EVOLUCIÓN E IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la

humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Desde las monarquías
surgidas en el Asía, hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por la civilización egipcia y Griega se
tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados, es así como podemos
evidenciar que en Egipto se generaban documentos como registros de propiedad, catastros,
cuentas, listas de reyes, utilizando etiquetas donde se incluía el año, el símbolo del faraón,
responsable del documento y el asunto. En Grecia conservaban actas del consejo de Gobierno,
listados de ciudades y documentos patrimoniales, su acceso era pública de ahí surge el concepto
de publicidad como atributo de los archivos públicos, contemplando el principio de autenticidad
documental y su valor legal. En el Imperio Romano el archivo era considerado como un lugar
sagrado y tanto los documentos públicos como privados eran custodiados y seguros, su acceso era
reservado a ciertos funcionarios y los documentos públicos eran utilizados para ejercer el poder.
En la Edad Media es introducida una clasificación sistémica y cronológica y se empiezan a
conservar los documentos en legajos. El primer archivo serio se debe a Maximiliano I de Hamburgo
en el siglo XVII quien crea tres herramientas de descripción: los inventarios topográficos, los
inventarios cronológicos y los inventarios por asunto. En el siglo XIX se crea conciencia de la
documentación como una fuente de información para el ejercicio del poder interna y externa, se
crean sistemas de archivos y prácticas archivísticas cada vez más comunes, teniendo en cuenta
las necesidades informativas y el derecho al libre acceso se da lugar a un nuevo concepto sobre
usuario, de allí que con la llegada del siglo XX se acaba el aislamiento de los archivos ya que se
crean redes de cooperación. Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los
cuales han llegado a muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos se comenzó a utilizar
la informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban dando lugar
a documentos electrónicos de archivo.

Teniendo en cuenta que los archivos recopilan, conservan y difunden información los documentos
de un archivo debe contar con las siguientes cualidades:

- Económicos: Deben servir a las necesidades de la empresa.

- Simples: La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla posible.
- Funcional: Debe permitir de una manera rápida y eficaz las operaciones de archivar y consultar.
- Exactos: Deben reducir al máximo las posibilidades de archivar documentos equivocadamente.
- Técnicos: Deben dejar el menor número de casos dudosos a decisión del encargado del archivo.

Es de vital importancia saber cómo y dónde se va a guardar la información de las empresas, de la

organización, uso, naturaleza y ciclo de vida que se le dé a la misma depende la clasificación del
archivo.
 CLASIFICACIÓN DEL ARCHIVO

ORGANIZACIÓN USO

CENTRALIZADO DESCENTRALIZADO ACTIVO SEMI ACTIVO INACTIVO

Una sola Funciona repartido Satisface las Representa el Comprende el

dependencia entre varias necesidades de cambio de traspaso
destinada al archivo dependencias de conservación y documentos en definitivo para la
maneja y controla una Institución. consulta intervalos conservación
toda la permanente. determinados, su perpetua.
documentación. Utilizada en las
consulta es
Utilizada en la grandes Empresas. Se utiliza para Se utiliza para
esporádica.
Pequeña empresa documentos conservar
actuales o Se utiliza para documentos por
anteriores que se documentos que largos periodos
encuentren en serán de tiempo de
trámite. consultados una acuerdo a las
o dos veces al disposiciones.
año.

NATURALEZA CICLO DE VIDA

PRIVADO DE
PÚBLICO INTERES PRIVADO GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO
PÚBLICO

Es todo aquel Aquel que, por Es el que Se encuentran Unidad Es el transferido

que pertenece su valor pertenece a todos los administrativa del archivo
a las histórico, personas documentos donde se central, son los
entidades ciencia e naturales o relacionados con transfieren todos archivos de
oficiales investigación jurídicas actividades que los documentos conservación
es de interés se hallan en de las diferentes permanente.
público curso. gestiones y que
aún siguen
vigentes y son
objeto de
consulta.
De acuerdo a la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” los archivos se categorizan de la
siguiente manera:
Artículo 07: Archivos de Jurisdicción y Competencia:
- Archivo General de la Nación (Ente Regulador)
- Archivo General del Departamento
- Archivo General del Municipio
- Archivo General del Distrito
Artículo 08: Archivos Territoriales
- De orden Nacional
- De orden Departamental
- De orden Distrital
- De orden Metropolitano
- De orden Municipal
- De orden Local
- Archivos de las nuevas entidades que se creen por ley
- Archivos de los territorios indígenas
Artículo 09: Archivos según la organización del Estado
- Rama Ejecutiva
- Rama Legislativa
- Rama Judicial
- Organismos de Control
- Organismos autónomos

A partir del siglo XX el termino de archivo cambia radicalmente con la aparición de nuevas
tecnologías, la globalización y la economía, en este contexto los archivos se constituyeron en
fuentes de información, los documentos ya no se encuentran solo en el soporte tradicional (papel)
y los medios de difusión y conservación son diferentes. Aparece el correo electrónico y los
documentos digitales, la aplicación de las nuevas tecnologías representa grandes ventajas para la
gestión administrativa, el control de transferencias, préstamos, y consultas; el almacenamiento y
conservación de la documentación, permitiendo así la eficacia, eficiencia y efectividad de los
servicios del archivo en la actualidad