Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
Este curso está pensado pa-
Foto: GettyImage.
Los documentos que crees y escribas en tu trabajo o para tus
estudios no pueden tener cualquier aspecto. Con Office podrás
hacer maravillas. ¿No sabes cómo? Descúbrelo con nosotros.
Q
ue levante la mano
aquel que no haya tra-
bajado nunca con algu-
na aplicación Office! Segu-
ro que son muy pocos los
14
que han estirado el brazo,
y es que hoy por hoy es tal
la utilización en hogares y
en empresas de la suite ofi-
mática de Microsoft, que
Contenido del curso 15
Instalación de Office 97 16
Instalación
de Office 2000/2002 18
Word de la A a la Z 20
Excel de la A a la Z 22
PowerPoint de la A a la Z 24
Conocimientos: el escáner 26
fesionales necesitan de los
“favores” de las herramien-
tas que esta suite incorpo-
ra. Incluye programas para
todo tipo de trabajos y ne-
cesidades: un procesador de
textos (Word), una hoja de
cálculo (Excel), un progra-
ma de presentaciones grá-
ficas (PowerPoint), un sis-
tema gestor de bases de
datos (Access), una aplica-
ción para crear sitios web
(FrontPage), un gestor de
correo (Outlook)… Todas
las posibles necesidades ofi-
máticas que te puedan sur-
gir están así “recogidas” en
una u otra de las herra-
mientas que incluye.
Sin embargo, una cosa es
haber utilizado “alguna vez”
una de estas herramientas,
y otra muy distinta es saber
emplearlas de manera efi-
caz.A todos nos ha tocado
en alguna ocasión abrir una
hoja de cálculo creada en
Excel y añadir más datos en
uno de sus listados. Sin em-
bargo, el verdadero proble-
ma surge cuando nos tene-
mos que enfrentar cara a
cara y a solas con el diseño
y creación de algún tipo de
documento específico que
has de mostrar o que inclu-
so vaya a ser utilizado por
otras personas. Entonces no
vale “salir del paso” y hacer
un documento chapucilla
que nos saque del apuro. En
estos casos, es necesario dis-
poner de los conocimientos
necesarios para diseñar ese
documento de una manera
profesional.
Primeros pasos con Office
Word: configuración de documentos (I)
Word: configuración de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes…
nadie es capaz de “salvarse” Word: sobres y etiquetas
del influjo Office. Excel: creación de una factura
Son muchas las situacio- Excel: manejar gran cantidad de datos
nes en las que tanto usua- PowerPoint: creación de una presentación
rios domésticos como pro-
Nº 131
ra cubrir esta necesidad. No
se trata de un paso a paso en
el que se recorran y expli-
quen todas las funciones de
cada programa Office, sino
que pretende enseñarte a re-
alizar determinadas acciones
a las que cualquier usuario
doméstico o profesional ha
de enfrentarse alguna vez.
Así podrás aclarar tus du-
das, y solucionar los pro-
blemas que puedan surgir-
te en este tipo de acciones.
Las aplicaciones Office
que vas a utilizar en este
curso son, sobre todo,Word,
Excel y PowerPoint, por ser
las más empleadas.
Sin embargo, si llega el ca-
so, también te enseñaremos
a “trastear” con otros pro-
gramas Office o incluso con
otros ajenos a esta suite, co-
mo puede ser el programa
de tratamiento de imagen
Paint Shop Pro.
Aprende a usar Office
de manera eficaz
En esta primera entrega,
para abrir boca, te explica-
mos con detalle todo lo que
puedes llegar a aprender.
Además, aquí te conta-
mos, paso a paso, cómo ins-
talar Office en tu PC.Y ha-
cemos un repaso a las
ventanas y funciones de
Word, Excel y PowerPoint,
para que te acostumbres a
su aspecto y manejo.
Todo lo que en ésta y en
sucesivas entregas te expli-
quemos es válido para las
versiones 97, 2000 y 2002
(también denominada XP)
de Office. Si en algún caso
alguna de las funciones, ven-
tanas o herramientas varía
mucho de una versión a
otra, te lo haremos saber, pa-
ra que no te pierdas.Apar-
te, te damos útiles consejos
que te ayudarán en el tra-
bajo con cada aplicación.
Nº 131
Nº 132
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Nº 134
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Nº 136
Nº 137
Nº 138

Primeros pasos
con Office
Seguro que ya estás que-
riendo hacer cosas con tus
programas Office. Sin em-
bargo, antes de lanzarte al
ruedo es necesario que lle-
ves a cabo una serie de pre-
parativos. El primero de to-
dos y más esencial es el de
la instalación de Office. Ha-
cerlo correctamente te per-
mitirá trabajar luego con es-
ta suite sin problemas.
Además, te “presentamos”
a los programas que más
vas a utilizar en este curso.
Un repaso por sus ventanas
y elementos, y una breve ex-
plicación de la utilidad de
cada uno. Lo que te permi-
tirá más tarde desenvolver-
te por ellos con facilidad.
Introduce una marca de agua en tus documentos. Podrás
escribir sobre esas imágenes. Un toque muy profesional.
Word: configurar
documentos
Tienes que redactar una
carta, un currículum, un
fax… y deseas que su as-
pecto sea impecable. Con-
seguirlo, no siempre es ta-
rea fácil, son muchos los
aspectos que debes tener
en cuenta: orientación y ta-
maño de sus páginas, már-
genes, encabezados y pies
de página, bordes, marcas
de aguas… Todas son fun-
ciones básicas que pueden
parecer sencillas de aplicar,
y sin embargo, no siempre
es así. Por ejemplo, todos sa-
bemos que los márgenes
son los espacios de papel
que rodean los cuatro lados
del texto de una página, pe-
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
El contenido del curso
ro esto no quiere decir que
deban estar siempre vacíos,
también pueden contener
encabezados, epígrafes, tex-
tos o gráficos que se repe-
tirán en todas las páginas
del documento. Entonces,
¿qué debes hacer para que
un determinado epígrafe
aparezca sólo en las páginas
impares, o sólo en las cua-
tro que tú le indiques? Para
contestar a estar preguntas,
deberás recurrir a los saltos
de sección, una función de
Word quizá poco conocida,
pero utilísima.
También te enseñaremos
a crear esos epígrafes o las
marcas de agua que desees
insertar como fondo de tus
páginas. Lo harás a través
del propio Word, y del pro-
grama Paint Shop Pro.
Y, cuando tengas configu-
radas las características de
tu documento, crearás una
plantilla, para que tengas así
un modelo tipo de carta,
currículum o fax.
Word: trabajos
escolares, informes...
Si llega el momento de
trabajar con documentos
extensos, por ejemplo un
trabajo académico (como
una tesis), o esa novela iné-
dita en la que estás traba-
jando, recuerda que este ti-
po de documentos debe
guardar siempre un “aspec-
to coherente”.
Por ejemplo, sus títulos
principales deberán tener
un estilo determinado y los
subtítulos otros. Para con-
seguir esto, te enseñamos a
crear estilos (conjunto de
opciones de formato que se
aplican de una sola vez).
También suelen incluir fi-
guras, tablas y objetos que
aclaran e ilustran los con-
ceptos, así que te enseñare-
mos a que Word los numere
y les de un título según los
vayas insertando en tus pá-
ginas.Además te contamos
cómo hacer referencia a
esos epígrafes,con lo que fa-
cilitarás mucho al lector la
tarea de localizar las distin-
tas figuras, tablas, etcétera…
Las referencias cruzadas
también pueden referirse a
títulos de capítulos, seccio-
nes o apartados,números de
página, etcétera.
Y aquí no queda todo, en
cualquier documento largo
que se precie es indispen-
sable insertar una tabla de
contenido. Ésta se suele co-
locar al principio del do-
cumento y recoge los títu-
los de los capítulos, las
secciones y apartados del
mismo, con indicaciones de
las páginas en las que se en-
cuentran.Y no te olvides de
los índices, esa parte tal útil
de los libros que se en-
cuentra normalmente al fi-
nal del documento y que re-
copila alfabéticamente una
serie de palabras o con-
ceptos básicos, junto con la
página o páginas donde se
tratan en el documento.
Word: sobres
y etiquetas
Si además tienes que en-
viar una misma carta a nu-
merosos destinatarios, nos
ponemos en tu pellejo, y
nos hacemos una idea del
Utiliza filtros en Excel para entresacar información de tus listas de datos. Sólo se harán visi-
bles aquellos datos que coincidan con los criterios de búsqueda que hayas especificado.
Nº 131
Diseña tu factura con Excel. Calculará todos los importes, y
sólo dejará introducir datos en zonas específicas.
trabajo que esto puede oca-
sionarte. Para paliarlo, te en-
señamos a realizar un mai-
ling. Ésta es una de las
tareas más frecuentes en la
redacción de cartas.
Partirás de un documen-
to principal (tu carta) y un
documento fuente de datos
que contenga la informa-
ción de los destinatarios.
Luego,Word combinará los
dos y obtendrá un docu-
mento repetido para cada
uno ellos. Harás lo mismo
con los sobres, y además te
enseñaremos a importar los
datos de los destinatarios
desde Excel.
Excel: creación
de una factura
Luego le toca el turno a
Excel. Lanzarte a diseñar
una factura será suficiente
en principio.
Te contamos cómo intro-
ducir todo tipo de datos en
tu primera hoja de trabajo:
textos, números, fechas y
fórmulas. Estas últimas se
encargarán de calcular por
ti los totales, los porcenta-
jes, el IVA, los descuentos…
Además, formatos, márge-
nes y marcas de agua, vuel-
ven a entrar en escena,así
como el concepto de plan-
tilla. Guarda tu factura co-
mo una de ellas, y podrás
crear todas las facturas que
desees partiendo siempre
de la original. Protégela tam-
bién, y nadie podrá de esa
forma modificarla.
Excel: manejar
datos extensos
¿Sabías que Excel puede
funcionar como una base
de datos? Si trabajas con ex-
tensos listados de datos, Ex-
cel podrá ayudarte a ges-
tionarlos, analizarlos y a
entresacar información. For-
mularios, filtros, obtención
de datos externos… son los
nombres de algunas de las
herramientas de Excel que
se encargan de este tipo de
operaciones.
Power Point: crear
una presentación
Y, como toque final, el co-
lorido y la animación llegan
de la mano de PowerPoint.
Con este programa es posi-
ble expresar tus ideas a gol-
pe de diapositiva.
En cada una podrás in-
cluir, textos, imágenes, grá-
ficos, esquemas… y ameni-
zarlos todos ellos con
movimiento y sonido.
�
15

La instalación de esta ver-
sión de Office varía sensi-
blemente de la de sus pre-
decesores Office 2000 y XP.
Por esta razón la hemos
tratado aparte.Aquí te des-
cribimos todo el proceso.
1
Desde el Escritorio de
Windows, introduce el
CD-ROM de Office 97 en la
unidad lectora, y espera a
que aparezca esta ventana:
. Haz en-
tonces click justo sobre es-
te botón
y obtendrás así esta otra
ventana:
Pulsa en el botón . ciones de Outlook, instala la función de ese mismo nombre.
2 Introduce seguidamen-
te tus datos personales,
y haz click en dos
veces seguidas.
3 6
A continuación, escribe
la clave del producto
Office:
Ésta la encontrarás en el
propio CD. Continúa con
un click en en ésta
y en la siguiente ventana.
4
Ahora puedes aceptar
la ruta de instalación
que el programa ya te pro-
pone, concretamente ésta
o pulsar en
para seleccionar cualquier
otra. En cualquier caso, tras
la elección, pulsa . fico, Microsoft Graph (permite crear gráficos en Word, PowerPoint
5
Escoge ahora el tipo de
instalación que deseas
realizar. Con la primera,
se instalan directamente las
aplicaciones y las funciones
más comunes de cado uno
16
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
Instalación de Office 97
de los programas de esta
suite. En cambio, con la se-
gunda de ellas,
se te permite que escojas
las herramientas que quie-
ras instalar. La última,
sólo instala los componen-
tes esenciales, y es necesa-
rio que introduzcas el CD-
ROM para poder utilizar
Office. Ocupa poco espa-
cio, pero funcionará más
lento. Haz click en la se-
gunda, y podrás ver a con-
tinuación un listado de to-
dos los componentes
que se pueden instalar:
Si la marca de la iz-
quierda aparece en ne-
gro, , quiere decir que la
función correspondiente es-
tá instalada. Si es gris, ,
indica que sólo lo hará una
parte de los componentes.
Si no aparece, , no se ins-
talará. Para saber qué com-
ponentes incluye cada fun-
ción, tendrás que marcarla,
, y pulsar lue-
go .Aparece-
rán esas funciones.
En el cuadro “Elige las fun-
ciones de Office que quie-
res instalar”, están todas las
funciones. Se van mostran-
do al ir seleccionando cada
una de las entradas de la úl-
tima imagen del paso 5 , y
pulsar . en Office como imágenes adicionales, el corrector ortográ-
7
Tras la elección, pulsa
. Comenzará así
la instalación,
Cuando termine, reinicia
Windows y podrás ya utili-
zar Office 97.
Elige las funciones de Office que quieres instalar
Si no vas a utilizar una función de Office, ¿para qué la vas a instalar? Copia en tu equipo sólo esos ele-
mentos que te resultan interesantes y útiles. Antes, eso sí, descubre para qué sirve cada una.
Cuaderno de Office: ésta es una aplicación que puedes
emplear para mantener juntos varios documentos creados
con distintos programas de Office. De esta forma, evitarás tener
que imprimirlos por separado. Instálalo, si utilizas mucho las dis-
tintas aplicaciones Office. La Ayuda de este programa y sus planti-
llas te ayudarán a “soltarte” con esta aplicación.
Excel: los “archivos de programa” son esenciales para que
Excel funcione, instálalos. La ayuda y las plantillas te resul-
tarán muy útiles para resolver tus dudas sobre este programa. Mi-
crosoft Map te permite representar datos por zonas geográficas.
Los complementos son funciones avanzadas, y los convertidores
sólo son útiles si vas a importar hojas con formato Quattro Pro.
Word: la ayuda y las plantillas te facilitarán el trabajo. Las
herramientas de revisión te ayudan a encontrar sinónimos,
revisar la gramática, etc… Si deseas acceder a la libreta de direc-
PowerPoint: la primera función es fundamental. La ayuda y
las plantillas te facilitarán el trabajo. Si deseas crear pre-
sentaciones espectaculares, incorpora los efectos de sonido, y si
vas a abrir en PowerPoint presentaciones creadas en Lotus Free-
lance o Hardware Graphics, instala Traductores de presentaciones.
Access: instala la primera opción. La ayuda, los Asistentes
y la base de datos de ejemplo si necesitas ayuda. Los Asis-
tentes avanzados y el control Calendar queda para los programa-
dores en VBA. Con la “Replicación” puedes mantener sincroniza-
das varias copias de una misma base de datos.
Outlook: instala la ayuda si todavía no dominas la aplica-
ción. Si importas información desde Lotus Organizer, debe-
rás instalar los convertidores correspondientes y, de forma pareci-
da y si es el caso, la compatibilidad Servidor de Microsoft
Exchange. Sólo si vas a planificar eventos desde Outlook, instala la
característica “Días no laborables o festividades y formularios”.
Creación de página web: instala esta función si quieres
crear páginas web con Word, Excel o PowerPoint. Te permi-
tirá luego convertir esos documentos en archivos HTML, que po-
drás publicar en Internet.
Acceso a datos: estas funciones son avanzadas. Instálalas
si necesitas tener acceso a datos externos, como a bases
de datos y a objetos VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
Herramientas de Office: accede a funciones opcionales
o Access), herramienta para crear organigramas, autoresumen
(permite crear resúmenes de un documento desde Word), etcéte-
ra. Lo mejor es que leas la descripción de cada una de ellas, para
que así decidas si vas a necesitar estas herramientas o no.
Convertidores y filtros: si vas a usar archivos creados en
otros programas (Lotus, WordPerfect…) o gráficos con
otros formatos (Autocad, TIFF…), instala estas herramientas. Las
necesitarás para poder exportarlos a las aplicaciones Office.
�
Nº 131

Para que puedas aprove-
char todas las funciones de
Office debes primero, ob-
viamente, instalarlo. El pro-
ceso a seguir es bastante
sencillo, ya que un Asisten-
te te irá guiando en todo
momento. No obstante, es
recomendable que sepas
exactamente todos los pa-
sos que debes seguir y tam-
bién cuál es el significado
de cada uno de ellos.
A continuación vamos a
explicarte todo lo que de-
bes hacer para poder insta-
lar Office XP. Si tu versión
es la 2000, no te preocupes,
el proceso es prácticamen-
te idéntico. Éste es.
1
Accede al Escritorio de
Windows e introduce el
primer CD de Office XP en
la unidad lectora. Si tu sis-
tema operativo es Windows
Me, 2000 o XP sigue en el
paso 4. Si, por el contrario,
es Windows 98, antes de la
instalación se llevará a ca-
bo una actualización de
Windows y de componen-
tes del sistema para que así
Office XP pueda funcionar
correctamente. En este úl-
timo caso, las ventanas que
obtendrás de manera con-
secutiva serán éstas:
Nota: si no aparece
ninguna de estas
pantallas, haz do-
ble click en
y ya en el icono
18
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
Instalación de Office 2000/2002
que representa a
tu unidad de CD-
ROM/DVD
2
Ahora, haz click en el
botón y, en la
nueva ventana que se mues-
tra, activa la casilla llamada
para así aceptar el contrato
de licencia de uso de Offi-
ce XP. Seguidamente pulsa
el botón . Son muchas las herramientas de Office que puedes instalar o no. Copia en tu equipo sólo las que vayas
3
Automáticamente, co-
menzará el proceso de
actualización. Cuando ter-
mine, te preguntará si de-
seas reiniciar el equipo.
Contesta afirmativamente
con un click en y espe-
ra a que esto ocurra. Luego
sigue en el paso 4.
4
Después de la ventana,
obtendrás la del Asisten-
te para la instalación de Of-
fice XP. Lo primero que te
pide es que teclees tus da-
tos de usuario así como la
clave del producto
Esta última la encontrarás
en el reverso de la caja del
CD en una etiqueta amari-
lla. Después, pulsa una vez
sobre . otros idiomas, como japonés o hindú, y las herramientas de co-
5
Activa ahora la casilla
y pincha . Ob-
tendrás luego una nueva
ventana en la que debes ele-
gir el tipo de instalación
que quieres realizar.Así, si
dejas activada la opción que
ahora aparece por defecto,
6 En cambio, si te decan-
tas por , en-
tonces se instalará automa-
siste en personalizar la ins-
talación, y en que seas tú
mismo el que determine
, se copiarán en ticamente Microsoft Office qué funciones se han de
tu equipo los archivos co- por completo, incluyendo instalar, .
7
rrespondientes a los pro- todos los componentes y
gramas y herramientas de herramientas adicionales. En esta ocasión, te vas
Office XP que más se usan. La última posiblidad con- a decantar por esta úl-
¿Qué funciones de Office deseas instalar?
a utilizar y de esta forma ahorrarás espacio. Te contamos el significado de cada una de ellas.
Access: si eres un principiante, instálate la ayuda y los
Asistentes, así como la base de datos de ejemplo “Neptu-
no”. Con la Snapshot Viewer podrás enviar informes, sin necesi-
dad de que el destinatario tenga Access en su PC. La última fun-
ción sólo es recomendable para los programadores en VBA.
Excel: igual que en Access, la ayuda, los ejemplos y las
plantillas te facilitan el trabajo. Los complementos repre-
sentan funciones más avanzadas. Por ejemplo, Solver te permite
optimizar ecuaciones a través de métodos matemáticos.
Outlook: es importante que instales la función “Importado-
res y exportadores”, para poder intercambiar datos entre
programas de correo electrónico, o incluso para importar archivos
de otras aplicaciones. Por otro lado, la función “Correo no desea-
do” te permitirá evitar la entrada de determinado correo.
PowerPoint: la ayuda y las plantillas te echarán una mano.
La característica “Difusión de presentaciones” permite que
otros usuarios puedan ver una presentación a través de una intra-
net. Instala también los convertidores si te interesa poder abrir
desde PowerPoint presentaciones creadas en Hardvard Graphics
o en Lotus Freelance. Los efectos de sonido harán mucho más es-
pectaculares todas tus presentaciones.
Word: la ayuda y las plantillas resultan útiles para todo no-
vato. La herramienta “Reparar texto cortado” recupera do-
cumentos con textos en idiomas de Europa del Este y alfabetos
complejos. Sólo si vas a decorar documentos, instala los bordes.
Funciones: éstas son utilizadas por todas las aplicaciones
Office. La función Clip Organizer ocupa mucho espacio en
disco, ya que incluye imágenes y temas para tus documentos. La
función “Soporte internacional” sirve para ver documentos en
rrección sriven para varios idiomas. Instala sólo los archivos de
idiomas en los que vayas a trabajar. Las funciones con la coletilla
“Web Components” te resultarán sólo útiles si vas a publicar pági-
nas web desde Excel y Access. Y sólo si vas a programar en VBA,
deberás entonces instalar su ayuda.
Herramientas: éstas son aplicaciones auxiliares. Algunas
sólo aparecen en Office XP, como los Complementos de eti-
quetas inteligentes, y otras ya se incluían en versiones anteriores:
Información del sistema, Microsoft Graph (para crear gráficos en
Word, Access y PowerPoint), la Barra de acceso directo, Microsoft
Photo Editor (para digitalizar y editar imágenes fotográficas), o el
Editor de ecuaciones (inserta símbolos matemáticos y ecuaciones
en documentos). También podrás guardar la configuración de tus
aplicaciones Office a través de un Asistente.
Nº 131

tima, así que elígela ahora,
, y pulsa so-
bre el botón . Ya en
la nueva ventana, debes
marcar las casillas corres-
pondientes a los programas
de Office que quieres ins-
talar, por ejemplo todos:
8
Una vez que hayas de-
cidido los programas
que deseas instalar, activa
y pulsa sobre . La
nueva ventana te muestra
una lista con los programas
de Office XP y te permite
seleccionar las funciones
que se instalarán de cada
uno de ellos:
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
9 Para ver todas esas fun-
ciones que incorpora
cada programa, sólo tienes
que hacer click en el signo
y así se desplegará una lis-
ta pormenorizada de todas
esas herramientas
10
Verás que cada fun-
ción está acompa-
ñada de un símbolo. Cada
uno de ellos
tiene un significado. Por
ejemplo, éste, , indica
que la función correspon-
diente se instalará comple-
ta en el disco duro.
Si lo deseas, puedes cambiar
esto. Por ejemplo, pincha
sobre ese mismo símbolo,
y podrás ver los distintos
modos de instalación:
11 El primero de todos
ya lo conoces. Elige
por ejemplo el segundo,
,y
esa función y todas las sub-
funciones que incluye que-
darán así instaladas en el
disco duro. Con el tercero,
, mo éste:
la función se instalará en el
disco cuando la vayas a uti-
lizar por primera vez. En ese
momento, Office te pedirá
el CD de instalación. Cam-
bia a la última posibilidad
de todas, , si no deseas
instalar esa función.
12
Sabiendo todo esto,
decide qué herra-
mientas se copiarán en tu
disco (en el apartado “¿Qué
funciones de Office deseas
instalar?” encontrarás el sig-
nificado de cada una). Lue-
go pulsa y des-
pués sobre . ternet. Para ello, accede a
13
Comenzará el pro-
ceso de instalación.
Nº 131
15
Cuando concluya, te lo ha- Activa entonces la
rá saber con un mensaje co- entrada
14
Office XP incorpo-
ra un sistema de y pulsa . Una ven-
protección antipiratería tana te dará información so-
que se denomina “Activa- bre el proceso. Léela y pul-
ción de Microsoft Office”. sa .Ya, por último,
Éste asegura que la clave rellena tus datos persona-
del producto, introducida les, pulsa otra vez
durante la instalación, no es y después sobre el botón
utilizada en otros equipos. .Tu producto Micro-
Tras instalar Office XP, de- soft ya está activado, y po-
berás activarlo, para que así drás usarlo libremente.
puedas usarlo sin restric-
ciones. Es posible hacerlo
vía telefónica (poniéndote
en contacto con Microsoft)
o también a través de In-
cualquier aplicación Office
con un click en ,
y en la
entrada correspondiente:
Aparecerá esta ventana:
�
19
 Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte

Microsoft Word de la A a la Z
A K L M N
C B

D J
O P
E F G H I J Ñ

P Q X
R

S
T

Y
W X

puedes ya diseñar un docu- y ese texto pasará al Porta-

Barra de título
Muestra el nombre del pro-
grama, , y el
del documento que está ac-
tivo, . bituales en cualquier pro-
Botones
de tamaño
Los superiores, , sir-
ven para minimizar, restau-
rar y cerrar Word,respectiva-
mente. Mientras que el que
aparece justo debajo, , Configuración
debes utilizarlo si deseas ce-
rrar el documento activo.
Barra de menús
Desde ella,puedes acceder a
todas las opciones de Word.
Haz un doble click en uno
de sus títulos, por ejemplo
sobre , y se mostrarán
todos los comandos englo-
bados bajo él:
En Office 97,un simple click
es suficiente para desplegar
todas las entradas.
Gestión
de ficheros
Estos cuatro botones corres-
ponden a funciones muy ha-
grama. El primero de todos
ellos sirve para crear un do-
cumento nuevo en blanco.
El segundo te permite abrir
uno ya existente. El tercero
se utiliza para guardar los
cambios realizados en el do-
cumento y, con el cuarto,
mento para enviarlo por co-
rreo electrónico. En Office
97 y 2000,cuando pulsas so-
bre un botón para activarlo
éste aparece como hundido:
En cambio, en Office 2002,
queda sombreado en otro
color más fuerte:
El primero de estos tres bo-
tones te permitirá imprimir
el documento que tengas en
tu pantalla. El siguiente te
muestra una vista preliminar
de éste, y el último sirve
para llevar a cabo una revi-
sión ortográfica de todo el
documento o del texto que
tengas seleccionado.
Portapapeles
Selecciona un bloque
de texto,pulsa en
papeles de Office. Si el que Tablas
pulsas es este otro, Pincha sobre este icono, y
obtendrás así de esta forma
en tu pantalla una pequeña
lo que llevarás al Portapape- cuadrícula como ésta:
les será una copia de la se-
lección. Después, coloca el
cursor donde quieras dejar
el texto cortado o copiado,y
pulsa
Cuando un botón aparece
en color gris
quiere decir que no puedes Selecciona en ella tantas fi-
utilizarlo en ese momento. las y columnas como desees
En este caso,mientras no se- insertar en tu documento
lecciones texto en tu docu- (justo en el lugar donde ten-
mento,no podrás copiarlo. gas colocado el cursor). Por
ejemplo,esta selección
Deshacer
y rehacer
En caso de equivocarte, po-
drás con el primer botón
deshacer la acción realizada.
Pulsa el segundo, y se volve-
rá a llevar a cabo la última
acción que hayas deshecho.

20 Nº 131

da lugar a una tabla de dos fi-
las y dos columnas, es decir,
una tabla 2x2:
Zoom y ayuda
Desde justo la lista
puedes
seleccionar el por-
centaje de zoom
Uno muy pequeño,
, reduce el do-
cumento, para que
tengas una visión
global de él. Por el contrario
un zoom mayor, , au-
menta el texto y, aunque
ahora ves con mucho más
detalle,pierdes perspectiva.
Pincha en el segundo icono,
y se mostrará el Ayudante de
Office.Pulsa en él,escribe tu
pregunta
y presiona Ñ.Te mostrará te-
mas muy relacionados con
tu duda:
Elige el que desees y de esta
forma obtendrás ayuda.
Más botones
No todos los iconos que
contiene una barra de herra-
mientas están a la vista. Sólo
aparecen los que se emple-
an habitualmente. Si haces
un click en esta marca, po-
drás ver y utilizar otros mu-
chos:
Tipo de fuente
Despliega la primera lista,
,y podrás ver los es-
tilos disponibles para un do-
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
cumento. Éstos son combi-
naciones de formatos que se
aplican de una sola vez al
texto que tengas selecciona-
do o también a lo que escri-
bas a partir de entonces.
Desde esta segunda lista,
, puedes es-
coger el tipo de fuente que
quieres aplicar a lo que va-
yas a escribir o al texto que
tengas marcado:
De forma similar,en la terce-
ra lista, , es posible es-
coger el tamaño de fuente
que deseas aplicar.
Estilo
Con ellos das el estilo negri-
ta , cursiva
o subrayado simple
respectivamante al texto
que tengas seleccionado o al
que vayas a escribir.
Alineación
Con el primer icono aplicas
una alineación izquierda al
párrafo que selecciones, y
con el segundo una alinea-
ción de tipo centrada.
Viñetas
y sangrías
Los dos primeros iconos sir-
ven para crear listas numera-
das
o con números
Tras hacer click en uno de
ellos, cada vez que pulses Ñ
se añadirá directamente una
nueva viñeta o se continuará
esa numeración que hayas
empezado. Los dos últimos
sirven para disminuir y au-
mentar la sangría de los pá-
rrafos. Así
quedarán ya
sangrados
unos respec-
to a otros.
Bordes y color
Con el primer botón podrás
asignar un borde al texto se-
leccionado o a la tabla que
hayas marcado.
El segundo sirve para cam-
biar el color de texto. Pulsa
en la pequeña fle-
cha de su derecha,
y aparecerá de esta manera
una paleta de colores:
para que selecciones en ella
el tono que prefieras.
Tabulaciones
Al hacer click en este icono,
aparecen todos los distintos
tipos de tabulaciones. Estos
son: centrada, derecha, deci-
mal e izquierda. Es decir, ,
, y .
Tras visualizar el tipo de ta-
bulación, debes hacer click
en la regla para fijarla,
Reglas
Son útiles para conocer el
tamaño de los márgenes y
para tener referencia de las
distancias en el documento.
Área de trabajo
Muestra el documento para
escribir en él o modificar su
contenido.
Corrección
gramatical
Un subrayado ondulado ver-
de indica posibles errores
gramaticales. Pulsa sobre la
palabra con el botón dere-
cho del ratón y sabrás la so-
lución:
Corrección
ortográfica
Las palabras subrayadas en
rojo tienen un error ortográ-
Nº 131
fico. Haciendo click en ella
con el botón dere-
cho del ratón,obten-
drás una lista de po-
sibles correcciones:
Selección
Si un bloque de texto se
muestra en color “inverso”,
significa que está seleccio-
nado.Todo lo que hagas en-
tonces se llevará a cabo en
ese bloque, por ejemplo,
aplicarle un determinado
tipo,tamaño y color de fuen-
te,copiarlo,pegarlo,etc…
Cursor
Te indica en qué parte del
documento estás situado.
Haz click en una zona y allí
quedará colocado. Si escri-
bes entonces,lo harás desde
esa zona en concreto.
Cuadro de diálogo
Una de las ventanas más co-
munes en cualquier aplica-
ción es la de Abrir un docu-
mento. Aparece siempre
cuando pulsas sobre
En esta lista superior,
, debes
primero seleccionar la uni-
dad o carpeta en la que se
encuentra el documento
Word que deseas abrir. La
parte inferior,
Panel de tareas
Si tu versión de Office es la
2002, encontrarás nada más
abrir Word el denominado Pa-
nel de tareas (también ocurre
en Excel y PowerPoint). Éste
aparece a la derecha de la
ventana de Word y se puede
abrir y cerrar de manera total-
mente independiente:
Su contenido cambia según la
función que selecciones desde
su lista superior:
te muestra todos los fiche-
ros que contiene.Selecciona
uno de ellos, ,
y ya a la derecha podrás ver
una vista previa de su conte-
nido. Las funciones de esta
ventana son muy similares a
las de guardar ficheros.
Vistas
Existen varios modos de ver
un documento:normal,dise-
ño web, diseño de impre-
sión y esquema.
Barras de
desplazamiento
Sirven para moverte más rá-
pidamente a través de todo
el documento.
Desplazamiento
Estos dos iconos con esta
flecha y sirven para
desplazarse por elementos
del documento,por ejemplo
por páginas. Con el central,
, seleccionas ese elemen-
to en cuestión:
Barra de estado
Ofrece información sobre el
documento, como pueden
ser el número de la página
actual, , o la cantidad
total de ellas que hay en el
documento, .
Así, existen funciones relacio-
nadas con el formato de texto,
creación de nuevos documen-
tos, Portapapeles de Office,
búsqueda, inserción de imá-
genes prediseñadas, combi-
nación de correspondencia o
incluso traducción.
�
21

A E
D
G
F
I
J L
M N
Ñ
Q
Barra de título
En ella está el nombre de la
aplicación y el del libro de
trabajo activo:
Botones
de tamaño
Úsalos para minimizar, res-
taurar y cerrar el programa
Excel,respectivamente.
Barra de menús
Pincha en uno de sus títulos,
y podrás ver los comandos
de Excel que están engloba-
dos en él.Todas las acciones
que puedes realizar en esta
hoja de cálculo se muestran
clasificadas en cada uno de
los distintos menús.
22
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
Excel de la A a la Z
K
O P
Barra horizontal
estándar
Contiene botones para ha-
cer acciones muy genéricas
y habituales de una
hoja de cálculo. Por poner
un ejemplo, abrir y guardar
libros de trabajo,
o crear gráficos,
Barra horizontal
formato
Puedes utilizarla para apli-
car distintos estilos y forma-
tos a los datos de una hoja.
Por ejemplo, el tipo de letra
, su tamaño
, o los estilos negrita,
cursiva y subrayado:
C
En la versión de Office 97,
esta barra y la anterior ( )
no comparten espacio, apa-
recen una bajo la otra.
Barra de fórmulas
Muestra en todo momento
el contenido real de la celda.
Así, si lo que seleccionas es
una celda que por ejemplo
contiene una fórmula,
podrás ver en ella su sinta-
xis, , y no el re-
sultado: .
Selector de hoja
Haz un click aquí y toda la
hoja de cálculo completa
quedará se-
leccionada.
Nº 131
H
Al seleccionar varias celdas
en una hoja, su fondo queda
así sombreado en otro color
para así resaltarlas del resto.
Encabezados
de columna
Cada una de las columnas
está identificada por una o
por dos letras. En cada hoja
existe un total de 256 co-
lumnas, que van rotuladas
desde la A hasta la IV.
B
N
Encabezados
de fila
Cada fila va numerada con-
secutivamente. En total, en
cada hoja de cálculo de Ex-
cel hay 65.536 filas.
Área de trabajo
Está compuesta por celdas.
Como se ve, cada celda es la
intersección de una fila y de
una columna.
En una de estas celdas puedes in-
troducir todo tipo de datos: texto,
números o fórmulas.
Para “llamar” en Excel a una celda,
debes hacer referencia a su enca-
bezado de columna y de fila.Se tra-
ta de un método muy similar al
que se emplea en el famoso juego
de los barquitos. De esta forma,
para hacer referencia a la celda in-
tersección de la columna C y la fila
10,has de escribir,C10.
Celda activa
Para fijar una celda como activa,
debes hacer click sobre ella. Un
borde aparece a su alrededor para
de esta forma destacarla del resto.
Todo lo que hagas entonces se lle-
vará a cabo justo en ella, por ejem-
plo el introducir datos, aplicar for-
matos,etcétera...
Asistente
para gráficos
Ésta es una ventana muy represen-
tativa de Excel. A través de ella,
puedes plasmar en un gráfico los
datos que previamente tengas se-
leccionados en una hoja de cálcu-
lo. Siempre que en la barra de títu-
los de una ventana veas la palabra
, querrá decir que te en-
cuentras ante un ayudante de Offi-
ce.Éstas son herramientas especia-
les que te van guiando a la hora de
realizar una acción determinada,
en este caso, al crear un gráfico.
Sólo debes ir haciendo click en el
botón que aparece en
este tipo de ventanas, e irás avan-
zado por los distintos pasos para
crearlo. Esta ventana en concreto
aparece en pantalla cuando haces
click en el botón
que hay en la barra de herra-
mientas estándar.
Pestañas de hojas
Cada libro de trabajo nuevo que
abres al hacer click sobre
este botón
tiene en principio tres hojas de
cálculo, .No
obstante, posteriormente, podrás
añadir muchas más.
Para situarte en una, haz click so-
bre su ficha y se mostrará su conte-
nido en el área de trabajo superior.
En el caso de que un libro tenga
muchas hojas, y no puedas ver to-
das sus pestañas, puedes utilizar
los botones para así
acceder a todas ellas.
Pincha en ellos, y verás la primera,
anterior, siguiente y última pesta-
ña de todas las hojas.
Barras
de desplazamiento
Utilízalas para así moverte rápida-
mente por la hoja de cálculo.
Manejo de dibujos
Con un click en la flecha del botón
, podrás editar el objeto
que tengas seleccionado, para, por
ejemplo, reflejarlo, girarlo, reorga-
nizarlo,etcétera.La flecha,
te permite seleccionar obje-
tos, para desplazarlos, borrarlos,
copiarlos o recortarlos.
El último botón, sirve exclusiva-
mente para hacer girar objetos.
Formas
Despliega el primero de los boto-
nes, , y podrás acceder a
formas “prefabricadas”, como fle-
chas, estrellas o bocadillos de có-
mic. Los siguientes iconos te per-
mitirán (por orden consecutivo)
trazar líneas, flechas, rectángulos,
elipses, crear cuadros de texto,
wordarts (textos con formas y co-
lores especiales), o insertar imáge-
nes de Office (cliparts).
Edición de formas
Pincha en la flecha de cualquiera
de estos botones,
y aparecerá una paleta de colores:
Desde ella, podrás escoger el tono
que llenará el interior de la forma
seleccionada, su borde, y el color
del texto,respectivamente.
Para poder cambiar el aspecto de
las líneas están estos botones:
Con ellos puedes modificar el esti-
lo de la líneas y los finales de línea
(por ejemplo añadir puntas de fle-
cha).Da sombra a un objeto con el
icono , y volumen tridimensio-
nal con el último de todos.
Barra de estado
Presenta información sobre lo que
haces. Por ejemplo, cuando intro-
duces datos en una celda, aparece
�
este mensaje, .
Nº 131 23

A E
D Debajo de la muestra de
K
M Pincha en
Barra de títulos
Aquí ves tanto el nombre de
la aplicación como el de la
presentación activa.
Botones
de tamaño
Utiliza los botones superio-
res para minimizar, restaurar
y cerrar el programa. Los in-
feriores hacen también lo
mismo, pero con la presen-
tación que tengas abierta.
Barra de menús
Todos los comandos que
puedes emplear en este pro-
grama se encuentran en esta
barra, siempre agrupados y
clasificados por títulos.
Haz doble click sobre cual-
quiera de ellos, y se desple-
gará entonces para mostrar-
te de esta forma todos los
comandos que contiene.
24
Curso: cómo sacar partido a Office, 1ª parte
PowerPoint de la A a la Z
F Éstas pueden servir como
L terior y siguiente diapositiva.
Barra horizontal
estándar
Contiene botones que reali-
zan acciones habituales para
cualquier programa, como
son abrir,guardar o imprimir
ficheros, pero también otros
mucho más específicos de
aplicaciones de diseño de
presentaciones,como éste:
Úsalo en el caso de que quie-
ras añadir diapositivas nue-
vas a una presentación.
Barra horizontal
formato
Incluye botones que te per-
miten dar formato al texto
de las diapositivas, o al as-
pecto de éstas en general.Es
decir, podrás cambiar su co-
lor de fondo,su diseño,el as-
pecto de sus objetos o del
texto que contengan,etc...
C B
G J
I presentación, su estilo, su
H
Esquema de
la presentación
En él, aparece un icono, ,
por cada una de las diaposi-
tivas que contenga la pre-
sentación, así como el título
y el texto de la misma. Haz
click en uno de estos ico-
nos, y la diapositiva corres-
pondiente pasará a mostrarse
en la ventana de muestra que
hay justo a la derecha . muestra a pantalla completa.
En la versión 97 de Power-
Point, este panel no existe, y
en PowerPoint 2002, dispo-
ne de dos pestañas:
Pincha en la primera,y su as-
pecto será idéntico al que te
hemos explicado.Y un click
en la segunda, mostrará una
vista previa en miniatura de
cada una de las diapositivas:
Nº 131
Área de trabjo
de powerPoint
En él, se muestra todo el
contenido de la diapositiva
que tienes activa justo en
ese momento.
Área de notas
cada diapositiva, tienes la
posibilidad de teclear notas.
apoyo, para refrescar la me-
moria del orador.
Asistente
de contenido
Esta ventana aparece al abrir
PowerPoint. Se trata de un
Asistente,y te guía en el pro-
ceso para crear una diaposi-
tiva completa. Sólo debes ir
pulsando el botón
que aparece en cada una de
sus ventanas, y podrás en-
tonces ir eligiendo el tipo de
fondo,etcétera…
Barras de
desplazamiento
Puedes moverte por el con-
tenido que se muestra en el
área de trabajo . Utiliza
los iconos y para des-
plazarte directamente a la an-
Visualización
y accedes a la
Vista normal, cuyo aspecto
coincide justo con la ima-
gen grande esta página. Con
, cambias a Vista esque-
ma, y sólo verás el texto de
tus diapositivas. Pulsa sobre
,y pasarás a Vista Disposi-
va, así desaparecerá el panel
Esquema de presentación
. La Vista clasificador de
diapositivas, , te presenta
todas ellas en miniatura. Y,
por último, el botón las
Barra de dibujo
Esta barra sirve para la crea-
ción y edición de gráficos,
imágenes y textos.
Barra de estado
Te da información sobre la
presentación, como puede
ser el número de diapositi-
vas, , o la
plantilla usada en esa pre-
sentación, .
�

Te enfrentas por primera vez al diseño de un documento. Esta tarea no se basa
simplemente en teclear texto, existen otros aspectos que debes tener en cuenta para
configurarlo adecuadamente. Nosotros te desvelamos cuáles son. A por ellos...
Primeros pasos 66
Dar formato al texto 68
Encabezados y pies 71
Comprobar e imprimir 72
Gestión de ficheros 74
Conocimientos:
vídeo digital en el PC 76
U
n procesador de textos
es un programa cuya
misión principal es la
gestión de documentos de
texto. Dicho de otro modo,
es una aplicación diseñada
para facilitar en todo lo po-
sible la creación, edición,
modificación e impresión
de los documentos.
66
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
Por una “extraña” razón,
insistimos muchas veces en
comparar los procesadores
de texto con las máquinas
de escribir. Bien es verdad
que éstas fueron uno de los
primeros mecanismos au-
tomatizados a la hora de
crear documentos, sin em-
bargo, hoy en día, las dife-
rencias existentes entre las
máquinas de escribir y pro-
cesadores de textos hacen
parecer a aquéllas como de
otro siglo. Hoy no se con-
cibe un procesador de tex-
tos que no permita auto-
matizar determinadas tareas
como trabajar con imáge-
nes, corregir el texto, in-
sertar gráficos, realizar cál-
culos, añadir tablas, mani-
pular imágenes, etcétera...
En esta entrega vamos a
ayudarte a dar tus primeros
pasos con este programa,
mediante la creación de un
sencillo documento, una
carta. El proceso no consis-
tirá simplemente en escri-
bir su texto, te enseñaremos
a configurar este docu-
mento para añadir en él
otro tipo de elementos co-
mo formatos, márgenes o
encabezados y pies de pá-
ginas. Sin embargo lo hare-
mos de una manera muy
simple, centrándonos sola-
mente en las funciones más
Nº 132
elementales. Más tarde, en
la próxima entrega, ahon-
daremos más en estos con-
ceptos, para mostrarte otras
posibilidades más avanza-
das. Pero vayamos poco a
poco, disponte a crear un
documento sencillo.
Primeros pasos con Office
Word: configuración de documentos (I)
Word: configuración de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes…
Word: sobres y etiquetas
Excel: creación de una factura
Excel: manejar gran cantidad de datos
PowerPoint: creación de una presentación
Primeros
pasos
Ahora ya es el momento
de ponerse a trabajar y pa-
ra ello vas a crear un senci-
llo documento, una sencilla
carta muy básica.
Trabajar con un docu-
mento conlleva crearlo, es-
cribir en él, darle la apa-
riencia correcta y guardarlo
para poder recuperarlo en
el futuro. Pero vayamos des-
pacio, lo primero que debes
hacer es dar tus primeros
pasos con este procesador
de textos. Introducirás tus
primeros caracteres en tu
primer documento.
1 Para abrir Word, pincha
consecutivamente en
, sobre y en
. Aparecerá
directamente la ventana
principal de este programa
(la que ya te mostramos en
la entrega anterior), con un
documento en blanco en
pantalla preparado para que
introduzcas ahora en él to-
do lo que desees.
Cuando se crea un docu-
mento nuevo, se abre una
ventana en la que sólo apa-
rece una barra vertical par-
padeante en la esquina su-
perior izquierda
Es el cursor o punto de in-
serción. El texto que tú te-
clees aparecerá siempre
donde está ese punto de in-
serción. Por ejemplo, en es-
te caso vas a redactar una
carta, así que comienza te-
cleando su primer párrafo.
Nº 131
Nº 132
Nº 133
Nº 134
Nº 135
Nº 136
Nº 137
Nº 138

Para ello simplemente de-
bes comienzar a escribir su
contenido:
Poco a poco, según pulses
las teclas, aparecerán nue-
vos caracteres,
y el punto de inserción se
irá desplazando también
hacia la derecha.
2
En Word no es necesa-
rio hace nada especial
para forzar el comienzo de
una nueva línea al llegar al
final de una, el programa se
encarga de ello. De esta for-
ma, si intentas añadir una
palabra en esta frase que no
cabe en la línea, Word la
añadirá directamente en
una nueva:
3
Sabiendo el funciona-
miento fundamental de
este procesador de textos,
termina de escribir el pri-
mer párrafo de tu carta:
4
Ahora llega el momen-
to de comenzar un nue-
vo párrafo. Es decir, deseas
acabar la línea antes de lle-
gar al margen. En este caso,
te verás obligado a pulsar la
tecla Ñ. Hazlo, y forzarás el
comienzo una nueva línea
y de un nuevo párrafo:
5
Ya puedes teclear un
nuevo párrafo de forma
similar a como has hecho
antes con el primero:
Vuelve a pulsar la tecla Ñ ,
y si es necesario añade el
resto de los párrafos que de-
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
ben aparecer en tu carta pa-
ra completar a sí su conte-
nido, por ejemplo:
Desplazarte
por el documento
Que ya tengas parte de tu
carta escrita no significa
que esté rematada del todo.
Quizá ahora necesites aña-
dir o eliminar texto. Para po-
der hacer esto es necesario
que aprendas primero a des-
plazarte por el documento.
Esto puedes hacerlo de di-
ferentes maneras: a través
del teclado o del ratón.Aho-
ra te enseñamos ambos mé-
todos de una manera muy
general, pero en el cuadro
“Moverte en el documento
con el teclado” encontrarás
otras combinaciones de te-
clas que te resultarán muy
útiles a la hora de despla-
zarte por un documento.
1 4
En este caso, deseas aña-
dir nuevas líneas y pá-
rrafos por encima del que
por ahora es el primero, así
que coloca el puntero en
esa posición
y haz click. Justo en ese lu-
gar quedará aho-
ra situado el pun-
to de inserción.
Aquí está:
2
Presiona entonces la te-
cla Ñ y añadirás un
nuevo párrafo por encima
del anterior. Es decir una
nueva línea preparada para
que escribas en ella:
3
Para esto, deberás co-
locarte primero en esa
posición. Por ejemplo, pue-
des pulsar una vez la tecla
ı y te colocarás ahí
o situar el puntero
y hacer un click justo en
ese lugar,
Como ves, en ambos casos,
obtienes el mismo resulta-
do: el cursor se coloca allí.
En este caso, necesitas
otra línea en blanco
más, así que presiona Ñ y
la obtendrás:
Nuevamente pul-
sa la tecla ı para
colocarte en esa
primera línea:
Como ves, primero creas la
línea y luego vas a ella.
Nº 132
Tecla ahora su contenido:
Éste sólo ocupa una línea,
la inferior queda en blanco.
5
Si hubieses escrito algo
mal y deseases borrar-
lo, simplemente deberías si-
tuar el cursor justo detrás
del primer carácter a elimi-
nar, , y pulsar la
tecla tantas veces como
letras desees borrar.
En este caso ocho pulsa-
ciones serán suficientes pa-
ra así poder eliminar la pa-
labra “Estimado” que nos
sobra ahora: .
Moverte en un documento con el teclado
Para desplazarte
Un carácter a la izquierda
Un carácter a la derecha
Un carácter arriba
Un carácter abajo
Una palabra a la izquierda
Una palabra a la derecha
Al final de una línea
Al principio de una línea
Al final del documento
Al principio del documento
6
Como ves, ahora queda
un espacio en blanco
delante de la palabra “Sr.”.
También puedes eliminar
caracteres (un espacio en
blanco es uno de ellos), si-
tuando el cursor delante del
primero que quieres borrar
y presionando ya sobre la
tecla tantas veces como
letras a eliminar. Esta vez,
una simple pulsación de la
tecla será así suficiente:
.
7
Ya sabes cómo mover-
te por un documento a
tu antojo, ahora termina ya
de completar tu carta con
la fecha y los datos del re-
mitente.
Pulsa
£
•
ı
ƒ
+£
+•
+
+
�
67

Si tu documento consta de
varias páginas o no puedes
visualizar el contenido com-
pleto de una, tendrás
que utilizar la barra de
desplazamiento verti-
cal de la derecha para
ver las distintas partes
de un documento ,
Así, un click en la fle-
cha o te llevará
una línea hacia arriba o
hacia abajo respectiva-
mente. Mientras que
los iconos y te
desplazarán a una pá-
gina anterior o siguiente
respectivamente.
Seleccionar texto
Cuando desees realizar
una acción sobre un frag-
mento de texto determina-
do, primero deberás selec-
cionar éste y luego elegir el
comando deseado. Este es
uno de los principios fun-
damentales en la edición de
texto de Word, primero se-
leccionar, después actuar.
1 En este apartado te va-
mos a enseñar única-
Dar formato al texto
Word posee dos unidades
fundamentales de texto: el
carácter y el párrafo.Tanto
caracteres como párrafos
poseen sus propias carac-
terísticas de formato que
determinan el aspecto de
cada uno de ellos. Entre las
opciones de formato de ca-
rácter están la fuente, el ta-
maño, negrita, cursiva, su-
brayado, color del texto,
etcétera… Las caracterís-
ticas básicas de formato de
párrafo incluyen alinea-
ciones, sangrías, tabulacio-
nes, espaciados, etcétera…
Formato
de carácter
Para aplicar un formado
de carácter determinado,
puedes recurrir a la barra
de herramientas formato de
la parte superior, o a los me-
nús de Word. En la entrega
anterior, ya te indicamos
cuáles eran los botones que
68
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
mente a seleccionar texto,
en el denominado como
“Formato de carácter”te en-
señaremos a aplicar un de-
terminado formato al texto
que tengas seleccionado.
Así que comenzamos con el
método más genérico de se-
leccionar, que consiste en
hacerlo a través del ratón.
Para ello, haz click junto de-
lante del primer carácter
que ahora desees marcar
no sueltes el botón iz-
quierdo del ratón y arrastra
hasta el último carácter a in-
cluir ya en esa selección,
Suelta entonces el ratón, y
podrás ver que el texto mar-
cado aparece resaltado en
otro color que lo distingue:
2
Para quitar una selec-
ción, haz click en cual-
quier zona del documento,
fuera de lo que ya está mar-
cado, por ejemplo aquí,
Desaparecerá la selección:
3 Como ya te hemos di-
cho, este es el método
se encargan de ese tipo de
acciones, así que ahora re-
currirás a los menús.
1 5
Lo primero de debes ha-
cer es seleccionar aquel
bloque de texto al que de-
seas cambiar el formato,
Luego, despliega el menú
y elige la entrada
. Obtendrás un cua-
dro de diálogo que recoge
las opciones del formato de
carácter más importantes.
2
Para que veas su signi-
ficado, vamos a hacer
un recorrido por todas
ellas.Así, desde la lista
más genérico para selec-
cionar. Sin embargo, existen
algunas formas más espe-
ciales y además muy útiles.
Por ejemplo, para marcar
una sola palabra, deberás
colocar el puntero del ra-
tón sobre ella, ,y
realizar una doble pulsa-
ción.Automáticamente so-
lo ella quedará marcada:
4
Para marcar una única
línea, coloca el cursor
en la barra de selección jus-
to delante de ella,
(el cursor toma forma de
flecha, y apunta a esa línea),
y haz click. Sólo esa queda-
rá marcada:
5
También puedes selec-
cionar un párrafo com-
puedes cambiar el tipo de
letra al texto seleccionado.
Utiliza la barra de
desplazamiento ver-
tical
para ver el nombre
de todas las que pue-
des utilizar desde Word.
Cuando localices el nombre
de aquella que quieres em-
plear, haz click en él,
y en el cuadro de muestra
de la parte inferior podrás
ver su aspecto:
3
Si ahora pulsas el botón
, se cerrará la
ventana actual y no se apli-
cará ningún cambio de for-
mato en tu documento. En
Nº 132
pleto haciendo click tres ve-
ces consecutivas sobre cual-
quiera de sus caracteres
Todo él quedará marcado: Todo él quedará marcado:
6
Por último, para selec-
cionar todo el texto de
un documento, mantén pre-
sionada la tecla y haz
click justo en la barra de se-
lección
cambio, si la letra que has
seleccionado te gusta y pul-
Con , en negrita
, y
sas , el cambio se apli- con , en ne-
cará directamente en tu do- grita y cursiva a la vez:
cumento: . Eli-
ge esta última.
De forma parecida, uti-
liza la lista
de la derecha
4
para escoger el
Ya sabes cuál es el fun- tamaño de la
cionamiento básico de fuente. Éste vie-
este cuadro de diálogo, así ne dado en pun-
que lleva a cabo de nuevo tos, y cuanto ma-
el paso número 1, pero se- yor sea, mayor será el
leccionando otra línea a la tamaño de la letra. Por ejem-
que dar formato: plo, elige y la selección
tomará ahora este tamaño:
.
6
También puedes cam-
biar el color de la letra.
Para ello, despliega la lista
Ahora, desde la lista
puedes cambiar el estilo de
la letra.Así, si seleccionas la
entrada llamada el
texto quedará en cursiva
�
.

y aparecerá una paleta de
colores desde la que esco-
ger entre diversos tonos:
En esta entrega no vas a ha-
cer uso de esta opción, así
que no cambies ahora el co-
lor de la letra.
7
Por último, y según tu
versión de Word, en-
contrarás un número dife-
rente de casillas de verifi-
cación en la parte inferior
de este cuadro de diálogo.
Te servirán para aplicar dis-
tintos efectos especiales a
tus textos. En el cuadro
“Efectos de texto”, encon-
trarás el significado de ca-
da uno de ellos.
8
Una vez elegidas las ca-
racterísticas de tu tex-
to, pulsa el botón y do. Esta vez, elige la
podrás ver el cambio di-
rectamente en el texto de
tu documento:
Si realizas una acción erró-
nea, podrás deshacer sus
efectos con un simple click
en el botón
Formato
de párrafo
Para poder aplicar este ti-
po de formato, es impor-
70
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
tante definir los párrafos. En
Word, para finalizar un pá-
rrafo y comenzar uno nue-
vo, hay que pulsar la tecla
Ñ . Word inserta entonces
una nueva línea en blanco
y sitúa el cursor al princi-
pio del párrafo siguiente.
1
Para aplicar un formato
de este tipo, no hace fal-
ta que selecciones el párra-
fo completo, simplemente
coloca el cursor en cual-
quier zona de él, por ejem-
plo . todo más rápido para apli-
2
En este caso, vas a cam-
biar la alineación de la
fecha. En la barra de herra-
mientas superior tienes cua-
tro botones dispuestos pa-
ra tal fin:
El primero de ellos corres-
ponde a la alineación iz-
quierda (la que actualmen-
te tiene ese párrafo), y
como ves, el texto queda
pegado al margen izquier-
alineación derecha
y ese párrafo quedará pe-
gado al margen derecho:
3 Seguidamente, selec-
ciona el que es el cuer-
po de la carta
y pulsa en el tipo de aline-
ación justificada,
Ella se encargará de
repartir el espacio exis-
tentes entre las palabras pa-
ra que todas las líneas de ca-
da párrafo tengan la misma
longitud:
4
Haz click ahora en la
entrada y sobre
. Desde la ventana
que obtienes, podrás deter-
minar el espaciado que de-
be haber entre los párrafos
marcados, por ejemplo:
5 Y ahora vas a tratar el
concepto de sangría. La
sangría se aplica a párrafos
individuales y es la distan-
cia entre los párrafos y los
márgenes del documento.
En principio, los párrafos se
escriben a ras del margen,
Pulsa y verás el re- sin ninguna distancia
sultado: Sin embargo, a veces se ha-
ce necesario recurrir a las
sangrías para entresacar pá-
rrafos unos respecto a otros
y así mejorar el aspecto glo-
bal del documento. El mé-
car sangrías es hacerlo a
través del ratón, mediante
el desplazamiento de estas
marcas:
6
Por ejemplo, lo prime-
ro que debes hacer es
situar el cursor en alguna
parte del párrafo cuyas san-
grías quieres variar
y arrastrar desde esa marca
para desplazar ese párrafo
hacia la derecha
Efectos de texto
Casilla Efecto Explicación
Dibuja una línea a lo largo del texto
seleccionado
Dibuja una doble línea para tachar
el texto
Eleva el texto sobre la línea base
y lo reduce de tamaño
Desciende el texto y lo reduce de tamaño
Agrega una sombra
Muestra los contornos del texto
Muestra el texto como relieve
sobre la página
Muestra el texto como grabado
en la página
Si el texto seleccionado está en
minúsculas, lo pone en mayúsculas
y lo reduce de tamaño
Pone el texto en mayúsculas
Evita que el texto aparezca en pantalla
o en la copia impresa
Nº 132

Cuando sueltes, podrás ver
el resultado:
7
También suele ser muy
habitual en los párrafos
que la primera línea apa-
rezca más adentrada hacia
la derecha. Esto lo consi-
gues fácilmente mediante
el establecimiento de una
sangría de primera línea. Es
decir, coloca el puntero en
esta marca,
y arrastra hasta la posición
deseada,
Quedará así:
8
Repite el proceso con
la sangría derecha,
Llévala ya hasta el lugar de-
seado
y el aspecto definitivo de tu
párrafo, cuando sueltes el
ratón, será este:
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
9
Repite el proceso con
el resto de los párrafos,
hasta que adquieran el for-
mato y el aspecto que de-
sees. Nosotros hemos opta-
do por este:
Si pulsas el botón
aparecerán una serie
de símbolos en tu página:
Los puntos, , indi-
can que en esa posición hay
un espacio en blanco, mien-
tras que la marca es in-
dicadora de que en ese lu-
gar comienza un nuevo
párrafo ya que presionaste
la tecla Ñ. De esta forma, si
seleccionas una de estas
marcas
y presionas la tecla eli-
minarás la marca de párrafo
y la línea siguiente pasará
arriba formando parte en-
tonces del párrafo superior:
. menú
Además, tomará el formato
de ese párrafo.
Configurar los márgenes acción con el margen que
hay a la derecha,
Esta acción de configura- cambiar el margen izquier-
ción de páginas puedes lle- do, colocar el cursor en es-
varlas a cabo una vez esté ta posición con el superior
escrito el contenido del do-
cumento, o también antes
de teclear nada en él. En es- y arrastra hacia la izquierda
ta entrega lo hacemos des- o hacia la derecha según
pués. En la próxima entre- quieras disminuir o au-
ga lo haremos al principio mentar ese margen, por
como configuración previa ejemplo hacia aquí
de una plantilla.
1
Los márgenes de la pá- lo aumentas. Podrás com- e inferior,
gina indican la cantidad probarlo porque la zona
de espacio en blanco entre gris (la que representa la
el texto y los bordes de la margen) es mayor:
página. Cada página tiene
cuatro márgenes: izquierdo,
2
derecho, superior e inferior.
El modo más rápido de mo- En este caso no será ne-
dificar márgenes consiste cesario, pero ten muy
en hacerlo desde la regla en cuenta que también po-
horizontal de Word. Para drías realizar ya esa misma
Encabezados y pies de página rás el resultado en esa zona
del encabezado:
Son textos o dibujos que
se repiten en la parte supe-
rior o inferior de todas las
trado respecto a los márge-
nes, así que pulsa primero 3 Si opinas que el enca-
bezado ha quedado un
páginas de un documento.
Son muy útiles para tra-
tados técnicos, en los que
el título del capítulo o sec- en el botón que se encarga poco alto, puedes bajarlo.
ción aparecen en la cabe- de fijar este tipo de Para ello, colócate al co-
cera, o para recordar al lec- alineación, mienzo de su primera letra
tor en contexto en el que
se encuentra o el número
de la página actual.También
son de gran utilidad para
incorporar dibujos como lo- Luego, pincha en y y presiona varias veces la te-
gotipos o cabeceras con la y escoge el tipo cla Ñ , por ejemplo dos ve-
dirección o incluso el nom- ces. Bajará él y el resto del
bre de la empresa. contenido del documento:
4
En esta entrega te vamos
a enseñar a introducir en- El encabezado ya está
cabezados y pies de página creado, ahora llega el
muy sencillos. En las si- el tamaño de letra momento de ponerse ma-
guiente profundizaremos y el efecto: .Tras nos a la obra con el que se-
muchos más, consiguiendo pulsar el botón , ve- rá el pie de página.
que sean diferentes para las
distintas páginas o que in-
corporen gráficos.
1
Para ver los encabeza-
dos y pies de página de
un documento, despliega el
y elige ya la en-
trada .
Podrás visualizarlo, junto
con una nueva barra de he-
rramientas:
2 En este caso, tu enca-
bezado contendrá el
�
nombre de tu empresa cen-
Nº 132 71

Para ello, pincha una vez en
el botón
que hay en la nueva
barra de herramientas que
ha aparecido.Te situarás en
la parte inferior
5
En este caso, vas a aña-
dir la fecha actual. Para
ello, pulsa una vez en
el botón
Bordes en tus documentos
Aunque en la entrega si-
guiente vamos a tratar con
mayor detenimiento todo
lo relacionado con la orna-
mentación y diseño de los
documentos, en ésta no
queremos dejarte sin que
apliques una nota de color
en tus documentos. Lo ha-
rás a través de una función
de Word que se encarga de
aplicar bordes de distintos
diseños a las páginas de tu
documento. Ahora te indi-
camos cómo:
1
Haz click en y documento:
. Apa-
recerá un cuadro de diálo-
go con diversas pestañas,
colócate en la denominada
como . pecto.
Comprobación final e impresión
Tu carta ya está debida-
mente diseñada y redacta-
da.Ahora llega el momento
de obtener una visión final
de ella que te indique cómo
quedará al ser impresa. Des-
pués, sólo tendrás que im-
primirla, y obtendrás así un-
resultado palpable, ya en
papel impreso.
1
Para obtener una vista
preliminar de tu docu-
mento, pulsa una vez este
botón
Obtendrás una vista previa
del aspecto de tu docu-
mento, que en esta ocasión
es muy sencillo y sólo dis-
pone una página:
72
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
Allí aparecerá:
Después pincha en el
botón
y la fecha actual quedará
centrada respecto a los már-
genes:
2
Pincha entonces en es-
te icono
y
despliega la lista
para elegir de entre todos
los diseños de bordes exis-
tentes el que más te guste,
por ejemplo
2
Si todo está bien, sal de
esta vista preliminar
con un click en .A
6 Para salir ahora de la
vista encabezado y pie
de página, pulsa una vez di-
rectamente sobre el botón
. Tu documento se
mostrará como al principio,
y los encabezados y pies de
página se mostrarán en otro
color más tenue para indi-
car que lo son
No obstante,si más tarde de-
cides imprimir el docu-
mento, el encabezado y el
pie tendrán el mismo color
que el resto del documento.
Luego establece también su
anchura. Hazlo aumentado
o disminuyendo este
3
Como el borde sólo lo
quieres aplicar en la
parte superior de tu docu- Al final, sólo debe quedar el
mento, deberás hacer click borde superior, el resto de-
en todos aquellos laterales berá desaparecer de la
en los que quieres que no muestra:
4
aparezca, es decir, pincha
consecutivamente en Pulsa entonces una vez
sobre el botón
de esta ventana y podrás
ver el resultado
en el propio
Éste ya dispone
de un borde
que lo adorna y
mejora su as-
continuación, despliega el
menú y elige la en- 4 El paso último y defini-
tivo es el de la impre-
menú
vez la entrada
y elige esta
. Apa-
trada . Ob- sión del documento. Para recerá el cuadro de diálogo
tendrás de esta forma la ello, despliega otra vez el que te permitirá configurar
ventana que te permite con- las opciones de impresión
figurar las páginas. de tu documento.
3 5
En el caso de Sólo si dispones de va-
un documen- rias impresoras conec-
to de una sola pá- tadas a tu equipo o en red,
gina, las opciones tendrás que desplegar esta
que debes confi- lista
gurar son pocas. para poder escoger desde
Lo único que vas ella aquella impresora des-
a hacer es asegu- de la que deseas realizar la
rarte de que el ti- impresión.
po de papel que
vas a utilizar es el
correcto. Hazlo
desde la ficha
, eligiendo
el tipo aquí
Acontinuación
pulsa sobre el bo-
�
tón .
Nº 132

6
El apartado llamado
es de gran importancia,
ya que desde él indicas qué
páginas de tu documento
deben imprimirse. Como tu
documento sólo dispone de
una, la opción que aparece
por defecto es la vá-
lida. En cambio, si tuvieses
varias, podrías optar por im-
primir sólo aquella en la
Gestión de ficheros
Una vez debidamente re-
dactado y diseñado tu do-
cumento, es aconsejable
que lo guardes. De esta for-
ma, podrás volver a recu-
perlo cuando quieras, para
modificarlo o seguir traba-
jando en él.A continuación
te contamos los pasos que
debes dar para llevar a ca-
bo todo esto.
1
Con tu documento fe-
lizmente acabado en
pantalla, pulsa el botón
Como todavía no le has
asignado un nombre per-
sonalizado, se mostrará en
pantalla el cuadro de diálo-
go denominado
2
Lo primero que debes
hacer desde él, es se-
leccionar la unidad y la car-
peta donde quieres archi-
var tu documento (en este
74
Curso: Cómo sacar partido a Office, 2ª parte
que tenías situado el cursor,
, o por un nú-
mero determinado de ellas:
. En este
caso, se imprimirían la se-
gunda, las que van de la cua-
tro a la seis, y la décima.
7 8
También puedes deter-
minar el número de co-
pias que deseas obtener de
caso la carta). Esto debes
hacerlo desde esta lista
. también porque en la barra
Es decir, despliégala y loca-
liza entonces esa ubicación
de tu disco:
3
Una vez hecho esto, si-
túate en la lista llamada
,e
introduce el nombre de la
carta .Ase-
gúrate también de que el
valor de la lista que hay por
tu carta. Por ejemplo, con
el valor
obtendrás cinco copias.
Nuevamente, como tu do-
cumento consta de una so-
la página, es indiferente que
actives o desactives esta ca-
silla , ya que és-
ta se encarga de ordenar las
distintas páginas de un do-
cumento para que estén
preparadas por lotes.
Por último, no pode-
mos olvidarnos del bo-
tón llamado . Si
debajo es exactamente este
y pulsa
.Tu documento que-
dará entonces debidamen-
te archivado. Esto lo sabrás
de título aparece ahora el
nombre que le acabas de
asignar:
4
A partir de ahora, cada
vez que pulses el
botón
ya no volverá a aparecer el
cuadro de diálogo anterior,
el del paso número 1 ,
. Simplemente
se guardarán los cambios
que hayas realizado desde
entonces en tu documento.
5 Por otro lado, si una vez
que has guardado un
documento, despliegas el
menú y eliges la en-
trada , volverá
a aparecer el cuadro de diá-
logo .Así, po-
drás guardar una nueva ver-
sión de la carta, pero con
otro nombre, por ejemplo
. No obstante, si el do-
6
Cierra ahora Microsoft
Word con un click en el
icono
La próxima vez que accedas
a este programa, tendrás
Nº 132
haces click en él, obtendrás
un cuadro de diálogo cuyo
aspecto variará según la im-
presora que tengas instala-
da. No obstante, en casi to-
dos los casos, encontraras
una pestaña cuyo nombre
hace referencia a los medios
de impresión, .
Pincha en ella, y compro-
barás que contiene un apar-
tado referente a la calidad
de la impresión
Así, si lo que deseas es ob-
tener una prueba del as-
pecto de tu copia, puedes
elegir la entrada y ta. El resultado definitivo.
dos posibilidades para
recuperar uno de los
documentos que ten-
gas guardados. Así, si
ese documento lo has
utilizado recientemen-
te, nada más pinchar en
el menú , podrás
ver en la parte inferior
una lista de los
último documen-
tos utilizados:
7
Simplemente de-
berás pinchar en
el nombre de aquel que de-
seas recuperar, por ejem-
plo sobre
y aparecerá de esta forma
en pantalla directamente.
8
cumento que deseas
abrir lo utilizaste hace ya al-
gún tiempo, no te servirá
este método.Te verás obli-
gado a pulsar el botón
para así acceder a aquella
ventana que te permite
se imprimirá una copia de
menor calidad, ahorrarás en
tinta. En cambio, si la im-
presión va a ser la definiti-
va o la que vas a entregar a
alguien, elige la entrada
y la calidad de la
copia será mayor.
9
Una vez configuradas
todas las opciones, pul-
sa el botón de las
dos ventanas que tienes
abiertas, y en la bandeja de
salida de tu impresora apa-
recerán las copias de tu car-
abrir cualquier tipo de do-
cumento:
Su aspecto y su funciona-
miento es muy similar al del
cuadro de diálogo llamado
.
9
Lo primero que debes
hacer es seleccionar la
unidad y carpeta en la
que está ubicado el fi-
chero, en este caso
.
Luego, en la lista inferior, lo-
caliza el fichero en cuestión
y pulsa
el botón
En un instante, se mostrará
en tu pantalla para que así
trabajes con él.
�

Cuando escribes una carta, hay elementos de ésta que siempre se repiten: saludo,
membrete, remitente, despedida, firma... Para ahorrarte el tener que teclearlos, puedes
recurrir a las plantillas. Úsalas para de esta forma crear todo tipo de documentos modelo.
Configurar las páginas 96
El membrete 97
La fecha 100
El resto de la carta 100
Guardar una plantilla 101
Documentos y plantillas 102
Modificar una plantilla 103
E
n la entrega anterior, te
enseñamos a crear una
carta muy sencilla. Prác-
ticamente, lo único que hi-
ciste fue configurar la única
página de la que constaba, e
introducir tus primeros ca-
racteres,palabras y párrafos.
Ahora vamos a ir un poco
más lejos, y te vamos a in-
96
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte
dicar lo que debes hacer pa-
ra crear una carta de “ver-
dad”. Con esto no preten-
demos insinuar que la que
diseñaste en la entrega an-
terior fuese de “mentira”,
simplemente queremos re-
saltar que la que vas a cre-
ar será bastante más profe-
sional. Utilizarás opciones
más avanzadas de configu-
ración de documentos, co-
mo son los saltos de sec-
ción, el uso de funciones de
dibujo, tanto de este pro-
cesador de textos como de
otros programas específicos
de diseño de imagen, como
Paint Shop Pro.Y, como co-
lofón final, archivarás el do-
cumento que diseñarás co-
mo una plantilla. De esta
forma, todas las configura-
ciones del fichero quedarán
archivadas en ella, para que
todas las cartas que crees a
partir de ella también las
hereden. Podrás crear tantas
cartas como quieras y,todas,
absolutamente todas, ten-
drán la misma configura-
ción y la misma apariencia.
Como ves, el concepto de
plantilla es muy práctico, y
te ayudará a automatizar la
tarea de configuración y
creación de un documento.
Te ahorrarás ese tiempo
que antes empleabas en re-
petir una y otra vez las mis-
Nº 133
mas operaciones. Esta vez
se trata de la creación de
una carta, pero puedes ex-
tender este concepto a cual-
quier otro tipo de docu-
mento, como pueden ser
faxes, currículums, memo-
randos, informes, etc…
Primeros pasos con Office
Word: configuración de documentos (I)
Word: configuración de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes…
Word: sobres y etiquetas
Excel: creación de una factura
Excel: manejar gran cantidad de datos
PowerPoint: creación de una presentación
Configurar
las páginas
Una vez tengas claro el ti-
po de documento que vas a
crear, deberás entonces de-
finir sus características bá-
sicas, como son la orienta-
ción de la página, su tamaño
o sus márgenes.
1 Antes de nada, tienes
que abrir el documento
a partir del cual diseñarás la
carta. Para ello, pincha
en este botón,
Un documento en blanco
aparecerá en pantalla.
2 No escribas nada en él,
y pincha en
sobre
y
. Ob-
tendrás así una ventana con
vairas pestañas.
3 Desde la rotulada como
, puedes deter-
minar ya la orientación de
las páginas y sus
márgenes. Por
ser una carta, es-
tablece un for-
mato vertical
y estos márgenes,
4 Luego pasa a la ficha
, y elige el tamaño
y tipo de papel corriente
para estos documentos, es
decir, DIN-A4,
Para terminar, sitúate en la
ficha , y activa la ca-
silla de verificación
Esta opción es la que se en-
cargará luego de que el di-
seño del membrete de la
primera página sea diferen-
te al del resto de páginas.
Pulsa después .
Nº 131
Nº 132
Nº 133
Nº 134
Nº 135
Nº 136
Nº 137
Nº 138
 Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte

El membrete nas, el membrete sólo sue-

le aparecer en la primera de
ellas. En el resto, éste no se
Echa un vistazo al infobox muestra o es mucho más

“Estructura de una carta”de
esta misma página. Podrás
ver que el primer elemento
a configurar en un docu-
mento de este tipo es el
membrete. Ésta una parte
fundamental en la primera
página de una carta, que
suele incluir el nombre, el
logotipo, la dirección, el nú-
mero de teléfono y la di-
rección, tanto física como
web y de correo electróni-
co, del remitente.
El papel con membrete
simple y discreto. Para con-
seguir que Word pueda ha-
cer esto de manera auto-
mática, debes recurrir a los
encabezados y pies de pá-
gina.Accede al encabezado
con un click en el menú
y sobre la entrada lla-
mada . Si no tienes suficiente con
Aparecerá entonces una zo-
na punteada, la cual ya co-
noces de la entrega anterior
de este curso:
4
Ahora debes colorear- Obtendrás una nueva ven- prisma con pequeñas cel-
lo. Para ello, pulsa en la tana y, justo desde su ficha das que representan mu-
flecha de este botón , se mostrará un chos más tonos:
y podrás ver una paleta de
colores
los tonos que hay en ella,
puedes acceder a otros mu-
chos con un click sobre la
entrada .

tiene una apariencia profe-
sional que no tiene un pa-
pel en blanco. En los tiem-
pos en que se usaban las
máquinas de escribir, el
membrete estaba hecho de
imprenta y se escribía la
carta a continuación del
mismo.Actualmente, tú mis-
mo puedes crear el diseño
del membrete y guardarlo
en tu PC. Luego, podrás in-
cluirlo por ejemplo en el
encabezado y en el pie de
página de tu documento o
plantilla para que, más tar-
de, se imprima a la vez jun-
to con el resto de la carta.
No obstante, todavía hoy
puedes utilizar papel con
membrete previamente im-
preso en la imprenta, pero
deberás entonces medir
con mucho cuidado su ta-
2
En la parte inferior de
la ventana, puedes ver Estructura de una carta
también la denominada ba-
rra de dibujo, Éstos son los elementos que debes configurar en la plantilla de una carta. Los documentos que crees a
Ésta es la misma que apare- partir de ella tendrán esta configuración, tú sólo tendrás que introducir el texto concreto de dicha carta.
ce en la hoja de cálculo Ex-
cel, y el significado de todos Membrete
sus botones ya fue explica-
do en el apartado “Excel de
la A a la Z” del número 131
de Computer Hoy. Es decir,
ya conoces la teoría, ahora
vas a poner manos a la obra.
Tu membrete va a ser bas- Fecha
tante sencillo, sin demasia- Dirección del
da parafernalia, así que las destinatario
herramientas de dibujo que
vas a utilizar también lo se- Saludo
rán. Comienza con un click
en aquella que te permite
trazar formas rectangulares,
Cuerpo
de la carta

maño y cambiar los márge-
nes de tu documento desde
Word para que, al imprimir
el resto de la carta, éste no
se superponga con el mem-
brete existente.
Por esta razón, para que
no tengas que acudir a ser-
vicios profesionales, vamos
a enseñarte también a que
crees tu propio membrete.
3
Luego sitúate en la zo-
na del encabezado de
página en la que quieres
que aparezca el primer rec-
tángulo Despedida
Espacio para la
firma del remitente
Firma

El encabezado
con Word y pincha y arrastra hacia
abajo y hacia la derecha
Este procesador de texto
incluye unas sencillas pero
utilísimas herramientas de
dibujo que te permiten di-
señar gráficos en tus docu-
mentos.Te enseñamos a uti- De esta forma, conseguirás
lizarlas para en esta ocasión trazar un rectángulo:
diseñar algunos elementos Menbrete
del membrete de tu carta.

1 En cualquier carta que

�

conste de varias pági-

Nº 133 97

Para que un texto o un gráfi-
co se convierta en un enca-
bezado o pie de página, no
hace falta que lo insertes jus-
to en el interior del apartado
del encabezado,
o del pie de página,
Con que sólo accedas a los
menús denominados y y quedará así:
, y ya
puedas así ver esos mismos
apartados en tu documento
será suficiente. Word inter-
preta que lo que escribas o
añadas forma parte del en-
cabezado o pie de página.
5 En este caso, el que nos
gusta es éste:
Así que pincha en él,
y pulsa . El interior
de tu primer rectángulo
quedará coloreado concre-
tamente en ese tono:
Sin embargo, el color del
borde sigue siendo negro.
Cámbialo, repitiendo los
pasos 4 y 5 con este botón
Éste será el resultado:
6
Ahora debes crear dos
rectángulos de forma y
tamaño idénticos al que ya
tienes diseñado. Así que
manténlo seleccionado y
pulsa el botón
Dispondrás de una copia de
él en el Portapapeles.
7
Pulsa entonces +v
y ya esa copia
aparecerá en tu
documento:
98
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte
Ubica el puntero del ratón
sobre ella
y pincha y arrastra hasta co-
locar este segundo rectán-
gulo justo al lado del que es
el primero,
8 No dejes de seleccio-
narlo, y repite los pasos
desde el 4 al 5 , para colo-
rearlo. En este caso, selec-
ciona este otro tono
9 13
Presiona de nuevo las
teclas + v , y coloca
el tercer rectángulo,
al lado del segundo:
Una vez más, lleva a cabo
los pasos número 4 y 5, con
el este otro color
Quedará con este aspecto:
10
Tu membrete está
por ahora formado
por tres rectángulos, pero
lo ideal es agrupar todos
ellos en un único elemento
que se maneje mejor. Así
que, sin dejar de seleccio-
nar el tercero, mantén pul-
sada la tecla y haz click
en el segundo y en el pri-
mero. Los tres queda-
rán marcados:
11
Accede ahora a la ba-
rra de dibujo, y a sus
comandos y .
Agruparás así todos los rec-
tángulos en uno solo:
12
Por último, aunque
aparentemente sí
que lo está, debes asegu-
rarte de que esta barra está
bien centrada respecto a la
anchura total de la página:
Para ello, selecciónala y pul-
sa sobre el botón , grama es el nombre de la
en y sobre
. Seguida-
mente, haz click de nuevo
en y sin cerrar el trabajo que es-
y, por último, justo sobre la
entrada . Word. Pulsa
Ahora sí que quedará bien
centrada:
Ésta ha sido la parte
más gráfica, pero un
membrete también suele in-
cluir datos sobre el re-
mitente o la organización.
Como te encuentras en el
modo de visualización “en-
cabezado y pie de página”,
no puedes escribir directa-
mente en el documento, así
que necesitas recurrir a los
cuadros de textos. Éstos son
elementos especiales que
incluyen texto y que pue-
des colocar libremente en
cualquier lugar del docu-
mento. Para crear uno, pin-
cha en este botón
y ya después justo en
esa zona en la que debe
aparecer,
Allí quedará ubicado:
14
Antes de escribir na-
da, selecciona el ti-
po de letra, , que requieren usar progra-
su tamaño, , y el es-
tilo centrado,
Nº 133
Después escribe directa-
mente su contenido y, si es
necesario, pulsa Ñ :
15
Coloca ya entonces
el puntero sobre el
borde del cuadro
y pulsa el botón derecho
del ratón para elegir la en-
trada
Sitúate ahora en la ficha
, activa la ca-
silla de verificación
y pulsa . El tamaño
del cuadro de texto se ajus-
tará al de su contenido:
16
No dejes de selec-
cionarlo, y repite el
paso número 12. De esta
forma, el cuadro quedará
bien centrado respecto a la
anchura total de la página.
17
Para terminar, des-
pliega esta lista
y elige la entrada .
Así el cuadro perderá su
borde, y tendrá la aparien-
cia de un texto “flotante”:
El encabezado con
Paint Shop Pro
Aunque la barra de dibu-
jo de Word te permite reali-
zar muchos diseños, existen
determinadas posibilidades
mas más profesionales que
incorporen herramientas
más avanzadas de diseño.
Pueden ser aplicaciones co-
mo Photo Shop, CorelDraw,
etcétera. En nuestro caso,
nosotros vamos a utilizar el
programa Paint Shop Pro,
del que te podrás descargar
una versión de prueba en la
página www.jasc.com
1 En esta ocasión, lo que
diseñarás con este pro-
empresa, al que aplicarás un
efecto de sombra. Comien-
za abriendo ese programa,
tás realizando en
y establece las dimensiones
de la imagen que ya vas a
. crear (el rótulo) en píxeles,
el color de fondo,
(que debe coincidir con el
,
color blanco de tu carta), y
el tipo de imagen,
Luego pulsa sobre el botón
, y obtendrás la ima-
gen en pantalla:
2
Elige primero la herra-
mienta que te permite
introducir texto,
y luego pincha en el inte-
rior de la imagen,
Obtendrás así un cuadro de
diálogo que te permite con-
figurar el aspecto del texto.
Otra gran ventaja de introdu-
cir datos en el encabezado o
pie de página, es que éstos
pueden incluirse en las zonas
del documento reservadas
para los márgenes. Lugares
en los que, de otra forma, se-
ría difícil escribir algo.
3 Comienza eligiendo el tipo y
el tamaño de la letra,
Para escoger su color ne-
gro, los dos iconos siguientes de-
ben mostrar ese mismo tono:
Si no es así, pincha en aquel que
no lo tenga,
y selecciónalo en la paleta,
Pulsa el botón . Para ello, pincha una vez en
4
Continúa tecleando el nom-
bre de la compañía,
y activa ahora estas dos casi-
llas, . Pul-
sa , y el texto aparece-
rá en pantalla:
Nota: si el texto no apareciese
centrado, deberás entonces co-
locar el cursor sobre él
y arrastrar el ratón hasta situarlo
bien, en la posición correcta.
5 Presiona ahora
y luego
+ c , para
realizar una copia del texto,
+d , para quitar la se-
lección actual.
6
Continúa ya haciendo clicks
consecutivos sobre , tonces sobre
y . In-
troduce el valor y pul-
sa . El texto se difuminará.
Acabas de crear una sombra:
7 Pulsa ahora +e .“Traerás”
del Portapapeles una copia
de la selección anterior:
Colócala más o menos así super-
puesta sobre la sombra anterior,
y haz luego entonces click
8
Después pincha en el icono .
.
y elige el color . Pulsa ,
haz click en el botón
y seguidamente en el inte-
rior de la selección
Presiona + d y podrás ver de
esta forma el resultado:
9 Ahora debes guardar tu tra-
bajo como una imagen que
luego utilizarás desde Word.
este botón,
y establece el nombre y el for-
mato de imagen con el que vas a
archivarla
Elige también su ubicación en el
disco, ,y
pulsa .Ya está archivada.
10
Ya sabes cómo crear un
original efecto de texto
con sombra desde Paint Shop Pro,
ahora debes insertar en tu carta
esa imagen que has creado y que
tienes guardada en tu disco. Para
ello, desde Word, coloca el cursor
en la zona en la que debe apare-
cer la imagen,
y haz click en , y
. Localiza su ubica-
ción, , y
el archivo, , y pulsa en-
. Se inserta-
rá en tu documento.
11
Para que puedas moverla
libremente por el docu-
mento, pulsa con el botón
derecho del ratón sobre
ella, y elige ya la entrada
. Luego, en la fi-
cha activa esta casilla
�
Nº 133 99

y pulsa . Luego repi-
te el paso número 12, y el
nombre de tu empresa que-
dará centrado respecto a la
anchura de tu página:
El pie de página
Como ya te hemos dicho,
los membretes muestran in-
formación personal o cor-
porativa sobre el remiten-
te. Sin embargo, en función
de lo que prefiramos, estos
datos pueden ir repartidos,
o no, entre el encabezado y
el pie de página. En este ca-
so, si queremos que sea así.
Hazlo de esta manera:
1
Para acceder a la zona
reservada al pie de pá-
gina, pulsa una vez justo
sobre este botón
La fecha
Este concepto no necesi-
ta casi ninguna explicación.
Simplemente se trata de la
fecha actual o de emisión
de la carta. No obstante,
siempre hay algún truquillo
que podemos contarte.
1
Lo primero es colocar
el cursor en su posición
correcta.Aquí está, justo so-
bre el membrete:
El resto de la carta
Las restantes partes que
la plantilla son los datos del
destinatario, el saludo, el
texto de la carta y la des-
pedida.Todos se crean de la
misma manera, así:
1
Pulsa dos veces la tecla
Ñ , hasta colocarte aquí
y pulsa el botón
para establecer un ti-
po de alineación izquierda.
100
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte
2 Elige entonces el for-
mato del texto que ten-
drá, en este caso el mismo
que escogiste para el texto
del encabezado en el paso
número 14, y teclea el tex-
to en cuestión:
Y ya está, así de sencillo.
Configuración
final del membrete
Ya tienes creado el mem-
brete para tu primera pági-
na, ahora debes diseñar el
del resto de páginas. Nor-
malmente, y como ya te he-
mos dicho, el de la primera
página suele ser más visto-
Aunque ahora ya podrías es-
cribir sobre él,
no es lo que vas a hacer, así
que presiona la tecla Ñ va-
rias veces seguidas hasta
que el cursor quede en una
línea en blanco:
2
Nuevamente, la alinea-
ción que tendrá la fe-
2
Justo donde queda el
cursor, es donde deben
aparecer los datos del des-
tinatario. Pero tú no debes
escribirlos, ya que lo que es-
tás diseñando ahora es una
plantilla, cuyo texto debe
ser genérico.Ten en cuenta
que a partir de esta planti-
lla podrás crear muchas car-
tas para distintas personas,
cuyos datos variarán.
Comienza seleccionando el
formato de estos datos. El
tipo de letra seguirá siendo
so que el de las páginas si-
guientes. Házselo saber a
Word de esa manera:
1 Comienza presionando
el botón , para así
acceder a la vista habitual
de tu documento.
2
Podrás ver que todo lo
que es tu membrete
aparece ahora en un color
más tenue:
Esto es así para indicar que
es parte del encabezado y
pie de página, pero luego se
imprimirá del color normal.
3
Presiona entonces la
combinación de teclas
cha dependerá de tus gus-
tos, y del estilo de la carta.
En esta ocasión, irá alinea-
da a la derecha, pero no jus-
to con el margen derecho,
así que establece la sangría
derecha en esta posición
y presiona el botón corres-
pondiente a esa ali-
neación:
Allí irá a parar el cursor.
3
Antes de escribir nada,
asegúrate de tener se-
leccionado el tipo de letra
que quieres aplicar a la fe-
, pero su tama-
ño será ahora algo menor,
es decir, de . ventana
3
Luego, despliega el me-
nú y elige la en-
trada . Pincha ahora
en el campo a utilizar,
teclea el texto que apare-
cerá en lugar de los datos
del destinatario,
Nº 133
+ Ñ para insertar rápi- simplemente presiona so-
damente una segunda pá- bre este botón que encon-
gina en tu documento trarás en la barra,
y aparecerá el número au-
tomáticamente,
y pincha ya sobre y en
.
4
Desde el recuadro . el cual, además, se repagi-
. nará él solo en el caso de
añadas una tercera, cuarta,
etcétera… página.
5
Pulsa de nuevo ,
para salir de la edición
del encabezado, y presiona
una vez . De esta forma,
eliminarás esta segunda pá-
gina que por ahora no uti-
lizarás. Sin embargo, la con-
pulsa primero el botón que figuración del segundo
define el estilo de le- encabezado no se pierde,
tra cursiva, Word tomó nota de ella.
y teclea el contenido del se-
gundo encabezado
No hace falta que escribas
el número de página actual,
cha y su tamaño. Esta vez, el
tipo es el mismo que el del
Tras pulsar , verás la
fecha en el documento:
membrete, ,y
el tamaño es .
4
A continuación, des-
pliega ahora el menú
y elige Además, cada vez que abras
la entrada . Ob- el fichero, este dato se ac-
tendrás un cuadro de diá- tualizará de forma automá-
logo desde el que podrás tica con la fecha actual.
elegir el formato que ten-
drá la fecha:
Elige ahora por ejemplo és-
te, , y
activa también esta casilla,
.
y selecciona ahora esta en-
trada en parte inferior de la 5 Llega el momento de
personalizar el formato
del texto del saludo. El tipo
de letra será el mismo para
toda la carta, ,
pero el tamaño vuelve a
cambiar.Ahora es de .
4 6
Tras pulsar ya el botón A continuación, repite
, verás esto en tu todo lo explicado en el
documento: paso número 3 , pero con
Pulsa Ñ dos veces seguidas. este otro texto
y obtendrás este resultado, una
llamada al lugar que deberás sus-
tituir luego con el saludo real:
Nota: como ves, el texto de re-
ferencia que aparece entre cor-
chetes, que luego debes sustituir
por el contenido real de la carta,
hereda y muestra el formato que
aplicas antes de insertarlo.
ces seguidas Ñ , y así dejarás el
hueco suficiente para que el re-
mitente de la carta luego la firme:
. Muchos de noso-
tros no firmamos con claridad, y
nuestro nombre no es a veces le-
gible. De manera que en la zona
en la que estas situado ahora se
suelen poner determinados datos
personales. Hazlo de manera que
queden así:

7 Presiona Ñ dos veces más, y

establece el formato del tex-
to de la carta. Éste tendrá esta
sangría de primera línea

y una alineación justificada, El diseño de tu plantilla ha con-

La letra y el tamaño serán cluido. Su aspecto final debe ser
los siguientes: y . semejante a éste:

8 Repite el paso núme-

ro 3, con este texto:

Así se muestra en el do-

cumento:

9 Pulsa Ñ tres
veces más, qui-
ta la sangría de pri-
mera línea

y a continuación
escribe la despedi-
da. Como va a ser
siempre la misma
para todas las car-
tas, escríbela en-
tonces tal cual:

10 Pulsa ahora
ya seis ve-

Guardar una plantilla

Para que Microsoft Word sepa
que lo que tienes en pantalla es
una plantilla, debes guardar este
documento como tal. Algo tan
sencillo como hacer esto:
,
y elegir la entrada denominada
.
Word, automáticamente, selec-
cionará así para ti esta carpeta,

1
. Tú sólo ten-
Como todavía no has archi- drás que teclear el nombre que
vado nada de lo que has he- quieres asignar a tu plantilla,
cho, pulsa una vez en el botón , y
luego pulsar .

2 Lo primero que deberás ha- 3 Todo el trabajo está ya hecho.

Cierra ahora tu documento
�

cer será desplegar esta lista, con un click en .

Nº 133 101

Crea documentos basados
en tu plantilla
Ahora llega el momento
de que compruebes la ver-
dadera utilidad y el funcio-
namiento de una plantilla.
Lo puedes hacer teclean-
do el que será el contenido
de tu primera carta.
1
Para crear ahora un do-
cumento basado en una
plantilla que tengas archi-
vada, debes desplegar el
menú y elegir la en-
trada . mismo formato:
2 Si tu versión de Office
es 97 o 2000, obtendrás
un cuadro de diálogo con
numerosas pestañas, de en-
tre las cuales tendrás que
elegir la denominada como
. Si tu versión es la
2002, antes de este cuadro
de diálogo, se mostrará el
Panel de tareas en la parte
derecha de la ventana. Una
vez en él, pincha entonces
en esta entrada
El diseño de una carta debe ajustarse a tus gustos y necesidades. Aquí tienes varios
ejemplos de cartas. Hemos “jugado” con el diseño del membrete (sus colores, forma-
tos, fuentes, etcétera...), y hemos cambiado la posición de los datos del remitente, así
Modelo 1
102
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte
3 5
Selecciona luego el ico-
no que representa a la
plantilla que has creado con
los pasos de este artículo,
y pulsa . Obtendrás
en pantalla un documento
en el que está el contenido
y todas las configuraciones
que incluiste en la plantilla,
es decir, debe terner el mis-
mo aspecto que el que te
mostramos al final del apar-
tado “El resto de la carta”.
4
En el membrete ya es-
tán los datos de la em-
presa, así que no debes es-
cribir nada de esto.Además,
como ya te adelantamos
que ocurriría, la fecha se ha
actualizado ya automática-
Ejemplos de estructuras de cartas
Modelo 2
mente nada más crear el
nuevo documento. Com-
prueba que ya está al día:
Ahora sí que debes po-
ner manos a la obra.
Aunque tienes una llamada
que te indica dónde poner
los datos del destinatario,
éstos no aparecen.Así que
pincha justo ahí,
y así toda esa línea quedará
marcada:
Teclea entonces directa-
mente esa información, pre-
sionando Ñ cuando ya sea
necesario:
Como ves, el formato que
aplicaste a esa llamada, ha
sido adoptado también por
el contenido real.
6
De forma parecida, haz
click en el saludo para
como la alineación de la fecha o el sangrado de cada uno de los párrafos, para así dar
un aspecto diferente a cada modelo. Como hemos dicho, estos son algunos ejemplos,
tú podrás crear diseños más personales según tus preferencias.
Modelo 3
Nº 133
de esta forma seleccionarlo,
, y luego
introduce así su contenido:
.
7
Y lo mismo ocurre con
el cuerpo de la carta.
Pincha ya sobre su llamada,
, por ejemplo pulsando so-
y tecléalo. Igual-
mente,“heredará” los for-
matos de párrafo (sangrías
y alineaciones) y de
fuente (tipo y estilo de la le-
tra), incluso cuando pulses
Ñ para crear nuevos párra-
fos.Todos ellos tendrán el
8 Y ya no te queda nada
más por teclear. El sa-
ludo ya está escrito, y tu
nombre, cargo y empresa
también.
El aspecto final de
la carta será exactamente el
mismo que el que te mos-
tramos en el recuadro “Es-
tructura de una carta”, es
decir, el que aparece en la
página 97.
9
No obstante, todavía
nos queda un as en la
manga. Si tuvieses que aña-
dir más páginas a tu carta,
bre la tecla Ñ sucesiva-
mente, la nueva no mostra-
rá el mismo membrete que
la primera, su encabezado
será mucho más simple,
y no tendría pie de página.
Esto ocurre porque en el
paso 4 de la página 96, ac-
tivaste
Modelo 4

Modificar una plantilla
Que ya tengas tu plantilla
perfectamente diseñada no
significa que su formato y
su contenido actual vayan
a durarte eternamente. Qui-
zá, dentro de algún tiempo,
cambie la dirección o el te-
léfono de tu empresa, o te
asciendan y tu cargo actual,
el que aparece en la firma
de tu carta, quede obsole-
to. Si esto ocurre, ya no se-
rá necesario que vuelvas a
crear la plantilla de la carta
desde el principio, sólo ten-
drás que abrir la plantilla en
cuestión, y realizar en ella
las modificaciones que con-
sideres oportunas. Una vez
archivados todos los cam-
bios, quedará preparada y
actualizada para que la uti-
lices cuando quieras.
1
Lo primero que debes
saber es en qué lugar de
tu disco duro ubica Word
las plantillas personales que
creas. Esto puede variar se-
gún cuál sea la versión de
Word que uses, y la de tu
Curso: cómo sacar partido a Office, 3ª parte
sistema operativo. Por esta
razón, lo mejor es “ir a tiro
hecho”. De esta forma, no
tendrás que perderte entre
unidades y carpetas de tu
disco. Así que, desde este
procesador de textos, des-
pliega el menú
y elige la entrada . Cierra luego la plantilla, sin
2
Obtendrás un cuadro
de diálogo con nume-
rosas pestañas. Localiza és-
ta, y haz
ya click en ella. Cuando se
muestre su contenido, po-
drás ver la información que
te indicábamos antes,
Toma nota de esa ruta.
3
A continuación, pulsa
una vez en
Aparecerá el cuadro
de diálogo ya habitual que
sirve para abrir ficheros.
4 Despliega entonces la
lista superior llamada
, y ve
abriendo aquellas unidades
y carpetas que aparecían en
la ruta del paso número 2.
En nuestro caso, primero
hemos tenido que selec-
cionar la unidad C con un
simple click sobre el icono
que la representa,
y luego nos hemos dedica-
do a hacer doble un click
de manera consecutiva so-
bre las carpetas
, y,
por último, en .
Nº 133
5 Despliega entonces la
lista y se-
lecciona la entrada corres-
7 Realiza los cambios que
consideres necesarios.
Por ejemplo, modifica la
pondiente a la extensión fórmula de la despedida por
que identifica a las planti-
llas de Word (que es DOT),
.
En la parte superior de la
ventana, podrás ver la plan-
tilla que has creado leyen-
do este artículo:
olvidar guardar los cambios.
8
La próxima vez que ya
crees un documento
nuevo a partir de ella (se-
gún lo explicado en “Crear
documentos basados en tu
6
plantilla”), éste mostrará los
Selecciónala ya con un cambios que hayas hecho.
click, ,y
haz click sobre el botón
.Tu plantilla, y no un
documento basado en ella,
se mostrará ahora directa- En caso de que no veas la
mente en pantalla: ruta completa, porque mues-
tre unos puntos suspensivos,
,
pulsa el botón y
podrás ver entonces el nom-
bre de todas las carpetas:
�
103

Configurar las páginas 78
Encabezados y pies 80
Uso de estilos 82
Los epígrafes 82
Notas a pie de página 83
Referencias cruzadas 83
Tablas de contenido 84
Índices alfabéticos 84
Impresión 85
L 4
legó el momento de en-
frentarte al diseño de do-
cumentos extensos.Te-
sis, manuales, guías… entran
en escena para que les plan-
tes cara. Los documentos
extensos cuentan con ele-
mentos y partes auxiliares
que debes conocer y cuyo
manejo debes dominar.
Ejemplos de los primeros
son los saltos de sección, las
notas de páginas, las re-
78
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte
Nunca hubieses imaginado que trabajar con documentos largos
fuese tan engorroso. Infinidad de páginas distribuyéndose a su
antojo. La solución, automatizar el documento. Te decimos cómo.
ferencias cruzadas o los epí-
grafes. Las partes auxiliares
son los índices de conteni-
do o los glosarios de térmi-
nos. Todos ellos debida-
mente armonizados darán
lugar a un documento pro-
fesional y automatizado, que
te facilitará el trabajo. Por
ejemplo, el índice de con-
tenido, que se suele colocar
al principio del documen-
to, recoge los títulos de los
capítulos y apartados de un
documento, con indicación
de las páginas en las que se
encuentran. Si luego añades
o eliminas texto, y se inclu-
yen o borran páginas, el ín-
dice se actualizará automá-
ticamente para indicar la
nueva posición de estos tí-
tulos en el documento.
Esto es sólo un ejemplo,
pero de esta forma, tan “au-
tomatizada” es como se
comportan todos estos ele-
mentos y partes auxiliares.
Primeros pasos con Office
Word: configuración de documentos (I)
Word: configuración de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes…
Word: sobres y etiquetas
Excel: creación de una factura
Excel: manejar gran cantidad de datos
PowerPoint: creación de una presentación
Nº 134
Configurar
las páginas
Antes de comenzar con el
meollo del documento (nos
referimos a su contenido),
debes configurar la estruc-
tura de las páginas. Sobre to-
do será muy importante el
diseño de los encabezados
y pies de página. En esta en-
trega profundizaremos un
poco más en ellos, median-
te el manejo más avanzado
de las secciones.
1 Abre ahora un docu-
mento nuevo con
un click en el botón
2 A continuación, lo si-
guiente que debes ha-
cer es configurar los már-
genes de tus páginas, así
que haz click sobre ,
y también
en la ficha .
3 Esta vez, teniendo en
cuenta el tipo de docu-
mento que estás diseñando,
además de los márgenes ha-
bituales, añadirás un zona
adicional en la parte iz-
quierda de cada página pa-
ra permitir la que será la en-
cuadernación posterior del
documento:
Y por último, establece así
también una orientación de
Para que no te pierdas, en página vertical,
la página siguiente, hemos
hecho un esquema de un
documento largo. A cada
parte le hemos asignado
una letra, a la que iremos ha-
ciendo referencia a lo largo
de este artículo.
Como todas esta confi-
guraciones (márgenes,
encuadernación y orienta-
Nº 131 ción) van a aplicarse a todas
Nº 132 las páginas de las que cons-
Nº 133 ta tu documento, deberás
Nº 134 asegurarte de que en la lis-
Nº 135 ta de la parte inferior apa-
Nº 136 rece este valor,
Nº 137
Nº 138

Luego pulsa y se
aplicarán los cambios. Estos
podrás verlos en el propio
documento. Por ejemplo, el
margen izquierdo ahora es
de cuatro centímetros, tres
corresponden al margen
normal y uno al de la en-
cuadernación:
Crear secciones
Si ahora creases un enca-
bezado 01 (Pág. 84) de pági-
na,éste se aplicaría en todas
las páginas del documento,
al igual que ha ocurrido con
la configuración
de página que
has establecido
en el apartado
“Configurar las
páginas”. Si de-
seas poder apli-
car así también
diferentes carac-
terísticas de con-
figuración a las
distintas páginas de un mis-
mo documento, deberás re-
currir al uso de secciones.
Una sección es una porción
de documento al que se le
pueden aplicar configura-
ciones individuales.
1
Ahora mismo tienes el
cursor en la primera pá-
gina del documento, , corresponden al contenido
que, además, deberás con-
vertir en la primera sección
para que así su encabezado
y pie sean diferentes al res-
to de páginas que forman
este documento.
Nota: la barra de estado
02 (Pág. 84) te indica en qué
página y también en qué
sección tienes colocado el
cursor, como por ejemplo:
2
En cambio, la segunda
página, , sí que po-
see encabezado y pie. Para
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte
que esto pueda ser así,la pá-
gina dos debe pertenecer a G
otra sección, la número 2.
Para ello, desde donde tie- G
nes el cursor (en la prime-
ra página), despliega el me-
nú y elige .
Luego establece que vas a
crear una nueva sección e
indica dónde:
A L B
3 Tras pulsar , te
colocarás en la segun-
da página G
G
H G J G
I
J
J
y la barra de estado te indi-
cará que también corres-
ponde a una nueva sección,
la segunda del documento, C D
.
4
De nuevo, si recurres a
la imagen de la derecha,
veras que las tres siguientes
páginas , , , las que
más extenso de documen-
to, poseen también su pro- N
pio encabezado y pie de pá- G G
gina. Éste es diferente al de
la primera y segunda pági-
na, y además es distinto en- G
tre ellas, según se trate de
página par o impar. Necesi- G
tamos una tercera sección
donde englobarlas. Para
ello, desde la segunda pági-
na, repite el paso número 2.
Irás a la tercera página y ter-
cera sección:
Esto también te lo indica de
nuevo la barra de estado: E M F
.
K
G G
�
Nº 134 79

5 Además, para que las
páginas incluidas en es-
ta tercera sección posean
una configuración de pie y
encabezado diferente, se-
gún sean pares o impares,
deberás pinchar en , posea ahora dos páginas y
, y ac-
tivar la casilla de verifica-
ción . la página 79. Lo primero es
Después pulsa y,
desde la tercera página, crea
una nueva que correspon-
da a la página par de esta
tercera sección. Hazlo pre-
sionando las teclas +Ñ .
La obtendrás:
Crear los encabezados
y pies de página
Las páginas iniciales de tu
documento ya están prepa-
radas.Ya tienen creadas esas
secciones que luego te per-
mitirán variar los encabe-
zados y pies de página.
Teclea el contenido de es-
tos últimos, :
1
La primera página no
contiene ninguno de es-
tos elementos, así que haz
click en cualquier parte de
la segunda página y sección:
2
Pincha entonces en el
menú y en la en-
trada , ta del paso 3, y quedará esa
o presiona sobre la combi-
nación de teclas +c .
Aparecerá el área corres-
pondiente al encabezado
de esa segunda sección:
3
Para que éste sea dife-
rente al de la primera
página, presiona sobre
Escribe directamente el
contenido del encabezado.
De aplicarle el formato
03 (Pág. 84) más adecuado
te encargas tú, nosotros ya
no te decimos nada:
80
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte
6 Recurre de nuevo a la
imagen de la página 79,
y fíjate en que la última pá-
gina, . Nuevamente po-
Nota: para que aparezca
sombreado en gris,colóca-
te en él,
pincha en las entradas
, y
, y elige ese color.
4
Para acceder al pie de
esta misma sección,
pincha en
y de nuevo en el botón
para que el pie de esta sec-
ción sea también distinto al
de la primera. Luego, desde
esa zona
repite lo explicado en la no-
línea sombreada:
5
Ahora debes determi-
nar el contenido de la
tercera sección. A ella co-
rresponde la tercera pági-
na, así que pulsa de nuevo
este botón
y te situarás entonces
justo en ella
see un encabezado y pie di-
ferente a las secciones que
la preceden. Otra vez nece-
sitas una nueva sección.
6 Para ser más concretos,
te encuentras en una
página impar (la primera)
de esa tercera sección, y pa-
ra que sea diferente a la que
la precede, no se te olvide
pulsar este botón,
Luego introduce su
contenido:
Nota: comprueba que para
que el texto del encabeza-
do se introduzca en los már-
genes, deberás así aplicar
una sangría 05 (Pág. 84) iz-
quierda negativa:
7
Para determinar el pie
de páginas de las pági-
nas impares de esta tercera
sección, pulsa prime-
ro sobre
y vuelve a indicar que será
distinto al de la sección an-
terior pulsando en
Después presiona en
el botón que te permitirá
determinar el formato de
los números de página que
introducirás en ella,
es decir, haz click en
8
Indica que el pie apa-
recezca como número,
, y que
en esta página comience la
numeración,
Nº 134
Desde la cuarta página, re-
pite el paso 2 y dispondrás
de esta forma de una quin-
ta página, y también de una
Esto quiere decir que las
dos primeras páginas de
tu guía, las correspondien-
tes a la portada y al índice
de contenidos, no irán nu-
meradas. Después pulsa
, y aquí
para introducir la nu-
meración:
Nota: si no te gusta el for-
mato que por defecto tiene
el número, selecciónalo,
y aplícale aquel estilo
que más te guste, por
ejemplo así:
9
Ahora debes indicar
cuál será el encabeza-
do y pie de página de la pá-
gina par correspondiente a
esta tercera sección. Para
ello, simplemente pul-
sa sobre
y te colocarás en el pie de
las páginas pares de la ter-
cera sección:
cuarta sección. En la barra
de estado podrás verlo así:
.
Nota: no te preocupes por-
que la tercera sección sólo
no tres, o incluso más, co-
mo ocurre en la imagen de
crear las secciones que va-
ya a tener tu documento.
Luego, según vayas aña-
diendo texto en una sección
determinada, se irán aña-
diendo páginas que here-
darán su configuración.
Pulsa entonces
y la numeración continuará
desde la página impar:
10
Después presiona
.
e introduce el encabezado
de la página par de la ter-
cera sección:
11
Pasa a la última sec-
ción con
Luego pulsa
y teclea el contenido de la
cuarta sección:
Tras pulsar de nuevo
cambia el pie de esta sec-
ción, para que muestre un
simple sombreado:
Acabas de introducir el con-
tenido de los encabezados
y pies de página. Lo has he-
cho sección por sección.
Así, si luego incluyes más
páginas en una sección
cualquiera, éstas adquirirán
ese encabezado y pie. En la
imagen que hay en la pági-
na 79, apartado , puedes
ver el aspecto final de los
�
encabezados y pies.

Aprende a usar estilos
Un estilo es un conjunto
de especificaciones de for-
mato (tanto de carácter co-
mo de párrafo) al que se
asigna un nombre y se
guarda. Microsoft Word po-
see un variado número de
estilos estándar predefini-
dos, sin embargo, tú puedes
crear otros muchos.
El uso de estilos es muy
útil en documentos largos,
ya que te permite homoge-
neizar el aspecto de los dis-
tintos elementos. Así, por
ejemplo, todos los aparta-
dos principales mostrarán
un aspecto determinado,
mientras que los subapar-
tados otro distinto.Ahora ya
te indicamos cómo debes
usarlos, y como rellenar el
resto del documento.
1 4
Lo primero que vas a
hacer es rellenar el con-
tenido de la primera pági-
na. Hazlo para que quede
como se muestra en la ima-
gen de la página 79, y sin
necesidad de utilizar nin-
gún estilo por ahora.
2 Por otro lado, no hace
falta que escribas el
contenido de la segunda pá-
gina, Word lo hará por ti
cuando lleves a cabo el
apartado “Tablas de conte-
nido”. Escribe sólo el título
de esta página de la mane-
ra habitual:
Epígrafes
La misión de un epígrafe
es etiquetar y numerar un
objeto de una determinada
clase, como por ejemplo
ilustraciones, ecuaciones,
tablas, etcétera… Si vas a in-
sertar un gran número de
objetos de un cierto tipo, y
quieres epígrafes para todos
ellos, puede resultar con-
veniente que Word inserte
un epígrafe de forma auto-
mática cada vez que añadas
un objeto de esas caracte-
rísticas. Este el caso de las
imágenes de la quinta pági-
na, , que van etiquetadas.
1 3
Pincha sobre , Ahora ya no hace falta
, en y que te indiquemos có-
82
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte
3
Colócate ahora en la
página número tres:
En lugar del aplicar al apar-
tado principal su formato
de manera manual, , vas
a hacerlo mediante estilos.
Para ello, despliega la lista
y elige el estilo de-
nominado, .Teclea
entonces el texto del pri-
mer apartado, , y com-
prueba que éste toma au-
tomáticamente el formato
de ese estilo denominado
Título1:
Pulsa Ñ , vuelve a des-
plegar la lista , estilo de subapartado, :
y escoge ahora este otro es-
tilo, , para aplicar-
lo al subapartado .Teclea
su contenido, y quedará así:
5
Presiona de nuevo Ñ, y
como el texto que vie-
. Selecciona lue-
go el tipo de objeto para el
que deseas los epígrafes au-
tomáticos, en este caso, pa-
ra las imágenes prediseña-
das de Word
2
No olvides establecer la
palabra que aparecerá
junto a cada uno de ellos y
la posición de ésta:
Haz click en . epígrafes irán apareciendo
ne a continuación ya no de-
be tener ningún formato de
apartado o subapartado,
tendrás que desplegar la lis-
ta que te indica el estilo que
ahora está ya así activado,
, y elegir el corres-
pondiente al estilo “nomal”,
. Escribe lo que ten-
gas que escribir, por ejem-
plo esto mismo,
6
Repite este proceso
con el resto de páginas
del documento, y cuando
llegues a la cuarta página,
, te encontrarás ante otro
Éste no existe en Word, lo
debes crear tú.Así que, an-
mo insertar imágenes, ya lo
hicimos en la entrega ante-
rior. Hazlo, y a la vez que se
insertará la imagen, lo hará
también su epígrafe:
4
Añade entonces el res-
to de imágenes, y los
de manera automática. Co-
mo ves, se irán numerando
consecutivamente:
Nº 134
tes de escribir nada en esta
cuarta página, pincha en
y .
Ahora, si tu versión de Word
es la 2002, antes de llevar a
cabo el paso número 7, ten-
drás que hacer click en el
botón que se mos-
trará en el Panel de tareas.
7
Teclea ya entonces un
nombre para el estilo
y especifica primero sus ca-
racterísticas de letra
Luego, para especificar las
de párrafo, pulsa y mos cómo hacerlo en el
, e indica que tendrá
una sangría izquierda:
Luego pulsa sobre el botón
, indica que justo
tras el uso de este estilo,
emplearás así este otro,
y pulsa de nuevo . cer nada para que ocurra.
8 Ya dispones de un nue-
vo estilo. Para usarlo,
colócate al principio de la
página cuatro, despliega en-
tonces la lista de estilos
y elige su nombre,
Escribe el contenido de es-
te subapartado , y éste
mostrará los formatos que
definiste para él en el paso
número 7:
Además, cuando presiones
Ñ y escribas,lo harás bajo el
estilo normal (así lo especi-
ficaste al final del paso 7):
9
Termina de rellenar el
resto de páginas, y
, mediante el uso de es-
tilos, excepto los tres últi-
mos apartados de la página
cinco, , ya que introdu-
cirás imágenes y epígrafes
asociados a ella.Te explica-
apartado siguiente.
Nota: cuando termines de
rellenar la cuarta página
se añadirá entonces de for-
ma automática la quinta. És-
ta tomará el encabezado y
el pie correspondiente a
cualquier página impar que
incluyas en esta tercera sec-
ción, tú no tendrás que ha-
5 Si luego eliminas una
imagen, por ejemplo al
ya borrar el
apartado
correspon-
diente al
cerezo, los
epígrafes-
quedarán-
mal nume-
rados:
Presiona
entonces
+ e, y pulsa después la
tecla . Sin hacer nada más
se renumerará ahora ya co-
rrectamente:
 Notas a pie
Las notas a pie de página nos
permiten añadir información adi-
4 Añade cuantas notas desees,
todas ellas se irán numeran-
do de manera consecutiva, inclu-
so aunque se encuentren en pá-
ginas distintas:

5
cional o referencias sobre el asun-
to del que estemos escribiendo, Luego, si quitas alguna re-
sin necesidad de recargar el tex- ferncia, por ejemplo esta,
to con datos que no son impres-
cindibles. Una nota consta de dos

partes: una referencia a la nota presionando la tecla , conse-

(normalmente un superíndice nu- guirás que la lista anterior de no-
mérico después del texto rela- tas propiamente dichas,
cionado) y la nota propia-
mente dicha en la parte
inferior de la página, separa-
da del cuerpo del documento
por una línea horizontal . se actualice entonces de forma

1
totalmente automática:
Coloca el cursor detrás del
texto donde quieres situar la
referencia:

En este caso, está justo en la cuar- Cada una tomará su número co-
ta página, . rrecto, sin más.

2 Pincha entonces en
y
,
. Esta-
blece a continuación todos estos
valores, referentes a la configu-
ración de la nota,
y pulsa .Te situarás auto-
máticamente en la nota:

3 Escribe su contenido:
Por su parte, el texto re-
ferenciado habrá quedado así:

Referencias cruzadas
Este elemento alude a un frag- lugar adecuado, y sitúa también
mento de texto o a un objeto de el cursor justo en el lugar donde
otra parte del documento. Nor- Word debe añadir la información
malmente incluye el texto intro- apropiada:
ductorio (del tipo Ver
apartado), y a conti-
nuación el número de
página en que se en-
cuentra el texto re-
ferenciado.

1 Teclea el texto in-

�

troductorio en el

Nº 134 83
 Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte

01 Encabezado
2 Seguidamente, pincha
en ,
.
y y pulsa
Allí quedará:
y
,
.

3 5
Los encabezado y pies
de página de un docu- Selecciona ahora el ti- Teclea el resto del tex-
mento contienen infor- po de objeto al que de- to introductorio. Su fór-
mación que se repite en seas hacer referencia, mula suele ser abreviada y
la parte superior e infe- muy similar a la que aquí te
rior respectivamente de exponemos:
cada página. Pueden Como ves, allí hay informa-
contener texto, gráficos, y también la información a ción relacionada con el
el número de página, la introducir embargo, su apartado en el que está la
fecha y la hora actual, pie de página referencia cruzada.
etcétera... y se suelen es el número
colocar generalmente en 1, y es exacta-
los márgenes inferior y En la parte inferior podrás mente justo
superior de la página. ver todos los textos que has este valor el Todos los elementos que es-
escrito en tu documento y que aparecerá tamos analizando en esta
02 Barra que has formateado me- en la referen- entrega, notas, epígrafes,
de estado diante estilos: cia cruzada. notas al pie, referencias cru-
Repite ahora el paso 3, pe-

6
Es un área horizontal zadas, índices de contenido,
que se encuentra situa- ro elige estos valores: Pulsa a continuación glosario de términos, se
da en la parte inferior de La referencia completa que- justo sobre ella mien- pueden actualizar rápida-
la pantalla, y muestra dará así: tras también mantienes pre- mente, si, por ejemplo, cam-
mensajes de diversa ín- sionada la tecla , bian de página alguno de los
dole. Por ejemplo, indica Nota: el subapartado deno- elementos a los que hacen

4
cuál es la página actual, minado “Complementos ar- referencia. Para ello, tras
y el total de páginas Haz click justo en aquel quitectónicos”se encuentra y te llevará directamente al hacer ya los cambios, pulsa
existentes en un deter- que tiene relación con físicamente en la tercera pá- apartado al que hace re- +e para así seleccionar
minado documento. la zona en la que ahora mis- gina del documento, . Sin ferencia: todo el contenido del docu-
mo estás escribiendo mento, y presiona luego .
03 Formato la referencia cruzada,
Bajo el nombre de for-
matos de celda se en-
globan una serie de op-
ciones que afectan a la Tablas de contenido Índices alfabéticos
3
presentación de los da-
tos que hay en docu- Una tabla de contenido es Si no haces nada más, No debes olvidarte de es- No lo cierres, y muévete
mento de Word. Por una lista de los apartados y se creará la tabla par- tos índices. Cualquier do- por tu documento con él
ejemplo, el tipo, tamaño subapartados que aparecen tiendo de los estilos prede- cumento que se precie de- abierto. Hazlo hasta que lo-
y color de las letras, el en un documento, junto terminados de Word que ha- be poseer uno de ellos. calices y puedas seleccio-
espaciado entre con el número de página yas utilizado antes en ese Puedes hacerlo una vez nar el primer término a in-
04 párrafos, el interli- donde aparecen . Se sue- documento, en nuestro ca- escrito el documento, a me- cluir en el índice, por
neado, las sangrías, etc. len incorporar al principio so el Título1 y el Título2, pe- dida que lo releas o corri- ejemplo puede ser éste:
de los documentos, para ro recuerda que también jas. Solo deberás ir marcan-
04 Párrafo que el usuario pueda loca- usaste un estilo creado por do las palabras que desees

3
En Word, para finalizar lizar rápidamente todos los ti, que se denominaba co- incorporar al índice y Word
un párrafo y comenzar apartados de que consta el mo Mi_subapartado.Así que, se encargará de hacer re- Pincha entonces en es-
uno nuevo, hay que pul- documento. para incluirlo en la tabla, ferencia a la página en la te cuadro,

1
sar la tecla Ñ. Word in- pulsa . que se encuentran.Así:

4 1
serta entonces una nue- Colócate en la segunda
va línea en blanco y sitúa página del documento, Determina luego el ni- Pincha ya consecutiva-
el cursor al principio del vel que ocupará, en es- mente en las entradas (lo encontrarás en el cua-
párrafo siguiente. te caso, , y dro de diálogo del paso 2 )
Luego sitúate en la ficha y ese término aparecerá di-
05 Sangría y, lo primero de todo, rectamente escrito:
El sangrado o sangría es determina el estilo que ten-
la distancia entre el pá- drá tu índice, por ejemplo,
rrafo y los márgenes del despliega el menú y . Luego
documento. A cada pá- elige las entradas pulsa una vez sobre el bo- Para incorporarlo al índice,
rrafo se le puede asignar y . tón . pulsa sobre el botón llama-

2 2
una sangría individual. do .
Existen varios tipos de Luego, desde la ficha Pulsa el bóton de las Un nuevo cuadro de En el documento verás ade-
sangrías: izquierda (res- , activa dos ventanas que tienes diálogo se mostrará más ahora esto,
pecto al margen izquier- estas opciones abiertas, y el resultado será ahora en tu
do), de primera línea, automático, es el que se pantalla:
sangría derecha y tam- muestra en el apartado pero no te preocupes, esto
bién sangrías francesas. y elige el estilo que tendrá de la imagen de la página 79. es normal. Cuando termines
tu tabla, por ejemplo éste, Ya tienes tú primer índice este apartado, desaparece-
. de contenido. rá sólo, sin más.

84 Nº 134

4 Repite a continuación
los pasos numero 2 y 3
con otros términos.
5
Cuando hayas elegido
todos, pulsa en el botón
. Después lleva a ca-
bo de nuevo el paso 1 , pe-
ro no pulses el botón
sino este otro, . El ín-
dice se mostrar en pantalla.
Es el que aparece en último
lugar en la imagen de la pá-
gina 79, .
Nota: si un término aparece
en varias páginas, quedará
también constancia de ello.
Se reflejará de este modo:
. página deseas imprimir:
Curso: cómo sacar partido a Office, 4ª parte
Impresión
Tu documento está crea-
do. Sin embargo, a la hora
de imprimir un documento
extenso, debes tener en
cuenta una serie de consi-
deraciones:
1 Comienza con un click
en y . Co-
mo tu documento va a ser
encuadernado como un li-
bro, será preferible que im-
primas por ambas caras del
papel las páginas corres-
pondientes a la sección ter-
cera , y . El resto,
irán en solitario. Disponte
a imprimir éstas, haciendo
referencia a su número de
página , y pul-
sando .
2
Luego, pincha de nue-
vo y . Pa-
ra imprimir las páginas tres,
cuatro y cinco a doble cara,
si tu versión de Word es la
2002, activa esta casilla,
, y deter-
mina de qué página a qué
. Tras pulsar
, se imprimirán pri-
mero las páginas impares.
salida de tu impreso-
ra, dales la vuelta y
colócalas de nuevo
Dales la vuelta en tu im- en la bandeja de en-
presora, pulsa el botón trada. Luego, impri-
en el mensaje que me las páginas pares
habrás obtenido ,
y se imprimirán por el re- de también ese mis-
verso las páginas pares. mo intervalo:
3
Si tu versión de Word es
la 97 o la 2000, la casi- Actualízate y vencerás
lla no
existirá.Así que comprueba La ventaja de los elementos analizados en este artículo es que se
primero si tu impresora ad- actualizan para reflejar los cambios de ubicación de cada uno de
mite la impresión a doble ellos. Aquí tienes un ejemplo con el glosario de téminos.
cara. Para ello, tras pinchar
en y , hazlo
sobre , e intenta
localizar una opción como
ésta:
El termino “vallas” apare- Ahora, cambia de página.
ce en la página número 1. Se encuentra en la 2.
Si no la puedes ver, prueba
entonces a imprimir pri-
mero las páginas impares,
, del
intervalo . Pulsa El glosario de términos Al actualizar el glosario,
. Cuando obtengas muestra esta posición. se refleja este hecho.
�
las copias en la bandeja de
Nº 134 85

Un sobre y su carta
Sobre sin carta adjunta
Etiquetas individuales
Cartas modelo
Distribución de sobres
Distribución de etiquetas
C
omo ya te hemos dicho
en “algún” número an-
terior de este mismo
curso, una de las tareas pa-
ra las que más se usa un pro-
cesador de textos como
Word es la redacción de car-
tas. Nosotros ya te hemos
enseñado a crearlas. Sin em-
bargo, no debes olvidar que
cualquier carta que vayas a
enviar por correo conven-
cional debe ir acompañada
de su correspondiente so-
bre con los datos del re-
72
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte
¿Debes crear e imprimir documentos un tanto “especiales”?
72
Los sobres y las etiquetas difieren bastante de una hoja normal,
74 pero no son tan difíciles de configurar. Descubre cómo hacerlo.
76
77 mitente y del destinatario.
80 Estos últimos pueden ir es-
81 critos directamente en el
propio sobre, o incluso pe-
gados en él mediante una
etiqueta postal adhesiva.
Otras veces, hay que es-
cribir una serie de cartas
iguales en las que ya sólo va-
rían los datos de los desti-
natarios (nombre, dirección,
etcétera…). Word propor-
ciona entonces para este fin
una herramienta que auto-
matiza este proceso y que
te ahorra el tener que re-
petir la misma carta para ca-
da destinatario. Se llama
mailing o combinación de
correspondencia.Al utilizar
esta función, partes de dos
documentos, la carta y otro
archivo que contiene los da-
tos de los destinatarios. Lue-
go, Microsoft Word se en-
carga de “combinar”ambos,
para obtener un documen-
to repetido para cada uno
Primeros pasos con Office
Word: configuración de documentos (I)
Word: configuración de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes…
Word: sobres y etiquetas
Excel: creación de una factura
Excel: manejar gran cantidad de datos
PowerPoint: creación de una presentación
Nº 135
Un sobre
y su carta
Word ofrece una solución
rápida y sencilla al viejo
problema de la creación de
sobres.Te contamos qué de-
bes hacer para crear e im-
primir un sobre individual
tras haber escrito la carta
correspondiente.
1 Desde el programa
Word, abre primero esa
carta para la que ahora vas
a crear un sobre:
Como ves, los datos del des-
tinatario aparecen justo a la
izquierda:
Word es capaz de encontrar
esta información si ésta apa-
rece en un bloque de texto
continuo de tres a cinco lí-
neas cerca del comienzo de
la carta. Así que despliega
directamente el menú lla-
mado y elige las
entradas
y .
2 En la ventana que apa-
rece ahora,y como ya te
habíamos adelantado,los da-
tos del destinatario aparece-
rán escritos de forma auto-
mática.Aquí están,escritos y
seleccionados:
de los destinatarios, varian-
do, eso sí, los datos de éstos.
En esta entrega del curso,
te enseñaremos a crear e
imprimir sobres y etiquetas
postales, tanto individual-
mente como en series de
documentos modelo.
Los que faltan todavía por
rellenar son los correspon-
Nº 131 dientes al remitente. Escrí-
Nº 132 belos en la zona que hay re-
Nº 133 servada para ellos en esta
Nº 134 misma ventana:
Nº 135
Nº 136
Nº 137
Nº 138

Nota: si por alguna causa
Word no reconoce de for-
ma automática los datos del
destinatario, tendrás que es-
cribirlos tú en el cuadro co-
rrespondiente:
Hazlo de la misma manera
que con los del remitente.
Para que Microsoft Word re-
conozca los datos del re-
mitente de forma automáti-
ca, deberás pinchar sobre
y .
Y, desde la ficha llamada
, es-
cribirlos:
Así, cuando hagas click en la
entrada , sobre
y en
, esa in-
formación se escribirá:
3
Si deseas cambiar el for-
mato del texto del re-
mitente, o incluso el del
destinatario, tendrás que se-
leccionar el bloque que
quieras cambiar,
pulsar sobre él con el botón
derecho del ratón y elegir
la entrada . Ob-
tendrás el cuadro de diálo-
go de formato de fuente de
“toda la vida”. Escoge el for-
mato que deseas, por ejem-
plo estas características
y pulsa . Los datos
del remitente cambiarán de
aspecto y mostrarán el nue-
vo formato:
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte
4 Si es necesario, haz lo
mismo con los del des-
tinatario. Por ejemplo, no-
sotros hemos incrementa-
do el tamaño de la letra:
5
Tal cual están ya ahora
configurados los datos,
los del remitente aparece-
rán en la esquina superior
izquierda del sobre. Lo pue-
des ver en la vista previa de
la derecha:
Si lo prefieres, es posible
obviar este dato (por ejem-
plo porque estés utilizando
sobres preimpresos, o por-
que estos datos estén in-
cluidos en un logotipo). Pa-
ra que no aparezcan, haz
click en la casilla, . sobre, tendrás que tomar la
Ya no se mostrará ni en ésa
que te dijimos, ni en nin-
guna zona del sobre:
De todos modos, ahora de-
ja esa casilla activada.
6
Una vez estén los datos
en “orden”, pulsa este
botón, , y colócate
en ficha . introduzcas el sobre. El pro-
Ahora es necesario elegir el
tamaño de tu sobre. Para
ello, despliega la lista
e intenta localizar de entre
los existentes el modelo de
tu sobre:
7
Al comprar los sobres,
en la propia caja en la
que ésten, podrás ver el mo-
delo y también el tamaño
de los sobres:
Así, si el tuyo no aparece en
la lista del paso anterior, de-
berás elegir en ese mismo
listado la entrada
e introducir en centímetros
las dimensiones del sobre
(éstas aparecen en la caja):
Pulsa el botón . la posición en la que debes
Nota: si hubieses perdido la
etiqueta de la caja donde se
te informa del tamaño del
regla y luego medirlo direc-
tamente,de manera manual.
8
Por último, pasa ahora
a la pestaña denomina-
da , y ase-
gúrate de que ella aparece
esta entrada:
Esta lista te indica la ban-
deja de la impresora que
Word va a utilizar para que
grama siempre determina-
rá la mejor posibilidad pa-
ra la impresora que tengas
seleccionada actualmente
como predeterminada.
9
En la parte inferior de
esta ventana, verás la
posición de los datos del re-
mitente y del destinatario,
según el tamaño del sobre:
Nº 135
Si quieres cambiar la de es-
te último, introduce su po-
sición respecto a los bordes
izquierdo y superior del so-
bre, por ejemplo,
Quedará así:
Si fuera el caso, haz lo mis-
mo ahora con la zona del re-
mitente:
10
Echa un vistazo a la
bandeja de entrada
de tu impresora. Si está pre-
parada para imprimir so-
bres, podrás ver entonces
algún gráfico que te indique
introducirlos:
11
Como ya te hemos
dicho, Word habrá
determinado las configura-
ciones óptimas para tu mo-
delo de impresora. Por ello,
ha hecho coincidir esta op-
ción con el gráfico anterior:
Si no coincidiese, elige
la posición correcta de
entre las que hay, o uti-
liza ahora este botón
y este otro,
.
Con el primero das la
vuelta a los sobres y con
el otro los giras:
Después, pulsa .
12
Cuando ya esté to-
do preparado, pin-
cha directamente en el bo-
tón . A la
carta que abriste en el pa-
so número 1, se le incluirá
una nueva sección corres-
pondiente a su sobre:
13
A los datos escritos
también les puedes
dar formato desde aquí. Só-
lo debes seleccionar el tex-
to a cambiar,
y elegir las posibilidades co-
rrespondientes, según te he-
mos explicado en otras en-
tregas anteriores.
14
También ahora pue-
des cambiar aquí de
posición la dirección del
destinatario. Para ello, haz
click sobre ella, coloca el
puntero en el borde que se
muestra alrededor
y pincha y arrastra hasta co-
locarla correctamente.
15
Puedes
comen-
zar la impresión.
Coloca primero
el sobre en la
bandeja de en-
trada
y pincha sobre
e .
Pulsa después di-
rectamente una
vez sobre el bo-
tón , y es-
pera entonces to-
do el tiempo que ahora sea
necesario para que se lleve
a cabo la impresión del so-
bre. Esto dependerá de tu
�
modelo de impresora.
73
 Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte

Añadir un membrete
en tu sobre
Respecto al membrete de
las cartas, es posible encar-
gar en la imprenta sobres
que tengan logotipo. Sin
embargo, hoy en día puedes
tú mismo crear el diseño
del membrete e insertarlo
en los sobres, para que lue-
go se imprima a la vez jun-
to con el sobre. Hazlo así,
de esta forma:
3 Luego deberás introdu-
cir en el sobre las imá-
genes que harán las veces
y después localiza algún
apartado que te permita im-
primir tu membrete con
de membrete. Hazlo a tra- una máxima calidad,
vés de los menús ,
y , tal
cual ya te hemos enseñado
a hacer en entregas ante-
riores. Quedará así:
Luego ya sí que puedes pul-
sar el botón de las
ventanas que tienes abier-
tas, y se imprimirá el sobre:

Obtendrás el sobre en la
bandeja de salida de tu im-
presora:
Y también la carta:
Ya están listos para que los
eches al buzón. Eso sí, re-
cuerda que este tipo de car-
tas ¡llevan sello!
1
Si ya tienes el sobre di-
señado y en pantalla, ve
directamente al paso 2 si-
guiente. Si no lo has creado
aún, repite los pasos del 1
al 5 del apartado “Un sobre
y su carta”, pero, en este úl-
timo, desactiva la casilla
. Después, continúa
ya con los pasos del 6 al 14
de ese mismo apartado, y a
Añade también un cuadro
de texto si deseas añadir pa-
labras adicionales. Recuer-
da que debes hacerlo a tra-
vés de este botón de la
barra de dibujo,
El efecto definitivo
puede ser éste:

4
continuación con el núme-
ro 3 del actual. Luego lleva a cabo el
paso 15 del apartado

2 Comprueba que tu do-

cumento no muestra el
remitente
“Un sobre y su carta”, pero,
en lugar de pulsar
pincha primero
,
,

Si lo tuviera, selecciónalo,

y presiona directamente la
tecla para de esa forma
ahora eliminarlo.

Imprimir un sobre sin su

carta adjunta
Si lo que quieres es im-
primir un sobre individual,
prescindiendo de la carta
según quieras que se omitan
o aparezcan en esta zona
todos los datos del remiten-
2 Llegado a este punto,
en lugar de pinchar di-
rectamente sobre el botón
mero de página que deseas
imprimir, en este caso, la co-
rrespondiente al sobre:
botón . Se imprimi-
rá entonces el sobre, sin
carta adjunta, pero esta vez
, hazlo so- Después, pulsa una vez el con su membrete.
bre este otro, .Tu so-
bre se imprimirá directa-
mente desde tu impresora.

(quizá porque ésta ya esté
impresa), podrás también
hacerlo. El proceso será mu-
cho más breve.Te explica-
mos las dos posibilidades
por las que podrás decan-
tarte en este caso.
3
te en el sobre.
Si deseas insertar un
membrete o logotipo
en el sobre, también pue-
des.Abre primero un docu-
mento en blanco con un
click en

1
Después, lleva a cabo
Si no vas a imprimir los pasos del número 1 al 3
membrete alguno en el del apartado “Añadir un
sobre, lleva a cabo los pasos membrete en tu sobre”.
del 1 al 11 del apartado “Un
sobre y su carta”, activando
o desactivando en el nú-
mero 5 la casilla
4 Por último, pincha so-
bre e ,y
�

teclea a continuación el nú-

74 Nº 135

Impresión de etiquetas
individuales
Si tú no quieres compli-
carte la vida imprimiendo
sobres, o tu impresora no
está preparada para ello,
puedes recurrir a las eti-
quetas postales. Éstas son
unas hojas especiales con
etiquetas adhesivas que pue-
des retirar de la hoja origi-
nal para luego pegarlas en
sobres o en cualquier otro
soporte que tú quieras.De
esta manera las configuras:
1 Abre ya un documento
nuevo en blanco, y lue-
go haz click consecutiva-
, so-
mente sobre
bre , en
, y en la pes-
taña . con el botón derecho y eli-
2
Lo primero que debes
hacer es configurar el
tamaño de las etiquetas. Pa-
ra ello, desde la ventana en
la que te has situado,
pulsa el botón .
3 Ahora, asegúrate de que
el tipo al que corres-
ponde tu impresora es el
correcto,
y elige en la lista inferior,
la marca de tus etiquetas.
Encontrarás varias:
4 Escoge ahora una cual-
quiera, por ejemplo,
.
En el cuadro inferior, po-
drás ver los distintos tipos
de etiquetas que hay en el
modelo elegido:
Selecciona uno de ellos,
, y a la dere-
cha podrás ver las dimen-
76
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte
siones de la etiqueta y tam-
bién de la página en la que
están distribuidas:
Si deseas obtener una in-
formación más detallada,
pulsa sobre , y la
tendrás:
5 Consulta ahora cuál es
el modelo y tipo de tus
etiquetas. Normalmente, la
caja en la que se
venden puede
ofrecerte toda
esta información:
Si no coincide con ningún
modelo de los que ya están
predefinidos en Word, ten-
drás que diseñarlas tú mis-
mo. Para ello, pincha pri-
mero sobre .
6
Teclea ya entonces un
nombre para el mode-
lo de etiquetas que vas a
crear, , así
como las dimensiones tan-
to de cada etiqueta como
de la página en las que és-
tas se encuentran:
Para introducir estos datos,
toma como referencia la
sultado en una vista previa
de la ventana actual:
9
Ahora, introduce el pa-
pel de etiquetas en la
imagen que aparece en la derecho del ratón, y elegir bandeja de entrada de tu
parte superior , podrás determinar impresora, como si fuera un
Luego toma la regla y mide su formato de fuente: papel normal,
a continuación directa-
mente sobre la propia hoja
de etiquetas las dimensio-
nes de cada una de ellas (su
ancho, alto, etcétera...).
8
Igualmente, si selec-
cionas el texto, pulsas
ges , podrás especi-
ficar el formato de párrafo.
Por ejemplo, para que el
texto de las etiquetas no
quede tan pegado al borde
izquierdo de éstas, introdu-
ce una sangría izquierda de
Pulsa , y verás el re-
Nota: Número horizontal y
Número vertical son dos
términos que corresponden
a la cantidad de etiquetas
que hay en una hoja, por fi-
las y columnas.
7
Una vez ya determina-
das las dimensiones co-
rrectas, pulsa .Aho-
ra puedes así teclear el
contenido de tu etiqueta:
Recuerda que al seleccio-
nar texto
pulsar sobre él con el botón
Si quieres que el texto que
has escrito en el paso nú-
mero 7 , se repita en todas
las etiquetas de la hoja, ac-
tiva la casilla denominada,
.
Pulsa , y tras unos se-
gundos obtendrás todas las
etiquetas impresas:
Nº 135
10 Si por el contrario, deseas
sólo obtener un etiqueta
impresa, determina la fila y la co-
lumna de aquella etiqueta en la
que deseas imprimir, por ejemplo
y pulsa . Obtendrás al este
resultado:
Como ves, es una manera muy útil
de aprovechar páginas a las que
vas arrancando etiquetas.
11 Por otro lado, si en los pa-
sos 9 y 10 eliges el botón
, en lugar de este
otro, , obtendrás primero
en tu pantalla una previsualiza-
ción de lo que vas a imprimir:
Luego deberás imprimir como ha-
rías con cualquier documento.
Cartas modelo
La combinación de correspon-
dencia es una herramienta que
permite crear múltiples cartas,sim-
plemente combinando una carta
fija con una lista de nombres y di-
recciones de distintos destinata-
rios. Esto también puedes hacerlo
con sobres y etiquetas postales.
Nota: a partir de ahora, cada vez
que pinches sobre
la entrada
, en
,
, en y en
, y después selecciones,
, podrás
encontrar el tipo de etiqueta per-
sonalizada que tú has creado en
este apartado:
Para obtener una serie de cartas
modelo (o cualquier otro docu-
mento “repetitivo”), necesitas dos
documentos: la fuente que con-
tiene los datos que variarán en ca-
da carta, y el documento princi-
pal, que es el que hace de modelo
y recibe los datos.Al fusionar am-
bos, se lleva a cabo el denomina-
do mailing o también llamado
�
combinación de correspondencia.
Nº 135 77

La fuente
de datos
La información que con-
tiene este documento debe
estar organizada en filas y
columnas para que Word
pueda interpretarla y utili-
zarla como fuente de datos.
A cada fila de información
se la conoce como registro.
Cada registro, en lo que es
una combinación de co-
rrespondencia, contiene
normalmente datos sobre
un individuo determinado.
Cada columna recibe el
nombre de campo, y cada
campo contiene un dato de
un determinado tipo, como
el nombre, la dirección o el
código postal de un indivi-
duo.Todos los registros de
una fuente de datos poseen
los mismos campos.
Sabido esto, disponte en-
tonces a crear el documen-
to fuente de datos.
1
Abre ya un documento
nuevo, y localiza en la
barra de herramientas su-
perior este botón,
y haz click en él.Aparecerá
un pequeño recuadro en el
que tendrás que elegir tan-
tos cuadros hacia la dere-
cha como campos vayas a
crear. En nuestro caso,
2
Suelta entonces el bo-
tón izquierdo del ratón,
y obtendrás de esta forma
una tabla en el interior de
tu documento. Por ahora,
sólo tiene una fila:
3 Ya estás situado en la
primera celda (si no lo
estuvieras, pincha directa-
mente en ella), así que es-
cribe el nombre del primer
campo:
78
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte
Nota: los nombres de los
campos no pueden tener
espacios en blanco. Una
buena idea es emplear en
su lugar caracteres de su-
brayado. También es im-
portante que sepas que los
nombres de campo pueden
tener solamente un máxi-
mo de 40 caracteres.
4
Presiona la tecla ,y
te colocarás en la celda
de la derecha,
Escribe el nombre del se-
gundo campo,
y repite este proceso, hasta
que teclees el nombre del
último campo:
5
Cuando esta vez pre-
siones la tecla , co-
mo ya no hay ninguna cel-
da a su derecha, lo que
harás será insertar una nue-
va fila en esta tabla:
6
Repite lo explicado en
el paso 4, para introdu-
cir esta vez los datos del pri-
mer registro:
Después presiona y es-
cribe los del segundo,
y así, sucesivamente, hasta
que escribas los datos de to-
dos los registros de esta
fuente de datos:
7
Una vez creada, cierra
este documento con un
click en
indica que vas a guardar los
cambios con otro click en
especifica ya su ubicación
, tam-
bién su nombre y tipo,
y pulsa entonces el botón
. La fuente de datos
ya está archivada.
Cartas modelo en
Word 97 y 2000
La fuente de datos que
utilizarás para realizar el
mailing ya está creada, aho-
ra sólo te queda llevar a ca-
bo el proceso en cuestión.
Nosotros te damos a conti-
nuación todas las claves.
1
Lo primero que vas a
hacer es abrir la carta
que vas a emplear en el pro-
ceso de combinación. No-
sotros utilizaremos esa que
creaste en la entrega del nú-
mero 133 de este mismo
curso.Aquí está:
Como puedes comprobar,
muestra ya escritos los da-
tos de un destinatario en
concreto,
Nº 135
ge este botón
Además de las tablas crea-
Volverás a la ventana del pa-
so número 2.
4
das en el propio Word, este
programa puede también Continúa con el segun-
utilizar como fuente de datos
cualquier archivo exportado
do paso, con la identi-
ficación de la fuente de da-
de otras aplicaciones cuyo tos. Para ello, pulsa sobre
formato sea “entendible” ese botón
para Word. Es el caso, de Ex-
cel, Access, dBASE, FoxPro,
o documentos RTF y TXT.
Esto lo arreglaremos luego, e indica que deseas abrir el
un poco más tarde, por aho- documento que contiene la
ra, déjalo tal cual. información a combinar,
2
.
5
Con la carta en panta-
lla, despliega el menú Selecciona entonces la
y elige ya la en- carpeta en la que guar-
trada . daste la tabla del apartado
Obtendrá una ventana que “La fuente de datos”,
deja bastante claro los tres
pasos principales de que
consta cualquier proceso
de combinación de corres-
pondencia: identificación
del documento principal,
identificación de la fuente
de datos, y combinación de
estos dos elementos en el
documento ya combinado:
3
Comienza con el pri-
mer paso, es decir, con
la identificación del docu-
mento principal. Así que y también el fichero que la
haz click una vez sobre es- representa:
te botón, , e indica
que vas a llevar a cabo una
Pulsa luego el botón
de la parte inferior de la
ventana actual.
6
Obtendrás ahora este
mensaje,
combinación
de correspon-
dencia, esta vez
con cartas:
Además, como la carta en sí
ya la tienes en pantalla, eli-

Ciérralo con un click en el botón
que hay en él, y te situarás direc-
tamente en el documento prin-
cipal. Junto a él habrá una nueva
barra de herramientas:
7
Como ya resaltamos en el pa-
so 1, tu carta tiene ahora unos
datos de destinatario fijos. Éstos
has de borrarlos. Para ello, selec-
ciona primero el nombre del des-
tinatario
y pulsa en .
Obtendrás una lista de todos los
campos existentes en tu fuente
de datos:
Selecciona aquel que contiene el
nombre de cada uno de los par-
ticipantes, . El
nombre del individuo, será susti-
tuido automáticamente por el
nombre de un campo:
8 Selecciona ahora la dirección,
.
pulsa
y elige el campo .
9 Haz lo mismo con el código
postal,
pulsa y tiene constante el texto de la car-
escoge . Repite luego
el proceso con la ciudad,
para que aparezca el campo co-
rrespondiente:
Deja un espacio en blanco entre
el código postal y la ciudad.
10 Ahora ya pa-
ra personali-
zar aún más la carta,
colócate en esta zo-
na, , in-
troduce un espacio
en blanco, pulsa en
y escoge el campo
. Quedará justo
colocado en ese lugar de la carta,
.
Ahí es donde aparecerá el nombre
de cada participante en cada car-
ta.Añade también este texto fijo:
11
El segundo paso ya está
completado. Para conti-
nuar con el último de ellos,
pulsa sobre
y también sobre
12
Ahora, puedes determinar
que se impriman todos
los registros (en este caso dieci-
séis), , o sólo alguno de
ellos. Para esto último, tendrías
que especificar cuáles en estos
cuadros: . Des-
pués pulsa el botón . Ob-
tendrás así en pantalla un docu-
mento con tantas páginas como
registros tenga tu fuente de da-
tos: .
13
La primera carta muestra
los datos del primero de
los registros,
la siguiente los del segundo,
y así sucesivamente. Lo que te di-
jimos, varían los datos, y se man-
ta. Imprímelas como harías con
cualquier documento.
�
Nº 135 79

Cartas modelo
en Word 2002
Aunque el proceso es
muy similar al que se em-
plea en las versiones 97 y
2000, el aspecto del Asisten-
te que te irá guiando en el
proceso de creación es muy
diferente, lo harás a través
del Panel de tareas.Te ex-
plicamos de una manera
muy breve los cambios, ya
que la esencia del proceso
ya te la hemos contado.
1
Abre primero la carta
que vas a combinar, y
Sobres para una distribución
masiva en Word 97 y 2000
La herramienta combinar
correspondencia también
permite combinar sobres
con los datos que estén al-
macenados en una fuente.
1
Crea ya un documento
principal en blan-
co con un click en
2
Repite los pasos del 2
al 5 del apartado deno-
minado como “Cartas mo-
delo en Word 97 y 2000”,
pero, en el 3, elige:
3
Pulsa en el botón que
incluye este mensaje
y obtendrás la ventana del
paso 6 del apartado llama-
do “Imprimir un sobre ad-
junto a una carta”.
4
Escoge el tamaño de tu
sobre, si es necesario,
personalízalo desde aquí.
En los pasos del 7 al 11 del
apartado “Imprimir un so-
bre adjunto a una carta”, ya
te dijimos cómo se hacía.
5 7
Pulsa ya . Debes
ahora colocar los cam-
80
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte
pincha después consecuti-
vamente sobre las entradas
denominadas ,
y sobre
. cuestión,
2
Ahora, desde el Panel
de tareas,“dile” a Word
que vas a combinar cartas,
. Luego pulsa sobre
la entrada . pulsa ya sobre la entrada
3
Indica también cuál se-
rá el documento prin-
cipal,
Seguidamente, pincha una
vez justo sobre la entrada
denominada . te el proceso con el resto
pos de la fuente de datos tal
cual deberán aparecer en
los sobres.Teclea primero
un texto que se repetirá,
A continuación pulsa en
, y
elige el primer campo:
Quedará ahí donde tenías
situado el cursor:
6 9
Presiona Ñ para crear
una nueva línea,
y añade un segundo campo
usando para ello el botón
. pulsa
Repite el proceso con todos
los campos:
Si el sobre no va a in-
cluir ningún membre-
4 Determina cuál es la
fuente de datos, con
y con
. Marca el fichero en
,y
pincha en y .
5
Haz click ahora sobre
, selecciona
el primer campo a sustituir
te, continúa en el paso 9 .
En caso de que sí lo lleve,
haz click en el botón
Y te colocarás en el sobre:
8
Incluye el membrete,
según lo explicado en
el paso 3 del apartado “Aña-
dir un membrete en
tu sobre”. Pulsa
Ya vengas del paso nú-
mero 7 o del 8, pincha
sobre y .
Se combinará tu sobre con
la fuente de datos, y obten-
drás un sobre por cada re-
gistro, en nuestro caso, die-
ciséis. Aquí tienes los dos
primeros:
10
La mayoría de las
impresoras te per-
Nº 135
de campos, hasta colocarlos
en la carta:
6
, luego en Pulsa dos
el campo a incluir, veces seguidas y luego
en . Ob-
tendrás de esta forma el
mismo resultado que en el
paso 12 del apartado “Com-
binar correspondencia en
y en y . Repi- Word 97 y 2000”. Imprimé-
lo de la manera habitual.
miten introducir sobres a apartado “Imprimir un so-
través de la bandeja de pa- bre adjunto a una carta”.
pel normal. Compruébalo, Pulsa y .
4
Selecciona la fuente de
datos, con un click en
y en
,en el fichero de
los datos ,y
en y .
5 Coloca el cursor en
aquella zona donde de-
ben aparecer los datos del
destinatario
e imprime todos los sobres
de la manera habitual.
Combinar sobres
en Word 2002
pulsa , en el
El Asistente de esta ver- campo a incluir,
sión cambia respecto a
Word 97 y 2000.
1
Abre ya un documento
nuevo, y pincha luego
en la entrada , y en y . Pre-
en , y siona Ñ ,
.
2
Indica ahora desde el y repite el proceso con el
Panel de tareas que vas resto de campos:
a combinar sobres,
, y después
.
3 6
Para configurar el Pulsa dos
tamaño del sobre, veces seguidas y luego
debes pinchar sobre .
Obtendrás el mismo resul-
y , tado que en el paso 10 del
e indica sus dimen- apartado “Sobres para una
siones según los pa- distribución masiva”. Im-
sos del 7 al 11 del prímelos como siempre.

Distribución masiva de
etiquetas en Word 97 y 2000
Y, por último, también te
explicamos cómo combinar
correspondencia con eti-
quetas postales. Hazlo así:
1
Repite los pasos del 1 al
2 del apartado “Sobres
para una distribución ma-
siva”, pero en el 2, elige,
2 Luego, tras pulsar sobre
tendrás que determinar el
,
tamaño de las etiquetas y de
la página en la que éstas se
presentan. Hazlo según lo
explicado en los pasos del
número 2 al 6 del apartado
denominado“Impresión de
etiquetas individuales”. Des-
pués, pulsa una vez sobre el
botón . desde el Panel de tareas.
Curso: cómo sacar partido a Office, 5ª parte
3
Coloca los campos en
el orden correcto se-
gún los pasos 5 y 6 del apar-
tado “Sobres para una dis-
tribución masiva”.
4
Después, pulsa , car a Word que vas a com-
y en . binar etiquetas,
Obtendrás un documento
con todas las etiquetas:
5
No olvides introducir el
papel suficiente de eti-
quetas en la bandeja de pa-
pel normal de tu impresora,
e imprime este documento
de la manera habitual.
Combinar etiquetas
en Word 2002
El sistema que debes apli-
car es muy parecido al que
utilizaste con las versiones
97 y 2000 de Word. Sin em-
bargo, cambia el aspecto de
las pantallas que irán apa-
reciendo. Sobre todo, por-
que el proceso lo realizas
1 Abre un documento en
blanco, y pincha en la
entrada , sobre
3
as,
Haz click sobre esta en-
trada del Panel de tare-
,
. Presiona Ñ ,
y en y en . y repite el proceso con el
Especifica ahora las dimen- resto de campos:
siones de las etiquetas se-
gún lo explicado en los pa-
sos del 3 al 6 del apartado
2
Ahora, desde el Panel “Impresión de etiquetas in- Haz ahora un solo click en
de tareas, deberás indi- dividuales”. Pulsa en el bo- .
6
tón y en .
.
4
Pulsa dos
Una vez “dicho”, pulsa so- Selecciona la fuente de veces seguidas y luego
bre . datos, con un click en sobre .
Obtendrás el mismo resul-
y en . tado que en el paso 5 del
Así, podrás selec- apartado “Distribución ma-
cionar ya el fiche- siva de etiquetas en Word
ro, , 97 y 2000”. Imprímelas de
y pulsar sobre la manera habitual.
y .
5 En la zona re-
servada para la
primera etiqueta,
coloca el cursor
donde deba apare-
cer el primer dato
del destinatario
Después, pulsa en
,
en el campo a in-
cluir,
�
y sobre y
Nº 135 81

Introducir datos
Perfeccionar el aspecto
Las fórmulas en Excel
Diseño de una factura
L
as hojas de cálculo están
para eso, para calcular.
Datos numéricos por
aquí, funciones y fórmulas
por allá...Valores de todos
los tipos y de todos los co-
lores están preparados pa-
ra que trabajes, operes con
ellos y obtengas ya resulta-
dos. Lo mejor para ello es
que utilices una hoja de cál-
culo como Excel. Desde ella
podrás primero introducir
toda esta información, or-
denarla y clasificarla luego,
y más tarde operar fácil-
mente con ella. Como ves,
26
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte
¿Te invaden las cifras y los números, y no sabes cómo llevarte
bien con ellos? Entonces necesitas una herramienta que te
26
27 facilite el trabajo y te acerque a los números. Excel te ayudará.
28
28 Microsoft Excel es una ex-
celente hoja de cálculo que
te permitirá hacer todo es-
to de una manera muy sen-
cilla y además intuitiva.
Podrás trabajar con ella
como si fuese una calcula-
dora para realizar cálculos
simples, o recurrir a todas
las funciones con las que
viene equipada de serie y
llevar a cabo cálculos mu-
chos más complejos.Tam-
bién podrás recurrir a la fór-
mulas. Mediante ellas, serás
tú quién especifique el tipo
de cálculo concreto que
Excel debe realizar:“toma
este valor... le sumas este
otro... luego lo divides por
diez, y todo ello lo elevas al rar, te enseñaremos a crear
cuadrado”. Díselo de la ma- un factura. En ella tendrás
nera conveniente (te dire- que introducir y organizar
mos ahora cómo) y Excel, datos, darles el mejor for-
en un momento, hará este mato, y realizar los cálculos
cálculo por ti.Y para que si- numéricos adecuados para
gas un ejemplo práctico de obtener los totales. Ahora
la manera que tiene de ope- viene la práctica...
Primeros pasos con Office Nº 131
Word: configuración de documentos (I) Nº 132
Word: configuración de documentos (II) Nº 133
Word: trabajos escolares, informes… Nº 134
Word: sobres y etiquetas Nº 135
Excel: creación de una factura Nº 136
Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
Nº 136
Introducir
datos
Lo mejor para “derrotar” a
tu enemigo es plantarle cara
cuanto antes.Así que, para
“enfrentarte” a Excel, debes
tomar fuerzas, respirar hon-
do y comenzar a trabajar di-
rectamente en esta hoja de
cálculo tecleando datos.
1 La primera vez que ac-
cedes a Excel te llamará
enormemente la atención
su aspecto cuadriculado:
Sí, las hojas de cálculo están
formadas por filas y colum-
nas. Cada hoja contiene
65.536 filas que están iden-
tificadas por un número
consecutivo,
y por 256 columnas enca-
bezadas por una letra, tam-
bién consecutiva:
2 La intersección de una
fila con una columna se
denomina celda
y en cada una de ellas pue-
des introducir todo tipo de
datos, texto, números, fór-
mulas, funciones, etcétera…
Para colocarte en una celda
determinada, el modo más
sencillo consiste en colocar
el puntero sobre ella,
y hacer click. Esa celda que-
dará seleccionada, con un
borde alrededor:

3 Todo lo que escribas
ahora quedará ubicado
en su interior. Para seguir el
mismo ejemplo que noso-
tros, comienza escribiendo
directamente lo siguiente:
Luego pulsa Ñ, quedará así:
Perfeccionar
el aspecto de los datos
Los datos ya están escri-
tos en sus celdas, pero su
aspecto no es el mejor, ni el
más llamativo, ni el más pro-
fesional. Necesita de unos
toques de formato y de ajus-
te.Ahora te indicamos cuá-
les, y cómo llevarlos a cabo.
1
Antes de nada, debemos
explicarte el significa-
do de dos conceptos fun-
damentales en Excel, el de
dirección de celda y el de
rango. El modo en que Ex-
cel identifica y denomina a
una celda es a través de su
dirección. Ésta consiste en
la letra de columna y en el
número de fila a que perte-
nece una celda en concre-
to.Así, la celda D5 es aque-
lla que está situada en la
columna D y en la fila 5. Es
decir, esta:
Por otro lado, mediante el
concepto de rango, nos re-
ferimos a cualquier con-
junto de celdas contiguas,
y se hace referencia a él
mediante la dirección de la
celda de la esquina superior
izquierda y la dirección de
la celda de la esquina infe-
rior derecha, siempre am-
bas separadas por dos pun-
tos. Por ejemplo, el rango
A1:B3 se refiera a las celdas
A1, A2, A3, B1, B2 y B3. Para
seleccionarlo, pincha en la
primera de sus celdas,
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte
Como lo que has escrito no
cabe en la primera celda,
has “invadido” el área de las
de la derecha.Además, tras
presionar Ñ, la celda activa
(la que queda rodeada con
un borde) ha pasado a ser
la de la parte inferior.
4
Ahora, vas a dejar una fi-
la en blanco, así que pa-
sa a la que está justo por de-
bajo con una pulsación de
la tecla ƒ :
mantén pulsado el botón iz-
quierdo del ratón, y arrás-
tralo hasta la última:
Todas quedan ahora así se-
leccionadas.
2
Pues bien, una vez sa-
bido esto, y para dar a
unas celdas determinadas
el formato adecuado, debe-
rás primeramente seleccio-
narlas. Puedes hacerlo una
a una, por ejemplo selec-
cionando esta misma:
Y utilizando ya después la
barra de herramientas for-
mato
la cual ya
conoces,
para aplicar
al texto el
estilo adecuado:
Nota: como ya te hemos di-
cho en el paso número 3
del apartado “Introducir da-
tos”, si un texto supera el
ancho de la celda en la que
lo introduces,“invadirá” au-
tomáticamente la celda de
la derecha. No obstante, to-
do el contenido estará den-
tro de la primera.
3
También puedes optar
así por llevar a cabo el
Nota: con una pul-
sación de las te-
clas , ƒ , • y £ ,
te desplazarás una
celda en cada una de estas
direcciones.
5
Introduce en esta celda
el siguiente texto
cambio de formato en va-
rias celdas a la vez, lo cual
resulta mucho más rápido.
Para ello, selecciona el ran-
go que las engloba,
y seguidamente aplica los
cambios de estilo.Tus datos
pueden quedar así:
4
El efecto de que el tex-
to de una determinada
celda se superponga sobre
otra tampoco es demasiado
atractivo. Para solucionarlo,
debes variar el tamaño de
la primera columna. Para
ello, sitúa ahora el puntero
del ratón en el encabezado
de esa columna a modificar
de tamaño
y pincha y arrastra
hasta que ésta to-
me ya la anchura
deseada:
Suelta entonces, y
comprobarás sus nuevas di-
mensiones:
Nº 136
Después pulsa la
tecla Ñ , y añade
el resto de los da-
tos. Hazlo según
ya te hemos ex-
plicado.Al finali-
zar, tu hoja de cál-
culo quedará con
este aspecto, de
esta manera:
5 Ya puedes ade-
más teclear en
la columna B los da-
tos correspondien-
tes a todos los dis-
tintos conceptos de
gastos:
6
y el símbolo del euro:
Para que ya apa-
rezcan con el
Luego pulsa sobre ,
y tus deseos se habrán he-
cho realidad:
separador de mi-
les y también
con el símbolo
del euro inclui-
do, selecciona el
rango donde de-
ben aparecer va-
lores numéricos, Las celdas con datos nu-
y pulsa sobre méricos muestran de ma-
y . nera automática el nuevo
Obtendrás de es- aspecto de estos. Las que es-
ta forma un cua- taban seleccionadas pero
dro de diálogo en el que se aún no tienen cifras (es de-
aglutinan, organizadas por cir, las celdas B12 y B14) no
fichas, todas las posibilida- pueden mostrar nada aún,
des de formato que puedes ya que no contienen nin-
aplicar a cualquier celda del gún número, pero ya lo ha-
programa Microsoft Excel. rán nada más introduzcas
Aquí están: algún número en ellas.
7
En este caso, la que te
interesa es la denomi-
nada como , así que
haz click en ella. Luego se-
lecciona la categoría co-
rrespondiente al tipo de da-
tos a los que quieres dar
formato,
y determina que deben con-
�
tener el separador de miles,
27

Las fórmulas en Excel
Ya te hemos adelantado
que en las celdas puedes in-
cluir todo tipo de datos, tex-
to, números, fórmulas…Es-
tos últimos (las fórmulas)
son muy importantes, ya
que te permitirán realizar
cálculos numéricos en las
celdas. Una fórmula la defi-
ne el propio usuario, y es en
realidad una combinación
de números, referencias a
celdas y operadores mate-
máticos.Te explicamos aho-
ra su manejo, siguiendo el
sucinto ejemplo que llevas
realizando a lo largo de es-
te artículo.
1 En la hoja de cálculo ac-
tual, estás realizando un
cómputo de los gastos de-
rivados de un viaje, por lo
cual, es necesario que ob-
tengas el total de todos
ellos. Comienza situándote
en la celda en la que debe
aparecer ese cálculo
y teclea el signo
Nota: para que Excel sepa
que lo que estás escribien-
do es una fórmula, ésta de-
be ir precedida siempre del
signo igual.
2
A continuación, pincha
directamente en la pri-
mera celda que contiene el
primer valor (en este caso
uno de los gastos) a sumar:
. da activa, y en su lugar ob-
El contenido de la celda ac-
tual se rellenará automáti-
camente con la dirección
de la celda sobre la que has
hecho click:
3
Como vas a realizar una
suma, teclea ahora di-
rectamente el símbolo co-
rrespondiente
y a continuación pincha en
la segunda celda cuyo con-
tenido debe sumarse a la
anterior:
28
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte
Se añadirá entonces tam-
bién su referencia. La fór-
mula va tomando cuerpo:
4
Repite este proceso, y
añade los operadores y
las referencias de las celdas
a sumar:
En Excel 2000 y 2002, se
marca automáticamente del
mismo color el borde de
una celda y su referencia
asociada. Esta es la forma
que tiene el programa de in-
dicarte que existe una rela-
ción entre dos celdas, justo
entre ésas que tienen el
mismo color.
5
Ahora, en lugar de pul-
sar Ñ , pincha en
este icono,
Con ello consi-
gues que la celda activa no
se desplace una posición
hacia abajo (como ocurre
cuando pulsas Ñ ). La fór-
mula desaparecerá de la cel-
tendrás el resultado:
Éste es el total de gastos.
No obstante, aunque en la
celda ahora sólo veas el re-
sultado, en la barra superior
si que puedes ver la fórmu-
la origen.También podrás
modificarla desde aquí.
6
Para terminar, vas a cal-
cular la diferencia en-
tre la previsión de gastos
inicial, y los gatos finales.
Para ello, debes utilizar la
resta.Así que colócate en la
celda donde debe aparecer
el resultado,
y teclea ahora la fórmula en
cuestión:
Esta vez, para practicar con
un método alternativo, te-
clea las direcciones de cel-
da directamente, sin pin-
char en cada una de ellas
como en el paso número 2.
El resultado, tras pulsar la
tecla Ñ , será el mismo:
Los operadores matemáti-
cos que puedes utilizar en
una fórmula son: exponen-
ciación ^, multiplicación
*, división /, suma + y,
por último, resta -.
Su orden de prioridad es:
exponenciación, multiplica-
ción y división, y suma y res-
ta. Puedes alterar este orden
mediante el uso de parénte-
sis. Así, =2+5*3 multiplica
primero cinco por tres, y al
resultado (quince) le suma
dos. Obtendrás como resul-
tado final diecisiete. Por el
contrario, =(2+5)*3 suma
dos más cinco y, el resultado
(siete) será entonces multi-
plica por tres. Esta vez, el re-
sultado será distinto, dará
ahora veintiuno.
Nº 136
Diseño de una factura
Tras este breve recorrido
por las opciones funda-
mentales de esta hoja de
cálculo, a través del ejem-
plo de cálculo de gastos, lle-
ga el momento de que di-
señes tu primera factura en
toda regla. Un documento
muy común y muy utiliza-
do en diversos ámbitos de
nuestras vidas.Te enseña-
mos a crear una, ya verás
que fácil es.
1
Lo primero que vas a
hacer, para tener luego
mucho más claro la anchu-
ra total de la factura, es in-
troducir los datos que más
van a ocupar.Así que sitúa-
te en la celda C20
dejando así por encima es-
pacio suficiente para crear
el membrete de la factura.
2
Desde la celda en la
que ahora está situado,
introduce el texto,
Luego pulsa • , y continúa
escribiendo los datos del
resto de esta fila:
3 5
Después, selecciona to-
do este rango,
y pulsa
para que cada rótulo
quede centrado respecto a
la celda en que se encuen-
tra. Pincha en
selecciona el tipo de
letra y
su tamaño . El aspec-
to final será este:
4
Por debajo de cada en-
cabezado deben apare-
cer las líneas en las que es-
cribirás cada uno de los
correspondientes concep-
tos. Con unas veintidós lí-
neas será suficiente, así que
selecciona ahora el rango
que las incluirá más los en-
cabezados
pulsa en la flecha
y elige, de entre los
disponibles, un contorno
para la selección:
Podrás ver entonces que un
borde se habrá fijado alre-
dedor de
ella.
Nota: aunque ahora mismo
tú estás viendo una cua-
drícula dibujada en tu hoja
de cálculo, ésta no se im-
primirá si la dejas así. Es ne-
cesario, que dibujes los bor-
des que se deban imprimir,
utilizando la herramienta
anterior:
Siguiendo el procedi-
miento que ya te he-
mos explicado en el paso
anterior, selecciona ahora
el rango C20:C44, y elige
ahora a continuación este
otro borde
�
 Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte
Trazarás un bor-
de sólo a la de-
recha de la se-
10 Llega el momento
de teclear fórmulas.
Colócate en la primera cel-
lección: da que contendrá una
6
Repite ahora
así todo este
proceso, prime- y escríbela directamente:
ro con el rango
D20:D44, luego
con el E30:E44 y,
por último, con Es decir, para saber cuánto
el F20:F44. La se- pagas por cada concepto,
lección quedará debes multiplicar la canti-
así “ribeteada” al- dad vendida de una artícu-
rededor y a los lo determinado por el pre-
lados: cio unitario. Pulsa Ñ , y
sabrás cuánto
vale por ahora
Sin embargo,
vamos a hilar
más fino: que
siempre apa-
rezca un cero
no queda bien,
así que colóca-
te otra vez en
la celda
7
Para terminar con estos y tecla directamente, la si-
bordes, selecciona aho- guiente fórmula con fun-
ra el rango C20:G20 ción incluida:
elige el borde
y trazarás una línea
bajo él:
8 11
Sitúate ahora en la cel- Esta última función
da F45 y teclea sustituye a la ante-
rior, y lo que hace es com-
probar primero el conteni-
do de la celda D21. Si en ella
hay algo, realiza entonces el
Luego en la E46 y la F46 es- cálculo del precio por can-
to otro: tidad. Si no hay nada en ella,
es decir, si no has
computado unidad
alguna, no pone na-
Y, por último, en la F48, lo da en la celda en la que aho-
siguiente: ra está escribiendo. Pulsa la
tecla Ñ y comprobarás que
esto ocurre:
Como ves, ya no sale el ce-
ro, al contrario, se queda en
blanco.
9
No olvides aplicar a ca-
da una de estas celdas
el formato de fuente ade-
cuado.Ya sabes hacer esto.
Hazlo para que se muestren
así:
30
12 Ahora debes escri-
bir esta misma fun-
ción en las celdas de abajo,
pero existe una manera más
sencilla y rápida de conse-
guirlo. Consiste en copiar
fórmulas.Así que pincha de
nuevo en la celda
coloca el puntero en el cua-
dro de llenado
y pincha y arrastra justo
hasta aquella la última cel-
da en la que debe copiarse
esa fórmula:
13 Ahora debes intro-
ducir las fórmulas a
las que se refiere cada uno
de los términos que acabas
has escrito en el paso.Aquí
te exponemos todas las sin-
taxis que debes escribir
sin embargo, tras introducir
cada una y pulsa la tecla Ñ,
obtendrás por ahora este
otro resultado:
La primera es en realidad
una función que Excel in-
corpora ,y
se encarga de sumar el con-
tenido de todas las celdas
del rango G21:G44. La si-
guiente multi-
plica el subtotal anterior
por el porcentaje de IVA
que haya en la celda F46.Y
Nº 136
16
la última de todas ellas, Pincha sobre ella, y
, suma el subto- arrastra el ratón
tal y el IVA. Es decir, calcu- hasta situarla en el lugar
la el total de la factura. adecuado. Luego introduce
14
este otro texto y este pe-
Para darle el tama- queño borde:
ño definitivo a la
factura, coloca el puntero Nota: para aplicar este bor-
del ratón en el encabezado de, selecciona esa celda,
de cada columna, por ejem-
plo en esta
pincha en
y en el icono
17
y pincha y arrastra hacia la
derecha o izquierda, hasta Siguiendo este mis-
que tome el tamaño ade- mo proceso para
cuado.Al final, alguna de tus crear bordes, aplícale este
columnas deberán quedar
más o menos con esta di-
mensiones: a este zona:
15 Crea ahora el mem-
18 Ahora vas a intro-
brete de la factura. ducir texto pero no
Nuevamente, igual que ocu- en el interior de ninguna
rría al trabajar con Word, te celda, sino “flotando” sobre
recordamos que éste pue- ellas. Para ello, pincha en es-
de estar ya preimpreso en te icono
los folios, o puedes crearlo la zona de la hoja
tú mismo también desde donde deben aparecer
Excel. Nuevamente, nos
acogemos a esta última po-
sibilidad. Así que haz un
click en , y
. Selecciona el
fichero que representa a la y tecléalos:
imagen del membrete
Después pincha
ahora en
también en este
y pulsa . Ésta se mos- botón
trará en pantalla:
e indica que debe ser “trans-
�
parente”, .

Haz lo mismo con el borde,
a través de este bo-
tón,
Quedará así:
19
Ya sabes la técnica
para introducir tex-
to y borde. Síguela e intro-
duce estos otros datos:
Nota: este texto,
, es
en realidad un cuadro de
texto creado por la herra-
mienta,
Con el botón
hemos elegido su color de
fondo
y con este otro,
también ya su borde ine-
xistente: . y seleccionarás toda la ho-
20
Después pincha so-
bre , y desactiva la casilla
y de verificación
Coloca el puntero en
esta zona
y pincha y arrastra hacia
abajo y hacia la derecha
hasta trazar esta forma:
repite lo explicado en el pa-
so 19 , para que esta vez su
borde sea negro y el fondo
transparente:
21
Selecciona ahora el
rango B2:H52, pin-
cha en
y en este otro icono
32
Curso: cómo sacar partido a Office, 6ª parte
Aplicarás de esta forma un
borde alrededor de toda tu
factura:
22
Por último, pincha
ya en , y el subtotal y total de la
sobre , y en
sar
. Tras pul-
, desaparecerá la
cuadrícula de la hoja:
Protección
de celdas
Lo ideal en un documen-
to definitivo es proteger
aquellas celdas con fórmu-
las, para que nadie que uti-
lice esta factura pueda mo-
dificarlas. Hazlo de esta así:
1
Pincha pri-
mero en es-
te icono
ja. Después presiona las te-
clas + 1 , activa la ficha
. documento basado en esa
Pulsa . plantilla, pincha en
2
Ahora, selecciona sólo
aquellas celdas que na-
die debe cambiar, es decir,
aquellas que contienen fór-
mulas. Comienza seleccio-
nado el rango G20:G44.A con-
tinuación presiona
y,sin soltar esta tecla,ve
pinchando de manera
consecutiva en esas
otras celdas que tam-
bién tienen fórmulas:
Todas ellas quedarán
seleccionadas.
3
Luego, presiona ya
+1 , y activa es-
ta vez esta casilla:
. Pulsa .
4
Para bloquear las celdas
seleccionadas, pincha
en , y
. Pul-
sa
Nota: este porcentaje hace
que Excel funcione como
una fotocopiada, reducien-
do el contenido de la hoja.
5 Pinchas en
una celda
bloqueada
Automáticamente se calcu-
la ese total,
y teclea algo,
no podrás:
Convertir la factura factura:
en una plantilla
La factura ya está hecha.
Lo mejor ahora es que
6
la guardes como una
plantilla. Luego po- Añade más conceptos,
drás crear a partir de hasta completar el des-
ella cuantos documentos de glose de la factura.
7
facturas desees.
1
Antes de imprimir esta
Con la factura en pan- factura, debe compro-
talla, accede al menú bar su aspecto. Para ello,
y elige la entrada pincha en y sobre
. Luego des- . Si te factura
8
pliega ya la lista inferior, cabe perfectamente en una
, y página, como es el caso, Pulsa , y haz click
escoge ahora esta entrada, no deberás hacer nada más. sobre
, introduce un Si no cupiese
nombre que describa a tu pincha en , y dis-
plantilla minuya este porcentaje to- Se imprimirá la factura que
y pulsa . do lo que sea necesario pa- tienes en pantalla por tu im-
2
ra que quepa, por ejemplo presora predeterminada. Su
Ya puedes cerrar el do- con aspecto, una vez impresa,
cumento actual. A par- sería suficiente. es éste:
tir de ahora, para crear un
y . Si tu versión de
Excel es la 97 o 2000, ac-
cederás a una ventana en la
que tendrás que activar la
ficha . Si se trata de
Excel 2002, pincha prime-
ro en justo esta entrada,
, del Pa-
nel de Tareas de la derecha.
3
Podrás ver un icono re-
presentando
a tu plantilla:
Haz click en él, y
en el botón . Se abri-
rá un nuevo libro, con un
aspecto idéntico al de la
factura original.
4
Rellena los primeros
datos, los de informa-
ción personal:
5
Introduce ahora el pri-
mer detalle de la venta:
�
Nº 136

Base de datos 60
Filtros 61
Datos de Excel a Word 63
Datos de Access a Excel 64
E
xcel también te permite
trabajar fácilmente con
hojas 01 (Pág. 63) de cál-
culo como si se tratase de un
gestor de bases de datos
02 (Pág. 63) . De este forma,
podrás operar con mucha in-
formación,organizándola,fil-
trándola, etcétera...
Para conseguirlo, Micro-
soft Excel utiliza el con-
cepto de lista. Una lista es
una serie de filas de una ho-
ja de cálculo organizadas de
la forma adecuada. Cada una
de ellas, excepto la prime-
ra, contiene los datos de un
60
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte
Extensas, largas y soporíferas listas de datos se agolpan en tu
hoja de cálculo. No hará falta que recurras a un gestor de base
de datos. Excel hará las funciones de este tipo de programas.
determinado elemento, por
ejemplo de un individuo en
concreto.Todos ellos están
definidos por los mismos
elementos (nombre, apelli-
do, dirección, teléfono, et-
cétera…) dispuestos en su
correspondiente columna,
aunque alguno de ellos pue-
de estar en blanco (por
ejemplo, porque alguna per-
sona no tenga teléfono). La
primera fila de la lista con-
tiene los nombres o títulos
de las columnas.
A cada fila de una base de
datos se le denomina regis-
tro, y a cada elemento de ca-
da registro (cada columna)
se le llama campo.
Una vez debidamente de-
finida una lista, se podrán
añadir o eliminar registros,
ordenarlos por uno o más
campos, buscar registros
que cumplan unas deter-
minadas condiciones, lle-
vártelos a otros programas
Primeros pasos con Office
Word: configuración de documentos (I)
Word: configuración de documentos (II)
Word: trabajos escolares, informes…
Word: sobres y etiquetas
Excel: creación de una factura
Excel: manejar gran cantidad de datos
PowerPoint: creación de una presentación
Nº 137
Tu base
de datos
Lo primero que vas a hacer
es crear una lista con datos
en Excel. Hazlo así:
1 Abre una hoja de cálculo
e introduce datos en ella.
No es necesario hacer nada
especial para que Excel sea
capaz de reconocer una lis-
ta de datos. Simplemente in-
troduce información en filas,
y ten en cuenta que si ya
existen datos en la hoja que
has abierto,deberás dejar co-
mo mínimo una fila y una co-
lumna en blanco entre esa
lista y el resto de la informa-
ción de la hoja.Aquí tienes
un pequeño esquema del sig-
nificado de cada elemento
de una lista:
En la página 61 encontrarás
una lista con todos los datos
que has de introducir en ella.
En este caso, se trata de los
datos de ventas de una em-
presa, pero tú podrás luego
utilizar y gestionar tu disco-
grafía completa,tu colección
de DVDs, etcétera…
2 Inicialmente, los regis-
tros de una base de da-
tos estarán dispuestos en el
mismo orden en el que los
introduzcas. Sin embargo,
puedes conseguir que dichos
registros aparezcan ordena-
dos respecto a alguno de los
campos existentes.
La ordenación de las filas se
lleva a cabo en base a los da-
como Word, u obtener da- tos contenidos en una de las
tos de otras aplicaciones co- columnas. Esta primera co-
mo Access… A todas estas lumna recibe el nombre de
operaciones se las denomi- primer criterio de ordena-
na gestión de una base de ción.Para llevar a cabo esto,
datos.A continuación te in- pincha sobre cualquier cel-
dicamos cómo llevarlas a da que forme parte de la ba-
cabo desde Excel. se de datos (Excel se encar-
gará de seleccionar el resto
de los datos),
Nº 131
Nº 132
Nº 133
Nº 134
3
Nº 135
Nº 136 A continuación pincha
Nº 137 en el menú denominado
Nº 138 y, por último,sobre la
entrada .

En la ventana que obtienes,
selecciona entonces el nom-
bre del campo por el que de-
seas realizar la ordenación,
y el modo de ordenación,
Luego pulsa sobre . ejemplo, deseas que
Las ventas se ordenarán des-
de las más antiguas hasta las
más actuales:
Filtros
En ocasiones, en lugar de
trabajar con todos los re-
gistros de una lista o base
de datos, puede que te in-
terese hacerlo solamente
con un grupo determinado
de registros que cumplan
una determinada condición,
o bien un grupo de ellas. Es-
ta es una manera también
muy rápida de localizar de
manera automática unos de-
terminados datos, prescin-
diendo del resto.
Existen dos modos de ha-
cerlo: mediante los autofil-
tros y los filtros avazados.
Ahora te explicamos cómo
se utilizan ambos.
Autofiltros
Éstos son filtros sencillos,
que te muestran de una ma-
nera directa y muy gráfica
todos aquellos registros que
cumplen unas determina-
das condiciones.
1 Pincha nuevamente en
cualquier celda de la ba-
se de datos. Después, des-
pliega el menú y eli-
ge las entradas y color azul tanto los indica-
. Excel presentará
una listas desplegables en
los títulos de los campos:
2
Como ejemplo del uso
de estos filtros auto-
máticos, vas a localizar so-
lamente aquellos registros
que correspondan a ventas
realizada por el vendedor
López. Como este dato (Ló-
pez) por el que deseas rea-
lizar el filtrado se encuen-
tra registrado en el campo
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte
denominado como Vende-
dor, tendrás que desplegar
su lista asociada,
y escoger ese nombre en
cuestión,
Excel ocultará el resto de
datos, para mostrar única-
mente los coincidentes con
el apellido López,
el resto de filas se han ocul-
tado automáticamente.Ade-
más, se muestra ahora en
dores de las filas que se vi-
sualizan como la flecha co-
rrespondiente a la lista
desplegable de aquel cam-
po por el que se ha realiza-
do el filtro.
3
Si a continuación des-
pliegas otra lista, por
ejemplo la correspondien-
te a la región
4 Si lo deseas, tam-
bién puedes defi-
nir otros criterios para
realizar subordenacio-
nes.Éstas permiten or-
denar correctamente
aquellas filas de datos
que presenten coinci-
dencias en los datos
pertenecientes a cri-
terios anteriores. Por
los pedidos que ya se
realizaron en un mis-
mo año, además se or-
y eliges en ella otro, en es-
te caso el correspondiente
a la región Norte,
sólo visualizarás aquellos re-
gistros que cumplan ambas
condiciones a la vez. Es de-
cir, que el vendedor se ape-
llide López y que además
haya realizado la venta en
el Norte. Sólo hay dos:
4
Para volver a visualizar
toda la base de datos,
pincha en , y
.
También puedes desplegar
cada una de las listas que
has utilizado (las que están
en azul), y seleccionar en
cada una de ellas la entrada
Filtros personalizados
Cuando el criterio es un
poco más complejo o bien
cuando desees combinar
Nº 137
denen de más baratos a
más caros. Para ello,
pulsa en y en
y selecciona
un segundo criterio,
Pulsa sobre ,y
verás el resultado:
Como ves, todos los re-
gistros que coinciden
en el año han sido or-
denados entre ellos por
su previo de venta, de
baratos a más caros.
dos condiciones sobre un
mismo campo, deberás uti-
campo que contiene los
precios (ya que la condi-
lizar este tipo de filtros. ción es relativa a
1
los precios)
Para empezar, vas a apli- y elige la entrada .
3
car un filtro que te
muestre únicamente los re- En la nueva ventana
gistros cuyas ventas estén que obtienes, despliega
comprendidas entre 7000 y la primera lista, y podrás ver
9500. Para ello, repite pri- así todas las
mero el paso número 1 del operaciones
apartado “Autofiltros”. de filtrado
2
que puedes
Después, despliega la llevar a ca-
lista correspondiente al bo:
Esta lista de información es la que vamos a utilizar para ex-
�
plicar el manejo de las bases de datos desde Excel.
61

En este caso, selecciona
presiona , e introduce el
menor valor de ventas que
deberán aparecer:
4
A continuación, en la
lista inferior, establece
ahora justo esta condición,
, y el ma-
yor valor de las ventas:
5 Además, para que se
cumplan ambas condi-
ciones a la vez, es decir, pa-
ra que aparezcan precios
mayores o iguales a 7000 y
además menores o iguales
a 9500, deberás activar es-
te botón: . de los registros cuya zona
Después pulsa , y po-
drás ver cuántas ventas de
este valor hay:
6
Podrías realizar esta
misma operación con
otros campos, o incluso uti-
lizar ahora los autofiltros.
Para ello, despliega la lista
de la columna adecuada,
por ejemplo ésta,
y escoge un valor, por ejem-
plo éste:
Esta vez, se muestran las
ventas comprendidas entre
7000 y 9500, que además
han sido realizadas en la re-
gión del Sur:
7
Pincha en , complejas que las anterio-
y sobre ,y
se mostrarán de nuevo to-
dos los registros.
8
También es importante
que conozcas el signi-
ficado del operador O. Para
ello, despliega ya la lista
y elige . condiciones que deseas
9
Esta vez deseas que se
muestren aquellas ven-
62
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte
tas realizadas tanto en el Sur
como en el Este, así que es-
tablece ambas condiciones
y no olvides activar el ope-
rador, . ja a la derecha de aquella,
10
Tras pulsar , primero campo (columna)
verás el resultado:
Si en lugar del operador,
, hubieses utilizado el
primero, , no hubieses
obtenido ninguna coinci-
dencia,
ya que no existe ninguna
venta realizada en el Sur y
en el Este a la vez.
11
Para deshacerte de
las flechitas de los
autofiltros, pincha en
y .
Filtros avanzados
Cuando necesites aplicar
criterios y condiciones más
res, que requieran del uso
de funciones, fórmulas o co-
modines, tendrás que utili-
zar los filtros avanzados. Pa-
ra ello, además de la base de
datos, deberás definir ade-
más un rango de criterios
en el que se definirán las
aplicar.A continuación, con
nuestras explicaciones, lo
verás mucho más claro.
1
Partiendo de la misma
lista de datos que has
utilizado hasta aquí, sitúate
en una zona vacía de la ho-
y teclea ahora el nombre del
por el que vas a comenzar
a filtrar todos los registros
existentes:
2
En la celda 03 que hay
por debajo, teclea el cri-
terio. En este caso,
es decir, zonas que comien-
cen por la letra a.
Nota: en el cuadro “Opera-
dores y comodines” encon-
trarás los distintos opera-
dores y comodines que
Ejemplos de criterios avanzados
Los siguientes ejemplos combinan los operado-
res y los comodines que te hemos mostrado en el
cuadro “Operadores y comodines”. Éstos funcio-
Nombre del campo
Vendedor
Vendedor
Región
Zona
Venta
El criterio lleva un
título cualquiera
Nº 137
una referencia el rango que
contiene los criterios
puedes utilizar para crear activa la casilla llamada
condiciones.Además, en el
cuadro “Ejemplos de crite- y pulsa . Se mostra-
rios avanzados” hallarás rán solamente aquellos re-
otras muestras de criterios gistros que cumplen el cri-
que podrías emplear. terio anterior:
3 5
Si deseas añadir algún Para que se muestren
criterio más que se de- todos de nuevo, pincha
be cumplir, insértalo en la en el menú , y en las
columna de la derecha. Por entradas y ,
ejemplo, indica que además y se mostrarán de nuevo to-
dos los registros.
6
comienza por a, se deben
mostrar aquellos realizados También puedes incluir
por el vendedor López: varios valores a locali-
zar en un mismo campo. Pa-
ra ello, tendrás que escri-
birlos uno bajo otro.
4 Para que se muestren,
selecciona cualquier
celda de la base de datos
y pincha en , y
.Teclea ahora
Operadores y comodines
Símbolo Significado
= Igual
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual que
>= Mayor o igual que
<> Distinto que
* Cadena indeterminada de caracteres
? Un solo caracter
nan con cualquier base de datos, pero los si-
guientes ejemplos, están especialmente pensa-
dos para la lista de datos de este artículo.
Criterio Significado
Ortiz Registros cuyo vendedor se llame Ortiz
<>Ortiz Registros cuyo vendedor no sea Ortiz
???e Registros cuya región termine en la letra e y tenga
cuatro letras
*a Registros cuya zona de venta termine en a, Andalucía,
Cataluña, Extremadura, Galicia…
>9000 Registros cuyas ventas sean superiores a 9000
=C2*1,16>12000 Ventas cuyo valor total (añadido el IVA del 16%)
superen el valor de 12000.

Así, si prue-
bas con es-
te criterio,
localizarás
entonces todos aquellos re-
gistros cuya zona de venta
sea Extremadura, Galicia o
Madrid:
Ten en cuenta que el rango
de criterios ahora debe ser:
7
También puedes incluir
condiciones con el ope-
rador lógico O (el del pun-
to 9 del apartado “Filtros
personalizados”). Para lo-
grarlo, las condiciones de-
ben ir en filas distintas.Así:
Exportar datos
desde Excel a Word
Que puedas trabajar des-
de Excel como si fuese una
base de datos no quiere de-
cir que debas trabajar en ex-
clusiva con este programa.
Quizá necesites llevarte
los datos que has creado o
gestionado a otros progra-
mas,como puede ser Micro-
soft Word (para,por ejemplo,
desde este último combinar
correspondencia),o incluso
decidas traerte los datos de
partida desde otros progra-
mas que ya lo incluyan (por
ejemplo Access) para luego
tratar la información en Ex-
cel.A continuación te mos-
tramos cómo exportar datos
desde Excel.
1
La forma más genérica
consiste en utilizar el
Portapapeles, mediante la
técnica “copiar y pegar”. Pa-
ra ello, desde Excel, selec-
ciona primero aquel rango
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte
Obtendrás todos aquellos
registros cuya venta sea del
año 2003, más aquellos que
sean del vendedor Ortiz
aunque no fueran realiza-
dos en el 2003:
En contraposición, con es-
te criterio,
obtienes sólo los registros
realizados en el 2003, y ade-
más por el vendedor Ortiz:
8
Y no olvides que pue-
des añadir tantas co-
lumnas para filtrar datos co-
04 de datos que llevarás a
Word.En este caso,todos los
registros referentes a ventas
realizadas por Ortiz:
Pulsa a continuación
el botón
2
Accede ahora a un do-
cumento en blanco de
Word, colócate en la zona
donde deben aparecer los
datos, y pulsa
Justo en esa zona, apa-
recerán los datos en
forma de tabla:
3
Repite ahora los pasos
anteriores, pero en lu-
gar de hacer click en
y . Después,
en la ventana que obtienes,
activa el botón de opción
, selecciona la
entrada y pulsa
sobre . ficaciones en
Los datos de Excel se in-
sertarán igualmente en el
mo quieras. Por ejemplo, obtendrás aquellos registros
con esta “macro-super”con- referentes a la venta realiza
dición, por el vendedor apellidado
Pérez, en la región Este, en
Aragón, en el año 2003.
Comprobarás que sólo hay
uno que encaje con todos
estos criterios:
documento, pero ahora es- jarán automáticamente en
tán “vinculados”. Esto quie- el documento de Word, ya
re decir que si esté éste abierto o cerrado:
realizas modi-
Excel,
éstas se refle-
Nº 137
01 Hoja
En Excel, cada libro de
trabajo nuevo incorpora,
en principio, tres hojas:
Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
Cada una de éstas, está
estructurada en colum-
nas (identificadas por le-
tras) y filas (determina-
das por números). En
total, dispondrás de 256
columnas y de 65.536
filas. Las pestañas situa-
das en la parte inferior
del libro te indican en
qué hoja te encuentras.
Las hojas de cálculo es-
tán formadas por celdas.
Una celda es la intersec-
ción de una columna y
de una fila.
03 Gestor de base
de datos
Programa especialmen-
te diseñado para traba-
jar con bases de datos o
grandes lista de infor-
mación. Con él, es posi-
ble organizar, tratar, fil-
trar, etcétera... todos los
datos contenidos en
esas bases de datos.
03 Celda
A la intersección de una
fila con una columna se
denomina celda. Así la
celda D5 es la que se
encuentra situada en la
columna D y en la fila
número 5. En cada celda
puedes introducir todo
tipo de datos: textos, nú-
meros, fechas, fórmulas,
funciones, etcétera... La
celda activa es aquella
que está seleccionada,
sobre la que haces click.
04 Rango
Es cualquier conjunto de
celdas contiguas. Puede
ser, por ejemplo, un rec-
tángulo de celdas de va-
rias filas y columnas o
incluso toda la hoja de
cálculo. Se hace re-
ferencia a los rangos
mediante la dirección de
la celda de la esquina
superior izquierda y la
dirección de la celda de
la esquina inferior dere-
cha. Ambas separadas
por dos puntos, C2:D8.
�
63

05 Tabla
Es un objeto 06 el ob-
jeto de Access que con-
tiene físicamente la in-
formación de la base de
datos, es decir, los da-
tos. Una tabla es una co-
lección de datos sobre
un tema específico, co-
mo por ejemplo sobre
los clientes, los provee-
dores o los productos.
06 Objeto
En Access los objetos
existentes son las tablas,
consultas, formularios,
informes, macros y los
módulos. Cada uno de
ellos se puede manipular
por separado en una
ventana de trabajo indi-
vidual, y suelen disponer
de distintas vistas: de di-
seño, donde se crean y
configurar y la vista nor-
mal, desde la que mues-
tran todo su contenido.
07 Consulta
Este otro objeto de Mi-
crosoft Access es en re-
alidad un tipo especial
de tabla en la que ya se
han filtrado determina-
dos registros. Las con-
sultas permiten “reali-
zar” preguntas a la base
de datos con el fin de
obtener la información
concreta que se precise
en un momento determi-
nado. La respuesta a es-
tas preguntas se obtiene
en formato de tabla y
son también registros,
que se pueden manipu-
lar desde la consulta.
08 Unidad
Este término se refiere a
los nombres que asigna
el sistema operativo a
los distintos discos que
se encuentran instala-
dos en tu ordenador. Los
nombres de unidad sue-
len estar compuestos
por una letra del alfabe-
to seguida del símbolo
de los dos puntos. La
disquetera suele ser la
unidad A: y la B:, el dis-
co duro la unidad C:, el
CD-ROM la D:, y así con-
secutivamente.
64
Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte
Importar datos desde Access
Ahora vas a proceder a la
inversa: tienes información
en Access, y deseas llevár-
tela hasta Excel para operar
allí con ella. Existen dos al-
ternativas.Te contamos aho-
ra mismo ambas:
Importar datos de
Access sin filtrar
Si deseas traerte desde
Microsoft Access el conte-
nido de alguna tabla 05 o
incluso de alguna consulta
07 de una base de datos
concreta, también podrás
hacerlo rápidamente y sin
ningún problema de la si-
guiente manera que a con-
tinuación te exponemos:
1
Desde Microsoft Excel,
pincha directamente so-
bre el botón:
Luego,selecciona la unidad
08 o carpeta en la que ten-
gas archivada esa base de da-
tos de Microsoft Access de la
que deseas obtener a conti-
nuación toda la información,
,la entrada
también el nombre del fi-
chero en cuestión
y pulsa . Office para instalar esta he-
2
Excel te mostrará en-
tonces un listado de to-
das las tablas y consultas
que existen en esta base de
datos ya creadas:
Selecciona entonces el
nombre de aquella que con-
tiene la información que a
ti te interesa, en nuestro ca-
so ésta: . Después
pulsa una vez en el botón
. En un instante, to-
dos sus datos formarán par-
te de tu hoja de cálculo.
Aquí están algunos, muy
bien colocaditos:
Importar datos de
Access y filtrarlos
En el apartado anterior
has aprendido a “hacerte”
con todos los datos exis-
tentes en una tabla de Ac-
cess. Sin embargo, puede
que en alguna ocasión no
desees traerte toda esa in-
formación de golpe (son
muchos registros, y no ca-
ben en una hoja de Excel)
y no tengas la posibilidad
de filtrarla primero desde
el programa Access. Para so-
lucionarlo, puedes recurrir
a Microsoft Query.
1
Microsoft Query es un
programa que permite
incorporar datos de oríge-
nes externos a Microsoft
Excel, como pueden ser ba-
ses de datos creadas en Ac-
cess. Para acceder a esta
aplicación, despliega ya el
menú , y elige las en-
tradas y
.
Nota: Microsoft Query es
una función opcional de Ex-
cel. Si no la tienes instalada,
al llevar a
cabo este paso, el programa
te advertirá de ello, y ten-
drás que introducir así el
CD-ROM de instalación de
rramienta en tu equipo.
2
A continuación, desde
la ficha , se-
lecciona la entrada
desactiva la casilla
Nº 137
y pulsa a continuación el
botón que encon-
datos de Access de la que
quieres filtrar y obtener in-
trarás situado en la parte de- formación:
recha de esta ventana.
3
Introduce ya ahora el
nombre que tú quieres
asignar a la nueva fuente de
datos,
Pulsa ahora seguidamente
Después, en la lista inferior,
selecciona así el nombre
el botón
seguidas.
tres veces
5
del controlador correspon-
diente a Microsoft Access: Obtendrás ahora una
. ventana con la lista de
4
todas las tablas y consultas
Pulsa el botón que contiene la base de da-
y , para que tos que has seleccionado:
puedas escoger la base de Haz entonces un doble
click en el nombre de aque-
lla cuya información te in-
teresa obtener. En nuestro
caso en concreto ha sido és-
ta por ejemplo . Lue-
go pulsa .
6
Si tú ya eres
usuario de
Microsoft Access,
la pantalla que
aparecerá a con-
tinuación te “so-
nará” bastante, ya
que su apariencia
es muy similar
(prácticamente la
misma) que la de
las ventanas de
diseño de las
consultas del ges-
tor de bases de
datos Access:
 Curso: cómo sacar partido a Office, 7ª parte

Para trabajar desde ella, de-

bes ir haciendo doble click
de manera consecutiva so-
existentes en la tabla Clien-
tes), deseas obtener sólo
aquellos registros que cum-
ciona el nombre del campo
que contiene justo esa in-
formación
10 Si lo deseas, tam-
bién tienes la posi-
bilidad de añadir varios cri-
Nota: al desplegar la lista
, se mos-
trarán todas las condiciones
bre los nombres de los cam- plan unas determinadas terios para filtrar aún más que puedes aplicar en los
pos cuya información de- condiciones, deberás des- los datos. Para ello, tras el criterios:
seas llevarte plegar el menú llamado paso número 8, vuelve a lle-
a Excel, por y elegir entonces la var a cabo de nuevo los pa-
ejemplo so- entrada sos 7 y 8, y añade así otros
bre y luego teclea el nombre criterios, por ejemplo po-
sobre y exacto del país que debe drían ser estos:
en . contener ese campo:

8
Esta información ya apare-
cerá abajo: De esta forma, para in-

7
dicar que sólo deseas
Si además de filtrar que se muestren los regis-

11
campos (sólo estás uti- tros correspondientes a
lizando tres de todos los clientes de México, selec- Después pulsa los botones Por último, repite el
y . paso número 9, y ve-

9
rás el nuevo resultado, de
La consulta ya está de- nuevo en la hoja de cálcu-
finida. Para ver el resul- lo Microsoft Excel:
tado, despliega el menú
y elige la entrada
, in-
dica la celda en la que de-
seas “pegar” los datos

y los verás entonces en tu

�
hoja de cálculo:

Nº 137 65

La primera presentación 52
Redactar las ideas 53
Trabajar con diapositivas 53
El diseño de diapositivas 54
Las plantillas 54
Las notas 55
Preparar la presentación 55
Presentaciones en otro PC 56
PowerPoint de la A a la Z 57
Y
llegó el fin de curso…
Qué mejor para despe-
dirte que el uso de una
aplicación llamativa, espec-
tacular y divertida. Estamos
hablando ni más ni menos
que de PowerPoint, el pro-
grama ideal para ponerle la
guinda al pastel. De su ma-
no, te introducirás en el fas-
cinante mundo de las pre-
sentaciones. Utilizarlo te
52
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte
Llegar a la audiencia de una manera clara es ahora más fácil
que nunca. PowerPoint te ayuda a apoyar tus ideas con textos,
imágenes, vídeos, sonidos... Lo que necesitas para hacerte oír.
ayudará a expresar con cla-
ridad tus ideas. Ya sea en
una conferencia, en una ex-
posición o a través de In-
ternet, podrás llegar ahora
a todos tus oyentes de la
manera más sencilla.
Además, tendrás la posibi-
lidad de incluir en tus pre-
sentaciones efectos como:
animaciones,sonido o vídeo,
hipervínculos 01 (Pág. 56) ,
WWW en tiempo real… en
definitiva, proporcionarás a
todas tus presentaciones ese
toque de dinamismo que sin
duda cautivará a la audien-
cia más exigente.
También cabe resaltar la
interface atractiva y fácil de
usar de este programa. Ca- Pues lo dicho, este curso
si, como si de un juego de de iniciación que hemos
niños se tratase, podrás lle- puesto a tu disposición es-
gar a crear las más comple- tá dando sus últimos cole-
jas y profesionales presen- tazos, así que no te descui-
taciones que puedas llegar des ahora. Sin duda, queda
a pensar, eso sí, con el me- lo más divertido, ¡a por no-
nor esfuerzo posible. ta! PowerPoint te espera.
Primeros pasos con Office Nº 131
Word: configuración de documentos (I) Nº 132
Word: configuración de documentos (II) Nº 133
Word: trabajos escolares, informes… Nº 134
Word: sobres y etiquetas Nº 135
Excel: creación de una factura Nº 136
Excel: manejar gran cantidad de datos Nº 137
PowerPoint: creación de una presentación Nº 138
Nº 138
La primera
presentación
Puedes crear una presen-
tación desde el principio, es
decir, puedes partir de una
diapositiva en blanco e ir in-
cluyendo elementos en ella
y luego ir añadiendo tam-
bién el resto de diapositivas
que formarán la presenta-
ción completa.En este caso,
vamos a utilizar una herra-
mienta denominada Asisten-
te para autocontenido. Ésta
es una función de Power-
Point especialmente reco-
mendada para principiantes
que te irá guiando durante
todo el proceso de creación
de una presentación.Con él,
los primeros pasos serán mu-
cho más sencillos.
1 Para “llamar” a escena a
esta herramienta, si tu
versión de PowerPoint es la
2002,haz click en la entrada
que
encontrarás en el Panel de
tareas 02 (Pág. 56) . Si se tra-
ta de 97 o 2000, despliega el
menú y elige ,
y pul-
sa sobre .
2 En cualquier caso, se
mostrará directamente
su ventana inicial:
Pulsa entonces en el botón
, y podrás ver una
ventana que te da la posibi-
lidad de elegir entre varios
formatos de presentación,
aquel que mejor se adapte a
tus necesidades:
3
Pulsando sobre cada uno
de los botones que hay
en la parte izquierda,van sur-
giendo modelos de presen-
taciones optimizados para di-
chas estrategias. Los verás
justo a la derecha.

Por ejemplo, haz click en el
botón , aparece-
rán a la derecha los tipos in-
cluidos en ella:
Elige ahora el más idóneo pa-
ra tu presentación, quizá,
. Luego
pulsa .
4
En la nueva ventana que
aparece debes decidir el
destino que vas a darle a tu
presentación:
La selección de una u otra
opción determinará el for-
mato de la misma.Así,si pre-
tendes realizar una presen-
tación a través de Internet,
elige y por ejemplo sobre ésta,
ésta se almacenará en for-
mato HTML 03 (Pág. 56) .
Para nuestro ejemplo, de-
cántate ya por la entrada
.
Pulsa después . y se mostrará a tamaño com-
5
Teclea ahora un título
para la presentación y
un pie de página que se
muestre luego en todas las
diapositivas:
Activa a continuación las ca-
sillas inferiores,
si deseas que también apa-
rezca el número de diaposi-
tiva y la fecha en todas ellas.
Pulsa y .
6 7
En unos instantes, el
Asistente de autoconte-
nido abrirá una presentación
acorde con las indicaciones
que le has dado. La que se
mostrará a tamaño mayor se-
rá la primera diapositiva.
Aquí no reproducimos su as-
pecto, pero podrás verlo en
el apartado “PowerPoint de
la A la Z” en la página 57.
Además, si tu versión de es-
te programa es la 2002,en la
parte derecha de la pantalla
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte
podrás encontrar a un tama-
ño “mini” el resto de las dia-
positivas de la presentación:
Haz click sobre una de ellas,
pleto justo en la zona de la
derecha:
Como ves,PowerPoint te ha
aportado, casi de una forma
mágica,sugerencias sobre el
contenido que debes añadir
en cada diapositi-
va. En el próximo
apartado te indi-
camos cómo de-
bes hacer esto.
Si tu versión de Power-
Point es la 97 o la 2000,
no habrás encontrado estas
mini diapositivas a tu dispo-
sición. En tal caso, para des-
plazarte a una diapositiva en
concreto, tendrás que
utilizar los botones
Los encontrarás en la parte
inferior de la barra de des-
plazamiento vertical y te des-
plazarán con cada click una
diapositiva hacia delante o
una hacia atrás.
Redactar las ideas
Además de imágenes y
efectos gráficos, para que
una exposición resulte cla-
ra y transmita a la audiencia
todo lo que el orador desea
exponer, deberás redactar
las ideas principales de un
modo también preciso y
conciso. De esta manera:
1
Si estás en PowerPoint
2002, pincha primero
en la pestaña de
la parte izquierda. En el res-
to de las versiones esto no
es necesario. Podrás ver el
texto de cada una de tus
diapositivas a la izquierda:
Trabajar con diapositivas
Una vez que las diapositi-
vas han sido creadas, para
preparar definitivamente la
presentación, puede resul-
tar necesario tener una vi-
sión global de la misma. La
vista Clasificador de diapo-
sitivas presenta en pantalla
todas las diapositivas en mi-
niatura, para que desde ella
puedas eliminar, insertar,
duplicar, copiar o mover
diapositivas de una manera
sencilla y rápida.
1
Para acceder a este mo-
do de visualización, haz
click en el botón
2
Si lo que deseas es eli-
minar una diapositiva
en concreto, haz click sobre
ella para seleccionarla
y presiona la tecla . Así
desaparecerá.
3
Para añadir una entre
dos ya existentes, se-
lecciona primero aquella
Nº 138
lidades que te ofrece el pro-
grama son similares al del
2
resto de aplicaciones de la
Selecciona entonces el suite 05 (Pág. 56) Office. Es
texto que quieres mo- decir, sólo debes marcar el
dificar, texto que deseas cambiar,
, y utili-
zar la barra de herramien-
tas formato para, por ejem-
y teclea directamente el plo, cambiar la fuente,
nuevo:
Automáticamente, ya la
propia presentación
mostrará también el
cambio: o también el que es su co-
3
lor actual,
Si además deseas poder
cambiar ahora el for-
mato 04 (Pág. 56) del texto, El resultado será inmediato
debes saber que las posibi- en la propia diapositiva:
detrás de la que
aparecerá,
y haz un click en
.
Obtendrás una en
blanco:
4
Para ahora mo-
ver una, es de-
cir, para trasladarla
y cambiarla de lu-
gar, debes primero
seleccionarla
�
53

y pinchar y arrastrar hasta
el lugar deseado
Allí quedará:
5 Al llevar a cabo el paso
número 4, si pulsas
, conseguirás copiar la dia-
positiva seleccionada en lu-
gar de moverla:
El diseño de diapositivas
Si deseas aumentar el in-
terés visual de tu presenta-
ción, puedes, además de
texto, incluir en tus diapo-
sitivas gráficos, dibujos, or-
ganigramas, tablas, etcéte-
ra… Hazlo de esta forma:
1
Pasa primero a la vista
normal con un click en
y colócate en la dispositiva
cuyo diseño deseas variar,
en este caso en una nueva
en blanco que introdujiste
en el apartado “Trabajar con
diapositivas”:
Las plantillas
Al crear una presentación
mediante el Asistente de Au-
tocontenido, se aplica a la
presentación una plantilla
concreta. PowerPoint in-
cluye una amplia gama de
plantillas, que no son ni más
ni menos que un conjunto
de formatos prediseñados
que definen la apariencia
de las diapositivas y de to-
dos los elementos que es-
54
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte
3 Elige uno cualquiera,
por ejemplo uno que te
2
permita introducir una ima-
Como ves, está gen:
preparada para
introducir en ella
solamente texto.
Despliega entonces
el menú y
elige ya la entrada El cambio se refle-
. jará en la dispositi-
Si estás trabajando va, su diseño varia-
bajo PowerPoint rá bastante:
4
2002, en el Panel
de tareas aparece- Desde el cua-
rán ahora todos los dro central,
diseños que pue- Luego escoge el gráfico en
des utilizar: cuestión con otro click
Si es otra versión, y pulsa . Quedará in-
lo harán en una puedes elegir el ti- cluido en la diapositiva, co-
ventana flotante. po de objeto a in- mo un objeto nuevo:
sertar. Colócate sobre cada
uno de los ico-
nos, por ejem-
plo sobre
y sabrás a cuál en concreto
corresponde:
5 Elige por ejemplo las
imágenes prediseñadas
con un click sobre
tán incluidos en ellas. Po-
drás cambiar de plantilla de
de una ventana emergente
que aparecerá entonces en
esta manera: tu pantalla.
1
Como ves, los pequeños
Haz click en el menú iconos sobre los que pin-
y en la entrada chas ya muestran una pre-
. visualización del aspecto de
2
aquella plantilla a la que re-
Nuevamente, si la ver- presentan.Te servirán co-
sión de PowerPoint es mo guía, para decantarte
la 2002, podrás escoger la por una u otra.
3
plantilla desde el Panel de
tareas de la derecha: Elige de entre todas
Si es 97 o 2000, la elección aquella plantilla que
tendrás que realizarla des- más te guste,
Nº 138

y el cambio se reflejará en
todas las diapositivas de un
modo automático:
Notas
Cada diapositiva tiene aso-
ciada una página de notas
que ofrece un espacio adi-
cional para que el orador
anote lo que desee, a modo
de chuleta.También pueden
resultar muy útiles para los
oyentes, si se distribuyen
antes de proyectarse la pre-
sentación, para que éstos las
utilicen como guía del con-
tenido de la presentación o
para incluir otros comenta-
rios de la exposición que
deseen anotar para luego re-
cordar. Crea estas páginas
con tus notas así:
1
Sitúate ahora primero
justo en aquella diapo-
sitiva a la que deseas asociar
notas adicionales.
2
Luego, haz click en es-
ta zona
y añade a continuación to-
dos los comentarios que
consideres oportunos sobre
la diapositiva, por ejemplo,
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte
Puedes verlo con gran cla-
ridad y detalle en la diapo-
sitiva activa que se muestra
3 A continuación,
para ya obtener
una copia impresa
de la diapositiva y
sus notas adjuntas,
deberás pinchar en
y .
4
Determina así
entonces la dia-
positiva a imprimir,
, o in-
dica que se impri-
man todas , Pincha en
escoge el valor
y pulsa . En
pocos segundos ob-
tendrás una copia
impresa como ésta:
Podrás utilizarla tú como
chuleta o los oyentes como
guía de contenidos.
5
Alternativamente, si de-
seas imprimir dia-
positivas para que los
oyentes tomen sus
propias anotaciones
sin incluir las tuyas
propias, deberás en-
tonces obviar los pa-
sos número 1 y 2 de
este mismo apartado
(es decir, no teclees
anotación alguna) y
luego lleva a cabo los
pasos 3 y 4 . Cuando
se lleve a cabo la im-
presión, obtendrás
unas páginas como
estas:
Como ves, incluyen
una imagen de la dia-
positiva, mientras que
la parte inferior se
a mayor tamaño en la zona
central, pero también po-
drás apreciarlo en las mini
diapositivas que aparecen
a la parte izquierda de la
ventana, aunque se aprecie
con mayor dificultad.
4 Si no te convence el as-
pecto que ha tomado,
prueba con otra plantilla,
por ejemplo con:
mantiene en blanco. Está es-
pecialmente preparada pa-
ra que los oyentes escriban
lo que quieran sobre esa
diapositiva en concreto.
Nº 138
El cambio ya está hecho, y ¡Lo que es capaz de conse-
podrás comprobar que el guir un simple click de tu
aspecto es muy distinto: inofensivo ratón!
Preparar la presentación
3
Una vez totalmente dise- A partir de ahora, para
ñada la presentación, ten- mostrar la presenta-
drás que configurar como ción, haz click sobre
se presentará a tamaño
completo al auditorio.Aña-
dir un efecto entre diaposi-
tiva y diapositiva será sufi-
ciente para crear un efecto
elegante.Te decimos cómo:
1
y
en . Si
trabajas con PowerPoint
2002, tendrás que elegir el
efecto de transición desde
el Panel de tareas:
Si es otra versión, tendrás
que hacerlo desde una ven-
tana emergente.
2
Automáticamente comen-
En cualquier caso, se- zará la presentación de to-
lecciona aquel efecto das las diaposiivas, cada una
que más te guste, por ejem- de ellas se mostrará en pan-
plo . talla con este efecto:
4
Después activa la casilla de Sigue haciendo click y
verificación denominada se mostrarán todas y
para cada una de las diapositivas
de esta forma pasar de una que forman la presentación
diapositiva a otra con un completa.
simple click de ratón. Por Si en un momento deter-
último, pulsa en el botón, minado deseas acabar an-
�
. tes, presiona .
55
 Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte

Presentaciones en otro PC que no tiene PowerPoint

3
01 Hipervínculo
También conocido como No siempre vas a poder exponer Ahora puedes optar por nuación una doble que seleccionaste en el paso 3.
enlace, se trata de una o tu presentación en el mismo PC grabar la presentación y pulsación sobre el Recuerda que en ella se habrá
varias líneas de texto, o donde la has generado. Y ade- todos los archivos que la acom- icono copiado la presentación.

7 11
de incluso una imagen, más, también puede ocurrir que pañan en disquetes o por ejem-
que –al pinchar sobre este segundo ordenador no ten- plo en un CD-ROM grabable, Pincha ahora en , Una vez en el PC des-
ellas– te permiten des- ga ni tan siquiera instalado Po- . Opción ésta , , de el que se va a rea-
plazarte a otra posición, werPoint. Ten en cuenta que que consideramos más acon- y lizar la exhibición, introduce el
y mostrarte otro conte- muchas veces se exhiben en el sejable sobre todo si la pre- CD-ROM o el primer disquete
nido. Aparecen sobre domicilio del cliente, en ferias, sentación ocupa mucho espa- en la unidad correspondiente,
todo en las páginas web etcétera… Por esta razón, será cio. Para llevar a cabo la y accede a su contenido a tra-
de Internet y enlazan mejor que guardes la presenta- primera, activa la entrada vés de Mi PC. Encontrarás es-
unos documentos con ción en un disquete o en una co- y pulsa el botón En unos pocos segundos se lle- te fichero
otros que hay en la Red. lección de estos,o en un CD-ROM . Para la última, ten- vará a cabo la instalación,
que te permitan luego trasladarla drás primero que llevarte los fi-
02 Panel al nuevo PC. Hazlo mediante un cheros a tu disco duro, para
de tareas Asistente que te permitirá alma- después grabarlos en el CD- Pincha .

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Ventana adicional que cenar de un modo comprimido ROM. Así que activa primero el Haz doble click sobre él.

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tienen las aplicaciones la presentación, junto con los fi- botón , pulsa Accede ahora de nuevo a
Office XP y que propor- cheros que estén vinculados a luego sobre , se- PowerPoint, tal cual lo ha- Selecciona entonces
ciona acceso a los co- ella, las fuentes empleadas y un lecciona la carpeta en que se bías dejado abierto, con un la unidad y la carpeta
mandos utilizados con visor, por si el PC de destino no archivarán todos los ficheros, click en el icono que lo repre- donde se debe instalar ahora la
más frecuencia, por tuvieses instalado PowerPoint. , y tú senta en la barra de tareas presentación, por ejemplo po-

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ejemplo, abrir archivos, pulsa sobre . Conti-
dar formato o incluso Una vez totalmente dise- núa con un click en .

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traducir términos. ñada la presentación y con y ahora podrás ver una nueva
ella en pantalla, pincha en el Indica ahora que se inclu- opción en la ventana que ya te-
03 HTML menú llamado y en yan con la presentación nías en pantalla:
Proviene del inglés (Hy- . Se mos- todos los archivo y fuentes vin-
perText Markup Langua- trará la pantalla de bienvenida culados a ella,
ge). Es un lenguaje de del Asistente: Actívala con un simple click,
código que se utiliza ,y
para crear las páginas y pulsa . pulsa y .

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web de Internet. Se
compone de una serie Si el equipo donde exhibi- El Asistente comenzará a
de códigos delimitados rás la presentación no tie- reunir toda la información dría ser en:
así por los caracteres ne instalado PowerPoint, debe- necesaria. Si en el paso 3 ele- Pulsa y, si la copiaste
“<” y “>”, que se em- rás incluir en el “paquete” un giste realizar la copia en dis- en varios disquetes, se te irán
plean para indicar las visor capaz de mostrarla allí. quetes, se te pedirá el primero pidiendo todos. Ve introducién-
diferentes partes de una Pulsa el botón . Para ello, si tu versión de Po- de ellos: dolos. La presentación queda-
página web, su formato, werPoint es la 97 o 2000, pul- rá instalada. Pulsa sobre .

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imágenes, etc. Nota: si no tuvieses instalada sa ahora sobre esta entrada
esta herramienta, el programa , y A partir de ahora, pa-
04 Formato te pedirá que introduzcas el CD- sigue en el paso 9. Si es 2002, ra verla, accede a la
Bajo este nombre se en- ROM de instalación de Office XP y todavía no tienes instalado Introdúcelo en la disquetera, y carpeta del paso 12 (“Curso”).
globan una serie de op- en la unidad correspondiente. este visor y deseas incluirlo, haz click en . Repite Si “empaquetaste” también el
ciones que afectan a la Hazlo, y sigue las instrucciones. pulsa primero sobre el botón esta operación para cada uno visor, haz click en el icono
presentación de los da- Se instalará sin problemas. para descar- de los disquetes que te solici-

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tos. Por ejemplo, el tipo, gártelo e instalarlo. te el programa.

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tamaño, estilo y color de Como la presentación que
las letras, el contorno de vas a convertir en ejecu- Se abrirá una conexión a Cuando termine todo
los objetos, etcétera... table está abierta, activa aho- Internet, y se cargará una el proceso de copia,
ra la casilla página de Micro- se mostrará en pantalla un
05 Suite soft. Pulsa en mensaje como éste:
Es un lote de programas y accederás direc-
que se venden conjun- tamente al sitio de descarga del
tamente ya que operan visor. Pincha entonces sobre
bien entre ellos y el con-
junto es más potente y pulsa . Si no lo es-
que las partes por sepa- tuviera, tendrías que pinchar pulsa . Los disquetes que encontrarás en ella y lue-
rado. Suelen incluir un en y determina también el lugar ya están preparados. En el ca- go sobre el nombre de la pre-
procesador de texto, sobre la entrada , donde se guardará la descar- so de que vayas a utilizar un sentación, . Si no
una hoja de cálculo, un para de esta forma seleccio- ga, y CD, copia en éste la carpeta lo empaquetaste, haz click so-
gestor de base de datos narla entre todas las unidades pulsa . Cuando finali- bre el nombre de la presenta-
y un programa de pre- y carpetas de tu equipo. Conti- ce ésta, , pul- ción directamente. A continua-
sentaciones gráficas. núa ahora con un simple click sa entonces sobre el botón ción se mostrará entonces ésta
sobre . , y realiza a conti- en pantalla completa.

56 Nº 138

A
F F
E
J
Barra de título
Verás el nombre de la pre-
sentación que tienes abier-
ta: . Con
minimizas, restau-
ras y cierras el programa.
Barra de menús
Desde ella, puedes acce-
der a todas las funciones de
esta aplicación.
Barra de ayuda
Teclea en ella una pregun-
ta, , pulsa Ñ y
obtendrás ayuda sobre ella.
Barras
de herramientas
Posee iconos que repre-
sentan algunas de las funcio-
Curso: cómo sacar partido a Office, 8ª parte
PowerPoint de la A a la Z
G
K
nes más habituales. Por
ejemplo, los tres primeros
sirven para abrir una nueva
presentación, recuperar una
existente,y guardar cambios.
Panel
de contenidos
Aparece en la vista Normal
( ).Si haces click sobre su
primera pestaña, , Muestra con todo detalle
verás el texto de las diaposi-
tivas sin ningún formato:
Ve a la segunda, ,y
obtendrás una vista en mi-
niatura de ellas (como en la
imagen superior).
B C
Reglas
Te ayudan a calcular con
exactitud las distancias en-
tre los distintos objetos de
las diapositivas. Por ejemplo
entre un texto y una imagen
determinada.
Área de trabajo
el contenido completo de la
diapositiva activada.
Barra
de desplazamiento
Sirve para que te muevas
por las diapositivas de una
presentación. Con sus
iconos
te sitúas en la diapositiva an-
terior y siguiente.
Nº 138
H
L
M
Panel de tareas
Sólo se muestra en Power-
Point 2002, y según lo que
selecciones en su lista,
podrás crear una nueva pre-
sentación, acceder al Porta-
papeles, buscar texto, inser-
tar imágenes, cambiar el
diseño y el estilo de las dia-
positivas o incluso persona-
lizar la animación y la transi-
ción de éstas.
Modos
de visualización
Si pulsas en el primer ico-
no , accederás a la llama-
da Vista Normal, cuya apa-
riencia coincide con la de la
imagen superior.El segundo,
, corresponde a la Vista
Clasificador de Diapositivas
I
y te enseña todas ellas en mi-
niatura. El último, , co-
rresponde al modo presen-
tación y te muestra ésta a
pantalla completa.
Zona de notas
Aquí puedes teclear notas
sobre cada diapositiva, a
modo de “chuleta” para el
orador o guía de los oyentes.
Barra de dibujo
Utilízala para incluir en
cualquier diapositiva todo
tipo de formas.
Barra de Estado
Te indica en qué diapositi-
va estás situado y el total
existente: .
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