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TÍTULO: MICROSOFT OFFICE EXCEL

Editor:

Institución Nuevo Horizonte S.A.C.

R.U.C. 20491554763

Calle Las Gemas N° 166

Urb. Santa Inés Trujillo - Perú

Teléfono: 044-221540

www.nuevohorizonte.edu.pe

Tiraje: 1000 ejemplares

Diciembre 2017 - Trujillo – Perú
Impreso en Perú - Printed in Perú
Está prohibido cualquier tipo de reproducción total o parcial sin autorización.

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 LECCION 1
INTRODUCCION A EXCEL 2016

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 NOVEDADES DE EXCEL 2016
Esta versión de Excel 2016 trae las siguientes novedades y mejoras.

• 6 nuevos tipos de gráficos. Al crear un gráfico, podrás utilizar hasta 6 nuevos tipos de
gráficos, con las mismas opciones de formato enriquecido que el resto, para ayudarte a
crear visualizaciones de datos de información financiera o jerárquica o para revelar
propiedades estadísticas en los datos. Los 6 nuevo tipo de gráficos son: el grafico de
rectángulos, el grafico de proyección solar, el grafico de cascada, el remodelado grafico de
histograma, el diagrama de Pareto, y el grafico de cajas y bigotes.

• Mapas 3D, la herramienta de visualización geoespacial 3D, denominada anteriormente

Power Map, está ahora completamente integrada en Excel y se trata de un conjunto
innovador de funciones para contar historias mediante mapas.

• Nuevos estilos predeterminados para dar una mejor apariencia y un formato más rápido a
las formas (cajas, botones, etc.)

• Hacer las cosas de forma rápida con la funcionalidad ¿Qué desea hacer? Veras un cuadro
de texto en la cinta de Excel 2016 para informar sobre lo que deseas hacer. Este es un
campo de texto donde puedes escribir palabras y frases describiendo lo que deseas
realizar para así acceder rápidamente a esa acciones o funcionalidades. También puede
obtener ayuda relacionada con lo que estás buscando, o realizar una búsqueda inteligente
sobre el término que has escrito.

• Búsqueda inteligente sobre lo que estás haciendo. Al seleccionar una palabra o frase,
podrás hacer clic derecho sobre ella y elegir Búsqueda inteligente; se abrirá un panel con
definiciones, artículos de la Wiki y búsquedas relacionadas destacadas de la web.

• Ecuaciones con lápiz óptico o ratón. Ahora, la inserción de ecuaciones, inclusive las
matemáticas, es mucho más fácil. Podrás hacerlo con tu dedo o lápiz óptico mediante un
dispositivo táctil y, si no dispones de él, mediante el ratón. Excel 2016 convertirá lo escrito
manualmente a teto digital con los símbolos adecuados.

• Colaboración en tiempo real. Ahora podremos editar documentos al mismo tiempo desde
múltiples usuarios y múltiples dispositivos.

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• Compartir más y mejor. Elige Compartir en la cinta para compartir la hoja de cálculo con
otros usuarios de SharePoint o OneDrive. Desde el cuadro de dialogo, podrás ver quien
tiene acceso a una hoja determinada quien se encuentra trabajando contigo sobre el
documento en ese preciso instante.

• Historial de versiones mejorado. Puedes ir a Archivo > Historial para ver una lista
completa de los cambios que se han realizado en el libro y obtener acceso a versiones
anteriores.

• Nuevos temas de apariencia de Excel. Ahora hay tres temas de Office que puedes aplicar:
multicolor, gris oscuro y blanco. Para obtener acceso a estos temas, dirígete a Archivo >
Opciones > General y después haz clic en el menú desplegable junto a Tema de Office

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 ¿QUÉ ES EXCEL 2016 Y PARA QUÉ ES ÚTIL?

Excel 2016 es un software aplicativo de cálculo; en Excel se puede crear tablas

con aplicaciones que calculen los resultados de forma automática (con el uso
de formular simples o complejas), diseños con formatos, análisis de datos y
gráficos que evalúan la información ingresada.

INICIAR EXCEL 2016

• Desde el botón inicio, situado normalmente en la esquina interior izquierda de la pantalla. Al

hacer clic en Inicio , se abrirá en menú principal de Windows desde el que poder
acceder a la mayoría de opciones y programas del sistema operativo.

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• Desde el nuevo asistente de ayuda de Windows (Llamado Cortana) situado abajo a la
derecha de la pantalla, junto al botón de inicio. Escribiremos en la caja de texto del
asistente la palabra Excel y nos dará la opción de iniciar la aplicación.

• Cuadro de ejecutar programas otra alternativa rápida es a través del cuadro ejecutar del
Menú inicio o por el atajo símbolo inicio + R.

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CONCEPTOS GENERALES

• LIBRO:

El documento que se genera en Excel se denomina libro, Un libro está compuesto por
varias hojas de cálculo que son almacenados en el disco con una extensión XLSX. Al
momento de ingresar a Excel o al abrir un nuevo libro aparecerán por defecto 1 hoja de
cálculo, la hoja activa (Hoja 1) e muestra en la parte inferior izquierda en negrita y con
fondo blanco.

• HOJA DE CALCULO:

Es la hoja que usa Excel para presentar y manipular datos. Se muestra a modo de una hoja
con cuadriculas o rejillas donde se pueden realizar cálculos. La hoja de cálculo está
compuesta de celdas organizadas en Columnas y Filas.

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• COLUMNAS:

Una columna es un conjunto de celdas organizadas de forma vertical. Excel asigna a cada
columna una letra para identificarla. Así tenemos columnas reconocidas por letras desde
la A hasta XFD. Existe 16.384 columnas.

Qué hacer ….

a) Para señalar una columna mueve el puntero del mouse sobre la letra de la columna y
haz clic con el botón izquierdo.

b) Para activar el menú contextual de las columnas ubica el puntero del mouse sobre la
letra de la columna y haz clic con el botón derecho del mouse. Las opciones que se
presentan se utilizar para el tratamiento de columnas.

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c) Para señalar varias columnas se mantiene pulsado el botón izquierdo del mouse y se
señalan las columnas deseadas.

d) Para señalar columnas discontinuas se pulsa la tecla CONTROL y se señalan las

columnas deseadas.

e) Otras formas de desplazarse por las columnas pueden ser pulsando:

- La tecla Control y la fecha de desplazamiento a la derecha para ir a la última columna

de Excel XFD.
- La tecla FIN y la fecha de desplazamiento a la derecha para ir a la última columna de
Excel XFD.

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 - La tecla Control y la flecha de desplazamiento a la izquierda para ir a la primera
columna de Excel A.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento a la izquierda para ir a la primera columna
de Excel A.
- La tecla Alt y la tecla Av Pag para desplazarte a la siguiente página de columnas.
- La tecla Alt y la tecla Re Pag para desplazarte a la página anterior de columnas.

• FILAS

Una fila es un conjunto de celdas organizadas horizontalmente. Se representan por

números. Así, tenemos filas de la 1 a la 1´048,576

Qué hacer ...

a) Para señalar una fila ubica el puntero del mouse en el número de la fila y haz clic con el
botón izquierdo.

b) Para activar el menú contextual de las filas ubicar el puntero del mouse sobre el
numero la fila y haz clic con el botón derecho del mouse. Las opciones que se presentan
se utilizar para el tratamiento de filas.

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 c) Las opciones para señalar varias filas y filas discontinuas son similares a las de las
columnas con el cambio de señalar el (los) numero (s) de filas deseada (s).

d) Otras formas de desplazarse por las filas pueden ser pulsando:

- La tecla Control y la flecha de desplazamiento abajo para ir a la última fila de Excel

1048576.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento abajo para ir a la última fila de Excel
1038576.
- La tecla Control y la flecha de desplazamiento arriba para ir a la primera fila de Excel
1.
- La tecla FIN y la flecha de desplazamiento arriba para ir a la primera fila de Excel 1.
- La tecla Av Pag para desplazarte a la siguiente página de filas.
- La tecla Re Pag para desplazarte a la página anterior de filas.
- La tecla INICIO para ir al inicio de la fila.

CARACTERÍSTICAS PROPIAS DE LA INTERFAZ DE EXCEL 2016

1. COLUMNAS:

Es el grupo de cuadros que van desde la parte superior de la página hacia abajo. Se
identifican por letras.

2. FILAS:

Es el grupo de cuadro que van desde el lado izquierdo de la página hacia la derecha. Se
identifican por números.

3. CELDA:

Una celda es el rectángulo en donde se unen una fila y una columna.

4. NOMBRE DE LA CELDA:

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 Esta casilla te indica el nombre la celda sobre la que estás trabajando.

5. BARRA DE FÓRMULAS:

Aquí se pueden escribir o editar los datos que contiene una celda específica.

6. HOJAS DE CÁLCULO:

Los archivos de Excel se llaman libros. Cada libro tiene una o más hojas (también
conocidas como hojas de cálculo).

7. BARRA DE SCROLL HORIZONTAL:

Si tienes más hojas de cálculo de las que puedes ver en la pantalla a la vez, haz clic sobre la
barra de desplazamiento horizontal, mantenla presionada y arrástrala de izquierda a
derecha para desplazarte por todas las hojas de trabajo existentes.

8. MODOS DE VISUALIZACIÓN:

Hay tres maneras de ver una hoja de cálculo, de izquierda a derecha son:

• Vista normal: Se selecciona por defecto. Muestra un número ilimitado de celdas y

columnas. Es el modo de visualización que ves en la imagen.
• Vista Diseño de Página: Divide la hoja de cálculo en el número de páginas que contenga.
• Vista salto de página: Te permite ver un resumen de la hoja de cálculo. Es útil cuando
estás agregando saltos de página.

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 ¿CÓMO CREAR Y GUARDAR UN ARCHIVO?

El primer paso que debes seguir para hacer tu presupuesto en Excel 2016 es crear
un nuevo libro.

CREAR UN NUEVO LIBRO O ARCHIVO

1. Una vez tengas abierto Excel 2016, haz clic en la pestaña Archivo. La reconocerás
fácilmente porque es la única cuyo color es verde.

2. Verás que aparece una lista de botones debajo de la pestaña Archivo. Allí, haz clic
en Nuevo.

3. Ahora, pulsa el botón Libro en blanco ubicado dentro de las plantillas disponibles para
crear un archivo nuevo.

4. Lo primero que verás al crear un libro en blanco será una hoja de cálculo.

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GUARDAR UN ARCHIVO O LIBRO

1. Haz clic en la pestaña Archivo.

2. Ahora, ubica y haz clic en el comando Guardar Como.

3. Luego Clic en Este Pc luego Escritorio si el caso que quieras guardarlo en tu Ordenador.

4. En la casilla Nombre de archivo, escribe el título que lo identificará.

5. Para terminar, haz clic en el botón Guardar.

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¿CÓMO ABRIR Y CERRAR UN LIBRO DE CÁLCULO?

Encontrarás los comandos Guardar, Cerrar y Abrir en la lista de botones que aparecen al hacer
clic en la pestaña Archivo. A continuación, te mostraré cómo utilizarlos.

ABRIR UN LIBRO DE CÁLCULO

1. Una vez tengas abierto Excel 2016, haz clic en la pestaña Archivo.

2. Aquí, vas a encontrarte con dos maneras de abrir archivos: el comando Abrir y el
botón Reciente. Fíjate cómo funcionan cada una de estas opciones:

COMANDO ABRIR

Al hacer clic aquí, verás un cuadro de diálogo que contiene los archivos que tienes guardados
en tu computador. Allí, debes buscar y hacer clic en el libro de cálculo que vas a retomar y
pulsar el botón Abrir.

BOTÓN RECIENTE

Verás la lista de los últimos libros de cálculo en los que has trabajado. Allí, debes ubicar y hacer
clic sobre el archivo que quieres abrir.

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 LECCION 2
APRENDE A USAR LAS CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

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 ¿CÓMO USAR LAS CELDAS EN EXCEL 2016?
Aprende a identificar filas, columnas y celdas en una hoja de cálculo; a establecer
formatos y, cambiar el color de una fuente o el relleno de una celda.

PASOS PARA INGRESAR DATOS EN LAS CELDAS

1. Crea un libro nuevo y asegúrate de estar en la hoja de cálculo en la que vas a

trabajar. Revisa el tema Crear y guardar un archivo en Excel 2016 si necesitas más
información al respecto.

2. Una vez te encuentres en la hoja de cálculo, selecciona la celda B2. Para ello, haz clic en el
rectángulo donde se unen la columna B y la fila 2. Notarás que la celda seleccionada tiene el
borde más grueso y que su nombre aparece en la esquina superior izquierda. Además, la
letra de la columna y el número de la fila que se unen se resaltan.

3. Escribe la palabra Concepto en la celda B2. Para ello, puedes hacer dos cosas:

• Opción 1: Seleccionar la celda y escribir la palabra allí misma. Verás que en la barra de
fórmulas aparecerá lo que vas escribiendo.

• Opción 2: Seleccionar la celda y escribir la palabra en la barra de fórmulas. Verás que

en la celda que tienes seleccionada irá apareciendo lo que escribes.

TEN EN CUENTA QUE... Eso es todo lo que debes hacer para ingresar datos en las celdas. Prueba
con las dos opciones, cualquiera de ellas es válida.

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 Una vez ingreses datos en una hoja de cálculo, puedes cambiar su formato. Por
ejemplo, puedes cambiar el color de las letras, ponerles cifras decimales a los
números o elegir la apariencia de la fecha.

¿CÓMO CAMBIAR EL FORMATO DE LAS CELDAS?

Puedes ingresar letras, números y fechas en cualquier celda de tu libro de cálculo. También,
modificar la forma como luce este contenido.

CAMBIA EL FORMATO DE LETRAS

Para ello, selecciona las celdas B2, C2 y D2. Luego, fíjate en la parte superior, donde dice Fuente
y Alineación. Haz clic en los botones resaltados en la imagen para dar negrilla, color rojo, fondo
gris y alineación central a las palabras Concepto, Valor y Fecha pagos
.

TEN EN CUENTA QUE... Para seleccionar varias celdas, haz clic sobre una celda y manteniendo
presionado el botón del mouse arrástralo hacia otro lado.

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CAMBIA EL FORMATO DE NÚMEROS:

Para ello, haz clic con el botón derecho del mouse sobre la celda C4. Luego, selecciona la
opción Formato de celdas del menú desplegable. Se abrirá un cuadro de diálogo.

Allí, pulsa el botón Moneda, escribe el número cero (0) en la casilla ubicada al lado de Posiciones
decimales y haz clic en Aceptar.

CAMBIA EL FORMATO DE FECHAS:

Haz clic con el botón derecho del mouse. Selecciona la opción Formato de celdas en el menú
desplegable. Pulsa el botón Fecha. Explora las opciones que aparecen en el ítem Tipo. Haz clic
sobre alguna de ellas y pulsa el botón Aceptar.

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 ¿CÓMO HACER UNA SUMA EN EXCEL 2016?

En Excel 2016 vas a usar algo llamado fórmulas. Éstas sirven para hacer
operaciones matemáticas con los números que ingresas en las celdas. A
continuación, vamos a sumar los gastos que tuviste este mes para que aprendas
cómo hacerlo fácil y rápidamente.

PASOS PARA HACER UNA SUMA

Para empezar, escribe los datos que ves en la imagen de abajo en tu propio libro de cálculo. Si
no tienes uno, crea uno y asegúrate de tener los datos listos.

Importante

Si no sabes crear un libro, visita el tema ¿Cómo crear y guardar un nuevo libro? para que
conozcas el paso a paso detalladamente.

1. Selecciona las celdas que contienen los valores que vas a sumar. Deja en blanco una celda
por debajo de ellas porque allí es donde aparecerá el resultado.

2. Una vez las celdas estén resaltadas, haz clic en el botón Autosuma ubicado en la parte
superior derecha.

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3. Verás que automáticamente, la celda que estaba vacía te muestra el resultado de la
suma de los valores que aparecían en las otras celdas. Ahora, haz clic sobre la celda
que contiene y mira el cálculo que se utilizó para hacer la suma en la barra de fórmulas.

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 BORRAR Y ELIMINAR UNA CELDA
Puedes borrar el contenido de una celda en cualquier momento. Solo debes tener en cuenta
que borrar el contenido de una celda es diferente a eliminarla. Te mostraré cuál es la diferencia
y cómo hacer en los dos casos.

BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Supongamos que vamos a borrar el contenido de la celda C7 porque lo que gastaste en

transporte supera esa cifra. Para ello:

1. Selecciona la celda que contiene el dato que quieres borrar. En este caso, la C7.

2. Verás que se abre un menú desplegable. Allí, ubica y haz clic en el botón Borrar contenido.

3. Ubica y haz clic en el botón Borrar. Lo verás en la cinta de opciones, al lado derecho.

También puedes utilizar la tecla Backspace para borrar el contenido de una sola celda o la
tecla Delete para borrar el contenido de varias celdas.

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PASOS PARA ELIMINAR UNA CELDA

1. Selecciona las celdas que quieres eliminar. En este caso la B7, C7 y D7.

2. Ubica y haz clic en el botón Eliminar. Lo verás en la cinta de opciones al lado derecho.
Notarás que la celda C8 se desplaza hacia arriba.

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 COPIAR Y PEGAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Los comandos copiar y pegar te serán útiles para duplicar el contenido de una celda
conservando su formato. A continuación, te mostraré cómo hacerlo.

1. Selecciona las celdas que deseas copiar. En este caso, la B2, C2 y D2.

2. Haz clic en el comando Copiar. Lo verás al lado izquierdo de la cinta de opciones. Notarás
que el borde las celdas seleccionadas cambia de apariencia.

3. Selecciona la celda o celdas donde quieres pegar el contenido.

4. Haz clic en el comando Pegar.

Cuando usas el comando Cortar, eliminas el contenido de una celda para ingresarlo en otra. Te
mostraré cómo hacerlo.

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 CORTAR Y PEGAR CELDAS
1. Selecciona las celdas que deseas cortar.

2. Haz clic en el comando Cortar ubicado en la cinta de opciones. El borde de las celdas
seleccionadas cambiará la apariencia.

3. Selecciona las celdas donde vas pegar. En este caso, la B2, C2 y D2. el contenido.

4. Para terminar, haz clic en el comando Pegar.

¿CÓMO ARRASTRAR Y SOLTAR CELDAS?

REORGANIZA TUS DATOS MEDIANTE EL ARRASTRE

1. Selecciona las celdas que quieres mover de lugar y ubica el curso sobre los bordes. Verás
que su forma cambia de ser una cruz blanca a una cruz de color negro con 4 flechas.

2. Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y, con el botón del mouse presionado, arrastra
las celdas a su nuevo lugar de ubicación.

3. Suelta el botón cuando hayas encontrado un nuevo lugar para las celdas.

EL CONTROLADOR DE RELLENO

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 El controlador de relleno es una herramienta que está muy relacionada con el
arrastre de celdas. Aprenderla a usar te ahorrará tiempo y esfuerzo.

Supongamos que vas a llevar el control de lo que gastas día a día. Para ello, necesitas escribir
en la columna A los 30 días del mes y en la B, tus gastos por día. Te mostraré cómo puedes
rellenar la columna A sin escribir uno a uno todos los números.

1. Selecciona las celdas A2, A3 y A4.

2. Ubica el cursor sobre el controlador de relleno para que la cruz blanca se convierte en una
cruz de color negro. Lo identificarás porque es el cuadro pequeño ubicado justo en la
esquina inferior derecha de las celdas seleccionadas.

3. Una vez el cursor cambie de forma, haz clic y con el botón del mouse presionado arrastra
el controlador de relleno hasta la celda A15.

4. Para terminar, suelta el ratón y las celdas se llenarán automáticamente.

MODIFICAR EL ANCHO DE LAS CELDAS

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 Puedes cambiar el ancho de las columnas el alto de las filas. También, insertarlas y
eliminarlas si lo consideras necesario.

MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA

1. Ubica el mouse sobre las líneas laterales que separan el encabezado de las columnas.
Notarás que la cruz blanca se convierte en una flecha doble.

2. Cuando veas la flecha doble, haz clic y, con el botón del mouse presionado, arrastra la
columna hacia la derecha para aumentar su ancho o hacia la izquierda para disminuirlo.

3. Cuando consigas el ancho que estabas buscando, suelta el botón del ratón. Notarás que el
ancho de la columna ha cambiado.

Si quieres ser más exacto con la medida del ancho que llevará la columna, puedes
cambiarlo mediante el comando Ancho de columna.

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MODIFICAR EL ANCHO DE UNA COLUMNA CON UNA MEDIDA EXACTA

1. Selecciona las columnas cuyo ancho deseas modificar y haz clic en el comando Formato de
pestaña Inicio.

2. Ahora, selecciona la opción Ancho de columna del menú desplegable.

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Ancho de columna. Allí, ingresa un número específico y

termina pulsando el botón Aceptar.

Otra forma de ajustar columnas es:

Seleccionar la opción Autoajustar ancho de columna del mismo menú desplegable. De esta
forma, la columna seleccionada quedará automáticamente ajustada al texto que se
encuentra en ella.

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MODIFICAR EL ALTO DE LAS CELDAS

Si quieres modificar el alto de las filas, debes realizar un procedimiento muy sencillo. Veamos
cuáles son los pasos que tendrás que seguir:

¿CÓMO MODIFICAR EL ALTO DE FILA?

1. Ubica el cursor sobre las líneas que separan los encabezados de las filas. Verás que la
cruz blanca se convierte en una flecha doble.

2. Haz clic y con el botón del mouse presionado, arrastra la fila hacia abajo o arriba para
aumentar o disminuir su altura.

3. Suelta el ratón cuando alcances la altura deseada. Verás que el ancho de la columna se ha
modificado.

MODIFICAR EL ALTO DE UNA FILA CON UNA MEDICIÓN EXACTA

Puedes utilizar el comando Alto de fila para ser más exacto con la medida que
se le dará.

1. Selecciona las filas cuya altura deseas modificar y haz clic en el comando Formato de la
pestaña Inicio.

2. Ahora, selecciona la opción Alto de fila del menú desplegable.

3. Se abrirá el cuadro de diálogo Alto de fila. Allí, ingresa un número específico y haz clic en el
botón Aceptar.

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 INSERTAR FILAS Y COLUMNAS
¿CÓMO INSERTAR UNA FILA?

Supongamos que vas ingresar un nuevo gasto a tu presupuesto mensual. Para ello, vas a
insertar una fila entre Arriendo y Comida.

1. Haz clic en el número que encabeza la fila que quedará debajo de la que vas a insertar.

2. Haz clic en el botón Insertar que pertenece a a la pestaña Inicio.

3. Verás la nueva fila insertada justo en el lugar que habías seleccionado.

PASOS PARA INSERTAR COLUMNAS

Supongamos que vas ingresar la columna Fecha límite de pago. Para ello, insertarás una
columna entre los ítems Valor y Fecha pago así:

1. Selecciona la letra de la columna que quedará a la derecha de la que vas a insertar. Por
ejemplo, si deseas insertar una columna entre C y D, selecciona la columna D.

2. Verás la nueva columna insertada justo a la izquierda de la que habías seleccionado.

3. Haz clic en el comando Insertar que pertenece a la pestaña Inicio.

Debes asegurarte de... Seleccionar toda la fila o columna haciendo clic en los números o
letras del encabezado. Si seleccionas una celda, sólo se agregará una nueva celda.

UTILIZA LAS OPCIONES DE INSERCIÓN

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Al insertar nuevas filas, columnas, aparecerá el botón Opciones de inserción. Este te permite
definir el formato de las celdas que insertaste.

1. Pulsa el botón Opciones de inserción que aparece cuando insertas una fila, columna o
celda.

2. Luego, haz clic en alguna de las opciones del menú desplegable.

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 ELIMINAR, AJUSTAR TEXTO Y COMBINAR
PASOS PARA ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

1. Selecciona la fila o columna que deseas eliminar. Para ello, pulsa la letra o número de
encabezado.

2. Haz clic en el comando Eliminar ubicado en la pestaña Inicio.

¿QUÉ SIGNIFICA AJUSTAR TEXTO Y CÓMO HACERLO?

Esto significa que vas a ajustar el tamaño de la celda para que todo su contenido sea visible
dentro de ella mostrándolo en varias líneas.

1. Selecciona la celda que deseas ajustar.

2. Haz clic en el comando Ajustar texto ubicado en la pestaña Inicio. Si cambias de opinión,
vuelve a hacer clic en el comando Ajustar texto.

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COMBINAR CELDAS

Esto significa que vas a unir dos o más celdas para tener una de más tamaño. Generalmente se
usa para crear títulos que abarcan varias columnas.

1. Selecciona las celdas que deseas combinar.

2. Haz clic en el comando Combinar y centrar ubicado en la ficha Inicio.

OPCIONES DE COMBINACIÓN

Haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al comando Combinar y centrar. Se desplegará un
menú que contiene las opciones de combinación.

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 LECCION 3
APRENDE A TRABAJAR CON UN LIBRO DE CALCULO
DE EXCEL 2016

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 ¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?
Una hoja de cálculo es esa pantalla que ves al abrir un libro o archivo. Tiene celdas
que se organizan en filas y columnas. Aprende cómo usarla en el siguiente video.

¿CÓMO SON LAS HOJAS DE CÁLCULO?

Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber que, al abrir un nuevo
libro de Excel, aparece una hoja de cálculo de forma predeterminada. Verás sus nombres en las
fichas o pestañas ubicadas en la parte inferior: Hoja1. Puedes navegar entre diferentes hojas
de cálculo haciendo clic sobre las pestañas.

En conclusión, se usa para presentar y manipular datos. Se muestra a modo de una hoja con
cuadriculas o rejillas donde se pueden realizar cálculos. La hoja de cálculo está compuesta de
celdas organizadas en Columnas y Filas.

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OPCIONES GENERALES DE EXCEL

Puedes cambiar el número predeterminado de hojas de cálculo que aparecen al abrir un libro
de Excel. Para acceder a esta configuración, sigue estos pasos:

1. Haz clic en la pestaña Archivo. Recuerda que es la única de color verde.

2. Posteriormente, pulsa el botón Opciones que se encuentra un poco más abajo.

3. Ahora, en la casilla ubicada junto al ítem Incluir este número de hojas, escribe una cantidad
de hojas de cálculo que deseas que aparezcan.

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 INSERTAR, CAMBIAR EL NOMBRE Y ELIMINAR HOJAS

Para insertar, eliminar, y cambiar el nombre de las hojas en Excel 2016, debes realizar
procedimientos muy sencillos. A continuación, te mostraremos lo que debes hacer.

¿CÓMO INSERTAR UNA HOJA DE CÁLCULO?

Haz clic en el icono Insertar hoja de cálculo ubicado al lado derecho de las fichas actuales. Una
nueva hoja de cálculo aparecerá.

¿CÓMO CAMBIAR EL NOMBRE DE LAS HOJAS DE CÁLCULO?

Supongamos que vas a cambiar el nombre de las hojas de cálculo del libro en el que estás
haciendo tu presupuesto mensual de gastos por los meses del año. Para ello, sigue estos
pasos:

1. Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una de las fichas que se encuentran en la
parte inferior izquierda de la pantalla.

2. Selecciona la opción Cambiar nombre del menú desplegable.

3. Escribe el nuevo nombre que tendrá la hoja de cálculo en el recuadro negro.

4. Para terminar, haz clic en cualquier lugar fuera de la pestaña. Verás que el nombre ha
cambiado.

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ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO

1. Haz clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja de trabajo que quieres
eliminar.

2. Selecciona la opción Eliminar del menú desplegable.

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 COPIAR Y MOVER UNA HOJA DE CÁLCULO
Para replicar la información que tienes en una hoja de cálculo, debes usar el
comando que te permite copiarla (Copiar).

PASOS PARA COPIAR UNA HOJA DE CÁLCULO

En este ejemplo, vas a tomar la información de la hoja de cálculo Noviembre para copiarla
en diciembre. Para ello, sigue estas instrucciones:

1. Haz clic con el botón derecho del mouse sobre la pestaña de la hoja que vas a copiar.

2. Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o Copiar. Allí, haz clic en la casilla de selección Crear
una copia y finaliza presionando el botón Aceptar que se encuentra en la parte inferior de
la ventana.

3. Selecciona la opción Mover o Copiar del menú desplegable.

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¿CÓMO MOVER UNA HOJA?

1. Haz clic en la ficha de la hoja de cálculo que quieres mover y presiona hasta que aparezca
un icono de hoja pequeña.

2. Arrastra el mouse de izquierda a derecha. Verás que aparece una flecha negra pequeña
en los sitios a los que puedes mover la hoja de cálculo.

3. Suelta el ratón cuando encuentres la ubicación deseada y la hoja se moverá.

CAMBIAR EL COLOR Y AGRUPAR HOJAS DE CÁLCULO

CAMBIAR EL COLOR DE PESTAÑA

1. Haz clic con el botón derecho del mouse sobre una ficha o pestaña.

2. Selecciona la opción Color de etiqueta del menú desplegable. Verás que al lado derecho se
abre un menú de colores.

3. Selecciona el color que deseas poner a la pestaña y luego haz clic en otra ficha para ver el
cambio que hiciste.

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PASOS PARA AGRUPAR HOJAS DE CÁLCULO

1. Presiona la tecla Shift de tu teclado y mantenla presionada mientras haces clic en las
pestañas de las hojas que agruparás.

2. Cuando hayas terminado tu selección, suelta la tecla Shift. Veras que las fichas que
agrupaste son de color blanco.

3. Ahora, haz clic en la fila 2 de la hoja de cálculo en la que estás y selecciona el color rojo.

4. Finalmente, selecciona alguna de las hojas que hayas agrupado. Verás que el cambio se ha
replicado en las hojas de cálculo que agrupaste.

¿CÓMO DESAGRUPAR LAS HOJAS?

1. Haz clic con el botón derecho del mouse en alguna de las hojas de cálculo que tengas
agrupadas. Verás un menú desplegable.

2. Selecciona la opción Desagrupar hojas del menú desplegable. Las hojas de cálculo se
separarán

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 INMOVILIZAR Y MOVILIZAR FILAS O COLUMNAS
CONGELAR O INMOVILIZAR FILAS
Supongamos que tienes una base de datos muy grande con los números telefónicos de la
casa, trabajo y celular de tus clientes. Para que no te confundas al buscar algún teléfono, vas a
congelar la fila 1. Así, permanecerá en la parte superior de la hoja de cálculo, incluso mientras te
desplazas. Fíjate cómo hacerlo y qué sucede.

1. Selecciona la fila que está debajo de la que quieres congelar. En este caso, la 2.

2. Haz clic en la ficha Vista.

3. Haz clic en el comando Inmovilizar. Posteriormente, selecciona la opción Inmovilizar

paneles del menú desplegable.

4. Verás que una línea negra aparece debajo de la fila que congelaste. Desplázate con el
scroll o con las flechas del teclado de arriba hacia abajo en la hoja de cálculo. Verás que la
fila 1 ha quedado congelada.

Ten en cuenta que... Para inmovilizar una columna, debes seleccionar aquella que está
debajo de la que quieres congelar y luego pulsar el comando Inmovilizar paneles.

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MOVILIZAR LOS PANELES CONGELADOS

5. Haz clic en la pestaña Vista y luego en el comando Inmoviliza.

6. Posteriormente, selecciona la opción Movilizar paneles del menú desplegable. Los paneles
serán descongelados y la línea negra desaparecerá.

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 LECCION 4
APRENDE A CREAR FORMULAS EN EXCEL 2016

44
 ¿QUÉ ES Y CÓMO CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE?
Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones u operadores.
Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas
operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, / y ^ raíz, redondear, producto,
suma, etc.

En una formula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas,

operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar
siempre por el signo =.

= (543 + 78) / 2 + raíz (9)

Por ejemplo:

Supongamos que eres profesor de una escuela y vas sacar la nota final que obtuvieron tus
estudiantes en el primer periodo. Para ello, vas a sumar sus notas parciales y luego, dividir ese
resultado por 2.

PASOS PARA CREAR UNA FÓRMULA SIMPLE EN EXCEL

1. Haz clic en la celda donde aparecerá la nota final de uno de los estudiantes. En ese caso, la
celda D3.
2. Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas o en la celda que seleccionaste.
3. Escribe la operación matemática que vas a calcular. Como vamos a sumar las notas
obtenidas por Carlos Arango, digita 3,5+3,8
4. Pulsa la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el valor se muestra en la celda.

Ten en cuenta que... Para obtener el resultado de la columna Final, debes hacer clic en la celda
E3, escribir el signo = en la barra de fórmulas y la operación 7,3/2. Para terminar, presionar la
tecla Enter.

45
 FÓRMULAS CON REFERENCIAS DE CELDA
Supongamos que eres profesor de una escuela y vas a sumar las notas parciales que
obtuvieron tus estudiantes en el primer periodo. Vas a utilizar una fórmula con referencia de
celda para ello.

PASOS PARA CREAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS DE CELDA

1. Selecciona la celda en donde verás la suma de las notas parciales del estudiante Juan
Felipe Bello, es decir, la D4.

2. Ahora, escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. Posteriormente, digita el nombre
de la celda que contiene el primer número de la operación, en este caso B4. Luego,
introduce el operador que necesitas para tu fórmula, es decir +. Al final, escribe el nombre
de la celda que contiene el segundo número de la operación, aquí C4.

3. Por último, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se calcula y su resultado se
muestra en la celda D4.

CREAR FÓRMULAS HACIENDO CLIC EN LAS CELDAS

46
¿CÓMO CREAR FÓRMULAS HACIENDO CLIC EN LAS CELDAS?

1. Selecciona la celda donde aparecerá la nota final del estudiante Daniela Casas, es decir D5.

2. Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas.

3. Ahora, haz clic en la celda que contiene el primer dato a ser incluido en la fórmula (B5).
Luego, escribe el operador que necesitas para tu fórmula, aquí el signo +. Seguidamente,
haz clic en la siguiente celda de tu fórmula (C5).

4. Para terminar, pulsa la tecla Enter de tu teclado. Verás que la fórmula se calcula y el valor
se muestra en la celda D5.

Puedes obtener el resultado de las notas parciales de todos los estudiantes

siguiendo los mismos pasos.

47
 MODIFICAR FÓRMULAS SIMPLES
Puedes modificar fórmulas simples editándolas desde la barra de fórmulas o
directamente en las celdas.

¿CÓMO MODIFICAR FÓRMULAS SIMPLES?

1. Haz clic en la celda que quieras editar.

2. Coloca el cursor en la barra de fórmulas y modifica la fórmula. También puedes hacer doble
clic en la celda para ver y editar su fórmula directamente desde allí.

TEN EN CUENTA QUE… En este ejercicio, la fórmula simple 3,5 + 3,8 se volvió fórmula compleja al
sumar 0,5 puntos ya que se agregó una operación matemática. Para evitar resultados
erróneos, es necesario entender el orden que utiliza Excel para calcular éstas fórmulas.

3. Cuando termines, presiona la tecla Enter. Verás que el nuevo valor se muestra en la celda
del resultado.

48
 ¿CÓMO CALCULAR UNA FÓRMULA COMPLEJA?
Las fórmulas simples tienen solo una operación matemática, tal como 5+5. Sin
embargo, cuando hay más de una operación en una fórmula, tal como 5+5-2, es
necesario entender el orden de las operaciones que utiliza Excel para estas.

ORDEN DE LAS OPERACIONES

Excel calcula fórmulas basándose en el siguiente orden de operaciones:

1. Las operaciones entre paréntesis

2. Cálculos exponenciales (a la potencia de)

3. La multiplicación y la división, lo que ocurra primero

4. La suma y la resta, lo que ocurra primero

PASOS PARA CREAR UNA FÓRMULA COMPLEJA

1. Haz clic en la celda donde aparecerá el resultado de la fórmula.

2. Escribe el signo igual (=) en la barra de fórmulas. También, abre y cierra un paréntesis ().

49
3. Ahora, vamos a hacer la primera fórmula que corresponde a la suma de todo lo vendido.
Para ello, haz clic en medio del signo de paréntesis y selecciona la celda D3. Seguidamente,
digita el signo + y haz clic en la celda D4. Nuevamente, escribe el signo + y selecciona la
celda D5.

4. A continuación, haz clic fuera del paréntesis para hacer la segunda operación. Para ello,
digita el operador * y escribe 0,3 porque vamos a multiplicar el resultado de la primera
operación por esa cifra para calcular el 30% del total vendido.

5. Para terminar, haz clic en el botón Aceptar para calcular la fórmula. Verás el resultado en la
celda correspondiente. Si quieres cambiar la fórmula, haz clic en el botón Cancelar.

50
 CREAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS RELATIVAS
Para hacer fórmulas con referencias de celda, lo único que tienes que hacer es
copiar la celda que contiene la fórmula y pegarla en aquellas donde quieras repetir el
mismo cálculo.

En el siguiente ejemplo, vamos a calcular la suma de las facturas de luz y agua de cada mes (B4
= B2 + B3). Dado que durante los próximos meses vamos a realizar la misma operación,
copiaremos la fórmula de la celda B4 en el resto de la fila 4 para que Excel calcule el valor de las
facturas de los meses con referencias relativas y no tener que repetir una y otra vez la
fórmula.

PASOS PARA CREAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS RELATIVAS

1. Selecciona la celda donde aparecerá el resultado de la primera fórmula.

2. Escribe la fórmula que necesitas para calcular el valor que quieres.

3. Pulsa la tecla Enter. Verás el resultado del cálculo en la celda correspondiente.

4. Ahora, haz clic en la celda que contiene la fórmula que vas a copiar. Luego, selecciona el
comando Copiar ubicado en la cinta de opciones de la pestaña Inicio.

51
5. Selecciona las celdas en las que vas a pegar la fórmula y haz clic en el comando Pegar de la
pestaña Inicio. Verás que la fórmula se copia en las celdas seleccionadas como una
referencia relativa y los valores son calculados.

Importante...
También puedes arrastrar el controlador de relleno para copiar la fórmula en todas las
celdas.

52
 CREAR FÓRMULAS CON REFERENCIAS ABSOLUTAS
CREAR Y COPIAR UNA FÓRMULA CON REFERENCIA ABSOLUTA

1. Selecciona la celda en la que aparecerá el primer resultado de la fórmula. En este caso, C4.

2. Haz clic en la celda que contiene el primer valor que deseas en la fórmula. Por ejemplo, B4.

3. Escribe el operador de la primera operación matemática. Por ejemplo, el signo de

multiplicación (*).

4. Escribe el signo de dólar ($) y seguidamente, la letra de la columna de la celda que está
haciendo una referencia absoluta a (por ejemplo, B).

5. Digita el signo dólar ($) y escribe el número de fila de la misma celda a la que estás
haciendo una referencia absoluta.

53
6. Para terminar, oprime la tecla Enter. Verás que la fórmula se calcula y el resultado aparece
en la celda correspondiente.

7. Ahora, selecciona la celda que desea copiar (por ejemplo, C4) y haz clic en el
comando Copiar de la pestaña Inicio.

8. Haz clic en las celdas en las que desees pegar la fórmula y selecciona el comando Pegar de
la pestaña Inicio.

9. La fórmula se copia en las celdas seleccionadas usando la referencia absoluta y los

valores se calculan automáticamente.

54
 LECCION 5
EXPLORA LAS FUNCIONES BASICAS DE EXCEL 2016

55
 ¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN EN EXCEL?
Una función es una formula especial escrita con anticipación, incorporada de fábrica en
Microsoft Excel, acepta uno o varios valores, realiza cálculos y devuelve un resultado.

Ejemplo:

= SUMA (A1:B3) esta función equivale a = A1 + A2 + A3 + B1 + B2 +B3

LAS PARTES DE UNA FUNCIÓN

Cada función tiene una sintaxis, un orden específico que debe seguirse para obtener el
resultado correcto. La sintaxis básica para crear una fórmula con una función es:

• Insertar un signo igual (=).

• Seleccionar una función (SUM, por ejemplo, es el nombre de la función para la adición).
• Introducir los argumentos de la fórmula, es decir, los datos que se usarán para hacer el
cálculo.

Para utilizar estas funciones correctamente, es necesario que sepas cuáles

son las partes de una función y cómo crear argumentos para calcular valores
y referencias de celdas.

TRABAJAR CON ARGUMENTOS BÁSICOS

Los argumentos deben ir entre paréntesis. Los valores individuales o referencias de celdas,
separados ya sea por dos puntos o comas. Fíjate cómo debes hacerlo en cada caso:

• DOS PUNTOS
Crean una referencia a un rango de celdas.
Por ejemplo, = PROMEDIO (E19: E23) calcula el promedio del rango de celdas E19 a E23.

• COMAS
Separan los valores individuales, referencias de celda y rangos de celdas en los
paréntesis. Si hay más de un argumento, debes separar cada argumento por una coma.
Por ejemplo, = COUNT (C6: C14, C19: C23, C28) cuenta todas las celdas en los tres
argumentos incluidos entre paréntesis.

CREAR UNA FUNCIÓN BÁSICA

56
 Una función básica nos permite sumar valores específicos. A continuación,
crearemos una función básica para obtener el dinero total donado a una fundación.

¿CÓMO CREAR UNA FUNCIÓN BÁSICA?

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. En este caso, B10.

2. Escribe el signo igual (=) y luego, digita el nombre de la función. Aquí usaremos la función
SUMA.

3. Ahora, abre y cierra el signo de paréntesis (). Luego, haz clic en medio del paréntesis e
introduce allí los argumentos de la función. Notarás que un borde azul resalta las celdas
que fueron incluidas en la función.

4. Pulsa la tecla Enter y el resultado aparecerá.

COMANDO AUTOSUMA

57
A continuación, utilizaremos el comando Autosuma para obtener el dinero total donado a una
fundación. Para ello, sigue estos pasos:

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. en este ejemplo, B10.

2. Haz clic en la ficha Inicio y ubica el comando Autosuma. Lo verás en el grupo Modificar. Allí,
pulsa la flecha desplegable y selecciona la función que desees. En este caso, Suma.

3. La fórmula aparecerá en la celda seleccionada y si su ubicación es lógica, la

Autosuma seleccionará las celdas por tí. Notarás que las celdas involucradas quedan
resaltadas. De lo contrario, tendrás que hacer clic sobre las celdas y así elegir los
argumentos que deseas.

4. Pulsa la tecla Enter y el resultado aparecerá.

58
 BIBLIOTECA DE FUNCIONES
Hay cientos de funciones en Excel 2016. Sin embargo, sólo algunas te serán útiles para el tipo
de datos que estás trabajando. No hay necesidad de aprenderlas todas pero es posible que
quieras explorarlas para saber cuáles podrías utilizar al crear nuevas hojas de cálculo.

La biblioteca de funciones está ubicada en la ficha Fórmulas. Aquí puedes buscar y seleccionar
las funciones de Excel 2016 basado en categorías como financiera, lógica, Texto, Fecha y hora, y
mucho más. A continuación, verás la descripción de cada una de las categorías para que
puedas ubicarte fácil y rápidamente.

1. INSERTAR FUNCIÓN:

Te permite buscar fácilmente una función ingresando la descripción de lo que estás

buscando.

2. AUTOSUMA:

Con este comando puedes obtener automáticamente el resultado de funciones comunes.

3. RECIENTES:

Usa esta categoría para acceder a las funciones con las que has trabajado recientemente.

4. FINANCIERAS:

La categoría contiene funciones para cálculos financieros como determinar un pago

(PAGO) o la tasa de interés de un préstamo (RATE)

5. LÓGICAS:

Las funciones en esta categoría evalúan los argumentos por valor o condición. Por
ejemplo, si una orden es superior a $ 50 se cobra $ 4.99 por envío. Pero si es superior a $
100, no cobran.

6. TEXTO:

59
 Esta categoría contiene funciones que trabajan con argumentos de texto. Por ejemplo,
convertir palabras a mayúsculas o reemplazar textos.

7. FECHA Y HORA:
Contiene funciones para trabajar con datos y tiempo. Obtienes resultados como la fecha y
hora actual.

8. BÚSQUEDA Y REFERENCIA:

Contiene funciones para obtener resultados por búsqueda y referencia. Por ejemplo,
puedes agregar un hipervínculo a una celda o ver el valor de la intersección de una fila y
columna.

9. MATEMÁTICAS Y TRIGONOMÉTRICAS:

Incluye funciones para argumentos numéricos. Por ejemplo, puedes redondear valores
(REDONDEAR), encontrar el valor de Pi (PI), multiplicar (PRODUCTO), subtotal (SUBTOTALES)
y mucho más.

10. MÁS FUNCIONES:

Contiene funciones adicionales dentro de las categorías de Estadística, Ingeniería, Cubo,

Información y Compatibilidad

60
 UTILIZA LA BIBLIOTECA DE FUNCIONES

En este ejemplo, vamos a suponer que eres vendedor y necesitas una función para
contar los días que hay entre la fecha de pedido y recibido de los productos que
requieren tus clientes. Para ello, creaste la siguiente hoja de cálculo:

¿CÓMO USAR LA BIBLIOTECA?

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. E3, por ejemplo.

2. Haz clic en la ficha Fórmulas. En el grupo Biblioteca de funciones, ubica y selecciona la

categoría de la función que necesitas. Paso 3: En este ejemplo, seleccionaremos el
comando Fecha y hora.

3. Selecciona alguna función del menú desplegable. Aquí, vamos a elegir DIAS.LAB. Esta
contará los días entre la fecha en que se hace un pedido hasta el día en que se recibe.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Ubica el cursor en el primer campo

(Fecha_inicial) y escribe o selecciona la o las casillas que desees (C3, por ejemplo). Luego,
ubica el cursor en el siguiente campo (Fecha_final) y repite el mismo procedimiento.

5. Haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá en la celda o celdas que elegiste.

61
62
 COMANDO INSERTAR FUNCIÓN

El comando Insertar Función es conveniente porque te permite buscar una función

escribiendo su descripción o seleccionando una categoría para examinarla
detenidamente.

En el siguiente ejemplo, buscaremos una función que cuente el número total de productos en
una lista. La función básica COUNT sólo cuenta las celdas con números, pero necesitamos una
que cuente aquellas que tienen texto. Veamos cómo hacerlo.

¿CÓMO UTILIZAR EL COMANDO INSERTAR FUNCIÓN?

1. Selecciona la celda donde aparecerá la respuesta. C3, en este caso.

2. Haz clic en la ficha Fórmulas y selecciona el comando Insertar función.

3. Verás el cuadro de diálogo Insertar Función. Allí, escribe una descripción de la función que
estás buscando y haz clic en el botón Ir. Para nuestro ejemplo, vamos a escribir: Contar
celdas con texto (también puedes buscar seleccionando una categoría).

63
4. Revisa los resultados haciendo clic en las opciones y leyendo la descripción que aparece
en la parte inferior. Cuando encuentres la que deseas, pulsa el botón Aceptar.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, inserta el cursor en el primer

campo y escribe o selecciona la o las casillas que desees (A6: A23). Si necesitas añadir
argumentos adicionales, haz clic en el siguiente campo y repite el mismo procedimiento.

5. Para terminar, haz clic en el botón Aceptar y el resultado aparecerá.

64
 LECCION 6
CLASIFICAR LOS DATOS EN EXCEL 2016

65
 CLASIFICACIÓN ALFABÉTICA DE LOS DATOS

Con más de 17 mil millones de celdas en una sola hoja de cálculo, Excel 2016 te ofrece la
posibilidad de trabajar con una enorme cantidad de datos. Organizarlos en orden alfabético, del
más pequeño al más grande o por otros criterios, puede ayudarte a encontrar la información
que buscas más rápidamente.

La clasificación es una tarea común que te permite cambiar o personalizar el orden

de los datos en una hoja de cálculo

¿CÓMO ORGANIZAR LOS DATOS EN ORDEN ALAFABÉTICO?

Por ejemplo, podrías organizar la lista de cumpleaños de los funcionarios de tu oficina por
empleado, fecha de nacimiento o departamento. Veamos todo lo que puedes hacer.

1. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. En este ejemplo, vamos a
ordenar por el nombre.

2. Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

3. Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o descendente Ordenar de Z a A.

Verás que los datos en la hoja de cálculo se organizan alfabéticamente.

66
 ORDENAR LOS DATOS POR NÚMERO, HORA O FECHA

A continuación, voy a mostrarte los pasos que debes seguir para ordenar una lista
de funcionarios por su edad. Este es un dato numérico.

¿CÓMO ORDENAR LOS DATOS NUMÉRICAMENTE?

1. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar numéricamente.

2. Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

3. Ahora, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o descendente Ordenar de Z a A.

Verás que los datos en la hoja de cálculo se organizan numéricamente.

¿CÓMO ORDENAR LOS DATOS POR HORA O FECHA?

1. Haz clic en una celda de la columna que deseas organizar por orden de fecha.

2. Haz clic en la pestaña Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar.

3. Finalmente, pulsa el comando ascendente Ordenar de A a Z o descendente Ordenar de Z a

A. Verás que los datos se organizarán automáticamente como tú elegiste.

IMPORTANTE
Puedes organizar cualquier tipo de datos mediante el comando ordenar y filtrar. Solo haz clic en
una celda y elige el criterio de ordenación.

67
 ORDENAR LOS DATOS POR CRITERIOS PERSONALIZADOS

Con la ordenación personalizada, puedes organizar datos según el criterio de tu elección. Por
ejemplo, identificando los días de la semana o los tamaños de menor a mayor de unas
camisetas (Small, Medium, Large y X-Large).

¿CÓMO ORDENAR LOS DATOS SEGÚN TU ELECCIÓN?

1. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

2. Haz clic en la pestaña Datos. Luego, ubica y haz clic en el comando Ordenar.

3. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que
quieres ordenar. En este ejemplo, elegiremos Nombre.

4. Asegúrate de que el campo Ordenar según muestre el ítem Valores.

68
5. Haz clic en la flecha desplegable del campo Orden y selecciona Lista personalizada…

6. Selecciona la opción NUEVA LISTA y escribe cómo deseas ordenar los datos en el cuadro
Entradas de lista. Vamos a ordenar las camisetas por Nombre, por orden de letra.

7. Haz clic en Agregar para guardar la lista y finaliza haciendo clic en el Aceptar. Verás que la
hora de cálculo se ordenará por tallas así: Milena Arango, Luisa Zuñiga, Hector Rios,
Carolina Paz, Carlos Villa.

69
 ORDENAR POR COLOR DE CELDA, FUENTE O ÍCONO
A continuación, verás un ejemplo para que aprendas los pasos que debes seguir para
organizar tus datos por color de celda. Supongamos que eres vendedor de camisetas y
necesitas organizar tu lista de pedidos según el color de las camisetas solicitadas. Fíjate en lo
fácil y rápido que es hacerlo.

PASOS PARA ORDENAR DATOS POR COLOR Y FUENTE

1. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

2. En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.

3. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en el campo Columna e identifica aquella que vas a
ordenar.

70
4. Ahora, en el campo Ordenar según haz clic en la flecha hacia abajo y selecciona alguna de
las opciones del menú desplegable. En este ejemplo, elegiremos Color de fuente.

5. En el campo Criterio de ordenación, haz clic en las flechas para abrir los menús
desplegables y así, seleccionar un color y la parte en que quieres que se vea el mismo.

6. Haz clic en el botón Aceptar. Verás que los datos quedan ordenados por su atributo de
color.

71
 DATOS SELECCIONANDO MÚLTIPLES NIVELES
Otra de las características de la ordenación personalizada es la selección de múltiples niveles
que te permite organizar varias columnas a la vez con diferentes criterios. Así tienes más
control sobre la organización de los datos.

PASOS PARA AGREGAR NIVELES

1. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar.

2. En la pestaña Datos, haz clic en el comando Ordenar para abrir el cuadro de diálogo.

3. Identifica el primer elemento que deseas ordenar. En este ejemplo, vamos a ordenar la
columna Apellido por orden alfabético.

4. Ahora, haz clic en la opción Agregar Nivel para añadir otro elemento.

5. Identifica el siguiente elemento que quieres ordenar. Aquí, vamos a ordenar la columna
Edad de menor a mayor.

6. Para terminar, haz clic en Aceptar. Verás que la lista de funcionarios queda organizada
alfabéticamente y por su edad.

72
 AGRUPAR LOS DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Agrupar los datos que tienes en una hoja de cálculo es útil para organizarlos. De esta manera
podrás hacer análisis rápidos utilizando el comando Subtotal y además, decidir si quieres
ocultar o mostrar información. Te mostraré de qué se trata.

El comando Subtotal se puede utilizar para organizar la hoja de cálculo de muchas maneras.
Utiliza funciones comunes como SUM, COUNT, AVG y más, para resumir los datos y colocarlos en
un grupo.

IMPORTANTE...
Para obtener más información acerca de las funciones, visita nuestra lección Explora las
funciones básicas de Excel 2016.

AGRUPAR DATOS CON SUBTOTAL

Vamos a suponer que vendes camisetas y necesitas saber cuántas debes entregar por talla.
Sigue estos pasos:

1. Ordena los datos de acuerdo a lo que quieras contar. En este ejemplo, vamos a organizar
la hoja de trabajo por talla de camiseta. Revisa la lección Ordenar los datos por criterios
personalizados para ampliar información.

73
2. Selecciona una celda vacía que esté justo sobre los datos que vas a contar. Luego, haz clic
en la ficha Datos y ubica el grupo Esquema.

3. Haz clic en el comando Subtotal. Verás una ventana pequeña con una advertencia. Allí,
pulsa el botón Aceptar. A continuación, se desplegará el cuadro de diálogo Subtotales.

4. En el campo Para cada cambio en, haz clic en la columna que contiene los datos que vas a
contar. En este caso, elegiremos la columna Talla.

5. En el campo Usar función, selecciona una de las opciones disponibles en la lista. Aquí,
vamos a utilizar la función CONTAR para obtener el total de camisetas por talla.

6. Ahora, en el campo Agregar subtotal a, selecciona la columna en la que aparecerá el

conteo. En este caso, vamos a elegir la columna Talla.

7. Para terminar, haz clic en Aceptar.

IMPORTANTE
Verás que cada talla de camiseta es colocada en su propio grupo y el subtotal cuenta se
muestra debajo de cada uno.

74
 MOSTRAR U OCULTAR DATOS
Ocultar grupos es una buena idea cuando tienes mucha información y necesitas ver solo lo
necesario.

PASOS PARA OCULTAR O MOSTRAR UN GRUPO

1. Haz clic en el signo menos, también conocido como el símbolo Ocultar detalle, para
contraer el grupo.

2. Haz clic en el signo más, también conocido como el símbolo Mostrar detalle, para ampliar el
grupo de nuevo.

75
Ten en cuenta
También puedes utilizar el o los comandos de la pestaña Datos ubicados en el grupo Esquema.

76
 GRUPOS POR NIVELES
Los grupos, en función de su jerarquía, se colocan en diferentes niveles. De esta
manera, puedes ver tanta información como quieras haciendo clic en los símbolos
de nivel ubicados a la izquierda de la hoja de cálculo.

PASOS PARA VER LOS GRUPOS POR NIVELES

Vamos a ver los niveles en orden descendente. Comenzaremos viendo la hoja de cálculo
completa y al final, únicamente el total general. Aunque este ejemplo contiene sólo 3 niveles,
Excel 2016 puede alojar hasta 8 niveles.

1. Haz clic en el nivel más alto (en este ejemplo, nivel 3) para ver y expandir todos los grupos.
Cuando visualizas los grupos por su nivel más alto, obtienes la totalidad de los datos que
se encuentran en la hoja de cálculo.

77
2. Haz clic en el siguiente nivel (en este ejemplo, nivel 2) para ocultar el detalle del nivel
anterior. En este ejemplo, el nivel 2 contiene cada subtotal.

3. Haz clic en el nivel más bajo (nivel 1) para visualizar el nivel más bajo de detalle. En este
ejemplo, el nivel 1 sólo contiene el total general.

DESAGRUPAR DATOS Y ELIMINAR SUBTOTALES

Desagrupar la información que tienes en una hoja de trabajo y eliminar el cálculo de subtotales
es muy fácil.

¿CÓMO DESAGRUPAR DATOS?

1. Selecciona las filas o columnas que quieres desagrupar. En este ejemplo seleccionaremos
el grupo Small.

2. En la ficha Datos, haz clic en el comando Desagrupar. El rango de celdas se desagrupará.

TOMA NOTA… Para desagrupar todos los datos que tengas agrupados, abre el menú
desplegable bajo del comando Desagrupar y elige Borrar esquema.

Los comandos Desagrupar y Borrar esquema no eliminarán los subtotales

calculados en tu hoja de trabajo. Estos se quedarán en su lugar y seguirán
funcionando hasta que los elimines.

78
PASOS PARA REMOVER EL CÁLCULO DE SUBTOTALES

1. En la ficha Datos, haz clic en el comando Subtotal. Verás que aparece el cuadro de diálogo
Subtotales.

2. Haz clic en la opción Quitar todo. Verás que todos los datos se desagrupan y los subtotales
quedan eliminados.

79
 CREACIÓN Y CONTROL DE TUS PROPIOS GRUPOS

El comando Agrupar es útil porque te permite mostrar u ocultar partes de tu hoja de

cálculo para facilitarte la visualización de la información que necesitas.

PASOS PARA CREAR Y CONTROLAR TU PROPIO GRUPO

Vamos a preparar una lista de los colores y tallas de camiseta que necesitan ser distribuidas
en una oficina. Algunos de los datos en la hoja de cálculo no son relevantes. Sin embargo, en
lugar de eliminarlos, vamos a agruparlos y a ocultarlos de la vista temporalmente. Para ello,
sigue estos pasos:

1. Selecciona el rango de celdas que vas a agrupar. En este ejemplo, Nombre, Área y
Cumpleaños.

2. En la ficha Datos, haz clic en el comando Agrupar. Verás que Excel agrupa las columnas o
filas que seleccionaste.

3. Haz clic en el signo menos para ocultar el grupo. Posteriormente, pulsa el signo más para
verlo de nuevo.

80
 LECCION 7
FILTRAR DATOS EN EXCEL 2016

81
 LOS FILTROS EN EXCEL 2016
Los filtros pueden ser utilizados para reducir el número de datos en las hojas de cálculo y
ocultar partes. Si bien puede sonar un poco como agrupación, el filtrado es diferente por la
forma en la que te permite calificar y mostrar sólo los datos que te interesan.

PASOS PARA FILTRAR LOS DATOS

Vamos a filtrar el contenido de una lista de productos de una empresa de tecnología.

Mostraremos sólo los ordenadores portátiles y proyectores que están disponibles.

1. Comienza con una hoja de trabajo en cada columna que tenga un nombre y haz clic en el
encabezado de la columna filtrarás.

2. Selecciona la ficha Datos y ubica el grupo Ordenar y filtrar. Posteriormente, pulsa la

opción Filtro. Verás que aparecen unas flechas desplegables en el encabezado de cada
columna.

3. Haz clic en la flecha desplegable de la columna que quieras filtrar. En este ejemplo, vamos a
filtrar la columna SOBREPESO.

4. Verás el menú desplegable de filtros. Allí, desmarca las casillas junto a los datos que no
deseas ver. Puedes desmarcar la casilla situada junto a Seleccionar todo para desmarcar
todo rápidamente.

82
5. Marca las casillas junto a los datos que quieres ver. En este ejemplo, Mentira.

6. Haz clic en Aceptar. Todos los demás datos se filtran o se ocultan temporalmente. Sólo
portátiles y proyectores serán visibles.

TEN EN CUENTA QUE…

La opción de filtrado también se puede encontrar en la pestaña Inicio, condensadas en el
comando Ordenar y Filtrar.

AGREGAR MÁS DE UN FILTRO A TU HOJA DE CÁLCULO

Los filtros son aditivos, lo que significa que puedes usar tantos como sea
necesario para reducir la cantidad de resultados.

PASOS PARA AGREGAR FILTROS

En este ejemplo, vamos a trabajar con una hoja de cálculo que ya ha sido filtrada para mostrar
sólo los ordenadores, portátiles y proyectores. Ahora, vamos a mostrar sólo los ordenadores
portátiles y proyectores que han sido ingresados durante el mes de agosto. Para ello, sigue
estos pasos:

1. Haz clic en la flecha desplegable en la que quieres añadir un filtro. En este ejemplo, Fecha
Nacimieno.

2. Desmarca las casillas junto a los datos que no deseas ver y marca aquellas que sí. En este
ejemplo, vamos a marcar la casilla junto a agosto.

83
3. Haz clic en Aceptar. Además del filtro original, el nuevo filtro se aplica. La hoja de trabajo se
reducirá aún más.

84
 FILTRAR USANDO BÚSQUEDA

Tú puedes filtrar tu hoja de cálculo usando búsquedas específicas. Por

ejemplo, buscando una frase exacta, número o fecha, o un simple fragmento.

En este ejemplo, buscaremos todos los productos de la marca Saris. Verás que los resultados
arrojan proyectores, cámaras digitales y más. Para ello, sigue estos pasos:

FILTRAR USANDO BÚSQUEDAS

1. Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro.

2. Haz clic en la flecha hacia abajo ubicada en la columna que quieres filtrar. En este
ejemplo, Detalles del equipo.

3. Introduce los datos que te gustaría ver en el cuadro de búsqueda. Aquí, vamos a introducir
la palabra Saris para encontrar todos los equipos esa marca. Los resultados de la
búsqueda aparecerán de forma automática.

4. Marca las casillas junto a los datos que quieres mostrar. En este ejemplo, vamos a
mostrar toda la información que incluye el nombre de la marca Saris.

5. Para terminar, haz clic en Aceptar. La hoja de trabajo se calculó de acuerdo con los
términos de búsqueda.

85
 FILTROS AVANZADOS DE TEXTO
Los filtros avanzados de texto son útiles para mostrar información más específica,
como las celdas que contienen un número determinado de caracteres o datos que
no contengan una palabra específica. A continuación, te mostraré de qué se trata.

PASOS PARA UTILIZAR LOS FILTROS AVANZADOS DE TEXTO

En este ejemplo, vamos a utilizar filtros avanzados de texto para ocultar cualquier equipo que
esté relacionado con cámaras, incluyendo cámaras digitales, videocámaras y mucho más. Para
ello, sigue estas instrucciones:

1. Selecciona la pestaña Datos y haz clic en el comando Filtro.

2. Ahora, haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de texto que vas a filtrar. En este
ejemplo, Detalles del equipo.

3. Selecciona la opción Filtros de texto para abrir el menú de opciones avanzadas de filtrado.

4. Elige un filtro. En este ejemplo, elegiremos No contiene.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado. Allí, introduce el texto a la derecha

de tu filtro. En este ejemplo, vamos a ingresar la palabra “VA” para ver los datos que no

86
 contienen esas letras. Eso excluye cualquier equipo relacionado con cámaras, tales como
cámaras digitales, cámaras de video, bolsas de cámara y la impresora cámara digital.

6. Haz clic en Aceptar. Los datos se filtran según el argumento elegido y el texto que has
especificado.

87
 UTILIZAR FILTROS AVANZADOS POR FECHA
Los filtros avanzados por fecha son útiles para ver información de un determinado
período de tiempo. Excel 2016 está configurado con la fecha y hora actuales
haciendo que esta herramienta sea útil y fácil de usar.

¿CÓMO UTILIZAR FILTROS AVANZADOS POR FECHA?

En este ejemplo, vamos a utilizar un filtro avanzado por fecha para ver sólo los equipos que se
han salido en la última semana. Para ello, sigue estos pasos:

1. Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Filtro.

2. Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de Fecha de Nacimiento que quieres filtrar.
En este ejemplo, Salida.
3. Elige la opción Filtros de fecha para abrir el menú de opciones avanzadas de filtrado.
4. Selecciona un filtro y elige Todas las fechas del periodo de Marzo. Verás que en tu hoja de
cálculo se filtrarán los datos según lo que hayas elegido.

88
 UTILIZAR FILTROS AVANZADOS POR NÚMERO
Los filtros avanzados por número te permiten manipular los datos numéricos de muchas
maneras.

¿CÓMO UTILIZAR FILTROS AVANZADOS POR NÚMERO?

En este ejemplo, vamos a mostrar sólo ciertos tipos de equipo basados en su Código. Para eso,
sigue estas instrucciones:

1. Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Filtro.

2. Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna de números que desea filtrar. En este
ejemplo, Código.

3. Elige Filtros de número para abrir el menú de opciones avanzadas de filtrado.

4. Selecciona un filtro. En este ejemplo, vamos a elegir Entre para ver los códigos que existen
entre los números que especifique.}

5. Verás que se abre el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado.

6. Introduce un número a la derecha de cada filtro. En este ejemplo, vamos a ver los códigos
que sean mayores o iguales a 800000, pero menores o igual a 25000000. Esto debe
mostrar los códigos ubicados en el rango de 800000-25000000.

89
7. Pulsa el botón Aceptar. Los datos se filtran según el argumento y los números que hayas
especificado

90
 BORRAR UN FILTRO

PASOS PARA BORRAR UN FILTRO

1. Haz clic en la flecha hacia abajo en la columna que contiene el filtro que quieres eliminar.

2. Selecciona la opción Quitar filtro de… El filtro se borrará de la columna y los datos que
fueron escondidos previamente, se exhibirán una vez más.

El filtro se borrará de la columna y los datos que fueron se escondieron aparecerán

nuevamente en tu hoja de cálculo.

TEN EN CUENTA QUE...

Para borrar todos los filtros que tengas en tu hoja de cálculo con una sola acción, haz clic en el
comando Filtro ubicado en la pestaña de Datos.

91
 LECCION 8
CONFIGURAR TABLAS EN EXCEL 2016

92
 CONFIGURAR TABLAS
Organizar la información en tablas es una buena idea para mejorar la
apariencia de tu hoja de cálculo y facilitar su lectura. A continuación,
fíjate en los pasos que debes seguir para lograrlo.

PASOS PARA ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN TABLAS

1. Selecciona las celdas que quieres organizar como tabla. En este ejemplo, una factura,
vamos a dar formato a las celdas que contienen los encabezados de las columnas y los
detalles del pedido.

2. Ahora, haz clic en el comando Dar formato como tabla ubicado en el grupo Estilos de la
ficha Inicio.

93
3. Verás una lista de estilos de tabla predefinidos. Allí, haz clic en un estilo de tabla para
seleccionarla.

4. El cuadro de diálogo Crear tabla aparecerá para confirmar el rango de celdas que has
seleccionado para hacer tu tabla.

5. Si es necesario, puedes cambiar el rango seleccionando nuevamente las celdas que

llevará la tabla en tu hoja de cálculo.

6. Si la tabla tiene encabezados, marca la casilla que aparece junto a Mi tabla tiene
encabezados.

7. Haz clic en Aceptar. Los datos serán organizados como una tabla y con el estilo que
elegiste.

94
TEN EN CUENTA QUE… Las tablas incluyen el filtrado por defecto. Puedes filtrar los datos en
cualquier momento usando las flechas desplegables en la cabecera. Para obtener más
información, consulta nuestra lección Filtrar datos en Excel 2016.

Para convertir una tabla de nuevo en celdas “normales”, debes seleccionarla y hacer clic en el
comando Convertir en rango ubicado dentro del grupo Herramientas de tabla de la pestaña
Diseño. Verás que los filtros y el diseño desaparecen, pero las celdas conservan sus datos y
formato.

95
 MODIFICAR TABLAS – AGREGAR FILAS Y COLUMNAS
PASOS PARA AGREGAR FILAS Y COLUMNAS A UNA TABLA

1. Selecciona cualquier celda de la tabla. Verás que la ficha o pestaña Diseño aparecerá en la
cinta de opciones.

2. En la pestaña Diseño, haz clic en el comando Cambiar tamaño de la tabla.

3. Directamente en la hoja de cálculo, selecciona el nuevo rango de celdas que quieres cubrir
con la tabla. Debes seleccionar tus celdas originales también.

96
4. Haz clic en Aceptar. Las nuevas filas y / o columnas se añadirán a la tabla.

CAMBIAR EL ESTILO Y OPCIONES DE TABLA

Una vez has elegido un estilo para tu tabla, puedes cambiarlo cuantas veces quieras sin afectar
la información. A continuación, te mostraré cómo hacerlo.

PASOS PARA CAMBIAR EL ESTILO DE LA TABLA

1. Selecciona cualquier celda de la tabla que tienes en tu hoja de cálculo. La

ficha Diseño aparecerá en la Cinta de opciones.

2. Busca el grupo Estilos de tabla. Luego, haz clic en la flecha desplegable Más para ver todos
los estilos de tabla.

3. Pasa el ratón sobre los estilos para acceder a su vista previa.

4. Selecciona el estilo deseado. Verás que tu hoja de cálculo tiene una nueva apariencia.

Cuando utilizas una tabla de Excel 2016, puedes activar o desactivar varias
opciones para cambiar su apariencia

97
CAMBIAR LAS OPCIONES DEL ESTILO DE TABLA

1. Selecciona cualquier celda de la tabla. La ficha Diseño aparecerá.

2. En la ficha Diseño, marca o desmarca las casillas deseadas en el grupo Opciones de estilo
de tabla.

98
 LECCION 9
TRABAJAR CON GRAFICOS EN EXCEL 2016

99
 TRABAJAR CON GRÁFICOS
Los libros de Excel pueden contener una gran cantidad de datos que a menudo son difíciles de
interpretar. Por ejemplo, ¿dónde están los valores máximos y mínimos? ¿Están aumentando
los números o disminuyendo? Las respuestas a preguntas como éstas son más claras cuando
los datos se representan con un gráfico.

SEIS NUEVOS TIPOS DE GRÁFICOS

Las visualizaciones son análisis de datos de críticos a efectivos, así como historias atractivas.
En Excel 2016, hemos agregado seis nuevos gráficos (con las mismas opciones de formato
enriquecido a las que está acostumbrado) para ayudarle a crear algunas de las visualizaciones
de datos de información financiera o jerárquica o para revelar propiedades estadísticas en los
datos.

Haga clic en Insertar gráfico de jerarquía en la pestaña Insertar para usar el gráfico de
rectángulos o de proyección solar, haga clic en Insertar gráfico de cascada o de cotizaciones
para el gráfico de cascada, o haga clic en Insertar gráfico estadístico para usar el gráfico de
histograma, el diagrama de Pareto, o el gráfico de cajas y bigotes.

O bien, haga clic en Gráficos recomendados > Todos los gráficos para ver todos los nuevos
gráficos.

100
TIPOS DE GRÁFICOS

Excel te ofrece varios tipos de gráficos que cuentan con sus propias ventajas. Estos son:

1. COLUMNA

Los gráficos de columnas son simples, pero versátiles. Pueden ser utilizados para mostrar
casi cualquier tipo de datos y hay muchas variaciones, tales como 3-D, Stacked, pirámide y
otras. El ejemplo mostrado es un gráfico de columnas agrupadas.

2. LÍNEA

Los gráficos de líneas son ideales para mostrar tendencias. Los puntos están conectados
con líneas por lo que es fácil ver que los números están aumentando o disminuyendo.

101
3. TORTA

Los gráficos circulares te permiten ver las proporciones de un vistazo. Cada valor se
muestra como una rebanada del pastel, así que es fácil ver cuál valor representan el
porcentaje más grande y más pequeño.

4. BARRAS

Los gráficos de barras funcionan igual que los gráficos de columnas, pero en lugar de
columnas verticales, utilizan barras horizontales.

102
5. ÁREA

Los gráficos de área son muy similares a los de línea, excepto que la zona bajos las líneas
tienen relleno. Esto puede facilitar la lectura de los datos aunque en algunos casos el
relleno puede tapar información.

6. SUPERFICIE

Los gráficos de superficie muestran los datos en un tipo de paisaje 3D. Funcionan mejor
con grandes conjuntos de datos, lo que le permite ver exactamente donde los valores son
más altos y más bajos.

IDENTIFICA LAS PARTES DE UN GRÁFICO

103
1. TÍTULO:

El título debe describir claramente lo que el gráfico ilustra.

2. LAS SERIES DE DATOS:

Son los datos relacionados en un gráfico. Si hay varias series de datos en la tabla, cada
una tendrá un color o estilo diferente. Los gráficos circulares sólo pueden tener una serie
de datos.

En este ejemplo, las columnas verdes representa la serie de datos Romance.

3. EJE VERTICAL:

El eje vertical (también conocido como el eje y) es la parte vertical de la gráfica.

En este ejemplo (un gráfico de columnas), el eje vertical mide la altura, o el valor de las
columnas, por lo que también se llama el eje de valores. Sin embargo, en un gráfico de
barras, el eje horizontal sería el eje de valores.

4. EJE HORIZONTAL:

El eje horizontal (también datos conocidos como el eje x) es la parte horizontal de la

gráfica.

En este ejemplo, el eje horizontal identifica las categorías en la tabla, por lo que también se
llama el eje de categorías. Sin embargo, en un gráfico de barras, el eje vertical sería el eje
de categorías.

5. LEYENDA:

Identifica el color que representa a cada serie de datos. Para muchos gráficos es crucial
pero para otros, puede que no sea necesario y se puede eliminar.

En este ejemplo, la leyenda permite al espectador identificar los tipos de libros que hay en
el gráfico.

104
 CREA TUS PROPIOS GRÁFICOS
PASOS PARA CREAR TUS PROPIOS GRÁFICOS

1. Selecciona las celdas que vas a graficar, incluyendo los títulos de las columnas y las
etiquetas de fila. Estas celdas serán los datos de origen del gráfico.

2. Haz clic en la pestaña Insertar. Luego, ubica el grupo Gráficos y selecciona la categoría de
gráfico deseado (Columna, por ejemplo).

3. Posteriormente, selecciona el tipo de gráfico que desees en el menú desplegable (Columna

agrupada, por ejemplo).

105
4. El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo.

HERRAMIENTAS DE LOS GRÁFICOS

Al insertar un diagrama, aparece el grupo Herramientas de gráficos en la cinta
de opciones. Allí verás tres pestañas que podrás utilizar para modificar el
gráfico.

COMO CAMBIAR EL TIPO DE GRÁFICO

1. En la ficha Diseño, haz clic en el comando Cambiar tipo de gráfico. Aparecerá un cuadro de
diálogo.

106
2. Selecciona el tipo de gráfico que quieras y haz clic en Aceptar.

CAMBIAR EL ORDEN DE LOS DATOS Y EL DISEÑO

A veces, cuando se crea un gráfico, los datos pueden no quedar agrupados de la forma como
queremos. Sin embargo, puedes cambiar el orden de los datos en el momento que quieras.
Fíjate cómo hacerlo.

PASOS PARA CAMBIAR LOS DATOS DE LAS FILAS Y COLUMNAS

1. Selecciona el gráfico al que deseas cambiarle los datos. Ubica la ficha Diseño y selecciona
el comando Cambiar entre filas y columnas.

107
2. Si observas nuevamente el gráfico verás que los datos que modificaste aparecerán en el
gráfico.

PASOS PARA CAMBIAR EL DISEÑO DEL GRÁFICO

1. Selecciona la pestaña Diseño y haz clic en la flecha desplegable del grupo Diseños de
gráfico para ver todos los que están disponibles.

2. Selecciona el diseño que deseas aplicar a tu gráfico.

TOMA NOTA…

Algunos diseños incluyen títulos de gráfico, ejes o etiquetas de leyenda. Para cambiarlos, sólo
tienes que colocar el punto de inserción en el texto y comienza a escribir.

108
 CAMBIAR EL ESTILO DEL GRÁFICO
Otra opción que tienes para modificar la apariencia de tus gráficos es cambiar
su estilo. Veamos lo fácil que es hacerlo.

PASOS PARA CAMBIAR EL ESTILO DEL GRÁFICO

1. Selecciona la pestaña Diseño y haz clic en la flecha desplegable del grupo Estilos de
diseño para ver todos los que están disponibles.

2. Selecciona el estilo que deseas para tu gráfico.

109
¿CÓMO MOVER EL GRÁFICO?

IMPORTANTE...

En algunas ocasiones te encontrarás con la necesidad de cambiar tus gráficos a una hoja de
cálculo diferente. Este procedimiento es muy sencillo. Presta mucha atención.

1. Selecciona la pestaña Diseño y haz clic sobre el gráfico que deseas cambiar de lugar.
A continuación, haz clic en el comando Mover gráfico.

2. Selecciona la ubicación deseada para la tabla (es decir, elegir una hoja de cálculo existente,
o Nueva hoja y el nombre).

3. Para terminar, haz clic en Aceptar. La tabla aparecerá en la hoja de cálculo que
seleccionaste en el cuadro de diálogo.

110
 LECCION 10
AGREGAR REGLAS CONDICIONALES A LOS DATOS

111
 ¿QUÉ ES UN FORMATO CONDICIONAL?
El formato condicional es una herramienta útil para identificar patrones o tendencias en una
hoja de cálculo. Por ejemplo, una regla podría ser Si el valor es mayor que 5.000, que la celda
sea amarilla. Así, podrás ver de un vistazo las celdas cuyo valor es superior a 5.000.

CREAR REGLAS CONDICIONALES

1. Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.

2. En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Un menú desplegable

aparecerá.

3. Selecciona Resaltar reglas de celdas o Reglas superiores e inferiores. Aquí, vamos a elegir
la primera opción. Verás un menú con varias reglas.

112
4. Selecciona la regla que quieras (Mayor que, por ejemplo).

5. En el cuadro de diálogo, introduce un valor en el espacio correspondiente. En este ejemplo,

queremos dar formato a las celdas cuyo valor es superior a $ 3.500.000, así que vamos
ingresar ese número. Si quieres, hacer clic en una celda en lugar de digitar un número.

6. Selecciona un estilo de formato en el menú desplegable. Verás que éste se aplica a las
celdas que seleccionaste.

113
 FORMATOS CONDICIONALES PREDETERMINADOS
Excel tiene una serie de predeterminados que se pueden utilizar para aplicar
formatos condicionales a las celdas. Se agrupan en tres categorías: barras de
datos, escalas de color y conjuntos de íconos. A continuación, fíjate en qué
consiste cada uno.

CATEGORÍAS DE FORMATOS CONDICIONALES PREDETERMINADOS

1. BARRAS DE DATOS

Las barras de datos son barras horizontales a que aparecen de izquierda a derecha en
cada celda, como un gráfico de barras.

2. ESCALAS DE COLOR

Cambian el color de cada celda en función de su valor. Cada escala de color utiliza un
gradiente de dos colores o tres.

3. CONJUNTOS DE ICONOS

Añaden un icono específico para cada celda en función de su valor.

UTILIZA LOS FORMATOS CONDICIONALES PREDETERMINADOS

114
1. Selecciona las celdas a las que quieres agregar el formato.

2. En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional. Verás un menú desplegable.

3. Selecciona Barras de datos, Escalas de color o Conjuntos de iconos (barras de datos, por
ejemplo).

QUITAR LAS REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

115
Los formatos condicionales predefinidos son una herramienta muy útil para ver los patrones o
tendencias en una hoja de cálculo.

Quitar las reglas de formato condicional es igual o mucho más sencillo que ponerlas. Veamos
cuáles son los pasos que debes seguir para hacerlo.

PASOS PARA QUITAR LAS REGLAS DE FORMATO CONDICIONAL

1. Selecciona las celdas que tienen formato condicional.

2. En la ficha Inicio, haz clic en el comando Formato condicional.

3. Selecciona la opción Borrar reglas del menú desplegable.

4. Aparecerá un menú que te muestra varias opciones. En este ejemplo, vamos a elegir la
opción Borrar reglas de toda la hoja.

116
 LECCION 11
TRABAJAR CON TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS

117
 ¿QUÉ ES Y CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA?
Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de cálculo. Lo mejor de
todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver los datos de una manera diferente,
haciendo de ésta una herramienta muy poderosa.

¿CÓMO CREAR UNA TABLA DINÁMICA?

Partiendo de una hoja de cálculo que contiene las estadísticas de ventas para una empresa
ficticia, supongamos que queremos responder a la pregunta: ¿Cuánto es el total de ventas por
cada vendedor? Esto puede llevar mucho tiempo porque cada uno de ellos aparece en varias
filas al igual que su venta mensual. Aunque podríamos utilizar la función Subtotal todavía
tendríamos un montón de datos por analizar.

Por suerte, una tabla dinámica puede hacer todas las operaciones matemáticas al instante y
resumir los datos de una manera que no sólo es fácil de leer sino también, de manipular.

118
Para crear una tabla dinámica que responda a la pregunta, sigue estos pasos:

1. Selecciona la tabla o celdas (incluyendo los encabezados de columna) que contienen los
datos que vas a utilizar.

2. En la ficha Insertar, haz clic en el comando Tabla dinámica.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica. Asegúrate de que la configuración

sea correcta y haz clic en Aceptar.

119
4. Una tabla dinámica en blanco aparecerá al lado izquierdo y la lista de campos, al derecho.

120
 AGREGAR CAMPOS A UNA TABLA DINÁMICA

Tendrás que decidir qué campos vas a añadir a la tabla dinámica una vez
la has creado. Cada campo es simplemente una cabecera de columna de
los datos de origen.
PASOS PARA AGREGAR CAMPOS A LA TABLA DINÁMICA

1. En la lista de campos, coloca una marca de verificación al lado de cada campo que desees
agregar.

2. Los campos seleccionados se agregarán a una de las cuatro áreas por debajo de la Lista
de campos. Si un campo no está en la zona deseada, puedes arrastrarlo a uno diferente.

3. La tabla dinámica ahora muestra la cantidad vendida por cada vendedor.

Al igual que con los datos de hojas de cálculo normales, puedes ordenar los datos en una tabla
dinámica utilizando el comando Ordenar y filtrar en la ficha Inicio. También puedes aplicar
cualquier tipo de formato que quieras. Por ejemplo, es posible que quieras cambiar el formato
de número de moneda. Sin embargo, ten en cuenta que algunos tipos de formato pueden
desaparecer cuando se modifica la tabla dinámica.

121
 DATOS CAMBIANTES EN LAS TABLAS DINÁMICAS
En nuestro ejemplo, hemos utilizado la tabla dinámica para responder a la pregunta ¿Cuál es el
total vendido por cada vendedor? Sin embargo, ahora nos gustaría responder a una nueva
pregunta, por ejemplo, ¿cuál es el total vendido en cada mes? Podemos hacer esto con sólo
cambiar las etiquetas de fila. Para hacerlo, sigue estos pasos:

CAMBIAR LAS ETIQUETAS DE FILA

1. Arrastra los campos existentes fuera del área Etiquetas de fila, y desaparecerán.

2. Arrastra un campo nuevo de la Lista de campos al área Etiquetas de fila. En este ejemplo,
estamos usando el campo Mes.

3. La tabla dinámica se ajusta para mostrar los nuevos datos. En este ejemplo, ahora nos
muestra la venta total en cada mes.

122
 AÑADIR ETIQUETAS DE COLUMNA A UNA TABLA
1. Arrastra un campo desde la Lista de campos al área Etiquetas de columna. En este
ejemplo, estamos usando el campo Región.

2. La tabla dinámica ahora tendrá varias columnas. En este ejemplo, existe una columna para
cada región.

PARA TENER EN CUENTA...

Es posible que quieras concentrarte sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo demás. A
continuación, te mostraré cómo concentrarse solo en ciertos vendedores para ver el impacto
en las ventas totales.

Puedes concentrarte sólo en una parte de los datos y filtrar todo lo demás. A continuación, te
mostraré cómo concentrarse solo en ciertos vendedores para ver el impacto en las ventas
totales.

123
AGREGAR UN FILTRO AL INFORME
1. Arrastra un campo desde la lista de
campos al área de filtro de informe. En
este ejemplo, estamos usando el
campo Vendedor.

2. El filtro del informe aparece encima de la

tabla dinámica. Haz clic en la flecha hacia
abajo en el lado derecho del filtro para ver
la lista de elementos.

3. Selecciona el elemento que quieres ver. Si

deseas seleccionar más de un elemento,
coloca una marca de verificación al lado
de seleccionar varios elementos. A
continuación, haz clic en Aceptar. En el
siguiente ejemplo, estamos seleccionando
dos vendedores.

4. Haz clic en Aceptar. La tabla dinámica se ajustará para reflejar los cambios.

124
 ¿QUÉ ES LA SEGMENTACIÓN DE DATOS?
Excel 2016 tiene una herramienta llamada Segmentación de datos para hacer el filtrado más
fácil e interactivo. Con ella puedes seleccionar los elementos y ver inmediatamente los
resultados. Si colocas muchos filtros a las tablas dinámicas, es posible que prefieras utilizar la
segmentación de datos.

PASOS PARA INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS

1. Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Diseño aparecerá en la cinta de

opciones.

2. En la ficha Diseño, haz clic en el comando Insertar segmentación de datos. Un cuadro de

diálogo aparecerá.

3. Selecciona el campo deseado. En este ejemplo, seleccionaremos Vendedor. A

continuación, haz clic en Aceptar

125
4. La cortadora aparecerá al lado de la tabla dinámica. Cada elemento seleccionado se
resaltará en azul. En el siguiente ejemplo, la máquina de cortar contiene una lista de todos
los vendedores diferentes y cuatro de ellos son seleccionados actualmente.

¿CÓMO USAR LA SEGMENTACIÓN DE DATOS?

Al igual que con los filtros de informe, sólo los elementos seleccionados se utilizan
en la tabla dinámica. Al seleccionar o deseleccionar elementos, la tabla dinámica al
instante reflejará los cambios realizados.

PRACTICA CON LA SEGMENTACIÓN DE DATOS

• Para seleccionar un solo elemento, basta con hacer clic en él.

• Para seleccionar varios elementos, mantén presionada la tecla Control (Ctrl) en tu teclado
y haz clic en cada elemento que quieras.

• También puedes seleccionar varios elementos haciendo clic y arrastrando el ratón. Esto
es útil si los artículos deseados son adyacentes entre sí o si desea seleccionar todos los
elementos.

• Para anular la selección de un elemento, mantén presionada la tecla Control (Ctrl) en tu

teclado y haz clic en el elemento.

126
127
 ¿QUÉ SON Y CÓMO CREAR GRÁFICOS DINÁMICOS?
Los gráficos dinámicos son como los gráficos normales, solo que muestran los
datos de una tabla dinámica. Al igual que un gráfico normal, podrás seleccionar un
tipo de gráfico, el diseño y el estilo para representar mejor los datos.

PASOS PARA CREAR GRÁFICOS DINÁMICOS

En este ejemplo, vamos a utilizar un gráfico dinámico para que podamos visualizar las
tendencias en cada región de ventas. Para ello, sigue estos pasos:

1. Selecciona cualquier celda de la tabla. La pestaña Opciones aparecerá en la cinta de

opciones. Allí, haz clic en el comando Gráfico dinámico.

2. En el cuadro de diálogo, selecciona el tipo de gráfico deseado y haz clic en Aceptar.

128
3. El gráfico dinámico aparecerá en la hoja de cálculo. Si quieres, puede moverlo haciendo clic
y arrastrando.

129
 LECCION 12
EL ANALISIS DE HIPOTESIS EN EXCEL 2016

130
 ¿PARA QUÉ SIRVE EL ANÁLISIS DE HIPÓTESIS?
El análisis de hipótesis es útil cuando necesitas cambiar los valores de las celdas para ver
cómo afectan éstos al resultado de las fórmulas en tu hoja de cálculo. En Excel 2016 hay tres
herramientas de análisis de hipótesis. Sin embargo, aquí nos concentraremos en una llamada
búsqueda de objetivo.

BÚSQUEDA DE OBJETIVO

La búsqueda de objetivo toma un

resultado y determina los valores
de entrada posibles que producen
ese resultado. Por ejemplo,
supongamos que necesitas un
préstamo de $20’0000.000 para
comprar un coche nuevo. Sabes
que lo pagarás en un plazo de 60
meses y que puedes aportar
máximo $400.000 mensuales. Sin
embargo, no estás seguro de cuál va a ser la tasa de interés.

En la imagen que verás a continuación, puedes ver que la tasa de interés se deja en blanco y el
pago es $333,33. Eso es porque el pago se calcula mediante una función especializada
llamada PAGO. $333,33 que sería el pago mensual, si no existiera, el interés ($20.000 dividido
en 60 mensualidades).

TOMA NOTA... Es necesario que entiendas primero cómo trabajan las funciones antes de utilizar
análisis de hipótesis. Si no sabes cómo en qué consisten usan las funciones, revisa nuestra
lección Explora las funciones básicas de Excel 2016.

CÓMO INSERTAR LA FUNCIÓN DE PAGO

1. Selecciona la celda en la que verás el resultado de la función. En este caso, B5.

2. Haz clic en la pestaña Formulas y selecciona el comando Financiera.

3. Un menú desplegable aparecerá mostrando todas las funciones relacionadas con las
finanzas. Desplázate hacia abajo y selecciona la función de PAGO.

131
4. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función. Allí, introduce los valores
deseados y/o referencias de celdas en los diferentes campos. En este ejemplo, sólo
estamos utilizando la tasa Nper (el número de pagos) y Va (monto del préstamo).

5. Haz clic en el botón Aceptar, el resultado aparecerá en la celda seleccionada. Ten en cuenta
que este no es nuestro resultado final, ya que aún no se sabe cuál será la tasa de interés
del préstamo.

132
 HERRAMIENTA DE ANÁLISIS BUSCAR OBJETIVO
La herramienta de análisis Buscar objetivo te ayudará a encontrar la tasa de interés
más alta que deberás pagar por tu préstamo.

PASOS ENCONTRAR LA TASA DE INTERÉS CON LA HERRAMIENTA BUSCAR OBJETIVO

1. Selecciona la ficha Datos y haz clic en el comando Análisis de Hipotesis. Verás que se
muestra una lista desplegable. Allí, selecciona la opción Buscar objetivo.

2. Aparecerá un cuadro de diálogo que contiene 3 campos:

• Definir la celda: Esta es la celda que contendrá el resultado deseado que, en este caso,
será el pago mensual. En el ejemplo el que estamos trabajando, vamos a utilizar la
celda B5 (no importa si se trata de una referencia absoluta o relativa).

• Con el valor: Este es el resultado deseado. En este ejemplo, vamos a ponerlo en -400.
Ya que estamos haciendo un pago que restará del préstamo, se tiene que ingresar
como número negativo.

• Para cambiar celda: Se trata de la celda donde se ubicará la respuesta de la búsqueda

de objetivos (en este caso, la tasa de interés). En el ejemplo, se usará la celda B4.

133
3. Cuando hayas finalizado, haz clic en el botón Aceptar. el cuadro de diálogo te dirá
si Búsqueda de objetivo fue capaz de encontrar una solución. En este ejemplo la
Gsolución es 1.64% y se ha ubicado en la celda B4. Esto nos dice que la tasa de interés
1.64% nos dará un pago de $400.000 al mes por un préstamo de $20.000.000 que se
paga en 60 meses.

134
 HERRAMIENTA DE ANÁLISIS ADMISTRADOR DE ESCENARIOS
Para proyectos más avanzados, es posible que quieras utilizar los escenarios.
Esta opción te permite probar varios valores y ver cómo cambia el resultado.

Los escenarios permiten sustituir los valores de varias celdas (hasta 32) al mismo tiempo. Es
especialmente adecuado para mostrar el mejor y el peor de los casos. Puedes crear tantos
escenarios como quieras y, a continuación, compararlos sin tener que cambiar manualmente
todos los valores.

PASOS PARA USAR EL ADMINISTRADOR DE ESCENARIOS

En el siguiente ejemplo, cada escenario contiene un plazo y una tasa de interés. Al seleccionar
cada escenario, se reemplazarán los valores de la hoja de cálculo con sus propios valores y el
resultado será recalculado.

1. Ubica la ficha Datos y haz clic en el comando Análisis de Hipótesis. Luego, selecciona la
opción Administrador de escenarios.

135
2. Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí, debes hacer clic en el
botón Agregar.

3. Verás que aparece el cuadro de diálogo Agregar escenario. Allí, debes escribir un nombre
para tu escenario en el espacio en blanco correspondiente.

4. A continuación, haz clic en las celdas cuyos datos vayas a cambiar. Luego, haz clic en el
botón Aceptar ubicado en la parte inferior del cuadro de diálogo.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Valores del escenario. Allí, escribe los nuevos valores para
las celdas que seleccionaste y haz clic en el botón Aceptar.

136
6. Una vez has creado el escenario, volverás al cuadro de diálogo Administrador de
escenarios. Allí, haz clic en Mostrar para probar los nuevos valores y ver cómo se modifica
resultado de los valores que tenías anteriormente.

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