REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN

UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL
SIMÓN RODRÍGUEZ
NÚCLEO CARICUAO
SECCIÓN C

Aprobación, Implantación y
seguimiento
(Unidad V)

Facilitadora: Participantes:
Sánchez Ofelia Greisy Barrera 25417309

Caracas, Noviembre de 2018

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Aceptación oficial.

La aceptación permite dar cuenta del consentimiento, conformidad o asentimiento

que un individuo da o sostiene sobre determinada situación o cuestión o también
sobre un individuo.

Una de las tres restricciones del proyecto es cumplir con el alcance definido
( cómo definir correctamente el alcance ), lo que significa que el producto
resultante del proyecto debe tener las características y funciones que fueron
definidas en el comienzo. Llevar a cabo la aceptación del proyecto es confirmar
que esto es así, y que por tanto el proyecto ha cumplido con el alcance. De ahí su
importancia.

Dentro de este proceso de aceptación debemos distinguir dos etapas:

 La aceptación interna, que es aquella que ocurre dentro del equipo del
proyecto antes de entregar formalmente los entregables. En algunas
metodologías esto se considera como parte del control de la calidad.

 La aceptación externa, que es la aceptación de los entregables por parte

del cliente. En el siguiente enlace puedes descargar una plantilla gratuita
para hacer la aceptación del proyecto

Preparación de manuales.

Un manual es una herramienta de apoyo para el funcionamiento del negocio y un

instrumento de medición que permite asegurar la calidad en los procesos y las
técnicas para su buena ejecución.

Si deseas abrir sucursales, crear franquicias de tu negocio o simplemente

implementar un sistema de calidad, es necesario que realices un manual de
procedimientos.

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Para conseguirlo con éxito son ocho los puntos que debes cuidar y seguir:

1. Antes de iniciarlo es importante que definas la estructura que tendrá éste

mismo. Cada concepto requiere de características específicas y particulares,
tales como el lenguaje, ejemplos gráficos, etcétera.

2. Es indispensable saber que no todo el manual lleva la misma redacción, ya

que hay segmentos que van dirigidos al ejecutor del proceso, o bien, al
operador de la franquicia, de ahí la necesidad de identificar
plenamente quiénes serán los usuarios del manual para utilizar el lenguaje y el
contenido correctos.

3. Una vez que identificaste al usuario de un manual, tienes que definir si vas
hacer un documento por puesto, área o para toda la organización. Esta
clasificación te permitirá saber si necesitas elaborar sub-manuales o guías
operativas para cada caso.

4. No olvides definir las políticas que van a delimitar el desempeño de cada

individuo, determinado los factores que es necesario medir y evaluar en la
operación cotidiana, tanto del propio franquiciatario como la del franquiciante.

5. Identifica y selecciona los principales procesos del negocio, que habrás de

plasmar en los documentos. Ten en cuenta que sólo deben contener la
información que requiere el usuario.

6. Redacta el manual de una manera ágil, dinámica, concreta y

accesible. Incluye elementos gráficos y muy visuales, pues puede ser mucho
más entendible mostrar imágenes de la preparación de una pizza, que redactar
un recetario de varias hojas.

7. No caigas en lo obsoleto. Para que una franquicia sea rentable, no sólo

deben revisarse los manuales operativos al menos una vez al año, sino
también hay que realizar los cambios que sean necesarios dentro de la propia

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 estructura, pues no es lo mismo satisfacer las necesidades de un consumidor
de hace 15 años a un actual.

8. No olvides que debes empezar por organizar tu empresa. Así como existen
los manuales operativos para el franquiciatario, también deben de existir para
el franquiciante. Este documento recaba toda la información del proceso
comercial, legal y técnico que conlleva su negocio. Sirve como una guía para
llevar de la mano primero a su propia empresa y segundo a sus franquiciatarios

Implantación, pruebas en paralelo, entrenamiento.

Verificación de los cambios.

En términos generales, consiste en cerciorarse de o verificar que todo esté

ocurriendo o se esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas
tempranas del proceso de administración de acuerdo con las instrucciones
emitidas y los principios establecidos. Y, a través de esto, en poder saber si es
preciso emprender las acciones necesarias para eliminar los errores o
desviaciones que puedan presentarse en el proceso, es de suma importancia ya

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que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y puede no cumplirse
según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los planes que
se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se
desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral. La verificación puede servirnos
para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a
los productos o servicios que se producen en dicha empresa y facilitar el trabajo
en equipo.

El proceso de verificación incluye:

 Establecimiento de estándares e indicadores: Se encarga de que todos los

resultados coincidan con los planeados.

 Medición y detección de desviaciones: Mide la ejecución y los resultados

mediante unidades de medida, con la final de detectar desviaciones.

 Medición de resultados: Para este proceso se necesitan tener indicadores

los cuales permiten medir las actividades.

 Comparación de los resultados con los estándares: Compara los resultados

de la medición con los estándares.

 Evaluación de resultados y toma de acciones: En este proceso el control se

encarga de evaluar todas las actividades de las organizaciones y comparar
dichos resultados con los estándares definidos, para así lograr los objetivos
propuestos.

 Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Se encarga de revisar

las actividades realizadas para evaluar los resultados e implementar la
toma de decisiones

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Seguimiento

El seguimiento es una función que se realiza mediante parámetros que han

sido establecidos anteriormente al acaecimiento del fenómeno controlado, es
decir, el mecanismo de control es fruto de una planificación y, por lo tanto, apunta
al futuro aquí se proyecta sobre la base de previsiones del futuro y debe ser
suficientemente flexible para permitir adaptaciones y ajustes que se originen en
discrepancias entre el resultado previsto y el ocurrido. Esto significa que es una
función dinámica, no solo porque admite ajustes, sino también por estar presente
en cada actividad humana, renovándose ciclo tras ciclo

El mecanismo de control se propone permitir el seguimiento de la ejecución del

Proyecto Integral y la introducción de las correcciones que resultarán de la
experiencia adquirida a lo largo del mismo. Comprende: control físico, financiero,
de tiempo, institucional, de objetivos.

Se trata de diseñar un programa o sistema que permita desarrollar no solo un

control efectivo del avance físico del proyecto, así como del avance financiero y
aun más que permita establecer, a cada momento, la relación tiempo/costo o
meta/costo. Además es posible, en algunos casos, llegar a un control institucional
a través de los resultados alcanzados.

Para la implementación, de un perfecto sistema de control, existen limitaciones,

tales como las que se exponen a continuación:

1. Personal: Dificultad en disponer del personal entrenado, lo que obliga muchas

veces a evitar un mayor grado de sofisticación en el sistema que se diseña.

2. Instalaciones: No siempre se dispone de instalaciones adecuadas, como, por

ejemplo, una oficina de procesamiento de datos.

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3. Tiempo: Un sistema de control perfecto exige tiempo para su implementación,
lo cual no siempre se consigue. Se dispone, en general, de muy poco tiempo
para programar las diferentes fases de un proyecto.

4. Costo: El costo del control es un factor limitante en lo que refiere al sistema

que se va a diseñar. El costo tiende a bajar en los proyectos grandes y con el
uso de programas cada vez más eficientes.