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RELATÓRIO DE INSPEÇÃO
Nº 14/2019 - DINTI/COLES/SUBCI/CGDF
I - INTRODUÇÃO
1-Conformidade
Fato
Fato
Causa
Em 2015:
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Em 2011:
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Em 2011:
Consequência
Recomendação
Fato
A Lei 8.666, de 21 de junho de 1993, assim estabelece em seu art. 6º, inciso
IX:
Lei 8.666/93:
Portanto, ficou comprovado que a contratação foi direcionada, uma vez que,
mesmo antes da definição de suas próprias necessidades e caracterização de forma precisa
e adequada do serviço, a referida Ata já havia sido escolhida pela Secretaria.
(fls. 22 a 42) são idênticas às especificações técnicas constantes na ARP nº 66-A/2014 (fls.
(fls. 22 a 42) são idênticas às especificações técnicas constantes na ARP nº 66-A/2014 (fls.
185 a 205). Ou seja, as necessidades de contratação da Procuradoria Geral da República
constantes na ARP nº 66-A/2014 foram transcritas no Termo de Referência da Secretaria.
...
IV - determinar à SEF/DF que, doravante: a) passe a observar integralmente os
termos da Instrução Normativa nº 4/2008 – SLTI/MPOG, recepcionada no
âmbito distrital por meio do Decreto nº 32.218/2010, em suas futuras
contratações de serviços de tecnologia da informação, alertando de que, no
caso de adesão a atas de registro de preços, o termo de referência não pode
ser mera cópia da documentação elaborada pelo órgão gerenciador, devendo
ser capaz de comprovar a adequação dos bens e serviços registrados às reais
necessidades da Administração; ...(grifo nosso)
Causa
Em 2011:
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Em 2009:
Consequência
Recomendação
Fato
...
Esta irregularidade foi alvo da Solicitação de Ação Corretiva no 07/2012 – DIFIP
/CONEP/CONT/STC, emitida em 08/10/2012, que recomendou a rescisão do
contrato no 077/2012-SES/DF. À época, a SES justificou a sustentação dos dois
contratos principalmente pelos motivos a seguir elencados:
1. Urgência da demanda.
2. Para complemento da demanda das demais unidades, pois a prestação do
contrato nº 080/2011-SES/DF ficava restrita apenas ao Hospital de Base e à
Farmácia Central.
3. Atendimento ao interesse público.
Ao analisar o primeiro argumento, nota-se que a celeridade das ações ocorreu
somente na escolha da contratada, pois passados sete meses, nenhuma das
Unidades da SES/DF consultadas possuíam acesso aos arquivos digitalizados,
nem ao sistema para consulta aos documentos digitalizados, à exceção dos
contracheques dos servidores que são acessados somente pelo Arquivo Central.
Outro argumento utilizado para a celebração do contrato no 077/2012-SES/DF é
o atendimento a outras Unidades. Entretanto, a partir dos relatórios de
acompanhamento constantes dos autos, todos os serviços prestados para os dois
contratos foram para atender as demandas do Hospital de Base, Arquivo Central
e da Farmácia de Medicamentos Excepcionais, mesmas Unidades atendidas pelo
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
gravação), o valor que deveria ter sido pago à contratada seria de R$ 9.000,00 (2.500
gravação), o valor que deveria ter sido pago à contratada seria de R$ 9.000,00 (2.500
fotogramas x 24 microfilmes x R$ 0,15).
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
a) Descrição do serviço; e
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
a) Descrição do serviço; e
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Outubro/2014 0 1.267,21
Novembro/2014 6.090.000 1.496,86
Dezembro/2014 0 1.496,86
Janeiro/2015 0 1.496,86
Fevereiro/2015 2.468.420 1.589,94
Março/2015 2.185.179 1.672,35
Abril/2015 3.641.646 1.809,67
Maio/2015 2.614.755 1.908,28
Junho/2015 0 1.908,28
Julho/2015 0 1.908,28
Agosto/2015 0 1.908,28
Setembro/2015 0 1.908,28
Outubro/2015 0 1.908,28
Novembro/2015 0 1.908,28
Dezembro/2015 0 1.908,28
TOTAIS 51.000.000
Fonte: Notas Fiscais constantes no Processo nos 060.011.378/2012, 060.001.155/2014, 060.000.771/2015 e 060.000.976
/2016 (Processos de pagamento)
STORAGE CAPACIDADE DE
ARMAZENAMENTO
IBM XIV 49,7 TB
IBM V 7000 9,2 TB
IBM DS 5100 A 38,30 TB
IBM DS 5100 B 40,0 TB
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Art. 57. A duração dos contratos regidos por esta Lei ficará adstrita à vigência
dos respectivos créditos orçamentários, exceto quanto aos relativos:
....
II - à prestação de serviços a serem executados de forma contínua, que poderão
ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas à
obtenção de preços e condições mais vantajosas para a administração,
limitada a sessenta meses;
....
§ 4o Em caráter excepcional, devidamente justificado e mediante autorização da
autoridade superior, o prazo de que trata o inciso II do caput deste artigo poderá
ser prorrogado por até doze meses.
Causa
Em 2017:
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
...
As imagens digitalizadas foram armazenadas e indexadas em um sistema
denominado CONTENT, que também é uma solução que integra a ferramenta
de ECM. Dada as limitações do sistema, não é possível identificar a
quantidade total de imagens armazenadas nem extrair relatórios
gerenciais. Tentamos várias metodologias para extrair a quantidade de
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Durante a análise das notas fiscais atestadas e pagas, constatou-se que para
o Contrato nº 080/2011-SES/DF foram pagos R$ 620.000,00 (2.000.000 de documentos
convertidos) a título de serviços prestados de OCR de documentos eletrônicos não
estruturados, e para o Contrato nº 077/2012-SES/DF foram pagos R$ 3.149.714,10
(10.499.047 de documentos convertidos), totalizando R$ 3.769.714,10 (12.499.047 de
documentos convertidos).
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Causa
Consequência
Recomendação
Fato
Desenvolvimento de Soluções
Período Quantidade (horas) Valor (R$)
Dezembro/2011 412 72.100,00
Agosto/2012 70 12.320,00
TOTAL 2.042 357.420,00
Fonte: Notas Fiscais constantes no Processo nos 060.002.280/2012, 060.001.154/2014 e 060.000.786/2015 (Processos de pagamento)
...
Ratifico as informações sobre a abrangência dos contratos, sendo o contrato 80
/2011 destinado ao tratamento dos documentos do HBDF e da Farmácia Central,
e o contrato 77/2012, além de concluir as atividades do HBDF e da Farmácia
Central, contemplou a GEARQ, SVS, Subsecretaria de Atenção Primária à
Saúde, SUGEP, entre outras unidades.
O Serviço de ECM disponibilizado pela empresa é o SISDOC, que de fato não
cumpre todas as funções de GED. O SISDOC foi entregue no contrato 80/2011 e
no contrato 77/2012, acrescentados módulos para comportar a documentação das
novas unidades.
O Sistema CONTENT, é a solução de "document imaging" apresentado pela
TCI BPO, que complementaria o SISDOC. Todavia, ele também não se
enquadra como um sistema GED. Este sistema foi igualmente entregue no
contrato 80/2011 e no contrato 77/2012, acrescentados módulos para comportar
a documentação das novas unidades.
...
Portanto, diante das constatações, não foi comprovada a medição das horas
despendidas na execução do serviço de Desenvolvimento de Soluções, Segurança da
Informação e ECM, bem como não foram comprovados os artefatos produzidos em cada
etapa das atividades.
Causa
Causa
Ineficiência por parte do executor do contrato quando dos atestes das Notas
Fiscais expedidas pelo prestador de serviços.
Consequência
Recomendação
Fato
Fato
...
No que tange a guarda de documentos especiais, reitero que foram coletadas 892
caixas de 20kg de pastas funcionais que, unicamente pela dimensão do
documento, foram consideradas pela TCI BPO como suporte especial. Ressalto
mais uma vez que este tipo de documento não possui nenhuma
característica intrínseca que o enquadre como suporte especial. Nesse
sentido, como o executor do contrato não possui formação em arquivologia ou
biblioteconomia, foi facilmente convencido de que as dimensões do suporte se
enquadravam no item 6.2 do Edital do Pregão Eletrônico 28/2010 – TCE (ao
qual a SES aderiu),...
Causa
Consequência
Consequência
Recomendação
Fato
Tabela 10 - Serviços prestados durante agosto de 2012 e maio de 2015 (Contrato nº 080
/2011-SES/DF)
Serviços Valor Unit. Quant. Total (R$)
Armazenagem Externa de
0,79 525.000 414.750,00
Documentos Físicos
Consulta de Documentos
4,25 11.949 50.783,25
Armazenados
OCR de Documentos Eletrônicos
0,31 1.500.000 465.000,00
não Estruturados
Organização Caixa Box
27,50 44.650 1.227.875,00
(Organização de Documentos)
TOTAL 2.158.408,25
Fonte: Notas Fiscais constantes no Processo nos 060.002.280/2012, 060.001.154/2014 e 060.000.786/2015 (Processos de pagamento)
Tabela 11 - Serviços prestados durante agosto de 2012 e maio de 2015 (Contrato nº 077
/2012-SES/DF)
Serviços Valor Unit. Quant. Total (R$)
Armazenagem Externa de
0,69 3.858.002 2.793.569,85
Documentos Físicos
Consulta de Documentos
4,00 6.627 26.508,00
Armazenados
OCR de Documentos Eletrônicos
0,30 7.501.000 2.250.300,00
não Estruturados
Organização Caixa Box
24,30 165.867 4.030.568,10
(Organização de Documentos)
TOTAL 8.969.397,48
Fonte: Notas Fiscais constantes no Processo nos 060.002.280/2012, 060.001.154/2014 e 060.000.786/2015 (Processos de pagamento)
Causa
Consequência
Recomendação
III - CONCLUSÃO
As falhas formais identificadas por este trabalho serão anexadas aos autos
por meio de Nota de Apresentação de Falhas Formais - NAF, conforme preconiza a
Portaria nº 47/2017-CGDF.
Brasília, 11/06/2019.