COMPARTIR DOCUMENTOS EN LA RED - SKYDRIVE Sesión 9

COLABORACIÓN CON UN GRUPO DE TRABAJO

OBJETIVO

 Aprender a crear tablas de datos de una y dos entradas

CONTENIDO
 Tabla de datos de una entrada
 Tabla de datos de dos entradas

Microsoft Excel Avanzado 2010 1

Sesión 9 COMPARTIR DOCUMENTOS EN LA RED - SKYDRIVE

TEMARIO

1. INTRODUCCIÓN ................................................... 3
2. ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX O CORREO - E .... 3
3. GUARDAR EN SKYDRIVE DESDE OFFICE 2010 ...... 5
Microsoft SkyDrive ........................................................................................ 5

4. Interfaz de Excel Web App ......................................................................... 6

Ventajas de Excel Web App ............................................................................ 7

5. EDITAR DIRECTAMENTE EN EXCEL ....................... 8
Guardar en SkyDrive desde Excel ................................................................... 8
RESUMEN ............................................................... 11

2 Microsoft Excel Avanzado 2010

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1. Introducción

Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para

compartir documentación, o trabajar en equipo desde diferentes
situaciones geográficas.

En los últimos tiempos han proliferado muchas herramientas de gestión

que se basan en el uso de internet.

Sus ventajas son numerosas, ya que la centralización de los recursos:

o Evita realizar duplicados de un mismo documento, ya que se puede

editar desde distintos puntos.

o Permite conocer el estado de un documento en todo momento y las

actualizaciones que ha sufrido.

o Facilita el acceso desde cualquier punto a los documentos, inclusive

desde algunos terminales móviles.

o Mejora la seguridad de los documentos, ya que, en caso de sufrir

pérdidas de información de forma local, la información se encuentra
también en un servidor.

Por todos estos motivos, la suite Office 2010 facilita la publicación

online.

En este tema veremos diferentes formas de compartir información y

aprovechar las nuevas tecnologías e internet para trabajar en red.
Obviamente la mayoría de estas opciones no estarán disponibles si no
tenemos conexión a internet.
2. Enviar documentos por fax o correo - e

Una tarea muy común suele ser la de enviar el documento por correo
electrónico o por fax. Excel 2010 facilita esta tarea.

Accede al menú Archivo > Guardar y enviar. Y selecciona Enviar

mediante correo electrónico.

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Las opciones de que disponemos son:

Enviar como datos adjuntos, que consiste en enviar un correo

electrónico con una copia simple del contenido actual del documento.
El inconveniente de este sistema es que si el receptor del mensaje no
dispone del programa Excel ni de ningún lector de este tipo de archivos,
no podrá leerlo. Pero no te preocupes, lo habitual es que todo el mundo
disponga de un paquete ofimático capaz de interpretarlo.

Enviar un vínculo, que lo que envía no es una copia, sino un

enlace para modificar a través del correo electrónico un mismo
documento. Sería ideal por ejemplo para permitir a un corrector

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acceder a un documento Enviar como PDF, es una opción similar

a la primera, se trata de enviar adjunta la información, solo que
en este caso utiliza el formato PDF, que es el tipo de formato
más común para enviar información que no deseamos que se
manipule, como por ejemplo un presupuesto. Una ventaja es que
el receptor no necesitará tener Office para poder leer el
documento.

Enviar como XPS tiene las mismas características que el envío

de un PDF, pero no es estándar, ya que es un formato propio de
Microsoft y las personas que utilicen sistemas operativos que no
sean Windows pueden tener más dificultades en leerlos. Es
recomendable enviarlo como PDF.

Enviar como fax de Internet, permite, en caso de que

tengamos contratado un servicio de fax online, enviar el
documento de esta forma.

Simplemente deberemos elegir la que más nos convenga y

hacer clic sobre su correspondiente botón.

Ten en cuenta que lo que hace Excel para enviar los documentos
es gestionar el envío ordenando al programa gestor de correo
electrónico lo que debe hacer. Es decir, que será necesario tener
una cuenta configurada en Microsoft Outlook o cualquier otro
gestor.

3. Guardar en Skydrive desde Office 2010

Microsoft SkyDrive (anteriormente Windows Live SkyDrive y Windows

Live Folders) SkyDrive permite a los usuarios subir archivos de una
computadora y almacenarlos en línea (nube), y acceder a ellos desde un
navegador web o su dispositivo local. El servicio utiliza Microsoft
account para controlar el acceso a los archivos del usuario. Los archivos
que se comparten públicamente no requieren una cuenta de Microsoft
account para acceder.

Es así que SkyDrive es un servicio de almacenamiento de archivos en

Internet gratuito propiedad de Microsoft. Este servicio ofrece 25 GB de
almacenamiento y el acceso está restringido a través de Windows Live
ID de manera que solamente tú puedas tener acceso a los archivos que

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has subido, aunque existe la posibilidad de compartir los archivos con

tus contactos o publicar los archivos para ser vistos por todos.
Para acceder a SkyDrive tienes dos opciones. La primera opción es una
vez que hayas ingresado a tu cuenta de correo electrónico observarás
una liga en el menú superior.

La segunda opción es ingresar directamente al sitio

http://skydrive.live.com. Una vez dentro observarás el icono para crear
un nuevo libro en Excel.

Pulsa el botón Crear un libro de Excel y se mostrará un cuadro de

diálogo preguntando el nombre del nuevo libro que se creará y que se
guardará en SkyDrive.

4. Interfaz de Excel Web App

La interfaz de Excel Web App es similar a la de Excel 2010 así que te

sentirás familiarizado con ella. Sin embargo esta versión de Excel no
tiene todas las características que tenemos en la versión de escritorio
pero tiene lo necesario para hacer modificaciones básicas sobre
nuestros archivos.

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Ventajas de Excel Web App

Una ventaja de este servicio es definitivamente la colaboración con

otros usuarios. Si compartes el libro de Excel con otros usuarios es
posible que todos estén trabajando al mismo tiempo sobre el mismo
archivo y de esa manera avanzar más rápido en la creación del libro de
Excel.

Para compartir un libro de Excel debes hacer clic derecho sobre el

nombre de archivo y seleccionar la opción Compartir.

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Eso abrirá un cuadro de diálogo que nos permitirá especificar la cuenta

de correo electrónico de aquellas personas con las que deseamos
compartir el archivo.

5. Editar directamente en Excel

Excel Web App es ideal para realizar cambios rápidos y sencillos sobre
un libro de Excel almacenado en SkyDrive así como para colaborar
con otros usuarios utilizando un navegador de Internet.

Pero si deseas tener toda la funcionalidad de Excel podemos abrir los

archivos de SkyDrive con la versión de Excel instalada en nuestro
equipo, solamente haz clic derecho sobre el nombre del archivo y
selecciona la opción Abrir en Excel.

Al abrir el archivo Excel solicitará tus credenciales de Windows Live ID

de manera que pueda guardar los cambios realizados directamente en
SkyDrive. Si solamente deseas tener una copia del libro en tu equipo
puedes seleccionar la opción de menú Descargar en lugar de Abrir en
Excel.

Guardar en SkyDrive desde Excel

Si por el contrario, tienes un archivo de Excel en tu equipo y deseas

guardarlo en SkyDrive debes hacer clic en la ficha Archivo y seleccionar
la opción Guardar y enviar donde encontrarás la opción Guardar en la
Web.

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Al hacer clic en el botón Iniciar sesión se solicitarán tus credenciales

para conectarse a SkyDrive y guardar el archivo deseado.

NOTA: En el caso que deseamos crear una nueva carpeta:

1. Clic en el botón .

2. Clic en Iniciar sesión .

3. Digitar nuestra Cuenta de Microsoft y Contraseña, luego pulsar el

Botón Registrarse (Sign In).

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4. Una vez que hayamos iniciado sesión, clic en Crear, opción

Carpeta, luego Digitar el nombre de la carpeta y pulsar
ENTER.

5. Cerramos Sesión para volver a Word.

6. Pulsamos Actualizar.

NOTA: Bien si accedemos desde el enlace Ir a: SkyDrive, bien si

accedemos de forma autónoma al sitio web de Microsoft para
SkyDrive, el resultado será el mismo. Podremos explorar las
carpetas que hayamos ido creando, y descargar los archivos que
hayamos incluido en ellas. También podremos crear carpetas
nuevas y establecer los permisos.

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Resumen

 Compartir documentos en Red SkyDrive

Hoy en día es cada vez más importante el uso de internet para

compartir documentación, o trabajar en equipo desde diferentes
situaciones geográficas.

 ENVIAR DOCUMENTOS POR FAX O CORREO-E

Accede al menú Archivo > Guardar y enviar y selecciona Enviar

mediante correo electrónico.

 GUARDAR EN SKYDRIVE DESDE OFFICE 2010

SkyDrive permite a los usuarios subir archivos de una

computadora y alma- cenarlos en línea (nube), y acceder a ellos
desde un navegador web o su dispositivo local.

 Interfaz de Excel Web App

La interfaz de Excel Web App es similar a la de Excel 2010 así que

te sentirás familiarizado con ella.

 Ventajas de Excel Web App

Una ventaja de este servicio es definitivamente la colaboración

con otros usuarios.

 Guardar en SkyDrive desde Excel

Si por el contrario, tienes un archivo de Excel en tu equipo y

deseas guardarlo en SkyDrive debes hacer clic en la ficha Archivo
y seleccionar la opción Guardar y enviar donde encontrarás la
opción Guardar en la Web.

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