12/03/2019

GESTIÓN DEL TIEMPO

Amilkar E. ILAYA-AYZA, Ph.D.

UNIVERSIDAD FACULTAD
TÉCNICA NACIONAL DE
DE ORURO INGENIERÍA

Objetivos
• Comprender el concepto “tiempo” y los factores y
elementos que lo condicionan.
• Evaluar la gestión de nuestro tiempo.
• Ser conscientes de la necesidad de planificar
adecuadamente el tiempo y las prioridades para alcanzar
todos nuestros objetivos, tanto académicos como
personales.

Introducción
Perder el tiempo
• El tiempo en sí mismo no se pierde, es una interpretación
o percepción personal de no aprovecharlo del modo que
nos hiciera sentirnos satisfechos.
No tener tiempo
• Todos los seres humanos tienen 24 horas al día, por tanto
cada persona dispone de todo el tiempo que existe.
Ahorrar tiempo
• No es posible ahorra tiempo, sí que podemos asignar el
tiempo óptimo para cada actividad

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• Actividad 1
• Cuestionario de autoevaluación

Principio de Pareto

80%
resultados

20%
trabajo
No se trata de trabajar duro, sino inteligentemente.

Clasificación de tareas

• Son las más importantes

Tareas A • No son delegables

• Son tareas importantes

Tareas B • Son delegables

• De menor valor
Tareas C • Son las que consumen mayor
parte de nuestro tiempo

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Ley de Parkinson

Todo trabajo se dilata indefinidamente

hasta ocupar todo el tiempo disponible
para su completa realización

El reto es asignar tiempo suficiente, pero no excesivo

Leyes de Murphy
“Nada es tan sencillo como parece al principio”

“Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al

principio”

“Si algo puede ir mal, irá mal”

Leyes de Acosta
• “El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos”

Tarea 1 Interrupción Recordar Tarea 1

Tarea 1

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Multitarea
Te hace trabajar a un menor ritmo

Te hace más descuidado

Te hace más distraído

Genera estrés y ansiedad

Hace que pierdas el control

Lo mejor: una a una y terminarla

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Leyes de Acosta

• “Para una tarea corta siempre hay un

minuto, para una larga nunca hay
tiempo”

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Leyes de Acosta
• “Lo perfecto no resulta rentable”

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Gestionar bien el tiempo NO es cuestión de:

• Trabajar más deprisa
• Trabajar más horas
• Reducir el tiempo empleado en las actividades
• Hacer varias cosas a la vez
• Trabajar como un robot

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Invertir el tiempo en el logro de nuestros

objetivos implica:

Definir los objetivos

Analizar las actividades

Programar el tiempo

Realizar lo que se ha previsto

hacer

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Elaborar una lista de tareas

• Elabora una lista de tareas pendientes (que dependen de ti),

cuando tengas la lista cumplida sentirás que tienes tiempo.
• Una de las cosas que mayores sensaciones te da de tener
tiempo es tener libre la cabeza

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• Actividad 2
• Elaborar una lista de tareas personal

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Diferenciar entre lo importante y lo

urgente
IMPORTANTE

• Vencimiento de plazos • Planificación

MÁS

• Crisis • Organización, anticipación

• Problemas • Oportunidades, relaciones
IMPORTANTE

• Interrupciones • Pérdidas de tiempo

MENOS

• Inmediatez, cambios • Actividades gratas

• Correspondencia

URGENTE NO URGENTE

• ¿Qué es urgente? Se refiere a aquellas actividades que deben

hacerse enseguida. La pregunta ¿Para cuando?
• •Y ¿qué es importante? las actividades que se relacionan con
nuestros objetivos. La pregunta ¿Para qué?

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• Actividad 3
• Priorizar tareas

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Diferenciar entre lo importante y lo urgente –

Si me mantengo en este cuadrante

• Más estrés
IMPORTANTE

• Agotamiento
MÁS

• Fracaso
• Disminución de rendimiento
• Desmotivación
IMPORTANTE
MENOS

URGENTE NO URGENTE

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Diferenciar entre lo importante y lo urgente –

Si me mantengo en este cuadrante

• Actividades que sirven para

IMPORTANTE

satisfacer las prioridades y

MENOS

expectativas de los demás

• Desmotivación
• Apatía
• Ansiedad

URGENTE NO URGENTE

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Diferenciar entre lo importante y lo urgente –

Si me mantengo en este cuadrante

• Irresponsabilidad
IMPORTANTE

• Fracaso
MENOS

• Pérdida de tiempo

NO URGENTE

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Diferenciar entre lo importante y lo urgente –

Si me mantengo en este cuadrante

• Equilibrio
IMPORTANTE

• Disciplina
•
MÁS

Eficacia
• Desarrollo
• Bienestar
• Confianza, Motivación

URGENTE NO URGENTE

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Planificación
• PLANIFICAR significa ganar tiempo, decidir qué se ha
de hacer para disminuir las incertidumbres que presenta
el futuro.
• Planificar es importante porque al hacerlo anticipas:
• Los resultados que quieres alcanzar.
• Las actividades que debes realizar.
• Los obstáculos que pueden surgir.
• Los medios que vas a utilizar.
• La información que debes recoger.

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Planificación
Características
Personal

Realista

Flexible

Revisable, sencillo y práctico

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Propios

Claros y específicos

Pocos (7 ± 2)

Compatibles entre sí
Definir los
Fases de la Planificación

objetivos
Alcanzables

Mensurables

Tener plazos

Estar escritos, flexibles y realistas

Operativizar los
Desglosar en pequeñas tareas
objetivos

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Ladrones del tiempo

Interrupciones
Rompen el ritmo de trabajo

Te hacen más lento

Son fuente de estrés

Tras una interrupción

podemos llegar a tardar
hasta 10 minutos en
recobrar la concentración

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Ladrones del tiempo

Interrupciones
Combatirlas más que evitarlas

Haz una lista con las interrupciones

más comunes y puntúalas de 1 a10

Si te piden una tarea anótala en tu

lista de tareas

Si trabajas con más personas

utiliza auriculares.

Comunica tus rutinas

Ojo con el teléfono celular

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Ladrones del tiempo

Improvisación
La improvisación se combate
con la Planificación

Planifica un día antes, planifica

para la semana, el mes, etc.

Identifica las tareas clave

Espacio para imprevistos

Evita la Multitarea

Divide y vencerás

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Ladrones del tiempo

Reuniones improductivas
Material y contenidos no
preparados

Objetivos no o mal definidos

Roles de los asistentes no o mal

definidos

Duración excesiva

No se traducen en ACCIONES

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Ladrones del tiempo

Televisión Internet Celular

Gratificación instantánea

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Ladrones del tiempo

No saber decir NO
Actuamos con el temor de
perder el afecto de los demás
si no hacemos lo que ellos
quieren

Con frecuencia, cuando

hacemos un favor a alguien
cuando no sabemos decir no
estamos abandonando
nuestra responsabilidad.

Abandonar nuestra
responsabilidad propia para
atender una petición ajena de
menor importancia

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Ladrones del tiempo

Posponer
Algunas tareas nos
desagradan

Otras tareas nos dan miedo

(no nos sentimos preparados
o estamos saturados)

A primera hora deberíamos

hacer nuestro objetivo más
importante

Lo pendiente cansa más que

lo hecho

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Ladrones del tiempo

Desorden
Aprende a ordenar: Lugar de
trabajo / archivos computadora

El lugar de trabajo será más

placentero

Nos ayuda a realizar nuestro

trabajo de forma más
eficiente

Nos asegura tener un mayor

control de la situación

Nos conduce a un mayor

rendimiento

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• No

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Herramientas
• Agenda: solo marca:
• Las citas
• Los deadline (fechas límite)
• Recordatorios tuyos, lo que te
deben o tienen que hacer algo para
ti (¿ha pasado ya?, ¿alguien tiene
que hacerlo?).
•
• Listas: listas de cosas
importantes que te permiten
tener la cabeza vacía.
• Listas clasificadas.

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