Optimización de los horarios de entrega de medicamentos de la farmacia principal de un Hospital

de Bogotá

José Miguel Arias Villarraga

Proyecto de Grado

Asesor

Ciro Alberto Amaya Guio

Nubia Milena Velazco Rodríguez

Universidad de los Andes

Facultad de Ingeniería

Departamento de Ingeniería Industrial

Bogotá, 2013
 Tabla de contenido

1. Introducción ................................................................................................................................ 5
2. Descripción de la situación.......................................................................................................... 5
3. Datos ......................................................................................................................................... 11
4. Análisis de los datos .................................................................................................................. 16
5. Propuesta nuevos horarios ....................................................................................................... 21
6. Conclusiones.............................................................................................................................. 33
Referencias ........................................................................................................................................ 35
Anexos ............................................................................................................................................... 35

2
 Lista de Figuras

Figura 1. Diagrama de flujo del ciclo de entrega de medicamentos. .................................................. 6

Figura 2. Diagrama de horarios ideales de las etapas del proceso para la dispensación en la tarde.
........................................................................................................................................................... 11
Figura 3. Gráfica de la distribución de los ítems solicitados para cada servicio hospitalario. .......... 12
Figura 4. Distribución de la llegada de los ítems al piso séptimo norte según la hora.. ................... 13
Figura 5. Distribución de la llegada de los ítems al piso quinto norte según la hora.. ..................... 14
Figura 6. Distribución de la llegada de los ítems al piso sexto norte según la hora. ........................ 14
Figura 7. Distribución de la llegada de los ítems al piso séptimo pediatría según la hora. .............. 15
Figura 8. Distribución de la llegada de los ítems al piso octavo norte según la hora. ...................... 15
Figura 9. Porcentaje de ítems que llegan fuera del intervalo preestablecido en cada piso. ............ 16
Figura 10. Porcentaje de ítems que llegan después de la hora límite y antes de la hora de corte. . 17
Figura 11. Porcentaje de ítems que llegan en la hora después del último barrido y antes de la hora
de dispensación. ................................................................................................................................ 18
Figura 12. Porcentaje de ítems que llegan en la hora de dispensación. ........................................... 18
Figura 13. Porcentaje de ítems que llegan fuera de los intervalos y no hacen parte de los casos
presentados en las figuras 8 y 9. ....................................................................................................... 19
Figura 14. Porcentaje de ítems que no son entregados en cada servicio por la farmacia principal. 20
Figura 15. Distribución de ítems que no son entregados por la farmacia principal. ........................ 21

Lista de Tablas

Tabla 1. Horas límite de envió de órdenes médicas a la farmacia principal. ...................................... 7

Tabla 2. Horas de dispensación de cada servicio hospitalario. ........................................................... 9
Tabla 3. Alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de dispensación
........................................................................................................................................................... 22
Tabla 4. Resultados de la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero,
tercero y quinto y cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la
hora de dispensación. ....................................................................................................................... 23
Tabla 5. Tiempos extra para la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero,
tercero y quinto y cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la
hora de dispensación. ....................................................................................................................... 23
Tabla 6. Alternativas para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de corte. ...... 24
Tabla 7. Resultados de la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero,
tercero y quinto y cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la
hora de corte. .................................................................................................................................... 25

3
Tabla 8. Tiempos extra para la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero,
tercero y quinto y cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la
hora de corte. .................................................................................................................................... 25
Tabla 9. Alternativas para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las
horas de entregas hasta antes de la hora de dispensación .............................................................. 26
Tabla 10. Resultados alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría.
Cambiando las horas de entregas hasta antes de la hora de dispensación...................................... 26
Tabla 11. Tiempos extra para la alternativa de los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y
pediatría. Cambiando las horas de entregas hasta antes de la hora de dispensación. .................... 27
Tabla 12. Alternativas para los servicios de sexto, séptimo y octavo norte y pediatría. Cambiando
las horas de entregas. Hasta la hora de corte. .................................................................................. 27
Tabla 13. Resultados de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría.
Cambiando las horas de entregas hasta antes de la hora de corte. ................................................. 28
Tabla 14. Tiempos extra de la opción de los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría.
Cambiando las horas de entregas hasta antes de la hora de corte. ................................................. 28
Tabla 15. Alternativas para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte, pediatría, ginecología y
sexto sur. Realizando dos entregas. Hasta antes de la hora de dispensación. ................................. 29
Tabla 16. Resultados de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría.
Realizando dos entregas. Hasta antes de la hora de dispensación. ................................................. 29
Tabla 17. Tiempos extra de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y
pediatría. Realizando dos entregas. Hasta antes de la hora de dispensación. ................................. 30
Tabla 18. Alternativas para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte, pediatría, ginecología y
sexto sur. Realizando dos entregas. Hasta antes de la hora de corte. ............................................. 30
Tabla 19. Resultados de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría.
Realizando dos entregas. Hasta antes de la hora de corte. .............................................................. 31
Tabla 20. Tiempo extra de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y
pediatría. Realizando dos entregas. Hasta antes de la hora de corte............................................... 31
Tabla 21. Resultados de la unión de las 2 mejores opciones para los servicios estudiados. ............ 32
Tabla 22. Tiempo extra de la unión de las 2 mejores opciones para los servicios estudiados. ........ 32

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 1. Introducción

En los centros de salud ha crecido el interés de mejorar la cadena de suministro en el interior de

sus instalaciones para así brindarles un mejor servicio a sus pacientes, sin incurrir en mayores
costos ni gastos. Ya que toda la operación logística de la cadena de suministro es costeada por
recursos del propio sistema de salud, se ha despertado gran interés en los centros de salud en la
reducción y control de los costos sin poner en riesgo la calidad de servicio y la salud de los
pacientes. (Pourjalai & Aptel, 2001).

La Farmacia Principal es la encargada de suministrar los medicamentos y equipos medico

quirúrgicos a las demás farmacias del Hospital, al igual que a los pacientes que se encuentran
hospitalizados en los diferentes de los pisos.

El desarrollo de este trabajo está enfocado en realizar un análisis del proceso de entrega de
medicamentos de la Farmacia principal a los servicios farmacéuticos, desde la generación de las
fórmulas médicas por parte de los médicos y especialistas hasta la administración del
medicamento al respectivo paciente.

Algunos de los problemas que se presentan en la actualidad es que las órdenes médicas no llegan
en los horarios establecidos, razón por la cual se causan demoras y movimientos extras en algunas
de las etapas del proceso. Este problema provoca por ejemplo que en algunos casos las
enfermeras deban bajar a la farmacia principal a solicitar los medicamentos. Esto va en
detrimento a la atención y los cuidados que el paciente requiere, teniendo en cuenta la
importancia que ejercen las enfermeras en los procesos de recuperación, así como en la
generación de la sensación de seguridad, esencial en el caso de pacientes que hayan padecido un
infarto. (Solano, 2010).

2. Descripción de la situación

El proceso de entrega de medicamentos por parte de la Farmacia Principal cuenta con varias
etapas. El siguiente diagrama representa el proceso partiendo de la llegada del paciente al
hospital:

5
 Figura 1. Diagrama de flujo del ciclo de entrega de medicamentos.

Como se puede ver en la figura 1, el ciclo comienza con la llegada de los pacientes al hospital. Una
vez se confirma que el paciente será hospitalizado, se le asigna alguno de los pisos según su
estado. Es allí donde los médicos realizan la preinscripción de los medicamentos para las
siguientes 24 horas. Esta solicitud de medicamentos se realiza a través del sistema Heon. Con este
sistema, los medicamentos son solicitados instantáneamente a la Farmacia Principal, una vez el
doctor los pida. En este lugar se realiza la recepción y descarga de solicitudes, en donde lo primero
que se hace es una verificación de la disponibilidad de los medicamentos en la Farmacia; de no
ser así se procede a ir a la Bodega Principal del Hospital o en caso de que allí no este, se realiza la
compra del medicamento por fuera del hospital. Si los medicamentos se encuentran disponibles
en la Farmacia Principal, dependiendo de si llega en el intervalo previsto, se procede a su
alistamiento; de no ser así existe un movimiento extraordinario en donde la enfermera del piso
debe bajar por los ítems solicitados.

Después del alistamiento se produce la dispensación de los medicamentos en las horas

preestablecidas. Luego si en el momento de la entrega, esta está correcta se procede a guardarlos
para el futuro suministro al paciente; pero si existe algún error en la orden entregada como puede
ser pendiente, errores en los medicamentos llevados, sobrantes, etc., se requiere de un
movimiento extraordinario por parte del auxiliar para recoger los pendientes a la farmacia
principal y/o realizar las devoluciones de los medicamentos.

6
Por último dependiendo del estado del paciente y si este por algún motivo abandona el hospital,
termina el proceso; de no ser así, vuelve a comenzar todo el proceso.

A continuación se hace una descripción detallada de cada etapa que tiene el proceso.

Llegada de Órdenes.

Durante el día existen 3 turnos de médicos (mañana, tarde y noche), normalmente solo se realiza
la preinscripción médica por parte del médico del primer turno para las siguientes 24 horas. En los
dos siguientes turnos únicamente se realiza una valoración y suspensiones o modificaciones
pequeñas de las órdenes, dependiendo del estado del paciente.

Como se observa en la siguiente tabla, existe una hora límite para la formulación y envió de las
órdenes médicas a la farmacia. Estas son las siguientes:

Servicio Asistencial Hora máxima de formulación

UCI PRIMER PISO 3:00 a.m.
UCI TERCER PISO 3:00 a.m.
UCI Y ACI QUINTO PISO 3:00 a.m.
MEDICOQUIRURGICO 3:00 a.m.
NEONATOS 11:00 a.m.
URGENCIAS PEDIATRICAS 11:00 a.m.
OCTAVO NORTE 11:00 a.m.
SEPTIMO NORTE 11:00 a.m.
SEXTO NORTE 11:00 a.m.
OCTAVO SUR 11:00 a.m.
SEXTO SUR 11:00 a.m.
QUINTO NORTE 11:00 a.m.
UCIP 1:00 p.m.
PEDIATRIA 1:00 p.m.
Tabla 1. Horas límite de envió de órdenes médicas a la farmacia principal.

En la actualidad uno de los principales problemas que se presentan es que la formulación se

realiza después de esta hora límite, produciendo así problemas en las siguientes etapas del
proceso.

Descarga órdenes y barridos

7
Esta etapa del proceso es realizada por una digitadora la cual es la única persona de la farmacia
principal con horario administrativo (7:00 am- 5:30 pm). En las horas fuera de este periodo, esta
función se la turnan los diferentes auxiliares de turno.

Un barrido es una revisión de las órdenes médicas prescriptas para las personas que están
hospitalizadas en un piso determinado. Estos barridos son realizados entre 2 y 3 veces por turno,
el primero dura entre 10 y 15 minutos dependiendo del tamaño y número de camas del servicio
hospitalario. Los demás barridos tienen una duración aproximada de 3 minutos, ya que solo se
revisan las camas pendientes. Este proceso es el primero que se ve afectado por la llegada de
órdenes fuera de tiempo programado, ya que se esperaría que el único o último barrido se
realizara en la hora máxima de formulación, por ejemplo para los pisos sexto, séptimo y octavo a
las 11:00 am; pero dado que después de esta hora todavía se presentan llegadas de ordenes
médicas, es necesario realizar continuamente estos barridos, en el intervalo siguiente hasta la
hora de corte.

El inicio de la descarga para los servicios que se alistan en la madrugada y se entregan por la
mañana es a la 1:00 a.m. y para los pisos que se alistan por la mañana y son entregados por la
tarde es a las 8:00 a.m.

Otro problema que existe con la descarga de las órdenes son los errores en la formulación,
principalmente por doble formulación, errores en formulación, errores en las dosis solicitadas,
etc. Estos errores suelen ser detectados por la digitadora en el momento de la descarga, pero en la
actualidad no existe algún dispositivo o alerta de estos errores, por lo cual en caso de que no sea
detectado por estas personas el error continuará hasta que los auxiliares se den cuenta en el
momento de alistamiento o incluso hasta el momento de entrega de los medicamentos en los
pisos. Esto conlleva a movimientos extraordinarios de devoluciones y pendientes por parte de los
auxiliares y/o las enfermeras.

Alistamiento de los carros

Esta parte del proceso comienza por las personas del turno anterior, las cuales empiezan a alistar
el carro correspondiente a través de las órdenes médicas imprimidas, las cuales salen ítem por
ítem. Se van alistando y colocando en los cajones que corresponde al número de cama de los
pacientes. Al final, se realiza el conteo y alistamiento de líquidos manualmente para cada piso y al
momento en que se lleguen nuevas órdenes médicas es necesario volver a realizar todo el
procedimiento de conteo.

Hasta el último momento antes de salir el carro, se deberían realizar barridos para así buscar
alistar los pendientes que existan.

En los casos en que alguno de los medicamentos no esté disponible, se realiza la búsqueda en la
Bodega Principal y en caso de que no haya existencias en esta, se busca en alguna farmacia
particular por fuera de la clínica.

8
Auditoría

El primer paso de auditoría se realiza entre los auxiliares, ya que al realizar el alistamiento la
persona de un turno anterior diferente al encargado de entregar, realiza un chequeo cruzado en el
momento en que se entrega el carro. Luego se toman al azar algunos carros y cajones para
realizarles el control basándose en la orden médica imprimida. La persona encargada de la
supervisión de la auditoria es la gestora del departamento de enfermería.

Dispensación de medicamentos

La dispensación o entrega de medicamentos la realiza un encargado por cada piso, el cual lleva el
carro al servicio asistencial que le corresponde. Los horarios de dispensación son:

Servicio Asistencial Hora de dispensación

UCI PRIMER PISO 8:00 a.m.
UCI TERCER PISO 9:00 a.m.
UCI Y ACI QUINTO PISO 9:00 a.m./9:30 a.m.
MEDICOQUIRURGICO 8:00 a.m.
NEONATOS 1:30 p.m.
URGENCIAS PEDIATRICAS 2:00 p.m.
OCTAVO NORTE 2:00 p.m.
SEPTIMO NORTE 2:00 p.m.
SEXTO NORTE 2:00 p.m.
OCTAVO SUR 3:00 p.m.
SEXTO SUR 3:00 p.m.
QUINTO NORTE 3:00 p.m.
UCIP 5:00 p. m.
PEDIATRIA 5:30 p.m.
Tabla 2. Horas de dispensación de cada servicio hospitalario.

Se realizan en dos sesiones, una por la mañana la cual es alistada por la auxiliar de la noche y
entregada por las personas del turno que empieza a las 7:00 a.m., y otra por la tarde a los pisos
donde existen mayor números de pacientes y por consiguiente mayor número de órdenes. Para

9
estos pisos los carros son alistados por los auxiliares del turno de la mañana principalmente y
entregado por los del turno de la tarde.

La entrega por cada piso toma entre 45 y 50 minutos dependiendo de la cantidad de

medicamentos; aunque la principal demora es el tiempo que tarda la enfermera jefe del piso
(encargada de recibir todos los medicamentos) en atender a los auxiliares.

La recepción de los medicamentos, la debe realizar el profesional de enfermería mano a mano con
la tarjeta de medicamentos y fórmula médica con firma de recibido y registro de inconformidades.
En caso de que exista algún error, como es el caso de pendientes o algún paciente al cual no se le
haya realizado la orden médica, el auxiliar debe volver a la Farmacia principal y recoger los
medicamentos faltantes para luego entregarlos.

La responsabilidad de la entrega de los medicamentos de los servicios médicos de los pisos es del
auxiliar asignado de cada piso, razón por la cual en caso de pendientes u órdenes fuera de los
rangos, este debería de ser el encargado de llevar los medicamentos para así evitar que las
enfermeras bajen a recoger los medicamentos y dejen su labor principal, la cual es la atención de
los pacientes.

Hora de corte

La hora de corte es la hora en que se realiza el último barrido por parte de la digitadora, esta hora
para cada servicio es una hora antes de la de dispensación (Tabla 2.).

Administración de los medicamentos

Esta es la última etapa del proceso, en la cual las enfermeras de cada piso se encargan de
administrarle a cada paciente sus medicamentos. Los medicamentos que son entregados en la
tarde son para ser administrados desde las 4:00 pm a los pacientes. De igual forma la
preinscripción medica realizada por los médicos y especialistas es para 24 horas, razón por la cual
los medicamentos entregados son para este mismo intervalo de tiempo.

Entrega por ventanilla

Las entregas por ventanilla son casos especiales por dosis de inicio, cambio de tratamiento,
eventos extraordinarios como emergencias o devoluciones, en donde la enfermera encargada de
cada piso realiza el pedido en la ventanilla de la Farmacia Principal. El porcentaje de
medicamentos entregados por este medio no debe superar el 20% según la Química Farmacéutica
del Hospital, responsable del proceso de dispensación de medicamentos. Al igual que solo se
deben presentar por los motivos mencionados previamente.

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En el siguiente esquema, se representa la situación ideal en donde están determinadas las horas a
las cuales se realizaría cada proceso:

Hora 6:00 7:00 8:00 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 19:00 20:00

Llegada de órdenes médicas

Descarga de órdenes y
barridos
Alistamiento y
auditoria
Dispensación de
medicamentos
Administración a
pacientes

Figura 2. Diagrama de horarios ideales de las etapas del proceso para la dispensación en la tarde.

Como se puede observar en la figura 2, para los servicios que se dispensan por la tarde, la llegada
de órdenes médicas debe ser hasta las 11:00 de la mañana y por consiguiente la descarga de
órdenes debe realizarse hasta esta hora, con el último barrido. Así a partir de las 11:00 am se
comienza con el alistamiento de los carros por parte de cada encargado. Después se realiza la
entrega del carro al encargado de llevarlo al piso correspondiente y antes de la salida es necesaria
la realización de un proceso de auditoría. Luego hacia las 2:00 p.m. o 3:00 p.m. dependiendo del
servicio, se realiza la dispensación de los medicamentos para su administración a partir de las 4:00
p.m.

3. Datos

Para realizar el análisis de la situación actual de la Farmacia principal se procedió a obtener los
datos de 32 días continuos, empezando el 15 de Agosto del 2013 hasta el 15 de Septiembre del
2013.

En los archivos obtenidos por parte del hospital se procedió a realizar los siguientes filtros:

 Solo se incluyeron los pisos a los cuales la Farmacia principal realiza la dispensación de
medicamentos. Los pisos son: sótano, pisos 1, 3, 4, 5, 6, 7 y 8.

 Se tuvieron en cuenta solamente los horarios y turnos de los auxiliares de Agosto y

Septiembre.

 El estado de órdenes estaba clasificado en ejecutadas, suspendidas y parciales. De estas

se procedió a solo dejar las ejecutadas, ya que las suspendidas son aquellas órdenes que

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 por algún motivo no se ejecutan y las parciales tienen problemas con las cantidades
solicitadas y las cantidades entregadas.

 Por último se realizó un filtro para separar las órdenes de cada servicio hospitalario que se
encuentra en los diferentes pisos. Debido a que en cada piso existen 2 o más servicios
hospitalarios diferentes como por ejemplo en el piso quinto, existen cuidados intensivos
(CI), cuidados intermedios (ACI) y el ala del costado norte.

La distribución de los ítems solicitados durante este tiempo se muestra a continuación, en la

figura 3:

Distribución de items solicitados

Piso 1 Urgencias
Piso 8 Sur 6% Piso 5 CI
5% 6%
Piso 8 Norte Otros Piso 5 ACI
8% 7% 6%

Piso 7 UCIP Piso 5 Norte

6% 9%
Piso 7 Pediatría Piso 3 CI
9% 6%

Piso 7 Norte Piso 6 Sur

14% Piso 6 Norte 6%
8%
Piso 4 Neonatos
4%

Figura 3. Gráfica de la distribución de los ítems solicitados para cada servicio hospitalario.

La información detallada con el número de ítems solicitados y porcentajes se muestra en el Anexo

1.

En la figura 3 se puede observar que los servicios que presentan mayor porcentaje de ítems
solicitados son el piso séptimo norte (14%), piso sexto norte (8%), piso quinto norte (9%), piso
séptimo pediatría (9%) y piso octavo norte (8%). Estos servicios acumulan el 47,6% del total de

12
ítems solicitados. A continuación se muestra la distribución por la hora de llegada de las órdenes
para estos cinco servicios:

Piso 7 Norte

Piso 7 norte
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
6,00%
4,00%
2,00%
0,00%
00:00-1:00

9:00-10:00
10:00-11:00
11:00-12:00
12:00-13:00
13:00-14:00
14:00-15:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00
19:00-20:00
20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-00:00
2:00-3:00

4:00-5:00
1:00-2:00

3:00-4:00

5:00-6:00
6:00-7:00
7:00-8:00
8:00-9:.00

Figura 4. Distribución de la llegada de los ítems al piso séptimo norte según la hora. Total: 23108 ítems. Promedio día:
722 ítems.

En la figura 4, se puede observar como el grueso de las órdenes médicas empieza a llegar a partir
de las 5:00 a.m., teniendo los picos entre las 7:00 a.m. y las 9:00 a.m. También se puede ver que la
suma de los ítems que llegan después de la hora límite de llegada de órdenes la cual es a las 11:00
a.m. hasta antes de la salida del carro (2:00 p.m.) es muy alta 12,13%. Además, después la
cantidad de ítems que llegan desde las 2:00 p.m. hasta las 12:00 a.m. equivale a un 15,35%.

Piso 5 norte.

Piso 5 Norte
20,00%
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
6,00%
4,00%
2,00%
0,00%
12:00-13:00

20:00-21:00
00:00-1:00

9:00-10:00
10:00-11:00
11:00-12:00

13:00-14:00
14:00-15:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00
19:00-20:00

21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-00:00
4:00-5:00
1:00-2:00
2:00-3:00
3:00-4:00

5:00-6:00
6:00-7:00
7:00-8:00
8:00-9:.00

13
Figura 5. Distribución de la llegada de los ítems al piso quinto norte según la hora. Total: 14388 ítems. Promedio día: 450
ítems.

Al igual que para el piso séptimo norte, la figura 5 muestra picos para la llegada de ítems entre las
7:00 a.m. y las 10:00 a.m. Adicionalmente en la hora previa y después de este intervalo, también
existe un porcentaje de llegada de órdenes alto que genera problemas ya que como se puede ver
en la Tabla 1 la hora límite es a las 11:00 a.m. Esto conlleva a que las órdenes que llegan después
de este momento produzcan un trabajo extra para los auxiliares en los momentos de alistamiento.

También se pude ver que a partir de las 2:00 p.m. y hasta las 12:00 a.m. disminuye
considerablemente la llegada de ítems del piso. Aquí se presenta el 3,45% de las órdenes.

Piso 6 norte.

Piso 6 Norte
25,00%

20,00%

15,00%

10,00%

5,00%

0,00%
00:00-1:00

9:00-10:00
10:00-11:00
11:00-12:00
12:00-13:00
13:00-14:00
14:00-15:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00
19:00-20:00
20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-00:00
1:00-2:00
2:00-3:00
3:00-4:00
4:00-5:00
5:00-6:00
6:00-7:00
7:00-8:00
8:00-9:.00

Figura 6. Distribución de la llegada de los ítems al piso sexto norte según la hora. Total: 12573 ítems. Promedio día: 393
ítems

La figura 6 evidencia un alto pico en la llegada de ítems alrededor de las 8:00 a.m. y a las 9:00 a.m.,
así como una fuerte disminución a partir de las 11:00 a.m. Después de las 2:00 p.m., ninguna hora
presenta un porcentaje mayor del 2% hasta el intervalo entre las 12:00 a.m. y la 1:00 a.m., que
presenta un 4,9%.

14
Piso 7 pediatría

Pediatría
20,00%
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
6,00%
4,00%
2,00%
0,00%
9:00-10:00

19:00-20:00
00:00-1:00

10:00-11:00
11:00-12:00
12:00-13:00
13:00-14:00
14:00-15:00
15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00

20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-00:00
1:00-2:00
2:00-3:00
3:00-4:00
4:00-5:00
5:00-6:00
6:00-7:00
7:00-8:00
8:00-9:.00

Figura 7. Distribución de la llegada de los ítems al piso séptimo pediatría según la hora. Total: 14382 ítems. Promedio día:
449 ítems

Se puede ver que a diferencia de los pisos anteriores, el pico se corre hacia el intervalo entre las
9:00 a.m. y la 1:00 p.m. Esto se debe a que los horarios de los médicos pediatras son diferentes,
empezando más tarde. Es importante anotar, que como se muestra las tablas 1 y 2, los horarios
límite de llegada de órdenes y de dispensación para Pediatría son más tarde que la mayoría de
servicios hospitalarios entregados en la tarde.

Piso 8 norte.

Piso 8 norte
18,00%
16,00%
14,00%
12,00%
10,00%
8,00%
6,00%
4,00%
2,00%
0,00%
00:00-1:00

9:00-10:00
10:00-11:00

14:00-15:00
11:00-12:00
12:00-13:00
13:00-14:00

15:00-16:00
16:00-17:00
17:00-18:00
18:00-19:00
19:00-20:00
20:00-21:00
21:00-22:00
22:00-23:00
23:00-00:00
6:00-7:00
1:00-2:00
2:00-3:00
3:00-4:00
4:00-5:00
5:00-6:00

7:00-8:00
8:00-9:.00

Figura 8. Distribución de la llegada de los ítems al piso octavo norte según la hora. Total: 12472 ítems. Promedio día: 390
ítems.

15
Por último en la gráfica correspondiente al piso 8, se ve como tiene un comportamiento parecido
a los pisos 5, 6 y 7, teniendo los picos de llegada entre las 6:00 a.m. y las 11:00 a.m. Sin embargo,
también se presenta un gran porcentaje de órdenes que llegan después de la hora límite (11:00
a.m.) las cuales van descendiendo a medida del paso del tiempo.

La distribución según la hora de llegada para los demás servicios se muestra en el Anexo 2.

4. Análisis de los datos

Como se puede observar en las figuras 4 a 8, existe una gran cantidad de órdenes que están
llegando por fuera de los horarios establecidos, razón por la cual se procedió a realizar un análisis
de estos ítems.

Llegada de órdenes médicas a la Farmacia Principal por fuera de los horarios establecidos.

Llegada de órdenes médicas a la FP por

Fuera de los horarios establecidos
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
ACI

Piso 4

Norte
Norte

Sur

Norte

Norte

UCIP

Sur
CI

CI

CI

Neo

Pediatria

Piso 1 Piso 5 Piso 3 Piso 4 Piso 6 Piso 7 Piso 8

Figura 9. Porcentaje de ítems que llegan fuera del intervalo preestablecido en cada piso.

En la figura 9, se muestra el porcentaje de ítems del total de cada uno de los servicios hospitalarios
que llegan después de la hora límite establecida. En está gráfica se evidencia que los servicios
farmacéuticos con mayor porcentaje de ítems fuera estos horarios son los cuidados intensivos del
piso 1, 3 y 5; aunque para estos servicios al igual que para los cuidados intermedios del piso 5, es
de esperarse que se presenten porcentajes altos, ya que son pacientes que tienen una situación
clínica muy inestable, la cual al cambiar constantemente producen gran cantidad de
modificaciones y correcciones en la medicación.

Después de estos servicios, se puede observar que los pisos sexto, neonatos, pediatría del piso
séptimo y los pisos norte y sur del octavo son los que presentan porcentajes más altos.

16
Estos ítems que llegan por fuera de los horarios establecidos producen diferentes movimientos
extraordinarios por parte de los auxiliares o las enfermeras, ya que dependiendo de la etapa en
que se produzcan afectan los procesos de alistamiento, auditoria, dispensación y/o descarga de
órdenes.

A continuación se realiza un desglose del total de ítems que llegan por fuera de los tiempos y
horas establecidos:

Llegada de órdenes médicas entre la hora establecida y la hora de corte

Llegada de órdenes médicas entre la hora

límite establecida y la hora de corte a la FP
35,00%
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
ACI

Norte
Norte

Norte

Norte
Piso 4

Sur

UCIP

Sur
CI

CI

CI

Neo

Pediatria

Piso 1 Piso 5 Piso 3 Piso 4 Piso 6 Piso 7 Piso 8

Figura 10. Porcentaje de ítems que llegan después de la hora límite y antes de la hora de corte.

En esta gráfica se muestran los porcentajes de ítems que los médicos realizan después de la hora
límite establecido, pero antes de la hora del último barrido. Estas órdenes como se puede
observar en la figura 10 representan un porcentaje muy elevado para casi todos los servicios, y
aunque todos estos ítems son alistados a tiempo por los auxiliares, producen problemas y trabajo
extraordinario para estos.

Las órdenes que llegan cuando se está en el proceso de alistamiento, producen demoras y retrasos
principalmente para el alistamiento de los líquidos, debido a que para este tipo de medicamentos
se realiza una sola entrega por cada piso y cada vez que llegar una nueva orden de líquidos es
necesario que se realice un reconteo de los ítems de este tipo alistados previamente.

17
Llegada de órdenes médicas después de la hora de corte y antes de la hora de dispensación

Llegada de órdenes médicas a la FP después de la

hora de corte y antes de la hora de dispensación
6,00%
5,00%
4,00%
3,00%
2,00%
1,00%
0,00%
ACI

Norte

Piso 4

Sur

UCIP

Sur
Norte

Norte

Norte
CI

CI

CI

Neo

Pediatria
Piso 1 Piso 5 Piso 3 Piso 4 Piso 6 Piso 7 Piso 8

Figura 11. Porcentaje de ítems que llegan en la hora después del último barrido y antes de la hora de dispensación.

Estas son las órdenes que llegan en la hora después de la hora de corte y antes de la dispensación,
la cuales en su mayoría alcanzan a ser alistadas por parte de los auxiliares dependiendo de los
barridos posteriores que realice la digitadora.

Esto va relacionado a la cantidad de trabajo que tenga la digitadora y a lo pendiente que este de
algunos pacientes debido a encargos que le hacen los médicos y enfermeras que por algún motivo
realizan los pedidos en el último momento.

Llegada de órdenes médicas en la hora de dispensación

Llegada de órdenes médicas a la FP en la hora de

entrega
4,00%
3,50%
3,00%
2,50%
2,00%
1,50%
1,00%
0,50%
0,00%
ACI

Norte

Piso 4

Sur

Norte

Norte

UCIP

Norte

Sur
CI

CI

CI

Neo

Pediatria

Piso Piso 5 Piso Piso 4 Piso 6 Piso 7 Piso 8

1 3
.

Figura 12. Porcentaje de ítems que llegan en la hora de dispensación.

18
La figura 12 muestra el porcentaje de órdenes que llegan en la hora en que los auxiliares están
realizando la dispensación en cada servicio farmacéutico. Estas suelen quedar pendientes hasta
que los auxiliares vuelvan a subir o en algunos casos es necesario que las enfermeras bajen a la
Farmacia.

Los servicios que tienen mayores porcentajes son los relacionados a cuidados intensivos del
primer, quinto y tercer piso, al igual que los cuidados intensivos pediátricos (UCIP) del séptimo
piso.

Aunque los porcentajes no son muy elevados en general, los ítems que llegan a esta hora
constituyen el 1,59% del total de las órdenes, lo que representa 80 ítems en promedio diario.

Un porcentaje de estas órdenes son realizadas por las enfermeras, quienes realizan los pedidos
tan sólo cuando los auxiliares que suben a entregar los ítems les dicen las camas pendientes.

Llegada de órdenes médicas después de la hora de entrega.

Llegada de órdenes médicas a la FP después de la hora

de entrega
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
ACI

Norte

Piso 4

Sur

Norte

Norte

UCIP

Norte

Sur
CI

CI

CI

Neo

Pediatria

Piso 1 Piso 5 Piso 3 Piso 4 Piso 6 Piso 7 Piso 8

Figura 13. Porcentaje de ítems que llegan fuera de los intervalos y no hacen parte de los casos presentados en las
figuras 8 y 9.

Este porcentaje se refiere a las órdenes que llegan a la Farmacia Principal después de la hora de
dispensación y antes del primer turno del día de los médicos. Como se puede observar en la figura
13, los porcentajes más altos se presentan en los cuidados intensivos de los pisos 1, 3 y 5. Cómo se

19
ha mencionado anteriormente, esto se considera normal debido a la situación de los pacientes
que se encuentran en estos servicios.

El resto de servicios es menor al 20% lo cual para la Química farmacéutica encargada de la

organización y logística de la Farmacia principal es considerado aceptable, como se mencionó en la
descripción de la situación. Dado esto se debe procurar la solución de los demás problemas para
que los niveles de entrega sean mayores al 80% en todos los servicios.

Después de analizar los diferentes períodos y problemas que existen, se pueden sintetizar los
porcentajes que no alcanzan a ser entregados por la farmacia principal en las siguientes gráficas:

Llegada de órdenes médicas a la FP por fuera de

horarios establecidos y despúes de la hora de corte
35,00%
30,00%
25,00%
20,00%
15,00%
10,00%
5,00%
0,00%
ACI

Norte

Piso 4

Sur

Norte

Norte

UCIP

Norte

Sur
CI

CI

CI

Neo

Pediatria

Piso 1 Piso 5 Piso 3 Piso 4 Piso 6 Piso 7 Piso 8

Figura 14. Porcentaje de ítems que no son entregados en cada servicio por la farmacia principal.

20
 Distribución ordenes fuera de horario
establecido
Piso 8 Sur Piso 1 CI
Piso 8 Norte
4% 3%
9% Piso 5 ACI
Piso 7 UCIP
4% Piso 5 CI 6%
9%
Piso 7 Pediatria Piso 5 Norte
10% 9%

Piso 3 CI
Piso 7 Norte 9%
16%
Piso 6 Norte
11%
Piso 4 Piso 4
Piso 4 Neo 1%
4%
Piso 6 Sur
5%

Figura 15. Distribución de ítems que no son entregados por la farmacia principal. Promedio de ítems por día: 917.
Porcentaje del total de ítems entregados por la farmacia principal: 18,15%

Como se puede ver en las figuras 14 y 15, los servicios farmacéuticos que requieren mayor
atención y hacia los cuales se enfocarían las alternativas y mejoras son:

 Cuidado intensivo del primer, tercer y quinto piso: Ya que aunque no representan los
mayores porcentajes en el total de ítems que no son entregados (3%, 9% y 9%
respectivamente), los porcentajes del total de órdenes de cada uno estos servicio
farmacéutico son los más altos (31,22%, 30,15% y 24,62% respectivamente).
 Lado norte de los pisos séptimo, sexto y quinto y pediatría: Estos servicios son los que
representan los porcentajes más altos del total de ítems que no son entregados (Figura
15), y aunque los porcentajes de los ítems que no son entregados en cada uno no superan
el 25%, (Figura 14) son los que más impacto tendrían al realizar mejoras dado que
sumados son el (55,21%) del total, equivalente a 506 ítems en promedio diarios.

5. Propuesta nuevos horarios

Estos nuevos horarios se realizaron después de una serie de visitas al Hospital entre los meses de
Agosto y Diciembre del 2013. Aquí se habló con los encargados de la Farmacia Principal y se
analizó la situación planteada, teniendo en cuenta los horarios de los auxiliares, los principales
problemas vistos y la búsqueda de no causar un aumento en los gastos por una gran cantidad de
horas extras, que conlleve a la contratación de personal extra.

21
Para las siguientes alternativas se tuvo en cuenta que los auxiliares de la mañana o tarde a los
cuales se les asignan cada servicio farmacéutico deben de encargarse de realizar todas las
entregas de este, y por consiguiente no se le puede asignar a otros auxiliares de diferentes turnos
las entregas. Es por esto que los cambios deben hacerse dentro del mismo turno.

En cada turno hay 5 personas, de las cuales 4 realizan entregas y uno se queda en la Farmacia
principal, por lo cual en la misma hora no se pueden asignar más de 4 servicios hospitalarios.

Se realizaron dos opciones para cada alternativa, teniendo en cuenta en una la hora de corte,
realizándola hasta antes de esta. Y en la otra opción analizando hasta antes de la hora de
dispensación.

5.1 Alternativas para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas.

 Opción 1, realizando los cálculos hasta antes de la hora de dispensación.

Realizando Realizando
Actual segunda segunda Total hasta
hasta antes entrega entrega las 12:00 Total hasta
Servicio de salir 12:00 p.m. 1:00 pm p.m. la 1:00 p.m.
UCI
PRMERO 69,60% 10,13% 11,41% 79,73% 81,01%

UCI
QUINTO 77,49% 9,73% 11,05% 87,22% 88,54%
ACI
QUINTO 85,07% 4,54% 7,12% 89,61% 92,19%
UCI
TERCERO 73,41% 9,76% 13,56% 83,17% 86,97%
Tabla 3. Alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y cuidados intermedio
del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de dispensación

En esta tabla se encuentran los 4 servicios hospitalarios de cuidados intensivos e intermedios. Para
cada uno de estos servicios se tiene el porcentaje de ítems entregados actualmente en la columna
2; el porcentaje adicional que se lograría realizando una segunda entrega a las 12:00 p.m. y a la
1:00 p.m. en las columnas 3 y 4 respectivamente. Por último en las columnas 5 y 6 se muestra el
porcentaje total acumulado de las 2 alternativas, realizando la entrega a las 12:00 p.m. o a la 1:00
p.m.

Se plantean estas 2 alternativas de horarios, ya que por solicitud de los encargados de la Farmacia
Principal, dependiendo de los resultados que se pueda obtener, la disponibilidad de tiempo de los
auxiliares y la coordinación y logística de la Farmacia Principal en algunos casos puede ser posible
realizar la segunda entrega a la 1:00 p.m. o solo hasta las 12:00 p.m.

22
Como se puede observar en la tabla 3 si se realiza otra entrega antes de que el turno de la mañana
termine, se aumentaría entre un 10,13% a un 11,41% en el piso que tienen menor porcentaje de
entregas el cual es la UCI del primer piso, pasando de un 69,6% a un 79,73% o un 81,01%
respectivamente.

En el caso en que se produce la mayor diferencia entre las dos alternativas de horarios es para los
cuidados intensivos del tercer piso. En donde se mejoraría el porcentaje entre un 13,63% y un
9,76% dependiendo si se realiza a las 1:00 p.m. o a las 12:00 p.m., con una diferencia en las
opciones de 3,87%.

Los resultados totales con esta alternativa son:

Mejora Entregando a las Entregando a la

12:00 p.m. 1:00 p.m.
Incremento en el total de órdenes entregadas 1,61% 2,08%
Disminución en el total de órdenes que no son entregadas 8,90% 11,47%
por la Farmacia Principal (Figura 15).
Incremento en el porcentaje de órdenes entregadas para 8,29% 10,69%
los servicios analizados
Tabla 4. Resultados de la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de dispensación.

En la tabla 4 se observa que al realizar una segunda entrega para estos servicios a la 1:00 p.m. se
lograría una disminución del 11,47% de las órdenes que en la actualidad no son entregadas por la
Farmacia Principal y una deducción del 8,9% al realizar la segunda entrega a las 12:00 p.m.

Estas alternativas requieren de tiempo extra en las diferentes etapas del proceso, los cuales se
presentan en la siguiente tabla:

Etapa Tiempo extra segunda entrega a las Tiempo extra segunda entrega a las
12:00 p.m. (minutos) 1:00 p.m. (minutos)
Realización de 36 36
barridos
Alistamiento 16,3 21
Auditoria 8,2 10,5
Transporte carro 20 20
Dispensación 60 60
Total 140,5 147,6
Tabla 5. Tiempos extra para la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de dispensación.

Estos tiempos extras están basados en los resultados del cursograma analítico del Anexo 3.

El tiempo requerido para realizar los barridos adicionales es de 3 minutos por piso cómo se
menciona en la descripción del problema. El tiempo de alistamiento es de 5 ítems por minuto y la
auditoria es la mitad del tiempo requerido para el alistamiento. El transporte es de 8 minutos a
cada servicio, y en este caso como cada auxiliar llevaría 2 carros para diferentes pisos al tiempo, se

23
calcula que lo que demora de un piso al otro son 4 minutos. Por último el tiempo de dispensación
es de 15 minutos por servicio hospitalario, debido a que el número de ítems es menos del 15% de
la primera entrega.

Como se observa en la tabla 5, para esta alternativa es necesario realizar 3 barridos adicionales a
cada piso para cubrir todas las órdenes que llegan antes de la hora de dispensación; la primera en
la hora de corte, la siguiente media hora antes de la hora de entrega y una última minutos antes
de la salida de los carros. Esto representa 36 minutos para la segunda entrega a las 12:00 p.m. o a
la 1:00 p.m. Los tiempos de alistamiento y auditoria varían, ya que si se entrega a la 1:00 p.m.
habrían más ítems y estas etapas al realizarse ítem por ítem requerirían más tiempo. Por último,
los tiempos de transporte y dispensación son muy parecidos ya que se toman por piso.

En total para realizar una segunda entrega a las 12:00 p.m. requiere 140 minutos de tiempo extra
de trabajo de los auxiliares y para la 1:00 p.m. 147 minutos.

 Opción 2, realizando los cálculos hasta la hora de corte.

Realizando Realizando
Actual segunda segunda Total hasta
hasta antes entrega entrega las 12:00 Total hasta
de salir 12:00 p.m. 1:00 p.m. p.m. la 1:00 p.m.
UCI
PRMERO 69,60% 7,42% 10,13% 77,02% 79,73%

UCI
QUINTO 77,49% 6,43% 9,73% 83,92% 87,22%
ACI
QUINTO 85,07% 2,34% 4,54% 87,41% 89,61%
UCI
TERCERO 73,41% 5,91% 9,76% 79,33% 83,17%
Tabla 6. Alternativas para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y cuidados intermedio
del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de corte.

Al realizar los cálculos hasta la hora de corte, los totales disminuyen ya que existe una hora previa
a la hora de dispensación que no se alistaría. Con esta modificación los porcentajes totales hasta
la 1:00 p.m. serían iguales a los porcentajes hasta las 12:00 p.m. de la opción 1 (Tabla 3).

De esta forma aumentaría el servicio de cuidado intensivo del primero piso 7,42% o 10,13%
dependiendo de la hora de entrega, logrando así alcanzar un máximo de 79,73% entregándolo a la
1:00 p.m.

Los resultados generales para esta alternativa serían:

24
 Mejora Entregando a las Entregando a la
12:00 p.m. 1:00 p.m.
Incremento en el total de órdenes entregadas 1,01% 1,61%
Disminución en el total de órdenes que no son entregadas 5,58% 8,90%
por la Farmacia Principal (Figura 15).
Incremento en el porcentaje de órdenes entregadas para 5,20% 8,29%
los servicios analizados
Tabla 7. Resultados de la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de corte.

Se ve en la Tabla 6, que la mayor deducción con esta alternativa es de 8,9% del total de las
órdenes que no son entregadas en la actualidad, realizando la segunda entrega a la 1:00 p.m.

Los tiempos extra para esta alternativa serían:

Etapa Tiempo extra segunda entrega a Tiempo extra segunda entrega a las
las 12:00 p.m. (minutos) 1:00 p.m. (minutos)
Realización de barridos 12 12
Alistamiento 10,2 16,3
Auditoria 5,1 8,2
Transporte carro 20 20
Dispensación 60 60
Total 107,4 116,5
Tabla 8. Tiempos extra para la alternativa para los servicios de cuidados intensivo del piso primero, tercero y quinto y
cuidados intermedio del piso quinto, realizando 2 entregas. Hasta antes de la hora de corte.

Al realizarse una segunda entrega hasta la hora corte, se necesitaría un barrido más, por lo cual el
tiempo extra para esta etapa sería de 12 minutos.

Los tiempos de alistamiento y auditoria también se reducirían, ya que se entregaría menor

cantidad de ítems. En total se necesitarían 107 minutos más para una entrega extra a las 12:00
p.m. y 116 minutos para la 1:00 p.m.

5.2.1 Alternativas para los servicios de sexto, séptimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las
horas de entregas.

Los pisos donde se presentan mayores problemas con los porcentajes de ítems que no pueden ser
entregados en las horas determinadas por parte de los auxiliares son los pisos sexto norte, piso
séptimo norte, pediatría ubicado en el piso séptimo y el piso octavo norte. Esto se puede mejorar
intercambiando los turnos de entrega de los servicios que se entregan por la tarde entre 2:00 p.m.
y 3:00 p.m.

25
  Opción 1, realizando los cálculos hasta antes de la hora de dispensación.

Hora actual Servicio Total de Hora de Total Nueva hora

ítems 2:00 a ítems 2:00 dispensación
3:00 y 3:00
2:00 p.m. Neonatos 7219 2,19% 158 2:00 p.m.
2:00 p.m. Sexto norte 12573 2,23% 281 3:00 p.m.
2:00 p.m. Séptimo norte 23108 1,98% 458 3:00 p.m.
2:00 p.m. Octavo norte 12472 1,61% 201 3:00 p.m.

3:00 p.m. Quinto norte 14388 1,99% 287 3:00 p.m.

3:00 p.m. Ginecología 2121 0,52% 11 2:00 p.m.
3:00 p.m. Sexto sur 9758 1,80% 176 2:00 p.m.
3:00 p.m. Octavo sur 8442 0,97% 82 2:00 p.m.
Tabla 9. Alternativas para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las horas de entregas
hasta antes de la hora de dispensación

En la tabla 7, se muestran los 8 servicios que son entregados a las 2:00 p.m. y 3:00 p.m. Para cada
servicio está primero la hora en que se realiza la dispensación actualmente, en la tercera columna
el total de ítems durante los 32 días estudiados, después los porcentajes de llegada de órdenes
entre las 2:00 p.m. y las 3:00 p.m., el total de ítems que estos representa y por último la propuesta
de la nueva hora de dispensación.

Para la elección de las nuevas horas de dispensación se pasaron los 4 servicios con mayor número
de ítems que llegan entre las 2:00 p.m. y las 3:00 p.m., para la hora más tarde que sea posible
entregar antes de empezar la administración a los pacientes (4:00 p.m.)

Con esta alternativa se mejora un 1,6% las entregas del piso octavo norte, 2% tanto las del
séptimo cómo las del quinto norte y un 2,2% las del sexto norte. Para estos cambios no es
necesario un trabajo extra o un cambio muy grande en la logística de la Farmacia , ya que solo se
pasarían a entregar a las 2:00 pm los servicios de Ginecología, Sexto sur y octavo sur; mientras que
los servicios de sexto norte, séptimo norte y octavo norte pasarían a ser entregados a las 3:00 p.m.

A continuación se muestran los resultados totales de esta alternativa:

Mejora Incremento
Incremento en el total de órdenes entregadas 2,1%
Disminución en el total de órdenes que no son entregadas por la Farmacia Principal
(Figura 15). 11,7%
Incremento en el total de ítems entregados en promedio por día 107
Tabla 10. Resultados alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las horas de
entregas hasta antes de la hora de dispensación.

Con estos cambios se mejoraría un 11,7% el total de órdenes que no son entregadas por la
Farmacia Principal y un 2,1% el total de entrega de medicamentos.

26
Los tiempos extra que requiere esta alternativa se muestran en la siguiente tabla:

Etapa Tiempo extra cambiando la hora de entrega (minutos)

Realización de barridos 48
Alistamiento 21,4
Auditoria 10,7
Transporte carro 0
Dispensación 0
Total 80,1
Tabla 11. Tiempos extra para la alternativa de los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las
horas de entregas hasta antes de la hora de dispensación.

Como se puede ver en la tabla 11, se necesitan 2 barridos adicionales para cada servicio, lo que
permitiría alistar todas las órdenes hasta antes de la salida de los carros a la dispensación. Esto
representaría 48 minutos extra.

Las etapas de alistamiento y auditoría requieren de 32 minutos adicionales para los 107 ítems en
promedio diarios que se alistarían con esta alternativa.

Las etapas de transporte de carro y dispensación no necesitan de tiempos extras, ya que se

realizarían las mismas entregas que en la actualidad. En total esta alternativa necesita 80,1
minutos extra de trabajo para realizarla.

 Opción 2, realizando los cálculos hasta la hora de corte.

Hora actual Servicio Total de Hora de Total Nueva hora

ítems 1:00 p.m. ítems 1:00 dispensación
a 2:00 p.m. y
p.m. 2:00 p.m.
2:00 p.m. Neonatos 7219 1,90% 137 2:00
2:00 p.m. Sexto norte 12573 4,38% 551 3:00
2:00 p.m. Séptimo norte 23108 3,46% 800 3:00
2:00 p.m. Octavo norte 12472 2,14% 267 3:00

3:00 p.m. Quinto norte 14388 3,31% 476 3:00

3:00 p.m. Ginecología 2121 2,55% 54 2:00
3:00 p.m. Sexto sur 9758 1,99% 194 2:00
3:00 p.m. Octavo sur 8442 1,74% 147 2:00
Tabla 12. Alternativas para los servicios de sexto, séptimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las horas de
entregas. Hasta la hora de corte.

Al realizar los cálculos hasta una hora antes de la hora de dispensación, el intervalo que se analizó
fue entre la 1:00 p.m. y las 2:00 p.m. En la tabla 9, se ve que las nuevas horas de dispensación
serían las mismas que las de la opción 1 de la alternativa (tabla 7), debido a que los 4 servicios con
mayor número de ítems en el intervalo analizado son quinto, sexto, séptimo y octavo norte.

27
Los resultados de esta opción son:

Mejora Incremento
Incremento en el total de órdenes entregadas 0,97%
Disminución en el total de órdenes que no son entregadas por la Farmacia Principal
(Figura 15). 5,32%
Incremento en el total de ítems entregados en promedio por día 48
Tabla 13. Resultados de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las
horas de entregas hasta antes de la hora de corte.

La tabla 10 muestra una disminución del 5,32% del total de órdenes que no son entregadas por la
Farmacia Principal lo que representa un incremento de 48 ítems entregados en promedio cada día.

Los tiempos extra para esta opción se muestran en la siguiente tabla:

Etapa Tiempo extra cambiando la hora de entrega (minutos)

Realización de barridos 0
Alistamiento 9,8
Auditoria 4,9
Transporte carro 0
Dispensación 0
Total 14,6
Tabla 14. Tiempos extra de la opción de los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Cambiando las horas
de entregas hasta antes de la hora de corte.

Como se puede ver en la tabla 14, para esta opción no es necesario tiempo extra para realizar
barridos, ya que solo se realizaría el último barrido más tarde en la nueva hora de corte. Los
tiempos extras de alistamiento y auditoría son menores a los presentados en la opción anterior,
(Tabla 11), debido a que al número de ítems adicionales serían de 48 por día en promedio.

Al igual que la opción anterior no se necesitarían tiempos adicionales en el transporte del carro y
la dispensación. En total se necesitarían 14,6 minutos extras para implementar esta alternativa.

5.2.2 Alternativas para los servicios de sexto, séptimo y octavo norte, pediatría,
ginecología y sexto sur. Realizando dos entregas.

Con los cambios presentados, realizando 2 entregas grandes a los servicios médicos que son
entregados a las 2:00 p.m. y a las 3:00 p.m. sin tener en cuenta a qué hora se realizaría la primera
entrega ya que el resultado final, lo importante es a qué hora se realizaría la segunda entrega. En
este caso el mismo auxiliar encargado de cada servicio farmacéutico sería el encargado de realizar
la segunda entrega, por lo cual debe ser antes del término de su turno (7:00 p.m.) y también
teniendo en cuenta que el cambio de turno de las enfermeras es a las 7:00 p.m.

28
  Opción 1, realizando los cálculos hasta antes de la hora de dispensación.

Actual hasta antes Realizando otra Total hasta las 6:00

de la hora de corte entrega 6:00 p.m. p.m.
Neonatos 85,55% 8,12% 93,67%

Sexto norte 75,16% 11,59% 86,75%

Séptimo norte 79,42% 11,28% 90,70%

Octavo norte 77,81% 9,97% 87,77%

Quinto norte 82,21% 6,34% 88,55%

Ginecología 88,31% 4,24% 92,55%

Sexto sur 86,06% 5,42% 91,48%

Octavo sur 85,83% 3,91% 89,74%

Tabla 15. Alternativas para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte, pediatría, ginecología y sexto sur. Realizando
dos entregas. Hasta antes de la hora de dispensación.

En la tabla 11 se puede ver como todos los servicios quedarían con un porcentaje mayor al 85%.
Los incrementos más altos se presentan en los pisos sexto y séptimo norte con un aumento de
11,6% y 11,3% respectivamente.

Los resultados de esta opción se muestran en la siguiente tabla:

Mejora Realizando segunda entrega

a las 6:00 p.m.
Incremento en el total de órdenes entregadas 4,8%
Disminución en el total de órdenes que no son entregadas por la
Farmacia Principal (Figura 15). 26,4%
Incremento en el porcentaje de órdenes entregadas para los
servicios analizados 8,6%
Tabla 16. Resultados de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Realizando dos
entregas. Hasta antes de la hora de dispensación.

Con esta alternativa disminuiría un 26,4% el total de órdenes que actualmente no son entregadas,
además de un aumento del 4,8% en el total de órdenes.

Los tiempos extra para esta alternativa serían:

29
 Etapa Tiempo extra cambiando la hora de entrega (minutos)
Realización de barridos 72
Alistamiento 48,5
Auditoria 24,2
Transporte carro 32
Dispensación 120
Total 296,7
Tabla 17. Tiempos extra de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Realizando dos
entregas. Hasta antes de la hora de dispensación.

Como se muestra en la tabla 17, para esta alternativa es necesario realizar 3 barridos extras para
cada piso, lo que representa un tiempo extra de 72 minutos. Los tiempos de alistamiento y
auditoria serían de 72,7 minutos, ya que con esta alternativa se aumentaría la entrega diaria en
242 ítems en promedio.

Para el transporte de los carros se necesitarían 32 minutos adicionales, 8 minutos por cada 2
servicios, debido a que cada auxiliar se encargaría de la entrega de dos servicios ubicados en el
mismo piso; razón por la cual solo se tendría en cuenta el tiempo de desplazamiento desde la
Farmacia Principal hasta cada piso. Por último el proceso de dispensación aumentaría 120
minutos, 15 minutos por cada uno de los 8 servicios.

En total serían necesarios 297 minutos adicionales, lo que representa cerca de 5 horas.

 Opción 2, realizando los cálculos hasta antes de la hora de corte.

Actual hasta antes Realizando otra Total hasta las

de la hora de corte entrega 6:00 p.m. 6:00 p.m.
Neonatos 85,55% 6,59% 92,15%
Sexto norte 75,16% 10,28% 85,44%
Séptimo norte 79,42% 9,81% 89,24%
Octavo norte 77,81% 8,61% 86,42%

Quinto norte 82,21% 4,73% 86,94%

Ginecología 88,31% 2,55% 90,85%
Sexto sur 86,06% 4,15% 90,21%
Octavo sur 85,83% 2,99% 88,82%
Tabla 18. Alternativas para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte, pediatría, ginecología y sexto sur. Realizando
dos entregas. Hasta antes de la hora de corte.

A pesar de que los incrementos de la opción 2 (tabla 13) en comparación la opción 1 (tabla 11) son
menores, todos los pisos tendrían un porcentaje de órdenes entregadas mayor al 85%. Los
incrementos más altos se presentan en los pisos sexto y séptimo norte con 10,3% y 9,8%
respectivamente.

30
En la siguiente tabla se muestran los resultados de esta alternativa:

Mejora Realizando segunda entrega

a las 6:00 p.m.
Incremento en el total de órdenes entregadas 4,0%
Disminución en el total de órdenes que no son entregadas por la
Farmacia Principal (Figura 15). 22,2%
Incremento en el porcentaje de órdenes entregadas para los
servicios analizados 7,2%
Tabla 19. Resultados de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Realizando dos
entregas. Hasta antes de la hora de corte.

Los incrementos aunque son menores que los de la opción anterior, muestran un decrecimiento
del 22,2% de las órdenes que no son entregadas por la Farmacia Principal y un 4% en el total de
órdenes entregadas.

Los tiempos extra para esta opción se muestran en la siguiente tabla:

Etapa Tiempo extra cambiando la hora de entrega (minutos)

Realización de barridos 24
Alistamiento 40,6
Auditoria 20,3
Transporte carro 32
Dispensación 120
Total 236,9
Tabla 20. Tiempo extra de la alternativa para los servicios de sexto, sétimo y octavo norte y pediatría. Realizando dos
entregas. Hasta antes de la hora de corte.

En la tabla 20 , se muestra que sería necesario realizar un barrido extra (una hora antes de la
dispensación) para cada piso lo que representa 24 minutos.

Para las etapas de alistamiento y auditoria se necesitarían 60,9 minutos, 11,7 minutos que la
opción anterior, debido a que el incremento en el número de ítems sería menor. Para las etapas
de transporte y dispensación, los tiempos extras no varían en relación a la opción de realizar
barridos hasta antes de la hora de dispensación (tabla 17).

En total se necesitarían 237 minutos, casi una hora menos que la opción anterior.

Al unir las dos mejores opciones para los servicios de cuidados intensivos del primero, tercero y
quinto, los cuidados intermedios del quinto piso, los servicios de sexto, séptimo y octavo norte,
pediatría, ginecología y sexto sur los resultados de mejora serían:

31
Mejora total Incremento en el total de órdenes entregadas 6,88%
Mejora Disminución en el total de órdenes que no son entregadas por la 37,90%
problema Farmacia Principal (Figura 15).
Mejora diaria Incremento del promedio diario 347,48
Tabla 21. Resultados de la unión de las 2 mejores opciones para los servicios estudiados.

Se lograría una disminución del 37,9% en las órdenes que no son entregadas actualmente, lo que
representa un aumento de 347 ítems en promedio por día.

Estos resultados se lograrían realizando dos entregas para los servicios intensivos y cuidados
intermedios, haciendo la segunda a la 1:00 p.m. Y para los servicios del sexto, séptimo y octavo
norte, pediatría, ginecología y sexto sur también realizando una segunda entrega a las 6:00 p.m.
En ambas alternativas se deben realizar barridos hasta antes de la hora de dispensación.

La unión de estas dos alternativas tendría como resultado los siguientes tiempos extra en cada
etapa del proceso:

Etapa Tiempo extra cambiando la hora de entrega (minutos)

Realización de barridos 108
Alistamiento 69,5
Auditoria 34,7
Transporte carro 52
Dispensación 180
Total 444,2
Tabla 22. Tiempo extra de la unión de las 2 mejores opciones para los servicios estudiados.

Al sumar los tiempos extra de las 2 mejores opciones según la disminución de ítems que no
entregados por los carros actualmente, se necesitarían un total de 444,2 minutos adicionales, que
constituyen cerca de 7 horas y media. Este tiempo representa un turno adicional de un auxiliar.

32
 6. Conclusiones.

Al realizar el análisis del servicio que presta la Farmacia Principal de un hospital de Bogotá se
evidencia que uno de los principales problemas es la llegada de órdenes médicas por fuera de los
horarios establecidos, aunque estos han sido establecidos por la gerencia del hospital
conjuntamente con el área de enfermería, médicos y la Farmacia principal. Es indispensable
trabajar aún más en la comunicación a los médicos y enfermeras que realicen los pedidos dentro
de estos horarios, lo cual en el momento se realiza continuamente por parte de la Farmacia
Principal, pero es necesario que exista un compromiso de todas las partes para mejorar la
atención del usuario final, el paciente.

Al analizar las diferentes alternativas se puede ver que la mayor solución se lograría realizando
barridos hasta el último momento antes de que salgan los carros al proceso de entrega, para lo
cual es necesario que los carros estén listos la hora antes, y solo se realicen los cambios según
como lleguen los nuevos pedidos.

En cuanto a los servicios de cuidados intensivos y cuidados intermedios, los cuales como se ha
mencionado a lo largo del documento es normal que presenten llegadas por fuera de los horarios
establecidos, es conveniente buscar alternativas para que exista un mayor número de entregas en
tiempos más cortos, para lo cual se podría implementar para trabajos futuros formulación cada 12
horas o intervalos menores a 24 horas, como es actualmente.

Dados los resultados de las alternativas para el caso de cuidados intensivos e intermedios la mejor
opción es que se realice una segunda entrega a la 1:00 p.m. ya que cubriría un mayor intervalo de
tiempo. De igual manera que se realicen barridos hasta antes de salir, para que las órdenes que
lleguen antes de la hora de entrega alcancen a ser alistadas. Esto constituiría un aumento de
11,4% para cuidados intensivos del primer piso, 13,46% para los cuidados intensivos del tercer
piso, 11,05% para el servicio de cuidados intensivos del quinto piso y 7,12% para cuidados
intermedios del quinto piso. Estos cambios representarían un aumento del 10,69% en promedio
para estos servicios y una disminución del 11,47% para el total de órdenes que no alcanzan a ser
entregadas actualmente. Igualmente se necesitarían 148 minutos extra de trabajo para los
auxiliares.

Para el caso de los servicios de sexto, séptimo y octavo norte y pediatría, los cuales representan el
mayor porcentaje de los ítems que no alcanzan a ser entregados por la Farmacia Principal, la
mejor opción es realizar dos entregas, siendo la última a las 6:00 p.m., con esto se mejoraría un
8,6% en promedio para estos servicios y disminuiría un 26,4% el total de ítems que no son
entregados por llegar por fuera de los horarios establecidos. Esta mejora implicaría 297 minutos
adicionales de trabajo en las diferentes etapas, para hacer efectiva la alternativa.

Al unir las dos mejores opciones de las alternativas planteadas se lograría una disminución del
37,9% en las órdenes que no son entregadas actualmente por llegar después de la hora de corte,
lo que representa un incremento de 347 ítems en promedio por día. La unión de estas dos

33
alternativas requiere de 444,2 minutos adicionales, lo que representa un turno adicional de un
auxiliar.

34
Referencias

Gónzales, C. A., Amaya, C. A., & Velasco, N. (Diciembre de 2008). Análisis de un sistema de
distribución de medicamentos de servicios de hospitalización: una aplicación de
simulación y de programación lineal. Bogotá: Universidad de los Andes.

Guerrero, J., Amaya, C. A., & Velasco, N. (Diciembre de 2007). Área de Farmacia Medicamentos:
Hospital El Tunal. Bogotá: Universidad de los Andes.

Pourjalai, H., & Aptel, O. (2001). Improving activities and reducing costs of logistics in hospitals: A
comparison of U.S and French hospitals. The international Journal of Accounting.

Solano, C. (2010). Las enfermeras clave en la atención a los pacientes que han padecido un infarto.
laverdad.es. Cultura de los cuidados, 92.

Anexos
Anexo 1.

Piso Servicio Número de ítems solicitados Porcentaje

entre el 15 de Agosto y el 15
de Septiembre de 2013
Piso 1 CI 3059 1,89%
Urgencias 10096 6,24%
Hemo 8 0,005%
Piso 5 CI 10195 6,31%

35
 ACI 9065 5,61%
Piso 5 14388 8,90%
Piso 3 CI 9181 5,68%
Recuperaciones 94 0,06%
Pre ind 58 0,04%
Piso 4 Piso 4 2121 1,31%
Neo 7219 4,47%
OTP 73 0,05%
Otros 64 0,04%
Piso 6 Piso 6 Sur 9758 6,04%
Piso 6 Norte 12573 7,78%
Piso 7 Piso 7 Norte 23108 14,29%
Pediatría 14382 8,90%
UCIP 9319 5,76%
Piso 8 Piso 8 Norte 12472 7,71%
Piso 8 sur 8442 5,22%
Sótano UP 2997 1,85%
Urgencias 2996 1,85%
Total 161668 100,00%

Anexo 2.

36
 10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
60,00%
10,00%
20,00%
30,00%
40,00%
50,00%
10,00%
15,00%
20,00%
25,00%
30,00%

0,00%
0,00%
0,00%
5,00%
00:00-1:00 00:00-1:00 00:00-1:00
2:00-3:00 2:00-3:00 2:00-3:00
4:00-5:00 4:00-5:00 4:00-5:00
6:00-7:00 6:00-7:00 6:00-7:00
8:00-9:.00 8:00-9:.00 8:00-9:.00
10:00-11:00 10:00-11:00 10:00-11:00
12:00-13:00 12:00-13:00 12:00-13:00

Piso 3 CI
Piso 5 CI
Piso 1 CI

14:00-15:00 14:00-15:00 14:00-15:00

16:00-17:00 16:00-17:00 16:00-17:00
18:00-19:00 18:00-19:00 18:00-19:00
20:00-21:00 20:00-21:00 20:00-21:00

Figura 18. Distribución de la llegada al quinto cuidados intensivos.

22:00-23:00 22:00-23:00 22:00-23:00

37
Figura 20. Distribución de la llegada al piso tercero cuidados intensivos.
Figura 16. Distribución de la llegada al piso primero cuidados intensivos.

10,00%
20,00%
30,00%
50,00%
60,00%
10,00%
15,00%

0,00%
40,00%
0,00%
5,00%

10,00%
20,00%
40,00%

0,00%
30,00%
00:00-1:00 00:00-1:00 00:00-1:00
2:00-3:00 2:00-3:00 2:00-3:00
4:00-5:00 4:00-5:00 4:00-5:00
6:00-7:00 6:00-7:00 6:00-7:00
8:00-9:.00 8:00-9:.00 8:00-9:.00
10:00-11:00 10:00-11:00 10:00-11:00
12:00-13:00 12:00-13:00 12:00-13:00
Piso 5 ACI

14:00-15:00 14:00-15:00 14:00-15:00

16:00-17:00 16:00-17:00 16:00-17:00
Piso 1 Urgencias

18:00-19:00 18:00-19:00 18:00-19:00

Piso 3 Recuperaciones

20:00-21:00 20:00-21:00 20:00-21:00

Figura 17. Distribución de la llegada al piso primero urgencias

Figura 21. Distribución de la llegada al tercero recuperaciones.

22:00-23:00 22:00-23:00 22:00-23:00
Figura 19. Distribución de la llegada al piso quinto cuidados intermedios
 Piso 4 Piso 4 Neonatos
30,00% 25,00%
20,00%
20,00% 15,00%
10,00% 10,00%
5,00%
0,00% 0,00%

10:00-…
12:00-…
14:00-…
16:00-…
18:00-…
20:00-…
22:00-…

10:00-…
12:00-…
14:00-…
16:00-…
18:00-…
20:00-…
22:00-…
00:00-1:00
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
8:00-9:.00

00:00-1:00
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
8:00-9:.00
Figura 22. Distribución de la llegada al piso cuarto norte. Figura 23. Distribución de la llegada al piso cuarto neonatos

Piso 4 Trabajo de parto Piso 6 Sur

20,00% 20,00%
15,00% 15,00%
10,00% 10,00%
5,00% 5,00%
0,00%
8:00-…
00:00-…

10:00-…
12:00-…
14:00-…
16:00-…
18:00-…
20:00-…
22:00-…

0,00%

8:00-…
00:00-…

10:00-…
12:00-…
14:00-…
16:00-…
18:00-…
20:00-…
22:00-…
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00

2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
Figura 24. Distribución de la llegada al piso cuarto trabajo de parto. Figura 25. Distribución de la llegada al piso sexto sur.

Piso 7 UCIP Piso 8 sur

25,00% 25,00%
20,00% 20,00%
15,00% 15,00%
10,00% 10,00%
5,00% 5,00%
0,00%
10:00-…
12:00-…
14:00-…
16:00-…
18:00-…
20:00-…
22:00-…

0,00%
10:00-…
12:00-…
14:00-…
16:00-…
18:00-…
20:00-…
22:00-…
00:00-1:00
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
8:00-9:.00

00:00-1:00
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
8:00-9:.00

Figura 26. Distribución de la llegada al piso séptimo cuidados intensivos pediátricos Figura 27. Distribución de la llegada al piso octavo sur.

38
 Sótano Urgencias Sótano UP
12,00% 12,00%
10,00% 10,00%
8,00% 8,00%
6,00% 6,00%
4,00% 4,00%
2,00% 2,00%
0,00% 0,00%
00:00-1:00

10:00-11:00
12:00-13:00
14:00-15:00
16:00-17:00
18:00-19:00
20:00-21:00
22:00-23:00
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
8:00-9:.00

00:00-1:00

10:00-11:00
12:00-13:00
14:00-15:00
16:00-17:00
18:00-19:00
20:00-21:00
22:00-23:00
2:00-3:00
4:00-5:00
6:00-7:00
8:00-9:.00
Figura 28. Distribución de la llegada al sótano urgencias. Figura 29. Distribución de la llegada al sótano urgencias pediátricas.

Anexo 3

Figura 30. Cursograma analítico, piso 7 pediatría. Elaborado a través de visitas al hospital en la semana del 2 de Septiembre al 6 de
Septiembre de 2013, entre las horas 10:00 a.m. y 2:00 p.m. Este cursograma solo tiene en cuenta 1 sólo barrido.

39