Ensayo

Importancia de los Archivos

Aprendiz
Carlos Alirio Duarte Duarte Duarte

Docente
Ingeniero Carlos Alfonso Hernández Potes

Administración Documental en el Entorno Laboral

SENA Boyacá Centro de Gestión Administrativa y Fortalecimiento
Empresarial - Tunja

El Yopal (Casanare), 25 de julio 2019

Ensayo “Importancia de los Archivos”. De acuerdo con los conocimientos
adquiridos en la presente actividad de aprendizaje, el aprendiz debe entregar un
ensayo utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos
teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación,
categorización y aplicación en medio actual.
Los archivos son los medios por excelencia para almacenar datos e información
acerca de acontecimientos que han tenido lugar en un espacio y tiempo, estos
adquieren gran importancia cuando se desea mantener un registro testimonial sobre
hechos que pueden ser requeridos posteriormente para atestiguar acerca de algo.
La historia de estos se remonta a siglos atrás, se cree que surgieron juntamente con
la escritura, aunque desde mi punto de vista personal; considero que desde que el
hombre empezó a crear figuras para intentar comunicarse, desde ese momento se
empezó a consolidar la idea de archivística, aunque este término no existiera en sus
diccionarios.
Luego de eso, cada civilización y cultura ha tenido sus propios sistemas de
archivado, pero todos conservan el mismo principio: mantener la información
confiable, accesible, integra y protegida.
En nuestro medio podemos encontrar información por todos lados, esta a su vez se
encuentra almacenada en archivos que a su vez se encuentran guardados en
diversos soportes, algunos de estos son físicos que corresponden a grandes centros
de datos, archivadores, cajas de archivo, entre muchos otros soportes dedicados
para tal fin, existe otro medio de almacenamiento que corresponde a todo lo que
tiene que ver con la tecnología digital, llamado también el mundo de los bits, estos
soportes son confiables pero un poco menos seguros que los físicos si tomamos en
cuenta que la información pasa viajando de un lado para otro, de un dispositivo a
otro, pero lo que si no podemos dejar de apreciar de estos soportes es la velocidad
con la que se puede acceden a la información consultada, bastaran unos cuantos
clics y ya está.
Todos los archivos, sin importar el soporte en el que se encuetaren almacenados
tienen ciertas características o cualidades que son:
Económicos: permiten ahorrar costos derivados del tiempo y el personal empleado.
Simples: identifican de manera sencilla y clara el contenido de estos.
Exactos: para almacenar los archivos se deben clasificar de manera precisa para
evitar equivocaciones.
Estos archivos a su vez se clasifican según con algunos criterios como son:
Según la organización:
Archivos centralizados: Cuando una sola dependencia controla toda la
documentación de la organización.
Archivo descentralizado: Aquel que lleva cada una de las dependencias de la
organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de
información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina.
Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se
maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo
descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.
Según su Uso
Archivo activo: Compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que
se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones,
contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por
tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
Archivo semiactivo: Son los documentos que varían en su periodo de
conservación y su consulta es menor.
Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo
de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o
históricas.
Según su Naturaleza:
Archivo Público: Es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.
Archivo Privado de Interés Público: Son aquellos documentos que por su valor
histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
Archivo Privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o
jurídicas.
También encontramos estos archivos asociados con unas características que
obedecen al ciclo de vida de los documentos que contienen.
Archivo de gestión: Corresponde a la documentación que se encuentra
depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan
frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central
al archivo de conservación permanente.
Los archivos se clasifican en diversas categorías, estas teniendo en cuenta la
jurisdicción de competencia que los almacenas, estas son:
Archivo General de la Nación

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a

la pertinencia pública de cada una de sus entidades:
Archivo general del departamento.
Archivo general del municipio.
Archivo general del distrito.

Territorialidad

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde

el punto de vista territorial, se clasifican en:

Archivos de entidades del orden nacional.

Archivos de entidades del orden departamental.
Archivos de entidades del orden distrital.
Archivos de entidades del orden metropolitano.
Archivos de entidades del orden municipal.
Archivos de entidades del orden local.
Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

Organización del Estado

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde

el punto de vista de la organización del estado, se clasifican en:

Archivos de la rama ejecutiva.

Archivos de la rama legislativa.
Archivos de la rama judicial.
Archivos de los organismos de orden de control.
Archivos de los organismos autónomos.

Conclusión
Los archivos son el testimonio de la gestión de una empresa, en estos se almacena
cada suceso en el orden que se presenta, y deben ser almacenados en este mismo
orden.
Por otro lado, se deben establecer medios adecuados para que estos no solo estén
guardado, sino que también cumplan con unos principios básicos de la información:
que sea integra, segura, accesible y así ser eficiente a la hora de trabajar con estos.