Sie sind auf Seite 1von 11

TINJAUAN PELAYANAN REKAM MEDIS BAGIAN FILING DI PUSKESMAS

BEJEN KABUPATEN TEMANGGUNG TAHUN 2014

EVI MARLINA

ABSTRACT

. Storage system in primary health care Bejen using decentralized system and
medical record numbering is only used on an outpatient medical record documents while
inpatient medical record documents only using the serial number, consequently the data
of outpatient and inpatient care is not sustainable. The general objective of this study was
to determine the service medical record section filing in Primary health care Bejen district
Temanggung.
This type of research is descriptive, with observation data retrieval and
interviews. Subjects were Filing officer and head of TU (Administration), while the
object of study is medical record services in filing.
Based on the results of research services at primary health care medical records
include outpatient registration, inpatient registration, outpatient unit, inpatient unit,
assembling, coding, filing and recording and reporting system at primary health care
(SP3), numbering system used Unit Numbering System, alignment system used is an
alignment system with direct numbers or SNF (Straight Numerical Filing), storage system
using decentralized system, facilities contained in the filing include storage racks, tables,
chairs, book registers, medical record documents, folders, and stationery work, in primary
health care Bejen has been no standard procedure governing medical record services.
So it can be concluded that the discontinuity due to the use of clinical data of
patients treated only on an index card registration outpatient only, numbering system used
Unit Numbering System, alignment system used is an alignment system with direct
numbers or SNF (Straight Numerical Filing), storage system using decentralized system,
and longer patient care because of lack of facilities in filing Primary health care Bejen
district Temanggung. Thus researchers suggest to add to the family code, numbering
system on inpatient use UNS (Unit Numbering System), using a centralized storage
system, need for Main Index Patient Cards, tracer, expedition books, and control cards in
the filing, must be made in writing policies and standard operating procedures of the
medical record service section filing in Primary health care Bejen district Temanggung.

Keyword : Medical record service, filing, Primary Health Care.

PENDAHULUAN
Cara penyimpanan Dokumen Rekam tersebut terdapat sub sistem rekam medis
Medis (DRM) dibagi menjadi dua yaitu yang terdiri dari sistem penomoran,
sentralisasi dan desentralisasi. sistem penyimpanan, dan sistem
Berdasarkan survei awal di Puskesmas penjajaran. Sistem penomoran yang
Bejen, diketahui bahwa pelayanan rekam digunakan di Puskesmas Bejen adalah
medis di Puskesmas dimulai dari UNS (Unit Numbering System) dengan
pendaftaran pasien, pelayanan medis family numbering atau family folder, yaitu
rawat jalan dan rawat inap/IGD, sistem penomoran dimana satu keluarga
pelayanan administrasi, keuangan, mempunyai satu nomor rekam medis
pelayanan pencatatan dan pelaporan, dan dengan identifikasi yang sama,
penyimpanan DRM. Dalam sistem penomoran tersebut terdiri dari 6 digit
angka dimana 2 digit angka depan adalah rawat jalan lama ini dilayani dengan
kode kecamatan, 4 digit angka terakhir DRM rawat jalan lama. Jadi, dalam
adalah nomor rekam medis pasien. Kode pengobatan pasien selanjutnya tidak
wilayah di Puskesmas Bejen terdiri dari 3 diketahui riwayat penyakit terdahulu
macam, yaitu 01-14 untuk dalam wilayah, pasien, data klinis pasien tidak
90, 91, 92, 94 untuk luar wilayah, dan 93 berkesinambungan dan menyebabkan
untuk luar kecamatan Bejen tetapi masih pelayanan pasien lebih lama.
dalam satu Kabupaten Temanggung. Pasien rawat inap lama dilayani tanpa
Nomor rekam medis di Puskesmas Bejen menggunakan DRM lama karena sistem
hanya digunakan pada DRM rawat jalan, penyimpanan belum terkelola dengan
sedangkan rawat inap tidak menggunakan baik. KIB hanya diberikan bagi pasien
nomor rekam medis hanya menggunakan rawat jalan. Padahal KIB berfungsi
nomor urut rawat inap. Sistem sebagai pelacak DRM pasien.
penyimpanan DRM dilakukan dengan Tujuan penelitian adalah
cara desentralisasi. Artinya, sistem menganalisis pelayanan rekam medis di
penyimpanan dengan cara memisahkan Filing Puskesmas Bejen Kabupaten
DRM milik seorang pasien antara rawat Temanggung. Mendeskripsikan
jalan, rawat inap, dan gawat darurat pada pelayanan rekam medis bagian filing,
folder dan rak, tetapi masih dalam satu sistem penomoran, sistem penjajaran,
tempat penyimpanan. Puskesmas Bejen sistem penyimpanan, sarana di filing, dan
memiliki satu filing yang terletak di menganalisis kebijakan dan protap
bagian pendaftaran rawat jalan dan tentang pelayanan rekam medis di Filing.
memiliki empat rak penyimpanan DRM.
Di bagian filing DRM rawat jalan TINJAUAN PUSTAKA
disimpan menurut kode kecamatan dan A. Rekam Medis
dikelompokkan berdasarkan family 1. Pengertian Rekam Medis
folder, sedangkan DRM rawat inap / IGD Rekam Medis dalam KUBI (kamus
disimpan menurut nomor rawat inap dan besar Indonesia) berarti perekaman yang
dikelompokkan dalam satu rak terpisah berupa keterangan mengenai hasil
dengan DRM rawat jalan pasien tetapi pengobatan pasien; sedangkan rekam
masih dalam satu tempat penyimpanan. kesehatan pasien yaitu hasil perekaman
Sistem penjajaran yang digunakan adalah yang berupa keterangan mengenai
sistem penjajaran dengan nomor langsung kesehatan pasien. Dalam Permenkes 759a
atau Straight Numerical Filing yaitu tahun 1989 tentang rekam medis
menjajarkan langsung DRM berdasarkan disebutkan bahwa rekam medis adalah
urutan langsung nomor rekam medis dan berkas yang berisikan catatan dan
disimpan menurut kode kecamatan. DRM dokumen tentang identitas pasien,
rawat jalan dan rawat inap / IGD tidak pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan
digunakan secara berkesinambungan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
dalam pelayanan medis bagi seorang pelayanan kesehatan.
pasien. Pasien yang mendapatkan Sedangkang menurut Huffman rekam
perawatan rawat inap tidak dilayani medis adalah informasi mengenai siapa,
dengan dokumen rekam medis rawat jalan apa, mengapa, dimana bilamana dan
dan rekam medis rawat inap lama pasien. bagaimana pelayanan yang diberikan
Demikian juga sebaliknya, pasien lama kepada pasien selama masa perawatan
yang mendapatkan perawatan rawat jalan, yang memuat pengetahuan mengenai
tidak disertai dengan dokumen rekam pasien dan pelayanan
medis rawat inap. Akan tetapi, pasien
yang diperolehnya serta memuat
informasi yang cukup menemukenali
(mengidentifikasi) pasien, membenarkan pada pasien berobat jalan maupun pasien
diagnosis dan pengobatan serta merekam rawat inap dan gawat darurat serta bayi
hasilnya.(2) yang baru lahir.
2. Pelayanan Rekam Medis di 3. Pemberian Nomor Secara Seri Unit
Puskesmas Pemberian nomor car seri unit (Serial
Rekam medis di Puskesmas Unit Numbering System) adalah suatu
merupakan salah satu sumber data sistem pemberian nomor dengan
penting yang nantinya akan diolah menggabungkan sistem seri dan sistem
menjadi informasi. unit.(2)
B. Tempat Penyimpanan Dokumen 4. Family Folder
Rekam Medis (Filing) Pemberian Nomor secara Unit (Unit
Bagian filing adalah salah satu bagian Numbering System) adalah suatu sistem
dalam unit rekam medis yang mempunyai penomoran dimana sistem ini
tugas pokok sebagai berikut : memberikan satu nomor rekam medis
1. Menyimpan DRM dengan metode pada pasien rawat jalan maupun pasien
tertentu sesuai ddengan kebijakan rawat inap dan pasien gawat darurat serta
penyimpanan DRM. bayi baru lahir. Setiap pasien yang
2. Mengambil kembali (retriev) DRM berkunjung mendapatkan satu nomor
untuk berbagai keperluan. pada saat pertama kali pasien datang ke
3. Menyusutkan (meretensi) DRM penyedia sarana pelayanan kesehatan dan
sesuai dengan ketentuan yang digunakan selamanya pada kunjungan
ditetapkan sarana pelayanan berikutnya. Dengan demikian, dokumen
kesehatan. rekam medis pasien tersebut hanya
4. Memisahkan penyimpanan DRM in- tersimpan dalam satu Folder di bawah
aktif dari DRM aktif. satu nomor.
5. Membantu dalam penelitian nilai D. Sistem Penjajaran
guna rekam medis. Dokumen rekam medis yang
6. Menyimpan DRM yang dilestarikan disimpan kedalam rak penyimpanan tidak
(diabadikan). ditumpuk melainkan disusun berdiri
7. Membantu dalam pelaksanaan sejajar satu dengan yang lain. Penjajaran
pemusnahan formulir rekam medis. DRM mengikuti urutan nomor rekam
C. Sistem Penomoran medis. Cara Penjajaran DRM dibagi
Sistem penomoran yaitu Tata cara menjadi :
penulisan nomor yang diberikan kepada 1. Straight Numerical Filing (SNF)
pasien yang datang berobat sebagai Sistem penjajaran dengan nomor
bagian dari identitas pribadi pasien yang langsung atau SNF yaitu suatu sistem
bersangkutan. penyimpanan DRM dengan
Ada 3 sistem penomoran : mensejajarkan folder DRM berdasarkan
1. Pemberian nomor cara seri urutan langsung nomor rekam medisnya
Penomoran secara seri (Serial pada rak penyimpanan. Misalnya keempat
Numbering System) adalah suatu sistem nomor rekam medis berikut ini akan
penomoran dimana setiap penderita yang disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu
berkunjung ke rumah sakit atau 46-50-23, 46-50-24, 46-50-25.
puskesmas selalu mendapatkan nomor 2. Terminal Digit Filing (TDF)
baru. Sistem penjajaran dengan angka akhir
2. Pemberian Nomor Cara Unit atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan
Pemberian nomor cara unit (Unit DRM dengan mensejajarkan folder DRM
Numbering System) adalah suatu sistem berdasarkan urutan nomor rekam
penomoran dimana sistem ini medisnya pada dua kelompok angka
memberikan satu nomor rekam medis akhir.Dalam hal ini dua angka yang
terletak diakhir menjadi angka pertama, sarana adalah sesuatu benda fisik yang
dua angka yang terletak ditengah menjadi dapat tervisualisasi mata maupun teraba
angka kedua dan dua angka pertama oleh panca indra dan dengan mudah dapat
menjadi angka ketiga. Lihat contoh dikenali, merupakan bagian dari suatu
berikut ini. gedung ataupun gedung itu sendiri. (7)
3. Midle Digit Filing (MDF) G. Kebijakan dan Protap
Sistem penjajaran dengan angka Kebijakan adalah rangkaian konsep
tengah atau MDF yaitu suatu sistem dan asas yg menjadi garis besar dan dasar
penyimpanan DRM dengan rencana dl pelaksanaan suatu pekerjaan,
mensejajarkan folder DRM berdasarkan kepemimpinan, dan cara bertindak
urutan nomor rekam medisnya pada dua (tentang pemerintahan, organisasi, dsb),
kelompok angka tengah.Dalam hal ini pernyataan cita-cita, tujuan, prinsip, atau
dua angka yang terletak ditengah menjadi maksud sbg garis pedoman untuk
angka pertama, dua angka yang terletak manajemen dl usaha mencapai sasaran.(8)
paling kiri menjadi angka kedua dan dua Standar kebijakan dan prosedur di
angka paling kanan menjadi angka ketiga. peroleh dari buku petunjuk dan pedoman
E. Sistem Penyimpanan tertulis penyelenggaraan rekam medis
Ditinjau dari pemusatan atau sebagai dasar pelaksanaan pelayanan
penyatuan dokumen rekam medis, maka rekam medis dari Depkes dan peraturan
cara penyimpanannya dibagi menjadi 2 perundang – undangan yang berkaitan
cara yaitu : dengan rekam medis dan pedoman tertulis
1. Sentralisasi di tetapkan tersendiri oleh kepala Unit
Sistem penyimpanan dokumen rekam Rekam Medis.(5)
medis secara sentral yaitu suatu sistem
penyimpanan dengan cara menyatukan METODE PENELITIAN
formulir – formulir rekam medis seorang A. Jenis Penelitian
pasien ke dalam satu kesatuan (folder). Jenis penelitian deskriptif, yaitu suatu
Dokumen rekam medis rawat jalan, gawat penelitian yang bertujuan untuk
darurat dan rawat inap seorang pasien menjelaskan atau mendeskripsikan suatu
menjadi satu dalam satu folder (map). keadaan, peristiwa, objek apakah orang,
2. Desentralisasi atau segala sesuatu yang terkait dengan
Sistem penyimpanan dokumen rekam variabel – variabel yang bisa dijelaskan
medis secara desentralisasi yaitu suatu baik dengan angka – angka maupun kata
sistem penyimpanan dengan cara – kata.(12)
memisahkan dokumen rekam medis B. Objek dan Subjek Pengamatan
seorang pasien antara dokumen rawat Objek pengamatan yaitu pelayanan
jalan, gawat darurat dan rawat inap pada rekam medis bagian filing yang dilakukan
masing – masing dalam folder tersendiri di Puskesmas Bejen Temanggung.
dan atau ruang atau tempat tersendiri.(2) Sedangkan subjek penelitian yaitu 2
F. Sarana atau Fasilitas Penyimpanan Petugas Filing dan 1 Kepala TU
Dokumen Rekam Medis (DRM) Puskesmas Bejen Temanggung.
Sarana adalah segala sesuatu yang C. Instrumen Penelitian
dapat dipakai sebagai alat untuk mencapai 1. Pedoman Wawancara
maksud atau tujuan, alat, media, syarat, Yaitu penelitian dengan melakukan
upaya, dan sebagainya. Sedangkan tanya jawab secara langsung terhadap
prasarana adalah segala sesuatu yg petugas filing dan kepala TU, untuk
merupakan penunjang utama mengetahui sistem penyimpanan DRM di
terselenggaranya suatu proses (usaha, Puskesmas Bejen. Melakukan tanya
pembangunan, proyek, dan sebagainya).(6) jawab terhadap petugas filing dan kepala
Sedangkan menurut kementrian kesehatan TU tentang sistem penomoran,
penjajaran dan sistem penyimpanan yang penomoran secara unit dengan family
digunakan di filing puskesmas, numbering system atau family folder;
mengetahui sarana yang dibutuhkan e) Penomoran DRM terdiri dari 6 digit
dalam pelayanan rekam medis bagian angka dimana 2 digit pertama
filing, serta kebijakan dan prosedur yang merupakan kode kecamatan, dan 4
ada di Puskesmas Bejen. digit berikutnya merupakan nomor
2. Pedoman Observasi rekam medis.
Yaitu suatu cara untuk memperoleh f) Penomoran DRM di Puskesmas
data melalui pengamatan langsung di Bejen Temanggung tidak
lapangan, melihat langsung bagaimana menambahkan kode keluarga di
sistem penomoran, penjajaran dan sistem bagian belakang nomor rekam medis.
penyimpanan DRM di Puskesmas Bejen, 2) Pasien Lama
bagaimana sarana yang ada di filing, a) Petugas menanyakan kepada pasien
adakah kebijakan dan protap tertulis apakah pernah berobat, jika sudah
tentang sistem Penomoran, penjajaran dan pernah berobat pasien tersebut pasien
penyimpanan DRM. lama,
D. Analisa Data b) Petugas meminta KIB kepada pasien,
Menggunakan analisa deskriptif tanpa jika pasien tidak membawa KIB,
uji statistik, yaitu menguraikan atau maka petugas mencarikan data pasien
memaparkan hasil penelitian yang sudah lewat buku register desa, apapila
ada dan selanjutnya diambil suatu tidak ditemukan pasien dibuatkan
kesimpulan yang berguna dan DRM sementara.
bermanfaat. c) Pada bagian pendaftaran tidak
terdapat KIUP (Kartu Indeks Utama
HASIL PENGAMATAN DAN Pasien), sehingga pelayanan pasien
PEMBAHASAN yang tidak membawa KIB lebih lama;
A. Hasil Pengamatan d) Jika pasien membawa KIB, petugas
1. Sistem Penomoran di Filing mencatat nama pasien dan nomor
Puskesmas Bejen Temanggung rekam medis pada KIB dalam buku
a. Sistem Penomoran Rawat Jalan register, kemudian mencarikan DRM
1) Pasien Baru pasien pada rak penyimpanan
a) Petugas menanyakan kepada pasien berdasarkan kode desa pada setiap
apakah pernah berobat, jika belum kecamatan.
pernah berobat pasien tersebut pasien b. Sistem Penomoran Rawat Inap
baru; 1) Setiap pasien yang berkunjung ke
b) Petugas menyiapkan formulir rekam TPPRI selalu mendapatkan nomor
medis rawat jalan; baru;
c) Petugas mencatat identitas pasien dan 2) Sistem penomoran rawat inap
nama kepala keluarga pada buku menggunakan SNS (Serial
register dan membuatkan KIB (Kartu Numbering System) atau sistem
Indeks Berobat) untuk dibawa pasien, penomoran secara seri, contohnya :
dengan pesan jika berkunjung 00012, 00022, 00032, 00042, dsb.
kembali KIB harus dibawa dan 3) Tidak ada KIUP (Kartu Indeks Utama
mempersilahkan pasien untuk Pasien) dan KIB (Kartu Indeks
menunggu di ruang tunggu poliklinik Berobat) yang digunakan untuk
yang dituju; mencatat data pasien.
d) Sistem penomoran pada rawat jalan 4) DRM rawat inap lama pasien tidak
menggunakan penomoran secara disertakan pada DRM rawat inap
UNS (Unit Numbering System) atau baru.
2. Sistem Penjajaran di Filing ditandai dengan kode desa dibagian
Puskesmas Bejen Temanggung atas masing – masing sub rak.
a. Sistem Penjajaran Rawat Jalan 3) Kode desa tersebut digunakan untuk
1) Sistem penjajaran rawat jalan memudahkan petugas dalam
menggunakan sistem penjajaran menjajarkan DRM sesuai kelompok
Straight Numerical Filing (SNF) desa.
yaitu penjajaran secara langsung pada 4) Berikut kode kecamatan yang ada di
rak penyimpanan. Puskesmas Bejen Temanggung.
2) Pada penyimpanan DRM rawat jalan
terdapat 3 rak dengan 19 sub rak yang
b. Sistem Penjajaran Rawat Inap mengerti kapan ditetapkannya sistem
1) Sistem penjajaran rawat jalan penyimpanan secara desentralisasi.
menggunakan sistem penjajaran Pada Puskesmas Bejen Temanggung
Straight Numerical Filing (SNF) petugas filing hanya terdapat 2 petugas
yaitu penjajaran secara langsung pada dan semuanya merangkap menjadi
rak penyimpanan. petugas pendaftaran rawat jalan, koding,
2) Rak penyimpanan DRM rawat inap dan asembling.
berada di sebelah rak DRM rawat 4. Sarana atau Fasilitas Penyimpanan
jalan, tidak terdapat petunjuk yang Dokumen Rekam Medis (DRM)
menandakan rak penyimpanan DRM Sarana yang ada pada Filing Puskesmas
rawat inap. Bejen Temanggung meliputi :
3) Cara penyimpanan DRM rawat inap a. Rak Penyimpanan
dengan mengurutkan nomor secara Pada bagian Filing Puskesmas Bejen
langsung, DRM yang telah diurutkan Temanggung terdapat empat rak
diikat dengan tali, masing – masing penyimpanan, tiga rak untuk menyimpan
ikatan terdiri dari 10 DRM. DRM rawat jalan dan satu rak lagi untuk
4) Pada bagian atas ikatan diberi kertas menyimpan DRM rawat inap/IGD.
HVS A4 yang berisi keterangan Tempat rak penyimpanan yang berada di
urutan nomor dan periode tahun. bagian pendaftaran rawat jalan dekat
5) DRM lama pasien yang telah dengan poliklinik memudahkan petugas
tersimpan tidak disatukan dengan saat mengambil dan mengembalikan
DRM baru pada saat pasien yang DRM.
sama berkunjung kembali. b. Meja dan Kursi
6) Pada penjajaran rawat inap tidak Pada bagian Filing yang menjadi satu
menggunakan kode desa, hanya dengan pendaftaran rawat jalan ini
menggunakan nomor urut langsung. terdapat dua meja dan empat kursi
3. Sistem Penyimpanan di Filing digunakan sebagai meja loket pendaftaran
Puskesmas Bejen Temanggung yang sekaligus menjadi meja assembling
Pada Filing Puskesmas Bejen dan koding.
Temanggung penyimpanan DRM c. Buku Register
menggunakan sistem desentralisasi yaitu Di bagian Filing Puskesmas Bejen
sistem penyimpanan dengan cara Temanggung terdapat buku register untuk
memisahkan DRM milik seorang pasien mencatat penggunaan nomor rekam
antara rawat jalan, rawat inap, dan gawat medis, setiap kecamatan di buatkan buku
darurat pada folder dan rak yang berbeda, register tersendiri.
tetapi masih dalam satu tempat d. DRM dan Map
penyimpanan. Di bagian Filing Puskesmas Bejen
Kepastian ditetapkannya sistem Temanggung menyediakan DRM kosong
penyimpanan secara desentralisasi kurang untuk pasien baru dan menyediakan Map
jelas karena petugas yang ada kurang family folder sebagai pembungkus DRM
saat disimpan pada rak. DRM kosong dengan family numbering system atau
meliputi lembar rawat jalan, lembar rawat family folder, kelebihan menggunakan
jalan poli gigi, lembar imunisasi, dan sistem ini adalah informasi klinis dapat
lembar KB, sedangkan lembar rawat inap berkesinambungan karena semua data dan
disimpan di bagian pendaftaran rawat informasi mengenai pasien dan pelayanan
inap/IGD. yang telah diberikan berada dalam satu
e. KIB (Kartu Indeks Berobat) folder dokumen rekam medis. Kartu
Di bagian Filing Puskesmas Bejen Indeks Utama Pasien (KIUP) dan Kartu
Temanggung menyediakan KIB kosong Indentitas Berobat (KIB) pada setiap
untuk diisi nomor rekam medis pada saat kepala keluarga hanya ada satu untuk satu
pasien baru mendaftar. kepala keluarga sehingga tidak kesulitan
f. Alat Tulis Kerja dalam menemukan kembali dokumen
Alat tulis kerja di bagian Filing rekam medis pasien yang datang kembali
Puskesmas Bejen Temanggung meliputi berobat ke Puskesmas tersebut.(16)
pulpen, spidol, penggaris, stapples, Berdasarkan hasil pengamatan di
gunting, cutter, dan lain-lain. Puskesmas Bejen Temanggung tidak
Dari semua sarana tersebut diatas, ada terdapat KIUP, petugas hanya mencatat
beberapa sarana yang tidak digunakan di nomor dan identitas pasien pada buku
bagian filing yaitu Tracer, Buku register. Hal ini mengakibatkan pelayanan
ekspedisi, dan Kartu kendali. terhadap pasien lama yang tidak
5. Kebijakan dan Protap membawa KIB lebih lama, KIUP adalah
Di Puskesmas Bejen Temanggung daftar semua identitas pasien yang pernah
belum ada protap yang mengatur berobat pada pelayanan kesehatan yang
pelayanan rekam medis di bagian filing, berisi nama, alamat lengkap, dan nomor
sebenarnya protap sudah dibuat oleh rekam medis pasien. Penggunaan KIUP
petugas, tetapi belum ada pengesahan dari dapat mempercepat pelayanan pada
kepala puskesmas. pasien lama yang tidak membawa KIB.
B. Pembahasan Pada sistem penomoran di Puskesmas
1. Sistem Penomoran Bejen nomor rekam medis tidak diikuti
Dari hasil wawancara kepada petugas kode keluarga untuk membedakan antara
bahwa tidak semua petugas memahami DRM milik kepala keluarga, istri, dan
tentang sistem penomoran, namun mereka anggota keluarga lain, penggunaan kode
dapat menceritakan bagaimana cara keluarga sangat penting karena untuk
pemberian penomoran pada DRM. menghindari tertukarnya DRM antara
a. Rawat Jalan anggota keluarga yang masih satu KK.
Sistem penomoran rawat jalan di Kode keluarga bisa ditambahkan pada
Puskesmas Bejen Temanggung bagian belakang atau diawal nomor
menggunakan sistem penomoran secara rekam medis.
unit atau UNS (Unit Numbering System)
b. Rawat Inap seorang pasien, informasi pelayanan
Sistem penomoran rawat inap di klinis pasien mtidak berkesinambungan,
Puskesmas Bejen Temanggung dan banyak menggunakan formulir.
menggunakan SNS (Serial Numbering Menurut teori sistem penomoran yang
System) atau sistem penomoran secara disarankan adalah sistem penomoran
seri, berbeda dengan sistem penomoran secara unit atau (Unit Numbering System)
pada rawat jalan yang menggunakan UNS, yaitu sistem penomoran dimana
family numbering system. sistem ini memberikan satu nomor rekam
Kekurangan penggunaan penomoran medis pada pasien berobat jalan maupun
secara seri adalah membutuhkan waktu pasien rawat inap dan gawat darurat serta
lama dalam mencari DRM lama milik bayi yang baru lahir.
Kelebihan menggunakan system Berdasarkan hasil pengamatan dan
penomoran ini adalah informasi klinis wawancara dapat diketahui bahwa sistem
pasien dapat saling berkesinambungan penjajaran rawat inap Puskesmas Bejen
karena semua data dan informasi Temanggung menggunakan sistem
mengenai pasien dan pelayanan yang penjajaran Straight Numerical Filing
diberikan berada dalam satu folder. (SNF), tetapi penyimpanan DRM rawat
Untuk mengubah sistem penomoran inap tidak disimpan dengan menggunakan
SNS (Serial Numbering System) menjadi kode kecamatan seperti pada penjajaran
UNS (Unit Numbering System) dan rawat jalan, tetapi dengan menumpuk
penggunaan family numbering system langsung DRM tersebut pada rak
atau family folder sesuai dengan penyimpanan, hal ini mengakibatkan
penomoran pada rawat jalan, untuk penumpukan DRM dan duplikasi pada
menyatukan penomoran pada DRM rawat DRM pasien.
inap yaitu dengan cara memberikan Pada penjajaran rawat inap tidak
nomor rekam medis pada pasien baru saat menggunakan kode desa, hanya
mendaftar rawat inap, dan jika pasien menggunakan nomor urut langsung, hal
tersebut adalah pasien lama maka petugas ini mengakibatkan DRM tidak tertata
meminta KIB pasien kemudian dicarikan rapi, dan petugas akan kesulitan jika suatu
DRM rawat jalan pasien tersebut untuk saat petugas membutuhkan DRM rawat
disatukan dengan formulir rawat inap inap lama pasien untuk kepentingan
pasien. Puskesmas atau atas permintaan pasien.
2. Sistem Penjajaran Menurut teori sistem penjajaran pada
a. Rawat Jalan DRM rawat inap menggunakan sistem
Berdasarkan hasil pengamatan dan penjajaran TDF (Terminal Digit Filing)
wawancara dapat diketahui bahwa sistem yaitu suatu sistem penyimpanan DRM
penjajaran rawat jalan Puskesmas Bejen dengan mensejajarkan folder DRM
Temanggung menggunakan sistem berdasarkan urutan nomor rekam
penjajaran Straight Numerical Filing medisnya pada dua kelompok angka
(SNF) yaitu penyimpanan DRM dengan akhir. Tetapi dalam hal ini dua angka
menjajarkan langsung DRM pada rak yang terletak diawal menjadi angka
penyimpanan berdasarkan 2 digit angka pertama, dua angka yang terletak
depan adalah kode kecamatan, 4 digit ditengah menjadi angka kedua dan dua
angka terakhir adalah nomor rekam medis angka akhir menjadi angka ketiga, karena
pasien. sebagai petunjuk sub raknya
Menurut teori sistem penjajaran yang menggunakan kode kelurahan.
disarankan adalah sistem penjajaran Oleh karena itu DRM rawat inap
dengan angka akhir atau TDF (Terminal perlu disimpan dengan menggunakan
Digit Filing) yaitu suatu sistem penjajaran secara TDF dengan
penyimpanan DRM dengan berdasarkan kode kelurahan, agar
mensejajarkan folder DRM berdasarkan memudahkan petugas saat mengambil
urutan nomor rekam medisnya pada dua kembali DRM rawat inap lama pasien.
kelompok angka akhir. Tetapi dalam hal 3. Sistem Penyimpanan
ini dua angka yang terletak diawal Berdasarkan hasil pengamatan dan
menjadi angka pertama, dua angka yang wawancara terhadap petugas diketahui
terletak ditengah menjadi angka kedua bahwa d Filing Puskesmas Bejen
dan dua angka akhir menjadi angka Temanggung sistem penyimpanan DRM
ketiga, karena sebagai petunjuk sub menggunakan sistem desentralisasi yaitu
raknya menggunakan kode kelurahan. sistem penyimpanan dengan cara
b. Rawat Inap memisahkan DRM milik seorang pasien
antara rawat jalan, rawat inap, dan gawat
darurat pada folder dan rak yang berbeda, c. Kartu kendali
tetapi masih dalam satu tempat Kartu kendali digunakan untuk
penyimpanan. mencatat ketidak lengkapan isi DRM,
Sedangkan menurut teori sistem kartu kendali harus digunakan oleh
penyimpanan yang disarankan adalah petugas assembling untuk memudahkan
sistem penyimpanan sentralisasi, yaitu pelaksana medis saat akan melengkapi
suatu sistem penyimpanan dengan cara DRM yang tidak lengkap. Pada bagian
menyatukan formulir – formulir rekam assembling harus menggunakan kartu
medis seorang pasien ke dalam satu kendali untuk mencatat ketidak lengkapan
kesatuan (folder).(2) isi DRM, agar memudahkan pelaksana
4. Sarana dan Fasilitas Penyimpanan medis untuk melengkapi DRM yang tidak
DRM lengkap tersebut.
Berdasarkan hasil pengamatan sarana 5. Kebijakan dan Protap
yang ada pada Filing Puskesmas Bejen Di Puskesmas Bejen Temanggung
Temanggung meliputi Rak Penyimpanan, belum ada protap yang mengatur
Meja, Kursi, Buku Register, DRM, Map, pelayanan rekam medis di bagian filing,
dan Alat Tulis Kerja. Sarana tersebut sebenarnya protap sudah dibuat oleh
sudah cukup memadai, hanya saja belum petugas, hanya saja belum ada
digunakannya tracer, buku ekspedisi dan pengesahan dari kepala puskesmas. Oleh
kartu kendali. Pada saat meminjam DRM karena itu pelayanan rekam medis di
petugas tidak menggunakan tracer untuk Puskesmas Bejen kurang diperhatikan,
mengganti DRM yang keluar, sehingga belum semua petugas mengetahui tentang
DRM yang tidak berada di tempatnya pelayanan rekam medis yang ada di
tidak dapat dilacak keberadaannya. Hal Puskesmas Bejen.
ini mengakibatkan duplikasi DRM pada Standar kebijakan dan prosedur
pasien lama yang DRMnya tidak dapat bersumber dari buku petunjuk dan
ditemukan pada saat pasien akan berobat. pedoman tertulis penyelenggaraan rekam
Tidak adanya kartu kendali medis sebagai dasar pelaksanaan
mengakibatkan petugas DRM yang tidak pelayanan yang berkaitan dengan rekam
lengkap dibiarkan dan tidak meminta medis dari Depkes dan peraturan
pelaksana medis untuk melengkapi DRM perundang – undangan yang berkaitan
yang tidak lengkap tersebut. dengan rekam medis dan pedoman tertulis
Menurut teori tracer, buku ekspedisi, ditetapkan sendiri oleh kepala unit rekam
dan kartu kendali perlu digunakan pada medis atau kepala puskesmas.
unit filing. Kebijakan dan prosedurnya antara
a. Tracer lain tentang sistem dokumen yang
Tracer adalah alat yang digunakan memudahkan pencarian rekam medis,
sebagai pengganti DRM saat dipinjam harus ada kebijakan mengenai
dari rak penyimpanan yang berisi tanggal penyimpanan dan cara penyimpanan
dan nama peminjam. Sehingga tracer rekam medis yang masih berlaku atau
sangat dibutuhkan pada saat pengambilan tidak. Ada kebijakan atau peraturan yang
DRM dari rak penyimpanan, agar ditinjau tiap 3 tahun.(5)
keberadaan DRM dapat dilacak. Oleh sebab itu perlu dibuat kebijakan
b. Buku ekspedisi dan protap agar pelayanan rekam medis
Buku ekspedisi memudahkan petugas berjalan sesuai dengan peraturan yang
untuk melihat DRM yang sedang berlaku.
dipinjam. Sehingga perlu dibuat buku
ekspedisi untuk mencatat peminjaman KESIMPULAN DAN SARAN
dan pengembalian DRM, agar petugas A. Kesimpulan
mengetahui DRM yang sedang dipinjam.
1. Pelayanan rekam medis di Puskesmas 4. Sistem Penjajaran pada DRM rawat
Bejen Temanggung mulai dari jalan menggunakan sistem penjajaran
TPPRJ, URJ, TPPRI, URI, dan Unit SNF (Straight Numerical Filing).
Rekam Medisnya meliputi Pencatatan Pada penyimpanan DRM rawat jalan
dan Pelaporan, assembling, koding. terdapat 3 rak dengan 19 sub rak yang
2. Sistem penomoran pada DRM rawat ditandai dengan kode desa dibagian
jalan Puskesmas Bejen Temanggung atas masing – masing sub rak.
menggunakan sistem penomoran 5. Sistem penjajaran pada DRM rawat
UNS (Unit Numbering System) inap berbeda dengan rawat jalan ,
dengan family numbering atau family cara penyimpanan DRM rawat inap
folder. Tetapi tidak menggunakan dengan mengurutkan nomor secara
kode keluarga dan tidak ada KIUP langsung, DRM yang telah diurutkan
(Kartu Indeks Utama Pasien). diikat dengan tali, masing – masing
3. Sistem penomoran pada DRM rawat ikatan terdiri dari 10 DRM. Pada
inap/IGD menggunakan penomoran penjajaran rawat inap tidak
secara seri atau SNS (Serial menggunakan kode desa, hanya
Numbering System). menggunakan nomor urut langsung.
6. Sistem Penyimpanan di Filing di rawat jalan, satu nomor rekam
Puskesmas Bejen Temanggung medis untuk satu keluarga yang dapat
menggunakan sistem penyimpanan. digunakan pada pelayanan rawat jalan
7. Sarana dan Fasilitas Penyimpanan dan rawat inap.
DRM di Filing Puskesmas Bejen 4. Sebaiknya sistem penyimpanan
Temanggung meliputi Rak menggunakan sistem sentralisasi
Penyimpanan, Meja, Kursi, Buku yaitu penyatuan informasi medis
Register, DRM, Map, dan Alat Tulis DRM rawat jalan dan DRM rawat
Kerja. Di bagian filing tidak terdapat inap dalam satu nomor rekam medis
tracer, buku ekspedisi dan kartu yang sama dengan penggunaan KIB
kendali. pada rawat inap.
8. Belum ada protap yang mengatur 5. Sebaiknya di bagian filing digunakan
pelayanan rekam medis di bagian tracer pada saat akan mengambil
filing. Semua kebijakan pelayanan DRM dari rak penyimpanan sebagai
rekam medis di bagian filing pelacak keberadaan DRM.
mengikuti buku pedoman 6. Sebaiknya di bagian filing dan
penyelenggaraan rekam medis dari pendaftaran dibuat buku ekspedisi,
Departemen Kesehatan. sebagai tanda bukti serah terima
DRM.
B. Saran 7. Sebaiknya di bagian filing disediakan
1. Pada sistem penomoran rawat jalan kartu kendali agar memudahkan
perlu ditambahkan kode keluarga petugas assembling dalam mencatat
yang diletakkan di akhir setelah kode ketidak lengkapan isi DRM rawat
kecamatan dan nomor rekam medis inap.
untuk membedakan antara DRM 8. Perlu dibuat protap tertulis tentang
kepala keluarga, istri, dan anggota pelayanan rekam medis di Puskesmas
keluarga yang lain. Bejen, agar memudahkan petugas
2. Perlu dibuat KIUP (Kartu Indeks dalam melaksanakan tugasnya
Utama Pasien) untuk memudahkan khususnya dalam pelayanan rekam
pencarian DRM pasien lama yang medis.
lupa membawa KIB.
3. Sebaiknya sistem penomoran rawat DAFTAR PUSTAKA
inap disesuaikan dengan penomoran
Departemen Kesehatan. Pedoman Pengertian Kebijakan.
Pengolahan Rekam Medis Rumah http://kamusbahasaindonesia.org/
Sakit di Indonesia. Jakarta. kebijakan/. 1 Mei 2014.
Departemen Kesehatan RI REKAM MEDIK DAN INFORMATIKA
Direktorat Jendral Pelayanan KESEHATAN.
Medik. 1997. http://sandjackass.blogspot.com/2
Shofari, Bambang . Modul PSRM I 012/06/contoh-laporan-
Dasar-dasar Pelayanan Rekam puskesmas.html. 13 Mei 2014.
Medis. Semarang. Fakultas Prosedur di Bagian Rekam Medis.
Kesehatan Universitas Dian http://rekammedis-
Nuswantoro. 2008 dafi.blogspot.com/2011/12/prose
Shofari, Bambang. Modul PSRM II dur-di-bagian-rekam-medis.html.
Rekam Medis di Pelayanan 15 Mei 2014.
Kesehatan. Semarang. Fakultas Suwarti, Prosedur Rekam Medis.
Kesehatan Universitas Dian Prosedur di Bagian Rekam
Nuswantoro. 2008 Medis. 1996
Rachmani, Enny. Perancangan Rak File Setyosari, Punaji. Penelitian Deskriptif.
Unit Rekam Medis, Modul http://nurfatimahdaulay18.blogsp
Praktikum Ergonomi, Semarang. ot.com. 15 Mei 2014
2005 (tidak dipublikasikasikan). Riduwan. Metode Riset. Rineka Cipta.
Direktorat Jendral Pelayanan Medik, Jakarta. 2004
Standar Pelayanan Rumah Sakit, Departemen kesehatan RI. Pedoman
Jakarta 1996. Kerja Puskesmas, Jilid 1. Jakarta:
Sarana Prasarana. Depkes RI. 1998
http://kbbi.web.id/sarana- Gondodiputro S. Rekam Medis dan
prasarana. 30 April 2014. Sistem Informasi Kesehatan di
Kementrian Kesehatan RI. Pusat Sarana, Pelayanan Kesehatan Primer
Prasarana dan Peralatan (Puskesmas). Bandung: Bagian
Kesehatan, Sekretariat Jenderal, IKM FK UNPAD. 2007
KEMKES-RI. 2010.