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EC
UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE EDUCACIÓN, CIENCIA Y
TECNOLOGÍA (UMECIT)
Decreto Ejecutivo 575 del 21 de julio de 2004 Acreditada Mediante
Resolución
N°15 del 31 de octubre de 2012

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD


ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE SERVICIOS DE
SALUD
Importancia del Departamento de Registros y
UM
Estadísticas de Salud
Trabajo presentado como requisito para optar al
grado de
Especialización En Gerencia De Servicios de Salud

Autor: Vanessa Barría


IT
Cédula: 9-707-575
Tutor: Consuelo Lenoyr
Panamá, Noviembre 2017

EC
UNIVERSIDAD METROPOLITANA DE EDUCACIÓN, CIENCIA Y
TECNOLOGÍA (UMECIT)
Decreto Ejecutivo 575 del 21 de julio de 2004 Acreditada Mediante
Resolución
N°15 del 31 de octubre de 2012
UM
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE SERVICIOS DE
SALUD
Importancia del Departamento de Registros y
Estadísticas de Salud
IT
DEDICATORIA

A DIOS, quien me ha dado salud e inspiración para lograr este anhelado


sueño, aunque sé que esto no acaba aquí.

A mi familia, especialmente a mi hija Ángelys Victoria Hernández Barría,


quien me animó siempre a realizar las diferentes asignaciones; a mi Alaia

EC
Victoria Hernández Barría, quien a pesar de lo chiquita e inquieta, fue un
motivo más para concluir mi proyecto.

A mi esposo, Marvin Hernández, quien muchas veces se trasnochó y


me ayudó con las ediciones de los trabajos.

A mis padres, quienes han sido una luz en mi camino y apoyo en mis
realizaciones.
UM
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TABLA DE CONTENIDO

DEDICATORIA ........................................................................................................... 3
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 6
A.
B.

C.
D.
E.
EC
CONTEXTUALIZACION DEL PROBLEMA .................................................. 6
OBJETIVOS ........................................................................................................ 9
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................... 9
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................. 9
JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ............................................................... 9
MARCO DE REFERENCIA ............................................................................ 11
FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ................................................................... 13
5.1. MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
ESTADÍSTICAS DE SALUD ........................................................................... 14
5.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS
DE SALUD ......................................................................................................... 15
UM
5.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
ESTADÍSTICAS ................................................................................................ 15
5.4. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS16
5.5. ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS
MÉDICOS ........................................................................................................... 17
5.6. SECCIONES DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y
ESTADÍSTICAS DE SALUD ........................................................................... 19
5.6.1. SECCIÓN DE ARCHIVO....................................................................... 19
5.6.2. SECCIÓN DE ESTADÍSTICA .............................................................. 19
5.6.3. SECCIÓN DE ADMISIÓN Y EGRESO ............................................... 20
5.7. ORGANIGRAMA DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD21
IT
5.8. EVOLUCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS21
 Licenciado Registros y Estadísticas de Salud: ........................... 28
 Técnico en Registros y Estadísticas de Salud: ........................... 28
F. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ......................................................................... 32
CONCLUSIONES .................................................................................................... 33
RECOMENDACIONES ........................................................................................... 35
BIBLIOGRÁFÍA ........................................................................................................ 36

EC
UM
IT
INTRODUCCIÓN

Toda organización o institución está conformada por departamentos

para apoyarse en su gestión y así lograr altos niveles de rendimiento que dan

como resultado atenciones de calidad. La calidad de la atención es el eje

EC
fundamental del derecho a la salud de las personas, criterio que desarrolla

con rigurosidad el Departamento de Registros Médicos y Estadísticas dentro

del sector salud.

En el transcurso de estos últimos años, se han producido importantes

cambios en el sistema de salud en nuestro país, que han repercutido en su

sistema de información estadístico y por ende en los aspectos metodológicos

de los departamentos de Registros Médicos y Estadísticas de las diferentes


UM
instituciones. Es importante dar a conocer todos los aspectos que nos hacen

importantes como profesionales idóneos que hoy día practicamos la profesión

de Registros Médicos y cuya profesión estuvo por muchos años marginada, y

aunque siempre se habló de la misma como el eslabón más importante en las

instalaciones de salud, no se le brindaba dicha importancia.

Gracias a la tenacidad y esmero, se logró reconocer el esfuerzo y la

entrega de una profesión que es más que la tabulación de números o captación


IT
de datos; hoy día, Registros Médicos y Estadísticas es el departamento que

apoya de primera mano en el desarrollo a la dirección de cualquier instalación

de salud para el logro de sus objetivos.

Es por eso que en este trabajo se desarrollarán los aspectos que hacen

importante al Departamento de Registros Médicos dentro de las instalaciones

EC
de salud
UM
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IT
CONTEXTUALIZACION DEL PROBLEMA

Importancia del Departamento de Registros Médicos y Estadísticas en

el sector de la salud.

EC
Al hablar de registros médicos, muchos se centran simplemente en las

historias clínicas, la asignación de citas médicas o la simple acción de obtener

un cupo para recibir una atención médica, sin saber que es mucho más que

eso. Actualmente, la responsabilidad que recae sobre este departamento es

grande e importante, de tal manera que hoy día somos una parte importante

en la gestión de cualquiera instalación de salud; entonces, ¿Es el

Departamento de Registros y Estadísticas más que cupos o citas dentro de

las instalaciones de salud?


UM
9

IT
A. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

 Identificar los aspectos por los cuales el Departamento de Registros

Médicos ha evolucionado hasta convertirse en un eslabón importante

en las instalaciones de salud.


EC
OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Conocer los aspectos legales que regulan la carrera de Registros

Médicos en Panamá.

Identificar las funciones asignadas al Departamento de Registros y

Estadísticas de Salud

 Resaltar de qué manera ha evolucionado REGES en el proceso hasta

convertirse en un departamento importante en las instalaciones de


UM
salud.

B. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

El Departamento de Registros de Salud actualmente es un complejo

conjunto de actividades estructuradas. Los procesos realizados en este

departamento son importantes, porque dan las pautas a seguir para lograr

determinar que la información entrante es de gran utilidad para la toma de


10

IT
decisiones en las instalaciones de salud. Esto redunda en beneficio y en el

buen desempeño de las labores en Registros Médicos. La información para el

sistema de salud depende de los datos que generan los servicios de salud. De

ahí la importancia que tiene, tanto para los establecimientos de salud como

para el sistema de atención médica, la validez de los datos obtenidos o

suministrados por el Departamento de Registros y Estadísticas.

EC
Las instalaciones de salud tienen como objetivos brindar servicios

médicos de calidad y que los mismos se brinden con eficiencia. Para que este

proceso funcione correctamente, se necesita de profesionales comprometidos

y con un alto nivel de educación y un alto espíritu de responsabilidad, más

aún cuando lo que busca es brindar salud a la población.

En las instalaciones de salud ningún servicio o departamento es memos


UM
que otro, las responsabilidades varían, pero el fin debe ser el mismo, brindar

buenos servicios a esa población que acude en busca de salud. Por mucho

tiempo el Departamento de Registros Médicos fue visto simplemente bajo la

lupa de ser meramente la ventanilla de asignación de cupos, sin ver que detrás

hay un equipo humano esforzado en brindar lo mejor y con un gran peso a sus

espaldas; sí somos un departamento importante en el organigrama de

cualquier instalación de salud, trabajamos día a día de la mano de las

altas direcciones de las unidades de salud, brindándoles la información


11

IT
necesaria que les permita tomar decisiones acertadas en beneficios de

quienes acuden en busca de salud. Somos más que el personal detrás de

ventanilla, somos un equipo que contribuye al funcionamiento de los sistemas

de salud. Es por eso que en este trabajo se resaltará la importancia del

Departamento de Registros Médicos y Estadísticas en el sector de la salud.

MARCO DE REFERENCIA

EC
Los registros médicos juegan un papel muy importante en la captación de

datos sobre diferentes atenciones en la salud de las personas, esto con el

único fin de planificar la atención y contribuir con la salud. Los mismos son

elementos cruciales para contribuir con la evaluación de la calidad de atención

y son una parte fundamental de la asistencia en la salud. Existen registros de

atenciones médicos o sanitarios y registros administrativos, como altas

hospitalarias, registros de prescripciones y dispensación de medicamentos.


UM
La información de salud que contiene los registros de salud es de carácter

confidencial y por ello debe ser manejada sólo por el personal idóneo y

responsable de los mismos; en este caso, es el personal del Departamento

de Registros y Estadísticas de Salud.

Marlene calvo (1998). El registro médico se desarrolló en 1918, con la

estandarización de los hospitales en los E.E.U.U. y como un medio para

evaluar la calidad de la atención. Sin embargo, los registros médicos


12

IT
tuvieron su origen con Hipócrates y otros estudios de las civilizaciones

antiguas, cabe señalar que en 1600 años antes de Cristo, se produjeron

anotaciones sobre casos quirúrgicos en Egipto. Desde hace ya

muchos años se conoce la importancia de consignar y almacenar la

información que se genera durante la atención de un paciente en

particular, ya sea como elemento de soporte a la memoria de quienes

EC
atienden o como fuente capaz de responder las preguntas de la ciencia

con respecto a una enfermedad en toda una comunidad.

La Organización para la Salud (O.P.S., 1991) señala los siguientes

usos: del Departamento de Registros Médicos:

 Proporcionar evidencia documentada sobre el curso de la salud,

enfermedad y tratamiento del paciente.

 Servir como base para la revisión, estudio y evolución de la calidad


UM
de atención prestada.

 Ofrecer información para la investigación y docencia.

 Proteger los intereses legales del paciente, del establecimiento de

salud, del cuerpo médico y otro personal.

La base de este departamento radica no sólo en la asignación de una

cita médica o cupo como lo conocemos, es una secuencia de actividades que

conllevan responsabilidad y compromiso.


13

IT
El Departamento de Registros Médicos (REDES) es una disciplina

especializada en la documentación que brinda apoyo logístico para la

identificación y atención de las personas de los servicios de salud de la Caja

Costarricense de Seguro Social, es una dependencia a la que corresponde la

custodia, el control de calidad y la conservación de los registros derivados de

EC
las labores de atención clínica; así como la recolección, procesamiento,

codificación, análisis y difusión de los datos estadísticos en Salud. (Lic. Nidia

Segura Correa. Revista Cúpula, 2015).

Como vemos desde muchos años atrás se evidenciaba la importancia

de un buen control de los registros médicos, otorgándonos funciones que con

el transcurrir de los años reclamaríamos y asumiríamos con responsabilidad;

desde los inicios nuestras responsabilidades dentro de las instalaciones de


UM
salud son muchas y con el pasar de los años las mismas aumentan. Es

importante conocer los inicios y los puntos de vista de personas de otros

países, los cuales valoran y reconocen los aportes que brinda el Departamento

de Registros Médicos al sistema de salud y por ende al desarrollo de una

buena gestión en las instalaciones de salud.

C. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
14

IT
El Departamento de Registros Médicos es un apoyo técnico que brinda

servicios de asistencia, docencia e investigación, contribuye a mejorar la

calidad de la asistencia, registrando el trabajo médico y de otras disciplinas de

la salud. Custodia y conserva la documentación clínica en forma íntegra y

confidencial.

EC
Es considerado la primera imagen en cualquier instalación de salud. Es

la cara del hospital o de cualquier instalación de salud en el ingreso y egreso

del paciente, puesto que es quien otorga la primera atención en consulta

externa y urgencias por medio de la recepción de datos personales del

paciente, para la elaboración de su expediente. El egreso es parte

fundamental, pues permite elaborar las estadísticas de la salud que

retroalimentan a los médicos y administrativos sobre los cuidados y recursos

necesarios para planear el presupuesto o el recurso necesario para otorgar a


UM
la población una buena atención en servicios de salud.

1.1. MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS


DE SALUD

En una instalación de salud, dicho departamento tiene el propósito de

producir, interpretar, asegurar y preservar la información estadística derivada


15

IT
de la atención prestada al paciente, la familia y la comunidad, bajo un sistema

de normas específicas y principios éticos, a través de acciones técnicas

administrativas y de investigación.

1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS


DE SALUD

EC
Garantizar en forma idóneas, el sistema de información estadística,

optimizando el procesamiento de los registros de asistenciales que puedan

permitir el estudio cuantitativo y cualitativo de los problemas de salud de la

población, con base en la toma de decisiones.

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y


ESTADÍSTICAS
 Contribuir a la prestación de la mejor atención posible al paciente,
UM
dándole una atención pronta, amable y asegurando que su historia
clínica única sea exacta, oportuna, confidencial y accesible.

 Proporcionar a la Dirección del hospital información exacta y oportuna


sobre los recursos humanos, materiales y para la determinación de las
necesidades presupuestarias.

 Proveer al país la información estadística necesaria para la óptima


utilización de los medios con que cuenta en el momento y para la
planificación de las necesidades futuras.
16

 Proporcionar historias clínicas y otros datos al personal de salud para

IT
uso en estudios e investigaciones.

 Contribuir a la educación y capacitación del personal médico y otro


personal de salud.

 Contribuir a proteger los intereses legales del paciente, del cuerpo

1.4.
EC
médico y del hospital.

FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS

Las funciones del Departamento de Registros médicos en la mayoría

de los países son las mismas, varía dependiendo de la complejidad de la

instalación de salud para la cual se labore. Las mismas son:

 Realizar los trámites administrativos relacionados con la inscripción y

admisión de pacientes.
UM
 Realizar la evaluación técnica de las historias.

 Archivar y desarchivar historias clínicas.

 Mantener y conservar las historias clínicas

 Mantener el índice de pacientes

 Mantener otros registros secundarios según sea necesario y

requerido.
17

 Elaborar las estadísticas necesarias para fines intrahospitalarios y

IT
para uso nacional. Proporcionar información en respuesta a

solicitudes para datos sobre el tratamiento brindado a un paciente.

 Colaborar con el cuerpo médico y con otro personal de salud,

facilitándoles historias y datos estadísticos para fines de

investigación, evaluación o docencia.

1.5.
EC
 Colaborar con programas de capacitación.

ORGANIZACIÓN
MÉDICOS
DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS

En todo establecimiento de salud, cualquiera que sea su tipo: General,

especializado, regional o subregional, está conformado por un conjunto de

departamentos y servicios clínicos y técnicos, entre los cuales destaca el

Departamento de Registros y Estadísticas de Salud.


UM
El mismo se encuentra bajo la dirección del Director Médico del

hospital, cuenta con un jefe de Registros Médicos y Estadísticas, el cual tiene

como funciones:

 Organizar y controlar al personal que trabaja en la unidad funcional,

siendo el máximo responsable del cumplimiento de la disciplina laboral.

 Establecer los mecanismos para la recolección de la información.


18

 Cumplir y hacer cumplir las normas y procedimientos de la unidad

IT
organizativa de los registros de atención y de los sistemas de

información estadística, controlando la integridad y calidad de los

datos.

 Coordinar y controlar el cumplimiento adecuado de todas las funciones

técnicas, administrativas, docentes e investigativos de la Unidad

EC
Funcional.

 Controlar el cumplimiento de entrega de la información.

 Analizar la información elaborada.

 Participar en reuniones coordinadas.

 Custodiar y conservar la documentación, la cual es responsabilidad del

departamento.

 Colaborar con la informatización y las actualizaciones de los sistemas

de información.
UM
El personal que trabaja en el Departamento de Registros y Estadísticas

es el elemento fundamental y el más importante para el éxito del mismo. Debe

existir personal suficiente en cantidad y calidad para cumplir con las funciones

que se le han asignado. El equipo que conforma dicho departamento está

conformado por colaboradores, preparados educativamente, con idoneidades

para ejercer dicha profesión; deben poseer cualidades morales, contar con la

veracidad, la honradez profesional, la discreción, el sentido de


19

IT
responsabilidad; además de estas virtudes, se debe aplicar responsabilidad,

valores como: ética, trabajo en equipo, amabilidad.

SECCIONES DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS DE

SALUD

El mismo se encuentra dividido en secciones, tales como:


EC
1.5.1. SECCIÓN DE ARCHIVO
Es área de la sección de archivo se distribuye de la siguiente manera:

Archivar y entregar historias clínicas.

Controlar la salida de historias clínicas del archivo y su devolución.

Archivar informes de laboratorio, radiología, etc.

• Preparar historias clínicas (renumerar las carpetas, formularios, etc.)

• Trasladar historias clínicas del archivo activo al pasivo.


UM
1.5.2. SECCIÓN DE ESTADÍSTICA
Las informaciones proporcionadas por la sección de estadística son

utilizadas en todas las etapas de la administración de un establecimiento de

salud, desde el momento de la planificación hasta la evaluación de las

acciones desarrolladas. Controlar la Integridad de los sistemas de información

estadística y calidad de los datos.

Funciones:
20

IT
Recoger, revisar, procesar los datos estadísticos y enviar según calendario

estadístico.

• Conservar los documentosRealizar los análisis necesarios de la

información elaborada.

• Contribuir con el sumistro adecuado de la información para ayudar en la

toma de decisiones.


EC
1.5.3. SECCIÓN DE ADMISIÓN Y EGRESO
Funciones:

Recibir el censo diario de pacientes de todos los servicios, y la condición

del paciente.

• Verificar la veracidad y congruencia del censo diario o registro con relación

a servicios, sala, número de camas disponibles, los datos de identificación

de los pacientes, ingresos, egresos y transferencias.


UM
• Entregar a la sección de estadística los datos las hojas de censo diario y

condición del paciente.

• Recibir, controlar y compaginar las historias clínicas de los egresos y

remitirlas a la sección archivos.

• Mantener al día el Índice de camas.

• Llevar el registro de ingresos y egresos hospitalarios.


21

IT
ORGANIGRAMA DE REGISTROS Y ESTADÍSTICAS DE SALUD

EC
Fuente: Departamento de REGES. Hospital Ezequiel Abadía
UM
1.6. EVOLUCIÓN DEL DEPARTAMENTO DE REGISTROS MÉDICOS

Ya se habló sobre la evolución de los registros médicos como

documentos, como fuentes de información y registro de datos médicos. Ahora

se hablará de la evolución del Departamento de Registros Médicos. Como se

conoce, la información es la base para obtener todos los datos necesarios para

generar las estadísticas que se requieran, para así tomar decisiones acertadas

y fundamentales en toda buena gestión de salud.


22

IT
Es necesario conocer las consultas médicas por servicio, los aumentos

o disminución de la demanda por servicios, las morbilidades, para así

descartar o prevenir la aparición de epidemias. Estas y muchas otras

asignaciones han hecho del Departamento Registros y Estadísticas un pilar

fundamental y muy importante en cualquier instalación de salud.

EC
Hace años el departamento estaba constituido por colaboradores,

formados de manera empírica, todo esto cambió y actualmente estamos

conformados por profesionales con una formación académica universitaria,

con la capacidad suficiente para brindar información requerida por nuestros

niveles jerárquicos y que la misma sea confiable para tomar decisiones en

beneficios de la instalación de salud; también brindar la mejor atención a

nuestros usuarios.
UM
Registros Médicos y Estadísticas ha sido una de las profesiones que

han tenido grandes cambios no sólo a nivel de Panamá, sino a nivel de

muchos países. Con el pasar de los años, se ha visto inmersa en el mundo de

la automatización de los sistemas de Información, los cuales traen de la mano

la tecnología.
23

IT
El personal que conforma el Departamento de Registros Médicos a

nivel Nacional, en la República de Panamá, luchó durante muchos años

porque se le reconocieran sus funciones, derechos y obligaciones como un

departamento dentro del organigrama institucional. Fue entonces cuando el

EC
UM
24

IT
30 de junio de 2009 se creó la ley 41, la cual instituye y regula la carrera de

Registros Médicos Estadísticas. Esta ley está conformada por 22 artículos, los

mismos contienen y desarrollan todos los aspectos funciones, obligaciones,

compromisos que debe poseer el profesional idóneo que aspire a laborar en

el Departamento de Registros y Estadísticas. Con la aprobación de dicha Ley,

el Departamento de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, pasó a ser el

EC
Departamento de Registros y Estadísticas de Salud, con el fin de ampliar

nuestras responsabilidades y no sólo encasillarlas a las actividades médicas.

Ahora somos el personal idóneo y reconocido para actuar, aplicando nuestros

conocimientos científicos en los aspectos técnicos y normativos de

registros de salud.
los

El Artículo 6 de la Ley 41 (Gaceta Oficial- Ley Nº 41 de la República

de Panamá) decreta lo siguiente: son funciones de los profesionales de

Registros y Estadísticas de Salud las siguientes:


UM
 Administrar, organizar, monitorear y evaluar las actividades y tareas

propias de la tramitación de las citas de servicios médicos y técnicos,

así como la admisión de pacientes.

 Custodiar, conservar y distribuir los expedientes clínicos para los

servicios de atención clínica, hospitalización, docencia e investigación

y para los usuarios autorizado


25

IT
Coordinar, desarrollar, monitorear y ejecutar las etapas de registros,

procesamiento, producción, análisis y divulgación de los datos e

información de la producción, hallazgo y situación de salud.

 Planear, organizar, dirigir, supervisar y evaluar la organización y el

funcionamiento técnico-administrativo de las secciones y los

departamentos en los niveles local, regional y central.

EC
A partir de la promulgación de dicha ley, adquirimos derechos, pero

igualmente ampliamos nuestras obligaciones y con las mismas nuestras

responsabilidades como profesionales idóneos,

capacidades para brindar servicios de calidad .Los


con las suficientes

departamentos de

registros médicos evolucionaron a la par del crecimiento que enfrenta nuestro

país. Un país que exige profesionales preparados, con un alto nivel educativo

y con un gran de compromiso de servir.


UM
En nuestro país, la tecnología tocó al departamento de REGES, llevado

de la mano del expediente electrónico, un nuevo avance y un nuevo reto al

cual nos enfrentaríamos como departamento. Ambas entidades encargadas

de la salud en Panamá, tomaron la iniciativa buscando siempre brindar y

optimizar la calidad de los servicios a los usuarios, optar por la automatización

de los sistemas de Información, iniciando con el expediente clínico electrónico.


26

IT
Una nueva plataforma digital, que buscan transformar el sistema de atención

en las instalaciones de salud.

Según la definición de la Sociedad Global de Sistemas de Información

de Salud, HIMSS por sus siglas en inglés, el RME es el repositorio longitudinal

de toda la información relacionada a la salud de una persona que se genera

EC
en uno o más encuentros de atención médica. La información incluida en el

registro electrónico incluye datos demográficos del paciente, evoluciones o

notas clínicas, lista de problemas o diagnósticos, medicamentos, signos

vitales, antecedentes médicos, registros de inmunizaciones, datos de

laboratorio y reportes de estudios por imágenes entre otros. Los RME

automatizan y ayudan a respetar los flujos de trabajos de los profesionales de

la salud. Los RME tienen la habilidad de generar registros completos del

encuentro entre un paciente y un profesional de la salud, así como dar soporte


UM
a otras actividades del cuidado a través de interfaces, incluyendo ayuda a la

toma de decisiones basadas en evidencia, gestión de la calidad y reporte de

resultados de cuidado clínico.

Este nuevo sistema es la base para que el médico tratante pueda

conocer las condiciones de salud, las citas médicas que ha tenido y los

diferentes procedimientos ejecutados por el personal de salud a lo largo de un

proceso asistencial en diferentes unidades ejecutoras de la institución.


27

IT
Es un sistema informático que almacena los datos del paciente en forma digital

y se intercambian de manera segura y puede ser accedido por múltiples

usuarios autorizados. Este nuevo avance trajo como punto de partida el

Departamento de Registros Médicos y fue donde inició todo este proceso de

automatización, ampliando nuestras obligaciones y responsabilidades dentro

del sistema de salud.

EC
Según la OPS en sus conclusiones sobre sistemas de información

sobre servicios de salud, referido a los registros médicos electrónicos se

expresa que “una de las áreas dentro de las instituciones de salud que serán

sometidas a cambios importantes con la introducción de la tecnología de la

información será la de registros médicos y estadística.” Con esto se confirman

las grandes responsabilidades y los cambios que recaen sobre nuestro

departamento, lo importante que somos y las obligaciones que se generan con


UM
los nuevos avances.

Con la puesta en marcha del expediente electrónico en varias

instalaciones de salud pública en Panamá, surgieron muchas dudas y por

ende comentarios, los cuales se centraron directamente en el Departamento

de Registros Estadísticas de Salud, comentarios como que dicho

departamento desaparecería, o tendría reducción de personal. Con el paso del

tiempo, dichas dudas se disiparon porque se pudo constatar la importancia de


28

IT
dicho equipo de trabajo y la capacidad de los colaboradores para enfrentar

dichos cambios y contribuir con sus conocimientos a maximizar la herramienta

tecnológica.

Hoy día, al hablar de los colaboradores que conforman el equipo del

Departamento de Registros Médicos tenemos que hablar de técnicos y

EC
licenciados formados educativamente y con responsabilidades.

El artículo 4 de la Ley 41 (Gaceta Oficial- Ley Nº 41 de la República de


Panamá) detalla lo siguiente:

 Licenciado Registros y Estadísticas de Salud:


Profesional que obtiene un título de licenciatura sobre materias
relacionadas con dicha profesión o carrera y cumple con un
programa formal e integral, según las exigencias universitarias,
que contempla la necesidad de actualización en los avances
UM
tecnológicos y requiere, como mínimo, cuatro años de estudios
universitarios.

 Técnico en Registros y Estadísticas de Salud:


Profesional que obtiene un título de técnico en Registros y
Estadísticas de Salud, que comprende dos años de estudios
superiores en universidades oficiales o particulares, nacionales
o extranjeras, o entidades docentes formadoras de esta carrera
técnica de conformidad con la ley, y es responsable de asistir a
los licenciados en Registros y Estadísticas de Salud en la
ejecución de los diversos procesos.
29

IT
Ya una vez definido los perfiles de los profesionales requeridos
en el Departamento, se establecen los niveles según el grado
de responsabilidad y complejidad.

Antes de la promulgación de dicha ley, la clasificación para el personal

era simplemente como Auxiliares de Registros Médicos, Técnicos Medios y

EC
Técnicos Superiores.

El artículo 10 (Gaceta Oficial- Ley Nº 41 de la República de Panamá)

explica lo siguiente:

La carrera de Técnicos y Licenciados en Registros y Estadísticas de

Salud se organiza en dos niveles operativos, con sus respectivas

etapas.

Los niveles representan el grado de dificultad, complejidad y


UM
responsabilidad de las tareas correspondientes y las etapas

representan el reconocimiento a la antigüedad en el servicio, así:

 Nivel Técnico
Estadístico de Salud I
Es la persona que, al momento de entrar en vigencia la presente ley, se
encuentra laborando en instituciones del Estado como Técnico
Medio o Auxiliar de Registros Médicos y Estadísticas de Salud, y será
reclasificado automáticamente como Estadístico de Salud 1

 Estadístico de Salud II
30

IT
Es la persona que, al momento de entrar en vigencia la presente ley,
posee el título de Técnico en Registros Médicos y Estadísticas de
Salud, Técnico en Registro y Estadísticas de Salud o Técnico en
Archivos Clínicos, expedido por una universidad oficial o particular,
nacional o extranjera O entidad docente formadora de esta carrera de
conformidad con la ley, y será reclasificado automáticamente como
Estadístico de Salud II.

EC
 Nivel de Licenciatura
Estadístico de Salud III: Es el profesional que, al momento de entrar
en vigencia la presente ley, posee el título de Licenciatura en Registros
Médicos y Estadísticas de Salud o de Licenciatura en Registros y
Estadísticas de Salud, expedido por una universidad nacional o
extranjera, y será reclasificado automáticamente como Estadístico de
Salud III.

Al licenciado en Registros Médicos y Estadísticas de Salud o en


Registros y Estadísticas de Salud que obtenga un grado de maestría o
UM
doctorado le será reconocido una etapa.

Durante el desarrollo de este trabajo, se ha buscado mostrar al

Departamento de Registros y Estadística como un pilar fundamental en el

equipo de salud, una unidad conformada por personas, por colaboradores con

funciones, regidos por normas, con obligaciones y responsabilidades y que los

mismos han tenido que sumarse a los cambios y ajustarse a las constantes

innovaciones y sistemas de información. Los cambios a los cuales se


31

IT
enfrentan los servicios que prestan atención de salud, han señalado la

importancia de contar con sistemas de información que aseguren mayor

precisión, agilidad, soluciones oportunas, indicadores más reales, para así

mejorar los controles y hacer evaluaciones más acertadas del sistema de

salud. Esto incluye contar con base de datos para la administración, la

prestación de servicios de salud la docencia e investigación y somos el

EC
Departamento de Registros y Estadísticas el ente idóneo y con la

responsabilidad de ofrecer dicha información para que las altas direcciones

puedan atender las necesidades y brindar las respuestas oportunas a la

población que acude en busca de un servicio de salud.

El Departamento de Registros y Estadísticas como miembro del equipo

de salud tiene un rol de importancia cada vez mayor a medida que transcurren

los años. Nuestra evolución como departamento no sólo ha sido en la manera


UM
de clasificarnos y las responsabilidades que se nos sumarían. Las

necesidades actuales de información, para la toma de decisiones, para el

conocimiento de la situación de una institución de salud, el manejo de sus

datos epidemiológicos, y su organización administrativa forman parte de las

responsabilidades y nuestro compromiso dentro del engranaje de salud.


32

IT
D. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN
Existen factores significativos, relevantes y de gran importancia para

referirnos al Departamento de Registros y Estadísticas de Salud como un

ente referente no sólo de asignación de cupos. Con el transcurrir del tiempo la

evolución del mismo no sólo se ve reflejada en el incremento de su fuerza

EC
laboral o la motivación del mismo a capacitarse , también se ha aprendido a

potenciar nuestras habilidades y ampliar nuestra visión y actitud de servicio

hacia aquellos que acuden a nuestras instalaciones en busca de una buena

atención.

Como el esfuerzo realizado día a día, aun soportando situaciones

adversas y poco motivadoras, se ha llevado a nuestro departamento a

retomar el sitial que se merece, el respeto y la satisfacción de ser parte


UM
importante en la toma de decisiones que puede dar como resultado una

buena gestión en cualquier instalación de salud.


33

IT
CONCLUSIONES

 El Departamento de Registros y Estadísticas constituye un importante

factor en el funcionamiento y mejoramiento de las instalaciones de salud.

 Su responsabilidad es cada vez mayor al tener en cuenta que para que se


EC
dé una buena administración, la unidad debe utilizar eficientemente todos

sus recursos para mejorar su rendimiento. Para ello es necesario contar

con información estadística adecuada y confiable.

Contribuye al mejoramiento de la calidad de atención al paciente, ahora

incorporando a su experiencia y enfrentado con tenacidad nuevos retos

como lo es el expediente clínico electrónico, procurando que este sea

único, exacto, oportuno y confidencial, protegiendo los intereses legales del


UM
paciente, del cuerpo médico y del hospital, generando la información

estadística necesaria para la óptima utilización de los medios, recursos y

la planeación de las necesidades futuras

 El Departamento de Registros Y Estadísticas de Salud es el responsable

de establecer los procedimientos de trabajo que garanticen la calidad de

la información y los mecanismos para la protección de la

confidencialidad de los datos obtenidos.


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Es el departamento con la responsabilidad de brindar toda la información

generada en las instalaciones de salud y sólo la información

proporcionada por nuestro departamento es la que cuenta con el aval legal.

 Registros y estadísticas es más que personal detrás de una ventanilla

otorgando citas médicas, es todo un equipo de trabajo involucrado y con el

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compromiso de servir a la población que asiste a las instalaciones de salud.

Es parte del engranaje que ayuda a la toma de decisiones para contribuir

con la evolución de la calidad en salud.


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RECOMENDACIONES

 Promover proyectos para actualizar al personal sobre la utilidad de

los sistemas de información.

 Brindar docencia a los usuarios internos y externos sobre las

funciones y objetivos desempeñados dentro de nuestro

EC
departamento.

 Promover proyectos motivacionales para incentivar al personal.


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BIBLIOGRÁFÍA

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 Marlene Calvo (1998). Los Registros del expediente médico un enfoque de
Garantía Hospital Max Peralta. Revista de Ciencias Administrativas y
Financieras de la seguridad Social.
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Estadística de Salud. Revista Cúpula
| www.binasss.sa.cr/bibliotecas/bhp/cupula/v29n2/art14.pdf
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 Ley N°41(2009), Gaceta Oficial Digital República de Panamá. Articulo N°10


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ANEXOS
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