Versión: 001

PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS
LEGALES Y OTRA INDOLE
Fecha de Emisión: xx/xx/xxxx

1. OBJETIVO

Mantener un procedimiento para la identificación, acceso, actualización y divulgación

de todos los requisitos legales y de otra índole, referentes a al Sistema de Gestión con
el fin de dar cumplimiento a estos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todas las actividades de la empresa que impliquen
requerimientos legales y de otra índole, en materia de Seguridad, salud en el trabajo
en la empresa XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.

3. RESPONSABLES

Coordinador SISO: es el encargado de identificar y mantener actualizada la matriz de

requisitos legales, así como el cumplimiento de cada uno.

Gerente: Es encargado de destinar los recursos necesarios para dar cumplimiento a los
requisitos legales identificados.

4. DEFINICIONES

4.1 Norma: Es una regla u ordenación del comportamiento dictada por autoridad
competente, cuyo incumplimiento trae aparejado una sanción.

4.2 Normatividad: Las normas que existen en el ordenamiento jurídico y que regulan
los distintos comportamientos y acciones de toda persona natural o jurídica.

4.3 Ley: Norma de carácter obligatorio expedida por el poder legislativo - Congreso de
la República.

4.4 Resolución: Es el acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el cual

resuelve las peticiones de las partes, o autoriza u ordena el cumplimiento de
determinadas medidas.

4.5 Decreto: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder

ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo
que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.

4.6 Decreto- Ley: Acto expedido por la presidencia de la República que tiene la misma
fuerza que una ley, pero que por mandato de la constitución en algunos casos
particulares, se asemejan a leyes expedidas por el Congreso de la República.
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4.7 Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

4.8 Jurisprudencia: Se entiende por Jurisprudencia a las reiteradas interpretaciones

que hacen los tribunales de justicia en sus resoluciones de las normas jurídicas, y
puede constituir una de las Fuentes del Derecho, según el país. También puede decirse
que es el conjunto de fallos firmes y uniformes dictados por los órganos
jurisdiccionales del Estado. Esto significa que para conocer el contenido cabal de las
normas vigentes hay que considerar cómo se vienen aplicando en cada momento.

4.9 Requisito Legal: Condiciones que establece la ley para el ejercicio del (los)
derecho(s) de la organización.

5.0 Otros Requisitos Legales: Convenios, acuerdos o actas de compromisos que la

empresa hubiera firmado con representantes de la comunidad, clientes, proveedores,
y requisitos legales asociados a la parte tributaria, junta de acción comunal, entidades
no gubernamentales, autoridades ambientales, donde se responsabiliza por llevar a
cabo ciertas tareas o actividades para el medio ambiente.

5. PROCEDIMIENTO
ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS
Apoyados en las fuentes de información se
identifican los requisitos legales y de otra
índole. Las fuentes que se tienen en cuenta
para esta revisión son:
 Páginas web de los distintos
ministerios.
 (www.minproteccionsocial.gov.co)
(www.mintrabajo.gov.co )
(www.mintransportes.gov.co)
(www.minminas.gov.co) entre otros.
 Pagina web del consejo colombiano Matriz de requisitos
Identificación de seguridad (www.laseguridad.ws) Coord. SISO legales y de otra
(www.cisred.com) índole
 Pagina web de la administradora de
riesgos profesionales
(www.arlaxacolpatria.com.co)
 Pagina web del instituto colombiano
de normas técnicas y certificación
(www.icontec.org.co)
 www.laborando.jimdo.com
 http://fondoriesgoslaborales.gov.co
 Cámara de comercio
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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

La identificación se realizará cada tres meses o en
el momento que se identifique la necesidad de
actualización, y se debe dejar registro en la hoja
“Control de cambios y revisiones de la matriz
legal”, que se encuentra en el archivo de la matriz
legal.
Una vez se identifiquen los nuevos requisitos
legales, se revisará con los responsables de
proceso la aplicabilidad del (los) requisito(s)
identificados, recurriendo a la asesoría legal en
caso de ser necesario.

Luego, se identificarán los artículos, capítulos o

numerales aplicables de la norma en cuestión,
especificando claramente las exigencias del
mismo, la categoría al cual pertenece y el
Revisión de los responsable de garantizar el cumplimiento del Hoja “Control de
requisitos requisito. Coord. SISO cambios y revisiones
identificados de la matriz legal”.
La revisión se debe dejar evidenciada en la hoja
“Control de cambios y revisiones de la matriz
legal y otra índole”, que se encuentra en el
archivo de la matriz legal.

Finalizada la identificación de éstas normas se

relacionaran en la matriz de requisitos legales y
de otra índole y se tendrá en medio magnético,
según sea el caso pertinente.
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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Los requisitos legales identificados deberán ser
registrados en la matriz de requisitos legales:
seguridad, salud en el trabajo y Ambiente,
diligenciando lo siguiente:

 Actividad (ambiental), categoría o factor

de riesgo
 Tipo de Norma: El cual puede ser una ley,
decreto, resolución, circular, acto
administrativo, etc.
 No Identificación de la norma: Es la
numeración correspondiente a la ley,
decreto, resolución, circular, acto
administrativo, etc.
 Año: Año en el cual entra en vigencia.
 Artículos Aplicables: Hace referencia a los
artículos, capítulos, títulos o numerales
aplicables de la norma jurídica
referenciada.
 Autoridad competente: Entidad que
emite el requisito.
Registro de Matriz de requisitos
 Tema: Asunto que trata la norma
requisitos Coord. SISO legales y de otra
identificada.
legales índole
 Exigencia: Lo que exige la norma a la
empresa.
 Metodología de evaluación: Se definen
preguntas específicas relacionadas con
cada requisito legal o artículo aplicable a
la empresa.
 SI o NO: Indica si la empresa cumple o no
con la exigencia legal.
 Evidencia: Documento(s) soporte(s) o
registro(s) que evidencia(n) el
cumplimiento del requisito.
 Observaciones o plan de acción:
Corresponde al (los) plan(es) de acción
que se realizan para darle cumplimento a
los requisitos que no se cumplen.
También se puede especificar
información acerca del requisito.
 Responsable: Hace referencia al cargo al
cual le corresponde el cumplimiento del
requisito legal o del plan de acción.
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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Si en la evaluación del cumplimiento legal y de

Registro de Matriz de requisitos
otros requisitos arroja incumplimientos, se deben
requisitos Coord. SISO legales y de otra
plantear acciones para garantizar el
legales índole
cumplimiento.

El Coordinador SISO, analizan el cumplimiento y

evaluación cada 6 meses de cada uno de los
requisitos aplicables, cuando se requiera. Se
deberá establecer la metodología de evaluación
para cada requisito o artículo aplicable con el fin
de evaluar el cumplimiento de cada uno. Cuando
se declare cumplimiento se debe especificar la
evidencia que soporta dicho cumplimiento, o
cuando por el contrario el requisito legal no se
cumple se debe definir un plan de acción para
darle cumplimiento. En el plan de acción se
contempla las acciones correctivas y preventivas
especificando el responsable del mismo.

Para evaluar el cumplimiento legal, se realizará

mediante el indicador porcentaje (%) de
cumplimiento, el cual tiene en cuenta el número
Evaluación de de requisitos legales que la empresa cumple
Evaluación de
los requisitos entre el total de requisitos legales aplicables. Si Coord. SISO
requisitos legales
aplicables en la evaluación se detecta un requisito adicional
que no esté contemplado en la matriz y por tanto
no se cumple, este se sumará al indicador.

Los resultados de la evaluación se registrarán en

hoja “Evaluación de requisitos legales”, indicando
en el mismo el porcentaje de cumplimiento.

La evaluación del cumplimiento legal también se

puede realizar mediante el desarrollo de
inspecciones y auditorías internas o a través de
auditorías legales especificas programadas por la
empresa.

Se debe evaluar si las estrategias

implementadas garantizan el cumplimiento
de la normatividad.
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ETAPA DESCRIPCION RESPONSABLE EVIDENCIAS

Una vez se genere una nueva norma la
organización deberá difundir esta en un periodo
no mayor a dos meses, en caso que se exija su Registro de
Divulgación Coord. SISO
divulgación. Las normas las podrá consultar Asistencias
cualquier empleado a través del área de SST.

Periódicamente, El Coordinador SISO deberán

revisar por lo menos una vez cada 3 meses, si
existen cambios o modificaciones para proceder a
actualizar la información pertinente, registrando
Seguimiento y
los resultados en el Control de cambios”. Coord. SISO Control de cambios
control
Es responsabilidad de la gerencia y del
Coordinador SISO mantener las normas
actualizadas y dar cumplimiento a estas.

TABLA DE CAMBIO
CAMBIO REALIZADO VERSIÓN FECHA

Realizo: Reviso y Aprobó:

Coordinador SISO Gerente