¿Cómo liquidar una obra cuando la información que hay es incompleta?

No hay norma o directiva que regule la manera de liquidar las obras cuando hay
información incompleta.

Sucede a menudo en la administración pública y se debe en buena parte, a que las

entidades no aseguran en los contratos la obligación de presentar los originales de los
documentos de la obra como condición previa a los pagos por los servicios de
residencia. Se paga la totalidad de honorarios o en partes, solo con la presentación de
los recibos y sin anexar informes específicos del trabajo realizado y la documentación
original que la sustente.

Dado que no hay norma o pauta preestablecida para estos casos, y que es obligatoria la
liquidación de la obra, se recomienda lo siguiente:

1. Realizar un levantamiento de campo de todo lo construido, metrados, planos post

construcción, y valorizarlos a precios que corresponda a la ejecución de la obra.
2. Reconstruir la información documental: comprobantes de pago que se encuentran en
Tesorería y en las cuales se pueden encontrar las valorizaciones, facturas o pagos; copia
de planillas, pago de impuestos, entre otros.
3. Con lo anterior estimar el costo total de la obra y el cumplimiento de las
especificaciones técnicas. Pueda que no sea el ideal de la liquidación pero, la idea es
tener la mejor aproximación posible.
4. Con los antecedentes de la obra, sustentar la liquidación y solicitar la aprobación para
efectos de cierre del proyecto y los registros contables respectivos.

Paralelamente, se recomienda solicitar notarialmente a los residentes de las obras, la

remisión de la documentación apropiada y/o conciliar con ellos si hubiera alguna deuda
pendiente.

Puede leer la explicación a la pregunta y su base legal en el siguiente enlace:

http://bit.ly/1Yykdvo