INDICE

ABREVIATURAS Y VOCABULARIO
ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
OBJETIVO DEL MANUAL
POLÍTICA INTEGRAL DE GESTIÓN
OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
PRODUCTOS Y SERVICIOS
NUESTROS PRINCIPALES CLIENTES
REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y OTROS GRUPOS DE INTERÉS
REQUISITOS LEGALES, REGLAMENTARIOS Y DE OTRA ÍNDOLE
EXCLUSIONES
MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MATRIZ DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO VS REQUISITOS DE NORMATIVIDAD
DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
CONTROL AL MANUAL INTEGRADO DE GESTIÓN

ANEXOS

Anexo 1. Política Integral de Gestión

Anexo 2. Principios y Valores
Anexo 3. Mapa de Procesos Sistema Integrado de Gestión
Anexo 4. Caracterizaciones
Anexo 5. Matriz de Procesos vs Requisitos de Normatividad
Anexo 6. Matriz de Procesos y Responsables SIG. (LACEI)
Anexo 7. Matriz de Indicadores - SIG
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ABREVIATURAS Y VOCABULARIO

EPP: Elementos de protección personal.

HSE: Salud, seguridad y ambiente.
HSEQ: Salud, seguridad, ambiente y calidad.
IPE&CR: Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos.
MATERIAL SAFETY DATA SHEET (MSDS): Hoja de Seguridad de los productos utilizados.
PVE: Programas de Vigilancia Epidemiológica.
RUC®: Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente para Contratistas del Sector de Hidrocarburos.
SIG: Sistema Integrado de Gestión.
S&SO: Seguridad y salud ocupacional.
ACCIDENTE: Incidente que da lugar a muerte, enfermedad, lesión, daño u otra pérdida.
AUDITORIA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener “evidencias de
auditoría” y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los
“criterios de auditoría”.
COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.
ENFERMEDAD: condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a
causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas.
EVALUACION DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si éste
es tolerable o no.
GUIA: Documentos tipo que permiten estandarizar un proceso o una actividad.
IDENTIFICACION DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus
características.
INCIDENTE: Evento que generó un accidente o que tuvo el potencial para llegar a ser un accidente.
INSTRUCTIVO: descripciones muy detalladas para la ejecución de actividades y se usan cuando se
considera útil complementar los procedimientos con una “receta”.
MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimización del SIG para lograr mejoras en el
desempeño en seguridad, salud en el Trabajo, ambiente y calidad, de forma coherente con las
políticas de la organización.
NO CONFORMIDAD: Cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos,
reglamentos, desempeño del sistema de gestión, etc., que puedan ser causa directa o indirecta de
daños en el producto o servicio suministrado, enfermedad, lesión, daño a la propiedad, al ambiente de
trabajo o una combinación de estos.
OBJETIVOS: Propósitos que una organización fija para cumplir en términos de desempeño en S&SO.
ORGANIZACIÓN: compañía, firma, empresa, institución o asociación, o parte o combinación de ellas,
ya sea corporada o no, pública o privada, que tiene sus propias funciones y administración.
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PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en

HSEQ.
PELIGRO: fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las
personas o partes interesadas, daño a la propiedad, al ambiente o una combinación de éstos.
PLAN DE ACCION: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociados deben
aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proceso o actividad.
PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL (RSE): La responsabilidad que tenemos ante los
impactos que nuestras decisiones y actividades ocasionan en la sociedad y el medio ambiente,
mediante un comportamiento ético y transparente.
RIESGO: Combinación de la probabilidad y la(s) consecuencias(s) de que ocurra un evento peligroso
específico.
RIESGO ACEPTABLE: Riesgo que ha reducido a un nivel que la organización puede tolerar con
respecto a sus obligaciones legales y su propia política de SSOMA.
SEGURIDAD: Condición de estar libre de un riesgo de daño inaceptable.
SISTEMA DE GESTION DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST: Proceso lógico y
por etapas, basado en la mejora continua y que incluye política, organización, planificación, aplicación,
evaluación, auditoria, acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer y evaluar y controlar
los riesgos que pueden afectar la seguridad y salud en el trabajo.
TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, aplicación o la localización de todo aquello que
esta bajo consideración.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La estructura del Sistema Integrado de Gestión se adapta a los procesos de la empresa definidos en
el mapa de procesos, teniendo en cuenta las normas de referencia y especialmente el enfoque
basado en procesos propio de la norma NTC ISO 9001:2008.

ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Este Manual presenta las disposiciones generales para aplicar los procedimientos del SIG, basados
en la norma NTC-ISO 9001:2008, NTC-OHSAS 18001:2007, NTC ISO 14001:2004 y el RUC®. El
Alcance del mismo es:
"Prestación de servicios de operación y mantenimiento integral, con la aplicación de técnicas de
Confiabilidad y Predictivas de diagnóstico tales como Vibración, Termografía, desempeño dinámico,
análisis de aceites, análisis de refrigerantes, análisis de causa raíz (ACR/RCA), FMEA, RCM, LCC,
malos actores, planes de mantenimiento y planes estratégicos, mantenimiento centrado en
Confiabilidad (MCC/RCM), inspección basada en riesgo (IBR/RBI), planeación y programación (P&P),
medición de indicadores (MDI), mantenimiento basado en condición (MBC/CBM), implementación de
sistemas computarizados de mantenimiento (SCDM/ CMMS), ultrasonido (US), programas de
mejoramiento (PDM), infrarrojo, Gestión de Activos, Confiabilidad Operacional, facilidades de
superficie para el Sector industrial e Hidrocarburos en las especialidades: Operación y Mantenimiento
Integral , ( Mecánico, Eléctrico e Instrumentación) de equipos de varilleo y equipos de workover,
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operación y mantenimiento Mecánico de: Equipos rotativos, reciprocantes, motores, compresores,

bombas, generadores, turbinas, vasijas, separadores y tratadores térmicos, intercambiadores de
calor, hornos, torres, drums.
Mantenimiento Preventivo y correctivo a unidades de bombeo mecánico (cajas reductoras, pines,
chumaceras), Equipo liviano y pesado, sistemas de aire acondicionado, mecanizados. Operación y
Mantenimiento de Sistemas Eléctricos: Subestaciones eléctricas, redes de alta, media y baja tensión,
motores eléctricos, barrajes, interruptores, acometidas, alumbrado, estaciones pulsadoras, variadores
y sistemas eléctricos de sistemas de bombeo por cavidades progresivas (PCPs), Sistemas de electro
sumergibles (BES).
Operación y Mantenimiento de sistemas de Instrumentación y control: Mantenimiento correctivo,
preventivo y mejorativo a sistemas Scada, instalación, configuración y administración de Unidad
terminal Remota (RTUs) verificación y pruebas de la comunicación con sistema Scada de supervisión
Lowis y Allen Bradley, Mantenimiento de sensores, transmisores, interruptores, válvulas,
controladores, actuadores, posicionadores, medidores, indicadores y visores, Overhauls de equipos
de workover, equipos de varilleo y well services, compresores, motocomprosores, generadores,
motogeneradores, equipo estático, plantas de inyección y de tratamiento de aguas residuales, paradas
de planta, obras electromecánicas y montajes. Ingeniería conceptual básica y de detalle para
proyectos, interventoría en la construcción de montaje, pre-comisionamiento, comisionamiento y
puesta en servicio de equipos y sistemas. Ingeniería, procura y facilidades (proyectos EPC).
Operación y Mantenimiento de ductos y Sistemas de Bombeo, Operación de estaciones de
tratamiento, despacho y transferencia de crudo. Operación de plantas de tratamiento e inyección de
agua, centros de generación de Energía, plantas de tratamiento de crudo y gas, sistema de
compresión de gas y operación de campos petroleros”.

OBJETIVO DEL MANUAL

El presente Manual busca representar de forma clara y coherente la estructura y los elementos de los
Sistemas de Gestión en Calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo, Ambiente y Responsabilidad Social
Empresarial de CONFIPETROL con los cuales se asegura la prestación de todos los servicios
resultantes de la interacción de los procesos definidos en la organización, garantizando la
identificación, evaluación y control de los riesgos y aspectos adversos de las actividades.
Los sistemas de gestión se encuentran alineados conforme a los requisitos de las normas NTC ISO
9001:2008, NTC ISO 14001:2004, NTC OHSAS 18001:2007.
Teniendo en cuenta que CONFIPETROL en una empresa socialmente responsable, surge la
necesidad de alinear su sistema de gestión bajo el enfoque de la guía ISO 26000, definiendo políticas
y procedimiento que conforman el plan estratégico de responsabilidad social y a que su vez son pieza
fundamental para alcanzar la certificación en la norma SGE21.

POLÍTICA DE HSE&Q

La Política definida por CONFIPETROL se establece en el Anexo 1

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN

Los objetivos generales de la compañía relacionados con la seguridad, salud en el trabajo, ambiente,
calidad y responsabilidad social empresarial - RSE, así como aquellos específicos para cada proceso,
están definidos y se da cumplimiento a su implementación, verificación y mejora mediante el ciclo
PHVA. La comunicación de dichos objetivos se realiza a todo el personal. Su medición se realiza con
la trazabilidad de los indicadores definidos en cada proceso.
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Identificar y controlar todos los factores de riesgos operativos, administrativos y financieros con
potencial de generar daños o pérdidas sobre las personas, infraestructura, el ambiente, las
finanzas y la imagen de la organización.

Mejorar los márgenes y la rentabilidad del negocio de forma sostenible con el cumplimiento de los
procesos operativos, administrativos y Financieros.

Encantar las partes interesadas superando sus expectativas y nivel de satisfacción.

Asegurar el know how de la organización mediante una estrategia de gestión del conocimiento

Mejorar continuamente los procesos del sistema integrado de gestión.

PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

CONFIPETROL se crea en el año 2005 de la mano de un selecto grupo de empresarios nacionales

del sector de los hidrocarburos, los cuáles aunando esfuerzos y conocimientos se comprometieron
con la estructuración y desarrollo de una organización nacional capaz de competir con los
conglomerados internacionales que en el momento copaban el mercado, difícil tarea teniendo en
cuenta el escepticismo existente alrededor de la industria nacional, sin embargo, ese mismo año y
como fruto del conocimiento, empeño y confiabilidad de sus directivos CONFIPETROL obtiene su
primer contrato para la prestación de servicios de mantenimiento integral en la Superintendencia de
Operaciones del Rio propiedad de ECOPETROL S.A., la calidad del servicio prestado evidenciada por
los indicadores de gestión obtenidos permitieron que este primer paso se convirtiera en la entrada de
CONFIPETROL a otras Superintendencias de ECOPETROL a nivel nacional, a firmas internacionales
de explotación de hidrocarburos como CEPSA de COLOMBIA y al sector del transporte de gas con la
Transportadora de Gas Internacional - TGI. El rápido ascenso de CONFIPETROL en el mercado
auguraba grandes expectativas, expectativas fundamentadas en una empresa ahora solida,
experimentada y especializada que mas allá de prestar servicios de operación y mantenimiento
consiguió introducir avances tecnológicos al país con la aplicación de modernas técnicas de
confiabilidad y predictivas de diagnostico que la enorgullecen como Organización por contribuir
decididamente con la competitividad nacional.

Hoy CONFIPETROL, se encuentra catalogada como una de las empresas más grandes en la
prestación de servicios de operación y mantenimiento del sector de los hidrocarburos, ubicándose
entre las tres más reconocidas del país y siendo reconocido su crecimiento como uno de los más
acelerados si no el más de las empresas del sector; este crecimiento se fundamenta en un talento
humano conformado por profesionales y técnicos certificados altamente calificados con capacidad de
responder eficazmente al exigente sector de los hidrocarburos, talento que crece y se capacita
conforme aumentan las necesidades del sector, actualmente jalonado por el auge de la producción
petrolera nacional acompañada del compromiso gubernamental por una explotación segura y
respetuosa con el medio ambiente, compromisos éticos y de calidad que CONFIPETROL cumple
rigurosamente.
En el corto plazo CONFIPETROL gracias al talento humano que la conforma y a la decisión y
tenacidad de sus directivos, se constituirá como la más grande compañía prestadora de servicios
industriales a nivel nacional y confirmará su participación en el mercado latinoamericano erigiéndose
de esa manera como una empresa líder que además de otorgar valor a sus trabajadores y accionistas
en un marco de responsabilidad social, seguirá agregando valor a sus clientes mediante sus cinco
pilares de la calidad:
Capacidad de respuesta
No Accidentalidad
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Empatía
Buen entorno y
Confiabilidad en su Operación
Pilares que permiten que mañana CONFIPETROL siga siendo esa empresa líder nacional y con
proyección internacional que enorgullece a su país.

VISIÓN:
CONFIPETROL será reconocida a nivel nacional e internacional, como una empresa líder en
Operación y Mantenimiento Integral con la aplicación de técnicas de Confiabilidad y predictivas de
diagnóstico, dentro de los sectores atendidos, distinguiéndonos por la calidad y oportunidad de
nuestros servicios, manteniendo una filosofía de investigación y mejoramiento continuo de nuestros
procesos, innovando de forma permanente, lo que nos permitirá de manera sostenible seguir siendo
competitivos, dentro de un entorno socialmente responsable

Actualización: 04-02-2011

MISIÓN:
CONFIPETROL es una empresa socialmente responsable, que cumple con la legislación vigente
aplicable, especializada en la prestación de servicios integrales de Operación y Mantenimiento con la
aplicación de técnicas de Confiabilidad y predictivas de diagnóstico dirigido a los sectores Industriales,
Gas, Petroquímico, Petrolero, Energético y Minero, con respuesta inmediata a las necesidades de
nuestros clientes, conformada por un equipo interdisciplinario altamente calificado y comprometido con
la organización para la satisfacción de los grupos de interés, apoyados en la innovación y el uso
adecuado de la tecnología.
Actualización: 04-02-2011

RESPONSABILIDAD INTEGRAL es uno de los procesos estratégicos de la organización que de

manera permanente identifica, evalúa y mitiga los riesgos presentes en el desarrollo de nuestra
actividad económica que tienen potencial de generar daños o pérdidas sobre la operación,
infraestructura, personas, imagen y en general la afectación sobre cualquiera de los grupos de interés
de la organización.

Su proceder se enfoca en el desarrollo sostenible y la mejora permanente, a través de la generación

de factor diferenciador en la cadena de valor y la interiorización de la confiabilidad operacional
desplegada a través de Security, Responsabilidad Social y HSEQ.

CÓDIGO DE ÉTICA
Dentro del marco estratégico de CONFIPETROL está definido el Código de Ética, siendo este el
marco legal, normativo y lineamientos bajo el cual actúa la compañía, el manejo confidencial de la
información, las responsabilidad éticas, morales y penales que cobijan la propiedad intelectual de la
información de CONFIPETROL y bajo los cuales se definen los negocios y se ejecutan las actividades
de la compañía.

FUNDAMENTOS DEL CÓDIGO DE ÉTICA

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Los principios y valores corporativos de nuestra empresa soportan y manifiestan la realidad de

nuestra cultura empresarial, a través de ellos sostenemos nuestra imagen y regulamos la conducta de
todos los miembros de nuestra organización, a relacionar:
Principios
Trabajo en equipo
Comunicación efectiva a todo nivel
Cumplimiento de la ley
No acosar ni discriminar a nadie

Valores:
Honestidad
Justicia
Responsabilidad
Conciencia
Abnegación
Respeto
Transparencia

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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SERVICIOS
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NUESTROS PRINCIPALES CLIENTES

Superintendencia de Operaciones Apiay (Meta) de Ecopetrol S.A.

Superintendencia de Operaciones Castilla-Chichemene (Meta) de Ecopetrol S.A.
Superintendencia de Operaciones de Mares (Magdalena Medio Barranca, Cesar y Santander)
de Ecopetrol S.A.
Superintendencia de Operaciones La Cira infantas (ELC-Barrancabermeja Magdalena Medio)
de Ecopetrol – OXY.
Superintendencia de Operaciones del Rio (Antioquia y Bolívar) de Ecopetrol S.A.
Cepcolsa (Llanos Puerto Gaitán).
Campo Teca y Cocorná (Puerto Boyacá).
Transportadora de GAS Internacional TGI.
Occidental Oil & Gas (Arauca – Caño limón y Caricare)
Gran Tierra (Putumayo)
Repsol (Perú)

REQUISITOS DE LOS CLIENTES Y OTROS GRUPOS DE INTERÉS

Basados en la experiencia y contacto continuo con los clientes, CONFIPETROL ha determinado los
requisitos esenciales relacionados con el servicio.
A lo anterior, se debe agregar los requerimientos de Seguridad, Salud en el trabajo, Ambiente y
Responsabilidad Social derivados de los contratos y los cuales se hacen extensivos a la
infraestructura, equipo de trabajo y contratistas en la sede principal y en cualquiera de los sitios donde
se desempeñen labores propias de nuestra actividad económica.

Para nuestros colaboradores es importante la estabilidad laboral y la realización de actividades de

desarrollo personal y profesional, así como de promoción y bienestar.
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Para los accionistas, es de gran relevancia la consolidación de las unidades de negocio dentro del
mercado, especialmente en el sector Hidrocarburos, logrando el cumplimiento de los presupuestos de
venta, costos del producto y niveles de rentabilidad.

CONFIPETROL ha identificado unas áreas críticas en las diferentes actividades del negocio, las
cuales deben ser manejadas bajo los lineamientos del compromiso de Responsabilidad Social y el
Desarrollo Sostenible:

REQUISITOS LEGALES, REGLAMENTARIOS Y DE OTRA ÍNDOLE

Los requisitos legales y reglamentarios se dan en varios sentidos:

A nivel de Seguridad, Salud en el Trabajo, Ambiente y Responsabilidad Social, la legislación es
amplia, encontrando normas, leyes, decretos, resoluciones y otro tipo de regulaciones emanadas por
entidades como el Ministerio de Protección Social; Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo
Territorial .

En cuanto a requisitos relacionados con la calidad del producto se encuentran determinados en las
especificaciones generales y técnicas del contrato.

Como requisitos de otra índole podemos mencionar el RUC® para poder contratar con el sector de
Hidrocarburos.

Dentro del proceso de planificación de HSEQ, se identifican permanentemente este tipo de

requerimientos, con el fin de asegurar su implementación y cumplimiento. Estos requisitos se en el
formato “Matriz de requisitos legales y otros suscritos por la organización”. La principal
responsabilidad por la ejecución de acciones, así como el aprovechamiento y mantenimiento de estos
medios, recae sobre la Dirección de HSEQ y en particular del Gestor de S&SO, Gestor Ambiental y
Gestor de Calidad, quienes permanentemente deben interactuar entre sí para obtener el máximo
provecho y asegurar la incorporación de requisitos vigentes y aplicables a la compañía según su
actividad.

GRUPO DE INTERES INTERLOCUTOR

Accionistas Presidencia

Aliados Presidencia
Clientes Marketing, proyectos

Proveedores Supply Chain & IT

Empleados Talento Humano

Comunidades Administradores de contratos

RSE
Autoridades Jurídica
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Identificación de Peligros, Valoración y Control de Riesgos

La empresa cuenta con un procedimiento para la Identificación de Peligros, Valoración y Control de
Riesgos (HSEQ-S&SO1-P-1), para mantener identificados los peligros, evaluación, las medidas de
control necesarias de acuerdo a los procesos y subprocesos, actividades que se desarrollan en la
organización.

Identificación de aspectos e impactos ambientales

Para la identificación de aspectos e impactos se cuenta con el procedimiento Identificación de
Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales (HSEQ-GAM1-P-10).

EXCLUSIONES

Las exclusiones realizadas en nuestro Sistema Integrado de Gestión se limitan a los requisitos de
calidad derivados de la norma ISO 9001:2008, como se indica a continuación:

DISEÑO Y DESARROLLO (Numeral 7.3 de la norma NTC-ISO 9001:2008)

No aplica, porque CONFIPETROL no realiza diseños debido a que el objeto social de la organización
es la prestación del servicio y sus actividades se realizan a partir de las especificaciones dadas por el
cliente.

MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE INTEGRADO DE GESTIÓN

En éste documento se identifican los procesos Estratégico, de Negocio y de apoyo, necesarios para la
ejecución de nuestras actividades y el cumplimiento de los requisitos suscritos por la organización. Se
muestra igualmente la secuencia e interacción de estos procesos. El Sistema de Gestión de
Confipetrol. está enfocado en cinco pilares de calidad:

• Capacidad de Respuesta
• No Accidentalidad
• Buen Entorno
• Confiabilidad
• Empatía

Ver Anexo 3. Mapa de Procesos Sistema Integrado de Gestión.

La interacción de los procesos está establecida en las caracterizaciones de los procesos.

LA DIRECCIÓN representada por la Presidencia de CONFIPETROL., lidera el proceso Corporativo,

declara su compromiso hacia el desarrollo e implementación de los sistemas de gestión, establece la
Política de HSEQ en la cual se constituyen los lineamientos de la Compañía para el Sistema, lleva a
cabo la Planificación y la Revisión Gerencial para verificar que se logra el mejoramiento continuo y
para asignar los recursos que considere necesarios para llevar a cabo la operaciones de la forma más
efectivas posible.

Realización del SERVICIO se lleva a cabo con el Proceso de Negocio (Operación y Mantenimiento),
en los cuales se transforman los requisitos del cliente para convertirlos en un servicio que satisface
plenamente sus necesidades, contando con los recursos necesarios y bajo condiciones controladas
que incluyen: información, procedimientos, equipo apropiado tanto de operación como de verificación
y mecanismos de medición y seguimiento.

GESTIÓN DE RECURSOS, el propósito fundamental de esta División, es apoyar los procesos que
generan valor agregado mediante la asignación oportuna de recursos financieros, de logística y
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control interno apoyándose en los procesos de Marketing y Servicio al cliente (M&SC), Evaluación y
Estructuración de Proyectos (E&EP) y Ventas, HSEQ, Talento Humano (TH), Gestión Compras y
Contratación (GCC), Logística de Contratos (LOG), Contable y Tribuatario (C&T) y Responsabilidad
Social Empresarial (RSE). Los recursos identificados como necesarios son destinados tanto para la
realización del Servicio (Procesos de Negocio) como para los Procesos de apoyo.

MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA se realizan por medio del proceso HSEQ, el cual brindan al
Sistema el apoyo y soporte necesario, implementando métodos de medición por medio de Indicadores
de Gestión, Auditorías Internas, medición de satisfacción del cliente, análisis de resultados y
finalmente alcance de la mejora esperada proporcionando la información de entrada para la Revisión
Gerencial.

MATRIZ DE PROCESOS DEL SISTEMA INTEGRADO VS REQUISITOS DE NORMATIVIDAD

Con el fin de identificar los procesos del Sistema Integrado de Gestión y su relación con los requisitos
de las normas NTC-ISO 9001, NTC-OHSAS 18001, NTC-ISO 14001, así como la guía RUC en sus
versiones vigentes, se adjunta el Anexo 5. Matriz de Procesos vs. Requisitos de Normatividad. De
igual manera se adjunta el Anexo 6. Matriz de Procesos y Responsables SIG. (LACEI)

En las caracterizaciones de los procesos se definen los criterios y métodos necesarios, para la
aplicación de éstos, la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar su operación,
seguimiento, medición y análisis. Además se implementan las acciones necesarias para alcanzar los
resultados planificados, los cuales se encuentran debidamente documentados, buscando siempre la
mejora continua de estos procesos. Ver Anexo 4. Caracterizaciones.

DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La documentación utilizada en la empresa es la siguiente:

Los dueños de proceso son responsables por divulgar la información que se defina en su proceso y
por la aplicación, revisión y actualización de la documentación de su proceso.
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CONTROL DE DOCUMENTOS
El control en los documentos del SIG contempla las siguientes actividades con el fin de garantizar su
conformidad con la normatividad aplicable:
• Los documentos se revisan para comprobar que el contenido es correcto, que no contienen
instrucciones que vayan en detrimento de la calidad, la seguridad integral, condiciones
ambientales o de Responsabilidad Social Empresarial, así como evitar que contradigan
disposiciones de documentos anteriores.
• Todos los documentos se aprueban considerándose la fecha de aprobación como la autorizada
para aplicarla. El control de emisión de los documentos se lleva por medio de un listado maestro.
• Los documentos en medio digitales, se ubican en la intranet www.confipetrol.com y se actualizan
en el listado maestro.
• Se asegura que todos los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
• Se previene el uso no intencionado de documentos obsoletos, destruyéndolos y reemplazándolos
por la última edición. De los documentos obsoletos que interese guardar copia solo se mantendrá
la de HSEQ debidamente identificada como obsoleta y archivada en el lugar correspondiente.
• Toda la documentación externa y cualquier otra documentación que sea útil para la actividad de la
empresa se mantiene listada para su control.

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS OBLIGATORIOS

CONFIPETROL S.A. establece, implementa y mejora actividades del Sistema Integrado de Gestión,
mediante la documentación obligatoria a saber:

NTC-ISO 9001:2008
Procedimiento para control de documentos
Procedimientos para control de registros
Procedimiento para control de producto no conforme
Procedimiento para la toma de acciones correctivas
Procedimiento para la toma de acciones preventivas
Procedimiento para la realización de auditorias internas
NTC-OHSAS 18001:2007
Procedimiento para la continua identificación de peligros, valoración de riesgos y
determinación de los controles necesarios
Procedimiento para identificación y acceso a requisitos legales y de S&SO que sean
aplicables
Procedimiento para hacer que las personas que trabajan bajo control de la organización
tomen conciencia de las consecuencias de S&SO, actividades laborales,
comportamiento, beneficios, funciones, preparación y respuesta a emergencias,
responsabilidades, consecuencias de desviaciones
Procedimiento para comunicación interna, con contratistas y visitantes, recibir;
documentar y responder las comunicaciones de partes interesadas y participación y
consulta de los trabajadores
Procedimiento para el control de documentos
Procedimientos de control operativos aplicables
Procedimiento para preparación y respuesta ante emergencias
Procedimiento para hacer seguimiento y medir regularmente el desempeño en S&SO
Procedimiento para evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales
aplicables y otros suscritos
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Procedimiento para registrar, investigar y analizar incidentes

Procedimiento para tratar las no conformidades reales y potenciales, y tomar acciones
correctivas y preventivas
Procedimiento para identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención
y disposición de registros
Procedimiento de auditoría y programa de auditoria
ISO- 14001:2004
Procedimiento manejo integral de residuos sólidos
Procedimiento manejo seguro de sustancias químicas.
Procedimiento para el manejo de contingencias ambientales
Procedimiento para el uso racional de recursos
RUC® - Doc: OAUPE009, Rev. 8, 2009-11-24
Manual del sistema de gestión en seguridad, salud ocupacional y ambiente RUC
Procedimiento para el control de documentos y datos, así como para el control de
registros
Procedimiento para identificación y acceso a requerimientos legales y de otra índole
que le competan
Procedimiento para llevar a cabo la evaluación periódica del cumplimiento de las
responsabilidades en SSOMA asignadas al personal. Plan de Comunicación
Procedimiento para la continua identificación de peligros y aspectos ambientales.
Procedimiento o metodología que asegure la identificación de peligros, valoración de
riesgo y determinación de los controles de riesgos e impactos asociados.
Procedimiento para la gestión del cambio contemplando efectos o riesgos que se
pueden generar al realizar el cambio.
Procedimiento para la selección y evaluación de contratistas que contemple los criterios
de SSOMA.
Procedimiento escrito para la realización de evaluaciones médicas ocupacionales.
Procedimientos documentados acorde con el tratamiento de los riesgos, manuales de
normas y procedimientos operativos con criterios de seguridad. Procedimientos para
las actividades críticas.
Procedimientos para manejo de Emergencias - plan de emergencia.
Procedimientos documentados acorde con el tratamiento de los impactos ambientales.
Por escrito un plan de manejo integrado de los residuos.
Procedimiento para investigación de accidentes y casi accidentes
Procedimiento de Auditorías al Sistema
Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas

De los procedimientos documentados comunes en cada norma o requerimiento enunciado

anteriormente, la compañía ha realizado la unificación de los mismos.

CONTROL DE REGISTROS
Los registros de los procesos que aseguran el mantenimiento de las evidencias de las actividades
realizadas o resultados alcanzados, así como la efectividad del sistema, se mantienen archivados por
los responsables de cada puesto de trabajo, para lo cual se efectúan las siguientes actividades:

• Los registros están definidos explícitamente en los procedimientos en los que surja su necesidad.
• Existe un listado por proceso en el que se relacionan los registros utilizados en la empresa,
estableciendo su identificación, responsable de recolección o diligenciamiento, lugar de archivo,
clasificación, el tiempo de retención y su posterior disposición.
• Los registros se diligencian de forma legible.
 CONFIPETROL Código: HSEQ-GEN1-M-1
Versión: 10
Fecha: 02-09-14
NIT 900.179.369-6 MANUAL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Página 2 de 15

• Se archivan como mínimo durante el periodo establecido en la Lista de Control enunciada

anteriormente. Cumplido el tiempo de retención, se dispone de los mismos acorde a la Lista de
Control, pudiéndose presentar su destrucción o disposición en archivo muerto o inactivo.

Control operacional

El control operacional está conformado por una serie de procedimientos que especifican cómo se
deben realizar las actividades criticas ambientales y de S&SO, buscando evitar las desviaciones de la
política de HSEQ. Además se realiza un análisis de riesgos según el nivel de riesgo, donde se
establecen los controles para cada uno de los riesgos identificados en los pasos específicos de las
tareas.

Según la identificación de aspectos e impactos, se establecen los controles a implementar necesarios

para garantizar el cumplimiento de objetivos, metas, programas y política de HSEQ, por medio de
procedimientos donde se generan impactos significativos. De igual forma se realizan inspecciones por
medio de las cuales se evalúa el cumplimiento de los programas y controles establecidos.