INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL

DEFINICIÓN METODOLÓGICA DEL DIAGNOSTICO INTEGRAL DE ARCHIVOS

ALCANCE
Determinar el estado actual de la Gestión Documental en la Entidad en cuanto al
procedimiento.
OBJETIVO
Establecer el estado actual de la Gestión Documental en la empresa, frente a las últimas
actualizaciones normativas para definir las estrategias sobre la planeación en los
instrumentos.
INFORME DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Dentro de las actividades administrativas desarrolladas en la oficina de
archivo en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 se encuentran las siguientes:
A los trabajadores en la organización, física y técnica de las historias laborales
correspondientes
Las actividades desarrolladas son las siguientes:
Organización y clasificación de la documentación: Se procedió a organizar las historias
laborales de acuerdo a las normas establecidas por la empresa de la siguiente manera:
Organización Técnica:
Depuración: Con las labores de organización se fueron separando
aquellos documentos que presentaban duplicidad dentro de cada uno de
los expedientes. Por tal razón se procedió a eliminar las copias y los
documentos repetidos. Además se repararon aquellos documentos que
por su estado de deterioro presentaban daño físico. Dentro de cada
expediente, los documentos se organizaron atendiendo la secuencia
propia de su producción (orden cronológico). Además se adjuntaron a los
expedientes los siguientes documentos:

 Examen de egreso
 Contratos
 Hoja de vida
 Certificados de estudio
 Pruebas de ingreso
 Certificado de antecedentes disciplinarios procuraduría
 Certificado de antecedentes fiscales contraloría
 Rut actualizado
 Examen de ingreso año actual

ORGANIZACION FISICA DE LAS HISTORIAS LABORALES

Rotulación de los expedientes: Después de organizar el expediente se
procedió a elaborar los rótulos autoadhesivos los cuales se colocaron en
los expedientes. Se colocó un (1) rótulo en la parte inferior de cada una
de las carpetas en donde se maneja la siguiente información:

Área donde trabaja

Código
Serie
Cargo
Asunto
Folios
No caja
No. Legajo

ORGANIZACIÓN DE LOS EXPEDIENTES

Embalaje de los expedientes: Una vez finalizado el procesamiento

técnico de las historias laborales y encarpetadas, éstos se almacenaron
en archivadores ubicados en la oficina de archivo del edificio. Los expedientes se
organizaron en orden alfabético.

Los expedientes de los trabajadores inactivos, es decir aquellos que no poseen

contrato se separaron de los demás para transferirlos al archivo
muerto. Estos expedientes se organizaron en orden alfabético en cajas de
archivo. Una vez organizados en cajas, estas se ubicaron en
estantería metálica.
Organización Física: Una vez realizado todo el procesamiento técnico de
la información, los expedientes se guardaron en carpetas especiales para
este tipo de documentos de archivo con gancho plástico.
CONCLUSIONES

La necesidad de implementar un Sistema de Gestión Documental que facilite la aplicación

del modelo del ciclo de vida de los documentos así como su uso, disponibilidad,
conservación, preservación, la disposición final de la información, autenticidad, veracidad,
integridad, confiabilidad en las diferentes etapas del ciclo vital de los documentos.

Proyectar el archivo de la entidad como un conjunto centralizado incluyendo los Archivos

de Gestión, dotando de los recursos necesarios tantos físicos, tecnológicos y de Talento
Humano al Grupo de Gestión Documental.

Re-socializar los procesos, procedimientos, guías, manuales y formatos, etc. Que

componen el proceso de Gestión Documental, con los funcionarios de la empresa.

Incentivar la participación de los funcionarios en las jornadas de capacitación que

periódicamente realiza el Grupo sobre los aspectos de aplicación de Tablas de Retención
y los demás de la Gestión Documental o, solicitar capacitación en los aspectos especiales
que el área considere necesarios.

Se requiere que la empresa, gestione de manera inmediata en el Sistema de Gestión de

Digitalizacion de documentos.