CECAP-COOTRASENA

GUIA DE APRENDIZAJE N°1

3.1.1 Es muy importante saber cómo y dónde se va aguardar la información de las empresas, del
uso y la organización que se le dé a la misma depende la clasificación del archivo.se puede hablar
entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso, en activo semiactivo e inactivo

ARCHIVO ACTIVO : Se caracteriza por que la información que conserva es consultada

permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la
información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando se encuentra en trámite. El
archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. Este Archivo se conserva
el 100% de la información, la cual se deberá ser evaluada anualmente para os traslados al archivo
semiactivos .

ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio es el constituido por documentos que ya

cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o adminitrativa aun siguen vigentes y
son consultados con menor frecuencia. El Porcentaje de información que conserva es de mas o
menos un 60% su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben utilizar
evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o
eliminación.

ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y la que va conformando

su historia. A este archivo se le denomina erronamente archivo inctivo porque el índice de
consulta es muy bajo. Conserva además, información qu puede ser útil para la ciencia, la historia o
la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa .
recibe información del archivo semiactivo o directamente el activo.

Lapermanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende

básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen .

ARCHIVO DESCENTRALIZADO : El archivo es descentralizado cuando toda la información de la

empresa se haya reunida en una sola oficina esta organización necesariamente supone también
una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.

O otras de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización que la empresa
opte (elija) para el manejo de la información que puede ser centralizada o descentralizada con
control central.

Valoración documental
Concepto: labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los
documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Explicación: en el proceso de valoración documental, también se tiene en cuenta los valores
mediatos o secundarios históricos, que son aquellos que afloran una ves agotado el valor
inmediato o primario, aunque algunos documentos lo tiene desde al momento en que se
producen.
El valor mediato predecible: es el que puede determinarse desde el momento de la elaboración
del documento. Como criterios, origen, desarrollo y desaparición.
El valor mediato no predecible. Estos dependen de la información contenida en los documentos
que no es posible determinarlo físicamente. Como criterios, importancia, muestra
complementaria. O que no cumple el criterio de lo importante.
Polos de interés documental: son los documentos que tienen mayor relevancia, dependencia de la
información que ellos contengan y de las necesidades que requiera suplir el usuario.
Eliminación de los documentos: es la destrucción del documento cuando ha perdido su valor.
Plazo precaucionar: es el tiempo adicional que se le hace al documento.
Ciclo vital del documento: son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción hasta su disposición final. “es la trayectoria que tiene el documento desde
su finalidad.
En cuanto al valor documental tenemos los primarios y secundarios.
El valor primario son los de finalidad administrativos, jurídica y fiscal.
El valor administrativo: es de cualidad para que la administración posee un documento como
testimonio de sus procedimientos y actividades. Es decir que son aquellos documentos inherentes
en los procesos que se desarrollan en gestión de una organización hasta terminar su vigencia.
El valor jurídico o legal: es el valor que se derivan derechos y obligaciones legales, reguladas por el
derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
En pocas palabras son aquellos documentos que constituyen derechos y deberes garantizados.
El valor fiscal: es de utilidad y actitud que tienen los documentos para el tesoro o hacienda
pública. Igualmente son los documentos subyugados a la ley.
El valor permanente o secundario: son de cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica, y cultural, deben conservarse en un archivo. Estos documentos
secundarios son de motivación no propios de su finalidad.
Valor científico: cualidad de los documentos que registran información relacionada con la creación
de conocimiento en cualquier área del saber. Estos documentos científicos van ligados con la
investigación.
Valor contable: utilidad y aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y de
registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o privada.
Valor cultural: calidad del documento que por su contenido, testimonio, entre otras cosas, hechos,
vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida, o desarrollo económico,
social, político, religioso o estético, propio de una comunidad y útiles para el conocimiento de su
entidad.
Valor técnico: atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en virtud de
aspectos misionales.
Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de la
memoria de una comunidad. Estos documentos sirven como investigación, como memoria de un
país.
NORMAS DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIOANAL

La administración de un Archivo requiere una serie de medidas de control que conlleven a evitar la
pérdida de documentos y a garantizar la seguridad. El mayor denominador encontrado en los
archivos son las condiciones desfavorables a las que están expuestos, tanto los documentos como
las personas que allí laboran, lo cual, en muchos casos, se derivan situaciones de riesgos.

La mayoría de entidades administradoras de riesgos profesionales han realizado panoramas de

factores de riesgos ocupacionales especializadas en diversas áreas de las empresas, pero ninguna
enfocada a los trabajadores de las áreas de archivo. Es por eso que se incluye en la normativa todo
lo referente a preservar la salud física del archivista.
En Colombia el campo de la salud ocupacional, se encuentra, enmarcado en toda la
reglamentación dada a través del Sistema General de Riesgo Profesionales contenida en la ley 100
de 1993 la cual tiene como objeto proteger al trabajador bajo el esquema

de seguridad Social Integral y establece el Sistema de Riesgos Profesionales.

SALUD OCUPACIONAL

Es el conjunto de actividades interdisciplinarias tendientes a mantener y mejorar las condiciones

de vida, controlando las situaciones de riesgos para la salud, disminuyendo la posibilidad de
ocurrencias en los accidentes y las enfermedades.
Las actividades de la salud ocupacional dependen del compromiso de todos y cada uno de los
colaboradores de la empresa. Ellas abarcan 4 grandes áreas: Medicina Preventiva y del trabajador,
Higiene Industrial y Seguridad Industrial.

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

Principio fundamental de la Archivística que consiste en reunir los documentos producidos por una
persona natural o jurídica, sin mezclarlos con los de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en
1841, en el congreso internacional de París se consagra y comienza a aplicarse en la mayoría de
países.
De acuerdo al principio de procedencia cada documento debe estar situado en el fondo
documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e
independencia de cada fondo y en éste la integridad y carácter seriado de las secciones, series y
expedientes. Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para los
administrativos, pues en todos los casos debe conocerse o reconstruirse la evolución estructural
histórica de la institución, identificando en ella las dependencias y funciones que desarrolla o
desarrolló en el pasado, integrando en torno a cada una los documentos correspondientes
agrupados en series. Para la aplicación del principio de procedencia debe identificarse la entidad
productora de los documentos, la dependencia productora, las funciones desarrolladas y los
documentos producidos agrupados en series.
 De este principio se derivan los siguientes principios:
 El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna de un fondo debe
responder a la organización y competencias de la institución u organismo productor.
 El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada
al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta debe reflejar sus actividades
reguladas por la norma de procedimiento.
Principio de las tres edades

Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades:

 Fase primera o de actividad
 Segunda edad o semiactividad
 Tercera edad o inactividad
En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la segunda se
utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen o se conservan
en función de su valor histórico.

Esta teoría fue desarrollada en EE.UU. por archiveros y gestores de documentos con el objetivo de
resolver los problemas que planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando.
Así los documentos se tratarán de una forma diferente.
Principio de orden ORIGINAL

Hace referencia al orden en que se conservan los documentos dentro de cada carpeta o
expediente ubicándolos de manera consecutiva de acuerdo como se dieron las actuaciones
administrativas que dieron origen a su producción. Cuando una serie documental está compuesta
por varios expedientes o carpetas, éstas también deben estar ubicadas de manera consecutiva
respetando el orden natural en que se fueron conformando.

EXPEDIENTE

El objetivo de este paso es identificar para cada trámite que información se genera desde su inicio
hasta el fin.Para llevar a cabo este punto es necesario contar con el manual de funciones o el de
procedimientos para conocer cuales son las actividades que se ejecutan en la solución de los
trámites.En este paso sería genial si cuentas con flujogramas de los trámites, pues así conocerás
más al detalle quienes participan (áreas, cargos o procesos) en la ejecución y su resolución.Y algo
importante que también se conoce, los distintos documentos que se producen o reciben para
dicho trámite.En caso que tu empresa no cuente con flujogramas de los trámites, ¡pues mucho
mejor!, es tu oportunidad de demostrar que tú no solo archivas y guardas documentos.Es tú
responsabilidad definir los flujogramas, es un elemento indispensable para implementar Gestión
Documental.Así empezarás a demostrarte a ti y a la empresa que la Gestión Documental va mucho
más allá de lo que todos piensan.Además tu aporte de valor a la empresa ¡crecerá!

Resultados de este paso:

 Listado de documentos por trámite.

 Flujogramas de cada trámite.

Mapa documental de cada trámite.

3.1.2

SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO NOMINATIVO

-Se apoyan en una base de conocimiento universal: el Alfabeto. Tienen como fundamento el orden
alfabético de todas las letras del nombre o del asunto, Es un sistema directo porque los
documentos se pueden consultar y archivar en las gavetas del
archivador directamente (carpeta,bolsa, legador, entre otros).

Reglas para ordenar alfabéticamente:

se usan directa o indirectamente en casi todos los sistemas de archivar, pues constituyen la base
fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar, las cuales son de
uso universal. Aquí se estudiarán las mas usada en nuestro país.

Reglas de clasificación:

1- Nombres de individuos. Se invierte el nombre de cada individuo, considerando en primer

lugar el apellido paterno, seguido del nombre de pila y en tercer lugar el segundo nombre o inicial,
si existiere. Ejemplo: Maria Elena Salas. quedará así:

1- Apellido, en este caso, Salas;

2- Nombre de pila: María;

3- Segundo nombre: Elena;

es decir quedaría así: Salas, María Elena, siempre la inversión del nombre debe ir precedida por
una coma. ( Si aparecen los dos apellidos, el apellido materno constituiría la segunda unidad de
archivo, es conveniente aclarar que Unidad de archivo ES CADA PALABRA, NOMBRE, LETRA O
SIGLA QUE APAREZCA EN EL NOMBRE DE UN INDIVIDUO, EMPRESA O INSTITUCIÓN.
Los sistemas de ordenamiento alfabético son:

Alfabético por Asuntos o temático

Alfabético Geográfico

Primera regla:

Los nombres de individuos constan de dos unidades:

-Primera Unidad: apellidos,

-Segunda Unidad: nombres.

*Cada unidad está compuesta por elementos, ejemplo:

El primer apellido es el primer elemento de la primera unidad y es la palabra de orden.

Algunas personas únicamente llevan un solo apellido, en tales casos la primera unidad solo
tendrá un elemento. Igual sucede con los nombres.

Para ordenar es necesario comparar letra por letra, como se observa en el ejemplo siguiente; esto
es, siguiendo un total y correcto orden alfabético:

Los apellidos se separan con una coma (,) de los nombres de pila.

Veamos cómo queda: Las guías telefónicas utilizan los siguiente criterios para ordenar los nombres
de individuo:
veamos como queda:

SEGUNDA REGLA

Si los nombres tienen la primera unidad igual se considera la segunda: ejemplo

TERCERA REGLA

Si los nombres de individuos son totalmente iguales, se considerará el documento de identidad

respectivo para diferenciarlos.. Este nuevo dato no representa una unidad, sino un elemento
adicional, para poder realizar el ordenamiento. Ejemplo:
 cuarta regla

Apellidos con prefijo y apellidos compuestos: las preposiciones,contracciones, artículos y otras

voces que hacen parte de algunos apellidos, no se consideran elementos separados dentro de
cada unidad, sino que hacen parte integral de cada elemento.

Ejemplo:

Carlos Díaz -Granados Pérez

Carlota Cuesta-Duque

Rafael García-Herreros Gil

Abelino Del Corral Rojo

Leopoldo De la Ossa Pardo

Alonso De la Barrera Cano

Leonel De León León

Belinda De Bedout Bedoya

Reina De los Reyes Rey

Dalia De la Rosa

Leonela D´León Bravo

Angélica D´Angelo Ánge

La ordenación será:

quinta regla:

Títulos académicos, religiosos, militares, nobiliarios.: Cuando las personas son solicitadas por su
título, éste se escribe al final entre paréntesis. Se considera elemento de ordenación si hay
homónimos.

Ejemplo
SEXTA REGLA

Nombres de mujeres casadas: existen dos criterios Hispano: En los países de habla hispana, el
apellido paterno no desaparece, para efectos legales o comerciales. A partir de esta norma, se
toma como primer apellido el paterno.

Reglas para Ordenar Nombres de Razones o Firmas Sociales:

Según el Código Civil, “se llama persona jurídica una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y
contraer obligaciones civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente”.Las reglas para
razones o firmas sociales, se refieren no solo a las personas jurídicas, sino a toda actividad
económica organizada con fines de lucro o sin ellos.
primera regla

los nombres de las razones o firmas sociales se ordenan tal como aparecen registrados.

Esta norma se aplica a toda clase de empresas como hospitales, hoteles,restaurantes, tabernas,
librerías; instituciones religiosas, civiles, políticas, militares,educativas, oficiales o privadas.

*Las empresas tienen tantas unidades como resulten, salvo el caso de los artículos,preposiciones y
conjunciones que no se consideran como unidades de clasificación. Los artículos serán
considerados únicamente cuando vayan al comienzo de la razón social.

segunda regla

En las razones o firmas sociales se debe evitar toda abreviatura que pueda inducir a error, salvo
que esté registrada en esa forma, igualmente, debe evitarse el abuso de siglas. Cuando la empresa
no sea conocida por su sigla, ésta se puede colocar al final, entre paréntesis como un dato
aclaratorio.
tercera regla

Cuando en el nombre de una empresa existen números, deben tratarse como si estuvieran
escritos en letras. Sin embargo, cuando en el nombre de una razón social existe un número que es
consecutivo, como es el caso de notarías,juzgados, almacenes en cadena, entre otros, éste
conserva el orden y la escritura numéricos.

cuarta regla

Cuando los nombres completos de personas naturales forman parte de la razón social, se toma
como unidad de orden el primer apellido.
SISTEMA ALFABÉTICO TEMÁTICO

A la clasificación de los documentos por la selección del tema tratado obedece el

sistema alfabético por asuntos, temático o ideológico. El nombre de la persona o

razón social no se considera al organizar los documentos.

En conclusión, el archivo por asuntos tiene como fundamento captar la esencia del

documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el

tema central y del documento y comprenderlo, conocer la organización de la

empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.

USOS

- Instituciones científicas, para archivar la información de los estudios y

proyectos que están adelantando.

- Colegios, escuelas, academias, universidades y todo tipo de instituciones

docentes, para su material didáctico.

- Galerías de arte, museos, bibliotecas, que por su naturaleza requieren la

identificación archivística por grupos.

- Agentes de compras, fabricantes y todas las empresas, donde el interés se

enfoca en el conjunto.
CLASES

- Estilo diccionario

- Estilo enciclopedia

Estilo diccionario o directo: No representa división alguna de temas.

Estos están ordenados en secuencia alfabética como las palabras de un

diccionario. Se usa en la pequeña empresa y en otras actividades donde se

justifique la división de los temas; un ejemplo es la lista de las clases de negocios

en la sección clasificada de las páginas amarillas de un directorio telefónico.

Su organización es muy simple:

- Guía alfabética: para indicar el orden alfabético del grupo.

- Carpetas individuales: en estricto orden alfabético por asuntos.

Estilo enciclopedia: Este estilo tiene un número reducido de asuntos

principales y varias divisiones y subdivisiones. Los asuntos principales, sus

divisiones y subdivisiones siguen un orden alfabético y están agrupados por

relaciones lógicas.
Sistema geográfico.

*Archivo alfabético geográfico, como su nombre lo indica, es la organización de los

documentos o las tarjetas de los clientes, teniendo en cuenta su localización, es

decir, agrupa a todos los corresponsales de un mismo lugar, por orden alfabético.

Este sistema es similar al alfabético nominativo (personas naturales y razones

sociales), porque la clasificación final se hace también por nombres de individuos

y empresas.

USOS

Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

- Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y

agencias, distribuidores, concesionarios, etc.

- En instituciones cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

- En empresas de servicios públicos como luz, agua, teléfono, gas, etc.

- En compañías dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de

transporte, etc.

ORGANIZACIONES DE LOS ARCHIVOS GEOGRÁFICOS

En primera instancia iría:

-Guía alfabética: esta guía puede ser la A, por ser la primera letra del al

alfabeto y abarcaría todos los países que comiencen por la A, (Argentina,

Alemania, Angola).

- Guía del país: comprende al país que representa y su nombre puede ser

Argentina, Argelia, Alemania, Angola.

-Subguía de ciudades: que corresponde a las ciudades o pueblos de cada

país donde existen clientes de esa empresa. Todas aparecen en orden

alfabético y en ese orden irá primero Buenos Aires que Rosario, ambas

ciudades de Argentina.

-Carpetas individuales: corresponden a los clientes de cada ciudad que a

su vez irán en estricto orden alfabético ya sea como persona natural o

jurídica.
Ahora observe la siguiente figura específicamente con Colombia en donde puede hacerse de
manera más explícita el ordenamiento alfabético:

*Con este ejemplo se ilustra claramente un estricto orden: La “C” que representa la

letra bajo la cual se clasifica el país. Luego viene el “País”, (Colombia)

“departamento del país” (Cauca), “ciudad del país” (Popayán) y finalmente los

clientes que pueden personas naturales o jurídicas. También aplica para los

pueblos que se deben clasificar dentro del departamento.

NOTA: Suponiendo que después de Calzado Virrey se iniciara con otro grupo de

otro de departamento, iría una carpeta denominada “VARIOS”, o “MISCELÁNEO”,

para colocar allí los documentos de clientes que no tengas suficientes documentos

que justifiquen la apertura de una carpeta individual. Se considera que cinco o

más documentos, justifican la apertura de una carpeta individual.

SISTEMA NUMERICO :

Los sistemas numéricos representan el ordenamiento basado en números; éstos se usan para
rotular las guías, subguías, carpetas e índice. El principio numérico se considera indirecto porque
en el momento de archivar y/o localizar un documento se requiere consultar una base de datos,
un índice o un registro numérico, para determinar el número que le corresponde.

Sistema Ordinal

Consiste en asignar a cada individuo, firma o asunto (según la serie documental)un número en
forma progresiva. Con esta numeración se identifican las unidades de conservación que
conforman una serie documental.

Cuando los documentos obedecen a numeraciones consecutivas (como facturas, órdenes de

compra, pedidos, remisiones, pólizas, resoluciones, Acuerdos, Ordenanzas, entre otros.) se
disponen en las respectivas unidades de conservación en forma progresiva, obedeciendo a la
numeración que los identifica.
Sistema cronológico

Este sistema toma el tiempo como elemento fundamental. El orden cronológico tiene gran
importancia en todas las manifestaciones humanas. Su uso indirecto abarca todos los sistemas de
ordenamiento.

Métodos

Pueden distinguirse diferentes métodos de ordenación cronológica, entre ellos sedestacan los
siguientes:

Cronología Rígida: se basa en una ciega ordenación por fechas. La ordenaciónpor este método
consiste en ubicar un documento detrás del otro en formasecuencial de acuerdo con la fecha en
que la documentación ha sido tramitada,teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del
mes y al final el día.

Las unidades documentales simples con ordenación cronológica se presentan en la serie,

Consecutivo de Correspondencia Despachada cuya ordenación puede ejemplificarse así:

2004, 02, 28

2004, 03, 01

2004, 03, 03

2004, 03, 04

Cronología Circunstancial: satisface las necesidades de la documentación que por ciertas

circunstancias debe estacionarse a través del tiempo, par que cumpla su objetivo. Una de sus
aplicaciones más usuales de este método es el recordatorio de vencimientos.

En el sistema recordatorio e vencimientos debe aparecer al principio de la unidad de instalación el

mes que cursa y a continuación los meses siguientes, de acuerdo con el orden del calendario.

Cada mes vencido va al final de la unidad de instalación y los días vencidos pasan al mes siguiente.
En casos especiales se puede ordenar con base en bimestres, trimestres,semestres, bienios,
cuatrienios, quinquenios, entre otros. En estos casos la guíaserá la mayor unidad de tempo, las
subguías los periodos en que se subdivide ylas carpetas la menor unidad de tiempo.

Veamos un ejemplo: