UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE NAYARIT

CENTRO MULTIDISCIPLINARIO DE BAHÍA DE

BANDERAS

Administración 2018

“Gestión de la información en las Organizaciones”

Alumno: Christian José Gómez Sánchez

Matrícula: 18007843

Tema: GI en las organizaciones

UNIDAD: IV

Docente: Lic. Jesús Puentes Estrada

Bahía de Banderas, Nayarit, Marzo del 2019

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 Introducción

Es muy significativo que la gerencia esté atenta con todo lo concerniente a la

gestión de procesos, su integración, operatividad, eficiencia de tal forma que ellos
permitas alcanzar los objetivos establecidos.

De aquí entonces la importancia de que a la hora de dar vida a los procesos, a

que estos se pongan en marcha se determine no solamente lo que represente en
pro de la empresa y todos sus actores involucrados, sino que se sepa cuáles son
sus características, alcance, ventajas. En este escrito se presentan algunas
características que deben ser tomadas en cuenta.

Un proceso es un conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo

específico.

Los procesos deben ser relevados en una organización con la finalidad de

alcanzar las 3E (Eficiencia, efectividad y economía) en una entidad.

El proceso está vinculado a la misión, producto y servicios que ofrece la empresa.

Es un conjunto de actividades agrupadas en etapas secuenciales.

El proceso se puede definir como un programa en ejecución y, de una forma más

precisa, como la unidad de procesamiento gestionada por el sistema operativo.
Todos los programas cuya ejecución solicitan los usuarios lo hacen en forma de
procesos, de ahí la importancia de conocerlos en detalle.

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 Desarrollo

Todos sabemos que existen procesos dentro de las empresas u organizaciones,

pero realmente sabemos lo que implica y conocemos como se forma y ejecuta un
proceso, para todo proceso (al menos, según es entendido por el entorno de la
gestión de calidad), se caracteriza por estar formado por los siguientes elementos:

Finalidad: Todo proceso es un conjunto de tareas elementales necesarias para la

obtención de un resultado. Cada proceso posee unos límites claros y conocidos (el
primer y último paso del mismo), comenzando con una necesidad concreta de un
cliente (que de nuevo, puede ser interno o externo), y finalizando una vez que la
necesidad ha sido satisfecha.

Requerimientos del cliente: Lo que el cliente espera obtener al terminar la

actividad. Los requerimientos de salida de un proceso condicionan los
requerimientos de entrada del siguiente. Los requerimientos deben estar
expresados de una manera objetiva, por ejemplo: “recubrimiento final de la capa
de pintura: x micras”.

Entradas: Las entradas de un proceso responden a criterios de aceptación

definidos, por ejemplo: la factura del suministrador con todos los datos necesarios.
También puede haber alguna entrada con información proveniente de un
proveedor interno, por ejemplo: una normativa de la administración, un
procedimiento. Las entradas del proceso pueden ser tanto elementos físicos (por
ejemplo materia prima, documentos, etc.), como elementos humanos (personal) o
técnicos (información, etc.). En definitiva, son elementos que entran al proceso sin
los cuales el proceso no podría llevarse a cabo. Para establecer la interrelación
entre procesos se deben identificar los procesos anteriores (proveedores internos
y externos) que dan lugar a la entrada de los procesos.

Salidas: Un output con la calidad exigida por el estándar del proceso: por ejemplo:
el impreso diario con el registro de facturas recibidas, importe, vencimiento; un
material conforme a las especificaciones, etc. De forma similar, las salidas de un
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proceso pueden ser productos materiales, información, recursos humanos,
servicios, etc. En general, son la entrada del proceso siguiente. Para establecer la
interrelación entre procesos se deben identificar los procesos posteriores (clientes
internos y externos) a los que se dirigen las salidas del proceso.

Recursos: Medios y requisitos necesarios para desarrollar el proceso siempre bien

y a la primera. Por ejemplo, una persona con las calificaciones y nivel de
experiencia necesarias para realizar un proceso de soldadura, hardware y
software para procesar las facturas, un impreso e información sobre qué proceso y
cómo (calidad) y cuando (tiempo) entregar el elemento de salida al siguiente
eslabón del proceso administrativo, etc.

Propietarios: Son las personas que asumen la responsabilidad de llevar el proceso

tal y como está definido y que controlan la estabilidad del mismo. El propietario del
proceso supervisa los indicadores que demuestran que el proceso está bajo
control y permiten establecer objetivos de mejora. Es preferible no usar nombres
sino actividades, por ejemplo: Mecánico ajustador, Departamento de Compras,
etc.

Indicadores: Crean un sistema de control medible del funcionamiento del proceso

y del nivel de satisfacción del usuario (interno la mayoría de las veces). Por
ejemplo: Temperatura de cocción, número de rechazos del producto fabricado,
número de quejas por plazos de entrega excesivos…

Clientes: Son los que utilizan la salida del proceso. Pueden ser internos (otro u
otros departamentos de la misma empresa) o externos (cliente final).

Un proceso se compone básicamente de:

Objetivo: el proceso se implementa en la organización o servicio con una finalidad

concreta.

Propietario: alguien en la organización es responsable del proceso globalmente. Si

una transferencia de documentos no ha sido exitosa el proceso debe apuntar a un
responsable.

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Requisitos: para que el proceso se ponga en marcha se deben desencadenar
unos requisitos iniciales. Un proceso de préstamos de documentos originales del
archivo se desencadena porque se recibe una petición formalizada de acuerdo a
un procedimiento reglado.

Salida: como resultado de la ejecución del proceso se produce una respuesta o

salida. Puede ser un producto o un servicio.

Cliente: siempre existe un cliente receptor de la salida del proceso. Un juez recibe
un documento original de un archivo de una Consejería como prueba porque ha
formalizado una petición de acuerdo con un procedimiento judicial que le habilita
para ello.

Proveedor: el proceso puede requerir para su ejecución de la existencia de

proveedores de productos o servicios que serán transformados por el proceso
para obtener una salida.

Inicio: la primera tarea del proceso marca el hito de inicio temporal del mismo.

Fin: la última tarea del proceso marca el hito de finalización del mismo.

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 Conclusión

Definitivamente, la gestión por procesos se comprende con facilidad por su

aplastante lógica, pero se asimila con dificultad por los cambios paradigmáticos
que contiene.

La gerencia debe prestarle atención al alcance de los procesos a desarrollarse, a

sus componentes, actores, objetivo, a todas sus actividades, lo que ello involucra
en eficacia, tiempo y costos.

Un proceso es un conjunto de actividades coordinadas que combinan e

implementan recursos y capacidades para producir un resultado, el cual crea
valor, directa o indirectamente, a un cliente externo o a un patrocinador. Los
procesos proveen la transformación con vista a un objetivo y utilizan la
realimentación para auto reforzar y autocorregir las acciones funcionando como un
sistema circular cerrado. Es importante considerar el proceso entero o como un
proceso dentro de otro.

Cualquier organización sin procesos no funcionaría ya que estos al ejecutarse y

coordinarse guían y le dan dirección al ser funcionales, objetivos.

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 Referencias

Carlos Mora Vanegas 2016, Gestión de Procesos, aula virtual Programa

especialidad gerencia de la calidad y productividad, Área de Postgrado de Faces,
recuperado de: https://www.grandespymes.com.ar/2014/08/27/caracteristicas-de-
los-procesos-en-la-empresa/

Arévalo María , 2011 Ingeniero de Sistemas, Magister en Gerencia y Tecnología

de la Información, Certificaciones: ITIL V3, CCNA, Microsoft Certified Professional,
recuperado de: https://arevalomaria.wordpress.com/2010/02/07/organizacion-
gestion-servicios-ti-definicion-y-caracteristicas-de-un-proceso/