¨con copia¨ directivos
61
• Referencia. de la
• Anexo. institución.
c. ATRIBUCIONES DE DOCUMENTACIÓN

Calidad Desarrollo

Guzmán
• Firma
• Fecha 7/11/2017
d. HISTORIAL DE CAMBIOS
01 7/11/2017 Creación Lic. Enc. Div. Miguel Enc.

Corina Calidad Pichardo Planificación y
Martínez, en la Desarrollo
Gestión
62 | P á g i n a
4.2. Dirección Estratégica
Involucra los procesos necesarios para

el análisis y formulación de una
estrategia institucional y su implantación
posterior para evidenciar los factores de
oportunidad respecto de su entorno
competitivo y la integración de éstos
con la diagnosis de su situación
económica y con el conjunto de
objetivos y reglas que orienten el
funcionamiento del INPOSDOM.
63
Código: PRO.DE.1.2
Versión: 01
Fecha 12/6/201
PROCEDIMIENTO DE Fecha de
Act:
GESTIÓN ESTRATÉGICA
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• D e s c r i b i r l a s a c ti v i d a d e s p a r a l a G e s ti ó n E s tr a té g i c a d e
I N P O S D O M , c o n l a f i n al i d a d d e d e f i n i r l o s o b j e ti v o s
e s tr a té g i c o s y o p e r a c i o n a l e s , e s t a b l e c e r l a s i n i c i a ti v a s ,
p l a n e s y p r o g r a m a s y q u e c u e n t e c o n u n s i s te m a d e
m e d i c i ó n y g e s ti ó n d e l d e s e m p e ñ o , p a r a a s e g u r a r q u e l a
i n s ti tu c i ó n m e j o r e c o n ti n u a m e n te y s e d i r i j a d e f o r m a
c o o r d i n a d a a al c a n z a r s u v i s i ó n .
-ALCANCE
• A b a r c a d e s d e l a p l a n i f i c a c i ó n e s tr a t é g i c a h a s ta l a
v e r i f i c a c i ó n d e l o s r e s u l ta d o s al c a n z a d o s .
• L e y 3 0 7 , q u e c r e a e l I n s ti tu to P o s t a l D o m i n i c a n o .
• Ley No. 40, del 4 de noviembre del 1963, sobre
C o m u n i c a c i o n e s P o s ta l e s .
• L e y N o . 1 2 . E s tr a t e g i a N a c i o n a l d e D e s a r r o l l o (E N D ) 2 0 3 0 .
• Normas I SO 9001:2008, I SO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.
• P r o c e d i m i e n to d e E l a b o r a c i ó n y C o n tr o l d e l P r e s u p u e s t o
PRO.FIN.3.1.3.
• P r o c e d i m i e n to d e P l a n i f i c a c i ó n y P r o g r a m a c i ó n d e l a s
Compras PRO.ADM -ABS. 3.2.1.1.
64 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
p. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
q . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado del D p to . de
m a n te n e r y v e l a r p o r e l P l a n i f i c a c i ó n y D e s a r r ol l o
operación.
r . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l
• P L A NI F C A CI Ó N E S T R A T É GI C A : proceso de la gestión
e s tr a té g i c a e n e l q u e s e e s t a b l e c e l a v i s i ó n , m i s i ó n ,
v a l o r e s , p ol í ti c a s , o b j e ti v o s y m e t a s a s e r d e s p l e g a d o s p o r
toda la organización.
• A N Á LI S I S F O D A : h e r r a m i e n ta p a r a d i a g n o s ti c a r l a s i tu a c i ó n
a c tu a l d e u n a i n s ti tu c i ó n e n f u n c i ó n d e s u s c a r a c te r í s t i c a s
propias y de las del mercado en que se mueve, con la
f i n a l i d a d d e d e t e r m i n a r l a s e s tr a te g i a s a c o r to , m e d i a n o y
l a r g o pl a z o q u e m á s l e c o n v e n g a p a r a a l c a n z a r s u v i s i ó n .
• I N DI C A D O R E S D E G E S TI Ó N : v a r i a b l e s p a r a r e f l e j a r e l é x i t o d e
l a m i s i ó n o l a a c tu a c i ó n o r g a n i z a c i o n a l al o b t e n e r
i n f o r m a c i ó n a c e r c a d e l a s te n d e n c i a s d e d e s e m p e ñ o .
• CUADRO DE MANDO INTEGRAL O BALANCED SCORECARD
( B S C ) : s i s te m a d e m e d i c i ó n y g e s ti ó n d e l d e s e m p e ñ o .
• E s tr a te g i a : E s u n c o n j u n to d e a c c i o n e s q u e m u e s tr a n l a
dirección y el empleo de los recursos y esfuerzos, para
l o g r a r l o s o b j e ti v o s e n l a s c o n d i c i o n e s m á s v e n t a j o s a s .
65
23. La Dirección del INPOSDOM debe realizar una Planificación Estratégica a
mediano plazo (5 años) y revisarla anualmente para conocer su estatus y
adecuarla, de ser necesario.
24. Cada Director es responsable de implementar los programas y estrategias
de su área de responsabilidad para la consecución de sus objetivos.
25. El Director del Sistema de Gestión Integrado debe asistir a las áreas
funcionales en la ejecución de los cambios, desarrollo y logro de los
objetivos estratégicos de INPOSDOM.
26. El Director del Sistema de Gestión Integrado debe reportar cada tres (3)
meses a la Junta Directiva el progreso del Plan Estratégico y del Plan
Operativo de cada Área.
27. El Encargado de Planificación y Desarrollo será el Coordinador del Sistema
de Gestión Integrado.
28. El Coordinador del SGI deberá emitir informes periódicos a todos los
Directores sobre avances y cambios en la planificación estratégica.
29. En encargado de Planificación y Desarrollo será responsable de
comunicar formal y periódicamente al Director General y la Junta de
Directores, las variaciones importantes aplicadas a los indicadores de
desempeño.
30. El encargado de Planificación y Desarrollo tendrá además la
responsabilidad de comunicar formal y periódicamente a la MAE y otros
niveles superiores a la misma, las acciones basadas en la medición del
desempeño.
66 | P á g i n a
DESARROLLO
Director General/ 10. Elaboran la planificación estratégica

Director del Sistema a mediano plazo estableciendo los
de Gestión objetivos estratégicos (del negocio,
Integrado/Directores de la calidad, medioambientales y
de Área de la salud y seguridad
ocupacional) con sus indicadores y
metas, obteniendo el Plan
Estratégico.
→ Fuentes de información:
▪ Resultados del Análisis FODA.
▪ Requisitos legales y
reglamentarios
▪ Requisitos establecidos en
las Normas ISO 9001:2008, ISO
14001:2004 y OHSAS
18001:2007.
▪ Presupuesto y disponibilidad
de recursos.
11. Formulan las estrategias, iniciativas y
Director del Área
actividades asociadas al
presupuesto del año fiscal, que
ayuden a lograr los objetivos
estratégicos, estableciendo así para
cada área funcional su Plan
Operativo Anual.
Director del Sistema
de Gestión 12. Implementan las estrategias y
programas definidos, monitorean y
Integrado
velan por su cumplimiento.
13. Reportan mensualmente los
resultados del desempeño de sus
67
procesos para indicar el nivel de

progreso hacia el logro de sus
objetivos.
14. Verifica el cumplimiento con las

disposiciones planificadas y reporta
trimestralmente, al Equipo Directivo y
al Director General, los resultados
obtenidos para la toma de
decisiones acertadas y oportunas.
Procede de la siguiente manera:
a) Si no cumple, solicita las medidas

correctivas y/o preventivas
necesarias para mejorar
continua el desempeño de los
procesos de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento
de Acciones Correctivas y/o
Preventivas PRO-SGI-12.05.
b) Si cumple, Fin del procedimiento.

Criterio Indicador
Cumplimiento del Plan Operativo Actividades ejecutadas / Actividades

programadas
• Mínimo 95%
Cumplimiento con el presupuesto Presupuesto ejecutado con relación al
del Plan Operativo planificado
• ± 10 %
Cumplimiento con el reporte de los Parámetros reportados/ Total de
68 | P á g i n a
indicadores parámetros definidos

• 100%


Calidad Desarrollo
• Firma
• Fecha 12/6/2018

documentación Martínez División Pichardo Planificación
69
Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Versión:
Fecha
PROCEDIMIENTO DE: Creación:
PLANIFICACION Y PROGRAMACION DE Fecha de

Act:
PROYECTOS NACIONALES
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Definir los pasos para la formulación, planificación,
e v a l u a c i ó n y p r o g r a m a c i ó n d e p r o y e c to s p a r a d e te r m i n a r
s u v i a b il i d a d , e ta p a s , a c ti v i d a d e s y r e s p o n s a b i l i d a d e s q u e
f a c i l i te n g e s ti o n a r l a s i n te r f a c e s e n tr e l o s d i f e r e n t e s g r u p o s
i n v o l u c r a d o s y g a r a n ti z a r l a c o n s e c u c i ó n d el o b j e ti v o d e l
p r o y e c to d e n tr o d e l pl a z o y p r e s u p u e s to e s ti p u l a d o s .
-ALCANCE
• A p l i c a p a r a to d o s l o s p r o y e c to s d e l I N P O S D O M e n te r r i t o r i o
n a c i o n a l . A b a r c a d e s d e l a i d e n ti f i c a c i ó n d e l p r o y e c to h a s t a
la aprobación.
• L e y N o . 3 0 7 q u e c r e a el I n s ti tu to P o s ta l D o m i n i c a n o
• M a r c o J u r í d i c o A m b i e n ta l (L e y 6 4 - 0 0 , l a s N o r m a s , l o s
P r o c e d i m i e n to s ) .
• P r o c e d i m i e n to d e E j e c u c i ó n d e P r o y e c to s P R O . D E . 1 . 2 . 3 .
• P r o c e d i m i e n to d e L i c i ta c i ó n P R O . A D M - A B S . 3 . 2 . 1 . 3 .
• P r o c e d i m i e n to d e F o r m al i z a c i ó n d e A c u e r d o s 2 . P R O .
LEG.3.5.2.
• M a n u al d e G e s ti ó n d e P r o y e c to s U P A E P
70 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
s. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
t . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado del D p to . de
operación.
u . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l
• P R O Y E C T O : S e c u e n c i a d e a c t i v i d a d e s i n te r c o n e c t a d a s
e n tr e s í , e f e c tu a d a s e n u n p e r í o d o d e ti e m p o l i m i ta d o q u e
e s tá n d i r i g i d a s a g e n e r a r u n r e s u l ta d o ú n i c o , p e r o b i e n
definido.
• U P A E P : U n i ó n P o s t a l d e l a s A m é r i c a s E s p a ñ a y P o r tu g a l .
31. Los proyectos formulados en el Plan del INPOSDOM deben ser coherentes
y articulados con el Plan Estratégico Institucional y la Estrategia Nacional
de Desarrollo 2030 y el Plan de Desarrollo de la UPAEP. Debe tener una
visión de mediano plazo cinco (5) años y largo plazo quince (15) años,
con ajustes anuales, de acuerdo al desarrollo del sector.
32. De acuerdo al origen del financiamiento, exigen aplicar las normas que
aplican.
33. Los contratistas deben trabajar bajo los estándares establecidos por
INPOSDOM.
34. Las líneas de transmisión no son construidas por encima de edificios.
71
DESARROLLO
Director General/ 1. Determinan las prioridades de

proyectos para elaborar el Plan
Director de Estratégico de INPOSDOM para un
Proyectos periodo dado.
▪ Plan Estratégico Nacional y Plan
Operativo Anual.
▪ Plan de INPOSDOM del periodo
anterior.
▪ Solicitudes de proyectos
formuladas interna y
externamente.
Director de
2. Analiza la viabilidad técnica y
Proyectos
económica de cada proyecto
procediendo de la siguiente forma:
- Analiza la alineación del proyecto
con las necesidades prioritarias del
momento.
- Realiza la prefactibilidad
económica, determinando los
ingresos generados, los beneficios
económicos y técnicos, la inversión
estimada y el retorno de la
inversión.
3. Realiza la viabilidad del sitio de
ejecución, cuando aplica, y sitios
alternos.
Director General 4. Prepara el anteproyecto y presenta

las alternativas a la Dirección General.
72 | P á g i n a
Director de 5. Evalúa y aprueba el anteproyecto

Proyectos mediante resolución.
6. Realiza el Perfil del Proyecto (FO.DE.1)
y procede de la siguiente manera:
a) Si es con recursos propios, ir al
paso #8.
Director de b) Si es con financiamiento externo,
Proyectos continúa en el siguiente paso.
7. Gestionan el Financiamiento.
8. Elabora el presupuesto referencial del

proyecto.
9. Gestionan la entidad que ejecutará el
proyecto
a) Si es con personal interno, envía
solicitud al Depto. Administrativo.
b) Si es con personal externo, se
llama a Licitación siguiendo los
pasos establecidos en el
Director General/ Procedimiento de Licitación
Director de PRO.ADM-ABS.3.2.1.3.
Proyectos 10. Firma y sella el presupuesto indicando
conformidad.
Director de
Proyectos 11. Presenta el cronograma del proyecto.
12. Incorpora el cronograma de
ejecución a la Programación del
Proyecto y entrega al dpto. de
Planificación y Desarrollo.
73
• INDICADORES DE DESEMPEÑO D EL PROCESO

Criterio Indicador
Eficacia de la planificación Cantidad de proyectos aprobados

• 100%

• Puesto Analista de Enc. Planificación y Director General

Proyectos Desarrollo
• Nombre Dioscoride Paulino Lic. Miguel Pichardo Dr. Modesto

Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1mera Dioscoride Analista Lic. Enc.

Documentación Paulino de Miguel Planificación
Proyectos Pichardo y Desarrollo
74 | P á g i n a
Código: PRO.DE.1.2
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
EJECUCIÓN DE PROYECTOS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
•
-ALCANCE
• Todos los proyectos institucionales
•
-RESPONSABILIDADES
v. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
w . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado del D p to . de
operación.
x . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l
75
• P L A NI F C A CI Ó N E S T R A T É GI C A : proceso de la gestión
e s tr a té g i c a e n e l q u e s e e s t a b l e c e l a v i s i ó n , m i s i ó n ,
v a l o r e s , p ol í ti c a s , o b j e ti v o s y m e t a s a s e r d e s p l e g a d o s p o r
toda la organización.
• A N Á LI S I S F O D A : h e r r a m i e n ta p a r a d i a g n o s ti c a r l a s i tu a c i ó n
a c tu a l d e u n a e m p r e s a e n f u n c i ó n d e s u s c a r a c te r í s t i c a s
propias y de las del mercado en que se mueve, con la
f i n a l i d a d d e d e t e r m i n a r l a s e s tr a te g i a s a c o r to , m e d i a n o y
l a r g o pl a z o q u e m á s l e c o n v e n g a p a r a a l c a n z a r s u v i s i ó n .
• I N DI C A D O R E S D E G E S TI Ó N : v a r i a b l e s p a r a r e f l e j a r e l é x i t o d e
l a m i s i ó n o l a a c tu a c i ó n o r g a n i z a c i o n a l al o b t e n e r
i n f o r m a c i ó n a c e r c a d e l a s te n d e n c i a s d e d e s e m p e ñ o .
• CUADRO DE MANDO INTEGRAL O BALANCED SCORECARD
( B S C ) : s i s te m a d e m e d i c i ó n y g e s t i ó n d e l d e s e m p e ñ o .
35.
DESARROLLO
c)
76 | P á g i n a

Criterio Indicador


Calidad Desarrollo
• Firma
• Fecha 12/6/2018

77
Código: PRO.DE.1.2
Versión: 01
Fecha 12/6/201
FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO, CONTROL Fecha de

Act:
Y EVALUACIÓN A PROYECTOS DE
COOPERACIÓN TÉCNICA
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las actividades, responsabilidades y controles del proceso de
formulación, seguimiento, control y evaluación de los proyectos de
Cooperación Técnica.
-ALCANCE
• Este procedimiento se aplica al proceso de Direccionamiento Estratégico y
a todos los procesos que presenten proyectos institucionales de inversión
del INPOSDOM.
• Normas ISO 9000, ISO 9001,
• Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica de la UPAEP
• Manual de Gestión de Proyectos del Fondo de Mejoramiento en la Calidad
del Servicio (FMCS) de la UPU
78 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
y. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
z . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado del D p to . de
operación.
a a . C u m pl i r c o n l o P e r s o n al d e Planificación y
e s ti p u l a d o e n e s te Desarrollo
79
• P r o y e c to : E s u n c o n j u n to d e a c ti v i d a d e s a r ti c u l a d a s c o n
r e c u r s o s y c r o n o g r a m a d e i m p l em e n ta c i ó n p a r a e l a l c a n c e
de las prioridades fijadas en el pl a n e s tr a t é g i c o
i n s ti tu c i o n a l y e n l o s p l a n e s a c c i ó n .
• P l a n E s tr a té g i c o I n s ti tu c i o n a l : E s t e ti p o d e p l a n e s e l i n s u m o
p r i m o r d i al p a r a l a e l a b o r a c i ó n d e l o s p l a n e s o p e r a t i v o s
a n u a l e s p a r a c a d a u n o d e l o s n i v el e s a d m i n i s tr a t i v o s -
o p e r a ti v o s d e l a i n s ti tu c i ó n c o n l a f i n a l i d a d d e c o n c r e t a r
l a m i s i ó n - v i s i ó n y a l c a n z a r l o s o b j e ti v o s g e n e r a l e s d e l a
organización.
• F o r m a to D e P r o y e c to s I n s ti tu c i o n a l e s : F o r m u l a r i o s c o n
d e te r m i n a d a s c a r a c te r í s ti c a s t é c n i c a s q u e e x i g e n l a
p r e s e n ta c i ó n d e l o s p r o y e c to s U P U - U P A E P .
• E s tu d i o D e V i a b i l i d a d : E s l a f a s e e n q u e s e e v a l ú a l a
c o n s i s te n c i a y c o h e r e n c i a i n te r n a d e l p r o y e c t o e n s u s
a s p e c to s a d m i n i s tr a ti v o s , f i n a n c i e r o s , té c n i c o s .
• P l a n O p e r a ti v o A n u a l : D o c u m e n to c o n f o r m a d o p o r l o s
p r o y e c to s , c l a s i f i c a d o s p o r o r i g e n d e l o s r e c u r s o s , p o r
u n i d a d e j e c u to r a y p r o g r a m a s . E s te p l a n g u a r d a r á
concordancia con el PEI .
• E s tu d i o D e V i a b i l i d a d : E s l a f a s e e n q u e s e e v a l ú a l a
c o n s i s te n c i a y c o h e r e n c i a i n te r n a d e l p r o y e c t o e n s u s
a s p e c to s a d m i n i s tr a ti v o s , f i n a n c i e r o s , té c n i c o s .
• P l a n O p e r a ti v o A n u a l : D o c u m e n to c o n f o r m a d o p o r l o s
p r o y e c to s , c l a s i f i c a d o s p o r o r i g e n d e l o s r e c u r s o s , p o r
u n i d a d e j e c u to r a y p r o g r a m a s . E s te p l a n g u a r d a r á
concordancia con el PEI .
1.
80 | P á g i n a
DESARROLLO
a) Identificar las oportunidades,

Encargados/Directores
problemas o necesidades que
permitan la mejora de los
procesos postales basados en los
lineamientos del PEI y los planes
de desarrollo plasmados por la
UPU- UPAEP.
b) Remitir al Depto. De Planificacion

y Desarrollo, la propuesta de
proyecto incluyendo sus
Analista de Proyectos
documentos de soporte y
estudios técnicos.
Encargado
Planificación y c) Revisa toda la documentación, si
Desarrollo está todo correcto procede a
completar el formulario de
solicitud de proyecto dado por la
Analista de Proyectos UPU o UPAEP.
Encargado d) Aprueba el formulario y lo firma

en conjunto con el Director
Planificación y
General.
Desarrollo
e) Remite el formulario completado
y firmado al Jefe de Proyecto que
corresponda para su aprobación
y su posterior puesta en marcha.
Analista de Proyecto
f) Remite el proyecto previamente
Depto. Administrativo aprobado al Depto.
Administrativo para su puesta en
ejecución de acuerdo a lo
establecido en los manuales de
81
gestión de proyectos UPU-UPAEP

Analista de Proyecto
Seguimiento y control en la
ejecución de los proyectos
g) Procede a dar seguimiento al

proyecto hasta que esté
debidamente ejecutado.
h) Remite al Depto. Planificación y

Desarrollo, los documentos que
avalan la ejecución del proyecto.
i) Procede a completar el
formulario denominado Informe
Inicial a la UPU-UPAEP, de
acuerdo a lo estipulado en los
MGP y remite al Jefe de Proyecto
correspondiente.
j) Si todo está completo, procede a

remitir el Informe Final al Jefe de
Proyecto UPU-UPAEP, a los fines
de evaluación del proyecto.
k) Si falta algún documento soporte,

procede a dirigirse al área
responsable de entregar la
documentación que avale que el
proyecto se ha ejecutado. y va al
paso (4)
Evaluación del Proyecto

l) Debe completar el formulario de
Evaluación del proyecto
contenido en los MGP UPU-UPAEP,
y lo remite al Jefe de Proyecto ya
asignado.
82 | P á g i n a

Criterio Indicador
Solicitudes de Proyecto No. de Proyectos ejecutados

presentadas


Calidad Desarrollo
• Firma
• Fecha 12/6/2018

83
4.3. Sistema de Control Interno
Este tipo de procesos se crea

para obtener una información
detallada, ordenada, sistemática
e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e
información sobre políticas,
funciones, sistemas y
procedimientos de las distintas
operaciones.
84 | P á g i n a
Código: PRO.SCI.1.3.
1.
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
REVISORIA INTERNA Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• E s t a b l e c e r l a m e t o d o l o g í a p a r a l a r e al i z a c i ó n d e l a s R e v i s o rí a s
I n t e r n a s c o n l a f i n a l i d a d d e d e te r m i n a r s i l o s p r o c e s o s
c o n ta b l e s , f i n a n c i e r o s , a d m i n i s tr a ti v o s y o p e r a ti v o s c u m p l e n
c o n l o s c o n tr o l e s i n te r n o s , l a s d i s p o s i c i o n e s l e g a l e s y
r e g l a m e n ta r i a s a p l i c a b l e s al u s o d e l o s r e c u r s o s d e I N P O S D O M
y r e a l i z a r l a s o b s e r v a c i o n e s y r e c o m e n d a c i o n e s p e r ti n e n t e s
p a r a m e j o r a r c o n ti n u a m e n te l a e f i c a c i a d e l o s m i s m o s .
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación y programación de las Revisorias
h a s ta l a v e r i f i c a c i ó n d e l a i m p l e m e n ta c i ó n y e f i c a c i a d e l a s
a c c i o n e s to m a d a s .
• P o l í ti c a s y P r o c e d i m i e n to s d e I N P O S D O M .
• L a C o n s ti tu c i ó n y L e y e s d e l a R e p . D o m .
• N o r m a s I n te r n a c i o n a l e s d e C o n ta b i l i d a d (N I C ) .
• N o r m a s I n te r n a c i o n a l e s d e I n f o r m a c i ó n F i n a n c i e r a (N I I F ) .
85
-RESPONSABILIDADES
bb. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l

c c . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado de Revisión y
m a n te n e r y v e l a r p o r e l Análisis
operación.
d d . C u m pl i r c o n l o P e r s o n al d e R e v i s i ó n y A n á l i s i s
86 | P á g i n a
• R E VI S O R Í A I N T E R N A : P r o c e s o s i s te m á ti c o , i n d e p e n d i e n t e y
d o c u m e n ta d o , q u e r e a l i z a i n te r n a m e n te l a o r g a n i z a c i ó n ,
p a r a o b te n e r e v i d e n c i a s y e v a l u a r l a s d e m a n e r a o b j e ti v a c o n
e l f i n d e d e te r m i n a r e l g r a d o e n q u e s e c u m p l e n l a s p o l í t i c a s
i n t e r n a s d e l a I N P O S D O M , a s í c o m o ta m b i é n l a s l e y e s y
regulaciones exigidas por organismos reguladores. Basado en
l o s r e s u l ta d o s , s e to m a n l a s a c c i o n e s q u e a y u d a n a l a
organización a cumplir con sus o b j e ti v o s y mejorar
c o n ti n u a m e n te l a e f i c a c i a d e l o s p r o c e s o s d e l a s d i f e r e n t e s
u n i d a d e s d e n e g o c i o s , l a g e s ti ó n d e r i e s g o y c o n t r o l e s
internos de la empresa.
• C R I T E R I O D E R E V I S O R Í A : C o n j u n to d e p ol í ti c a s , p r o c e d i m i e n t o s
o r e q u i s i to s u ti l i z a d o s c o m o r e f e r e n c i a .
• E VI D E N C I A : R e g i s tr o s , d e c l a r a c i o n e s d e h e c h o s o c u al q u i e r
o t r a i n f o r m a c i ó n q u e s o n p e r ti n e n te s p a r a l o s c r i te r i o s d e
Revisoría y que son verificables.
• H A L L A Z G O S : R e s u l ta d o s d e l a e v a l u a c i ó n d e l a e v i d e n c i a d e l a
R e v i s o r í a r e c o p i l a d a f r e n te a l o s c r i te r i o s d e l a R e v i s o r í a . E s t o s
pueden indicar conformidad, no conformidad con los criterios
d e R e v i s o r í a u o p o r tu n i d a d d e m e j o r a .
• OPORTUNI DAD DE MEJORA: Hecho evidenciado durante l a
R e v i s o r í a q u e d e n o to m a r s e u n a a c c i ó n p o d r í a c o n v e r ti r s e e n
una No Conformid ad. Recomendaciones que realiza el Revisor
i n t e r n o p a r a m e j o r a r el S G C a p a r ti r d e l a s c u al e s s e d e b e n
g e n e r a r a c c i o n e s p r e v e n ti v a s y / o p l a n e s d e a c c i ó n , s e g ú n
sea el caso.
• NO CONFORMIDAD: I n c u m p l i m i e n to de un requisito
establ ecido.
87
1. Las Revisorías Internas deben ser realizadas con apego a los Valores definidos,
los cuales se enuncian a continuación:
a. CONFIDENCIALIDAD. Los equipos de trabajo deben mantener estricta
confidencialidad de toda información relativa a los asuntos del cliente. Los
Revisores internos no deben publicar informaciones relativas al cliente y al
trabajo de Revisoría, excepto que dicha publicación sea dirigida a las
unidades de negocios competentes del compromiso de Revisoría
contraído.
b. INTEGRIDAD. Los Revisores internos deben contar con la debida
capacidad de mantener la ética profesional, es decir, deben ser auto
suficiente para señalar y segregar actos y conductas antiéticas que
pueden perjudicar la objetividad con la que se realizan los trabajos de
Revisoría.
c. RESPETO. Los Revisores internos deben ser hábiles para comunicarse y
dirigirse de manera oportuna a los demás miembros del Departamento de
Revisión y Análisis, así como también al cliente al cual se le realiza el trabajo
de Revisoría. De igual manera, los Revisores internos deben saber equilibrar
las actividades laborales con sus respectivas actividades diarias no
laborales, y/o situaciones personales que enfrenten día a día.
d. LEALTAD. Los Revisores internos deben cumplir con las respectivas leyes y/o
regulaciones relativas a la profesión, así como también, a cualquier
resolución que emita el Comité de Revisoría Interna o El Consejo
Administrativo.
e. PRUDENCIA. Los Revisores internos deben contar con la suficiente
templanza, sensatez, cautela, y buen juicio para discernir y distinguir
situaciones que puedan afectar la realización de los trabajos de Revisoría
interna.
f. RESPONSABILIDAD. Cada Revisor interno individual así como también el
grupo de Revisoría tienen total responsabilidad sobre la realización de los
trabajos de Revisoría, es decir, son los que deben responsar por el trabajo
realizado y por los resultados del mismo. Los Revisores internos tienen la
potestad de reportar irregularidades que puedan limitar el alcance del
trabajo de Revisoría interna.
g. OBJETIVIDAD. Se refiere a la responsabilidad del Revisor interno de emitir
juicios imparciales respecto a los resultados del trabajo o trabajos de
Revisoría realizados. La objetividad se debe mantener a nivel personal (por
cada Revisor interno) a nivel colectivos (equipo de Revisoría).
88 | P á g i n a
El objetivo debe estar alerta de las diversas circunstancias en las que su

objetividad pueda ser amenazada (regalos cuantiosos y no cuantiosos
por parte del cliente, el cual se le realiza el trabajo de Revisoría que
puedan ser dado con doble propósito y posteriormente traducirse en
sobornos). En cualquier circunstancia, acto o hecho, el Revisor interno
tiene la responsabilidad de reportar a su superior la amenaza a su
objetividad.
h. TRABAJO EN EQUIPO. Los Revisores internos deben establecer relaciones
productivas y duraderas con los demás colegas, así como también con el
cliente. Adicionalmente, los Revisores internos de la Departamento de
Revisoría Interna.
i. INDEPENDENCIA. el Revisor Interno debe realizar el trabajo de manera
libre y objetiva, que le permita emitir juicios imparciales para agregar
valores a las operaciones. el Revisor Interno no debe auditar su propia
área de trabajo.
2. Las Revisorías Internas son realizadas en una base trimestral.
3. Cualquier modificación al Plan Anual de Revisorías Internas debe ser
aprobada por la Dirección General. El auditado debe proveer toda la
información requerida por el Revisor Interno para el buen desenvolvimiento
de la Revisoría.
4. El Revisor Interno debe ser competente en base a su educación, experiencia,
habilidades y capacitación. Serán sometidos a una evaluación externa por lo
menos una vez cada tres años por un crítico o grupo de críticos calificados.
DESARROLLO
89
Revisor Interno 1. Prepara el Plan Anual de Revisorías FO-

SCI-1 tomando en consideración:
▪ El estado y la importancia de los
procesos y las áreas.
▪ Los resultados de las Revisorías
previas.
▪ La ejecución de Revisoría a los
procesos del Sistema de Gestión
por lo menos una vez al año.
Encargado de 2. Revisa y aprueba el Plan Anual de
Revisión y Análisis Revisorías y presenta al Director
General.
Revisor Interno 3. Elabora la programación utilizando el
formulario FO-SCI-2. Dicha
programación incluye las siguientes
informaciones:
▪ Propósito, alcance y criterios de la
Revisoría
▪ Fecha de la Revisoría
▪ Día y hora en que serán auditados
los procesos
▪ Actividad/Proceso a ser auditado
▪ Persona a Auditar
▪ Revisores
4. Elabora la lista de verificación LI-SCI-1
para mantener el enfoque en el
objetivo y agilizar el proceso de la
Revisoría.
5. Recopila, mediante entrevistas y un
muestreo apropiado, las informaciones
pertinentes, de las funciones,
actividades y procesos que sirvan
como evidencia de la Revisoría.
6. Evalúa la evidencia con respecto a los
criterios y clasifica los hallazgos en No
Conformidades u Oportunidades de
Mejora, según corresponda.
Encargado de 7. Prepara el Informe de Revisoría.
90 | P á g i n a
Revisión y Análisis 8. Remite el Reporte de Revisoría al

Director General.
9. Implementa las acciones de mejora,
correctivas y/o preventivas.
Responsable de 10. Da seguimiento a la implementación
Área de las mejoras identificadas o las
acciones correctivas y/o preventivas
propuestas verificando su eficacia.
Revisor Interno
INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO

Criterio Indicador
Cumplimiento de programa de Revisorías realizadas/Revisorias planificadas

Revisorías
• 100 %
Eficiencia en la elaboración del Tiempo de elaboración y aprobación del
programa de Revisorías programa de Revisorías
• 5 días laborables
•

• Puesto Revisora Enc. Revisión y Director General

Análisis
91
• Nombre Adelaida Novas Juana Iris Berroa Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1mera Adelaida Revisora Juana Enc.

documentación Novas Iris Revisión y
Berroa Análisis
Código: PRO.SCI.1.3.
2.
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
CONTROL INTERNO Act:
92 | P á g i n a
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para realización de la programación y ejecución
de revisiones en todos los procesos institucionales y atención esporádica
inmediata y/o novedades de cualquier índole que se presenten en las
operaciones diarias de la institución.
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación y programación de las
r e v i s i o n e s h a s ta l a v e r i f i c a c i ó n d e l a i m p l e m e n ta c i ó n y
e f i c a c i a d e l a s a c c i o n e s to m a d a s .
• Ley No. 10-07 Sobre Sistema Nacional de Control Interno.
• Ley No. 41-08 Sobre Función Pública.
• Ley No. 340-01 Sobre Compra y Contrataciones de Bienes y Servicios y sus
modificaciones.
• Ley No. 253-12 Sobre la Capacidad recaudadora del Estado (ITBIS) y
demás normas y sus modificaciones.
• Ley No. 105-13 Sobre Regulación Salarial del Estado Dominicano.
• Ley No. 155-17 Sobre Lavado de Activos y su reglamento.
• Ley No. 307-85 Crea el Instituto Postal Dominicano INPOSDOM
• Ley No. 40-63 Sobre correspondencia rezagada.
• Decreto No. 499-12 Que establece medidas de racionalización del gasto
público.
• Reglamento No. 4332 y sus modificaciones Sobre cartas con Valores
Declarados
• Resolución No. 41-2014 de la DGII sobre responsabilidades fiscales de las
entidades del Estado.
93
-RESPONSABILIDADES
a. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l
p r o c e d i m i e n to y p o l í ti c a s d e
acción
b. Definir, i m p l e m e n ta r , E n c a r g a d a R e v i s i ó n y A n ál i s i s
m a n te n e r y velar por el
c u m p l i m i e n to de e s te
p r o c e d i m i e n to y l a s p o l í ti c a s
de su operación.
c. C u m pl i r c o n l o e s ti p u l a d o e n Revisores
e s t e p r o c e d i m i e n to .
R e v i s i ó n : P r u e b a o e x a m e n a q u e s e s o m e te d e te r m i n a d a
persona o área para hacer las correcciones necesarias.
A r q u e o d e C a j a : A n ál i s i s r e c u e n t o y c o m p r o b a c i ó n d e b i e n e s
y e f e c ti v o p e r te n e c i e n te a u n a p e r s o n a o e n ti d a d c o n e l f i n
d e c o m p r o b a r s i h a c o n ta b i l i z a d o to d o l o r e c i b i d o y s i e l
s a l d o q u e a r r o j a e s ta c u e n ta c o r r e s p o n d a c o n l o q u e a r r o j a
f í s i c a m e n te
1. El departamento de Revisión y Análisis será el responsable de evaluar y
fijar las políticas de control. Por ejemplo, las normas secundarias y
procedimientos según el artículo 14 del reglamento de aplicación de la
ley 10-07
2. El Auditor Interno debe cumplir con la ejecución de los trabajos de
verificación, fiscalización y evaluación de las operaciones utilizando
diferentes procedimientos, así como pasos a seguir en algunas de las
áreas adaptando cada una de ellas a lo que es el INPOSDOM.
94 | P á g i n a
DESARROLLO
• MAPA DEL PROCESO
Secretaria Encargada Revisor Máxima

Autoridad
Ejecutiva
Recibe de las
dif. Áreas
docum. y/o Verifica y
solicitudes asigna
Revisor
No Si
Cumple con la ejecución

de los trabajos de
verificación, fiscalización y
evaluación de las
operaciones, utilizando
diferentes procedimientos
así como pasos a seguir en
algunas de las áreas
Emite informe de los adaptando cada una de
hallazgos durante la ellas a lo que es el
ejecución realizada Inposdom.
Emite informe
final si lo
amerita
95

Encargada 1. Redacta la carta de asignación de
trabajo y la de presentación del revisor. Documento
de
2. Recibe el informe y comunica a la MAE asignación
sobre el resultado de la revisión realizada y de trabajo
las recomendaciones sobre los hallazgos
encontrados.
1. Transcribe ambas cartas en original y

Secretaria copia, la original para el revisor asignado y
copia para su cronológico.
1. Luego de recibir y posterior entrega de las Formularios

Revisor cartas de asignación y presentación el de Arqueo
revisor realiza un levantamiento del área o de Especies
departamento asignado para la revisión y Timbradas
confirma que en dicha área se estén
cumpliendo con los procedimiento internos, Formularios
y procede a realizar los trabajos de revisión, de Arqueo
luego de finalizado dichos trabajo el revisor de caja
redacta y remite un informe a su superior chica.
inmediato del proceso de la revisión, con las
Formularios
observaciones y recomendaciones de lugar.
de Entrega
de Cargo.
Formularios
de Revisión
de ingresos.
Formularios
de
Inventario
96 | P á g i n a
de
mobiliario y
equipo.

Criterio Indicador
Cantidad de expedientes • % salida de expedientes Revisados

admitidos
Cantidad de revisiones realizadas • % de informes procesados

• Puesto Auditora Interna Encargada Revisión Director General

Y Análisis
• Nombre Adelaida Novas Juana I. Berroa Modesto Guzmán

Ferreras
• Firma
• Fecha 14/6/2018
97
01 14/6/2018 1mera Adelaida Auditora Juana I. Encargada

Documentación Novas Interna Berroa Revisión Y
Ferreras Análisis
98 | P á g i n a
Código: POL.SCI.1.3.
1
Versión: 01
Fecha 12/6/201
POLITICA DE Creación: 8
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y Fecha de

ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer los criterios para la gestión, documentación y evaluación de la
estructura organizacional y el sistema de asignación de responsabilidades a
lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
• Abarca desde la creación del marco organizativo hasta la ejecución de
objetivos operacionales
• N o r m a s B á s i c a s d e C o n tr o l I n te r n o
-RESPONSABILIDADES

Definir, implementar, mantener y velar Sub Director Administrativo y

por el cumplimiento de este Financiero
operación.

procedimiento.
99
•
100 | P á g i n a
2. El INPOSDOM dispondrá de un enunciado de misión, visión y código de
valores institucionales.
3. El INPOSDOM dispondrá de un plan estratégico Institucional.
4. El plan estratégico institucional será elaborado tomando en consideración
la Estrategia Nacional de Desarrollo (Ley 1-12).
5. El plan estratégico institucional será elaborado siguiendo los lineamientos
establecidos por el Ministerio de Economía Planificación y Desarrollo.
6. El plan estratégico institucional será elaborado en consonancia con los
objetivos establecidos por la Unión Postal Universal
7. El plan estratégico institucional será elaborado en consonancia con los
objetivos establecidos por la Unión Postal de las Américas España y
Portugal
8. Se dispondrá de planes operativos anuales (POA) o equivalentes.
9. Los objetivos y metas establecidos en los POA estarán basados en estudios
en los cuales participan los responsables de los mismos y no en decisiones
unilaterales de la MAE.
10. Se dispondrá de acuerdos de desempeño, en los cuales los colaboradores
certifiquen su compromiso con los objetivos y metas institucionales.
11. El departamento de Planificación y Desarrollo será el encargado de
coordinar la elaboración, dar seguimiento y mantener actualizados los
planes estratégicos y Planes operativos anuales.
12. organigrama institucional en el cual se reflejan con claridad los niveles de
autoridad.
13. Se dispondrá de un organigrama institucional en el cual se reflejan con
claridad los niveles de autoridad.
14. La estructura organizacional estará basada en necesidades provenientes
del PEI y requerimientos del marco legal.
15. Se dispondrá de un manual de funciones en el cual se detallen las
funciones de cada unidad administrativa, ejecutiva y operativa.
16. La asignación de responsabilidades se realizará en base a las
competencias requeridas para el puesto de trabajo.
17. Se dispondrá de descripciones de puestos donde cada colaborador
conozca claramente el rol de su puesto de trabajo y las responsabilidades
correspondientes.
18. La autoridad se delegará en personas que posean los conocimientos y
experiencias apropiados, es decir, existen requisitos claros de perfil de
puesto de las posiciones de dirección. 101
19. Estará claramente asignada la autoridad en cada unidad organizacional y

• Puesto Analista Financiero Director Director General

Administrativo y
Financiero
• Nombre Máximo de la Rosa Félix Daniel Paulino Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 Enc. 1ra Máximo Analista Félix Director

División documentación de la Financiero Daniel Administrativo
Calidad Rosa Paulino y Financiero
102 | P á g i n a
2
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
INTEGRIDAD Y ÉTICA PÚBLICA Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer los parámetros para la gestión y evaluación del Sistema de Ética
Pública en el INPOSDOM.
-ALCANCE
• Desde la selección de la Comisión de ética Pública del INPOSDOM hasta la
evaluación de ética institucional.
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
103
43. Se dispondrá de un código de ética Institucional o equivalente.
44. Se dispondrá de un comité de ética.
45. El comité de ética estará conformado siguiendo los lineamientos de la
DIGEIG.
46. El comité de ética tendrá la responsabilidad de la administración del
código de ética, es decir, mantenerlo actualizado, suministrar inducción,
asegurar que es conocido y entendido por todo el personal y dar
seguimiento a las decisiones administrativas sobre infracciones.
47. Será establecido por escrito y socializado a todo el personal las
consecuencias por inobservancias al código de ética.
48. Serán establecidos procedimientos para proporcionar inducción al
personal de nuevo ingreso para el entendimiento del código de ética.
49. Serán establecidos procedimientos para que se realicen socializaciones
periódicas del código de ética con el personal y que se firmen constancias
del conocimiento, entendimiento y apego del mismo, (al menos una vez al
año).
50. Serán establecidos mecanismos para reportar inobservancias al código de
ética.
51. La Dirección General y sus directores emitirán periódicamente un mensaje
claro y consistente de no permitir inobservancias al código de ética y
apegarse estrictamente a los valores institucionales.
52. Serán establecidos procedimientos para que el código de ética sea
entregado a los proveedores (persona física o jurídica) que participe en
procesos de contratación con la institución.
53. Serán establecidos procedimientos para que los proveedores firmen
constancia de recepción y entendimiento del código de ética antes de
formalizar cualquier proceso de contratación.
54. La institución cumplirá con lo establecido en la ley 311-14 de declaración
jurada de patrimonio.
55. La Dirección General establecerá por escrito las posiciones dentro de la
institución que deben presentar la declaración jurada de patrimonio.
104 | P á g i n a


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

105
3
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
FILOSOFÍA Y ESTÍLO DE ADMINISTRACIÓN Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para el establecimiento y evaluación de la filosofía
y estilo de administración a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
• Desde la creación del marco organizativo hasta la realización de informes
sobre la efectividad del estilo de administración.
• N o r m a s b á s i c a s d e C o n tr o l I n te r n o
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
106 | P á g i n a
56. El Director General y los directivos sostendrán reuniones trimestrales de
rendición de cuentas donde se socialicen los avances de cada área o
departamento.
57. El Director General y los directivos deberán expresado por escrito su
compromiso con el control interno.
58. Serán establecidos procedimientos para que los directores o equivalentes,
firmen acuerdos de compromiso en los cuales se especifiquen claramente
los objetivos relativos a su área y las fechas de cumplimiento.
59. El Director General establecerá mecanismos para que los directores o
equivalentes, puedan reportar sus limitaciones en el alcance de los
objetivos, a fines de canalizar oportunamente las soluciones
correspondientes.
60. El Director General y sus directores participarán en eventos y jornadas
informativas con las partes externas interesadas de la Institución, a fin de
promover el acercamiento y fomentar la transparencia de la gestión.
61. El Director General realizará jornadas en las cuales se evalúen los
indicadores de gestión de la institución.
62. El Director General promoverá el cumplimiento de las Normas de Control
interno emitidas por la contraloría general de la República Dominicana.
63. Será definida la responsabilidad de un funcionario o como parte de las
funciones de una unidad organizacional de mantener contacto
permanente con la CGR en la implementación de las NCI.
64. Será conformado un equipo dentro de la institución, responsable de la
implementación de las NCI.
65. Se dispondrá de una instancia dentro de la institución que evalúa y fija las
políticas de control. (Por ejemplo, las normas secundarias y procedimientos
según el artículo 14 del reglamento de aplicación de la ley 10-07)

107

Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

4
108 | P á g i n a
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Versión: 01

Fecha 12/6/201
Fecha de
Competencias del Talento Humano Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la gestión, administración y monitoreo de las
competencias del talento humano a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
• Incluye todos los procesos del Sistema de Recursos Humanos.
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
109
66. Será asignada la responsabilidad de la administración del personal a una
unidad dentro de la institución.
67. Las políticas y procedimientos relacionadas con la administración del
personal están en consonancia con la Ley de función publica 41-08 y sus
reglamentos de aplicación.
68. Serán definidos procedimientos para que las áreas de la institución,
realicen sus requerimientos de reclutamiento de personal. (estos
requerimientos deben ser sustentados con la evaluación de la necesidad
en relación del alcance de los objetivos)
69. Serán establecidos procedimientos para la búsqueda y selección del
talento humano basadas en perfiles y competencias.
70. Serán establecidos procedimientos para la inducción del personal.
71. Serán establecidos procedimientos para la evaluación semestral del
desempeño de los colaboradores.
72. Se Dispondrá de un plan de capacitación articulado con la evaluación de
desempeño y las competencias de los cargos
73. Serán establecidos procedimientos para la promoción basada en el
desempeño (Méritos).
74. Serán establecidos procedimientos para la compensación, bienestar e
incentivos del talento humano.
75. Serán establecidos procedimientos para la reasignación y reclasificación
del personal.
76. Serán establecidos procedimientos para la programación de las
vacaciones de todos los colaboradores.
77. Serán establecidos procedimientos para la realización de encuestas del
clima organizacional cada 2 años.
78. Serán establecidos procedimientos para que lo colaboradores puedan
reportar inconvenientes relacionados con sus funciones.
79. Serán establecidos procedimientos para la evaluación periódica de las
cargas de trabajo en los procesos.
80. Serán establecidos procedimientos para la administración y custodia de los
expedientes de los colaboradores de la institución.
81. Serán establecidos procedimientos para la evaluación de las
competencias profesionales de los colaboradores con relación a los
perfiles del cargo.
82. Serán establecidos procedimientos para la desvinculación del personal.
110 | P á g i n a


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

111
5
Versión: 01
Fecha 12/6/201
COMPROMISO CON EL CONTROL INTERNO Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para evidenciar el compromiso de las autoridades
con el sistema de control interno.
-ALCANCE
• Incluye todos los procesos de dirección.
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
112 | P á g i n a
83. Se realizarán procesos autoevaluación del control interno institucional una
vez al año, con la finalidad de identificar posibles oportunidades de
mejora dentro de la organizaci.ón. Estos procesos se ejecutarán utilizando
los instrumentos y siguiendo las normas de las CGR
84. Luego de realizado el proceso de autoevaluación institucional del control
interno, se realizará un plan de acción para dar respuesta a las mejoras
identificadas.
85. Será establecidosmmecanismos para dar a conocer a las partes
interesadas, el resultado de la autoevaluación, así como también el
avance de los planes de acción.
86. El Departamento de Recursos Humanos será el responsable de llevar a
cabo el proceso de implementación del marco común de evaluación
(CAF), siguiendo los lineamientos del Ministerio de Administración Pública.
(Decreto 211-10, Artículo 1)
87. Será elaborada la carta compromiso a la ciudadanía, siguiendo los
lineamientos del Ministerio de Administración pública. (Decreto 211-10,
Artículo 11)
88. Se determinarán mecanismos que permitan que los colaboradores
realicen propuestas de cambios y mejoras en los procesos bajo su
responsabilidad.
89. La división de Desarrollo Organizacional será la una unidad responsable de
recibir, evaluar y canalizar las propuestas de mejoras de los procesos.


Administrativo y
Financiero
113
• Firma
• Fecha 12/6/2018

114 | P á g i n a
6
Versión: 01
Fecha 12/6/201
VALORACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE Fecha de

Act:
RIESGOS
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y administración del Sistema de
Valoración y Administración de Riesgos.
-ALCANCE
• Incluye todos los procesos del INPOSDOM.
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
115
90. Se dispondrá de una metodología para la Valoración y Administración de
Riesgos, en la cual se explica el proceso, los roles y responsabilidades y la
forma de documentación.
91. El Departamento de Revisión y Análisis tendrá la responsabilidad para
mantener actualizada la metodología.
92. El encargado del Departamento de Revisión y Análisis tendrá la
responsabilidad para coordinar el proceso de aplicación de la VAR
(incluye planificar su aplicación, establecer tiempo y forma, tramitar y
compilar los resultados).
93. Se deberá incluir en los procesos de Inducción y entrenamiento al
personal, material sobre la aplicación de la VAR.
94. El Director Administrativo y Financiero tendrá la responsabilidad por vigilar
que se aplique y rinda cuenta según lo previsto en la VAR y en las normas
de la CGR.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
116 | P á g i n a

117
7
Versión: 01
Fecha 12/6/201
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Fecha de

INSTITUCIONALES Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para el establecimiento de objetivos institucionales
a lo interno del INPOSDOM
-ALCANCE
• Abarca desde la creación del Plan Estratégico Institucional hasta la
ejecución y evaluación de todos los planes complementarios.
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
118 | P á g i n a
95. El Departamento de Planificación y Desarrollo tendrá la responsabilidad de
coordinar el proceso de planificación.
96. Se dispondrá de un PEI (Plan Estratégico Institucional) en el cual se pueden
apreciar los objetivos institucionales y/o estratégicos.
97. Se dispondrá de de POA (Plan Operativo Anual), donde se han
desarrollado los objetivos del PE en lo correspondiente al año corriente,
para cada unidad organizacional, proyecto , línea de servicios, procesos,
etc.
98. La definición de objetivos y metas contempla una estructura que permite
hacer mediciones objetivamente verificables. Por ejemplo, indicadores
cuantitativos de tiempo, forma, costo, etc.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

119
120 | P á g i n a
8
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para creación y administración de un Sistema de
Identificación de Riesgos.
-ALCANCE
• Abarca todos los procesos del INPOSDOM.
-RESPONSABILIDADES

Definir, implementar, mantener y velar

Sub Director Administrativo y
Financiero
operación.

procedimiento.
•
121
99. Las responsabilidades de os Directores de cada unidad organizacional y
en personal con experiencia y conocimiento de las operaciones y el
entorno, la tarea de identificar los riesgos.
100. Los planes de operativos y de acción deberán incluir la
documentación de los riesgos mostrando la relación con cada objetivo(s)
o meta(s) relacionado(s).
101. Se ha dispuesto un proceso de comunicación para capturar
información sobre riesgos provenientes de fuentes como denuncias o
sugerencias de empleados o terceros.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

122 | P á g i n a
9
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
EVALUACIÓN DE RIESGOS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la evaluación de riesgos en los procesos
operativos y proyectos del INPOSDOM
-ALCANCE
• Abarca todos los procesos del INPOSDOM
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
123
102. Para cada riesgo identificado, como parte de la evaluación se
documentará, justificará y en su caso se realizará una valoración de los
controles existentes que se relacionen con cada riesgo identificado.
documentará, justificará y en su caso realizará una valoración sobre la
importancia del efecto de cada riesgo. Es decir, su impacto potencial.
probabilidad de ocurrencia. Es decir, la posibilidad estimada de que el
riesgo tenga lugar.
documentará, justificará y en su caso realizará una valoración sobre el
nivel de gravedad o de importancia del riesgo.
tolerancia al riesgo (perfil de riesgo).


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
124 | P á g i n a

125
10
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
RESPUESTA A LOS PROYECTOS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para las acciones de respuesta a los riesgos
identificados.
-ALCANCE
• Abarca todos los procesos y proyectos de la institución.
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
126 | P á g i n a
107. Se deberán registrar aquellas decisiones sobre acciones de
mitigación para los riesgos no tolerables (gravedad mediana y alta).
108. Se deberá realizar análisis de beneficio/costo para evaluar y
seleccionar las opciones de tratamiento o acciones de mitigación
planteadas.
109. Las opciones de tratamiento quedarán formalizadas en planes de
acción o de mitigación de riesgos en los cuales se incluyan: acciones,
insumos, estimaciones de tiempo, costo y responsables para cada opción
de tratamiento.
110. Las decisiones sobre recursos y otros insumos para poner en marcha
los planes de acción será decidida por una comisión de proyectos que
estará constituida por:
• Gestor de Proyectos
• Un representante del Departamento de Planificación y Desarrollo
• Un representante del área funcional que será impactada con el proyecto.
111. Como parte de la implementación de los planes de acción se
diseñarán actividades de control que aseguren la efectividad de las
opciones de tratamiento, para cada riesgo tratado.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
127

128 | P á g i n a
11
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
INFORMACIÓN Y RENDICIÓN DE CUENTAS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para los procesos de Información y Rendición de
Cuentas a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
• Incluye todos los procesos del INPOSDOM
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
129
112. Se dispondrá de medios o sistemas apoyados en tecnología, que le
permitan disponer de información confiable y oportuna para el proceso de
VAR.
113. Se deberá rendir cuentas semestralmente por los resultados de la
aplicación de la VAR y el seguimiento de los planes de mitigación.
114. Como parte de dichos informes, se deberá reportar la identificación
de nuevos riesgos o las limitaciones para ejecutar las opciones de
tratamiento concertadas.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

130 | P á g i n a
12
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
MONITOREO DE RIESGOS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para el Monitoreo de Riesgos en los procesos del
INPOSDOM.
-ALCANCE
•
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
131
115. Será responsabilidad del departamento de Revisión y Análisis dar
seguimiento periódico a la efectividad de las acciones y controles
implementados como respuesta al riesgo.
116. Se realizarán actualizaciones trimestrales para evaluar la vigencia de
la gravedad de los riesgos identificados y la aparición de nuevos objetivos
y riesgos originados en cambios u otras circunstancias.
117. El Departamento de Revisión y Análisis será responsable de
monitorear la aplicación de la VAR y la ejecución y vigencia del plan de
mitigación
118. La Dirección Administrativa y Financiera será responsable de
coordinar la obtención y trámite de observaciones y recomendaciones
provenientes de fuentes externas sobre el funcionamiento de la VAR, (UAI,
Cámara de Cuentas, otros auditores, etc.)


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

132 | P á g i n a
13
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
CONTROLES INTEGRADOS INMERSOS Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para creación y administración de controles
integrados inmersos a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
133
119. Se dispondrá de manuales, instructivos o equivalentes en los cuales
explica las diferentes etapas de cada proceso, sus responsables y la forma
de documentar, manejar y conservar la información que transita y se
produce en tales procesos.
120. Serán claramente identificadas las Actividades de Control (ADC) en
cada proceso operacional, financiero y administrativo (las personas deben
reconocer claramente cuáles son los controles de sus áreas de
responsabilidad). Por ejemplo, pueden ser en listas de controles por
separado o en indicaciones claras dentro del proceso de las ADC.
121. Las ADC y por consiguiente los manuales, instructivos o equivalentes,
serán comunicadas a los directores y empleados a través de inducciones,
capacitación, actualizaciones periódicas.
122. Se obtendrá de las personas que participan en los procesos,
confirmación de que los conocen, entienden y están actualizados.
123. Las ADC diseñadas, representarán una respuesta a los riesgos
calificados como de severidad media o alta.
124. Serán claramente definidas las ADC que están inmersas e integradas
en cada proceso, como, por ejemplo, la forma de preparación de
documentos o formularios, responsabilidades de elaboración, revisión y
autorización, registro y custodia de bienes cuando aplique, inspecciones
previas a decisiones financieras, acciones de registro contable y
presupuestal en tiempo y forma, procedimientos de cierre o corte
financiero, etc.
125. Se dispondrá una apropiada segregación de funciones para
actividades incompatibles, de tal forma que una sola persona no tiene
control y autonomía sobre todo el proceso.
126. Serán establecidos procedimientos que limiten el acceso a recursos
o archivos a individuos diferentes a los responsables por la custodia y/o
utilización de los mismos. Por ejemplo, formularios donde quede evidencia
de recibo, custodia, transferencia, etc.
127. Se tomarán inventarios físicos o conteos cíclicos en forma periódica y
se ajusta de acuerdo el sistema perpetuo de inventario.
128. Se establecerán procedimientos para conciliar periódicamente
activos. Por ejemplo, efectivo, cuentas por cobrar, inventarios, activo fijo,
con los registros contables relacionados.
129. Las operaciones, los procesos y las actividades serán
periódicamente revisadas para confirmar que se cumplen los reglamentos,
políticas, procedimientos vigentes.
130. 134 | cuentas,
Los ajustes significativos o recurrentes, (al comparar P á g i n arealizar
conciliaciones, realizar inventarios, etc.) cuando aparecen, serán
investigados para determinar sus razones y tomar las acciones apropiadas
para tratarlas.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

135
14
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
ANÁLISIS COSTO-BENEFICIO Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la realización de análisis costo-beneficio de las
respuestas a los riesgos y actividades de prevención a lo interno del
INPOSDOM.
-ALCANCE
• Normas Básicas de Control Interno (NOBACI)
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
136 | P á g i n a
131. Las ADC establecidas estarán soportadas en un análisis formal de
costo/beneficio, para determinar su viabilidad, eficacia y aporte al logro
de los objetivos de la entidad.
132. En caso de que los análisis de beneficio/costo revelen que se
prescinde de una ADC porque su costo excede el beneficio, entonces se
dejará evidencia de la severidad del riesgo que quedará expuesto por la
relación beneficio /costo negativa.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

137
15
Versión: 01
Fecha 12/6/201
ACCIONES DE CONTROL Fecha de

Act:
DE LOS OBJETIVOS OPERACIONALES
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y aplicación de Acciones de
Control de los Objetivos Operacionales a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
138 | P á g i n a
133. Serán diseñados e implementados indicadores de gestión para
medir el desempeño (evolución del cumplimiento de los objetivos y metas
de la entidad).
134. El Departamento de Recursos Humanos será responsable de
comunicar formal y periódicamente a la Dirección General, las variaciones
importantes en los indicadores de desempeño.
135. El Departamento de Recursos Humanos será responsable de
comunicar formal y periódicamente a la Dirección General las acciones
basadas en la medición del desempeño.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

139
16
Versión: 01
Fecha 12/6/201
ADC DEL ACATAMIENTO Y CUMPLIMIENTO Fecha de

Act:
LEGAL
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y aplicación de Acciones de
Control para el Acatamiento y Cumplimiento Legal a lo interno del
INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
140 | P á g i n a
•
136. Serán Diseñadas ADC que dirigen la verificación periódica del
cumplimiento de las disposiciones legales. Por ejemplo, se han identificado
cuáles normas legales se relacionan con cada proceso.
137. Los formularios y reportes dentro de los procesos, permitirán cumplir y
guiar el cumplimiento de la normativa legal aplicable
138. Se dispondrán mecanismos de actualización continua de nuevas
normas legales aplicables. Por ejemplo, el área jurídica, una vez se emite
una norma o se realizan cambios, identifica en qué procesos es aplicable y
genera la solicitud de ajuste de las normas legales aplicables.
139. El sistema de información de la entidad estará ajustado para cumplir
con los requerimientos de la Ley 200-04 de Libre Acceso a la Información
Pública.
140. Se practicarán revisiones trimestrales desde el área jurídica para
establecer que los manuales de procedimiento, instructivos o equivalentes
incluyen los requerimientos legales aplicables.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
141

142 | P á g i n a
17
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
PROTECCIÓN DEL MEDIO AMBIENTE Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y administración de un sistema de
protección del medio ambiente a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
143
141. Se creará una comisión de trabajo permanente que tendrá la
responsabilidad dentro por el establecimiento y vigilancia de normas
internas que sirvan para preservar el medio ambiente, en lo aplicable y
vigilar el cumplimiento con la política de estado sobre protección y
recuperación.
142. Se diseñarán ADC sobre el cuidado por el medio ambiente, en
concordancia con la naturaleza de las operaciones postales. Por ejemplo,
cada dependencia será consciente de su grado de influencia sobre
aspectos ambientales y la forma como puede contribuir a la preservación
o recuperación.
143. Serán diseñados e implementados planes para la protección del
medio ambiente, donde se establecen responsables, tiempo y forma.
144. Serán diseñadas e implementadas ADC que faciliten el seguimiento
de la política de cuidado y recuperación del medio ambiente y la
rendición de cuentas por la misma. Por ejemplo, generación de
indicadores de desperdicio, contaminación, etc., y de indicadores de
evolución e impacto de las actividades de preservación y recuperación.
145. Se preparará un informe trimestral, con destino a la Dirección
General sobre los resultados obtenidos de la aplicación de las prácticas
relacionadas con la protección del ambiente y el seguimiento a las
acciones correctivas y de mejoramiento durante el año.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
144 | P á g i n a

145
18
Versión: 01
Fecha 12/6/201
CALIDAD Y SUFICIENCIA DE LA Fecha de

Act:
INFORMACIÓN
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para garantizar la Calidad y Suficiencia de la
Información a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
146 | P á g i n a
146. El departamento de Comunicaciones tendrá la responsabilidad por
administrar todo lo relacionado con el manejo de la información.
147. La Dirección General, el Departamento de Tecnologías de la
Información y la Comunicación y el Comité de Riesgos o equivalente,
participarán activamente en los proyectos de inversión para los sistemas
de información y prioridad de los recursos en información y comunicación.
148. Serán formalmente definidas las políticas sobre el manejo de la
información.
149. Se deberá preparar informes trimestrales sobre la calidad de la
información (apropiada, oportuna, actualizada, exacta y significativa,
objetiva y verificable, accesible, consistente y uniforme).
150. Se incluirá en las actividades de inducción, capacitación y
actualización material sobre las políticas y normas de información y
comunicación.
151. Se dispondrán procedimientos formales donde estén establecidos los
requerimientos de calidad y suficiencia de la información interna y externa
que se produce.
152. Los procedimientos anteriores considerarán la planificación,
clasificación de la información de acuerdo con sus características y
control de calidad.
153. Como parte del proceso de planificación, serán establecidas las
necesidades de información, es decir, los informes requeridos, sus
características, objetivos, responsables de la preparación, oportunidad en
que se requieren, usuarios, seguridades y archivo, entre otros.
154. La información será clasificada de acuerdo a su importancia y
seguridad requerida.
155. Se dispondrá de un sistema o plan de informes basado en
necesidades para hacer análisis y tomar decisiones.
156. El sistema o plan anterior definirá objetivos de los informes,
responsabilidades en tiempo y forma de preparación, destinatarios,
utilización, custodia y conservación.
157. Está previsto obtener encuestas de satisfacción de los usuarios sobre
el procesamiento de los sistemas de información, incluyendo aspectos
como confiabilidad y oportunidad de los informes.
147


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

148 | P á g i n a
19
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer lineamientos generales para la utilización de sistemas integrados
de información en el INPOSDOM.
-ALCANCE
• Todos los procesos del INPOSDOM
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
149
158. Se dispondrá de sistemas integrados, de tal forma que se mantenga
coherencia, seguridad y agilidad en la información y se puedan utilizar
para múltiples propósitos a diferentes niveles.
159. Se realizará una evaluación anual a fin de comprobar si los sistemas
nacionales de información (SIGEF, SASP, SNIP, etc.) se consideran
suficientes para soportar la gestión de la entidad.
160. Si los resultados del análisis anterior fueran negativos, se presentarán
propuestas para el desarrollo de sistemas paralelos.
161. En caso de desarrollo e implementación de sistemas paralelos,
complementarios o específicos para atender necesidades puntuales de la
entidad, dichos desarrollos estarán soportados en estudios técnicos que
evidencian su necesidad y funcionalidad.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

150 | P á g i n a
20
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
CONTROLES BASADOS EN TECNOLOGÍA Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y administración de Controles
basados en Tecnologías de la Información a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
151
•
162. Se dispondrá de manuales o equivalentes para respaldar el diseño,
operación y mantenimiento de los aplicativos basados en TI.
163. Se dispondrá de manuales de organización y funciones para el área
de TI.
164. Serán diseñados e implementados controles de funciones
(responsabilidades) y procedimientos para la adquisición, desarrollo y
mantenimiento de aplicaciones del sistema.
165. Serán establecidos procesos para revisar trimestralmente los
privilegios del sistema y controles de acceso a las diferentes aplicaciones y
bases de datos dentro de la infraestructura de TI para determinar si dichos
privilegios y accesos de control son apropiados.
166. Se establecerán procedimientos para prevenir acceso no autorizado
a documentos, registros (incluyendo programas de computación y
archivos de datos), y activos evitando su modificación o destrucción.
167. Estárá restringido el acceso a documentos para el procesamiento
de datos, representativos de activos. Por ejemplo, cheques en blanco u
otros formularios que respaldan o sirven para ordenar pagos o recibir
recaudos o equivalentes.
168. Será desarrollado un plan actualizado de seguridad física y
tecnológica sobre los activos de tecnología de información (tanto para el
Departamento de TI como para los usuarios).
169. Será establecida una política formal para que la información
electrónica crítica sea respaldada diariamente (previa verificación de
integridad) y guardada fuera de las instalaciones de la Entidad en
condiciones de seguridad y confidencialidad apropiadas.
170. Serán desarrollados sistemas para monitorear y responder a
interrupciones potenciales debido a incidentes de intrusión maliciosa, y
para actualizar los protocolos de seguridad para prevenirlos.
152 | P á g i n a


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

153
21
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
CANALES DE COMUNICACIÓN EXTERNA Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y administración de Canales de
Comunicación Externa a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
154 | P á g i n a
171. El Departamento de Comunicaciones será el responsable de la
planificación, divulgación y monitoreo de las políticas de comunicación de
la entidad.
172. Se desarrollarán planes de comunicación donde se establezcan los
estándares, responsabilidades y métodos para asegurar la calidad de las
comunicaciones internas y externas.
173. Serán dispuestos procedimientos para divulgar los roles y
responsabilidades de todo el personal en la ejecución de la política de
comunicación de la entidad.
174. Serán definidos requerimientos para emitir informes periódicos sobre
cambios organizacionales.
175. Se deberá emitir informes periódicos sobre el cumplimiento y
cambios en las políticas y procedimientos.
176. Se deberá emitir informes periódicos sobre avances y cambios en la
planeación estratégica.
177. Se deberá emitir informes periódicos sobre logro o avance y
limitaciones de los resultados (Evolución de los planes operativos anuales -
POA).
178. El personal dejará constancia si ha sido actualizado sobre cambios u
otras comunicaciones que recibe de conformidad con las políticas de
comunicación.
179. Serán establecidos canales apropiados para que el personal pueda
comunicar hacia los niveles superiores las novedades o situaciones
inusuales relacionadas con el funcionamiento del control como nuevas
necesidades detectadas.
180. Serán establecido canales apropiados de comunicación con la
comunidad, los proveedores y otros interesados que interactúan con la
organización. Por ejemplo, la generación y envió formal de informes
financieros y otros informes considerados clave, suministro del código de
ética, solicitud periódica de información clave, como conformidades de
los proveedores con información sobre contratos o cuentas pendientes.
181. Se incluirá en las actividades de inducción-orientación para los
nuevos empleados, o empleados que comienzan en una nueva posición,
para discutir la naturaleza y alcance de sus deberes y responsabilidades.
(El adiestramiento u orientación incluirá una discusión de controles internos
específicos de los cuales son responsables).
182. Será dispuesto un proceso para que los empleados comuniquen
situaciones impropias. El proceso permite guardar la identidad de quienes
reportan posibles situaciones impropias y ha sido comunicado a todos 155
los
empleados.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

156 | P á g i n a
22
Versión: 01
Fecha 12/6/201
Fecha de
ARCHIVO Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Establecer las directrices para la creación y administración de un Sistema de
Archivo a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
157
185. Se dispondrá de un sistema de archivo que facilite la consulta ágil y
la conservación de la información.
186. Será asignada la responsabilidad por la administración y control del
archivo en forma centralizada o desconcentrada, pero con control
centralizado.
187. Se deberá obtener salvaguardas de los empleados sobre el
conocimiento y entendimiento de sus responsabilidades en la preparación,
actualización y conservación de la información.
188. El sistema de archivo definirá procedimientos de acceso,
atribuciones, custodia, actualización, modificación, clasificación y
conservación de la información.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

158 | P á g i n a
23
Versión: 01
Fecha 12/6/201
SUPERVISIÓN PERMANENTE DE LA Fecha de

EFECTIVIDAD Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
Supervisión Permanente de la Efectividad a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
159
189. Se dispondrá de políticas y procedimientos rutinarios de supervisión
incorporados en los diferentes procesos.
190. Las tareas de supervisión serán practicadas por empleados
diferentes de quienes ejecutan las operaciones.
191. Se dejará evidencia formal de la supervisión.
192. Se dispondrá de procedimientos para verificar la calidad de la
supervisión incorporada a los procesos.
193. Se dispondrá de políticas y procedimientos de autoevaluación de los
controles internos en cada Unidad Organizacional.
194. Se dispondrá de procedimientos formales para certificación
periódica de los controles internos por parte de la Dirección General. Por
ejemplo, listas donde se identifican los controles clave y responsabilidades
por verificar diseño y funcionamiento.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

División de la Daniel Administrativo
160 | P á g i n a
Calidad documentación Rosa Financiero Paulino y Financiero
24
Versión: 01
Fecha 12/6/201
INFORMES DE EVALUACIONES Y Fecha de

Act:
FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
Informe de Evaluaciones y Formulación de Recomendaciones a lo interno
del INPOSDOM.
-ALCANCE
161
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
195. Se prepararán memorandos y estadísticas de errores o
inconsistencias encontrados en la supervisión en línea. (Si es un proceso
automatizado, se producen listas de inconsistencias)
196. Se dispondrá de políticas / procedimientos para asegurar que se
toman acciones correctivas de forma oportuna cuando se detectan
irregularidades en los controles, durante la ejecución de los procesos.
197. Cuando se practican evaluaciones por la misma administración, se
prepararán informes con destino a la Dirección General y a la dirección
responsable del proceso evaluado, sobre las observaciones, causas,
acciones recomendadas y lecciones aprendidas como medida para
determinar la efectividad de los controles y de la supervisión.
198. Se prepararán planes de acción, en donde se identifiquen las
acciones, responsables, recursos y cronograma para su implantación.
199. Los informes de Auditoría Interna o Externa, una vez concertados, se
integrarán en planes de acción, a los que se asignan responsables y
recursos y cronogramas para correcciones y ajustes.
200. Se prepararán informes trimestrales en los cuales declara la
existencia y efectividad del Sistema de Control Interno.
162 | P á g i n a


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

163
25
Versión: 01
Fecha 12/6/201
SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
Seguimiento a las Recomendaciones a lo interno del INPOSDOM.
-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES


operación.

procedimiento.
•
164 | P á g i n a
201. Se dispondrá de una política definida sobre el seguimiento por parte
de la misma administración, a los informes y planes de acción resultado del
Monitoreo y Evaluación interno o externo.
202. Los responsables de los procesos prepararán informes donde
reporten el avance o limitaciones en la ejecución de los planes de acción
concertados.
203. Se dispone de procedimientos formales para practicar el
seguimiento (verificaciones de corrección).
204. Las partes evaluadoras dentro de la Administración, preparan
informes de seguimiento en los cuales se reporten las conclusiones,
limitaciones en la adopción de las recomendaciones, riesgos y pasos
siguientes.


Administrativo y
Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

División de la Daniel Administrativo
165
Calidad documentación Rosa Financiero Paulino y Financiero
26
Versión: 01
Fecha 12/6/201
METODOLOGÍA DE VALORACIÓN DE Fecha de

Act:
RIESGOS
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Evaluar aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a
presentar amenaza para la consecución de las metas organizacionales
con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades
de control, acordadas entre los responsables de los procesos y la Oficina
de Control Interno
-ALCANCE
• Desde el conocimiento de la filosofía de la institución (misión, visión,
objetivos, procesos) hasta la construcción del mapa de riesgos y la
elaboración del plan de seguimiento.
166 | P á g i n a
• Norma ISO 9001:2008.
• Norma ISO 9000:2005.
• Norma ISO 19011:2002.
• Norma ISO 10013:2001.
• Norma ISO 14001:2004.
• OHSAS 18001:2007.
• P r o c e d i m i e n to d e A c c i o n e s C o r r e c ti v a s y P r e v e n ti v a s
PRO.SGC.1.1.4.
-RESPONSABILIDADES
ee. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l

f f . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado de Revisión y
m a n te n e r y v e l a r p o r e l Análisis
operación.
g g . C u m pl i r c o n l o T o d o el P e r s o n a l
167
• Riesgo: Es la probabilidad de que ocurra un evento que pueda
entorpecer el normal desarrollo de las actividades de la entidad y
afectar el logro de sus objetivos.
• Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que
ignora los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes,
tales como el comportamiento racional por parte de los funcionarios.
• Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la
administración del riesgo han sido aplicadas. Causas: Son los medios,
circunstancias y agentes generadores de riesgo
• Efectos: Consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de
la entidad
• Análisis del riesgo: Determina el impacto y la probabilidad del riesgo,
dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde
modelos de simulación, hasta técnicas colaborativas.
• Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado
cualitativa o cuantitativamente, que genera pérdida, perjuicio, daño,
desventaja o ganancia.
205.
168 | P á g i n a
DESARROLLO
31. Identificación de la filosofía de la

Departamento
institución (Misión, visión, objetivos,
de Planificación
procesos).
y Desarrollo
Departamento
de revisión y 32. Definición del plan de trabajo para la
análisis identificación y construcción del mapa
de riesgo con los responsables de los
procesos.
33. Conformación del equipo encargado de

implementar las estrategias para la
administración del riesgo en la institución.
34. Capacitación a los responsables de

proceso de la metodología para el
diligenciamiento de la matriz de riesgo.
Directores de
35. Identificación de los factores internos y
área y
externos de riesgo, clasificación,
Encargados generador, causas y efectos de los
departamentales mismos.
36. Valoración del riesgo, según su impacto

probabilidad de ocurrencia y nivel de
riesgo
169
37. Identificación de las acciones para el

manejo y control del riesgo que permitan:
prevenir, reducir, dispersar, transferir o
asumir el riesgo.
38. Construir el Mapa de Riesgos por Procesos

definitivos
Departamento
de Revisión y
Análisis 39. Implementar acciones necesarias para el
manejo monitoreo y control de riesgo.

Criterio Indicador
Cumplimiento con la • Auditorías de riesgo/ Auditorías

METODOLOGÍA
programadas
100 %

• Puesto Revisora Enc. Revisión y Director General

Análisis
• Nombre Adelaida Novas Juana Iris Berroa Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
170 | P á g i n a
Adelaida Revisora Juana Iris Enc. Revisión

Novas Berroa y Análisis
171
4.4. Comisión de Ética Pública
Las Comisiones de Ética Pública (CEP) son organismos de

carácter cívico, integrados por servidores públicos que
promueven valores, principios y normas de conducta a lo
interno de las Instituciones Públicas donde operan. Las
CEP se constituyen en medios de fortalecimiento
institucional, en tanto que desarrollan acciones que
procuran la correcta y honesta prestación de servicios
públicos, son además mecanismo utilizado para la
institucionalización de la ética en las organizaciones,
conjuntamente con los códigos de pautas éticas, con el
objetivo de desarrollar actividades propositivas, en
promoción de la moral y la transparencia.
172 | P á g i n a
S
I
Código: POL.CEP.1.4.1

Fecha 12/6/201
POLÍTICAS DE: Creación: 8
LA COMISIÓN DE ÉTICA INSTITUCIONAL Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• E s ta b l e c e r l a s d i r e c tr i c e s p a r a l a c r e a c i ó n d e l a C o m i s i ó n d
É ti c a d e l I N P O S D O M y d e s a r r o l l o d e s u s f u n c i o n e s .
-ALCANCE
• Abarca desde la creación de la CEP a la realización de
informes anuales la DIGEIG.
• Disposiciones de la DIGEIG
•
173
-RESPONSABILIDADES
hh. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l

ii. Definir, i m p l em e n ta r , Coordinador de la Comisión de
m a n te n e r y v e l a r p o r el É ti c a P ú b l i c a
p r o c e d i m i e n to y las
p o l í ti c a s de su
operación.
j j . C u m pl i r con lo C o m i s i ó n d e É ti c a P ú bl i c a
e s ti p u l a d o en e s te
• C E P : C o m i s i ó n d e é ti c a P ú b l i c a
• DIGEIG: Dirección General de É ti c a e I n te g r i d a d
G u b e r n a m e n ta l
174 | P á g i n a
1. La Comision de Ética Pública (CEP) tiene como objeto fomentar el
correcto proceder de los servidores públicos de la institución a la que
pertenezcan, promover su apego a la ética, asesorar en la toma de
decisiones y medidas institucionales apegadas a la ética pública y
normas de integridad, asesorar en la disposición de procedimientos y
normativas que contribuyan a crear un ambiente de integridad,
transparencia y rendición de cuentas oportuna a la ciudadanía.
2. El INPOSDOM creará y a mantendrá vigente una comisión de ética
pública en la sede de la institución bajo su dirección y una por cada
dependencia, oficina regional y/o provincial que posea la institución,
cada una de las cuales deberá actuaren coordinación con la comisión
de ética pública principal, radicada en la sede. El Director General de la
institución deberá instruir a las unidades de gestión a fin de brindar
colaboración y apoyo en el desempeño de las funciones de las CEP.
3. Las CEP estarán conformadas por siete (7) servidores públicos del
INPOSDOM sin ninguna discriminación por razones de género, color,
edad, raza, discapacidad, religión, condición social o personal, opinión
política o filosófica. Para la selección de sus miembros se tomará en
cuenta personas de reconocida integridad moral, ética en el ejercicio
de sus funciones y en el ámbito personal, también su trayectoria,
conducta, méritos personales y disposición del servidor público de
colaborar con la consecución de los fines de la CEP, la transparencia y la
Integridad gubernamental
4. El proceso de conformación de las CEP estará regido por los criterios de
participación, transparencia, funcionalidad, objetividad e
independencia, así como por las disposiciones de este decreto y las que
la DIGEIG emita en ese sentido.
5. Las CEP se conformarán mediante procesos de votación en la que
participarán los servidores públicos de la institución correspondiente,
pudiendo postular y postularse, y cuyas posiciones a elegir estarán
determinadas por las siguientes plazas;
• Un (1) servidor público del área de recursos humanos.
• Un (1) servidor público del área jurídica.
• Un (1) servidor público del área administrativa.
• Un (1) servidor público de un área sustantiva.
• El/la responsable de acceso a la información pública (RAI).
• Dos (2) servidores públicos fijos o de carrera administrativa que no
estén objetados por el régimen de incompatibilidades establecido
por este decreto.
6. El proceso de votación deberá regirse según lo estipula el decreto 143-07
que crea las CEP.
7. Las CEP mantendrán vínculo y comunicación directa con la DIGEIG para
la ejecución de planes y actividades que contribuyan a lograr
estrategias de prevención de la corrupción y desarrollo de una cultura175
ética en la administración pública.

• Puesto Analista Financiero Analista de RRHH / Director General

/ Miembro de la Coordinadora de la
CEP CEP
• Nombre Máximo de la Rosa Grethel García Modesto Guzmán

Crespo
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1mera Máximo Analista Grethel Analista de

documentación de la Financiero García RRHH /
Rosa / Crespo Coordinadora
Miembro de la CEP
de la CEP
176 | P á g i n a
Código: POL.CEP.1.4
.2
Versión: 01
Fecha 12/6/201
USO DEL CÓDIGO DE ÉTICA INSTITUCIONAL Fecha de

Act:
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• E s ta b l e c e r las d i r e c tr i c e s para la creación, uso y
a d m i n i s tr a c i ó n d e l C ó d i g o d e É ti c a I n s ti tu c i o n a l .
-ALCANCE
• Abarca desde la creación de la CEP a la aplicación del
C ó d i g o d e É ti c a P ú b l i c a d e l I N P O S D O M .
• Disposiciones de la DIGEIG
177
-RESPONSABILIDADES
kk. Aprobar el proceso, D i r e c to r G e n e r a l

ll. Definir, i m p l em e n ta r , Coordinador de la Comisión de
m a n te n e r y v e l a r p o r el É ti c a P ú b l i c a
p r o c e d i m i e n to y las
p o l í ti c a s de su
operación.
m m . C u m pl i r con lo C o m i s i ó n d e É ti c a P ú bl i c a
e s ti p u l a d o en e s te
• C E P : C o m i s i ó n d e é ti c a P ú b l i c a
• DIGEIG: Dirección General de É ti c a e I n te g r i d a d
G u b e r n a m e n ta l
178 | P á g i n a
11. El INPOSDOM creará y a mantendrá vigente una comisión de ética
pública en la sede de la institución bajo su dirección y una por cada
dependencia, oficina regional y/o provincial que posea la institución,
cada una de las cuales deberá actuaren coordinación con la comisión
de ética pública principal, radicada en la sede. El Director General de la
institución deberá instruir a las unidades de gestión a fin de brindar
colaboración y apoyo en el desempeño de las funciones de las CEP..
12. Se establecen los siguientes instrumentos de integridad gubernamental
cuyo seguimiento estará bajo responsabilidad de las CEP:
• Códigos de Pautas Éticas: Se instruye a los funcionarios de alto nivel la
suscripción del Código de Pautas Éticas y su remisión a la DIGEIG.
• Códigos de Ética Institucional: Conjunto de valores, principios,
prohibiciones y normas de conducta de la Institución,
• Medidas de Gestión de Riesgos de Corrupción: Sistema de gestión
institucional para la identificación temprana de situaciones y
debilidades institucionales que favorecen o propician la ocurrencia
de actos de corrupción, y la correspondiente planificación de
medidas para mitigar su ocurrencia.
• Administración de los buzones de denuncias
13. Queda bajo la responsabilidad de la CEP elegida la administración del
código de ética, es decir, mantenerlo actualizado, suministrar inducción,
asegurar que es conocido y entendido por todo el personal y dar
seguimiento a las decisiones administrativas sobre infracciones.
14. Todo el proceso para el desarrollo de estos instrumentos de integridad
será elaborado mediante una normativa que a tales fines la DIGEIG
emitirá.
15. Se deberá proporcionar inducción al personal de nuevo ingreso para el
entendimiento del código de ética.
16. Se realizarán socializaciones periódicas del código de ética con el
personal y que se firmen constancias del conocimiento, entendimiento y
apego del mismo, (al menos una vez al año).
17. El código de ética será entregado a los proveedores (persona física o
jurídica) que participe en procesos de contratación con la institución.
18. Los Proveedores deberán firmar constancia de recepción y
entendimiento del código de ética antes de formalizar cualquier proceso
de contratación.
179

• Puesto Analista Financiero Analista de RRHH / Director General

/ Miembro de la Coordinadora de la
CEP CEP
• Nombre Máximo de la Rosa Grethel García Modesto Guzmán

Crespo
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1mera Máximo Analista Grethel Analista de

documentación de la Financiero García RRHH /
Rosa / Crespo Coordinadora
Miembro de la CEP
de la CEP
180 | P á g i n a
V. PROCESOS MISIONALES
Los procesos clave son aquellos que

añaden valor al cliente o inciden
directamente en su satisfacción o
insatisfacción. Componen la
cadena del valor de la
organización.
181
Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO
.OP.
2.1
Versión: 01
Fecha Creación: 08 -
PROCEDIMIENTO DE: 07-
2018
CONFECCION DE DESAPCHOS Fecha de Act:

DIARIO
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• E s e s ta b l e c e r l a s n o r m a s p a r a e l tr a ta m i e n to p o s t a l d e l o s
e n v í o s c e r ti f i c a d o s y / o r e g i s tr o s , y s u e n c a m i n a m i e n to a n i v e l
N a c i o n a l , p a r a l a e n t r e g a s a ti s f a c to r i a a l o s d e s ti n a ta r i o s .
-ALCANCE
• E l p r e s e n te d o c u m e n to a l c a n z a l a s d i f e r e n te s d e p e n d e n c i a s –
d e p a r ta m e n to y á r e a s a c a r g o d e l a D i r e c c i ó n d e
O p e r a c i o n e s , a s í c o m o l a a d m i n i s tr a c i o n e s y a g e n c i a s
p o s ta l e s p r o v i n c i a l e s e n el i n te r i o r d e l p a í s e s to d e s d e l a
r e c e p c i ó n d e l a s v a l i j a s , s u a p e r tu r a , r e g i s tr o s i n f o r m á ti c o s ,
c l a s i f i c a c i ó n y d i s tr i b u c i ó n d e l o s e n v í o s a n i v el n a c i o n a l .
• L e y 3 0 7 - 8 5 C r e a e l I n s ti tu to P o s ta l D o m i n i c a n o I N P O S D O M
• C o n v e n i o P o s ta l U n i v e r s a l
• M a n u al d e E n v í o d e C o r r e s p o n d e n c i a
182 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
nn. Aprobar el proceso, D i r e c to r O p e r a c i o n e s

p r o c e d i m i e n to y p o l í ti c a s
de acción
o o . D e f i n i r , i m p l e m e n ta r , Encargado de Operaciones
p o l í ti c a s d e s u o p e r a c i ó n .
p p . C u m pl i r c o n l o Encargado de División de
e s ti p u l a d o e n e s te C e r ti f i c a d o s P o s t a l e s
183
• SSOP: Sistema de Seguimiento Operaciones Postal
• IPS Light: Sistema de registro y seguimiento Internacional de envíos
• Apartado Postal: Son cajas metálicas las cuales son alquilados por una Oficina
de Correos mantenimiento por término años y precios que varían dependiendo del
tamaño del apartado; usualmente a personas jurídicas, pero también personas
naturales pueden acceder a ellos.
• Postal: Concerniente al ramo de correos. Servicio postal.
• Correspondencia: Comunicación por escrito entre dos o más personas. La
correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que envía
la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario .
• Emisor o Remitente: Es la persona natural o jurídica que envía una carta o
paquete generalmente por correo a un consignatario en el país o hacia el
exterior.
• Receptor o Destinatario: Es la Persona natural o jurídica a cuyo nombre se
encuentra manuscrita o registrada en el embalaje de la carta o paquete
• Carta: Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario). Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias;
generalmente se envía por correo encerrado en un sobre.
• CN33: Lista Especial de envíos certificados
• TN: Transito Norte
• TS: Transito Sur
• TE: Transito Este
• Reporte Provincial: Relación de envíos certificados destinados a
dependencias postales en el interior del país
• Reporte de Agencias: Relación de envíos certificados destinados a
dependencias postales en la provincia de Santo Domingo y el Distrito
Nacional.
• Reporte de Despacho: Listado de valijas destinados a las
• DI: Envíos de Dirección Incompleta
• ME: Envíos Mal Encaminados
• CN43: Boletines de Verificación, documento de notificación de anomalía en
la admisión y tratamiento de envíos postales, para comunicar a las
administraciones de los países de origen.
184 | P á g i n a
1. Se cumplirá con las directrices de la dirección de operaciones, para la
admisión y clasificación de los envíos certificados a nivel nacional.
2. La confección de los despachos postales contentivos de envíos certificados a
las dependencias postales de las poblaciones donde están instaladas estas.
185
DESARROLLO
186 | P á g i n a

AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE BOLETINES FIN
AUXILIAR TURNO
DE
VERIFICION
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
RECEPCION DE
VALIJAS
DOMESTICAS VERIFICACION
VALIJA – DESAPCHO
ESPECIAL DE POSTAL –
RECIBO DOCUEMNTO CN35
APERTURA DE VALIJAS O
DESPACHOS POSTALES
VERIFICACION DE LOS
VERIFICACION DE
ENVIOS POR SU CODIGO
ESTADO FISICO DEL
DE BARRA ESTANDAR UPU,
ENVIOS
EN LA FORMULA CN33
SELLAR ENVIO CON ENVIO

SELLOS GOMIGRAFO ROTU
Y FECHA DE
ADMISION
REGISTRÓ DE ENVIOS EN CONFECCION

SISTEMA IPS LIGHT ACTA DE
INSPECCION, DE
ANOMALIA
CLASIFICACION DE
ENVIOS EN CIUDAD,
INTERIOR, MONITORES, EMITIR
VENTANILLA Y OFICIALES DOCUMENTACION AL
RESPONZABLE DE CONFECCIONA
AREA Y BOLETINES DE R FORMULA
VERIFICACION CN43, BOLETIN
DE
VERIFICACION
187
RESPONZABLE O INSPECTOR DE BOLETINES FIN

AUXILIAR TURNO
DE
VERIFICIO
N
REMITIR
AUXILIAR DOCUMENTOS CN43
IMPRIMIR REPORTE AL AREA DE
PROVINCIAL – CERTIFICADOS
INTERIOR -, Y DE
AGENCIAS
REGISTRO DE ENVIOS-
OFICINAS
EN EL SISTEMA SSOP
LOCALES SD -,
MONITORES
IMPRIMIR
CONDUCE O
ACUSE DE
ENTREGA DE
ENVIO
VERIFICAR LA CANTIDAD
DE ENVIOS,
RELACIONADO EN LOS
REPORTE POR CODIGO Y
NOMBRE
REGISTRO EN EL SSOP
DE NUMERO DE
DESPACHO, Y
PRECINTO
CIERRE DE DESPACHO
LOCAL E INTERIOR
IMPRESIÓN DE REPORTE
DE VALIJA –
DESPACHO GENERAL
188 | P á g i n a
1. Se recibe del centro de CN35

Auxiliar
clasificación las valijas,
contentivas de despacho de
admitidos Internacional, estos
identificados en la etiqueta o
formula CN35, y con la categoría
de UR, formulario de entrega de
valijas. Esto con la presencia de
un inspector postal.
2. Apertura de valija, validar cada CN33

Auxiliar
envíos según su código de barra
estándar de UPU, verificando
cada uno en la formula CN33 -
lista especial de envíos
certificado – y su peso, y el buen
estado físico de cada uno. Esto
con la presencia de un inspector
postal.
3. Clasificación de los envíos por CN33

Responsable o
localidad, municipio, o
Auxiliar poblaciones a nivel nacional –
interior, y local por oficina
postales locales, también
monitores de distribución y
entrega sede indicándoles en el
embalaje del cada envíos u
objeto postal en número de
asignado a cada oficina y
monitor local, y la región TN, TS,
TE. Y a los apartados instalados en
la sede. Y los de dirección
incompleta y mal encaminados.
189
4. Verifica el estado integro de CN33

Inspector postal
cada uno de los envíos y que han
sido sido admitidos según
documento CN33 – lista especial
de envíos certificados.
5. Sellar con el sello gomigrafos del

Auxiliar
área cada una de las
correspondencias con la fecha
del día de la admisión.
6. Registro en el sistema IPS Light,

Auxiliar
cada despacho con sus envíos,
estos en la secciona de
recepción de envíos en oficina
de cambia
7. Clasifican los envíos en la interior

Auxiliar
TN – transito Norte, TS – Transito
Sur-, TE – Transito Este-, y local por
el ciudad, y monitores
8. Se registran cada uno de los

Auxiliar
envíos en el SSOP - Sistema de
Seguimiento de la Operaciones
Postales -, escaneando el código
de barra estándar de la UPU,
nombre del destinatario,
dirección, número de teléfono,
ofician de destinos de la
localidad según dirección
registrada en el embalaje del
envío.
9. Impresión de los reporte de por Reporte de

Auxiliar
oficina postales interior y local, envíos
monitores, certificados
190 | P á g i n a
10. Impresión de los conduce de Documentos

Auxiliar
entrega para cada envíos, este de conduce
es colocado a cada envío para de entrega
que al momento de la entrega
por el cartero o distribuidor
domiciliario o en la ventanillas, el
destinatario firme y registre su
número de cedula para
documentar la entrega.
11. Verificar la cantidad de los envíos

Auxiliar
registrados en los reporte por
oficina postal local e interior, por
su numeración y nombre de
usuario, la totalidad de la
cantidad de los envíos que están
destinados a cada unas
12. Registran en el SSOP el número de Tablilla por

Auxiliar
despachos postal y el número del localidad
precinto de seguridad asignado Interior y
a cada una de las dependencias ciudad
postales locales e interiores. Por lo
que se procede a imprimir la
tablilla
13. Cierre de despachos postal, ya Cierre de

Auxiliar
verificados los envíos con su despacho
reporte de envíos certificados, se postal
introducen en una saca, la cual
no debe de tener rotura en
estado integro, los cuales fueron
validados previamente por el
inspector de turno,
14. Impresión de reporte de Reporte de

Auxiliar
despachos de valija o despachos despachos
de interior y ciudad
191
15. Se procede a hacer le entrega el Reporte de

Auxiliar
área de despachos general de despacho
las valijas o despachos postales de valijas
ya confeccionados
Persona asignado FIN DEL PROCEDIMIENTO

Criterio Indicador
Cantidad de envíos admitidos • % de envíos procesados

• Puesto Encargado de Director de Director de

Operaciones Operaciones Operaciones
• Nombre Ing. Roberto Ricardo Hoepelman Ricardo

Fernández Hoepelman
• Firma
• Fecha Julio 2018
01 JULIO Levantamiento Ing. Encargado Ricardo Director de

2018 de proceso Roberto de Hoepelman Operaciones
Fernández Operaciones
192 | P á g i n a
Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO.OP.2
.2
Versión: 01
Fecha Creación: 08 -07-

PROCEDIMIENTO DE: 2018
CONFECCION DE DESPACHOS POSTALES Fecha de Act:

DIARIO BP
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento postal de los envíos de

categoría de bultos postal, y su encaminamiento a nivel Nacional, para la
entrega satisfactoria a los destinatarios.
-ALCANCE
• El presente documento alcanza l as diferentes dependencias – departamento

y áreas a cargo de la Dirección de Operaciones, así como la
administraciones y agencias postales provinciales en el interior del país
esto desde la recepción de las valijas, su apertura, registros informáticos,
clasificación y distribución de los envíos a nivel nacional.
• Ley 307-85 Crea el Instituto Postal Dominicano INPOSDOM

• Convenio Postal Universal
• Manual de Envío de Correspondencia
193
-RESPONSABILIDADES
qq. Aprobar el proceso, Director Operaciones

procedimiento y políticas de
acción
rr. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
mantener y velar por el
cumplimiento de este
procedimiento y las políticas
de su operación.
ss. Cumplir con lo estipulado en Encargado de División de Certificados
este procedimiento. Postales
194 | P á g i n a

• Apartado Postal: Son cajas metálicas las cuales son alquilados por una Oficina
de Correos mantenimiento por término años y precios que varían dependiendo
del tamaño del apartado; usualmente a personas jurídicas, pero también
personas naturales pueden acceder a ellos.
• Postal: Concerniente al ramo de correos. Servicio postal.
• Correspondencia: Comunicación por escrito entre dos o más personas. La
la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario.
exterior.
un receptor (destinatario). Escrito que una persona dirige a otra para darle
noticias; generalmente se envía por correo encerrado en un sobre.
• Reporte Provincial: Relación de envíos certificados destinados a dependencias
postales en el interior del país
dependencias postales en la provincia de Santo Domingo y el Distrito Nacional.
• Reporte de Despacho: Listado de valijas destinados a las dependencias postales
a nivel nacional.
• CN43: Boletines de Verificación, documento de notificación de anomalía en la
admisión y tratamiento de envíos postales, para comunicar a las
• BP: Abreviatura de envíos de bulto postal
3. Cumplir con las directrices de la dirección de operaciones, para la admisión y clasificación de los
envíos certificados a nivel nacional.
4. Confeccionar los despachos postales contentivos de envíos de bulto postal a las dependencias
postales de las poblaciones donde están instaladas estas.
195
DESARROLLO
196 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DESPACHO FIN

AUXILIAR TURNO GENERAL
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
RECIBO
VERIFICACION
VALIJA CONTENTIVA
DE ENVIOS BP
APERTURA DE VALIJAS VERIFICACION DE

ESTADO FISICO DEL
SE CUNTIFICAN LOS ENVIOS
ENVIOS SEGÚN ETIQUETA
CLASIFICACION DE SE PESA LOS ENVIOS Y SE

ENVIOS EN CIUDAD, REGISTRA EL PESO EN
INTERIOR, MONITORES, EMBALAJE DE LOS
VENTANILLA DE ENTREGA ENVIOS
REGISTRO DE ENVIOS EN
EL SISTEMA SSOP, SU
CODIGO SI LO TUVIESE,
NOMBRE, DIRECCION,
NUMERO DE TELEFONO, Y
LOCALIDAD DE DESTINO
IMPRIMIR REPORTE
PROVINCIAL –
INTERIOR -, Y DE
AGENCIAS -
OFICINAS
LOCALES SD -,
MONITORES
197
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DESPACHO FIN

AUXILIAR TURNO GENERAL
IMPRIMIR
CONDUCE O
ACUSE DE
ENTREGA DE
ENVIO
DE ENVIOS,
RELACIONADO EN LOS
NOMBRE
REGISTRO EN EL SSOP
DE NUMERO DE
DESPACHO, Y
PRECINTO
CIERRE DE DESPACHO
LOCAL E INTERIOR
IMPRESIÓN DE REPORTE ENTREGA DE

DE VALIJA – VALIJAS -
DESPACHO GENERAL REPORTE DE
DESAPCHO
198 | P á g i n a
16. Se recibe del centro de clasificación las Formulario

Auxiliar
valijas, contentivas de envíos de bulto de entrega
postal despacho de admitidos
Internacional, formulario de entrega de
valijas. Esto con la presencia de un
inspector postal.
17. Apertura de valija, se cuantifican los envíos

Auxiliar
contentiva en la valijas. Esto con la
presencia de un inspector postal.
18. Verifica el estado integro de cada uno de

Inspector postal
los envíos.
19. Se pesan cada uno los envíos y se registra

Inspector postal
el peso en el embalaje de estos.
20. Clasificación de los envíos por localidad,

Responsable o
municipio, o poblaciones a nivel nacional –
Auxiliar interior, y local por oficina postales locales,
también monitores de distribución y
entrega sede indicándoles.
21. Se registran cada uno de los envíos en el

Auxiliar
SSOP - Sistema de Seguimiento de la
Operaciones Postales -, escaneando el
código de barra estándar de estos si lo
tuviesen, nombre del destinatario,
dirección, número de teléfono, ofician de
destinos de la localidad según dirección
registrada en el embalaje del envío.
199
22. Impresión de los reporte de por oficina Reporte de

Auxiliar
postales interior y local, monitores, envíos BP
23. Impresión de los conduce de entrega para Documentos

Auxiliar
cada envíos, este es colocado a cada envío de conduce
para que al momento de la entrega por el de entrega
cartero o distribuidor domiciliario o en la
ventanillas, el destinatario firme y registre
su número de cedula para documentar la
entrega.

Auxiliar
registrados en los reporte por oficina
postal local e interior, por su numeración y
nombre de usuario, la totalidad de la

Auxiliar
despachos postal y el número del precinto localidad
de seguridad asignado a cada una de las Interior y
dependencias postales locales e interiores. ciudad
Por lo que se procede a imprimir la tablilla
26. Cierre de despachos postal, ya verificados Cierre de

Auxiliar
los envíos con su reporte de envíos despacho
certificados, se introducen en una saca, la postal
cual no debe de tener rotura en estado
integro, los cuales fueron validados
previamente por el inspector de turno,
27. Impresión de reporte de despachos de Reporte de

Auxiliar
valija o despachos de interior y ciudad despachos
28. Se procede a hacer le entrega el área de Reporte de

Auxiliar
despachos general de las valijas o despacho de
despachos postales ya confeccionados valijas
200 | P á g i n a

Criterio Indicador

• Puesto Encargado de Director de

Operaciones Operaciones
• Nombre Ing. Roberto Fernández Ricardo Hoepelman
• Firma
V1 JULIO Levantamiento Ing. Encargado Ricardo Director de

201
Código:
.3
Versión: 01
DITRIBUCION DE AVISOS PARA RETIRO DE Fecha de Act:

ENVIOS DE CONTROL
ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el manejo y distribución de los avisos en los

apartados postales, para el posterior retiro en las ventanillas de
servicios de los enví os de control.
-ALCANCE
• Estos desde la recepción de los avisos, cuantificación, clasificación, y

distribución de estos en los casilleros de apartados hasta la recepción u
entrega al destinatario.
• Ley 307-85 Crea el Instituto Pos tal Dominicano INPOSDOM

202 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
tt. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
uu. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
vv. Cumplir con lo estipulado Responsable de Apartados Postales
en este procedimiento.
• A p a r t a d o P o s t a l : S o n c a j a s m e t á l i c a s las cuales son alquilados por una Oficina

de Correos mantenimiento por término años y precios que varían dependiendo del tamaño
del apartado; usualmente a personas jurídicas, pero también personas naturales pueden
acceder a ellos.
• P o s t a l : Concerniente al ramo de correos. Servicio postal.
• C o r r e s p o n d e n c i a : Comunicación por escrito entre dos o más personas. La
5. Cumplir con la directrices de la dirección de operaciones, para la clasificación optima de los
avisos en los apartados postales
6. Depositar los avisos en los apartados, y mantenimiento y tratamiento de notificación al
contratante de los apartados postales.
7. El de los apartados gestionando las visitas de los usuarios contratantes por el volumen
rezagados.
203
2. DESARROLLO
204 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE AUXLIAR USUARIO FIN
RECIBEN DE:
AVISOS (EMS,
CERTIFICADO,
BULTOS, COLIS
POSTALES).
AVISOS TIENE
NUMERO DE
APARTADO
SE DISTRIBUYEN EN
LAS CASILLAEROS
CORRESPONDIENTES
SEGUN EL NUMERO.
SE DEVUELVEN EL
AVISO AL AREA
EMISOR
SE CLASIFICACION
POR CUADRANTES
DE APARATADO
SE COLOCAN EN EL
APARTADO
USUARIO RETIRA
CORRESPONDENCIA
205
29. Se recibe de las áreas de certificados, bulto Documento

Auxiliar
postal, colis postal y EMS los avisos de los de
envíos destinados a los apartados postales recepción
apostados en la sede central, contentiva e de avisos
los envíos destinados según si dirección a
los apartados postales, según relación con
la fecha y la cantidad de avisos.
30. Confirmación de los avisos con el número

Responsable
de apartados
31. Clasificación de los avisos por cuadrante de

Responsable y
apartados, asignado a personal o el
Auxiliar número de apartados
32. Colocación de envíos en los casilleros u Formularios

Responsable y
apartados postales de los contratantes de registro
Auxiliar
de envíos
de
apartados
para el
control de
para el
retiro
206 | P á g i n a

Criterio Indicador
Cantidad de aviso proceso diariamente • % de avisos procesados y colocados en los

apartados
•


• Firma

207
Código:
.4
Versión: 01

DITRIBUCION DE ENVIOS EN LOS APARTADOS Fecha de Act:

DIARIO
4. ASPECTOS GENERALES
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el manejo y distribución de los de envíos en

los apartados postales, para su tratamiento, registro y mantenimiento.
-ALCANCE
• Estos desde la recepción de las valijas, su apertura, cuantificación y

clasificación, y distribución de los envíos en los apartados.

208 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
ww. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
xx. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
yy. Cumplir con lo estipulado Responsable de Apartados Postales

acceder a ellos.
la comunicación es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario.
envíos en los apartados postales
9. Despachar los envíos a los contratantes de los apartados
10. El de los apartados gestionando las visitas de los usuarios contratantes por el volumen
rezagados.
209
5. DESARROLLO
210 | P á g i n a

•
O AUXILIAR
RECIBEN DE:
C.CLASIFICACIO
N
CARTERO
CORRESPONDE
BUZONES
NCIAS TIENE
ESPECIAL NUMERO DE
RECIBO APARTADO
APARTADO
SE CLASIFICACION
POR CUADRANTES DE
APARATADO
SE DEVUELVEN EL
ENVIO AL AREA
EMISOR SE DISTRIBUYEN LOS
ENVIOS EN LAS CASILLAS
CORRESPONDIENTES
SEGUN EL NUMERO.
SE COLOCAN EN EL
APARTADO
USUARIO RETIRA
CORRESPONDENCIA
211
33. Se recibe del centro de clasificación las Documento

Responsable o
valijas, contentivas de los envíos de
Auxiliar destinados según si dirección a los recepción
apartados postales, esta etiquetadas de valijas
APARTADOS POSTAL – con la fecha y la
cantidad de envíos. Recibiendo en
formulario de entrega de valijas.
34. Apertura de valija, validar la cantidad de Documentos

Responsable o
los envíos – contando estos - de
Auxiliar
recepción
de valijas
35. Clasificación de los envíos por cuadrante Formularios

Responsable o
de apartados, asignado a personal de de registro
Auxiliar apartados de envíos de
apartados
por
cuadrante
36. Colocación de envíos en los casilleros u Formularios

Responsable o
apartados postales de los contratantes de registro
Auxiliar
de envíos de
apartados
por
cuadrante
212 | P á g i n a

Criterio Indicador
Cantidad de envíos proceso diariamente, • % de envíos procesados y colocados en los

envíos admitidos
apartados
•


• Firma
• Fecha Junio 2018
213
V1 JUNIO Levantamiento Ing. Encargado Ricardo Director de

Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO.O
P.2.5
Versión: 01

ENTREGA DE BOLETINES DE LAS Fecha de Act:

CORRESPONDENCIAS MAL ENCAMINADAS
CERTIFICADAS (DIARIOS)
-PROPÓSITO
• Es comunicar a los demás correos las anomalías e imprevistos

mediante los documentos oficiales (CN43, CN65), para el
conocimiento y controles de lugar.
-ALCANCE
• Estos desde la recepción de los despachos, su apertura, clasificación y

distribución de las correspondencias.
214 | P á g i n a

-RESPONSABILIDADES
zz. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
aaa. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
bbb. Cumplir con lo estipulado Responsable de Boletines de
en este procedimiento. verificación
• Formulario (CN43): es el documento oficial que se utiliza para comunicar

a los demás correos los imprevistos y situaciones con los despachos y
envíos, (Certificados – ordinarios), ya sea por mal encaminado, piezas
faltantes, dirección in completa, falta de documentación, expoliación etc.
• Formulario (CN65): este es el documento que se le agrega como factura
al documento CN43 cuando se realiza un boletín de verificación por el
reencaminamiento para su respectivo cobro según el peso.
215
11. Cumplir con las directrices de la dirección de operaciones, para cumplir los procesos
establecidos.
12. Entregar los boletines al dpto. de certificado
13. Notificar los imprevistos y situaciones en el tiempo establecido
216 | P á g i n a
8. DESARROLLO
217

•
AUXILIAR RESPONZABLE AUXLIAR AREA DE FIN
O AUXILIAR CERTIFICADO SECCION
AEREA
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CERTIFICADOS –
DOCUMENTACI VEREIFICADO,
ON DOCUMENTACION
CN33, ACTA DE
VERIFICACION DE
INSPECTOR
DOCUMENTACION
CN33 Y ACTA CON
DATOS
COMPLETOS
SE PROCESAN Y SON
SE CONFECCIONAN LOS ENVIADOS AL DPTO. DE
BOLETINES SEGÚN SU SECCION AEREA PARA
OBSERVACION SU DESPACHO.
LOS BOLETINES SON

ENTREGADOS AL DPTO
DE CERTIFICADO
218 | P á g i n a
37. Recibimos la información mediante un Formularios

Responsable o
documento con la información requerida
Auxiliar CN43,CN65
38. Esta información debe tener las siguientes Formularios

Responsable o
características: número de despacho,
Auxiliar número de registro ( RR), país de origen, CN43,CN65
país de destino, cantidad de piezas, peso
de las correspondencias y que este sellado
y firmado por el encargado de área e
inspector de turno
39. Se realizan los boletines de Formularios

Responsable o
correspondencias mal encaminadas
Auxiliar certificadas mediante los documentos CN43,CN65
oficiales CN43,CN65
40. Se les hace entrega de los boletines al dpto. Formularios

Responsable o
de certificados
Auxiliar CN43,CN65
219

Criterio Indicador
Cantidad de Boletines por países, piezas y • % de envíos procesados y colocados en los

peso
apartados
•

• Puesto Encargado de Boletines Encargado de Director de

de Verificación y Operaciones Operaciones
Control de Despachos
• Nombre Yan Carlos Brito Ing. Roberto Fernández Ricardo Hoepelman
• Firma

220 | P á g i n a
Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO.
OP.2.
6
Versión: 01
Fecha Creación: 08 -
PROCEDIMIENTO DE: 07-
2018
ENTREGA DE BOLETINES DE LAS Fecha de Act:

CORRESPONDENCIAS MAL ENCAMINADAS
ORDINARIAS ( DIARIOS )
-PROPÓSITO

mediante los documentos oficiales (CN43, CN65), pa ra el
-ALCANCE

221

-RESPONSABILIDADES
ccc. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
ddd. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
eee. Cumplir con lo estipulado Responsable de Boletines de

a los demás correos los imprevis tos y situaciones con los despachos y
faltantes, dirección incompleta, falta de documentación, expoliación etc.
establecidos.
222 | P á g i n a
11. DESARROLLO
223
AUXILIAR RESPONZABLE AREA DE FIN

O AUXILIAR SECCION
AEREA
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
– VEREIFICADO,
DOCUMENTACI DOCUMENTACION
ON CN33, ACTA DE
VERIFICACION DE
INSPECTOR
DOCUMENTACION
CN33 Y ACTA CON
DATOS
COMPLETOS
SI
SE CONFECCIONAN LOS
BOLETINES DE
ENTREGAR A
CORRESPONDENCIAS
SECCION AEREA
MAL ENCAMINADA
ORDINARIA
224 | P á g i n a
41. Recibimos la información del dpto.. de Formularios

Responsable o
admisión y clasificación mediante un
Auxiliar documento R-4 CN43,CN65
42. Esta información debe tener las siguientes

Responsable o
características: número de despacho, país
Auxiliar de origen, país de destino, cantidad de
piezas, peso total de las correspondencias
y que este sellado y firmado por el
inspector de turno y el dpto. de sección
aérea.
43. Se realizan los boletines de

Responsable o
correspondencias ordinaria mal
Auxiliar encaminadas
225

Responsable o
de Sección Aérea
Auxiliar CN43

Criterio Indicador
Cantidad de Boletines por países y peso • % de envíos procesados y colocados en los

apartados
•


• Firma
226 | P á g i n a

Código:
.7
Versión: 01

ENTREGA DE BOLETINES DE VERIFICACION Fecha de Act:

CN43, CN65, CP78 AL DPTO. DE CUENTAS
INTERNACIONALES (SEMANAL)
-PROPÓSITO
• Es confeccionar las facturas CN65, para que se realicen las gestiones de

cuentas y desequilibrio postal a las administraciones de los países
miembros de la UPU, la carga postal procesada.
227
-ALCANCE

distribución a las de tratamiento postal de operaciones.

-RESPONSABILIDADES
fff. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
ggg. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
hhh. Cumplir con lo estipulado Responsable de Boletines de
• Formulario (CN43): es el documento oficial que se utiliza para comunicar a

los demás correos los imprevistos y situaciones con los despachos y envíos,
(Certificados – ordinarios), ya sea por mal encaminado, piezas faltantes,
dirección incompleta, falta de documentación, expoliación etc.
• Formulario (CN65): este es el documento que se le agrega como factura al
documento CN43 cuando se realiza un boletín de verificación por el
• Formulario (CP78): este es el documento q ue se utiliza para notificar los
imprevistos y situaciones que se presentan con las encomiendas postales, ya
sea por falta de peso mal encaminadas, piezas faltantes, dirección
incompleta, falta de documentación, expoliación etc.
228 | P á g i n a
establecidos.
18. Entregar la documentación al dpto. de cuentas internacionales.
19. Que la documentación este totalmente legible verificada y procesada.
229
14. DESARROLLO
230 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE CUENTAS FIN

O AUXILIAR INTERNACIONALES
RECIBEN DE:
C.CERTIFICADOS
C.CLASIFICACIO VEREIFICADO,
N DOCUMENTACION
COLIS POSTAL CN33, CN31,
CP87, QUE ESTAN
VALIDADOS POR
INSPECCION
N
O
DOCUMENTACION
DATOS
COMPLETOS
SI
SE PROCESAN Y SON
SE CONFECCIONAN LAS ENTREGADOS AL DPTO.
FACTURAS CN65 DE CUENTAS
INTENACIONALES
231
45. Se recibe del centro de clasificación, Documentos

Responsable o
departamento de colis posta y certificado, CN31-CP87
Auxiliar sellados con la fecha de entrada y
firmados por el responsable del área y
verificados por un inspector postal.
46. Estos son clasificados por países, despacho

Responsable o
y de manera ascendente para su debido
Auxiliar control.
47. Son procesados en el sistema por país.

Responsable o
Peso piezas y fecha de llegada.
Auxiliar
232 | P á g i n a
48. Entrega de la documentación, ya Documentos

Responsable o
procesada al departamento de cuentas CN65
Auxiliar internacionales, mediante una
comunicación con la relación de los
despachos.

Criterio Indicador
Cantidad de peso total por despachos • % de envíos procesados y colocados en los

admitidos
apartados
•


• Firma
233

Código:
.8
Versión: 01

ENTREGA DE CARGA DE CORREO ADMITIDO Fecha de Act:

DIARIO - OFICINA TRANSBORDO AILA/JFPG
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento de la carga postal

internacional de importación en el AILA/JFPG
-ALCANCE
• El presente documento alcanza la unidad de la oficina de t rasbordo

AILA/JFPG a cargo de la Dirección de Operaciones, para la recepción, los
registros en formularios de carga por depósito de manejador de carga
aérea.
234 | P á g i n a

• Decreto No. 402-05 que aprueba el Reglamento para el Despacho Expreso de Envíos (Correo
Expreso)
-RESPONSABILIDADES
iii. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
jjj. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
kkk. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Oficina de
en este procedimiento. Transbordo AILA/JFPG
235

• El servicio postal: es un sistema dedicado a transportar documentos escritos, así como paquetes
de tamaño pequeño o mediano (encomiendas) alrededor del mundo. Todo envío a través del
sistema postal es llamado correo – correspondencia – envío – y el término actual es Objetos
Postales.
• C o r r e s p o n d e n c i a : Comunicación por escrito entre dos o más personas. La correspondencia
implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras
que quien la recibe es el destinatario.
• Emisor o Remitente: Es la persona natural o jurídica que envía una carta o paquete generalmente
por correo a un consignatario en el país o hacia el exterior.
• Receptor o Destinatario: Es la Persona natural o jurídica a cuyo nombre se encuentra manuscrita
o registrada en el embalaje de la carta o paquete
• C a r t a : Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario). Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias; generalmente
se envía por correo encerrado en un sobre.
• CP87: Lista Especial de envíos de Colis Postal.
• Encomienda Postal: Colis Postal
• CN31: Formula de datos de despachos – Factura de gastos terminales.
• CN38: Documento de embarque de carga postal internacional.
• Gastos Terminales: Los operadores designados de los países miembros de la
UPU, que reciban envíos de correspondencias de otros operadores
designados tendrá derecho a cobrar al operador designado expedidor una
remuneración por los gastos originados por el correo internacional recibido.
• UPU: Unión Postal Universal: Órgano especializado de las ONU en materia de
comunicación física.
• ONU: Organización de las Naciones Unida s
• Administraciones Postales / Operador Designado / países Miembros: Es el
órgano – institución que ha sido designada por los países – lo Estado para
cumplir con la obligación del servicio postal universal.
• País Miembro de la UPU: Son las Naciones que perte necen a la UPU, que
acatan los reglamentos establecidos para el intercambio de correo
internacional.
236 | P á g i n a
• LEGISLACION ADUANERA: Conforme al Convenio Internacional para la

Simplificación de los Regímenes Aduaneros, de 1974, mejor conocido como
“Convenio de Kyoto” define la Legislación aduanera como las disposiciones legales
y reglamentarias relativas a la importación, a la exportación, al movimiento o
almacenaje de mercancías, cuya administración y aplicación se encuentren
específicamente a cargo de la Aduana, y todo otro reglamento elaborado por la
Aduana conforme a los poderes que le confiere la ley. Es el conjunto de
disposiciones legales dirigidas a regir las importaciones y las exportaciones de un
Estado o conjunto de Estado.
• AUTORIDAD ADUANERA (DIRECCION GENERAL DE ADUANA): Es el Organismo del
Estado encargado de aplicar la legislación relativa a la importación y exportación
de mercancías y a los otros regímenes aduaneros, de percibir y hacer percibir los
gravámenes que les sean aplicables y de cumplir las demás funciones que se le
encomienden.
• Administraciones de Adunas: Es la oficina pública y/o fiscal que, a menudo bajo las
órdenes de un Estado o gobierno político, se establece en costas y fronteras con el
propósito de registrar, administrar y regular el tráfico internacional de mercancías
y productos que ingresan y regresan de un país. El propósito de las
administraciones, colecturías aduana es múltiple y, entre otras cosas, se ocupa de
controlar el tráfico de bienes materiales que se importan y exportan, cobrando
impuestos y tarifas a entes individuales o colectivos.
• Control aduanero: Conjunto de medidas adoptadas por la Administración
Aduanera con el objeto de asegurar el cumplimiento de la legislación aduanera, o
de cualesquiera otras disposiciones cuya aplicación o ejecución es de competencia
o responsabilidad de ésta.
• Declaración aduanera de mercancías: Documento mediante el cual el declarante
indica el régimen aduanero que deberá aplicarse a las mercancías, y suministra los
detalles que la Administración Aduanera requiere para su aplicación.
• Declaración Simplificada: El despacho de importación o exportación de
mercancías que por su valor no tengan fines comerciales, o si los tuvieren no son
significativos para la economía del país, se podrá solicitar mediante una
Declaración Simplificada de Importación y Exportación, respectivamente.
• Incautación: Medida preventiva adoptada por la Autoridad Aduanera que consiste
en la toma de posesión forzosa y el traslado de la mercancía a los almacenes de la
SUNAT, mientras se determina su situación legal definitiva.
• Aforo: Faculta de la autoridad aduanera de verificar la naturaleza, origen, estado,
cantidad, valor, peso, medida, y clasificación arancelaria de las mercancías, para la
correcta determinación de los derechos arancelarios y demás tributo aplicables así
como los recargos que corresponden, mediante el reconocimiento físico y/o la
revisión documentaria.
237
238 | P á g i n a
• gente de carga internacional: Persona que puede realizar y recibir embarques,

consolidar, y desconsolidar mercancías, actuar como operador de transporte
multimodal sujetándose a las leyes de la materia y emitir documentos propios de
su actividad, tales como conocimientos de embarque, carta de porte aéreo, carta
de porte terrestre, certificados de recepción y similares.
• Almacén aduanero: Local destinado a la custodia temporal de las mercancías cuya
administración puede estar a cargo de la autoridad aduanera, de otras
dependencias públicas o de personas naturales o jurídicas, entendiéndose como
tales a los depósitos temporales y depósitos aduaneros.
• Carga consolidada: Agrupamiento de mercancías pertenecientes a uno o a varios
consignatarios, reunidas para ser transportadas de un puerto, aeropuerto o
terminal terrestre con destino a otro puerto, aeropuerto o terminal terrestre, en
contenedores o similares, siempre y cuando se encuentren amparadas por un
mismo documento de transporte.
239
• Código Estándar UPU: Código de barra de seguimiento de envíos

internacionales – el cual es un código de treces (13) caracteres
alfanuméricos, el cual inicia con dos letras, continua con nueves número
de control encriptados y finaliza con dos letras.
• Código Estándar UPU:

RR140350217DO – envíos certificados
EE000102302DO – envíos EMS
CP140305475DO – envíos de encomienda o Colís postal.
R: la primera letra identifica la categoría o producto de correo, para envío certificado, y para envíos de
EMS E y encomienda C.
R: la segunda letra es una subcategoría del servicio, pueden RR, RB, RN, RA, RC, RL, EE, EM, EQ, EJ, EI, CP,
CC, CL, CW, CM, CQ, CD, etc.
14: los dos primeros números identifican el año de la década.
0350217: los restantes siete números son una secuencia de control.
DO: Las dos últimas letra son la siglas binomial ISO de los país, la cual identifican el país de origen.
DO – Republica Dominicana CA – Canada

ES – España TW – Taiwan
CO – Colombia UY – Uruguay
DM – Dominica CH – Suiza
VE – Venezuela BZ - Belize
AR – Argentina BS – Bahamas
PE – Peru EG - Egipto
HT – Haiti DK - Dinamarca
NL – Holanda JM – Jamaica
IT – Italia GY - Guyana
DE – Alemania IN – India
PA – Panamá KY – Gran Caimán
CU – Cuba NO – Noruega
240 | P á g i n a
RU – Rusia SA – Arabia Saudita
PT – Portugal IL – Israel
20. Cumplir con las directrices de la dirección de operaciones, para la admisión y clasificación de
los envíos certificados para su expedición / salida / internacional.
21. Confeccionar correcta los despachos postales contentivos de envíos certificados a los países
de destino.
241
242 | P á g i n a
17. DESARROLLO
243
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DEPOSITO CENTRO DE FIN

AUXILIAR TURNO 5 ADUANA ADMISION
Y
CLASIFICACI
ON
RECIBEN DE:
ALMACENES O
MANEJADORES
DE CARGA DE
LINEAS AEREA EB RECIBEN CARGA POSTAL
EL AREA DE INTERNACIONAL
CARGA DEL (DESPACHOS – VALIJAS-
AILA/JFPG SACAS) DE
DESPACHO-SACA
CON DIFERENCIA DE
PESO
COMFECCIONA ACTA
POR DIFERENCIA DE PESO
SE OBTIENE FIRMA
DE REPORZABLE DE
ALMACEN DEL
MANEJADOR DE
CARGA LINEA
AEREA
SE TRANSLADA
CARGA POSTAL
ACTA ACOMPAÑA
AL DEPOSITO 5 DE
DESPACHO O VALIJA
ADUANAS PARA
PARA SU TRANSLADO
EL AFORO O
AL CENTRO DE
CLAREO
OPERACIONES POSTAL
ADUANERO
SE APERTURAN
LOS DESPACHOS
–VALIJAS-SACAS AFORO
ADUANERO -
VERIFICACION
244 | P á gDEL
FISICA in a
CONTENIDO DE
LOS ENVIOS
POSTALES
245
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DEPOSITO 5 CENTRO DE FIN

AUXILIAR TURNO ADUANA ADMISION
Y
CLASIFICACI
ON
S PRESENTAN LOS
DUA DE LOS RETENCION DE ENVIOS
SE RELIZAN LAS
POSTALES POR SU
ENVIOS PARA SU GESTIONES DE CONTENIDO, EL CUAL ES
VALORACION Y ADUANERA DUA SUSCEPTIBLE DE
GESTION DE DE LOS ENVIOS IMPOSICION DE
SALIDA DEL AERA IMPORTACION
DE CARGA DEL
AILA
SE IMPRIMEN LOS
DUA Y LAS SE INSTRODUCEN
LIQUIDACIONES O NUEVAMENTE LOS
FACTURA DE ENVIOS EN LAS
IMPUESTO DE SACAS
IMPORTACION PARA
CADA ARTICULO DE
ENVIOS POSTAL
DGA VERIFICA Y
AUTORIZA LA
SALIDA CON EL
DUA Y LA
LIQUIDACION
SE INSTRODUCE –
SE CARGA EL
VEVICULO
NUEVAMENTE CON
LAS SACAS – YA
AFORADAS POR
DGA
SE GESTINA LA CARTA
DE RUTA DE SALIDA, SE CONFECCIONA
ANTE AREA DE LA CARTA DE RUTA
CELADORES DE DGA DE SAIDAD DE
ADMINISTRACION CARGA
AILA – DE LA
CANTIDAD DE VALIJA,
BULTO
RECEPCION DE
CARTA DE RUTA –
PARA SALIDA DE
VEHICULO DE
CARGA POSTAL
246 | P á g i n a
247
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DEPOSITO 5 CENTRO DE FIN

AUXILIAR TURNO ADUANA ADMISION Y
CLASIFICACION
SE TRANSLADA
CARGA AL SE RECIBEN LAS
CENTRO DE VALIJAS, BULTO
OPERACIONES POSTAL –
POSTALES – DESPACHO DE
CENTRO DE CORREO
ADMISION Y INTERNACIONAL
CLASIFICCION DE IMPORTACION
248 | P á g i n a
49. Se recibe de los almacenes de los Guías Aéreas,

Auxiliar
manejadores de carga de las líneas CN 38
aéreas, los despachos postales
internacional importados al país. Esto
con la presencia de un inspector postal.
50. Se repesan cada valija, bulto, caja para Relación de

Auxiliar
validar o compara el peso registrados Envíos
desde origen en los documentos CN35, Certificados
CN38 y declaración de contenido. En
51. Confecciona acta de novedades a las Acta de

Inspector Postal
valijas que están rota su embalaje de la Inspección
saca, o que presentan diferencia de peso
significativa, más o menos.
52. La acta debe de estar firmada por el Acta de

Almacén de
representante del almacén de Inspección
Manejador de manejador de carga de la diferentes
Carga Aérea líneas aérea, a los fines de hacer contar
que no son entregadas en estado
integro.
53. Acta de novedades en la recepción de Acta de

Responsable o
carga en los almacenes de los Inspección
Auxiliar manejadores de carga de las líneas
aérea, para su posterior tratamiento
postal en el centro de operaciones
postales en la sede de INPOSDOM. Esto
en presencia de inspector postal de
turno.
249
54. Traslado de las cargas recepcionadas en Guías Aéreas,

Responsable o
los almacenes de los manejadores de CN 38
Auxiliar carga de las líneas aérea, al depósito 5
de Aduana, a los fines de aforo aduanal.
Esto en presencia de inspector postal de
turno.
55. Ya en el depósito 5 de Aduanas, se

Responsable o
procede a la apertura de las valijas para
Auxiliar que se verifiqué en los envíos postales
en contenido de los estos para en sesgo
de los artículos que son susceptible del
pago de los impuesto de importación.
Esto en presencia de inspector postal de
turno.
56. Se retiene los envíos que contienen Acta de

Deposito 5
artículos los cuales deben de pagar los retención de
Aduanas impuestos de importación. y aquellos Envíos Postales
con son retenidos de despachan de
inmediato. Esto en presencia de
inspector postal de turno.
57. Se realizan los registros de los artículos,

Auxiliar
contenidos en los envíos postales que
han sido retenidos para el pago de los
impuestos de importación, esto el
Sistema Integrado de Gestión Aduanera
SIGA.
58. Se imprimen los documentos DUA

Responsable o
Declaraciones Únicas Aduaneras DUA,
Auxiliar de los artículos retenidos en los envíos
postales a los fines de los pagos de
impuestos de importaciones, las
liquidaciones correspondientes a cada
expediente o DUA.
59. Se realizan las verificaciones de los DUA

Deposito 5 Aduana
artículos retenido en los envíos postales
su cantidad, valores de estos.
250 | P á g i n a
60. Se valida los DUA y los artículos, su DUA y

Deposito 5 Aduana
valores, y categorización de la partida Liquidación
arancelaria que les corresponden. Aduanera
61. Se autoriza la salida o despacho de los DUA y

Deposito 5 Aduana
envíos con los artículos los cuales deben Liquidación
de pagar los impuestos de importación. Aduanera
62. Estos cargan las valijas o despachos Guías Aéreas,

Auxiliares
postales recepcionadas en los depósitos CN 38, DUA y
de los manejadores de carga de las Liquidación
líneas aérea, ya aforados por aduana. Aduanera
También los envíos postales que han
sido retenidos para las gestión
aduanares de DUA y Liquidación
aduanes para su despachos a centro de
operaciones de INPOSDOM, ubicado en
la calle Héroes de Luperón, Esq. Rafael
Damirón #52, en el Centro de los
Héroes, La Feria, código postal 10101.
Tel.:809-534-5838. Esto en presencia de
inspector postal de turno.
63. Se solicita al área de celadores de

Responsable o
Aduana la carta de ruta, estos con la
Auxiliar cantidad de valijas, bultos de la carga
postal recepcionadas en los depósitos
de los almacenes de los manejadores de
carga de los líneas aéreas. Carga que ya
ha sido afora por aduanas
64. Confeccionan la carta de ruta para el Carta de ruta

Deposito 5
vehículo y la comisión de INPOSDOM, aduanas
Aduanas poder trasladar la carga al centro de
operaciones de INPOSODM, tomando
los datos la carga recepcionadas,
número de placa de vehículo, nombre
del chofer y rango e institución
castrense militar a la que perteneces en
seguridad de la carga postal.
251
65. Se traslada carga al centro de Relación de

Responsable o
operaciones postales de INPOSDOM, Despacho
auxiliares para su tratamiento postal. Esto en Internacionales
presencia de inspector postal de turno. por Línea
Aérea y CN38
66. Se reciben los documentos CN38 y Guías Aéreas,

Centro de Admisión
relación de despachos internacionales, CN 38, DUA y
y Clasificación sellados por las líneas aéreas Liquidación
contratadas. Esto en presencia de Aduanera,
inspector postal de turno. Carta de ruta
aduanas

Criterio Indicador

Cantidad despachos procesados • % de despachos entregado


252 | P á g i n a
• Firma
• HISTORIAL DE C AMBIOS

Código:
.9
Versión: 01

ENTREGA DE CARGA INTERNACIONAL DE Fecha de Act:

SALIDA DIARIO - OFICINA TRANSBORDO
AILA/JFPG
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento de la carga postal

internacional de exportación en el AILA/JFPG
253
-ALCANCE
• El presente documento alcanza la unidad de la o ficina de trasbordo

AILA/JFPG, Despacho Postal a cargo de la Dirección de Operaciones, para
la recepción, según las relaciones de despacho internacional de la carga
de exportación a los depósito de manejador de carga aérea de las líneas
aéreas contratada p ara el transporte internacional de la carga postal.

• Contrato de Servicio de Transporte Líneas Aérea - INPOSDOM
• Decreto No. 402-05 que aprueba el Reglamento para el Despacho Expreso de Envíos (Correo
Expreso)
-RESPONSABILIDADES
lll. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
mmm. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
nnn. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Oficina de
en este procedimiento. Transbordo AILA/JFPG
254 | P á g i n a
• IPS Light: Sistema de registro y seguimien to Internacional de envíos

• El servicio postal: es un sistema dedicado a transportar documentos escritos, así como paquetes
de tamaño pequeño o mediano (encomiendas) alrededor del mundo. Todo envío a través del
sistema postal es llamado correo – correspondencia – envío – y el término actual es Objetos
Postales.
• C o r r e s p o n d e n c i a : Comunicación por escrito entre dos o más personas. La correspondencia
implica el intercambio de cartas: la persona que envía la comunicación es el remitente, mientras
que quien la recibe es el destinatario.
• Emisor o Remitente: Es la persona natural o jurídica que envía una carta o paquete generalmente
por correo a un consignatario en el país o hacia el exterior.
• Receptor o Destinatario: Es la Persona natural o jurídica a cuyo nombre se encuentra manuscrita
o registrada en el embalaje de la carta o paquete
• C a r t a : Es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) y enviado a
un receptor (destinatario). Escrito que una persona dirige a otra para darle noticias; generalmente
se envía por correo encerrado en un sobre.
• CP87: Lista Especial de envíos de Colis Postal.
• Encomienda Postal: Colis Postal
• CN31: Formula de datos de despachos – Factura de gastos terminales.
• CN38: Documento de embarque de carga postal internacional.
• CN35: Documento o Etiqueta, tablilla, cedula de identificación de los
despachos de correos de EMS, certificados y ordinario , este tiene un código
de barra de que indica el país de origen código ISO binomial (DO, US, ES, VE,
C U , e t c . ) , o f i c i n a d e c a m b i o e n e l a e r o p u e r t o d e o r i g e n c ó d i g o I S O ( S D Q,
MIA, MAD, CCA, HAV, etc.), país de destino, oficina de cambio en el
aeropuerto de destino (PAP, LIM, LIS, BUE, MXP, etc.), numero de despacho,
numero de receptáculo (saca, valija), fecha de confección del despachos,
cantidad de artículos contenido en el envase o saca, peso de envase o
despacho, número de vuelo de línea aérea, aeropuerto de transbordo o
tránsito, código ISO de aeropuerto de descarga de destino el cual es el
código ISO de aeropuerto de destino, categoría de correo (UN -correo
ordinario, UR- certificado, EN- EMS, CN- Colis Postal, UT - sacas vacías, etc.)
DOSDQA USMIAA ACN 8 0045 0031 00150
255
• Gastos Terminales: Los operadores designados de l os países miembros de la

UPU, que reciban envíos de correspondencias de otros operadores
designados tendrá derecho a cobrar al operador designado expedidor una
remuneración por los gastos originados por el correo internacional recibido.
• UPU: Unión Postal Universal: Órgano especializado de las ONU en materia de
comunicación física.
• ONU: Organización de las Naciones Unidas
• Administraciones Postales / Operador Designado / países Miembros: Es el
órgano – institución que ha sido designada por los países – lo Estado para
cumplir con la obligación del servicio postal universal.
• País Miembro de la UPU: Son las Naciones que pertenecen a la UPU, que
acatan los reglamentos establecidos para el intercambio de correo
internacional.
256 | P á g i n a
• LEGISLACION ADUANERA: Conforme al Convenio Internacional para la

Simplificación de los Regímenes Aduaneros, de 1974, mejor conocido como
“Convenio de Kyoto” define la Legislación aduanera como las disposiciones legales
y reglamentarias relativas a la importación, a la exportación, al movimiento o
almacenaje de mercancías, cuya administración y aplicación se encuentren
específicamente a cargo de la Aduana, y todo otro reglamento elaborado por la
Aduana conforme a los poderes que le confiere la ley. Es el conjunto de
disposiciones legales dirigidas a regir las importaciones y las exportaciones de un
Estado o conjunto de Estado.
• AUTORIDAD ADUANERA (DIRECCION GENERAL DE ADUANA): Es el Organismo del
Estado encargado de aplicar la legislación relativa a la importación y exportación
de mercancías y a los otros regímenes aduaneros, de percibir y hacer percibir los
gravámenes que les sean aplicables y de cumplir las demás funciones que se le
encomienden.
• Administraciones de Adunas: Es la oficina pública y/o fiscal que, a menudo bajo las
órdenes de un Estado o gobierno político, se establece en costas y fronteras con el
propósito de registrar, administrar y regular el tráfico internacional de mercancías
y productos que ingresan y regresan de un país. El propósito de las
administraciones, colecturías aduana es múltiple y, entre otras cosas, se ocupa de
controlar el tráfico de bienes materiales que se importan y exportan, cobrando
impuestos y tarifas a entes individuales o colectivos.
• Control aduanero: Conjunto de medidas adoptadas por la Administración
Aduanera con el objeto de asegurar el cumplimiento de la legislación aduanera, o
de cualesquiera otras disposiciones cuya aplicación o ejecución es de competencia
o responsabilidad de ésta.
• Declaración aduanera de mercancías: Documento mediante el cual el declarante
indica el régimen aduanero que deberá aplicarse a las mercancías, y suministra los
detalles que la Administración Aduanera requiere para su aplicación.
• Declaración Simplificada: El despacho de importación o exportación de
mercancías que por su valor no tengan fines comerciales, o si los tuvieren no son
significativos para la economía del país, se podrá solicitar mediante una
Declaración Simplificada de Importación y Exportación, respectivamente.
• Incautación: Medida preventiva adoptada por la Autoridad Aduanera que consiste
en la toma de posesión forzosa y el traslado de la mercancía a los almacenes de la
SUNAT, mientras se determina su situación legal definitiva.
• Aforo: Faculta de la autoridad aduanera de verificar la naturaleza, origen, estado,
cantidad, valor, peso, medida, y clasificación arancelaria de las mercancías, para la
correcta determinación de los derechos arancelarios y demás tributo aplicables así
como los recargos que corresponden, mediante el reconocimiento físico y/o la
revisión documentaria.
257
258 | P á g i n a
• gente de carga internacional: Persona que puede realizar y recibir embarques,

consolidar, y desconsolidar mercancías, actuar como operador de transporte
multimodal sujetándose a las leyes de la materia y emitir documentos propios de
su actividad, tales como conocimientos de embarque, carta de porte aéreo, carta
de porte terrestre, certificados de recepción y similares.
• Almacén aduanero: Local destinado a la custodia temporal de las mercancías cuya
administración puede estar a cargo de la autoridad aduanera, de otras
dependencias públicas o de personas naturales o jurídicas, entendiéndose como
tales a los depósitos temporales y depósitos aduaneros.
• Carga consolidada: Agrupamiento de mercancías pertenecientes a uno o a varios
consignatarios, reunidas para ser transportadas de un puerto, aeropuerto o
terminal terrestre con destino a otro puerto, aeropuerto o terminal terrestre, en
contenedores o similares, siempre y cuando se encuentren amparadas por un
mismo documento de transporte.
259
• Código Estándar UPU: Código de barra de seguimiento de envíos

internacionales – el cual es un código de treces (13) caracteres
alfanuméricos, el cual inicia con dos letras, continua con nueves número
de control encriptados y finaliza con dos letras.
• Código Estándar UPU:

RR140350217DO – envíos certificados
EE000102302DO – envíos EMS
CP140305475DO – envíos de encomienda o Colís postal.
R: la primera letra identifica la categoría o producto de correo, para envío certificado, y para envíos de
EMS E y encomienda C.
R: la segunda letra es una subcategoría del servicio, pueden RR, RB, RN, RA, RC, RL, EE, EM, EQ, EJ, EI, CP,
CC, CL, CW, CM, CQ, CD, etc.
14: los dos primeros números identifican el año de la década.
0350217: los restantes siete números son una secuencia de control.
DO: Las dos últimas letra son la siglas binomial ISO de los país, la cual identifican el país de origen.
DO – Republica Dominicana CA – Canadá

ES – España TW – Taiwán
CO – Colombia UY – Uruguay
DM – Dominica CH – Suiza
VE – Venezuela BZ - Belice
AR – Argentina BS – Bahamas
PE – Perú EG - Egipto
HT – Haití DK - Dinamarca
NL – Holanda JM – Jamaica
IT – Italia GY - Guyana
DE – Alemania IN – India
PA – Panamá KY – Gran Caimán
CU – Cuba NO – Noruega
260 | P á g i n a
RU – Rusia SA – Arabia Saudita
PT – Portugal IL – Israel
22. Cumplir con las normas de la dirección de operaciones, para la recepción, transporte, y
entrega a los manejadores de carga o representantes de las líneas aéreas contratantes para el
transporte de carga internacional de exportación.
261
262 | P á g i n a
20. DESARROLLO
263
AUXILIAR RESPONZABLE INSPECTOR DE DEPOSITO SEGURIDAD DESPACHO FIN

O AUXILIAR TURNO MANEJADOR POSTAL
DE CARGA DE
LINEA AEREA
RECIBEN
DE:
DESPACHO
POSTAL RECIBEN CARGA POSTAL
INTERNACIONAL
(DESPACHOS – VALIJAS-
SACAS) DE RELACION DE
DESPACHO POR LINEA
AEREA
SE RETITRA CARGA
VALIJAS- SACA LA AJULA
DE CLASIFICION DONDE
SE ALMACENA
TEMPORALMENTE
VERIFICA CADA VALIJA

QUE ESTE RELACIONADA
CORRECTAMENTE,
DESPACHO-SACA
ESTA RELACIONADA
CORRECTAMENTE
SE INSTRODUCE CARGA
VALIJAS- SACA EN EL
VEHICULO DE
TRANSPORTE DE CARGA
SE TRANSPORTA
CARGA HASTA EL
AREA DE CARGA
DEL AILA/JFPG
264 | P á g i n a
265
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DEPOSITO SEGURIDAD DESPACHO FIN

AUXILIAR DE TURNO MANEJADOR POSTAL
DE CARGA DE
LINEA AEREA
SE TRANSLANDA
CARGA EN EL
VEHICULI DE
CARG HASTA EL
DEPOSITO DEL
MANEJADOR DE
CARGA DE LINEA
AEREA
SE DESCARGA LAS REPRESENTANTES DE

VALIJAS, BULTOS LINEAS AEREA
DEL VEHICULO DE CONTRATADAS -
CARGA ESCANEAN LAS
TABLILLAS DE CADA
VALIJA, BULTO
REPRESENTATES DE
LINEAS AEREA
RECIBEN CARGA
POSTAL SEGÚN
RELACION DE
DESPACHOS
INTERNACIONALES
POR LINEAS AEREA
SE PASAN CADA
VALIJA POR
ESCANER O
MAQUINA DE
RAYOS X, PARA
IDENTIFICAR SU
CONTENIDO QUE
NO SEA
PROHIBIDO
VALIJA O DESPACHO
POSTAL RETENIDA,
ARTICULOS NO
IDENTIFICADO EN EL
ESCANEO - RX
266 | P á g i n a
267
AUXILIAR RESPONZABLE INSPECTOR DEPOSITO SEGURIDAD DESPACHO FIN

O AUXILIAR DE TURNO MANEJADOR DE POSTAL
CARGA DE LINEA
AEREA
SE INSPECCIONA
FISICAMENTE LOS
DESPACHOS Y SU
VERIFICA CADA SE REBIBE LOS CONTENIDO NO
CN38 Y DESPACHO IDENTIFICADO
RELACION QUE SELLANDO LA
ESTAN RELACIONES DE
SELLANDA DESPACHOS
RECIBIDA INTERNACIOANL
POR LINEAS
AEREA Y CN38 DE
CADA ARTICULO NO
DESPACHO ACEPTADO,
SE REIBE PROHIBIDO
DESPACHO,
VALIJA, CON
ARTICULO
PROHIBIDO NO
ACEPTADO
SE
TRANSPORTAN
REBIBE CN38 Y
LOS CN38 Y
RELACION
RELACION DE
SELLANDA POR
DESPACHO, Y
MANEJADOR DE
VALIJA
CARGA LINEA
OBJETADA
AEREA
PARA SU
TRANSPORTE
INTERNACIOANL
268 | P á g i n a
67. Se recibe y se trasladan cada valija o Relación de

Auxiliar
despachos internacional por destino, despacho por
estos debidamente etiquetados con su líneas aérea,
documentos CN35 adheridos, pegados, CN38 y CN35
desde la jaula o deposito transitorio de
carga postal en el centro de admisión y
clasificación, en las carretillas manuales
hasta el áreas de carga y descarga
previsto, donde está estacionado el
camión de carga para transportan las
carga hasta las instalaciones o depósitos
de los manejadores de carga de las
líneas aérea contratadas, estos en el
Aeropuerto Internacional de Las
Americanas AILA/ JFPG país.
68. Se recibe carga Internacional de salida, Relación de

Inspector Postal
cotejando cada una de las valijas y bulto despacho por
a mano (caja), que estén debidamente líneas aérea,
relacionadas con su destino, pesos, CN38 y CN35
número de precinto, y ruta de vuelo de
la línea aérea contratada. Y que esté
presente el juego de siete copia de los
documentos CN38 o documentos de
embarque de carga postal,
69. Si se detectare alguna irregularidad en Relación de

Inspector Postal
los datos relacionados con el despacho o despacho por
valijas físicamente, este se reporta al líneas aérea,
encargado de despachos postal, para CN38 y CN35
que se realice las correcciones de lugar
en la relación de despacho por líneas
aérea.
269
70. Corrige cualquier irregularidad que se Relación de

Despacho Postal
presente en la confección de la relación despacho por
y los despachos. líneas aérea,
CN38y, CN35
71. Se introduce o se carga el camión de Relación de

Auxiliar
carga, previamente la carga este despacho por
machada o cotejadas cada despacho en líneas aérea,
la relación de despachos por líneas CN38 y CN35
aérea
72. Se transporta la carga hasta el

Responsable o
aeropuerto Internacional de Las
Auxiliar Américas AILA/JFPG.
73. Se traslada camión con la carga de

Responsable o
exportaciones Internacional, hasta el
Auxiliar depósito de la manejador de carga de la
línea aérea contratados
74. Se descarga las valijas o despacho

Responsable o
internacionales de salida en el área de
Auxiliar recepción de carga del depósito del
manejador de carga de la línea aérea
contratadas.
75. Recibe las valijas, bultos, que estén Despacho

Almacén de
debidamente etiquetados, con su tablilla valijas, CN35
Manejador de o documentos CN35, escaneando el
Carga Aérea código de barra de cada valija, bulto a
mano (caja).
76. El represéntate del manejador de carga Relación de

Manejador de
de la línea aérea contratadas, recibe la despacho por
Carga Aérea carga postal según la relación de líneas aérea,
despacho Internacional por línea aérea. CN38 y CN35
Y que cada una de las valija este
acompañada de la documentación CN38
270 | P á g i n a
77. Se pasan cada valijas, bulto a mano –

Manejador de
caja- , por la máquina de rayos X a los
Carga Aérea fines de detectar artículos, sustancias
que estén prohibida para su aceptación
por la línea a aérea
78. Las valijas, bultos a manos, caja, que no

Manejador de
se identifiquen su contenido por la
Carga Aérea máquina de rayos X, están pasan a
inspección física por la seguridad de la
línea aérea, CNCD, CESAC, y el personal
de INPOSDOM
79. Se procede a la inspección – verificación Valijas, bultos

Seguridad
física personal de las valijas postales, de a mano
su contenido para validar su aceptación
o reusar su aceptación para su
transporte aéreo.
80. Representante del manejador de la línea Relación de

Manejador de
aérea, sellas los documentos como despacho por
Carga Aérea aceptación de la carga postal, según líneas aérea y
relación de despachos por línea a aérea, CN38
y CN38 por destino.
81. Se verifica que todos los documentos Relación de

Inspector Postal
según relación de despachos despacho por
Internacional por línea aérea estén líneas aérea y
selladas, dos copia, y que los dos copia CN38
de los documentos CN38, por destino
este selladas
82. Recibe las valijas devueltas con los

Inspector Postal
envíos que contienen artículos o
Responsable o sustancias que no pueden ser admitido
Auxiliar por la línea aérea para su transporte
Internacional.
271
83. Se traslada carga al centro de Relación de

Responsable o
operaciones postales de INPOSDOM, Despacho
auxiliares para su tratamiento postal. Esto en Internacionales
presencia de inspector postal de turno. por Línea
Aérea y CN38
84. Se reciben los documentos CN38 y Relación de

Despacho Postal
relación de despachos internacionales, Despacho
sellados por las líneas aéreas Internacionales
contratadas. Y las valijas con artículos no por Línea
admitidos por el manejador de la línea Aérea y CN38
por contener artículos y sustancia, que
no pueden ser transportada en aviones
comerciales de pasajeros. Esto en
presencia de inspector postal de turno.

Criterio Indicador
Cantidad de valijas o valija admitidas • % de valijas o bulto procesados

Cantidad despachos procesados • % de despachos entregado
272 | P á g i n a


• Firma

Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO.OP
.2.10
Versión: 01
Fecha 08 -07-
CONFECCION DE BOLETINES AL DPTO. DE Fecha de Act:

CERTIFICADO
273
-PROPÓSITO

mediante los documento s oficiales (CN43, CN65), para el
-ALCANCE

• Ley 307-85 Crea el Instituto Postal Dom inicano INPOSDOM

-RESPONSABILIDADES
ooo. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
ppp. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
qqq. Cumplir con lo estipulado Responsable de Boletines de
274 | P á g i n a

a los demás correos los imprevistos y situaciones con los despachos y
faltantes, dirección incompleta, falta de documentación, expoliación etc.
establecidos.
275
23. DESARROLLO
276 | P á g i n a

AUXILIAR RESPONZABLE AUXLIAR AREA DE FIN
O AUXILIAR CERTIFICADO SECCION
AEREA
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CERTIFICADOS –
DOCUMENTACI VEREIFICADO,
ON DOCUMENTACION
CN33, ACTA DE
VERIFICACION DE
INSPECTOR
DOCUMENTACION
CN33 Y ACTA CON
DATOS
COMPLETOS
SE PROCESAN Y SON
SE CONFECCIONAN LOS ENVIADOS AL DPTO. DE
BOLETINES SEGÚN SU SECCION AEREA PARA
OBSERVACION SU DESPACHO.
LOS BOLETINES SON

ENTREGADOS AL DPTO
DE CERTIFICADO
277
85. Recibimos la información mediante un Formularios

Responsable o
documento con la información requerida
Auxiliar CN43,CN65
86. Esta información debe tener las siguientes Formularios

Responsable o
características: número de despacho,
Auxiliar número de registro ( RR), país de origen, CN43,CN65
país de destino, cantidad de piezas, peso
de las correspondencias y que este sellado
y firmado por el encargado de área e
inspector de turno
87. Se realizan los boletines de Formularios

Responsable o
correspondencias mal encaminadas
Auxiliar certificadas mediante los documentos CN43,CN65
oficiales CN43,CN65

Responsable o
de certificados
Auxiliar CN43,CN65
278 | P á g i n a

Criterio Indicador
Cantidad de Boletines por países, piezas y • % de envíos procesados y colocados en los

peso
apartados
•


• Firma

279
Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO.OP
.2.11
Versión: 01

ENTREGA DE ENVIO A USUARIO EN VENTANILLA Fecha de Act:

DIARIO BP
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento postal de los envíos de

bulto postal, para su encaminamiento a la ventanilla de entre ga en la
sede central a los usuarios o destinatarios de forma satisfactoria.
-ALCANCE
• El presente documento alcanza áreas de bulto postal, sección de

apartados postales cargo de la Dirección de Operaciones, esto desde la
recepción de las valijas, su apert ura, registros informáticos,
clasificación y entrega en ventanilla.

280 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
rrr. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
sss. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
ttt. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Certificados
en este procedimiento. Postales
281

de Correos mantenimiento por término años y precios que varían dependiendo del
tamaño del apartado; usualmente a personas jurídicas, pero también personas
naturales pueden acceder a ellos.
exterior.
dependencias postales en la provincia de Santo Domin go y el Distrito
Nacional.
• CN43: Boletines de Verificación, documento de notificación de anomalía
en la admisión y tratamiento de envíos postales, para comunicar a las
• BP: Abreviatura de envíos de bulto postal
282 | P á g i n a
26. Cumplir con las directrices de la dirección de operaciones, para la admisión y clasificación
de los envíos certificados para su distribución y entrega domicilio.
27. Confeccionar los reporte de entrega de envíos certificados a monitores del departamento
de distribución y entrega domicilio.
283
26. DESARROLLO
284 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DISTRIBUCION VENTANILLA

AUXILIAR TURNO Y ENTREGA
DE
ENTREGA
COLIS POSTAL
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
VERIFICACION
VALIJA CONTENTIVA
DE ENVIOS BP
APERTURA DE VALIJAS VERIFICACION DE

ESTADO FISICO DEL
SE CUNTIFICAN LOS ENVIOS
ENVIOS SEGÚN ETIQUETA
CLASIFICACION DE SE PESA LOS ENVIOS Y SE

ENVIOS EN CIUDAD, REGISTRA EL PESO EN
INTERIOR, MONITORES, EMBALAJE DE LOS
VENTANILLA DE ENTREGA ENVIOS
REGISTRO DE ENVIOS EN
EL SISTEMA SSOP, SU
CODIGO SI LO TUVIESE,
NOMBRE, DIRECCION,
NUMERO DE TELEFONO,
Y LOCALIDAD DE
DESTINO
IMPRIMIR
REPORTE POR
DESTINO A
VENTANILLA
LOS AVISO O ACUSE DE

IMPRIMIR AVISO O
ENTREGA SON
ACUSE DE
ENTREGADO AL AREAS DE
ENTREGA DE
ENVIO
DISTRIBUCION Y ENTREGA 285
P
286 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DISTRIBUCIO VENTANILLA FIN

AUXILIAR TURNO N Y ENTREGA DE ENTREAG
DE COLIS
POSTAL
VERIFICAR LA CANTIDAD ENTREGA DE ENVIOS

DE ENVIOS, REPORTE POR
RELACIONADO POR DESTINO A
DESTINO CODIGO Y VENTANILLA DE
NOMBRE COLIS POSTAL
287
89. Se recibe del centro de clasificación las Formulario

Auxiliar
valijas, contentivas de envíos de bulto de entrega
postal despacho de admitidos
Internacional, formulario de entrega de
valijas. Esto con la presencia de un
inspector postal.
90. Apertura de valija, se cuantifican los envíos

Auxiliar
contentiva en la valijas. Esto con la
91. Verifica el estado integro de cada uno de

Inspector postal
los envíos.
92. Se pesan cada uno los envíos y se registra

Inspector postal
el peso en el embalaje de estos.
93. Clasificación de los envíos por localidad,

Responsable o
municipio, o poblaciones a nivel nacional –
Auxiliar interior, y local por oficina postales locales,
también monitores de distribución y
entrega sede indicándoles..
94. Se registran cada uno de los envíos en el

Auxiliar
SSOP, escaneando el código de barra
estándar de la UPU, nombre del
destinatario, dirección, número de
288 | P á g i n a
teléfono, oficina de destinos de la

localidad según dirección registrada en el
embalaje del envío.
95. Impresión de los reporte por destino – Reporte por

Auxiliar
ventanilla de colis postal, para su posterior destino
entrega a su destinatario
96. Impresión de los conduce de entrega para Documentos

Auxiliar
cada envíos, este es colocado a cada envío de conduce
para que al momento de la entrega por el de entrega
cartero o distribuidor domiciliario o en la
ventanillas, el destinatario firme y registre
su número de cedula para documentar la
entrega.
97. Se le entregan los aviso o conduce de Reporte de

Distribución y
entrega al para su notificación a los envíos BP
entrega destinatario para que pasen por ventanilla por destino
de colis postal a retirar su envío. Ventanilla
98. Verificar la cantidad de los envíos Reporte por

Auxiliar
registrados en los reporte por ventanilla destino
colis postal ventanilla
99. Se procede a hacer le entrega al área de Reporte de

Auxiliar
colis postal destino
100. El área de colis postal recibe de Reporte de

Colis Postal
Bulto Postal los envíos a hacer entrega en destino
la sede central.
289

Criterio Indicador

• Puesto Encargado de Encargado de Director de

• Nombre Ing. Roberto Fernández Ing. Roberto Fernández Ricardo Hoepelman
• Firma
290 | P á g i n a

Código:
.12
Versión: 01

ENTREGA DE ENVIOS A USUARIO EN VENTANILLA Fecha de Act:

DIARIO
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento post al de los envíos

certificados, para su encaminamiento a la ventanilla de entrega en la
sede central a los usuarios o destinatarios de forma satisfactoria.
291
-ALCANCE
• El presente documento alcanza áreas de centro de certificados cargo de la

Dirección de Operaciones, esto desde la recepción de las valijas, su
apertura, registros informáticos, clasificación y entrega en ventanilla.

-RESPONSABILIDADES
uuu. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
vvv. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
www. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Certificados
292 | P á g i n a

acceder a ellos.
exterior.
• Reporte de Agencias: Relación de envíos certificados destinad os a
Nacional.
293
los envíos certificados para su distribución y entrega domicilio.
29. Confeccionar los reporte de entrega de envíos certificados a monitores del departamento de
distribución y entrega domicilio.
294 | P á g i n a
29. DESARROLLO
295
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE AUXILIAR USUARIO FIN

AUXILIAR TURNO VENTANIL
LA
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
RECEPCION DE
VALIJAS
VALIJA – DESAPCHO
POSTAL –
DOCUEMNTO CN35
DESPACHOS POSTALES
VERIFICACION DE LOS
VERIFICACION DE
ESTADO FISICO DEL
ENVIOS
EN LA FORMULA CN33
SELLAR ENVIO CON

SELLOS GOMIGRAFO
Y FECHA DE
ADMISION
REGISTRÓ DE ENVIOS EN
SISTEMAIPS LIGHT
CLASIFICACION DE
ENVIOS EN CIUDAD,
INTERIOR, MONITORES,
VENTANILLA Y OFICIALES
296 | P á g i n a
297
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR AUXILIAR USUARIO FIN

AUXILIAR DE TURNO VENTANILLA
REGISTRO DE ENVIOS
EN EL SISTEMA SSOP
IMPRIMIR
REPORTE POR
DESTINO A
VENTANILLA
IMPRIMIR
CONDUCE O
ACUSE DE
ENTREGA DE
ENVIO

DE ENVIOS, REPORTE POR
RELACIONADO POR DESTINO A
DESTINO CODIGO Y VENTANILLA DE
NOMBRE ENTREGA
DESTINATRIO
RECIBE ENVIOS
EN VENTANILLA
DE ENTREGA
298 | P á g i n a
101. Se recibe del centro de clasificación CN35

Auxiliar
las valijas, contentivas de despacho de
identificados en la etiqueta o formula
CN35, y con la categoría de UR, formulario
de entrega de valijas. Esto con la presencia
de un inspector postal.

Auxiliar
envíos según su código de barra estándar
de UPU, verificando cada uno en la
formula CN33 - lista especial de envíos
certificado – y su peso, y el buen estado
físico de cada uno. Esto con la presencia

Responsable o
localidad, municipio, o poblaciones a nivel
Auxiliar nacional – interior, y local por oficina
postales locales, también monitores de
distribución y entrega sede indicándoles
en el embalaje del cada envíos u objeto
postal en número de asignado a cada
oficina y monitor local, y la región TN, TS,
TE. Y a los apartados instalados en la sede.
Y los de dirección incompleta y mal
encaminados.
104. Verifica el estado integro de cada CN33

Inspector postal
uno de los envíos y que han sido sido
admitidos según documento CN33 – lista
especial de envíos certificados.
299

Auxiliar
área cada una de las correspondencias con
la fecha del día de la admisión.

Auxiliar
cada despacho con sus envíos, estos en la
secciona de recepción de envíos en oficina
de cambia

Auxiliar
TN – transito Norte, TS – Transito Sur-, TE
– Transito Este-, y local por el ciudad,
monitores, y aparatos postal
108. Se registran cada uno de los envíos

Auxiliar
en el SSOP, escaneando el código de barra
estándar de la UPU, nombre del
destinatario, dirección, número de
teléfono, oficina de destinos de la
localidad según dirección registrada en el
embalaje del envío.
109. Impresión de los reporte por Reporte por

Auxiliar
destino – ventanilla – C7. destino

Auxiliar
entrega para cada envíos, este es colocado de conduce
a cada envío para que al momento de la de entrega
entrega por el cartero o distribuidor
destinatario firme y registre su número de
cedula para documentar la entrega.
300 | P á g i n a

Auxiliar
112. Se procede a hacer le entrega al Reporte de

Auxiliar
auxiliar de ventanilla destino
113. El destinario de presenta en la Reporte de

Usuario
ventanilla de entrega de envíos destino
certificados C7, con su cedula de identidad
y electoral, y retira su envíos
301

Criterio Indicador


• Firma

Código:
.13
Versión: 01

302 | P á g i n a
ENTREGA DE ENVIOS AL AREA DE DISTRIBUCION Fecha de Act:

DIARIO
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento postal de los envíos

certificados y/o registros, y su encaminamiento a al departamento de
distribución y entrega domicilio en la sede cent ral, para la entrega
satisfactoria a los destinatarios.
-ALCANCE
• El presente documento alcanza áreas de centro de certificados y

distribución y entrega cargo de la Dirección de Operaciones, esto desde
la recepción de las valijas, su apertura, registros in formáticos,
clasificación y entrega al área de distribución y entrega.

303
-RESPONSABILIDADES
xxx. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
yyy. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
zzz. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Certificados
304 | P á g i n a

acceder a ellos.
exterior.
dependencias postales en la provincia de Santo Do mingo y el Distrito
Nacional.
la admisión y tratamiento de enví os postales, para comunicar a las
305
31. Confeccionar los reporte de entrega de envíos certificados a monitores del departamento de
distribución y entrega domicilio.
306 | P á g i n a
32. DESARROLLO
307
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE DISTRIBUCION Y FIN

AUXILIAR TURNO ENTREGA
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
RECEPCION DE
VALIJAS
VALIJA – DESAPCHO
POSTAL –
DOCUEMNTO CN35
DESPACHOS POSTALES
VERIFICACION DE LOS
VERIFICACION DE
ESTADO FISICO DEL
ENVIOS
EN LA FORMULA CN33
SELLAR ENVIO CON

SELLOS GOMIGRAFO
Y FECHA DE
ADMISION
SISTEMAIPS LIGHT
CLASIFICACION DE
ENVIOS EN CIUDAD,
308 | P á g i n a
309
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DISTRIBUCION Y FIN

AUXILIAR DE TURNO ENTREGA
REGISTRO DE ENVIOS
EN EL SISTEMA SSOP
IMPRIMIR
REPORTE POR
DESTINO A
MONITORES
IMPRIMIR
CONDUCE O
ACUSE DE
ENTREGA DE
ENVIO
DE ENVIOS, ENTREGA DE ENVIOS
RELACIONADO POR POR REPOETE POR
DESTINO CODIGO Y DESTINO A MONITIORES
NOMBRE DE DISTRIBUCION Y
ENTREGA
310 | P á g i n a

Auxiliar

Auxiliar

Responsable o
encaminados.

Inspector postal
311

Auxiliar

Auxiliar
de cambia

Auxiliar
– Transito Este-, y local por el ciudad, y
monitores

Auxiliar
en el SSOP - Sistema de Seguimiento de la
código de barra estándar de la UPU,
nombre del destinatario, dirección,
número de teléfono, ofician de destinos de
la localidad según dirección registrada en
el embalaje del envío.
122. Impresión de los reporte por Reporte de

Auxiliar
destino – monitores de distribución y envíos
entrega. certificados

Auxiliar
312 | P á g i n a

Auxiliar

Auxiliar
área de distribución y entrega. destino

Criterio Indicador
313


• Firma

Código:
.14
Versión: 01

ENTREGA DE ENVIOS DEVUELTOS Fecha de Act:

INTERNACIONALES DIAIRO
314 | P á g i n a
-PROPÓSITO

certificados devueltos de los países de destino, y su encaminamiento a
nivel Nacional para su entrega a sus remitentes.
-ALCANCE
• El presente documento a lcanza las diferentes dependencias –

departamento y áreas a cargo de la Dirección de Operaciones, así como la
administraciones y agencias postales provinciales en el interior del país
esto desde la recepción de las valijas, su apertura, registros
informáticos, clasificación y distribución de los envíos a nivel nacional.

-RESPONSABILIDADES
aaaa. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
bbbb. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
cccc. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Certificados
315

acceder a ellos.
exterior.
Nacional.
• Reporte de Despacho: Listado de valijas destinados a las diferentes
dependencias postales a nivel nacional, y transferida para su tratamiento al
área de despacho general
• Envíos Devuelto: Es un envío que es retornando a su emisor - remitente, por
no haber sido entregado a sus destinario en destino .
• Justificaciones de Devolución Postal: Estas son los conceptos por los cual la
U P U r e g l a m e n t a a l a s a d m i n i s t r a c i o n e s d e l o s p a í s e316
s , e|l Pp á
o dgeirndae v o l v e r u n
envío que no ha podido ser entrega a su destinario .

administraciones de los países de o rigen
los envíos certificados a nivel nacional.
33. Confeccionar los despachos postales contentivos de envíos certificados a las dependencias
postales de las poblaciones donde están instaladas estas.
317
35. DESARROLLO
318 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE FIN

AUXILIAR TURNO
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
VERIFICACION
VALIJA – DESAPCHO
POSTAL –
DOCUEMNTO CN35
DESPACHOS POSTALES
VERIFICACION DE LOS
VERIFICACION DE
ESTADO FISICO DEL
ENVIOS
EN LA FORMULA CN33
POR EL CODIGO DE
BARRA EL CUAL FINALIZA
CON LA LETRAS DO, SE
IDENTIFICAN QUE SON
ENVVIOS LOCALES DE RD
SELLAR ENVIO CON

SELLOS GOMIGRAFO
Y FECHA DE
ADMISION
SISTEMA IPS LIGHT
319
320 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE FIN

AUXILIAR TURNO
CLASIFICACION DE
ENVIOS EN CIUDAD,
REGISTRO DE ENVIOS
EN EL SISTEMA SSOP
IMPRIMIR REPORTE
PROVINCIAL –
INTERIOR -, Y DE
AGENCIAS -
OFICINAS
LOCALES SD -,
MONITORES
IMPRIMIR
CONDUCE O
ACUSE DE
ENTREGA DE
ENVIO
DE ENVIOS,
RELACIONADO EN LOS
NOMBRE
REGISTRO EN EL SSOP
DE NUMERO DE
DESPACHO, Y
PRECINTO
CIERRE DE DESPACHO
LOCAL E INTERIOR
IMPRESIÓN DE REPORTE
DE VALIJA –
DESPACHO GENERAL
321

Auxiliar

Auxiliar

Responsable o
encaminados.

Inspector postal
322 | P á g i n a
130. Se identifican que son envíos con el CN33

Auxiliar
código de barra estándar de UPU el finaliza
con la letras DO, estos son envíos de
natural de la Rep. Dom.

Auxiliar

Auxiliar
de cambia

Auxiliar
– Transito Este-, y local por el ciudad, y
monitores

Auxiliar
en el SSOP - Sistema de Seguimiento de la
código de barra estándar de la UPU,
nombre del destinatario, dirección,
número de teléfono, ofician de destinos de
la localidad según dirección registrada en
el embalaje del envío.
135. Impresión de los reporte de por Reporte de

Auxiliar
oficina postales interior y local, monitores, envíos
certificados

Auxiliar
323

Auxiliar

Auxiliar
despachos postal y el número del precinto localidad
de seguridad asignado a cada una de las Interior y
dependencias postales locales e interiores. ciudad
Por lo que se procede a imprimir la tablilla
139. Cierre de despachos postal, ya Cierre de

Auxiliar
verificados los envíos con su reporte de despacho
envíos certificados, se introducen en una postal
saca, la cual no debe de tener rotura en
estado integro, los cuales fueron validados
previamente por el inspector de turno,
140. Impresión de reporte de despachos Reporte de

Auxiliar
de valija o despachos de interior y ciudad despachos

Auxiliar
área de despachos general de las valijas o despacho de
despachos postales ya confeccionados valijas

Criterio Indicador
324 | P á g i n a


• Firma

Código:
.15
Versión: 01

ENTREGA DE ENVIOS INTERNACIONALES DIARIO Fecha de Act:
325
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el tratamiento po stal de los envíos

certificados y/o registros, con dirección incompleta y mal encaminados y
su encaminamiento a al departamento de sección aérea en la sede
central, para su encaminamiento internacional a las administraciones
postales de los países.
-ALCANCE
• El presente documento alcanza áreas de centro de certificados y sección

aérea a cargo de la Dirección de Operaciones, esto desde la recepción de
las valijas, su apertura, registros informáticos, clasificación y entrega al
área de sección aérea.

-RESPONSABILIDADES
dddd. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
eeee. Definir, implementar , Encargado de Operaciones
de su operación.
ffff. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Certificados
326 | P á g i n a

exterior.
•
35. Confeccionar los reporte de entrega de envíos certificados a sección aérea.
327
38. DESARROLLO
328 | P á g i n a
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE SECCION AEREA FIN

AUXILIAR TURNO
RECIBEN DE:
RECEPCION DE
VALIJAS
DOMESTICAS
VERIFICACION
VALIJA – DESAPCHO
POSTAL – RELACION
DESPACHOS POSTALES
VERIFICACION DE LOS
VERIFICACION DE
ESTADO FISICO DEL
ENVIOS
EN LA RELACION DE
ENVIOS CERTIFICADOS
SELLAR ENVIO CON

SELLOS GOMIGRAFO
Y FECHA DE
ADMISION
REGISTRÓ EN RELACION
DE ENVIOS
INTERNACIONALES DE
SALIDA

DE ENVIOS, POR RELACION DE
RELACIONADO POR ENVIOS
DESTINO CODIGO Y INTERNACINALES DE
NOMBRE SALIDA
329
142. Se recibe de recepción de valijas relación de

Auxiliar
domesticas las valijas, contentivas de valijas
envíos certificado despacho de domestica
expedición Internacional, de salida,
estos identificados por el destino final o
país. Estos con la presencia de un
inspector postal.
143. Apertura de valija, validar cada relación de

Responsable
envíos según su código de barra valijas
estándar de UPU, verificando cada uno domestica
en la relación de envíos certificados
procedentes de las dependencias
postales a nivel nacional, verificando su
peso, y el buen estado físico de cada
uno. Esto con la presencia de un
inspector postal.
144. Registro de los envíos por su Relación de

Responsable o
código de barra, nombre de usuario y envíos
Auxiliar país de destino internacional. Internacionales
Sección Aérea
145. Verificar la cantidad de los envíos Relación de

Auxiliar
registrados en la relación de envíos envíos
Internacional sección aérea, por su Internacionales
código de barra, nombre de usuario y Sección Aérea
país de destino, la totalidad de la
cantidad de los envíos.
330 | P á g i n a
146. Se procede a hacer le entrega el Relación de

Auxiliar
área de sección aérea envíos
Internacionales
Sección Aérea

Criterio Indicador
331

• Firma

Código:
.16
Versión: 01

HACER ENTREGA EN LA VENTANILLA DIARIO Fecha de Act:
332 | P á g i n a
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el manejo y distribución de los de envíos

que son entregados a los contratantes de los apartados postales, de sus
correspondencias por ventanilla.
-ALCANCE
• Estos desde la recepción de las valijas, su apertura, cuantificación,


-RESPONSABILIDADES
gggg. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
hhhh. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
mantener y velar po r el
de su operación.
iiii. Cumplir con lo estipulado Responsable de Apartados Postales
333

acceder a ellos.
38. Se debe gestionar las visitas, mediante notificaciones a los contratantes de los apartados de
los volúmenes.
334 | P á g i n a
41. DESARROLLO
335

O AUXILIAR
RECIBEN DE:
C.CLASIFICACIO
N
CARTERO
CORRESPONDE
BUZONES
NCIAS TIENE
ESPECIAL NUMERO DE
RECIBO APARTADO
APARTADO
SE CLASIFICACION
POR CUADRANTES DE
APARATADO
SE DEVUELVEN EL
SE DISTRIBUYEN LOS
ENVIO AL AREA
EMISOR
CORRESPONDIENTES
SEGUN EL NUMERO.
SE COLOCAN EN EL
APARTADO
APARTADOS SIN
VISITAR – VOLUMEN USUARIO RETIRA
DE CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIAS
HACER ENTREGA POR

VENTANILLA
336 | P á g i n a
147. Se recibe del centro de clasificación Documento

Responsable y
las valijas, contentivas de los envíos de
148. Apertura de valija, validar la Documentos

Responsable y
cantidad de los envíos – contando estos - de
Auxiliar
recepción
de valijas
149. Clasificación de los envíos por Formularios

Responsable y
cuadrante de apartados, asignado a de registro
Auxiliar personal de apartados de envíos de
apartados
por
cuadrante
150. Colocación de envíos en los Formularios

Responsable y
casilleros u apartados postales de los de registro
Auxiliar contratantes de envíos de
apartados
por
cuadrante
337
151. Los apartados postales que tiene Hoja de

Responsable y
vigencia bajo contrato, y que por la no Aviso - 27
Auxiliar frecuencia de recogida del contratante, o
dueño del apartado, el volumen no
cupiese en este.
152. Se le coloca una hoja de aviso – 27,

Responsable y
notificando que tiene exceso de
Auxiliar correspondencias, destinadas a su
apartado y que tiene que pasar por
ventanilla para hacerles entrega de las
mismas.
153.
Responsable y
Auxiliar

Criterio Indicador
Cantidad de envíos proceso diariamente, • % de envíos procesados y entregados en la

envíos admitidos
ventanilla
•
338 | P á g i n a


• Firma

Código:
.17
Versión: 01

HACER ENTREGA EN LA VENTANILLA DIARIO Fecha de Act:
339
-PROPÓSITO
• Es establecer las normas para el manejo y distribución de los de envíos

que son entregados a los contratantes de los apartados postales, de sus
correspondencias por ventanilla.
-ALCANCE
• Estos desde la recepción de las valijas, su apertura, cuantificación,

• Ley 307-85 Crea el Instituto Postal Dominicano INP OSDOM

-RESPONSABILIDADES
jjjj. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
kkkk. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
llll. Cumplir con lo estipulado Responsable de Apartados Postales
340 | P á g i n a

acceder a ellos.
41. Se debe gestionar las visitas, mediante notificaciones a los contratantes de los apartados de
los volúmenes.
341
44. DESARROLLO
342 | P á g i n a

O AUXILIAR
RECIBEN DE:
C.CLASIFICACIO
N
CARTERO
CORRESPONDE
BUZONES
NCIAS TIENE
ESPECIAL NUMERO DE
RECIBO APARTADO
APARTADO
SE CLASIFICACION
POR CUADRANTES DE
APARATADO
SE DEVUELVEN EL
SE DISTRIBUYEN LOS
ENVIO AL AREA
EMISOR
CORRESPONDIENTES
SEGUN EL NUMERO.
SE COLOCAN EN EL
APARTADO
APARTADOS SIN
VISITAR – VOLUMEN USUARIO RETIRA
DE CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIAS
HACER ENTREGA POR

VENTANILLA
343
154. Se recibe del centro de clasificación Documento

Responsable y
las valijas, contentivas de los envíos de
155. Apertura de valija, validar la Documentos

Responsable y
cantidad de los envíos – contando estos - de
Auxiliar
recepción
de valijas
156. Clasificación de los envíos por Formularios

Responsable y
cuadrante de apartados, asignado a de registro
Auxiliar personal de apartados de envíos de
apartados
por
cuadrante
157. Colocación de envíos en los Formularios

Responsable y
casilleros u apartados postales de los de registro
Auxiliar contratantes de envíos de
apartados
por
cuadrante
344 | P á g i n a
158. Los apartados postales que tiene Hoja de

Responsable y
vigencia bajo contrato, y que por la no Aviso - 27
Auxiliar frecuencia de recogida del contratante, o
dueño del apartado, el volumen no
cupiese en este.
159. Se le coloca una hoja de aviso – 27,

Responsable y
notificando que tiene exceso de
Auxiliar correspondencias, destinadas a su
apartado y que tiene que pasar por
ventanilla para hacerles entrega de las
mismas.
160.
Responsable y
Auxiliar

Criterio Indicador
Cantidad de envíos proceso diariamente, • % de envíos procesados y entregados en la

envíos admitidos
ventanilla
345


• Firma

Código:
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PRO.OP.2.
18
Versión: 01

ENTREGA DE ENVIOS MAL ENCAMINADOS Y DE Fecha de Act:

REENCAMINAMIENTO INTERNACIONAL DIARIO
346 | P á g i n a
-PROPÓSITO

certificados y/o registros, con dirección incompleta y mal encaminados y
su encaminamiento al departamento de sección aérea en la sede central,
para su encaminamiento internacional a las administraciones postales de
los países.
-ALCANCE
• El presente documento alcanza áreas de centro de certificados, boletines

de verificación y sección aére a a cargo de la Dirección de Operaciones,
esto desde la recepción de las valijas, su apertura, registros informáticos,
clasificación y entrega al área de sección aérea.

-RESPONSABILIDADES
mmmm. Aprobar el proceso, Director Operaciones

acción
nnnn. Definir, implementar, Encargado de Operaciones
de su operación.
oooo. Cumplir con lo estipulado Encargado de División de Certificados
347
TÉRMINOS Y DEFINICIONES

• Emisor o Remitente: Es la persona natural o jurídica que envía una carta o paquete
generalmente por correo a un consignatario en el país o hacia el exterior.
dependencias postales en la provincia de Santo Domingo y el Distr ito
Nacional.
• DI: Envíos de Dirección Incompleta, que falta datos en la dirección postal
del destinatarios.
• ME: Envíos Mal Encaminados, que su destino es otros países.
• CN43: Boletines de Verificación , documento de notificación de anomalía en
l a a d m i s i ó n y t r a t a m i e n t o d e e n v í o s p o s t a l e s , p a r a c o m u n i c a r a l as
43. Confeccionar los reporte de entrega de envíos certificados a sección aérea.
348 | P á g i n a
47. DESARROLLO
349
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE BOLETINES DE SECCION FIN

AUXILIAR TURNO VERIFICACION AEREA
RECIBEN DE:
CENTRO DE
CLASIFICACION
VERIFICACION
VALIJA – DESAPCHO
POSTAL –
DOCUEMNTO CN35
DESPACHOS POSTALES
VERIFICACION DE LOS
VERIFICACION DE
ESTADO FISICO DEL
ENVIOS
EN LA FORMULA CN33
SELLAR ENVIO CON

SELLOS GOMIGRAFO
Y FECHA DE
ADMISION
SISTEMAIPS LIGHT
CLASIFICACION DE CONFECCIONAR
ENVIOS IDEITIFICACION BOLETIN DE
DE DI Y ME VERIFICACION CN43
350 | P á g i n a
351
AUXILIAR RESPONZABLE O INSPECTOR DE BOLETINES DE SECCION FIN

AUXILIAR TURNO VERIFICACION AEREA
REMITIR
REGISTRO DE LOS ENVIOS
DOCUMENTOS CN43
DI Y ME EN EL SSOP
AL AREA DE
CERTIFICADOS
IMPRIMIR REPORTE DE
ENVIOS POR DESTINO
DE DI Y ME
ENTREGA DE ENVIOS
DE ENVIOS,
REPORTE DE ENVIOS
RELACIONADO POR
POR DESTINO
DESTINO CODIGO Y
INTERNACINALES DE
NOMBRE
SALIDA
352 | P á g i n a
161. Se recibe del centro de CN35

Auxiliar
clasificación las valijas, contentivas de
despacho de admitidos Internacional,
estos identificados en la etiqueta o
formula CN35, y con la categoría de UR,
formulario de entrega de valijas. Esto
con la presencia de un inspector postal.

Responsable
envíos según su código de barra
estándar de UPU, verificando cada uno
en la formula CN33 - lista especial de
envíos certificado – y su peso, y el buen
estado físico de cada uno. Esto con la
presencia de un inspector postal..

Responsable o
localidad, municipio, o poblaciones a
Auxiliar nivel nacional – interior, y local por
oficina postales locales, también
monitores de distribución y entrega
sede indicándoles en el embalaje del
cada envíos u objeto postal en número
de asignado a cada oficina y monitor
local, y la región TN, TS, TE. Y a los
apartados instalados en la sede. Y los de
dirección incompleta y mal encaminados

Inspector postal
uno de los envíos y que han sido

Auxiliar
área cada una de las correspondencias
con la fecha del día de la admisión.
353

Auxiliar
cada despacho con sus envíos, estos en
la secciona de recepción de envíos en
oficina de cambia
167. Se clasifican los envíos por la

Responsable o
dirección registradas en su embalaje, y
Auxiliar destino.
168. Se registran cada uno de los Reporte por

Auxiliar
envíos en el SSOP, escaneando el código destino
de barra estándar de la UPU, nombre del
destinatario, dirección, el destino en DI
o ME.
169. Remitir documentación de CN43

Auxiliar
envíos a boletines de verificación, para
confeccionar los CN43, y notificar a los
países de origen y de destino.
170. Entrega de documentos CN43 de CN33

Boletines de
los envíos DI y ME para su tratamiento,
Verificacion que acompaña a cada envíos.
171. Verificar la cantidad de los envíos Reporte por

Auxiliar
registrados en el reporte por destino de destino
envíos Internacional, por su código de
barra, nombre de usuario y país de
destino, la totalidad de la cantidad de
los envíos.
172. Se procede a hacer le entrega el Reporte por

Auxiliar
área de sección aérea destino
Internacionales
Sección Aérea
354 | P á g i n a

Criterio Indicador
355


• Firma

356 | P á g i n a
VI. PROCESOS DE APOYO
En este tipo se encuadran los procesos necesarios para el control y la

mejora del sistema de gestión, que no puedan considerarse estratégicos ni
clave. Normalmente estos procesos están muy relacionados con requisitos
de las normas que establecen modelos de gestión.
357
4.1. Inspección y Seguridad Postal
358 | P á g i n a
Código: PRO.INS.2.1
Fecha 18 /07/2018
INSPECCION DE APERTURA BULTOS POSTALES Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Realizar inspección de apertura y despachos de los envíos admitidos.

-ALCANCE
• Desde la apertura de los envíos admitidos de la oficina de AILA hasta

el despacho a las oficinas y administraciones postales.
• MANUAL DE INSPECCION Y CONTROL.
-RESPONSABILIDADES
pppp. Aprobar el proceso, Director General

procedimiento y políticas
de acción
qqqq. Definir, implementar, Departamento de inspección y
mantener y velar por el control
procedimiento y las
políticas de su operación.
rrrr. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
359
• AILA : AEROPUERTO INTERNACIONAL DE LAS AMERICAS,
• El inspector debe estar identificado.

• Tener cinta adhesivo.
• Bolígrafo rojo.
50. DESARROLLO

verifica el peso de los paquetes provenientes del
Inspector postal centro de clasificación de la sede.
Verifica el proceso de clasificación de los envíos

Inspector postal admitidos para ser despachados a las diferentes
oficinas y administraciones (verificamos tablillas,
precinto reporte de envíos)
Sella el reporte de las valijas que serán enviadas por

Inspector postal despachos generales a las oficinas, administraciones
postales así como también los envíos que serán
entregados al departamento de distribución y
entrega.
360 | P á g i n a

Criterio Indicador
Que los envíos admitidos a la unidad de • Verifica todos los envíos ( contenido)
bultos sean inspeccionados en su totalidad
Cantidad de envíos recibidos • Total de envíos trabajados

Cantidad de envíos aperturados • Total de envíos verificados y despachados

• Puesto Inspectora postal Encargado del Director general

departamento de
Inspección y control
• Nombre Wendys Pérez Franklin González soto Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 18 de junio 2018
0.01 18 de Wendys Inspectora Modesto Director General

junio Pérez postal Guzmán
2018
361

Fecha 18 /07/2018
INSPECCION Y VERIFICACION DE ENVIOS Fecha de Act:

ADMITIDOS EN CERTIFICADO AEREO

-PROPÓSITO
-ALCANCE
• Desde la apertura de los envíos admitidos de la oficina de AILA hasta

el despacho a las oficinas y administraciones postales.
• MANUAL DE INSPECCION Y CONTROL
-RESPONSABILIDADES
ssss. Aprobar el proceso, Director General

de acción
tttt. Definir, implementar, Departamento de inspección y
procedimiento y las
uuuu. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
362 | P á g i n a
• Formulario CN24: es un acta de verificación el cual se utiliza cuando hay alguna en el

proceso de apertura. (perdida, expoliación, avería, diferencia de peso o
irregularidades).

• Formulario CN24
363
53. DESARROLLO
364 | P á g i n a

54. El Inspector r e t i r a l a s v a l i j a s d e l o s d e p ó s i t o s .
55. se clarean las valijas por aduanas , la seguridad portuaria y un
personal de transbordo del inposdom
56. El Inspector t r a s l a d a l a s v a l i j a s a l a s e d e .
57. El Inspector l e e n t r e g a l a s v a l i j a s a l d e p a r t a m e n t o d e
clasificación.
58. El encargado del departamento de clasificación procede a
entregar las valijas al área.
59. El inspector procede a apertura cada valija y a verificar
contenido
60. El personal de la aérea procede a pesar cada envío.
61. El personal de certificado aéreo procede a digitar los envíos en
el sistema
62. El personal de certificado aéreo clasifica los envió. (ciudad e
interior).
63. El personal de certificado aéreo digita cada uno de los envíos
por despachos.
64. El inspector procede a verificar cada despacho y se procede a
cerrarlo.
65. Después del inspector verificar el cierre de cada una de las
valijas acompaña el personal de certificado aéreo al departamento de
despacho general.
365

verifica que el personal de operaciones proceda a
inspector postal contar las valijas y a pesar cada uno de los envíos
contenidos en ellas
Evalúa los envíos aperturado para detectar anomalías

inspector postal (diferencia de peso, perfil sospechoso, envíos en mal
estado y mal encaminados)
Después de verificar los despachos el inspector

inspector postal procede a entregarlo para que se realice la digitación
de los envíos (firmar de cada despachos
recibido),después de digitados el inspector procede a
verificar el reporte de despacho a las oficinas y
administraciones postales por medio al departamento
de despacho general .(las valijas deben ser cerradas
mediante tairap o precintos)
366 | P á g i n a
Criterio Indicador
cantidad de envíos recibidos • cantidad de envíos despachados y verificados

cantidad de envíos aperturados • cantidad de envíos entregados

• Puesto Inspectora Postal Encargado Del Director General

Departamento De
Inspección Y Control
• Nombre Wendys Pérez Franklin González Soto Modesto Guzmán
• Firma

junio Pérez Postal Guzmán
2018
Fecha 18 /07/2018
367
INSPECCION Y VERIFICACION DE ENVIOS Fecha de Act:

ADMITIDOS CERTIFICADO CIUDAD

-PROPÓSITO
• Realizar inspección de apertura y despachos de los envíos admitidos

por la unidad de valijas.
-ALCANCE
• Desde la apertura de los envíos admitidos desde el aeropuerto hasta

el despachos a las oficinas administraciones postales, así como
también la entrega de los envíos certificados provenientes de las
oficinas postales a la unidad de sección aérea
• MANUAL DE INSPECCION Y CONTROL
-RESPONSABILIDADES
vvvv. Aprobar el proceso, Director General

de acción
wwww. Definir, Departamento de inspección y
implementar, mantener y control
velar por el cumplimiento
de este procedimiento y las
xxxx. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
368 | P á g i n a

68. DESARROLLO

1- El inspector verifica los envíos registrados provenientes de las
oficinas y administraciones postales.
2- El inspector verifica la apertura. ( valija, presinto,verificacion de
peso).
3- El inspector verifica la clasificación de los envíos ( sección aérea
,certificado interior )
4- El inspector verificala confección de los despachos.( cantidad de
envíos a despachar)
5- El inspector procede a firmar el reporte de despacho de las valijas .
6- procedemos acompañar al personal de certificado ciudad al
departamento de despacho general .
369

1. acompañamos al personal de certificado
Inspector postal ciudad a la sección de valijas para recibir los
envíos admitidos de las oficinas y
administraciones postales. (contar la cantidad
recibida)
2. procede a la apertura de las valijas recibidas

Inspector postal ,verificando los envíos (peso, condición de los
envíos)
3. E l i n s p e c t o r verifica la clasificación y la
digitación de los envíos (ciudad e interior )
4. E l i n s p e c t o r procede a verificar cada uno

de los reportes de los despachos que se van a
realizar introducción en la valijas una copia del
reporte firmado por el personal del área
operativa y el inspector de turno, cerrando la
370 | P á g i n a
valija con un tairap o precinto identificada con

una tablilla .
5. El inspector de turno se dirije con el personal

INSPECTOR POSTAL de operaciones al departamento de despacho
general a entregar cada una de las valijas
,según el reporte (reporte debe estar firmado
por el responsable de despacho general)

Criterio Indicador
cantidad de valijas recibidas • cantidad de envios entregados y verificados
371
• Puesto Inspectora postal Encargado del Director General

departamento de
• Firma
V1 18-6-18 1er Wendys Inspectora Modesto Director General

levantamiento Pérez postal Guzmán
Fecha 18 /07/2018
INSPECCION DE APERTURA EN EL COLIS Fecha de Act:

POSTAL

-PROPÓSITO
372 | P á g i n a
-ALCANCE
• Desde la apertura de los envíos admitidos de la oficina de l AILA

hasta el despacho a las oficinas y administraciones postales
• MANUAL DE INSPECCION Y CONTROL .
-RESPONSABILIDADES
yyyy. Aprobar el proceso, Director General

de acción
zzzz. Definir, implementar, Departamento de inspección y
procedimiento y las
aaaaa. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.

• Formulario CN24 : es un acta de verificación el cual se utiliza cuando hay alguna en el
proceso de apertura. (perdida, expoliación, avería, diferencia de peso o irregularidades).
• Formulario CP87: formulario en el que vienen consignados los envíos.
373
71. DESARROLLO
1- El inspector retira las valijas de los depósitos.

2- se clarean las valijas por aduanas , la seguridad portuaria y un
3- El inspector translada a la sedelas valijas.
4- El inspector entrega al departamento de clasificación.
5- El encargado del departamento de clasi ficación procede a entregar
las valijas.
6- El inspector procede a apertura cada valija ( pesar y verificar
contenido)
7- El personal de colis postal clasifica los envió. (ciudad e interior).
8- el personal de colis postal digita cada uno de los envíos por
despachos.
9- El inspector procede a verificar cada despacho y se procede a
cerrarlo.
10- Después del inspector verificar el cierre de cada una de las
valijas acompaña el personal del colis postal al departamento de
despacho general.
• DESCRIPCIÓN DE PRO CEDIMIENTOS
374 | P á g i n a

verifica el peso de los paquetes provenientes del
Inspector postal centro de clasificación observando el peso del
formulario cp 87
verificamos el proceso de clasificación de los envíos

Inspector postal admitidos para ser despachados a las diferentes
oficinas y administraciones y los que serán entregados
por ventanilla (verificamos tablillas,presinto reporte
de envíos)
Sellamos el reporte de las valijas que serán enviadas

Inspector postal por despacho general a las oficinas ,administraciones
entregados al departamento de colis postal para ser
entregados mediante ventanilla la
375

Criterio Indicador
Cantidad de envíos procesados • Cantidad de envíos verificados y despachados

• Puesto Inspectora postal Encargado Del Director general

Departamento De
• Firma
376 | P á g i n a

2018
PROCEDIMIENTO DE:INSPECCION DE DESPACHOS Fecha 18 /07/2018
DE ENVIOS INTERNACIONALES A LA LINEA AEREA Creación:
(llevar)
Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Realizar inspección de los despachos de los envíos internacionales a

las líneas aéreas.
-ALCANCE
• Desde la salida de los envíos del centro de clasificación hasta la

entrega a la línea aérea.
377
-RESPONSABILIDADES
bbbbb. Aprobar el Director General

proceso, procedimiento y
ccccc. Definir, Departamento de inspección y
implementar, mantener y control
ddddd. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
• Relación de CN38: guías de despachos donde se identifica la cantidad de despachos

postales, peso y presinto.
• El inspector debe estar identificado

• Relación de CN38.
• Sello de inspector
378 | P á g i n a
74. DESARROLLO
1- Recibir la valija de la SEDE central.

2.- Dividir las relaciones y los CN 38 en 2 juegos, uno para la línea aérea y otro para la SEDE
central.
3.- Entrega de la relación y los CN 38 a la línea aérea.
4.-Entrega la valija a la línea aérea.
5.- Estar presente el chequeo realizado por el CESAC y la seguridad de la línea aérea.
6.- Anotar los precintos que se cambiaron en la relación.
7.- Recibir los CN38 y la relación sellada por la línea aérea

Verifica las valijas en la sede central (dividiendo en
dos juegos los cn38 uno para la línea aérea y otro Formulario
Inspector postal
como acuse de recibo) CN38
379
Verificamos el proceso del chequeo realizado por el

Inspector postal CESAC y la seguridad de la línea aérea. En caso de
haber anomalías en alguna valija se le asigna un
nuevo precinto de seguridad (anotar en la relación de
los CN38)
Verificar que los CN 38 y la relación de valijas estén

Inspector postal sellados por la línea aérea.
380 | P á g i n a
381
382 | P á g i n a

Criterio Indicador
Cantidad de envíos despachados Cantidad de envíos recibidos e inspeccionados

383

departamento de
• Firma

2018
Fecha 18 /07/2018
INSPECCION DE ENVIOS ADMITIDOS EN EL Fecha de Act:

DEPARTAMENTO DE EMS

-PROPÓSITO
• REALIZAR INSPECCION DE APERTURA Y DESPACHOS DE LOS ENIOS

ADMITIDOS.
384 | P á g i n a
-ALCANCE
• Desde la apertura de las valijas admitidas internacionales y de las

oficinas y administraciones postales hasta el despachos de cada
envíos.
• MANUAL DE INSPECCION Y CONTROL .
-RESPONSABILIDADES
eeeee. Aprobar el Director General

fffff. Definir, implementar, Departamento de inspección y
procedimiento y las
ggggg. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
• Formulario CN24: es un acta de verificación el cual se utiliza cuando hay alguna en el

proceso de apertura. (perdida, expoliación, avería, diferencia de peso o
irregularidades).

• Formulario CN24
385
77. DESARROLLO
78. El inspector retira las valijas de los depósitos.

79. Se clarean las valijas por aduanas , la seguridad portuaria y un
80. El inspector trasláda las valijas a la sede.
81. El inspector las entrega al departamento de clasificación.
82. El encargado del departamento de clasificación y de la sección
de valijas proceden a entregar las valijas.
83. El inspector procede a apertura cada valija y verificar
contenido
84. El personal de la aérea procede a pesar cada envío.
85. El personal de EMS clasifica los envio.( ciudad e interior).
86. El personal de EMS digita cada uno de los envíos por despachos.
cerrarlo.
88. Después el inspector verifica el cierre de cada una de las valijas
y acompaña el personal de EMS al departamento de despacho general y
al departamento de clasificación para entregarle los envíos
internaciones que serán despachados.
386 | P á g i n a

verificamos que el personal de ems proceda a contar
El inspector postal las valijas y a pesar cada uno de los envíos
contenidos en ellas
evalúa los envíos aperturados para detectar

El inspector postal anomalías (diferencia de peso, perfil sospechoso,
envíos en mal estado)
Después de verificar los despachos el inspector

El inspector postal procede a entregarlo para que se realice la digitación
de los envíos (firmar de cada despachos recibido),
asimismo se retiran los envíos provenientes de las
oficinas postales y de la ventanilla para ser enviados a
sus destinos (despachos internaciones). Los
despachos son realizados mediante tablillas y las
sacas se cierran con precinto de seguridad.
387

Criterio Indicador
cantidad de envíos recibidos • cantidad de envíos despachados y verificados

cantidad de envíos aperturados • cantidad de envíos entregados


Departamento De
• Firma
388 | P á g i n a

2018
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 01
Versión:
PROCEDIMIENTO DE:INSPECCION DE APERTURA DE Fecha 18 /07/2018
ENVIOS ADMITIDOS EN EL DEPARTAMENTO DE Creación:
INPOSPACK
Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• REALIZAR INSPECCION DE APERTURA Y DESPACHOS DE LOS ENIOS

ADMITIDOS.
-ALCANCE
• DESDE LA APERTURA DE LOS ENVIOS ADMITIDOS DE LA OFICINA DE

AILA HASTA EL DESPACHO A LAS OFICINAS Y ADMINISTRACIONES
POSTALES
389
-RESPONSABILIDADES
hhhhh. Aprobar el Director General

iiiii. Definir, implementar, Departamento de inspección y
procedimiento y las
jjjjj. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.

• En este departamento se trabaja con guías aéreas y manifiesto
• Formulario CN24. Formulario CN24: es un acta de verificación el cual se utiliza cuando
hay alguna en el proceso de apertura. (perdida, expoliación, avería, diferencia de peso
o irregularidades).
390 | P á g i n a
91. DESARROLLO
391
92. El retiran las valijas de los depósitos.

94. se trasladan las valijas a la sede.
95. El inspector le entrega al depar tamento de clasificación.
96. El encargado del departamento de clasificación procede a
entregar las valijas al departamento de inpospack.
97. El inspector procede a apertura cada valija y verificar
contenido
98. El personal de la aérea procede a pesar y clasifica los envió.
(ciudad e interior).
99. El personal de inpospack digita cada uno de los envíos por
despachos.
cerrarlo.
101. Después del inspector verificar el cierre de cada una de las
valijas acompaña el personal de inpospack al departamento de
despacho general.
392 | P á g i n a
Se verifica la apertura y se cuentan cada paquete que

llegan dentro de las sacas, se procede a pesar cada Guías
Inspector postal
envió para determinar si coincide con el con el aéreas
contenido declarado. (Verificamos el contenido
declarado y condición de los paquetes). En el caso de
anomalías se levanta un acta de verificación (CN24)
Se fiscaliza la clasificación de los envíos (ciudad,

Inspector postal interior y sede) haciendo sus respectivos despachos
y que todo este correctamente.
Sellamos el reporte de las valijas que serán enviadas

Inspector postal por despacho general a las oficinas, administraciones
entregados en la sede (ventanilla).
393

Criterio Indicador
Cantidad envíos admitidos. • cantidad de verificación realizada ( contenido)


departamento de
• Firma
0.01 Wendys Inspectora Modesto Director General

Pérez postal Guzmán
394 | P á g i n a
Fecha 18 /07/2018
APERTURA DE ENVÍOS NACIONALES E Fecha de Act:

INTERNACIONALES (clasificación)

-PROPÓSITO
• Inspeccionar la apertura delas valijas recibida por el centro de

clasificación.
-ALCANCE
• Desde la apertura de valijas recibidas en el centro de clasificación y

realizar distribución a las área co rrespondientes.
• Manual de inspección y control .
-RESPONSABILIDADES
kkkkk. Aprobar el Director General

lllll. Definir, implementar, Encargado del departamento de
mantener y velar por el Inspección y control.
procedimiento y las
mmmmm. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
• FORMULARIO R4: este se usa para registrar los envíos mal encaminados
y envíos certificados.
395
El inspector no puede empezar a realizar sus labores sin antes tener los siguientes
instrumentos:
1. Sello de identificación del inspector de turno.
2. Cinta adhesiva.
3. Carnet de identificación
4. Formulario R4.
5. Formulario CN24
396 | P á g i n a
104. DESARROLLO
1. El inspector retira las valijas de los depósitos.

3. El personal de operaciones y el inspector trasladan a la sede las
valijas recibidas.
4. Las entregan al departamento de clasificación.
5. El encargado del departamento de clasificación procede a entregar
las valijas a cada una de las aéreas correspondientes.
6. En caso de que en la apertura se registren envíos mal encaminados el
inspector procede a registrarlos en un formulario r4 y se lo entrega
al departamento de sección aérea para ser reencaminados.
7. El inspector procede a realizar informa de novedad si lo hubiese.
a. D E S C R I P C I Ó N D E P R O C E D I M I E N T O S
397
Se verifica la apertura de las valijas recibidas desde el

Inspector postal aeropuerto.
2. Se inspeccionan las valijas recibidas desde el

Inspector postal
aeropuerto y seleccionando los envíos para las
diferentes áreas (Ems,Certificado, Bultos Postales Y
Especial De Recibos, mal encaminados y paquetes
violados ,asimismo verificamos que sean entregados
a cada área correspondientes.
3.Los envíos o paquetes mal encaminados se

Inspector postal registran con su tablilla y numero de despacho.
El personal de sección aérea lo clasifica y lo
pesa, se le realizada el boletín de verificación
para ser cobrados de igual modo
Inspeccionamos los envíos o paquetes violados y
procedemos a levantar un acta ,luego se emite
un boletín y se devuelve al país de origen
a. INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO

Criterio Indicador
Establecer el peso de las valijas recibidas Confirmar el peso Establecido por el
398 | P á g i n a
desde el aeropuerto inspector actuante en el retiro de las valijas

desde el aeropuerto.
b. ATRIBUCIONES DEL LEVANTAMIENTO


Departamento De
• Nombre Wendys Pérez Franklin González Modesto Guzmán
• Firma
c. HISTORIAL DE CAMBIOS

2018
PROCEDIMIENTO DE: VERIFICACIÓN DE RECEPCIÓN Fecha 18 /07/2018
DE CORREO ADMITIDO DIARIO DESDE EL AILA Creación:
(RECOGER)
Fecha de Act:
399

-PROPÓSITO
• Identificar cualquier anomalía presentada al momento de retirar los

envíos postales.
-ALCANCE
• Desde el retiro de las valijas en los depósitos de carga aérea para

hasta la entrega al departamento de clasificación.
• Manual de inspección postal .
-RESPONSABILIDADES
nnnnn. Aprobar el Director General

ooooo. Definir, Encargado del departamento de
implementar, mantener y Inspección y control
ppppp. Cumplir con lo Inspectores Postales
estipulado en este
procedimiento.
400 | P á g i n a
Formularios SCA-5: se utiliza en los depósitos, cuando se recibe el correo y se llena de acuerdo a
la cantidad que llegue.
Formulario carta de ruta: se utiliza para darle salida al correo recogido en el aeropuerto
completando cada espacio del formulario.
Formulario SCA-7: es un acta de verificación, que se usa cuando hay que levantar un acta por
violación, por rotura, diferencia de peso, precinto roto y no tiene tablillas.
Formulario AV-7 provisional: se utiliza para anotar los que se retienen en aduana.
El inspector debe llevar consigo los siguientes formularios a la hora de retirar la carga aérea:
6. Formularios SCA-5
7. Formulario carta de ruta.
8. Formulario AV-7 provisional.
9. Formulario SCA-7 es un acta de verificación, que se usa cuando hay que levantar un acta
por violación, por rotura, diferencia de peso, precinto roto y no tiene tablillas.
11. Cinta adhesiva.
401
DESARROLLO
1. El inspector desmonta la carga de manera organizada para su apertura.
2. La apertura debe hacerse una por una, para verificar el estado de cada precinto.
3. El inspector realizar la Verificación del contenido de las valijas.
4. El inspector debe de introducir los envíos verificados, ya clareado por aduanas en las
mismas sacas o valijas que llegaron y cerrarlo con un tairap con su etiqueta o tablilla.
5. Las sacas o valijas cerradas con tairap y su etiqueta de origen deben ser retornada al
camión de recolección de carga en forma ordenada, para ser admitidos en la sede del
Inposdom.
6. Envíos retenidos por aduanas, en caso que hubiese envíos susceptibles de pagos de
impuestos se debe documentar y remitir a la sede para conocimiento de las áreas de
tratamiento postal.
402 | P á g i n a
Verificación de Recepción de carga, Pesar individual Notificación de

Inspector Postal
cada valija, caja, bultos u objetos postales admitidos los almacenes
en los depósitos. Si se detecta en algunas valijas o de los
envíos se procede a levantar un acta (CN 24) , esta manejadores de
debe estar firmada y sellada por el responsable del las líneas aéreas
almacén o depósito de manejador del área de carga. ,de la asistencia
de carga postal
CN38 y guías
aéreas
Apertura y clareo aduanero, sistema

Inspector postal
integrado
7. Se desmonta la carga de manera organizada de
para su apertura. gestión
8. La apertura debe hacerse una por una, para aduanera
verificar el estado de cada precinto.
9. Verificación y conteo del contenido.
10. Devolver, introducir los envíos verificados, ya
403
clareado por aduanas en las mismas sacas o

valijas que llegaron y cerrarlo con un tairap
con su etiqueta o tablilla.
11. Las sacas o valijas cerradas con tairap y su

etiqueta de origen deben ser retornada al
camión de recolección de carga en forma
ordenada, para ser admitidos en la sede del
Inposdom.
12. Envíos retenidos por aduanas, en caso que

hubiese envíos susceptibles de pagos de
impuestos se debe documentar y remitir a la
sede para conocimiento de las áreas de
tratamiento postal.

Criterio Indicador
Cantidad de envíos notificados por el • Recepción de todos los envíos desde los
manejador de carga
depósitos y los manejadores de carga.
404 | P á g i n a

• Puesto Inspectora Postal Inspector General Director General
• Firma
• Fecha 18 De Junio De 2018
0.01 18 /06/ Wendys Inspectora Modesto Director General

2018 Pérez Postal Guzmán
Versión:
Fecha 18 /07/2018
DESPACHO INTERNACIONALES DE CORREO Fecha de Act:

UNIVERSAL (SECCIÓN AÉREA)
405

-PROPÓSITO
• Realizar verificación de los despachos internaciones de correos

ordinarios, encomiendas postales y certificados.
-ALCANCE
• Desde la verificación de los envíos recibidos de la secc ión de

certificado ciudad, centro de clasificación y de la administración
postal local hasta el despacho de las valijas internacionales al
Aeropuerto Internacional De Las Américas.
• Manual De Inspección Y Control
-RESPONSABILIDADES
qqqqq. Aprobar el Director General

rrrrr. Definir, implementar, Departamento de inspección y
procedimiento y las
sssss. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
• Formulario CN38: guías de despachos donde se identifica la cantidad de despachos,

peso y presinto.
• Formulario Cn31: guía de envíos postales
• Formulario cn35 : guía de envíos certificados
•
406 | P á g i n a
En Este Departamentos De Usan Los Siguientes Formularios:
Cn33
Cn31
Cn35
El Inspector Debe Tener Sellos.
Bolígrafo Rojo
Carnet De Identificación
407
108. DESARROLLO
408 | P á g i n a
1- Se verifican los envíos provenientes de la sección de certificado ciudad y

de administración postal local.
2- Se inspecciona junto al personal de la Dirección General De Control De
Drogas. (verificando que los envíos no tengan contenido ilícito.
3- Se procede a verificar la preparación de las valij as con sus respectivos
despachos y peso para luego cerrarlas.
4- Se verifica que todos los envíos estén correctamente digitados con sus
respetivas informaciones de destino.
5- En caso de los envíos mal encaminados se verifica el listado preparado
por el personal d sección aérea (país de destino).
6- Confirmar que cada valija este con su despacho, peso y precinto, para
luego ser despachados al aeropuerto internacional de las américas.
409

1. Se reciben los envíos procedentes de ventanilla,
certificado aéreo y los envíos mal encaminados. Se
digitan en el sistema junto al personal de la DNCD
adscrito en el INPOSDOM , verificamos que los envíos
que se van a despachar no tengan contenido ilícito.
2. Se procede a preparar las valijas, verificando

que todos los envíos estén digitados con su
respectiva información de destino , despachos
y peso, para proceder a cerrarlas con un
precinto de seguridad.(evitar que sean mal
encaminados)
3. En el caso de los envíos mal encaminados, se

prepara un listado y se clasifican por país
destino, confirmando que cada valija este con
su despacho y peso correcto, para realizar
despacho al aeropuerto internacional de las
Américas.
410 | P á g i n a
a. INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL PROCESO

Criterio Indicador
Cantidad de envíos admitidos • Cantidad de envíos y despacho verificados
b. ATRIBUCIONES DEL LEVANTAMIENTO


departamento de
• Firma
• Fecha 19 de junio de 2018
c. HISTORIAL DE CAMBIOS
0.01 18/06/2018 Wendys Inspectora Modesto Director

Pérez postal Guzmán General
Versión: 01
411
PROCEDIMIENTO DE: Fecha 18 /07/2018

INSPECCION DE VALIJAS ADMITIDAS A NIVEL NACIONAL Creación:
DESPACHO INTERNACIONALES DE CORREO UNIVERSAL Fecha de

(SECCIÓN AÉREA) Act:

-PROPÓSITO
• Inspeccionar Y Distribuir Cada Una De Las Valijas Aperturadas
-ALCANCE
• Desde la Apertura de las valijas recibidas de las diferentes oficinas

hasta la entrega a las áreas correspondientes .
• Manual de inspección y control.
-RESPONSABILIDADES
ttttt. Aprobar el proceso, Director General

de acción
uuuuu. Definir, Encargado del departamento de
implementar, mantener y Inspección y control.
vvvvv. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
412 | P á g i n a

14. Bolígrafo rojo
110. DESARROLLO
1. Se verifica cada una de las valijas o sacas entregadas por los posta o transportista a la
SEDE central.
2. El personal de recepción registra los envíos en un formulario R4.
3. el personal de recepción se encarga de entregar acompañados por un inspector las sacas a

cada departamento.
413
se procede a verificar cada una de las valijas recibidas

(posta ,transportista )
se procede a verificar la clasificación de cada una de

las valijas por departamentos
se verifica que el personal de recepción de valijas

registre cada valija recibida en un formulario R4 (este
debe ser recibido por cada área firma y sello)

Criterio Indicador
Cantidad de sacas recibidas Cantidad de sacas entregadas a las áreas
414 | P á g i n a


Departamento De
• Firma

Pérez Postal Guzmán General
Versión:
Fecha 18 /07/2018
APERTURA DE VALOR DECLARADO Fecha de Act:
415

-PROPÓSITO
• Entrega de los valores enviados por las oficinas y administraciones

postales.
-ALCANCE
• Desde el recibo de los valores declarados de la sección de valijas

hasta la entrega en la unidad de tesorería de la sede central.
• Manual De Inspección Y Control
-RESPONSABILIDADES
wwwww. Aprobar el Director General

xxxxx. Definir, Encargado del departamento de
implementar, mantener y Inspección y control.
yyyyy. Cumplir con lo Inspectores postales
estipulado en este
procedimiento.
• Se utilizará el formulario de apertura diaria valor declarado

• Se utilizará Bolígrafo rojo para todo proceso de inspección
• Cada inspector deberá contar con un sello privado que utilizará para distinguir su
intervención.
416 | P á g i n a
113. DESARROLLO
1- Recibir las sacas correspondientes a valores declarados de la sección de valijas.
2- se procede al desglose por estafeta indicando despacho, cantidad de piezas y lugar de

origen de cada una
3- inspector va con el encargado del área a la unidad de tesorería, para hacer entrega de lo
que las oficinas postales enviaron.
4- En cada caso de que un usuario venga a la sede central a retirar un valor declarado, el
encargado del área acompañado de un inspector procede a la entrega del mismo,
solicitándole al usuario una copia de su cedula y su firma.
1. se procede al desglose por oficinas y

Inspector postal
administraciones indicando despacho,
cantidad de piezas y lugar de destino de cada
una.
2. Luego el inspector va con el encargado del

área de a la unidad tesorería, para hacer
entrega de lo que las oficinas enviaron (venta
del día en sellos, apartados, EMS, etc.
Servicios)
417
3. En el caso de que un usuario venga a la sede

central a retirar un valor declarado(puesto en una
oficina o administración a su nombre), el encargado
del área acompañado de un inspector procede a la
entrega del mismo, solicitándole al usuario una copia
de su cedula y su firma.

Criterio Indicador
Cantidad de valores recibidos • Cantidad de valores inspeccionados y

entregados


Departamento De
• Firma
418 | P á g i n a

Pérez Postal Guzmán General
419
4.2. Gestión Financiera
420 | P á g i n a
Código: POL.FIN.3.1.1
Fecha 12/6/2018
POLÍTICA DE: Creación:
MANEJO Y CONTROL Fecha de Act:
DE ACTIVOS FIJOS

-PROPÓSITO
• Establecer los lineamientos para la identificación, registro, asignación,

uso y control de los Activos Fijos, propiedad de l INPSODOMcon el
objetivo de salvaguardar y garantizar el buen uso de los mismos.
-ALCANCE
• Aspectos que cubre: Identifica ción y Registro, Asignación y Uso,

Movimientos, Depreciación e Inventarios de los Activos Fijos de
INPOSDOM.
• Ley No. 1832 de 1948 que instituye la Dirección de Bienes Nacionales.

• Ley No. 33 sobre los descargados de vehículos y equipos propiedad del
Estado del 14 de octubre del 1970.
• Decreto No. 3250 del 1973 sobre Venta de Chatarra, Material, Equipos
y Otros Efectos propiedad del Estado Dominicano.
• Ley No. 11-92 que instituye a la Dirección General de Impuestos
Internos y sus modificaciones.
• Ley 120 – 01 que instituye el Código de Ética del Servidor Público.
• Catálogo de Cuentas.
421
-RESPONSABILIDADES
zzzzz. Aprobar el proceso, Director Administrativo y Financiero

de acción
aaaaaa. Definir, Encargada del dpto. Financiero.
implementar, mantener y
bbbbbb. Cumplir con lo Todo el personal
estipulado en este
procedimiento.
• ACTIVO FIJO: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las

actividades diarias de una dependencia, oficina o centro de costos,
cuya vida útil es mayor a un año y su valor mayor de RD$ 2,500.
Puede ser clasificada como unidad de producción u operativa
requerida para las operaciones de la Institución. Se deprecia a
medida que transcurre su vida útil.
• BIENES MUEBLES Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y
son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni
su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de
oficina, maquinaria, automóviles, etc.
• BIENES INMUEBLES Son aquellos que no se pueden trasladar de un
lugar a otro sin alterar, en algún modo, su forma o sustancia,
siéndolo unos por su naturaleza, otros por disposición legal
expresan en atención a su destino. Son considerados bienes raíces,
por tener de común la circunstancia de estar íntimamente ligados al
suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al
terreno.
• DEPRECIACIÓN: Es la estimación en pesos o deducción anual por el
desgaste, obsolescencia o uso de un activo dentro de su vida útil.
422 | P á g i n a
IDENTIFICACION Y REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS
1. El Analista de Compras debe solicitar al Asistente de Activos Fijos, vía correo electrónico, al
momento de colocar la orden de pedido, la creación del código del Activo Fijo, informando
el precio del activo, la identificación y el Centro de Costo del área que utilizará el mismo.
2. El Asistente de Activos Fijos debe crear el código en el sistema según el tipo de activo.
3. El Encargado de Almacén, al momento de recibir el activo, debe informar al Asistente de
Activos Fijos, sobre la existencia de Activos Fijos por rotular.
4. El Asistente de Activos Fijos debe rotular el activo, colocándole la etiqueta con el código
asignado en un lugar visible.
5. El Asistente de Cuentas por Pagar debe registrar el nuevo activo, luego de verificar los datos
contra la factura y la orden de pedido. Una vez pagado el Activo Fijo, la Analista de Activos
Fijos le da de Alta en el Libro.
6. El costo del activo fijo debe definirse sobre la base de compras, incluyendo los aranceles de
importación y los impuestos directos no recuperables de embarque que recarguen sobre la
adquisición, así como cualesquier otro costo directamente relacionado con la puesta en
servicio, tales como, transporte, costos de entrega inicial e instalación.
7. En los casos en que los componentes de los activos tengan un periodo de vida útil diferente
o suministren a la Institución beneficios económicos siguiendo patrones diferentes que
requieran otros métodos y tasas de depreciación, deberán ser registrados por separados.
8. En los casos de las piezas de repuestos y equipos de sustitución que cumplan las
condiciones para ser considerados como Activos Fijos, se registrarán, inicialmente, como
inventario y a medida que sean puestas en funcionamiento se contabilizarán como activos
separados.
9. Los desembolsos posteriores a la adquisición de un Activo Fijo, deberán ser añadidos a su
valor en libros cuando sea probable que de los mismos se deriven beneficios económicos
futuros adicionales a los previstos, tales como:
▪ Modificación de un elemento para ampliar su vida útil o su capacidad productiva.
▪ Aumentar la calidad de los productos o resultados.
▪ Que estas adiciones permitan una reducción de los costos operacionales.
10. Las Unidades no deben hacer compras directas de Activos Fijos.

11. El Asistente de Activos Fijos debe llevar el registro y control de los Activos Fijos en
coordinación con las demás unidades: Servicios Generales, Transportación, Tecnología de
la Información y Comunicación, Recursos Humanos, entre otras.
12. Las nuevas construcciones se deberán ingresar a la cuenta de Activos Fijos a partir de su
puesta en servicio.
ASIGNACION Y USO ACTIVOS FIJOS
13. La asignación de todo activo fijo debe responder invariablemente, a la satisfacción de una423
necesidad derivada del quehacer sustantivo de las Unidades.

• Puesto Analista Financiero Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
• Nombre Renny Vásquez María Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Fecha 12/6/2018
CHEQUES SUJETOS A LIQUIDACION Fecha de Act:
424 | P á g i n a

-PROPÓSITO
• Establecer las políticas para la emisión y uso de los cheques sujetos a

liquidación para garantizar una administrativa transparente, eficiente
y de cumplimiento con las leyes y normas que la regulan.
-ALCANCE
• Aspectos que cubre: Definición de responsabilidades y normas y

políticas aplicables a los cheques sujetos a liquidación.
• Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones.

• Ley 449-06 que modifica la Ley 340-06.
• Reglamento de aplicación, decreto 490-07.
-RESPONSABILIDADES
cccccc. Aprobar el Director Administrativo y Financiero

dddddd. Definir, Encargado Dpto. Financiero

políticas de su operación .
eeeeee. Cumplir con lo Todo el Personal
estipulado en este
procedimiento.
• CHEQUE SUJETO A LIQUIDACIÓN: Documento de pago inmediato

sujeto a lo estipulado en esta política.
425
206. Los cheques sujetos a liquidación deben estar autorizados por la Dirección
General.
207. La solicitud del cheque sujeto a liquidación debe estar acompañada del
presupuesto de los trabajos a realizar. En ningún caso la solicitud del cheque sujeto a
liquidación debe exceder de los 15 días laborales.
208. Los anexos de los cheques sujetos a liquidación deben ser todos en originales.
209. Los pagos por concepto de materiales a ser utilizados en reparaciones o
mantenimientos deben poseer factura en original y los mismos deberán contener las
cotizaciones necesarias, según sea el caso.
210. La comunicación de solicitud del cheque sujeto a liquidación debe ser en original
y explicar con claridad el motivo por el cual se solicita el mismo.
211. Está prohibido utilizar el cheque sujeto a liquidación para retener efectivo con la
finalidad de utilizarlo en otros trabajos.
212. Los cheques sujetos a liquidación deben ser cancelados 20 días después de haber
retirado el cheque en caja.
213. Es responsabilidad de las Direcciones que solicitan cheques sujetos a liquidación
remitir los anexos correspondientes a la Dirección Administrativa y Financiera en el
tiempo estipulado para que procedan a cerrar contablemente el mismo.
214. La Dirección Administrativa y Financiera deberá llevar un listado de cheques
sujetos a liquidación entregados, con la finalidad de mantener un control de los cheques
pendientes por liquidar de las direcciones correspondientes.
215. Es responsabilidad del Analista de Cuentas por Pagar darle seguimiento oportuno
a los cheques sujetos a liquidación emitidos, con la finalidad de que éstos se registren
oportuna y contablemente en el Sistema.
216. Se prohíbe que las compras de bienes y servicios realizadas por cheques sujetos a
liquidación se realicen a empleados de la empresa.
217. Los cheques sujetos a liquidación no pueden ser utilizados para pagos de sueldos
a empleados fijos.
218. Los cheques sujetos a liquidación no pueden ser utilizados para pagos de horas
extras.
219. Los cheques sujetos a liquidación no pueden ser utilizados en calidad de
préstamos.
220. No se pueden utilizar los cheques sujetos a liquidación como fondos de pagos
segmentados.
221. Un custodio no puede operar dos cheques sujetos a liquidación a la vez.
222. El custodio de caja chica no puede manejar fondos, ni tampoco se les puede
hacer cheques sujetos a liquidación a nombre de éste. 426 | P á g i n a

• Puesto Enc. Tesorería Enc. Dpto. Financiero Director Administrativo

y Financiero
• Nombre Reny Perez Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Reny Enc. Ma. Enc. Dpto.

Perez Tesorería Esperanza Financiero
Amézquita
Fecha 12/6/2018
ELABORACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Fecha de Act:
427

-PROPÓSITO
• Establecer los pasos para la planificación, elaboración, ejecución y

control del presupuesto anual de ingresos, gastos e inversiones para
asegurar la disponibilidad oportuna y el uso eficiente de los recursos
financieros y reales demandados p ara la consecución de los objetivos
de INPOSDOM, acorde a las disposiciones legales y reglamentarias
vigentes.
-ALCANCE
• El ciclo presupuestario comprende las siguientes etapas: formulación,

discusión y aprobación, ejecución, seguimiento y evalua ción.
• Aplica a todas las operaciones financieras de INPOSDOM en un periodo
determinado
• Ley No.423-06 sobre presupuesto para el sector Público de fecha 14

noviembre de 2006 y su modificación.
• Manual de Clasificadores Presupuestar ios del Sector Público.
• Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
• Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
• Procedimiento de Planificación y Programación de las Compras
PRO.ADM-ABS. 3.2.1.1.
• Procedimiento de Gestión Estratégica PRO.DE.1.2.1.
428 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
ffffff. Aprobar el proceso, Director Administrativo y Financiero

de acción
gggggg. Definir, Encargado Presupuesto

hhhhhh. Cumplir con lo Todas las áreas de INPOSDOM
estipulado en este
procedimiento.
429
• SISTEMA DE PRESUPUESTO: es el conjunto de principios, normas,

órganos y procesos que rigen y son utilizados en las etapas del ciclo
presupuestario de los organismos del Sector Público, respetando las
particularidades de cada uno de ellos, con la finalidad de que la
asignación y utilización de los recursos públicos se realice en la
forma más eficaz y eficiente posible para el cumplimiento de las
políticas y objetivos del Estado. El Sistema de Presupuesto en
conjunto con los Sistemas de Tesorería, Contabilidad y Crédito
Público, compone el Sistema Integrado de Administración Financiera
del Estado.
• DIRECCIÓN GENERAL DE PRESUPUESTO (DIGEPRE): es el órgano re ctor
del Sistema de Presupuesto Nacional, dependiente del Ministerio de
Finanzas.
• PRESUPUESTOS DE INGRESOS comprenderán las entradas estimadas
originadas en los impuestos, tasas, venta de bienes y servicios,
donaciones en efectivo o en especie, venta ocasi onal de activos
físicos, así como cualquier otro producto de las actividades
realizadas por INPOSDOM, que originen una modificación
cuantitativa y/o cualitativa del patrimonio.
• Se consideran excepciones: las disminuciones de activos financieros,
los desembolsos en efectivo o en especie de préstamos que se
reciban, los ingresos que generen la colocación de títulos o bonos
de la deuda pública, el uso de saldos de caja y bancos de ejercicios
anteriores luego de cubrir los gastos devengados y no pagados, así
como cualquier otro incremento de pasivos financieros. Se
considera efectivamente ejecutado el Presupuesto de Ingresos al
momento de percibirse los ingresos del ejercicio.
• PRESUPUESTOS DE GASTOS: comprenderán todas las transacciones
económico-financieras imputadas a gastos corrientes y de capital,
que originen una modificación cuantitativa y/o cualitativa del
patrimonio, con excepción de todo incremento de activos
financieros, las amortizaciones de la deuda de Gastos se
estructurarán en áreas y categorías pr ogramáticas, indicando, en
este último caso, las unidades ejecutoras, las apropiaciones
asignadas y los objetivos, metas y resultados previstos para cada
una de ellas.
430 | P á g i n a
1. La elaboración del Presupuesto se rige por las normas y principios establecidos en la Ley
No.423-06 sobre presupuesto para el Sector Público y las Disposiciones Generales del
Presupuesto de Ingresos y Ley de Gastos Públicos para el periodo del ejercicio
presupuestario en la medida que no contradigan las normas, metodologías y planes de
cuentas que al respecto fijen los respectivos órganos de regulación y/o supervisión.
2. El ejercicio presupuestario de INPOSDOM comienza el primero (1) de enero y termina el
treinta y uno (31) de diciembre de cada año.
3. El presupuesto de INPOSDOM debe estar sometido a la Dirección de Administración y
Finanzas antes del 1º de septiembre.
4. El presupuesto contendrá las proyecciones de ingresos, gastos y financiamiento, de forma
tal que se asegure la sostenibilidad fiscal a corto, mediano y largo plazo. Los ingresos y
gastos deben figurar por separado y en sus montos íntegros, sin compensaciones entre sí.
5. La distribución administrativa de los respectivos presupuestos será aprobada por el
Consejo Directivo de INPOSDOM, siendo comunicada a la Dirección General de
Presupuesto a los fines de verificar si los mismos están enmarcados dentro de lo dispuesto
por la política presupuestaria anual y recomendar los ajustes que considere pertinentes.
6. La Dirección General de INPOSDOM aprobará el proyecto de presupuesto anual y lo
remitirá a la Dirección General de Presupuesto, en la fecha establecida, previa revisión de
la Junta de Directores.
7. El ejercicio presupuestario de INPOSDOM será determinado por sus respectivos entes de
regulación y control.
8. Los proyectos de presupuesto deben ajustarse a la política presupuestaria anual y a las
normas técnicas que en materia presupuestaria dicte la Dirección General de Presupuesto.
Estos proyectos de presupuesto reflejarán los planes de acción y el plan anual de
inversiones; asimismo, contendrán las estimaciones de ingresos, gastos y financiamiento,
el presupuesto de caja y los recursos humanos a utilizar, estableciendo los resultados
operativos, económicos y financieros previstos para la gestión del próximo período
presupuestario.
9. Los procedimientos que integran el Sub-Sistema de Presupuesto y Estadísticas responden
al ciclo presupuestario y al proceso estadístico, los cuales incluyen; la formulación del
Anteproyecto de Ingresos y Egresos de la Institución; la Elaboración del Flujo de Caja de la
INPOSDOM, la Elaboración del Informe de Ejecución Presupuestaria Mensual.
10. En relación a las estadísticas se incluyen los procedimientos para la elaboración de los
informes estadísticos mensuales sobre operaciones postales, servicios prestados,
Comercialización, Financiero y Recursos Humanos.
11. El Manual del Sub-Sistema de presupuesto y estadísticas contiene el objetivo de cada
procedimiento; los responsables por su ejecución; la descripción detallada de las
operaciones y las normas que orientan su ejecución, así como, los documentos e
instrumentos utilizados en los mismos. 431
12. Los presupuestos de INPOSDOM deben mostrar los resultados económicos y financieros.
118. DESARROLLO
Encargado de 1. Planifica el inicio de la preparación del

Presupuesto presupuesto de ingresos y gastos e inversiones,
realizando una reunión Informativa sobre la
aplicación del Instructivo para la formulación del
Anteproyecto del presupuesto Institucional,
orienta sobre la metodología a seguir y entrega el
cronograma de preparación del presupuesto.
2. Elaboran su propuesta de presupuesto de su área
Directores de Área
basado en:
→ Los planes operacionales definidos en la
Planeación Estratégica
→ Los resultados de presupuestos anteriores
→ Estadísticas disponibles
Procediendo de la siguiente forma:
a) Determinan los recursos necesarios para
llevar a cabo las acciones que apoyen el
cumplimiento de los objetivos trazados, y
b) Estiman los costos.
3. Consolida los presupuestos de ingresos y gastos y

Encargado de de inversión de las diferentes áreas, elaborando el
Presupuesto Anteproyecto de Ingresos y Egresos de la
Institución, luego de reuniones y discusiones con
el Director General y los Directores de Área.
Director General 4. Aprueban, mediante acta, el Presupuesto de la

Institución, previo análisis y discusión del
presupuesto proyectado, recomendaciones y
solicitud de los ajustes de lugar, de ser necesario.
Encargado de 5. Distribuye a los Directores de Área su
presupuesto aprobado y solicita el cronograma de
432 | P á g i n a
Presupuesto ejecución de sus inversiones.

6. Prepara el Flujo de Efectivo basado en el
presupuesto de ingresos y gastos y el presupuesto
de inversiones aprobados.
7. Registra en el sistema los presupuestos de gastos
aprobados.
Directores de Área
8. Ejecutan y controlan el presupuesto de su área.
Encargado de
9. Evalúa mensualmente la ejecución del
Presupuesto Presupuesto de Ingresos y Gastos y de inversión
de las diferentes áreas, comparando lo ejecutado
con lo presupuestado.
10. Informa los resultados al Director de
Administración y Finanzas y a los Directores de
Área, señalando las partidas que presenten
variaciones significativas.
11. Procede al cierre de las cuentas al final del
ejercicio presupuestario y remite esta información
a la Dirección General de Presupuesto y a la
Dirección General de Contabilidad
Gubernamental, dentro del plazo establecido.

Criterio Indicador
Eficiencia en la elaboración del Tiempo de elaboración y aprobación del

Presupuesto Anual Presupuesto Anual
Presupuesto entregado a tiempo Entregado a la Dirección de Administración y
Finanzas: a más tardar el 1º de Sept.
Entregado a la DIGEPRE: a más tardar el 15 de Sept.
433
• 100%
Cumplimiento del Presupuesto Monto del Presupuesto Ejecutado
• Mínimo 80%

• Puesto Enc. Presupuesto Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
• Nombre Belkys Renedo Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Belkys Enc. Ma. Enc. Dpto.

Renedo Presupuesto Esperanza Financiero
Amézquita
Código: POL.FIN.3.4
Fecha 12/6/2018
ELABORACION Y CONTROL DEL PRESUPUESTO Fecha de Act:
434 | P á g i n a

-PROPÓSITO
• Establecer los pasos para administrar los fondos asignados para cubrir
adquisiciones de menor cuantía, mediante el uso adecuado de Cajas
Chicas, cumpliendo con las normas y pol íticas creadas para tales
fines.
-ALCANCE
• Inicia con la solicitud de la reposición de los fondos de Caja Chica y

termina con el archivo de los recibos de desembolsos por parte de
Custodio.
• Ley 340-06 sobre Compras y Contrataci ones de Bienes, Servicios, Obras

y Concesiones.
• Ley 449-06 que modifica la Ley 340 -06.
• Reglamento de aplicación, decreto 490 -07.
-RESPONSABILIDADES
iiiiii. Aprobar el proceso, Director Administrativo y Financiero

de acción
jjjjjj. Definir, implementar, Encargado Presupuesto
procedimiento y las
kkkkkk. Cumplir con lo Los Custodios de Caja Chica y los
estipulado en este Encargados de Área de INPOSDOM
procedimiento. deben cumplir con lo estipulado en
este procedimiento.
435
• CAJA CHICA: Consiste en un fondo fijo de dinero en efectivo

reembolsable, que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos,
para afrontar gastos de servicios urgentes y de monto reducido, con
la obligación de rendir cuenta de su utilización. La Institución la
crea de acuerdo a sus requerimientos.
• CUSTODIO: empleado responsable de la custodia del efectivo,
administración y uso conforme a las disposiciones de este
reglamento.
436 | P á g i n a
14. Toda creación de fondo de Caja Chica debe ser aprobada por el Director Administrativo
y Financiero de INPOSDOM.
15. La solicitud de creación de fondo de Caja Chica debe incluir:
• La finalidad del fondo
• El monto solicitado
• Nombre del empleado que será el Custodio
• Número de Cédula de Identidad y Electoral del Custodio
• Número de Carnet del Custodio
16. La solicitud de reposición de fondo de Caja Chica se realiza una vez el fondo es agotado
en un 60% del monto total, incluyendo:
17. Desembolsos de Caja (Provisional)
18. Factura o soporte de los desembolsos
19. El Custodio de la Caja Chica debe ser un Empleado Fijo de INPOSDOM
20. El Encargado del Área no podrá ser el Custodio de Caja Chica
21. No está permitido pagar sueldos, dietas, horas extras ni vacaciones por el fondo de Caja
Chica.
22. El Custodio y el Encargado del Área son los responsables de la administración de los
fondos de Caja Chica.
23. En ningún caso los fondos fijos de caja chica podrán exceder los cincuenta mil pesos
(RD$50,000.00), y sólo podrán cubrir gastos que no excedan de los cinco mil pesos
(RD$5,000.00) en cada caso.
24. Todos los desembolsos, deben realizarse mediante comprobante debidamente
firmados por el Custodio y el Encargado del Área que tenga asignado el mismo.
25. Todos los desembolsos, deben realizarse mediante comprobantes debidamente
firmados por el Custodio de Caja Chica y quien recibe el efectivo.
26. Los recibos utilizados en el fondo de Caja Chica deben estar prenumerados de
imprenta.
27. Las facturas deben ser originales y poseer las siguientes informaciones:
• Datos correctos de la Institución ( INPOSDOM)
• Datos correctos del Proveedor
• Número de Registro Nacional de Contribuyente (RNC)
• Número de Comprobante Fiscal, Gubernamental (NCF)
• Sello original y legible de la Institución suplidora, exceptuando las facturas de
437
proveedores informales.
121. DESARROLLO
• DESCRIPCIÓN DE PROCEDIM IENTOS
Custodio de Caja 1. Solicita la reposición del fondo de Caja Chica y

Chica la envía al Coordinador de Pagos junto a la
documentación soporte.
2. Revisa el expediente verificando en las
facturas, el número de Registro Nacional del
Coordinador de Pagos Contribuyente (RNC), el Número de
Comprobante Fiscal (NCF) del suplidor, los
montos de las facturas, los documentos
anexos y el monto total de la reposición. De
aprobar, autoriza la impresión del Cheque. En
caso de que se identifique alguna
irregularidad en el expediente o tenga
observaciones, lo retorna al Custodio de Caja
Chica.
3. Verifica el registro de las facturas de acuerdo
al Plan de Cuentas de INPOSDOM y centro
correspondiente.
4. Graba e imprime el registro de la verificación
de caja chica.
5. Imprime el Cheque y gestiona su firma de
acuerdo al procedimiento establecido.
Asistente de Pagos 6. Desglosa cheque y envía a Caja.

7. Retira el Cheque de Caja y hace efectivo el
cheque.
8. Recibe la solicitud para uso de recursos del
Fondo y procede a completar el Comprobante
Custodio del Fondo de Desembolso, a nombre del Solicitante y le
de Caja Chica requiere la firma (puede ser el provisional o el
definitivo).
9. Entrega el efectivo al Solicitante, mediante la
438 | P á g i n a
firma del Recibo de Desembolsos.

10. Archiva el Recibo de Desembolso, junto a sus
soportes en la Caja del Fondo.

Criterio Indicador
N/A •

• Puesto Enc. Tesorería Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
• Nombre Reny Vásquez Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
439

Vásquez Tesorería Esperanza Financiero
Amézquita
Fecha 12/6/2018
CONCILIACIONES BANCARIAS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Establecer los pasos para confrontar y conciliar el s aldo y los

movimientos de la cuenta bancaria registrados por INPOSDOM con los
valores que reportan las instituciones bancarias por medio de los
estados de cuenta, a fin de llevar un adecuado control del saldo de
los recursos disponibles en el banco.
-ALCANCE
• Abarca desde la obtención de los Estados de Cuentas Bancarios hasta

el archivo del expediente conciliado, para fines de auditoría.
• Ley No. 633, del 16 de junio de 1944 que crea la contabilidad en la

República Dominicana y sus modificaciones.
• Ley 126-01, que crea la Dirección General de Contabilidad
Gubernamental (DIGECOG) y el Decreto No. 605 -06, que establece el
reglamento de aplicación de la misma.
• Ley No. 708, Ley General de Bancos.
• Las Normas Internacionales de Contabili dad (NIC), emitidas por el
International Accounting Standards Board.
• Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
440 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
llllll. Aprobar el proceso, Director General

de acción
mmmmmm. Definir, Encargado Presupuesto
nnnnnn. Cumplir con lo El personal de Tesorería de
estipulado en este INPOSDOM debe cumplir con lo
procedimiento. estipulado en este procedimiento..
• CONCILIACIÓN BANCARIA: proceso que consiste en revisar y

confrontar cada uno de los movimientos registrados en los
auxiliares, con los valores contenidos en el estado de cuenta
bancario para determinar cuál es la causa de la diferencia. Es el
análisis que explica la diferencia entre el saldo de la cuenta bancos
de los libros de una Institución y el saldo que aparece en un estado
de cuenta bancario.
• ESTADO DE CUENTA: documento bancario en el se registran los
asientos de débito o crédito en la cuenta de un cliente durante un
determinado periodo de tiempo, reflejando el balance de la misma.
• LIBRO AUXILIAR DE BANCOS: Documento en el cual se registra cada
uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son
giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito,
anulación de cheques y consignaciones, etc.
• LIBRO MAYOR: Es el libro de contabilidad en donde se organizan y
clasifican las diferentes cuentas que moviliza la Institución de sus
activos, pasivos y patrimonio. Para que lo s registros sean válidos
deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o
resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario,
con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma
particular.
441
36. Los estados de Cuentas Bancarios son solicitados al Banco en los primeros tres (3) días
del mes siguiente del que corresponde el Estado.
37. La Conciliación Bancaria debe realizarse mensualmente, a más tardar los primeros 5
días del mes posterior al que se trate.
38. Los depósitos y cheques registrados en libros que no han sido considerados por el
banco en el mes que se está trabajando quedarán en tránsito en el sistema.
39. Al identificar diferencias entre los valores reportados por el banco y los registrados en
libro, los siguientes criterios deben ser considerados:
• Si se trata de diferencias que con el transcurso del tiempo se compensan
(diferencias temporales), NO es necesario realizar ningún registro. Ejemplos de
estas diferencias son: cheques pendientes, depósitos sin acreditar, etc. Si son
mayores de RD$100 se reclama al banco
• Si, en cambio, las diferencias son permanentes, se debe realizar el asiento que
corresponda. Ejemplos de estas diferencias son: notas de débito o crédito no
contabilizadas, errores u omisiones.
40. Entre las causas más comunes por las que los valores de los libros auxiliares y el estado
de cuenta bancario no coinciden, tenemos:
- Cheques girados por la Institución y que no han sido cobrados por el beneficiario del
cheque.
- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aún no las ha
abonado a la cuenta de la Institución.
- Notas de débito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la Institución no ha
registrado en su auxiliar.
- Notas de crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la Institución y que ésta aún
no las ha registrado en sus auxiliares.
- Errores de la Institución al momento de registrar los conceptos y valores en el libro
auxiliar.
- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
442 | P á g i n a
124. DESARROLLO
Auxiliar de 15. Recibe, mensualmente, los Estados de

Conciliación Bancaria Cuentas Bancarios en el que se muestran
todos los movimientos bancarios que
concluyen en un saldo de la cuenta al último
día del respectivo mes.
16. Verifica y confronta los datos del Estado de
Cuenta con los registrados en el libro auxiliar
de bancos en el sistema, procediendo de de la
siguiente forma:
→ Transporta los datos del Estado de Cuenta
→ Coteja los depósitos realizados y los
cheques pagados por el banco con los
comprobantes de depósitos, notas de
crédito, notas de débito y las emisiones de
cheques registrados
→ Solicita al Analista del Libro Mayor registrar
las comisiones y los cargos por servicios
bancarios.
17. Identifica las diferencias y las causas por las
que esos valores no coinciden.
a) Si coinciden, ir al paso # 6.
b) Si no coinciden, continúa en el siguiente paso
18. Reporta las inconsistencias y los errores
Analista del Libro encontrados al Analista del Libro Mayor,
Mayor Cuenta por Pagar o Cuenta por Cobrar, según
aplique, para su corrección.
Auxiliar de 19. Realiza el asiento contable al Libro Mayor,
Conciliación Bancaria luego de ser corregidas las diferencias.
443
20. Genera el reporte de las cuentas de saldo

(disponibilidad), ingresos y egresos, llamado
Encargado de
Conciliación Bancaria FO-FIN-02, imprime y
Tesorería
firma.
21. Revisa el informe asegurándose de que las
codificaciones y los conceptos de las cuentas
Auxiliar de
son los correctos y firma de conformidad.
Conciliación Bancaria
22. Archiva el expediente para fines de
auditoría.

Criterio Indicador
Eficiencia en la conciliación bancaria Conciliaciones realizadas a tiempo.
• Durante los (5) cinco primeros días del mes.

Eficacia de la conciliación bancaria Anulaciones por omisión o error en los registros del
libro.
• 0.

• Puesto Enc. Tesorería Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
444 | P á g i n a
• Nombre Reny Vásquez Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Vásquez Tesorería Esperanza Financiero
Amézquita
Fecha 12/6/2018
CIERRE CONTABLE Y ELABORACION Fecha de Act:
DE ESTADOS FINANCIEROS

-PROPÓSITO
• Establecer los lineamientos para la elaboración y emisión de los

Estados Financieros que muestren los resultados operacionales de
INPOSDOM y la situación financiera en un periodo determinado, a fin
de que la información presentada pueda ser utilizada por el Director
General, los Directores y otras partes interesadas.
445
-ALCANCE
• Aplica a todas las transacciones contables realizadas en INPOSDOM.

• Abarca desde la verificación y actualización de los registros contables
hasta la entrega de los Estados Financieros al Director General.
• Ley No. 3894 de la Contraloría General de la República.

• Ley 126-01, que crea la Dirección General de Contabilidad
Gubernamental (DIGECOG) y el Decreto No. 605 -06, que establece el
reglamento de aplicación de la misma.
• Ley No. 633, del 16 de junio de 1944 q ue crea la contabilidad en la
República Dominicana y sus modificaciones.
-RESPONSABILIDADES
oooooo. Aprobar el Director General

pppppp. Definir, Encargado Contabilidad
qqqqqq. Cumplir con lo El personal de Contabiidad de
procedimiento. estipulado en este procedimiento..
446 | P á g i n a
• EJERCICIO CONTABLE: es el periodo en el que se mide la situación

financiera y económica de una INSTITUCIÓN. Normalmente se trata
de un año o sus divisiones mensuales, trimestrales y semestr ales.
• CIERRE CONTABLE: proceso consistente en cerrar o cancelar las
cuentas de resultados y llevar su resultado a las cuentas de balance
respectivas.
• BALANZA DE COMPROBACIÓN: es el documento que se utiliza para
determinar la exactitud de los débitos y créd itos registrados en el
Libro Mayor.
• MAYORIZACIÓN: proceso de actualización de las cuentas al Libro
Mayor.
• DIARIO MAYOR GENERAL: es el resumen de todas las transacciones a
nivel de Cuentas Control.
• CUENTA CONTROL: es la cuenta que resume los auxiliares que
componen dicha cuenta.
• CUENTAS DE RESULTADOS: son las cuentas nominales de ingresos,
gastos, costos de venta y costos de producción.
• CUENTAS DE BALANCE: son cuentas reales del activo, pasivo y
patrimonio de la INSTITUCIÓN.
447
41. El Cierre Contable mensual debe realizarse dentro de los primeros 15 días de cada mes
para la entrega de los Estados Financieros al Director Administrativo y Financiero con la
finalidad de que los mismos puedan ser presentados al Director General y al Consejo
Directivo el tercer lunes de cada mes.
42. En el mes de diciembre, por coincidir con el cierre del periodo fiscal, se emiten dos
tipos de Estados Financieros uno preliminar para que el Administrador pueda tener una
proyección de la situación de la institución y uno definitivo que debe contener todas las
transacciones realizadas durante el periodo.
43. Los Estados Financieros presentados se componen de:
• Estado de Situación Patrimonial o Balance General
• Estado de Resultados del Periodo y del Mes
• Estado de Flujo de Efectivo del Periodo y del Mes
• Notas de los estados financieros anuales: anexos que contienen sus políticas, prácticas
contables y los asuntos de importancia, así como, el detalle de las cuentas por cobrar y
las cuentas por pagar.
44. Anualmente los Estados Financieros son revisados por Auditores Externos, quienes
pueden realizar recomendaciones de ajustes o reclasificaciones, que de ser aceptados
afectarían la presentación financiera, lo cual implicaría la emisión de nuevos estados.
127. DESARROLLO
448 | P á g i n a
Analista de Contabilidad 1. Verifica y mayoriza todos los asientos

(Libro Mayor) contables de cada uno de los módulos del
sistema.
2. Verifica, mediante reuniones con el resto del
personal, si algún registro necesita ser
incluido, ajustado o conciliado antes de emitir
los Estados Financieros y proceden a
ejecutarlo, de ser necesario.
3. Verifica que todas las cuentas estén saneadas,
procediendo de la siguiente manera:
a) Si las cuentas están correctas, pasa al paso
# 5.
b) Si las cuentas no están correctas, continúa
Encargado de en el siguiente paso.
Contabilidad 4. Investiga la cuenta que presenta la diferencia
con el responsable y realiza los ajustes de
Analista de Contabilidad lugar, pasándolos luego al Libro Mayor.
(Libro Mayor)
5. Realiza el cierre contable del periodo o del
Ejercicio Contable y la apertura del siguiente.
6. Imprime del sistema la Balanza de
Comprobación definitiva.
7. Genera e imprime los Estados Financieros con
sus respectivas notas a los estados.
8. Prepara Estado de Flujo de Efectivo con la
información de los Estados Financieros
generados y la Balanza de Comprobación y
entrega los Estados Financieros y sus notas al
Encargado de Contabilidad para su revisión y
aprobación.
Director
Administrativo y 9. Revisa los Estados Financieros para
Financiero comprobar la exactitud de la información
contenida en ellos y ver si existe algún tipo de
variación con relación a las ejecutorias y el
presupuesto aprobado.
10. Remite los Estados Financieros al Director
General para fines de toma de decisiones.
449

Criterio Indicador
Cumplimiento con las fechas de entrega Estados Financieros entregados a tiempo
• A más tardar el día 15 de cada mes.

• Puesto Enc. Contabilidad Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
• Nombre Alfredo Mirambeaux Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Alfredo Enc. Ma. Enc. Dpto.

Mirambeaux Contabilidad Esperanza Financiero
Amézquita
450 | P á g i n a
Fecha 12/6/2018
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE DISPONIBILIDAD Fecha de Act:

BANCARIA

-PROPÓSITO
• Preparar oportuna y adecuadamente el balance de las cuentas

bancarias, mediante el Reporte Diario de Disponibilidad Bancaria, a
fin de optimizar el manejo del efectivo, para cumplir con los
compromisos contraído s por la INPOSDOM.
-ALCANCE
• Abarca desde la recepción de la Relación de Pagos emitida por el

Departamento de Cuentas por Pagar y los Comprobantes de Depósitos
Bancarios realizados en las cuentas bancarias por la Gerencia de
Tesorería/Sección de Ingresos h asta la entrega del Reporte de
Disponibilidad Bancaria, al Director Administrativo y Financiero.
451
-RESPONSABILIDADES
rrrrrr. Aprobar el Director Administrativo y Financiero

ssssss. Definir, Encargado Contabilidad
tttttt. Cumplir con lo El personal de Contabilidad de
procedimiento. estipulado en este proced imiento..
• EJERCICIO CONTABLE: es el periodo en el que se mide la situación

financiera y económica de una Institución. Normalmente se trata de
un ano o sus divisiones mensuales, trimestrales y semestrales.
• BALANZA DE COMPROBACIÓN : es el documento que se utiliza para
determinar la exactitud de los débitos y créditos registrados en el
Libro Mayor.
• MAYORIZACIÓN: proceso de actualización de las cuentas al Libro
Mayor.
• DIARIO MAYOR GENERAL: es el resumen de todas las transacciones a
nivel de auxiliar como de Cuentas Control.
• CUENTA CONTROL: es la cuenta que resume los auxiliares que
componen dicha cuenta.
452 | P á g i n a
45. El Departamento de Cuentas por Pagar debe remitir a la Dirección de Administrativa y

Financiera el Registro de Cheques emitidos, diariamente.
46. El Departamento de Tesorería/Sección de Ingresos debe remitir a la Dirección de
Administrativa y Financiera la relación de los depósitos realizados, diariamente, en las
cuentas de la INPOSDOM.
47. El Reporte de Disponibilidad Bancaria se prepara diariamente y debe contener todas las
cuentas bancarias de la INPOSDOM.
48. Las informaciones relativas a las transferencias bancarias (efectuadas y recibidas) se
obtendrán del Reporte Consolidado de Cuentas obtenido desde DataReservas.
130. DESARROLLO
Coordinador de Pagos 11. Genera la Relación de Cheques Emitidos.

12. Remite los Comprobantes de Depósitos
Bancarios realizados en las cuentas bancarias
de la INPOSDOM, por la Gerencia de
Tesorería/Sección de Ingresos.
13. Clasifica y obtiene la sumatoria, por partidas,
de los pagos emitidos por el Departamento
de Cuentas por Pagar (gastos fijos,
prestaciones laborales, combustible, ayudas,
suplidores, etc.).
14. Accede al Sistema DataReservas y obtiene el
balance inicial de cada cuenta a los fines de
insertarlo en cuadro elaborado en Microsoft
Excel para la preparación del Reporte de
Disponibilidad Bancaria.
453
15. Toma el balance inicial del Reporte

Consolidado de Cuentas del DataReservas y
resta, por partidas, todos los pagos emitidos
por el Departamento de Cuentas por Pagar;
los préstamos rebajados por el Banco de
Reservas y las transferencias bancarias
realizadas.
16. Suma todos los depósitos realizados por la
Sección de Ingresos, el día anterior y las
transferencias bancarias recibidas de los
clientes.
17. Revisa las aplicaciones de los pagos y
depósitos realizados y obtiene el balance
final, que dará como resultado, la
disponibilidad en Bancos para ese día.
18. imprime el Reporte de Disponibilidad
Bancaria, en Microsoft Excel, archiva una (1)
copia y entrega el original al Director
Administrativo y Financiero.

Criterio Indicador
N/A •

454 | P á g i n a
• Puesto Enc. Contabilidad Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
• Nombre Alfredo Mirambeaux Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Alfredo Enc. Ma. Enc. Dpto.

documentación Mirambeaux Contabilidad Esperanza Financiero
Amézquita
Fecha 12/6/2018
ELABORACIÓN DEL REPORTE DE DISPONIBILIDAD Fecha de Act:

BANCARIA

-PROPÓSITO
• Definir las políticas y operaciones para el registro contable de las

facturas e ingresos procedentes de la prestación de servicios de
INPOSDOM, con la finalidad de mantener el control y gestionar los
cobros a los clientes.
455
-ALCANCE
• Abarca la recepción de las facturas enviadas por la Unidad de Mercado

Eléctrico, registro contable de las cuentas por cobrar e ingresos y la
gestión de cobros.
• Ley n. 305. Que Crea el Instituto Postal Dominicano.

• Procedimiento de Facturación de Servicios PRO.COM.3.2.1.
-RESPONSABILIDADES
uuuuuu. Aprobar el Director Administrati vo y Financiero

vvvvvv. Definir, Encargado Contabilidad
wwwwww. Cumplir con lo El personal de Finanzas de
procedimiento. estipulado en este procedimiento.
• FACTURA: es un documento mercantil o justificante fiscal que refleja

toda la información de una operación de compraventa, entrega de
un producto o provisión de un servicio. La información fu ndamental
que aparece en una factura debe reflejar el concepto, la fecha de
devengo y la cantidad a pagar.
• CUENTA POR COBRAR: Son derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamiento de préstamos o cualquier otro
concepto análogo. Representan el crédito que concede la Institución
a sus clientes sin más garantías que la promesa de pago en un plazo
determinado.
456 | P á g i n a
223. Las modificaciones del listado de Deudores (clientes) deben ser realizadas por el
Coordinador de Cobros, previa aprobación del Encargado de Facturación.
224. Las Cuentas por Cobrar se mantendrán por noventa (90) días, vencido ese plazo y
previa verificación de su imposibilidad de cobro, serán enviadas a la Dpto. Legal, quien
procederá de acuerdo al caso.
133. DESARROLLO
Coordinador de 1. Recibe de la Dirección Comercial las facturas

Cobros y la documentación soporte.
2. Verifica que el monto de la factura y de la
resolución sea la misma.
3. Registra monto en el Libro Auxiliar de
Cuentas por Cobrar en el sistema.
Analista de Cuentas
por Cobrar 4. Archiva expediente por tipo de cuenta hasta
vencimiento de pago.
Coordinador de 5. Recibe notificación de los clientes
Cobros informándole que efectuará el pago mediante
una transferencia bancaria o cheque.
6. Gestiona el Cobro, mediante comunicación
telefónica, de aquellos clientes que no
realizaron el pago en el plazo acordado y
procede de siguiente manera:
a) Si el cliente realiza el pago, recibe
confirmación de pago, retorna al paso #
6.
457
b) Si no realiza pago, Envía una

comunicación escrita al cliente luego de
transcurrido sesenta (60) días del plazo,
Analista de Cuentas
continúa en el siguiente paso.
por Cobrar
7. Remite expediente al Departamento Legal
transcurrido noventa (90) días del plazo, para
que proceda de acuerdo al caso.
Coordinador de
Cobros

Criterio Indicador
Eficacia en el cobro • Plazo promedio de cuentas por cobrar

---- días

• Puesto Enc. Cobros Enc. Dpto. Financiero Director Admtvo. Y

Financiero
• Nombre Rosa Polanco Ma. Esperanza Félix Daniel Paulino

Amézquita
• Firma
• Fecha 12/6/2018
458 | P á g i n a
01 12/6/2018 1ra Rosa Enc. Ma. Enc. Dpto.

documentación Polanco Cobros Esperanza Financiero
Amézquita
4.1. Gestión Administrativa
459
Código: PRO.ADM-
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ABS. 3.2.1.1
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE LAS COMPRAS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir los pasos para la planificación y programación de las compras

con la finalidad de conseguir precios más competitivos, menores
costos de inventario y administrativos y efectuar compras oportunas,
logrando así aumentar la productividad de la institución,
-ALCANCE
• Aplica para todas las adquisiciones de bienes y servicios, nacionales e

internacionales. Abarca desde la detección de las necesidades de las
diferentes áreas hasta la programación por mes de las compras.
460 | P á g i n a
• Ley 15-08 del Presupuesto de Ingresos y Ley del Gasto Público.

• Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras
y Concesiones.
• Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios PRO.ADM-
ABS.3.2.1.2.
• Procedimiento de Elaboración y Control del Presupuesto PRO.FIN.3.1.3.
• Procedimiento de Gestión Estratégica PRO.DE.1.2.1.
-RESPONSABILIDADES
xxxxxx. Aprobar el Director Admtvo. Y Financiero

yyyyyy. Definir, Encargado Dpto. Admtvo.
zzzzzz. Cumplir con lo Personal de la división de compras,
estipulado en este Dpto. Financiero y Dpto.
procedimiento. Administrativo.
• Stock mínimo: cantidad mínima mantenida en inventario de una existencia o referencia

determinada, antes de realizar el siguiente pedido para asegurar cumplimiento con la
demanda.
• Stock máximo: Corresponde al máximo nivel que puede tener almacenada una
organización de una existencia, esto desde un punto de vista técnico, administrativo y
económico.
• M R P : Herramienta para la Planificación de Necesidades de Material (Por sus siglas en
inglés, Material Requirements Planning), le recomienda las necesidades de material para el
proceso de aprovisionamiento basado en el historial de consumo y el stock máximo y
mínimo definido para cada artículo.
461
• El Encargado del Dpto. Administrativo debe enviar el formato de Planificación de Compras

a las diferentes áreas a más tardar la segunda semana de Julio a fin de que pueda elaborar
la Planificación Anual de Compras y el Presupuesto Consolidado de Compras durante el mes
de Agosto.
• Las diferentes áreas deben remitir al Encargado de Abastecimiento su Planificación de
Compras a más tardar la segunda semana de Agosto.
• El Encargado Dpto. Administrativo, basado en el consumo histórico, debe determinar el
stock máximo y mínimo de los materiales de uso más frecuente para dar respuesta
oportuna a las solicitudes.
136. DESARROLLO
Encargado/Director 23. Detectan necesidades de requerimientos para

dar cumplimiento a los objetivos de su área
planteados en el Plan Estratégico de
INPOSDOM, elaboran la planificación
adecuada de las compras que serán realizadas
a lo largo del año utilizando el formulario
Planificación de las Compras FO.ADM.ABS-1 y
remiten a la Departamento Administrativo
Encargado dl Dpto. conjuntamente con el presupuesto.
Administrativo
24. Analiza los requerimientos recibidos de las
diferentes áreas, De ser necesario, establece
reuniones para aclarar y realizar el
levantamiento de información que
complemente los requerimientos planteados.
Encargado de 25. Genera la Planificación Anual de Compras, que
se integra a su vez en el Presupuesto Anual de
462 | P á g i n a
Presupuesto. la empresa.
26. Revisa trimestralmente la Planificación de
Compras, realiza los ajustes de lugar y realiza
la Programación de las Compras para el
Analista de periodo correspondiente.
Planificación del 27. Realiza mensualmente la corrida en MRP para
Dpto. Administrativo identificar los requerimientos necesarios para
asegurar disponibilidad en el almacén y
analiza dichos requerimientos.
28. Genera las solicitudes de órdenes de pedidos
en el sistema y realiza la compra siguiendo los
pasos establecidos en el Procedimiento de
Adquisición de Bienes y Servicios PRO.ADM-
ABS.3.2.1.2.

Criterio Indicador
Eficacia de la planeación de compras % de ejecución del presupuesto de compras
• Mínimo 95%
% de compras no presupuestadas
• Máximo 5%
% reducción de costos por volumen de compras
• Parámetro no establecido
% rotación de inventario
% de compras urgentes
• Máximo 5%
% requisiciones de materiales de uso frecuente
463
atendidas a tiempo
• Mínimo 95%

• Puesto Analista Administrativo Enc. Administrativo Director Administrativo

Y Financiero
• Nombre Pablo Ramos Carol Camarena Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha 12/6/2018
001 12/6/2018 1ra Pablo Pablo Carol Enc.

documentación Ramos Ramos Camarena Administrativo
Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ADQUISICIÓN DE Fecha de Act:

BIENES Y SERVICIOS
464 | P á g i n a

-PROPÓSITO
• Establecer los pasos para el abastecimiento de los bienes y servicios

necesarios para el funcionamiento de la Institución y la consecución
de los objetivos trazados mediante su adquisición de forma eficiente,
planificada, controlada y de fuentes confiables.
-ALCANCE
• Aplica para todas las adquisiciones de bienes y servicios, nacionales e

internacionales. Abarca desde la solicitud del bien o servicio hasta
que se realiza el pago al proveedor. No aplica para las compras
efectuadas con fondos de caja chica ni las efectuadas con cheques
sujetos a liquidación.

y Concesiones.
• Procedimiento de Planificación y Programación de Compras PRO.ADM-
ABS. 3.2.1.1.
• Procedimiento de Compras por Licitación PRO.ADM-ABS.3.2.1.3
• Procedimiento de Recibo y Despacho de Mercancía PRO.ADM-
ABS.3.2.1.4.
465
-RESPONSABILIDADES
aaaaaaa. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

bbbbbbb. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
ccccccc. Cumplir con lo Personal del dpto.. Administrativo
estipulado en este
procedimiento.
• Compras menores. Consiste en el requerimiento de cotizaciones a un número limitado

de oferentes inscritos en el registro respectivo y se utilizará cuando el monto estimado
de la contratación o compra de bienes y servicios no supere el límite máximo
establecido.
• Compra o contratación directa. Es el procedimiento de contratación mediante el cual la
entidad contratante podrá adquirir o adjudicar directamente con cualquiera de las
personas físicas o jurídicas inscritas en los respectivos registros.
• Sorteo de obras. Es la adjudicación al azar o aleatoria de un contrato entre participantes
que cumplen con los requisitos necesarios para la realización de obras sujetas a diseño
y precio predeterminados por la institución convocante;
• Comparación de precios. Es una amplia convocatoria a las personas naturales o jurídicas
inscritas en el registro respectivo. Este proceso sólo aplica para la compra de bienes
comunes con especificaciones estándares y adquisición de servicios;
• Licitación pública. Es la convocatoria pública y obligatoria a un número indeterminado de
interesados. Podrá haber licitaciones nacionales y/o internacionales.
• Licitación restringida. Es la invitación a participar a un número limitado de personas que
pueden atender el requerimiento, debido a la especialidad de los bienes a adquirirse,
de las obras a ejecutarse o de los servicios a prestarse, razón por la cual sólo puede
obtenerse un número limitado de participantes; o porque el tiempo y los gastos que
requeriría la evaluación de un gran número de ofertas sería desproporcionado con
respecto al valor de los bienes, las obras o los servicios.
466 | P á g i n a
• Las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras se regirán por las normas y
principios establecidos en el marco jurídico de la Ley 340-06 y la Ley 449-06 que
modifica la Ley 340-06 y sus reglamentos de aplicación.
• Las solicitudes deben contener todas las especificaciones necesarias para la realización
de la compra. El solicitante debe buscar la asesoría necesaria para completar esta
información.
• Los requisitos para ser proveedor aprobado de INPOSDOM son:
→ Estar registrado en el Maestro de Proveedores del Estado
→ Haber cumplido con las obligaciones fiscales y de seguridad social
→ Capacidad demostrada para satisfacer las necesidades de INPOSDOM, es decir, haber
obtenido una puntuación en la evaluación que así lo avale.
• Los criterios para la selección de los proveedores son los siguientes:
→ Precio
→ Calidad
→ Tiempo de entrega
→ Condiciones de pago
→ Servicio postventa: Asistencia técnica, Garantías ofrecidas.
→ Otros criterios: prestigio de la marca y el producto
• Los expedientes de compras deben tener los siguientes documentos para poder tramitar
el pago al proveedor:
→ Cotizaciones
→ Pedido
→ Solicitud de Pedido
→ Petición de Oferta
→ Aprobación de la Compra o Servicio
→ Hoja de Trámite de Documentos y Correspondencia
→ Factura original del proveedor
→ Entrada de Servicios o Entrada a Almacén
→ Reporte de Pedidos de Compras
El Analista se auxilia de un checklist o lista de cotejo (FO.ADM.2.) para asegurar que toda la
documentación requerida está contenida en el expediente.
467
139. DESARROLLO
Encargado/Director 29. Solicita bien o servicio, introduciendo las

especificaciones, remite al Director del Área
para su aprobación y envía al Encargado de
Compras.
Encargado de 30. Verifica que la solicitud esté completa, que
Compras esté presupuestada en la programación de
compras y verifica disponibilidad financiera y
existencia en almacén, procediendo de la
siguiente forma:
a) Si almacén tiene en existencia, notifica al
solicitante que realice la requisición.
b) Si la solicitud no está completa, devuelve al
solicitante con las observaciones
correspondientes.
c) Si no está presupuestado o no existe
disponibilidad de recursos, remite al
Encargado de Logística para que busque la
aprobación o no del Director de
Administración y Finanzas.
30.1 Si la solicitud cumple con todos los
requisitos de lugar y es por licitación
pública, restringida o comparación de
precios, procede de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento de
Encargado de Compras por Licitación PRO.ADM-
ABS.3.2.1.3.
Compras
30.2 Si es una compra directa o menor,
asigna analista y continúa en el siguiente
paso.
31. Solicita las cotizaciones a proveedores
468 | P á g i n a
incluidos en el listado de proveedores

aprobados dependiendo el tipo de bien o
servicio solicitado de acuerdo a lo establecido
en la Tabla de Umbrales y Procedimientos de
Selección para el año correspondiente.
Órgano de 32. Recibe las cotizaciones, prepara cuadro

Aprobación comparativo (FO.ADM.3.) y envía al Órgano
de Aprobación definido en la Tabla de
Umbrales y Procedimientos de Selección
para el año correspondiente.
Encargado de 33. Analiza las cotizaciones y selecciona
Compras proveedor.
34. Elabora Orden de Pedido o gestiona contrato y

envía al proveedor.

Criterio Indicador
Eficiencia de la compra % de compras recibidas a tiempo por tipo de

compra (desde que se solicita hasta que se recibe el
bien o servicio).
• Mínimo 95%
→ Tiempo compras directas o menores: Máx. 10
días
Eficacia de la compra % de compras recibidas conforme.
• 100%
•
469

Y Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
COMPRAS POR LICITACIÓN Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir la metodología para la adquisición de bienes y servicios por

licitación de manera efectiva y dentro del marco jurídico establecido.
470 | P á g i n a
-ALCANCE
• Aplica para todas las compras de bienes y servicios, nacionales e

internacionales, realizad as mediante licitación pública o restringida.
Abarca desde que se elaboran las Bases de Licitación de bienes o
servicios a requerir, hasta que se firma el contrato con el proveedor
ganador de la licitación.
• La Ley No. 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes,

Servicios, Obras y Concesiones con modificaciones de la Ley No. 449 -
06 y el Reglamento para su aplicación aprobado mediante el Decreto
No. 490-07.
• Resolución 14/08.
ABS.3.2.1.2
• Procedimiento de Formalización de Acuerdos PRO. LEG.3.5.2.
-RESPONSABILIDADES
ddddddd. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

eeeeeee. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
fffffff. Cumplir con lo Personal del Dpto. Administrativo
estipulado en este
procedimiento.
471
• Comité de Compras: Organismo designado por el Director General para analizar y

depurar las ofertas técnicas y garantizar que el proceso se lleve a cabo conforme a lo
establecido en el marco legal vigente. Compuesto por el Encargado del Dpto. Legal, un
representante de la máxima autoridad, Auditor Interno, Director Administrativo y
Financiero, un representante del área solicitante y un Notario.
• Comisión Evaluadora: Órgano designado por el Director General para evaluar, aprobar o
rechazar las adquisiciones de bienes y servicios realizadas mediante licitación pública,
licitación restringida, sorteo de obras o comparación de precios, con la finalidad de
velar por los intereses de la Institución. Compuesta por el Enc. Dpto. Legal, Auditor
Interno como coordinador, Director Administrativo-Financiero y un Representante del
área solicitante.
• Sorteo de obras. Es la adjudicación al azar o aleatoria de un contrato entre participantes
que cumplen con los requisitos necesarios para la realización de obras sujetas a diseño
y precio predeterminados por la institución convocante;
• Comparación de precios. Es una amplia convocatoria a las personas naturales o jurídicas
inscritas en el registro respectivo. Este proceso sólo aplica para la compra de bienes
comunes con especificaciones estándares y adquisición de servicios;
• Licitación pública. Es la convocatoria pública y obligatoria a un número indeterminado de
interesados. Podrá haber licitaciones nacionales y/o internacionales.
• Licitación restringida. Es la invitación a participar a un número limitado de personas que
pueden atender el requerimiento, debido a la especialidad de los bienes a adquirirse,
de las obras a ejecutarse o de los servicios a prestarse, razón por la cual sólo puede
obtenerse un número limitado de participantes; o porque el tiempo y los gastos que
requeriría la evaluación de un gran número de ofertas sería desproporcionado con
respecto al valor de los bienes, las obras o los servicios.
• Pliegos de condiciones: Documentos que contienen las bases de un proceso de selección
y contratación, en las cuales se indican los antecedentes, objetivos, alcances,
requerimientos, planos para el caso de obras, especificaciones técnicas o términos de
referencia, y más condiciones que guían o limitan a los interesados en presentar
ofertas.
• Términos de referencia: Los términos de referencia son a los servicios de consultoría, lo
que las especificaciones técnicas son a los bienes y obras; esto es, condiciones técnicas
a ser cumplidas para alcanzar los objetivos con la calidad exigida.
472 | P á g i n a
• Las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras se regirán por las normas y
principios establecidos en el marco jurídico de la Ley 340-06 y la Ley 449-06 que modifica la
Ley 340-06 y sus reglamentos de aplicación.
• La licitación internacional para la ejecución de proyectos, obras o servicios sólo se lleva a
efecto cuando resulte obligatorio por tratados o convenios internacionales o con
organismos multilaterales de crédito; o cuando previa investigación del mercado los
oferentes nacionales no cuenten con la capacidad requerida para la ejecución de los
mismos; o cuando habiéndose realizado una licitación nacional, no se presente alguna
propuesta o ninguna cumpla con los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones.
• Para la licitación restringida se invitará un mínimo de cinco (5) cuando el registro sea mayor.
• En ningún caso el plazo entre la convocatoria y la presentación de propuestas será menor a
veinte (20) días hábiles para licitaciones públicas y a quince (15) días hábiles para
licitaciones restringidas. Para la comparación de precios, el plazo no será menor a diez (10)
días hábiles.
• La convocatoria de las licitaciones públicas, licitaciones restringidas y comparación de
precios con sus respectivos pliegos de condiciones y actas de adjudicación deben ser
publicadas en el portal de compras de la Dirección General de Contrataciones Públicas
(DGCP).
• Los pliegos de condiciones no podrán ser modificados mientras dure cada proceso de
selección.
• El Oferente/Proponente será el responsable de la exactitud y veracidad de las traducciones
que sean necesarias. La Oferta deberá encontrarse acompañada, también, de toda la
documentación técnica necesaria (catálogos, material impreso, etc.) por cada artículo
cotizado. Sólo se aceptará en otro idioma la documentación que se presente de forma
adjunta a la Oferta, como lo sería un catálogo o folleto técnico.
• Los oferentes deben presentar junto con la propuesta económica LA GARANTIA DE
SERIEDAD DE OFERTA, la cual deberá ser equivalente a un cinco (5%) del monto total de su
oferta.
• La Propuesta Económica no podrá exceder al valor referencial estimado en el pliego de
condiciones.
• El Analista de Compras no podrá, bajo ninguna circunstancia, modificar las especificaciones
técnicas recibidas del solicitante.
473
142. DESARROLLO
• DESCRIPCIÓN DE PRO CEDIMIENTOS
Encargado de 35. Recibe del área solicitante las especificaciones

Compras técnicas en detalle en el sistema. Deben estar
completos, correctos, claros y precisos.
36. Elabora el pliego de condiciones o términos de

referencia con toda la información necesaria
relacionada con el objeto y el proceso de la
contratación, asesorándose con la Unidad de
Servicios Jurídicos para la definición de los
requisitos legales.
Comité de Compras
37. Verifica si el pliego de condiciones cumple con
todos los requisitos de lugar y procede de la
siguiente forma:
d) Si no cumple, notifica al analista de compras
haciendo las observaciones de lugar.
e) Si cumple, aprueba pliego de condiciones
Encargado de firmando de conformidad.
Compras
38. Convoca a un número indeterminado de
interesados o hace invitación a un número
limitado de personas que puedan atender el
requerimiento de acuerdo al monto
establecido en la Tabla de Umbrales Topes y
Procedimiento de selección para las Compras
y Contrataciones de bienes, y gestiona para
Comité de Compras
hacer de conocimiento público por los medios
previstos.
39. Entrega pliego de condiciones a interesados.
40. Convoca a una audiencia con los interesados,

luego de transcurridos los cinco días hábiles
474 | P á g i n a
siguientes a la fecha en que se inició la entrega

de los pliegos de condiciones, para aclarar el
pliego de condiciones y responder a las
inquietudes que presenten, sobre lo cual se
levantarán actas en las que se consignen las
consultas y las respuestas, a las cuales tendrán
acceso todos los participantes.
41. Recibe las ofertas técnicas y económicas

asegurándose de contener toda la
documentación especificada en el pliego de
condiciones o términos de referencia.
Comisión Evaluadora
42. Analiza y depura las ofertas técnicas en la
fecha y hora indicadas en el pliego de
condiciones y entrega a la Comisión
Director General Evaluadora.
Comisión Evaluadora 43. Evalúa ofertas técnicas y emite un informe al

Comité de Compras. Dicho acto se efectuará
con la presencia de notario público, quien
certifica el acto.
44. Convoca a una audiencia a los participantes

Comité de Compras que calificaron a una reunión donde se da a
conocer las ofertas económicas.
Director General 45. Recibe las ofertas económicas, las analiza y

emite un informe con su decisión, el cual
remite al Comité de Compras. Dicho acto se
efectuará con la presencia de notario público,
quien certifica el acto.
46. Informa a los participantes la decisión de la

Comisión Evaluadora y adjudica el contrato al
ganador.
47. Envía a Consultoría Jurídica los datos

requeridos para formalizar acuerdo:
antecedentes, objeto, plazo, precio, ajuste de
precios, equilibrio económico-financiero,
garantías, modificación, terminación,
resolución, arbitraje, nulidad, sanciones y
475
bonificaciones, de haber sido acordado,

liquidación, solución de controversias, y las
demás que correspondan de acuerdo con la
naturaleza de la contratación.

Criterio Indicador
Eficiencia del proceso % de licitaciones realizadas dentro del tiempo

establecido (desde la recepción de las ofertas hasta
la formalización del acuerdo).
• Mínimo 95%
→ Tiempo: 30-60 días
Eficacia del proceso % de licitaciones adjudicadas respecto al total de
licitaciones.
• Mínimo 95%

Preparado por
• Puesto • Puesto Analista Administrativo Enc. Administrativo Director Adm

Y Financiero
• Nombre Pablo Ramos Carol Camarena Félix Daniel P
• Firma
• Fecha 12/6/2018
476 | P á g i n a
01 001 12/6/2018 1ra Pablo Pablo Carol

documentación Ramos Ramos Camarena
Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
RECIBO Y DESPACHO DE MERCANCÍA Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir los pasos a seguir para el recibo y despacho de los bienes

adquiridos por la Institución para asegurar que el producto compr ado
cumple los requisitos de compra especificados y garantizar un
efectivo control de las existencias.
-ALCANCE
• Aplica a todas las adquisiciones de bienes realizadas por INPOSDOM.
477
• La Ley 1832 de Bienes Nacionales

• Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios,
Obras y Concesiones.
ABS.3.2.1.2.
• Procedimiento de Gestión Aduan al PRO.ADM-ABS.3.2.1.5.
• Procedimiento de Evaluación de Proveedores PRO.ADM-ABS.3.2.1.6.
• Procedimiento de Pago a Proveedores PRO.ADM-ABS.3.2.1.7.
• Procedimiento de Control del Producto /Servicio No Conforme
PRO.SGC.1.1.5.
-RESPONSABILIDADES
ggggggg. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

hhhhhhh. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
iiiiiii. Cumplir con lo Todo el personal de INPOSDOM
estipulado en este
procedimiento.
• ACTIVO FIJO: Es un bien mueble o inmueble que se usa en las actividades diarias de una
dependencia, oficina o centro de costos, cuya vida útil es mayor a un año y su valor
mayor de RD$ 2,500. Puede ser clasificada como unidad de producción u operativa
requerida para las operaciones de la empresa. Se deprecia a medida que transcurre su
vida útil.
478 | P á g i n a
• Toda mercancía comprada por INPOSDOM debe ser recibida a través del almacén el cual
hará la distribución a las distintas unidades administrativas. Los activos fijos deben ser
registrados e identificados antes de ser puestos en servicio.
• El Encargado de Almacén debe preparar la requisición para los bienes de inventario que
no hayan en existencia o estén en nivel mínimo y tramitar la compra a través del
Departamento de Compras.
• Los materiales a recibir deben poseer el pedido generado por el Departamento de
Compras.
• Las facturas de los proveedores deben ser originales, tener el Número de Comprobante
Fiscal (NCF) y el ITBIS transparentado para ser consideradas como válidas.
145. DESARROLLO
Encargado de Almacén 48. Recibe mercancía de acuerdo al tipo de

/Gestor Aduanal compra:
a) Si es una compra internacional,
procede de acuerdo a lo
establecido en el Procedimiento
de Gestión Aduanal Mercancía
PRO.ADM-ABS.3.2.1.5
b) Si es una compra local, continúa en el
siguiente paso
49. Verifica que el producto comprado
cumple los requisitos de compra
especificados: características, cantidad,
479
referencia, condiciones.
Si la mercancía es un equipo,
herramienta o material con
especificaciones técnicas, una persona
del área solicitante debe participar en la
recepción para verificar el cumplimiento
con las especificaciones técnicas.
49.1 Si no está conforme, notifica al
Coordinador de Compras llenando el
Reporte de No Conformidad FO-SGI-
05 para que analice la discrepancia y
tome las acciones de lugar.
49.2 Si todo está conforme, Da
entrada a la mercancía en el sistema
SAP digitando la mercancía, la fecha
de entrada, datos de la factura y
centro de costo, si aplica, luego
imprime el reporte y entrega copia al
proveedor.
Si es un activo fijo, notifica la llegada
Departamentos/Direcciones
al Encargado de la sección de activos
fijos para su identificación mediante
Encargado de Almacén etiqueta, y continúa en el siguiente
paso.
50. Envía factura y entrada a Almacén al
Analista de Compras para ser incluidas en
el expediente.
DESPACHO DE MERCANCIA
51. Solicitan la salida de la mercancía al
Almacén completando el Formulario de
Requisición de Materiales FO.ADM.4.
52. Procesa el retiro de la mercancía en el
sistema e imprime 2 copias, una para el
guardián y otra para el que retira los
materiales. El original se archiva en el
almacén.
480 | P á g i n a

Criterio Indicador
Eficacia de los despachos % de despachos cumplidos
Eficiencia de los despachos Tiempo de despacho (desde la requisición hasta la

entrega)
Exactitud del inventario Valor diferencial ($)/Valor Total de inventarios


Y Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
001 12/6/2018 1ra Pablo Pablo Ramos Carol Enc.

documentación Ramos Camarena Administrativo
Código: PRO.ADM-
Versión: 01
481
Fecha 12/6/2018
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN ADUANAL Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir los pasos a seguir para desaduanizar la mercancía adquirida

por la Institución para asegurar cumplimiento con las normas
establecidas y garantizar efectividad en el proceso.
-ALCANCE
• Aplica a todas las compras internacionales de bienes realizadas por

INPOSDOM.
• Ley N° 3489, para el Régimen de las Aduanas, y sus modificaciones.

• Ley N° 226-06 y Ley N° 227-06, que otorgan autonomía a la Dirección
General de Aduanas y a la Dirección General de Impuestos y elimina
la factura consular.
• Ley N° 14-93 que aprueba el Arancel de Aduanas de la República
Dominicana.
• Procedimiento de Recibo de Bienes .PRO.ADM-ABS.3.2.1.4.
-RESPONSABILIDADES
jjjjjjj. Aprobar el proceso, Director Administrativo Y Financiero

de acción
kkkkkkk. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
lllllll. Cumplir con lo Personal dl Dpto. Administrativo
estipulado en este
procedimiento.
482 | P á g i n a
vida útil.
• Bill of Lading (B/L) o conocimiento de embarque: es un documento propio del transporte

marítimo que se utiliza como contrato de transporte de las mercancías en un buque en
línea regular. La finalidad de este contrato es proteger al cargador y al consignatario de
la carga frente al naviero.
• Packing List o Lista de empaque: Documento comercial que tiene por objeto detallar el
contenido de las mercancías que contiene cada bulto, proporciona datos sobre la forma
de embalaje de las mercancías, el contenido de los diferentes envases, y especifica los
pesos y dimensiones.
• Factura Comercial: Documento en el que se fijan las condiciones de venta de las
mercancías y sus especificaciones. Sirve como comprobante de la venta, exigiéndose
para la exportación en el país de origen y para la importación en el país de destino. En
una factura deben figurar los siguientes datos: fecha de emisión, nombre y dirección
del exportador y del importador extranjero, descripción de la mercancía, condiciones
de pago y términos de entrega.
• Certificado de Origen: documento que sirve para acreditar frente a la autoridad
aduanera de importación que la mercancía que en él se detalla se ha fabricado o
producido en el país que se indica como origen con el objeto de aplicarles los derechos
arancelarios que procedan y de controlar los contingentes arancelarios concedidos a las
importaciones procedentes de un determinado país.
• Manifiesto de importación: conjunto de documentos que para cada importación debe
presentarse a la oficina aduanera con el objeto que se formalice el trámite de
nacionalización de la mercancía que se importa.
• DUA: Declaración Única Aduanera.
• SIGA: Sistema Integrado de Gestión Aduanera.
483
148. DESARROLLO
Gestor Aduanal 53. Recibe la documentación de embarque:

Factura Comercial, Bill of Lading, Packing List y
Certificado de Origen.
54. Solicita exoneración procediendo de la
siguiente manera:
- Prepara una carta de solicitud de entrega
provisional, una dirigida al Directpr General
de y otra al Director General de Aduanas.
55. Declara la importación a través del Sistema
Integrado de Gestión Aduanera (SIGA) portal
http//www.dga.gov.do realizando la carga de
los archivos necesarios para procesar el
Manifiesto de Importación y la Declaración de
Importación y envía a Aduanas por la dirección
electrónica de la DGA. Si todo está correcto,
guarda en medio de almacenamiento e
imprime para presentar el expediente en la
colecturía.
56. Declara la mercancía en el Sistema Integrado
de Gestión Aduanera (SIGA) portal
www.dga.do introduciendo los datos
necesarios en el formulario de Declaración
Única Aduanera (DUA).
Cuando los datos de la Declaración están
correctos, guarda en dispositivo de
almacenamiento e imprime y pulsa el botón
“Enviar Declaración a Aduanas”.
57. Procede a realizar la autoliquidación del valor
en el SIGA para visualizar lo que pagará la
importación.
484 | P á g i n a
58. Verifica la mercancía contra el B/L junto al

personal de Aduanas. Si todo está correcto,
escribe el nombre, la fecha y firma la
Declaración Única Aduanera conjuntamente
con el oficial de Aduanas que verificó la
mercancía y el Administrador de Aduanas.
59. Paga los impuestos correspondientes y retira
la mercancía.

Criterio Indicador
Eficiencia en el proceso de desaduanizar % embarques desaduanizados a tiempo (desde la

llegada de la mercancía hasta su retiro).
• Máximo 10 días


Y Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018
485

Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir la sistemática para la evaluación continua del desempeño de

los proveedores para garantizar que tienen la capacidad de
suministrar productos y servicios conforme a los requisitos de compra
establecidos por INPOSDOM.
-ALCANCE
• Aplica a todos los proveedores qu e tengan incidencia en la calidad de

los productos y servicios ofrecidos por INPOSDOM.
486 | P á g i n a

y Concesiones.
• Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios. PRO.ADM-
ABS.3.2.1.2.
• Procedimiento de Recibo y Despacho de Mercancía PRO.ADM-
ABS.3.2.1.4.
• Procedimiento de Control del Servicio No Conforme PRO.SGC.1.1.5.
-RESPONSABILIDADES
mmmmmmm. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

nnnnnnn. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
ooooooo. Cumplir con lo Todo el personal de INPOSDOM
estipulado en este
procedimiento.
vida útil.
487
• Los requisitos para ser proveedor autorizado de INPOSDOM y los criterios de selección
están definidos en el Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicio PRO.ADM-
ABS.3.2.1.2.
• Los criterios para la evaluación y re-evaluación de los proveedores son los siguientes:
PESO CRITERIO PUNTUACION
100: cumple
70 Cumplimiento con las especificaciones de
compra 50: cumple parcialmente
0: no cumple
100: cumple
30 Cumplimiento con el tiempo de entrega
50: tiempo de retraso
menor de 5 días
0: tiempo de retraso
mayor de 5 días
• Los proveedores serán evaluados en cada pedido por el solicitante y trimestralmente por el
Encargado de Compras. El Analista evaluará además el Servicio, los precios con relación a
otros proveedores y la cantidad de reclamos o de no conformidades reportadas.
• El Coordinador de Compras mantiene un Listado de Proveedores Aprobados con los datos
del proveedor, calificación obtenida en la evaluación y su estatus.
• La adquisición de bienes y la contratación de servicios se hará exclusivamente a
proveedores que, una vez evaluados, adquieran y mantengan la consideración de
“proveedores aprobados”.
• Para ingresar al Listado de Proveedores Aprobados, los proveedores nuevos deben
suministrar el primer pedido satisfactoriamente.
• El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender
del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el
producto final ofrecido por INPOSDOM.
488 | P á g i n a
151. DESARROLLO
Solicitante 60. Evalúa al proveedor mediante la aplicación del

sistema para la Gestión de Proveedores al
recibir un bien o servicio.
61. Analiza los resultados obtenidos en la

Analista de Compras evaluación y registra el estatus del proveedor
de la siguiente forma:
APROBADO: Cuando el proveedor obtiene una
calificación mayor o igual a 70.
Si el proveedor es nuevo, lo incluye en el
Listado de Proveedores Aprobados.
CONDICIONADO: Si el proveedor obtuvo una
calificación entre 70 y 50.
RECHAZADO: Si el proveedor obtiene una
puntuación menor de 50.
62. Toma las acciones de lugar, procediendo de la

Coordinador de siguiente forma:
Compras
Cuando el proveedor ha obtenido una
calificación entre 70 -50, retroalimenta al
proveedor indicándole sus oportunidades de
mejora.
Si en el pedido siguiente, obtiene una
calificación de 70 o más, se cambia el estatus a
APROBADO nuevamente; en caso contrario, es
RECHAZADO.
489

Criterio Indicador
Cumplimiento con el proceso de % de evaluaciones realizadas/compras realizadas

evaluación
▪ Mínimo 95%


Y Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
490 | P á g i n a
PAGO A PROVEEDORES Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Establecer la metodología para realizar el pago oportuno de los

compromisos contraídos con los proveedores de bienes y servicios de
INPOSDOM, procurando que los mismos se hayan recibido de acuerdo
con las especificaciones establecidas y que el monto a pagar
corresponda con el monto establecido en la orden de pedidos y en la
factura del proveedor.
-ALCANCE
• Abarca desde que se recibe la factura del proveedor y el reporte de

recibo por parte del Almacén o del solicitante (en caso de servicio)
hasta que es entregado el cheque al beneficiario o se le haya
canalizado el pago.
• Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios,

Obras y Concesiones.
• Ley 11-92 Código Tributario
• Ley 147-00 de Reforma Tributaria
• Ley de Reforma Fiscal(288 -04) modificada en su artículo 287 en el año
2006
• Norma General No . 2-2005 de ITBIS.
ABS.3.2.1.2.
• Procedimiento de Recibo y Despacho de Mercancía. PRO.ADM-
ABS.3.2.1.4.
491
-RESPONSABILIDADES
ppppppp. Aprobar el Director Admtvo. Y F inanciero

qqqqqqq. Definir, Encargado Dpto. Admtvo.
rrrrrrr. Cumplir con lo Todo el personal de INPOSDOM
estipulado en este
procedimiento.
492 | P á g i n a
PLANIFICACIÓN DE PAGOS
• Encargado de Tesorería hará una proyección de pagos a 4 semanas basada en las cuentas
por pagar (en pesos y en dólares) y los compromisos (regulares, ocasionales o especiales) a
vencer en el mismo periodo.
• El Encargado de Tesorería hará una proyección de disponibilidad basada en la proyección de
cobros, pagos y balance de efectivo por el periodo de 4 semanas, la cual presentará al
Director Administrativo y Financiero para fines de aprobación.
• El Encargado de Tesorería debe elaborar el calendario de pagos semanal en pesos y dólares
el día lunes de cada semana, considerando los pagos a vencimiento y los compromisos fijos
para la semana en cuestión, a partir de la proyección.
• El Director Administrativo y Financiero debe revisar y aprobar el calendario de pagos
semanal a más tardar el martes, considerando los compromisos de pago, la disponibilidad
bancaria y los ingresos por recibir.
• Los reportes de las cuentas pendientes y pagos generados por el Sistema deben ser
entregados, mensualmente, a la Coordinación de Presupuesto.
SOLICITUD Y EMISIÓN DE PAGOS
• El expediente para fines de pago está compuesto por los siguientes documentos originales,
de acuerdo con el tipo de pago a ser realizado:
→ Pago de servicios fijos tales como agua, energía eléctrica, teléfono, entre otros:
- Factura original del proveedor del servicio
- Solicitud de cheque
→ Pago de facturas a proveedores de bienes y servicios:
- Cotizaciones - Factura original del proveedor
- Pedido - Entrada de Servicios o Entrada a Almacén
- Solicitud de Pedido - Reporte de Pedidos de Compras
- Petición de Oferta - Reporte de Registro de Facturas
- Aprobación de la Compra o Servicio - Relación de Cuentas por Pagar
- Cuadro comparativo - Hoja de Trámite de Documentos
→ Pagos de bienes y/o servicios contratados por licitación (en adición a los documentos
anteriores)
- Propuesta original del servicio ofrecido (en sustitución de la cotización)
- Contrato notariado y firmado entre las partes (en sustitución de la orden de compras)
- Expediente de Anticipos
- Solicitud de Anticipo en el Sistema
- Oficio de pago de cubicaciones, para obras 493
• Las solicitudes de pago deben tener los datos siguientes:
154. DESARROLLO
Coordinador de Pagos 63. Recibe y revisa los expedientes de factura con

toda la documentación soporte para asegurar
que está completa. En caso contrario devuelve
con las observaciones de lugar.
64. Verifica que todos los datos del informe de
recepción, factura y orden de pedidos estén
correctos.
64.1 Si existe alguna diferencia o duda,
contacta a Compras, Almacén o al
solicitante para solucionar o aclara.
64.2 Si todos los documentos están
completos y correctos, Verifica el Registro
de facturas en el sistema y Registra en el
sistema aquellas facturas fijas,
65. Imprime la relación de facturas y realiza la
proyección para el pago, según la antigüedad
de los compromisos adquiridos por
INPOSDOM. Envía al Encargado de Tesorería
junto a los expedientes.
66. Recibe la relación de facturas con sus anexos,
Encargado de verifica los datos, firma aquellos expedientes
Tesorería que sean aprobados y los entrega al
Coordinador de Pagos.
Nota: los expedientes no aprobados, serán
entregados al Encargado del Departamento de
Cuentas por Pagar, para ser archivados,
transitoriamente, en espera de aprobación.
Coordinador de Pagos 67. Genera e imprime las solicitudes de pago en el
sistema, verificando los datos de cada solicitud
(proveedor, fecha, monto a pagar, retenciones
494 | P á g i n a
o deducciones, si aplican) en el reporte de

solicitudes de cheque y cotejando como
muestra de su verificación, previo a la
Encargado de generación e impresión de cheques.
Tesorería
68. Genera e imprime los cheques y busca las
firmas autorizadas.
69. Recibe cheques firmados, desglosa los
cheques, entrega a Caja y archiva copia
cronológica.
70. Paga al proveedor procediendo de la
Coordinador de Pagos siguiente manera:
a) Recibe cheques y firma listado de cheques
recibidos.
Caja b) Llama a proveedores.
c) Entrega cheques y copia para firmar como
acuse de recibo a beneficiario o persona
autorizada por la persona o empresa
beneficiaria.
71. Recibe el expediente con la copia firmada
como acuse de recibo del cheque entregado,
accede al Sistema para verificar el saldo del
Acreedor y archiva copia junto al cheque
pagado por el banco en el expediente de
Coordinador de Pagos compras en el Archivo de Contabilidad.
495

Criterio Indicador
Agilidad en los pagos a proveedores Días desde que se recibe la factura o nota de crédito
hasta que se entrega el pago al proveedor.
▪ Máximo 3 días laborables.
Eficiencia en el pago % de pagos realizados a tiempo (desde que se recibe
el bien o servicio hasta que se paga al proveedor)
▪ Mínimo 95%


Y Financiero
• Firma
• Fecha 12/6/2018

496 | P á g i n a
Código: PRO.ADM-
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS MAN. 3.2.1.1
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE Fecha de Act:

MANTENIMIENTO A INFRAESTRUCTURA

-PROPÓSITO
• Mantener los activos del INPOSDOM operando en óptimas condiciones,

minimizando las averías programadas y no programadas y el impacto
económico de las aperturas, a través de la efectiva planeación de las
acciones de mantenimiento preventivo y del uso eficiente y oportuno
del personal, métodos y herramientas.
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación anual hasta la liberación de las órdenes

de trabajo.
• Manuales y recomendaciones de fabricantes de los equipos y

herramientas.
497
-RESPONSABILIDADES
sssssss. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

ttttttt. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
uuuuuuu. Cumplir con lo Personal de Mantenimiento y
estipulado en este Contratistas
procedimiento.
498 | P á g i n a
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Tiene por objetivo mantener un nivel de servicio

determinado en los equipos, programando las intervenciones de sus puntos
vulnerables en el momento más oportuno. Suele tener un carácter sistemático e
integrado. Consiste en reparaciones o cambios de dispositivos al cumplir un período
prefijado, con la finalidad de reducir la probabilidad de daños en el equipamiento y/o
pérdidas de producción, aumentar la confiabilidad y la perspectiva de vida útil.
• MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Es el conjunto de tareas destinadas a corregir las averías
que se van presentando en los distintos equipos y que son comunicados al
Departamento Administrativo. Se realiza con el fin de superar un defecto o avería de un
equipo que ha ocasionado o pudiera causar un mal funcionamiento o su
indisponibilidad, dejándolo en condiciones aceptables o normales de funcionamiento.
Puede o no ser programado.
• MANTENIMIENTO PREDICTIVO: Persigue conocer e informar permanentemente del
estado y disponibilidad de las instalaciones mediante el conocimiento de los valores de
determinadas variables, representativas de tal estado y disponibilidad.
• Para aplicar este mantenimiento, es necesario identificar variables físicas (temperatura,
vibración, consumo de energía, etc.) cuya variación sea indicativa de problemas que
puedan estar apareciendo en el equipo. Es una fuente de información para la
programación del mantenimiento preventivo y reducir las averías y la necesidad del
correctivo. También llamado mantenimiento a condición.
• MANTENIMIENTO DETECTIVO: Consiste en la prueba de dispositivos de protección e
interruptores bajo condiciones controladas, para asegurarse que éstos serán capaces
de brindar la protección requerida cuando sean necesarios. También se llama
búsqueda de fallas o prueba funcional.
• En el mantenimiento detectivo no se está reparando un elemento que falló
(mantenimiento correctivo), no se está cambiando ni reacondicionando un elemento
antes de su vida útil (mantenimiento preventivo), ni se están buscando síntomas de
que una falla está en el proceso de ocurrir (mantenimiento predictivo).
• MANTENIMIENTO MAYOR: Es aquel cuya ejecución requiere el retiro total de equipo
principal de transmisión, durante un período igual o mayor a ciento sesenta y ocho
(168) horas. Este se limitará y se realizará conforme a las normas de procedimiento
establecidas por el fabricante de los equipos y las normas técnicas internacionales
dictadas para ello.
• MANTENIMIENTO PROGRAMADO: Es el mantenimiento considerado en los programas
de operación anual del sistema interconectado. Este tipo de mantenimiento debe estar
contenido en el programa de operación.
• MANTENIMIENTO NO PROGRAMADO: Aquella actividad que no está indicada en el
programa de mantenimiento.
• MANTENIMIENTO DE URGENCIA: Aquel mantenimiento correctivo que se debe realizar
499
inmediatamente ante la ocurrencia de una falla en un equipo, a fin de evitar graves
consecuencias en el mismo u otro equipo.
PLANIFICACIÓN DE PAGOS
225. El Departamento Administrativo deberá presentar a la Dirección General para su
aprobación a más tardar el día treinta (30) de septiembre de cada año, el programa anual
de mantenimiento de las instalaciones.
226. El Programa de Mantenimiento Mayor será aprobado y entregado a los integrantes a
más tardar el 30 de noviembre de cada año.
227. Las solicitudes de Mantenimiento a estafetas serán comunicadas al Dpto. Administrativo
con por lo menos quince (15) días calendario de anticipación, a partir del momento en que
se reciba el documento en la Administración Postal de Ciudad o Interior según
corresponda.
228. Las áreas internas de INPOSDOM deberán evaluar la programación de mantenimiento
propuesta y retroalimentar a la Gerencia de Gestión Mantenimiento en un plazo no mayor
de dos (2) días a partir del momento en que se reciba la información.
229. Las órdenes de trabajo deberán ser liberadas y el Programa de Mantenimiento quincenal
deberá ser remitido al Dpto. Administrativo y División de mantenimiento inmediatamente
es recibida la aprobación.
Una vez aprobado un Programa de Mantenimiento por la institución, éste no será
modificado hasta la próxima actualización. Nuevas solicitudes podrán ser consideradas en
los programas de menor horizonte temporal siguiente, luego de haberse considerado los
mantenimientos ya programados y verificado las reservas de potencia adecuada, así como
la calidad, seguridad y economía de la operación.
157. DESARROLLO
500 | P á g i n a
Analista de 72. Elabora planeación anual de mantenimiento

Planificación para todos los elementos del sistema de
(Departamento transporte de energía: Subestaciones, Redes y
Administrativo) Sistema de Control y Protección.
▪ Programa Anual de Mantenimiento
Mayor (aprobado por Organismo
Coordinador).
▪ Registros de actividades de
mantenimiento preventivo y correctivo
del año anterior.
▪ Registros de Avisos de Avería del año
anterior.
▪ Informes de inspecciones año
anterior.
▪ Estrategias de mantenimiento
definidas.
Director ▪ Proyectos de mejora de
Administrativo y infraestructura definidos.
Financiero 73. Aprueba planeación anual de mantenimiento.
74. Mensualmente actualiza planes de
mantenimiento para todos los elementos del
sistema.
realizadas.
▪ Registros de Avisos de Avería
ejecutados y pendientes.
Ecargado d de ▪ Solicitudes de Mantenimiento
Mantenimiento ejecutados y pendientes.
Encargado 75. Genera programación de mantenimiento
Administrativo (órdenes de trabajo) para 15 días.
76. Analiza y aprueba programación de
mantenimiento.
Analista de
501
Planificación 77. Evalúan programación y retroalimentan.

Administrativa
Encargado de de 78. Coordina con los agentes involucrados.

Mantenimiento 79. Recibe retroalimentación de Encargados de
mantenimiento y de agentes involucrados.
80. Realiza ajustes requeridos.
Encargado Dpto.
Administrativo 81. Realiza validación final.
82. Notifica a Director Administrativo y Financiero
para su aprobación.
83. Aprueba programación de mantenimiento

Director quincenal.
Administrativo y
Financiero
84. Envía programación quincenal al Área

Solicitante vía correo electrónico a más tardar
Analista de el lunes antes de la primera maniobra.
Planificación 85. Devuelve programación quincenal aprobada
Administrativa vía correo electrónico, el miércoles antes 5:00
pm.
86. Libera órdenes de trabajo. Procediendo de la
siguiente manera:
▪ Reserva materiales o
▪ Genera solicitud de compra
▪ Determina necesidades de recursos
de mano de obra
▪ Genera costos planificados
87. Envía programación de mantenimiento
quincenal y envía División de Calidad.
88. Reciben programación de mantenimiento

quincenal. Ir a proceso PRO.ADM-
MAN.3.2.2.2. Ejecutar Mantenimientos.
502 | P á g i n a

Criterio Indicador
Eficiencia en la elaboración del programa Tiempo de elaboración y aprobación del programa

de mantenimiento de mantenimiento
Eficacia del programa de mantenimiento Aperturas del sistema por causa de INPOSDOM

• Puesto Enc. Mantenimiento Enc. Administrativo Director Administrativo

Y Financiero
• Nombre Fermín Rojas Carol Camarena Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Fermín Enc. Carol Enc.

Rojas Mantenimiento Camarena Administrativo
503
Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
EJECUCIÓN DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO Fecha de Act:

A INFRAESTRUCTURA

-PROPÓSITO
• Mantener los activos minimizando las averías programadas y no

programadas, y el impacto económico de las mismas, a través de la
efectiva ejecución de las acciones de mantenimiento preventivo y del
uso eficiente y oportuno del personal, métodos, materiales y
herramientas.
-ALCANCE
• Abarca desde la recepción de las órdenes de trabajo (programa de

mantenimiento) hasta el reporte del trabajo realizado.
• Manuales y recomendaciones de fabricantes.

• Orden de Trabajo.
• Formulario Reintegr o de Materiales.
• Informe de Fallas Significativas.
504 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
vvvvvvv. Aprobar el Director Administrativo. Y

proceso, procedimiento y Financiero
wwwwwww. Definir, Encargado Dpto. Administrativo.
xxxxxxx. Cumplir con lo Personal de Mantenimiento
estipulado en este
procedimiento.
505

determinado en los equipos, programando las intervenciones de sus puntos vulnerables en
el momento más oportuno. Suele tener un carácter sistemático e integrado. Consiste en
reparaciones o cambios de dispositivos al cumplir un período prefijado, con la finalidad de
reducir la probabilidad de daños en el equipamiento y/o pérdidas de producción, aumentar
la confiabilidad y la perspectiva de vida útil.
que se van presentando en los distintos equipos y que son comunicados al Centro de
Control de Energía por los agentes del sistema. Se realiza con el fin de superar un defecto o
avería de un equipo que ha ocasionado o pudiera causar un mal funcionamiento o su
• MANTENIMIENTO PREDICTIVO: Persigue conocer e informar permanentemente del estado
y disponibilidad de las instalaciones mediante el conocimiento de los valores de
→ Para aplicar este mantenimiento, es necesario identificar variables físicas (temperatura,
interruptores bajo condiciones controladas, para asegurarse que éstos serán capaces de
brindar la protección requerida cuando sean necesarios. También se llama búsqueda de
fallas o prueba funcional.
→ En el mantenimiento detectivo no se está reparando un elemento que falló
antes de su vida útil (mantenimiento preventivo), ni se están buscando síntomas de que
una falla está en el proceso de ocurrir (mantenimiento predictivo).
dictadas para ello.
de operación anual del sistema interconectado. Este tipo de mantenimiento debe estar
contenido en el programa de operación, previamente aprobado por el Organismo
Coordinador.
• MANTENIMIENTO DE URGENCIA: Aquel mantenimiento correctivo 506 que
|Pá se gdebe
i n arealizar
consecuencias en el mismo u otro equipo.
230. El Departamento Administrativo liberará las órdenes de trabajo y enviará a las gerencias
de mantenimiento y al Director General el Programa de Mantenimiento quincenal, vía
correo electrónico, a más tardar el miércoles a las 5:00 pm antes de la primera ejecución.
231. Una vez aprobado un Programa de Mantenimiento por el Director General, éste no será
modificado hasta la próxima actualización. Nuevas solicitudes podrán ser consideradas en
los programas de menor horizonte temporal siguiente, luego de haberse considerado los
mantenimientos ya programados y verificado las reservas de potencia adecuada, así como
la calidad, seguridad y economía de la operación.
232. Si el mantenimiento es inmediato (emergencia) será solicitado al Departamento
Administrativo vía comunicación verbal y excepcionalmente por teléfono. Pasada la
urgencia,dicha solicitud se justificará por medios escritos.
233. Antes de actuar, el Agente deberá tratar de poner en conocimiento al Director
Administrativo y Financiero sobre la operación de emergencia.
234. Los Permisos de Operación aprobados pueden ser cancelados solamente por las
siguientes personas y bajo las siguientes circunstancias:
a. El solicitante podrá cancelar un Permiso de Operación por razones técnicas o de
fuerza mayor hasta el mismo día definido para la realización de la operación antes de
iniciada la misma. Esta cancelación se confirmará por escrito al Departamento
Administrativo a más tardar el siguiente día laborable.
b. El Departamento Administrativo notifica al(los) Solicitante(s) la aceptación de la
cancelación del Permiso de Operación y envía copia al Director Administrativo y
Financiero.
c. Si en el momento de ejecutar una operación que cuenta con su correspondiente
permiso se descubre que por alguna razón es necesario retirar algún equipo o línea
de servicio o intervenir en alguna forma con otros equipos o circuitos que no estaban
incluidos en la secuencia de maniobras, será responsabilidad del Encargado del Área
determinar si la operación puede o no ejecutarse. De ser posible llevar a cabo la
operación el Encargado Área anotará en el mismo Permiso de Operación las
maniobras adicionales producto de la imprevisión del solicitante.
d. De no ser posible ejecutar la operación, la suspenderá para su reprogramación y la
devolverá al Departamento Administrativo, anotando al pie de página del Permiso de
Operación correspondiente la(s) razón(es) de la suspensión e indicando los pasos
adicionales que entiende hay que agregar a la correspondiente secuencia de
maniobras.
CALIFICACIÓN DE AVERÍAS (pendiente de discusión con Miembros del SGI de Mantenimiento)
235. Se levantarán y establecerán parámetros referenciales para determinar la prioridad y
fecha de ejecución de los mantenimientos, lo cual debe ser discutido y validado por las
áreas operativas ejecutantes y el Departamento Administrativo, para esto se partirá de
507
Normas, datos de otras Empresas similares de la región, por ejemplo:
a. En un punto rojo (caliente), cuál es la diferencia de temperatura por encima
160. DESARROLLO
Encargado de 89. Reciben órdenes de trabajo liberadas y

Mantenimiento programación de mantenimiento quincenal
desde Gestión de Mantenimiento a más tardar
el miércoles a las 5:00 pm antes de la primera
ejecución del programa.
Encargado
90. Reciben avisos de falla de las distintas áreas.
Departamento
Administrativo 90.1 Califican averías de acuerdo a los
criterios de Calificación de Avisos y
Equipos.
90.2 Registran avisos de avería o
solicitudes mantenimiento.
Brigadas de
Mantenimiento 91. Entregan o envían órdenes de trabajo y
coordinan con Supervisores de Brigada.
92. Ejecutan trabajos.
92.1 Aplican normas e instrucciones de
trabajo establecidas.
93. Completan órdenes de trabajo.
93.1 Registran información del trabajo
Supervisores de realizado, del personal y recursos
Brigada materiales utilizados.
▪ Registro de actividades de
mantenimiento preventivo, correctivo e
inspecciones realizadas.
94. Si es una inspección, completan formularios
de inspecciones
95. Reintegran herramientas y materiales no
utilizados.
95.1 Completan formulario Reintegro de
508 | P á g i n a
Materiales.
96. Entregan o envían órdenes de trabajo

completadas y formularios Reintegración de
Materiales a Coordinador Técnico del área.
97. Recibe órdenes de trabajo y formularios de

herramientas y materiales reintegrados.
97.1 Verifica que todo está completo y
correcto.
97.2 Si falta información o detecta error o
discrepancia, contacta al Ingeniero de
Brigada correspondiente.
98. Registra actividades de realizadas y los

materiales utilizados y no utilizados en la
orden de trabajo en el módulo de
mantenimiento en el sistema informático.
→ Actividades registradas:
▪ Mantenimientos programados
▪ Mantenimientos no programados
▪ Inspecciones
99. Ir a proceso Evaluar Mantenimientos

PRO.ADM-MAN.3.2.2.3.

Criterio Indicador

509
Eficacia del programa de mantenimiento Aperturas del sistema por causa de INPOSDOM
Cumplimiento de programa de Actividades ejecutadas / Actividades programadas
mantenimiento
• Mínimo 95%

• Puesto Enc. Almacén Enc. Administrativo Director

Administrativo. Y
Financiero
• Nombre Fermín Rojas Carol Camarena Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Fermín Enc. Carol Enc.

documentación Rojas Almacén Camarena Administrativo
Código: PRO.ADM-
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES DE Fecha de Act:

MANTENIMIENTO A INFRAESTRUCTURA
510 | P á g i n a

-PROPÓSITO
• Analizar las acciones de mantenimiento preventivo, correctivo e

inspecciones para identificar las causas raíz, posibles correlaciones
entre situaciones o eventos y por ende oportunidades de mejora con
la finalidad de determinar acciones y estrategias que contribuyan a
mantener todos los equipos e infraestructura del INPOSDOM
operando en óptimas condiciones, minimizando las averías
programadas y no programadas, y el impacto económico de las
aperturas.
-ALCANCE
• Abarca desde el seguimiento a las actividades realizadas por las áreas

ejecutantes hasta la determinación de las acciones y estrategias a
tomar.

• Escala de Calificación de Avisos y Equipos.
• Orden de Trabajo.
• Formulario Reintegro de Materiales.
• Informe de Fallas Significativas.
-RESPONSABILIDADES
yyyyyyy. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

zzzzzzz. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
aaaaaaaa. Cumplir con lo Personal de Mantenimiento
estipulado en este
procedimiento.
511

determinado en los equipos, programando las intervenciones de sus puntos vulnerables en
el momento más oportuno. Suele tener un carácter sistemático e integrado. Consiste en
reducir la probabilidad de daños en el equipamiento y/o pérdidas de producción, aumentar
la confiabilidad y la perspectiva de vida útil.
que se van presentando en los distintos equipos y que son comunicados al Centro de
Control de Energía por los agentes del sistema. Se realiza con el fin de superar un defecto o
avería de un equipo que ha ocasionado o pudiera causar un mal funcionamiento o su
• MANTENIMIENTO PREDICTIVO: Persigue conocer e informar permanentemente del estado
y disponibilidad de las instalaciones mediante el conocimiento de los valores de
→ Para aplicar este mantenimiento, es necesario identificar variables físicas (temperatura,
interruptores bajo condiciones controladas, para asegurarse que éstos serán capaces de
brindar la protección requerida cuando sean necesarios. También se llama búsqueda de
fallas o prueba funcional.
→ En el mantenimiento detectivo no se está reparando un elemento que falló
antes de su vida útil (mantenimiento preventivo), ni se están buscando síntomas de que
una falla está en el proceso de ocurrir (mantenimiento predictivo).
dictadas para ello.
de operación anual del sistema interconectado.
• MANTENIMIENTO DE URGENCIA: Aquel mantenimiento correctivo que se debe realizar
consecuencias en el mismo u otro equipo. 512 | P á g i n a
245. Se evaluarán todas las actividades ejecutadas por las áreas operativas de la INPOSDOM y
se compararán los objetivos planteados con los resultados obtenidos, referentes a la
gestión y el desempeño en los mantenimientos preventivos, correctivos y actividades en
general.
246. Se evaluará la condición de los equipos para confirmar la efectividad en la aplicación de
las acciones preventivas y correctivas, partiendo del diagnóstico con el cual se justificó su
intervención.
247. Se calificarán averías de acuerdo a las normas de Calificación de Avisos y Equipos.
248. Se partirá de registros, resultados de inspecciones, gráficos de control e informes de las
áreas operativas y herramientas de seguimiento y control, para la toma de decisiones en
esta etapa del proceso.
249. El Analista de Evaluación del Dpto. Administrativo, el Analista de Planificación Y
Desarrollo y el Encargado del área operativa en cuestión, deberán someter proyectos de
levantamiento sobre los elementos , instalaciones y activos en general de Redes,
Subestaciones y Control y Protección, realizando una ficha técnica, la cual será utilizada en
todas las actividades de Mantenimiento y Operación y en la cual se registrarán todas las
intervenciones, sirviendo esta herramienta para el desarrollo e implementación de un Plan
de Optimización de Activos, partiendo desde su instalación, puesta en marcha y
considerando todo su ciclo de vida útil.
250. Deberán realizarse benchmarking internos y externos para evaluar la calidad en la
gestión y desempeño de las áreas.
251. Sólo el Departamento Administrativo y la Dirección Administrativa y Financiera, estarán
facultados para emitir opinión e informes sobre la Calidad y Efectividad en la Gestión de
Mantenimientos.
252. Se emitirán estos informes dentro del marco de lo que establece la regulación y
normativa vigentes, a saber, Ley 125-01 y su Reglamento de Aplicación, y Procedimientos
Internos INPOSDOM.
253. De aparecer diferencias entre los objetivos planteados y los resultados obtenidos, se
tomarán acciones correctivas y/o se redireccionará el proceso. En caso de ser necesario se
tomará un nuevo valor del ítem o indicador de control. Si se cumple con los parámetros
establecidos, se procede a la estandarización y conclusión del proceso.
254. En el caso de que se cumpla o no con los resultados esperados, debe notificarse al
Encargado de Mantenimiento, sobre esta situación y todo lo referente a la ejecución de las
actividades, siendo esta una potestad exclusiva del Departamento Administrativo.
a. El supervisor de brigada encargado del trabajo será responsable del reporte de las
actividades realizadas, el personal participante, el material y herramientas utilizados,
el material no utilizado y el material sustituido.
b. Debe entregar las informaciones en un plazo no mayor a 24 horas luego de haber
513
concluido el trabajo.
163. DESARROLLO
Analistas del Dpto. 100. Realizan seguimiento a programas de

Administrativo mantenimiento.
101. Realizan
seguimiento a actividades realizadas
por áreas ejecutantes.
102. Recopilan informaciones de las actividades

de mantenimiento realizadas, reprogramadas
y canceladas.
103. Recopila informaciones de los materiales,
herramientas y equipos utilizados y
reintegrados de las actividades de
mantenimiento realizadas.
→ Fuentes:
▪ Registros de averías
Analista de Inventario ▪ Registros de acciones de mantenimiento
& Equipos ▪ Registros de inspecciones
▪ Comunicación con Encargados de
Mantenimiento de estafetas postales y
Control-Protección
▪ Visitas a las áreas
▪ Comunicación telefónica, electrónica y
personal
→ Actividades evaluadas:
▪ Mantenimientos programados
▪ Mantenimientos no programados
▪ Inspecciones
→ Alcance:
▪ Equipos
▪ Gestión (mantenimientos)
▪ Desempeño (eventos)
514 | P á g i n a
104. Analiza datos de los mantenimientos

preventivos, correctivos y predictivos e
identifica causas, antecedentes, tendencias y
correlaciones.
105. Elabora informes y estadísticas de análisis
de gestión, desempeño y efectividad de las
actividades de mantenimiento.
106. Comparte informaciones con Analista de
Analista de Planificación y Desarrollo.
Evaluación 107. Comunica a áreas ejecutantes.
108. Estudian informes y estadísticas. Analizan

causas, antecedentes, tendencias y
correlaciones.
109. Determinan acciones a tomar y definen
estrategias.
Encargado Dpto. 110. Implementan acciones y estrategias.
Administrativo
111. Ir a proceso Programar
Mantenimiento PRO.ADM-MAN.3.2.2.1.
Encargado de 112. Ir a proceso Planear Proyectos de
Mantenimiento / Mejora PRO.DE.1.2.2.
Encargado de áreas
solicitantes.
113. Interactúan con áreas y comunican a
Analista de Evaluación.
114. Pasado el tiempo previsto de antemano,

recopila datos de control y los analiza contra
los objetivos y especificaciones iniciales.
115. Evalúa los resultados y si se ha producido la
mejora esperada.
Analistas de 116. Documenta las conclusiones y comunica a
Administrativo/ áreas ejecutantes.
Analista de
117. Comparte informaciones con Analista de
Inventario & Equipos
Planificación.
515

Criterio Indicador

mantenimiento
• Mínimo 95%

• Puesto Enc. Mantenimiento Enc. Dpto. Director Administrativo

Administrativo Y Financiero
• Nombre Fermín Pérez Carol Camarena Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Fermín Enc. Carol Enc. Dpto.

documentación Pérez Mantenimiento Camarena Administrativo
516 | P á g i n a
Código: PRO.ADM-
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS TR. 3.2.1.1
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE Fecha de Act:

MANTENIMIENTO A LA FLOTA VEHICULAR

-PROPÓSITO
• Mantener la flota vehicular en buen estado físico y de funcionamiento, minimizando las

posibilidades de desperfectos a través de una efectiva planeación del mantenimiento,
con la finalidad de lograr la conformidad en la prestación del servicio y el buen
desenvolvimiento de la gestión Institucional.
-ALCANCE
Abarca desde la planificación anual del mantenimiento preventivo hasta la liberación de
las órdenes de trabajo para proveer el mantenimiento al vehículo. Aplica para todos los
vehículos que forman parte de la flota de INPOSDOM.
• Procedimiento de Ejecución de Mantenimiento a la Flota Vehicular PRO.ADM-

MAN.3.2.2.2.
517
-RESPONSABILIDADES
bbbbbbbb. Aprobar el Director Administrativo Y Financiero

cccccccc. Definir, Encargado Dpto. Administrativo
velar por el cumplimien to
dddddddd. Cumplir con lo Personal de Mantenimiento
estipulado en este
procedimiento.
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO A VEHICULOS: consiste en realizar cambios periódicos de

fluidos (lubricantes, líquido de enfriamiento, bujías, filtros y todas aquellas acciones
recomendadas por el fabricante del vehículo, necesarias para mantener el vehículo en
perfectas condiciones. Suele tener un carácter sistemático e integrado. Consiste en
reducir la probabilidad de daños en el vehículo.
• MANTENIMIENTO CORRECTIVO A VEHICULOS: Es el conjunto de tareas destinadas a corregir
las averías o desperfecto que ha ocasionado un mal funcionamiento o su inoperatividad y
que son comunicados a la Gerencia de Transportación por los diferentes usuarios para
dejarlos en condiciones aceptables o normales de funcionamiento. Puede o no ser
programado.
• PLAN DE MANTENIMIENTO: secuencia ordenada de tareas (expresadas en órdenes) a ser
cumplidas en el futuro.
518 | P á g i n a
• La Planificación anual del mantenimiento preventivo debe realizarse a más tardar la primera
semana de Septiembre, conjuntamente, con la elaboración del presupuesto anual a ser
ejecutado en cada unidad organizativa.
• El mantenimiento preventivo a la flota vehicular se planifica y programa de acuerdo a los
siguientes parámetros:
- Recomendaciones del manufacturero.
- El kilometraje recorrido o datos históricos para estimar la distancia que recorre en un
periodo dado, en caso de no tener marcador de kilómetros.
- Las condiciones o historial del vehículo.
- Horas de uso (para los equipos estacionarios).
- Informaciones del estado del vehículo provistas por el usuario.
• El programa de ejecución del mantenimiento preventivo sólo podrá ser modificado por el
kilometraje recorrido o por un diagnóstico técnico que implique realizarlo con anterioridad
a la fecha planificada.
• Las áreas internas de INPOSDOM deben evaluar la programación de mantenimiento
propuesta y retroalimentar al Departamento Administrativo en un plazo no mayor de dos
días a partir del momento en que se reciba la información.
• La flota vehicular de INPOSDOM es administrada por el Dpto. de Trasportación, siguiendo
los lineamientos establecidos en la Política de Asignación y Uso de Vehículos (pendiente).
• Los vehículos adquiridos por INPOSDOM, previo a su ingreso en el sistema, deben estar
registrados como Activos Fijos.
• El Encargado de Transportación debe mantener un expediente para cada vehículo, en el
que se reflejen sus características e historial para fines de seguimiento y control.
• El Analista de Planificación remite un recordatorio a los usuarios de los vehículos, con 48
horas de anticipación, las fechas de mantenimiento de los vehículos.
• El responsable del vehículo debe notificar al Taller Interno, inmediatamente, los
desperfectos del vehículo, aún no se haya vencido la fecha de mantenimiento.
• Si el vehiculo esta en garantía elaborar la Orden de Mantenimiento a nombre del
concesionario del vehiculo, informando previamente al Coordinador de Transportacion.
519
166. DESARROLLO
Analista de 118. Elabora la planificación anual del

Planificación mantenimiento preventivo de todos los
(Departamento vehículos de la flota.
Administrativo) → Fuentes de información:
del año anterior.
▪ Registros de Avisos de Avería del
año anterior.
▪ Informes de inspecciones año
anterior.
▪ Estrategias de mantenimiento
definidas.
▪ Proyectos de mejora o nuevas
adquisiciones.
▪ Recomendaciones del
manufacturero
119. Actualiza mensualmente los planes de
mantenimiento preventivo de la flota
vehicular.
realizadas.
Encargado Dpto. ▪ Registros de Avisos de Avería

ejecutados y pendientes.
Administrativo.
▪ Solicitudes de Mantenimiento
Directores/Encargados ejecutados y pendientes.
de Área 120. Genera la programación mensual de
520 | P á g i n a
mantenimiento (órdenes de trabajo).

121. Analiza y aprueba la programación de
Encargado Dpto.
mantenimiento y la remite a los
Administrativo
Directores/Encargados de Área.
Director
Administrativo y 122. Evalúan la programación y retroalimentan.
Financiero 123. Recibe la retroalimentación y envía al
Analista de Planificación para que realice los
ajustes de lugar.
Analista de
Planificación 124. Aprueba la programación mensual de
mantenimiento.
125. Libera las órdenes de mantenimiento.

125.1 Sistema informático automáticamente:
▪ Reserva materiales o
▪ Genera solicitud de compra
▪ Determina necesidades de recursos
de mano de obra
▪ Genera costos planificados
Encargado de Nota: Si el vehículo tiene garantía, elabora la

Transportación orden de mantenimiento a nombre del
concesionario del vehículo informando,
previamente, al Coordinador de
Supervisor del Taller Transportación.
Interno
126. Envía la programación mensual de
mantenimiento al taller Interno y coordina
con los involucrados.
127. Recibe programación de

mantenimiento mensual. Ver proceso
PRO.ADM-TR.3.2.3.2. Ejecutar y Evaluar
Mantenimientos a Vehículos.
521

Criterio Indicador
Eficiencia de la planificación • Tiempo de elaboración y aprobación del

programa de mantenimiento
→ No mayor 5 días laborables
Cumplimiento de programa de • Actividades ejecutadas / Actividades
mantenimiento programadas
→ Mínimo 85%
Cumplimiento presupuesto de • Presupuesto real vs planificado
mantenimiento → ± 10%

• Puesto Enc. Transportación Enc. Dpto. Director

Administrativo AdministrativoY
Financiero
• Nombre Sergio López Carol Camarena Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Sergio Enc. Carol Enc. Dpto.

López Transportación Camarena Administrativo
522 | P á g i n a
Código: PRO.ADM-
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS TR. 3.2.1.2
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DE MANTENIMIENTO A Fecha de Act:

LA FLOTA VEHICULAR

-PROPÓSITO
• Establecer los pasos a seguir para proveer los servicios de mantenimiento necesarios para
prevenir o corregir daños a los vehículos de la flota de ETED para asegurar el buen
funcionamiento y preservación de los mismos, en conformidad con las disposiciones
establecidas y la optimización de los recursos disponibles.
-ALCANCE
• Abarca desde la recepción de las órdenes de mantenimiento hasta la evaluación del

proveedor del servicio. Aplica para todos los vehículos que forman parte de la flota de
ETED.
• Política de Asignación y Uso de Vehículos PL-TRA-01.

• Procedimiento de Planificación y Programación de Mantenimiento a la Flota Vehicular
PRO-TRA-07.01.
• Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios PRO-ABS-08.02.
• Procedimiento de Evaluación de Proveedores PRO-ABS-08.04.
523
-RESPONSABILIDADES
eeeeeeee. Aprobar el Director Admtvo. Y F inanciero

ffffffff. Definir, Encargado Dpto. Admtvo.
gggggggg. Cumplir con lo Personal de Transportación.
estipulado en este
procedimiento.
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO A VEHICULOS: consiste en realizar cambios periódicos de

fluidos (lubricantes, líquido de enfriamiento, bujías, filtros y todas aquellas acciones
recomendadas por el fabricante del vehículo, necesarias para mantener el vehículo en
perfectas condiciones. Suele tener un carácter sistemático e integrado. Consiste en
reparaciones o cambios de dispositivos al cumplir un período prefijado, con la finalidad
de reducir la probabilidad de daños en el vehículo.
• MANTENIMIENTO CORRECTIVO A VEHICULOS: Es el conjunto de tareas destinadas a
corregir las averías o desperfectos que se van presentando en el vehículo y que son
comunicados a la Coordinación de Transportación por los diferentes usuarios, con el fin
dejarlos en condiciones aceptables o normales de funcionamiento. Puede o no ser
programado.
• PLAN DE MANTENIMIENTO: secuencia ordenada de tareas (expresadas en órdenes) a ser
cumplidas en el futuro.
• CHECKLIST: Lista ordenada de actividades que sirve como guía para ejecutar
correctamente las actividades de mantenimiento.
524 | P á g i n a
255. La Unidad de Transportación debe realizar o autorizar el mantenimiento sólo a vehículos

que pertenezcan a la flota de ETED.
256. La Unidad de Transportación debe mantener un registro de los vehículos pertenecientes
a la flota de ETED y asignarle a cada vehículo un número de ficha para fines de historial y
control. El usuario dispone de una ficha en la que se indica la fecha del mantenimiento,
quién lo realizó y la fecha del próximo mantenimiento.
257. El Coordinador de Transportación debe reportar al Director de Área del usuario del
vehículo sobre el incumplimiento de las fechas del mantenimiento preventivo. Si por esta
razón, el vehículo sufre desperfecto, los costos de reparación serán cargados al usuario
responsable del vehículo.
258. Los vehículos con garantía del fabricante vigente no podrán ser reparados ni recibir
ningún tipo de mantenimiento fuera de los centros autorizados por el proveedor.
259. Ante cualquier desperfecto, el usuario del vehículo se debe dirigir al Taller Interno para
que realicen un diagnóstico o evaluación inicial.
260. Todas las solicitudes de mantenimiento correctivo (reparación) deben ser remitidas al
Analista de Planificación para que proceda a crear la orden de mantenimiento.
261. El Gerente de Servicios Corporativos puede autorizar solicitudes de órdenes de pedido
de hasta $RD 100,000, por encima de este monto, necesita la aprobación del Director
Administración y Finanzas.
262. Si la reparación del vehículo es mayor de $RD 25,000, se solicita una cotización al Taller
autorizado.
263. El Gerente de Servicios Corporativos y el Coordinador de Transportación hacen una visita
y evaluación inicial a los talleres externos con la finalidad de verificar si pueden ser
considerados como centros autorizados, registrando la información en el Formulario
Evaluación de Taller Externo FO-SCO-01. De obtener la puntuación requerida, recomienda
a Compras incluirlo dentro de sus proveedores aprobados.
264. Los criterios para seleccionar un Taller Externo como centro autorizado son los
siguientes:
- Instalaciones físicas, equipos y herramientas adecuadas según tipo y marca de vehículos de
la flota.
- Competencia técnica del personal.
- Precios competitivos con relación a talleres similares.
- Calidad del servicio ofrecido.
- Tiempo de entrega
- Condiciones de pago
- Servicio postventa: Asistencia técnica, Garantías ofrecidas.
- Prestigio del centro o ser centro autorizado de las marcas de los vehículos de la flota.
525
265. El personal del Taller Externo que recibe el vehículo debe firmar el Formulario de
Constancia de Entrega Vehículo a Taller FO-SCO-02 y al hacer cambio de piezas debe
169. DESARROLLO
Supervisor del Taller 128. Recibe la programación mensual y las

Interno órdenes de mantenimiento. Asigna al
mecánico e instruye a efectuar el
mantenimiento indicado en la orden
Mecánico Automotriz 129. Recibe el vehículo, completando, junto al
usuario, los datos solicitados en el formulario
Constancia de Entrega Vehículo a Taller FO-
SCO-02 y realiza una evaluación inicial.
Nota: Si el mantenimiento no se puede
realizar en el Taller Interno, solicita al
Supervisor generar una orden de pedido a la
Unidad de Compras, siguiendo los pasos
establecidos en el Procedimiento Adquisición
Mecánico de Bienes y Servicios PRO-ABS-08.02.
Automotriz/Taller 130. Realiza el mantenimiento al vehículo,
autorizado auxiliándose del checklist FO-SCO-03, si es
preventivo, para ejecutarlo de una manera
ordenada.
Usuario 131. Firma la Orden de Mantenimiento/Pedido, a
la entrega del vehículo, indicando
conformidad con los trabajos realizados y la
Supervisor del Taller descripción de los mismos.
Interno 132. Completa el Formulario Reporte de
Actividades FO-SCO-04, junto al mecánico
asignado, y lo entrega al Analista de
Analista de Planificación.
Planificación 133. Registra las actividades de mantenimiento
preventivo y correctivo realizadas,
introduciendo, además, los datos de los costos
y materiales utilizados.
526 | P á g i n a
134. Evalúa al proveedor del servicio, siguiendo

los pasos establecidos en el Procedimiento de
Usuario Evaluación de Proveedores PRO-ABS-08.04.

Criterio Indicador

mantenimiento
• Mínimo 95%
Eficiencia en la ejecución del Mantenimientos realizados a
mantenimiento por categoría tiempo/Mantenimientos realizados
• Mínimo 95%
→ Tiempo de ejecución
Preventivo: Máximo 5 hrs.
Reparaciones menores: 3-4 días
Reparaciones mayores: 15-20 días
Eficacia del mantenimiento preventivo Mantenimientos correctivos (por desperfectos) /
Total de Mantenimientos

527
• Puesto Enc. Transportación Enc. Dpto. Director Admtvo. Y

Administrativo Financiero
• Nombre Sergio López Carol Camarena Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha 12/6/2018
528 | P á g i n a
4.2. Gestión Comercial
529
Código: PRO.COM.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 3.2.1.1
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
FACTURACIÓN DE SERVICIOS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Tramitar las solicitudes de servicios y generar las facturas correspondientes a los clientes
con agilidad y precisión.
-ALCANCE
• Abarca desde la entrega de información al solicitante hasta la comunicación al área

correspondiente para iniciar el trabajo.
• Catálogo de Servicios de INPOSDOM.
-RESPONSABILIDADES
hhhhhhhh. Aprobar el Director Comercial

iiiiiiii. Definir, Encargado Dpto. Facturación
jjjjjjjj. Cumplir con lo Personal d facturación.
estipulado en este
procedimiento.
530 | P á g i n a
266.
172. DESARROLLO
135.

Criterio Indicador
Precisión en facturas generadas • % de facturas generadas correctamente.
Efectividad de negociación • % de solicitudes convertidas en facturas de

servicio.

• Puesto Coordinador de Director Comercial Director General
531
Mercadeo
• Nombre Sigfrido Guerrero José Elías Cepeda Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Sigfrido Coordinador José Elías Director

documentación Guerrero de Cepeda Comercial
Mercadeo
Código: PRO.COM.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 3.2.1.2
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
CUENTAS POR COBRAR Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Estandarizar el proceso de cuentas por cobrar a los clientes del INPOSDOM
-ALCANCE
• Este procedimiento se aplica para la División de Cobros del INPOSDOM
532 | P á g i n a
• Norma ISO 9000

• Norma ISO 9001
.
-RESPONSABILIDADES
kkkkkkkk. Aprobar el Director Comercial

llllllll. Definir, Encargado Dpto. Facturación
mmmmmmmm. Cumplir con Personal d facturación.
lo estipulado en este
procedimiento.
267.
175. DESARROLLO
533
Encargado/Auxiliar 136. Recibe de la Dirección Comercial el

expediente del cliente que tenemos
pendiente con cuentas por cobrar
anexándole solicitud del cliente y orden de
servicio.
Auxiliar
137. Revisa si la cantidad de facturas
coincide con lo especificado, las clasifica por
servicios, y elabora un cronológico de
órdenes de servicios y facturas recibidas.
(Nombre, no. Orden servicio, fecha de
servicio, no. Factura, monto, fecha
facturación, diferencia de días, recibida en
depto. De cobros, días de diferencia).
138. Le entrega al mensajero un
formulario de acuse de recibo anexando la
hoja con el orden cronológico de facturas y
el expediente completo en original.
139. Entrega al cliente el expediente y
Mensajero trae devuelta el acuse de recibo, como
constancia de entrega, se lo entrega al
auxiliar.
Auxiliar 140. Archiva el acuse clasificándolo por
cliente. Y le suma la factura a la relación por
clientes (Control de Cuentas por Cobrar) que
está en la pc.
141. Llama al cliente tomando como
soporte el cronológico de facturas, si es
necesario visitar al cliente le entregan una
carta al mensajero.
Encargado
142. Elabora hoja de gestión diaria de
cobros, cuando se llama al cliente se anota
lo acordado y se le da seguimiento.
Mensajero
143. Entrega una carta de cobros al
Encargado cliente
144. Elabora una relación de lo que hace
el mensajero: entrega de cartas por cobrar,
si busco un cheque, visita a los clientes y
entrega de documentos.
145. Remite el acuse de recibo mediante
comunicación al depto. Financiera para que
534 | P á g i n a
autorice solicitándole que hagan el cobro al

cliente por el depto. Legal, (máximo 90
días).luego lo remite con una relación de los
clientes con sus respectivos facturas al
depto., legal mediante comunicación
RECEPCIÓN DE PAGO
Auxiliar 146. Cuando el cliente viene a pagar por
data y van directamente a Tesorería, cuando
es por cheque, recibe el pago hacen un
recibo provisional numerado, le anexa la
copia del recibo al expediente y la lleva a
tesorería. En tesorería cuando reciben
emiten un recibo de ingreso, el original se lo
envían al cliente y la fotocopia se archiva en
cuentas por cobrar.
147. Revisa el balance de las facturas
pagadas en el control de cuentas por cobrar.
Encargado/ Auxiliar
148. Busca el recibo emitido por tesorería
lo fotocopia, el original se lo envía al cliente
y la copia la archiva en el expediente del
Auxiliar
cliente.
149. Hace una relación de cobros por mes
con el no. De recibo, etc. Mensualmente
remite al depto. Financiero conjuntamente
Encargado con las actividades del mes (cantidad de
facturas con su valor y fecha), cantidad de
llamadas por día, cantidad enviada de cartas
de cobros, cantidad de cobros por cliente
con fecha y monto.
535
Criterio Indicador
Efectividad del cobro • % de facturas cobradas

• Puesto Coordinador de Director Comercial Director General

Mercadeo
• Nombre Sigfrido Guerrero José Elías Cepeda Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Sigfrido Coordinador José Elías Director

documentación Guerrero de Cepeda Comercial
Mercadeo
536 | P á g i n a
4.3. Gestión de Recursos Humanos
Código: PRO.RH.
3.4.1
537
Fecha 12/6/2018
RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACIÓN E Fecha de Act:

INDUCCIÓN DE PERSONAL

-PROPÓSITO
• Proveer el personal idóneo, con las herramientas necesarias en el momento preciso de

acuerdo a las demandas del negocio.
-ALCANCE
• Aplica para todo el recurso interno y externo a la organización que participe en el proceso
de selección para cualquier vacante en la estructura orgánica de INPOSDOM, y abarca
desde la requisición de personal hasta la inducción general de empleados de la
institución.
• Abarca desde la requisición de personal por parte del área solicitante como cliente interno
hasta la firma de contrato de trabajo y documentos obligatorios de ley en la Republica
Dominicana.
• Manual de Cargos de INPOSDOM.

• Código Laboral de la Republica Dominicana
• Escala Salarial vigente en la INPOSDOM
• Perfil del Puesto
• Curricular Vitae de los candidatos.
538 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
nnnnnnnn. Aprobar el Director General

oooooooo. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
pppppppp. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos.
estipulado en este
procedimiento.
539
• REQUISICIÓN DE PERSONAL: Acción en el sistema/Formulario de necesidad de

reclutamiento, puesto vacante en un área del INPOSDOM. Esta solicitud debe llegar a
Recursos Humanos a la unidad de Reclutamiento y Selección para su análisis y
cumplimiento del proceso.
• ANÁLISIS DE PUESTO Y DE PERFIL REQUERIDO: Descripción y Especificaciones Técnicas y
Blandas del Puesto. Sirven de parámetros de comparación entre el puesto y los
aplicantes al mismo.
• COMUNICACIÓN DE LA VACANTE: Anuncio interno o externo de la necesidad del recurso
idóneo para cubrir el puesto en el tiempo establecido por la política.
• TIEMPO DE RECLUTAMIENTO: Tiempo estándar establecido para el proceso de
reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal idóneo requerido.
• BANCO DE ELEGIBLES: Fuente de currículos en archivo físico o digital de posibles
candidatos clasificados por Profesión, Experiencia y Habilidades.
• PROCESO DE EVALUACIÓN Y ENTREVISTAS: Proceso de evaluación de candidatos en
habilidades blandas y técnicas mediante entrevistas, evaluación de casos y
herramientas estandarizadas.
• SELECCIÓN DE PERSONAL: Proceso mediante el cual, el área en cuestión conjuntamente
con Recursos Humanos, selecciona al candidato que reúne la mayor cantidad de
cualidades descritas en el puesto y el perfil requerido.
• OFERTA DEL PUESTO: Acción mediante la cual, previa cita del candidato seleccionado, se
le oferta el paquete de compensación establecido por la política de compensación y
beneficios del INPOSDOM.
• INDUCCIÓN GENERAL DE EMPLEADOS: Evento previo al ingreso al puesto por parte del
recién promovido en el caso de los candidatos internos, o recién contratado en el caso
de los candidatos externos, donde recibe toda la información relativa a la historia de la
institución, cultura, normas de comportamiento, estructura organizacional corriente y
todas las informaciones relevantes para su inicio como colaborador del negocio.
• HABILIDADES TÉCNICAS: Destrezas específicas relacionadas con el correcto desempeño
de un puesto o de una función específica en los que se deben aplicar conocimientos
técnicos y específicos aprendidos, entrenados y que forman parte del estándar de un
proceso.
• HABILIDADES BLANDAS: Destrezas o conductas que permiten que el empleado
desenvuelva mejor en el trabajo. Entre ellas podemos mencionar: idiomas, liderazgo,
trabajo en equipo y orientación a resultados. Son complemento de las Habilidades
Técnicas.
• TERNA DE CANDIDATOS: Lista propuesta de posibles ocupantes o participantes del
proceso de reclutamiento y selección por reunir las condiciones y habilidades
requeridas por el puesto en cuestión. Se consideran parte de la terna, tanto los
candidatos internos como los externos a la INPOSDOM. 540 | P á g i n a
• CONTRAOFERTA: Realizar una segunda propuesta económica al candidato idóneo

seleccionado por no haber aceptado la primera que se le presento.
268. Las áreas funcionales del INPOSDOM deberán ante toda necesidad de personal
completar el formulario de requisición de personal en el sistema de recursos humanos.
La misma deberá ser enviada inmediatamente se presenta la posición vacante en la
estructura o se culmine con el proceso de creación de puesto nuevo en la misma.
269. Sólo Recursos Humanos será el responsable de hacer ofertas económicas y de
puestos a los candidatos más idóneos para una posición vacante.
270. En el proceso de reclutamiento y selección, se le dará prioridad a los
colaboradores internos de la institución promoviendo así, el desarrollo del capital
humano de INPOSDOM.
271. Tan pronto sea recibida la acción de requisición, Recursos Humanos dará
respuesta en un plazo no mayor a dos (2) días, sobre la aplicabilidad o no del caso y a
partir de ahí, comenzarán a contar los días de reclutamiento establecidos por tipo de
puesto.
272. Para fines de la nómina, los ingresos de personal en la INPOSDOM se harán los
días 15 o 30 de cada mes.
273. Todo empleado seleccionado deberá participar en la Inducción General de
Empleados del INPOSDOM, en un plazo no mayor a ocho (8) días luego de su ingreso o
promoción al puesto nuevo.
274. Los temas a desarrollar durante la inducción serán:
• Historia de la Institución
• Áreas funcionales que la conforman y estructura organizacional
• Autoridades y sistema de gestión, todos los departamentos y ejecutivos principales y
sus objetivos.
• Normas generales de seguridad, misión, visión y valores, código de ética.
• Entendimiento y conocimiento del código de ética institucional.
• Actualización sobre los procedimientos vigentes.
275. Los colaboradores contratados confirmarán el conocimiento y entendimiento de
los procedimientos para el desempeño de las funciones a su cargo.
276. Contraoferta solo se harán cuando la oferta en el mercado del puesto es escasa,
cuando la escala salarial lo permita por su amplitud y siempre deberán ser aprobadas por
la Departamento de Recursos Humanos.
277. Las ofertas y contra ofertas al segundo y/o tercer candidato seleccionado, se hará
solamente cuando el primero no acepte la posición luego de ser ofertada. Se llevara a
cabo, solamente cuando la oferta es escasa en el mercado y las personas que quedaron
en segundo y tercer lugar respectivamente, reúnen las cualidades y sus brechas en
comparación con el puesto son entrenables en un periodo no mayor a seis (6) meses. En 541
caso contrario, se iniciara con el proceso completo de reclutamiento hasta encontrar la
persona más idónea para el puesto.
178. DESARROLLO
Analista de 150. Recibe Solicitud de Personal (Requisición

Reclutamiento y por parte del área solicitante).
Selección 151. Verifica y Analiza el Puesto y el Perfil
Requerido
152. Comunica Vacante Interna y espera por las
aplicaciones de candidatos internos.
152.1 Si aplican candidatos internos,
verifica cumplimiento de requisitos y
aprobación del Supervisor Inmediato.
152.2 Si no aplican candidatos internos,
busca en fuentes externas como: periódico,
Directores y/o caza talentos y referidos.
Encargados del Área 153. Preselecciona los candidatos internos o
Solicitante. externos y convoca para entrevistas y
Coordinador de evaluaciones.
Reclutamiento y 154. Entrevista y evalúa los candidatos.
Selección
154.1 Si no califican, vuelve a buscar en las
fuentes externas.
154.2 Si califican, selecciona una terna y
envía a entrevista con los Encargados y/o
Directores del Área solicitante.
155. El área selecciona el candidato más idóneo
para el puesto
156. Hace oferta Económica al Candidato
Seleccionado.
156.1 Si no acepta, vuelve a buscar
candidatos en fuentes externas.
156.2 Si acepta, pasa al proceso de
542 | P á g i n a
contratación.
157. Cita a empleado a completar documentos
de contratación:
→ Documentos que completan:
o Seguro médico
o Seguro de vida
o Contrato de trabajo
o Política de Confidencialidad
de la Información
o AFP, TSS
o Cuenta de Banco
o Carnet de Empleado
158. Entrega Carta de Bienvenida e Invitación a
Inducción General de Empleados de Nuevo
Ingreso.
159. Presenta nuevo empleado al Equipo de
RRHH y al Encargado de RRHH.
160. Toma la carpeta de cada candidato
contratado, e ingresa al sistema para darle de
alta. Solicita accesos, introducción a los
sistemas de comunicación Tecnológicos,
Comunicación, usuario de red, según
corresponda.
Candidato 161. Envía Documentos a las entidades
Seleccionado correspondientes o las sube por internet en las
que aplique (AFP, ARS, ARL, TSS, MT) para todas
las inclusiones.
162. Empleado asiste a inducción general de
empleados (8 o 22 de cada mes). Recibe
información de: Historia de la Institución,
institucións que la conforman, sus dueños,
Nuevo Empleado
accionistas, consejo directivo, normas generales
de seguridad y ética, todos los departamentos y
ejecutivos principales y sus objetivos, misión,
visión y valores, código de ética.
163. Empleado recibe:
543
→ Carnet de Empleado
→ Carnet del Seguro Medico
→ Ticket con información de Usuario,
contraseña.
→ Información de donde debe dirigirse
para el primer día de labores.

Criterio Indicador
Agilidad en la cobertura de Vacantes Tiempo de Reclutamiento
•15 días laborables para puestos

críticos de Operación del Sistema
• 30 días para puestos de soporte y
administrativos.
Disponibilidad del perfil internamente y en Cantidad de personas reclutadas x puesto.
el mercado (parámetro no establecido)
Reducción de Costos en el proceso de R&S Costo de Reclutamiento, Contratación e Inducción.

Costo por persona reclutada, contratada e inducida
en RD$ (monto no establecido)

• Puesto Analista de Recursos Enc. Recursos Humanos Director General

Humanos
• Nombre Grethel García-Crespo María Lora Tirado Modesto Guzmán
• Firma
544 | P á g i n a
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Grethel Analista de María Lora Enc. Recursos

documentación García- Recursos Tirado Humanos
Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS 3.4.2
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
PROCEDIMIENTO Y POLÍTICA DE: Creación:
CAPACITACION, EDUCACION Fecha de Act:

Y DESARROLLO DE PERSONAL

-PROPÓSITO
• Proveer las herramientas necesarias, tanto técnicas como habilidades blandas para el
correcto desempeño de sus funciones, toma de decisiones atinadas y a tiempo y el
desarrollo sostenido del capital humano dentro de la organización.
-ALCANCE
• Aplica para todo el recurso interno fijo del INPOSDOM de todos los niveles y localidades.
545
• Detección de Necesidades de Capacitación (DOC-DNC-GRH-001)

• Plan Maestro Anual de Capacitación
• Solicitud de Acción de Capacitación Fuera del Plan
• Formulario de Evaluación del Desempeño
-RESPONSABILIDADES
qqqqqqqq. Aprobar el Director General

rrrrrrrr. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
ssssssss. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos.
estipulado en este
procedimiento.
546 | P á g i n a
• DETECCION DE NECESIDADES Y ACCIONES DE CAPACITACION (DNAC): Proceso de

levantamiento de información y análisis de las necesidades y brechas de capacitación
de todas las áreas del INPOSDOM por puestos y familia de puestos.
• BRECHAS DE CAPACITACION: Diferencias existentes entre el perfil de un puesto y el
ocupante, en términos de habilidades técnicas y blandas para cumplir con los objetivos
y alcance de la posición.
• PLAN MAESTRO ANUAL DE CAPACITACION: Documento que consolida toda la
información depurada del DNAC y estructura un programa con cantidad de personas
por acción de capacitación, fecha propuesta, posibles suplidores y fecha propuesta de
entrega.
• HABILIDADES TECNICAS DE CAPACITACION: Habilidad especifica del trabajo que se
realiza y que se aprenden por repetición y modelamiento de un facilitador y/o
entrenador.
• HABILIDADES BLANDAS DE CAPACITACION: Habilidad especifica de alguna competencia,
conducta o actitud intrínseca del colaborador que se aprende una vez es internalizada
por el colaborador en su repertorio de competencias mediante experiencias pasadas.
• SOLICITUDES DE ACCION FUERA DEL PLAN DE CAPACITACION: Necesidad de un área de
incluir una acción de capacitación luego de terminado el DNAC y elaborado el Plan
Maestro Anual de Capacitación, por motivos de actualización, requisitos legales, de
alguna norma de calidad o seguridad, así como por la compra de algún equipo nuevo
que requiera un entrenamiento.
• RESULTADOS DE LA EVALUACION DEL DESEMPEÑO DEL PERIODO ANTERIOR: Documento
que contiene las fortalezas y oportunidades de crecimiento de los empleados y en el
cual se plasma un plan de trabajo mediante entrenamientos y acciones de capacitación
que apunten al desarrollo de competencias y actitudes requeridas por la posición.
547
280. Las áreas funcionales del INPOSDOM deberán ante toda necesidad de
capacitación, completar el formulario de necesidades de capacitación especificando las
evidencias de dicha necesidad a ser cubiertas con un evento de capacitación especifico.
Dicho formulario deberá detallar la cantidad de eventos y personas por eventos y que
competencia y habilidad va a ser cubierta con el mismo.
281. Recursos Humanos visitara a las áreas funcionales del INPOSDOM cada 12 meses
para realizar el levantamiento de información de cada una de las direcciones donde
compartirá y analizara toda la información colectada por cada uno de los supervisores
de área. De estas sesiones de levantamiento, recursos humanos condensara en el Plan
Anual de Capacitación.
282. Recursos Humanos será responsable de contactar a los suplidores y proveedores
de capacitación y solicitar cotizaciones para cada evento especificando cantidad de
personas estimadas y fecha propuesta, con la finalidad de presentar al Director General
el presupuesto del periodo para fines de aprobación.
283. Las Direcciones funcionales del INPOSDOM, podrán sugerir a Recursos Humanos
proveedores y eventos de capacitación que consideren contribuyan con el desarrollo de
las habilidades pertinentes para los puestos y/o que sean de actualización técnica en el
sector. Dicha información deberá ser enviada en físico o por correo electrónico a el
Departamento de Recursos Humanos para su evaluación y consideración. En caso de no
estar en el Plan Maestro Anual de Capacitación, deberán estas acciones ser sustituidas
por alguna de las acciones ya establecidas en el plan.
284. El Director General aprueba anualmente el Plan Anual de Capacitación
conjuntamente con el presupuesto de Capacitación, presentado por el Departamento
de Recursos Humanos.
285. La el Escuela de Capacitación Postal administra el presupuesto de capacitación y
lo invierte en el pago a suplidores, proveedores de servicios de eventos de capacitación,
materiales y transporte. Debe presentar periódicamente los indicadores de gestión de
la unidad, indicando los puntos clave del uso del presupuesto y de las acciones de
capacitación llevadas a cabo.
286. La el Escuela de Capacitación Postalse encargara de gestionar los servicios de
capacitación con los proveedores, separar las fechas, solicitar los servicios de
refrigerios, transporte almuerzo y convocar a los participantes a los eventos de
capacitación. Al final de cada evento, evaluara a los participantes, digitara la
información de cada curso y sacara los indicadores de los mismos.
287. La Escuela de Capacitación Postal solicitara el pago de los proveedores, y los
retroalimentara sobre los puntos a mejorar en los eventos pasados.
548 | P á g i n a
181. DESARROLLO
Encargado de 164. Realizan levantamiento de información del

Desarrollo DNAC, evaluando brechas existentes por
Organizacional puestos y ocupantes en cada unidad.
Áreas Funcionales del 165. Analiza y tabula toda la información en el

INPOSDOM Plan Anual de Capacitación.
166. Cotiza con Suplidores y estima el costo total
del plan para el período.
Encargado de
167. Envía el Plan Anual de de Capacitación a la
Desarrollo
Administración para aprobación.
Organizacional
168. Se hace cronograma de ejecución del plan
por orden de prioridad.
169. Inicio de Ejecución del Plan:
169.1 Contacto a Suplidores
169.2 Definición de Fechas disponibles
169.3 Invitaciones a Participantes (Electrónica,
Mural y Supervisor Directo)
169.4 Solicitud de Servicios de Refrigerios,
Almuerzos, Sonido, Mesas y transporte según
aplique.
170. Asisten a evento de Capacitación:
Participantes de las 170.1 Firman Hoja de asistencia todas las
Áreas Funcionales del jornadas
INPOSDOM 170.2 Toman el entrenamiento de manera
atenta, activa y Presente-Presente.
171. Entrega a los participantes la evaluación
final del curso para su opinión y ponderación
549
del evento.
Encargado de 172. Completa evaluación de manera objetiva,

Desarrollo indicando oportunidades de mejora y entrega
Organizacional de nuevo al Encargado de Desarrollo
Organizacional.
Participante
173. Tabula información del evento, elabora
reporte estadístico y plan de mejora de los
entrenamientos, retroalimenta al suplidor y
solicita el pago del proveedor.
Encargado de
Desarrollo
Organizacional 174. Analiza el evento y calcula indicadores de
gestión de la Capacitación establecidos.

Criterio Indicador
Incrementar cada período la cantidad de Horas Hombre de Capacitación. Se calcula dividiendo

Horas de Capacitación Entregadas las horas totales de capacitación del periodo entre la
cantidad de participantes.
Incrementar la cada período la inversión Inversión de la capacitación como porcentaje de la

en capacitación, entrenamiento y nomina mensual/anual
programas de desarrollo para empleados
Inversión de la capacitación como porcentaje de los
ingresos brutos mensuales/anuales del INPOSDOM
Incrementar la asistencia de los Porcentaje de la asistencia y Porcentaje de
550 | P á g i n a
participantes a los eventos de capacitación Inasistencia.


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ANALISIS Y DISENO ORGANIZACIONAL Fecha de Act:
551

-PROPÓSITO
• Proveer las soluciones estructurales más agiles de acuerdo a las demandas de la

institución, mediante la creación de puestos y estructuras departamentales que se
ajusten a las necesidades de la empresa.
-ALCANCE
• Aplica para todas las estructuras y puestos vigentes y futuras de la organización, de todas
sus Direcciones funcionales.
• Plan Anual de Capacitación

• Solicitud de Acción de Capacitación Fuera del Plan
• Formulario de Evaluación del Desempeño
-RESPONSABILIDADES
tttttttt. Aprobar el Director General

uuuuuuuu. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
vvvvvvvv. Cumplir con lo Personal de Recursos Hu manos.
estipulado en este
procedimiento.
552 | P á g i n a
• CREACIONES DE PUESTOS: Proceso de solicitar la creación de una posición nueva en una

estructura ya existente por una necesidad de mercado o estrategia de la empresa.
• CREACION DE ESTRUCTURAS: Proceso de solicitar la creación de una estructura nueva
dentro de la organización por una necesidad del mercado y/o cambio de estrategia de la
INPOSDOM.
• VALORACION DE PUESTOS: Proceso posterior al levantamiento y análisis de los puestos, en
el que ponderando una serie de conductas y/o factores, se le da un peso específico dentro
de la estructura organizacional para una correcta asignación y administración de la
compensación.
• REVALORACION Y RECLASIFICACION DE PUESTOS: Proceso posterior a la valoración de un
puesto, en el que por una necesidad contundente y validad, la Dirección en cuestión solicita
una re-valoración y re-clasificación por cambio de orientación en las funciones, aumento del
alcance y responsabilidad del puesto dictado por un cambio en el medio o un cambio en la
estrategia del negocio.
553
288. Todas las Direcciones deberán solicitar los cambios a estructuras organizacionales
que incluyan: creaciones, valoraciones y revaloraciones de puestos, creaciones y cambios
a las estructuras organizacionales, directamente a la Departamento de Recursos
Humanos.
289. Se realizará una la evaluación anual de las cargas de trabajo en los procesos a fin
de obtener información para el mejoramiento de los mismos.
290. Ningún cambio de estructura o puesto podrá ser realizado por las Direcciones
directamente, deberá ser solicitado y gestionado por Recursos Humanos quien analizara
la aplicabilidad y velara por la integridad de la estructura actual y la propuesta.
291. Recursos Humanos analizara cada caso y dará respuesta sobre la aplicabilidad de
la solicitud en un plano no mayor a los tres días (3) laborables. En caso de que aplique la
solicitud, las respuestas serán de acuerdo a la siguiente relación de duración:
i. Creación y Valoración de Puesto: 15 días laborables
ii. Reclasificación / Revaloración de Puestos: 10 días laborables
iii. Creación de estructuras: 30 días laborables.
292. Recursos Humanos enviara las nuevas posiciones y estructuras para aprobación a
la administración, presentando el caso completo de principio a fin, como base
fundamental de la justificación de los cambios y como parte importante del logro de los
objetivos y estrategia del negocio.
293. La Dirección de la INPOSDOM analizara cada caso y tomara la decisión final de
aprobar o no los nuevos cambios a la estructura de la organización.
294. Si es aprobada los nuevos cambios, Recursos Humanos es el responsable de
comunicar a la Dirección solicitante de los cambios y al resto de la organización mediante
comunicación interna.
295. Reclutamiento y Selección junto a Desarrollo Organizacional, hará los cambios de
lugar en el sistema de Recursos Humanos a la fecha efectiva establecida por la
aprobación que será la quincena más próxima a la fecha de aprobación. Los cambios
hechos no serán retroactivos.
296. Si los cambios propuestos no son aprobados por la administración, por no ir
acorde a la estrategia y los objetivos trazados, el proceso deberá repetirse hasta que la
propuesta de cambio organizacional represente y vaya alineados a los objetivos del
negocio.
297. Si la propuesta de cambio sometida a aprobación a la Administración, no es
aprobada por que el costo que representa esta fuera de lo presupuestado, la Dirección
Solicitante podrá incluir dichos cambios para el próximo periodo, incluyendo las
partidas correspondientes a los cambios en su nuevo presupuesto.
298. 554 | Pperiódicos
El Departamento de Recursos Humanos deberá emitir informes á g i n a sobre
cambios organizacionales dirigidos al Equipo Director, al Director General y a cualquier
área que pueda verse afectada por dichos cambios.
184. DESARROLLO
Dirección 175. Solicita Cambio o creación de la estructura

y/o Puestos.
Recursos Humanos
176. Evalúa solicitud, analiza el contexto, la
necesidad y la situación, y comunica su
decisión:
176.1 Si NO aplica, comunica la decisión y
la alternativa a aplicar.
Recursos Humanos y
Desarrollo 176.2 Si SI aplica, comunica al área e inicia
Organizacional proceso de análisis organizacional según la
solicitud inicial.
177. Levantan toda la información disponible
sobre las funciones, nueva estrategia y
orientación de las funciones. Requisitos y
perfiles necesarios, reportes directos, reportes
indirectos, etc.
177.1 Valoran los puestos y conforman las
estructuras.
177.2 Revaloran y Reclasifican puestos en
Administración
los casos que apliquen
Recursos Humanos 178. Se conforman las propuestas necesarias
para presentar a la Administración (2 opciones
mínimas para las estructuras.)
179. Se presentan las propuestas a la
Administración.
180. Aprobación de la Estructura:
Recursos Humanos 180.1 Si fue Aprobada
180.1.1 Análisis Organizacional realiza
555
los cambios en el sistema y en los

organigramas corrientes en físico
firmados por el Director General.
180.1.2 Se comunica a toda la
organización la nueva estructura y/o
nuevos puestos y la fecha de
efectividad de los mismos.
180.2 Si NO fue aprobada:
180.2.1 Si fue por presupuesto,
Recursos Humanos comunica al área y
se realiza otra propuesta a la
Administración.
180.2.2 Si fue por presupuesto,
Recursos Humanos comunica a la
Dirección y se procede a incluir para
presupuesto del próximo periodo.
180.2.3 Si fue por cambios sugeridos,
se realizan los cambios y se presenta
de nuevo a la administración para su
aprobación.

Criterio Indicador
Minimizar las revaloraciones y Numero de cambios de puestos y estructurales

reclasificaciones en el año.
Minimizar los costos de las estructuras. Número de personas por estructura (headcount).
556 | P á g i n a

Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1mera Grethel Analista de María Lora Enc. Recursos

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
PROMOCIONES Y MOVIMIENTOS DE PERSONAL Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Estandarizar el procedimiento a seguir para las acciones que implican movimiento de

personal y las promociones, evitando incongruencias de puesto, salario y ubicación física
de cada colaborador de la ETED agilizando los procesos y la estructura organizacional de
la empresa.
557
-ALCANCE
• De aplicabilidad y ejecución obligatoria a todas las acciones y solicitudes de promoción,
traslados interdepartamentales, entre compañía y movimientos en general de la ETED.
• Aplicable para empleados fijos de la ETED.
• Política y Procedimiento de Evaluación del Desempeño de la ETED.

• Manual de Definición de Competencias de la ETED.
• Modelo de Competencias de la ETED.
• Estructura Organizacional vigente de la ETED.
-RESPONSABILIDADES
wwwwwwww. Aprobar el Director General

xxxxxxxx. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
yyyyyyyy. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos.
estipulado en este
procedimiento.
558 | P á g i n a
• MOVIENTOS DE PERSONAL: Toda acción de cambio de nomenclatura en puesto, estructura

organizacional vigente y/o localidad de un empleado de la ETED.
• TRANSFERENCIA DE PERSONAL: Traslado de un puesto a otro de igual responsabilidad por
un periodo determinado, dada una necesidad como un proyecto, iniciativa o equipo
multidisciplinario.
• PROMOCION VERTICAL: Cambio a un colaborador de la ETED a un puesto con mayor
salario, mayor responsabilidad y un nivel más alto dentro de la empresa.
• PROMOCION HORIZONTAL: cambio a un colaborador de la ETED a un puesto de igual
salario, igual nivel de responsabilidad, pero diferentes tipos de tareas dentro de la empresa.
CALENDARIO DE MOVIMIENTOS: Relación de movimientos de personal aprobados por
la Gerencia de Recursos Humanos y la Dirección Administrativa y Financiera, que se
entrega cada quincena a la unidad de Compensación y Beneficios de la ETED, con el fin
de hacer los cambios en el sistema correspondientes.
299. Solo Recursos Humanos podrá aprobar o desaprobar todos los movimientos de
personal solicitados por las Áreas, luego del análisis correspondiente y la debida
presentación a la Dirección Administrativa y Finanzas en los casos que sea necesario.
300. Las posiciones vacantes se ocuparán de acuerdo a las disposiciones de
austeridad, racionalidad y posibilidades presupuestarias establecidas por la Dirección
Administrativa y de Finanzas de la ETED
301. La fecha de efectividad de todo movimiento de personal en la estructura de la
ETED será la quincena próxima a la fecha de aprobación del nuevo puesto.
302. En el caso de aplicar una retroactividad, no deberá exceder de 15 días laborables
desde la fecha en que ocurre el movimiento, es decir una (1) quincena para fines del
sistema de nominas de la ETED.
303. Los movimientos de personal se realizarán conforme al calendario de
movimientos establecido y deberán traer todos los anexos soportes.
304. Las transferencias serán por un periodo no menor a los seis (6) meses,
retornando luego a su posición anterior si así lo decidiera la empresa o fijándolo
definitivamente en el nuevo puesto.
559
187. DESARROLLO
Dirección/Gerencia 181. Surge una vacante en la estructura

organizacional de la ETED por una salida, un
movimiento de personal o una creación de
puesto.
182. Solicita a Recursos Humanos a la unidad
de Reclutamiento y Selección, la cobertura
de dicha posición mediante acción en el
Recursos sistema de Recursos Humanos.
Humanos/Reclutamiento 183. Analiza y aprueba la solicitud
y Selección de Personal
184. Si no aplica comunica al área solicitante
mediante correo electrónico.
185. Si aplica, verifica:
185.1.1 Perfil del Puesto Solicitado
185.1.2 Tipo de Movimiento que aplica: Si
es transferencia, promoción
(vertical u horizontal).
185.1.3 Aprobación del Headcount por la
Dirección Administrativa
185.1.4 Candidatos en el banco de
elegibles
185.1.5 Resultados de la última evaluación
del desempeño.
186. Si no cumple con los
requisitos, se le comunica al
Empleado empleado.
187. Si cumple con los
requisitos, hacen
evaluaciones y entrevista.
560 | P á g i n a
188. Si pasa todas las

evaluaciones, ofertan la
posición al candidato.
189. Si no acepta la posición,
continúan evaluando los
demás candidatos.
Reclutamiento y
190. Si acepta la posición, se le
Selección comunica al área.
Nómina 191. Empleado recibe:
→ Carta de confirmación
en el puesto con su
nuevo paquete de
compensación, titulo,
nivel, localidad y
supervisor directo y
fecha de efectividad
del movimiento.
192. Hace cambios de
nomenclatura en el sistema y
pasa a nominas calendario
quincenal de movimientos.
193. Nominas aplica cambio de
salario.

Criterio Indicador
Movimientos por Área • Cantidad de Movimientos por Área
Tipos de Movimientos • Cantidad por tipo de movimiento
561


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
SALIDAS DE PERSONAL Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Regular el procedimiento a seguir para todas las acciones de salidas y desvinculación de

personal de la INPOSDOM conforme a lo que establece el Código Laboral de la Republica
Dominicana y las políticas internas de la empresa, con el fin de que se cumplan todos los
requisitos evitando inconvenientes posteriores con demandas laborales.
562 | P á g i n a
-ALCANCE
• Aplica a todo el personal y de ejecución obligatoria a todas las áreas funcionales de la

INPOSDOM que por una razón justificada decidan finalizar las relaciones laborales
establecidas en el contrato de trabajo entre la empresa y el colaborador.
• Código de Trabajo de la Republica Dominicana.

• Calculo de Prestaciones según el Ministerio de Trabajo de la República Dominicana.
• Acción de Salida en el Sistema de Recursos Humanos.
-RESPONSABILIDADES
zzzzzzzz. Aprobar el Director General

aaaaaaaaa. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
bbbbbbbbb. Cumplir con Personal de Recursos Humanos.
procedimiento.
563
• ACCION DE SALIDA: Acción en el sistema/Formulario de desvinculación de personal,

ejecutada y aprobada por la Dirección correspondiente y enviada a Recursos Humanos para
su evaluación y ejecución de acuerdo a las normas y políticas de la INPOSDOM y del
Ministerio de Trabajo de la Republica Dominicana.
• EVALUACION DEL DESEMPEÑO: Proceso sistemático y periódico de evaluación cuantitativa
y cualitativa del grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las actividades y
responsabilidades de los puestos que ocupan en la INPOSDOM.
• EXPEDIENTE DE EMPLEADO: Documentación física y o digital de las generales de cada
empleado desde su contratación a la actualidad, donde reposan todas las acciones de
personal, entrenamientos, retroalimentaciones, evaluaciones y sanciones que tenga el
colaborador de la INPOSDOM.
• PRESTACIONES LABORALES: Beneficios complementarios y derechos adquiridos por el
colaborador derivadas de las relaciones laborales y contractuales entre él y la INPOSDOM
que van atados a la antigüedad y al salario devengado por su trabajo.
DESPIDO: Acción de salida por una falta grave a la Política de Medidas Disciplinarias y a
los valores y moral de la INPOSDOM, que vaya en detrimento de las relaciones
interpersonales y hasta ponga en peligro la integridad física de los colaboradores de la
empresa. En estos casos, la INPOSDOM no tiene obligación del pago de Prestaciones
Laborales según lo establece el código de trabajo
564 | P á g i n a
305. Todas las acciones de salidas de personal, deben ser solicitadas por las cabezas de área, a
la unidad de Relaciones Laborales en Recursos Humanos, para su verificación y
seguimiento.
306. Ningún área que no sea Recursos Humanos, tendrá la potestad de ejecutar una salida de
personal sin el involucramiento, orientación y aprobación de la Departamento de Recursos
humanos y el apoyo táctico y operativo de Relaciones Laborales.
307. La Departamento de Recursos Humanos y la unidad de Relaciones Laborales, tendrá toda
la potestad de buscar más información dentro del área solicitante de la salida de personal,
sobre motivos, circunstancias y evidencias que soporten la decisión de salida de personal.
308. Deberá siempre tomarse como soporte y evidencia de la salida de personal, el resultado
de la evaluación del desempeño del último periodo del colaborador.
309. Servirán de soporte para las acciones de salida, las evidencias contundentes, directas del
supervisor inmediato y confirmado por el cabeza del área, sobre faltas graves a la Política
de Medias Disciplinarias de la INPOSDOM. Estos soportes deberán ponerse por escrito
dirigido a Relaciones Laborales con copia al Gerente de Recursos Humanos. Un correo
electrónico servirá para estos fines.
310. La INPOSDOM se reserva el derecho de entregar el pago de las prestaciones laborales
inmediatamente o en los diez (10) días laborales establecidos por el Código Laboral de la
Republica Dominicana.
311. Relaciones laborales deberá dejar reposar copia de todos los documentos en el
expediente del empleado y enviar copia de todas las acciones de salidas por mes en el
reporte del Ministerio de Trabajo.
312. Ningún empleado saliente deberá quedarse con herramientas y equipos de trabajo, así
como su carnet de empleado luego de su salida. Solo se le dejara el carnet del seguro
medico, el cual mantiene una vigencia de dos (2) meses según la ley 87-01 de la Seguridad
Social. El resto lo colectaran el representante de Relaciones Laborales y el Supervisor
Directo.
190. DESARROLLO
565
Departamentos y 194. Envían solicitud de salida de personal por el

Direcciones Sistema de Recursos Humanos a Relaciones
Laborales
195. Dan seguimiento y ejecutan acción de

personal en el sistema y hacen cálculos de
Recursos prestaciones laborales.
Humanos/Relaciones
Laborales 196. Solicita aprobación de la salida y del cálculo
de las prestaciones por parte de la
Departamento de Recursos Humanos.
197. Revisa Acción de Personal y aprueba la

Gerente de Recursos solicitud. Contacta al director del Área si es
Humanos necesario, para orientar y validar información
si así lo considera.
198. Con la acción de personal y prestaciones

Relaciones Laborales aprobadas por la Departamento de Recursos
Humanos, solicita cheque a Finanzas.
Dirección 199. Emite el cheque de Prestaciones Laborales y

Administrativa y lo envía a Relaciones Laborales.
Finanzas
200. Citan al empleado y le comunican su salida,
reciben todas sus herramientas de trabajo.
Relaciones Laborales y 201. Explican Prestaciones Laborales y Entregan

Supervisor Inmediato Cheque.
del empleado saliente
201.1.1 Si acepta, firma documento de
descargo de responsabilidad para la
INPOSDOM.
201.1.2 Se envían copias de todos los

documentos al expediente del
empleado y al Ministerio de Trabajo.
201.1.3 Si No acepta, se retiene el cheque y

se hacen las verificaciones de lugar.
Si no hay cambios en el cheque, se
566 | P á g i n a
envía el cheque de prestaciones

laborales con Carta de la INPOSDOM
al Ministerio de Trabajo dentro de
los diez (10) laborables que
establece el Código Laboral de la

Criterio Indicador
Salidas Voluntarias Cantidad de Renuncias voluntarias por parte de los

colaboradores de la INPOSDOM.
• Menos del 2% de la dotación actual.

Salidas Involuntarias Cantidad de Desahucios y Despidos por parte de la
INPOSDOM a los colaboradores

Índice de Rotación de Personal Cantidad de Salidas Voluntarias e Involuntarias en un
periodo de tiempo determinado, relacionado con la
cantidad de sustituciones y vacantes al final del
mismo.
• Menos de un 5% de la dotación actual.


Humanos
567
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
COMPENSACIONES Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir y establecer correctamente el procedimiento a seguir para la asignación de

compensaciones a nuevos y actuales colaboradores de la INPOSDOM, asegurando
equidad interna y competitividad externa y que lo compensado sea por lo justo
trabajado.
-ALCANCE
• Abarca desde el ingreso del personal hasta el pago del primer salario.
• Aplicables y de ejecución obligatoria a todas las posiciones de INPOSDOM.
• Aplicables y de ejecución obligatoria a todos los colaboradores fijos y móviles de la
INPOSDOM.
568 | P á g i n a
• Escala Salarial Vigente de la INPOSDOM.

• Acción de Ingreso de Personal
• Acción de Promoción de Personal
• Política y Procedimiento de Incremento Salarial.
-RESPONSABILIDADES
ccccccccc. Aprobar el Director General

ddddddddd. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
eeeeeeeee. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos.
estipulado en este
procedimiento.
569
• SALARIO MINIMO: Es la retribución mínima por ley a recibir por parte de los trabajadores
de la INPOSDOM por su trabajo desempeñado y para el cumplimiento posterior de sus
obligaciones sociales, familiares y personales.
• SALARIO MINIMO EXENTO DE IMPUESTOS: Es la retribución mínima por ley exenta de
impuestos. La misma es definida cada año por la Dirección General de Impuestos Internos
de la Republica Dominicana.
• COMPENSACION TOTAL: Representa todo lo que reciben los empleados por su trabajo en
un periodo de tiempo. Incluye pagos en efectivo, beneficios en especie, incentivos, bonos
por desempeño y prestaciones laborales.
• COMPENSACION EN EFECTIVO: Representa el pago en moneda que recibe el colaborador
de la INPOSDOM en un periodo de tiempo, ya sea por hora, semana, mensual y/o anual.
• BENEFICIOS EN ESPECIE: Incluye toda retribución que no es en efectivo como lo es: el
seguro medico, vehículo, planes de pensión, vacaciones pagas, seguro de vida, entre otros.
• INCENTIVOS y BONOS POR DESEMPEÑO: Esquema de medidas compensatorias
planificadas por la INPOSDOM adicionales a la compensación en efectivo para alcanzar las
metas y objetivos establecidos en la Planificación Estratégica de la Empresa para cada
Dirección. Este esquema busca motivar a los colaboradores de la INPOSDOM a alcanzar sus
metas departamentales por su propia voluntad mediante mayor actividad y mejores
resultados.
• PRESTACIONES LABORALES: Conjunto de derechos adquiridos de los colaboradores de la
INPOSDOM por sus años de servicio en la empresa que incluyen la cesantía, preaviso,
vacaciones y regalía navideña según aplique, ya sea por desahucio por parte de la empresa
o por parte del empleado. Se pagan en los diez (10) días siguientes a la salida del empleado,
tal como lo establece el código laboral de la Republica Dominicana.
570 | P á g i n a
313. Solo Recursos Humanos mediante la unidad de Compensación y Beneficios serán los
únicos responsables de ofertar paquetes económicos a los colaboradores de nuevo ingreso,
realizar incrementos salariales ante promociones verticales y traslados a otra localidad, así
como aplicar incrementos generales a toda la dotación luego de un estudio de mercado y/o
un análisis interno de equidad salarial.
314. Todos los empleados de la INPOSDOM percibirán un salario dentro del rango establecido
por su nivel salarial de acuerdo al puesto que ocupan. No se permitirán dispersiones
salariales dentro de los niveles de la escala. Las dispersiones existentes al momento de la
promulgación de este documento, serán las únicas permitidas y quedara a discreción de la
Dirección Administrativa y Financiera conjuntamente con la Departamento de Recursos
Humanos la corrección de dichas situaciones y/o tomar una decisión administrativa al
respecto.
315. Se compensará a todo personal fijo y móvil de la INPOSDOM en la moneda corriente
aprobada por el Poder Ejecutivo de la Republica Dominicana, mediante depósito
electrónico a cuenta de banco. La institución financiera elegida para tales fines, quedara a
discreción y decisión de la Dirección Administrativa y unidad de compras, de elegir
mediante un proceso de licitación.
316. Solo en los casos de empleados Expatriados se podrá compensar en otra moneda que no
sea la corriente en el momento de la contratación, y luego de la debida aprobación de la
Dirección Administrativa y Finanzas.
317. Toda persona que ingrese a la INPOSDOM, entrara devengando el salario mínimo del
nivel al que corresponda el puesto. En caso de que sea necesario una negociación para
atraer al recurso, se le podrá ofertar un salario que no pase del punto medio del nivel.
318. Recursos Humanos en su unidad de Compensación y Beneficios, tendrá la
responsabilidad de comunicar a todo el personal cada año, el nuevo salario mínimo y el
nuevo salario mínimo exento de impuestos a toda la organización, así como hacer los
ajustes necesarios para el cumplimiento de dichas disposiciones estatales.
• INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LA POLÍTICA

Criterio Indicador
571

colaboradores de la INPOSDOM.

INPOSDOM a los colaboradores

mismo.


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
Grethel Analista de María Lora Enc. Recursos

García- Recursos Tirado Humanos
Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
572 | P á g i n a
Fecha 12/6/2018
INCREMENTOS SALARIALES Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Modelar y estandarizar el correcto procedimiento para realizar los incrementos salariales

para todos los colaboradores de la INPOSDOM, garantizando equidad interna por niveles
y familia de puestos y competitividad externa con relación al mercado de referencia.
-ALCANCE
• Abarca desde la encuesta salarial de mercado hasta la aplicación de los incrementos
individuales a cada persona.
• Aplica y de ejecución obligatoria a todos los empleados fijos y móviles de la INPOSDOM.
• Aplicable y de ejecución obligatoria a todas las áreas funcionales de la INPOSDOM
• Resultados encuesta salarial de mercado.

• Escala Salarial Vigente de la INPOSDOM
• Presupuesto aprobado por la Administración para incremento salarial por mercado,
inflación y merito.
-RESPONSABILIDADES
fffffffff. Aprobar el Director General

ggggggggg. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
hhhhhhhhh. Cumplir con Personal de Recursos Humanos.
procedimiento.
573
• INCREMENTO SALARIAL: Proceso mediante el cual se realizan los ajustes del salario
devengado. Se toman en consideración los factores de mercado como la inflación y los
factores internos como equidad y movimientos de personal.
• TABULADOR SALARIAL: Es la escala salarial vigente en la INPOSDOM que pondera un nivel
mínimo, medio y máximo por nivel salarial. Dicho tabulador debe ser ajustado cada vez que
el mercado se mueva con el fin de garantizar la retención de personal y la competitividad
externa, y debe cuidarse de mantener siempre la equidad interna.
• NIVELES SALARIALES: Son los tres rangos que contiene el tabulador por cada nivel y
supone las siguientes reglas:
o Nivel Mínimo: Es el salario de entrada y contratación.
o Nivel medio: Es el punto al que llega la persona como parte de su desarrollo en la
empresa, incrementos por mérito y reajustes por mercado y promociones
horizontales.
o Nivel Máximo: Es el tope del nivel al que llega el ocupante. En este nivel, supone
el máximo desarrollo de habilidades y conocimientos y espera una promoción a
un puesto de mayor responsabilidad volviendo a repetir el ciclo de Nivel Mínimo
del nuevo puesto como salario de entrada.
• COMPARATIO: Distancia porcentual del salario de cada colaborador con relación al punto
medio del nivel. Se utiliza como referencia para dimensionar la equidad interna total y por
nivel.
• ENCUESTA DE MERCADO: Método mediante el cual se recolecta información sobre las
tendencias de pago en el mercado de referencia seleccionado para todos o algunos puestos
de la INPOSDOM, con el fin de definir la política de pagos interna.
• EQUIDAD INTERNA: Es la relación comparativa entre todos los salarios devengados por los
ocupantes de los puestos de un mismo nivel salarial. La equidad viene determinada por
estar entre el mínimo y el máximo del nivel.
• COMPETITIVIDAD EXTERNA: Es la relación comparativa entre los puestos de la estructura
organizacional de la INPOSDOM y los puestos tipo que son comparativos en el mercado de
referencia seleccionado para la encuesta salarial. El objetivo es atraer personal clave y
especializado y retenerlo.
• MERCADO DE REFERENCIA: Es el conjunto de empresas seleccionadas para la Encuesta de
Mercado comparables por puestos tipo y donde ocurre el mayor trasiego de personal.
• PRIMER CUARTIL DEL MERCADO: Punto bajo el cual está el 25% de las empresas que menos
pagan y por encima del cual están el 75% de las empresas que mejor pagan en el mercado
de referencia.
• SEGUNDO CUARTIL DEL MERCADO: Punto medio del mercado donde se concentra la
tendencia de pago del mercado.
• TERCER CUARTIL DEL MERCADO: Punto bajo el cual está el 75% 574de| las
P áempresas
g i n a que
menos pagan y sobre el cual está el 25% de las empresas que mejor pagan en el mercado de
referencia.
319. Los incrementos salariales de la INPOSDOM, serán realizados una vez por año, de
acuerdo a los meritos y objetivos alcanzados, así como por ajuste de mercado por inflación.
320. Nunca se tomara como única referencia para el incremento salarial el índice de inflación
ya que es un indicador poco objetivo para tales fines. Se hará una combinación de merito e
inflación, primando siempre los incrementos por logro de objetivos.
321. Podrán realizarse incrementos individuales fuera del incremento general de salario
cuando correspondan a un movimiento de personal como promociones y traslados. Estos
incrementos podrán ser retroactivos siempre y cuando la fecha efectiva no sea mayor a
treinta (30) días calendario.
322. Recursos Humanos realizara los análisis de salarios necesarios y podría solicitar a la
Dirección Administrativa y Financiera, la aprobación de un incremento salarial para uno o
más grupos de puestos si el indicador de rotación de personal así lo indicase y dicho puesto
tiene poca oferta en el mercado local.
323. Siempre se tomará en cuenta el Compa-ratio individual de cada colaborador para fines
de los incrementos salariales, buscando garantizar la equidad interna y evitar dispersión en
los niveles.
324. Recursos Humanos será el único responsable de hacer los estudios de mercado y
presentar los resultados y los análisis correspondientes a la Dirección Administrativa y
Finanzas para fines de presupuesto y aprobación.
325. Recursos Humanos en su unidad de Compensación y Beneficios, será el responsable de
velar por la equidad interna y competitividad externa de los salarios de la INPOSDOM.
326. Los incrementos salariales por ajuste de mercado, siempre buscaran mantener el
tabulador salarial de la INPOSDOM en el segundo cuartil para posiciones de Nivel 12 hacia
abajo, y en el tercer cuartil en posiciones de nivel 13 hacia arriba.
195. DESARROLLO
575
Recursos 202. Participan en Encuesta Salarial del

Humanos/Compensación Mercado Eléctrico y de Referencia.
& Beneficios
203. Verifica los resultados de la proyección
del movimiento porcentual que tendrá el
mercado en:
203.1.1 Compensación Base Efectivo
203.1.2 Compensación Total Efectivo
203.1.3 Beneficios
203.1.4 Compensación en Especie
203.1.5 Compensación Total Anual
3. Realiza ejercicios internos con el tabulador

de la empresa en cada uno de los renglones
de la compensación de acuerdo al
presupuesto aprobado, y tomando en cuenta
como referencia:
a) Índice de Inflación
b) Movimiento del Mercado
c) Incremento por merito.
4. Realiza varios escenarios de incremento y los

envía a la Dirección Administrativa para su
aprobación.
Dirección Administrativa
y Financiera 5. Aprueba escenarios de incremento salarial y
fecha efectiva.
6. Si es aprobado ningún escenario, la unidad de

Departamento de
Compensación & Beneficios realiza nuevos
Recursos Humanos
escenarios hasta cumplir con lo presupuestado.
7. Aplica incrementos salariales efectivos a la

fecha establecida por la Dirección Administrativa.
8. Comunica a cada empleado mediante
576 | P á g i n a
comunicación escrita su nuevo salario y los

porcentajes de incremento por inflación y por
merito.

Criterio Indicador
Competitividad Externa (INPOSDOM vs. • Media del Mercado. Movimiento promedio

Mercado)
porcentual. (%)
Equidad Interna/Bajar Niveles de • Distancian Porcentual del Compa-Ratio (%)
Dispersión


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
577

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ASIGNACION DE BENEFICIOS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Regular y estandarizar la asignación de beneficios por nivel jerárquico, nivel salarial y

familia de puestos dentro de la INPOSDOM, con la finalidad de que sean atractivos,
motivadores para el logro de los objetivos y contribuyan al desarrollo de la gente y al
correcto y justo uso de los recursos que la empresa dispone, apoyados en nuestra Misión,
Visión, Valores y Estrategia de Negocios en la Gestión de Recursos Humanos.
-ALCANCE
• Aplica desde la asignación del beneficio en el sistema al ingreso del personal hasta la
erogación y disfrute del mismo.
• Aplicable y de ejecución obligatoria para todo empleado fijo de la INPOSDOM en todas
localidades.
• Escala Salarial vigente de la INPOSDOM

• Política y Procedimiento de Compensaciones POL. RH.3.4.6.
• Catálogo de Puestos vigente de la INPOSDOM
578 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
iiiiiiiii. Aprobar el Director General

jjjjjjjjj. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
kkkkkkkkk. Cumplir con lo Personal de Recursos H umanos.
estipulado en este
procedimiento.
579
• BENEFICIO EN ESPECIE: Incluye toda retribución que no es en efectivo como lo es: el seguro medico,
vehículo, planes de pensión, vacaciones pagas, seguro de vida, club, gimnasio, entre otros.
• COMPENSACION DE VEHICULO: Retribución asignada a posiciones ejecutivas y no ejecutivas por el uso
del vehículo compañía para fines de mantenimiento y combustible.
• ASIGNACION DE VEHICULO: Esquema de compensación que comprende un monto especifico de dinero
para la adquisición de vehículos para puestos ejecutivos con un plan de financiamiento a cinco (5) años.
• ASIGNACION DE COMBUSTIBLE: Esquema de compensación para colaboradores que no tienen vehículo
de la empresa asignado y utilizan el propio para funciones propias del puesto. Dicha asignación será
aplicada a través de una tarjeta de flotilla pagada mensualmente por la empresa.
• TARJETA DE CREDITO FLOTILLA: Tarjeta de crédito de la institución financiera seleccionada por la
INPOSDOM para poder dispensar combustible en las estaciones de servicio.
• ASIGNACION DE TELEFONO CELULAR: Plan de comunicación integral de la INPOSDOM entre sus
colaboradores en posiciones ejecutivas y posiciones comerciales y de operaciones que necesitan estar en
constante comunicación. Los planes y equipos se asignan de acuerdo al puesto y/o al nivel.
• SEGURO MEDICO: Beneficio otorgado por la INPOSDOM a todos sus colaboradores de un seguro médico
para el y sus dependientes directos tal como lo establece la ley 87-01 del Sistema Dominicano de la
Seguridad Social
• SEGURO DE VIDA: Beneficio para todos los empleados fijos de la INPOSDOM donde se le otorgaría una
compensación en efectivo a los dependientes señalados por el empleado al momento de su contratación
como beneficiaros de la póliza en caso de una muerte accidental en el desempeños de sus funciones.
• AYUDA FUNERARIA: Beneficio para todos los empleados fijos de la INPOSDOM de una asistencia
económica para los servicios funerarios de cualquier dependiente directo y padres y madres. (DEFINIR
TABLA DE AYUDA FUNERARIA)
• COOPERATIVA: Beneficio opcional que ofrece la INPOSDOM a todos sus empleados fijos que mediante
un descuento mensual podrán ahorrar dinero, obtener préstamos y comprar bienes a un precio
preferencial.
• TRANSPORTE: Beneficio otorgado por la INPOSDOM a sus empleados de transporte en las distintas
localidades en las que se encuentra. Existen distintas rutas de acuerdo a las localidades y la mayor
concentración de empleados por zona. Dicho servicio es libre de costo a los empleados que hacen uso
de él. Las rutas están hábiles en la mañana a partir de las 6:00am y en la tarde a partir de las 5:00pm.
• COMEDOR: La INPOSDOM ofrece a los empleados un espacio donde puedan almorzar cómodamente
cada día. Este espacio esta ubicado en el sótano del edificio administrativo y en las distintas localidades
en las que se encuentra también se ofrece este beneficio.
• AYUDA ESCOLAR: Beneficio otorgado por la INPOSDOM a sus empleados con hijos mayores de 4 años
para la compra de materiales y útiles escolares. El beneficio es entregado a manera de un bono o vale de
compra en establecimientos seleccionados por la empresa.
580 | P á g i n a
327. El Departamento de Recursos Humanos será la única responsable de asignar y administrar los planes
de beneficios para todas las posiciones de la INPOSDOM.
328. Ninguno de los beneficios descritos en este documento serán considerados como parte de las
prestaciones laborales del colaborador al momento de su salida.
329. Toda asignación de combustible será erogada en forma de una tarjeta de crédito de Flotilla de
Vehículos o vales de expendio de combustible en estaciones de servicios seleccionadas, no será
entregada en efectivo. Si un empleado utiliza su vehículo propio en diligencias del trabajo, podrá
solicitar el reembolso del combustible utilizado, mediante vales de expendio de combustible. Para ello
deberá completar el formulario de “Uso de Vehículo Propio”, donde especificara el kilometraje utilizado,
y se pagara una relación de RD$ 8.00 por kilometro recorrido. Dicho formulario deberá ser firmado por
el supervisor inmediato.
330. La Tarjeta de Crédito Flotilla, solo podrá utilizarse en estaciones de servicio de combustible, para el
expendio del carburante. No podrá ser utilizada para la compra de otros bienes o servicios, ya que el
producto no lo permite. En caso de intentar hacer otro cargo que no sea combustible, la tarjeta será
rechazada.
331. Solo se utilizara la Tarjeta de Crédito Flotilla, para adquirir combustible y en diligencias o trabajos
relacionados a la gestión de la INPOSDOM. Si se llega al límite de la tarjeta y no tiene disponible, deberá
notificarlo a su supervisor, Recursos Humanos y Servicios Corporativos.
332. El uso de estas Tarjetas de Crédito Flotilla, son auditables en cualquier momento y la Administración
General así lo dispone, y las medidas disciplinarias necesarias ser aplicadas.
333. El mantenimiento programado y preventivo para los vehículos de la empresa y los vehículos de
asignación de los ejecutivos, serán realizados de acuerdo al programa establecido partiendo de lo
recomendado por el fabricante y el uso que se le da a los mismos.
334. El usuario del vehículo será el responsable de llevarlo al mantenimiento en la fecha indicada por el
programa establecido por la INPOSDOM. De no ser así, la empresa no se hace responsable y cualquier
daño o reparación correrá por cuenta del usuario, no de la empresa.
335. La asignación de los teléfonos celulares se hará de acuerdo al perfil del puesto como herramienta de
trabajo y en posiciones ejecutivas como un beneficio.
336. Los ejecutivos de la INPOSDOM que ocupen posiciones de nivel de Encargado hacia arriba, tendrán la
asignación de un teléfono celular como beneficio del puesto. El equipo y el plan de servicio,
dependerán del puesto, y estarán delimitados por una matriz administrada por Recursos Humanos en la
unidad de Compensación y Beneficios. Dichos planes y equipos, podrán cambiar sin previo aviso si así lo
entiende la Administración de acuerdo a las disposiciones del Departamento de Recursos Humanos.
(Definir Matriz de asignación de celulares que reposara en RRHH). A la entrega del equipo celular, cada
empleado deberá firmar el documento de acuerdo entre la INPOSDOM y el colaborador sobre las
condiciones de uso. (DEFINIR DOCUMENTO ACUERDO). Los equipos celulares tendrán un plan definido
de minutos, internet y mini mensajes. Si se sobrepasare del límite, la diferencia sería cargada al
empleado y descontado por nómina.
337. Las reparaciones, cambios y mantenimiento, deberán realizarse a través del
departamento de Tecnología de la Información y Comunicación. Cualquier cambio de pieza
o reparación que no se haga de acuerdo a este acápite, se considerara que ha perdido la
garantía y el costo será cargado al empleado y descontado por nómina.
338. En caso de pérdida del equipo, el empleado deberá cubrir el valor del equipo en libros581
antes de que le sea sustituido por otro. En caso de robo del equipo, deberá presentar un
acta policial para que la INPOSDOM pueda solicitar el pago del equipo por el seguro contra
• INDICADORES DE DESEMPEÑO DE LA POLITICA

Criterio Indicador
Competitividad Externa (INPOSDOM vs. • Media del Mercado. Movimiento promedio

Mercado)
porcentual. (%)
Equidad Interna/Bajar Niveles de • Distancian Porcentual del Compa-Ratio (%)
Dispersión


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
582 | P á g i n a
Fecha 12/6/2018
NOMINA Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Normar el procedimiento y regularizar todas las acciones de nomina que implican una
erogación de recursos económicos del INPOSDOM, con el fin de evitar errores y cumplir
con las disposiciones financieras de las políticas y procedimientos internos, así como las
leyes laborales de la Republica Dominicana.
-ALCANCE
• Aplicable y de ejecución obligatoria a todo empleado fijo y temporero que reciba una
salario a cambio de su trabajo.
• Aplicable y de ejecución obligatoria para todas las áreas funcionales del INPOSDOM que
soliciten cambios organizacionales conforme a lo que establece la Política y
Procedimiento de Movimientos de Personal y Análisis Organizacional y que puedan
implicar cambios en el salario de los colaboradores.
• No aplica para proveedores de servicios, solo empleados fijos o móviles del INPOSDOM.
• Escala Salarial Vigente del INPOSDOM.

• Estructura Salarial Vigente por Niveles Jerárquicos del INPOSDOM.
• Política y Procedimiento de Asignación de Compensación y Beneficios.
• Catalogo de Cuentas Bancarias de los empleados del INPOSDOM.
583
-RESPONSABILIDADES
lllllllll. Aprobar el Director General

mmmmmmmmm. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
nnnnnnnnn. Cumplir con Personal de Recursos Humanos.
procedimiento.
• NOMINA: Catalogo de todos los colaboradores activos del INPOSDOM, que incluye
información tal como: Código de empleado, nombre completo, puesto, supervisor,
departamento, salario actual, otros ingresos, fecha de ingreso, fecha de nacimiento,
antigüedad en la empresa y localidad.
• DEDUCCIONES DE LEY: Deducciones legales y obligatorias correspondientes a impuestos
y seguridad social. Las mismas son deducidas de forma quincenal, mensual y anual. Ver
catalogo de deducciones de ley. En el caso de pensiones alimentarias, la ley establece
que se podrá retener una tercera parte del salario recibido por el colaborador.
• DEDUCCIONES ADICIONALES: Deducciones propias del empleado relacionadas a
prestaciones laborales, prestamos económicos con instituciones financieras, compra de
artículos, cooperativas, entre otras. Las mismas no deberán exceder una sexta parte
del salario neto del colaborador.
• CALENDARIO DE PAGOS: Fecha exacta de cada pago en un periodo fiscal tomando en
cuenta los días feriados y fines de semana. Los pagos ordinarios de la nomina serán los
días 15 y 30 de cada mes, salvo cuando estos días sean feriados o fines de semana.
• AUTORIZACION DE NOMINA: Aprobación por el Departamento de Recursos Humanos
de pagar la nomina en el periodo en cuestión. Esta autorización se hace quincenal,
luego de hacer todas las acciones de cambios, salidas y entradas, luego de cuadrada la
nomina, es aprobada por el Departamento de Recursos Humanos.
• REVERSOS DE NOMINA: Acción de anular acciones en la nomina por algún error o
inconsistencia.
584 | P á g i n a
351. Recursos Humanos en su unidad de Compensación & Beneficios y Nomina, son

los únicos responsables de la administración y ejecución de las nominas mensuales del
INPOSDOM.
352. Toda acción de personal, como inclusión, cambio o salida de personal, debe ser
pasado para aprobación y posterior entrega a nómina en los quince (15) días hábiles
antes del siguiente pago.
353. Toda acción de personal que no sea entregada a nomina en el plazo de los quince
(15) días hábiles antes de la generación de la próxima nomina del INPOSDOM, se
quedaran para el cálculo de la próxima. Su fecha de efectividad será calculada como
retroactiva.
354. Todas las deducciones de ley serán realizadas conforme lo establezca el Código
laboral de la Republica Dominicana y dentro de lo que permita la ley, serán divididas en
dos quincenas mensuales.
355. Las deducciones adicionales e individuales de cada colaborador, que incluyan:
prestamos, financiamientos, descuentos de cooperativa, entre otros, no deberán
exceder el 40% del salario neto del empleado.
356. Nominas pasara todos los años antes del 30 de enero, el calendario de pagos de
ese presente año a el Departamento de Recursos Humanos para su publicación y
comunicación a todos los colaboradores del INPOSDOM.
357. La autorización del pago de la nomina deberá ser siempre realizada por el
Departamento de Recursos Humanos y en su defecto por ausencia, deberá ser asignada
dicha autorización al Director Administrativo y de Finanzas.
358. Los reversos de nomina, deberán ser realizados antes de cumplir los quince (15)
días siguientes al pago de la nomina donde aparece el error que lo genera. Las multas
legales en caso de existir, deberán ser cubiertas en su totalidad en el plazo establecido
por el código laboral de la Republica Dominicana, aprobado por el Departamento de
Recursos Humanos.
200. DESARROLLO
585
Reclutamiento y 1. Realizan cambios, ingresos y salidas de

Selección Personal en el sistema de Recursos Humanos
y envían a el Departamento para Aprobación.
Departamento de 2. Aprueba todos los ingresos, cambios y

Recursos Humanos movimientos de personal de cada quincena.
3. Pasan cambios a Nomina aprobados por el

Departamento de Recursos Humanos.
Reclutamiento y
Selección, Nomina 4. Recibe todas las acciones de personal
aprobadas y las incluye en el sistema de
nomina para la próxima quincena.
5. Corre la nomina con los cambios, inclusiones

y salidas.
6. Realiza el cuadre nomina.
6.1 Si No cuadra. Detiene el proceso y busca la

diferencia.
Departamento de 6.2 Corrige diferencia y vuelve a correr la nomina y

Recursos Humanos la cierra.
Nomina 7. Pasa nomina a aprobación a el Departamento

de Recursos Humanos.
7.1.1 Si el Departamento de Recursos

Humanos No aprueba la nomina,
Departamento de pasa de nuevo para recalculo y
Recursos Humanos cuadre.
Nomina 7.1.2 Genera nómina, busca diferencias,
cuadra y envía para aprobación.
8. Departamento de Recursos Humanos aprueba

la nomina.
9. Pasa nomina al banco para pago.
10. Pasa nomina a Finanzas para asientos

contables.
586 | P á g i n a

Criterio Indicador
Minimizar errores de nomina • Cantidad de Reversos realizados en un periodo.
Minimizar descuadres reportes TSS • Cantidad de Recalculo de nomina para la factura

de la TSS


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
01 12/6/2018 1ra Grethel Analista de Enc. Enc. Recursos

documentación García- Recursos Recursos Humanos
Crespo Humanos Humanos
587
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
BECAS EDUCATIVAS FUERA DEL PLAN FORMAL DE Fecha de Act:

EDUCACION Y DESARROLLO

-PROPÓSITO
• Establecer el procedimiento clave para la aplicación y asignación de Becas de Estudios

tanto Nacional como Internacionalmente de acuerdo al plan de desarrollo del INPOSDOM
para los puestos de la Institución.
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación anual de la capacitación y la detección de necesidades de
todas las áreas del INPOSDOM y las competencias de cada puesto a medir, así como las
solicitudes individuales de los colaboradores del INPOSDOM, hasta la aprobación por
parte del Departamento de Recursos Humanos de la Beca Educativa.
• Aplicable y de ejecución obligatoria a todos los empleados fijos del INPOSDOM.
• No aplica para empleados móviles o de contrato por cierto tiempo.
• Modelo de Competencias del INPOSDOM.

• Formulario de Solicitud de Beca Educativa.
• Pensum o Programa Educativo a Tomar
• Manual de Definición de Competencias el INPOSDOM (contenido en el Modelo de
Competencias).
• Resultados Evaluación del Desempeño del último periodo del solicitante.
• Política y Procedimiento de Capacitación y Educación de Personal
588 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
ooooooooo. Aprobar el Director General

ppppppppp. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
qqqqqqqqq. Cumplir con Personal de Recursos Humanos.
procedimiento.
• NOMINA: Catalogo de todos los colaboradores activos del INPOSDOM, que incluye
información tal como: Código de empleado, nombre completo, puesto, supervisor,
departamento, salario actual, otros ingresos, fecha de ingreso, fecha de nacimiento,
antigüedad en la Institución y localidad.
• BECA EDUCATIVA: Ayuda económica para fines de formación y capacitación que ofrece
el INPOSDOM a sus empleados como parte de su desarrollo integral profesional y
personal, y como soporte a las necesidades de formación de la Institución.
• MODELO DE COMPETENCIAS: Conjunto de capacidades efectivas que comparten los
colaboradores del INPOSDOM para llevar a cabo exitosamente una actividad laboral
claramente identificada. No es una probabilidad de éxito en la ejecución del trabajo, es
una capacidad evidente en la persona y demostrada en el comportamiento.
• RESULTADOS EVALUACION DEL DESEMPEÑO: Proceso y actividad de parte del
supervisor de continua y periódicamente dar seguimiento al desempeño individual de
acuerdo a los estándares de la estrategia trazada.
589
359. Toda persona o área solicitante de una Beca Educativa, deberá completar el
Formulario de Solicitud de Beca Educativa del INPOSDOM, así como haber leído y
comprender la política de Capacitación y Educación de Personal de la compañía.
360. Solo Recursos Humanos podrá aprobar o desaprobar las solicitudes de Beca
Educativa hecha por los solicitantes particulares o las Áreas Funcionales del INPOSDOM.
361. Se dará prioridad a las solicitudes que estén relacionadas a entrenamientos en el
extranjero y/o que sean de actualización de manejo de equipos.
362. La cobertura de las matrículas, será de acuerdo a las calificaciones obtenidas por
los participantes de los programas educativos, de acuerdo a los siguientes renglones:
a. De 90% a 100% - Cubre un 100% de la matricula
b. De 80% a 89%- Cubre un 80% de la matricula
c. Por debajo de 80% - No Cubre matriculación.
363. Recursos Humanos tomara como referencia para la aprobación de las Becas
Educativas, la Evaluación del Desempeño y su programa de desarrollo de competencias
del periodo vigente.
203. DESARROLLO
Direcciones/Departamentos/E
11. Solicitan cobertura de Beca Educativa a Recursos
mpleados Humanos.
12. Recibe solicitud y evalúa si aplica para el puesto, el

Recursos Humanos/Educación desarrollo del ocupante y la Institución.
y Desarrollo
13. Verifica en el expediente del empleado(s), historial y
resultados de la última evaluación del desempeño y toma
decisión de si aplica o no.
14. Si no aplica:
14.1 Comunica al Área y/o al empleado la razón y envía

copia al expediente.
15. Verifica disponibilidad del presupuesto.
590 | P á g i n a
15.1 Si no hay disponibilidad, comunican al Área/Empleado

y posponen el evento para el próximo periodo.
15.2 Si hay disponibilidad, Recursos Humanos gestiona

matriculación del candidato y comunica la cobertura que
aplica de acuerdo al puesto y de acuerdo a las
calificaciones obtenidas.
16. Da seguimiento al avance del colaborador en el

programa y realiza pagos de acuerdo a lo estipulado en el
contrato con la institución educativa.

Criterio Indicador
Minimizar solicitud de Becas de Estudio • Cantidad de Becas Otorgadas en un periodo por

fuera del Plan de Formación.
Área


Humanos
• Firma
591
• Fecha 12/6/2018
• HISTORIAL DE C AMBIOS

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ASIGNACION DE HERRAMIENTAS DE TRABAJO Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Estandarizar el procedimiento para la correcta asignación de las herramientas de trabajo

para cada puesto de la INPOSDOM, con el fin que cada colaborador cuente con los
instrumentos necesarios para un correcto y ágil desempeño y así lograr ser más
productivo y que la labor sea más fácil.
-ALCANCE
• Aplica y de ejecución obligatoria para toda posición fija y móvil de la INPOSDOM que
requiera de la asignación de herramientas de trabajo.
• Aplica desde la asignación de la herramienta de acuerdo al perfil del puesto, la
administración de dichos recursos y la entrega al momento de la salida de la Institución.
592 | P á g i n a
• Política y Procedimiento de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción de

Personal
-RESPONSABILIDADES
rrrrrrrrr. Aprobar el Director General

sssssssss. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
ttttttttt. Cumplir con lo Todo el personal
estipulado en este
procedimiento.
593
• HERRAMIENTA DE TRABAJO: Todo recurso adquirido por la INPOSDOM para el correcto desempeño de
las funciones de todos y cada uno de los colaboradores de la Institución. Dichos recursos forman parte
del capital de la Institución y como tal deben ser cuidados y conservados, dándole el correcto uso para el
que fueron diseñados.
• HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS Y DE COMUNICACION: Equipos de índole tecnológica como lo son los
ordenadores, servidores, monitores, pantallas, celulares, fibra óptica, programas, entre otros, que sirven
como plataforma para las operaciones del negocio. Estos recursos pueden estar asignados a particulares,
sin embargo pertenecen a la Dirección de Tecnología de la Información y Comunicaciones.
• HERRAMIENTAS DE TRANSPORTE Y CARGA: Equipos y vehículos de carga asignados a las diferentes
Direcciones y dependencias con la finalidad de transportar y cargar personas y mercancía de la
INPOSDOM entre sus distintas localidades.
• HERRAMIENTAS MANUALES: Todo equipo o dispositivo de uso manual y particular asignado a los
diferentes departamentos y unidades dedicadas al mantenimiento de vehículos, edificaciones y
subestaciones. Entre estas herramientas manuales están los medidores, destornilladores, martillos,
llaves, calibradores, entre otros.
• HERRAMIENTAS DE SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE: Equipos o dispositivos destinados al cuidado
personal de cada colaborador, así como el cuidado del medio ambiente. Entre estas tenemos: cascos,
lentes protectores, uniformes especializados, botas protectoras con puntas en acero, guantes, entre
otros.
• HERRAMIENTAS ASIGNADAS: Son todos los equipos y dispositivos asignados a las Direcciones,
Departamentos y usuarios particulares para el desempeño de sus funciones y son propiedad de la
INPOSDOM. En la eventualidad de la salida del usuario, deberán entregarlo a su supervisor o a Recursos
Humanos.
• HERRAMIENTAS PROPIAS: Son todos los equipos y dispositivos asignados que por ser de una naturaleza
de uso propio, no deben devolverlo a la Institución y se convierten en propiedad del empleado. Entre
ellos se encuentran: botas y zapatos, lentes protectores, reductores de ruido, uniformes, entre otros.
594 | P á g i n a
1. Toda herramienta de salud, seguridad y medioambiente, estarán definidas en los perfiles

de cada puesto.
2. Todos los equipos de salud y seguridad industrial, serán entregados al momento del
ingreso del personal al puesto, directamente por el departamento de Seguridad
Industrial.
3. Los equipos personales, como uniformes o calzados, serán considerados como
personales y no se le requerirá devolución al momento de cambiar de puesto o salir de
la Institución.
4. Los demás equipos de salud y seguridad industrial que no sean considerados como
personales, deberán ser devueltos a Recursos Humanos o al supervisor directo al
momento de cambiar de puesto o salir de la Institución.
5. Todos los equipos, dispositivos y herramientas de trabajo serán consideradas como
propiedad de la INPOSDOM y estarán sujetas a auditorias e inventario sin previo aviso.
Cualquier pérdida o daño injustificado a las herramientas de trabajo, podrá ser cargado
directamente a la dirección correspondiente y/o al empleado al cual dicha herramienta
fue asignada.


Humanos / Enc. Administrativo
• Nombre Grethel García-Crespo María Lora Tirado / Carol Modesto Guzmán

Camarena
• Firma
• Fecha 12/6/2018
595

18 documentación García- Recursos Tirado / Humanos / Enc.
Crespo Humanos Carol Administrativo
Camarena
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
MEDIDAS DISCIPLINARIAS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Velar por el cumplimiento de los estándares éticos y legales del INPOSDOM mediante un
correcto actuar de todos los empleados de la organización apegándose siempre a las
políticas y procedimientos y normas legales de la sociedad. Busca la integridad de todos
los colaboradores de la Institución.
-ALCANCE
• De aplicación y ejecución obligatoria para todos los empleados fijos y móviles del
INPOSDOM.
• Aplica desde la Advertencia Verbal por una falta menor, hasta el despido y terminación del
contrato de trabajo por una falta grave mayor.
• Código Laboral de la Republica Dominicana.

• Misión, Visión y Valores del INPOSDOM.
• Código de ética Institucional del INPOSDOM
596 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
uuuuuuuuu. Aprobar el Director General

vvvvvvvvv. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
wwwwwwwww. Cumplir con Todo el personal
procedimiento.
597
• ETICA: Comportamiento moral y correcto de los miembros de una sociedad.

• POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS INTERNOS: Normas y estándares de trabajo establecidos
por la organización para su correcto desempeño y el sano convivir de sus integrantes.
• OBLIGACIONES DEL TRABAJADOR: Son las normas establecidas en el código laboral en el
Artículo 44 que debe todo trabajador cumplir sin excepción para evitar la aplicación de una
Medida Disciplinaria. Entre ellas: cumplimiento del horario establecido por la Institución,
cumplir con las políticas y procedimientos de seguridad, salud y ambiente para el cuidado y
conservación de la integridad física de todos y la de observar una buena conducta y estricta
disciplina durante la jornada laboral, entre otras obligaciones.
• MEDIDAS DISCIPLINARIAS: Efectos reglamentarias para controlar actitudes y conductas
incorrectas y no esperadas por algún colaborador del INPOSDOM y que va en contra de las
normas y principios de la organización. Serán aplicadas cuando el empleado incumpla una
política o procedimiento formalmente establecido y comunicado por la Dirección General y
de conocimiento de todos.
• ADVERTENCIA: Medida disciplinaria que consiste en una amonestación verbal al empleado
que incurra en una falta leve menor. Puede ser en privado como en público.
• AMONESTACION ESCRITA: Medida disciplinaria que consiste en una sanción por escrito que
lleva copia al supervisor directo, Director del área y al expediente del empleado. Los
empleados con este tipo de amonestación, no podrán ser promovidos ni participar en
procesos de reclutamiento interno durante los doce (12) meses siguientes a la sanción.
Estas amonestaciones por escrito son acumulativas y a la tercera, aplica un despido. El
INPOSDOM podrá decidir la terminación del contrato de trabajo si el empleado es
reincidente en las faltas disciplinarias y con cumple con los valores de la Institución.
• SUSPENSION TEMPORAL: Medida disciplinaria que se toma en consenso por la Dirección
General, Dirección Administrativa y Financiera y Financiera y Departamento de Recursos
Humanos, de suspender temporalmente al empleado de sus funciones en lo que se toma la
decisión final administrativa. El empleado puede ser transferido de localidad, mantener
estricta observación de su desempeño con una última oportunidad o pasar
inmediatamente al despido.
• DESPIDO: Medida disciplinaria más severa que culmina con la terminación unilateral del
contrato de trabajo del colaborador y el INPOSDOM por tratarse de una falta grave a la
organización.
598 | P á g i n a
364. No se permitirá y se considerara en el INPOSDOM una violación al Código de Ética y

Moral a la comunidad de la Institución las siguientes conductas y cualquier otra no
mencionada en el presente documento, pero que dañe la integridad física y las relaciones
personales de todos:
a. Presentarse en estado de embriaguez o bajo los efectos de cualquier otra
sustancia que inhiba los sentidos y proyecte una conducta inadecuada poniendo
en peligro su integridad y la de los demás.
b. Portar armas de fuego y armas blancas, salvo aquellas posiciones que si lo
requieran como los empleados de seguridad y los militares en oficio, asignados a
el INPOSDOM.
c. Hacer negocios, ventas y prestaciones de otros servicios durante las jornadas
laborales y en las instalaciones de la Institución. Esto incluye el préstamo y/o
cambio de divisas dentro de la Institución y en horario laborable.
d. Hacer uso de los recursos del INPOSDOM para otras labores diferentes o para
trabajos personales fuera de la Institución.
e. Realizar propagandas políticas, religiosas y/o deportivas en las instalaciones de la
Institución durante el horario normal de trabajo.
f. Pelear y agredir física y/o verbalmente a los compañeros de trabajo o superiores.
g. Extraer materiales, recursos y/o equipos propiedad del INPOSDOM sin
autorización de salida.
h. Hablar en lenguaje profano y obsceno dentro de la Institución.
i. Enviar correos electrónicos que no sean de trabajo y que contengan mensajes
religiosos, deportivos, chistes o pornográficos.
j. Sostener relaciones amorosas y/o acercamientos físicos durante las jornadas
laborales y en las instalaciones de la Institución de ningún tipo ni orientación
sexual.
k. Sobornos, chantajes o recibir favores o dinero a cambio de realizar o encubrir
cualquier actividad ilícita o incorrecta.
l. Cualquier otra actividad o conducta deplorable al buen comportamiento, moral,
ética y al sentido común social.
365. Luego de cometida cualquier infracción o falta, el Departamento de Recursos
Humanos delegara en un analista de Relaciones Laborales la investigación de los hechos
sucedidos para que sean documentados correctamente y que la Medida Disciplinaria sea
tomada de la manera más objetiva posible. La decisión final, luego de la investigación,
será tomada por la Dirección General, Dirección Administrativa y Financiera y Financiera
y Departamento de Recursos Humanos en consenso.
366. 599
Serán sancionadas con Amonestación Escrita, Suspensión Temporal y/o Despido,
los incumplimientos a las políticas y procedimientos del INPOSDOM. La decisión de la
medida disciplinaria a tomar, dependerá de las evidencias existentes sobre la causa o


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
600 | P á g i n a
VACACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Administrar el procedimiento de asignación, distribución y disfrute de las vacaciones de ley

de todos los colaboradores de la INPOSDOM, así como los permisos y licencias en general
que deban tomar todos los empleados del grupo de acuerdo a las leyes laborales y las
políticas internas de la empresa.
-ALCANCE
• Código Laboral de la Republica Dominicana

• Misión, Visión y Valores de la INPOSDOM.
-RESPONSABILIDADES
xxxxxxxxx. Aprobar el Director General

yyyyyyyyy. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
zzzzzzzzz. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos
estipulado en este
procedimiento.
-TÉRMINOS Y DEFINICIONE S
601

Criterio Indicador


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
602 | P á g i n a
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
HORARIO DE TRABAJO, VACACIONES, PERMISOS, Fecha de Act:

LICENCIAS Y DIAS FERIADOS

-PROPÓSITO
• Establecer el procedimiento de administración de los horarios de trabajo para todos los

colaboradores del INPOSDOM a nivel nacional, de acuerdo a las funciones de sus puestos
y los departamentos a los que pertenecen, minimizando las horas extras en toda la
organización y eficientizando la duración de la jornada laboral de cada departamento.
Regular el proceso de disfrute de vacaciones, licencias, permisos y días de fiesta de ley.
-ALCANCE
• Aplica para la administración del horario de trabajo desde la hora de entrada, la hora de
almuerzo y la hora de salida de todos los colaboradores de la INPOSDOM.
• Aplicable y de ejecución obligatoria para todos los empleados fijos, temporales y
subcontratados de la INPOSDOM.

• Tabla para el Cálculo de Vacaciones de la INPOSDOM.
• Programa de Horario Trabajo de la Dirección de Operaciones del INPOSDOMy todas sus
dependencias.
603
-RESPONSABILIDADES
aaaaaaaaaa. Aprobar el Director General

bbbbbbbbbb. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
cccccccccc. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos
estipulado en este
procedimiento.
604 | P á g i n a
• JORNADA LABORAL: De acuerdo al Código Laboral de la Republica Dominicana, es todo el tiempo que el
trabajador no puede utilizar libremente, por estar a la disposición exclusiva de su empleador. Su alcance es
desde la hora de llegada establecida por su empleador y departamento, hora de almuerzo y hora de salida
cada día.
• JORNADA DIURNA: Es la comprendida en el horario normal de trabajo desde las 7:00am a las 9:00pm que
cumpla con las ocho (8) horas de labor y una (1) de almuerzo por día.
• JORNADA NOCTURNA: Es la comprendida en el horario no convencional matutino desde las 9:00pm a las
7:00am.
• HORAS EXTRAORDINARIAS: Horas trabajadas en exceso a las 44 horas semanales de ley según el código
laboral de la Republica Dominicana.
• VACACIONES: Periodo de descanso otorgado por el empleador por cada año ininterrumpido de trabajo tal
como lo establece el Código Laboral de la Republica Dominicana.
• PERMISOS: Solicitudes individuales de ausencia al trabajo luego de un acuerdo previo entre el empleado y el
empleador, para fines personales del empleado.
• PERMISOS POR FALLECIMIENTO: Permiso automáticamente otorgado al trabajador del INPOSDOMpor
fallecimiento de un familiar de primera línea registrado en la Institución. Incluye a los padres, hermanos,
hijos y suegros.
• PERMISOS POR NACIMIENTO: Permiso automáticamente otorgado al trabajador del INPOSDOMpor el
nacimiento de un hijo con la conyugue registrada en la Institución.
• PERMISOS POR MATRIMONIO: Permiso otorgado automáticamente al trabajador del INPOSDOMpor
contraer matrimonio con la conyugue debidamente registrada en la Institución.
• LICENCIAS: Permisos de ausencia solicitados por el trabajador por espacios prolongados de tiempo. Se
clasifican en:
o LICENCIAS MÉDICAS: Permisos otorgados al empleado por razones de salud.
o LICENCIAS PRE/POST NATALES: Permisos otorgados a las mujeres antes o después del parto de
acuerdo a las indicaciones médicas y circunstancias del proceso de gestación.
o LICENCIAS EDUCATIVAS: Permisos otorgados a los empleados del INPOSDOMque decidan cursar
cualquier carrera o programa de estudio internacionalmente y deseen permanecer en la
Institución al regresar.
o LICENCIAS SIN DISFRUTE DE SUELDO: Permisos otorgados a los empleados del INPOSDOMpor
tiempo indefinido para la atención de asuntos personales y familiares.
• DIAS DE FIESTA: Jornadas declaradas no laborables por el Poder Ejecutivo de la Republica Dominicana por la
conmemoración de eventos patrióticos y/o religiosos.
• FORMULARIO DGT-2: Formulario de Horas Extraordinarias por mes del INPOSDOMy que se remite del
Ministerio de Trabajo
• FORMULARIO DGT-3: Cartel de Horario de Trabajos y de Vacaciones que indica el principio y fin de la
jornada de cada trabajador de la INPOSDOM, así como también el periodo de vacaciones para el año
corriente.
• FORMULARIO DGT-8: Formulario de Control de Visitas de inspectores del Ministerio de Trabajo.
605
6. La duración normal de la jornada laboral, no podrá exceder las ocho (8) horas diarias ni las
cuarenta y cuatro (44) horas semanales de trabajo, considerando un periodo de descanso
no menor a treinta y seis (36) horas laborales a la semana, tal y como lo establece el código
laboral en su Artículo 147. Sin embargo, las posiciones de Dirección, Inspección u otras de
trabajo continuo, podrán extender su jornada normal en dos (2) horas más por día,
completando las cincuenta (50) horas semanales, sin considerarse como horas
extraordinarias, según lo establecido en el Artículo 150 del Código de Trabajo. Este jornal,
termina el sábado al mediodía.
7. Las ocho (8) horas laborales normales diurnas, deberán ser establecidas por el
INPOSDOMen el período comprendido entre las 07:00am y las 09:00pm, tal como lo
establece el Código Laboral en su Artículo 149.
8. El horario nocturno deberá ser establecido por la INPOSDOM, entre las 09:00pm y las
07:00am, cumpliendo con lo establecido en el Código Laboral en su Artículo 149. Este
horario se paga al trabajador con un incremento de un 15% del salario normal diurno.
9. Cualquier horario que establezca el INPOSDOM comprenda al menos tres (3) horas del
horario nocturno, ser considerado como nocturno y será pagado con el 15% de incremento
sobre el horario normal diurno. Es decir, cualquier horario que termine por lo menos a las
12:00 am cada día.
10. Las horas trabajadas en exceso de las cuarenta y cuatro (44) horas semanales deberá ser
pagada con un aumento de un 35% de la hora normal según lo establecido en el Artículo
203 del Código Laboral de la Republica Dominicana.
11. Las horas trabajadas en exceso de las sesenta y ocho (68) horas a la semana serán pagada
con un 100% de aumento de acuerdo al mismo artículo 203 del Código Laboral de la
12. Todas las horas extraordinarias serán recibidas por Recursos Humanos en la unidad de
Compensación y Beneficios a más tardar los días 5 y 20 de cada mes, para su revisión,
aprobación y pago en la quincena siguiente. Los reportes de horas extras que no sean
entregados en las fechas anteriormente descritas, deberán ser pagadas en la quincena
siguiente.
13. Recursos Humanos ser reserva el derecho de solicitar información adicional y/o los
soportes necesarios de las horas extras que de alguna forma o circunstancia no cumplan
con los acápites del 1 al 6 de la presente política.
14. Recursos Humanos podrá dejar sin efecto el pago de aquellas horas extraordinarias que no
cumplan con los acápites del 1 al 6 del presente documento.
15. El INPOSDOM en cumplimiento con el Artículo 177 del Código Laboral de la Republica
Dominicana concederá a todo trabajador un período anual de vacaciones, con disfrute de
salario, de catorce (14) días laborables. Luego de cinco años en el trabajo, el período se
debe aumentar a dieciocho (18) días laborables por año.
16. El trabajador adquiere el derecho a vacaciones cada vez que cumpla un año de servicio
606Laboral.
ininterrumpido en la Institución de acuerdo al Artículo 179 del Código |Página
17. Las vacaciones no pueden ser fraccionadas en períodos menores de una semana acorde al
Artículo 177 del Código Laboral.

Criterio Indicador
Disminución Pagos Horas Extras Dirección Cantidad de Horas Extras Pagas por
Administrativa Mes/Semestre/Año
• Cantidad de Horas Extraordinarias

• Monto Erogado de Dinero
Disminución Horas Extras Dirección de Cantidad de Horas Extras Pagas por
Mantenimiento Mes/Semestre/Año
• Cantidad de Horas Extraordinarias

• Monto Erogado de Dinero
Disminución de Penalizaciones por el • Cantidad de Reportes entregados a tiempo.
Ministerio de Trabajo


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
607

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Establecer el procedimiento clave para la evaluación del desempeño laboral periódico en el

INPOSDOM de acuerdo a los objetivos estratégicos planteados por la administración y las
competencias claves de cada puesto de la estructura organizacional.
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación anual de los objetivos estratégicos y las competencias de
cada puesto a medir, al seguimiento y finalmente a la evaluación y al incremento por
mérito de cada colaborador.
• Aplicable y de ejecución obligatoria a todos los empleados fijos del INPOSDOM.
• No aplica para empleados móviles o de contrato por cierto tiempo.
• Modelo de Competencias del INPOSDOM.

• Política y Procedimiento de Incrementos Salariales
608 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
dddddddddd. Aprobar el Director General

eeeeeeeeee. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
ffffffffff. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos Y
estipulado en este Escuela de Capacitación Postal
procedimiento.
609
• EVALUACION DEL DESEMPEÑO: Proceso sistemático y periódico de evaluación

cuantitativa y cualitativa del grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las
actividades y responsabilidades de los puestos que ocupan en el INPOSDOM.
• INDICADORES DE GESTION: Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas del
desempeño de RRHH y del Negocio, que permiten analizar y estudiar la situación y las
tendencias de cambio generadas por el mercado local, la situación económica, entre
otras variables, en comparación con los objetivos y metas establecidas por la
Administración del INPOSDOM.
• EVALUACION POR COMPETECIAS: Ponderación individual de la colaboración de cada
empleado de acuerdo a las competencias del Modelo, requeridas para su gestión.
• SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO INDIVIDUAL: Proceso y actividad de parte del
• CALIFICACION INDIVIDUAL DEL DESEMPEÑO: Resultado individual del desempeño de
cada colaborador, por parte de su supervisor inmediato, producto del seguimiento
continuo durante el periodo establecido para ser medido.
• SESION DE RETROALIMENTACION INICIAL: Proceso mediante el cual cada supervisor
dará retroalimentación individual a cada colaborador de su equipo al inicio del periodo
que va a ser evaluado y les comunican las competencias que le serán evaluadas.
• SESION DE RETROALIMENTACION FINAL: Proceso mediante el cual cada supervisor dará
la retroalimentación a cada colaborador de su equipo sobre el desempeño que ha
tenido en el periodo en cuestión, informándole sobre la calificación individual del
desempeño obtenida en el periodo, asi como las fortalezas identificadas y las
oportunidades de mejora con un plan de acción a seguir a partir de ese momento.
• MATRIZ DE INCREMENTO O BONO SALARIAL: Cuadro explicativo del porcentaje de
incremento o del monto del bono salarial a recibir de acuerdo a los resultados
alcanzados en la evaluación del desempeño.
• COMUNICACIÓN AL EMPLEADO: Carta individualizada, hecha por Recursos Humanos
con los resultados de cada empleado y enviada física o electrónicamente conteniendo
información sobre: Resultado de la Evaluación por Competencias, Calificación Final y
porcentaje de incremento o bono salarial según aplique.
610 | P á g i n a
33. Recursos Humanos es el único responsable de administrar el Sistema de Evaluación del

Desempeño por competencias y objetivos del INPOSDOM.
34. Todos los Directores, Encargados, Supervisores y cabezas de área en general, serán
responsables de compartir, aclarar y dejar establecidos, los objetivos y metas de sus áreas
con sus equipos de trabajo.
35. Todo supervisor deberá retroalimentar oportunamente a sus supervisados buscando
alinear los esfuerzos de cada uno con los objetivos esperados por el INPOSDOM.
36. Todo supervisor deberá motivar a sus equipos de trabajo en el desarrollo de las
competencias y en el logro de los objetivos establecidos.
37. Los supervisores de área deberán cumplir sin faltas el cronograma establecido por el
INPOSDOM para la entrega de los resultados de la evaluación del desempeño de todo su
personal.
38. Los supervisados deberán solicitar de ser necesario, a sus supervisores la retroalimentación
oportuna de su desempeño.
39. No se permitirá la acumulación de acciones de desarrollo de competencias de un periodo
para otro. Deberán cumplirse todas.
40. El sistema de evaluación del desempeño, es una herramienta de desarrollo de personal y
logro de objetivos, y bajo ningún concepto deberá ser utilizado para otros fines.
41. El sistema de evaluación del desempeño, se fundamentará principalmente, en
Competencias por Puesto e Indicadores de Gestión Organizacionales. Otras premisas no
serán aceptadas si no son aprobadas por la Administración General.
42. Cada supervisor preparará informes de desempeño de su unidad, basado en indicadores
de gestión o equivalentes.
214. DESARROLLO
611
Direcciones/Departamentos/Administraciónes 17. Realizan primera

retroalimentación a todo
su personal supervisado
sobre los objetivos
establecidos por la
administración y los
resultados esperados por
cada uno de ellos.
18. Comparten las

Supervisor
competencias por las
cuales serán medidos
cada colaborador.
19. Le entregan las

competencias medibles
por cada uno de los
puestos.
20. Dan seguimiento

oportuno, continuo y
Supervisor Directo/Encargado/Director constante al desempeño
diario de cada
colaborador, ajustando
el esfuerzo individual con
los del grupo.
21. Completan el formulario

de retroalimentación de
cada colaborador sobre
Supervisor
la evaluación del
desempeño y evaluación
de competencias, con la
información
correspondiente al
seguimiento cotidiano.
22. Al final del periodo, el

Supervisor /Supervisado supervisor directo
comienza a calificar a
cada colaborador de
manera individual, en
cuanto a competencias y
en cuanto a objetivos
612 | P á g i n a
logrados.
Recursos Humanos 23. Verifica calificaciones
con supervisor directo y
hacen los arreglos de
lugar si es necesario.
24. Aplican calificación final.
25. Cita a cada supervisado

para la sesión de
retroalimentación
individual de
competencias y objetivos
logrados durante el
periodo.
26. Comunica Resultados

obtenidos y plan de
desarrollo para el
Nominas próximo periodo.
27. Firman formulario de

retroalimentación.
28. Envía calificaciones a

Recursos Humanos.
29. Consolida todas las

calificaciones y envía
matriz de incremento
por merito a Nominas.
30. Aplica el pago
31. Comunica al empleado.
613

Criterio Indicador
Desarrollo de Competencias Claves por • Cantidad de Competencias Claves por puesto por
Puesto
debajo del 20%


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ACUERDOS DE DESEMPEÑO Fecha de Act:
614 | P á g i n a

-PROPÓSITO
• Formalizar mecanismos claros para que los colaboradores establezcan sus compromisos
con la planificación estratégica a través de acuerdos firmados.
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación anual de los objetivos estratégicos y las competencias de

cada puesto a medir a la firma de los acuerdos de desempeño.
• Procedimiento de Evaluación del Desempeño
-RESPONSABILIDADES
gggggggggg. Aprobar el Director General

hhhhhhhhhh. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
iiiiiiiiii. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos
estipulado en este
procedimiento.
615

• INDICADORES DE GESTION: Relación entre las variables cuantitativas o cualitativas del
desempeño de RRHH y del Negocio, que permiten analizar y estudiar la situación y las
tendencias de cambio generadas por el mercado local, la situación económica, entre
otras variables, en comparación con los objetivos y metas establecidas por la
Administración del INPOSDOM.
• EVALUACION POR COMPETECIAS: Ponderación individual de la colaboración de cada
empleado de acuerdo a las competencias del Modelo, requeridas para su gestión.
• SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO INDIVIDUAL: Proceso y actividad de parte del
• CALIFICACION INDIVIDUAL DEL DESEMPEÑO: Resultado individual del desempeño de
cada colaborador, por parte de su supervisor inmediato, producto del seguimiento
continuo durante el periodo establecido para ser medido.
616 | P á g i n a
43. Recursos Humanos es el único responsable de administrar el Sistema de Evaluación del

Desempeño por competencias y objetivos del INPOSDOM.
44. Todos los Directores, Encargados, Supervisores y cabezas de área en general, serán
responsables de compartir, aclarar y dejar establecidos, los objetivos y metas de sus áreas
con sus equipos de trabajo.
45. Para formalización de los acuerdos de desempeño se utilizará el formulario FO.RH.2
46. los directores, firmarán acuerdos de compromiso con el desempeño en los cuales se
especifiquen claramente los objetivos relativos a su y las fechas de cumplimiento.
47. Todo supervisor deberá motivar a sus equipos de trabajo en el desarrollo de las
competencias y en el logro de los objetivos establecidos.
48. Cada supervisor preparará informes de desempeño de su unidad, basado en indicadores
de gestión o equivalentes.
49. Los Directores y o colaboradores podrán usar el formulario F0.RH.3 para reportar sus
limitaciones en el alcance de los objetivos, a fines de canalizar oportunamente las
soluciones correspondientes.

Criterio Indicador
Cumplimiento de la Política • Cantidad de Directores de área vs Cantidad de

Acuerdos Firmados
• 100%

617
Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ENCUESTAS DE CLIMA ORGANIZACIONAL Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Formalizar mecanismos claros para la realización de encuestas de clima organizacional.
-ALCANCE
• Abarca desde la planificación anual de los objetivos estratégicos de RRHH y hasta la

socialización de los resultados de Encuestas de Clima Organizacional.
618 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
jjjjjjjjjj. Aprobar el Director General

kkkkkkkkkk. Definir, Encargado Dpto. Recursos Huma nos
llllllllll. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos
estipulado en este
procedimiento.

50. Se realizará una encuesta de clima organizacional cada dos años.

51. El Departamento de Recursos Humanos el responsable de la realización y evaluación de
las encuestas y la socialización de los resultados.
52. Los resultados serán socializados con el Director General, la Junta de Directores y los
Directores de Área.
619

Criterio Indicador
Cumplimiento de la Política • Cantidad de encuestas realizadas cada dos años

• 100%


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ENCUESTAS DE CLIMA ORGANIZACIONAL Fecha de Act:
620 | P á g i n a

-PROPÓSITO
• Formalizar mecanismos claros para la realización de encuestas de clima organizacional.

-ALCANCE
• Abarca desde la planificación anual de los objetivos estratégicos de RRHH y hasta la

socialización de los resultados de Encuestas de Clima Organizacional.
-RESPONSABILIDADES
mmmmmmmmmm. Aproba Director General

r el proceso, procedimiento
y políticas de acción
nnnnnnnnnn. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
oooooooooo. Cumplir con Personal de Recursos Humanos
procedimiento.

621
53. Se realizará una encuesta de clima organizacional cada dos años.

54. El Departamento de Recursos Humanos el responsable de la realización y evaluación de
las encuestas y la socialización de los resultados.
55. Los resultados serán socializados con el Director General, la Junta de Directores y los
Directores de Área.

Criterio Indicador
Cumplimiento de la Política • Cantidad de encuestas realizadas cada dos años

• 100%


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
622 | P á g i n a

Crespo Humanos
Código: PRO.RH.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ADMINISTRACIÓN DE EXPERIENTES Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• La organización y administración de los expedientes del personal.

-ALCANCE
• Abarca desde el reclutamiento hasta la desvinculación y archivo.
• Manual de Organización y Funciones

• Código de trabajo de la República Dominicana
623
-RESPONSABILIDADES
pppppppppp. Aprobar el Director General

qqqqqqqqqq. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
rrrrrrrrrr. Cumplir con lo Personal de Recursos Humanos
estipulado en este
procedimiento.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, forma y

soporte material, que se acumulan en un proceso natural durante la
gestión de una persona o entidad en cumplimiento de sus funciones, los
cuales son evidencia en el presente y para el futuro de las actuaciones
realizadas por dicha persona o entidad, conservados para servir de
testimonio e información a la ciudadanía y a las áreas del conocimiento
que le sean inherentes para la investigación, la cultura y la historia de la
Nación.
Archivos de gestión: comprenden todos los documentos de archivo que
son sometidos a continua consulta de parte de las oficinas productoras u
otras que las soliciten. Su circulación o trámite está en vigencia y se
realiza para dar respuesta a los asuntos iniciados. Vale la pena resaltar
que toda persona u oficina que produce documentos de archivo en
aras de cumplir sus funciones o procesos tiene un archivo de gestión; en
dicho caso en una entidad existen tantos archivos de gestión acorde
con el número de personas que producen documentos de archivo.
Custodia documental: Estado de los documentos en los que se
determina la responsabilidad sobre su cuidado, vigilancia, control sobre
las consultas y garantía de la integridad, autenticidad y originalidad de
los documentos comprendidos en un determinado expediente.
Documento: Testimonio que sirve para justificar o acreditar una función,
proceso o procedimiento en determinado ámbito de la vida.
624 | P á g i n a
374. Este procedimiento debe cumplirse para la activación de cualquier expediente de

personal que ingrese al INPOSDOM.
223. DESARROLLO
Analista de 1. Identificar de acuerdo a las Tablas TDR

Recursos Humanos de Retención Documental (TRD) las
series y subseries que gue genera
cada dependencia.
2. Identificar los documentos que

hacen parte de las respectivas series
o subseries documentales. Separe
los documentos de apoyo.
3. Organizar físicamente las carpetas

de acuerdo a las series y subseries
en forma alfabética en el mobiliario
de archivo, comenzando desde la
gaveta o estante superior hasta la
parte inferior del mueble. Las series y
subseries se ordenan respetando la
codificación que aparece en las
TRD.
4. Ordenar cada una de las tipologías

documentales de la serie y/o
subserie a encarpetar teniendo en
cuenta el respeto por el principio de
orden original, en concordancia
con lo referido en la TRD de cada
625
dependencia. Según sea la serie y/o

subserie, su ordenación se hará
cronológica (a medida que se va
dando el trámite).
5. Eliminar todo material metálico

(ganchos, clips) en el momento de
encarpetar, teniendo en cuenta
que se debe alinear el borde
superior derecho de cada
documento a tamaño oficio, sin
excepción y se perfora en ese
mismo tamaño. Adicionalmente a
ello los documentos que se
encuentren en soporte papel fax se
debe sacar una fotocopia de este y
dejarlo dentro del expediente
debido a que el papel fax no
contribuye a la conservación y
preservación de la información.
6. Encarpetar en las carpetas

desclasificadas de dos tapas las
tipologías documentales
previamente ordenadas según la
TRD de la serie y/o subserie
correspondiente a la dependencia,
teniendo en cuenta que se debe
hacer tipo libro: el gancho
legalajador plástico debe ir en la
parte de atrás de la carpeta y los
documentos se deben ingresar con
el más reciente en la última posición
y el más antiguo en primera
posición.
7. Diligenciar la Hoja de Control

acorde con las tipologías
documentales presentes en la serie
y/o subserie que se encuentra en la
TRD. Cada vez que ingrese un nuevo
documento a la carpeta, siempre se
debe diligenciar la Hoja de Control
La Hoja de Control se ingresa a final
626 | P á g i n a
de cada carpeta. genera

documentos de archivo.
8. Rotular la carpeta de acuerdo con

la serie documental que aparezca
en la TRD. Las carpetas se deben
custodiar en cajas X200 que
también se deben se rotular acorde
con la TRD.
9. Foliar los documentos de archivo en

el orden en que se lee el
documento, en el borde superior
derecho con lápiz de mina negra
(preferiblemente Mirado No 2). En el
caso de la serie documental
HISTORIAS LABORALES, ésta se realiza
con esfero de mina negra (se
recomienda el kilométrico) nunca
con plumones o micropuntas por la
oxidación que genera en el papel.
Se debe tener en cuenta que la
Hoja de Control NO se folia. La
foliación es el último paso La
foliación es el último paso que se
debe hacer para evitar la
refoliación.
10. Relacionar las carpetas que están

conformadas en el Formato Único
de Inventario Documental (FUID)
para llevar el control de producción
documental de la dependencia
11. Verificar con el calendario de

transferencias documentales.
12. el momento en que por

cumplimiento del tiempo de
retención en Archivo de Gestión se
debe enviar a Archivo.
627

Criterio Indicador

colaboradores de la ETED.

ETED a los colaboradores

mismo.


Humanos
• Firma
• Fecha 12/6/2018
628 | P á g i n a

Crespo Humanos
629
4.4. Gestión Legal
630 | P á g i n a
Código: PRO.LEG.3.5.1
Fecha 12/6/2018
VERIFICACIÓN PERIÓDICA Fecha de Act:

DE DISPOSICIONES LEGALES

-PROPÓSITO
• Establecer mecanismos para la verificación periódica del cumplimiento de las disposiciones

legales, relacionadas con cada política y procedimiento de la institución.
-ALCANCE
• Abarca desde la modificación de una norma legal que afecte las políticas internas del
INPOSDOM hasta la autorización final de la actualización de dicha política.
• La Constitución y Leyes de la República Dominicana.

• Código de Ética del Profesional del Derecho.
-RESPONSABILIDADES
ssssssssss. Aprobar el Director General

tttttttttt. Definir, Encargado Dpto. Legal
uuuuuuuuuu. Cumplir con Personal del Dpto. Legal
procedimiento.
631
1. Un colaborador del área legal será designado para realizar una revisión semestral de las
disposiciones legales que soportan las políticas y procedimientos del INPOSDOM y
asegurarse de que el documento afectado sea actualizado en el menor tiempo posible.
2. Se conformará una comisión de trabajo permanente dedicada a garantizar el cumplimiento
de lo dispuesto en el presente procedimiento.
3. La comisión estará conformada, como mínimo, por tres colaboradores:
• El abogado designado por el Departamento Comercial
• El encargado de la División de Calidad
• Un representante del Departamento de Revisión y Análisis.
4. A la comisión de trabajo se unirá un representante del departamento dueño del proceso
que se habrá de actualizar.
226. DESARROLLO
632 | P á g i n a
PROGRAMACIÓN
Encargado del Dpto. 32. Realiza una programación de las revisiones
Legal legales a realizarse durante el año.
33. Envía la programación al Dpto. de Planificación
Representante del
y Desarrollo antes del 1ro de agosto de cada
Dpto. Legal
año, para ser incluida en el Plan Operativo
Anual.
Analista de 34. Incorpora la programación de revisiones en el

POA del próximo año.
Planificación y
Desarrollo 35. Realiza una revisión de todas las leyes que
soportan
EJECUCIÓN
36. Realiza una revisión de las leyes que
Representante del soportan las políticas y procedimientos del
Dpto. Legal INPOSDOM. Para estos fines utiliza el
formulario LI.LEG.1, que enlista todas las
leyes que corresponden a este grupo.
37. Una vez terminada la revisión, envía un
informe al Encargado del Dpto. Legal y a la
comisión de revisión legal haciendo de su
conocimiento el resultado. Utilizará para
estos fines el formulario FO.LEG.O1
38. Si aparece alguna actualización o nueva
disposición aprobada, solicitará una reunión
con la Comisión de Revisión Legal de
Documentos para realizar las actualizaciones
pertinentes
39. Avisa por escrito a las áreas responsables de
los procesos a actualizar sobre el proceso
Comisión de Revisión que realizarán y el requerimiento de enviar
Legal de Documentos un representante a participar en la
actualización.
40. Asigna un representante
Área dueña del
proceso a actualizar
41. Una vez terminada la actualización, solicitan
633
Comisión de Revisión la autorización del Director General.

Legal de Documentos
42. Aprueba la actualización

Director General
43. Reemplaza el documento defasado por el
actualizado en todos los almacenamientos
Encargado División de digitales y/o físicos autorizados.
Calidad
44. Socializa las nuevas disposiciones con todos

las áreas afectadas por la actualización.

Criterio Indicador
Efectividad de las Revisiones Total actualizaciones realizadas vs total de cambios

realizados a las disposiciones legales que soportan
políticas y/o procedimientos del INPOSDOM
• 100%

• Puesto Abogada Dpto. Legal. Enc. Dpto. Legal Director General
• Nombre Francisca Soler Elbi Almonte Modesto Guzmán
• Firma
634 | P á g i n a
• Fecha 12/6/2018
1.0 12-6- 1ra Francisca Abogada Elbi Enc. Dpto. Legal

2018 documentación Soler Dpto. Legal. Almonte
Fecha 12/6/2018
FORMALIZACIÓN DE ACUERDOS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Definir las actividades y políticas para la formalización de los acuerdos realizados por
INPOSDOM y el contratista para establecer los derechos y las obligaciones entre las
partes y darle carácter legal a los compromisos contraídos.
-ALCANCE
• Abarca desde la solicitud de elaboración de contrato hasta el archivo del original del
contrato.
635
• Ley 340-06 sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones y

su Reglamento de Aplicación, decreto 490-07.
• Ley 449-06 que modifica la Ley 340-06.
• Ley 301, Ley del Notariado.
• Procedimiento de Adquisición de Bienes y Servicios.
• Procedimiento de Licitación
-RESPONSABILIDADES
vvvvvvvvvv. Aprobar el Director General

wwwwwwwwww. Definir, Encargado Dpto. Legal
xxxxxxxxxx. Cumplir con lo Personal de Dpto. Legal.
estipulado en este
procedimiento.
• CONTRATO: Es el documento o instrumento legal suscrito entre los representantes

autorizados de la autoridad contratante y del contratista para la adquisición de bienes,
concesiones y la ejecución de proyectos, obras o servicios en que se fijan las obligaciones y
derechos de ambas partes en armonía con la Ley No. 340-06, su reglamento, los pliegos de
condiciones y demás disposiciones legales vigentes.
• CONTRATISTA: Toda persona física (natural) o moral (jurídica) a la que se haya adjudicado y
con quien se haya celebrado un contrato, siendo la otra parte la Empresa.
636 | P á g i n a
375. Si el contratista, es persona física, la siguiente documentación es requerida:
- Copia del RNC o documento de identidad personal
Si es persona jurídica:
- Copia del Acta Constitutiva de la Empresa
- Copia del Registro Nacional de Contribuyentes
- Copia de la identificación oficial del representante legal.
- Copia del Registro Mercantil
376. Todos los contratos deben ser aprobadas por el Director General.
377. La entidad contratante podrá modificar, disminuir o aumentar hasta un veinticinco por
ciento (25%) del monto del contrato original de la obra, siempre y cuando se mantenga el
objeto, cuando se presenten circunstancias que fueron imprevisibles en el momento de
iniciarse el proceso de contratación, y esa sea la única forma de satisfacer plenamente el
interés público.
378. El Área solicitante está obligada a procurar la correcta ejecución de los actos que
conllevan los procesos de contratación, el cabal cumplimiento del objeto del contrato y la
protección de los derechos de la entidad, del contratista y de terceros que pueden verse
afectados por la ejecución del contrato.
229. DESARROLLO
637
Asistente 45. Recibe la solicitud de elaboración de contrato

Administrativa conteniendo las informaciones generales y
registra en el sistema.
Encargado 46. Asigna el Abogado.
Departamento Legal 47. Verifica que contenga todos los datos
necesarios (quién, qué, cuánto y la duración) y
que estén correctos
a) Si todo está correcto, ir al paso # 5.
b) Si no está correcto, continúa en el
siguiente paso.
48. Devuelve al solicitante indicando las no
Abogado Coordinador conformidades encontradas para su
corrección.
de Formalización
49. Elabora el contrato e imprime tres (3)
Asistente originales.
Administrativa
50. Gestiona la firma del Director General, del
contratista y del Notario Público.
51. Entrega un original del contrato al contratista
y otro original al Director del Área solicitante.
52. Archiva original del contrato en el Área
Jurídica.

Criterio Indicador
638 | P á g i n a
N/A •

• Firma
• Fecha 12/6/2018

Fecha 12/6/2018
LITIGACIÓN Fecha de Act:
639

-PROPÓSITO
• Definir los pasos para el proceso de litigación, por parte de los abogados que representan a
INPOSDOM, para defender los intereses de la Institución, actuando en aquella forma que
la profesión jurídica, en general, estima adecuada y responsable.
-ALCANCE
• Abarca desde la recepción de la demanda, intimación o querella hasta que se dicta una
sentencia o se realiza un desistimiento.
• La Constitución y Leyes de la República Dominicana.

• Código de Ética del Profesional del Derecho.
-RESPONSABILIDADES
yyyyyyyyyy. Aprobar el Director General

zzzzzzzzzz. Definir, Encargado Dpto. Legal
aaaaaaaaaaa. Cumplir con Personal del Dpto. Legal
procedimiento.
640 | P á g i n a
• LITIGIO: es una controversia jurídica que surge entre dos o más personas.
• INTIMACION: Acto de alguacil mediante el cual se insta a una persona llamada requerido a
tomar determinadas acciones o a desistir de las mismas.
• QUERELLA: Acto, presentado ante el Ministerio Público, mediante el cual se inicia un
proceso penal.
• DEMANDA: Petición o reclamación judicial que se emprende contra alguien. Documento en
que se ejercitan en juicio una o varias acciones civiles o reclamaciones de un derecho.
• AVENIR: Acto de alguacil, de abogado a abogado, mediante el cual se pone en conocimiento
de la contraparte en un litigio la fecha y la locación donde se conocerá una audiencia.
• SENTENCIA: Resolución judicial que pone fin a un litigio, por lo tanto, reconoce la razón o
derecho de una de las partes.
• DESISTIMIENTO: Apartamiento voluntario de una determinada conducta o de un
determinado derecho.
5. Las fechas de las audiencias deben asentarse en los calendarios provistos a esos efectos y
en el programa informático de Litigio.
6. Los abogados deben presentar informes escritos de cada audiencia al Encargado del
Departamento Legal
7. Los actos de alguacil deben ser recibidos por los abogados para que verifique los datos. En
caso de no ser recibido en la oficina principal, se proveerá una lista de chequeo para que
verifiquen la regularidad del acto y deben ser remitidos a la Departamento Legal el mismo
día o a más tardar al día siguiente.
8. A todos los expedientes nuevos se le debe imprimir una carátula e introducirlo en el
sistema informático de gestión de litigio.
9. Los Abogados, representantes de INPOSDOM, deben actuar con profesionalismo, apegados
a las Leyes y enmarcados en los principios establecidos en el Código de Ética del
Profesional del Derecho y el Código de ética del IMPOSDOM.
641
232. DESARROLLO
Asistente 53. Recibe documento (intimación, querella o

Administrativa demanda) y da entrada en el sistema.
Encargado del 54. Revisa el expediente y asigna el caso a un
Departamento Legal Abogado según la naturaleza del mismo.
Abogado Coordinador 55. Desarrolla un plan de litigación y la estrategia

de Litigio de litigación particular a escoger según el
caso.
a) Si es de materia laboral, ir al paso # 4.
b) Si es de materia penal, ir al paso # 5.
c) Si es de materia civil o comercial, ir al
paso # 6.
56. Hace un escrito para presentar a los
tribunales, conjuntamente con los medios de
pruebas pertinentes.
57. Asume la representación de INPOSDOM en los
tribunales, como resultado se dicta una
sentencia o se realiza un desistimiento.
Fin de Procedimiento Proceso Laboral o Penal
58. Se constituye en abogado y reciben un Avenir.
642 | P á g i n a
59. Litiga en los Tribunales Civiles y se da una

sentencia un desistimiento.
• INDICADORES DE DESEMPEÑO DEL P ROCESO

Criterio Indicador
Cumplimiento con el proceso de litigación Total de audiencias en que INPOSDOM fue

representada por un abogado/ Total de las
audiencias fijadas.
• 100%

• Firma
• Fecha 12/6/2018
643

644 | P á g i n a
4.5. Gestión de Tecnologías de la Información y la

Comunicación
645
Código: POL.
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS TIC.3.7.1
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
NORMAS GENERALES DE TIC,S Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Dejar establecidas las políticas de TI que regirán el uso y mantenimiento de la plataforma

tecnológica de la institución, para asegurar su operatividad, de manera que los
responsables del uso de las tecnologías disponibles, aseguren el cumplimiento de las
mismas, con miras al desarrollo de un trabajo óptimo y de calidad.
-ALCANCE
• El presente Manual abarca las políticas que serán aplicadas en la Institución, a través de
la División de Tecnología de la Información.
-RESPONSABILIDADES
bbbbbbbbbbb. Aprobar el Director General

ccccccccccc. Definir, Encargado Dpto. Tecnologia de la
implementar, mantener y Información y la Comunicación
ddddddddddd. Cumplir con Personal de Tenconlogía de la
lo estipulado en este Información y la Comunicación
procedimiento.
646 | P á g i n a
1. El Departamento de Tecnología de la Información, como área de servicio

interno, se encarga de resguardar, velar por el uso y funcionamiento de la
plataforma tecnológica de la institución y asegurar permanente asistencia a
los usuarios de la Institución, constituyéndose además en:
• El reformador y operador de la Infraestructura Informática de la Institución y

sus funciones deberán unificarse sin importar la localidad, a partir de la
fecha de aprobación de estas políticas y,
379. A su vez está autorizado, para delimitar o definir los equipos y
programas existentes y a ser adquiridos que conforman los activos
informáticos adecuados, para la ejecución de los procesos.

• Puesto Analista de Enc. Tecnología de la Director General

IyC
Tecnología de la IyC
• Nombre Bryan Mejía Nelson Lluberes Modesto Guzmán
• Firma
• Fecha 12/6/2018
647
Bryan Analista de Nelson Enc. Tecnología

Mejía Lluberes de la IyC
Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
INFRAESTRUCTURA DE HARDWARE Fecha de Act:

-PROPÓSITO

-ALCANCE
648 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
eeeeeeeeeee. Aprobar el Director General

fffffffffff. Definir, Encargado Dpto. Tecnologia de la
ggggggggggg. Cumplir con Personal de Tecnología de la
procedimiento.
649
1. RESPONSABILIADES DE TI
La responsabilidad de TI ante la adquisición, instalación, mantenimiento y

buen funcionamiento de los equipos, dispositivos de la Institución son las
siguientes:
a) Deberá vigilar y llevar un inventario detallado de la infraestructura de

Hardware de la Institución, acorde con las necesidades existentes de la
misma.
b) Será la única responsable de hacer requerimientos de los activos
informáticos que hayan sido proyectados, según las necesidades que se
presenten en cada área de trabajo.
c) Deberá determinarla vida útil de los equipos de informática, con la

finalidad de optimizar su uso.
d) Deberá participar en los contratos de adquisición de bienes y/o servicios,

donde se incluyan equipos informáticos como parte integrante o
complementaria de otros.
e) Deberá confirmar que los equipos de informática cumplan con las

especificaciones indicadas en las solicitudes de compra, de no ser así se
encargará de la devolución de los mismos.
f) Deberá realizar el mantenimiento técnico preventivo de todos los equipos

informáticos de la Institución.
g) Será responsable de instalar los equipos y programas informáticos utilizados

en la Institución. 650 | P á g i n a
h) Será responsable de evaluar el área física donde se instalará un nuevo



IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
INFRAESTRUCTURA DE SOFTWARE Fecha de Act:
651

-PROPÓSITO

-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES
hhhhhhhhhhh. Aprobar el Director General

iiiiiiiiiii. Definir, Encargado Dpto. Tecnologia de la
jjjjjjjjjjj. Cumplir con lo Personal de Tenconl ogía de la
estipulado en este Información y la Comunicación
procedimiento.
652 | P á g i n a
TI, es responsable ante la institución de la instalación, actualización y

modificación de los programas de computadoras utilizados por la misma.
RESPONSABILIDAD DE TI
a) Llevará inventario del software (programas) instalados en la Institución.
b) Velará porque todo el software instalado en la INPOSDOM, este legalmente
licenciado.
c) Tendrá la custodia y almacenamiento de todos los programas informáticos
de la Institución.
d) Definirá los discos de Red de todas las áreas, para poder fragmentar el
acceso a la información y una mejor organización.
e) Establecerá configuraciones automatizadas para que los usuarios guarden
toda su información en los discos de red y se puedan facilitar las copias de

seguridad (backup).
f) Restringirá el acceso a los equipos tecnológicos fuera de horario de trabajo,
a aquellos usuarios que no cuenten con una autorización previa de su

superior inmediato para laborar fuera de horario.
RESPONSABILIDADES Y/O PROHIBICIONES DE LOS USUARIOS
El software existente en los equipos asignados a los usuarios estará regido por los
siguientes lineamientos:
653
a) Está prohibido instalar y/odescargar juegos, videos, música ni aplicaciones
de ningún tipo de las páginas del Internet, que no guarden relación con la


IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
SEGURIDAD EN LA INFORMÁTICA Fecha de Act:
654 | P á g i n a

-PROPÓSITO

-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES
kkkkkkkkkkk. Aprobar el Director General

lllllllllll. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
mmmmmmmmmmm. Cumplir Personal de Tecnología de la
con lo estipulado en este Información y la Comunicación
procedimiento.
655
a) Todos los sistemas de informática deberán estar resguardados dentro del

área asignada a TI.
b) Los Usuarios o visitantes externos no podrán acceder al área destinada a TI,

sin la previa autorización del Encargado o acompañados de un empleado
de la misma.
c) Solo podrán acceder al área de infraestructura informática los empleados

de
TI.
d) Se deberá revisar semestralmente, los privilegios del sistema y controles de
acceso a las diferentes aplicaciones y bases de datos dentro de la
infraestructura de TI para determinar si dichos privilegios y accesos de control
son apropiados.


IyC
• Firma
656 | P á g i n a
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
CUSTODIA Y TENENCIA DE ACTIVOS INFORMÁTICOS Fecha de Act:

-PROPÓSITO

-ALCANCE
657
-RESPONSABILIDADES
nnnnnnnnnnn. Aprobar el Director General

ooooooooooo. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
ppppppppppp. Cumplir con Personal de Tecnología de la
procedimiento.
658 | P á g i n a
El uso indebido de los recursos informáticos puede afectar negativamente el

funcionamiento de los equipos de oficina (PC), la red, los servidores por tanto TI:
a) Custodiará todos los activos informáticos de la INPOSDOM.
b) Asignará los equipos informáticos a todos los usuarios, de acuerdo con los
requerimientos de las áreas.
c) Verificará que no le sea asignado un mismo activo informático a más de un

Usuario.
d) Verificará que los Usuarios sean empleados regulares de la INPOSDOM, así

como contratistas externos, consultores, etc.
e) Llevará el control de los equipos informáticos portátiles (Laptop) asignados al

personal gerencial que realice trabajos fuera de la Institución.
RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS
Al ser asignado un activo a un usuario todo lo concerniente al mismo será de su

responsabilidad por lo cual:
a) Será responsable de la custodia de los equipos informáticos asignados (PC´s,
monitores, teclados, impresoras, USB, etc.)
b) Notificará, vía electrónica o cualquier otra vía los inconvenientes o anomalías
presentada con los equipos, accesorios, impresoras, sistemas, entre otros.
659


IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
TRASLADO DE ACTIVOS INFORMÁTICOS FUERA DEL Fecha de Act:

INPOSDOM.
660 | P á g i n a

-PROPÓSITO

-ALCANCE
• El presente Manual abarca las políticas que serán aplicadas en la Institución, a través del
Departamento de Tecnología de la Información.
-RESPONSABILIDADES
qqqqqqqqqqq. Aprobar el Director General

rrrrrrrrrrr. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
sssssssssss. Cumplir con lo Personal de Tecnología de la
estipulado en este Información y la Comunicación
procedimiento.
661
Al momento de recibir una solicitud de las áreas, para el traslado de un equipo

informático fuera de la institución, el compromiso de TI, es el siguiente:
a) Verificará el estado de los equipos tecnológicos a ser entregados a las áreas,

a través del Formulario Movimientos de Activos (Equipos), aprobado por el
Dpto. Administrativo y Financiero, para comprobar su salida y recepción en
buen estado.
b) Verificará con el Dpto. Administrativo y Financiero que el plazo otorgado a los

equipos tecnológicos que serán utilizados fuera de la Institución no sea mayor
de cinco (5) días.
2RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS
El compromiso de los usuarios al momento de solicitar eltraslado de un equipo

informático fuera de la institución son los siguientes:
a) Deberá llenar completamente hasta la casilla “Descripción del Equipo” En

el Formulario Movimientos de Activos (Equipos)el cual debe ser aprobado
por el Dpto. Administrativo y Financiero.
b) Si el equipo tecnológico facilitado llegara a cumplir el plazo solicitado

mediante el Formulario Movimientos de Activos (Equipos)deberá de
efectuar otra solicitud la cual será evaluadapor TI, y el Dpto. Administrativo y
Financiero.
c) Deberá reportar cualquier daño o/y deterioro de los662 | P á ginformáticos

equipos ina
facilitados.


IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
ROBO O PÉRDIDA DE EQUIPO Fecha de Act:
663

-PROPÓSITO

-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES
ttttttttttt. Aprobar el Director General

uuuuuuuuuuu. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
vvvvvvvvvvv. Cumplir con Personal de Tecnología de la
procedimiento.
664 | P á g i n a
a) A partir de las políticas definidas, el Dpto. Administrativo y Financiero,

determinara los pasos a seguir para el inventario de los equipos que se
reporten como sustraídos.
b) El usuario de un equipo asignado deberá reportar dentro de veinticuatro (24)

horas cualquier pérdida o sustracción del mismo, tanto al área Administrativa
y Financiera como a la División de TI, y estos a la Dirección Ejecutiva.
c) El Dpto. Administrativo y Financiero se encargará de realizar los procesos

pertinentes para que se establezca responsabilidad ante dicha pérdida.
d) Ante el caso de que se determine responsabilidad por parte del usuario de

dicha perdida, se empoderara a la Dirección General como al
Departamento de Recursos Humanos de la institución para que se proceda
con la aplicación de las medidas que se consideren correspondientes.

665
Tecnología de la IyC IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
SOFTWARE (PROGRAMAS DE COMPUTADORA) Fecha de Act:

-PROPÓSITO

-ALCANCE
666 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
wwwwwwwwwww. Aproba Director General

r el proceso, procedimiento
y políticas de acción
xxxxxxxxxxx. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
yyyyyyyyyyy. Cumplir con Personal de Tecnología de la
procedimiento.
667
La procedencia del software utilizado y adquirido por la Institución, deberá

estar acorde a las especificaciones técnicas que requiera la disponibilidad
de la tecnología que disponga la institución.
a) Velará que el software incluya información de instalación y

mantenimiento, para facilitar la labor del personal de soporte técnico.
b) Deberá requerirle a los proveedores, el entrenamiento en el uso de los

softwares especializados.


IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018
668 | P á g i n a

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
MODIFICACIÓN O INSTALACIÓN DE SOFTWARE Fecha de Act:

(PROGRAMAS)

-PROPÓSITO

-ALCANCE
669
-RESPONSABILIDADES
zzzzzzzzzzz.Aprobar el Director General

aaaaaaaaaaaa. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
implementar, mantener y Información y la Comun icación
bbbbbbbbbbbb. Cumplir con Personal de Tecnología de la
procedimiento.
Para satisfacer las necesidades de la Institución en cuanto a las

modificaciones o Instalaciones de Software, que cumplan con los atributos
de calidad adecuados, se definen las siguientes responsabilidades.
2.8.1 RESPONSABILIDAD DE TI
a) Evaluará todas las modificaciones propuestas al software

(programas) actuales, tomando en cuenta el buen funcionamiento y costo
en beneficio de la Institución.
b) Modificará o Instalará los sistemas de Información acorde a las

necesidades de los usuarios, que busquen mejorar los procesos
automatizados de la INPOSDOM.
670 | P á g i n a


IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Fecha de Act:
671

-PROPÓSITO

-ALCANCE
-RESPONSABILIDADES
cccccccccccc. Aprobar el Director General

dddddddddddd. Definir, Encargado Dpto. Tecnología de la
implementar, mantener y Información y la Comun icación
eeeeeeeeeeee. Cumplir con Personal de Tecnología de la
procedimiento.
672 | P á g i n a
Se prevén medidas de seguridad a ser seguidas por todos los miembros que
componen la institución con el propósito de proteger la información y normar
los niveles de acceso y confidencialidad, a ser observadas y cumplidas por los
involucrados en el uso y mantenimiento de los activos de informáticas de la
organización.
2.12.1 RESPONSABILIDAD DE TI
a) Deberá establecer un plan de análisis de riesgo institucional.
b) Velará para que los equipos estén libres de vulnerabilidades a fin de reducir
los riesgos a que puedan someterse.
c) Conformara un equipo de seguridad de la información con un miembro de

cada departamento que pueda velar por la aplicación de las medidas de
seguridad.
d) Velará por la seguridad de la información que se genere día a día.
e) Deberá almacenar en un lugar seguro todos los backups o copia de

seguridad ejecutados, preferiblemente fuera de la institución.
f) Se encargará de monitorear el uso indebido de todos los equipos
tecnológicos por parte de los usuarios de la institución.
g) Velará por la instalación de programas que garanticen la seguridad de la

información en los archivos compartidos.
h) Asegurará que los encargados de áreas que manejan plataformas de datos

electrónicos, se rijan por las políticas establecidas en este manual.
673


IyC
• Firma
• Fecha 12/6/2018

Tecnología
de la IyC
674 | P á g i n a
4.6. Gestión de Seguridad
675
Código: POL.
Versión: 01
Fecha 12/6/2018
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Detallar de todos los procesos y procedimientos en materia de Seguridad y Salud del

Trabajo , que permitan al INPOSDOM organizar el trabajo de esta actividad según los
requerimientos de la legislación vigente, integrándolos a todos los procesos y áreas, para
así lograr el mejoramiento de las condiciones de trabajo, eliminar y reducir los riesgos y
preservar de esta forma la salud, las capacidades laborales de los trabajadores y la
eficiencia de la gestión general del centro, traducido en protección del hombre,
incremento de la productividad y eliminación de gastos innecesarios que a su vez son los
tres objetivos fundamentales a los que la actividad de Seguridad y Salud del Trabajo
dirige sus esfuerzos.
-ALCANCE
• Abarca todos los procesos del INPOSODOM
• Política y Procedimiento de Reclutamiento, Selección, Contratación e Inducción de

Personal
• Decreto Núm. 522-06 Sobre Seguridad en el Trabajo
676 | P á g i n a
-RESPONSABILIDADES
ffffffffffff. Aprobar el Director General

gggggggggggg. Definir, Encargado Dpto. Recursos Humanos
hhhhhhhhhhhh. Cumplir con Todo el personal
procedimiento.
677
• Accidente Acontecimiento no deseado que da lugar a muerte,

enfermedad, lesiones, averías u otras pérdidas.
• Accidente del trabajo: Hecho repentino relacionado causalmente
con la actividad laboral que produce lesiones al trabajador o su
muerte.
• Carga de trabajo: Es la suma de condiciones y demandas
externas a la persona que, en la actividad laboral, actúan sobre su
estado fisiológico y/o psicológico.
• Daño: Lesión física, muerte o afectación a la salud de las
personas o deterioro de los bienes o el ambiente.
• Daño derivado del trabajo: Lesión física, muerte o afectación a la
salud de las personas o deterioro de los bienes o el ambiente con
motivo o en ocasión del trabajo.
• Enfermedad profesional: Es la contraída como resultado de
factores causales inherentes o presentes en la actividad laboral y
reconocida como tal en la legislación vigente.
• Evento peligroso
Acontecimiento en el que una situación peligrosa puede provocar:
un daño.
• Fatiga provocada por el trabajo: Manifestación general o local, no
patológica, de la tensión provocada por el trabajo, que puede ser
eliminada completamente mediante el descanso adecuado.
• Incidente del trabajo: Evento que posee el potencial para producir
un accidente del trabajo.
• Seguridad y salud en el trabajo: Actividad orientada a crear
condiciones, capacidades y cultura para que el trabajador y su
organización puedan desarrollar la actividad laboral
eficientemente, evitando sucesos que puedan originar daños
derivados
• Tensión provocada por el trabajo: Es el efecto de la carga ejercida
por el trabajo sobre una persona, que depende asimismo de las
características y aptitudes individuales.
678 | P á g i n a
La Dirección General debe definir la política de seguridad y salud en el

trabajo de la instalación en la que establezca claramente los objetivos
generales de Seguridad y Salud del Trabajo y el compromiso de
mejorar el desempeño de esta esfera.
Para formular o modificar eficazmente la política de Seguridad y Salud

del Trabajo (en lo adelante SST), la dirección debe considerar los
siguientes elementos:
• política y objetivos pertinentes a todos los negocios de la

organización;
• los peligros de SST que hay en la organización;
• requisitos legales y de otra índole;
• desempeño histórico y actual en SST de la organización;
• necesidades de otras partes interesadas, oportunidades y
necesidades para la mejora continua;
• recursos necesarios;
• contribuciones de los trabajadores;
• contribuciones de contratistas y otro personal externo.
Además de tener en cuenta:
1. Que sea apropiada para la naturaleza y escala de los riesgos de SST

de la organización: es decir deben reflejar la identificación de peligros,
la evaluación de riesgos y el control de riesgos de SST.
2. Debe incluir un compromiso de la mejora continua: esto significa que

además de cumplir con responsabilidades legales, deben ponerse como
meta la mejora de su desempeño en SST, incluido el sistema de gestión
de SST de manera eficiente y eficaz, para satisfacer las cambiantes
necesidades de la instalación y las reglamentarias.
3. Debe incluir el compromiso de satisfacer la legislación vigente

aplicable sobre SST y otros requisitos suscritos por la instalación: es el
reconocimiento público de cumplir los requisitos reglamentarios
679
aplicables de la legislación y otros requisitos en SST.


Humanos / Enc. Administrativo
• Nombre Grethel García-Crespo María Lora Tirado / Carol Modesto Guzmán

Camarena
• Firma
• Fecha 12/6/2018

18 documentación García- Recursos Tirado / Humanos / Enc.
Crespo Humanos Carol Administrativo
Camarena
680 | P á g i n a
4.1. Gestión de Tecnologías de Cuentas Internacionales
681
Código: PRO.CI.01
Fecha 18/7/2018
FORMULACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Procurar una mayor eficacia y eficiencia en la formulación y

presentación de lo s Estados.
-ALCANCE
• Este procedimiento abarca desde la recepción de las Hojas de Aviso y

las Hojas de Rutas en la Sección de Cuentas In hasta la presentación
de los Estados.

• Manual de Encomiendas Postales
• Guía Estadística y de Contabilidad 2018
-RESPONSABILIDADES
iiiiiiiiiiii. Aprobar el Sub Director Administrativo y

proceso, procedimiento y Financiero.
jjjjjjjjjjjj. Definir, Encargad@ Sección de Cuentas
implementar, mantener y Internacionales
kkkkkkkkkkkk. Cumplir con Auxiliar de Cuentas Internacionales
procedimiento.
682 | P á g i n a
• Hoja de Aviso CN31: Documento básico para la determinación de l peso

anual del correo sujeto al pago de gastos terminales.
• Hoja de Aviso CN31 EMS: Documento básico para la determinación del
peso anual del correo sujeto al pago de desequilibrio EMS.
• Hoja de Ruta: Documento básico que contiene la cantidad de envíos
de encomiendas, así como su peso bruto.
Las personas encargadas de realizar este procedimiento debe recibir un entrenamiento previo
con la guía estadística y de contabilidad de la UPU
683
257. DESARROLLO
684 | P á g i n a
Boletines de Verificación/ Unidad

de EMS Cuentas Internacionales
INICIO
La unidad de Boletines de
Verificación o La de EMS
Clasificar las hojas de
entregan las Hojas de Aviso
aviso y de ruta por país y
y las Hojas de Rutas.
oficina, se captura la
CN 31 información en Cuentas
BIT
CN 31 EMS
CP 86 Y CP 87
Generar los CN 55
/56, CN 55/ 56 EMS, los
CP 93, CP 94 Y CP 75.
En el caso de los
CN55/56 ¿El
correo recibido
excede el correo
expedido?
No
685
Esperar que el
Operador
designado
acreedor
presente los
Estados CN61
Y CN 61 EMS
(Ver proceso
de
verificación
de estados)
Emitir Estado CN61 de
Gastos Terminales y
factura por
desequilibrio EMS
(CN61 EMS) firmada y
sellada por Enc.
Enviar el Estado al
país deudor.
FIN
686 | P á g i n a
687
1. El departamento de Cuentas Internacionales CN-31

Auxiliar de Cuentas
recibe de la Sección de Boletines de Verificación AVION
Internacionales
las hojas de aviso.
CN-31 SAL
2. La documentación es organizada por país,
oficina categoría, sub-clase. CN-31
SUPERFICIE
3. La información contenida en la hoja de aviso es
capturada en el sistema Cuentas Bit. CN-55/56
AVION
4. Al final de cada trimestre se emitirá los Estados
CN 55 Y CN 56, basándose en la hoja de aviso CN CN-55/56
31 en la cual se detalla el número de envíos SAL
recibidos. También se preparan los envíos enviados
CN-55/56
por transito al descubierto y en despachos avión
SUPERFICIE
cerrados. Los estados deben enviarse al operador
de Origen por duplicado debidamente firmados y
sellados en un plazo de dos meses siguientes al
trimestre en cuestión.
De ser posible, los estados se envían por correo

electrónico. En caso de conflicto, deberá enviarse
por correo la versión final debidamente firmada y
sellada.
1. El departamento de Cuentas Internacionales CN-31 EMS

Auxiliar de Cuentas
recibe del departamento de EMS las hojas de aviso.
internacionales CN-55/56
2. La documentación es organizada por país, EMS
oficina, categoría, sub-clase.
3. La información contenida en la hoja de aviso es

capturada en el sistema Cuentas BIT.

CN 55 EMS Y CN 56 EMS, basándose en la hoja de
aviso CN 31 en la cual se detalla el número de
envíos recibidos. También se preparan los envíos
enviados por transito al descubierto y en
despachos avión cerrados. Los estados deben
enviarse al operador EMS de Origen por duplicado
688 | P á g i n a
debidamente firmado y sellado en un plazo de dos

meses siguientes al trimestre en cuestión.
De ser posible, los estados se envían por correo

electrónico. En caso de conflicto, deberá enviarse
por correo la versión final debidamente firmada y
sellada.
1. El departamento de Cuentas Internacionales CP-86

Auxiliar de Cuentas
recibe de la Sección de Boletines de Verificación
Internacionales CP-87
las Hojas de Rutas.
2. La documentación es organizada por país, CP-93

oficina, categoría, sub-clase.
CP-94
3. La información contenida en la Hoja de Ruta es
CP-75
capturada en el Sistema Cuentas BIT.

CP 93, CP 94 y CP 75, basándose en la hoja de Ruta
CP 86 y 87 en la cual se detalla cantidad de envíos
recibidos. y el peso bruto
5. Los estados deben enviarse al operador de

Origen por duplicado debidamente firmado y
sellado en un plazo de dos meses siguientes al
trimestre en cuestión.
689
1 Una vez que cada Operador Designado haya CN55,CN56

Auxiliar de Cuentas
aceptado los Estados Trimestrales de los envíos
Internacionales CN-61/64
recibidos se procederá a la elaboración del Estado
de Gastos Terminales (CN-61/64) y a la Emisión de
CN 55 CN
la factura por desequilibrio ( CN-61 EMS)
56 EMS.
2 Se envían los Estados CN-61/64 y CN-61 EMS por
CN-61 EMS
duplicado debidamente firmado y sellado a los
países deudores. Esto dentro de los diez meses
siguientes a la expiración del año al cual se refiere,
ya que el Operador Designado deudor no está
obligado a aceptar las cuentas particulares fuera
de este palazo. La cuenta debe ser aprobada y
devuelta por el Operador deudor con las
observaciones rectificativas que entienda
pertinente en un plazo de dos meses a contar
desde la fecha de expedición. De no hacerlo en
este plazo la cuenta es considerada aceptada de
pleno derecho.
3 Se solicita el pago de los Estados a través del CN-

52
690 | P á g i n a

Criterio Indicador
Todas las hojas de aviso (CN-31) • Porcentaje de despachos faltantes (Despachos

capturadas en el sistema
que se debieron capturar entre despachos
capturados)
Todas las hojas de aviso (CN-31 EMS) • Porcentaje de despachos faltantes (Despachos
capturadas en el sistema
capturados)
Todas las hojas de Rutas (CP-86 y CP-87) • Porcentaje de despachos faltantes (Despachos
capturadas en el sistema.
capturados)
Todas las cuentas por cobrar saldadas • Porcentaje de Cuentas cobradas. (Estados
cobrados entre Estados presentados)

• Puesto Auxiliar de Cuentas Encargada Cuentas S u b Director

Internacionales Internacionales Administrativo y
Financiero.
• Nombre Emmanuel Apolinario Dolores V. Martínez Félix Daniel Paulino
691
• Firma
• Fecha 18/7/2018
01 18/7/2018 1ra Emmanuel Auxiliar de Dolores Encargada

Documentación Apolinario Cuentas V. Cuentas
Internacionales Martínez Internacionales
Código: PRO.CI.02
Fecha 18/7/2018
PROCEDIMIENTO DE: Verificación de Estados Creación:
Fecha de Act:

-PROPÓSITO
• Procurar una mayor eficacia y eficiencia en la verificación de Estados
692 | P á g i n a
-ALCANCE
• Este procedimiento abarca desde la recepción de los Estados hasta la

validación, modificación o no aceptación de los mismos.

• Manual de Encomiendas Postales
• Guía Estadística y de Contabilidad 2018
-RESPONSABILIDADES
llllllllllll. Aprobar el Sub Director Administrativo y

proceso, procedimiento y Financiero.
mmmmmmmmmmmm. Definir, Encargad@ Sección de Cuentas
implementar, mantener y Internacionales
nnnnnnnnnnnn. Cumplir con Auxiliar de Cuentas Internacionales
procedimiento.
Ips light. Portal web donde se registran las operaciones postales de
todos los países miembros de la unión Postal Universal.
693
260. DESARROLLO
1. El departamento de Cuentas Internacionales CN 31

Auxiliar de Cuentas
recibe de la sección de Archivo y
Internacionales correspondencia o de la sección de Envíos CN 55
Certificados los Estados presentados por los
Operadores Designados. CN 56
2. Con el sistema informático Ips light, se verificara CN31

que la información contenida en el Estado sea EMS
correcta.
CN 55
3. Luego de verificar estos Estados, se notificara al EMS
operador de distribución sobre su aceptación en
un plazo de dos meses luego de la fecha de CN 56
emisión de los mismos. Si la verificación revela EMS
alguna discrepancia, se devolverán los Estados
modificados al operador de distribución CP 86
debidamente aceptados y modificados.
CP 87
4. Se asientan los Estados en los registros de
contables. CP 93
694 | P á g i n a
CP 94
CP 75
CN 61
/64
CN 52
695

Criterio Indicador
Los Estados son verificados en los tiempos • Porcentaje de Estados verificados. ( Verificados
establecidos.
entre recibidos)
•

• Puesto Auxiliar de Cuentas Encargada Cuentas S u b Director

Internacionales Internacionales Administrativo y
Financiero.
• Nombre Emmanuel Apolinario Dolores V. Martínez Félix Daniel Paulino
• Firma
• Fecha
696 | P á g i n a
697

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Manual de Políticas & Procedimientos - INPOSDOM

Esta publicación corresponde al

Instituto Postal Dominicano.

Presentado en agosto, 2018 por la

Elaborado por el equipo directivo

Dr. Modesto Guzmán y la

Lic. Felix Daniel Paulino

Ing. Franklyn Mills Bradshaw

Arq. José del Carme Ramírez

Lic. Dioscoride Paulino.

Impreso en Santo Domingo,

Instituto Postal Dominicano Calle

• PALABRAS DEL DIRECTOR GENERAL

La República Dominicana nuestras herramientas de gestión

Ante esta realidad, el INPOSDOM En el proceso, fuimos capaces de

procesos más modernos, flexibles a las necesidades de la

El INPOSDOM tiene metas para

Ustedes y yo, que constituimos

PALABRAS DEL DIRECTOR GENERAL ....................................................................... 4

El Instituto Postal Dominicano promueve una gestión enfocada en el

I. EL INSTITUTO POSTAL DOMINICANO

1.1. ¿Quiénes somos?

El Instituto Postal Dominicano es una Institución pública descentralizada,

Es una institución de servicios de comunicación que asume la

1 1 Ley 307, que crea el Instituto Postal Dominicano

1.6. Base legal

Leyes que regulan el INPOSDOM

Ley No. 40, del 4 de noviembre del 1963, sobre Comunicaciones

Ley No.423-06 del 17 de noviembre del 2006, sobre el Presupuesto

II. ESTRUCTURA DE PROCESOS

Teniendo en cuenta que el mercado postal se sumerge en un constante

Macro Procesos Procesos

La definición del enfoque por procesos para la institución, equivale a la

rediseño de los procesos acorde con la estrategia de la organización y los

MACRO PROCESOS ESTRATÉGICOS

MACRO PROCESOS CLAVES O MISIONALES

SATISFACCIÓN DEL USUARIO

ADMISIÓN CLASIFICACIÓN ENCAMINAM. DISTRIBUCIÓN

Internacional Internacional A domicilio

MACRO PROCESOS DE APOYO

Gestión RR.PP. Gestión de TIC´S G. Seguridad G. Relaciones Int.

III. GENERALIDADES DEL MANUAL

3.2. Campo de aplicación

• Norma ISO 9001:2000. Apartado 4.1a) “Identificar los procesos

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES GENERALES APLICABLES A LOS SMMGP

IV. PROCESOS ESTRATEGICOS

Los procesos estratégicos soportan la

4.1. Sistema de gestión de la calidad

Procuran que la organización pueda

CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Fecha de

Aprobar el proceso, procedimiento y Director General

Definir, implementar, mantener y velar Encargado División de Calidad

Cumplir con lo estipulado en este Todo el Personal

MANUAL DE POLÍTICAS Y Código:

TÍTULO DEL DOCUMENTO Fecha Creación:

Pie de Página: Página X de Y en el extremo derecho

XX o TIPO DE o Proceso NN = Número Secuencial

IT: Instrucc SCI SISTEMA DE CONTROL INTERNO

POL: Política ADM-TR ADMINISTRATIVO-TRASNPORTACION

COM GESTIÓN COMERCIAL

LEG GESTIÓN LEGAL

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIM IENTOS

Responsable Descripción Documentos