Instituto Salvadoreño Del Seguro Social

Departamento Administración de Recaudaciones

Sección Control de Ingresos

GUIA PARA LA PRESENTACION Y ELABORACIÓN DE LA PLANILLA PREELABORADA

DE COTIZACIONES CON FACTURACIÓN DIRECTA (MECANIZADA)

GUIA

SEÑOR PATRONO:

FAVOR LEER DETENIDAMENTE LAS INDICACIONES QUE SE VIERTEN EN LA

PRESENTE GUIA YA QUE SON REQUISITOS INDISPENSABLES PARA LA
ELABORACIÓN Y PRESENTACION ADECUADA DE LA PLANILLA MENSUAL DE
COTIZACIONES REGIMEN SALUD, EN FORMA MECANIZADA.

ALAMEDA JUAN PABLO II, TORRE ADMINISTRATIVA ISSS, TELEFONO 2268-3254

Email: gloria.alfaro@isss.gob.sv
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Sección Control de Ingresos
OBJETIVO

Proporcionar las indicaciones necesarias para la elaboración y presentación de la planilla

mensual de cotizaciones Régimen Salud obrero-patronal, en forma mecanizada.

GUIA

- El reporte impreso deberá ser presentada en papel, en formato texto y deberá ser
igual al de la planilla emitida por el ISSS.

- Cada hoja impresa del reporte, deberá contener 19 trabajadores, con sub-total
acumulado por página y al final total general.

- El pago de las cotizaciones deberá hacerlo mensualmente, según Art. 48. Cap.VII
del Reglamento para la aplicación del Régimen del Seguro Social.

- El patrono deberá darle cumplimiento al Instructivo General, descrito al reverso

de la copia celeste de! formulario de la planilla de cotizaciones enviada por el
ISSS, a efecto de evitar problemas por malos cálculos.

- Documentación que deberá de ser entregada en la Seccion Control de Ingresos u

Oficinas Administrativas de Santa Ana, Sonsonate, San Miguel y Usulutan la cual
es la siguiente:

a. Presentar Medio magnético: Memoria USB, CD o Archivo por medio de

Correo Electrónico, conteniendo el archivo correspondiente de la planilla de
cotizaciones Régimen Salud Obrero-Patronal.
b. Presentar recibo de ingreso cancelado o no, correspondiente a las
cotizaciones del mes anterior, si el pago fue por Internet, presentar el
impreso del pago o transacción efectuada.
c. Entregar Reporte de la planilla mecanizada en original y una copia, (el
mismo contenido del medio magnético) y el formulario preimpreso que el
ISSS le ha enviado, separando las páginas por colores.

NOTA IMPORTANTE:
- La planilla del Sistema de Facturación Directa será enviada por el ISSS al patrono
junto con el recibo de ingreso y certificaciones de Derecho de Cotizaciones, toda
vez que su planilla la presente cancelada y en la fecha vigente señalada por el
ISSS.
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INFORMACIÓN CONTENIDA EN MEDIOS MAGNÉTICOS
- Deberán presentar los datos de la planilla en Memoria USB, CD o Archivo
enviado por medio de Correo electrónico, comprobándose que no contenga algún
tipo de virus y debidamente enviñetado: Con el nombre del patrono, número
patronal, correlativo de planilla, periodo de cambios, teléfono actual y correo
electrónico.

- El numero patronal y el correlativo de planilla asignado por el ISSS, deberá ser el

mismo que contenga en Memoria USB, CD o el que contenga el archivo enviado
por Correo electrónico.

- La plantilla base será proporcionada por el ISSS en formato Excel y será

identificada por el Nombre y el numero patronal dentro del Archivo.

La información deberá ser presentada, utilizando la siguiente estructura del archivo:

No CAMPO TIPO LONGITUD

1 Numero patronal CHA 9

2 Periodo de presentación de Cotizaciones (Año - Mes) CHA 4

3 Correlativo de planilla CHA 3

4 Numero de afiliación del trabajador CHA 9

5 Nombre según tarjeta de Afiliación CHA 34

6 Salario Nominal CHA 9

7 Pagos Adicionales CHA 9

8 Pago de Vacaciones CHA 9

9 Días Remunerados CHA 2

10 Horas Jornada Laboral CHA 2

11 Días de Vacaciones CHA 2

12 Código de Observación CHA 2

Longitud de Campos 94

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- Se deben atender las siguientes indicaciones respecto a los campos o caracteres,

cuando sean originados por valores numéricos, se citan a continuación algunos
ejemplos:

1- El número patronal, colocar el número correspondiente asignado por el

ISSS, al momento de su inscripción patronal.
2- El período de presentación de cotizaciones, debe de ser reportado primero
el año y luego el mes, por ejemplo: si presentara los cambios del mes de
enero del 2011, colocar en el campo 2 de la siguiente manera 201101.

3- Sí el correlativo de planilla es 1 deberá completarse el campo No.3 como

001, los caracteres de relleno son para poder completar la longitud del
campo.
En los casos de apertura de otro correlativo de planilla, previo envío de
archivo o de presentación de planilla, acudir a la Seccion de Aseguramiento
de las Oficinas Administrativas del ISSS, o Sucursales Administrativas de
Santa Ana, Sonsonate, San Miguel o Usulutan y llenar formulario de nueva
inscripción patronal, para la creación y asignación del nuevo correlativo de
planilla, identificando la Actividad Económica.
4- El número de afiliación es indispensable, NO tiene que venir
relleno de cero, ni con espacios en blanco, el campo es numérico.
Con el propósito que el trabajador y sus beneficiarios sean
atendidos al momento de demandar las prestaciones que el ISSS
otorga.
El Reglamento para la aplicación del régimen del Seguro Social,
Capitulo III, Art. 7. Los patronos que empleen trabajadores sujetos
al régimen del Seguro Social, tienen la obligación de inscribirse e
inscribir a estos usando los formularios elaborados por el Instituto.
El patrono deberá inscribirse en el plazo de cinco días a partir de
la fecha en que asuma su calidad de tal. Los trabajadores deberán
ser inscritos en el plazo de diez días a partir de la fecha de su
ingreso a la empresa.

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Art.13. Los patronos que en alguna forma infrinjan las
disposiciones del presente Capitulo incurrirán en una multa que
oscilara entre ¢10.00 y ¢200.00, que será impuesta por la
Dirección del Instituto.

5- Nombre según tarjeta de afiliación, colocar primero los apellidos y luego

los nombres, en caso de tener apellido de casada, colocarlo después del
nombre, ejemplo:

Martínez Duran Oscar Armando

Roldan Segovia Ana Ester Sol

6- Salario Nominal es igual al salario base sin incluir los pagos adicionales ni
el pago de vacación, el campo comprende 9 caracteres rellenar de cero los
espacios, ejemplo: $214.52 será reportado 000021452
7- Pagos Adicionales: será reportado el monto recibido en concepto de horas
extras, este campo es numérico de 9 caracteres.

8- Pago Vacación: reportar el monto recibido en concepto de vacación el

cual no debe ser inferior al 30% del Salario Nominal con base a los días de
vacaciones reportados, este campo es numérico de 9 caracteres.

9- Días Remunerados: son los días laborales, incluyendo los días gozados de
vacación, si los tuviera, si el trabajador laboro el mes completo reportarlo
con los días totales según mes calendario, campo comprende 2 caracteres.

10- Horas jornada igual a las horas que labora diariamente, no mayor de 8
horas, campo comprende 2 caracteres.

11- Días vacaciones: Reportar únicamente el número de días pagados por

goce de vacación, campo corresponde 2 caracteres.

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12-Código de Observación, Se anotara el código respectivo cuando se

presenten los siguientes casos:
CODIGO CASO
1 PAGOS ADICIONALES
2 APRENDIZ
3 TRABAJOR PENSIONADO POR INVALIDEZ O VEJEZ
4 USO EXCLUISIVO DEL ISSS
5 INCAPACIDAD
6 RETIRO DEL TRABAJADOR DE LA EMPRESA
7 INGRESO O REINGRESO
8 VACACIONES
9 PAGOS ADICIONAL MAS VACACION
10 EXCLUSIVO PARA EL TI
11 TI CON PAGO DE VACACION
12 TI CON INCAPACIDAD
13 TI PENSIONADO

- Con respecto a los trabajadores incapacitados durante todo el mes, en la

estructura del archivo los campos del No. 6 al 11 se respeta la longitud dejando
los campos rellenos de cero y en el campo No.12 colocar el Código de
Observación 5 (incapacidad), si es T.I. reportar con código de observación 12.

- Si el trabajador cumplió con las 52 semanas de incapacidad y continua

incapacitado no debe de venir registrado en planilla, si el trabajador ya no
continuo con incapacidad y reanuda labores debe de ser reportado con horas,
días y salario para que pueda ser registrado en planilla.

- El trabajador que este pensionado por ISSS, INPEP y AFP y siga laborando, se
le reportará sin días y sin salario, y con código de observación 3 y si es T.I con
código de observación 13.

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- Todo trabajador que solicito permiso personal sin goce de sueldo o dejo de
laborar para la empresa o Institución, por el mes completo, en estos casos es
cuando hay que aplicar el código de observación 6.

- En los casos que el trabajador laboro días parciales en la Empresa y luego pide
permiso sin goce o renuncia a la Empresa, debe ser reportado con días parciales
que laboro, salario nominal, horas laborales y sin código de observación.

- Si el trabajador gozo el periodo de vacación anual o proporcional, tendrá que ser

reportado con los días, el pago de vacación y código de observación 8 si es T.I.
reportar con código de observación 11.

- Si el trabajador será reportado con código de observación 2, acudir a las

Oficinas Administrativas del ISSS, Seccion Aseguramiento, u Oficinas
Administrativas de Santa Ana, Sonsonate, San Miguel o Usulutan, a presentar la
documentación autorizada por el Ministerio de Trabajo.

Actualización de Información y Creación de archivos PRN (USO EXLUSIVO PARA LOS

PATRONOS QUE SE LES ENTREGA EL FORMATO PARA LA ELABORACION DE
LA PLANILLA DEL ISSS)

La plantilla que proporciona el ISSS, contiene 2 hojas en Excel, una donde se digitan y se
imprimen los datos de entrada y la otra hoja corresponde al archivo ISSS, el cual debe de
convertir este archivo a PRN de la siguiente manera:

1- Del menú principal elegir opción Archivo

2- Opción Guardar como
3- Nombrar el archivo
4- Opción Guardar como tipo: Texto con formato delimitado por espacios

Es de mencionar que cuando se realiza este proceso se activan varias ventanas, y se debe
presionar aceptar a cada una de ellas.
Observación: Toda vez el archivo Excel este grabado e impreso y luego realicen cualquier
modificación, volver a grabar en PRN e imprimir de nuevo el reporte.

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CUANDO Y DONDE SE REMITE EL MEDIO MAGNETICO

La información contenida en memorias USB, CD o archivo por medio de correo electrónico,

deberá ser entregada a más tardar el quinto día hábil de cada mes, cancelada o no cancelada,
según calendario ISSS, para no incurrir en multas, como lo menciona el Art. 49 del Reglamento
para la Aplicación del Régimen del Seguro Social. Para la recaudación de las cotizaciones
patronales y obreras Los patronos quines apliquen “Planilla Pre-Elaborada con Facturación
Directa”, deberán remitir sus planillas dentro de los primeros cinco días hábiles del mes
siguiente a que se refieren las planillas y deberán cancelar las cotizaciones dentro de los últimos
ocho días hábiles de ese mismo mes. La falta de remisión de las planillas dentro de los plazos
señalados por este Reglamento, hará incurrir al patrono responsable en una multa equivalente al
25% del monto de las cotizaciones sin perjuicio de que el Instituto pueda de oficio elabore las
planillas y facturar su monto. Esta multa no podrá se inferior a ¢10.00 ni superior a ¢500.00. La
demora en el pago de las cotizaciones hasta 15 días después de vencidos los plazos fijados por
este Reglamento dará lugar a un recargo del 5% sobre el monto de la cotización mensual
adeudada. Si la demora excediere de 15 días el recargo será del 10%. CAMBIARA

La información contenida en memoria USB, CD o en archivo recibido por correo electrónico,

deberá ser entregada en la Sección Control de Ingresos, de las Oficinas Administrativas
Centrales, ubicada en la Alameda Juan Pablo II y 39 Av. Norte, Condominio El Salvador, y en
las Oficinas Administrativas de Santa Ana, Sonsonate, San Miguel, Usulutan, según
corresponda la presentación de su planilla.

OBSERVACION:
El patrono es responsable de la información presentada al ISSS, en reporte y medio magnético.

NOTA
Cualquier consulta favor efectuarla a las siguientes personas contacto según lista adjunta:
Nombre Correo Electronico Telefono ZONA
Ana Lorena de Guillen ana.deguillen@isss.gob.sv 2268-3252 o 3253 Central
Hector Antonio Morales hector.morales@isss.gob.sv 2268-3252 o 3253 Central
Magdalena Benavidez maria.benavidez@isss.gob.sv 2268-3252 o 3253 Central
Maria Delia Morataya maria.morataya@isss.gob.sv 2268-3252 o 3253 Central
Juan Pablo Piche juan.piche@isss.gob.sv 2268-3252 o 3253 Central
Nuryel Argueta de Deleon ana.argueta@isss.gob.sv 2268-3252 o 3253 Central
Lic. Brenda de Rodriguez brenda.derodriguez @isss.gob.sv 2440-6017 Santa Ana
Morena Cruz morena.cruz@isss.gob.sv 2451-3920 o 1818 Sonsonate
Lic Rubidia de Vasquez rubidia.devasquez@isss.gob.sv 2661-3321 o 0155 San Miguel
Maria M. de Zayas maria.rodriguez@isss.gob.sv 2662-1477 o 1517 Usulutan

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