Ministerio de Finanzas Públicas – Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

Sistema Guatecompras – Guía básica Ingreso de Programación Anual de Compras PAC

SISTEMA GUATECOMPRAS
GUÍA BÁSICA REGISTRAR EL PLAN ANUAL DE COMPRAS

De conformidad con el artículo 2 del Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado el Plan Anual de compras se refiere a lista de bienes, obras y servicios que
pretenden adquirir y/o contratar las instituciones y entidades afectas a la Ley y Reglamento durante un
año fiscal para cumplir con los objetivos y resultados institucionales.

BASE LEGAL
• Decreto No. 57-92 Ley de Contrataciones del Estado, artículos 4 y literal h) del artículo 15;
• Acuerdo Gubernativo No. 122-2016 Reglamento de la Ley de Contrataciones, artículos 2 y 3.

FUNCIONAMIENTO

Para ingresar y aprobar el Plan Anual de Compras (PAC) en Guatecompras es necesario que participen
algunos de los perfiles de usuarios que cada entidad posee en el sistema.

En el proceso de registro interactúan, el comprador hijo operador y el comprador hijo autorizador.

Las operaciones que deberán realizar los usuarios del perfil “Comprador Hijo Operador” son las
siguientes:

• Ingresar de forma manual las adquisiciones o bien cargar la información desde un archivo de
Excel.
• Modificar o eliminar las compras programadas.
• Enviar la planificación de compras al usuario comprador hijo autorizador de cada institución para
su presentación.

Las operaciones que deberá realizar el usuario “Comprador Hijo Autorizador” son las siguientes:
.
• Presentar el plan anual de compras de la unidad compradora a la que pertenece.
• Retirar las programaciones de compras ya presentadas en caso existan incongruencias.

De ser necesario modificar el Plan Anual de Compras presentado, debe tomar en cuenta que
realizada dicha acción, esta deberá presentarse nuevamente en el sistema.

Procedimiento Operativo para Registrar una programación

1. AUTENTICARSE

1.1. Ir a la sección “autenticarse”, ubicada en la página inicial de GUATECOMPRAS.

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1.2. Digite el código del usuario y la contraseña de acceso.

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1.3. Presionar sobre el enlace “Ingresar”, posterior a esto el sistema le presentará el escritorio
de trabajo del usuario de acuerdo al perfil con el que se autenticó.

ACCIONES DEL COMPRADOR HIJO (Operador)

2. INGRESO MANUAL DE LAS ADQUISICIONES

2.1 Ir a la sección plan anual de compras y dar clic sobre la opción “Plan anual de compras”.

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2.2 El sistema mostrara la siguiente pantalla:

• Dependiendo del perfil de usuario comprador autenticado, el sistema habilitará los

botones en el año en el cual se ingresará la información del Plan Anual de Compras.
• Para los ejercicios fiscales del año no vigente el sistema únicamente mostrara el icono de
consulta de la información .

2.3 Para registrar una programación de compras de forma manual deberá presionar el botón
el cual mostrará el siguiente recuadro:

• En el primer recuadro se mostrará una serie de filtros, mediante los cuales el usuario
podrá consultar las diferentes programaciones ingresadas por la unidad compradora en
sus diferentes estatus.
• Para ingresar una nueva programación de compras deber presionar el botón , el cual
le mostrará el siguiente formulario:

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En el cual deberá llenar de la siguiente manera:

• Modalidad de Compra: en este parámetro deberá seleccionar la modalidad de compra

que utilizara para efectuar la adquisición.

• Categoría: en este parámetro deberá seleccionar la categoría bajo la cual publicará el

concurso en Guatecompras.

• Programación complementaria al ejercicio fiscal anterior al actual: en esta opción

colocamos SI, cuando tenemos gastos comprometidos y no devengados de años fiscales
anteriores, programando el monto a ejecutar en el ejercicio vigente. Y colocamos NO,
cuando es una programación nueva.

• Descripción: en este parámetro deberá describir de forma general el bien, suministro o

servicio a comprar o contratar, es importante indicar que dicha longitud sea mayor o
igual a 3 y menor o igual a 100 caracteres, a efecto de digitar la descripción el bien,
suministro o servicio sin características específicas, por ejemplo:

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 Si va adquirir Computadoras:

Descripción Longitud de Observación

descripción
Computadoras de Escritorio 15 Cantidad valida de Caracteres
Computadoras Portátil 21 Cantidad valida de Caracteres
Escáner 7 Cantidad valida de Caracteres
Proyectores 11 Cantidad valida de Caracteres

• En el siguiente bloque deberá distribuir por mes: las cantidades y montos estimados de
bienes, suministros o servicios a comprar o contratar durante el ejercicio fiscal.

Por ejemplo si la cantidad de computadoras a adquirir es 15 y se estima que cada una

tiene un valor de Q.5, 000.00 y todas serán adquiridas en el mes de febrero, la
información se registrará de la siguiente forma: El monto estimado deberá ser de Q.75,
000.00, que resulta ser 15 (unidades) X Q.5, 000.00 (costo unitario) = Q.75, 000.00

Mes Cantidad Estimado Monto Estimado

Enero 0 0
Febrero 15 75,000.00
Marzo 0 0
Abril 0 0
Mayo 0 0
Junio 0 0
Julio 0 0
Agosto 0 0
Septiembre 0 0
Octubre 0 0
Noviembre 0 0
Diciembre 0 0
Total 15 75,000.00

En cuanto al monto total programado para el ejercicio fiscal de esta programación, este
no se podrá exceder del monto máximo permitido para la modalidad que se está
utilizando.

• Al finalizar de ingresar la información solicitada en el formulario se deberá presionar el

botón guardar identificado con la imagen: para registrar la programación la que
inicialmente se guarda con el estatus de Registrada.

• El botón identificado de la manera siguiente: le permitirá cancelar la

programación que se está ingresando, siempre y cuando no haya sido guardada o
registrada.

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 • Una vez registrada la programación dentro del sistema el usuario comprador hijo
operador que la registró, deberá mandarla a revisión a la bandeja del usuario
comprador hijo autorizador, de acuerdo al procedimiento indicado en el numeral 2.5 de
esta guía.

2.4 Para realizar una carga por medio de un archivo de Excel, utilizamos la siguiente opción:

• Al presionar el botón indicado mostrará la guía y el formato para realizar la carga del Plan
Anual de Compras a través de un archivo de Excel.

2.5 Para enviar las programaciones registradas en la unidad compradora, el usuario comprador
hijo operador deberá utilizar la opción identificada con el icono que muestra en el bloque del
escritorio de la preparación del Plan anual de compras.

• Al presionar el botón descrito en el párrafo anterior el sistema desplegará la

información de las programaciones ingresadas que aún no se han enviado al Comprador
hijo (autorizador) para su revisión y presentación, de la forma siguiente:

• El icono del detalle permitirá verificar y validar la distribución mensual, del bien,
suministro o servicio que se registró en dicha programación.

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• El icono identificado de esta forma permitirá visualizar el historial de usuarios que
han participado en la preparación de esta programación de compra.

• En los casos de registros manuales el sistema permitirá enviar de cinco en cinco las
programaciones registradas, para lo cual podrá utilizar el botón que se muestra en el
recuadro “Acciones de Página”.
• Para enviar las programaciones de una en una, deberá ir presionando el botón que se
muestra en cada una de las programaciones registradas.

• Al ejecutar alguna de estas dos acciones indicadas con anterioridad, el sistema enviará
automáticamente al escritorio PAC del usuario comprador hijo autorizador las
programaciones para que revise y presente el Plan Anual de Compras.

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 ACCIONES DEL COMPRADOR HIJO (Autorizador)

3. PRESENTAR EL PLAN ANUAL DE COMPRAS

3.1 Ir a la sección plan anual de compras y dar clic sobre la opción “Plan anual de compras”.

3.2 El sistema mostrara la siguiente pantalla:

Para presentar una programación de compras registrada deberá presionar el botón el cual
desplegara la siguiente pantalla:

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 • Para presentar de cinco en cinco las programaciones registradas de forma manual, se
podrá utilizar el botón que se muestra en el recuadro “Acciones de Página”.

• Para presentar las programaciones de una en una, deberá ir presionando el botón

que se muestra en cada una de las programaciones registradas.

4. RETIRO DE LAS PROGRAMACIONES DE COMPRAS YA PRESENTADAS

4.1 Ir a la sección plan anual de compras y dar clic sobre la opción “Plan anual de compras”.

4.2 El sistema mostrara la siguiente pantalla:

Para retirar una programación de compras ya presentada deberá presionar el botón

el cual desplegara la siguiente pantalla:

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 • Para retirar de cinco en cinco las programaciones presentadas de forma manual, se podrá

utilizar el botón que se muestra en el recuadro “Acciones de Página”.

• Para retirar las programaciones presentadas de una en una, deberá ir presionando el

botón que se muestra en cada una de las programaciones presentada.

Para cualquiera de los dos casos anteriores el sistema ya no mostrará las programaciones
retiradas y de forma automática asigna el estatus de “registrada”, con lo cual el usuario
comprador hijo que las registró, podrá realizar las modificaciones correspondientes, para su
posterior presentación.

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