Método Action: Organização e Eficiência na

Execução de Projetos
Certo dia, você está em casa assistindo televisão quando, de
repente, eureca! Você tem uma ideia fantástica, que pode ajudar a
sua empresa, e tornar seus produtos muito mais rentáveis.
No dia seguinte, você leva essa ideia para sua equipe, para que
juntos comecem a transformar sua ideia em realidade. Contudo,
nas semanas seguintes o projeto parece não andar, e gradualmente
todos começam a perder o entusiasmo pelo projeto. Em
aproximadamente um mês, o projeto é desmantelado e esquecido
na gaveta. Sua ideia maravilhosa acabou indo para o buraco!
Infelizmente, esse é um acontecimento muito comum em diversas
empresas. Muitas ideias geniais acabam sendo esquecidas apenas
por falta de execução.
Mas não precisa ser sempre assim! Você pode organizar melhor
suas ideias, fazendo com que elas nunca sejam esquecidas, e você
gradualmente possa progredir rumo ao que deseja e, além de tudo,
cheio de entusiasmo!

O que é o Método Action?

Com essa ideia em mente, o “Método Action” foi desenvolvido
em 2006 pela empresa Behance, como uma forma de organizar
melhor as informações no ambiente de trabalho, e possibilitar que
todos os integrantes da equipe estejam em dia com seus projetos.
O nome da metodologia “Action”, ou “Ação”, resume bem no que
consiste todo o método. Basicamente, todo o pensamento aqui é
orientado para execução de projetos. Isso porque até mesmo as
suas ideias mais brilhantes estão constantemente sob sério perigo
de abandono, caso você não comece a agir.
Embora o método tenha sido criado para empresas, ele pode ser
facilmente adaptado para uso pessoal. Portanto, mesmo que você
trabalhe sozinho hoje, ainda poderá tirar grande proveito da
técnica.
A maneira mais simples que eu encontrei de te explicar o método
é começando pelas duas premissas que sustentam todo a
metodologia.

As Duas Premissas do Método Action

Existem apenas duas premissas que sustentam todo o método. São
elas:
De maneira muito similar ao Método RPM, o
Método Actionassume que todas as suas tarefas fazem parte de
algum projeto maior.
Dessa forma, aquela grande apresentação que você precisa fazer
na quarta-feira é um projeto. Aquela nova campanha que você já
está preparando é um projeto. Seus planos de desenvolvimento
pessoal constituem em um projeto. O cuidado com a casa, seus
relacionamentos, o gerenciamento das finanças, são todos
projetos.
Muitas vezes, enquanto estamos realizando todas essas tarefas no
dia a dia, nos esquecemos que cada tarefa, por menor que seja,
contribui de alguma forma para uma imagem maior do que
queremos para nossa vida. Todos nós trabalhamos em prol de
algo a mais do que um salário no final do mês. Todos trabalhamos
por projetos que muitas vezes vão além do nosso interesse.
Dessa forma, quando voltamos a colocar cada uma dessas tarefas
dentro de projetos, recuperamos uma perspectiva maior sobre o
rumo que nossa vida está tomando.
Além disso, como a maior parte das pessoas, eu tenho certeza que
você luta para progredir em cada projeto que faz parte da sua
vida, sendo que um dos seus maiores desafios é sempre o número
de projetos que se encontram a sua frente.
Mas assim que você volta a enxergar tudo na sua vida como
projetos, você pode começar a quebrá-los em porções menores, e
nos seus componentes mais fundamentais: Itens de Ação, Itens de
Referência e Itens em “Banho-Maria”.
Como segunda premissa do Método Action, temos que cada
projeto na nossa vida pode ser subdividido em 3 componentes
fundamentais. São eles:

– Itens de Referência
Todo projeto possui um conjunto de informações que são úteis
para sua realização, mas que não são necessariamente
executáveis. Minutas de reuniões, manuais, websites, registros de
discussões são apenas alguns exemplos.
Você também pode ter alguns livros que deseja ler para aprimorar
suas habilidades de liderança, ou pode até mesmo considerar este
blog como uma referência no seu projeto para alavancar sua
Produtividade Pessoal.

– Itens em “Banho-Maria”
Em segundo lugar, existem sempre algumas ideias ou ações que
são importantes para o projeto, mas que não são relevantes no
momento atual, podendo ser importantes em algum momento no
futuro.
Por exemplo, redesenhar seu site pode ser algo interessante no seu
projeto de marketing. Mas, se essa tarefa não possui tanta
urgência para ser executada, pode ser armazenada facilmente na
sua lista de “Banho-Maria”.

– Itens de Ação (tarefas)

Finalmente, chegamos à espinha dorsal do Método Action: os
“Itens de Ação”. Essas são as tarefas específicas que precisam
ser feitas para realização e finalização do seu projeto. Por
exemplo, “Criar o esboço para sua apresentação”, ou “Estabelecer
exatamente quais são os benefícios do meu produto que eu vou
focar”.
Os itens de ação correspondem a todas as tarefas, por menores
que elas sejam, que fazem parte de algum projeto ativo.

Utilizando o Método Action no “Todoist”

Certo, uma vez que você entenda que dentro do
Método Actionsempre estaremos lidando com projetos, e que cada
um dos seus projetos pode ser subdivido em “Itens de Ação”,
“Itens de Referência” e “Itens em Banho-Maria”, podemos
começar a explorar um pouco mais como aplicar essa
metodologia na prática.
Aqueles que me acompanham já há algum tempo, sabem que
minha lista de tarefas preferida é o “Todoist”, e, portanto,
explicarei como aplicar o método utilizando essa ferramenta.

Projetos
Certo, o primeiro passo é definir quais exatamente são os projetos
que você está trabalhando, e listá-los no campo “Projetos” na
lateral esquerda do Todoist. Aqui não existe segredo. Liste todos
os seus projetos, até mesmo aqueles que não estão ativos no
momento.
Dessa forma, se você ainda deseja fazer a reforma da cozinha na
sua casa, ou desenvolver um novo produto para sua empresa, ou
começar a praticar algum tipo de exercício físico, liste tudo isso
como diferentes projetos.
Enquanto estiver adicionando seus projetos, você vai perceber que
existe um pequeno círculo, de cor cinza, ao lado de cada novo
projeto que você adiciona. Dessa forma, antes de adicionar o novo
projeto, eu peço que você altere para a cor verde o círculo dos
projetos que atualmente estão ativos, e para vermelho o círculo
dos projetos que estão inativos (projetos que você deseja executar
algum dia).
Dessa forma, apenas passando o olho na sua lista de projetos,
você conseguirá facilmente visualizar de maneira clara em quais
projetos está trabalhando e quais ainda não está. Além disso, caso
queira começar a trabalhar em um novo projeto, tudo o que
precisa fazer é editar a sua cor no aplicativo.
Caso desista, ou deixe de trabalhar em determinado projeto, você
ainda pode arquivá-lo facilmente e deixar todos os seus dados
salvos na plataforma.

Itens de Ação e Itens de Referência

Certo, uma vez que você tenha criado uma pasta para cada um dos
seus diferentes projetos, o próximo passo é você começar a listar
todos os itens que fazem parte dele.
O meu conselho é para que divida os seus itens de ação e de
referência em diferentes subpastas dentro do meu mesmo projeto.
Coloque todos os itens que são executáveis dentro da pasta “Itens
de Ação” e todos os itens que não são executáveis dentro da pasta
“Itens de Referência”.
Se preferir, você também pode deixá-los na mesma pasta, e então
adicionar algum tipo de etiqueta que permita a você separar
facilmente as referências das ações. Por exemplo, você pode
adicionar a etiqueta “@ref” antes de cada referência, o que até
mesmo facilitará encontrar mais tarde essa referência através do
sistema de busca.

Itens em Banho-Maria
Por último, os itens que estão em banho-maria correspondem
àqueles que estão em espera, e que você pretende executar mais
tarde. Se você está acostumado com o sistema “Getting Things
Done (GTD)”, essa lista seria o equivalente à lista “Um
dia/Talvez”.
No Todoist, a melhor forma que eu encontro de manter os itens
em banho-maria é criando um projeto completamente diferente, e
colocando todos os itens em banho-maria dentro dessa mesma
lista. Então, conforme os dias vão passando, você revisa essa lista
e retira de lá os itens que deseja agir no momento.
Alternativamente, você pode inserir esses itens já dentro dos seus
respectivos projetos, e utilizar um asterisco “*” antes da descrição
da sua tarefa, de forma que ela não possa ser completada.

Considerações Finais
Quando estiver pensando sobre como aplicar o método, dê
prioridade para alguma forma de capturar suas tarefas e projetos
que se adapte às suas necessidades. Além disso, tenha em mente
que o design da sua metodologia vai afetar muito a sua motivação
para utilizá-la.
Atração frequentemente gera comprometimento. Se você gosta do
seu método de organização, é muito mais provável que você o
utilize com frequência. Por esse motivo, pequenos detalhes como
a escolha do seu aplicativo, e as cores que você escolheu para
separar seus projetos podem fazer toda a diferença no seu nível de
comprometimento com a técnica.
Escolha com sabedoria, e caso tenha alguma dúvida, utilize o
espaço logo abaixo para fazer um comentário. Terei o maior
prazer em lhe ajudar!