PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE DE GESTIÓN

DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE ARCHIVO EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE

PARATEBUENO

IVAN DARIO GRANADOS PARRA

ID 427561

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICA PROFESIONAL

VILLAVICENCIO-META

2019
PROPUESTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE DE GESTIÓN
DOCUMENTAL EN EL ÁREA DE ARCHIVO EN LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE
PARATEBUENO

IVAN DARIO GRANADOS PARRA

INVESTIGACIÓN PRACTICAS PROFESIONALES

ZULMA ESPINOSA BERMUDEZ

Directora Proyecto de Investigación

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICA PROFESIONAL

VILLAVICENCIO-META

2019
 TABLA DE CONTENIDO

Introducción…………………………………………...…………………………………………4
Resumen ejecutivo………..……………………………………………………….…………...1

Planteamiento del problema………………………………………………............................8

Formulación del problema…….…………………………………………………….…………4

Objetivos………...………………………………………..…………………………………….10

Justificación…………………………………………………………………………………….11

Marco legal…………..…………………………………………………………………………13

Marco conceptual……………….……………………………………………………………..19

Antecedentes………………….…………………………………………………………….…21

Tipo de investigación…...………………….……………………………………………….…22

Técnicas de recolección……………..…..………………….………………………………..23

Procedimiento………..……………………………………….………………………………..24

Capítulo 1…………………………………………………….…………………………………24

Capítulo 2………………………………………………………………………………….…...31

Capítulo 3……………………………………………………………………………………….33

Conclusiones…………………………………………………………………………………...39

Recomendaciones……………………………………………………………………………..41

Referenciación…………………………………………………………………………………42
 4

Introducción

La ley General de Archivos en el titulo V, articulo 21. Establece que:

“Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación

deberán observarse los principios y procesos archivísticos” y en el Artículo 19 “las

entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y

conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico,

informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos. b) Realización de estudios técnicos para

la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las

condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de

la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del

sistema.” (Archivo General de la Nación, 2000).

Teniendo en cuenta lo anterior, la actual administración del municipio de

Paratebueno ha realizado un serie de mejoramientos tanto en los procesos como en el

almacenamiento y seguridad de la; Además teniendo en cuenta que las TICS son un

conjunto de herramientas valiosas para optimizar procesos públicos, en la presente

investigación se realizara un estudio técnico con el fin de brindar pautas para la

implementación de un software de gestión documental el cual ayudara a que exista una

mejora continua en los procesos archivísticos que se realiza dentro de la organización;

las tablas de retención documental, las tablas de valoración documental, sistema

 5

integrado de conservación, inventario único documental y demás funciones archivísticas

se pretende buscar un software que permita sistematizarlas.

Esto dando cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás leyes existente que

velan por la transparencia, preservación, accesibilidad, seguridad de la documentación,

dado que en sus archivos se encuentra información vital importancia y de no existir podría

generar problemas legales, financieros y administrativos.

 6

Resumen ejecutivo

En 1981, la Asamblea de Cundinamarca, mediante la ordenanza número 36 del

día 30 de noviembre, crea el Municipio de Paratebueno, el cual se inaugura el 4 de Julio

de 1982, siendo Presidente de la República el Doctor Julio Cesar Turbay Ayala y

Gobernador de Cundinamarca el Doctor Enrique Rueda Riveros. Es nombrado como

primer acalde de Paratebueno mediante decreto de la Gobernación el señor Ovidio

Peñalosa. La alcaldía Municipal de Paratebueno empezó a funcionar en el año 1984 en

el mandato de Adalberto Franco, el cual era un alcalde designado por el entonces del

Gobernador Gustavo Esguerra.

El constante flujo de documentación en el sector publico y la importancia que esta

representa para cualquier organización, ya que esta constituye como sustento para la

toma de decisiones y demás disposiciones que se le tienen a estos documentos, ha

llevado a los diferentes entes gubernamentales a invertir en el mejoramiento de los

procesos de Gestión Documental teniendo como principal herramientas las Tecnologías

de información y comunicación (TICS). La actual administración observando las

dificultades que se presentan en esta área, ha puesto en tarea un plan con el fin mejorar

algunos aspectos de esta área; en primer lugar, construyendo un depósito nuevo donde

reposa actualmente la documentación corrigiendo errores de almacenamiento y

seguridad, posteriormente implementando procesos de gestión documental para generar

mayor productividad.

En esta investigación se realizo una propuesta para la implementación de un

software de gestión documental en el área de archivo en la Alcaldía Municipal de

 7

Paratebueno, debido a la necesidad que se tiene en dicha organización en minimizar

malas prácticas en el manejo de archivos y además de agilizar procesos documentales

adquiriendo una mayor productividad en los distintos departamentos que la conforman.

Para ello en primera instancia se realizó un diagnostico a través de un DOFA,

donde se identificará fortalezas, amenazas, oportunidades y debilidades que se tienen

en este momento en esa área. Luego con apoyo de información recolectada y

observaciones en el área se determinaron las ventajas directas e indirectas que se tienen

en la implementación de este software en pro del mejoramiento continuo del archivo.

Posteriormente se realizó una minuciosa investigación de software existentes en

el mercado, y se identificaron los 4 posibles que se acomodan a las necesidades de la

alcaldía de Paratebueno.
 8

Planteamiento del problema

Si bien la archivística tradicional se ha perfeccionado en estos últimos 100 años,

según (Cabrales, 2005) en donde la fundación de las asociaciones de bibliotecarios

especializados, centros nacionales de documentación, y por último la publicación del

Tratado de documentación de Paul Otlet permiten que muchos autores consideren que

para esta fecha (1934) se había formado la Ciencia de la Documentación. Se han

perfeccionado una serie de principios, técnicas, procedimientos y normas que han

permitido una apropiada organización de los archivos y documentación, los cuales se

ven impuestas de manera generalizadas en todo el mundo, estos procesos no se han

aplicado de la mejor manera en los archivos del país, siendo los más afectados los

archivos del sector público aquejando de mayor manera a los archivos municipales y

departamentales.

Infortunadamente, el sector de archivos municipales ha estado retirado de los

beneficios de las tecnologías, aunque claro está que existen algunas excepciones como

la son en las principales ciudades y algunos archivos departamentales, por tal motivo la

necesidad incorporar las TICS en las diferentes procesos archivísticos.

Ante la falta de interés por parte de las administraciones municipales anteriores

respecto al adecuado manejo, organización, preservación de la documentación esto ha

ocasionado deterioro, perdidas y además dificultad a la hora de buscar documentación

antigua.
 9

Este estudio pretenderá identificar expresamente la necesidad que tiene esta área

en la implementación de software que brinde de manera integral soluciones en el manejo

de la información de dicha entidad.

Formulación del problema

¿La implementación de un software de gestión documental permitirá tener la

información ordenada y almacenada correctamente en el área de Archivo de la alcaldía

Municipal de Paratebueno?
 10

Objetivos

General:

- Realizar estudio técnico para la implementación de un software de

gestión documental que permita ordenar y almacenar la información en el área de

archivo de la Alcaldía Municipal de Paratebueno.

Específicos:

- Realizar diagnostico en el área de gestión documental de la Alcaldía

Municipal de Paratebueno

- Identificar las ventajas que tiene la implementación de un software

de gestión documental, con el fin de agilizar y mejorar procesos archivísticos.

- Sugerir información precisa de software existente en el mercado y

cual se acondiciona mejor a las necesidades de la Alcaldía Municipal de

Paratebueno.
 11

Justificación

Partiendo del artículo 4° de la ley 594 de 2000, sobre los principios generales que

rigen la rigen la función archivística señala en el literal h) “Modernización”, el Estado

propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas

de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de

documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 “que establece

que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,

pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación

deberán observarse los principios y procesos archivísticos”. (Archivo General de la

Nación, 2000). Por lo anterior la importancia que tiene las tecnologías de información y

la comunicación (TICS), en busca de la eficiencia de los servicios públicos y la continua

mejora en la gestión y la transparencia de procesos del sector público.

La presente investigación se lleva a cabo debido a la necesidad que tiene la

Alcaldía Municipal de Paratebueno de implementar un software de gestión documental

para evitar en lo más mínimo las malas prácticas en el manejo de los archivos y además

de brindar una herramienta en pro del beneficio y la continua mejora de los procesos

archivísticos municipal.

El resultado de esta investigación pretende identificar las ventajas que conlleva la

implementación de un software de gestión documental en el departamento de archivo de

esta identidad, con el fin de mejorar el desarrollo de los procesos de la gestión

documental al interior de la alcaldía tales como: producción, recepción, distribución,

 12

trámite, organización, simplificación, consulta, conservación y disposición final de los

documentos.
 13

Marco legal

En Colombia existen varias leyes relacionado con el manejo adecuado de los

archivos del sector público; con esta breve recopilación resaltaremos las normas más

importantes y esenciales para el avance en la construcción de un sistema de gestión

documental óptima para esta entidad.

Existe una ley específica creada para la regulación de la información archivística

denominada ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos”, además de incluir diferentes

códigos vigentes los cuales son:

- Ley 594 De 2000. Establece las reglas y principios generales que regulan la

función archivística del estado.

Entre los artículos más importantes encontramos:

ARTÍCULO 4. Principios generales. Los principios generales que rigen la función

archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer

de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea

recuperable para el uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente

de la historia;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la

administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son

imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su

 14

vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la

identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las

decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para

la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de

justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los

derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la

eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al

ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la

organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son

responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de

la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función

archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el

patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya

protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios

fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de

los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las

excepciones que establezca la ley;

 15

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la

racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción

estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de

aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la

infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo

programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una

función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de

los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración

pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica

sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos

reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados

o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

ARTÍCULO 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los

archivos contemplados en los artículos 8o. y 9o. de la presente ley, así como los archivos

de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

ARTÍCULO 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El

Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos,

 16

teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los

documentos y la normatividad archivística.

ARTÍCULO 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de

la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.

ARTÍCULO 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá

garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de

sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de

espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones

técnicas existentes sobre áreas de archivos.

ARTÍCULO 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos.

La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y

éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por

ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.

ARTÍCULO 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los

funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética

profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo

previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán

siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión

de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la

administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la

Nación.
 17

ARTÍCULO 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar

tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos,

empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre

y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

a) Organización archivística de los documentos;

b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en

cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y

operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida

en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.

- Constitución Política de Colombia. Están relacionados en su gran mayoría con la

accesibilidad, publicación y conservación de la información y los archivos, donde se

relacionan fundamentalmente en los siguientes artículos: 8, 20, 72, 74, 112, 313

- Ley 80 de 1989. En el cual se crea el Archivo General de la Nación y además se dictan

otras disposiciones.

- Acuerdo 7 de 1994. Reglamentación General de Archivos

- Acuerdo 5 de 2013. Se establecen parámetros para la clasificación, ordenamiento de

los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

- Circular AGN N°2 de 1997. Son algunos parámetros para tener en cuenta en la

implementación de las TICS en los archivos públicos.

 18

- Código de procedimientos civil. Artículos 251, 253, 254, 255, 256, 257, 258, 259,

261, 264, 268, 272, 279. Medidas para la gestión documental

- Ley 136 de 1994. Organización y funcionamiento de los municipios. Contiene

elementos con el manejo de información y documentos en los municipios

-Ley 734 de 2002. Código disciplinario. Esta ley define algunas obligaciones y deberes

de los servidores públicos frente al manejo documental.

- Decreto 624 de 1989. Norma que autoriza el uso de medios magnéticos para el registro

y conservación de la información.
 19

Mapa conceptual

Para la presente investigación describiré algunos conceptos y definiciones

relacionadas con la temática central de proyecto. Tomados de normas legales vigentes

y publicadas por el Archivo General de la Nación.

Archivo: Conjunto de documentos acumulados de un proceso por una persona o

entidad pública o privada en el transcurso de una gestión y además conservadas.

Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales.

Conservación de documentos: conjunto de procedimientos que permiten la

durabilidad y permanencia de soportes documentales.

Valoración documental: proceso por el cual se determina los valores de los

documentos

Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

Gestión documental: conjunto de procesos administrativos que sirven para

planificar, manejar y organizar documentación, desde su origen hasta su destino final,

con la finalidad de conservar y facilitar su utilización.

Función archivística: conjunto de actividades administrativas que sirven para

planificar, manejar y organizar documentación, desde su origen hasta su destino final,

con el fin de facilitar su actualización y conservación.

 20

Eliminación de documentos: es la destrucción de los documentos que han

perdido su valor administrativo, jurídico, fiscal o contable y que no tiene valor histórico.

Documento original: es el origen del documento donde tiene todas las

características de autenticidad.

Documento electrónico de archivo: es el registro de información recibida y

almacenada por medios electrónicos.

Documento de archivo: registro de información en razón de sus actividades o

funciones.

Base de datos: colección de información organizada de tal que sea accesible,

puede ser de tipo físico o electrónico.

 21

Antecedentes

La gestión documental inicio:

“La Gestión de Archivos Administrativos y Registros organizacionales tuvo sus

antecedentes tanto en teorías administrativas que evolucionaron con gran fuerza en la

primera mitad del Siglo XX, como en los métodos archivísticos que se empleaban desde

la antigüedad por las administraciones de cada época”. (Ponjuan, 2005).

Se empezó a dar gran importancia en el sector publica en Colombia desde:

“En la década del 40 y del 50 la administración pública dio gran importancia a la tenencia

y organización de sus documentos administrativos por lo que surgió la llamada Gestión

de Archivos Administrativos y Registros organizacionales. Era la época de analizar cómo

controlar los grandes volúmenes de documentos que se generaban, asegurar su

conservación y accesibilidad. Conservación, por los plazos estrictamente necesarios

vinculado a la economía del espacio; accesibilidad, para respaldar la actuación de las

administraciones ante situaciones que demandaban probar determinados hechos y

operaciones”. (Ponjuan, 2005).

Según Rossini (2008), elaboro un estudio sobre los archivos y las nuevas tecnologías de

la información en el que concluyo que estas sirven para mejorar los procesos

archivísticos, así mismo sirven como soporte de conservación de la documentación,

además que el proceso de clasificación y ordenación para los documentos en los

soportes informáticos debe ser el mismo que para los soportes tradicionales.
 22

Tipo de investigación

La presente investigación se aplicará el método científico de la investigación

explicativa porque según (Morales, N. 2013) “consiste en proveer una referencia general

de la temática, a menudo desconocida, presente en la investigación a realizar”, teniendo

esta un enfoque cualitativo por que se utiliza este enfoque para responder distintas

preguntas del planteamiento del problema.

En primer instancia se realizará un diagnóstico del área en la cual estamos

trabajando a través de una DOFA, se identificará las ventajas que tiene la

implementación de este software y además se buscara cuáles de los que se encuentra

en el mercado es el más acto para cubrir las necesidades de la Alcaldía Municipal de

Paratebueno.
 23

Técnicas de recolección de información

La investigación se realizó por medio de las técnicas como la observación según

Abril (2004), “consiste en la percepción sistemática y dirigida a captar los aspectos mas

significativos de los objetos, hechos, realidades sociales y personas en el contexto donde

se desarrollan normalmente”, este instrumento se utilizó con el fin de proporcionar

información empírica de las encargadas de esta área para identificar esas falencia que

se encontraron en los procesos de esta dependencia y, además del análisis de

documentos que su fin es la de recoger la mayor cantidad de información relacionada

con la temática trabajada y analizando la información obtenida en esa búsqueda sea

acorde a esta investigación.

 24

Procedimiento

Capítulo 1. Realizar diagnostico en el área de gestión documental de la Alcaldía

Municipal de Paratebueno.

Se realizo el diagnóstico en el área de estudio a través de una matriz DOFA en donde

según Chapman (2004), “es una herramienta de gran utilidad para entender y tomar

decisiones en toda clase de situaciones en negocios y empresas. DOFA es el acrónimo

de Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. Los encabezados de la matriz

proveen un buen marco de referencia para revisar la estrategia, posición y dirección de

una empresa, propuesta de negocios, o idea”.

Se evaluó el entorno interno por medio del impacto que puede llegar a ejercer cada

debilidad y fortaleza identificada, calificándola como alto al que mayor se presenta, medio

al cual se presente moderadamente y bajo en el cual no presenta casi incidencia;

posteriormente se evaluó el entorno externos a través del nivel de ocurrencia que pueden

tener las oportunidades y amenazas, donde alto significa que tiene un alto porcentaje

que suceda, medio que tiene cierta porcentaje que ocurra y bajo que no suceda.

Se realizo una minuciosa observación en la dependencia con colaboración de Helida

Molina Sánchez, jefe del área y Francedy Gutierrez Herrera, auxiliar de apoyo de

almacén y archivo, en donde se identifico una seria de debilidades, fortalezas,

oportunidades y amenazas que se encuentran presentes en esta área y las cuales se

identificaron y se evaluaron.
 25
Tabla 1. Matriz DOFA Área de archivo de Alcaldía Municipal de Paratebueno

Nota: Autoría Propia.

 26

Debilidades:

 Mobiliario insuficiente para almacenar la información; La falta de estantería

que actualmente se presenta es gracias a la gran cantidad de volumen

documental que existen en las diferentes dependencia. (Alto)

 Bioterioro y peligro de roedores donde descansa la documentación; esto

tiene un impacto bajo debido al nuevo almacén donde reposa actualmente la

documentación donde permite prevenir mejor estas eventualidades. (Bajo)

 Falta de tablas de valoración y de retención documental; no existen esta clase

de tablas que sirven de apoyo para conocer el tiempo de permanencia en cada

etapa del ciclo vital del documento. (Alto)

 Demora en la búsqueda de documentación antigua; puesto que no se ha

implantado un software de gestión documental repercute directamente en los

proceso de búsqueda. (Alto)

 Plan para salvaguardar documentación en caso de desastres naturales;

actualmente no se tiene en mente trabajar en este plan sin embargo el nuevo

almacén se encuentra ubicado en un lugar seguro para esta clase de eventos.

(Medio)
 27

 Software de gestión documental; Debido a que apenas está en

consideración, este seria vital para que exista una mayor optimización en los

procesos en el área de archivo y en la toma de decisiones global dentro de la

organización. (Alto).

Fortalezas:

 El personal del área tiene bastante capacitación en las actividades que

realiza; los colaboradores que actualmente están laborando tienen un amplio

conocimiento del área debido a las capacitaciones que realizan los entes

gubernamentales constantemente, sin embargo, el presupuesto para implantar

nuevos procesos y herramientas es muy limitado. (Medio)

 Mejoramiento continuo en cada una de las actividades llevadas a cabo en la

entidad en materia de gestión documental; en la administración actual se tiene

en consideración bastante esta dependencia por el cual el mejoramiento continuo

de ella. (Alto).

 Compromiso del personal en el proceso de gestión documental; aunque son

pocos los colaboradores en esta área, ellas cuentan con una buena actitud. (Alto)

 Las cajas mantienen debidamente rotuladas y ordenadas en estantería; toda

documentación que llega al almacén esta correctamente rotulada y ordenada en

 28

su sitio, sin embargo, existe hacinamiento de documentación en las diferentes

dependencias debido a la falta de estanterías. (Medio)

 Los inventarios documentales se encuentran en base datos; Se maneja un

inventario en el cual se sabe que cantidad de carpetas se tienen actualmente y la

cantidad de folios que tiene cada una de ellas. (Medio)

 Voluntad para la incorporación de la TICS en los procesos archivísticos;

se tienen en estudio la implementación de estas herramientas en esta área

y se ejecutaran varios proyectos en el presente año. (Alto)

Oportunidades

 Normatividad expedida por el Archivo General de Archivo de la Nación; sea

mejorado notablemente en algunos aspectos referentes a las normas establecidas

para esta área sin embargo aun faltan algunas por trabajas. (Medio)

 En el mercado existen herramientas útiles para la mejora del proceso

archivístico (TICS); estas herramientas ya están identificadas y se pretende

iniciar con el software de gestión documental. (Alto)

 29

 Adquirir mobiliario acorde para el almacenamiento de esta documentación;

esta dificultad ya se encuentra ya hacer bastante tiempo y actualmente no sea ha

trabajado para una oportuna solución. (Bajo)

 Capacitación ofrecida por entes gubernamentales; aunque estas

capacitaciones las realizan trimestralmente, se espera que se traten diversos

temas de la gestión documental. (Medio)

 Programa para el control, monitoreo y limpieza de los archivos; esta

posibilidad es casi nula actualmente, aunque existen jornadas de limpieza en el

almacén y un control y monitoreo eventualmente de las encargadas de esta área.

(Medio)

 Solicitud de recursos adicionales con entes gubernamentales; es casi

imposible conseguir estos fondos debido a ley de garantías. (Bajo)

Amenazas:

 Crecimiento del volumen documental; debido a que la actual administración

entrega esté presente año, se presenta un gran volumen de documentos que

repercuten los procesos archivísticos actuales. (Alto)

 En las diferentes dependencias se presenta hacinamiento de

documentación; en dependencias como tesorería, contratación y secretaria

 30

existe gran cantidad de archivos que no se han podido entre al área encargada

debido a la cantidad de documentación que existe en esta época del año. (Alto)

 Perdida de la documentación por catástrofe natural; aunque es posible que

esto no suceda se debe estar preparado para ello, sin embargo, no se tiene en

consideración ningún plan de contingencia. (Bajo)

 Incumplimiento normativo que puede llevar a sanciones; esto es muy difícil

que sucedo gracias a que se realizan casi todos los procesos bajo la ley general

de archivo. (Bajo)

 Baja seguridad en el archivo de registros públicos; aunque se tienen ciertas

medidas preventivas no se tiene una buena seguridad para estos registros.

(Medio)

 Alta posibilidad al ingreso al personal no autorizado al archivo; actualmente

debido a otros trabajos de mejoramiento de infraestructura en la alcaldía de

Paratebueno, se tiene en el almacén otra oficina que esta muy ajena a esta área

de archivo y esto puede repercutir que personas no autorizadas tengan contacto

a esta documentación. (Alto)

 31

Capítulo 2. Identificar las ventajas que tiene la implementación de un software de

gestión documental, con el fin de agilizar y mejorar procesos archivísticos.

Se realizo a través del análisis de documentos una exhaustiva investigación donde

se determinó las principales ventajas que tiene esta implementación en la gestión

documental de la Alcaldía Municipal de Paratebueno.

Gracias a la fuente Telecon Bussiness solutions (2013) y además de identificar

las falencias que tiene el área de archivo y como estas se pueden corregir determine las

siguientes ventajas:

Ventajas directas:

 Reducción de almacenamiento: debido a la digitalización de los documentos se

puede reducir notablemente los espacios requeridos en el almacén para guardas

esta documentación.

 Codificación, Búsqueda y recuperación, rápida y flexible: con la codificación será

más fácil al momento de la búsqueda debido a que se categorizará por

dependencia, esto permitirá búsquedas rápidas y posibilidad de encontrar

documentación extraviada.

 Control de acceso y seguridad mejoradas: existe un mayor control en el acceso

de documentación a personas no autorizadas delimitando información aquellas

que realmente si les interese y además se puede observar cuando se modifica.

 Eliminación de archivos extraviados y recuperación en caso de desastre: estos

nunca estarán extraviados gracias a su fácil mecanismo de búsqueda y en caso

 32

 de alguna eventualidad se podrán realizar copias de seguridad a todo la base de

datos.

 Reducción de costos: evitaremos costes en impresiones, escáner, fotocopias y

tiempos de personal en la búsqueda.

 Mejora en los procesos de otras dependencia: gracias a la rapidez en la búsqueda

de información antigua se logra optimización de procesos en otras dependencia

siendo las tomas de decisión más eficientes.

 Movilidad: estar conectados en cualquier momento y en el momento indicado

mejora notablemente los tiempos de ejecución.

Ventajas indirectas:

 Mejor servicio de atención al cliente: se reducen los tiempos de espera en los

ciudadanos que necesiten documentación antigua y además el personal podrá

dedicar tiempo en otras tareas.

 Ayudamos al medio ambiente: debido a que eliminan considerablemente los

volúmenes de papelería gracias a que se pueden enviar directamente por correos

electrónico.

 Espacios de infraestructura: debido a la reducción de documentación para

almacenar reduce notablemente espacios en el almacén.

 Prevención de enfermedades del personal: debido a que la documentación

archivada está expuesta a polvo y agentes perjudiciales a la salud se reducción la

exposición de los colaboradores.

 33

Capítulo 3. Sugerir información precisa de software existente en el mercado y

cual se acondiciona mejor a las necesidades de la Alcaldía Municipal de Paratebueno.

Debido a la exhaustiva búsqueda que se realiza en la web respecto al software

que cumpliera con las necesidades que tiene el área de archivo y además que fuera

netamente colombiano, se identificaron 4 posibles programas de gestión documental los

cuales tienen las siguientes características:

SIADOC® está compuesto por varios módulos que permiten la ejecución de los

proceso según el ciclo de vida de los documentos y la administración de expedientes de

archivo de manera organizada: Radicación de Correspondencia, Gestión de Documentos

y Workflow, Archivos de Gestión, Archivo Central e Histórico, Tablas de Retención

Documental, PQRS. Adicional cuenta con un módulo de Administración para su

configuración.

Entre los aspectos que con SIADOC® se pueden controlar están:

 Registro de Correspondencia, Ventanilla Única y PQRs.

 Tablas de Retención Documental.

 34

 Información de los Expedientes de Archivo activos e inactivos. Expedientes

Electrónicos.

 Control de modificaciones y actualizaciones.

 Seguridad por niveles teniendo limitaciones a ciertos usuarios de algunos

documentos.

 Gestión electrónica vía web, notifica actividades por correo electrónico, controla

los tiempos de los trámites y actividades.

Fuente: (https://www.guiadesolucionestic.com/tags/software-gestion-documental)

Exact Synergy permite: gestión de documentos y archivos conforme a las normas,

tablas de retención y valoración, controle los archivos de gestión, central e histórico.

Además:

 Crear, almacenar, organizar y acceder a los documentos en cualquier momento y

desde cualquier lugar a través de una base de datos central y desde un portal

web.
 35

 La herramienta permite pasar de una cultura de documento en papel a una de

documento electrónico, en donde no solo basta con escanear un documento, sino

que adicionalmente se tramitan los documentos a través de flujos de trabajo.

 Conocer la historia de un documento desde que llega, se distribuye, se toma

acción y se da respuesta, logrando sistematizar los procesos de correspondencia,

gestión de archivo y gestión electrónica de documentos.

 Relacionar los documentos con sus clientes, proveedores, distribuidores,

prospectos, empleados, proyectos, productos, flujos de trabajo y procesos en

general relacionado con el trámite de documentos.

 Gestionar los documentos y el archivo, conforme a las normas del archivo general

de la nación, permitiendo la definición de series y subseries documentales, tablas

de retención y tipología documental.

 Integración con MS Office (Word-Excel-Power Point-Outlook) para crear y editar

documentos, instalando nuestro complemento de Synegy Office Integrator (SOI).

 Con nuestro administrador de alertas puede crear notificaciones de vencimientos

de trámites y tiempos de retención entre otros.

 Tener toda la información en línea para monitorearla y administrarla, a través de

un tablero de mando con los indicadores claves del proceso.

 Acceder por medio de apps desde cualquier dispositivo móvil.

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 36

El Administrador de ControlDoc® tiene la posibilidad de parametrizar, administrar

y controlar los diversos elementos que permiten contar con organizaciones modernas,

amigables con el medio ambiente. Las organizaciones con ControlDoc® reducen sus

costos de impresión, duplicación, y producción documental, con el uso de papel. Se

administran los usuarios funcionales, perfiles y sus roles, las tablas de retención

documental, los tiempos de gestión de cada trámite, flujos de trabajo por cada proceso,

las firmas digitales y la producción documental “cero papel”.

ControlDoc® Permite el almacenamiento de documentos digitales, aplicada a la

gestión de contenidos y automatización de procesos empresariales. Cumple los

lineamientos de gobierno en línea y las políticas de gestión documental Cero Papel, de

igual manera nos permite evaluar, medir y tomar decisiones en cada negocio y la entrega

de indicadores de gestión e informes, así como la trazabilidad en tiempos establecidos.

La creación y administración de documentos y expedientes digitales y el monitoreo de

todas las actividades.

Fuente: (https://www.guiadesolucionestic.com/tags/software-gestion-documental)
 37

Es un software administrativo, de gestión documental y financiera basada en procesos

por medio de la herramienta BPM para la correcta administración de logística, manufactura,

seguridad, petróleos, energía, vigilancia, cajas de compensación, gobierno, hotelería, clubes,

industria, educación y salud generando valor en tu compañía al simplificar procesos,

aumentando la productividad.

Con SEVEN-ERP, software administrativo y financiero, tú:

 Reducirás el tiempo de ejecución de tareas de 5 horas a 20 minutos.

 Nuestra estructura BPM nativa permite diseñar, implementar y trabajar sistemas a

nivel de procesos facilitando los ciclos empresariales, la administración de

documentos e indicadores.

 Nuestro software es altamente parametrizable para ajustarse a la normatividad

colombiana, cambios legales, directrices DIAN y las políticas de tu organización de

forma rápida y segura.

 Te incluimos en el contrato de mantenimiento y soporte, todos los requerimientos de

ley y nuevas versiones de producto.

 Podrás estandarizar procesos financieros con las NIIF/NICSP.

 Mediante el CRM aumentarás notablemente la calidad de los procesos

administrativos, financieros y logísticos.

 38

 Apoyarás el medio ambiente poniendo en práctica la filosofía cero papel digitalizando

los procesos de manera ágil y rápida.

 Tendrás la tranquilidad de responder a la reglamentación de factura electrónica para

dar un paso hacia la globalización de documentos.

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 39

Conclusiones

A partir del desarrollo de la investigación se concluyó lo siguiente:

 En el momento de la realización del diagnostico se identificó que existe entre las

debilidades más alta del área de archivo, la demora en la búsqueda de

documentación antigua esto debido a que aun no se cuenta con una herramienta

eficaz para reducir tiempos, esto se obtiene a través la utilización de las TICS que

en este caso seria la implementación del software, además del poco mobiliario

que se tiene actualmente para almacenar información, esto gracias al volumen

arto de documentación que se tiene en hacinamiento en las diferentes

dependencias.

Entre las fortalezas se identificó el compromiso que se tiene tanto el personal

encargado de esta área como la administración actual en el mejoramiento

continuo de todas las actividades que se realizan entorno a la gestión documental.

En cuanto a las oportunidades se encontró la principal razón por la cual se realizo

esta investigación la posible implementación de herramientas tecnológicas en los

procesos archivísticos municipales donde se determino con un nivel de ocurrencia

alto esto debido a la posible implementación del software.

En tanto a las amenazas se tiene con un nivel de ocurrencia alto, el incremento

del volumen documental esto debido al poco tiempo que cuenta la administración

actual para su finalización.

 40

 Se identificaron las ventajas que se tiene si se llegara a implementar este software

de gestión documental y se concluyo que existen ventajas tanto directas e

indirectas de las cuales las mas importantes y de las cuales se pueden sacar

mayor provecho son los siguientes:

Ventajas directas: reducción en el almacenamiento, codificación, búsqueda y

recuperación de archivos y además la reducción en costos.

Ventajas indirectas: mejora en el servicio al cliente y reducción de papelería que

contribuye al medio ambiente.

 Se indago en el mercado posibles software que tuvieran esas características

necesarias para contribuir al área de archivo de la Alcaldía municipal y se

encontraron los siguientes: SIADOC, EXACT SYNERGY, CONTROL DOC,

SEVEN-ERP.
 41
Recomendaciones

Teniendo en cuenta los resultado obtenidos en le presente investigación se

realizan las siguientes recomendaciones.

 Seguir trabajando en el mejoramiento continuo del área de archivo para obtener

progresos en la administración Municipal de Paratebueno.

 Implementar el software de gestión documental lo más pronto posible, esto debido

al poco tiempo que tiene la administración actual en cuanto a su gestión.

 Capacitar al personal encargado sobre la importancia de estas herramientas

tecnológicos y como estas son útiles para mejorar la productividad.

 Corregir el constante hacinamiento de información en las diferentes dependencias

a través de recursos para la compra de estantería.

 Aumentar significativamente el presupuesto del área de archivo para mejorar los

procesos de gestión documental.

 Dar seguimiento a los lineamientos trazados por la Ley General de Archivo como

actualmente se están dando.

 42

Referenciación

- Cabrales, G & Linares, R. 2005). Origen y formación de la Ciencia de la

Información (1895-1962). Recuperado el 25 de febrero de 2019 de

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- Colombia. Congreso de Colombia. Ley 594 de 2000: Por medio de la cual se dicta

la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Diario Oficial N° 44.093

(14 de Julio de 2000).

- Colombia. Congreso de Colombia. Ley 80 de 1989: Por la cual se crea el Archivo

General de Archivos de la Nación. Diario Oficial N° 39.116 (22 de diciembre de

1989).

- Colombia. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Acuerdo 7 de 1994:

Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivo. Diario Oficial

N° 40.100 (29 de junio de 1994).

- Colombia. Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Acuerdo 5 de 2013:

Por el cual se establecen los criterios básicos pero la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones. Diario N° 45.260 (15 de marzo

de 2013).
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- Colombia. Director del Archivo General de la Nación. Circular N° 2 de 1997:

Parámetros a tener en cuenta para la implementación de nuevas tecnologías en

los archivos públicos. (11 de septiembre de 2012).

- Colombia. Presidente de la Republica. Código de Procedimiento Civil. Diario

Oficial N° 33.150 (21 de septiembre de 1970).

- Colombia. Congreso de Colombia. Ley 136 de1994: Por la cual se dictan normas

tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los municipios.

Diario Oficial N° 41.377 (2 de junio de 1994).

- Colombia. Congreso de Colombia. Ley 734 de 2002: Por la cual se expide el

Código Disciplinario Único. Diario Oficial N° 44.699 (5 de mayo de 2002).

- Colombia. Presidente de la Republica. Decreto 624 de 1989: Por el cual se expide

el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de

Impuestos Nacionales. Diario Oficial N° 38.756 (30 de marzo de 1989).

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protection-government-property
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exploratoria/

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2.pdf

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mayo de 2019 de

https://s3.amazonaws.com/academia.edu.documents/41375407/Tecnicas_e_Inst

rumentos_Material_de_clases_1.pdf?AWSAccessKeyId=AKIAIWOWYYGZ2Y53

UL3A&Expires=1558114469&Signature=N2%2BvZ6sJb00SMQ5%2Fn2RmvOH

HHkk%3D&response-content-

disposition=inline%3B%20filename%3DTecnicas_e_Instrumentos_Material_de_c

las.pdf

- Software Gestión Documental. Recuperado el 18 de mayo de 2019 de

https://www.guiadesolucionestic.com/tags/software-gestion-documental