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Tabla 1. Documentos importantes: ¿qué se debe conservar?, ¿por qué? y ¿durante cuánto tiempo?
¿Qué? ¿Por qué? ¿Durante cuánto tiempo?
(Recomendado)
Registros bancarios
Cheques cobrados* Comprobantes de pago de facturas, de 3 a 6 años*
Estados de cuenta reclamaciones fiscales* 2 años
Recibos de depósito Proporciona un registro financiero de 3 a 6 meses
Listado de número de cuentas mensual/anual de 3 a 6 años
Estados de cuenta de cajas de ahorro Comparación con estados de cuenta Mientras se encuentre vigente y, luego,
Información para familiares, reclamaciones durante 3 a 6 años
de impuestos
Facturas (actuales)
Facturas impagas Para garantizar el pago inmediato, para Hasta que el pago se documente (el pago
Comprobantes de cuentas personales llevar un control del uso de los servicios figura en la próxima factura)
Facturas de servicios públicos públicos
Registros de la iglesia
Registros de bautismo, confirmación y Referencia e información para familiares Para siempre
membresía
Citaciones
Registro de infracciones de tránsito Referencia y documentación Durante 3 años después de la infracción
y accidentes o accidente
Registros de tarjetas de crédito
Números de tarjetas de crédito Comprobante de las condiciones de Hasta que todas las tarjetas de crédito
Información de contacto del acreedor transacciones, créditos y contratos incluidas venzan o sean destruidas
incluida la dirección de pago Para la notificación de los acreedores y el Mientras se encuentre vigente y, luego,
Información sobre la validez de las reemplazo en caso de pérdida o de que la durante 3 a 6 años*
tarjetas de crédito notificación de pago se demore Hasta que se paguen o en el caso
Resúmenes de cuenta de las tarjetas Deducción de impuestos a las ganancias de elementos que se encuentren
de crédito (crédito al no consumidor) en el inventario de bienes muebles,
Fotocopia del frente y reverso de todas para siempre
las tarjetas de crédito
Tabla 1. Documentos importantes: ¿qué se debe conservar?, ¿por qué? y ¿durante cuánto tiempo?
Registros de deudas
Contratos a plazos Comprobante de las condiciones de las Mientras se encuentre vigente y, luego,
Listado de los pagos realizados, las transacciones, deducción de impuestos a durante 3 a 6 años*
direcciones de notificación de errores las ganancias (crédito al no consumidor) Revisar de manera periódica, revisar
de facturación y los nombres de La dirección para la notificación de errores cuando sea necesario
los acreedores, y otra información de facturación puede ser diferente de las
de contacto direcciones generales
Contratos, pagarés , embargos
Documentación de pago final
Registros académicos
Diplomas Para usar como referencias para Para siempre
Certificados profesionales conseguir empleo o ser admitido
Licencias profesionales en programas de capacitación o
Historial académico instituciones educativas
Registros agrícolas o de otros negocios Análisis agrícola o de la Hasta 6 años*
empresa comercial
Preparación de los impuestos a
las ganancias
Planificación financiera
Objetivos financieros Metas financieras por escrito que sean Actualizar según sea necesario
Registros de ingresos/egresos específicas, medibles, alcanzables,
Declaraciones de patrimonio neto realistas y oportunas
Libros de cuentas Documentación del progreso hacia el
Informes crediticios logro del objetivo
Lista de asesores financieros e Referencia y comparación
información de contacto
Genealogía (árbol familiar) Referencia para familiares Para siempre
Registros médicos (integrantes de la familia)
Registros de vacunación Inscripción en la escuela, pasaporte, Para siempre
Información e historia clínica referencia para familiares
Tarjeta de donante de órganos
Registros de vivienda
Registro de los impuestos de Para calcular bases y ganancias o Mientras sea propietario (más de 3
transferencia de la tierra, el precio pérdidas de capital cuando se vende una a 6 años después de la enajenación
pagado, el cierre, los costos de venta propiedad, para respaldar la deducción de imponible de la propiedad)*
Póliza de seguro del título impuestos a las ganancias y las bases en
Escrituras, hipoteca los reemplazos residenciales
Recibos de mejoras
Depósitos para el pago de servicios
Registros de empleo e ingresos
Información de beneficios para Referencia para el impuesto a las 6 años* o para siempre
empleados, informe ganancias (incluido el formulario W-2
Registros de pensión de anual del IRS), el seguro social, las
empleadores anteriores contribuciones y los beneficios de la
jubilación, y antecedentes laborales
Registros del impuesto a las ganancias
Declaraciones de impuestos a las Comprobante de presentación y pago De 3 a 6 años* o para siempre
ganancias federales y estatales, todos Respalda los reclamos si se audita la
los formularios y datos de respaldo declaración
Formularios W-2 y 1099 anuales
Recibos de artículos gravables
(dividendos e intereses, registros de
ganancias de capital, pérdidas)
Recibos de artículos deducibles de
impuestos (interés pagado, tratamiento
médico y cuidado infantil, donaciones,
gastos comerciales, impuestos sobre
los bienes muebles e inmuebles,
pérdidas por accidentes)
Tabla 1. Documentos importantes: ¿qué se debe conservar?, ¿por qué? y ¿durante cuánto tiempo?
Pólizas de seguro**
Listado de números de pólizas Referencia de tipos y cantidades de Hasta que se cobren, se venzan o se
Nombres de los cobertura Registros de pagos, primas llegue a un acuerdo por las reclamaciones
asegurados, beneficiarios y reclamos Actualizar según sea necesario
Compañía que los expide, agente, tipo, Para la actualización periódica de
cantidad de la cobertura; copias de coberturas y el pago de reclamos
las pólizas
Registros de inversiones
Certificados de depósitos Prueba de compra, estado de las Hasta el vencimiento, rescate o venta
Certificados de inversión: acciones, ganancias y transacciones Hasta recibir el resumen anual (conservar
bonos, fondos mutuos, inmuebles más tiempo con fines impositivos si
Comprobantes de transacción (precio, las declaraciones indican ganancias
compra del corredor, declaraciones o pérdidas)
de venta) Actualizar según sea necesario con
fines impositivos
Declaración de patrimonio neto Para tener un listado general de los Actualizar anualmente
activos financieros y las obligaciones,
hacer un seguimiento del progreso
financiero y ayudar en la planificación de
futuras decisiones financieras
Documentos personales
Certificados de nacimiento, documentos Para identificación Para siempre
de adopción, licencia de matrimonio, Referencia para familiares
documentos de divorcio, pensión Para documentar eventos según
alimenticia, laudos de manutención, sea necesario
servicio militar, beneficios de veteranos
de guerra, pasaportes, documentos Actualizar pasaporte cada 10 años
de seguridad social, números de
licencias de conducir, certificados de
defunción, documentos de ciudadanía
y naturalización, derechos de
autor, patentes Derechos de propiedad
Inventario de propiedad personal
Lista de pertenencias, descripción, Referencia e información para familiares, Revisar anualmente (en especial cuando
números de serie, precio pagado, fecha, documentación para reclamaciones se adquieren, se venden o descartan
valor actual estimado, fotos, videos del seguro nuevas pertenencias)
Tasaciones
Títulos de vehículos y contrato Hasta la venta del vehículo
de compraventa
Registros de mascotas
Registro de salud y vacunación Identificación, salud Hasta la muerte de la mascota o
Registros de licencia transferencia de propiedad
Pedigrí
Registros de propiedad
Tasaciones de propiedades Comprobante de pago, preparación de De 3 a 6 años o para siempre*
Servidumbre impuestos, referencia futura
Arrendamientos mineros o
de superficies
Comprobantes de venta y constancias de Comprobante de facturas pagas, respaldo De 3 a 6 años*
pago (bienes deducibles de impuestos) de reclamaciones de impuestos a las Mientras se sea propietario**
ganancias, prueba de propiedad para Para siempre si el comprobante de
reclamaciones de seguros de bienes** compra del bien se encuentra en el
inventario de bienes muebles
Registros de arrendamiento
Copia del acuerdo de arrendamiento Referencia e información, prueba Hasta que se mude, se llegue a un
o alquiler de estado acuerdo en todas las reclamaciones, se
Lista de verificación al momento de devuelva el depósito de seguridad
la mudanza
Imágenes que muestren el estado al
momento de la mudanza
Tabla 1. Documentos importantes: ¿qué se debe conservar?, ¿por qué? y ¿durante cuánto tiempo?
Planes de pensión y jubilación Referencia e información, prueba de las Mientras esté vigente o hasta que se
contribuciones de empleador-empleado, agote el fondo
pagos y beneficios recibidos o pagaderos
Caja de seguridad
Lista de contenidos en un archivo en Referencia e información para familiares, Actualizar según sea necesario
el hogar documentación para el pago del seguro
en caso de pérdida (incendio o robo)***
Suscripciones/Membresías
Títulos, fechas de renovación Determinar las fechas de renovació Actualizar según sea necesario
Detalles de la membresía, fechas
de renovación
Garantías
Manuales del propietario Referencia e información, servicio técnico, Mientras se sea propietario
ajuste de defectos de piezas o del equipo
Testamentos
Copia del testamento Referencia, esencial para la distribución Para siempre, actualizar según sea
Documentos de fideicomisos de los bienes necesario
Carta de últimas instrucciones Instrucciones para los familiares
Poder legal de duración indeterminada Les otorga a otras personas el poder para
Poder para la atención médica de tomar decisiones financieras
duración indeterminada Les otorga a otras personas el poder para
Instrucciones médicas anticipadas tomar decisiones médicas cuando usted
(testamento en vida) está imposibilitado
Listado de la ubicación de documentos Referencia que especifica la atención
importantes, nombres, información en los momentos finales de vida,
de contacto de asesores legales instrucciones para los médicos, el
y personales hospital, el asilo de ancianos, el centro de
Escrituras del lote de sepultura cuidados paliativos, las agencias de salud
en el hogar y los familiares
Prueba de propiedad
Otro (incluir)
Otro (incluir)
Otro (incluir)
*Nota: El Servicio de Impuestos Internos tiene tres (3) años para auditar las declaraciones de impuestos a las ganancias federales (o dos años
desde la fecha en que se pagó el impuesto, la que sea posterior). Sin embargo, este límite no se aplica en casos “inusuales”. Si no se informa la
cantidad de ingresos que se debería haber reportado, y es más del 25% del ingreso indicado en la declaración, el período de limitación no vence
hasta seis (6) años después de la presentación de la declaración. No hay limitación de tiempo cuando una declaración es falsa o fraudulenta, o
cuando no se presenta la declaración. (Ver la publicación n.º 552 del IRS, “Mantenimiento de registros para individuos”).
Aunque no debe conservar la totalidad de los registros financieros con fines impositivos, si le realizan una auditoría se recomienda tener los
cheques cobrados u otra verificación de pago relacionado de manera directa con lo que indicó en la declaración de sus ganancias. En algunos
casos, es ventajoso conservar los archivos durante más tiempo que el período recomendado. Por ejemplo, al vender su residencia principal y
solicitar la exclusión de las ganancias del capital que permite el IRS, es posible que le soliciten el precio de compra original y las mejoras de capital.
**Consulte con su agente o corredor de seguros sobre los requisitos de la compañía de comprobante de compra o propiedad de bienes muebles
e inmuebles en caso de presentar una reclamación de seguro. (En algunos casos, son necesarios los recibos de pago; en otros, solo basta con un
inventario por escrito o fotografías).
***Por lo general, el seguro de la Corporación Federal de Seguro de Depósitos (Federal Deposit Insurance Corporation, FDIC) no cubre los
contenidos de las cajas de seguridad. Consulte con su agente o corredor de seguros sobre la cobertura que brinda su póliza de seguro de
propietario o para determinar si existen otras disposiciones de cobertura.