GESTIÓN MODERNA DE

COMPRAS Y PROVEEDORES
DE CLASE MUNDIAL
BIENVENIDOS
 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA

Esquema del Sistema Logístico

TRANSPORTE PUNTOS DE
SUMINISTROS
TRANSPORTE SECUNDARIO ENTREGA
PRIMARIO • PROCESAM. DE
ORDENES.
• MANEJO DE
INFORMACION
PLANTA DE
PRODUCCION

• ALMACEN/TO
• MANEJO DE MCIA.
• REEMPAQUE
 CONCEPTO TRADICIONALES VS.
CONCEPTOS ACTUALES
Conceptos Tradicionales
Mercados de Ayer
• Demandado
• Dominio del productor
• Mediana exigencia de calidad
• Bajo precio o alta calidad
• Cautivo
Disminución de costos con traslados
a clientes y proveedores
Calidad tiene un costo
Flexibilidad al ritmo del plan
comercial
Cadena Interna
Conceptos Actuales
Mercados Actuales
• Ofrecido
• Dominio del consumidor
• Alta exigencia de calidad
• Bajo precio y alta calidad
• Competido
Acuerdos con proveedores y
clientes para disminuir costos
La calidad no es negociable
Flexibilidad al ritmo de la
demanda
Cadena de Abastecimiento
 En la medida en que la rentabilidad, la eficiencia operativa, la
rotación (y/o duración) del inventario y el servicio al cliente se
han convertido en objetivos de las empresas, la logística
adquiere otra dimensión.

Hoy los márgenes comerciales representan un pequeño margen sobre

la cifra de ventas totales

Esto conduce a que busquemos la eficiencia Operativa

Logística. “Una Herramienta Competitiva”

 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA

Evolución del Concepto de Compras e Inventarios

DÉCADA CARACTERÍSTICAS

 Mantener un inventario suficiente con el fin de no parar ningún proceso ni

70´S agotar un producto terminado.
 Se tenían altos márgenes de rentabilidad y se justifica tener altos niveles de
inventario, con dos elementos a favor: * Altos índices de inflación y * Restricción
a las importaciones.
 Se pensaba en tener un inventario suficiente e imprimirle cierta dinámica.
80´S  Se empezó a hablar de flujo de inventarios.
 Ya se calculaba el índice de rotación de inventarios (Ventas (Consumo)/Valor
Inventario Promedio) y posteriormente la velocidad del inventario.
 Incluso, se llegó a estudiar la forma de tener cero inventarios.
 Se compra con más facilidad y los índices de inflación son bajos.
90´S  Algunas empresas se aceleraron e incrementaron sus niveles de inventarios.
 Se acrecentó el problema que hoy tienen muchas organizaciones: Excesos de
inventarios.
 Mayor conciencia de lo que cuesta comprar para almacenar.
HOY...  Nadie quiere cargar con los costos de almacenamiento del inventario.
 Las empresas se preparan para recibir las mercancías con el fin de pasarlas
rápidamente a los eslabones siguientes es en la cadena.
LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA

Importancia de la Gestión de Compras

1. Las compras suman un porcentaje considerable en los costos

totales de las empresas.

2. Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo.

3. La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas

veces depende de la flexibilidad en compras.

4. Innovación de los productos.

5. La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión

de compras.
 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA

Fases del Proceso de Compras

Operaciones previas • Conocimiento detallado de las necesidades.

• Determinación de las condiciones en que esas necesidades deben
ser satisfechas.
Preparación • Investigación del mercado.
• Preselección de los posibles proveedores.
Realización • Análisis y comparaciones de las ofertas.
• Negociación con los oferentes.
• Elección del proveedor.
• Confección del pedido.
Seguimiento • Vigilancia y reclamación de las entregas.
• Control cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos.
• Conformación de las facturas.
• Eventual devolución de los productos no hallados conformes.
Operaciones derivadas • Recuperación y enajenación de embalajes, desperdicios
sobrantes, etc.
• Gestión de los stocks de los materiales y productos adquiridos.
 LA FUNCIÓN DE LAS COMPRAS EN LA LOGÍSTICA MODERNA

Funciones Básicas Funciones Alrededor de la Logística

Definir la Necesidad Garantizar el Ciclo de Entrega a los
Clientes

Seleccionar el Proveedor Mantener el Mínimo de Inversión

en Inventarios
Negociar un Precio-calidad-tiempo Maximizar la Relación Costo-
de entrega-lugar de entrega Beneficio
Encontrar y Desarrollar Fuentes
Soporte Contractual
Competitivas de Suministros

Garantizar la Excelencia en los

Aseguramiento de Entregas
Niveles de Servicio del Proveedor

Integración de las Funciones Logísticas

Enfoque de Cadena de Abastecimiento

 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS

Objetivos

1. Mejoramiento de las cadenas de abastecimiento para generar y

conseguir aumentar la productividad de todos los integrantes.

2. I+D (Investigación y Desarrollo) promovido desde Compras, para

encontrar mejores opciones que satisfagan las necesidades de los
clientes, a menores costos.

3. Mejoramiento de los diferentes servicios externos (servicios

públicos, transportes, etc.) existentes en el entorno y en las
cadenas de abastecimiento y que terminan formando parte de la
Red de abastecimiento.

4. Centralizar la responsabilidad del resultado de la gestión de

Compras, estableciendo una organización inteligente, proactiva,
empoderada e influyente.
 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS

Elementos y Beneficio de Implantación

 Visión integral de la actividad

 Mayor poder de compra
 Gestión del conocimiento
 Mayor calidad de la información
 Economías de escala
 Transferencia de mejores prácticas
 Estandarización
 Mejora en la coordinación de las actividades de los diferentes procesos
y unidades de negocio
 Benchmarking con la industria
 Personal motivado, capacitado y crítico, orientado al cliente
 Mayor transparencia proceso compras
 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS

Requerimiento de Proveedores y Terceros (Contratistas)

– Sistema de Información de Proveedores y Contratistas

– Exigencias y estándares Corporativos
– Certificaciones
– Evaluación de desempeño
– Minimizar incidencia de conflictos entre las partes y sus
impactos
– Relaciones de confianza y mutua conveniencia
– Nuevos negocios
 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS

Problemática Cultural y Organizacional

Cultura Previa Estrategias de Cambio

 Negociaciones con sindicatos

Fuerte sentido de pertenencia a una  Sensibilización del concepto de “una sola
división o empresa filial empresa”
 Capacitación y entrenamiento
 Centralización de funciones
Administración y costo de la función de
 Acuerdos de transición de
compras en la división o empresa filial
responsabilidades
 Estandarización de procesos
Prácticas y procesos diferentes  Revisión de normas y procedimientos
 Capacitación y entrenamiento
 Definición de roles específicos
Funciones en manos de usuarios
 Niveles de acceso
 Rol de servicio al cliente interno
Contacto directo con el usuario  Canales y procedimientos de comunicación
establecidos
 Generación de negocios corporativos
Privilegio de la solución o mejora individual  Ahorros por economías de escala
 Permanente información de logros
 GERENCIA CORPORATIVA DE COMPRAS

• Redefinir especificaciones • Innovación en proceso de

• Estandarizar especificaciones compras
• Corporativizar compras

Ámbito
Interno

Ámbito
Externo

• Innovar en relación con los proveedores • Ampliar base de proveedores

(cantidad, geografía)
• Apertura y retroalimentación
• Negociar mejores términos de
• Elaboración de especificaciones
compras
 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Mecanismos de Cambio en los Procesos de Aprovisionamiento

1. Centralización de compras creando ventajas de escala

2. Uso de Internet en el proceso
3. Integración de los departamentos de venta y compra (Supply
Chain Management – SCM)
4. Colaboración e Integración con Proveedores
5. Cambio del perfil: de Comprador a Gerente de Compras
6. Clasificación del Portafolio de Productos, Materias Primas y
Materiales
7. Automatización de los Procesos de Compras y el Control de
Inventarios
 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Clasificación del Portafolio de Productos

El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el

portafolio mediante el modelos de categorización, como el modelo de
KRALJIC.

Éste modelo propone 4 tipos de productos según su impacto en el

resultado y el número de proveedores potenciales.

1. Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el

resultado mientras que existen muchos proveedores. El
mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores
precios.
 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Clasificación del Portafolio de Productos

2. Productos – servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el

resultado mientras que hay muchos proveedores. El mejoramiento
de este grupo está en la agilización del proceso.

3. Productos – servicios críticos: tienen un bajo impacto en el

resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento
está en buscar productos alternativos de manera que disminuya el
riesgo de incumplimiento por parte del proveedor y porque no el
costo.

4. Productos – servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el

resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento
está en la relación con el proveedor, elaborar un tipo de alianza para
garantizar el futuro de la empresa.
APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Modelo de KRALJIC

Impacto en el Resultado

Productos
Productos Estratégicos
Multiplicadores

Productos Rutinarios Productos Críticos

Riesgo en el Incumplimiento
 APROVISIONAMIENTOS ESTRATÉGICOS

Factores de Éxito

1. Estrategias diferenciadas por tipo de producto

2. Colaboración interna y externa

3. Infraestructura logística para el aprovisionamiento

• Propia
• Tercerizada

4. Conocimiento y entendimiento de la demanda

5. Conocimiento y entendimiento de los proveedores

6. Estructura organizacional y funcional flexible

 PROVEEDORES

Selección de Proveedores

Existen cuatro elementos que enmarcan la visión estratégica del análisis y

selección de proveedores, los cuales son:

1. Identificación, asesoramiento y racionalización de la base de

proveedores
• Definición de necesidades de la compañía
• Definición del perfil de Proveedores requeridos
• Identificación de Proveedores potenciales
• Escogencia de Proveedores competitivos
• Definición de elementos de seguimiento y evaluación
• Determinación de indicadores de gestión

2. Desarrollo Integrativo y Proactivo

• Compartir información con proveedores
• Promover relaciones abiertas
• Ciclos sistemáticos de mejoramiento
• Incremento mutuo de los niveles de conocimiento de los negocios
• Involucramiento Temprano del Proveedor (Early Supplier
Involvement ESI)
 PROVEEDORES

Selección de Proveedores

3. Alineación de los objetivos en la cadena de suministro

• Visión y misión del proveedor
• Acceso a la organización del proveedor
• Habilidad para crecer

4. Alta velocidad de respuesta

• Interacción multifuncional con el proveedor
• I & D alineado con los objetivos estratégicos del cliente
• Mejoramiento continuo/discontinuo
• Sistemático

El análisis y selección de proveedores es uno de los procesos clave

en la empresa ya que genera y mantiene la competitividad de la
misma
 PROVEEDORES

Selección de Proveedores

Son muchos los criterios para la selección de proveedores, cada empresa varía
su análisis de acuerdo a sus necesidades particulares. Veamos los más comunes

• Oportunidad de entrega de los productos solicitados

• Precios
• Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o en el lugar establecido
por nosotros)
• Cantidad de productos de acuerdo a solicitud de la compañía
• Marca o especificaciones solicitada por la empresa
• Estabilidad financiera
• Credibilidad en el mercado
• Información oportuna acerca del pedido (orden de compra)
• Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los
productos solicitados
 PROVEEDORES

Selección de Proveedores
• Flexibilidad para cumplir con adelantos, atrasos y cancelaciones
• Flexibilidad para incurrir en extra costos ante las emergencias
• Cumplimiento en fechas y cantidades
• Seguimiento de cliente
• Calidad del personal inmerso en el proceso de atención a nuestras
necesidades
• Tecnología necesaria para procesar pedidos
• Flexibilidad de inversión en nuevos proyectos
• Porcentaje de ocupación de planta
• Organización a la hora de hacer entregas (empaque, documentos)
• Conocimiento de nuestro negocio
• Empoderamiento de la persona que atiende nuestras necesidades.
• Reacción en temporadas de vacaciones
• Retroalimentación de la información
• Flexibilidad en manejo de inventarios (en propia planta o en
consignación)
 PROVEEDORES

Evaluación y Certificación de Proveedores

Los objetivos principales de la Evaluación de Proveedores son:

1. Pasar los proveedores menos competitivos a proveedores

estratégicos de alta calificación
2. Sacar la media del portafolio de proveedores actuales
3. Encontrar las fortalezas y debilidades de cada uno de los
proveedores
4. Mejorar el suministro de la compañía
5. Crear relaciones cálidas y fuertes
6. Disminuir los niveles de agotados
7. Incrementar el nivel de servicio
8. Certificar los procesos y el desempeño de los proveedores

El gran objetivo es: Agilizar los procesos de la cadena de

abastecimiento
 PROVEEDORES

Certificación de Proveedores

Principales variables a medir:

1. Sistema de Calidad
2. Fabricación
3. Medio Ambiente
4. Aspectos Comerciales
5. Aspectos Logísticos

Lo mas difícil es asignar los pesos de ponderación, por que no todos

los factores son aplicables por igual a todos los proveedores
 PROVEEDORES

Alianzas Estratégicas

Es fundamental que la relación sea a largo plazo y bajo la forma asociativa de

gana-gana. Para que la relación entre cliente y proveedor sea más sinérgica y
productiva:

1. Debemos compartir: confianza, información, conocimiento, planes.

2. Tener un trato a largo plazo: para amortizar las inversiones en tecnología
y capacitación necesarias para incrementar la productividad.
3. Tener un trato que asegure un beneficio conjunto: cuidarnos
mutuamente la “salud”.
4. Tener un compromiso de creatividad: se trata de un proceso y no de un
producto.
5. Tener compromiso de modificar nuestros sistemas de trabajo: los
cambios se deben efectuar para operaciones integradas.
6. Tener Compromiso hacia nuestro cliente: el objetivo es el consumidor
final.
7. Tener sistemas de información adecuados: para compartir información.
8. Tener suficiente conocimiento, experiencia y recursos: para
mantenerse actualizado en su industria.
 PROVEEDORES

Alianzas Estratégicas

Las Alianzas Estratégicas son una fuente de generar valor que permiten:

• Desarrollar una nueva manera de encarar y gerenciar los negocios.

• Van a formar parte de la política empresarial frente a los nuevos Paradigmas y

realidades.

• Constituyen distintas formas de crecimiento empresario.

• Constituyen reales modelos de desarrollo macro económico.

• Aumentar los volúmenes y economías de escala.

• Reducen los costos logísticos y administrativos.

• Ayudan al Mejoramiento de procesos.

• Generan Innovación y fuertes reducciones de costos.

 INDICADORES DE GESTIÓN

Certificación de Proveedores

OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de

integración con los mismos.

DEFINICIÓN. Número y porcentaje de proveedores certificados.

CÁLCULO.

Pr oveedores _ certificad os
Valor 
Total _ proveedores

IMPACTO. Costos de implantar controles adicionales en la recepción de

productos provenientes de proveedores no certificados y riesgo de nivele de
servicio inadecuados, con implicaciones como: coste de retornos, coste de
volver a realizar pedidos, retrasos en la producción, coste de inspecciones
adicionales de calidad, pérdida de ventas, etc.
 INDICADORES DE GESTIÓN

Calidad de los Pedidos Generados

OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los pedidos generados por el

Área de Compras.

DEFINICIÓN. Número y porcentaje de pedidos de compras generadas sin

retraso, o sin necesidad de información adicional.

CÁLCULO.
Pedidos generados sin problemas
Valor  *100
Total pedidos generados

IMPACTO. Costos de los problemas inherentes a la generación errática de

pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del
personal de compras para identificar y resolver problemas, incremento del costo
de mantenimiento de inventarios, pérdida de ventas, entre otros aspectos.
 INDICADORES DE GESTIÓN

Volumen de Compra

OBJETIVO GENERAL. Controla la evolución del volumen de compra en

relación con el volumen de venta.

DEFINICIÓN. Porcentaje sobre las ventas de los pesos gastados en compras.

CÁLCULO.

Valordecom pra
Valor 
Totaldelas ventas

IMPACTO. Conocer el peso de la actividad de compras en relación con las

ventas de la empresa con el fin de tomar acciones de optimización de las
compras y negociación con proveedores.
 INDICADORES DE GESTIÓN

Entregas Recibidas Perfectamente

OBJETIVO GENERAL. Controlar la calidad de los productos/materiales

recibidos, y la puntualidad de las entregas de los proveedores de mercancía.

DEFINICIÓN. Número y porcentaje de productos y pedidos (líneas) que no

cumplan las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por
proveedor.

CÁLCULO.
Pedidos rechazados
Valor  * 100
Total ordenes de compra recibidas

IMPACTO. Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad

y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos
en la producción, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.
¡GRACIAS