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POLITICA Y PROCEDIMIENTO
GASTOS DE VIAJES Página 1 de 7
A continuación, se definen las políticas que son de obligatorio cumplimiento para los trabajadores
de ADECCO SERVICIOS y su vigencia a partir de su publicación:
1. Objetivo General
Establecer las normas que debe seguir el personal vinculado a Adecco Servicios en su trabajo o labor
ejecutada y requiera realizar la solicitud de anticipo o legalización de gastos de viaje.
2. Objetivos específicos
• Mantener un control estricto de los dineros entregados al trabajador para la atención del viaje
encomendado según sea el caso.
• Establecer reglas básicas de legalización de gastos en periodos determinados.
• Brindar herramientas que agilicen dichos procesos de legalización.
• Asegurar al cliente manejo claro de los recursos entregados para el cumplimiento de sus objetivos.
3. Alcance
Esta política aplica para todos los funcionarios que tengan contrato de trabajo con Adecco Servicios
Colombia, y preste sus servicios al cliente “ARL BOLIVAR” quienes por circunstancias relacionadas
con el desarrollo de su trabajo deban realizar viajes dentro del territorio nacional.
• Para el pago de los gastos de viaje o pago adicional la solicitud debe realizarla el Asesor
y ser aprobado por el Director Sectorial de Bolivar.
• Debe existir una aprobación por cada uno de los líderes de Cada Sector.
• Toda legalización debe venir con las facturas soporte de cada uno de los gastos.
• Todo anticipo o legalización debe venir dentro del formato legal de Adecco Servicios.
FOR-RH-0017
• Gastos de viaje o anticipo de gasto se realizará con 3 (Tres) días de antelación.
• Se debe tener presente que después que se sube el anticipo adicional, se cuenta con un
día hábil para el desembolso según Banco del colaborador.
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4. Condiciones Generales
Obligatoriedad de exigir factura de venta o documento equivalente. Emitir a nombre de Adecco
Servicios NIT: 830050228-7 según corresponda. DIRECCION: Carrera 7 No. 76-35 TELEFONO:
4895454.
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No se contempla el pago de valores a terceros a fin de justificar gastar la totalidad del valor
consignado como anticipo. Todo gasto adicional no contemplado o gasto de representación debe
ser autorizado previamente y por escrito.
5. Anticipos de viaje
Toda solicitud de viaje debe realizarse con al menos 2 días hábiles de anticipación a fin de ser
autorizados y consignados los valores requeridos. Debe llevar firma de requisición por parte del PGR,
Firma del jefe directo (Coordinador de Servicios Adecco) y correo de aprobación por el Cliente (ARL
BOLIVAR).
No se aceptarán nuevas solicitudes de anticipo hasta que no se hayan legalizado por lo menos dos
(2) solicitudes anteriores.
Los gastos de tiquetes aéreos deben ser soportados con cotización. Toda multa por retraso, o carga
adicional no anunciada deberá ser asumida por el viajero.
En el caso de que el Cliente solicite modificar el itinerario aprobado anteriormente la multa, será
asumida por Bolivar.
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Los gastos de viaje deben ser legalizados a más tardar en 3 días hábiles siguientes a la fecha de
regreso.
Todo valor a favor del empleado le será reembolsado en su cuenta bancaria siempre y cuando esta
diferencia sea justificada, razonable y aprobada por el cliente. Todo valor sobrante del anticipo
deberá ser consignado a Adecco de manera inmediata al regreso del viaje, o será descontado por
nómina del empleado, conforme está autorizado en la nómina siguiente una vez culminado el plazo
de legalización.
Nota: No se acepta por ningún motivo que dentro de los soportes de Legalización se envíen gastos
por conceptos diferentes a los que están previamente autorizados de alimentación, transporte o
alojamiento. Por ejemplo, no se aceptan conceptos como consumo de mini bar en hotel, Servicio de
Lavandería, alimentación no autorizada a terceros, bebidas alcohólicas, Room Service, compra de
elementos que no sean de trabajo etc.
Si se excede en algunos de estos montos, el valor completo deberá ser asumidos por la persona que
realizo el gasto.
Para transportes los valores van acorde al traslado y soporte. Servicio de taxi, buses, etc. Los valores
de taxi son los únicos que deben soportarse con recibos de caja menor, razonablemente justificados
y/o medios de transporte por solicitud.
Toda Legalización que se reciba debe estar debidamente soportada contra el Anticipo que se ha
solicitado con anterioridad, NO se admiten legalizaciones de gastos sin previa solicitud de anticipo.
El empleado no debe asumir por su cuenta estos valores. El Cliente debe hacer una planeación de
sus actividades y con base en estas solicita el correspondiente anticipo.
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7.1 Alimentación:
Los siguientes son los valores autorizados para ciudades principales y municipios por concepto de
desayuno, almuerzo y cena:
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Tener en cuenta que las temporadas altas en Colombia todos los años son:
• Desde mediados de diciembre hasta mediados de enero
• Semana Santa
• Desde mediados de junio hasta mediados de julio
• Carnaval en Barranquilla
• Todos los fines de semana largos con días festivos
• Semana de receso estudiantil octubre
• Festividades en las principales y diferentes ciudades del país.
Los valores de los trayectos que no estén contemplados en la tabla anterior, se deberá solicitar
mínimo dos (2) cotizaciones previamente para autorización por escrito vía mail de ARL Bolivar.
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7.3 Hospedaje
Los siguientes son los valores autorizados para Hospedaje:
CIUDAD TARIFA
ARAUCA $ 118.000
ARMENIA $ 222.000
BARRANCABERMEJA $ 235.000
BARRANQUILLA $ 230.000
BOGOTA $ 170.000
BUCARAMANGA $ 210.000
CALI $ 180.000
CARTAGENA $ 300.000
CUCUTA $ 200.000
IBAGUE $ 215.000
MANIZALES $ 170.000
MEDELLIN $ 265.000
MONTERIA $ 240.000
NEIVA $ 170.000
LETICIA $ 189.000
PASTO $ 210.000
PEREIRA $ 240.000
POPAYAN $ 210.000
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8. Recomendaciones
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9. Sanciones
Toda legalización será revisada por el empleador, y las facturas estarán sujetas a comprobación en
caso de que Adecco lo considere o el cliente beneficiario del servicio así lo requiera.
En caso de no cumplirse con los tiempos de entrega solicitados, forma de legalización, o se
presenten alteraciones, la persona responsable será citada a descargos para justificar las
inconsistencias, dando cabida a que se apliquen sanciones disciplinarias según corresponda.
10. Anexos
En señal de aceptación se firma por el trabajador a los ___ días del mes de ________201_.
Acepto:
EL TRABAJADOR
C.C. No. de
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