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MANUAL DE INDUCCION GENERAL Y DEL PUESTO

DISTRIBUIDORA LAP

Tabla de contenido

Introducción .............................................................................................................................. 4
Objetivos .................................................................................................................................... 5
Alcance ...................................................................................................................................... 6
aplicabilidad del manual ......................................................................................................... 6
Políticas ...................................................................................................................................... 6
Niveles de responsabilidad a la hora de implementar el proceso .............................................. 7
Roles y responsables…………...……………………………………………………………8

Niveles de responsabilidad para actualización permanente del manual………………………9

Propósito………………………………………………………………………………………9

Inducción general de la empresa…………………………………………………………...10

Estrategia del negocio……………………………………………………………………...10

Visión………………………………………………………………………………………11

Misión………………………………………………………………………………………...11

Valores……………………………………………………………………………………….12

Indicadores…………………………………………………………………………………...13

Competencias organizacionales……………………………………………………………14

Estructura organizacional……………………………………………………………………14

Beneficios socioeconómicos…………………………………………………………………15

Normas generales……………………………………………………………………………15

Inducción al puesto…………………………………………………………………………16

Estándares de recibimiento al nuevo funcionario……………………………………………16

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Misión………………………………………………………………………………………...17

Objetivos del director comercial…………………………………………………………...17

Estructura orgánica del cargo………………………………………………………………18

Misión de resultados del director comercial…………………………………………………18

Resultados esperados de un director comercial…………………………………………….18

Forma de trabajo……………………………………………………………………………19

Expectativas en cuanto a: área personal, área laboral y social………………………………20

Ubicación física………………………………………………………………………………21

Descripción y asignación de equipos de trabajo……………………………………………22

Cierre…………………………………………………………………………………………22

Lineamiento de seguimiento…………………………………………………………………23

Glosario………………………………………………………………………………………23

Documento de evaluación……………………………………………………………………25
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Introducción

Siguiendo con el proceso de gestión de talento humano por competencias y en base al

contexto de la Distribuidora LAP SAS proyecto en tener la necesidad de elaborar y ejecutar

un manual de inducción como política de ingreso de nuevos empleados de la empresa, por tal

motivo se pretende realizar este manual con el propósito de que los nuevos colaborados se

familiaricen con la empresa desde el principio y estén enfocados en el cumplimiento de los

objetivos, misión y visión de la empresa.

EL manual es de vital importancia en una empresa dado que en él se plasman las

políticas y lineamientos de la empresa, también de cómo se ejecuta su puesto de trabajo y que

se espera del colaborador ya que en el mismo se indica las responsabilidades y objetivos del

puesto que desempeñara.

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Objetivos del manual de inducción

Objetivo General

Facilitar la adaptación e integración del nuevo colaborador a la empresa

Distribuidora LAP y a su puesto de trabajo, mediante el suministro de la información

relacionada con las características y dimensiones de la misma, generando un sentido de

confianza y pertenencia para con la empresa estableciendo una responsabilidad entre las

partes y una mejora en la productividad.

Objetivos Específicos

 Revisar y diagnosticar la del proceso de inducción para el personal que

ingresa a la organización.

 Ofrecer la información necesaria para trabajar en forma cómoda y eficaz

 Ayudar al nuevo colaborador a comprender los aspectos específicos de su

trabajo en la organización

 Dar a conocer al nuevo personal, información sobre los aspectos y

procedimientos y marco jurídico-laboral propios de la organización.

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 Intercambiar con los nuevos y antiguos colaboradores sus expectativas.

 Redefinir y precisar con su jefe inmediato sus conocimientos y habilidades.

 Evaluar el potencial, de los nuevos colaboradores iniciado el acercamiento a

sus Compañeros.

Alcance

EL manual de inducción una propuesta que está orientada a ofrecer un instrumento

que permita a la Distribuidora LAP como empresa, lograr que sus colaboradores se adapten e

identifiquen con ella, con el fin de mantener elevados los estándares de calidad formando

colaboradores eficientes y conservándolos altamente motivados, estimulados y capacitados.

Aplicabilidad del manual

La implementación de este programa de inducción permite que todo el personal, ya

sea antiguo como nuevo, conocer todo lo referente a valores, misión, visión, objetivos, reseña

histórica, políticas, normas, línea de productos, estructura organizacional, beneficios

socioeconómicos etc; y toda aquella información necesaria para la identificación del mismo

con la organización.

Políticas
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Toda persona que ingrese nuevo a la empresa deberá ser informado acerca de:

historia, estructura organizacional, evolución y actividad a que se dedica la empresa.

Toda persona que ingrese nuevo a la empresa deberá ser informada sobre sus

derechos y deberes dentro y fuera de la organización.

Toda persona que ingrese a la organización debe de ser informado sobre los

beneficios sociales, económicos, actividades deportivas, culturales, capacitaciones y planes

de incentivos.

Se debe mantener informado a todo el personal de los cambios que se produzcan en la

organización, en cuanto a políticas, normas, procedimientos y cambios de estructura.

Los empleados deben creer que el esfuerzo producirá satisfacciones, gratificaciones y

recompensas.

Orientar el trabajo específico del empleado, familiarizándolo con su lugar de trabajo.

Todo el personal que ingrese nuevo a la organización deberá tener su periodo

inducción sobre el cargo y funciones que deberá desempeñar, de igual manera el personal

antiguo debe de ser capacitado de las modificaciones de sus funciones y de los avances

tecnológicos que implemente la empresa.

Niveles de responsabilidad a la hora de implementar el proceso

La inducción del persona nuevo como el antiguo será a cargo del área de talento

humano, esta inicialmente será la encargada de desarrollar todo el plan de inducción y velar

para que el personal conozca la estructura organizacional y empresa en general, adicional el

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jefe de cada área será el encargado de brindar acompañamiento al colaborador indicándole su

lugar de trabajo, funciones y relacionarlo con los demás compañeros de área con el fin de

que se brinde apoyo y se trabaje en equipo, todos bajo el fin de que la organización cumpla

sus metas y objetivos.

Roles y responsables

Responsable
Rol
Talento humano Jefe de área

Diseño del plan de inducción X

Implementación y cumplimiento

del plan de inducción X

información de la estructura

organizacional de la empresa,

misión, visión, políticas, derechos

y deberes del empleado dentro y

fuera de la organización X

Acompañamiento al jefe de área en

el proceso de inducción del

personal X

Planes de capacitación x

Dar la bienvenida y presentación

del nuevo empleado x

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Inducción al puesto de trabajo

(funciones, responsabilidades) x

brindar apoyo y acompañamiento

en el proceso de adaptación x

velar por que le nuevo colaborador

sienta apoyo de sus compañeros de

área. x

Niveles de responsabilidad para actualización permanente del manual.

La actualización del manual de inducción será a cargo del área de talento humano,

teniendo en cuenta la opinión del jefe de cada área debido a que ellos tiene más contacto y

comunicación con los colaboradores a su cargo y pueden supervisar su trabajo adicional

tienen pleno conocimiento del rendimiento y actitud de los mismos, el manual en el momento

de tener alguna modificación deberá ser evaluado y luego socializado por parte del

encargado del área de talento humano con la gerencia y jefes de cada área.

Propósito

El programa de inducción tiene como objetivo principal brindar a todos los

colaboradores de la empresa distribuidora LAP la orientación acerca de la misión, visión,

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objetivos, estructura organizacional, perfil, funciones, responsabilidades, y requerimientos

del cargo descrito en los manuales de funciones establecidos en la organización.

Inducción general de la empresa

Estrategias del negocio

LAP es una distribuidora de consumo masivo dedicada a la comercialización de

productos de alimentos y aseo, fundada en 1994 por el señor Luis Alberto Preciado, padre del

actual Gerente, En los primeros años al frente de la tienda, el señor Preciado vio una

oportunidad de negocio al advertir que todos sus colegas tenderos, tenían que desplazarse

hasta la central mayorista para surtir de productos sus tiendas, gastando en esto más tiempo y

dinero. Esto hizo que tomara la decisión de cerrar la tienda y convertirla en una distribuidora.

La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada, en un sector popular

de la ciudad de fácil acceso para todos, en los últimos 10 años el crecimiento de la

Distribuidora LAP SAS ha sido sostenido y ascendente. Esto les permitió hacer presencia en

seis ciudades intermedias con un Centro de Distribución (CD) en cada una La Dirección

General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura organizacional conformada

de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección Administrativa y de Logística;

Actualmente La Dirección General de LAP está ubicada en la capital y tiene una estructura
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organizacional conformada de esta manera: Gerencia, Dirección Financiera, Dirección

Administrativa y de Logística

Visión

Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad, eficacia y

eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo, garantizando a nuestros

clientes altos estándares de calidad, oportunidad y satisfacción tanto en sus necesidades como

en sus expectativas.

Misión

Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo masivo,

con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una cadena privada de

distribución, orientada a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad de tenderos,

ofreciendo un excelente servicio y precios competitivos. Contamos con un equipo humano

comprometido y capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para

nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general, logrando una adecuada

rentabilidad.
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Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo para ello

buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno que nos rodea.

Valores

Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y ofrecemos

servicios a nuestros clientes:

Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas las personas que trabajan

bajo nuestra responsabilidad, así como de aquellas que se benefician con nuestros productos y

servicios.

Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su desarrollo profesional y su

bienestar general.

Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por ello adoptamos

conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace que sea un negocio con un desarrollo

sostenible comprometidos con nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.

Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.

Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones interpersonales tanto a nivel

externo como interno con todos los grupos de interés.

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Indicadores

indicador de eficacia variable objetivo fórmula

Total, de personas que

Medir la eficacia de
Nivel de aprobación de No. De aprobaron pruebas/
los programas de
pruebas de inducción y colaboradores Total de personas
Inducción y
capacitación que aprobaron inducidas y
capacitación.
capacitadas*100

Tiempo de duración de

Medir el tiempo en la inducción y

que se realiza la capacitación/ Tiempo

Tiempo de Inducción y inducción y programado para

capacitación Tiempo capacitación realizarlo*100

medir nivel de

satisfacción durante número de empleados

nivel de satisfacción de la No. De el proceso de satisfechos/ número de

inducción colaboradores inducción colaboradores*100

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Medir nivel de numero de evaluaciones

conocimiento general de la No. De conocimiento de la aprobadas/número de

empresa colaboradores organización colaboradores*100

Competencias organizacionales

Adaptabilidad: Capacidad para permanecer eficaz dentro de un medio ambiente, así

como a la hora de enfrentarse a nuevos retos.

Servicio al cliente: Diversas actividades que un colaborador ofrece a un cliente final

que busca satisfacer cualquier necesidad.

Trabajo en Equipo: Disposición para participar como miembro de un grupo para

tener un beneficio como resultado de una tarea a realizar.

Comunicación verbal y escrita: Capacidad de expresión clara y convincente en el

negocio, redacción correcta de las ideas de forma gramatical

Compromiso: Crear en el propio trabajo o rol y su valor dentro de la empresa siendo

así mismo un esfuerzo extra para la compañía, aunque no siempre en beneficio propio.

Estructura organizacional
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Beneficios socioeconómicos

La empresa distribuidora LAP, tiene establecido un plan de beneficios

socioeconómicos para sus empleados con el propósito de tener sus empleados comprometidos

y satisfechos con la organización:

Pago cumplido de la remuneración, pago de horas extras e incrementos

salariales.

Prestaciones de ley

Dotación

Bienestar social: se celebrarán las fechas importantes como día de los niños,

día de la familia, aniversarios de la organización, navidad, integraciones de los

colaboradores.

Plan de incentivos: enfocado al área comercial por cumplimiento de metas.

Cursos y seminarios de capacitación y actualización.

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Normas generales

Todo el personal que ingrese a la organización deberá de asistir a las actividades de

inducción y capacitación a menos que por fuerza mayos no pueda asistir como: problemas de

salud, fallecimiento de un familiar, los cuales deberán ser debidamente justificados.

El área de talento humano es el encargado de dar a conocer a la empresa en general

todo los relacionado con la inducción de la empresa en general como: misión, visión,

historia, estructura organizacional, beneficios socioeconómicos, normas de conducta

Interna, deberes y derechos de los colaboradores dentro y fuera de la organización.

Se realizarán jornadas recreativas, con el fin de integrar a los colaboradores de las

diferentes áreas y a sus familiares.

Los colaboradores deberán leer y comprender el manual de funciones establecido

para su cargo, conocer las normas y políticas de la empresa.

Área está en la obligación de brindar información de los planes de contingencia de

la organización como lo son puntos de encuentro, áreas restringidas, realizar brigada de

capacitación de primeros auxilios.

Inducción al puesto
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Estándares de recibimiento al nuevo empleado

Se realizará un recorrido por todas las dependencias de la empresa para que conozca a

que área dirigirse cuando tenga un caso a tratar con ella, así podrá entablar una empatía

laboral y podrá integrarse más rápido, se le hará entrega de una carta de Bienvenida a la

empresa para hacer sentir parte importante de la estructura de la misma.

Misión

Planear, dirigir y vigilar el área comercial de la empresa para cumplir con los

objetivos e indicadores estipulados por la empresa. Ser la columna más estable de la empresa

generando proyecciones para el incremento de las ventas que sostendrá la empresa.

Objetivos del director comercial

1. Planear y dirigir las actividades comerciales de la distribuidora.

2. Establecer las cadenas de distribución para los productos y servicios.

3. Dirigir estudios y estrategias de mercado, analizar resultados y apoyar

en desarrollo de la actividad económica de la empresa.

4. Controlar y verificar las campañas de publicidad de la empresa para la

promoción de los productos.

5. Manejar la imagen y comunicación corporativa.

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6. Velar y controlar el cumplimiento de las funciones del personal a su

cargo.

Estructura orgánica del área

Misión de resultados del director comercial

Lograr la proyección de venta establecida en moneda y cantidad ejecutada; a su vez

manteniendo la cartera estable mayor al 90% y la creación de nuevos clientes.

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Resultados esperados de un director comercial

Los resultados se pueden dividir en cuantitativos y cualitativos

Objetivos Cuantitativos

Cumplimiento al presupuesto de venta en pesos

Cumplimiento al presupuesto en productos

Cumplimiento al presupuesto de activación de clientes en numero

Número de visitas y toma de pedidos

Objetivos Cualitativos

Captación de nuevos clientes

Recuperación de clientes

Incursiona miento de nuevos puntos y zonas geográficas

Propuestas de nuevos productos para ofrecer en el mercado

Forma de trabajo

Se establece lo que espera la empresa del colaborador de acuerdo a las necesidades y

responsabilidades del cargo y a su vez conocer lo que el colaborador espera de la empresa a

nivel personal, laboral y social.

Lo que la Distribuidora LAP tiene para ofrecer al Colaborador:

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Estabilidad laboral: Cumplido y aprobado el periodo de prueba designado, se

realizará un contrato a término indefinido donde se le asegura al empleado un trabajo estable

y permanente si no se llegase a presentar despido justificado o renuncia por parte del

colaborador.

Salario: Se le realizara el pago establecido en el contrato laboral en las fechas

indicadas desde el momento de su posesión al cargo.

Permisos: Los responsables de los permisos serán los directores de área pero siempre

y cuando se notifique al área de talento humano; no obstantes dichos permisos ocasionales no

deben superar el máximo de 2 horas laborales y tendrá que organizar sus labores diarias,

cuando los permisos son recurrentes o fijos por temas de preparación de estudio se generara

descuento de la cantidad de horas laborales si lo amerita o generar un acuerdo con talento

humano y el jefe de área para la recuperación de las mismas.

Capacitaciones: La Distribuidora estará en la obligación de brindar capacitaciones

generales o de área periódicamente para el buen funcionamiento del personal de esta labor

estará encargado en equipo de talento humano.

Equipo de trabajo: La empresa le asignara todas las herramientas y útiles necesarios

para el buen desenvolvimiento en el área de trabajo.

Recreación y deportes: Los colaboradores podrán incorporar a todas las actividades

recreativas y/o físicas deportivas que tenga la empresa para una relación colectiva y asertiva

de toda la planta laboral.

Expectativas en cuanto a: área personal, área laboral y social

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Lo que la distribuidora LAP espera de su colaborador:

Puntualidad: La distribuidora espera por parte del colaborador respetar los horarios

asignados para tal efecto de llevar un control de ingreso y salida se le proporcionará un carnet

como instintivo y este será pasado por un lector para sus registros.

Presentación adecuada: Portar el uniforme que se entregue de manera adecuada y

mantener una buena presentación personal.

Confidencialidad: Guardar discreción en cuanto a compartir información en asuntos

de la empresa de vital importancia y reserva con terceros que no hagan parte de la empresa.

Cuidado del área laboral: El colaborador se compromete a mantener en buen estado

los equipos y mobiliario asignado

Buen manejo de relación interpersonal: Deberá mantener relaciones cordiales,

respeto para su jefe inmediato y compañeros de trabajo; evitando discordias y desavenencias

que solo dificultan el buen desempeño.

Lealtad: Usted como colaborador es un miembro de nuestra empresa, por tanto le

debe lealtad a la misma para ejercer con honestidad las políticas y bases con que se trazó la

compañía.

Cumplimiento de indicadores: El colaborador se desempañará de manera eficiente y

eficaz con el cargo para el cual ha sido contratado y a su vez cumplirá los objetivos y metas

propuestas.

Ubicación física
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Indicarle al colaborador donde será su puesto de trabajo y las partes de la empresa con

las que tendrá interacción tales como cafetería, baños y espacio de fotocopiado, etc

Adicionalmente realizar la presentación de su nuevo equipo de trabajo el cual estará a

cargo.

Descripción y asignación de equipos de trabajo

Se le realiza la entrega de las herramientas y equipos de trabajo que estará a su cargo

para esto se realiza un documento de entrega que indica los materiales indicados, el estado en

que se encuentran y la cantidad de los mismos.

Cierre

Otorgarle al colaborador una copia de este manual y agradecerle nuevamente su

ingreso a la compañía, Realizar la motivación recalcando que siempre estará el área de

talento humano dispuesta a una comunicación.

Ejemplo de Despedida

Se ha llegado al final de este manual de inducción, se le recomienda tenerlo presente y

a su alcance y leerlo cada vez que tenga una duda en el proceso de esta labor en la

organización.

Lo invitamos hacer parte de esta gran familia y tengas siempre una comunicación

asertiva y aportando los mejores resultados por medio de sus actitudes, aptitudes y
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conocimientos que traiga para dar; trabajar con responsabilidad y disposición para mejorar

diariamente.

Lineamientos de seguimiento

Realizar un seguimiento y su respectiva evaluación al colaborador y al proceso. El

jefe de área será el responsable de que el proceso de inducción sea ejecutado de acuerdo al

manual y por medio del mismo realizar el seguimiento como avance su desenvolvimiento y

ejecución en el área de trabajo. El área de talento humano será el responsable de seguimiento

a nivel de la inducción general de la empresa

Glosario

Inducción: Capacitación mediante la cual los nuevos funcionarios son integrados a la

Institución, a una unidad o a un puesto de trabajo, puede tener una intensidad de horas o días.

Toma especial trascendencia cuando los funcionarios provienen de distintas regiones o

subculturas puesto que favorece la adaptación al nuevo entorno y actividad laboral.

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Entrenamiento al cargo/ empleo: Es la educación profesional que adapta al

funcionario para un cargo o empleo dentro de una organización, e implica la transmisión de

conocimientos que favorecen el desarrollo de competencias en las personas para que

contribuyan de una manera eficaz a los de la organización.

Evaluación: Proceso que tiene como finalidad determinar el grado de eficacia y

eficiencia, con que han sido empleados los recursos destinados a alcanzar los objetivos

previstos, posibilitando la determinación de las desviaciones y la adopción de medidas

correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas presupuestadas.

Lista de chequeo: Es una lista de verificación, que detalla uno por uno, distintos

aspectos que se deben analizar, comprobar, verificar, etc.

Responsable: personal que tiene a su cargo la dirección y vigilancia de una actividad.

Actividad: Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad.

Control: Comprobación, inspección, fiscalización, intervención.

Seguimiento: Observación atenta del desarrollo, evolución o movimiento de algo.

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Alcance: Ámbito de aplicación de un plan, proyecto o proceso involucramiento a

quienes tiene relación con el mismo, inicio y el final de una acción o algo.

Documento de evaluación

VERSION:
DOCUMENTO DE EVALUACION CODIGO:
FECHA:
FECHA: INGRESO:
NOMBRE DEL COLABORADOR:
CARGO:
AREA:
¿Cuál es la impresión que le ha causado la
infraestructura de la empresa?

¿Cómo se llama el gerente y presidente de

la junta?
¿Indique algunos valores de la empresa?

¿Cuáles son las responsabilidades

principales de su cargo?
¿Cómo se divide la organización?

¿Cuál es la misión y visión de la empresa?

¿Qué espera de la empresa como

colaborador?
¿Cuáles son las políticas de la empresa?
¿Cómo es la estructura del área al que
ingresara?
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¿Que aportara ud como colaborador para

el cumplimiento de los objetivos?
Nota: El criterio de evaluación será por medio de puntaje cada ítem tendrá una ponderación
de 20 pts para un total del 100%
Excelente: 100% Aceptable: 60%
Bueno: 80% Regular: 40%

REVISADO APROBADO