GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE 5

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE:

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

 Denominación del Programa de Formación: Técnico en Recursos Humanos

 Código del Programa de Formación: 122317 Versión 1
 Nombre del Proyecto: Estructuración del modelo de gestión del talento humano en las unidades
productivas del CBA.
 Fase del Proyecto: Fase 2 ANÁLISIS
 Actividad de Proyecto:
Establecer una base de datos para el registro de la información de la organización, aplicando la
normatividad.
 Competencia:
210601011 Procesar la información de acuerdo con las necesidades de la organización.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
252457 - Tabular la información recolectada en los instrumentos de investigación.
 Duración de la Guía: 22 horas.

2. PRESENTACION

La información es uno de los activos potencialmente más valiosos que puede tener una empresa. El valor
real de esa información depende de cómo es
gestionada, del tiempo que se emplea para
procesarla y traducirla en el lanzamiento de
producto o servicios y de en qué medida se
utiliza eficientemente y es cualitativamente
mejor que la de las empresas competidoras.

En la época del conocimiento, comunicación y

tecnología en la que nos encontramos es de vital
importancia contar con los datos y la
información correcta, pues ahora más que
nunca contamos con tantas fuentes donde
obtener información pero hay que saber
distinguir entre información útil e información
de “relleno”.

Si bien, esta gran accesibilidad que tenemos para la transmisión y obtención de información a través de
nuevas fuentes y canales de información, ha hecho que cada día se tome más conciencia del problema que
siempre ha existido, más sin embargo se ha vuelto más remarcable sobre la confiabilidad y veracidad que
se tiene sobre la información.

GFPI-F-019 V3
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Una persona bien informada es una persona mejor preparada, para las organizaciones, hoy más que nunca
este dicho tiene una importancia vital para contar con una ventaja competitiva en el mercado; ha
demostrado que una buena recopilación, interpretación y buen manejo de información significa dentro de
las empresas una buena comunicación.

Por ello, apreciados aprendices, la invitación es a dar lo mejor de cada uno de nosotros en nuestro proceso
formativo con responsabilidad no solo de su aprendizaje, sino de ser ayuda para sus compañeros a aprender
creando una atmosfera de logros.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Es vital en este punto del aprendizaje saber y elaborar documentos de información, como se presenta un
informe y la conservación de los mismos en el área de Talento Humano.

3.1. Después de reflexionar sobre los siguientes interrogantes de manera individual, participe activamente
en las siguientes actividades:

 Mencione si conoce la norma para la elaboración de los documentos comerciales la GTC-185 de

Icontec.
 Recuerda cual es concepto de SIGLA y ACRÓNIMO
 ¿Qué quiere decir ICONTEC” y cuál es la misión?
 Cuándo ha necesitado enviar una carta para solicitar alguna información ¿cómo elabora el
documento?
o Investiga cómo se hace?
o Acudo a un Café Internet?
o La elaboro como yo considero se debe hacer

 5. Toda organización maneja una gran cantidad de documentos a los cuales le deben dar un orden
a través de la competencia manejo de archivos. ¿Qué conoce de todo este proceso? ¿Por qué será
importante? ¿Cómo se hace?

3.2. En GAES (Grupos Autónomos de Estudio) equipos de trabajo establecer y enlistar cuáles son los
documentos o datos necesarios y donde los encuentro para poder conocer:

 Estado de la etapa lectiva

 Estado de patrocinio
 Atención para una cita medica
 Documentos de afiliación a EPS, AFP, ARL y CCF
 Presupuesto de gastos

Socializar con los demás compañeros y generalizar dichos documentos. En hojas blancas para la carpeta de
evidencias.

3.3. En equipos de trabajo leer comprensivamente Lectura No 1. Programa de gestión documental, parte III
y Lectura No 1.1. Información de conservación documental construir un cuadro conceptual de los términos:
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 Archivo Total
 Archivo de Gestión
 Archivo central
 Archivo histórico
 Inventario documental
 Tablas de retención documental
 Tablas de valoración documental
 Conservación documental
o Tipos de Documentos
o Tiempo de conservación.

3.3.1. Diseñar por equipos de trabajo una situación problema frente al manejo de los documentos en el
sistema de información partiendo de lo aprendido en el punto 3.3, demostrar el caso a sus compañeros y
generar soluciones en conjunto.

3.3.2. Planificar y desarrollar una exposición con lo trabajado anteriormente en el punto 3.3. y 3.3.1, debe
participar todo el equipo.

3.3.3. En equipos de trabajo observar la siguiente información https://prezi.com/dvdbi8zrc0aa/ciclo-vital-

de-los-documentos/ , establecer como es el ciclo vital de los documentos manejados en el sistema de
información de talento humano.

3.4. Visitar empresa o área de trabajo e investigar y registrar en un informe:

 ¿Qué normatividad tienen en cuenta para la producción de documentos?
 Los sistemas de archivo que allí se manejan
 ¿Cuáles son las técnicas y las normas para la digitalización de los documentos?
 Procedimiento de conservación documental.

3.4.1. Diseñar la tabla de retención y valoración documental con la información de este ciclo vital en el
sistema de información y lo visto en la empresa o área de trabajo.

3.4.2. Revisar la Lectura No 2. GTC 185, Punto 4 y punto 9 y lectura No 2.1 ISO 9000:2001 por equipos de
trabajo: Crear un procedimiento para presentar y comunicar informes con calidad de talento humano
derivados del sistema de información

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación
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Evidencias de Conocimiento : Aplica las técnicas de Exposición y cuadro conceptual

conservación, almacenamiento, de los términos relacionados con
destrucción y recuperación de Gestión documental
la información del sistema de
gestión del talento humano,
cuidadosa y responsable.

Aplica el procedimiento y
normatividad para la
conservación de información
del sistema de información de
la gestión del talento humano,
responsablemente.

Aplica responsablemente el
procedimiento, técnicas y
normatividad para la
conservación de información
del sistema de información de
la gestión del talento humano

Suministra la información a las

Evidencias de Desempeño Informe trabajo de campo,
partes interesadas con
responsabilidad y discreción. identificar el proceso de gestión
documental de la empresa o área
Coordina con responsabilidad y de trabajo.
diligencia las instancias de la
organización para el trámite de
información de la gestión del
talento humano.

Evidencias de Producto Presenta informes de Gestión Procedimiento para la

del Talento Humano teniendo presentación y comunicación de
en cuenta las normas técnicas,
informes con calidad.
de calidad Norma ISO
90002001.

Procesa los datos e información

para elaborar el informe de
gestión del talento humano
teniendo en cuenta normas y
haciendo uso del software
aplicativo, con objetividad y
responsabilidad

Aplica las técnicas y la normas

de calidad para la preparación y
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elaboración de documentos,
con responsabilidad y
asertividad.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora de los documentos donde se reúnela

documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por el personal
de las oficinas.

Archivo central: Agrupa los documentos transferidos por los diferentes archivos de gestión del
organismo, una vez finalizado su trámite y cuando su consulta no es constante.

Archivo histórico: Contiene documentación que una vez evaluada se considera de conservación
permanente, ingresa la documentación proveniente del Archivo Central que a su vez la ha recibido el de
gestión.

Carpeta: Conjunto rígido formado por dos cubiertas de cartón unidas por un material flexible y que sirve
para la conservación y que constituye la unidad de instalación.

Clasificación: Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que
reflejan la estructura jerárquica del fondo.

Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles
alteraciones físicas de los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha
producido.

Custodia: Responsabilidad jurídica que implica la correcta conservación de los fondos por parte de la
institución archivística.

Depósito: Conjunto de espacios destinados a la conservación de documentos.

Descripción: Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de

información (catálogo) para facilitar el conocimiento y la consulta de los fondos documentales y
colecciones de los archivos.

Documento: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica,
sonora o en imagen, recogidas en cualquier soporte material, hasta en soportes informáticos.

Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos, generado orgánica y

funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.
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Fondo: Conjunto de documentos, de cualquier tipología o soporte, producido orgánicamente y/o

reunido y utilizado por una persona, una familia o un organismo, en el ejercicio de sus actividades y
funciones.

Gestión Administrativa: Conjunto de actuaciones reguladas que realizan las unidades administrativas
para ejercer sus funciones y que pueden ser comunes y específicas.

Índice: Conjunto de referencias ordenadas de encabezamientos onomásticos, toponímicos,

cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en instrumentos de
referencia y descripción.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Guía para la implementación de Programas de Gestión Documental. Archivo General de la

Nación.

Webgrafía

http://www.iygsa.com/web/index.php/en/trd-y-tvd

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) ANA DOLORES MARTÍNEZ Instructor

SÁNCHEZ

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

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GUÍA DE APRENDIZAJE

Autor (es) MARIA JOSE TORRES Instructor 9 Actualización

julio
2018