Manuales

administrativos
Un manual es un documento en la cual se describe
con detalle y en forma ordenada y sistemática
información y/o instrucciones sobre Organización
funciones procedimientos, etc de una entidad o
dependencia que se consideran necesarias para la
ejecución de un trabajo.
 Características

 Delimitar en forma escrita las funciones,

responsabilidades y autoridad de cada cargo.
 Normalizar y controlar los tramites de los
procedimientos.
 Adoctrinar al personal nuevo sobre sus funciones y
responsabilidades en la entidad.
 Adiestrar y orientar al personal en servicio.
 Identificar los canales de comunicación de
coordinación.
 Tipos de manuales
De acuerdo a su contenido los principales tipos de
manuales son los siguientes:
 Manual de organización y funciones.
 Manual de procedimientos.
Manual de organización y funciones

Son documentos que exponen con detalle la

estructura y funciones de la entidad o dependencia de
que traten, las relaciones de cada unidad y de cada
cargo, la especificación de la autoridad y la
responsabilidad inherente al cargo las líneas de
responsabilidad, canales de comunicación, etc.
Los manuales de organización y funciones tienen como finalidad principal:

Indicar las funciones básicas de cada unidad delimitando la

naturaleza y amplitud del trabajo.

Indicar la ubicación de cada cargo dentro de la estructura

general de la entidad o dependencia y señalar las funciones
fundamentales de los mismos (los cargos).

Enmarcar la autoridad dentro de los límites pertinentes.

Describir las interrelaciones formales y funcionales de la

entidad y/o dependencia y de los cargos hacia el exterior e
interior.
 Manual de Organización

1. Identificación
Logotipo, nombre, denominación y extensión del
manual, lugar y fecha de elaboración, número de
páginas, sustitución de páginas, unidades
responsables y clave de la forma.
2. Índice o contenido

3. Prólogo y/o Introducción

Exposición de lo que es el manual, su estructura,
propósitos, ámbito de aplicación y necesidad de
mantenerlo vigente.
Manual de Organización

4. Antecedentes Históricos
Descripción del origen, evolución y
cambios significativos de la
organización ó área descrita.
5. Legislación o base legal
Lista de los principales
ordenamientos jurídicos que norman
las actividades de la Institución
(Constitución, tratados, leyes,
convenios, reglamentos, decretos,
acuerdos y circulares).
Manual de Organización

6. Atribuciones
Transcripción textual y completa del artículo
y cláusula que explica las facultades
conferidas a la organización.
7. Estructura orgánica
Descripción ordenada de las unidades
administrativas de una organización según
sus relaciones de jerarquía.
8. Organigrama
Representación gráfica de la Institución.
Manual de Organización

9. Misión
Guía o marco de referencia para orientar
sus acciones y ser objetivos.
10. Funciones
Es la especificación de las tareas inherentes
a cada una de las unidades administrativas
de la estructura orgánica.
11. Descripción de puestos
Reseña del contenido básico de los
puestos: relaciones de autoridad,
responsabilidades, funciones, relaciones.
 Manual de
Organización

12. Directorio
En el constan los nombres y puestos de las personas
comprendidas en el manual.
Manual de procedimientos
Llamamos también manuales de operaciones o de
practicas Standard, sus documentos que presentan en
forma ordenada y sistemática los tramites preciso a
seguir para lograr el trabajo de una dependencia de
acuerdo a métodos previstos.
Los manuales de procedimientos el cumplimiento de
las rutinas de trabajo y evitar las alteraciones arbitrarias
Funciones:

Uniformar y
controlar el
Facilitar la
cumplimiento Enseñar el Aumentar la
Facilitar las Simplificar la elaboración de Construir una
de las rutinas trabajo a los eficiencia de los
labores de determinación de las guías de base para el
de trabajo y nuevos empleados en
inspectoría. responsabilidades. servicio al análisis.
evitar las empleados. servicio.
ciudadano.
alteraciones
arbitrarias ,
Manual de Procedimientos
1. Identificación
Logotipo, nombre, denominación y
extensión del manual, lugar y fecha de
elaboración, número de páginas, sustitución
de páginas, unidades responsables y clave
de la forma.
2. Índice o contenido

3. Prólogo y/o Introducción

Exposición de lo que es el manual, su
estructura, propósitos, ámbito de aplicación
y necesidad de mantenerlo vigente.
Responsabilidades en la elaboración de
manuales

 La oficina de organización y métodos cuando la

entidad o dependencia cuenta con esta oficina
 El personal administrativo capacitado cuando no hay
oficina o personal de organización y métodos
 El jefe de la dependencia cuando no hay ni personal
de organización y métodos ni personal administrado
capacitado
METODOLOGÍA PARA LA CONFECCIÓN DE
UN MANUAL

Se emplea los siguientes pasos:

Planeamiento:
En este paso se determina:
Propósitos del manual
Asignación de la responsabilidad por su elaboración los
usuarios del manual.
Recopilación:
Es el acopio de la información necesaria para la
elaboración mediante:
La investigación documental de los archivos de la
investigación.
Entrevista a empleados para obtener datos de sus
actividades y operaciones en que intervienen.
Entrevistas a los jefes o responsables de las dependencia
para completar aclarar y aprobar la información obtenida.
Observación directa del funcionamiento de la dependencia
o del proceso.
Estudio y análisis de la información:
En esta etapa se hace examen concienzudo de la
información obtenida y se analiza para eliminar
contradicciones duplicaciones y cualquier otro
defecto
Redacción del proyecto del manual:
Se confecciona un proyecto de manual con la
información obtenida y revisada pero durante su
redacción debe consultarse con el jefe responsable
y los usuarios acerca de dicho proyecto que debe
reflejar la realidad exacta
En seguida se preparan las graficas necesarias. el
lenguaje a usar debe ser claro y sencillo sin dar
lugar a dudas o diferentes interpretaciones se
emplea el infinitivo de los verbos al inicio de cada
párrafo por ejemplo:
_Dirigir, coordinar y controlar el funcionamiento de
las diferentes dependencias
_Coordinar la supervisión especializada a los
organismos ejecutivas periféricas, etc
Revisión y aprobación:
Al terminar el manual se le presenta a la autoridad superior
respectiva de la dependencia para hacer las correcciones finales
Una vez hecha la corrección final se le remite a la autoridad
competente, con el fin de que lo apruebe y pierda tener vigencia
legal

Presentación:
El manual aprobado se hace imprimir:
Se recomienda se haga en hojas sueltas lo cual permite hacer
modificaciones parciales sin alterar todo el documento.
En hojas tamaño A_4 según norma el instituto nacional de normas
técnicas y certificaciones (29.7*21 cm.).
Guardarlos en fólderes que permitan su fácil manejo o intercambio.
Utilizar clave para la numeración lo cual evitara trastornos mayores
en la sustitución.
Y no usar letra muy pequeña ni muy grande.
Divulgación:
El manual aprobado e impreso debe repartirse entre
el personal de la dependencia con quien deben
coordinar así mismo se enviara ejemplares a la oficina
de organización y métodos y a las que se juzgue
pertinente.

Actualización del manual:

Desde el momento que el manual comienza a ser
utilizado debe ser controlado continuamente para
proceder a estudiar y verificar si el documento ha
cumplido con el objetivo que puntos hay que mejorar o
sustituirlos por otros, etc.
 Cuadro de Asignación de
Personal

 El CAP es un documento de gestión que contiene los cargos

clasificados en base a la estructura orgánica prevista en su
Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y a los objetivos
y metas establecidos en su Plan Estratégico
 La conducción del proceso de elaboración y formulación del CAP
de las Empresas es responsabilidad del Gerente General de la
Empresa. Esta facultad puede ser delegada en otros cargos de la
Empresa
Reglamento Es un documento normativo que contiene
disposiciones técnico – administrativas que
de completan, regulan y fijan la estructura orgánica
Organizació de la entidad, con sujeción a su naturaleza, fines
y funciones establecidas en las normas legales
ny que le dan origen y otras disposiciones
complementarios, y precisa las funciones,
Funciones atribuciones y relaciones de las unidades
orgánicas consignadas en precitadas normas y
disposiciones.
El ROF es un documento que expresa como los
órganos de gobierno, han decidido que deben
formularse la organización de una entidad. Así el ROF
establecerá:
Cual es la estructura de la entidad y que unidades
orgánicas deben existir.
Que funciones debe corresponderle a cada unidad
orgánica.
Las relaciones jerárquicas, de coordinación y en
general de trabajo que se establecen.
Las atribuciones o facultades específicas de los
titulares de las unidades orgánicas.
 El ROF deberá ser empleado como un
instrumento de gestión administrativa, para:

Establecer campos funcionales y

Finalidad responsabilidades.
Como un medio para efectuar el proceso de
dirección y control.
 El esquema que debe contener el ROF es el siguiente:
Introducción
Índice
Generalidades
Titulo I .- De la Naturaleza, finalidad, objetivos y funciones generales.
Esquema del
Titulo II .- De las Funciones, facultades a atribuciones.
ROF Capitulo I.- De la Alta dirección.
Capitulo II.- De los órganos Consultivos de coordinación y participación.
Capitulo III.- De los órganos de control asesoramiento y apoyo.
Capitulo IV.- De los órganos de línea.
Titulo III.- De las relaciones Institucionales.
Titulo IV.- De las disposiciones complementarias, transitorias y finales.
Organigrama General
Glosario de Términos
 EMPRESA SAN JOSÉ DEL NORTE E.I.R.L

MISIÓN
Satisfacer las necesidades vitales de acuerdo a las exigencias de nuestros clientes
poniendo a su alcance productos de calida certificada y a precios razonables
contribuyendo de esa manera a la preservación de la salud y el medio ambiente.
Así mismo contribuir de una u otra manera al mejoramiento de la calidad de vida de
nuestra comunidad fomentando programas de salud, cultura educación, deporte y
acciones solidarias.
OBJETIVO GENERAL:
Elaboración de agua de mesa, bebidas refrescantes, gasificadas y no gasificadas
contribuyendo al desarrollo y bienestar de la población principalmente en la
generación de empleo así como también brindar un producto de calidad
garantizando la salud del poblador tumbesino operando dentro del marco de la
legalidad e innovando continuamente nuestro producto aplicando tecnología de
punta con eficiencia y responsabilidad lo cual nos respalda como empresa.
 DESARROLLO DE CONTENIDO DEL MANUAL

I.-INTRODUCCIÓN:

Finalidad:
Identificar las unidades orgánicas que conforman la estructura general
de la empresa y el personal que labora en ella.
Definir las funciones y responsabilidades que le competen a cada una de
las unidades orgánicas.
Alcance:
El presente manual de organización y funciones es de aplicación a todas
las unidades y al personal que conforman la estructura orgánica de la
empresa.
Aprobación y utilización:
El manual de organización y funciones, será aprobado por la máxima
autoridad de la empresa (el gerente general) y se utilizará periódicamente
como instrumento de gestión administrativa y como guía para la dirección
y control de la entidad.
Base legal:
Ley de sociedades (Ley E.I.R.L 21621)
Ley de Mypes 28015

Reglamento de las Mypes D.S. 009-2003 TR

II.-ESTRUCTURA ORGÁNICA

a).-Órganos De Gobierno:
Gerencia General
b).-Órganos de apoyo:
Secretaria
C.-Órganos de línea:
Gerencia Logística
Compras
Almacén
Distribución
Gerencia de producción
Gerencia de Ventas

GERENTE GENERAL
Funciones de la unidad orgánica:
 Organizar, dirigir, supervisar y coordinar las actividades operativas de la empresa.
 Elaborar las estrategias y políticas para el desarrollo de la empresa de acuerdo con los
objetivos planteados.
 Coordinar y supervisar las actividades de los Gerentes de Área.
 Participar en los comités de adquisiciones, contrataciones y cualquier otro que se
conforme para fines administrativos, financieros y servicios judiciales de acuerdo a las
normas vigentes y reglamentaciones específicas.
 Desarrollar la organización e implementar los mecanismos de evaluación de la gestión
empresarial a través de la evaluación periódica de planes.
 Líneas de autoridad, responsabilidad y
coordinación
La gerencia general es el máximo órgano de
gobierno
Es el responsable del desarrollo de la
empresa.
Mantiene coordinación con los órganos de
línea (Almacén, producción y ventas).

CUADRO ORGÁNICO DE ASIGNACIÓN DE CARGOS

Nº Denominación del cargo N total OBSERVACIONES

de orden De

plazas

0101 GERENTE GENERAL 01

 Funciones específicas a nivel del cargo:
 Orientar la gestión de la empresa al servicio del
cliente a fin de promover su mejoramiento continuo.
 Dirigir los planes de trabajo de la empresa.
 Controlar y evaluar la ejecución presupuestal.

Requisitos del cargo:

Título profesional en administración de empresas
5 años de experiencia en gerencia.
Organigrama:

Gerencia general
 GERENTE DE LOGISTICA
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
El gerente de Logística depende del gerente
general.
El gerente general es responsable del cumplimiento
de sus funciones
El gerente de Logística mantiene coordinación con
el gerente general y los órganos de producción y
ventas de la empresa.

• Cuadro orgánico de asignación de cargos

Nº Denominación del cargo N total OBSERVACIONES

de orden De

plazas

0101 Gerente de logística 01

Funciones específicas a nivel del cargo:
Elaborar estrategias y políticas de compras,
desarrollo y negociaciones con los proveedores tanto
a corto plazo como largo plazo.
Planear, dirigir, organizar, controlar y evaluar las
políticas y estrategias referentes al sistema de
abastecimiento.
Coordinar con las diferentes áreas de la organización.
Planificar y supervisar el ordenamiento de los
documentos del gerente general
Cumple otras funciones que se le asigne.

Requisitos del cargo:

Título de administración de empresas
Especialización en temas de logística.
Experiencia de 2 años en gerencia.
 Gerencia general

Logística
 COMPRAS:
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
Depende del gerente de Logística.
El gerente de logística es responsable del
cumplimiento de sus funciones.
Mantiene coordinación con el gerente de almacén

Cuadro orgánico de asignación de cargos

Nº Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES

De CAP
de orden
plazas

0101 Gerente del área de compras 01

3. Funciones específicas a nivel del cargo:
Mantener la continuidad del abastecimiento.
Evitar deterioros, duplicidad, desperdicios, etc.
Buscando la calidad adecuada
Buscar las fuentes de suministro, alternativos y
localizar nuevos productos y materiales.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento.
Cumple otras funciones que se le asigne.

4. Requisitos del cargo:

Título de administración de empresas
Formación técnica y/o auxiliar en informática.
 Gerencia general

Logística

Compras
 ALMACEN
Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
Depende del gerente de logística.
El gerente de logística es responsable del cumplimiento
de sus funciones.
mantiene coordinación con el gerente de logística.

Cuadro orgánico de asignación de cargos

Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES

Nº de orden
De CAP

plazas

0101 Gerente de Almacén 01

Funciones específicas a nivel del cargo:
Controlar la exactitud de sus existencias.
Mantener la seguridad de los insumos y materiales bajo su custodia.
Conservar adecuadamente los materiales y reposición oportuna
Se responsabiliza de recibir en perfectas condiciones los insumos de
los diferentes proveedores.
Identificar y clasificar las mercaderías anotando la cantidad recibida
de cada artículo.
Cumple otras funciones que se le asigne.

Requisitos del cargo:

Título de administración de empresas
Formación técnica y/o auxiliar en informática
Experiencia de dos años en gerencia
 Gerencia general

Producción
Logística

Adquisiciones
Agua de Mesa

Almacén
 VENTAS
1. Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación
El gerente de Ventas Depende del gerente general
El gerente general es responsable del cumplimiento
de sus funciones.
Mantiene coordinación con el gerente general

Denominación del cargo N total Nº OBSERVACIONES

Nº de orden
De CAP

plazas

0101 Gerente de marketing 01

Funciones específicas a nivel del cargo:

 Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar todas

las actividades diseñadas tanto para satisfacer las
necesidades de los clientes como para alcanzar los
objetivos de la organización.
 Establecer los canales de distribución para nuestro
producto.
 Determinar el precio del producto en los diferentes
segmentos del mercado.
 Formular e implantar el plan de ventas y de
publicidad.
 Diseñar la envoltura del producto.
 Promover el consumo del producto a través de
campañas agresivas de publicidad.
 Participar en los diferentes eventos que se realicen
con el fin de dar a conocer nuestro producto.
 Cumple otras funciones que se le asigne.
  Titulo en administración de
empresas y/o marketing
Requisitos  Formación técnica y/o auxiliar en
del cargo informática
 Experiencia de 2 años en gerencia.
 Gerencia general

Producción Marketing
Logística

Adquisiciones
Agua de Mesa

Almacén