Slides X3 NEGOCE Achats Full V7 - FRA PDF

Sage X3
Négoce - Achats
Ce guide porte sur la version 7
Référence : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0
Date : 23 01 2015
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 1

© Sage 2015
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Introduction
Qui êtes-vous ?
Quel est votre rôle actuel ?
Quelle est votre expérience de Sage X3 ?
Qu'attendez-vous de cette formation ?
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 3

Achats / doc. réf. :
Introduction
Horaires, Pauses & Règles

Objectifs de la formation
A l’issue de cette formation, vous aurez acquis une connaissance solide de la gestion des
achats sur Sage X3 au travers d'une étude de cas pratiques.
Dans une premier temps, vous allez identifier les données essentielles relatives aux achats
standard dans le but de gérer des flux d'achat standard externes. Vous serez ainsi
capables de gérer aussi bien des commandes, des factures ou des commandes ouvertes.
Dans un second temps, vous serez en mesure de comprendre et de gérer ce qui se passe
à l’intérieur de la société (flux d’achats et documents internes). Vous saurez comment
procéder à une demande d'articles ou établir un devis, mais également utiliser les différents
outils d’aide à la décision.
Enfin, vous apprendrez à maîtriser une panoplie d'outils pour gérer vos achats au
quotidien, par exemple les signatures, les acomptes, les coûts d'achat avancés (APC) et
les règles de rapprochement.

Prerequisites
Introduction
Vue d'ensemble
Paramétrage Sage X3
Inventaire Sage X3

Introduction
Programme - Séquences
Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5
Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
d'achat & rapprocheme
Paramétrage
Flux,
appels Flux & Analyse nt
d'offre Acomptes
Consultations & APC
Entretien PPM Synthèse &
Plans de travail Conclusion

Introduction
Votre histoire…
Qui sommes-nous cette semaine ? …
Discfra (FR10) Comptech (FR011)
Société ; Asnières Site ; Courbevoie
FR012 (Fabtech)
Riders
Site ; Nantes
Sous-traitant ; Mérignac
Inès Ciclos Lda

Fournisseur ; Matosinhos

Négoce - Achats Jour 1
Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Paramétrage de base
Programme
Objectifs
Introduction
Codes activité / Valeurs paramètres
Sites
Eléments de facturation
Transactions de saisie
Fournisseurs
Catégories articles
Articles
Articles - Sites
Tarifs
Q&A / Conclusion
Objectifs
L'objectif de cette séquence est de comprendre les informations clés

relatives à un flux d'achat standard.
Nous allons donc examiner :

– Les sociétés,
– Les codes activité et valeurs paramètres,
– Les fournisseurs,
– Les catégories articles,
– Les articles,
– Les articles-sites,
– Les tarifs,
– Les transactions de saisie.
Introduction
 Les achats dans Sage X3 incluent les demandes d'achat, les devis, le planning, les
commandes, les réceptions, les retours et les factures.
 Toutes les transactions d'achat sont liées à un site. Ce site doit être de type "Achat" pour
pouvoir être utilisé au cours d'activités d'achat.
 Toutes les transactions d'achat sont liées aux fournisseurs.
 Chaque document d'achat doit inclure au moins une ligne contenant un article géré ou
non en stock (ex : facture d'électricité)
 Des réceptions exceptionnelles peuvent être effectuées.

Le processus d'achat peut être initialisé à partir de plusieurs étapes : demande d'achat,
commande, réception ou facture.

Paramétrage de base - Introduction
Sites et sociétés d'achat

Flux d'achat
Appel d'offre Commande d'achat Réception Facture

Demande d'achat
(GESPQH) (GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)
(GESPSH)
Commande d'achat Réception Facture

Demande d'achat (GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)
(GESPSH)

(GESPOH) (GESPTH) (GESPIH)
Commande d'achat Facture

(GESPOH) (GESPIH)
Fournisseur Réception Facture

(GESPTH) (GESPIH)
Prix et
Facture
Article (GESPIH)

Flux d'achat complet
Demande Appel d'offre Commande Fournisseur Fournisseur Validation Contrôle Posting

d'achat (GESPQH) d'achat fournisseur fournisseur retour facture (GESPIH)
(GESPSH) (GESPOH) (GESPTH) (GESPNH) (FUNPNHTRT) (GESPIH)
comptable
comptable
Saisie de
Interface
Interface
Ces étapes sont
pièces
interchangeable
s

Niveau de paramétrage
Paramétrage Tronc commun

• Codes activité • Fournisseurs
• Valeurs paramètres • Catégories articles
• Sites • Articles
• Éléments de facturation • Articles - Sites
• Transactions de saisie • Tarifs

Codes activité Achats
CA
Développement > Dictionnaire données >
… > Ouverture au paramétrage > Codes activité (GESACV)
Module Code Intitulé
Tronc commun ANA Nb d'axes analytiques
Données de base DEB Déclaration d'échange de biens
Données de base PIH Nb lignes factures d'achat
Données de base STI Familles statistiques article
Données de base STS Familles statistiques achat
Achats POH Nb lignes commandes d'achat
Achats PPR Nbre maxi frais/remises achats
Achats PTH Nb lignes réceptions
Achats PNH Nombre lignes retour
Achats PSH Nb lignes demandes d'achat
… … …

Paramètres généraux Achats
VP
Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres (ADPVAL)
Chapitre Famille Intitulé

ACH ACC Accounting Interface
ACH APP Gestion signatures
ACH AUE Authorizations
ACH CMM Contrôle budgétaire
ACH COS Structures de
ACH CUR Gestion devises
ACH EOM Gestion des ordres de sous-traitance
ACH FAC Règles facturation
ACH MIS Divers
ACH ORD Règles de gestion commandes
ACH PRI Gestion des prix et remises
ACH PSH Règles de gestion des DA
ACH REC Règles de gestion réceptions

Paramètres généraux Achats
VP
Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres (ADPVAL)
Chapitre Famille Intitulé

ACH REF Référencement
ACH REM Gestion des reliquats
ACH RET Règle de gestion des retours
ACH TEX Gestion des textes
ACH TRI Transaction pour import
ACH VAT Gestion de la TVA et des taxes

Cas pratiques
1.1 – Codes activité
1.2 – Valeurs paramètres

Sites
Paramétrage > Structure générale > Sites (GESFCY)
Adresses Détails Dépôt

Obligatoire Obligatoire Optionnel
• Au moins •  Achats •  Gestion
une d'entrepôt
adresse
Optionnel
•  Stock

Éléments de facturation
Paramétrage > Achats > Éléments de facturation Achats (GESPFI) > …
Les éléments de facturation permettent d'identifier

des frais et remises supplémentaires qui peuvent Saisie ligne
augmenter ou réduire le prix net d'achat.
La saisie s'effectue au niveau :

- De la ligne,
- Du pied.
Le résultat est totalisé dans la section de l'élément de

facturation en fonction du paramétrage. Saisie pied
Ce sujet est
examiné en
détails dans la Valuation
partie Ventes.

Paramètres de base
Transaction de saisie achat
Paramétrage > Achats >Transactions de saisie (TRPUR) > …
Les transactions de saisie contrôlent les écrans

auxquels un utilisateur a accès via le Code
d'accès qui lui est attribué.
Ils contrôlent :
 le nombre d'onglets et de champs affichés
(E/D/H) sur les écrans,
le comportement des documents, soit :

- si les documents sont imprimés
automatiquement et de quels documents il s'agit,
- la détermination automatique des
Ce comportement () est
sorties de stock, examiné en détails dans ce
- le mode de colisage, ... document dans le chapitre
correspondant.
Des dimensions par défaut peuvent aussi être

affectées.
Paramétrage données Achats
Cas pratiques
2.2.1 – Fournisseur
2.2.2 – Catégories article
2.2.3 – Articles
2.2.4 – Articles-sites
2.2.5 – Tarifs

Fournisseurs
Données de base > Tiers > Fournisseurs (GESBPS)
n
Montant minimum  Commande
Catégorie Plusieurs adresses
commande multi-ligne


Caractéristiques
réception Type (Normal, Règles de contrôle
Structure des prix
Prospect, …) du crédit
•Transporteur, Mode de
livraison, …
Relations Modalités de
Famille •Tiers facturant, Tiers paiement, Taxes,
payé, Risque Code comptable …
statistiques
Classement ID bancaire Contacts

Cas pratiques
1.3 – Sites
1.4 – Fournisseurs

VP
POHMINQTY : Contrôle minimum q
ITMBPS : Référencement fournisseur
Données de base > Articles > Catégories articles (GESITG)
ITMFLG : Saisie réf.article/fournis
Unités de
Description Management Réception Comptes/coûts Purchase/sales Planning
mesure
Obligatoire Optionnel Obligatoire Optionnel Obligatoire Optionnel Optionnel

•  Acheté • Bloc 'Qualité' • Unité achat • Règles retour • Niveau taxe • Délai réappro. • Mode réappro.
fournisseur • Code comptable • Tolérance • Politique
reliquat % réappro.
• Règles de • Type suggestion
rapprochement. (Achat)
•  Article
réceptionné
Article •  Demande
Commande
achat obligatoire
•  Contremarque
Optionnel Optionnel • Origine prix/%
appliqué
• Acheteur • Unités • Frais d'approche
• Planificateur conditionnement (coef. frais
d'approche, coût
fixe unitaire,
structure de coût)
Article Article
Catégorie
Article-site Article Article Article Article-site
site

Paramétrage de base - Catégories articles
Acheteur - Deux rôles différents …
Acheteur
Planificateur Acheteur
Matière
Maintien du Conditions
stock pour des d'achat
(Lié à la activités réunies :
production et continues • Prix
la sous- • Délai
traitance) • Qualité
• Quantité
• …

Paramétrage de base – Catégories produit
Acheteur – Récupération de données
Catégories articles Catégories articles/Site

(GESITG) (GESITG)
Hérite de Hérite de
Article Article-site
Optionnel Optionnel
(GESITM) (GESITF)
Si saisi Obligatoire

Paramétrage de base - Catégories articles
Acheteur
Acheteur Matière / Acheteur Planning global
Plan de travail
Grouping
Plan de
l'acheteur
VP BUYFLT : Filtre par acheteur Commandes…
(Non ; Oui)
Planificateur
Planning global
Plan de travail
Grouping
Ordres de
Vus dans la formation fabrication
Planification Multi
VP
GPLNFLT: Filtre planificateur Stocks/production. niveaux
(Aucun ; Filtre non exclusif ; Filtre exclusif)

Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM)
En-tête Identification Unités des mesure Approvisionnement Fournisseurs
Obligatoire Obligatoire Optionnel

• Statut • Début/fin de • (Tous
article (Actif vie (vide ou champs)
ou non inclus dans
stocké) borne) Hérité des Hérité des
catégories catégories
articles articles
Catégorie Catégorie Catégorie

article article article

Articles
Qté Demande Tolérance

Paramètres
minimale Blocage d'achat reliquat en
de prix
DA obligatoire %
Contrôles articles- Contrôles

Article
fournisseur article
Contrôles lignes commandes

d'achat
Article-site
Données de base > Articles > Article-site (GESITF)
Management Planning
Optionnel Optionnel
• Bloc 'Qualité' • (Tous champs)
Catégorie
article
Optionnel
• Bloquer
Catégorie
'Responsables'
article/S Catégorie
article
ite

Paramétrage de base - Article-site
Modes de réapprovisionnement
Calcul besoins Réappro. hors

Saisie manuelle nets MRP
(FUNMRP) (FUNSTKB)
Par CBN Par ROP

Non géré
Par
Par PDP
période

Types de suggestion
Pas de
Achat GPAO Intersite
suggestion

Cas pratiques
1.5 – Catégories articles
1.6 – Articles
1.7 – Articles-sites

Paramétrage de base - Tarifs
Tarifs Achats
Paramétrage > Achats > Tarifs () > …
Achats > Tarifs () > …
• Colonnes
(Frais et
Structure des remises)
prix • Associé au
fournisseur
Ces sujets sont
examinés en
détails dans la
• Création de partie Ventes.
codes tarif
Paramétrage •Critères, Prix
Paramètres brut
• Saisies code
Tarif tarif
Consultation à
partir des
fiches article et Gestion
fournisseur quotidienne
Paramétrage de base - Tarifs
Ordre d'application des prix
Tarif
(GESPPL)
Prix de
Si tarif non
applicable
base
(GESITM)
VP PURPRICE :
Coût Tarif par défaut
coût standard
Si aucun prix de base Standard
(GESITF)
Cas pratiques
1.8 – Tarifs

Q&A
Comment limiter le nombre maximal de lignes sur une facture d'achat ?
Quel paramètre général vous permet de gérer les avenants selon le numéro de commande
?
Où sont gérés les acheteurs/approvisionneurs et les planificateurs?
Est-il obligatoire de saisir un acheteur sur la fiche article-site ?
Est-il obligatoire d'associer une structure de prix à un fournisseur ? Pourquoi ?

Conclusion
Vous connaissez désormais les fondamentaux d'un flux d'achat standard.
Vous êtes ainsi capable de paramétrer les données de base de votre flux d'achat standard.
Vous savez comment retrouver une valeur paramètre pour modifier le comportement du
système et définir vos propres règles.

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Fondamentaux Flux, Consultations &
Entretien
Programme
Objectifs
A - Commandes
B - Réceptions
C - Contrôle facture
D - Retours
Analyse
Entretien
Q&A / Conclusion
Entretien
Objectifs
L'objectif de cette séquence est d'exécuter des flux

d'achat standard (documents externes)
indépendamment de la planification des achats
(documents internes).
FR012
(Fabtech)
Le but est de créer des éléments de base - ordre

d'achat, réception, retour (ou contrôle facture), avoirs
- et d'exécuter des consultations d'achat standard et
des états.
Nous terminerons cette séquence par une explication

des utilitaires d'achat (entretien).
Inès
Ciclos

A - Commandes
Programme
Introduction
Processus
Paramétrage
Processus
Consultations & États

A - Commandes
Introduction
Une commande d'achat est un document commercial qui représente la première offre
officielle transmise par un acheteur à un vendeur, détaillant les types, quantités et prix fixés
pour des biens ou services.
L'acceptation d'une commande d'achat par un vendeur établit un contrat entre le vendeur
et l'acheteur : aucun contrat n'est passé avant acceptation de la commande d'achat. Il
permet de contrôler l'achat de biens ou services en provenance de fournisseurs externes.
Au sein d'un ERP, la première étape du processus "Purchase to pay" est traditionnellement
la création d'une commande d'achat.

A - Commandes
Introduction
Cette fonction permet de gérer :
 Différents types de commandes (classiques, inter-sites, inter-sociétés, en contremarque

d'achat, en sous-traitance),
 Les avenants et les accusés de réception,
 Les acomptes,
 Le réapprovisionnement déclenché par les suggestions, les demandes d'achat ou les

ordres de sous-traitance.
Appel d'offre
Demande d'achat A B C

A - Commandes - Introduction
Flux
Les commandes d'achat peuvent être générées à partir de différentes sources

VP PURREV : Gestion :
des avenants
EXTRCPTDAT : Date minimum de
réception.
Engagements
Plan de l'acheteur
(GESPOI)
Bon demande achat (BONCDE2)
Liste commandes achat (PORDERE)
Commandes de ventes
(GESSOH)
Commandes d'achat Processus de signature Réceptions

(GESPOH) (GESPTH)
Commandes ouvertes & Livraisons

(GESPSH)
Demande Processus de signature

d'achat
(GESPSH) Signature demande Signature commande
Pré-engagements
achat achat

A - Commandes
Visuels
Sage X3 fournit
divers procédés
visuels pour les
commandes. La
plupart de ces
procédés sont liés
aux flux d'achat
(Contrats, Sous-
traitance,
Réappro., etc.).
Pour l'instant,
notre objectif est
de créer une
commande
autonome ...

A - Commandes - Paramétrage
Transaction de saisie
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Commandes
(GESPTC)
Il est possible de définir les éléments suivants :
 Imprimer automatiquement l'accusé de la commande,
 Afficher l'onglet "Coût",
 Éléments de facturation,
 Afficher les boutons "Appels d'offres" et "Solde",
 Afficher ou masquer la fenêtre "Prise en compte besoin".

A - Commandes - Paramétrage
Autres paramétrages
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH)
Paramètres recommandés pour cette fonction :

Fonction Type Détails
Commandes Compteur POH
Commandes CA Code activité POH (Nb lignes commandes achat)

Commandes VP Valeurs paramètres ACH > ORD > …

A - Commandes
Transaction
Sélection possible
VP
à partir d'appel Sélection
AUTOSEL :
d'offre, suggestion
d'achat et achat automatique
planifié. Information
Quantité et s
Site Article unité comptables
Fourniss Site de Prix & Renseigne

eur réception, remises ments
adresse et divers
lieu Par défaut selon
tarif.
Informations par
Type commande : défaut : Contrôle qualité,
• Inter-société •Adresses Pays d'origine,
• Inter-site •Règles expédition Facteur DEB,
• normal •Règles facturation Code taxe article,
•Règles contrôle du Éléments de
crédit facturation, ...
•…

A - Commandes - Transaction
Boutons disponibles sur la demande
d'achat
Nouvelle Enregistrer Create
Supprimer Abandon
Solde Appels d'offre

Pour solder la demande (onglet Lignes > Actions)
manuellement Pour charger les
appels d'offre

A - Commandes - Transaction
Fonctions disponibles sur la demande
d'achat
Signature Texte Adresse
Signature Texte en-tête Adresse de commande
Historique des signatures Texte pied Adresse d'expédition
Circuit de signatures
Options
Informations douanières
Acomptes
Statut commande
Consultation commande
Transaction
Traçabilité pièces

A - Commandes - Processus
Solde et réouverture de commandes
Achats > Commandes > Solde des commandes d'achat (FUNCLEAR)
Grâce à cette fonction, vous pouvez solder ou réouvrir des lignes de commande d'achat
selon différents critères. Nous pouvons considérer 3 étapes de traitement :
Étape  : Sélection
- Site, date et numéro de commande, Fournisseur, Article, % tolérance - quantité,
Commandes à traiter (Ouverte, Soldée, Tous).
Étape  : Traitement
- Aucun : choix proposé par défaut. La ligne ne sera pas traitée au moment de la
validation
- Solde : solder une ligne non soldée
- Annulation : annuler le solde d'une ligne déjà soldée.
Étape  : Validation
Lorsque cette fonction est lancée, les engagement générés par les commandes sont
Sage X3 Formation Négoce Partie 2
extournées. 55
A - Commandes
Achats > Consultations > Commandes (MPCNC) > …
États > Visu. requêtes (EXEALH)
États > États (AIMP)
Consultations Requêtes États
Liste des commandes Nombre de commandes d'achat Bons de commande achat

(CONSCPO) (XTEST024) (BONCDE)
Lignes de commande Bons d'achat pied fixe
(CONSCPP) (BONCDE2)
Commandes par période Bons de commande achat
(FUNGRHPO)
pré-imprimés (BONCDE2PI)
Bons de commande achat
TTC (BONTTC)
Bons comm. achat pied fixe TTC
(BONTTC2 )
Bons comm. achat TTC - pré-
imprimé (BONTTC2PI)
Liste commandes achat (NA-
POLIST)
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Liste commandes achat par 56
Achats / doc. réf. : article (NA-POPROD)
A - Commandes
Cas pratiques
2.1 – Commande

B - Réceptions
Programme
Introduction
Paramétrage
Processus
Consultations &
États

B - Réceptions
Introduction
Une réception est un accusé écrit attestant qu'un article précis (ou
paiement) a bien été reçu. Une fois ce document créé, le stock est
réceptionné (si l'article est géré en stock).
Il peut être standard (pour un site spécifique), inter-site ou inter-
société.
Il peut être possible de stocker les marchandises dans un quai en
attente d'emplacement (évite l'attribution de numéros de série,
lots, etc.).
Nous allons voir comment paramétrer

une transaction de saisie pour traiter la réception
et lister
/ doc. réf. :les consultations et états.
Achats
59
B - Réceptions
Introduction
La réception est un flux physique d'entrée de stock.

Entrée de stock si
applicable
Livraisons ventes (GESSDH) -> Transferts inter-sites
Réceptions directes VP PTHDIR : Réceptions directes Réceptions

(GESPTH2) (GESPTH2)
Statut
Processus de signature
Commandes d'achat autorisé par
(GESPOH)
règles de
CA doit être gestion de
approuvée stock
B - Réceptions - Paramétrage
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Réceptions
(GESPTR)
 Imprimer automatiquement le bon de réception,
 Afficher les onglets "Coûts" et "Valorisation",
 Champs divers : Statut three-way-match, prix net, ...

Plan rangement
 Réception à quai ...
Site
 Quai en Emplaceme
attente nt de
de stockage stockage

B - Réceptions - Paramétrage
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)

Réceptions Compteur PTH
Réceptions CA Code activité PTH (Max lignes réception)

Réceptions VP Valeurs paramètres ACH > REC > …

B - Réceptions - Processus
Transaction
L'article doit avoir

le statut "reçu"
Date de
réception
et bon de Statut Autres
Site livraison Article article info.
Fourniss Emplacement Quantité Prix &

eur quai & unité remises
Informations par Type réception : Coefficient d'approche

défaut : Inter-société Coût d'achat & devise société
Devise Inter-site Famille de mouvement
Type de taux normal Informations comptables
Type d’achat
Pays d'origine
Code taxe
Réception standard ou sous-traitance
Tous ces champs sont alimentés par défaut quand la Données de stock diverses (lot)
ligne n'est pas directe.
Boutons disponibles sur la DA
Supprimer Abandon
Complément d' info Résultats du Solder réception

Adresse fournisseur rapprochement
Pour solder une
payé Règles de réception.
, mode expédition, rapprochement.
Elle ne pourra plus être
conditionnement facturée.

Fonctions disponibles sur les réceptions
Texte Adresse Options

Texte d'en-tête et de pied Adresse Critères de sélection
d'expédition Customs information
En-tête section
Situation réception
Consultation réceptions
Transaction

B - Réceptions
Achats > Consultations > Réceptions (MPCNR) > …
Liste de réceptions (CONSCPR) Bons de réception (BONRCP)

Lignes de réception Liste réceptions achat
(CONSCPS) (PRECEIPT)
Réceptions par période Liste réceptions achat
(FUNGRHPR) (PRECEIPT)
Détails liste réceptions
achat (PRECEIPTL)

B - Réceptions
Cas pratiques
2.2 – Réception

C - Contrôle de facture
Programme
Introduction
Paramétrage
Processus

Introduction
Une facture d'achat permet de matérialiser une facture

envoyée par un fournisseur. Avant de la comptabiliser, il faut
impérativement lettrer le montant calculé par le système
avec le montant communiqué par le fournisseur (d'où le
terme "Contrôle de facture"). Si l'on constate un écart, alors
le système bloque la comptabilisation.
Matching

Introduction
PCA / CCA
Type de facture =
CA KIT actif
Commandes d'achat Factures standard
VP PIHQTYAQR
Quantité facturable Facture
Réceptions d'achat Type de facture =
Factures standard
Type de facture =
Factures Contrôle factures Comptabilisation
Retours achats Avoir sur retour
(GESPTH2)
Ajustements de
stock
Type de facture = VP ACCIFA
Factures achat Factures standard Interface compta
Factures complémentaires des stocks
validées
Régularisation
coûts sortis
Type de facture =
Factures/Notes de crédit
Factures standard ou
inter-société
avoirs
VP PIHACCDAT : Modification date comptable
PIHCPR : Régularisation prix facture
C - Contrôle de facture - Paramétrage
Paramétrage > Achats> Transactions de saisie > Factures/avoirs (GPTF)

Les éléments de
facturation sont
toujours affichés.
 Imprimer automatiquement la facture,
 Afficher l'onglet "Coût",
 Afficher le bouton Résultat (règle rapprochement),
 …

Types de facture
Paramétrage > Achats > Types de facture (GESTPV2)
Catégorie de facture

 Facture  Avoir
Proforma
Type facture
Catégorie de facture d'achat

    
Facture
Standard Avoir Retour/Avoir (Proforma)
complémentaire
Pièce auto achat, pièce auto tiers, pièce, type de pièce
Facture

Achats > Factures > Contrôle facture (GESPIH)

Contrôle factures Compteur PIH, INP, INPC
Contrôle factures CA Code activité PIH (Nb max lignes facture fournisseur)
Contrôle factures VP Valeurs paramètres ACH > INV > …

C - Contrôle de facture - Processus
Transactions
Date Approbati
compta on Quantité Autres
Site ble paiement & unité info.
Type Fournisse Article Prix &

facture ur remises
Informations par
Type des factures : défaut : Informations comptables
Inter-société •Devise Code de TVA
Normal •Type de taux
•Facturé
•Condition de
paiement
•Remises
•Régimes de taxe
•Éléments facturation
Tous ces champs sont alimentés par défaut quand la
Processus de contrôle de facture
1 • Vérifier les lignes facturées (articles, quantités, montants,

Vérifier facture remises et frais, taxes, prix net)
reçue • Vérifier les éléments de facturation, le montant total - HT et
TTC
2 Comparer et • Comparer et saisir/modifier (si nécessaire) des lignes de

saisir/modifier (si facture (...)
nécessaire) des • Comparer et saisir/modifier (si nécessaire) des éléments
de facturation, taxes (...)
valeurs
3 •  contrôle : saisir la facture reçue – lignes de taxe et le

Déclarer les total de taxe saisi ( éléments de facturation non inclus),
montants reçus à •  Gestion :
lettrer • Le statut de la facture devrait être A valider …

Boutons disponibles sur la facture
Achats > Factures > Contrôle de facture (GESPIH)
Supprimer Abandon
Echéances Résultats du Comptabiliser

Gestion des échéances rapprochement Le document ne peut
Règles de être comptabilisé que
rapprochement. si aucun écart n'est
constaté entre les
montants saisis et les
montants calculés.

Fonctions disponibles sur la facture
Achats > Factures > Contrôle de facture (GESPIH)
Texte Adresse Options

Texte d'en-tête et de pied Adresse Critères de sélection
d'expédition Customs information
En-tête section
Situation réception
Consultation réceptions
Transaction
Zooms Fonctions Traçabilité pièces
Pièce comptable Annulation comptable
Document analytique Débloquer erreur
lettrage

Validation de facture
Achats > Factures > Validation facture (FUNPIH)
Utilisée pour valider (comptabiliser) des factures d'achat en fonction de

divers critères :
- Société,
- Site,
- Utilisateur,
- Bornes de dates,
- Bornes de factures/avoir.

Achats > Consultations > Facture (MPCNF) > …
Liste de factures (CONSCPI) Factures non comptabilisées Bon de contrôle facture

(ACH035) (PBONFAC)
Lignes de facture
(CONSCPJ) Facture d'achat non comptabilisée Liste facture d'achat
(CPT002) (PINVOICE)
Factures par période
(FUNGRHPI) Produits constatés d'avance en Liste facture d'achat détaillée
cours (CPT010) (PINVOICEE)
Palmarès facture (FUNGRHPI2)
Facture d'achat non comptabilisée
(TRS004)

Cas pratiques
2.3 – Contrôle de facture

D - Retours
Programme
Introduction
Paramétrage
Processus

D - Retours
Introduction
Un retour est un processus selon lequel on renvoie un bien

acheté au distributeur : on peut alors recevoir en échange un
remboursement, un nouvel article (identique ou différent) ou
un avoir à dépenser en magasin.
Plusieurs raisons peuvent motiver un client à retourner une
marchandise. Il peut par exemple changer d'avis, constater
un défaut sur la marchandise,
signifier une insatisfaction personnelle, ou
avoir acheté le mauvais article par erreur.

D - Retours - Introduction
Flux
VP
PRTNQTY : Retour sur statut "A"
PURRMA : Autorisation de retour
Retours directs (GESPNH)
VP PNHDIR : Retours directs
Gestion des retours Validation de retour

Statut (GESPNH) (FUNPNHTRT)
autorisé par
règles de
comptable
Interface
gestion de
Réceptions
stock
(GESPTH2)

D - Retours - Paramétrage
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Retours (GESPTN)
 Afficher les champs divers...
 Imprimer automatiquement le bon de préparation et le bon de retour…
Bon préparation Return note
Site
Encours de
Emplaceme
charge
nt de
Plateforme
stockage
chargement

D - Retours - Paramétrage
Achats > Retours > Gestion des retours (GESPNH)

Retours Compteur PNH
Retours CA Code activité PNH (Nb max lignes de retour fournisseur)
Réceptions VP Valeurs paramètres ACH > RET > …

D - Retours - Processus
Transaction
Informations par
Type réception :
défaut :
Inter-société
Devise
Inter-site
Type de taux
normal
Crédit
Fourniss Statut en
Site eur Article article attente
Date Motif Quantité Prix & Autres

retour + retour & unité remises info.
acheteur
Famille de mouvement
Informations comptables
Pays de destination
Code de TVA
Tous ces champs sont alimentés par défaut quand la

Réintégration/Avoir
Ligne de
Ligne de retour Ligne de
command réception Ligne de

Contrôle
e facture
100 UN 100 UN 7 UN 93 UN
Oui… Réintégration
Crédit
Générer Avoir Oui Memo
7 UN

D - Retours- Processus
Boutons & fonctions disponibles sur les retours
Nouvelle Enregistrer Create Supprimer
Abandon Complément d' info Validation
Texte Adresse Option

Texte en-tête Adresse fournisseur Critères sélection DA
Texte pied Customs information
En-tête section
Consultation retours
Transaction

Validation retour
Achats > Retours > Validation des retours (FUNPNHTRT)
Cette fonction permet de valider (comptabiliser) les retours d'achat en fonction de
différentes critères :
- Numéro de retour,
- Site de retour,
- Date de retour,
- Fournisseur,
- Numéro d'autorisation,
- Transporteur.
Gestion des retours Validation de retour
(GESPNH) (FUNPNHTRT)
comptable
Interface
A - Retours
Achats > Consultations > Retours (MPCNZ) > …
Liste de retours (CONSCPN) Retours non crédités (RNCORA) Bons de préparation retour
Lignes de retours (CONSCPQ) (BONPRERET)
Retours par période Bons de retour (BONRET)

(FUNGRHPN) Bons de retour pied fixe
Graphique retours (BONRET2)
(FUNGRHPN2) Bons de retour, pré-imprimé
(BONRET2PI)
Liste retours d'achat
(PRETURN)
Liste retours d'achat
(PRETURN)
Liste détaillée retours
d'achat (PRETURNL)

D - Retours
Cas pratiques
2.4 – Retour

Achats > Consultations (MPCNS) > …
Demandes d'achat Commandes Factures
Lignes demandées (CONSCPD) Liste des commandes Liste de factures (CONSCPI)

(CONSCPO)
Lignes de facture
Lignes de commande (CONSCPJ)
(CONSCPP) Factures par période
Sous-traitance
Ordre de sous-traitance (FUNGRHPI)
(CONSSSC) PalmarèsSous-traitance
facture (FUNGRHPI2)
Allocations (CONSALLA)
Commandes par période
Ruptures allocation (CONSSHTA) (FUNGRHPO)
Réceptions Liste de retours (CONSCPN)
Consommation sous-traitance
(CONSSCM) Lignes de retours (CONSCPQ)
Liste de réceptions (CONSCPR) Retours par période
Lignes de réception (FUNGRHPN)
(CONSCPS) Graphique retours
Réceptions par période (FUNGRHPN2)
Traçabilité pièces (CONSPIA)
(FUNGRHPR)
Cas pratiques
2.5 – Consultations & États

Entretien
Utilitaires
Achats > Utilitaires > Resynchro encours fournisseurs (FUNBPSMVT)
Achats > Utilitaires > Resynchro engagements (FUNUTICMM)
Achats > Utilitaires > Resynchro sous-traitance (FUNCOMMVT)
Resynchro encours fournisseurs : Cette fonction permet de vérifier les

transactions fournisseur et de recalculer les totaux utilisés dans les
consultations. Les totaux des données suivantes sont corrigés via cet
utilitaire : Transactions fournisseur, Commandes ouvertes, Réceptions
ouvertes, Factures non comptabilisées.
Resynchro des engagements : Cette fonction permet de

resynchroniser les engagements ou pré-engagements achats créés à
partir de demandes d'achats ou de commandes d'achats. Ce processus
peut être exécuté en mode simulation ou mise à jour.
Resynchro sous-traitance : Cette fonction resynchronise les flux de

sous-traitance et d'achat. Un écart peut exister entre la situation (ou
opération) de sous-traitance et la commande d'achat associée.

Entretien
Utilitaires
Achats > Utilitaires > Contrôle contrat inter-site (FUNUTIPOC)
Cet utilitaire contrôle la cohérence de la base de données et du

paramétrage des commandes ouvertes inter-sites à partir des versions
précédentes de Sage X3. Un fichier trace est généré listant toutes les
erreurs rencontrées.

Entretien
Cas pratiques
2.6 – Étude de cas (si nous avons le temps)

Retour effectué avant facture...
2.7 – Étude de cas (si nous avons le temps)

Facture avec écart...

Entretien
Q&A
Quels sont les flux standard d'achat possibles ?
Quels sont les différents types de documents ?
Quel type de saisie de pièce peut-on effectuer à partir d'une commande d'achat ?
Peut-on créer le retour avant ou après la facture d'achat ?
Comment rendre la création de commande obligatoire (empêcher la création directe de réceptions

et factures) ?
Vous venez de recevoir une facture d'achat (transporteur), vous voulez aligner cette facture aux
factures existantes pour mettre à jour le coût d'achat. Que devez-vous faire?
Dans le contrôle des factures, le bouton "Comptabiliser" est grisé. Pouvez-vous expliquer pourquoi
? Que devez-vous faire?

Entretien
Conclusion
Vous savez désormais produire des documents externes, de la commande d'achat

jusqu'au contrôle de facture.
Vous êtes aussi capables de récupérer et d'exécuter des consultations et états d'achat
standard.
Vous comprenez également l'intérêt de chaque utilitaire (entretien).

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règle de
Paramétrage d'achat & appels rapprochement
Flux, d'offre Flux & Analyse
Acomptes
Consultations & APC

Fondamentaux commandes ouvertes
Planning
Objectifs
Introduction
Paramétrage
Processus
Commandes ouvertes Ventes
Q&A / Conclusion

Fondamentaux Commandes ouvertes
Objectifs
L'objectif de cette séquence est de comprendre l'intérêt d'une commande

ouverte (également appelée contrat) et son fonctionnement.
Pour atteindre cet objectif, nous allons examiner le processus de
création d'un contrat (caractérisé par des formats de date, un horizon
ferme, un horizon planifié, des proportions, un code prix ou des
conditions tarifaires) jusqu'à réalisation de la demande de livraison par
création des lignes de demande.
Ces lignes de demande peuvent être saisies manuellement (par

éclatement des demandes par exemple) ou effectuées à partir de la
fenêtre des besoins à prendre en compte ou des plans de travail.
Grâce à la demande de livraison, l'ancienne commande ouverte sera

consommée.
Nous examinerons aussi la consultation des demandes de livraison.

Introduction
Une commande ouverte est un engagement à long terme avec un fournisseur (ou client)
concernant un ou plusieurs articles, pour une quantité et une valeur globales à livrer avec
des demandes d'expédition faites en fonction de la demande.
Une commande ouverte est constituée d'une en-tête, de lignes d'article et d'un programme
de livraison.
(Visa) (Visa)
POP POF
Volet de sélection > Sélection commandes
Demande Appels d'offres Fournisseur

d'achat (GESPQH) fournisseur
(GESPSH) (GESPOH)
(Visa)
Réceptions
POP /
POF (GESPTH)
(POF uniquement)
Contrat Demandes
(GESPOC) de livraison
(GESPOD)
VP
POCQTY : Contrôle qté
commande
Sage X3 Formation Négoce ouverte
Partie 2 102
Fondamentaux Commandes ouvertes -
Paramétrage
Paramétrage
Les transactions> Achats > Transactions
de saisie de saisie
de commandes > Commandes
ouvertes permettent ouvertes
de paramétrer l'écran de la
(GESPTT)
fonction Commandes ouvertes (GESPOD) :
- Actif ou inactif
- Type saisie ligne : Fiche+tableau, Fiche, Tableau
- Type de champs : Saisi, Affiché ou Masqué
- Référentiels disponibles (juridique, analytique, IAS...) : Saisi, Affiché ou Masqué
- Caractéristiques analytiques
- ...
Il n'y a aucun traitement 'spécial' fonction de la transaction de saisie.

Paramétrage
Achats > Commandes
Paramètres > Commandes
recommandés pour cesouvertes (GESPOC)
fonctions :
Achats > Commandes > Demandes de livraison (GESPOD)
Fonction Type
Commandes Compteur POC (commande ouverte d'achat)

ouvertes
CA
Commandes Code activité POC (Lignes prix contrat fournisseur)
ouvertes CA
Commandes VP Code activité PCA (Nb de lignes article sur le contrat)

ouvertes
CA
Commandes Paramètres POCQTY (Contrôle qté commande)
ouvertes généraux
Demandes de Code activité POD (Nb lignes max demandes livraison)
livraison

Processus
Commandes ouvertes
Achats > Commandes
Peut également > Commandes
être ou ouvertes (GESPOC)
transfert inter-sociétés
Vous pouvez définir diverses fonctionnalités :

- Un fournisseur, des dates de validité (début et fin), des conditions de paiement, une
devise,
le type de taux, l'acheteur (par défaut), le mode d'expédition, le transporteur, le régime de
taxe
Vous pouvez appliquer des signatures.

Processus
Commandes ouvertes
Achats
Un contrat> Commandes > Commandes ouvertes (GESPOC)
est multi-articles
Il est possible de modifier une quantité prévue
- Paramètre  POCQTY bloquant ou non
Nous définissons un horizon ferme :
- Par défaut, les demandes de livraison sont fermes
- Défini en jours calendaires
- Réparti si besoin sur tous les jours de la semaine (lundi au dimanche)
- Les valeurs éclatées sont des proportions
Nous définissons un horizon planifié :
- Par défaut, les demandes de livraison sont planifiées
- Défini en jours calendaires, en jours ouvrés, en semaine, en quinzaine ou en
mois
- Réparti jusqu'à 5 semaines
- Les valeurs éclatées sont des proportions
Les prix peuvent être indiqués par un code prix ou saisis dans les conditions
tarifaires
Processus
Commandes ouvertes
Achats > Commandes > Commandes ouvertes (GESPOC)
Horizon ferme Horizon planifié Au-delà de 10 000
Contrat Valeur exprimée en Jours calendaires Jours calendaires

(GESPOC) (grisé) Jours ouvrés
Semaines
Quinzaines
Mois
Quantité répartition Jours Semaines
(à éclater)
Demande de
livraison (GESPOD)
Saisies dates ligne   
Fenêtre "Besoins à
prendre en compte"
  
Visu. POS
Par défaut Par défaut Par défaut

Ferme * Planifié * Planifié *
Date actuelle (ex : + 7 jours (ex : +4 Semaines

* (Si format est jj/mm/aaaa) (ex : 21/07/2014)
 jusqu'à 28/07/2014)  jusqu'à 11/08/2014)
Fondamentaux Commandes
ouvertes
Cas pratiques
3.1 – Commande ouverte

Processus
Demandes de livraison
Achats > Commandes
Les utilisateurs > Demandes
peuvent saisir les de livraison
besoins (GESPOD)
pour chaque contrat (GESPOC)
Une demande d'expédition crée :

- une demande d'achat planifiée (POP)  si le statut de la commande est
Planifié
- une demande d'achat ferme (POF)  si le statut de la commande est Ferme
Pour une demande d'expédition, on peut accéder à :
- La consultation d'une demande d'expédition (GESPOV) à partir du menu
Options
- La traçabilité de pièces à partir du menu Options
- Le contrat d'origine (GESPOC) à partir du bouton Contrat
- Les dernières réceptions à partir du bouton Réception
Les périodes de demande peuvent être saisies dans 3 formats :
- Date, Semaine, Mois
Une demande d'expédition peut être imprimée (liste ou fiche)
Processus
Achats > Commandes
2 méthodes pour créer >une
ligne de demande de(GESPOD)
livraison :
Attention
L'article est l'objet de la commande ouverte
OK / Abandon
POF

POS
Fournisseur
Calcul des besoins nets fournisseur
(FUNMRP) (GESPOH)
Réceptions
POP /
POF (GESPTH)
2 Volet de sélection > Sélection commandes

(POF uniquement)
Demandes
Planning global de livraison
(FUNGBENCHA) (GESPOD)
Plan de travail
(FUNDBENCHA) Jusqu'à l'horizon
1
planifié de la
Saisie manuelle commande ouverte
...

Processus
Achats
Formats> Commandes
de date pour>leDemandes de livraison
champ Période (GESPOD)
de demande
Formats de date Structure Exemple Possibilité Statut de la

d'éclater les
quantités
commande
(Ferme ou
planifiée)
Imprimable
Date courante jj/mm/aaaa ou 21/07/2014 ou  
jj/mm/aa 21/07/14
Date semaine sss/aaaa ou 030/2014 ou  

sss/aa 030/14 (en jours) (toujours Planifié)
Date mois mm/aaaa ou 07/2014 ou 07/14  
mm/aa (en semaines) (toujours Planifié)

Processus
Achats > Commandes
Demandes > Demandes
d'éclatement : de livraison (GESPOD)
- Il n'est pas possible d'éclater une demande si la période antérieure reste à
traiter :
Période de Status Statut de Quantité en

demande la UC
command
e
1 21/07/2014 En attente Ferme 50
2 1
2 04/08/2014
1
 2
 En attente Planifiée 60
3 034-2014 En attente Planifiée 70
4 09-2014 En attente Planifiée 80

Processus
Demandes de livraison - Éclatement des
demandes Quelle autres valeurs
pouvez-vous utiliser (au
lieu de 10 et 1) ?
Contrat (GESPOC) Demande d'expédition (GESPOD)
Mois Valeur Quantité
Période
Semaine 1 10
Horizon planifié
Semaine 2 0 mm/aaaa Quantité en

de
Action
Semaine 3 10
UC Scission demande
09/2014 100 036-2014 50
Semaine 4 0
Semaine 5 0 037-2014
038-2014 50
Semaine Valeur 039-2014 Quantité

Période
Lundi 0 040-2014
de
Horizon ferme
Mardi 0
Mercredi 1
sss/aaaa Quantité en Action demande
UC Scission
Vendredi 0 Lundi
038-2014 50
Samedi 0 Mardi
Dimanche 0 Mercredi 50
Vendredi
Samedi
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Dimanche 113
Processus
Demandes de livraison - Éclatement des
demandes
SEPTEMBRE 2014
S 36 S 37 S 38 S 39 S 40
L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Horizon planifié Horizon ferme

Mois Valeu Semaine Valeur
r Période Statut Quantité en UC
Lundi 0
Semaine 1 10 de de la
Mardi 0 Action > Éclater
Semaine 2 0
Mercredi 1
demand comma
Quantité en UC
Semaine 3 10
Jeudi 0
Période
e Statut
nde
Semaine 4 0
Vendredi 0 de
09/2014 de la
Planifiée 100
Semaine 5 0
Samedi 0 demand comma Action > Éclater
Dimanche 0 e nde
Période
036/2014
Statut Quantité en UC50
Planifiée
de
038/2014 de la
Planifiée 50
demand comma (* Automatique)
e nde
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 17/09/2014 50
114
Ferme
Fondamentaux Commandes ouvertes - Processus
Demandes de livraison - Besoins à PEC
La fenêtre 'PEC besoin' est automatiquement affichée en double-clic

dans le champ 'Période demande' si :
- il existe des suggestions d'achat,
- la date de livraison est antérieure ou égale à la date de fin de
l'horizon prévu.
Toutes les suggestions d'achat sont affichées :

- 'Alimenter la quantité' est sélectionnée (concernant les requis)
- Lorsque cet écran est validé, les caractéristiques de la
demande d'expédition sont automatiquement renseignées, comme le
contrat l'a défini.

Processus
Demandes de livraison - Impressions
Achats > Commandes > Demandes de livraisons (GESPOD)

Processus
Demandes de livraison - Impressions

Processus
La consultation de demande de livraison permet de consulter toutes les
demandes pour une demande de livraison spécifique.
Les informations disponibles sont les suivantes :

- période de la demande,
- état de la ligne,
- état de la commande,
- quantité d'achat,
- n° de réception.
- quantité en unités d'achat reçues,
- site de réception,
- référence localisation.

ouvertes
Cas pratiques
3.2 - Planification de la demande de livraison
3.3 - Progression de la demande de livraison

Processus
Réceptions
Les réceptions permettent de recevoir des quantités commandées
fermes.
La récupération des quantités commandées fermes à partir d'une

demande d'expédition est effectuée à l'aide du volet de sélection
POF
Sélection commandes (mêmeVolet principe
de sélection >que
Sélectionpour une commande
commandes
d'achat standard). Fournisseur

fournisseur
(GESOH)
Réceptions
Ferme = (GESPTH)
POF
Demande
d'expédition
(GESPOD)

Achats > Consultations > Factures (MPCNF) > …
Consultations Requêtes Reports
Contrats / Fournisseur (ACH017) Commandes ouvertes

(BONCDEOUV)
Commandes ouvertes
(BONCDEOUV2)
Liste des commandes ouvertesl
(PORDERCOE)
Liste comm. ouvertes détail
(PORDERCOL)

Fondamentaux commandes ouvertes -
Commandes ouvertes de ventes
Présentation du flux de processus
SOF
Devis de vente Commande

(GESSQH) fournisseur
(GESSOH)
Livraisons
SOP /
SOF (GESSDH)
Volet de sélection > Sélection commandes ouvertes
VP
(SOF uniquement)
Contrat Demande
(GESSOR) d'expédition
GESSOQ
VP SHINBRDAY : Nb jours pour picking cde/DL

Fondamentaux commandes ouvertes -
Commandes ouvertes de ventes
SHINBRDAY : Nb
Paramètre Valeur VP
jours pour picking
cde/DL
Paramètres SHINBRDAY > Paramètres généraux > Valeurs de paramètres
(ADPVAL)
Demande Demande Demande
livraison livraison livraison
ferme ferme ferme
  
SEPTEMBRE 2014
S 36 S 37 S 38 S 39 S 40
L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M M J V D D L M
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
Date de SHINBRDAY :
Livraison = (+)7
L'intégralité des demandes d'expédition fermes en L'intégralité des demandes d'expédition fermes
retard (champ Date expé GESSOQ) est affichée. (champ Date expé dans GESSOQ) est affichée (à
partir de la date d'expédition jusqu'à SHINBRDAY).

ouvertes
Cas pratiques
3.4 – Réception

Q&A
Quel est l'équivalent d'une demande de livraison dans le flux d'achat standard (PSH --> RFQ (Demande de devis) -->
POH --> PTH) ?
Est-il possible de gérer les signatures dans la gestion des commandes ouvertes ? Si oui, où ?
Dans une commande ouverte, comment peut-on saisir un prix négocié ?
Que devez-vous faire si vous souhaitez bloquer les quantités demandées au-delà de celles qui ont été négociées dans la
commande ouverte ?
Quelle est la structure des formats de date suivants : jour, semaine et mois ?
Quel est le critère nécessaire pour définir une demande de livraison comme "ferme" ? Pourquoi ?
Dans une demande de livraison, que se passe t-il au-delà de l'horizon de planification ?
Dans la fonction des réceptions, est-il possible de sélectionner dans le même onglet la commande fournisseur standard et
la demande de livraison ?
Pouvez-vous expliquer avec vos propres mots la signification de 'horizon ferme' et 'horizon de planification' ? Comment
pouvez-vous les différencier ?
Comment
Achats / doc.expliquez-vous
réf. : la notion d'"éclatement double des demandes" ?
Conclusion
Vous comprenez désormais l'objectif des commandes ouvertes.
Vous êtes en mesure de paramétrer les transactions de saisie, de créer des contrats et de
les gérer par le biais de la demande de livraison.

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règle de
Paramétrage d'achat & appels rapprochement
Acomptes
Consultations & APC

DA & Appels d'Offres PPM
Objectifs
L'objectif de cette séquence est d'aborder deux tâches internes de base

qui permettront la création d'une commande d'achat :
- Demandes d'Achat : Pour le moment, nous allons nous contenter de

créer une DA manuelle et de voir comment nous pouvons gérer la
fermeture manuelle automatique.
- Appels d'Offres : Nous allons aborder le flux complet : Comment
effectuer un Appel d'Offres, saisir les réponses, les rappels si nécessaire
et générer la liste tarifaire.
Nous allons voir comment traiter un appel d'offres dans une commande
d'achat …

DA & Appels d'Offres PPM Introduction
La gestion de planification des achats (PPM) regroupe l'ensemble des tâches internes liées
au processus de planification des achats. L'objectif de ces tâches est d'effectuer les
commandes d'achat qui répondent aux critères définis par les besoins opérationnels. Étant
donné qu'il s'agit de tâches internes, elles ne sont pas visibles par le fournisseur.
Société Fournisseur
Appels d'offre
Demande d'achat
(GESPQH)
(GESPSH)
Plans de travail PPM
Planning Global (FUNGBENCHA)

Commandes
Plan de travail (FUNDBENCHA) d'achat
(GESPOH)
Plan de regroupement (FUNMPICKA)
Plan de l'acheteur (GESPOI)

Demandes d'achat Programme
Introduction
Paramétrage
Flux
Q&A / Conclusion
Demandes d'achat Introduction
Les demandes sont utilisées pour tous types d'achats, tels que les fournitures de bureaux,
les services de sociétés externes ou les matières normales nécessaire pour approvisionner
la production ou les clients.
Chaque demande d'achat peut contenir plusieurs lignes.
Appel d'offre Commande d'achat

Demande d'achat
(GESPQH) (GESPOH)
(GESPSH)

Demandes d'achat - Introduction
Flux
Saisie manuelle Tarification

articles &
Tarifs
Demande
d'achat
(GESPSH)
Commande Processus de signature Demande
d'achat d'achat
(GESPSH) (GESPOH)
Calcul des besoins nets
(FUNMRP)
Bons de demandes d'achat (BONDA)
Liste des demandes d'achat (PREQUISE)
Liste demandes d'achat détail (PREQUISL)
VP PSHINIBPS : Initialisation fournisseur DA

Commande
PSHPRTORD :
Achats / doc. réf. : partielle de DA
Demandes d'achat - Paramétrage
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Demandes d'achats (GESPTD)
 Impression automatique de la DA,
 Affichage des boutons "Appels d'offres", "Solde" et "Commande".
Bouton Commande
Demande Commande
d'achat d'achat
(GESPSH) (GESPOH)

Autres paramètres
Achats > Demandes d'achats > Demandes d'achats (GESPSH)

Demandes Compteur PSH

d'achat
CA
Demandes Code activité PSH (Nb lignes demandes d'achat)
d'achat
VP
Demandes Valeurs paramètres ACH>PSH (Règles de gestion des demandes

d'achat).
d'achat

Transaction
Dans une DA, le

fournisseur est
optionnel
Demandeu Sélection Quantité et Activités

r et site articles unité diverse
Date Site de Autres info.

demande réception et
date
Fournisseur Signature
Pré-requis
Affaire
Catégorie : Acheté
Date de la commande
Date de fin de vie Vide
Prix
ou après la DA
Sections
Actif : Oui
Type d’achat
Tous ces champs sont saisis par défaut.

Boutons disponibles à partir de la DA
Supprimer Abandon
Commande Solde Appels d'offre

Pour transformer la DA Pour solder la demande (Onglet Lignes > Actions
en commande d'achat manuellement > Champ produit)
Pour charger les
appels d'offre

Demandes d'achat - Processus
Fonctions disponibles à partir de la DA
Signature Texte Options

Signature Texte en-tête Visualiser les DA
Historique des signatures Texte pied Transaction
Circuit de signatures Traçabilité pièces

Demandes d'achat - Processus
Solder une DA
Achats > Demandes d'Achats > …
Trois façons de fermer une demande d'achat :

Une fois fermée,
la ligne ne peut
Directement à partir de la demande d'achat (GESPSH) : plus être utilisée.
- En utilisant le bouton Solde qui fermera la totalité de la requête,

- Onglet Lignes Actions > Solde qui fermera uniquement la ligne sélectionnée
Solde automatique (FUNPSH) :

- Fonction de traitement batch qui permet de fermer toutes les demandes d'achat
qui satisfont les critères de sélection spécifiés.
Fermeture manuelle (FUNPSH2) :

- Même chose que la fonction précédente sauf que l'utilisateur doit valider
chaque ligne de demande afin de la fermer.

Demandes d'achat
Lignes demandées (CONSCPD) Demande d'achat à traiter Bons de demandes d'achat

(ACH009) (BONDA)
Demande d'achat en retard Liste des demandes d'achat

(ACH029) (PREQUISE)
Demande d'achat non Liste demandes d'achat détail

commandées (ACH030) (PREQUISL)
Demande d'achat non signée

(ACH031)

Demandes d'achat
Cas pratiques
4.1 – Demande d'achat

Les appels d'offres (RFQ)
Programme
Introduction
Paramétrage
Processus
Q&A / Conclusion
Introduction
Un appel d'offres permet de mettre des fournisseurs en concurrence pour fournir

des produits ou des services spécifiques. Les informations demandées vont au
delà du prix par article : Le prix, les remises et les taxes, les délais de livraison et
les dates de validité sont des informations susceptibles d'être demandées
pendant le processus d'appel d'offres.
Les fournisseurs doivent renvoyer l'offre pour une date et une heure précises.
Des discussions peuvent avoir lieu au sujets des offres (il est souvent question
de préciser les aspects techniques ou bien de signaler des erreurs dans les
propositions).
Un appel d'offres permet à différents entrepreneurs de fournir des devis, parmi
lesquels les meilleures seront sélectionnés. Un appel d'offres optimise la
compétitivité des offres puisque les fournisseurs
DA & Appels d'Offres PPM se savent en concurrence
lorsqu'ils soumettent une offre de produits.
Appel d'offre Commande d'achat
Demande d'achat
(GESPQH) (GESPOH)
(GESPSH)

Les appels d'offres (RFQ) - Introduction
Flux
Ces étapes sont

interchangeable
s
Demandeur Acheteur
Demandes d'achatAppels d’offres/Demandes

(GESPQH)
Appels d’offres/Réponses Génération lignes tarifs
(GESPPD) (FUNPPD3)
(GESPSH)
Appel
d'offres
(BONAOF2)
Relances Gestion des appels d’offres

appels
d'offres
(FUNREL)
Réception Contrôle factures

Commande d'achat
(GESPTH) (GESPIH)
(GESPOH)

Les appels d'offres (RFQ) - Introduction
Flux
Négociation
Relances d'appels d'offre

(état RELBONAOF2)
Réponse Comparaison
non reçue ? des propositions
Relances appels d'offres Appels d'offres/Réponses
(FUNREL) (GESPPD)
Liste des réponses

(PRESP)
Génération lignes tarifs

(FUNPPD3)
Commande d'acha
(GESPOH)
Les appels d'offres - Paramétrage
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Appels d'offres (GESPTA)
 Impression automatique de l'appel d'offres,
 Affichage :
- En-tête : Demandeur, référence interne
- Produit : n° DA, quantité DA choisie, désignation traduite, désignation
standard, projet
- Fournisseur : Nombre de réponses, nombre de relances, date de relance,
indicateur d'impression, adresse fournisseur

Les appels d'offres (RFQ) -
Paramétrage
Achats > Appels d'offres > RFQ (GESPQH) & Génération lignes tarifs (FUNPPD3)

Appels d'offres Compteur PQH
Appels d'offres CA
Code activité PQH (Nb lignes appels d'offres)
Appels d'offres VP Valeurs paramètres ACH>PRI (Gestion des prix et remises).

Pour la génération des tarifs

Appels d'offres
Achats > Appels d'offres > Demandes (GESPQH)
Il peut y avoir autant de réponses que de

lignes produit multipliées par le
fournisseurs ciblés.
Demandes d'achat
(GESPSH)
En attente d'une réponse du fournisseur

Appels d’offres/Demandes
(GESPQH)
Appel
d'offres
(BONAOF2)
 Date d'échéance
Demande de service directe
(GESPQH)
 Multi-articles
Le processus de gestion des appels

d'offres peut débuter soit par la création
 Multi-fournisseurs :
d'une demande d'achat ou directement à - Les fournisseurs proviennent par défaut de
partir de l'appel d'offres. la demande d'achat
- Les fournisseurs sont communs aux articles
- Sélection manuelle des fournisseurs
 Vue sur les réponses et les rappels

Boutons et fonctions disponibles à partir de l'appel
d'offres
Achats > Appels d’offres >Demandes (GESPQH)
Nouvelle Enregistrer Create Supprimer
Abandon
Texte Option
Texte en-tête Critères de
Texte pied sélection des
fournisseurs
Dem. Achat Critères
sélection DA
Transaction

Cas pratiques
4.2 – Appels d'offres

Les appels d'offres (RFQ) - Processus
Rappels
Achats > Appels d'offres > Relances (FUNREL)
Négociation

(état RELBONAOF2)
(FUNREL) (GESPPD)
Liste des réponses

(PRESP)
Génération lignes tarifs

2 étapes : (FUNPPD3)
- Cochez les fournisseurs ciblés
- Sélectionner OK

Réponses
Achats > Appels d'offres > Réponses (GESPPD)
CA
PPD : Nb lignes réponses
Négociation

(état RELBONAOF2)
(FUNREL) (GESPPD)
Liste des réponses

(PRESP)
Fournisseur
Une réponse par
Site
fournisseur !
N° ligne appels d'offres
Le code tarif est
Référence article Génération lignes tarifs
obligatoire.
fournisseur (FUNPPD3)
Mise à jour article
Prix/Quantité
fournisseur s'il a déjà été
…
créé Commande d'acha
(GESPOH)
Cas pratiques
4.3 - Rappels et réponses

Mise à jour des catalogues de prix
Achats > > Appels d'offres > Génération lignes tarifs (FUNPPD3)
Comparaison Négociation
des propositions
Réponses Génération lignes tarifs
(GESPPD) (FUNPPD3) Commande d
(GESPOH)
Réponse fournisseur A Réponse fournisseur B Réponse fournisseur C
Qté 1 < 5,000 : €1.20 Qté 1 < 1,000 : €1.30 Qté 1 < 5,000 : €1.10
Qté 5 001 < 10,000 : €1.10 Qté 1 001 < 5,000 : €1.20 Qté 5 001 < 10,000 : €1
Qté 1 < 10,001: €0.90 Qté 5 000 < 10,000 : €1.10 Qté 1 < 10,001: €0.90
Qté 1 < 10,000: €1
Tarif
VP
PURREN : Motifs prix obligatoires
Cas pratiques
4.2 - Génération tarifs

Ordres d'achat - Traitement des commandes
Il existe quatre méthodes de sélection d'un produit et de la tarification :
Le tarif a t-il été généré ?
Oui Non
 Actions >  Actions >  Actions > Produit  Actions > Appels
Produits Sélection avancée fournisseur d'offres
Prix brut
Ordres d'achat - Traitement des commandes
Utilisation d'actions > Appels d'offres :
Actions > Appels

d'offres
Réponses à appels
d’offres
affichées
'PEC besoin' affichée

(si la case activée)
Répondre " Oui " ou "

Non " à la question
"Valorisation avec le
prix de l'appel d'offres
?"

Appels d'offres - Consultations & États
Appels d'offres à relancer Relances d'appels d'offre

(ACH012) (BONAOF2)
Offres fourn. / appel d'offre Liste des appels d'offre
(ACH013) (PQUOTAT)
Liste réponses appels d'offre
(PRESP)
(RELBONAOF2)

Cas pratiques
4.5 – Commande
4.6 - Création d'une DA à partir d'un appel d'offres

(à faire si vous en avez le temps)

PPM - Demandes d'achat
Q&A
Combien de moyens différents y a-t-il pour créer une demande

d'achat ?
Si une demande d'achat contient des lignes qui ne sont pas

totalement signées, sera t-il possible de bloquer la génération
d'une commande d'achat partielle au moyen de la fonction des
Demandes d'achat ?
Est-il possible d'initialiser une ligne DA avec le fournisseur

article prioritaire ?
Est-il possible de réouvrir une demande d'achat fermée ?

PPM - Appels d'offres
Q&A
Expliquez le flux d'appels d'offres standard (toutes les tâches entre la demande
d'achat et la commande d'achat).
Est-il possible d'effectuer une DA à partir d'un appel d'offres ?
Qu'advient-il si un appel d'offres a expiré ?
Expliquer avec vous propres mots la signification d'une relance. Comment ça

marche ?
Comment pouvez-vous prendre en compte les relances dans le choix des

fournisseurs ?
Est-il possible de générer des listes de prix à plusieurs reprises à partir de la

même réponse ?
Expliquez avec vos propres mots le processus d'intégration d' un appel d'offres 160
dans une commande d'achat (lignes DA > Actions > Appels d'offres). Est-il
PPM - DA & Appels d'offres
Conclusion
Vous savez désormais effectuer les demandes d'achat et les fermer

manuellement ou automatiquement.
Vous comprenez les appels d'offres grâce à ses différentes fonctions :

Les demandes de prix (RFQ) , Rappels Réponses et liste de prix
génération . Vous êtes également en mesure de savoir quand prendre en
compte un appel d'offres dans une commande d'achat.

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Plans PPM
Programme
Objectifs
Introduction
Planning global
Plan de travail
Plan de l'acheteur
Regroupement besoins
Q&A / Conclusion

Plans PPM
Objectifs
L'objectif de cette partie est de comprendre les plans utilisés dans la gestion des plans d'achat. Il
s’agit des plans suivants :
Planning global : Un outil utile pour les gestionnaires de matières et/ou les acheteurs afin de
visualiser et intervenir sur les besoins/exigences générés par l'entreprise.
Plan de travail : Le plan de travail est un outil d’aide à la décision pour le planificateur /
l(approvisionneur. Il offre au décisionnaire une vue du stock projeté par article et par site au cours
d'une période donnée.
Regroupement : permet de regrouper des besoins et de couvrir des besoins au moyen d'un seul
ordre de réapprovisionnement. Le regroupement complète les possibilités d’agir ordre par ordre
offertes au réapprovisionneur dans le plan de travail et le planning global.
Plan de l'acheteur : Cette fonction permet de préparer une série de commandes à différents
fournisseurs, en prenant en compte les besoins émis par les différents services sous forme de
demandes d'achat ou les suggestions générées par les fonctions de calcul de besoin net ou de
calcul de réapprovisionnement.
Plans PPM - Introduction
Outils d'aide à la décision
POP POF
2
Planning global
(FUNGBENCHA)
1 5
POS
POS POP plan de l'acheteur
POF
POS (GESPOI)
POP
Calcul des besoins nets 3 4
(FUNMRP)
Plan de travail Grouping
Réappro. hors MRP
(FUNSTKB)
(FUNDBENCHA) (FUNMPICKA)
POP POF POF
Planificateur Aprovisionneur Matière / Acheteur

Plans PPM - Introduction
Outils de réapprovisionnement
Par CBN
Par PDP Calcul besoins nets

Calculs besoins (FUNMRP)
(GESPCB)
Par ROP
Par période Stocks Planning global

(GESSTE) Réappro. hors MRP (FUNGBENCHA)
Article-site (FUNSTKB) Plan de travail
(GESITF) (FUNDBENCHA)
Regroupement
(FUNMPICKA)
Contremarqu Plan de l'acheteur
e (GESPOI)
Articles Commande de vente …
(GESITM) (GESSOH)
Contremarques
(FUNPOHW)

Plans PPM - EP & PW
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Planning global (GESMGLA)
Paramétrage > Achats
Il est possible > Transactions
de définir desuivants
les éléments saisie > Plan
: de travail (GESMDLA)
 les rôles utilisateurs (Planificateur, Acheteur / Approvisionneur),
 Les documents associés aux différents rôles,
 Les transactions associées (plan de travail, regroupement, …),
 Des sélections
 les divers champs à afficher, …

Plans PPM
Planning global
Achats > Approvisionnements > Planning global (FUNGBENCHA)
Un outil utile pour les gestionnaires de matières et/ou les acheteurs afin de
visualiser et intervenir sur les besoins/exigences générés par l'entreprise.
Une vision multi-produits et multi-sites des événements référencés sur une période
donnée.
Mise en lumière des événements critiques des activités de l'utilisateur.
Prise en compte des suggestions (MPS, MRP, réapprovisionnements hors MRP).
Génération de commandes pour le réappro.
Consommation des achats planifiés sur un contrat d'achat.
VP
GPLNFLT: Filtre planifica
BUYFLT : Filtre par acheteur
Plans PPM - Planning global
Boutons et fonctions disponibles
Achats > Approvisionnement > Planning global (FUNGBENCHA)
Nouvelle Recherche critères Critères
Approvisionnement GPAO Sous-traitance
Plan de travail Groupement
Option
Transaction

Plans PPM
Plan de travail
Achats > Approvisionnement > Plan de travail (FUNDBENCHA)
Vue du stock projeté d'un produit pour un site donné et durant une période de temps
donnée.
Prise en compte des suggestions (MPS, MRP, réapprovisionnements hors MRP).
Affichage/Impression des exigences.
Génération des commandes fermes ou planifiées.
VP
Plans PPM
Plan de travail
Achats > Approvisionnement > Plan de travail (FUNDBENCHA)
Le plan de travail est un outil d’aide à la décision au service du planificateur /

approvisionneur. Il offre au décisionnaire une vue limitée à un site et un produit uniques
des événements (commandes de vente, ordres de fabrication, commandes d’achat,
demandes de réapprovisionnement inter-sites, réapprovisionnement de stock) qu’il a à
traiter dans une période donnée.
A partir de cette vue, il lui est possible d’intervenir sur l’en-cours afin, par exemple, de
prendre en compte un calcul de besoin ou une commande de vente.
POS POP
Plan de travail
POP (FUNDBENCHA)
POF
VP
Plans PPM - Plan de travail
Achats > Approvisionnement > Plan de travail (FUNGBENCHA)
Approvisionnement GPAO Sous-traitance
Graph Planning Regroup
Option
Article
Données de gestion du stock
Stock par site
Stock disponible.
Prévisions de demandes
Transaction

Plans PPM
Plan de l' acheteur
Achat > Commandes > Plan de l'acheteur

(GESPOI)
Cette fonction permet de préparer une série de commandes à différents fournisseurs, en
prenant en compte les besoins émis par les différents services sous forme de demandes
d'achat ou les suggestions générées par les fonctions de calcul de besoin net ou de calcul
de réapprovisionnement.
Lorsque les articles à acheter sont répartis entre différents acheteurs, cette fonction permet
à chaque acheteur d'obtenir son plan de travail en ne traitant que les articles le concernant.
La fonction de
planification de
Saisie manuelle l'acheteur partage les
Acheteur mêmes transactions de
saisie avec les
commandes d'achat.
plan de l'acheteur
POF
(GESPOI)
POS POP
VP BUYFLT : Filtre par acheteur

Besoins à prendre en compte

Plans PPM
Plan de l' acheteur
Achat > Commandes > Plan de l'acheteur

(GESPOI)Site, date, etc
Vous êtes sur le point de créer des
commandes d'achat. Vous devez donc
cliquer sur Nouveau …
Sections
Date de
Quantité & réception
Article unités prévue Info sections
Commande
Commande
Commande
Référence Fournisseu Info

emplacem r prix
Via les actions ent
Besoins à
prendre en
compte

Plans PPM - Plan de l'acheteur
Achats > Commandes > Plan de l'acheteur (GESPOI)
Supprimer Abandon
Option
Transaction

Plans PPM
Cas pratique
5.1 - Créer un nouveau produit :

Chambre à air de 29" - VTT
5.2 - calcul du CBN,

Planning Global & Plan de travail
5.3 - Plan de l'acheteur

Plans PPM
Regroupement
Achats > Approvisionnement > Plan de regroupement (FUNMPICKA)
Le regroupement permet la consolidation de plusieurs besoins (demandes) pour un

ou plusieurs fournisseurs dans un ou plusieurs ordres de réapprovisionnement.
Principales caractéristiques :
Sélection des ordres pour qu'ils soient convertis en demandes d'achat ou en commandes
d'achat
Génération possible d'actions d'achat pour un ou plusieurs fournisseurs simultanément
Un traitement global équivalent au planning global et au plan de travail
Différentiation des exigences internes (par rapport aux exigences externes)
POS
Grouping POF
POP (FUNMPICKA)
VP
Plans PPM
Regroupement
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Plan de regroupement (GESMRLA)
 les rôles utilisateurs (Planificateur, Acheteur / Approvisionneur),
 un filtre sur Interne, Externe ou les deux,
 les divers champs à afficher, …

Plans PPM
Regroupement
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Plan de regroupement (GESMRLA)
Transaction Critères
 Réappro suggéré
 Planificateur  Réappro prévu
 Clients
 Acheteur
 Matières de production
 Exigences de transfert
 Externe  Sous-traitance ferme
 Interne(intersite)
 PDP /  CBN/  TOUT
 Interne & externe
 Planificateur
(Acheteur
POP
Matière)
Grouping
(FUNMPICKA)  Acheteur
MWF SOF POS POP POF

Plans PPM - Regroupement
Tout Inclure Tout Exclure Générer
Option
Transaction

Plans PPM
Regroupement
Fournisseur Commande Fournisseur Fournisseur Contrôle

A A Réception A
d'achat factures
DA
DA Regroupeme Génération automatique

nt de besoins
DA Fournisseur Commande Fournisseur Fournisseur Contrôle
Réception
B d'achat B B factures

Plans PPM
Cas pratique
5.4 - Regroupement - Création de la commande de

vente
5.5 - Regroupement - Création des

besoins
5.6 - Regroupement - Regroupement des

besoins

Plans PPM
Q&A
Comment pouvez-vous afficher le planning global en prenant uniquement les commandes

d'achat en compte (suggérées, planifiées et fermes) ?
Dans le planning global, pourquoi le système suggère-t-il parfois "Planifier/Commander' et

'Modifier/Commander' ?
Comment le planning global prend t-il en compte les contrats afin de consommer (créer
une ligne de demande de livraison) les quantités négociées ?

Plans PPM
Conclusion
Vous savez désormais utiliser les différents plans à votre disposition.
Vous savez également paramétrer et utiliser le planning global. A partir du planning global,
il vous est possible d'aller sur le plan de travail et d'utiliser le regroupement.
Vous êtes également en mesure de créer des commandes d'achat à partir de la fonction du
plan de l'acheteur.

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Signatures
Programme
Objectifs
Introduction
Paramétrage
Règles de workflow standard
Signatures de vente
Q&A / Conclusion

Signatures
Objectifs
L'objectif de cette séquence est de comprendre le fonctionnement du flux standard de

signature d'achat.
Les signatures d'achat (également appelées visas) s'appuient sur des règles de workflow
qui émettent des notifications. Cette formation ne les aborde pas dans le détail. C'est la
formation sur les outils communs qui aborde cet aspect. Nous nous contentons d'énumérer
les règles de workflow et de garantir qu'elles sont validées.
Nous verrons le paramétrage des règles d'affectation utilisateur. Le but est de définir les
critères de déclenchement des notifications aux utilisateurs signataires suivis des
affectations utilisateurs qui contiendront les critères définies précédemment.
Les signatures peuvent être traitées à partir du document ou du moniteur workflow.
Enfin, les documents peuvent également être signés par les utilisateurs délégués si
l'utilisateur par défaut n'est pas disponible …

Signatures
Introduction
Les règles de signature peuvent être appliquée à des demandes d'achat, au niveau en-tête
ou ligne.
Une demande non signés ne peut pas être transformée en commande d'achat.
Les règles de signature peuvent s'appliquer aux commandes d'achat, mais uniquement au
niveau de l'en-tête.
Une commande non signée ne peut pas être imprimée.

Signatures
Introduction
VP APPPSH : Gestion des signatures en DA 2 VP APPPOH: Gestion des signatures en CDE

PSHAPPHEA : Signature à l'entête de DA POHAPPCLE : Solde cde si refus signature
(Visa)
PSHAPPCLE : Solde DA si refus de signature PURCMM : Mise à jour engagements
PSHCMMLEV : Déclenchement pré-engagements
PURCMMPRP : Mise à jour pré-engagements
POP POF
1
(Visa)
Demande Fournisseur
d'achat fournisseur
(GESPSH) (GESPOH)
Réceptions
POP /
POF (GESPTH)
3
VP APPPOC : Gestion des (Visa)
signatures Cde ouv
Contrat Demandes
(GESPOC) de livraison
(GESPOD)
VP WRKDAY : Période
Moniteur workflow Moniteur workflow consultation workflow
(SAIWRKPLN) (CONSAWW)
Signatures - Introduction
Flux de paramétrage
Affectation
Identification des Paramétrage
des règles de utilisateurs du plan de
workflow principaux travail
(GESAWA) (GESAWV) (GESAWW)
Configuration Affectation
des règles des
d'affectation utilisateurs
utilisateur délégués
(GESAWR) (GESAWU)

Signatures - Paramétrage
Règles de Workflow
Paramétrage > Workflow > Règles Workflow (GESAWA)
Codification des règles de workflow :
Document Signature Action workflow

P D H D I G
P D D C A N
P O H N C R
P O C N O M
R E J
V A L

Règles de Workflow
Action workflow Description
Signature : 'Point d'entrée'

N C R Notification absence de règle : Utilisée pour avertir l'administrateur en cas
d'absence de règles.
R E J Refus : Utilisée pour rejeter une signature dans le document ou le moniteur
workflow.
V A L Utilisée pour valider une signature
Validation (signature) :
dans le document ou le moniteur workflow.
C A N Annulation : Utilisé pour annuler une signature validée via le moniteur workflow.
N O M Notification : Utilisée pour notifier et envoyer la signature par e-mail au
demandeur lorsque le dernier document a été signé par le dernier signataire.

Règles d'affectation
Paramétrage > Workflow > Règles d'affectation (GESAWR)
Une règle d'affectation est associée à une règle de workflow.
Elle définit le nombre de signataires.
Elle établit les critères de distribution du workflow selon le contexte.
Elle peut être limitée à une société unique.
La validation de la règle affiche un écran de saisie des destinataires du workflow et de

valeurs pour chaque critère.
CA AWR Nombre de signatures N'oubliez pas de valider sinon les

modifications ne seront pas prises en
compte dans l'affectation de l'utilisateur.

Affectation des principaux utilisateurs
Paramétrage > Workflow > Affectation utilisateur (GESAWV) VP APPPSH : Gestion des signatures en
DA
Oui, facultative Oui, obligatoire
Non Non
Absence Absence
… …
de règles de règles
Oui Oui
Non Non
Est-ce que Est-ce que
Notification
je dispose Approuvée je dispose
à ADMIN
d'"utilisate d'"utilisate
urs par urs par
défaut " ? défaut " ?
Oui Oui
Les "utilisateurs par Les "utilisateurs par

défaut " signeront défaut " signeront

Utilisateurs délégués
Paramétrage > Workflow > Utilisateur délégués (GESAWU)
Il est possible de définir des utilisateurs délégués pour une plage de dates en cas
d'absence ou d'indisponibilité.
Il est possible de créer 3 types de délégués :

- copie pour information,
- avec pouvoir,
- exceptionnel.

Moniteur workflow
Paramétrage > Workflow > Utilisateur délégués (GESAWU)
Le moniteur workflow permet de suivre les documents en attente de signature. Il présente le

contexte de déclenchement du circuit, les messages envoyés et l'historique des signatures.
Il permet d'effectuer des actions de signature sur chaque document en attente (refus, validation,
d'annulation). C'est la raison pour laquelle il est nécessaire de l'envoyer à tous ceux qui sont
inclus dans les circuits de signature.
Il peut être entièrement configuré via la transaction de saisie (jusqu'à 8 onglets). Il peut par
ailleurs être personnalisé avec différents styles de présentation et un ordre de tri.
La fonction CONSAWW doit être incluse dans le menu utilisateur. L'autorisation donner accès à 3
niveaux :
– Signature
– Annulation
– Tous utilisateurs
Un utilisateur autorisé ayant le code 'Tous utilisateurs' peut signer au nom de n'importe quel destinataire.

Signatures
Cas pratiques
ADMIN PATRICK
(administrateur) 2 (Responsable achats)
Superviseur
1 Délégué
PAUL JEAN MARIE

(Demandeur) (Acheteur)
(Acheteur Matière) (Assistante de
Jean)
Valeur maximale Signataire 11 Signataire 2 2

500
5000
10000
(Absence de règles)

Signatures
Cas pratiques
6.1 - Création d'une équipe d'achat
6.2 - Paramètres du navigateur Web
6.3 - Règles d'affectation, principaux utilisateurs

et utilisateurs délégués

Signatures - Processus
Présentation des flux
Flux de signature des

documents d'achat
(GESPSH …)
Moniteur workflow du
suivi des signatures
(SAIWRKPLN)
Signatures - Règles de workflow standard
Demandes d'achat
Signatures des lignes de demande d'achat
Les grands principes de signature sont identiques à ceux en vigueur pour les signatures gérées
en en-tête de document.
Les paramètres utilisés sont les mêmes.

PSHAPPHEA = NON
PSHCMMLEV = 3
La gestion des signatures est précisée en ligne de la demande d'achat. Les boutons Actions sur
les lignes de demandes d'achat permettent de visualiser et de suivre le circuit de signature.
Aucun bouton de signature sur la ligne de demande d'achat. Les documents peuvent être
uniquement signés par le moniteur workflow.
Le solde d'une ligne de DA annule la signature. La réouverture de la ligne de DA réactive la

demande de signature.
Les règles concernant la création et l'inversion des pré-engagements sont les mêmes. La
différence est que ces opérations peuvent être déclenchées lors de la création, de la signature,
de l'annulation ou du refus d'une ligne de DA.

Signatures
Cas pratiques
User Jusqu'à 500 Jusqu'à 5000 Jusqu'à 10000 Au-delà de 10 000

Paul BMS001 (3 BMS002 (5 BMS003 (7 BMS004 (1
pignons) pignons) pignons) pédalier)
100 (UN) 2000 (UN) 3000 (UN)
500 (UN)
  

Jean BMS005 (2 BMS007 (pompe à

pédaliers) vélo)
300 (UN) 1500 (UN)
 
Patrick BMS009 (3
pédaliers)
1500 (UN)


Signatures
Cas pratiques
6.4 - Création DA par le demandeur
6.5 - Création DA par l'acheteur
6.6 - Création DA par le gestionnaire
6.7 - Signatures par l'acheteur et son assistant(e)
6.8 - Signatures par le gestionnaire
6.9 - Signatures par l'administrateur

Signatures de vente - Paramétrage
Règles de Workflow
Codification des règles de workflow :
Document Signature Action workflow

D Q H D I G
D O H C A N
D O C N C R
N O M
R E J
V A L

Signatures
Q&A
Combien de signataires le système est-il capable de gérer ?
Expliquer la signification de la valeur du paramètre APPPSH ?
Quelle est la signification de signataires "dynamiques" ?
Une commande d'achat peut-elle être signée au niveau de la ligne ?
Puis-je annuler à signature validée ?
Expliquer les différents types d'utilisateurs délégués.
Comment puis-je fermer une DA de façon automatiqueme si la signature est refusée ?

Signatures
Conclusion
Vous êtes maintenant en mesure de configurer lesrègles d'affectation utilisateur et les

affectations utilisateur au moyen des règles standard de workflow de signatures.
Vous savez désormais :

- traiter les visas (signer, refuser) dans le document (au niveau en-tête ou ligne) ou le
moniteur workflow,
- gérer les utilisateurs délégués.

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Acomptes
Programme
Objectifs
Concept
Paramétrage
Processus
Les acomptes de vente
Q&A / Conclusion
Acomptes
Objectifs
L'objectif de cette séquence est de comprendre les acomptes et d'être

capable de les configurer et de les gérer dans un flux d'achat.
Pour y parvenir, nous allons commencer par revoir les conditions de

paiement (qui décrivent les différents types de paiement, tels que les
échéances, les acomptes et les retenues.
Nous verrons ensuite comment associer ces conditions de paiement et le
fournisseur et comment ces conditions de paiement sont héritées des
documents d'achat.
Nous gérerons (création, modification) les acomptes dans les documents
d'achat ainsi que la fonction dédiée de Gestion des acomptes, jusqu'au
paiement.
Enfin, nous verrons les différences au niveau des acomptes sur le flux de
vente…

Acomptes
Concept
Un acompte est un type de paiement (appartenant à une condition de

paiement) soulignant le besoin de payer le fournisseur avant l'expédition
(et avant notre réception). Ainsi, une fois l'acompte identifié, il sera
possible de verser l'acompte sans attendre la validation de contrôle des
factures …
Client Fournisseur

Acomptes - Concept
Présentation du flux
Paramétrage
des
conditions de Saisie des
paiement acomptes Réception
(GESTPT) (FUNPNS) (GESPTH)
Création de Paiement de Facture

la commande l'acompte en (GESPIH)
(GESPOH) cas
d'échéance à
régler avant
la facture
(GESPAY)

Acomptes - Concept
Société
Site Fournisseurs Articles Liste des tarifs

d'achat
Et
Commande Saisie des Réceptions Contrôle Validation Rapprochement

Destinations
(GESPOH) acomptes (GESPTH2) des factures des factures Factures facture (GESPAY)
(GESPOH) (GESPIH) (FUNPIH) validées
(GESPIH) + règlement
Gestion des de l'acompte
acomptes (s'il y en a un)
Liste des (FUNPNS) Liste des factures
commandes (CONSCPI)
(CONSPCO) Liste des réceptions
(CONSCPR)
Règlement de l'acompte
selon la date d'échéance
(GESPAY)

Acomptes - Concept
Options Echéance
> Acomptes s
  Acompte (Si facture état = A confirmer) :
  Retenue   Acompte
  Échéance
Destinations
Fournisseurs Commandes   RetenueFacture
Réceptions
de paiement
Exemple :
Acompte = 30 %
 Acompte
  Acompte
 Retenue
Échéance = 60%   Retenue
Retenue = 10 %
Gestion des Destinations

acomptes

Acomptes - Paramétrage
Conditions de paiement
Fin de mois avant
contre
Fin de mois après
Données de base > Tables tiers > Conditions de paiement (GESTPT)
Mode % Type Mois Jours Fin du mois Jour Jour Jour Jour Jour Jour Montant Dev.
date règlement 1 2 3 4 5 6 minimum date
d'échéan   d'échéance
ce
CHQ 50,00 Échéance  0 15  Fin de mois

0 0 0 0 0 0 0 EUR
avant
Jour Exclu
CHQ
2014 50,00
L M Échéance
M J 0 V 15D Fin de mois
D 0 0 0 0 0 0 EUR
Vacances exclues
après Samedi 
Sept. 1 2 3 4 5 6 7 
Dimanch 
16
8 9 10 11 12 13 14 e
15 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
Oct.
29
6
 30
7
1
8
2
9
3
10
4
11
5
12
Par exemple : Montant facture = 1000€ HT ?
13 14 15 16 17 18 19
 1er = 500€
 20
27
21
28
22
29
23
30
24
31
25
1
26
2
 2ème = 500€
Nov. 3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30  Date de facture  1 er terme 2 ème terme

Montant minimum de
l'échéance considérée + jours
d'échéan d'échéance
ce
CHQ 30,00 Échéance

 0 15
 Non 0 0 0 0 0 0 200 EUR
CHQ 70,00 Échéance 1 0 5 10 15 20 25 0 EUR

Fin de mois
Jour Exclu
2014 L M M J V D D avant Vacances exclues
Samedi 
Sept. 1 2 3 4 5 6 7 
Dimanch 
16
8 9 10 11 12 13 14 e
15 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
29 30 1 2 3 4 5 Cas 1 : Montant facture = 100€ HT ?

Oct. 6 7 8 9 10 11 12
13 14 15 16 17 18 19
20 21 22 23 24 25 26  2ème = 100€
Nov.
27
3
28
4
29
5
30
6
 31
7
1
8
2
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23

Montant minimum de
l'échéance considérée + jours
d'échéan d'échéance
ce
CHQ 30,00 Échéance

 0 15
 Non 0 0 0 0 0 0 200 EUR
CHQ 70,00 Échéance 1 0 5 10 15 20 25 0 EUR

Fin de mois
Jour Exclu
2014 L M M J V D D avant Vacances exclues
Samedi 
Sept. 1 2 3 4 5 6 7 
Dimanch 
8 9 10 11 12 13 14 e
15 16 17 18 19 20 21
22 23 24 25 26 27 28
Oct.
29
6
 30
7
1
8
2
9
3
10
4
11
5
12
Cas 2 : Montant facture = 1000€ HT ?
13 14 15 16 17 18 19
 20 21 22 23 24 25 26   1er = 300€
27 28 29 30 31 1 2   2ème = 700€
Nov. 3 4 5 6 7 8 9
10 11
12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23

Acomptes
Cas pratiques
7.1 – Paramétrage des acomptes

Acomptes - Processus
Acomptes dans les Achats
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH) > Options > Acomptes
Achats > Commandes > Gestion des acomptes (FUNPNS)
Les conditions de paiement liées à une Options
commande d'achat sont issues par > Acomptes
défaut des conditions de paiement du   Acompte
  Retenue
fournisseur.
Destinations
Fournisseurs Commandes
de paiement
Il est possible de modifier ou de
compléter ces conditions de paiement Exemple :
  Acompte
  Retenue
Acompte = 30 %
au moyen : Échéance = 60%
Retenue = 10 %
- du menu Options >
Acomptes,
- de la fonction de gestion des
Gestion
acomptes. acomptes

Acomptes - Processus
Conséquences sur le contrôle facture
Achat > Factures > Contrôle factures (GESPIH)
Les conditions de paiement liées à une

commande d'achat sont issues par Echéance
s
défaut des conditions de paiement du
(Si facture état = A confirmer) :
fournisseur.   Acompte
Il est possible de modifier ou de Réceptions  Retenue

Facture
compléter ces conditions de paiement

au moyen :
 Acompte
 Retenue
- du menu Options >
Acomptes,
- de la fonction de gestion des
acomptes.
Destinations

Acomptes
Cas pratiques
7.2 – Processus d'achat –

Commande d'achat et acompte

Réception et facture

Règlement facture

Acomptes de vente - Concept
Paramétrage
des conditions Création de la Émission et Réception de
de paiement commande impression de l'acompte Facture
(GESTPT) (GESSOH) l'acompte (GESPAY) (GESSIH)
Paramètre Saisie de Paiement de Possibilité de

général l'acompte l'acompte en bloquer
(FUNSNS) cas l'expédition si
d'échéance à acompte non
VP LOKORD Commande bloquée régler avant la reçu
si acompte non reçu facture (GESSDH)
(GESPAY)

Société
Site Clients Articles Tarif de ventes
Et
VP
Commande Saisie des Livraison Validation Factures Validation Rapprochement

Destinations
(GESSOH) acomptes (GESSDH) des (GESSIH) des factures Factures facture (GESPAY)
(GESSOH) expéditions (FUNCFMINV) validées
(FUNCFMDLV) (GESSIH) + règlement
Gestion des de l'acompte
acomptes (s'il y en a un)
Liste des (FUNSNS) Liste des factures
commandes (CONSCSI)
(CONSCSO) Liste des expéditions
(CONSCSD)
Émission des acomptes Règlement de l'acompte

(FUNEMIINS) selon la date d'échéance
(GESPAY)

Options Echéance
> Acomptes s
  Acompte (Si facture état = A confirmer) :
  Retenue   Acompte
Destinations
Clients Commandes VP   RetenueFactures
Livraisons
de paiement
/
Contôle
livraison
Exemple :
 Acompte
Acompte = 30 %
 Retenue
Échéance = 60%
(Émission
Retenue = 10 %
)
Gestion Émission Destinations VP LOKORD Commande bloqué

acomptes acomptes si acompte non reçu

Émettre un acompte

Acomptes
Q&A
Est-il possible de bloquer une réception si l'acompte de la commande

d'achat n'a pas été réglé ? Pourquoi ?
Quelles sont les étapes du flux d'achat (commande, réception, contrôle

facture) qui vous permettent de gérer le règlement d'un acompte ?
J'ai créé une facture d'achat qui contient un règlement de type

"Échéance". Je ne parviens pas à la visualiser dans la fonction de
règlement. Pourquoi ?

Acomptes
Conclusion
Vous êtes désormais capable de paramétrer et traiter les acomptes dans

un flux d'achat.
Vous maîtrisez les conditions de paiement et vous êtes capable de les associer à un
fournisseur et de les gérer jusqu'à l'étape du règlement.
Vous connaissez également les différences entre des acomptes d'achat

et de vente ...

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Paramétrage APC
Programme
Objectifs
Introduction
Paramétrage
Q&A / Conclusion

Paramétrage APC
Objectifs
L'objectif de cette séquence est de comprendre le concept de frais d'approche et de coûts d'achat avancés.
Nous verrons ensuite les nouveaux paramètres requis pour mettre en

oeuvre l'APC.
- Natures de coût,
- Coûts,
- Méthodes de frais d'approche (soit le coefficient de frais d'approche
soit la structure de coûts),
Nous examinerons ensuite leurs impacts sur les données déjà existantes
:
- Taux de taxes,
- Articles-catégories,
- Articles,
-Articles-sites,
- Incoterms,
- Fournisseurs.
Paramétrage APC
Introduction
Le champ d'action des frais d'approche recouvre à l'origine trois aspects :
APC
Obtenir le • Obtenir le
produit au produit au
bon endroit juste prix
Obtenir le produit
au bon moment
Toutefois, uniquement le calcul des coûts sera livré en V7. C'est la raison pour laquelle
cette partie a été renommée "APC" (Gestion avancée des coûts d'achats).
Portée de l'évolution en V7
La livraison du calcul des coûts intègre des fonctions supplémentaires au module Achat.

Paramétrage APC
Introduction
Principaux champs APC en ligne de commande
Montant de la ligne HT Coût stock Coût d'achat Coût réel

/ Prix net (valorisation) (Planifié) (Suivi)
110 € 110 €
100 € 124 €
110 € 120 €
Suivi des coûts (consultations, états, …)

Paramétrage APC
Introduction
3 étapes de gestion
1 2 3
Processus Suivi des
Paramètres d'achat coûts
Taux de taxes commande achat
Natures de coûts (GESPOH)
Structures de
Structure de coûts Contrat (GESPOC) Consultations
Articles Réception
Consultation écran
(GESPTH)
Articles - Sites
Incoterms facture achat
États (PURFCS)
Fournisseurs (GESPIH)
Demo
Paramétrage APC
Introduction
2 méthodes de calcul
Frais d'approche
Coef
Éléments Facture
Mt ligne HT ou de facturation d'achat Coût d'achat
d'achat complémentaire
Structure de coût
 Nouveau coût

Paramétrage APC
Introduction
Méthode de coefficient de frais

d'approche (LC)(globale)
Mt ligne HT Frais d'approche Éléments de Facture

Coût d'achat
Coef d'achat complémentaire
Par exemple :
Article ... LC = 1.1 ; FCU = 1$
Commande
Achat = 10 UN * 100$
Coef. LC
Réception Consultati Coût d'achat =
+
on + (10 UN * 100$) * 1.1
Coût + 10 UN * 1$
Facture
fixe/unité = 1110$
Paramétrage APC
Introduction
Méthode de structure de coût

(détaillée)
Structure de coûts Éléments de Facture

Mt ligne HT Coût d'achat
 Nouveau coût d'achat complémentaire
Structure de coûts
Article ... Commande d'approche 1
100d'approche
£ 2
Réception Consultati
Structure de 1 £d'approche
/ UN
on 3
coûts
Facture 5£ tous les 10
kg
Paramétrage APC
Introduction
Méthode de structure de coût

(détaillée)
Par exemple :
Achat = 10 UN * 100£
Structure de coûts
d'approche 1 d'approche 3 Coût d'achat = 10 UN *

1 £ / UN 3% du prix net 100£
+ Coût1 = 1£ * 10 UN = 10£
+ Coût2 = 100£
d'approche 2 + Coût3 = 1000£ * 0,03 UN = 30£
100£ = 1140£

Paramétrage APC - Introduction
Facture complémentaire appliquée à la
commande et ajouts ou adaptations de coûts
manuels
Tronc commun Commande Réception Facture
Facture complémentaire Ajouter un nouveau coût

direct de façon manuelle
- <montant>
- Coût 12
 Nouveau coût
Ligne de commande n° 1 Ligne de réception n° 1 Ligne de facture n° 1

Élément 1
Coûts directs:
Structure de coûts Coûts directs: Coûts directs: - Coût 10 réception
- Coût 10 (direct) - Coût 10 estimé - Coût 10 réception - Coût 11 réception
- Coût 11 (direct) - Coût 11 estimé - Coût 11 réception - Coût 12 réception
Coûts non détaillés
- Type fac. complé. Coûts non détaillés Coûts non détaillés
- Type fac. complé. - Type fac. complé.
- Coût 12
Élément 2 Ligne de commande n° 2 Ligne de réception n° 2 Ligne de facture n° 2
- Coefficient LC Coûts non détaillés Coûts non détaillés

Coûts non détaillés - Type LC
- Type LC
- Type LC - Type fac. complé.
- Type fac. complé.
Coûts non détaillés
- Type fac. complé.

Paramétrage APC - Paramétrage
Natures de coût
Développement > Données et paramètres > Tables > Menus locaux -
Messages (TXT - 2276)
Les natures de coût définissent les types de coût. Nature de coût 'emballage'
Ils sont considérés en coût et Inconterm.
2
Natures Structures Structures de
1 Incoterms Achat
de coûts de coût

Taux de taxe
Données de base > Tables communes > Taux de taxe (GESTVT)
Chaque taux peut être associé à un % déductible.
Par exemple :
Montant de coût - taxe = 1,000€
Taux de taxe = 15%
Montant de taxe = 150€
Si % déductible :
= 100%  Coût = 1,000€
= 50%  Coût = 1,075€
= 0%  Coût = 1,150€

Paramétrage APC -
Coûts
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS)
Les coûts permettent de déterminer le comportement du coût.

VP SALDSPVOU: Pour définir l'unité de volume de référence appliquée aux documents.
SALDSPWEU: Pour définir l'unité de poids de référence appliquée aux documents.
Nature de coût
Valorisation
Type de des stocks
cours devise Coût Coût
stock Achat
  
  
Méthode calcul Analytique

coût
Coûts
Calcul de coût direct : Pourcentage du prix net
Le pourcentage est ajouté au prix net de la ligne de document.

Ex :
3,75 % du prix net ; prix net = 100£
Montant coût = 3.75£
(Structure de coûts)
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
3,7500

Coûts
Calcul de coût direct : Forfait
Le montant est ajouté quelque soit les critères.

Ex:
Le coût est de 42 £, peu importe la quantité, le volume, le poids…
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
42,0000 GBP

Coûts
Calcul de coût direct : Montant unitaire
Le montant est ajouté à chaque quantité n d'une unité.

Ex: 10,23 £ par kg (la quantité est toujours 1, base : poids, unité : KG)
Ex: 20 $ par paquet (la quantité est toujours 1, base : Quantité, unité : UC)
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
10,2300 GBP 1 Poids. KG
20,0000 USD 1 Quantité UC.

Coûts
Calcul de coût direct : Montant par tranche/supérieure

Un forfait est appliqué systématiquement en fonction de Supéri 50 100 150 200 250
eure
L’intervalle.  5 5
10 10 15
5 10 10
Ex: 5 yuan par 100 litres (base : volume)  0 5
1 100 101 200 201 300
Si vous achetez 140 litres, vous obtenez un coût de 5 yuans
sauf si vous cochez 'Supérieure' : vous obtenez un coût de
100 L 100 L 100 L
10 yuans.
5 CNY 5 CNY 5 CNY
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
5,0000 CNY 100 Volume L

Coûts
Calcul de coût direct : Montant par tranche/supérieure
Unité de Conversion
mesure. d'unités
(GESTUN) (GESTCO)
Litre (L)
Type d'unité = Volume
Première Unité 1 = Seconde Unité 2 Intitulé

quantité quantité
1,000000 L = 0,001000 M3 L-M3

Coûts
Calcul de coût direct : Barème / par montant : CA STCB: Nombre maximum

lignes de barème
Nous définissons la devise, la base et l'unité qui sont affichées dans le barème.
Ex : nous créons un barème de 1 à 1000kg, un prix de 26€ avec 1001 à 2000kg, un prix
de 25€, en cas de commande de1200 kg de blé à 1€ le kg
- Si le barème est par montant : nous appliquons 25€ soit 1200€+25€=1225€ de coût
d'achat et 1,02€ de coût d'achat par unité (1225€/1200kg=1,02€ par kg)
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
EUR Poids. KG Pop-up

Coûts
Calcul de coût direct : Barème unitaire :

Nous définissons la devise, la base et l'unité qui sont affichées dans le barème.
Ex : nous créons un barème de 1 à 1000kg, un prix de 26€ avec 1001 à 2000kg, un prix
de 25€, en cas de commande de1200 kg de blé à 1€ le kg
- Si le barème est unitaire : nous appliquons 25€ soit 1200kg*25€=30000€ puis
1200€+30000€=31200€ de coût d'achat et 26€ de coût d'achat par unité
(31200€/1200kg=26€ par kg)
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
EUR Poids. KG Pop-up

Coûts
Calcul de coût direct : Barème : Par montant ou par unité
Tranche Tranche Valeur La valeur est-

inférieure supérieure
elle exprimée
1 KG 1000 KG 26 €
en montant
1001 KG 2000 KG 25 € ou unité ?
Par montant Article Unité Quantité Prix Par unité

unitaire
Blé KG 1200 1€
Coût d'achat =
Coût d'achat =
1200€+(1200KG*25€
1200€+25€=1225€
/KG)=31200€
Achat Coût/unité =
Achat Coût/unité =
1225€/1200kg=1,02
31200€/1200kg=26
€/kg
€/kg
Coûts
Calcul de coût direct : Montant pondéré

Permet pondérer un montant.
Ex: Chargement ou déchargement pour calculer le coût d'une unité d'article.
Le coût est de 100€ par unité pour charger un article. Nous supposons que la productivité
des employés (% pondération) est de 90 %. Bien que le coût soit de 100€ par unité, cela
coûtera plus …
Nous appliquons : Quantité x Valeur / (% pondération/100) et obtenir : 1 x 100 / (90/100) =
111,11€
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
100 EUR 1 Quantité UN 90

Pourcentage

Coûts
Calcul de coût direct : Formule
Formules (GESTFO)
Utiliser l'article, le fournisseur, la table contextuelle pour Code : AFG
configurer une formule
Type formule : Structure de coûts
-> ITM, ITP, POQ, POP, POH, POC, BPS , PPK
Formule: ([F:ITP]STCNUM = “TOTO”
supérieu
Pondération
Tranche
% Prix
Horaires
Quantité
Formule
Tranche
Devise
Valeur
Unité
Base
net
re
%
AFG

Structure des coûts
Données de base > Tables logistiques > Structure des coûts (GESSTC)
La structure de coûts est un regroupement de coûts avec leurs valeurs (en fonction du
mode de calcul du coût).
Elle peut être liée à la catégorie-article, à l'article et à l'article-fournisseur.
CA STCL : Nombre maximum de lignes de coût

par structure de coût
STCW : Nb maximum de lignes de barème
par structure de coût

Codes de regroupement
Les codes de regroupement permettent de regrouper les coûts par affinité par exemple
camion, bateau, ou autre.
On obtient ainsi une analyse des coûts plus pertinente.
Lieu où le code Commandes Réceptions
regroupement
(GPGCODE) est ajouté
Ajouté comme nouveau Onglet Gestion/ bloc Complément
champ transport GESPOH GESPTH
Ajouté comme filtre État PURFCS
Ajouté comme filtre et Consultation commande Consultation réceptions
colonne CONSCPO CONSCPR
Ajouté comme Transaction
paramètre commandes
GESPTC
Paramétrage APC
Cas pratiques
Cadre BMX Esteban 18.5” Payé par vendeur
Payé par acheteur
FR011
Comptech
 Emballage anti-chocs (COST001)

1 € par unité …
FR012
 Chargement cadres (nouveau coût COST050) Fabtech
De 0 à 100 unités = 1 € par unité
De 101 à 500 unités = 0,8 € par unité 
Au-delà de 500 unités = 0,7 € par unité 
 Transport principal (COST021)
De Matosinhos (Porto) à Nantes = 1 600 € 
De Matosinhos à Courbevoie (Paris) = 1800 €
 Déchargement (COST007) 
70 € pour 100 unités
 Assurance (COST010) 
Inès
0,4 € par unité Ciclos

Paramétrage APC
Cas pratiques
8.1 – Paramètres des coûts

Articles
Valeurs héritées :
Frais d'approche ; Coût fixe unitaire

Structure de coûts
4
Article > onglet Fournisseurs >
Frais d'approche-site
bouton Frais d'approche-site
(GESITM)
Structure de coûts
3
Article > onglet Fournisseurs
(GESITM)
Structure de coûts
2
Article > onglet Fournisseurs
(GESITM)

Structure de coûts
1
(GESITG)

Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM) > onglet Fournisseurs
Les frais d'approche (coeff. frais d'app. & coût fixe unitaire ; structure coût) sont gérés au
niveau Article/Fournisseur/Site.
onglet Fournisseur
 Fiche article
 Site

Articles
Fourniss
Article Site
eur
Frais
d'approc Prague
he 1 site
Barcelone
site
Frais
d'approc
he 2
Fournisseu
r portugais

Types de suggestion
Fourniss
Article Site
eur
Frais
d'approc Prague
he 1 site
Frais
d'approc
he 2
Fournisseu
r italien
Fournisseu
r portugais

Incoterms
Données de base > Tables logistiques > Incoterms (GESICT)
Le terme de fret (Incoterm) établit qui doit payer la nature de coût. Cela peut être :
- Ni l'acheteur ni le vendeur,
- Vendeur,
- Acheteur,
- Acheteur et vendeur.
Il est lié au fournisseur et il est donc chargé par défaut sur le document d'achat.

Incoterms
Valeurs héritées par défaut :

Commande d'achat
Fournisseur Fournisseur
Incoterm Incoterm
Article 1 Article 1
'Structure de coûts' 'Structure de coûts'
Frais d'approche Frais d'approche
Article 2 Article 2
'Frais app. + coût fixe 'Frais app. + coût fixe
unit.' unit.'
Frais d'approche Frais d'approche

Incoterms
Natures de Structure de
Structures de Incoterms Commande
coûts coûts
(GESFCS) (GESICT) (GESPOH)
(TXT-2276) (GESSTC) 1 UN
Emballag
e anti- Emballag
Emballage anti- EXW
chocs = Montant chocs = e anti-
Emballage =
unitaire 30€
Vendeur chocs = 0€
Chargement Chargem Chargement Chargem
standard = Montant ent = Acheteur ent
unitaire
standard standard
= 45€ = 45€
260
Fournisseurs
Valeurs héritées par défaut :

Paramétrage APC
Cas pratiques
8.2 – Paramètres article et fournisseur

Paramétrage APC
Q&A
A quoi sert une nature de coût ?

Laquelle des deux méthodes de calcul APC recommanderiez-vous,
même s'il s'agit d'un utilisateur final avec des exigences de base ?
Pourquoi ?
Pourquoi les taux de taxes font-ils partie des paramètres APC ?
Quelles raisons peuvent expliquer un écart entre 'Coût de stock' et 'Coût
d'achat' ?
Les Incoterms ont-ils un impact sur les lignes gérées en frais d'approche
(méthode globale) ?
Quel est l'intérêt du code de regroupement ?
Combien existe-t-il de niveaux hiérarchiques de frais d'approche ?
Nommez-les et expliquez-les.
Paramétrage APC
Conclusion
Vous comprenez désormais le concept de Frais d'approche et d'APC .
Vous savez traiter les paramètres requis, gérer vos APC au quotidien et
superviser le suivi des coûts pour comprendre les écarts entre coûts
planifiés et coûts réels.

Introduction
Paramétrage
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Paramétrage
Flux,
d'offre Acomptes
Consultations & APC

Flux & Analyse APC
Programme
Objectifs
Flux
Suivi des coûts
Q&A / Conclusion

Flux & Analyse APC
Objectifs
Le but de cette séquence est de s'entraîner à la gestion de coûts d'achats avancés (APC)
en flux d'achat standard (POH, PTH, PIH).
Nous allons voir comment :

- Faire une requête sur les coûts planifiés à partir de la fonction Coût de la ligne (qui
contient les données standard comme le Coût d'achat, Coût de stock, les Charges
directes, Charges non détaillées),
- Exécuter et ajuster les Détails de la structure de coût pour une ligne gérée en
structure de coût,
- Distribuer une facture complémentaire sur les lignes de document d'achat avec ou sans
prise ne compte de la planification du coût (option Nouveau coût )…
- Suivre les coûts en utilisant les Consultations , Écrans de consultation, l'état

PURFCS et la Traçabilité de pièces.
Flux & Analyse APC - Flux
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > …
Intitulé champ Commandes Réceptions Factures/avoirs

(GESPTC) (GESPTR) (GESPTF)
En-tête Onglet coût Affiché/masqué Affiché/masqué Affiché/masqué
Incoterm Saisi/affiché/mas (codé en dur dans Saisi/affiché/masq
qué l'écran 'Info. ué
douanières')
Code Regroupement Saisi/affiché/mas  
qué
Lignes Coef. frais app. Saisi/affiché/mas Saisi/affiché/masq Affiché/masqué
qué ué
Structure de coûts Affiché/masqué Affiché/masqué Affiché/masqué
Coût d'achat Affiché/masqué Affiché/masqué Affiché/masqué
Coût stock Affiché/masqué Saisi/affiché/masq Affiché/masqué
ué
Affiché/masqué  
Coût d'achat réel
Poids. Saisi/affiché/mas Saisi/affiché/masq 
qué ué
Volume Saisi/affiché/mas Saisi/affiché/masq 
Sage X3 Formation Négoce Partie 2 qué ué 268
Commandes d'achat
Nouveaux champs sur ligne de document CA STCDW

Nb maximum de lignes de coût par document
Coût d'achat
ESTIME
VALORISATIO
N STOCK
Coût d'achat
REEL

Flux & Analyse APC - Flux VP NODVATSTO : Pour inclure ou ne pas
Commandes d'achat - inclure la taxe non déductible dans le
calcul du coût d'achat et de stock
Formule de calcul des coûts STCPTH : Pour définir si le coût de la ligne

de commande doit être distribué selon le
prorata ou selon un calcul de réception
Achats > Commandes > Commandes (GESPOH) partielle.
Coef. frais app. &

Structure de coûts
coût fixe unitaire
Montant ligne (HT) x coefficient frais d'approche Montant ligne (HT)
+ coût fixe unitaire x qté unité achat + total des
éléments de facturation de la ligne + total coûts de la structure
+ total taxe non déductible + total éléments de facturation
Coût achat ligne
+ total taxe non déductible ligne
Coût d'achat
Coût d'achat/quantité UV
unitaire
Montant ligne (HT) x coefficient frais d'approche Montant ligne (HT)

+ coût fixe unitaire x qté unité achat + total des + total coût valorisé de la structureselon case
éléments de facturation valorisés de la ligne Valorisation stock
Coût stock + total ligne taxe non déductible + total éléments facturation valorisés de la ligne
en fonction du paramètre NODVATSTO + total ligne taxe non déductible
en fonction du paramètre NODVATSTO

Coût stock unitaire
Coût stock/Quantité UV
Commandes d'achat
Actions > Structure de coût détaillée (si gérée)

Commandes d'achat
Actions > Coût de ligne (officiellement 'Détails valorisation')

Commandes d'achat
Prévision
Prévision
Peut être Frais d'approche, Facture
Type = complémentaire ou Élément de

Frais d'approche facturation

Commandes d'achat - Onglet Coût
+
-
=

Flux & Analyse APC
Cas pratiques
9.1 – Commande d'achat
9.2 – Coût non prévu
9.3 – Facture complémentaire
9.4 – Réception & Facture
9.1 – Analyse

Réceptions
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH)
Même comportement que pour la commande d'achat.

Il est possible de compléter et modifier les coûts.
Intitulé champ Réceptions

(GESPTR)
En-tête Onglet coût Affiché/masqué
Incoterm (codé en dur dans
l'écran 'Info.
douanières')
Code Regroupement 
Lignes Coef. frais app. Saisi/affiché/masq
ué
Structure de coûts Affiché/masqué
Coût d'achat Affiché/masqué
Coût stock Saisi/affiché/masq
ué

Coût d'achat réel
Poids. Saisi/affiché/masq
ué
Volume Saisi/affiché/masq
ué
Factures d'achat
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH)
Même comportement que pour la commande d'achat. VP PIHCPR : Pour inclure ou

non le coefficient de frais
Il est possible de compléter et modifier les coûts. d'approche/coût fixe
unitaire dans le calcul des
coûts d'achat et stock.
Intitulé champ Factures/avoirs

(GESPTF)
En-tête Onglet coût Affiché/masqué
Incoterm Saisi/affiché/masqu
é
Code Regroupement 
Lignes Coef. frais app. Affiché/masqué
Structure de coûts Affiché/masqué
Coût d'achat Affiché/masqué
Coût stock Affiché/masqué

Coût d'achat réel
Poids. 
Volume 

Factures d'achat
Factures complémentaires
Facture complémentaire
(GESPIH)
 Nouveau coût
Coût
Commande Réception Facture

d'achat d'achat complémentaire

Factures d'achat
Coût ligne
Vue pop-up
Achats > Factures > Contrôle facture (GESPOH) Transaction de
stock
Rapprochement des coûts entre la facture complémentaire et les coûts de la ligne de

commande d'achat :
Facture complémentaire
 Nouveau Montant : <…>  Nouveau
coût Répartition : <...>
Coût coût
Coût : <…>
Commande d'achat ligne
Rapprochement coûts (dans structure coûts)
Coût non détaillé (type Facture

*
(Donc)
complémentaire)
 Màj Coût stock/ Coût achat
Màj Coût réel
(Réception)
Transaction de stock Cumulé en Valeur du mouvement
* Exécuter Gestion de requête pour mettre à jour la charge de stock !

Factures d'achat

Ligne 1
complémentaire
10 UN * 100 € 1000 € Description coûts directs Calculé Ajusté
Structure de  Chargement standard 5€ 5€
coûts
Transport intérieur 20 € 20 €
Montant : 100 €
Coef. app. + 
Coût fixe ____!
unitaire Charges non détaillées Répartition :
50 €
Facture complémentaire 50 €
Coût 1025 € Prorata qté
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2
Coût
réel
Structure de 
coûts Coût :
Coef. app. +  3,2 € / UN
Coût fixe ____!
unitaire Charges non détaillées
50 €
€
2032 Frais d'approche 32 €
Coût Facture complémentaire 50 €
d'achat
Coût
280
Factures d'achat

Ligne 1
complémentaire
coûts
Transport intérieur 20 € 20 €€
50
Montant : 100 €
Coef. app. + 
Coût fixe 1055 €
Charges non détaillées
unitaire Répartition :
50 €
1025 € Prorata qté
Coût
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2
Coût
réel
coûts Coût : Transport
50
Coef. app. + 
2056 €
intérieur
Coût fixe Charges non détaillées
unitaire
50 €
2031 €
Coût
d'achat
Coût
281
Factures d'achat

Ligne 1
complémentaire
coûts
100
Montant : 100 €
Coef. app. + 
Coût fixe 1105 €
Charges non détaillées
€
100 €
Coût 1025 Prorata qté
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2
Coût
réel
Coef. app. +  intérieur
unitaire
2006 €
Coût
d'achat
Coût
282
Factures d'achat

Ligne 1
complémentaire
coûts
100
Montant : 100 €
Coef. app. + 
1105 €
€
100 €
Coût 1025 Prorata qté
d'achat
 Nouveau coût
Ligne 2
Coût
réel
Structure de 
Coef. app. +  3,2 € / UN intérieur
unitaire
Frais d'approche 32 €
2032 €
Coût
d'achat
Coût
283
Données APC en flux d'achat
Commande Réception Contrôle factures

d'achat (Stockeur) (avant validation)
(Acheteur)
Le coût réel est-il visible ?   
État PURFCS basé sur :   
Des données spécifiques  
Quand les frais d'approche sont   
gérés, peut-on modifier le coefficient

d'approche et le coût fixe unitaire ?
Quand la structure de coût est   
gérée, peut-on voir (fonction Coût

de ligne) et modifier (Structure de
coût détaillée) les coûts direct ?
Peut-on visualiser les charges non   
détaillées
Achats de
/ doc. réf. : type facture complémentaire ?
Flux & Analyse APC
Cas pratiques
9.1 – Commande d'achat
9.2 – Coût non prévu
9.3 – Facture complémentaire
9.4 – Réception & Facture
9.1 – Analyse

Flux & Analyse APC - Suivi des coûts
Outils disponibles
Consultations Consultation écran (GESGTC)

– Commandes (CONSCPO)
– Lignes de commande (CONSCPP)
– Commandes par période
(FUNGRHPO)
État PURFCS
– Réceptions (CONSCPR)
– A partir des états (AIMP)
– Lignes de réception (CONSCPS)
– A partir des réceptions (GESPTH)
– Réceptions par période
– A partir des coûts (GESFCS)
(FUNGRHPR)
– Factures (CONSCPI)
– Lignes de facture (CONSCPJ)
– A partir du document
– A partir de la ligne de document
Statut ligne
Achats > Réceptions > Réceptions (GESPTH)

Coûts d'achat état PURFCS
Achats > Réceptions (GESPTH2) > Impression > Fiche
Données de base > Tables logistiques > Coûts (GESFCS) > Impression
> Fiche

Detail

Consultations
Achats > Consultations > …

Flux & Analyse APC
Cas pratiques
9.1 – Analyse

Flux & Analyse APC
Q&A
Ma ligne de commande d'achat n'inclut pas la fonction 'Détail structure de

coût'. Pourquoi ?
Ma ligne de commande d'achat n'inclut pas la fonction 'Coût de ligne'.
Pourquoi ?
Dans la fonction 'Coût de ligne', pouvez-vous expliquer pourquoi les
charges non détaillées de type 'Facture complémentaire' ou 'Élément de
facturation' ne remontent pas jusqu'au coût d'achat ?
Peut-on ajuster un 'Détail de structure de coût' en ligne de facture d'achat
?
Expliquez le comportement de l'option 'Nouveau coût' de la facture
complémentaire.
Est-ce que l'état PURFCS fonctionne avec les méthodes (globale) des
lignes de document en 'Frais d'approche' ? Pourquoi ?
Quel document d'achat affiche le 'Coût réel' ?
Conclusion
Vous êtes désormais capable de gérer les coûts

d'achat avancés (APC) d'un flux d'achat et de faire
un suivi des coûts.

Introduction
Fondamentaux
& Paramétrage
commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Fondamentaux d'achat & appels rapprochement
Acomptes
Consultations & APC

Sous-traitance
Programme
Objectifs
Introduction
Paramétrage
Flux
Coûts
Q&A / Conclusion
Sous-traitance
Objectifs
L'objectif de cette séquence est d'être en mesure de mettre

en œuvre le flux de sous-traitance à partir du module achat.
Vous allez comprendre le flux ainsi que les différentes
étapes pour y parvenir.
Vous serez en mesure de décider quels flux de sous-

traitance utiliser : celui utilisé et paramétré dans le module
Production ou celui du module Achat.

Sous-traitance
Introduction
Besoins
Le module Achat doit être présent.
Le type de catégorie sous-traitance/service doit être défini.
Le type produit/catégorie doit être défini.
Au moins une nomenclature de sous-traitance de remplacement doit être
présente.
Les paramètres généraux doivent être revus.
Limites
Chaque commande de sous-traitance est reliée à un sous-traitant unique.
Une commande de sous-traitance gère un service unique.
Une ligne de commande d'achat est rattachée à un couple service- sous-
traitant unique. Toutefois, il est possible d'avoir plusieurs sous-traitants pour
le même service.
Pas de gestion de la contremarque avec un contrat de sous-traitance.
Sous-traitance
Introduction
L'objectif de cette fonction est de gérer les ordres de sous-traitance fermes

et prévus (équivalent à un OF).
Il permet la génération d'un ordre de sous-traitance par déclinaison des

nomenclatures de sous-traitance.
Les ordres de de sous-traitance peuvent être créés manuellement ou de

façon automatique à la suite d'une exigence (PDP, réapprovisionnement
hors MRP...).
Les ordres peuvent être inter-sites ou inter-sociétés.
Les ordres permettent le calcul des coûts.

Un nouveau type d'ordre (EO - External Order) s'affiche dans la gestion de
l'encours.
Sous-traitance - Introduction
Flux métier
Sous-traitance
Cycle de
planification 3
1
Commande Consommation Exécution Calcul
sous-traitance sous-traitance /Solde coût réel
Automatique
Commande achat 2
service 5
Réception
Achats
Composants Contrôle factures

produit sous-traité
fournis par
POH
sous-traitant
4
Composants à
Logistiqu
fournir au
e
sous-traitant
Expédition POH

Sous-traitance - Paramétrage
CA
VP
Codes activités (GESADP) Catégorie article (GESITG) Produit Nomenclature de Nomenclature

Paramètres généraux ( Pour les Pour les remplacement de sous-traitance
ADPVAL) composants composants
et services et services
sous-traités sous-traités
Types emplacements Emplacements Transaction de saisie de réception

Fournisseurs (GESBPS) (GESTLO) (GESLOC)
Clients (GESBPC)

Paramétrage
Paramètres généraux Tronc Commun :

 ACH - MOE, COS  Emplacements
 TC - COS Affectation emplacement  Coûts
 TC - COS sous-traitant sur le fournisseur ou le client
Les paramètres généraux concernent les fonctionnalités Tiers Affectation emplacement sur des éléments,
mais également les coûts de sous-traitance  Fournisseur des coûts standard, des coûts actualisés
 Client
Affectation emplacement sur des éléments
Données article
 Catégories
 Articles
Prix entre éléments  Articles-Sites
et sous-traitants
Prix d'achat
Création de nomenclatures, composants, services….
Données du flux d'achat
Données du flux de sous-traitance Transactions de réception

Données du flux logistique
Alternatives de sous-traitance
Nomenclature de sous-traitance
Catégories articles - Règles d'émission
Consommations de composants à envoyer
Données de base > Produits > Catégories articles (GESITG)
Emplacement Emplacement
société(s) sous-traitance
Expédition de sous-traitance
Règle de sortie de stock
Réapprovisionnement
sous-traitance
Règle de sortie de stock

(consommation)
- Règle d'affectation et de sortie > Filtre emplacement = Emplacement local

- Le Fournisseur > onglet Commerciales > Emplacement
Catégories articles - Flux & catégories
Champ Composant à Composant Services de Article

envoyer fourni sous-traitance sous-traité
Gestion des stocks  Géré (stock)  Non géré  Géré

(stock)
Types de Service   
catégories
Fantôme   
Outils   
Générique   
Types de flux Acheté   

Vendu   
Fabriqué   
Livré   
Sous-traitance   
Types d'emplacement / Emplacements
Données de base > Tables articles > Types emplacement GESTLO)
Données de base > Tables articles > Emplacements (GESLOC)
Obligation de déclarer l'emplacement de sous-traitance pour les mouvements de stock :
Catégorie emplacement
 Interne
 Quai - En attente de
stockage
 Client
 Sous-traitance

Fournisseurs et clients
Données de base > Tiers > Clients (GESBPC)
S'il est nécessaire d'expédier les marchandises au fournisseur par le

biais d'une expédition, il devient alors nécessaire de paramétrer le tiers
en tant client.
Fournisseur Client
Onglet « Clients
Onglet Commerciales
livrés » :
Emplacement
Emplacement
sous-traitance
Consommations de «
Transferts sous traitants Retours sous-traitants Livraison ventes
Composants à envoyer
(GESSST) (GESSTR) (GESSDH)
» (GESITG)

Transaction de saisie des ordres de sous-
traitance
Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Ordres de sous-traitance (GESPTE)
Transaction réservés à la génération automatique : Sert à définir les

transactions de saisie disponibles dans les fonctions suivantes :
- Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Planning global (GESMGL)
> onglet Paramètres > Transaction EO automatique,
- Paramétrage > Achats > Transactions de saisie > Plan de travail (GESMGL)
> onglet Paramètres > Transaction EO automatique,
Statut autorisé : Quels sont les statuts autorisés pour les ordres de sous-
traitance créés ? 3 valeurs possibles: Planifié, Ferme et Par sélection (à
sélectionner).
Méthode d'affectation : Trois options : Manuelle, Automatique (globale) ou
automatique (détaillée).
Documents : L'édition de l'ordre de sous-traitance (en création) est-elle
manuelle ou automatique ?
Alternatives de nomenclature
Données de base > Nomenclatures > Alternatives de nomenclature (GESTBO)
Avant de créer une nomenclature de sous-traitance, il est obligatoire de créer au moins une
alternative de nomenclature de type "Sous-traitance".
En fonction de l'utilisation du code de l'alternative de nomenclature, il est possible de gérer

:
- le calcul des coûts,
- le CBN,
- le PDP.
Alternative x Alternative y

Nomenclature de sous-traitance
Données de base > Nomenclatures > Nomenclature sous-traitance
(GESBODS)
Onglet Service
Onglet Matières

Nomenclatures de sous-traitance
Données de base > Nomenclatures > Nomenclature sous-traitance (GESBODS)
Gestion des rebuts :
%
Rebut
Quantité

Coût

Articles
Données de base > Articles > Articles (GESITM) > onglet Fournisseurs
Il est également possible de définir une alternative de sous-traitance et un délai de sous-

traitance par défaut.
Lors de la création d'un ordre de sous-traitance (GESSCO), ces valeurs seront chargés par
défaut.
Ces champs sont facultatifs.
Sous-traitance
Alt. sous-traitance
Délai sous-traitance

Sous-traitance
Cas pratique
BMS021 (BMS072)
FR012
Chambre à air de 20" -
Fabtech
Route
Catégorie = BMSOL
BMS025 (BMS073)
Pneus 20'' - Route
Catégorie = BMSOL
SUB001
BMS008 (BMS074) Roue vélo enfant - Route
Jante rayon 20" (sous-traitant) Catégorie = SUBCO
Catégorie = BMSOL
SER004
Assemblage roue sous-traitance FR060
Catégorie = SERVI Riders

Sous-traitance
Cas pratique
10.1 - Catégories articles, articles et stock
10.2 - Paramétrage tiers
10.3 - Nomenclature de sous-traitance

Sous-traitance
Flux
EO unique ST unique EO unique EO unique

ou allocation ou ou ou
de masse masse masse masse
EO EO Allocation État Commande Réception Solde/ Coûts

planifiée ferme stock d'achat fournisseur Exécution
Automatique

Sous-traitance - Flux
Ordre de sous-traitance
Achats > Sous-traitance > Ordres de sous-traitance (GESSCO)
POH

Ordre de sous-traitance - États
Lancement
Planification Lancement Solde

Suggérée Prévue Ferme Processus Soldé
physique
Statut de l'ordre
Édition Réception
dossier OA complète Coûts
sous- Prix de revient
En attente traitance Édité En cours Soldée
calculé
Situation service & suivi article lancé
Réception
OA Réception complète
En attente Commandée Reçue Soldée
État matière ligne "Fournie par le sous-traitant" & service & article lancé
Consommation sous-traitance Réception complète
En attente En cours Soldée
État matière ligne "A envoyer au sous-traitant"

Allocation/Allocation auto. et désallocation
Achats > Sous-traitance > Allocations automatiques (FUNTEOALL)
Achats > Contrat de sous-traitance > Automatique de-allocations (FUNTEODESA)
L'allocation de sous-traitance est toujours effectuée sur l'emplacement de sous-traitance.

Sinon, une rupture est créée.
Allocation

Ordre de sous-traitance - Solde et clôture
Service
Matières à & Article EO
envoyer au matières
tiers lancé soldé
fournies
par le tiers
Clôturé
Clôturé
Clôturé
Clôturé
Récepti
MSF EOF
on
allocation
En-cours

Gestion du stock
Expédition de type sous-traitance

flux de vente
Modèle de
2
Retours matières sous-traitance
Expédition de type sous-traitance

Modèle de
flux mixte
1
EMPLACEMENT EMPLACEMENT
INTERNE SOUS-TRAITANCE
2
Retours sous-traitance
Transferts sous-traitance
flux interne
Modèle de
2
Retours sous-traitance
Gestion du stock
Flux interne Flux de vente

+ +
- Gestion transporteur
- Ergonomie fondés sur le changement - Emballage
d'emplacement (facilité d'utilisation) - Gestion bon d'expédition
- Sous-traitance intersite
Vs - Règles de gestion des stocks spécifiques à
ce flux (expédition sous-traitance et réappro
sous-traitance)
- -
- Transaction commune avec les livraisons
- Règles de gestion des stocks partagés avec standard : attention en cas de gestion des
le flux intersite (mouvement interne) droits différents
Vs
- Nouvelles fonctionnalités à déployer
(douanes non gérée, formation des utilisateurs
finaux ...)

Significtion des abréviations
Flux Suggéré (S) Prévu (P) Ferme (F)
EOS EOP EOF

Produit sous-traité External External External
Order Suggested Order Planned (sous- Order Firm (sous-
(suggestions d'achat) traitance prévue) traitance ferme)
SCS SCP SCF
Service de sous-
traitance Dépendent de l'EOS Dépendent de l'EOP Dépendent de
l'EOP
MSS MSP MSF

Matière de sous-
traitance Dépendent de l'EOS Dépendent de l'EOP Dépendent de
l'EOF
Ces matières de sous-traitance sont uniquement générées pour les composants "à envoyer au
sous-traitant".

Exemple 1
Ordre de sous-traitance non commandé.

Délai service (5 jours)
Délai expédition (3 jours)
Délai d'achat / Délai de production = 3 jours
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa
Date Date
Date Date
début EOx réception
achat expédition
ST x délai (5 jours)
Délai expé. (3 jours)
Délai CAx/OFx (3 jours) MSx

Exemple 2
Ordre de de sous-traitance commandé

Sur la note d'accusé de réception de la commande d'achat, le fournisseur confirme un retard de 2 jours (+ 2 jours sur la
date de réception prévue) :
09
11 10
12 13
11 12
14 13
15 14
16 15
17 16
18 17
19 18
20 19
21 20
22
mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa mmaa
Date Date
Date Date
début EOx réception
achat livraison
ST x délai (5 jours)
Délai expé. (3 jours)
Délai CAx/OFx (3 jours) MSx

Sous-traitance & CBN
Événements liés à un ordre de sous-traitance
EOx
Commande
externe
(EO)
MSx STx

Sous-traitance & CBN
Exemple d'éclatement de nomenclature :

FG correspond à Finished Good (Produit Fini) ; SFG correspond à Semi-Finished Good
(Produit Semi-Fini) "à envoyer au sous-traitant".
Tbs1, Tbs2 & Tbs3 sont des composants “To be sent (à envoyer) au sous-traitant”
Sbs1 est un composant " Supplied by the subcontractor (fourni par le sous-traitant)"
SER est le service de sous-traitance
SOF
Niveau 1 FG
EOS
MSS MSS SCS

Composant
Niveau 2 SFG
EOS
SCT3
POS
SER
MSS MSS SCS

Composant Composant Composant
Niveau 3 Tbs1
POS
Tbs2
POS
Sbs1
SER

Sous-traitance - Coûts
Différents coûts
Contrôle de gestion > Calculs de coûts (MCICC) > …
Contrôle de gestion > Coût de sous-traitance > Calcul coûts prévisionnels sous-traitance
(CALSCOCOST)
Contrôle de gestion > Coût de sous-traitance > Calcul prix revient sous-traitance (FUNWIPSCO)
Coût Coût
Standard provisoire Coût réel
Coût matière Coût matière Coût matière

• Qté BOM d'articles "A envoyer' X coût article (standard, • Qté EO d'articles ‘A envoyer’ X coût article
révisé, budgété ou simulé) (VLTMATEXT ou VLTSEMEXT) • Qté suivie d'articles "A envoyer' X Valeur du
mouvement
Coût sous-traitance Coût sous-traitance Coût sous-traitance

• Liste tarifaire de "matières fournies par le sous-traitant" • Liste tarifaire/prix de commande de "matières fournies
• & liste des tarifs d'achat par le sous-traitant" • Prix de commande/Prix de facture de
• & liste de prix/prix de commande de service "matières fournies par le sous-traitant"
• & prix de commande/prix de facture du
service
Frais généraux Frais généraux Frais généraux

• Matière d'articles "à envoyer' : Frais généraux sortie • Matière d'articles "à envoyer' : Frais généraux sortie
EO EO • Matière d'articles “à envoyer' : Frais
• Composé : Frais Généraux réception fournisseur • Composé : Frais Généraux réception fournisseur généraux sortie EO
(colonne A,B,C ou D) (OVECOLSCO ) Composé : Frais Généraux réception
fournisseur (OVECOLSCO )

Sous-traitance - Contrôle de gestion
Consultations de coûts
Contrôle de gestion > Coût de sous-traitance (MCSCC) > …
Contrôle de gestion > Analyse des performances () > …
Coût de sous-traitance: Analyse des performances
Consultation coûts prévisionnels (GESSCCP) Comparaison des coûts (COMPCOUT)

Consultation en-cours sous-traitance (GESPWI) Impression comparatif coûts (COMPCOUTM)
Consultation prix revient (GESSCC)

Sous-traitance - Consultations & États
Achats > Consultations > Sous-traitance (MPCNF) > …
Allocations (CONSALLA) Commandes sous-traitance à Prix revient sous-traitance

Allocation en rupture passer (GPA018) (SCOCOST)
(CONSSHTA) Matières à servir sous- Liste ordres de sous-
Consommation sous-traitance traitance (GPA022) traitance (SCOHEAD)
(CONSSCM) Ordres sous-traitance soldés
(GPA024)
Ordres sous-traitance en
retard (GPA025)

Sous-traitance
Cas pratique
10.4 - Sous-traitance d'achat
10.5 - Commande d'achat
10.6 - Réapprovisionnement stock de

sous-traitance
10.7 - Réception partielle et consommation

matières
10.8 - Solde et clôture
10.9 - Contrôle de gestion

Sous-traitance
Q&A
Quelle est la règle d'allocation et de sortie pour un emplacement de

consommation de sous-traitance ?
Quels devraient être les rôles des sous-traitants (Tiers) ?
En sous-traitance, quel type d'emplacement devrait être créé ?
Un emplacement de sous-traitance devrait être lié à quelle fiche ?

Sous-traitance
Conclusion
Vous maitrisez désormais le flux d'achat de sous-traitance.

Vous savez désormais comment paramétrer :
- les caractéristiques de la sous-traitance article (sous-traité, composants
à envoyer, composants fournis par le sous-traitant et services),
- les rôles Tiers (fournisseur mais aussi client pour les produits à
envoyer),
- les emplacements de sous-traitance, alternatives et nomenclatures de
sous-traitance,
Mais aussi comment exécuter le flux :

- Créer un ordre de sous-traitance, envoyer les articles au fournisseur,
réceptionner l'article sous-traité, traiter le solde et la clôture de l'ordre de
sous-traitance …

Introduction
Fondamentaux
& Paramétrage
commandes Signatures Sous-traitance
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Règles de
Demandes d'achat
Fondamentaux & appels d'offre rapprochement
flux, Flux & Analyse
Acomptes
consultations & APC
entretien PPM Synthèse &

Règles de rapprochement
Programme
Objectifs
Introduction
Paramétrage
Flux
Consultations
Q&A / Conclusion
Règle de rapprochement
Objectifs
Le but de cette séquence est de vous faire comprendre la notion de

règles de rapprochement (également appelée Three Way Matching ).
Vous apprendrez à paramétrer les règles de rapprochement qui mettront

en lumière les écarts en terme de quantités, de dates et de montants
dans les trois principaux documents d'achat :
- Commande d'achats,
- Réception,
- Contrôle factures.
Ces contrôles peuvent être au choix des avertissements ou des

contrôles bloquants.
Objectifs
L'objectif des règles de rapprochement est de permettre à l'acheteur de contrôler les dates de
réception, les quantités et les écarts de montant entre la commande d'achat, la réception et la
facture d'achat.
Entre la commande d'achat et la réception :

-  Quantité : rupture / dépassement,
-  Date de réception : En avance / en retard.
Entre la réception et la facture d'achat :
-  Quantité : rupture / dépassement,
Entre la commande d'achat et la facture d'achat :
-  Coût unitaire : Commande contre facture,
-  Total final ligne : Commande contre facture,
Les écarts de quantités et de montant peuvent être exprimées en valeur et/ou pourcentage (les
deux peuvent être combinés).
En fonction du choix, l'acheteur pourra obtenir un avertissement ou un message bloquant.

Introduction
Commande d'achat Réception Contrôle factures

 Quantité : rupture / dépassement  Quantité : rupture / dépassement
 Date réception : En avance / En retard
 Coût unitaire commande contre Coût unitaire facture
 Total final ligne commande contre Total final ligne facture
Les valeurs (quantités, jours, montants) représentent des

seuils.
Les actions (avertissement et blocage) sont déclenchées
lorsque ces seuils sont dépassés.

Règles de rapprochement - Paramétrage
Règles de rapprochement Transactions de saisie réceptions Fournisseurs Articles

(GESMAT) (GESPTR) (GESBPS) (GESITM)
factures/avoirs
(GESPTF)

Réceptions
Paramétrage > Achat > Règles rapprochement (GESMAT) > onglet Réceptions
1 Quantités POH
2 Date réception POH
PTH PTH
(rupture / dépassement) En avance / En retard
Contrôle : Activer ou désactiver
Contrôle Activer ou désactiver
Pourcentage / Quantité : Expression
du contrôle Peut être :
Jours Exprimé en nombre de jours
- un pourcentage,
calendaires
- une quantité,
- les deux (le premier élément
Action Peut être un avertissement ou
répondant au critère déclenchera
un blocage (la réception ne peut pas
l'action).
être créée).
Action Peut être un avertissement ou
un blocage (la réception ne peut pas
être créée).

Règles de rapprochement : Factures
Paramétrage > Achat > Règles rapprochement (GESMAT) > onglet Factures
3 Seuil montant
Quantités PTH 4 Coût unitaire facture : POH 5
POH
PIH
(rupture / dépassement)
PIH
(Inférieur/Supérieur)
PIH commande ligne
(Inférieur/Supérieur)
Contrôle Activer ou Contrôle : Activer ou Contrôle Activer ou

désactiver désactiver désactiver
Pourcentage / Quantité : Pourcentage / montant : Pourcentage / montant :

Expression du contrôle Peut Expression du contrôle Peut Expression du contrôle Peut
être : être : être :
- un pourcentage, - un pourcentage, - un pourcentage,
- une quantité, - un montant, - Montant :
- les deux (le premier - les deux (le premier - les deux (le premier
élément répondant au critère élément répondant au critère élément répondant au critère
déclenchera l'action). déclenchera l'action). déclenchera l'action).
Action Peut être un Action Peut être un Action Peut être un

avertissement ou un blocage avertissement ou un blocage avertissement ou un blocage

Règles de rapprochement : Factures
Coût unitaire facture contre Total final ligne facture
Paramétrage > Achat > Règles de rapprochement (GESMAT) > onglet Factures
Commande d'achat Réception Facture d'achat
4
Prix net Prix net
5
Quantité x Prix net
Quantité x Prix net

Paramétrage > Achat > Transaction de saisie > Réceptions (GESPTR)
Paramétrage > Achat > Transaction de saisie > Factures/Avoirs (GESPTF)
Un champ d'état des réceptions peut être affiché sur les réceptions
et les factures.
Les valeurs possibles sont les suivantes :
En-tête transaction de saisie Contrôle réception / facture
 Statut three-way match/résultats Bouton Résultats rapprochement

(afin d'activer le bouton…)
Lignes transaction de saisie Contrôle réception / facture
Colonne Résultats rapprochement
Saisi/affiché/masqué

Règles de rapprochement -
Priorité code
Données de base > Articles > Articles (GESBPS) > …
Articles > Onglet Fournisseurs >

Articles > Onglet Appro >

Fournisseurs > Onglet Gestion

> Règles de rapprochement

Cas pratique

Date réception : en avance/en retard

< + 2 jours : Attention !
> + 2 jours Bloquant !
Total final ligne commande contre Total final ligne facture

< + 5% : Bloquant !
> + 5% : Bloquant !

Cas pratique
11.1 - Paramétrage des règles de

rapprochement

Règles de rapprochement - Flux
Fenêtre des résultats rapprochement : trois blocs
Paramétrage > Achat > Réceptions > Réceptions (GESPTH2)
Paramétrage > Achat > Factures > Factures GESPIH (contrôle)
 Statut rapprochement
Lignes concernées
 Détails rapprochement
Consultations
Achats > Consultations (MPCNS) > …
Consultations
Liste de factures (CONSCPI)

Lignes de facture (CONSCPJ)

Cas pratique
 < Aujourd'hui - 10 jours

>
Date de réception prévue = < Aujourd'hui > *  < Aujourd'hui >
< Aujourd'hui + 5 jours >

10 UN de 10 UN de
<Pignon 9 10 UN de <Pignon 9
code <Pignon 9 code
article> code article>
Prix net = article> Prix net =
84€ 92€
Date réception : En avance / en retard

< + 2 jours : Attention!
> + 2 jours Bloquant !
Total final ligne commande contre Total final ligne facture

< + 5% : Bloquant !
> + 5% : Bloquant !

Cas pratique
11.2 – Commande et réception d'achat
11.3 – Contrôle facture

Q&A
Les règles de rapprochement permettent-elles de contrôler les écarts de

quantité entre une commande d'achat et une facture d'achat ?
Y a t-il un intérêt à contrôler à la fois le 'total final ligne facture' et les

'Quantités' dans l'onglet Factures ? Pourquoi ? Que proposez-vous ?
Dans un document, d'où peut provenir un code de règles de

rapprochement ? Expliquez les priorités.

Conclusion
Vous êtes désormais capable de comprendre et paramétrer

les règles de rapprochement.
Vous avez compris d'où provient le code de règles de

rapprochement et vous savez le gérer dans les documents
d'achat.

Introduction
Fondamentaux
& Paramétrage
Paramétrage APC
ouvertes
de base
PPM
Demandes Règles de
Fondamentaux d'achat & appels rapprochement
flux, d'offre Flux & Analyse
Acomptes
consultations & APC
entretien PPM Synthèse &

Synthèse & Conclusion
Cinq jours de formation vont bientôt s'achever.

Vous avez abordé les différents flux d'achat de façon progressive et
grâce à des cas concrets.
Vous êtes désormais capable :

- d'identifier les données clés des achats,
- de créer des documents standard (ABC),
- de gérer les évènements en amont des documents (standard) officiels
: DA, devis, tous les outils décisionnels (planning global, plan de
travail, etc.),
- de gérer les autres tâches relatives aux achats : signatures, acomptes,
APC, sous-traitance et règles de rapprochement.

Synthèse & Conclusion
Questions
&
Rèponses

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Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 1

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 Achats / doc. réf. : X3DISPv7.1p5SLHAM1.0 2

Quel est votre rôle actuel ?

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Qu'attendez-vous de cette formation ?

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 3

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 4

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Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

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Inès Ciclos Lda

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 8

Jour 1 Jour 2 Jour 3 Jour 4 Jour 5

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 9

L'objectif de cette séquence est de comprendre les informations clés

Nous allons donc examiner :

 Toutes les transactions d'achat sont liées aux fournisseurs.

 Des réceptions exceptionnelles peuvent être effectuées.

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 12

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 13

Appel d'offre Commande d'achat Réception Facture

Commande d'achat Réception Facture

Commande d'achat Réception Facture

Commande d'achat Facture

Fournisseur Réception Facture

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 14

Demande Appel d'offre Commande Fournisseur Fournisseur Validation Contrôle Posting

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 15

Paramétrage Tronc commun

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 16

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 17

Chapitre Famille Intitulé

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 18

Chapitre Famille Intitulé

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 19

1.1 – Codes activité

1.2 – Valeurs paramètres

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 20

Adresses Détails Dépôt

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 21

Les éléments de facturation permettent d'identifier

La saisie s'effectue au niveau :

Le résultat est totalisé dans la section de l'élément de

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 22

Les transactions de saisie contrôlent les écrans

le comportement des documents, soit :

Des dimensions par défaut peuvent aussi être

2.2.2 – Catégories article

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 24

Classement ID bancaire Contacts

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 25

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 26

Obligatoire Optionnel Obligatoire Optionnel Obligatoire Optionnel Optionnel

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Catégories articles Catégories articles/Site

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 29

Acheteur Matière / Acheteur Planning global

Sage X3 Formation Négoce Partie 2 30

En-tête Identification Unités des mesure Approvisionnement Fournisseurs

Obligatoire Obligatoire Optionnel