Unidad1

Manejo de Excel

INTRODUCCIÓN

Excel es un programa informático del tipo hoja de cálculo que permite realizar
operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar
desde simples operaciones aritméticas como sumas, hasta cálculos de
préstamos hipotecarios (ver Imagen 1).

Imagen 1. Ejemplo del registro de valores de servicios públicos en una hoja de

Excel

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números

de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula o malla donde
en cada celda se pueden introducir números, letras y gráficos

¿Qué es y para qué sirve Excel?

Excel es una hoja de cálculo integrada en un paquete de software denominado
Microsoft Office. Esto quiere decir, que si ya conoce otro programa de Office
como Word, Access, Outlook, PowerPoint, le resultará familiar utilizar Excel,
puesto que muchos iconos, comandos y/o funciones operan de forma similar
en todos los programas de Office.

A continuación se presentan algunas características de Excel y una

comparación rápida entre versiones:
 En cuanto a la capacidad de datos a partir de Excel 2007 se permite
explorar más cantidad de datos ya que admite 1.048.576 de filas por
16.384 columnas, comparado con las 65.536 filas por 256 columnas de
versiones anteriores
  Otra característica de Excel 2007 en adelante, es que la fuente
predeterminada ya no es Arial sino Calibri de 11 puntos, puesto que es
una fuente fácil de leer y ocupa menos espacio.
 A partir de Excel 2007 permite cambiar entre la vista normal, la vista de
diseño de página y la vista de salto de página haciendo clic en los
botones de selección de vista de la barra de herramientas, situada en el
derecho inferior.
 Excel tiene 7 pestañas fijas en las cuales están cuidadosamente
agrupadas para facilitar la ubicación de las tareas del programa. El
Excel 2010 tiene 9 pestañas.
 A partir de Excel 2007 el ambiente de trabajo se encuentra compuesto
por pestañas e iconos de funciones, contrario a las versiones anteriores,
las cuales trabajan bajo el uso de menús y lista de opciones.

A continuación se presenta el mapa o ambiente de trabajo de Excel:

1) Iniciar Excel (desde botón inicio del sistema operativo o la opción
aplicaciones).
2) Revisión del ambiente de trabajo (ver Imagen 2).

Imagen 2. Ambiente de trabajo Excel a partir de la versión 2010

En donde:
a) Barra de Inicio Rápido (nueva característica a partir de Office 2007).
b) Barra de Título de la ventana de Excel, incluye el nombre del libro
abierto.
c) Botones clásicos de las ventanas de Windows (minimizar, maximizar
y cerrar).
d) Agrupación de todas las barras de herramientas de Excel. Esta
forma de presentar las barras de herramientas es otra de las nuevas
características en Office 2007. Se dividen en fichas, pestañas o
 etiquetas, y por defecto la pestaña activa en la figura es la opción
“Inicio” en la cual se incorporan todas las funciones referidas al
formato. Con un doble clic sobre cualquiera de las etiquetas se
ocultan las herramientas.
e) Conjunto de Herramientas agrupadas dentro de las fichas. En el
caso de la figura se ven todas las herramientas “Formato”
incorporadas dentro de la ficha “Inicio”.
f) Columnas de la hoja de Excel.
g) Filas de la hoja de Excel.
h) Celda activa.
i) Indica la celda activa.
j) Asistente para funciones.
k) Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos
rápidamente por las hojas del libro.
l) Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el
contenido de la hoja de forma lateral.
m) Zoom sobre la hoja. Estos controles son nuevos y permiten ampliar o
reducir el porcentaje de “zoom” de forma rápida y precisa. También
se dispone de controles para cambiar la vista de la hoja.
n) Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que
se está realizando. En este caso aparece listo, lo cual indica que el
programa está preparado para que el usuario elija un comando o
escriba datos en una celda. Además, informa sobre el estado de las
teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo de números, etc.

IMPORTANTE: Una hoja de cálculo no es más que una cuadrícula compuesta

por filas y columnas. Cada celda (h) (intersección de una fila y una columna)
estará identificada por una dirección particular o referencia la cual surge de unir
el nombre de la columna (letra del abecedario) con el de la fila (número).
Ejemplo: A1, B3, V12, etc.

Funcionamiento de un libro de trabajo

Un archivo de la aplicación de Excel también se denomina libro de trabajo,

puesto que está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener
modelos matemáticos, gráficos y macros. Es posible seleccionar varias hojas
para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea.

El libro de trabajo predeterminado se abre con tres hojas de cálculo, con

nombres desde ‘Hoja1’ hasta ‘Hoja3’. Este comportamiento se puede cambiar
en opciones de Excel sección general (ver Imagen 3).
 Imagen 3. Opciones generales de Excel

Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del libro
(ver Imagen 2 literal h). La hoja activa aparece con el nombre en negrita, pero
haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las otras hojas de
un libro.

Al dar clic derecho sobre las hojas del libro usted puede realizar las siguientes
actividades:
- Desplazarse en un libro de trabajo (desplazarse entre las hojas)
- Insertar, eliminar o mover hojas
- Cambiar el nombre o color de las hojas
- Proteger la hoja

Valorando lo aprendido I: Ambiente de trabajo

Consultar los siguientes videos sobre el entorno y manejo básico de
Excel
Entorno de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=OePhYh3FDZA&feature=fvwrel
Introducir y modificar texto
http://www.youtube.com/watch?v=Ttny3vfAIfw&feature=fvwrel
Guardar un libro de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=Zb3arc4ePos&feature=fvwrel
Cerrar un libro de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=7AGrirg5yVA&feature=relmfu
Crear un libro de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=-HIFeDJTEvA&feature=relmfu
 Abrir un libro de trabajo
http://www.youtube.com/watch?v=g_f1shbgZv0&feature=relmfu

Descripción de las pestañas

Las funcionales de Excel se encuentran agrupadas en fichas o pestañas (ver
Imagen 2), las cuales se describen a continuación:

Inicio
Es en esta pestaña donde se le pueda dar el formato básico a los números y
letras. Se divide en 7 grupos que son los siguientes:
1. Portapapeles
2. Fuente
3. Alineación
4. Números
5. Estilos (tabla)
6. Celdas
7. Modificar (máximo 64 niveles)

Insertar
Esta pestaña contiene opciones para insertar diversas cosas en las hojas.
Tiene 5 grupos que son los siguientes:
1. Tablas
2. Ilustraciones
3. Gráficos
4. Vínculos
5. Texto

Diseño de página
Esta pestaña está enfocada hacia el diseño y estilo del documento. Está
compuesta por 5 grupos
1. Temas
2. Configurar página
3. Ajustar área de impresión
4. Opciones de hoja
5. Organizar

Fórmulas
Esta pestaña está enfocada hacia las fórmulas y la simplificación de los datos.
Está compuesta por 5 grupos:
1. Biblioteca de funciones
2. Nombres definidos
3. Auditoría de fórmulas
4. Cálculos
5. Soluciones
Datos
Esta pestaña está enfocada hacia los datos, organización y simplificación de
estos. Está compuesta por 5 grupos.
1. Obtener datos externos
2. Conexiones
3. Ordenar y filtrar
4. Herramientas de datos
5. Esquemas

Revisar
En esta pestaña se encuentran todas las opciones para revisar las hojas de
cálculo, agregar comentarios, etc. Tiene 3 grupos que son las siguientes:
1. Revisión
2. Cometarios
3. Cambios

Vista
Esta pestaña tiene 5 grupos que son los siguientes:
1. Vistas del libro
2. Mostrar u Ocultar
3. Zoom
4. Ventana
5. Macros

Valorando lo aprendido II: Tareas básicas de Excel

La siguiente lectura le permitirá familiarizarse y profundizar en las
tareas básicas de Excel
http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/tareas-basicas-en-excel-
2013-HA102813812.aspx?CTT=1

Valorando lo aprendido III: Practicando el formato de datos y

celdas
Un cliente tiene un presupuesto de la empresa “Arepas y Plátanos”
en Excel, tal como se muestra en la Imagen 4:
 Imagen 4. Presupuesto básico

El cliente le solicita realizar los siguientes cambios:

 Seleccionar los datos y aplicarles la fuente ARIAL.
 Seleccionar los meses y aplicarles la fuente ARIAL BLACK.
 El tamaño de datos debe ser 12.
 Los conceptos de gastos deben ir en Verdana y tamaño 11.
 Los títulos de los meses deben ir en tamaño 16 y en negrita.
 Los títulos en cursiva.
 Los meses en negrita y en color azul oscuro.
 Combinar y centrar los títulos “GASTOS MENSUALES” e
“INGRESOS MENSUALES”.
 Centrar en sus celdas los meses.
 Los campos de los conceptos de gasto en negrita, cursiva y
alineados a la derecha.
 Los decimales deben ser únicamente dos (datos numéricos).
 Los conceptos de gastos e ingresos deben estar en verde
oscuro.
 Crear los bordes tal como aparecen en la imagen.
 Rellenar de color azul claro las celdas que contienen los
números.
 Rellenar de un color amarillo muy claro las celdas que
contienen los meses.
 Rellenar de un verde muy claro las celdas que contienen los
conceptos de gastos e ingresos.
 Insertar una imagen que tenga relación con el objeto de la
empresa.
 Eliminar la celda que contiene el título y cambiarlo por un
título con WordArt.
 Configurar la hoja para que la factura se pueda imprimir en
una hoja.
TIPOS DE DATOS

VALORES CONSTANTES
Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número,
una fecha u hora, o un texto.

 VALORES NÚMERICOS
Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales (+ - ( ) / % E e).

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número
negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

NOTA: Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un

número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5

equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como

constantes (verificar como tiene configurado el computador el símbolo de
decimales como punto o coma).

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera

como símbolo de porcentaje.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa

automáticamente a anotación científica.

Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

 FECHA U HORA
Para introducir una fecha u hora, solo es necesario escribirla en la forma en
que se desea que aparezca (Excel detecta automáticamente el formato de
fecha).

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas
también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando se introduce una fecha comprendida entre los años 1930 y 2030
(depende de la configuración del computador), sólo será necesario
introducir los dos últimos dígitos del año; sin embargo, para aquellas fechas
que no estén comprendidas entre dicho rango es necesario introducir el año
completo.
 Ejemplos de formato de fecha:

FECHA HORA
1/12/09 19-10-
02
5:45 PM 17:45
12/07/2031
19/01/12 17:45
Tabla 1. Formatos de fecha y hora

 TEXTO
Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el
texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales
que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta
16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que

están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se
almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Valorando lo aprendido IV: Tipos de datos

Consultar los siguientes enlaces y video
- http://www.emagister.com/curso-conceptos-basicos-excel-
2007/tipos-datos
- http://www.youtube.com/watch?v=vxyDMYK3k08

OPERACIONES BÁSICAS
Las operaciones matemáticas básicas pueden ejecutarse de dos formas: con
los operadores aritméticos o utilizando una función correspondiente a ellas.
Estos operadores también pueden trabajar directamente con los datos
(ejemplo, números) o con la referencias a celdas.

Para obtener el resultado de una operación en la que deseemos restar lo que

debemos hacer es escribir en la barra de fórmulas o en una celda lo siguiente:
=A1-A2, así también como para las operaciones de suma, división y
multiplicación.

Ejemplo:
=A1*A5, =B3*A4.
=A2/A4, =C1/C2.
=B1+B2, C1+C2
Por otra parte, es importante tener en cuenta que al realizar varias operaciones
matemáticas, hay que tener cuidado al efectuar las operaciones, puesto que es
necesario definir y seguir un orden en particular para que se entregue un
correcto resultado.

Por ejemplo, si queremos calcular el resultado de 6 x 3 – 2 sin definir o seguir

algunas reglas obtendremos resultados diferentes como por ejemplo: 10, 14,
4. Para que esto no ocurra necesitamos tener en cuenta el orden en las
operaciones (prioridad).

1) Utilizar paréntesis para definir la prioridad en las operaciones.

2) Se opera en primer lugar el interior de los paréntesis y luego el exterior.
3) Las operaciones de multiplicación y división se realizan primero que las
operaciones de suma y resta de izquierda a derecha.

Ejemplo sin usar paréntesis:

=2 + 7 * 4 / 2
=2 + 28 / 2 [Se multiplicó 7 * 4]
=2 + 14 [Se dividió 28 / 2]
= 16 [ Se sumó 28 + 2]

Ejemplo con paréntesis:

= (2 + 7 ) * (4 - 2)
= (9) * (2) [Se sumó 2 + 7 y se restó 4 - 2]
=18 [Se multiplicó 9 * 2]

Valorando lo aprendido V: Operaciones en Excel

Revisar los siguientes videos
- http://www.youtube.com/watch?v=vAjUaWzmlYo
- http://www.youtube.com/watch?v=WNaAu20zZik

Valorando lo aprendido VI: Ejercicios sobre orden en las

operaciones y uso del paréntesis (manejo de prioridades)

Teniendo en cuenta el orden de las operaciones y uso de los

paréntesis, realizar las siguientes operaciones en una sola celda en
Excel
a)
 b)

c)

REFERENCIA DE CELDAS (fijar o nombrar)

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas permitiendo

determinar la ubicación de los valores o datos referenciados en una operación
o una fórmula. La referencia a una celda se puede realizar dentro de la hoja de
cálculo, dentro del libro (otras hojas del mismo archivo) o en otros libros
(archivos). Cuando se hace referencia a una celda de un archivo diferente se
denomina vínculo.

Existen tres tipos de referencia; cuando se hace referencia a una celda que
puede cambiar de posición cuando se copia la operación o fórmula se
denomina referencia relativa; cuando es a una celda que no cambia de
posición cuando se copia la operación o fórmula se denomina referencia
absoluta; y, finalmente, cuando se hace referencia a una celda que se
encuentra en otra hoja o en un libro diferente se le denomina referencia 3D

Al momento de realizar operaciones en Excel, es muy importante utilizar la

referencia de celdas puesto que al modificar valores en las celdas
referenciadas, Excel puede realizar un re-cálculo automático de todas de todas
las fórmulas donde estén referenciadas. De esta forma se pueden realizar
simulaciones y obtener estimaciones del impacto que puede tener la
modificación de alguno de los elementos sobre un modelo financiero,
económico o matemático, simplificando de esta forma cualquier análisis de
sensibilidad

NOTA: La referencia absoluta también se conoce como “fijar” una celda

cuando se realiza una operación o una fórmula.
La referencia absoluta se puede realizar de dos maneras: fijar y nombrar, las
cuales se explicarán en el siguiente ejemplo:

Ejemplo. Se tiene los siguientes datos:

Imagen 5. Opciones de ordenamiento

Caso 1: Fijar una fila (referencia relativa)

Si deseamos calcular el nuevo valor con el IVA definido en la Celda C2, se
encuentra que al momento de extender la fórmula hacia abajo el resultado
no es correcto (error en la fórmula, datos mal calculados, entre otros), tal
como se aprecia en la Tabla 2:

INCORRECTO CORRECTO
=B5*(1+C2) =B5*(1+C2)
=B6*(1+C3) =B6*(1+C2)
=B7*(1+C4) =B7*(1+C2)
=B8*(1+C5) =B8*(1+C2)
=B9*(1+C6) =B9*(1+C2)
Tabla 2. Cálculo del IVA

Para solucionar este inconveniente, se debe fijar la celda para que al copiar
o extender la fórmula hacia abajo la referencia C2 no se modifique, y no
aparezcan las referencias C3, C4, etc. Este opción se realiza precediendo
el número 2 con el signo $, así =B5*(1+C$2)

CORRECTO
=B5*(1+C$2)
 =B6*(1+C$2)
=B7*(1+C$2)
=B8*(1+C$2)
=B9*(1+C$2)
Tabla 3. Cálculo del IVA

Caso 2: Fijar una columna (referencia relativa)

Se tiene un caso análogo, es decir, cuando se desea extender o copiar una
fórmula hacia la derecha, pero lo que no debe variar es la columna (letra);
en ese caso se precede la letra del signo $. Por ejemplo: B5*(1+$C2).

NOTA: La mayoría de los escenarios hacen uso de referencia de celdas al

fijar tanto la fila como la columna, en este caso, en la fórmula se selecciona
el nombre de la celda a fijar y se presiona la tecla F4. Para nuestro ejemplo
del cálculo del IVA, se tendría lo siguiente:

CORRECTO
=B5*(1+$C$2)
=B6*(1+$C$2)
=B7*(1+$C$2)
=B8*(1+$C$2)
=B9*(1+$C$2)
Tabla 4. Cálculo del IVA

Caso 3: Nombrar un celda

Paso 1. Seleccionamos la celda a la cual queremos darle un nombre (C2).
Paso 2. En la ventana parte superior izquierda, se escribe el nombre
elegido (IVA) y se presiona la tecla ENTER.
 Imagen 6. Opciones de ordenamiento

Paso 3. Reescribimos la fórmula para calcular el valor con IVA de la

siguiente manera: =B5*(1+IVA).

Paso 4. Finalmente, extendemos o copiamos la fórmula hacia abajo. El

resultado obtenido es el mismo que utilizando C$2.

Caso 4: Nombrar un grupo de celdas

Paso 1. Seleccionamos desde B5 hasta B9.
Paso 2. En la ventana parte superior izquierda, se escribe el nombre
elegido (VALORES) y se presiona la tecla ENTER.
 Imagen 7. Opciones de ordenamiento

Paso 3. Reescribimos la fórmula para calcular el valor con IVA de la

siguiente manera: =VALORES*(1+IVA).
Paso 4. Finalmente, extendemos o copiamos la fórmula hacia abajo.

Ejemplo
Utilizando la referencia de celdas crear una tabla de doble entrada para el
cálculo del volumen de diferentes conos.

Vamos a confeccionar una tabla que presente el volumen de diversos

conos. (Pi*radio^2*altura/3).

Paso 1: En la cabecera de la tabla colocar los valores posibles para el

radio.
Paso 2: En la columna izquierda colocar los valores posibles para las
alturas.
Paso 3: Seleccionamos las celdas de color rojo y las llamamos altura.
Seleccionamos después las celdas en color azul y las llamamos radio.
Paso 4: En la celda E5 colocamos la fórmula para calcular el volumen del
cono =(3.14*radio^2*altura/3).
Paso 5: Extendemos la fórmula, hacia el lado derecho primero, y luego
hacia abajo.

Imagen 8. Ejemplo de tabla de doble entrada

Valorando lo aprendido VII: Referencia a celdas

Para conocer y profundizar el tema de referencia a celdas y rangos
se recomienda consultar el siguiente enlace
- http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/referencias-a-
celdas-y-rangos-HP005198323.aspx
MANEJO DE FÓRMULAS

Las fórmulas son ecuaciones o funciones que efectúan cálculos con los datos
presentes en una hoja de cálculo. Una fórmula también puede contener:
funciones, referencias, operadores (aritméticos, comparación, texto, de
referencia) y valores constantes.

Imagen 9. Biblioteca de fórmulas (pestaña fórmulas)

Al momento de trabajar con fórmulas en Excel es necesario tener en cuenta:

- Orden de cálculo: La estructura de una forma siempre inicia con el

símbolo igual (1), luego por el nombre de la fórmula (2) y un paréntesis
abierto, el cual puede contener o no parámetros necesarios para la
ejecución de la fórmula (3) y finaliza con un paréntesis cerrado.
-

Imagen 10. Orden de cálculo (estructura de una fórmula)

- Prioridad de operaciones: Al igual que las operaciones, es necesario

tener en cuenta qué fórmula se debe ejecutar primero, por lo cual es
necesario tener en cuenta el uso del paréntesis.
- Funciones anidadas: Una fórmula esta anidada con otra, cuando esta
fórmula (interna) es uno de los parámetros de la otra fórmula (externa).
- Parámetros de una fórmula: Dependiendo de la fórmula se pueden
encontrar los siguientes casos:
o Fórmulas sin parámetros: Son aquellas fórmulas que para su
funcionamiento no necesitan parámetros como, por ejemplo, las
funciones HOY(), AHORA(), PI().
o Fórmulas con uno o más parámetros: Son funciones que para su
funcionamiento necesitan al menos un parámetro, como ejemplo
tenemos:
 Un parámetro: SENO(), COSENO(), SIGNO()
 Dos o más parámetros: SUMA(A1;A2;A3),
PROMEDIO(A1;A2;A3), MAX(A1;A2;A3), MIN(A1;A2;A3)
 Un rango de valores: SUMA(A1:A3), PROMEDIO(A1:A3),
MAX(A1:A3), MIN(A1:A3)

NOTA: El símbolo “;” denota una separación entre parámetros,

mientras que el símbolo “:” denota un rango de celdas donde se
realizará la operación.

Valorando lo aprendido VIII: Uso de fórmulas en Excel

Para conocer y profundizar una de las características más
importantes de Excel, se recomienda hacer la siguiente lectura
- http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/descripcion-
general-de-formulas-HP010081865.aspx
Y ver el siguiente video
- http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/video-usar-
funciones-en-formulas-VA101809996.aspx?CTT=1&client=1

Valorando lo aprendido IX: Conocimiento de fórmulas

Para familiarizarse con las fórmulas existentes, se recomienda ir a
las bibliotecas de fórmulas y hacer un recorrido rápido sobre ellas; al
tener el cursor del mouse sobre la fórmula, Excel despliega un
cuadro de ayuda donde nos muestra para que sirve una fórmula y su
forma de uso.

Practique utilizando las siguientes fórmulas con algunos datos que

usted ingrese en la hoja de Excel: SUMA(), PROMEDIO(),
CONTAR(), MAX(), MIN(), PRODUCTO(), DESVEST(), AHORA(),
HOY(), PI(), SENO(), COSENO(), AÑO(), MES(), DIA().
ORDENAMIENTO DE DATOS

Ordenar los datos es la parte más básica del proceso de análisis de datos,
razón por la cual Excel la tiene incluida dentro de sus funciones. Excel permite
ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos Ordenar
de A a Z y Ordenar de Z a A (pestaña inicio), pero es importante tener cuidado
y ordenar todo el conjunto de datos, ya que de no hacerlo se puede solo
ordenar algunos de los datos y perder la consistencia de la información
contenida en la hoja electrónica.

Imagen 11. Opciones de ordenamiento (pestaña inicio)

Ordenar columnas en Excel

Esta técnica se utiliza si no existen filas vacías dentro de los datos. Se debe
seleccionar una celda de la columna que se desea ordenar, y en la ficha Inicio
hacer clic en el botón Ordenar y Filtro, y seleccionar el comando Ordenar de
A a Z para ordenar alfabéticamente, o en caso de que sean datos numéricos
ordenar del más pequeño al más grande. Si se necesita un ordenamiento del
más grande al más pequeño deberás utilizar el comando Ordenar de Z a A.

Adicionalmente, Excel da la posibilidad de ordenar varias columnas de forma

simultánea, a través de la opción Orden personalizado (ver Imagen 11),
ordenar por valores o por color de las celdas.

NOTA: Ambos comandos los puedes encontrar también en la pestaña Datos

dentro del grupo Ordenar y Filtro.

Valorando lo aprendido X: Ordenamiento de datos

 Para conocer y profundizar sobre el tema de ordenamiento en Excel,
se recomienda hacer la siguiente lectura
http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/ordenar-datos-en-un-
rango-o-tabla-HP010073947.asp
Y ver el siguiente video
- http://www.youtube.com/watch?v=ZhFPTGAPw5o

FILTRO DE DATOS
Filtrar datos utilizando la funcionalidad Autofiltro es una manera fácil y rápida
de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas dentro de una tabla
u hoja de Excel. La opción Filtro permite trabajar en los datos seleccionados,
verificar información y corregir inconsistencias de datos (si aplica).

Imagen 12. Opciones de ordenamiento (pestaña inicio)

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que
se hayan especificado y ocultan las filas que no los cumplen (o no se desean
ver). Tras filtrar los datos, se puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato,
representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin
tener que volver a organizarlos ni moverlos.

También se puede filtrar por más de una columna. Una característica

importante es que los filtros son acumulativos, lo que significa que cada filtro
adicional se basa en el filtro actual y por lo tanto reduce el subconjunto de
datos.

Con la opción Autofiltro, existen tres tipos de filtros: por una lista de valores,
por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro son excluyentes para un
mismo rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, usted puede filtrar por
color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por
icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos

NOTA: Una buena práctica es no mezclar diferentes formatos de

almacenamiento como texto y números o números y fecha, en la misma
 columna, puesto que Excel puede determinar, para cada columna, un solo tipo
de comando de filtro.

Valorando lo aprendido XI: Filtrado de datos

Para conocer y profundizar sobre el tema de ordenamiento en Excel,
se recomienda hacer la siguiente lectura
- http://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/microsoft_exc
el_2010/filtrar_datos_en_excel_2010/1.do?gclid=CMeBhpT0-
rgCFbDm7AodqEoAoQ
Y ver los siguientes videos
- http://www.youtube.com/watch?v=Yl0St7W3bi0

FORMATO CONDICIONAL
El formato condicional permite agregar información gráfica adicional a los datos
o información que está en celdas o en rangos. Esta funcionalidad mejoró
sustancialmente a partir de la versión de Excel 2007, puesto que tiene la
opción de otorgar un formato a una celda o rango, dependiendo del
cumplimiento de una condición o proposición lógica.

Imagen 13. Opciones del formato condicional (pestaña inicio)

Entre los formatos condicionales nuevos tenemos:

 Barra de datos: Es semejante a un gráfico de barras y es proporcional al
valor numérico de las celdas.
 Escala de color: Da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
 Conjunto de iconos: Permite comparar el valor de una celda con otro valor
de referencia y añadirle un icono. A esta opción también se le conoce como
semáforo.

NOTA: Se pueden aplicar varios formatos condicionales a una misma celda o

grupos de celdas.

Valorando lo aprendido XII: Formato condicional

Para conocer y profundizar sobre el tema de ordenamiento en Excel,
se recomienda hacer la siguiente lectura
- http://excelforo.blogspot.com/2009/11/los-nuevos-formatos-
condicionales-en.html
Y ver los siguientes videos
- Parte 1:
http://www.youtube.com/watch?v=7oD7Uh5ocmA&feature=rel
ated
- Parte 2:
http://www.youtube.com/watch?v=9TklaHUanvk&feature=relat
ed
- Parte 3:
http://www.youtube.com/watch?v=Zrkx0thxdH8&feature=relate
d

Valorando lo aprendido XIII: Aplicar formato condicional

A partir de los datos contenidos en la hoja 1 y entregados por la
Oficina de Recursos Humanos de la empresa “Sol de Oriente S. A.”
(archivo SOL_DE_ORIENTE.xlsx), se solicita utilizando formatos
condicionales:
- Resaltar las dos ventas más altas y las dos más bajas (opción
reglas superiores e inferiores)
- Resaltar las ventas realizadas por valores inferiores a 2 millones
de pesos (opción reglas de celdas)
- Resaltar las ventas realizadas por valores superiores a 4 millones
de pesos (opción reglas de celdas)
- Utilizando la opción conjunto de iconos, diferenciar las ventas
menores a 1,5 millones, entre 1.5 y 3 millones y más de tres
millones
 Imagen 14. Datos de la empresa Sol de Oriente S. A.

TRASPONER UNA TABLA (convertir filas en columnas)

El término transponer consiste en convertir filas en columnas y viceversa,
manteniendo el orden respectivo (la 1ª fila será la 1ª columna, etc.). Esta
operación se puede efectuar fácilmente con la función TRANSPONER.

Esta opción es útil cuando necesitamos realizar una gráfica, mejorar la

presentación de un informe o para tener una mejor disposición de los datos al
momento de manipularlos (estadística).

Ejemplo: Tenemos la siguiente información

AÑO
CONTABLE INGRESO
2000 5000000
2001 6000000
2002 1000000
2003 5000000
Tabla 5. Ejemplo para aplicar la función TRANSPONER().

Paso 1: Se seleccionan las celdas que contienen los datos a transponer

Paso 2: Se selecciona el rectángulo destino de datos con precisión (el número
de filas destino debe ser igual al número de columnas origen y el número de
columnas destino debe ser el mismo número de filas origen)
Paso 3: Se teclea la fórmula escribiendo el rango origen, en este ejemplo
=TRANSPONER(A1:B5)
Paso 4: Se aplica la fórmula matricial con las teclas CTRL-MAYUSCULAS-
INTRO (se mantienen presionadas las teclas Control y Mayúsculas, y se pulsa
Intro o Retorno)
 Imagen 15. Datos ejemplo para la función transponer

NOTA: También existe la posibilidad de trasponer una tabla al pegarla con la

opción pegado especial > trasponer (pestaña inicio).

FRECUENCIA DE DATOS (por rangos)

Existen estudios de mercados o financieros donde es adecuado agrupar ciertos
datos en categorías con el fin de indicar el número de ocurrencias dentro de
cada una de ellas. Este proceso en estadística se denomina distribución de
frecuencias agrupadas.

Excel a través de la fórmula Frecuencia permite crear esta distribución de

frecuencias, las cuales son insumo para la creación de la gráfica
correspondiente. A continuación se presenta un ejemplo de su uso.

Ejemplo
Se presentan las siguientes ganancias por mes de una empresa, y se solicita
conocer cuántas veces la empresa ha tenido ganancias menores a 100, entre
100 y 300 y más de 300 millones de pesos.
 Imagen 16. Datos ejemplo para la función frecuencia

Paso 1: Se definen los rangos según la solicitud

Imagen 17. Rango o categorías definidas para el cálculo de la frecuencia

Paso 2: Si el rango es de 3 valores, se deben seleccionar 4 columnas

 Imagen 18. Selección de las celdas destino

Paso 3: Se ingresa la fórmula escribiendo el origen de datos y luego el rango

=FRECUENCIA(A1:A18,D3:D5) (=FRECUENCIA(DATOS,RANGO)) y se
presionan las teclas CTRL-MAYUSCULAS-INTRO (se mantiene presionadas
las teclas Control y Mayúsculas, y se pulsa Intro o Retorno).

Imagen 19. Resultado de la función FRECUENCIA()

VALIDACIÓN DE DATOS
Excel permite realizar validación a los datos que ingresan a la hoja de cálculo,
puesto que la base de cualquier estudio, análisis o reporte es la consistencia
de los datos que se poseen. Esta validación se realiza para controlar el tipo de
datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo,
es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado
de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se
escriben números enteros positivos. Esta funcionalidad se encuentra en la
pestaña datos.
 Imagen 20. Validación de datos (pestaña datos)

Este funcionalidad es muy utilizada al momento de consolidar encuestas,

puesto que evita que los digitadores de las encuestas “puedan cometer
errores” al momento de ingresar la información a Excel, debido entre otras
cosas a la velocidad de digitación de las personas.

Como se puede observar en la Imagen 21, la validación se puede realizar

dependiendo del tipo de datos, los criterios de control o validación que el
usuario desee implementar y los mensajes que se desea colocar al momento
de ingresar o validar información.

Imagen 21. Configuración validación de datos

Valorando lo aprendido XIV: Validación de datos

Para conocer y profundizar sobre el tema de validación de datos en
Excel, se recomienda ver el siguiente video
- http://www.youtube.com/watch?v=Lc-0InVPeKI
 Valorando lo aprendido XV: Ejercicio sobre formato de celdas,
fórmulas y validación de datos
Diseñe una factura en Excel que contenga los requisitos mínimos
exigidos por la DIAN (NIT, empresa, dirección, número factura, datos
del cliente, producto, cantidad, valor unitario, valor total por producto,
subtotal, IVA y total, entre otros), aplicando los conocimientos como:
- Diseño y campos formulados (ejemplo: totales, cálculo del IVA)
deben tener un color diferente
- Utilizar nombre de celdas (ejemplo: para el cálculo del IVA, para
el cálculo de los valores totales: cantidad por valor unitario)
Validación de datos (ejemplo: listas de nombres de productos,
que en el campo de valor unitario solo reciba cantidades
numéricas, entre otros)

Imagen 22. Ejemplo factura

GRÁFICAS
Las gráficas se utilizan para presentar información (datos numéricos) en unos
formatos visuales (gráficos) y organizados de tal forma que faciliten la
comprensión de grandes cantidades de datos y las relaciones que puedan
existir entre ellos.
 Imagen 23. Opciones de gráficos (pestaña insertar)

Para crear un gráfico básico únicamente es necesario seleccionar los datos e

insertar (hacer clic) en el tipo de gráfico que desee visualizar. Por otro lado, es
importante entender como Excel construye el gráfico, por lo cual a continuación
realizaremos su creación paso a paso:

Paso 1. Se selecciona una celda vacía y se inserta un gráfico (no se

seleccionan los datos a graficar), lo cual da como resultado un área de gráfico
vacío.

Imagen 24. Área de gráfico vacío

Paso 2. Se da clic derecho y se selecciona la opción: Seleccionar datos.
Paso 3. En el cuadro de diálogo se debe seleccionar en la parte izquierda los
valores, que son los datos susceptibles de modificación o que son resultado de
un proceso (eje Y). Para nuestro caso la edad.

Imagen 25. Cuadro de diálogo Seleccionar datos

Imagen 26. Selección de los valores - Edad (eje Y)

Paso 4. En la parte derecha del cuadro de diálogo se ingresan las categorías o

los datos que no son modificables (eje X).
 Imagen 27. Selección de la categoría Nombres (eje X)

Finalmente, se puede encontrar que un gráfico tiene la siguiente estructura:

1. Área del gráfico (lienzo).
2. Área de trazado del gráfico.
3. Datos que originaron en el gráfico.
4. Eje horizontal (categorías - X) y eje vertical (valores - Y).
5. Etiquetas de cada rango de datos (leyenda del gráfico).
6. Título del gráfico y del eje Y.
7. Etiqueta de datos que se puede usar para identificar los detalles de un
punto específico de datos del rango de datos que se ha visualizado.

Imagen 28. Estructura del gráfico en Excel.

Fuente: Imagen tomada de
 http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/crear-un-grafico-
HP001233728.aspx

Valorando lo aprendido XVI: Gráficas en Excel

Para conocer y profundizar sobre el tema de creación de gráficas en
Excel, se recomienda hacer la siguiente lectura
- http://office.microsoft.com/es-hn/excel-help/crear-un-grafico-
HP001233728.aspx

TECLAS RÁPIDAS
Como toda aplicación informática, Excel brinda a sus usuarios la posibilidad de
desplazarse entre las celdas, hojas o funcionalidades a través del teclado,
permitiéndole de esta manera realizar operaciones en un menor tiempo. Entre
más necesidades o conocimiento se tenga de las funcionalidades y
aplicaciones que nos brinda Excel, mayor es el requerimiento de conocer las
teclas rápidas.

Ejemplo
Para agregar un salto de línea dentro del texto contenido en una celda, se
debe presionar simultáneamente las teclas ALT + Enter (ver Imagen 29).

Imagen 29. Ejemplo de salto de línea dentro de un texto en una misma celda
Valorando lo aprendido XVII: Teclas rápidas
Consultar la lista completa de teclas rápidas que ofrece Excel
- http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/teclas-de-funcion-
y-de-metodo-abreviado-de-excel-HP010073848.aspx