Virtual Office Management 

A Project 

Submitted in partial fulfillment of the requirements for  

the award of the Degree of 
 

BACHELOR OF COMPUTER APPLICATION 

By 

( Upasana Roy ) 
( MAKAUT ROLL NO 10401213116 AND REGISTRATION NO 131041010116 ) 
( Upasana Pathak ) 
( MAKAUT ROLL NO 10401213115 AND REGISTRATION NO 131041010115 ) 
( Shipra Paul ) 
( MAKAUT ROLL NO 10401213085 AND REGISTRATION NO 131041010084 ) 
( Reshmi Chakraborty ) 
( MAKAUT ROLL NO 10401213066 AND REGISTRATION NO 131041010065 ) 

 
DEPARTMENT OF COMPUTER APPLICATION 

INSTITUTE OF ENGINEERING AND MANAGEMENT 

2016 

                                                    1 

 
 
 

DECLARATION CERTIFICATE 
 

This  is  to  cer捵阨fy  that  the  work  presented  in  the  thesis  en捵阨tled   “VIRTUAL  OFFICE 
MANAGEMENT”  in  par捵阨al  fulfillment  of  the  requirement  for  the  award  of  degree  of 
Bachelor  of  Computer  Application  of  Ins捵阨tute  of  Engineering&  Management  is  an 
authen捵阨c work carried out under my supervision and guidance. 

To the best of my knowledge the content of this thesis does not form a basis for the 
award of any previous Degree to anyone else.   

Date:   

        (Guide’s Name and Signature) 

                                      Dept. of Computer Applica捵阨on 

                                        Ins捵阨tute of Engineering& Management 

(Name and Signature) 

Head of the Department  

Dept. of Computer Applica捵阨on 

Ins捵阨tute of Engineering& Management 

                                                     2 

 
 
 

CERTIFICATE OF APPROVAL 
 

The  foregoing  thesis  en捵阨tled   “VIRTUAL  OFFICE  MANAGEMENT”  is  hereby 

approved  as  a  creditable  study  of  research  topic  and  has  been  presented  in  sa捵阨sfactory 
manner  to  warrant  its  acceptance  as  prerequisite  to  the  degree  for  which  it  has  been 
submi捵阰ed. 

It  is  understood  that  by  this  approval,  the  undersigned  do  not  necessarily  endorse 
any  conclusion  drawn  or  opinion  expressed  therein,  but  approve  the  project  for  the 
purpose for which it is submi捵阰ed. 

 
 
 
 
 
 

                                                     3 

 
 
 

Acknowledgements 
 
I  sincerely  express  my  deep  sense  of  gra捵阨tude  and  thankfulness  to  Manjima  Saha 
Department  of  Bachelor  of  Computer  Applica捵阨on  ,  Ins捵阨tute  of  Engineering 
&Management,  for  their  scholas捵阨c  guidance  at  every  stage  of  my  project  work  to  the 
state  comple捵阨on  without  their  valuable  sugges捵阨ons,  kind  co‐opera捵阨on  and  inspira捵阨on 
and above all this keen interest in my project work. 

I  sincerely  acknowledge  my  gra捵阨tude  to  respected  Subrata  Basak  our principal and 

Abhishek  Bha捵阰acharya  our  head  of  the  department,  Ins捵阨tute  of  Engineering& 
Management for their valuable help and 捵阨mely sugges捵阨ons which always remain a source 
of noble inspira捵阨on for me. 

I  have  a  great  deal  of  gra捵阨tude  to  all  the  faculty  members,  office  staffs,  and 
non‐technical  staffs  of  the  college  for  their  捵阨mely  help,  support  and  valuable  guidance 
and sugges捵阨ons.   

I am also thankful to my classmates for their warm co‐opera捵阨on. 

Last  but  not  the  least,  I  deeply  express  my  sincerest  reverence  to  my  parents, 
brothers and sisters for their con捵阨nuous inspira捵阨on and affec捵阨on throughout my study. 

 
Upasana Roy 
MAKAUT ROLL NO 10401213116 
Upasana Pathak 
MAKAUT ROLL NO 10401213115 
Shipra Paul 
MAKAUT ROLL NO 10401213085 
Reshmi Chakraborty 
MAKAUT ROLL NO 10401213066 

                                                     4 

 
 
 

Contents 
 
 
Abstract         ……………………………………………………………………………………………………………...6 
 
Chapter 1 
1.1 Introduc捵阨on ………………………………………………………………………………………………………...7 
 
Chapter 2 
2.1 Scope of the project  ……………………………………………………………………….. 8 
2.2 User wise Func捵阨onali捵阨es ………………………………………………………………….. 9 
 
Chapter 3 
3.1 Design diagrams(ERD,DFD,Table Structures,etc) ……………………………………… 10 
 
Chapter 4 
4.1 Soware requirement ……………………………………………………………………………………….13 
4.2 Hardware Requirement ……………………………………………………………………………………..1 4 
 
Chapter 5 
5.1 Screen shots  ………………………………………………………………………………. 15 
 
Chapter 6 
6.1 Conclusions …………………………………………..…………………………………………………………..18 
6.2 Future Work …………………………………………….………………………………………………………..19 

                                                     5 

 
 
 

Abstract 
Virtual  office  management  allows  the  employee  to  view  the  upcoming  events  in  an 
organiza捵阨on,  important  no捵阨ce  and  bulle捵阨n  board.  They  can  apply  for  leave  if  required 
here  and  if  they  want  to  convey  any  message  or  have  any  complaint  then  they  can do so 
through feedback. 

The  admin  on  the  other  hand  can  view  the  details  of  the  employee.  And  not  only  that 
they  can  even  update,  delete  and  insert  data.  Another  feature  of  virtual  office 
management  is  that  the  voice  with  which,  when the admin searches for the employee id, 
the details of that par捵阨cular employee gets displayed.   

                                                     6 

 
 
 

Chapter 1 
 
1.1 Introduction 
Virtual  Office  Management  is  all  about  providing  a  complete  informa捵阨on  about  the 
employees  of  an  organiza捵阨on.  The  employee  aer  registering  with  his  valid  creden捵阨als, 
gets  to  access  this  site  from  where  he  can  view  the  bulle捵阨n  board,  no捵阨ces  and  he  can 
apply  for  leave  applica捵阨on  and  feedback.  The  admin  enters  the  id  and  gets  to  view  the 
details  of  the  employee  and  update  data  accordingly.   The  virtual  office  concept  is  an 
evolu捵阨on of the execu捵阨ve suite industry.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     7 

 
 
 

Chapter 2 
 
2. 1 Scope of the project  
The  objec捵阨ve  behind  this  project  is  to  connect  the  Employee  even  if  he/she  is  out  of the 
sta捵阨on.  With  this  virtual  Office  management  system he/she can be no捵阨fied with the daily 
events.  This  will  help  employees  to  get  in  touch  with  the  office.  The  par捵阨cular  employee 
can  give  the  necessary  feedback  of  the  services  provided  to  him/her.   The  concept  has 
roots  in  life  before  (and  even  during)  the  industrial  revolu捵阨on,  where  parallels  to current 
work styles, specifically working from home, have been drawn. 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     8 

 
 
 

2.2 User wise Functionalities 
 
● Admin 
1. Can check details of employees. 
2. Can update no捵阨ce. 
3. Can check the leave applica捵阨on 
4. Can modify the events. 
 

● Employees 
1. can access his/her personal details aer successful registra捵阨on. 
2. can see the daily events or upcoming events 
3. can write leave applica捵阨on. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                     9 

 
 
 

Chapter 3 
 
3.1 Design diagrams 
ERD: 
 
 

 
 

 
 

                                                     10 

 
 
 

Data Flow Diagram 
Context Level 0: 
 
 
 
 
 
   
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                     11 

 
 
 

Level 1: 
 
 
 
 
 
  emp 

   

   

   
data 
 
 
 
 
 
 
feedback 

leave applica捵阨on 

 
 
 
 
 

                                                     12 

 
 
 

   4.1Software requirement 
 
Content type  Content used 

Database connec捵阨on  Oracle 11g 
Opera捵阨ng system  Windows 8.1 
Web server  Tomcat 4.1 
Front end  Html 
Script  JavaScript 
Net beans IDE  Java Pla捵迀orm 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     13 

 
 
 

4.2 Hardware Requirement 
 
Content type  Content used 
Computer processor  Pen捵阨um Dual core 
Hard disk  10 GB 
RAM  2GB 
Clock speed  700M8z processor 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     14 

 
 
 

5.1 Screenshots 

                                                     15 

 
 
 
 

                                                     16 

 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                     17 

 
 
 

6.1 Conclusion 
This  soware  provides  complete  informa捵阨on  about employees. Hence they can complete 
their  work  from  any  part  of  the  world.  List  of  upcoming  events,  leave  applica捵阨on  and 
bulle捵阨n  board,  these  features  increases the importance of this soware. The users access 
this  virtual  office  management  with  the  help  of  user  id  and  password.  And  aer 
registra捵阨on  they  are  provided  with  an  employee_id.  Next  捵阨me  when  the  uses  login,  just 
by  entering  their  emp_id  and  user_id,  they  can  access  these  features  of  virtual  office 
management.  Biggest  advantage  of  this  soware  is  that  virtually  the  employees  can 
access  the  upda捵阨on  of  the  company  with  includes  rules  and  regula捵阨on,  no捵阨ce,  events 
etc. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                     18 

 
 
 

6.2  Future work 
● In  future  we  would  try  to  relate  it  to  many  other  companies  and  not  just  one 
company. 
● There will be managing head and under that many other stuffs will be working. 
● And  lastly  total no of employees removed and employed can be viewed and we can 
update and delete the record. 
 

                                                     19