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NOMBRE DEL APRENDIZ: Diego Fernando Baquero Salcedo

DOCUMENTO DE IDENTIDAD: 1121823801 de Villavicencio, Meta


FASE DE PLANEACION: 11
EVIDENCIA N° 3: Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”
FICHA DE CARACTERIZACION: 1792939
CENTRO DE FORMACION SENA: Gestión logística 2018
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 11

EVIDENCIA 3: PROPUESTA “ESTRUCTURACIÓN DEL SISTEMA DE


TRAZABILIDAD”

En esta evidencia elabore una propuesta para la estructura de un modelo de un


sistema de trazabilidad, en este caso para la empresa que tomó como ejemplo
para la Evidencia 1: Video “Puntos críticos en actores de la cadena de
abastecimiento”.

Tenga en cuenta el caso presentado en el material complementario “Caso Blusas


de Colombia S.A.S”. En este documento encontrará un modelo que podrá utilizar
como referencia.

CONSIDERANDO LO ANTERIOR, SIGA ESTOS PASOS:

 Estructure el modelo de sistema de trazabilidad, incluyendo lo siguiente:

 Seleccione un producto de su preferencia que tenga código de barras,


luego señale todas sus partes, determinando la estructura bajo la cual
fue creado dicho código, además de indicar a qué corresponde cada
grupo de números que lo conforman.
 A través de un operador logístico o una empresa de distribución
acceda a una etiqueta de un producto de importación o exportación
(preferiblemente de exportación) e identifique cada una de las partes
que la componen.
 Proceso de aprovisionamiento y actores que intervienen, alianzas o
negociaciones y sus funciones.
 Proceso de producción o comercialización y actores que intervienen.
 Proceso de distribución y actores que intervienen, alianzas o
negociaciones y sus funciones.
 Descripción de la cadena de abastecimiento, tipos de trazabilidad y
sus componentes.
 Con el uso de cada uno de los datos obtenidos en los ítems
desarrollados anteriormente proceda a elaborar la propuesta solicitada.
Incluya gráficas, bases de datos y documentos de soporte que
justifiquen cada uno de los ítems presentados en la propuesta.

Propuesta “Estructuración del sistema de trazabilidad”

COLOMBINA S.A.
Dirección: Cra. 1 Nº 24-56 Edificio. Belmonte
COLOMBIA
CALI, CAUCA
Teléfono (0057-2) 8861999
Fax: (0057-2) 8851811
Web: http://www.colombina.com

OBJETO SOCIAL

La sociedad tiene por objeto principal la fabricación y comercialización de toda


clase de productos alimenticios para el consumo humano y animal, frescos,
procesados y enlatados de cualquier especie, derivados del azúcar, cacao, café,
harina de trigo, harina de maíz y demás cereales, frutas, vegetales, carnes,
lácteos y sus derivados.

En desarrollo de su objeto social podrá, por lo tanto, importar, exportar, comprar,


vender, agenciar, distribuir, lo mismo que adquirir bienes muebles e inmuebles de
cualquier clase, enajenarlos y gravarlos, tomar o dar dinero a interés, tomar o dar
en arrendamiento toda clase de bienes por cuenta propia o ajena, celebrar
contratos de participación y de sociedad comercial de cualquier clase y realizar
actos de comercio que tengan relación directa con el objeto mencionado y le
permitan su cabal cumplimiento.

1. SELECCIONE UN PRODUCTO DE SU PREFERENCIA QUE TENGA


CÓDIGO DE BARRAS, LUEGO SEÑALE TODAS SUS PARTES,
DETERMINANDO LA ESTRUCTURA BAJO LA CUAL FUE CREADO
DICHO CÓDIGO, ADEMÁS DE INDICAR A QUÉ CORRESPONDE CADA
GRUPO DE NÚMEROS QUE LO CONFORMAN.

Código de barras

País Código Código Dígito

Empresa Producto Verificación

EAN -13
El sistema EAN-13 es la versión más difundida a nivel mundial: · Consta de un
código de 13 cifras, aunque existe una versión corta de 8 posiciones que se utiliza
cuando el espacio disponible para la impresión es pequeño.

 Las tres primeras posiciones que forman el prefijo EAN, identifican la


Organización de Codificación de la cual surge el número (ej. 770 es
Colombia).
 Las cuatro posiciones siguientes corresponden al código de la empresa.
 Los cinco dígitos restantes pueden ser administrados por el fabricante e
identifican al producto.
 La decimotercera posición es una cifra de control que permite verificar si las
cifras precedentes han sido correctamente leídas.

2. A TRAVÉS DE UN OPERADOR LOGÍSTICO O UNA EMPRESA DE


DISTRIBUCIÓN ACCEDA A UNA ETIQUETA DE UN PRODUCTO DE
IMPORTACIÓN O EXPORTACIÓN (PREFERIBLEMENTE DE
EXPORTACIÓN) E IDENTIFIQUE CADA UNA DE LAS PARTES QUE LA
COMPONEN.

Es importante saber que cada mercado establece los lineamientos a seguir


para presentar la información del producto exportado, aunque se pueden
citaremos puntos comunes:
 Nombre comercial del producto.
 Nombre y dirección comercial del productor, exportador, importador y
distribuidor.
 País de origen.
 Registro ante la autoridad competente.
 Peso neto, cantidad del producto, volumen.
 Instrucciones de uso y e almacenamiento.
 Fecha de producción, caducidad o de durabilidad mínima.
 Lote.
Código: 2641- Un x CT: 36 BJ – Un x Env: 1 – Peso unitario: 44 gr

3. PROCESO DE APROVISIONAMIENTO Y ACTORES QUE INTERVIENEN,


ALIANZAS O NEGOCIACIONES Y SUS FUNCIONES.

PROVEEDORES:
En Colombina buscamos fortalecer los lazos de confianza con nuestros
proveedores, generando estrategias que permitan establecer relaciones
sostenibles a través del tiempo dentro de un contexto innovador.
Programas con proveedores:
Big Brother es nuestro programa bandera de Sostenibilidad, que nace en el 2008
como una iniciativa para aportar al desarrollo y crecimiento de la región,
contribuyendo a mejorar la competitividad de nuestros proveedores pyme a través
de la transferencia de conocimientos y experiencia de Colombina.
El programa consiste en el apadrinamiento de pequeñas compañías con el fin de
apoyarlas en su crecimiento administrativo, financiero y comercial y brindarles las
herramientas para convertirse en empresas exportadoras.
Los proveedores apadrinados tienen hoy mejores prácticas, aumentaron sus
indicadores de gestión y generaron mayores empleos. Su compromiso es replicar
lo aprendido con sus proveedores, es así como Big Brother construye tejido
empresarial y le aporta al desarrollo de todo un país.
¿Cómo funciona el programa?
La gerente del proyecto realiza la coordinación total mediante acompañamiento,
seguimiento y asesorías permanentes a todo el grupo de proveedores.
Esquema general del programa

EMPRESAS APADRINADAS BIG BROTHER

Desde la creación del programa y hasta la fecha, hemos apadrinado a 13


compañías, fomentando el tejido empresarial y aportando al desarrollo de la
región. Lo que se espera es que cada una de las empresas replique este modelo
con su cadena de valor.
Las empresas Big Brother a la fecha son 13:

4. PROCESO DE PRODUCCIÓN O COMERCIALIZACIÓN Y ACTORES QUE


INTERVIENEN.
Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta de
producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado
centroamericano:

Colombina cuenta con 6 plantas de producción en Colombia y con una planta de


producción en Guatemala que se encarga de atender el mercado
centroamericano:

• Planta de Producción de dulces, chicles, chocolates y pasabocas:

- Ubicación: La Paila (Municipio de Zarzal) – Valle del Cauca - Área: 72-000 m2 -


Capacidad de Producción: Dulces 89-500 toneladas/año, Chicles 2-900
toneladas/año, Chocolates 9-500 toneladas/año y Pasabocas 3-500
toneladas/año. - Número de empleados: 1.593

• PLANTA DE PRODUCCIÓN DE GALLETAS Y PASTELES:

- Ubicación: Santander de Quilichao – Cauca - Área: 25-000 m2 - Capacidad de


Producción: Galletas y Pasteles 28-220 toneladas/año - Número de empleados:
880

• PLANTA DE PRODUCCIÓN DE SALSAS Y CONSERVAS:

- Ubicación: Bogotá (Zona Industrial Paloquemao) - Área: 7-300 m2 - Capacidad


de Producción: Salsas y Conservas 16,500 toneladas/año - Número de
empleados: 242

• PLANTA DE PRODUCCIÓN DE HELADOS: se cuenta con tres plantas de


producción de helados.

- Ubicación: Bogotá, Medellín y Barranquilla - Capacidad de Producción: Helados


41.000.000 litros/año - Número de empleados: 612

• PLANTA DE PRODUCCIÓN DE DULCES GUATEMALA:

- Ubicación: Guatemala - Área: 5-716 m2 - Capacidad de Producción: Dulces 12-


000 toneladas/año - Número de empleados: 400

5. PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y ACTORES QUE INTERVIENEN,


ALIANZAS O NEGOCIACIONES Y SUS FUNCIONES.

COLOMBINA tiene cuatro canales de distribución; el canal tradicional que son


las tiendas; el canal de autoservicios que son las grandes superficies
(supermercados); puntos de venta directos de COLOMBINA en las principales
ciudades de Colombia; y los distribuidores que se encargan de atender los
puntos de venta donde la red de distribución propia de la Compañía no tiene
cubrimiento.
En Colombia, la red de distribución propia de la Compañía atiende
aproximadamente 88 mil clientes directos y los distribuidores atienden 167 mil
clientes indirectos, los cuáles son principalmente tiendas en lugares de difícil
acceso.

El canal tradicional en Colombia está compuesto por aproximadamente 250 mil


tiendas de las cuales la Compañía llega directamente al 72% (se tiene en
cuenta los distribuidores exclusivos). Este sistema se denomina distribución
TAT (Tienda a Tienda). Por otra parte, el canal autoservicios está compuesto
por las grandes superficies de las cuales COLOMBINA atiende directamente al
100%.

La Compañía tiene 12 puntos de venta en las principales ciudades del país, en


los cuales sólo se venden los productos fabricados de COLOMBINA y los
productos representados de terceros. Los clientes indirectos son atendidos por
distribuidores exclusivos (Aliados) y otros distribuidores no exclusivos. En
Colombia la Compañía tiene 105 distribuidores de los cuales el 56% son
exclusivos. COLOMBINA ha construido una relación de largo plazo con todos
sus distribuidores. Los distribuidores se encargan principalmente de atender el
60.4% del canal tradicional (36% a través de los distribuidores exclusivos y
24% a través de otros distribuidores).

Esta red de distribución es una de las fortalezas más grandes de la Compañía


porque le permite conocer muy bien las necesidades de los clientes finales y
asegura que los productos estén exhibidos en la mayor cantidad de puntos de
venta. Como se mencionó anteriormente esta fortaleza le ha permitido a
COLOMBINA ser distribuidor exclusivo de importantes empresas mundiales
durante muchos años, por ejemplo desde 1976 ha sido distribuidor exclusivo
de la marca de atunes Van Camp’s.

En los mercados internacionales el principal canal de distribución son los


distribuidores de COLOMBINA en cada uno de los países donde la Compañía
exporta. De los más de 250.000 clientes que la Compañía tiene en el mundo,
aproximadamente el 97% de los clientes son atendidos por distribuidores. Los
países donde la Compañía logra atender a un mayor número de clientes
directamente son Guatemala con un 10% y Venezuela con un 5%. La
excelente relación que COLOMBINA ha tenido con las empresas a las que les
presta el servicio de distribución en el mundo, le permitió en 1993 firmar un
acuerdo de distribución con la Phillips Morris en Venezuela y Ecuador para
distribuir sus productos en estos países.

En el futuro se espera que a medida que el portafolio de clientes de cada uno


de los países aumente, la Compañía empiece a distribuir directamente a través
de su sistema TAT que ha implementado en Colombia y en el cual ya tiene una
experiencia importante. La Compañía espera que esta estrategia le permita
lograr una posición de liderazgo en cada país y un mayor conocimiento de las
necesidades del cliente.

COLOMBINA tiene más de 400.000 clientes en el mundo de los cuales el 77% son
atendidos a través de distribuidores (clientes indirectos) y el restante 23% a través
de la red de distribución propia de la Compañía (clientes directos). En Colombia
más de la mitad de los clientes son atendidos directamente por COLOMBINA con
la distribución TAT (tienda a tienda).

Principales Contratos A septiembre 30 de 2006 los principales contratos


celebrados por COLOMBINA se describen a continuación:

• PRINCIPALES CONTRATOS DE DISTRIBUCIÓN:


• Contratos con Proveedores: No se generan contratos con los proveedores
debido a que se trabajan por órdenes de compra en las cuales se especifican
precios, cantidades, términos de pago etc. entre las partes.

• Contratos de Fabricación: Actualmente la Compañía tiene un contrato con la


empresa Hersheys de Estados Unidos, para fabricar 18.000.000 de libras de
galletas en un plazo de 30 meses. Este contrato tiene un valor de USD 25
millones.

Actualmente, COLOMBINA exporta a más de 45 países en 5 continentes. Las


exportaciones corresponden al 31% del volumen de producción de la Compañía.
Las líneas de negocio con mayor volumen de exportación son dulcería con el 47%
de su producción, chicles con el 35%, galletas y pasteles con el 33% y
chocolatería con el 31%. Se espera que en el largo plazo el volumen de
exportaciones crezca debido a la ampliación del portafolio de productos de
exportación. El principal destino de las exportaciones es Venezuela con 36%,
seguido de Estados Unidos con 18% y Ecuador, Chile y Puerto Rico con
aproximadamente 5% - 6%. A continuación se presenta la participación de los
destinos de exportación:
6. DESCRIPCIÓN DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO, TIPOS DE
TRAZABILIDAD Y SUS COMPONENTES.

La Logística es aquella parte de la gestión de la Cadena de Abastecimientos que


planifica, implementa y controla el flujo -hacia atrás y adelante- y el
almacenamiento eficaz y eficiente de los bienes, servicios e información
relacionada desde el punto de origen al punto de consumo con el objetivo de
satisfacer los requerimientos de los consumidores12

LAS ACTIVIDADES CLAVES SON LAS SIGUIENTES: Servicio al cliente.


Transporte. Gestión de inventarios. Procesamiento de pedidos.
Dentro de la identificación de la información es necesario unir cada uno de los
eslabones desde el inicio de la operación hasta el final, así se podrá identificar
cuáles son los tiempos para cada una de las operaciones y se le debe solicitar a
cada una de las partes en la colaboración del suministro de información de una
manera organizada y constante. ¨El mejor sistema de trazabilidad para una
empresa es aquél que encaje con sus actividades de trabajo habituales y permita
registrar información necesaria a la que luego se pueda acceder de forma rápida y
fácil. Estudiar detenidamente el sistema de trazabilidad de la empresa puede
permitirle sacar beneficio de la información que el sistema genera¨ (AESAN, Pág.
38, 2009) En MRQ, el proceso de caracterización del procedimiento de
trazabilidad de importación y exportación, se separó por etapas, identificando en
cada uno de ellos cuáles eran los datos más relevantes, para efectos de
simplificación los procesos tanto de importación como de exportación quedaron
establecidos dentro del seguimiento como despachos, cada despacho va unido a
una factura comercial, la cual a su vez tiene un número consecutivo que es que la
identifica dentro del proceso de rastreo de despachos. Para el proceso de
importación se identificaron tres fases principales las cuáles dentro de las cuáles
se deben establecer los parámetros a los cuáles se les debe hacer seguimiento,
los cuales se establecieron de la siguiente forma.
Para los despachos de exportación los puntos de información varían debido a que
el proceso es diferente y depende de otras áreas como producción y comercial, los
despachos 21 son determinados de acuerdo a los pedidos que se hacen por parte
de los clientes externos y la disponibilidad de producto por parte de producción.
3.2.2. Estudio de los tiempos de entrega MRQ La estandarización de los tiempos
de entrega dentro de las compañías consiste en evaluar cada uno de los tiempos
que se están tomando los procesos en ser realizados. Al final el tiempo acumulado
de cada uno de los procesos constituye entonces la promesa de entrega final.
Tanto para las exportaciones como para las importaciones. La importancia de los
Lead Times de una empresa radica en que es allí donde se puede visualizar
realmente dónde se encuentran los tiempos controlables y los nos controlables.

 EVALUACIÓN DE LOS TIEMPOS DE TRÁNSITO

La evaluación de los tiempos de tránsito de la mercancía marítima y aérea fue


establecida mediante un promedio de cerca de 30 agentes de carga distintos, a los
cuales se les solicitaron sus tiempos de tránsito, a partir de esto se estableció la
media para cada uno de los destinos desde los cuales se realizan importaciones.

FLUJO DE INFORMACIÓN DE TRAZABILIDAD EN COMERCIO EXTERIOR EN


COLOMBINA.

A partir de la identificación de los puntos de trazabilidad se debe establecer una


relación entre el flujo físico de la mercancía y el flujo de información, es importante
poder establecer quién es responsable dentro de cada uno de los puntos de
información. A continuación se muestra el flujograma de información para las
importaciones de Colombina S.A

La identificación de los responsables del flujo de información dentro del proceso


de información permite establecer hasta dónde va la responsabilidad de cada
quien. Dentro del flujograma se establecieron 6 puntos macro de información,
dentro de estos puntos están incluidas las fechas a las cuales se les debe hacer
seguimiento. La cadena de trazabilidad de las importaciones inicia con la
información del despacho inicial por parte del departamento de compras,
posteriormente el departamento de comercio exterior dicta una fecha estimada en
la que se puede tener la mercancía en la fábrica y se hace la verificación de la
documentación correspondiente de manera que todo este correctamente
diligenciado para que la mercancía pueda ser embarcada Los agentes de carga
son entonces los responsables de suministrar la información de la mercancía en
tránsito, es decir deben suministrar la empresa, las fechas estimadas de salida y
llegada de la mercancía e informar sobre los posibles retrasos o adelantos que se
generen sobre estas fechas. Cuando la mercancía llega a su destino, el agente de
carga entrega la responsabilidad del flujo de información al agente de aduana
quienes son los encargados de realizar el proceso de nacionalización de la
mercancía, ellos son quienes deben suministrar el tiempo que tarde este proceso
hasta que la mercancía llega a la fábrica. Finalmente, la información que se
suministre al usuario final es entonces una responsabilidad del área comercio
exterior, al igual que la evaluación de los tiempos de entrega.

Están los tiempos que pueden ser controlados y planificados, para el caso de
Colombina se determinaron cada uno de los tiempos que tomaba llevar acabo los
procesos de importación y exportación. En los siguientes cuadros se puede
observar los procesos que fueron analizados para obtener un estudio inicial de
cuánto demoraban los procesos de importación y exportación en la empresa
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
CONCLUSIONES

Finalmente, se puedo concluir que la trazabilidad es una herramienta de suma


importancia para los procesos logísticos a nivel internacional, en cuanto permite
un mayor conocimiento del producto que las compañías traen del exterior, además
brinda información relevante sobre el proceso y establece los responsables de
llevar a cabo cada uno de los procesos. Para poder establecer una herramienta de
trazabilidad adecuada se hace necesario entonces un diagnóstico inicial que
permita identificar cuáles son los puntos a trabajar y qué hace falta, qué
información se tiene y cuál no, a partir de allí se debe iniciar una estructuración de
los tiempos de a los cuales se les debe hacer seguimiento y elaborar un diario de
campo a través del cual se pueda realizar dicho seguimiento. A partir de esta
estructuración de tiempos se logró diseñar una herramienta de medición y
evaluación para ejercer control sobre los agentes que intervienen en los procesos
de comercio exterior de Colombina S.A.

Por otra parte, el establecimiento de los tiempos de entrega para Colombina S.A,
es una herramienta que permitirá más adelante una verdadera optimización y
planificación de los recursos logísticos, debido a que se debe empezar a trabajar
sobre estos para lograr mejores resultados en cuanto optimización del transporte,
reducción de los costos de almacenamiento, eliminación de procesos aduanales
innecesarios y una mejor planificación y gestión de la cadena de abastecimiento a
nivel internacional. La estructuración de una herramienta para las empresas
permite que estas puedan entonces tener una visión global se su operación, de
cómo funciona y qué necesitan para mejorarla
RECOMENDACIONES

A partir del proyecto de trazabilidad, Colombina S.A cuenta en su departamento


de comercio exterior, con procedimiento y flujos de información claros sobre cómo
debe ser llevada a cabo el seguimiento logístico a nivel internacional, además de
la formalización de procesos a través de formatos que sirven como guía para
obtener información de las fuentes externas. Asimismo, quedaron establecidos los
tiempos estandarizados de tránsito de la mercancía tanto de importación como de
exportación a partir de estos tiempos se pueden dar estimados a los usuarios
finales de cuándo estará a su disposición el despacho, lo que genera credibilidad y
mayor seguridad en la información suministrada el área de abastecimiento y
finalmente, la gestión de la información a partir de cuadro de control despachos a
través del cual tanto los clientes internos como externos están informados de las
operaciones de comercio exterior.

Por otra parte, se hace evidente la necesidad de seguir mejorando los procesos de
gestión de las operaciones importación y exportación, razón por la cual se debe
seguir mejorando las herramientas de identificación y seguimiento de la
mercancía. Algunas recomendaciones para fortalecer el sistema de trazabilidad de
Colombina S.A son:

 Implementación de herramientas tecnológicas, como los códigos EAN, GPS y / o


sistemas de radio frecuencia logística.

 Sistematización e incorporación al programa de operaciones Marroquinera S.A,


la información de trazabilidad registrada en la matriz de seguimiento

 Optimización de los tiempos estandarizados establecidos en el proyecto de


trazabilidad

 Establecimiento de indicadores que permitan comparar el costo de los retrasos


versus la producción

 Evaluación semestral y optimización en la contratación de los agentes de cargar


y de aduanas
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://www.miguelsantesmases.com

Fuente Colombina S.A.

GESTIÓN DE LA TRAZABILIDAD.COM. Portal de la trazabilidad (S.F). Qué es


Trazabilidad. URL: http://www.gestiontrazabilidad.com/normativa.php