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MÓDULO – ORGANIZAÇÃO PROFISSIONAL
A palavra chave de uma recepcionista eficiente é organizar. É importante que a
recepcionista seja organizada para ter todos os documentos e informações disponíveis
rapidamente, sempre que solicitados.
Organizando o seu Dia
Organize o seu dia a dia, em tudo o que estiver sob sua responsabilidade,principalmente
sua agenda com os contatos telefônicos, seu armário, sua mesa, suas gavetas, seu
arquivo, seu computador ou o que poderia estar nele, como fichário de clientes e cartas a
enviar.Essa organização deve acontecer desde o momento em que assumir a
função,passando dias e até uma semana inteira totalmente dedicados à
organização,separação de papéis e documentos, confecção de pastas de identificação,
além de escolher e codificar o lugar em que tudo será guardado. Depois disso, fazer
diariamente a manutenção da organização, não permitindo que a ordem adotada seja
alterada, perdendo seu trabalho.Assim procedendo, a recepcionista e ou telefonista
evitará o estresse que é viver o tempo todo correndo atrás das coisas a serem feitas no
dia-a-dia. Tendo tudo bem organizado, sempre que algo lhe for solicitado a resposta será
imediata e o profissional perceberá a diferença entre você e a secretária anterior, com
certeza lhe dando mais valor e se mostrando mais satisfeito com o seu trabalho. E você
poderá ir para casa ou para a aula sem levar a preocupação de ter deixado coisas por
resolver
.Definindo Objetivos
Nunca comece uma tarefa sem saber exatamente o que vai fazer, para que serve, e qual
a melhor, mais rápida e mais segura maneira de fazê-la. Pense sempre antes de fazer,
ainda que seja por um minuto ou segundos, mas pense. Para começar, pense por que
você trabalha. Não pense somente em sua opinião, mas na opinião da pessoa para quem
você trabalha.Você não precisa ser a melhor recepcionista e telefonista do mundo, na
verdade, basta ser, hoje, melhor do que você foi ontem e que isto seja notório, sem que
você precise ficar falando. Basta que vejam o interesse que você tem e as mudanças que
você consegue impor a cada dia. Depois de organizadas as tarefas diárias e estas
entrarem na rotina, comece a programar objetivos semanais que poderão ser executados
nas horas de folga como, por exemplo, atualizar os contatos telefônicos da agenda
profissional.
Por outro lado, se a mesma frase é dita de forma mecânica, estudada, artificial,ríspida, fria
e com arrogância, poderemos ter um cliente reagindo com raiva,procurando o gerente,
gritando...As palavras são símbolos com significados próprios. Aforma como elas são
utilizadas também traz o seu significado e com isso, cada palavratem a sua vibração
especial.
Apresentação Pessoal
Que imagem você acha que transmitimos ao cliente quando o atendemos com asunhas
sujas, os cabelos despenteados, as roupas mal cuidadas ... ? A recepcionistaestá na linha
de frente e é responsável pelo contato, além de representar a empresaneste momento.
Para transmitir confiabilidade, segurança, bons serviços e cuidado, sefaz necessário,
também, ter uma boa apresentação pessoal.Alguns cuidados são essenciais, são eles:
Banho
: tomar um banho antes do trabalho diário, além da função higiênica,também é
revigorante e espanta a preguiça;
Higiene Pessoal
: unhas limpas, cabelos cortados e penteados, dentescuidados, hálito agradável, axilas
asseadas, barba feita;
Roupas e Sapatos
: limpos e conservados.
Crachá de Identificação
: em local visível pelo cliente;Quando estes cuidados básicos não são tomados, o cliente
se questiona: “puxa, se elenão cuida nem dele, da sua aparência pessoal, como é que vai
ter o cuidado de meprestar um bom serviço?” A apresentação pessoal, a aparência, é um
aspecto importante para criar uma relaçãode proximidade e confiança entre o cliente e a
recepcionista
Postura Inadequada
A postura inadequada é abrangente, indo desde a postura física ao mais sutilcomentário
negativo sobre a empresa na presença do cliente.Em relação à
postura física
, podemos destacar como inadequado, o atendente:
Debruçar a mesa de trabalho.
Mascar chiclete ou fumar em horário de trabalho
Comer na frente do cliente.
Gritar para pedir alguma coisa
Fazer críticas a outros setores, pessoas, produtos ou serviços na frente decliente.
Desmerecer ou criticar o fabricante do produto que vende ou o parceiro daempresa
denegrindo a sua imagem para o cliente.
Falar mal das pessoas na sua ausência e na presença do cliente.
Usar o cliente como desabafo dos problemas pessoais.
Reclamar e lamentar na frente do cliente.
Reclamar com o cliente questões salariais.
MÓDULO – COMUNICAÇÃO EFICIENTE AO TELEFONE
A comunicação ao telefone é uma das principais portas de entrada das
empresas,escritórios e consultórios para um grande número de clientes. Muitos deles têm
umprimeiro contato através do telefone.Por isso, um bom atendimento transmite uma
mensagem de profissionalismo eadequação, causando uma boa primeira impressão e
conquista aos clientes queestiverem em dúvida quanto à empresa. Aqui mostraremos
algumas dicas, que vãoauxiliá-la em um melhor atendimento telefônico aos clientes. São
elas:
Procure atender ao primeiro toque o telefone;
Nunca fale o habitual “alô”. Use a prática utilizada pela empresa: nome daempresa, seu
nome e sua saudação para ligações externas e apenas seu nomeou, se preferir, também
uma saudação para as internas;
Evite o terrível “quem fala?”, “quem é?” “quem gostaria?”. Seja cortês aotelefone e
pergunte de outra forma como “por gentileza, quem deseja falar ouquem quer falar?”;
Se o cliente precisar aguardar na linha, não o deixe esperando por muitotempo, pois
correrá o risco dele desligar o telefone ou atender outra linhainterna dele;
Nunca digite enquanto fala ao telefone e evite fazer barulho ao redor que possaprejudicar
a conversa com o cliente;
Caso esteja em uma ligação particular e seu telefone tocar (linha interna ouexterna),
desligue ou coloque sua chamada em “espera ou hold”. Dê prioridadeàs ligações da
empresa;
Se tiver uma crise de riso, soluço ou tosse, peça licença ao cliente e coloque otelefone em
“espera”;
Se tocar uma outra linha, peça licença por 1 minuto, atenda a 2a. linha e diga queestá em
outra ligação e que retornará em seguida;
Evite comer, beber, mascar chiclete ou chupar bala enquanto fala ao telefone;
Caso seu chefe não esteja disponível para atender o cliente, jamais peça para ocliente
ligar mais tarde ou de novo. Quem deve retornar a ligação é você;
Se combinar dia e horário para retornar a ligação, faça-o conforme ocombinado, ou, caso
haja algum imprevisto, avise ao cliente;
Se a ligação for feita para um celular, sempre inicie a conversa, perguntando sea pessoa
pode atender naquele momento;
Nunca diga “Ele não se encontra”, afinal ele não está perdido. Diga apenas “Elenão está”;
Quando for transferir uma ligação externa a alguém internamente da suaempresa, tenha a
delicadeza de adiantar o assunto ao colega de trabalho e sóassim transferir a ligação.
Não cometa a grosseria de transferir diretamente aligação sem mesmo saber se seu
colega está em seu local de trabalho oumesmo se ele poderá atender o cliente, pois o
cliente voltará a ligar para você,e, provavelmente estará irritado;
Use um tom de voz firme, claro e gentil ao telefone. Evite gírias, diminutivos,gritos,
intimidades (amor, bem, querida);
Se estiver ao telefone com o cliente, evite conversar com a colega de trabalhoquando ele
sair da linha por alguns instantes. Ele poderá ouvir algum assuntopessoal ou da empresa;
Se estiver resfriada, evite tossir, espirrar ao telefone enquanto fala. Peça umminuto e
coloque o telefone em “espera”. Caso a situação esteja crítica, peçadesculpas e ligue em
seguida, quando estiver se sentindo melhor;
Sorria ao telefone. Você pode não perceber, mas fará toda a diferença. Vocênão se sente
mais à vontade quando alguém fala com você sorrindo?
Se não quiser ofender o cliente, evite falar “Ele saiu”, “Está em reunião”, “Nãopode
atender”. Procure ser sincera na medida do possível e evite esses clichês;
Seja natural ao telefone. Você não percebe quando alguém está mentindo aotelefone?
Tenha certeza de que os outros também!
Tente se conter com clientes mal-educados. Mantenha sua classe e postura etente
acalmá-lo. Jamais o interrompa, grite, ou seja, agressiva com ele.
Na necessidade de anotar um recado para o chefe ou colega de departamento,tenha
sempre à mão papel e caneta, escreva com letra legível e fale e anotecorretamente.
Atenção: não faça o cliente repetir várias vezes o recado.Ninguém suporta isso!
E, não se esqueça de anotar dia, hora e assinar o recado ou, se preferir, envieum e- mail.
Não faça o que geralmente a maioria faz; que é o de transmitir orecado quando se
encontrar com o colega. E se você não vê-lo? Ele ficará semreceber o recado?
Quando precisar deixar um recado no celular ou no escritório do cliente, fale deforma
clara e pausada, repita apenas o telefone de contato e agradeça.
Por fim, quando ligar para alguém, diga já na primeira frase seu nome,empresa e porque
está ligando. Assim evitará aqueles intermináveis ecansativos diálogos. Diga: “Bom dia,
sou fulana, e dê seu recado”. Simplesassim!
O cliente é, com certeza, a pessoa mais importante da empresa. Tudo que se relacionaa
ele deve ser prioridade. Afinal, sem ele toda e qualquer empresa fecharia as
portas.Dentre muitas coisas, como qualidade do produto ou serviço prestado, o cliente
desejaser bem atendido. E um bom atendimento exige um tratamento individualizado.
Ocliente tem que se sentir especial. Caso contrário, ele migra para o concorrente
aolado.Portanto, para vencer a concorrência e conquistar o freguês, é fundamental que
seinvista na qualificação e na diferenciação do atendimento ao cliente.
Cliente
É o consumidor que adquire ocasional ou freqüentemente o produto/serviço
quedeterminada empresa oferece.O consumidor passa a ser seu cliente quando,
dentreinúmeras possibilidades, ele escolhe a sua empresa e vai ser atendido por você.
Recepcionista e telefonista: “Comissão de Frente”:
A recepcionista é o cartão de visitas da empresa. É com ela que o cliente se relacionae,
portanto, é através dela que é passada a imagem da empresa. A recepcionista etambém
a telefonista representam a organização. O modo como se vestem, falam e secomportam
é essencial para se causar uma boa impressão e formar a opinião doconsumidor a
respeito da empresa.Você, recepcionista precisa cativar e manter o cliente sempre ao seu
lado. Fazer comque ele volte sempre, fale bem do seu atendimento e, conseqüentemente,
da suaempresa para todas as pessoas com as quais se relaciona.Para que os
consumidores se tornem seus clientes e não visitem o concorrente daesquina é preciso
que o seu atendimento seja um grande diferencial. Para isso, épreciso que você aprenda
a tratar a clientela da forma mais adequada possível.
MÓDULO – CHAMADAS TELEFÔNICAS: INTERNAS E EXTERNAS
Chamadas Telefônicas
Como dito no módulo anterior a
telefonista
é a "comissão de frente" da empresa, é oprofissional responsável por todo o
sistema telefônico
. Sua função é atender a
chamadas telefônicas
internas e externas, operando mesa telefônica, ou outrosaparelhos, movimentando
dispositivos em geral, para estabelecer comunicaçõesinternas, locais ou interurbanas.Na
execução dos
serviços de telefonistas
, cabe a telefonista:
Atender chamadas telefônicas internas e externas, operando em troncos
eramais,transferindo-as ou prestando informações.
Verificar defeitos nos ramais da mesa de operação e providenciar os reparosnecessários.
Atender a pedidos de informações telefônicas, anotar recados e registrarchamadas.
A telefonista deve colaborar com a manutenção dos equipamentos de trabalho,zelando
por eles, comunicando defeitos e solicitando seu conserto, paraassegurar-lhes perfeitas
condições de funcionamento.
Zelar pela guarda, conservação e limpeza dos equipamentos e materiaispeculiares ao seu
trabalho.
O que você telefonista precisa saber
O seu equipamento telefônico não é apenas parte do seu material de trabalho. É o quehá
de mais importante. Por isso você deve saber como ele funciona. Tecnicamente,
oequipamento que você usa é chamado de CPCT - Central Privada de
ComunicaçãoTelefônica, que permite você fazer ligações internas (de ramal para ramal) e
externas.Atualmente existem dois tipos: PABX e KS.
PABX
(Private Automatic Branch Exchange): neste sistema, todas as ligaçõesinternas e a
maioria das ligações para fora da empresa são feitas pelos usuáriosde ramais. Todas as
ligações que entram, passam pela telefonista.
KS
( Key System): todas as ligações
sejam elas de entrada , de saida ouinternas , são feitas sem passar pela telefonista
Informações Básicas Adicionais
Ramal:
são os terminais de onde saem e entram as ligações telefônicas. elesse dividem em
- Ramais privilegiados:
são os que podem fazer ligações para fora sempassar pela telefonista.
- Ramais semi-privilegiados:
nestes ramais é necessário o auxilio datelefonista para ligar para fora.
- Ramais restritos
: só fazem ligações internas.
Linha - Tronco:
linha telefônica que liga a CPCT à central Telefônica Pública.
Número-Chave ou Piloto:
Número que acessa automaticamente as linhas queestão em busca automática, devendo
ser o único número divulgado ao público.
Enlace:
Meio pelo qual se efetuam as ligações entre ramais e linhas-tronco.
Bloqueador de Interurbanos:
Aparelho que impede a realização de ligaçõesinterurbanas.
DDG:
(Discagem Direta Gratuita), serviço interurbano franqueado, cujacobrança das ligações é
feita no telefone chamado.
DDR :
(Discagem direta a Ramal) , as chamadas externas vão direto para oramal desejado, sem
passar pela telefonista . Isto só é possível em algumasCPCTs do tipo PABX.
Pulso
: Critério de medição de uma chamada por tempo, distância e horário.
Consultores
: empregados da Telems que dão orientação às empresas quantoao melhor
funcionamento dos sistemas de telecomunicações.
Mantenedora:
empresa habilitada para prestar serviço e dar assistência àsCPCTs.
Serviço Noturno
: direciona as chamadas recebidas nos horários fora doexpediente para determinados
ramais. Só é possível em CPCTs do tipo PBX ePABX
Chamadas Telefônicas Internas
Chamadas telefônicas internas são chamadas realizadas entre os ramais da
própriaempresa. Geralmente para realizar chamadas internas, o usuário deve retirar o
fone dogancho e digitar o número do ramal que deseja chamar.
Chamadas Telefônicas Externas
Há várias maneiras de realizar chamadas externas, pois na maioria das vezes todos
osramais saem de fábrica programados para realizar ligações externas através do
código0. Para realizar as chamadas externas comuns deve-se retirar o fone do gancho
edigitar a tecla 0, quando ouvir o tom de linha é só digitar o numero do telefone a
serchamado. Para atender qualquer tipo de chamada, sendo ela realizada por
qualquermodo, deve-se apenas retirar o fone do gancho e atendê-la.