Manual de Excel Intermedio

AJB SISTEMAS – MANUAL EXCEL INTERMEDIO
INTRODUCCION:
En el curso de Excel Básico, se vieron los elementos necesarios para hacer muy bien una lista. Dentro
de esos elementos vimos las fórmulas y las funciones, que permiten complementar un listado, creando
campos calculados con una fórmula o una función, elementos como insertar filas y/o columnas, se vio
como organizar la información de tal manera que cumpliera con los requisitos que exige una lista en
Excel, para que al aplicar herramientas como Ordenar una lista, realizar un resumen mediante una tabla
dinámica, hacer un filtro para seleccionar solo cierto tipo de información que cumple con algunos
criterios, insertar unos subtotales, y otras más herramientas; no se tenga ningún tropiezo.
En este curso de Excel nivel Intermedio, se tiene como objetivo fundamental el tratamiento de los datos.
Es importante poder analizar la información que se tiene en un gran listado, para poder tomar decisiones
que ayuden a una mejor administración de una compañía. Es muy importante determinar el Pareto de
las ventas, porque así nos damos cuenta del 20% de los clientes que nos compran el 80% de nuestra
producción, o saber cuáles son los productos que nos copan el 80% de la capacidad de planta, para
establecer el mejor programa de producción posible. Algunas ocasiones necesitamos saber los mejores
clientes con sus mejores productos, para organizar mejor nuestro equipo de ventas. Muchas veces
trabajamos con grandes listados, arrastrando información que no agrega valor al trabajo, tal vez
podamos filtrar la información de nuestro interés y trabajar con el resultado de filtro, esto nos ayudará en
la velocidad de proceso y un mejor entendimiento de la información. Eso y mucho mas se tratará en
este manual de Excel Intermedio.
ORDENAR DATOS
Permite organizar la información almacenadas en las celdas.
ORDEN PREDETERMINADO
En una ordenación ascendente, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden. En una ordenación
descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco que siempre se colocan al final.
Números Los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor.
Ordenación alfanumérica Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará de izquierda a derecha,

carácter por carácter. Por ejemplo, si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás
de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11".
El texto y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente modo:

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio)! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M
NOPQRSTUVWXYZ
Los apóstrofos (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepción: si dos cadenas de texto son
iguales salvo por un guión, el texto con el guión se ordenará en último lugar.
Valores lógicos En valores lógicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.

Valores de error Todos los valores de error son iguales.
Espacios en blanco Los espacios en blanco siempre se colocan en último lugar.
ORDENAR RAPIDAMENTE POR UN CAMPO
1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.

2. Haga clic en el icono Orden ascendente o en Orden descendente .
ORDENAR FILAS POR 2 Ó 3 COLUMNAS
1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en
las columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a
continuación, haga clic en Aceptar.
ORDENAR POR 4 COLUMNAS

3. En el primer cuadro Ordenar por, haga clic en la columna
de menor importancia.
4. Haga clic en Aceptar.
6. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las otras 3 columnas que desee ordenar,
comenzando por la más importante.
7. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
ORDENAR FILAS POR MESES O DÍAS DE LA SEMANA O UTILIZANDO UN ORDEN

PERSONALIZADO:
1. Debe existir una lista personalizada con el criterio del orden en el cual desea los datos. (Recuerde
que las listas personalizadas se crean por Menú Herramientas – Opciones – Listas
personalizadas.)
2. Seleccione una celda o un rango en la lista que
desee ordenar.
4. En el cuadro Ordenar por , haga clic en la
columna que desee ordenar.
5. Haga clic en Opciones.
6. En Primer criterio de ordenación, haga clic en el
orden personalizado que desee y haga clic en
Aceptar.
7. Seleccione otras opciones de ordenación que
desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Nota No se puede utilizar un orden personalizado en un cuadro Luego por. El orden personalizado se
aplica únicamente a la columna especificada en el cuadro Ordenar por. Para ordenar varias columnas
mediante un orden personalizado, ordene cada una por separado.
ORDENAR COLUMNAS POR FILAS
La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.

3. Haga clic en Opciones.
4. En Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.
5. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las filas que desee ordenar.
FILTROS
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista.
Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican
para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro. Por
ejemplo, el siguiente criterio selecciona registros para los que el valor del campo Cantidad de pedidos es
mayor que 30.000: Cantidad de pedidos > 30000) que se especifique para una columna. Microsoft Excel
proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:
• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

• Filtro avanzado, para criterios más complejos
A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que
no desee mostrar. Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e
imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.
AUTOFILTRO
Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de
columna de la lista.
Presionar clic sobre el
indicador de la columna que
se quiere filtrar
Cuando se filtra por una columna Excel indica los elementos filtrados en azul (el indicador sobre la
columna filtrada y el número de fila).
Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede
utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una
columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango, o más de un valor que
cumpla con una condición etc.
FILTRO AVANZADO
El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista en su lugar, como el comando Autofiltro, pero no
muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los según los cuales
desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios
permite filtrar criterios más complejos.
Un Filtro avanzado posee:
Rango de la lista: La lista que posee los datos a filtrar.

Rango de criterios: Criterios para filtrar la información.
Copiar a: Rango que posee los títulos que se
construyen como salida.
Pasos para crear un filtro avanzado:
- Tomar una copia de los títulos de las columnas que se quieren filtrar (Rango de salida)
- Construir el criterio para filtrar la información (rango de criterios).
Los criterios se pueden crear de dos formas:
Utilizando títulos de las columnas
EJEMPLOS DE CRITERIOS COMPLEJOS
VARIAS CONDICIONES EN UNA SOLA COLUMNA
Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una
directamente bajo otra.
UNA CONDICIÓN EN DOS O MÁS COLUMNAS
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en
la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra todas las filas
que contienen "Juan" en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1.000.000.
Vendedor Ventas
Juan >1000000
CONDICIONES CREADAS COMO RESULTADO DE UNA FÓRMULA
Puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si emplea una
fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este
rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la lista, pero se debe tener en cuenta en el
momento de seleccionar el rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios muestra filas
que tienen un valor en la columna C donde sus primeros 3 caracteres sean 035.
=izquierda(C7;3)=”035”
Notas
• La fórmula que utilice con el fin de generar una condición debe utilizar una referencia relativa para
hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o al campo correspondiente del primer
registro y la fórmula debe evaluarse contra VERDADERO o FALSO. En el ejemplo, "C7" hace
referencia al campo (columna C) del primer registro (fila 7) de la lista.
REGISTROS ÚNICOS:
Se utilizan para extraer de una lista solo un registro de cada conjunto de datos exactamente iguales en
todas sus filas. Por ejemplo: Si desea obtener una lista de sus clientes (no repetidos), los puede crear
utilizando un filtro avanzado sobre la columna de clientes. Para crear registros únicos no necesita tener
un rango de criterios.
QUITAR FILTROS
• Para quitar un filtro aplicado a una columna de una lista, haga clic en la flecha que aparece
junto a la columna y, a continuación, haga clic en Todas.
• Para quitar filtros aplicados a todas las columnas de una lista, seleccione Filtro en el menú
Datos y haga clic en Mostrar todo.
• Para quitar las flechas de filtro de una lista, seleccione Filtro en el menú Datos y haga clic en
Autofiltro.
SUBTOTALES
Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una
lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar
y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea
calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna.
Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma
en lugar de subtotales automáticos.
Cómo se calculan los subtotales
Subtotales Excel calcula los subtotales con una función de resumen (función de resumen: tipo de
cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o
cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones
de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.), como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en
una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.
Totales generales Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle (datos de
detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que
totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda,
a los datos de resumen.) y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la
función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de
la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Cálculo automático Excel volverá a calcular automáticamente los subtotales y el total general cuando
se modifiquen los datos de detalle.
Informes y gráficos de resumen
Crear informes de resumen Al agregar subtotales a una lista, ésta aparecerá esquematizada para que
pueda ver su estructura. Puede crear un informe de resumen haciendo clic en los símbolos de esquema,
y para ocultar los detalles y mostrar solamente los totales.
Presentar los datos del resumen en un gráfico Puede crear un gráfico que utilice sólo los datos
visibles de una lista que contenga subtotales. Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada,
el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.
Existen dos tipos de subtotales: Sencillos o individuales y Anidados.

INSERTAR SUBTOTALES
INSERTAR SUBTOTALES SENCILLOS
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en formato de lista
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular
3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular
(seleccionar la columna por la cual ordenó).
6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de

resumen que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de
verificación de cada columna que contenga valores
cuyos subtotales desee calcular.
8. Si desea un salto de página automático después de
cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de
página entre grupos.
9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las
filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que
aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación
Resumen debajo de los datos.
10. Haga clic en Aceptar.
Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales

para agregar más subtotales con diferentes funciones de
resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales
existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Cuando se crean subtotales se

generan automáticamente Los
niveles de esquema.
SUBTOTALES ANIDADOS
1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en formato de
2. Ordene la lista por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores,
después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc.
3. En los cuadros Ordenar por (ejemplo: CLIENTE) y Luego por (ejemplo: PRODUCTO),
haga clic en las columnas que desee ordenar.
4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en
Aceptar.
3. Inserte los subtotales exteriores.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores.
En el ejemplo anterior, haría clic en CLIENTE.
3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee utilizar para
calcular los subtotales.
4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada
columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular.
5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de
verificación Salto de página entre grupos.
6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han
calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen
debajo de los datos.
4. Inserte los subtotales anidados.
2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En
el ejemplo anterior, esa columna sería PRODUCTO.
3. Seleccione la función de resumen y otras opciones.
4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
5. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.
CONSOLIDAR DATOS
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja
de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación
para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan
referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen
referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.
Utilizar fórmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3-D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en
un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes.
Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente
cuando cambian los datos de los rangos de origen.
Utilizar fórmulas para combinar datos En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres
números de tres posiciones diferentes en dos hojas de cálculo distintas.
Ejemplo: =suma(ventas!B3, compras!B5)
Agregar datos a una consolidación con referencias 3D Cuando todas las hojas de cálculo de origen
tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra
hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la
fórmula.
Ejemplo: =suma(ventas:compras!B5)
Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un
orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo
creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos
de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede
actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en
ella.
Consolidar por categorías

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los
mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina
los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos
de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como
alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los
rangos incluidos en ella.
CONSOLIDAR POR POSICIÓN O CATEGORÍA
1. Configure los datos que va a consolidar.

 Coloque cada rango en una hoja de
cálculo diferente. No ponga ningún rango
en la hoja de cálculo donde vaya a
colocar la consolidación.
 Si realiza la consolidación por posición,
asegúrese de que cada rango tiene el
mismo diseño.
Si realiza la consolidación por categoría,
asegúrese de que los rótulos de las
columnas o filas que desea combinar
tienen idéntica ortografía y coincidencia
de mayúsculas y minúsculas.
 Asigne un nombre a cada rango:
seleccione todo el rango, elija Nombre en
el menú Insertar, haga clic en Definir y
escriba un nombre para el rango.
2. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
3. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para
consolidar los datos.
5. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar,
escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso
para cada rango.
6. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en
cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes
o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de
origen.
7. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft
Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea
rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos
manualmente.
Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que
indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna
izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas
o columnas independientes en la consolidación.
TABLAS DINAMICAS
Un informe de tabla dinámica es

una tabla interactiva que combina y
compara rápidamente grandes
volúmenes de datos. Podrá girar las
filas y las columnas para ver
diferentes resúmenes de los datos
de origen, y mostrar los detalles de
determinadas áreas de interés.
¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?
Utilice un informe de tabla dinámica cuando desee comparar totales relacionados, sobre todo si tiene
una lista larga de números para resumir y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En
el informe anterior, puede ver fácilmente el total de salarios que se pagan por áreas de la compañía.
Puesto que los informes de tabla dinámica son interactivos, puede cambiar la presentación de los datos
para ver más detalles o calcular diferentes resúmenes, como recuentos o promedios.
¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS DATOS?
En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un
campo de tabla dinámica que resume varias filas de información.
¿CÓMO SE CREA UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?

Para crear un informe de tabla dinámica, ejecute el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. En el
asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de cálculo o la base de datos
externa. A continuación, el asistente proporciona un área de hoja de cálculo para el informe y una lista
de los campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las
áreas de colocación, Microsoft Excel resume y calcula el informe automáticamente.
Si utiliza una conexión de datos de Office para recuperar datos externos (datos externos: datos que se
almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un
servidor Web.) para el informe, puede devolver los datos directamente a un informe de tabla dinámica sin
ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. Las conexiones de datos de Office son el método
recomendado para recuperar datos externos para los informes si no tiene que combinar datos de más de
una tabla de la base de datos externa ni filtrar los datos para seleccionar registros específicos antes de
crear el informe, y para recuperar datos de las bases de datos OLAP.
Después de crear un informe de tabla dinámica, puede personalizarlo para destacar la información que
desee, cambiando el diseño o formato o mostrando datos más detallados.
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
1. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

2. En el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, siga las instrucciones y haga clic en
Tabla dinámica en ¿Qué tipo de informe desea crear?
3. Siga las instrucciones en el paso 2 del asistente (donde están los datos que desea utilizar).
4. Siga las instrucciones en el paso 3 del asistente y, a continuación, decida si desea diseñar el informe
en pantalla o en el asistente.
Normalmente puede diseñar el informe en pantalla; es el método recomendado. Utilice el asistente
para diseñar el informe si cree que la recuperación de un origen de datos externos grande va a ser
lenta o si tiene que establecer campos de página para recuperar los datos página a página. Si no
está seguro, intente diseñar el informe en pantalla. Si es necesario, puede volver al asistente.
Diseñar el informe en pantalla
1. Desde la ventana Lista de campos de tabla dinámica, arrastre los campos con datos que
desea mostrar en filas
hasta el área de colocación
con el rótulo: Coloque
campos de fila aquí.
Si no puede ver la lista de
campos, haga clic dentro
de los contornos de las
áreas de colocación de la
tabla dinámica y asegúrese
de que Mostrar lista de
campos está presionado.
Para ver qué niveles de
detalle están disponibles
en los campos con niveles,
haga clic en el junto al
campo.
2. Arrastre los campos
con datos que desee
mostrar en las columnas al área de colocación con el rótulo: Coloque campos de columna aquí.
3. Arrastre los campos que contienen los datos que desea resumir al área con el rótulo: Coloque
datos aquí.
Si agrega más de un campo de datos, coloque los campos en el orden que desea: Haga clic con el botón
secundario del Mouse (ratón) en un campo de datos, elija Ordenar en el menú contextual y utilice los
comandos del menú Ordenar para mover el campo.
4. Arrastre los campos que desee utilizar como campos de página al área con el rótulo: Coloque
campos de página aquí.
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Para quitar un campo,
arrástrelo fuera del informe de tabla dinámica.
Para ocultar los contornos de las áreas de colocación, haga clic en una celda situada fuera del informe
de tabla dinámica.
Diseñar el informe en el asistente

Si ha salido del asistente, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos en el menú Datos para
volver a él o simplemente presionar Botón derecho del Mouse sobre la tabla dinámica y presionar clic en
la opción Asistente.
1. En el paso 3 del asistente, haga clic
en Diseño.
2. Desde el grupo de botones de
campo de la derecha, arrastre los campos
que desee a las áreas de FILA y de
COLUMNA del diagrama.
3. Arrastre los campos que contienen
los datos que desee resumir al área
DATOS.
4. Arrastre los campos que desee
utilizar como campos de página al área
PÁGINA.
5. Para volver a organizar los campos, arrástrelos de un área a otra. Algunos campos sólo pueden
utilizarse en áreas concretas; si coloca un campo en un área en la que no se puede utilizar, el campo no
aparecerá en ella.
6. Para quitar un campo, arrástrelo fuera del diagrama.
7. Cuando esté satisfecho con el diseño, haga clic en Aceptar y, luego, haga clic en Finalizar.
TIPOS DE CAMPOS
Campo de fila
Un informe de tabla dinámica que contenga más de un campo de fila tiene un campo de fila interior que
es el más próximo al área de datos. El resto de los campos de fila son exteriores . Los elementos
situados en la parte más exterior del campo de fila se muestran sólo una vez, pero los elementos del
resto de los campos de fila se repiten tantas veces como sea necesario.
Campo de página
Los campos de página permiten filtrar un informe completo de tabla dinámica para mostrar los datos de
un único elemento o de todos los elementos.
Campo de datos
Los campos de datos proporcionan los valores de los datos que van a resumirse. Habitualmente, los
campos de datos contienen números que se combinan mediante la función de resumen Suma, pero
también pueden contener texto, en cuyo caso el informe de tabla dinámica utiliza la función de resumen
Contar.
Si un informe tiene más de un campo de datos, en el informe de acceso a todos los campos de datos
aparece un único botón de campo, denominado Datos.
MOSTRAR U OCULTAR TOTALES EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA
Siga uno o varios de estos procedimientos:
Mostrar subtotales de campos individuales
1. Haga doble clic en el campo.

2. Siga uno de estos procedimientos:
Calcular el subtotal de un campo de fila o columna
exterior Haga clic en la opción Automáticos de
Subtotales. Para utilizar otra función de resumen o
mostrar más de un tipo de subtotal, haga clic en la
función de resumen que desee en el cuadro a la
derecha de Personalizados (esta opción no está
disponible para algunos tipos de datos de origen).
Calcular el subtotal de un campo de fila o columna
interior Haga clic en la opción Personalizados de
Subtotales, si dicha opción está disponible, y haga
clic en una función de resumen en el cuadro de la
derecha.
Quitar subtotales Haga clic en Ninguno en Subtotales.
Nota Si un campo contiene un elemento calculado, no es posible cambiar la función de resumen de
subtotales.
Sugerencia
Para los campos de fila exteriores, puede mostrar los subtotales encima o debajo de sus
elementos. Haga doble clic en el campo, haga clic en Diseño, después en Mostrar elementos
en formulario esquemático y, a continuación, active o desactive la casilla de verificación
Mostrar subtotales en la parte superior del grupo.
MOSTRAR TOTALES GENERALES PARA TODO EL INFORME
1. Haga clic en el informe.

2. En la barra de herramientas Tabla
dinámica, haga clic en Tabla
dinámica y, a continuación, en
Opciones de tabla.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Mostrar los totales generales
Active la casilla de verificación
Totales generales de columnas,
Totales generales de filas o
ambas.
Ocultar los totales generales
Desactive una de las casillas de
verificación o ambas.
Nota Los totales generales de un
campo utilizan la misma función de
resumen que los subtotales del campo.
CALCULAR LOS TOTALES CON O SIN ELEMENTOS OCULTOS
Clic con el botón secundario en la Tabla dinámica, después en Opciones de tabla y, a continuación,
active o desactive la casilla de verificación Subtotales de elementos ocultos de página.
CAMBIAR UNA FUNCION POR OTRA
Presionar doble clic sobre el titulo del campo en la tabla dinámica y seleccionar las funciones deseadas.
% DE REPRESENTACION POR FILAS O COLUMNAS
- Presionar botón derecho sobre los datos a representar

en porcentajes y seleccionar la opción Configuración
de campo y presionar clic sobre el botón Opciones >>
- En la opción Mostrar datos como, seleccionar la

opción deseada (% de fila o % de columna)
CREAR TABLAS DE ACUMULADOS
- Presionar botón derecho sobre los datos a representar en

porcentajes y seleccionar la opción Configuración de campo,
en la opción Resumir por seleccionar Suma y presionar clic
sobre el botón Opciones >> y seleccionar en la opción
Mostrar datos como, Total en y en la opción Campo base
seleccionar el campo por el cual desea acumular los registros
(debe estar en la tabla dinámica).
OCULTAR O MOSTRAR DETALLES DE UN GRUPO DE DATOS
- presionar botón derecho sobre la tabla dinámica, seleccionar Agrupar y mostrar detalle y seleccionar
Ocultar detalle o mostrar detalle.
O simplemente presionar doble clic sobre el elemento que desea ocultar o mostrar.
CREAR GRUPOS DE DATOS
Agrupar elementos numéricos
Haga clic con el botón secundario en el campo que contiene

elementos numéricos, elija Agrupar y mostrar detalles en el menú
contextual y, a continuación, haga clic en Agrupar.
En el cuadro Comenzar en, escriba el primer elemento que desee
agrupar.
En el cuadro Terminar en, escriba el último elemento que desee
agrupar.
En el cuadro Por, escriba el número de elementos que desee en cada
grupo.
Agrupar fechas u horas
Haga clic con el botón secundario en el campo que contiene fechas u horas, elija Agrupar y mostrar
detalle en el menú contextual y, a continuación, haga clic en Agrupar.
Escriba la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la última en el cuadro
Terminar en.
En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos.
Para agrupar los elementos por semana, haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que Días
sea el único período de tiempo seleccionado y, a continuación, haga clic en 7 en el cuadro Número de
días. A continuación, puede hacer clic en otros períodos de tiempo por los que desee agrupar, como
Mes.
AGRUPAR ELEMENTOS SELECCIONADOS
Haga clic o arrastre para seleccionar los elementos que desee agrupar, o bien mantenga presionada la
tecla CTRL o MAYÚS mientras hace clic.
Haga clic con el botón secundario en los elementos seleccionados, elija Agrupar y mostrar detalle en
el menú contextual y, a continuación, haga clic en Agrupar.
Nota Para los campos organizados en niveles, sólo pueden agruparse los elementos que tengan el
mismo elemento en el siguiente nivel. Por ejemplo, si el campo tiene los niveles País y Ciudad, no podrá
agrupar ciudades de países diferentes.
Desagrupar elementos
Haga clic con el botón secundario en el grupo, elija Agrupar y mostrar detalle en el menú contextual y,
a continuación, haga clic en Desagrupar.
En un campo numérico o de fecha/hora, haga clic con el botón secundario en cualquier grupo. Excel
desagrupará todos los grupos del campo.
Si anteriormente el campo era un campo de página, vuelva a arrastrarlo hasta el área de página.
Notas
Al agrupar o desagrupar elementos en un informe de gráfico dinámico o en el informe de tabla dinámica
asociado, es posible que se pierda parte del formato del gráfico.
CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS
Campo calculado: Es un campo que se construye a partir de los valores de los campos de una tabla
dinámica.
Elemento Calculado: Es un nuevo elemento para un campo de fila o columna que se construye a partir
de una expresión que incluye valores (elementos) de un campo.
Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula.
Emplee un elemento calculado si desea que la fórmula utilice datos de uno o más elementos (elemento:
subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo
"Mes" podría tener los elementos "Enero," "Febrero,", etc.) específicos dentro de un campo.
Agregar un campo calculado

2. En la barra de Tabla dinámica, haga clic en Tabla
dinámica, elija Fórmulas y, a continuación, haga
clic en Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el
campo.
4. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el
campo.
Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula,
haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a
continuación, haga clic en Insertar campo. Por
ejemplo, para calcular una comisión del 15% para
cada valor del campo Ventas, podría escribir =
Ventas * 15%.
5. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
Agregar un elemento calculado al campo
Si los elementos del campo están agrupados, haga clic con el botón secundario en cada grupo, elija
Agrupar y esquema en el menú contextual y, a continuación, en haga clic en Desagrupar.
1. Haga clic en el campo donde desee agregar el

elemento calculado.
2. En la barra de Tabla dinámica, haga clic en
Tabla dinámica, elija Fórmulas y, a
continuación, haga clic en Elemento calculado.
3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para
el elemento calculado.
4. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para
el elemento.
Para utilizar los datos de un elemento de la
fórmula, haga clic en el elemento en la lista
Elementos y, a continuación, en Insertar
elemento (el elemento debe ser del mismo
campo que el elemento calculado).
5. Haga clic en Agregar y luego en Aceptar.
6. Si ha desagrupado elementos en el paso 1,
vuelva a agruparlos si lo desea.
Si tiene varios elementos calculados o fórmulas, ajuste el orden de cálculo.

2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica , elija
Fórmulas y, a continuación, haga clic en Orden de resolución.
3. Haga clic en una fórmula y, posteriormente, haga clic en Subir o en Bajar.
4. Continúe hasta que las fórmulas aparezcan en el orden en que desee que se calculen.
Es posible mostrar una lista de todas las fórmulas del informe. Haga clic en el informe, en Tabla
dinámica , Tabla dinámica, elija Fórmulas y, a continuación, haga clic en Crear lista de fórmulas.
MANEJO DE INFORMACION TIPO TEXTO
IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO
1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto.
Para evitar que los datos externos reemplacen a los datos existentes, asegúrese de que la hoja
no contiene datos debajo de la celda donde vaya a hacer clic ni a su derecha.
2. En el menú Datos, elija Importar datos externos y, a continuación, haga clic en Importar
datos.
3. En el cuadro Tipo de archivo, haga clic en Archivos de texto.
4. En la lista Buscar en, elija y haga doble clic en el archivo de texto que desee importar como
rango de datos externos.
5. Para especificar cómo desea dividir el texto en columnas, siga las instrucciones del Asistente
para importar texto y, a continuación, haga clic en Finalizar.
6. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Propiedades para establecer las opciones
de formato y diseño de los datos importados.
7. En el cuadro de diálogo Importar datos, siga uno de estos procedimientos:
Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente
y, a continuación, en Aceptar.
Para devolver los datos a una hoja de cálculo nueva, haga clic en Nueva hoja de cálculo y, a
continuación, haga clic en Aceptar. Microsoft Excel agregará una nueva hoja de cálculo al
libro y colocará de forma automática el rango de datos externos en la esquina superior
izquierda de la nueva hoja de cálculo.
Una vez se ha hecho la conexión con el

archivo se activa el asistente para
importación de archivos.
En el paso 1 de 3, se debe seleccionar

de qué forma vienen los datos del
archivo, ya sea delimitado o de un
ancho fijo.
En el paso 2 de 3 debe
seleccionar el tipo de
separador cuando se ha
escogido la opción
delimitados
En el paso 3 de 3, seleccionar los

formatos para las columnas que se
desean importar.
CONCATENAR
Se utiliza para unir la información de dos o más celdas, se puede concatenar a través del operador & o
utilizando la función =concatenar.
Sintaxis
CONCATENAR (texto1;texto2; ...)
Texto1, texto2,... son de 1 a 30 elementos de texto que se unirán en un elemento de texto único. Los
elementos de texto pueden ser cadenas de texto, números o referencias a celdas únicas.
Utilizar un formulario de introducción de datos para modificar una lista
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad
una fila entera de información (registro) en una lista (lista: serie de filas de hoja de cálculo con un rótulo
que contiene datos relacionados, como una base de datos de facturas o un conjunto de nombres y
números de teléfono de clientes. La primera fila de la lista tiene rótulos para las columnas.) de una sola
vez.
FORMULARIOS DE CAPTURA
Antes de utilizar un formulario de datos para agregar un registro a una lista nueva, ésta deberá tener
rótulos en la parte superior de cada columna que contenga. Microsoft Excel utiliza estos rótulos para
crear campos en el formulario.
1. Haga clic en la celda de la lista a la que desee
agregar registros.
2. En el menú Datos, haga clic en Formulario.
3. Siga uno o varios de estos procedimientos:
Agregar un registro
1. Haga clic en Nuevo.
2. Escriba la información para el nuevo registro.
3. Una vez escritos los datos, presione ENTRAR
para agregar el registro.
4. Una vez agregados los registros, haga clic en
Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar
el formulario de datos.
Cambiar un registro
Busque el registro que desee modificar.
¿Cómo?
 Para desplazarse entre registros de uno en uno, utilice las flechas de la barra de desplazamiento del
cuadro de diálogo. Para moverse de 10 en 10 registros a la vez, haga clic en las flechas de la barra
de desplazamiento.
 Para desplazarse al registro siguiente de la lista, haga clic en Buscar siguiente. Para moverse al
registro anterior de la lista, haga clic en Buscar anterior.
 Para definir las condiciones de búsqueda o criterios de comparación (criterios de comparación:
conjunto de condiciones de búsqueda que se utiliza para buscar datos. Los criterios de comparación
pueden ser una serie de caracteres que desea que coincidan, como "Northwind Traders," o una
expresión, como ">300."), haga clic en Criterios y, a continuación, introduzca los criterios en el
formulario de datos. Para buscar los registros que coinciden con los criterios, haga clic en Buscar
siguiente o Buscar anterior. Para regresar al formulario de datos sin buscar los registros
basándose en los criterios especificados, haga clic en Formulario.
Cambie la información en el registro.

 Los campos que contienen presentan los resultados de la fórmula como un rótulo. El rótulo no puede
modificarse en el formulario de datos.
 Si cambia un registro que contenga una fórmula, ésta no se calculará hasta que presione ENTRAR;
también puede hacer clic en Cerrar para actualizar el registro.
Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB. Una
vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro
siguiente.
Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar
el formulario de datos.
Eliminar un registro
Busque el registro que desee eliminar.
Haga clic en Eliminar.
Notas
• Los formularios de datos pueden presentar 32 campos como máximo a la vez.
• Mientras se esté agregando o cambiando un registro, pueden deshacerse los cambios haciendo
clic en Restaurar siempre que el registro sea el registro activo en el formulario de datos.
VALIDACION DE DATOS
1. Seleccione las celdas que desee

validar.
2. En el menú Datos, haga clic en
Validación y elija la ficha
Configuración.
3. Especifique el tipo de validación que
desee:
Permitir valores de una lista
1. En el cuadro Permitir, haga clic en

Lista.
2. Haga clic en el cuadro Fuente Y a
continuación haga lo siguiente:
 Para definir la lista localmente,
escriba los valores separados por
comas.
 Para utilizar un rango de celdas con
un nombre definido, escriba el signo
igual (=) seguido del nombre del
rango.
 Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de cálculo y presione ENTRAR.
3. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista
desplegable.
Permitir números dentro de los límites
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.

2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites
superior e inferior, haga clic en entre.
3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
Permitir números dentro de los límites

1. En el cuadro Permitir, haga clic en Número entero o Decimal.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites
superior e inferior, haga clic en entre.
3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir.
Permitir fechas y horas dentro de un período concreto

1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las
fechas posteriores a un día determinado, haga clic en mayor que.
3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o específica que desee permitir.
Permitir texto de una longitud específica

1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un
número máximo de caracteres, haga clic en menor o igual que.
3. Escriba la longitud máxima, mínima o específica que desee permitir.
Calcular qué se permite según el contenido de otra celda
4. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado.
5. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restricción que desee.
6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee utilizar
para especificar qué se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el
resultado no superará el presupuesto, haga clic en Decimal para Permitir, haga clic en menor o
igual que para Datos y, en el cuadro Máximo, haga clic en la celda que contenga la cantidad
presupuestada.
Utilizar una fórmula para calcular lo que se permite
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.

2. En el cuadro Fórmula, introduzca una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las
entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la celda de
la cuenta de la comida campestre sólo si no se ha presupuestado nada para la cuenta discrecional
(celda D6) y si el presupuesto total (D20) también es menor que los 40.000 dólares asignados,
podría escribir la fórmula personalizada =Y(D6=0,D20<40000).
2. Especifique si la celda se puede dejar en blanco:
1. Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificación Omitir blancos.
2. Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla de verificación Omitir
blancos.
3. Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe
una celda en blanco en el rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga
referencia mediante fórmulas de validación: si una celda está en blanco, la configuración de la casilla
de verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.
4. Para mostrar un mensaje de introducción opcional cuando se haga clic en la celda, haga clic en
la ficha Mensaje de entrada, asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar
mensaje al seleccionar la celda y escriba el título y el texto del mensaje.
5. Especifique cómo desea que Microsoft Excel responda cuando se introduzcan datos no válidos:
0. Haga clic en la ficha Mensaje de error y

asegúrese de que esté activada la casilla
de verificación Mostrar mensaje de error
si se introducen datos no válidos.
1. Seleccione una de las siguientes
opciones en el cuadro Estilo:
Para mostrar un mensaje informativo que
no evite la introducción de datos no
válidos, haga clic en Información.
Para mostrar un mensaje de advertencia
que no evite la introducción de datos no
válidos, haga clic en Advertencia.
Para evitar la introducción de datos no
válidos, haga clic en Detener.
2. Escriba el título y el texto del mensaje
(máximo 225 caracteres).
Nota Si no escribe un título o un texto,
de forma predeterminada el título será
"Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede introducir ciertos valores
en esta celda."
AUDITORIA DE FORMULAS
Puede mostrar celdas precedentes (precedentes: celdas a las que hace referencia una fórmula de otra
celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda B5 es un precedente de la celda
D10.)
y celdas dependientes (dependientes: celdas que contienen fórmulas que hacen referencia a otras
celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10 es una celda dependiente de
la celda B5.) de fórmulas.
1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y en la ficha Ver.

2. Compruebe que está seleccionado Mostrar todos o Mostrar marcadores de posición en Objetos.
3. En el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Mostrar
barra de herramientas Auditoría de fórmulas.
4. Siga uno de estos procedimientos.
Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)
1. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.
2. Para que aparezca una flecha de rastreo (flechas de rastreo: flechas que muestran la relación entre
la celda activa y sus celdas relacionadas. Las flechas de rastreo son azules cuando se señalan
desde una celda que proporciona datos a otra celda, y rojas si una celda contiene un valor de error,
como #DIV/0!.) para cada celda que proporcione directamente datos a la celda activa, haga clic en
Rastrear precedentes en la barra de herramientas Auditoria de fórmulas.
3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa, haga clic
otra vez en Rastrear precedentes.
4. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más alejada
de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de precedentes. Para quitar otro nivel de flechas de
rastreo, haga clic otra vez en el botón.
Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)
1. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

2. Para que aparezca una flecha de para cada celda dependiente de la celda activa, haga clic en
Rastrear dependientes en Auditoria de fórmulas.
3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez en
Rastrear dependientes.
4. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel, comenzando por la celda precedente más alejada
de la celda activa, haga clic en Quitar un nivel de dependientes. Para quitar otro nivel de flechas
de rastreo, haga clic otra vez en el botón.
5. Para quitar todas las que haya en la hoja de cálculo, haga clic en Quitar todas las flechas en
Auditoria de fórmulas.
Nota Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de
cálculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro
que señala de la celda seleccionada a un icono de hoja de cálculo. El otro libro debe estar abierto para
que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias.
OBTENER DATOS EXTERNOS
Datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en
Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.
ORÍGENES DE DATOS A LOS QUE SE PUEDE TENER ACCESO

Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos de los siguientes
orígenes de datos:
• Servicios OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de
consultas e informes, en lugar de de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan
jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) de Microsoft SQL Server
(proveedor OLAP (proveedor OLAP: conjunto de software que proporciona acceso a un tipo
concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y
otro software de cliente necesario para conectarse a una base de datos.))
• Microsoft Access
• dBASE
• Microsoft FoxPro
• Microsoft Excel
• Oracle
• Paradox
• SQL Server
• Bases de datos de archivos de texto
• Otros proveedores
Pueden utilizarse controladores ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos):
archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de base
de datos, como Access o dBASE, o sistema de administración de bases de datos, como SQL Server,
requiere un controlador diferente.) o controladores de origen de datos (controlador de origen de datos:
archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica.
Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.) De

otros fabricantes para obtener información de orígenes de datos que no aparezcan aquí, incluyendo
otros tipos de bases de datos OLAP.
IMPORTAR DATOS CON MICROSOFT QUERY

Para importar datos con Query, primero es necesario:
• Instalar Query Query, incluido el Asistente para consultas, es una función opcional para Excel.
En general, el sistema le indicará que instale Query al elegir Obtener datos externos en el menú
Datos y hacer clic en Nueva consulta de base de datos.
• Instalar controladores ODBC Se requiere un controlador ODBC para recuperar datos en las
bases de datos relacionales, archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se instala
Query, se instala automáticamente un conjunto de controladores ODBC. Si se utiliza un
controlador no instalado con Query, se deberá instalar el controlador por separado.
• Instalar controladores de origen de datos Se requiere un controlador de origen de datos para

recuperar datos de origen OLAP. Query admite la conexión con bases de datos creadas
utilizando los servicios OLAP de Microsoft SQL Server; cuando se instala Query, se instala
automáticamente el soporte para este tipo de bases de datos OLAP. Para conectarse con otras
bases de datos OLAP, es preciso instalar un controlador de origen de datos y software de cliente.
Para importar datos a Excel desde la mayoría de las fuentes de datos, puede elegir Obtener datos
externos en el menú Datos, hacer clic en Nueva consulta de base de datos. y, a continuación, elegir
los datos que desea importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.
El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo origen en el cuadro de diálogo
Seleccionar archivos de origen de datos, permite importar datos desde las conexiones de datos
externas no disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos
Una vez se selecciona el tipo de origen de la fuente de datos, el siguiente paso es seleccionar el archivo
o tablas para crear el esquema de datos.
• Una vez se obtienen los datos, se puede

Crear una consulta de
parámetros (consulta de parámetros: tipo
de consulta que, cuando se ejecuta, pide
los valores (criterios) que se utilizarán para
seleccionar los registros para el conjunto
de resultados, de modo que una misma
consulta puede utilizarse para recuperar
diferentes conjuntos de resultados.).
• Ordenar datos antes de traerlos a Excel.

• Unir varias tablas.
TABLA DE CONTENIDO
ORDENAR DATOS .................................................................................................................................. 1
ORDEN PREDETERMINADO ................................................................................................................................................1
ORDENAR RAPIDAMENTE POR UN CAMPO ...................................................................................................................1
ORDENAR FILAS POR 2 Ó 3 COLUMNAS .........................................................................................................................2
ORDENAR POR 4 COLUMNAS .............................................................................................................................................2
ORDENAR FILAS POR MESES O DÍAS DE LA SEMANA O UTILIZANDO UN ORDEN PERSONALIZADO: ........2
ORDENAR COLUMNAS POR FILAS ...................................................................................................................................2
FILTROS .................................................................................................................................................. 4
AUTOFILTRO............................................................................................................................................................................4
FILTRO AVANZADO ...............................................................................................................................................................4
EJEMPLOS DE CRITERIOS COMPLEJOS .........................................................................................................................5
VARIAS CONDICIONES EN UNA SOLA COLUMNA ........................................................................................................5
UNA CONDICIÓN EN DOS O MÁS COLUMNAS................................................................................................................5
CONDICIONES CREADAS COMO RESULTADO DE UNA FÓRMULA .........................................................................5
REGISTROS ÚNICOS: ............................................................................................................................................................5
QUITAR FILTROS ....................................................................................................................................................................6
SUBTOTALES ......................................................................................................................................... 7
INSERTAR SUBTOTALES .....................................................................................................................................................7
INSERTAR SUBTOTALES SENCILLOS .............................................................................................................................7
SUBTOTALES ANIDADOS ....................................................................................................................................................8
CONSOLIDAR DATOS .......................................................................................................................... 10
CONSOLIDAR POR POSICIÓN O CATEGORÍA ..............................................................................................................11
TABLAS DINAMICAS ............................................................................................................................ 12
¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS DATOS? ...........................................................................................................................12
CREAR UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ..................................................................................................................13
TIPOS DE CAMPOS ..............................................................................................................................................................14
MOSTRAR U OCULTAR TOTALES EN UN INFORME DE TABLA DINÁMICA ..........................................................15
MOSTRAR TOTALES GENERALES PARA TODO EL INFORME ................................................................................15
CALCULAR LOS TOTALES CON O SIN ELEMENTOS OCULTOS..............................................................................15
CAMBIAR UNA FUNCION POR OTRA ..............................................................................................................................16
% DE REPRESENTACION POR FILAS O COLUMNAS ..................................................................................................16
CREAR TABLAS DE ACUMULADOS ................................................................................................................................16
OCULTAR O MOSTRAR DETALLES DE UN GRUPO DE DATOS ...............................................................................16
CREAR GRUPOS DE DATOS ...............................................................................................................................................16
CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS ........................................................................................................................17
MANEJO DE INFORMACION TIPO TEXTO .......................................................................................... 19
IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO................................................................................................................................19
CONCATENAR ...................................................................................................................................... 20
FORMULARIOS DE CAPTURA ............................................................................................................. 21
VALIDACION DE DATOS ...................................................................................................................... 23
AUDITORIA DE FORMULAS ................................................................................................................. 25
OBTENER DATOS EXTERNOS ............................................................................................................ 26
ORÍGENES DE DATOS A LOS QUE SE PUEDE TENER ACCESO ..............................................................................26

Manual de Excel Intermedio

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Manual de Excel Intermedio

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

AJB SISTEMAS – MANUAL EXCEL INTERMEDIO

Permite organizar la información almacenadas en las celdas.

Ordenación alfanumérica Si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará de izquierda a derecha,

El texto y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente modo:

Valores lógicos En valores lógicos, FALSO se coloca antes que VERDADERO.

ORDENAR RAPIDAMENTE POR UN CAMPO

1. Haga clic en una celda de la columna que desee ordenar.

2. Haga clic en el icono Orden ascendente o en Orden descendente .

ORDENAR FILAS POR 2 Ó 3 COLUMNAS

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

ORDENAR POR 4 COLUMNAS

1. Haga clic en una celda de la lista que desee ordenar.

ORDENAR FILAS POR MESES O DÍAS DE LA SEMANA O UTILIZANDO UN ORDEN

ORDENAR COLUMNAS POR FILAS

La mayoría de las veces, se ordenan filas. Este procedimiento ordena columnas.

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples

Un Filtro avanzado posee:

Rango de la lista: La lista que posee los datos a filtrar.

Pasos para crear un filtro avanzado:

Los criterios se pueden crear de dos formas:

Utilizando títulos de las columnas

EJEMPLOS DE CRITERIOS COMPLEJOS

VARIAS CONDICIONES EN UNA SOLA COLUMNA

UNA CONDICIÓN EN DOS O MÁS COLUMNAS

CONDICIONES CREADAS COMO RESULTADO DE UNA FÓRMULA

Cómo se calculan los subtotales

Informes y gráficos de resumen

Existen dos tipos de subtotales: Sencillos o individuales y Anidados.

INSERTAR SUBTOTALES SENCILLOS

6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales

Cuando se crean subtotales se

Consolidar por posición

Consolidar por categorías

CONSOLIDAR POR POSICIÓN O CATEGORÍA

1. Configure los datos que va a consolidar.

Un informe de tabla dinámica es

¿Cuándo conviene utilizar un informe de tabla dinámica?

¿CÓMO SE ORGANIZAN LOS DATOS?

¿CÓMO SE CREA UN INFORME DE TABLA DINÁMICA?

1. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

Diseñar el informe en pantalla

Diseñar el informe en el asistente

Siga uno o varios de estos procedimientos:

Mostrar subtotales de campos individuales

1. Haga doble clic en el campo.

MOSTRAR TOTALES GENERALES PARA TODO EL INFORME

1. Haga clic en el informe.

CALCULAR LOS TOTALES CON O SIN ELEMENTOS OCULTOS

CAMBIAR UNA FUNCION POR OTRA

% DE REPRESENTACION POR FILAS O COLUMNAS

- Presionar botón derecho sobre los datos a representar

- En la opción Mostrar datos como, seleccionar la

CREAR TABLAS DE ACUMULADOS

- Presionar botón derecho sobre los datos a representar en

OCULTAR O MOSTRAR DETALLES DE UN GRUPO DE DATOS

CREAR GRUPOS DE DATOS

Agrupar elementos numéricos

Haga clic con el botón secundario en el campo que contiene

AGRUPAR ELEMENTOS SELECCIONADOS

CAMPOS Y ELEMENTOS CALCULADOS

1. Haga clic en el informe.

Agregar un elemento calculado al campo

1. Haga clic en el campo donde desee agregar el