Caso Sistemas Pull

MaderasComfort S.A.
Desde que asumió la gerencia de la empresa
hace tres años Gustavo no ha dejado de
tener crecimiento. Esa suerte posiblemente
no la tuvo su padre quien inició el negocio
con un pequeño taller de carpintería a
finales de los años 80. Posiblemente al
inicio de su administración, su padre no
estaba tan confiado de su decisión de
eliminar cerca del 75% del catalogo y
dedicarse específicamente al 25% de
productos que en realidad representan cerca
del 80% de la venta anual. Dentro de ese selecto grupo de productos se destacan los
sillones reclinables, un producto estrella que ha representado de manera consecutiva en
los últimos dos años cerca del 50% de su facturación anual. La explicación de este éxito
pueda estar en el auge de mayor contenido en las plataformas digitales, junto con la
ampliación de cobertura de internet que ha permitido a más personas pasar mayor parte
de su tiempo de ocio en un cómodo sillón reclinable frente a las pantallas. Precisamente
este concepto es el que se ha explotado en las cinco tiendas propias distribuidas entre
Cuenca y Guayaquil donde los diseñadores presentan agradables salas o dormitorios con
grandes pantallas y equipos de audio que pueden ser disfrutadas en uno de los sillones
reclinables de la marca. El departamento de ventas lleva un registro y conoce que en un
poco más del 80% de los casos el cliente no se puede resistir y concreta la venta luego de
pasar unos minutos en los sillones de exposición. Sin embargo la experiencia en las salas
de exhibición no lo es todo, los productos de MaderasComfort S.A. ofrece un excelente
nivel de calidad con 5 años de garantía a un precio no mayor del 60% de lo que pueden
ofrecer los productos importados. De hecho esto le ha permitido convertirse en proveedor
de una de las tiendas de muebles más importantes del país que ha reconocido su calidad
igual y en algunos casos mejor al de los productos importados.

Sin embargo para Gustavo no todo es felicidad, aunque las ventas han incrementado a la
par lo han hecho los inventarios de producto terminado y de producto en proceso lo cual

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les ha obligado a incrementar su capital de trabajo por el dinero retenido en inventarios
llegando a USD. 60,000 en este año 2019. Es precisamente esta cantidad la requerida para
invertir en otros sectores de la planta que dado el incremento de demanda ya se han vuelto
pequeñas. Las razones para mantener este elevado nivel de inventario tanto en proceso
como en producto terminado es el deseo de Gustavo de no ser catalogado como proveedor
pequeño e incumplido, lo cual era el temor de algunos de los ejecutivos de la cadena de
muebles que actualmente distribuye sus productos y que representa el 50% de la venta de
sillones reclinables, el otro 50% lo hace en sus tiendas propias.

Con el objetivo de lograr ese nivel de confianza Gustavo apenas incorporado a la gerencia
apostó por la adquisición de un software de planificación y control de la producción
basado en MRP y el cual incorporaba un módulo de pronóstico de la demanda. Desde ese
momento y considerando data histórica de las ventas que Gustavo como asistente de su
padre mantenía desde hacia cinco años decidió producir considerando un pronóstico de 3
meses. Este tiempo fue escogido considerando el refrán que su padre siempre repetía de
que “al que madruga Dios lo ayuda”, por tanto la política de producción impuesta por
Gustavo fue elaborar siempre con el mayor tiempo de antelación que fuera posible.

A pesar de ser tan previsivo, las planificaciones de Gustavo no podían satisfacer los
cambios de última hora que usualmente se daban durante la semana previa la entrega del
producto. Como resultado teníamos lo usual, una gran cantidad de sillones almacenados
en bodega que no coincidían con lo solicitado y pago de horas extras por la elaboración
de productos a última hora hechos o modificados de acuerdo al pedido específico de cada
semana. En definitiva, la previsión de Gustavo no era suficiente, en algún momento su
equipo de trabajo sugirió realizar el pronóstico para cuatro o más semanas, sin embargo
a Gustavo le parecía instintivamente una solución equivocada considerando que la falta
de exactitud en el pronóstico se daba precisamente por la antelación con la cual se
predecía las venta. Adicionalmente la empresa no tenía capital de trabajo adicional para
comprar materias primas con mayor antelación a las tres semanas de anticipación con la
que se lo hace actualmente.

Es de reconocer que el padre de Gustavo siempre fue un buen acreedor y desde que inició
su negocio ha mantenido las mejores relaciones con sus proveedores sin que haya tenido
que pedir prórrogas para los pagos a excepción de la crisis del 99 que afectó a todo el
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sector maderero del país. Precisamente por esa confianza ganada, los proveedores
aceptaron entregar los tres productos básicos para la elaboración de los sillones: Madera,
telas y espuma con la frecuencia que Gustavo lo requirió de 3 meses de antelación, de
acuerdo al horizonte con que realiza su planificación. Todo esto a pesar de que los
proveedores mantienen un tiempo de entrega de una semana pudiendo realizar entregas
de manera semanal si así lo solicitaran.

Producto

Los sillones reclinables elaborados por MaderasComfort S.A. son de 4 tipos.

Sillón tipo A: Es un sillón reclinable hasta 120 grados hecho de tela común. Su demanda
mensual promedio es de 150 unidades.
Sillón tipo B: Es un sillón reclinable hasta 160 grados hecho de tela Premium. Su
demanda mensual promedio es de 150 unidades.
Sillón tipo C: Es un sillón reclinable hasta 180 grados con apoyo en pies y con tela
Premium. Es el producto estrella y a pesar de ser el más costoso tiene una demanda
promedio de 400 unidades por mes.
Sillón tipo D: Es cualquier sillón pedido a medida y gusto del cliente, usualmente es
solicitado por clientes exclusivos o por instituciones como hoteles, hospitales, o cualquier
empresa que desea poseer un sillón de descanso premium en sus salas de espera. Se
solicitan en promedio 50 sillones de este tipo por mes.

Los sillones son vendidos tanto en sus tiendas propias como a través de una de las
empresas más grandes del país dedicada a la venta de productos de madera. La demanda
puede de manera mensual tener una variación de aprox. 15%. Como se puede notar
aunque la variación en cuanto a volumen mensual no es alta, los grandes cambios se dan
en el mix de productos que solicitan ser elaborados cada semana y que finalmente reflejan
el gusto del consumidor que es necesario cumplir a tiempo. Actualmente el nivel de
servicio de la empresa es del 80%.

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Proceso Productivo

El proceso productivo inicia con los procesos de corte tanto de madera como de tela y
esponja. El corte de tela y esponja así como el de madera se realiza en paralelo sin
embargo el corte de tela y esponja se desarrolla en un área dentro del galpón que alberga
la llamada planta nueva inaugurada cinco años antes de que Gustavo asumiera la
administración mientras que el corte de la madera se desarrolla aun en el taller original
del padre de Gustavo el cual está en un terreno contiguo al galpón nuevo.

El corte de tela y esponja se desarrolla en un área dentro del galpón junto a la bodega
donde se albergan estos productos. Esta área está integrada por cuatro personas que
desarrollan este proceso de manera casi en su totalidad manual. El proceso es muy rápido,
el proceso de corte de esponja para un sillón tiene un tiempo promedio de 6 min. mientras
que el tiempo promedio para el desarrollo de los cortes de tela es de 7 min. Estos tiempos
asumen que los 4 trabajadores trabajan al mismo tiempo. En caso de dividirse las áreas
los tiempos de ciclo se duplicarían. El área de corte de telas y esponjas es el único dentro
de la planta nueva donde los cuatro operarios se dan el lujo de almorzar juntos durante 30
min. al día, esto producto de su rapidez. El área de corte de tela y esponja así como todos
los procesos de la planta nueva laboran en turnos de 12 horas por día, 5 días a la semana.
Una de las quejas más grandes de las personas del área de corte de telas y esponja es la
intermitencia con la que trabajan ya que mientras estan cortando esponja pueden recibir
la orden de cortar tela generando en muchos casos hasta 10 minutos de preparación si
desean pasar de cortar esponja a tela o viceversa. Entre cada tipo de producto el tiempo
de preparación es menor tanto en esponja como en tela el pasar de un modelo a otro toma
apenas 5 min. De hecho frente a este problema los 4 operarios del área consideran más
adecuado dividirla y de esa manera lograr un trabajo más especializado y la eliminación
de los tiempos de preparación entre tipo de productos, por supuesto esto no eliminaría los
tiempos de preparación entre modelos. Se respaldan en que son un área rápida del
proceso, de hecho la bodega de telas o espumas cortadas almacena producto para una
semana. Las telas y las esponjas se guardan por separado en fundas que guardan un “kit”
para el armado de dos sillones. Por supuesto cada kit debe estar asociado a un tipo de
sillón (A,B,C). En el caso de un sillón tipo D se guarda un kit para un solo sillón dado
que el mismo es personalizado. El tiempo de transporte de un kit desde el area de corte
de esponjas o tela hacia sus puntos de bodega temporales es de 5 min. Este transporte lo
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realiza un auxiliar de producción quien se encarga de todos los transporte dentro de la
planta nueva, es decir no se ocupa tiempo del operario.

El área de corte de madera por otro lado se desarrolla en el taller del padre de Gustavo
quien aun labora como jefe de producción del mismo de una manera independiente
aunque siempre esta dispuesto a colaborar en lo que su hijo requiera para mejorar. La
madera ya cortada se almacena en el galpón nuevo junto a la tela y esponja previamente
cortada. La distancia entre el taller y el punto de acopio de la madera ya cortada en el
galpón nuevo se recorre sin carga y a paso normal en 10 min. Sin embargo el mismo
recorrido toma entre 10 min y 15 min en el caso de que tocará recorrer el mismo trayecto
con carga lo cual se hace utilizando una transportadora de pallets hidráulica, este tiempo
ya considera los tiempos de carga y descarga de materiales. Actualmente hay una persona
exclusivamente dedicada a llevar y traer producto entre el taller y el galpón nuevo. Cada
vez que llega al taller, el padre de Gustavo le entrega a esa persona la información de lo
realizado y recibe los pedidos que el sistema MRP solicita para el día, esta tarea
administrativa normalmente ocupa unos 5 min. en cada viaje.

El taller antiguo posee en realidad una sola máquina cortadora de gran tamaño y última
generación que reemplazó a las 4 máquinas antiguas de la década de los 80 que el padre
de Gustavo utilizaba en sus inicios y que fueron vendidas cuando se inauguró la planta
nueva. La nueva máquina el día de su inauguración fue bautizada como la Gustavina,
creo que el origen del nombre es claro. El tiempo para cortar la madera para un sillón tipo
A y B es de 5 min. Para un sillón tipo C es de 10 min. y para un sillón tipo D es de 15
min. Los tiempos son cortos comparados con las máquinas antiguas donde cortar un kit
de madera para un sillón tipo A podía tomar cerca de 45 min y para un sillón tipo D más
de una hora. Aunque el taller tiene otras máquinas que brindan servicio a varias familias
de productos, la máquina cortadora a la que se hace mención (Gustavina) es exclusiva
para el desarrolle de corte de madera para los sillones.

Los tiempos de preparación (set-up) de la máquina cortadora actual también son bajos
siendo 5 min. para sillones A-B y 10 min. para sillones tipo C-D. El padre de Gustavo
labora 8 horas al día de lunes a viernes y dado que tiene autonomía en su taller, tiene la
costumbre de almorzar junto con los operarios religiosamente a las 12:30, tomándose un
tiempo de 30 minutos para esto sin que nadie hable incluso de trabajo durante ese tiempo.
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Gustavo se lo ha permitido ya que normalmente los procesos de la planta nueva se tardan
más que los de la planta antigua, de hecho lo normal es que la bodega de madera almacene
kits de madera para sillones para un tiempo de consumo aproximado de dos semanas. Por
supuesto dada la forma desordenada en que actualmente el producto es almacenado en la
bodega de kits de madera es un verdadero desafío encontrar el kit correcto ya que puede
estar un A junto a un D sin que exista ningún tipo de distinción entre los mismos.

Una vez que la madera, tela y esponja se encuentra cortada, preparada y almacenada en
sus bodegas temporales, se inicia el proceso ensamble el cual se desarrolla con dos
operadores dedicados junto con equipo de apoyo exclusivo para el ensamble de los
sillones. El tiempo de ciclo para el ensamble de un sillón es de 15 min. aunque el proceso
medido en los últimos meses muestra un performance del 90% con un nivel de re-trabajo
del 5% por temas de calidad. Al operario de ensamble le toma ciertamente cerca de 5 min.
encontrar el kit correcto a ensamblar. Actualmente el nivel de inventario de armazones
de madera es de aproximadamente 3 días. Posteriormente se desarrolló el proceso de
colocación de esponja en el armazón de madera, este proceso toma en promedio 12 min.
por cada sillón y es desarrollado por dos operarios quienes trabajan al mismo tiempo
sobre cada sillón. El performance de este proceso es del 88% y el nivel de re-trabajo es
mínimo. El inventario de producto semi-elaborado luego de este proceso tiene un nivel
de inventario para dos días. El proceso de colocación de tela es bastante rápido apenas
toma 5 min prepara un sillón con un performance del 95%, dado el equipo moderno que
se utiliza este proceso también se desarrolla con una sola persona. Precisamente por su
rapidez a este mismo operario se le pide que realice el control de calidad y coloque el
plástico de protección respectivo en cada sillón. Estas dos actividades toman aprox. 10
min por cada sillón. Finalmente, los sillones listos para envío son colocados en la bodega
de producto terminado donde se mantiene un nivel de inventario para satisfacer la
demanda de al menos dos semanas.

Gustavo conoce que hay mejores maneras de hacer las cosas sin necesidad de invertir
mayor capital, logrando satisfacer la demanda variable y reduciendo el capital de trabajo.
El confía en que Ud. Junto con su equipo consultor pueda demostrárselo.

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Entregables

1. Desarrollo de VSM actual

2. Desarrollo de VSM futuro ( Herramientas propuestas)
3. Justificación de los sistemas pull propuestos en el VSM futuro. Cálculos
matemáticos.
4. Cálculo del lead time con las mejoras implementadas.

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