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Prohibida su copia y/o reproducción total o parcial Importante Conclusión A lo largo de esta Asignatura,

Importante

Conclusión

A lo largo de esta Asignatura, que hemos dividido en dos partes, la primera dedicada a las

Presentaciones y la segunda a las Reuniones en las organizaciones hemos transitado conceptos

que pueden parecer muy disímiles y, sin embargo, guardan bastantes puntos en común: Las

etapas de planificación, de desarrollo y de cierre son, por ejemplo, similares en ambos casos

así como la influencia que debe ejercerse en una Presentación para conseguir que la audiencia

compre nuestras ideas y en una Reunión para sostener nuestro punto de vista y, si se

considera adecuado, lograr que el resto de los participantes lo adopte.

Del mismo modo, las primeras tres Unidades, dedicadas a la Comunicación son de aplicación

continua tanto en el momento de realizar Presentaciones cuanto de dirigir o participar en una

reunión de trabajo.

En realidad, es poco probable que una Presentación se realice fuera del contexto de una

reunión de trabajo y, cuando hablamos de ambas, estamos refiriéndonos a cómo se reúnen

las personas con una finalidad común y logran sus objetivos hablando entre sí.

De la necesidad de saber lo que se quiere, organizar las ideas y expresarlas, escuchar y

respetar los propósitos y las opiniones de los demás.

Dirigir -o participar- una reunión u ofrecer una Presentación son tareas tan sencillas (o tan

difíciles) como aplicar de manera productiva, en un entorno de trabajo, las naturales aptitudes

humanas para la comunicación.

Pero, además de aptitudes, los humanos caemos frecuentemente en errores de comunicación

que las resienten impidiendo, en algunos casos, que los objetivos de las Presentaciones o de

las Reuniones lleguen a su consecución.

Dentro de estos errores, uno clásico es el de no saber escuchar. La escucha selectiva se da

cuando, de las palabras del otro, sólo nos quedamos con las ideas o informaciones que van en

mismo sentido de lo que pensamos, o con aquellas que permiten censurarlo o poner en

evidencia su equivocación.

el

escucha cerrada es una forma de escuchar las palabras del otro pero rechazándolas desde el

principio, porque se ha decidido a priori que en ellas no puede haber nada positivo ni

interesante.

La

Saber escuchar no es sólo oír lo que se dice, es atender íntegramente a las palabras de los interlocutores y, por otra parte, comprenderlas; es poder acallar las propias opiniones y sentimientos para impregnarse del significado de lo que manifiestan los interlocutores. Es decir que se trata, nada menos, que de atención y comprensión.

Además, los tiempos de una presentación o una reunión pueden ser medidos de dos maneras:

las horas y los minutos previstos, y el tiempo que duran en realidad.

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Y aquí, además de cobrar importancia el proceso de planificación, si hemos desempeñado adecuadamente nuestro rol -ya sea el de director de la reunión, participante u orador en la presentación, el tiempo real nunca debe superar el previsto. Y si logramos que sea más corto, mejor aún.

Las reglas de juego que se estipulen tanto para las Presentaciones cuanto para las Reuniones no son un fin en sí mismo pero, en tanto dispositivos diseñado para alcanzar resultados, deben ser flexibles.

Los medios o técnicas utilizadas no son fijos y la habilidad de los participantes consiste en no

"encerrarse" en las reglas sino concentrarse en los objetivos.

Del mismo modo, se debe tener en cuenta que la participación resulta un factor esencial para

el progreso de las reuniones o la aceptación de las ideas contenidas en las presentaciones y

que las condiciones que facilitan la participación son alternativamente el número de

asistentes, el grado de madurez del grupo o el nivel de pertenencia, las condiciones físico-

materiales, el clima grupal y su nivel de entusiasmo y cooperación, y la calidad y estilo personal

de quien conduce la reunión o realiza la presentación.

En definitiva, toda Presentación o Reunión de Trabajo serán acontecimientos únicos y

diferentes; momentos de producción, resolución y aprendizaje.

Esperamos haber contribuido a transmitirles sus principios y facilitarles el desarrollo de las

habilidades necesarias para llevarlas a cabo exitosamente.