BIENVENIDA OBJETIVOS METODOLOGÍA CONTENIDOS

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Bienvenidos al curso Conceptos

“Básicos en Gestión Documental”
Acompáñenos a conocer juntos la importancia de este trabajo
en la Universidad Nacional de Colombia Sede Bogotá
 BIENVENIDA OBJETIVOS METODOLOGÍA CONTENIDOS

Está en Objetivos

Socializar a los funcionarios de la Sede Bogotá, el marco normativo,

conceptos básicos y herramientas en materia de gestión
documental, en el ámbito de la Universidad Nacional de Colombia.

Objetivos Específicos

• Socializar la normatividad aplicable en materia de gestión

documental.
• Describir los conceptos básicos en gestión documental.
• Detallar características de la gestión documental asociados al
puesto de trabajo y en el contexto de la Universidad Nacional de
Colombia.
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Está en Metodología

METODOLOGÍA

El presente curso se desarrollará a través de cinco módulos. Al

finalizar cada módulo el participante tendrá que desarrollar y
aprobar una evaluación como requisito de certificación de
competencias.
Se suministrarán enlaces, sitios de interés, presentaciones y lecturas
que apoyarán el desarrollo de cada una de las temáticas.
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Está en Contenidos

Generalidades 1
Gestión Documental 2
Organización de los Archivos
de Gestión 3
Política Documental UN 4
División de Gestión
Documental UN 5
Módulo 1: Generalidades

En este capítulo se abordarán aspectos

conceptuales y metodológicos que comprenden los
procesos de gestión documental.

Bienvenido

1 2 3 4 5 6 7
Módulo 1: Generalidades

“Se entiende por documento toda expresión en

lenguaje natural o convencional y cualquier otra
expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas
en cualquier tipo de soporte material, incluso los
soportes informáticos”.

“Un documento de archivo es el testimonio

material de un hecho o acto realizado en el ejercicio
de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas, de acuerdo con unas
características de tipo material y formal”

1 2 3 4 5 6 7
Módulo 1: Generalidades

La Organización Documental es el
principal centro de eficiencia y
mejora continua en los procesos
y funciones de las organizaciones
que habitualmente realizan
trámites con documentos.

Ésta permite replantear acciones y

estrategias en el uso de los sistemas
de información, con el fin de
obtener resultados óptimos en los
problemas organizacionales.

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Módulo 1: Generalidades

Se evita la pérdida de documentos.
SEGURIDAD
FUNCIÓN DE CONSTANCIA
Acceso a la información y los documentos
Apoyo informativo para la toma de
de manera segura y estructurada, al poder
decisiones y por el poder probatorio que
definir diferentes permisos de acceso a los
les concede la ley.
datos y documentos dentro del sistema de
gestión documental.

Se evita inconvenientes, sanciones, FUNCIÓN DE COMUNICACIÓN

CONTROL
pérdida de tiempo en la gestión
Control de cambios de los documentos y
administrativa, fiscal y legal asociada.
control de revisiones y accesos que se
realizan a los documentos.
Recurso básico de información para los
ciudadanos y garantia en la transparencia
administrativa imprescindible en un estado
de derecho.

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Módulo 1: Generalidades

DIGITAL
Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido,
textos, imágenes, sonidos, videos.
Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la
información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en
bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1)
inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.

ELECTRÓNICO
Documento Electrónico, todo mensaje que contiene información escrita en datos,
generada, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.

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Módulo 1: Generalidades

No. 01 Portales de internet y extranet

No. 06
Documento de archivos (F/E)

Archivos institucionales (F/E)

No. 02 Tecnología en la nube No. 07

No. 03 Cintas y medios de soporte (Backup)

No. 08
Sistemas de información corporativos

No. 04 No. 09
Sistemas de administración de documentos Discos duros, servidores, medios portables

Sistemas de mensajería electrónica

No. 05 Sistemas de bases de datos No. 10

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Módulo 1: Generalidades

Has terminado la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluación

de auto-chequeo de las generalidades, con ella comprobarás los
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¡Éxitos!

Módulo 2

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Módulo 2 : Gestión Documental

1 Conjunto de actividades
administrativas y técnicas
2
tendientes a la planificación, Conjunto de normas técnicas y
manejo y organización de la prácticas usadas para
documentación producida y administrar flujo de
recibida por la entidades desde documentos de todo tipo en
su origen hasta su destino final una organización.
con el objeto de facilitar su
acceso y conservación.

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Módulo 2 : Gestión Documental

PLANEACIÓN

Haga clic en cada

uno de los pasos ECONOMÍA
para ampliar la
información

EFICIENCIA

CONTROL Y
SEGUIMIENTO

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Módulo 2 : Gestión Documental

PLANEACIÓN

La creación de los documentos

debe estar precedida del
análisis legal, funcional y
archivístico que determine las
utilidad de estos con
evidencia, con miras a facilitar
su gestión. El resultado de
EFICIENCIA
dicho análisis determinará si
debe crearse o no un
documentos

La planeación se deberá soportar en cada una de las

funciones, ejecución de los flujos documentales y relación
normativa

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Módulo 2 : Gestión Documental

Las entidades debe Aplicación de procesos automatizados se debe

producir solamente los
PLANEACIÓN documentos necesarios
generar un proceso efectivo para el análisis del
cambio (Procesos y funciones)
para el cumplimiento de
sus objetivos o los que
una función o un
proceso lo requieran.

ECONOMÍA

EFICIENCIA

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Módulo 2 : Gestión Documental

PLANEACIÓN

Control de consumo y gasto entorno a los

procesos documentales, medición y mejora
ECONOMÍA
continua.

EFICIENCIA
Las entidades deben
evaluar en todo
momento los costos
derivados de la gestión
de sus documentos
CONTROL Y buscando ahorrar en los
SEGUIMIENTO diferentes procesos de
la función archivística.

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Módulo 2 : Gestión Documental

Las entidades deben asegurar el

control y seguimiento de la
totalidad de los documentos que
produce o recibe en desarrollo
de sus actividades, a lo largo de
CONTROL Y todo el ciclo de vida.

SEGUIMIENTO
Implementación de métodos y mecanismos
para el control del desperdicio y la
reducción en actividades innecesarias.

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Módulo 2 : Gestión Documental

1. Aseguramiento de la disponibilidad, “Plan de Continuidad”.

2. Respeto a la organización, disponibilidad y conservación de los fondos documentales en diferentes entornos.
3. Respecto a las disposiciones en los instrumentos archivísticos (CCD, TRD).
4. Aplicación de técnicas, mejores y prácticas, disposiciones normativas y respeto a los principios archivísticos.
5. Mecanismos de preservación de modelos de Cero Papel.

Vínculo Protección del

Oportunidad Transparencia Disponibilidad Agrupación
archivístico medio ambiente

Las entidades deberán Los documentos restantes

Las entidades deben evitar
implementar Los documentos son de un mismo trámite deben
la producción de
mecanismos que evidencia de las Los documentos de archivo mantener el vínculo entre
Los documentos debe documentos impresos en
garanticen que los actuaciones de la debe ser agrupados en si, mediante la
estar disponibles cuando papel cuando este medio no
clases o categorías (series, implementación de
documentos están administración y por lo sea requerido por razones
se requieran indepen- subseries y expedientes) sistemas de clasificación,
disponibles cuando se tanto respaldan las manteniendo las relaciones sistemas descriptivos y
legales o de preservación
dientemente del medio histórica, dada la
requiere y para las actuaciones de los secuenciales dentro de un metadatos de contexto,
de creación. longevidad del papel como
personas autorizadas servidores y empleados mismo trámite estructura y contenido, de
medio de registro de
para consultarlos y públicos. forma que se facilite su
información.
utilizarlos. gestión como conjunto.

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Módulo 2 : Gestión Documental

5
1 Contar con una política de Gestión
Documental aprobada por el sujeto obligado.
Contar con un archivo institucional
2
3 Elaborar, aprobar y publicar sus Tablas de
Retención Documental.
Diseñar políticas para la gestión de sus documentos
electrónicos, incluyendo políticas de preservación y
custodia digital.
4
5 Integrarse al Sistema Nacional de Archivos.

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Módulo 2 : Gestión Documental

Aprobar
Workflow o flujo de
trabajo
consiste en el estudio de
aspectos operacionales de
Enviar
una actividad de trabajo,
esto es, cómo se realizan y Realizar
estructuran las tareas, cuál
es su orden correlativo,
cómo se sincronizan, cómo
fluye la información y cómo
se hace su seguimiento.

Tramitar

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Módulo 2 : Gestión Documental
PLANEACIÓN GESTIÓN Y TRÁMITE
Actividades a planear, generar y Actividades necesarios para la
captura, relación con los trámites,
valorar los documentos analizando
distribución, recuperación, acceso,
todos los contextos.
control y seguimiento de los trámites
de la entidad – Aseguramiento del
proceso.
PRODUCCIÓN
ORGANIZACIÓN
Operaciones Técnicas para la
Estudio de los documentos y su
clasificación y ordenación de los
actuación dentro de la entidad
documentos dentro del Sistema de
Gestión Documental
TRANSFERENCIA
Procedimientos documentados y
probados para la transferencia de los
documentos en cualquiera de las
etapas del archivo.
DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Aplicación de Métodos de Selección
de documentos gestionando su
preservación.
1 2
VALORACIÓN
Determinación de los valores del
documento en cualquiera de las
instancias de los documentos a lo
largo de su ciclo de vida.
PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO
Estándares de migración y
conservación preventiva de los
documentos para garantizar la
existencia de los mismos.
3 4 5 6 7 8 9
Módulo 2 : Gestión Documental

Paso Paso
Retención Paso
1 6 DISPOSICIÓN FINAL
10

Producción y Paso Almacenamiento

recepción 5
Preservación Transferencia
Temporal Primaria/
Paso Paso Secundaria
Consulta
2 7

Paso
Paso 9 Selección Conservación
Trámite Recuperación
4

Eliminación
Paso Paso
3 Distribución Protección
8

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Módulo 2 : Gestión Documental

COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
CONOCIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN
Análisis Externo de la Organización
Análisis Interno de la Organización
Contexto de la Organización (cultural, social, económico,
Planes, Políticas, Procesos, Procedimientos. Forma y la
político. Etc.)
extensión de la organización.
Requisitos legales del Negocio
Expectativas de las partes interesadas
Necesidades de Información
POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
- Alcance
- Objetivos
- Metas
CAPACITACIÓN, CONCIENTIZACIÓN, FORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

PLANES DE ACCIÓN
Planeación Producción Gestión y Trámites Transferencia
Disposiciones y documentos Preservación a largo plazo Valoración
Control de registro y documentos
Roles, Competencias y Responsabilidades
Recursos
Auditoria al programa de Gestión Documental
Revisión por la Dirección
Mejora Continua

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Módulo 2: Gestión Documental

Terminaste la unidad. En la plataforma encontrarás una evaluación de

auto chequeo de Gestión Documental, con ella comprobarás los
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¡Éxitos!

Módulo 3

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión
El de las oficinas productoras de
documentos, en el que se reúne
los documentos en trámite en
busca de soluciones a los
asuntos iniciados, sometida a la
continua utilización y consulta
administrativa por las mismas
oficinas u otras que lo soliciten
Unidad administrativa donde
se agrupan documentos
trasferidos trasladados por los
distintos archivos de gestión
de la entidad respectiva, una
vez finalizado su trámite, que
siguen siendo vigentes y
objeto de consulta por las
propias oficinas y los
particulares en general.
Aquel al cual se transfiere la
documentación del archivo
central o del archivo de
gestión, que por decisión del
correspondiente Comité de
Archivos, debe conservarse
permanentemente, dado el
valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la
cultura.
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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Archivo de Archivo
Central Archivo Histórico
Gestión

Transferencias primarias Transferencias secundarias

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

ADMINISTRATIVOS CULTURALES
LEGALES
CIENTÍFICOS
FISCALES
HISTÓRICOS
ACADÉMICOS
División de Gestión Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Oficina Productora Edificio de Archivo Central e Histórico – Sede Bogotá – División de

Gestión Documental
Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico
Fase Activa Fase Semi-Activa Fase Inactiva
Se generan los documentos

Transferencias secundarias
Se conservan parcialmente Conservación total

Transferencias primarias
Se seleccionan
ACTIVIDADES

Se seleccionan

Se aplica la TRD Se consultan y/o exponen Se consultan y/o exponen

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS

VALORES

Administrativos Científicos
Académicos Culturales
Fiscales Históricos
Legales

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Tabla de Retención Documental “TRD”

Serie Documental

Sub-serie Documental

Tipo Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Tabla de Retención Documental “TRD”

Serie Documental

Sub-serie Documental

Tipo Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Tabla de Retención Documental “TRD”

Serie Documental

Sub-serie Documental

Tipo Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Tabla de Retención Documental “TRD”

Serie Documental

Sub-serie Documental

Tipo Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 1 SE REALIZAN DE FORMA

CLASIFICACIÓN SIMULTÁNEA Paso 5
MARCACIÓN

Paso 2
ORDENACIÓN Paso 3
DEPURACIÓN Paso 6
FOLIACIÓN

Paso 4
LIMPIEZA
Paso 7
INVENTARIO

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 1
CLASIFICACIÓN

Paso 2
ORDENACIÓN

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 2
ORDENACIÓN
LOS FACTORES A TENER EN CUENTA SON:

Orden cronológico
Orden numérico
Orden alfabético
Trazabilidad – principio de orden
Orden mixto
Ninguno

Paso 3
ORGANIZACIÓN FÍSICA UBICACIÓN FÍSICA DEPURACIÓN

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 2
ORDENACIÓN
ORDEN CRONOLÓGICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN MIXTO

NINGUNO

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 2
ORDENACIÓN
ORDEN CRONOLÓGICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN MIXTO

NINGUNO

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 2
ORDENACIÓN
ORDEN CRONOLÓGICO

ORDEN NUMÉRICO

ORDEN ALFABÉTICO

ORDEN MIXTO

NINGUNO

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 2
ORDENACIÓN

3
Regresar

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 2
ORDENACIÓN
Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries documentales,
observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la Tabla de Retención
Documental.

RESOLUCIONES 2012
RESOLUCIONES
INFORMES DE GESTIÓN 2013

INFORMES DE GESTIÓN 2012

SECRETARÍA DE FACULTAD
INFORMES
ACTAS Consejo de Facultad
ACTAS CONSEJO DE FACULTAD 2013
INFORMES
RESOLUCIONES ACTAS CONSEJO DE FACULTAD 2012
ACTAS

01

Regresar

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 3
DEPURACIÓN

Paso 4
LIMPIEZA

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 4
LIMPIEZA
LIMPIEZA Proceso que consiste retirar todo elemento que afecte la conservación del documento en el transcurso del tiempo:

Para los documentos que

Cuando sea
estrictamente necesario
la utilización de grapas,
clips, ganchos mariposas
utilizar papel de
protección antes de
grapar y debajo de los
elementos ya descritos.
Adicional deberá
retirarse los sobres
de manila, carpetas
de yute, cauchos o
bandas elásticas,
señaladores
plásticos, papel
adhesivo para notas.
tener previa autorización de la
tienen que ser perforados y
legajados utilizar gancho
plástico, con el fin de que el
expediente se proteja del
posible óxido que genera el
uso de ganchos metálicos. El
uso de los mismo deberá
Paso 5
DGD. MARCACIÓN

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 5 MARCACIÓN DE CARPETA

MARCACIÓN
Se debe identificar las unidades de conservación (carpetas) hasta el 2015 así:

Carpeta de Pestaña
SERIE-mayuscula y negrilla Vigencia PROGRAMA DE EGRESADOS 2014
SUBSERIE-mayuscula sin negrilla EVENTOS
OFICINA PRODUCTORA Dirección de Bienestar
DEPENDENCIA Facultad de Ciencias

Carpeta de Celuguia

Dependencia Facultad de Ingenieria

A C T A S COM ITÉ PERM ANENTE DE DIRECTORES DE UNIDADES ACADÉM ICAS BASICAS 2 0 14
Serie y/o Subserie 2014
Oficina productora Vicedecanatura de Investigacion y Extension

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 5 MARCACIÓN DE CARPETA

MARCACIÓN

Se debe identificar cada una unidad de conservación

(carpetas) desde la vigencia 2016:

División de Gestión Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 5 MARCACIÓN DE CAJA

MARCACIÓN
FACULTAD DE
1. Dependencia 1. Dependencia INGENIERÍA

Oficina Oficina UNIDAD DE GESTIÓN

2. 2. ADMINISTRATIVA
Productora Productora

Contenido ORDENES
Contenido CONTRACTUALES
3. documental: Serie 3. documental: SERVICIOS ACADEMICOS
/ Subserie REMUNERADOS - SAR
Serie / Subserie UGI
Se debe identificar cada una 4. Fechas Extremas
4. Fechas Extremas 2010
unidad de conservación (caja) 5. N° Caja
5. N° Caja 3

así (solo hasta la vigencia 2015): 6.

N° Carpetas en la
Caja 6.
N° Carpetas en la
Caja
1
7. Observaciones:
7. Observaciones:
SAR UGI 1 - 5

Falta SAR UGI No 5

División de Gestión Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 5
MARCACIÓN DE CAJA
MARCACIÓN

Se debe identificar cada una unidad

de conservación (caja) desde la
vigencia 2016:

Paso 6
División de Gestión Documental LA FOLIACIÓN

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

LA FOLIACIÓN
Paso 6
FOLIACIÓN La foliación de cada uno de los expedientes que forman las diversas series y subseries documentales, deberá
ser en el extremo superior derecho en sentido de la lectura, con un lápiz de mina negra y blanda HB, B, legible,
sin enmendaduras, empezando por el más antiguo.

PALABRAS CLAVES

Paso 7
INVENTARIO
DOCUMENTAL
División de Gestión Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Paso 7 INVENTARIO DOCUMENTAL

INVENTARIO
DOCUMENTAL

Inventario único documental

(físico y digital) de recuperación
de Instrumento información que
describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un
fondo documental, Levante el
inventario documental
diligenciando para tal fin el
Formato Único de Inventario
Documental siguiendo las
instrucciones del Acuerdo 038 de
2002.
División de Gestión Documental

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

Codigo
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN U-FT-11.005.001
Version 2.0
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Pagina
SEDE BOGOTÁ
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
DECANATURA
Vigente a partir del 2/02/2015
Convenciones DF: C: CONSERVACIÓN S: SELECCIÓN E: ELIMINACIÓN O: OTROS SOPORTES

Aprobación del Comité Nacional de GPD DÍA 24 MES 10 AÑO 2014

Oficina Productora: ÁREA CURRICULAR DE CIENCIAS AGROINDUSTRIAL Acta de Aprobación No. 3 Presentación ante el AGN DÍA MES AÑO

RETENCION EN AÑOS ORIGINAL DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES PROCEDIMIENTO
A RCH GESTION A RCH CENTRA L O COPIA C S E O
B.FCA.25-01 ACTAS 5 10 Original X Esta serie se Conserva pasando su tiempo de retención en el Archivo
B.FCA.25-01.01 COMITÉ ASESOR DE PROGRAMA CURRICULAR DE Central ya que adquiere valores secundarios pues constituyen la memoria
PREGRADO de la Facultad. Además luego de ser firmadas son documentos públicos que
Agenda pueden ser consultados por cualquier persona natural o jurídica.
Acta Nota: Acuerdo 18 de 2001 del Consejo de Sede, el cual fija los pasos para
elaborar las Actas.
Soportes
B.FCA.25-01.02 COMITÉ ASESOR DE PROGRAMA CURRICULAR DE
POSGRADO
Agenda
Acta
Soportes

(firma) (firma)
SECRETARIO DE SEDE BOGOTÁ JEFE DIVISIÓN DE GESTIÓN

División de Gestión Documental

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

La transferencia documental,
consiste en el traslado ordenado y
1 Garantizar el acceso a la información

clasificado de los documentos que

cumplen su tiempo de retención 2 Evitar la producción y acumulación irracional de documentos
(estipulado en la TRD), previo
diligenciamiento del formato de 3 Permitir el control y ordenación eficaz de los documentos

inventario de documentos, según

calendario de transferencias
previamente programado, lo cual
4 Evitar la acumulación de documentos en las áreas de oficinas
espacios inadecuados.

permite:
5 Garantizar mejores condiciones de conservación.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

1 Verificar con las TDR las series y subseries que hayan cumplido el tiempo de
retención en archivo de gestión

2 Confirme que los expedientes cumplan con los requerimientos para transferencia como
son: identificación, orden, cronología, limpieza, depuración, foliación e inventario
documental.

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Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

PASOS PARA LAS

SOLICITUDES DE ELIMINACIÓN

Deberá ser solicitada formalmente (adjuntado el inventario único

1 documental cuando aplique) a la División de Gestión Documental

para su aprobación y eliminación, sea archivo de gestión o
documentación de apoyo. Comité de Gestión Documental
2
3 Sólo podrá eliminar documentos la División de
Gestión Documenetal.
Eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan
utilidad o vigencia. 4
5 Debe realizarse de acuerdo a los tiempos de retención
establecidos en la TRD que aplique para el documento

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Módulo 3 : Organización de los Archivos de Gestión

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¡Éxitos!

Módulo 4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Módulo 4: Política Documental UN

Objetivo

Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de

archivo tanto externas como internas.

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Módulo 4: Política Documental UN
EL MARCO NORMATIVO DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL

1 Constitución Política de Colombia

2 Ley General de Archivos en Colombia
3 Ley de transparencia y acceso a la información
4 Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013
6 Resolución 1017 de Rectoría de 2016

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Módulo 4: Política Documental UN

1 Constitución Política de Colombia

ARTICULO 15
ARTÍCULO 23
Todas las personas tienen derecho a su
“Toda persona tiene derecho a presentar
intimidad personal y familiar y a su buen ARTÍCULO 74
peticiones respetuosas a las autoridades
nombre, y el Estado debe respetarlos y
por motivos de interés general o
hacerlos respetar. De igual modo, tienen Todas las personas tienen derecho a
particular y a obtener pronta resolución.
derecho a conocer, actualizar y rectificar acceder a los documentos públicos salvo
El legislador podrá reglamentar su
las informaciones que se hayan recogido los casos que establezca la ley”.
ejercicio ante organizaciones privadas
sobre ellas en bancos de datos y en
para garantizar los derechos
archivos de entidades públicas y
fundamentales”.
privadas.

Regresar

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Módulo 4: Política Documental UN

2 Ley General de Archivos en Colombia

Ley 594 del 2000
<<Por medio de la cual se dicta la Ley General de
Archivos y se dictan otras disposiciones>>.
Regula la obligación que tienen las entidades públicas y
privadas que cumplen funciones públicas, de elaborar
programas de gestión documental. Enmarcados dentro
del concepto de Archivo Total, comprendiendo procesos
como la producción, consulta, organización y disposición
final de los documentos.

Regresar

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 4: Política Documental UN

3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

No. 01 No. 06
Principio de Transparencia Principio de Celeridad Haga clic en cada
principio para
ampliar la
informaión
No. 02 No. 07
Principio de Buena fe Principio de Eficiencia

No. 03 No. 08
Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

Regresar

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Módulo 4: Política Documental UN

3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

No. 01 No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se Principio de Transparencia Principio de Celeridad principio para
ampliar la
crea La Ley de información
Transparencia y Del No. 07
Derecho al acceso a la Principio de Buena fe
No. 02 Principio de Eficiencia
Información Pública
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
Principio de Calidad de la Información
disposiciones Principio de Facilitación

No. 04 No. 09
Principio de no Discriminación Principio de divulgación proactiva

No. 05 Principio de responsabilidad en el

uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No. 01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de Principio conforme al cual toda la información en poder de información
Transparencia y Del los sujetos obligados definidos en esta ley se presume No. 07
Principio de pública,
No. 02
Buena fe en consecuencia de lo cual
Derecho al acceso a la dichos
Principio sujetos están en
de Eficiencia
Información Pública el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en
Nacional y se dictan otras
los términos más ampliosNo. 03 posibles y a través de los medios No. 08
disposiciones Principio deyFacilitación Principio de Calidad de la Información
procedimientos que al efecto establezca la ley,
excluyendo solo aquello que esté sujeto a las excepciones
No. 09
Principio deconstitucionales
no Discriminación y No. 04 y bajo
legales Principio
el de divulgación proactiva
cumplimiento de los
requisitos establecidos en esta ley.
No. 05 Principio de responsabilidad
en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE BUENA FE No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No. 01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las información
Transparencia y Del obligaciones derivadas del derecho de acceso a la No. 07
Principio de información
No. 02
Derecho al acceso a la Buena fe pública, lo hará conPrincipio
motivación honesta, leal y
de Eficiencia
Información Pública desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE FACILITACIÓN No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No. 01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia
crea La Ley de En virtud de este principio los sujetos obligados deberán ampliar la
información
Transparencia y Del facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información No. 07
Principio de pública,
No. 02
Derecho al acceso a la Buena fe excluyendo exigencias Principio
o requisitos
de Eficienciaque puedan
Información Pública obstruirlo o impedirlo.
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No. 01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de De acuerdo al cual los sujetos obligados deberán entregar información
Transparencia y Del información a todas las personas que lo soliciten, en No. 07
Principio de igualdad
No. 02
Derecho al acceso a la Buena fe de condiciones, sin hacer distinciones
Principio de Eficiencia arbitrarias y
Información Pública sin exigir expresión de causa o motivación para la solicitud.
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE GRATUIDAD No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se

No. 01 Principio de Celeridad
principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de Según este principio el acceso a la información pública es información

Transparencia y Del gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de

No. 07
Principio de reproducción
No. 02
Derecho al acceso a la Buena fe de la información. Principio de Eficiencia
Información Pública
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE CELERIDAD No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No. 01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de Con este principio se busca la agilidad en el trámite y la información
Transparencia y Del gestión administrativa. Comporta la indispensable agilidad No. 07
Principio de en
No. 02
Derecho al acceso a la Buenaelfecumplimiento de las tareas a cargo
Principio de entidades y
de Eficiencia
Información Pública servidores públicos.
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE EFICACIA No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No. 01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de El principio impone el logro de resultados mínimos en información
Transparencia y Del relación con las responsabilidades confiadas a los organis- No. 07
Principio de mos
Buena estatales,
No. 02
Derecho al acceso a la fe con miras a la efectividad
Principio dede los derechos
Eficiencia
Información Pública colectivos e individuales.
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE CALIDAD DE LA INFORMACIÓN No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se

No. 01 Principio de Celeridad
principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de Toda la información de interés público que sea producida, información

Transparencia y Del gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser No. 07
Principio de oportuna,
No. 02
Derecho al acceso a la Buena fe objetiva, veraz, Principio
completa,
de Eficiencia reutilizable,
Información Pública procesable y estar disponible en formatos accesibles para
Nacional y se dictan otras
los solicitantes e interesados
No. 03 en ella, teniendo en cuenta No. 08
disposiciones Principio delos
Facilitación Principio de Calidad de la Información
procedimientos de gestión documental de la respectiva
entidad.
No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09
Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE LA DIVULGACIÓN PROACTIVA DE LA No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No.INFORMACIÓN
01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de información
Transparencia y Del El derecho de acceso a la información no radica únicamente en la
No. 02 a las peticiones No. 07
Derecho al acceso a la Principio de obligación
Buena fe de dar respuesta de la sociedad, sino
Principio de Eficiencia
Información Pública también en el deber de los sujetos obligados de promover y
Nacional y se dictan otras generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación
No. 03 No. 08
disposiciones de publicar
Principio de Facilitación y divulgar documentos y archivos
Principio de que
Calidad de plasman
la la
Información
actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y
proactiva, actualizada, No.accesible
04 y comprensible, atendiendo No. a 09
Principio de divulgación proactiva
Principio delímites razonables del talento humano y recursos físicos y
no Discriminación
financieros.
No. 05 Principio de responsabilidad
en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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Módulo 4: Política Documental UN

3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Artículo 3°. Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública.

En la interpretación del derecho de acceso a la información se deberá adoptar un criterio de

razonabilidad y proporcionalidad, así como aplicar los siguientes principios:

PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD EN EL USO DE LA No. 06 Haga clic en cada

Por medio de la cual se
No.INFORMACIÓN
01 Principio de Celeridad principio para
Principio de Transparencia ampliar la
crea La Ley de información
Transparencia y Del En virtud de este, cualquier persona que haga uso de la No. 07
Principio de información
No. 02
Derecho al acceso a la Buena fe que proporcionen Principio
los sujetos obligados, lo
de Eficiencia
Información Pública hará atendiendo a la misma.
Nacional y se dictan otras
No. 03 No. 08
disposiciones Principio de Facilitación Principio de Calidad de la Información

No. 04 Principio de divulgación proactiva No. 09

Principio de no Discriminación

No. 05 Principio de responsabilidad

en el uso de la información
No. 10
Principio de Gratuidad

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Módulo 4: Política Documental UN

3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Entidades Públicas de todo Nivel

Quienes están
Partidos políticos y grupos significativos de ciudadanos
obligados por la Ley
para garantizar el
acceso a la
información se
llaman SUJETOS Entidades privadas que ejerzan función pública, autoridad pública,
OBLIGADOS estos quienes presten servicios públicos o administren recursos públicos.
son:

Entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos

de naturaleza u origen público.

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3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

Existen tres obligaciones que debe cumplir cualquier entidad con el fin de facilitar el acceso a la
información que conserva:

ARTÍCULO 9: Estructura del Sujeto Obligado.

1 Organigrama, Presupuesto, Directorio, Normatividad, Plan de Compras, Plazos de Cumplimiento de los Contratos.

2 ARTÍCULO 10: Publicidad de la contratación.

Contrataciones en curso , link de contratación pública

3 ARTÍCULO 11: Información sobre servicios, procedimientos y funcionamiento

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Módulo 4: Política Documental UN

3 Ley de transparencia y acceso a la información pública 1712 de 2014

EXCEPCIONES DEL ACCESO A LA INFORMACIÓN

Existen excepciones para la entrega de información. Estas son:

PARA PERSONAS
POR DAÑO A LOS INTERESES PÚBLICOS
NATURALES O JURÍDICAS ✓ La defensa y seguridad nacional.
✓ Qué afecte el derecho ✓ La seguridad pública.
a la intimidad ✓ Las relaciones internacionales.
✓ Qué afecte el derecho ✓ La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas
a la vida disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de
✓ Qué afecte secretos aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.
comerciales, ✓ El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.
industriales y
profesionales. ✓ La administración efectiva de la justicia.
✓ Los derechos de la infancia y la adolescencia.
✓ La estabilidad macroeconómica y financiera del país.
✓ La salud pública.

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4 Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura

El Archivo General de la Nación, es una entidad del orden nacional adscrita
al Ministerio de Cultura, encargada de la organización y dirección del Sistema
Nacional de Archivos, de regir la política archivística del País y de custodiar,
resguardar y proteger el patrimonio documental que conserva.

¿Esto quiere decir que el Decreto 1080 modifica los demás decretos en
materia archivística?

No. Ahora solo se citará el decreto Único Reglamentario del Sector Cultura
1080 de 2015 y no será necesario referirse a varios decretos.

Para ampliar la información visite el siguiente enlace:

¿Cómo afecta el Decreto 1080 la normatividad archivística?

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Módulo 4: Política Documental UN

5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013

1 Disposiciones Generales

2 Elaboración y Aprobación de TRD y TVD Haga clic en cada título

para ampliar la
información

3 Publicación y Presentación

4 Evaluación y Convalidación

5 Implementación y Actualización

6 Disposiciones Finales

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Módulo 4: Política Documental UN
5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013
1 TÍTULO I: Disposiciones Generales
ARTÍCULO 1: AMBITO DE APLICACIÓN
Entidades del Estado del orden nacional,
departamental, distrital y municipal, y las
entidades privadas que cumplen funciones
públicas. Los organismos regulados por la
Ley 594 del 2000
ARTÍCULO 3: EQUIPO INTERDISCIPLINARIO
Las TRD y TVD deben ser elaboradas por un
equipo profesional en diferentes disciplinas
como archivística, historia, derecho, ingeniería
entre otras.
Haga clic para
regresar
ARTÍCULO 2: ALCANCE
Las TRD se deben elaborar y aplicar tanto para
la organización y disposición de documentos
físicos como documentos electrónicos.
Las TVD se deben elaborar y aplicar para la
organización de fondos documentales
Acumulados.
ARTÍCULO 4: CUADRO DE CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
Las TRD y TVD deben elaborarse a partir del CCD.
Siguiendo la estructura orgánico funcional.
Tener en cuenta los procesos de la entidad, principio de
orden original y el desarrollo del PGD. Los tiempos de
retención se fijan a las series documentales,
Independientemente que se trate de tipos
documentales físicos o electrónicos.
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Módulo 4: Política Documental UN
5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013
2 Elaboración y Aprobación de TRD y TVD
ARTÍCULO 5 : ELABORACIÓN Y APROBACIÓN
DE LAS TDR Y TVD
La elaboración de las Tablas de Retención Documental
y las Tablas de Valoración Documental se deben
elaborar teniendo en cuenta el “Instructivo para la
elaboración de las tablas de retención documental y las
tablas de valoración documental”, aprobado por el
Archivo General de la Nación.
ARTÍCULO 7: FIRMAS RESPONSABLES
Las TRD y TVD deben ser suscritas por: el
Secretario General o un funcionario
administrativo de igual o superior jerarquía,
responsable del área de archivo y gestión
documental de la entidad.
ARTÍCULO 6: CRITERIOS PARA LA ELABORACIÓN
En la elaboración de las mismas se deben reflejar
criterios como la idoneidad, análisis contextual,
trazabilidad y control. Se deberá conservar de
manera permanente todos los soportes
generados en el proceso de elaboración.
ARTÍCULO 8: APROBACIÓN
La aprobación debe hacerse mediante un acto
administrativo expedido por el Representante
Legal de la entidad.
Previo concepto emitido por el Comité Interno
de Archivo. Y consignado en el acta del
respectivo comité.
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Módulo 4: Política Documental UN

5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013

3 Publicación y Presentación

ARTÍCULO 9 : PUBLICACIÓN Y PRESENTACIÓN

Las tablas de retención documental y las tablas
de valoración documental se deberán publicar
en la página web de la entidad, y deben
permanecer en el sitio web.

ARTÍCULO 10: PRESENTACIÓN, REVISIÓN Y

AJUSTES
El procedimiento de presentación, revisión y ajustes de
las tablas se debe hacerse dentro de los 30 días
siguientes a su aprobación y así iniciar el seguimiento al
cumplimiento de su disposición haciendo una evaluación
técnica o convalidación.
Acto seguido se solicitará la inscripción de las tablas en
el “Registro Único de Series Documentales” del Archivo
General de la Nación.

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Módulo 4: Política Documental UN

5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013

4 Evaluación y Convalidación

ARTÍCULO 11 : EVALUACIÓN TÉCNICA Y

SOLICITUD DE AJUSTES
En cuanto a la Evaluación técnica y solicitud de ajustes
el AGN tendrá 90 días luego de la recepción de las
tablas para evaluarlas con el fin de convalidar que
dichos instrumentos archivísticos hayan sido
elaborados y aprobados conforme a las normas
expedidas por el AGN y emitir el concepto
ARTÍCULO 12: OBLIGATORIEDAD PARA LA
correspondiente.
REALIZACIÓN DE AJUSTES
Después de la expedición del Decreto 2578 del 2012 las
entidades tendrán un plazo máximo de 30 días para para
presentarlas a dichas instancias para su revisión y
convalidación de conformidad con el numeral 5 del
artículo 9 o del Decreto 2578 de 2012; contados a partir
del vencimiento del plazo de que trata el artículo 32 del
Decreto 2578 de 2012, los ajustes y modificaciones son
de carácter obligatorio de no hacerse así se aplicaran
sanciones.

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Módulo 4: Política Documental UN

5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013

5 Implementación y Actualización

ARTÍCULO 13: IMPLEMENTACIÓN

Una vez aprobadas y convalidadas las entidades
ARTÍCULO 14: ACTUALIZACIÓN
deberán proceder a su implementación, su no se ha
cumplido con este proceso la entidad podrá ser sujeto • Cuando existan cambios en la estructura
de las sanciones. orgánica.
• Cambios en las funciones;
• Supresión, fusión, escisión o liquidación
• Cambios en el marco normativo del país;
• Cuando se transformen tipos documentales
físicos en electrónicos, entre otros
ARTÍCULO 15 : ELIMINACIÓN DE
DOCUMENTOS
• Eliminación de documentos ya sean físicos o
electrónicos.
• Acordes con las TRD o TVD.
• Eliminación aprobada por el Comité, y previa
publicación de los inventarios en la pagina web
entre otros.
• El incumplimiento en las normas del presente
acuerdo dará lugar a las sanciones de que trata el
artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

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Módulo 4: Política Documental UN

5 Acuerdo No. 04 del AGN del 15 de marzo de 2013

6 Disposiciones Finales

ARTÍCULO 16: INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

ARTÍCULO 17: SANCIONES
• El Archivo General de la Nación (AGN)
El incumplimiento a las normas del presente
podrá revisar las TRD o TVD en cualquier
decreto dará lugar a sanciones de que trata el
momento.
artículo 35 de la Ley 594 de 2000.
• El AGN solicitará ajustes a las mismas.
• Realizará inspección al plan de
implementación.

ARTÍCULO 18: USO DE TECNOLOGÍAS DE LA ARTÍCULO 20: TRANSITORIO

INFORMACIÓN
Se deberán implementar mecanismos
tecnológicos que permitan la automatización
de la elaboración, consulta y actualización de
sus tablas de tal forma que facilite el control y
registro de las series, y tipos documentales.
Todas las entidades que cuenten con la TRD o
TVD debidamente aprobadas antes de la
expedición del Decreto 2578 de 2012, tendrán
180 días para su inscripción en el RUDS “Registro
Único de Series Documentales”.

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Módulo 4: Política Documental UN
6 Resolución 1017 de Rectoría de 2016
Por la cual se regula la función del Sistema Nacional de Gestión y Patrimonio Documental de la Universidad Nacional de Colombia
ARTÍCULO 1: OBJETO
Regular la función del Sistema
Nacional de Gestión y Patrimonio
Documental de la Universidad
Nacional de Colombia, la cual
permite establecer los
parámetros y lineamientos
generales en la materia así como
el alcance, estructuración,
conceptos, conformación,
características, programas
necesarios para el desarrollo y
preservación de la
documentación de la
Universidad.
ARTÍCULO 3: CONCEPTOS
• Gestión documental
• El Patrimonio Documental
de la Universidad
Siguiente
ARTÍCULO 4: RESPONSABLES Y FUNCIONES
Asesoran y dirigen:
• Secretaría General
• Comité Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
• Comité del Sistema Integrado de Gestión Académica,
Administrativa y Ambiental
• Oficina Nacional de Gestión y Patrimonio Documental
• Comités de Gestión Documental de las Sedes Andinas
Coordinan:
• Secretarías de Sede
• Unidades de Gestión Documental de Sede y Secretarías de
Sede de presencia Nacional.
Ejecutan:
• Oficinas productoras de documentos
• Jefes de las oficinas productoras documentales
• Funcionarios y contratistas. Realizan las actividades
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Módulo 4: Política Documental UN
6 Resolución 1017 de Rectoría de 2016
ARTÍCULO 5: ACTOS
ADMINISTRATIVOS
Se delega en la Secretaría
General la expedición de los
Actos Administrativos
requeridos para la
aprobación de
instrumentos y
lineamientos tratados por
el Comité Nacional de
Gestión y Patrimonio
Documental.
ARTÍCULO 6: PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conforme a lo estipulado en el
Decreto 1081 de 2015, del
Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República, la
Oficina Nacional de Gestión y
Patrimonio Documental elaborará
trianualmente el programa de
Gestión Documental de la
Universidad y anualmente el Plan
Institucional de Archivo de la
Universidad PINAR
ARTÍCULO 7: AMBITO DE APLICACIÓN Y ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente resolución deberán ser aplicadas
por todas las oficinas productoras de documentos de la Universidad
Nacional de Colombia, en todos los niveles y Sedes, y comprende todos los
documentos e información física y/o electrónica que se encuentran bajo su
custodia, los recibidos en donación, legado, fusión, comodato o encargo,
archivos centrales e históricos de la institución atinentes a la actividad
académica y administrativa y la que se derive de sus fines misionales,
producidos por ella o por terceros de naturaleza pública o privada.
ARTÍCULO 8: ANEXO
Hace parte integral de la presente resolución el documento "Sistema
Nacional de Gestión y Patrimonio Documental" elaborado por la Oficina
Nacional de Gestión y Patrimonio Documental avalado por el Comité
Nacional de Gestión y Patrimonio Documental.
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Módulo 4: Política Documental UN

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¡Éxitos!

Módulo 5

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 5: División de Gestión Documental

Reconocimiento y Carácter Misional

Construcción e Integración Reconocer los documentos en cualquier soporte,

producidos y conservados en desarrollo de su misión
académica como su patrimonio documental y
Patrimonio de la Nación y acatando los mandatos de la
Autorregulación Carta Constitucional adelantar las acciones necesarias
para conservarlo y difundirlo a la comunidad
universitaria y nacional.
Modernización

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 5: División de Gestión Documental

Reconocimiento y Carácter Misional

Construcción e Integración De una cultura especial de conocimiento y valoración

de los documentos, los archivos y la memoria
documental-histórica de la Universidad, al interior de
la misma, y contribuir al desarrollo del mismo objetivo
Autorregulación frente a la Nación.

Modernización

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 5: División de Gestión Documental

Reconocimiento y Carácter Misional

En desarrollo de la autonomía universitaria y las

Construcción e Integración prescripciones de la Ley General de Archivos y el
Reglamento General de Archivos Acuerdo 07 de 1994
del Archivo General de la Nación-, autorregular sus
Autorregulación Políticas y gestión de archivos a través de un Sistema,
consultando su especial naturaleza, proyección y
respeto por el cumplimiento de los fines del Estado
Modernización respecto al patrimonio cultural de la Nación, al igual
que las pautas emanadas del Archivo General de la
Nación.

1 2 3 4 5 6 7 8 9
Módulo 5: División de Gestión Documental

Reconocimiento y Carácter Misional

Construcción e Integración Propender de acuerdo a su disponibilidad de recursos,

por el fortalecimiento de la infraestructura para sus
archivos, al igual que por la implantación y
actualización de procedimientos y herramientas
Autorregulación eficientes -sistemas de información- para la
administración de sus archivos e información.

Modernización

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Leyes, Decretos, Resoluciones, entre otros.

LEGISLACIÓN

Misión, visión y objetivos estratégicos

DOCUMENTOS
ESTRATÉGICOS
Documentos que establece, de forma esquemática
los procesos que hacen parte del sistema de
MAPA gestión.
DE PROCESOS
Documentos que establecen el alcance de un
proceso
CARACTERIZACIONES
DE PROCESOS Documentos que establecen los responsables y la
manera como se lleva a cabo un proceso

MANUALES, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS,

INSTRUCTIVOS Y PROTOCOLOS Documentos que presentan resultados obtenidos o
proporcionan evidencia de actividades
desempeñadas
REGISTROS

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③ Revisar la solicitud documental de elaboración,

modificación o eliminación
② Solicitar la elaboración,
modificación o eliminación
de un documento

Fondo de solicitud documental

④ Registrar la solicitud en el
módulo de documentos de
SOFTEXPERT
⑤ Revisión y aprobación en el
① Identificar la necesidad Módulo de Documentos de
documental SOFTEXPERT por parte del líder
que aprobó en el formato de
solicitud documental

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CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Genera y actualiza la información documentada, por

lo que debe asegurarse de:

a) Se realiza la identificación y la descripción.

b) El formato y los medios de soporte.
c) Revisar y aprobar según la adecuación de la
norma.

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Para poder controlar toda la información documentada, la

La información documentada que se requiere por el Sistema empresa tiene que abordar todas las actividades que realice,
de Gestión de la Calidad y por la norma ISO 9001 debe estar según corresponda:
controlada para asegurarse de que:

a Acceso, distribución, recuperación y utilización.

a Se encuentre disponible y sea idóneo para utilizarlo, cuando y
donde se necesite.

b Almacenamiento y conservación de la legibilidad.

b Se encuentre adecuadamente protegida
c Control de cambios

d Conservación y disposición
La información documentada con la que cuente de origen externo, que la empresa determine como necesaria para realizar la planificación y operación del Sistema de Gestión de
la Calidad, se tiene que identificar según resulte apropiado.
La información documentada se conserva como evidencia de la conformidad, se tiene que proteger frente a posibles modificaciones no autorizadas.

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Asesoría en gestión documental

Transferencia y eliminaciones documentales Orientar a las oficinas directivas y oficinas

productoras de documentos sobre temáticas
generales o situaciones particulares de gestión
documental de acuerdo con las competencias de las
Consulta documental Unidades de Archivo y Secretarías de Sede de
presencia nacional.

Préstamo documental

Capacitación en gestión documental

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Asesoría en gestión documental

Transferencia y eliminaciones documentales Remitir los documentos del archivo de gestión al

central, y de éste al histórico, de conformidad con
los plazos establecidos en las tablas de retención.

Consulta documental Eliminar técnicamente los documentos de la

Universidad de acuerdo con las Tablas de Retención
y Valoración Documental con el fin de controlar el
Préstamo documental crecimiento de los archivo y dar movilidad al Sistema
de Archivos de la Universidad.

Capacitación en gestión documental

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Asesoría en gestión documental

Transferencia y eliminaciones documentales Atender las necesidades de consulta de información

que requieran los usuarios, poniendo a su
disposición la documentación contenida en los
Archivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede,
Consulta documental bien sea con fines administrativos, académicos,
judiciales o de índole informativa y cultural.

Préstamo documental

Capacitación en gestión documental

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Asesoría en gestión documental

Transferencia y eliminaciones documentales Atender las necesidades de préstamo de

información que requieran los usuarios, poniendo a
su disposición la documentación contenida en los
Archivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede,
Consulta documental bien sea con fines administrativos, académicos,
judiciales o de índole informativa y cultural.

Préstamo documental

Capacitación en gestión documental

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Asesoría en gestión documental

Transferencia y eliminaciones documentales Reforzar el conocimiento y el desarrollo de

habilidades al personal que desarrolla o coordina
actividades en gestión documental que les permitan
ejecutar con eficiencia los procesos asociados con la
Consulta documental gestión documental en los archivos de gestión.

Préstamo documental

Capacitación en gestión documental

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Solicitud de conceptos de gestión documental

Aclarar las inquietudes en cuento a la aplicación de
idónea de los instrumentos relacionados con
Solicitud de reactivación documental gestión documental.

Solicitud de digitalización (reprografía) de

documentos

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de

retención documental

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Solicitud de conceptos de gestión documental

Atender las necesidades de reactivación
documental que requieran los usuarios, poniendo a
Solicitud de reactivación documental su disposición la documentación contenida en los
Archivos de Gestión, Central e Histórico de la Sede.

Solicitud de digitalización (reprografía) de

documentos

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de

retención documental

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Solicitud de conceptos de gestión documental

Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de
documentos
Facilitar el acceso y difusión de la información
contenida en los archivos Centrales e Históricos de
la Universidad, de igual forma proteger los
documentos de carácter histórico en regular o mal
estado de conservación para salvaguardar y difundir
el patrimonio documental de la Universidad.

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de

retención documental

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Solicitud de conceptos de gestión documental

Suministrar los elementos e insumos requeridos
para adelantar correctamente las actividades de
Solicitud de reactivación documental gestión documental.

Solicitud de digitalización (reprografía) de

documentos

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de

retención documental

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Solicitud de conceptos de gestión documental

Administrar adecuadamente las comunicaciones
oficiales de la Universidad Nacional de Colombia,
Solicitud de reactivación documental con el fin de gestionar las comunicaciones que
deben ser enviadas de manera ágil y oportuna.

Solicitud de digitalización (reprografía) de

documentos

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de

retención documental

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Solicitud de conceptos de gestión documental

Solicitud de reactivación documental
Solicitud de digitalización (reprografía) de
documentos
Actualizar el instrumento archivístico esencial para la
normalización de la gestión documental, la
racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos:
Archivos de Gestión, Central e Histórico de la
Universidad.

Solicitud de suministros

Solicitud de correspondencia externa

Solicitud de actualización de tablas de

retención documental

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La División de Gestión Documental, dispuso de los

siguientes canales de comunicación.
Teléfono: 3165000 – Ext. 19233 – 19235.

E-mail: digedoc_bog@unal.edu.co
Web: www.archivo.bogota.unal.edu.co - tramites y
servicios.

Mediante aplicación dirigida por el Jefe de

División

Visita al Edificio 500 B.

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Has finalizado el curso. En la plataforma encontrarás

una evaluación de auto chequeo del capítulo División
Documental, con ella comprobarás los conocimientos
adquiridos en este módulo.

Te felicito por tu compromiso con la excelencia

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