ANEXO N° 42

FORMATO PRESENTACIÓN PLAN OPERATIVO DE CONTINGENCIA Y PLAN OPERATIVO DE

EMERGENCIA

ID 85-15-LR17

I. FORMATO PRESENTACIÓN PLAN OPERATIVO DE CONTINGENCIA

RAZÓN SOCIAL EMPRESA OFERENTE

RUT

De acuerdo a lo establecido en las bases de licitación, el oferente deberá desarrollar un Plan

Operativo de Contingencia basado en la siguiente estructura:

Versión: 00
NOMBRE DEL PLAN
Fecha de elaboración:
Logo empresa prestadora
(letra arial 10 negrita mayúscula) xx/xx/xxxx

Página: x de xx

*Debe ir en formato encabezado de página.

PLAN OPERATIVO DE CONTINGENCIA

“NOMBRE EMPRESA PRESTADORA”

“CÓDIGO DE LICITACIÓN”

“REGIONES A LAS QUE APLICA EL PLAN”

“AÑOS DE VIGENCIA LICITACIÓN”

Aprobado por: Jefe de

Elaborado por: Cargo XX Revisado por: Cargo XX
XX

*Debe ir en formato pie de página.

INDICE Pág.
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 RESPONSABILIDADES
4 DEFINICIONES
5 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS /
ACTIVIDADES
6 REGISTROS
7 ANEXOS
8 CONTROL DE CAMBIOS
1. OBJETIVO
Describir de forma breve el objetivo del plan. Ejemplo:
Estandarizar un plan de acciones a realizar ante una situación de contingencia, con el propósito de
mantener la continuidad de los servicios y la gestión relacionada con la atención de los beneficiarios
del programa, con estándares de calidad e inocuidad alimentaria-nutricional.

2. ALCANCE
Describir de forma breve el alcance del plan. Ejemplo:
El plan está limitado a aquellos sectores donde se produce la contingencia y debe gestionarse la
operación del Programa de Alimentación Escolar que requiere servicio de alimentación específico.

4. RESPONSABILIDADES
Indicar los responsables de ejecutar y supervisar las actividades descritas en el Plan. Se deben
mencionar las responsabilidades generales y no enumerar todas las actividades que después se
incluirán en la descripción de actividades.
Ejemplo:
Gerente General: Responsable de gestionar el plan de contingencia en caso de interrupción del
servicio de alimentación del Programa de Alimentación Escolar
Gerente de Operaciones: Responsable de ejecutar el plan de contingencia en caso de interrupción
del suministro de servicio de alimentación contratado por bases de licitación; tomando las medidas
necesarias para asegurar el óptimo funcionamiento de los equipos involucrados, las rutinas de
pruebas y la generación de información técnica, de control y administrativa para un seguimiento y
así minimizar las probabilidades de la temporalidad de la interrupción y optimizar la puesta en marcha
normal del servicio a las 24 horas.

 Gerente de General:
 Gerente de Operaciones:

 Personal manipulador:

4. DEFINICIONES
De forma breve realizar definiciones de aspectos que el oferente considere necesarios indicar en el
Plan. Ejemplos:

Comité de Contingencia tiene la misión de formular, guiar, asesorar y coordinar todas las
actividades que en materia de prevención, preparación, respuesta y rehabilitación desarrolle la
Empresa Prestadora, propiciando la participación de todos los actores involucrados en la continuidad
del servicio de alimentación PAE.

Equipamiento de Apoyo: Se refiere a los equipos que guardan directa relación con la atención del
servicio de alimentación normal (caliente) tales como contenedores térmicos y de transporte si
corresponde.

KPI vienen de Key Performance Indicators. En español los podemos definir como “Indicadores Clave
de Desempeño”. Estos KPI consisten en métricas que nos ayudan a medir y a cuantificar el
rendimiento del progreso en función de unas metas y objetivos planteados para las distintas
actividades que llevemos a cabo dentro de nuestra empresa en el Plan de Contingencia.

5. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS / ACTIVIDADES

5.1 Análisis general del riesgo de Contingencia

Realizar un análisis general del riesgo de la contingencia, separando aquellas que son de
responsabilidad del prestador y las que no son de su responsabilidad, según lo descrito en el punto
20.1 denominado “Agrupación de los eventos” de las bases técnicas de licitación), señalando la
contingencia / riesgo asociado / impacto / acción de mitigación / tiempo de respuesta /
responsable(s).
Riesgo asociado a Contingencias en el Programa de Alimentación Escolar: Estudiantes sin
servicio de alimentación por tiempo indefinido en tanto no se resuelva la contingencia.

Identificación de la Acción de mitigación Tiempo de Responsable (*) KPI

Contingencia respuesta Indicadores

Ej: Paro Sindical Ej.: Ej.: 8 Ej.: Gerencia Ej.: % de ración

Gremio 1.- Disponer de una horas General de la completa entregada
Manipuladoras cartera de Empresa dentro de las 24
proveedores de Prestadora horas de la
alimentación lista para contingencia
el consumo, de
respuesta inmediata.
2. Disponer de una
estrategia logística
para la distribución de
la alimentación lista
para el consumo,
indicando quién se
hará cargo de la
distribución al interior
del establecimiento
educacional.
3. Identificación de
lugares alternativos al
establecimiento
educacional para la
entrega del servicio.
4.- Contar con un
equipo de resolución
de conflictos dentro de
la empresa, orientada
a la superación del
problema en el corto
plazo.

(*) En forma genérica indicar el cargo o función que desempeña el responsable dentro de la
empresa.
Nota: Terminada cada contingencia, la empresa prestadora deberá remitir a la Dirección Regional
respectiva en un plazo no superior a 5 días hábiles, un reporte donde se dé cuenta del proceso
realizado durante ésta, señalando paso a paso las actividades realizadas, con el resultado de los
indicadores comprometidos.( KPI),de tal forma de tener una evaluación de la contingencia. El formato
del reporte se describe a continuación:

REPORTE DE CONTINGENCIAS EN EL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR

Nombre de la empresa:
Región de la Contingencia:
Tiempo de duración de la Contingencia:
Identificación Acción de Tiempo de Tiempo de Actividades Resultados Identificación
de la mitigación respuesta respuesta real realizadas por de
Contingencia realizada o solicitado de la empresa Indicador Oportunidades
aplicada por de mejora
JUNAEB
5.2 Procedimiento del Plan de Contingencia,
Identificar las actividades operativas a seguir (identificando contingencia / sistema de distribución/
lugar de entrega del servicio o sector alternativo/sistema de mantención de los productos/ servicios
básicos).

Identificación Lugar de Sistema de Modalidad Sistema de KPI

de la entrega del servicio de de mantención de Indicadores
Contingencia Servicio alimentación transporte los productos
a entregar de la y/o
alimentación preparaciones

1.- Ej.: Paro Ej.: Días 1 y 2, 3, Ej.: Camiones Ej.: De acuerdo Ej.:
Sindical Establecimiento 4: con cadena RSA 1.- % de
Gremio Educacional : de frío alimentación
Manipuladoras lista para el
consumo
entregada
dentro de las
8 horas de
la
contingencia
2.- % de
Cumplimient
o de la fecha
comprometid
a a
JUNAEB

Tercer día en Camiones De acuerdo % de

adelante habilitados RSA raciones
con caliente
Contenedores completa
térmicos entregada
dentro de las
72 horas de
la
contingencia

Se entenderá por “Sistema de servicio de alimentación a entregar” al tipo de sistema de

alimentación definido en las bases de licitación, esto es: convencional, mixto y/o centralizado o listas
para el consumo. Pudiendo ser distintos sistemas según servicios (desayuno o almuerzo).
El tipo de prestación que se definirá entregar en terreno dependerá de las condiciones que se
presenten en el establecimiento afectado y será coordinado y definido en conjunto con la Dirección
Regional, teniendo como foco entregar el mejor servicio al estudiante.

Se entenderá por “Modalidad de transporte de la alimentación” a la forma de transportar la

alimentación al establecimiento, ejemplo: camiones con sistema de frío, hot box, entre otros.

Se entenderá por “Sistema de mantención de los productos y/o preparaciones”, al sistema de

mantención para almacenar los productos y/o preparaciones en el establecimiento educacional.
Ejemplo: refrigeración.

5.4 Presentación de minuta:

Según lo establecido en las bases de licitación, suscitada la contingencia el prestador deberá
presentar una programación de minutas a la Dirección Regional, basada en lo definido en los puntos
20.2 y 20.3, denominados “Estructura alimentaria en Contingencias y “Estructura días 2 y 3”
respectivamente.
Estas programaciones serán revisadas y trabajadas en conjunto con la Dirección Regional,
considerando las condiciones y características de la contingencia.
5.9 Cartera de proveedores
El prestador debe contar con una cartera de proveedores de ejecución inmediata en caso de
cualquier evento fortuito, declarando en el Plan Operativo de Contingencia los proveedores de:
Productos perecibles: preelaborados, cook and chill, sous vide, entre otros.
Productos no perecibles: enlatados, productos larga vida, pouch, snack, otros productos
envasados como barras de cereal, cereales de desayuno, chips de frutas o vegetales, entre otros.

Productos Proveedor Contacto del N° teléfono o KPI

proveedor email del Indicadores
contacto del
proveedor
Perecibles Tiempo del
Ciclo de
Abastecimiento
Preelaborados
Cook and Chill
Sous vide
Otros
No Perecibles Tiempo del
Ciclo de
Abastecimiento
Enlatados
Larga vida
Pouch
Snack
Productos tales
como barras de
cereal, cereales de
desayuno, chips de
frutas o vegetales, u
otros.

Tiempo del Ciclo de Abastecimiento: Es el promedio del tiempo asociado con el proceso de
abastecimiento.
Esto comprende: Tiempo para identificar proveedores del ciclo de abastecimiento+ tiempo para
seleccionar proveedor y negociar+ tiempo para programar las entregas del producto +tiempo para
recibir el producto+ tiempo para verificar el producto+ tiempo para transferir el producto para su uso+
tiempo para autorizar pago de proveedores.

Equipamientos y/o artefactos: Hot box y sistemas de frío, cocinas de arrastre o móviles, cocinas
centralizadas, comedores modulares, entre otros.

Equipamiento y/o Artefactos Proveedor KPI

Indicadores

Hot box Tiempo del Ciclo de

Abastecimiento
Sistemas de frío Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Cocinas de arrastre o móviles Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Cocinas centralizadas Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Comedores modulares Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Otros

6. REGISTROS
Indicar los registros necesarios para la ejecución de cada proceso del Plan y que quedarán de
respaldo. Por ejemplo: planillas de control, formularios, informe de No conformidades, mails, entre
otros.
7. ANEXOS

8. CONTROL DE CAMBIOS
Registrar las modificaciones que se realizan al Plan indicado el número de revisión, una breve
indicación del tipo de modificación, la fecha en que se llevó a cabo y el encargado que aprobó esta
acción.

Nº Revisión Cambio Fecha Aprobado por:

00 Creación… dd/mm/aa Encargada XX

XX Especifica el punto X.X. párrafo X de dd/mm/aa XX

acuerdo a XXXX

Cambia XX
XX dd/mm/aa XX
Agrega XX
Elimina XX
Modifica
XXXX…………………………..
 II. FORMATO PRESENTACIÓN PLAN OPERATIVO DE EMERGENCIA

RAZÓN SOCIAL EMPRESA OFERENTE

RUT

De acuerdo a lo establecido en las bases de licitación, el oferente deberá desarrollar un Plan

Operativo de Emergencia basado en la siguiente estructura:

Versión: 00
NOMBRE DEL PLAN
Fecha de elaboración:
Logo empresa prestadora
(letra arial 10 negrita mayúscula) xx/xx/xxxx

Página: x de xx

*Debe ir en formato encabezado de página.

PLAN OPERATIVO DE EMERGENCIA

“NOMBRE EMPRESA PRESTADORA”

“CÓDIGO DE LICITACIÓN”

“REGIONES A LAS QUE APLICA EL PLAN”

“AÑOS DE VIGENCIA LICITACIÓN”

Aprobado por: Jefe de

Elaborado por: Cargo XX Revisado por: Cargo XX
XX

*Debe ir en formato pie de página.

INDICE Pág.
1 OBJETIVO
2 ALCANCE
3 RESPONSABILIDADES
4 DEFINICIONES
5 DESCRIPCIÓN DE PROCESOS /
ACTIVIDADES
6 REGISTROS
7 ANEXOS
8 CONTROL DE CAMBIOS

1. OBJETIVO
Describir de forma breve el objetivo del plan.

Establecer las acciones de coordinación frente a una emergencia, con la finalidad de entregar
servicios de alimentación a un segmento de la población que por una situación de catástrofe en
determinados territorios del país, se encuentren temporalmente impedidas de abastecerse por sus
propios medios

2. ALCANCE
Describir de forma breve el alcance del plan.
El plan está limitado a aquellos sectores donde se produce la emergencia y debe gestionarse la
operación de servicios de alimentación para atender a población afectada por la emergencia.

3. RESPONSABILIDADES
Indicar los responsables de ejecutar y supervisar las actividades descritas en el Plan. Se deben
mencionar las responsabilidades generales, no enumerar todas las actividades, las que después se
incluirán en la descripción de éstas.

Ejemplo:

 Gerente de General:

 Gerente de Operaciones:

 Personal Manipulador:

4. DEFINICIONES
De forma breve, realizar definiciones que el oferente considere necesarias describir en el Plan para
una mejor comprensión de éste. Ejemplos:

Evacuación: Procedimiento obligatorio, ordenado, responsable, rápido y dirigido de desplazamiento

masivo de los ocupantes de un recinto hacia la zona de seguridad de éste, frente a una emergencia
real o simulada.

Emergencia: Situación que pone en riesgo inminente la integridad física y psicológica de los
ocupantes de un recinto y que requiere de una capacidad de respuesta institucional organizada y
oportuna a fin de reducir al máximo los potenciales daños.

Alerta: Es un estado declarado, indica mantenerse atento. Ejemplos para declarar Alerta "se maneja
información de un incendio cercano que puede comprometer el recinto", "las fuertes precipitaciones
han inundado zonas muy cercanas a nuestro recinto".

Alarma: Es una señal o aviso sobre algo que va a suceder en forma inminente o ya está ocurriendo.
Por lo tanto su activación significa ejecutar las instrucciones establecidas para una emergencia

Evacuación parcial: Está referida a la evacuación de una o más dependencias con peligro
inminente de un recinto, pero no de todo el recinto comprometido por la emergencia.

Evacuación total: Está referida a la evacuación de todas las dependencias de un recinto.

Vías de evacuación: Son aquellas vías que estando siempre disponibles para permitir la evacuación
(escaleras de emergencia o servicio, pasillos, patios interiores etc.) ofrecen una mayor seguridad
frente al desplazamiento masivo y que conducen a la zona de seguridad de un recinto.

Zona de seguridad: Es aquel lugar físico de la infraestructura que posee una mayor capacidad de
protección masiva frente a los riegos derivados de una emergencia y que además ofrece las mejores
posibilidades de abandono definitivo de un recinto.

5. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS / ACTIVIDADES

5.1 Análisis general del riesgo de la Emergencia

Realizar un análisis general del riesgo según el nivel de emergencia (Nivel 1, Nivel 2 y Nivel 3 según
lo descrito en punto 21.2 denominado “Clasificación de Niveles de Emergencia” de las bases técnicas
de licitación), señalando la emergencia / riesgo/ impacto / acción de mitigación / tiempo de respuesta
/ responsables.
Riesgo asociado a Emergencia por catástrofes: Segmento de población del país, requiere
temporalmente ser atendida con apoyo en alimentación, por incapacidad de abastecimiento propio,
originado por el desastre.

Identificación de la Acción de mitigación Tiempo de Responsable (*) KPI

Emergencia respuesta Indicadores (**)

Ej: Incendio forestal Ej.: Ej.:24 Ej.: Gerencia Ej.: % de raciones

1.- Disponer de una horas General de la completas
cartera de Empresa entregadas dentro
proveedores de Prestadora de las 24 horas de
alimentación lista para producida la
el consumo, de emergencia.
respuesta inmediata.
2. Disponer de una
cartera de
proveedores de
equipamiento,
ejemplo:
contenedores
térmicos o hot box.
2. Disponer de una
estrategia logística
para la distribución de
la alimentación lista
para el consumo,
indicando quién se
hará cargo de la
distribución al interior
del establecimiento
educacional.

(*) En forma genérica indicar el cargo o función que desempeña el responsable dentro de la empresa.
Con posterioridad a la adjudicación se solicitará la identificación de los nombres.
Nota: Terminada cada emergencia, la empresa prestadora deberá remitir a la Dirección Regional
respectiva en un plazo no superior a 5 días hábiles, un reporte donde se dé cuenta del proceso
realizado durante ésta, señalando paso a paso las actividades realizadas, con el resultado de los
indicadores comprometidos.( KPI),de tal forma de tener una evaluación de la emergencia. El formato
del reporte se describe a continuación:

REPORTE DE EMERGENCIAS EN JUNAEB

Nombre de la empresa:
Región de la Contingencia:
Tiempo de duración de la Contingencia:
Identificación Acción de Tiempo de Tiempo de Actividades Resultados Identificación
de la mitigación respuesta respuesta real realizadas por de
Emergencia realizada o solicitado de la empresa Indicador Oportunidades
aplicada de mejora

5.2 Procedimiento del Plan de Emergencia,

Identificar las actividades operativas a seguir (identificando emergencia / sistema de distribución/
lugar de entrega del servicio o sector alternativo/sistema de mantención de los productos/ servicios
básicos).
 Identificació Lugar de Sistema de Modalidad Sistema de KPI
n de la entrega del servicio de de mantención Indicadores
Emergencia Servicio alimentaci transporte de los
ón a de la productos y/o
entregar alimentación preparaciones

1.- Ej.: Ej.: Días 1 y 2: Ej.: Ej.: De acuerdo Ej.:

Incendio Albergue oficial, : Camiones RSA 1.- % de
forestal. identificando el con cadena alimentación
nombre del de frío lista para el
establecimiento. consumo
entregada
dentro de las
8 horas de
la
emergencia
2.- % de
Cumplimient
o de la fecha
comprometid
a.

Tercer día Camiones De acuerdo % de

en adelante habilitados RSA raciones
con caliente
Contenedore completa
s térmicos entregada
dentro de las
72 horas de
la
contingencia

Se entenderá por “Sistema de servicio de alimentación a entregar” al tipo de sistema de

alimentación definidos en las bases de licitación, esto es: convencional, mixto y/o centralizado o listas
para el consumo. Pudiendo ser distintos sistemas según servicios (desayuno, almuerzo, once y/o
cena)
Se entenderá por “Modalidad de distribución de la alimentación” a la forma de entrega de
alimentación que utilizará la empresa, ejemplo: cocinas móviles, en albergues, comedores,
modulares, entre otros.
Se entenderá por “Productos o preparaciones a entregar”, a la identificación del tipo producto o
preparación a entregar, ejemplo: Leche individual.

5.3 Diagrama de flujo

Elaborar un diagrama de flujo tipo árbol de decisión para determinar el sistema de servicio de
alimentación a entregar según nivel de emergencia, Nivel 1; Nivel 2 y Nivel 3. Esta metodología de
aprendizaje tiene el foco en representar visualmente y de forma explícita decisiones y toma de
decisiones; como un modelo predictivo. Permite analizar las fases a desarrollar para la consecución
del objetivo, identificando potenciales contingencias no deseadas y estableciendo contramedidas
específicas para contrarrestar dichas contingencias.

5.4 Cartera de proveedores

El prestador debe contar con una cartera de proveedores de ejecución inmediata en caso de
cualquier evento fortuito, declarando en el Plan Operativo de Emergencia los proveedores de:
Productos perecibles: preelaborados, cook and chill, sous vide, entre otros.
Productos no perecibles: enlatados, productos larga vida, pouch, snack, otros productos
envasados como barras de cereal, cereales de desayuno, chips de frutas o vegetales, entre otros.
 Productos Proveedor Contacto del N° teléfono o KPI
proveedor email del Indicadores
contacto del
proveedor
Perecibles Tiempo del
Ciclo de
Abastecimiento
Preelaborados
Cook and Chill
Sous vide
Otros
No Perecibles Tiempo del
Ciclo de
Abastecimiento
Enlatados
Larga vida
Pouch
Snack
Productos tales
como barras de
cereal, cereales de
desayuno, chips de
frutas o vegetales, u
otros.

Tiempo del Ciclo de Abastecimiento: Es el promedio del tiempo asociado con el proceso de
abastecimiento.
Esto comprende: Tiempo para identificar proveedores del ciclo de abastecimiento+ tiempo para
seleccionar proveedor y negociar+ tiempo para programar las entregas del producto +tiempo para
recibir el producto+ tiempo para verificar el producto+ tiempo para transferir el producto para su uso+
tiempo para autorizar pago de proveedores.

Equipamientos y/o artefactos: Hot box y sistemas de frío, cocinas de arrastre o móviles, cocinas
centralizadas, comedores modulares, entre otros.

Equipamiento y/o Artefactos Proveedor KPI

Indicadores

Hot box Tiempo del Ciclo de

Abastecimiento
Sistemas de frío Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Cocinas de arrastre o móviles Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Cocinas centralizadas Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Comedores modulares Tiempo del Ciclo de
Abastecimiento
Otros

6. REGISTROS
Indicar los registros necesarios para la ejecución de cada proceso del Plan y que quedarán de
respaldo. Por ejemplo: planillas de control, formularios, informe de No conformidades, mails, entre
otros.

7. ANEXOS

8. CONTROL DE CAMBIOS
Registrar las modificaciones que se realizan al Plan indicado el número de revisión, una breve
indicación del tipo de modificación, la fecha en que se llevó a cabo y el encargado que aprobó esta
acción.
Nº Revisión Cambio Fecha Aprobado por:

00 Creación… dd/mm/aa Encargada XX

XX Especifica el punto X.X. párrafo X de dd/mm/aa XX

acuerdo a XXXX

Cambia XX
XX dd/mm/aa XX
Agrega XX
Elimina XX
Modifica
XXXX…………………………..