PROCEDIMIENTO Código: P-62/1

Fecha: 30/04/10

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Página: 1 de 11

Revisión: 03

ÍNDICE
1.- OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN

2.- RESPONSABILIDADES

3.- DESARROLLO

3.1.- REQUERIMIENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO

3.2.- DETECCIÓN DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

3.3.- PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN

3.4.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN FORMATIVA

3.5.- DIAGRAMA DE FLUJO

4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

HISTORIAL DEL DOCUMENTO

Fecha Revisión Descripción / Modificaciones
30/04/10 03 Adecuación a Norma ISO 9001:2008

Realizado y Revisado: Aprobado:

 NOTAS ACLARATORIAS
P-62/1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS

0.- El objeto de la formación es el de asegurarse que los trabajadores que estén en puestos que
incidan en la calidad sean competentes para el desempeño de sus responsabilidades.

1.- Las designaciones de los cargos pueden variar de una empresa a otra. La asignación de
responsabilidades también puede ser distinta.
 PROCEDIMIENTO Código: P-62/1
Fecha: 30/04/10

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Página: 3 de 11

Revisión: 03

1.- OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN

En el presente procedimiento se describe el método de actuación de EMPRESA con respecto a la

formación0 y sensibilización que se les da a los trabajadores y mandos de la empresa, con base en la
educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas, para el perfecto desarrollo de sus
trabajos. Así mismo en este procedimiento se describirá la forma en que se determinan y aseguran
los Perfiles, Funciones y Responsabilidades para cada puesto de trabajo de la empresa.

Este procedimiento afecta a todo el personal de EMPRESA cuyo trabajo afecta a la calidad de las
actividades de la empresa incluidas en el Sistema de Gestión de la Calidad.

2.- RESPONSABILIDADES 1

Define y facilita los recursos humanos necesarios para la actividad

de EMPRESA y proporciona a los trabajadores de ésta los medios
para que reciban la formación necesaria para el correcto
desempeño de sus actividades que influirán en la calidad del
producto/servicio final
Define las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo,
GERENCIA
así como los requisitos que deben cumplir las personas que realizan
las actividades inherentes al puesto de trabajo
Es responsable, en colaboración con el Responsable de Calidad, de
la programación de la formación del personal
Es responsable de aprobar el Plan de Formación establecido
Detectar las necesidades formativas del personal comunicándoselas
a Gerencia estableciendo junto a ésta el Plan de Formación de
EMPRESA
RESPONSABLE DE CALIDAD Vela por el cumplimiento en todo momento de que se reciba la
formación planificada
Archiva los registros concernientes a “Recursos humanos” y analiza
la polivalencia de las personas
Comunicar las necesidades formativas

RESPONSABLES DE LOS Facilitan la formación inicial de las personas de nueva incorporación

DEPARTAMENTOS
Realizan la evaluación de la eficacia de la formación recibida por las
personas asignadas a su departamento
 NOTAS ACLARATORIAS

P-62/1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS

2.- Tal y como se desprende de lo indicado en este procedimiento, los perfiles de trabajo deben
recoger concretamente que requisitos de competencia se exige al personal para ocupar un
determinado puesto de trabajo. Por ejemplo:
 Educación: si es necesario que se disponga de unos estudios mínimos (FP, grado medio,
superior o si es imprescindible) – Formación Reglada
 Formación específica para dicho puesto, la cual es necesaria que se disponga previo al
inicio de la actividad (certificados de aptitud pedagógica en el caso de centros de
formación o permiso D para conductores de camiones) – Formación Complementaria
 Experiencia mínima, que puede incluir necesariamente un periodo de prácticas mínimo en
la empresa acompañado de personal ya cualificado. Se debe desatacar si una experiencia
determinada puede convalidad una educación concreta. – Experiencia Requerida
 Habilidades prácticas, si fuese necesario, como buena percepción ocular...
Debe tenerse en cuenta en dichas descripciones de los puestos de trabajo al personal de trabajo
temporal. Así mismo, una vez definidos estos perfiles, es necesario poder demostrar que las
personas que realizan las actividades del SGC cumplen con estos requisitos establecidos (copia de
títulos, certificados de Asistencia,...). Mención especial tiene el perfil del auditor subcontratado,
pues según lo que se defina en su ficha, puede reducirse o aumentarse la posibilidad de que sean
más o menos los auditores que las podrán llevar a cabo.

3.- El personal que podría estar afectado por este requisito puede ser:

 Responsables de calidad
 Personal que realiza inspecciones de proceso: jefes de obra, capataces, coordinadores de
producto, responsables de servicio
 Personal que realiza inspecciones/verificaciones de producto o servicio: personal de
laboratorio, técnicos de reparación y mantenimiento, responsables de la
verificación/validación del diseño de productos/servicios
 Responsables de departamentos/áreas, encargados de planificación y programación de los
procesos y actividades
 Trabajadores cuya actividad incide directamente en la calidad del producto: camioneros,
instaladores, torneros,...

4.- Puede pensar en realizarse un registro de polivalencia, pues puede suceder que existan personas
con la suficiente capacidad para realizar distintas actividades. Esta capacidad o habilidad puede ser
evaluada por el propio Responsable del Departamento y registrada en dicho formato de
polivalencia. Un ejemplo de formato puede ser el siguiente:

PUESTOS DE TRABAJO
NOMBRE

PUEDE HACERLO SIEMPRE SUPERVISADO POR EL ENCARGADO

PUEDE HACERLO CON RESERVAS NO PUEDE HACERLO

 PROCEDIMIENTO Código: P-62/1
Fecha: 30/04/10

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Página: 5 de 11

Revisión: 03

3.- DESARROLLO
3.1.- REQUERIMIENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO

La Gerencia de EMPRESA define qué requisitos a nivel de formación y experiencia son requeridos
para la realización de cualquiera de las actividades que afecten a la Calidad y que se lleven a cabo en
la empresa2. Así mismo, se definen para cada puesto de trabajo tanto las funciones del personal que
se encuentre en el mismo como las responsabilidades imputables. Toda esta información quedará
plasmada en el R-62/1 REQUERIMIENTOS DEL PUESTO DE TRABAJO que consta de los siguientes
campos:

 Puesto de trabajo: el que se está definiendo.

 Funciones y Responsabilidades: se desarrollarán aquellas funciones y responsabilidades que
sean de aplicación en el puesto de trabajo en cuestión.
 Perfil de la persona: se define el perfil de la persona necesaria para dicho puesto definiendo
los campos:
o Formación Reglada: se refiere a la formación académica demostrable que sea
necesaria para desarrollar el trabajo (EGB, ESO, FP, Licenciatura, Ingeniería)...
o Formación Complementaria: formación realizada a modo de cursos que
complemente la académica.
o Experiencia Requerida: tiempo desarrollando labores similares en otras empresas
necesario para desempeñar las funciones del puesto.
o Otras: otro tipo de conocimientos como informática o idiomas.
 Personal de empresa en el puesto, relación de todo el personal de empresa en el puesto de
trabajo con fechas de alta y baja en el puesto.

Las funciones y responsabilidades de su puesto de trabajo son comunicadas a todas las personas de
EMPRESA, quienes deben satisfacer los requisitos establecidos para cada puesto de trabajo 3. Cada
persona de la empresa dispone de un R-62/2 FICHA DE PERSONAL, en la cual se establecen los datos
personales, así como el perfil profesional y los históricos de experiencia laboral y formación previa al
presente procedimiento4.

3.2.- DETECCIÓN DE NECESIDADES DE FORMACIÓN

Las necesidades de formación en EMPRESA pueden catalogarse como “Inicial” (ver 3.2.1) o
“Continua” (3.2.2).
 NOTAS ACLARATORIAS

P-62/1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS

5.- Es necesario que el personal de nueva incorporación reciba la formación inicial mínima que recoja al
menos las características clave del puesto a ocupar, así como otras actividades de formación
generales de la organización. Puede llevarse a cabo mediante la definición de programas de
formación inicial.
También puede optarse, dependiendo de la empresa, por la sistemática de que para todo el
personal nuevo que se incorpore a la empresa, una vez presentada la persona al Responsable del
Departamento al que va destinado, éste proceda a formar e informar a la persona de aquellas
cuestiones por las cuales se vea afectado, dejando constancia de esta información/formación en un
formato específico (Véase ejemplo adjunto). Formato, donde dicho responsable, y a su término,
anota alguna observación relativa al aprovechamiento de la formación dada (Véase apartado “c”
punto 6.2.2. de la ISO 9001:2008).

NOMBRE: SECCIÓN INICIAL:

TIEMPO
Nº CONCEPTO RESPONSABLE SI NO N/P
INVERTIDO
PRESENTACIÓN A SUPERVISORES / OTRO
1
PERSONAL IMPLICADO
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ( PROCESOS,
2
AREAS, OFICINAS, ...)
EXPLICACIÓN DEL PROCESO COMPLETO DEL
3 SERVICIO Y LA IMPORTANCIA DE SU TRABAJO
BIEN HECHO EN OPERACIONES POSTERIORES
INFORMACIÓN / FORMACIÓN SOBRE
4 PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS DE SUS
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
INFORMACIÓN / FORMACIÓN DE IMPRESOS-
5
DOCUMENTOS QUE DEBE UTILIZAR
INFORMACIÓN / FORMACIÓN SOBE TRÁMITES
6 (PERMISOS, APROBACIONES, ..) CON LA
DOCUMENTACIÓN CORRESPONDIENTE
FORMACIÓN / ADIESTRAMIENTO DE SU MEDIO
7
DE TRABAJO
INFORMACIÓN/FORMACIÓN SOBRE
8
SEGURIDAD / HIGIENE EN EL TRABAJO
INFORMACIÓN / FORMACIÓN SOBRE SISTEMA
9
DE CALIDAD IMPLANTADO

OBSERVACIONES: FIRMA FIRMA TRABAJADOR:

SUPERVISOR:

T
anto el introducir estos 2 formatos en el SGC (notas 4 y 5) hará que el volumen de formatos
aumente, consecuentemente también lo hará en mayor medida el de registros, por lo que es
importante dilucidar la conveniencia o no de integrarlos en el sistema.

6.- Puede existir o no un plan de formación, pues no es ningún requisito de la ISO 9001:2008.
 PROCEDIMIENTO Código: P-62/1
Fecha: 30/04/10

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Página: 7 de 11

Revisión: 03

3.2.1.- Personal nuevo en la plantilla

El proceso a seguir con todo el personal nuevo incorporado a plantilla, con objeto de conseguir que su
incorporación se realice de una forma sistematizada, es que una vez presentada la persona al
Responsable del Departamento al que va destinado, éste procede a formar e informar a la persona en
aquellas cuestiones por las cuales se vea afectado, reflejando a su término esta formación recibida en el
R-62/2 FICHA DE PERSONAL correspondiente5.

3.2.2.- Personal antiguo en la plantilla

Las necesidades de formación del personal dentro de EMPRESA se determinan a través de los
requerimientos que son solicitados por los empleados mediante la comunicación interna, o bien a
través de la detección de necesidades formativas por parte del Responsable de Calidad.

Cuando el Responsable de Calidad recibe la comunicación (oral o escrita: ver P-50/1

RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN) de una necesidad de formación requerida por un
empleado, pasa a estudiarla junto con la Dirección, deciden si es necesaria o no la formación y
pasan a comunicárselo al empleado de acuerdo con lo descrito en el citado procedimiento.

La necesidad también puede detectarse por parte del Responsable de Calidad en cuanto a las
posibles deficiencias que pudiera detectar en la actividad o las necesidades de formación ante la
introducción de cambios en él. En este caso el Responsable de Calidad se reúne con Gerencia para
decidir que tipo de acción formativa se va a impartir a los empleados, comunicándoselo
posteriormente a estos.

3.3.- PLANIFICACIÓN DE LA FORMACIÓN

Anualmente, en la Revisión del Sistema por la Dirección, a raíz de las carencias que se observan en el
personal de los distintos Departamentos, ó bien por las demandadas del propio personal, se
determina por parte de la Dirección y del Responsable de Calidad las necesidades formativas para el
año siguiente del personal de EMPRESA. Estas necesidades formativas estarán relacionadas al menos
tanto con las actividades en los puestos de trabajo como en materia de calidad.

La planificación de la formación quedará plasmado en el R-62/3 PLAN DE FORMACIÓN 6 por parte

del Responsable de Calidad siendo aprobado por la Dirección, quien además dota de los recursos
necesarios para su impartición.

Este plan será completado con las actividades de formación puntuales que se aprueben con
posterioridad.
 NOTAS ACLARATORIAS

P-62/1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS

7.- La Norma ISO 9001:2008 no indica que la evaluación deba ser medible, por lo que es suficiente
con los comentarios de los implicados y/o el mantenimiento de la calificación. Por ejemplo se
puede comparar por el propio receptor de la formación y/o sus superiores los resultados
obtenidos propuestos al principio y evidenciar si se han cubierto o no.
 PROCEDIMIENTO Código: P-62/1
Fecha: 30/04/10

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Página: 9 de 11

Revisión: 03

3.4.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA ACCIÓN FORMATIVA

Para toda formación que se imparta, bien por el propio personal de EMPRESA (instructor) o bien por
entidades externas a EMPRESA debe cumplimentarse el formato R-62/4 REGISTRO DE FORMACIÓN, por el
propio instructor o por el Responsable de Calidad (acciones formativas externas), detallando los datos de
la acción formativa y de las personas asistentes.

Toda la formación, conlleva una evaluación de la eficacia de la misma, registrada en el R-62/4 REGISTRO
DE FORMACIÓN, en el apartado “EVALUACIÓN”7. Esta evaluación será realizada por el Responsable del
Departamento al que pertenece cada persona evaluada y refleja el grado de conocimientos adquirido, y si
procede, aplicado. Se recomienda que esta evaluación sea realizada no antes de 2 meses de haber
transcurrido la acción formativa.

A la evaluación de la acción formativa, de todas las personas asistentes, Gerencia supervisará y registrará,
mediante su firma, el cierre de la acción.

Las entidades externas de formación serán evaluadas mediante el procedimiento P-74/1 GESTIÓN DE
COMPRAS Y PROVEEDORES, como subcontratación externa.

3.5- DIAGRAMA DE FLUJO

NUEVO PERSONAL

Formación Inicial

PERSONAL ANTIGUO

Necesidades Formativas

Plan de Formación

Acciones Formativas

Evaluación de las acciones

formativas
 NOTAS ACLARATORIAS

P-62/1 GESTION DE RECURSOS HUMANOS

No hay comentarios
 PROCEDIMIENTO Código: P-62/1
Fecha: 30/04/10

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS Página: 11 de 11

Revisión: 03

4.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Todos los documentos necesarios en este Procedimiento se relacionan a continuación:

- Manual de calidad

- P-50/1 Responsabilidades de la dirección

- P-74/1 Gestión de compras y proveedores

- R-62/1 Requerimientos del puesto de trabajo

- R-62/2 Ficha de personal
- R-62/3 Plan de formación
- R-62/4 Registro de formación