Manual de Funciones por Competencia

Edier Gerardo Urrego González

Walter Johanny Valencia González

Instructora: Carmen Tulia Loaiza Espitia

Ficha: 1939514

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)

Especialización Tecnológica de Gestión del Talento Humano por Competencias
Melgar., Agosto de 2019

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 Justificación

La importancia de realizar un Manual de Funciones por Competencias para la sección de

Talento Humano de La Brigada Especial de Ingenieros es de vital importancia ya que la

mayor parte del tiempo es dedicado a labores administrativas improductivas, lo cual conlleva

a la falta de efectividad en el desarrollo de las tareas impuestas dentro de la organización, por

tal motivo no se cumple con el objetivo primordial para la administración del talento humano,

el hecho de desarrollar mencionado manual ayuda a especificar puntualmente las funciones

que debe cumplir cada quien dentro de los tiempos establecidos, con el fin de lograr la

optimización en calidad y mejoramiento continuo, incrementando el nivel productivo en un

adecuado ambiente laboral en cada una de las responsabilidades asignadas.

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Tabla de Contenido

1. Justificación………………………………………………………………….2
2. Políticas y Normas…………………………………………………………...4
3. Definición del Manual de Funciones y Descripción del Cargo……………5
3.1 Designificación del empleo: Oficial Desarrollo Humano………………….5
3.2 Designificación del empleo: Administración de Personal…………………8
3.3 Designificación del empleo: Coordinador CEPSE………………………..11
3.4 Designificación del empleo: Estadística y Folio de Vida…………………14
3.5 Archivo base de datos………………………………………………………16
4. Beneficios del Proceso……………………………………………………....18
5. Participantes…………………………………………………………...……19
6. Periodicidad…………………………………………………………....……19
7. Proceso a Desarrollar en el Manual……………………………….…....….20
8. Instrumentos de Medición………………………………………….…...….20
9. Instructivos para la utilización del manual……………….....................….21

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Políticas y Normas

1. Disminuir los indicies de accidentalidad fuera de combate en las unidades tácticas.

2. Potenciar campañas de prevención para contrarrestar accidentes de cualquier índole.

3. Fortalecer el área de talento humano para su buen desarrollo y funcionamiento

4. Capacitar e instruir al personal con el fin de logar un excelente desempeño en cada

una de las responsabilidades asignadas.

5. Disposición 016 de 2018.

6. Directiva estructural de personal 1032 de 2016

7. Manual de estado mayor EJC3-50

8. Decreto 1790 de 2000 carrera de oficiales y suboficiales

9. Decreto 1211 de 1990 estatuto oficiales y suboficial

10. Decreto 1793 y 1794 de 2000 soldados profesionales

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Definición de Manual de Funciones y Descripciones de Cargos

OFICIAL DESARROLLO
HUMANO

ADMINISTRACION COORDINADOR ESTADÍSTICA Y ARCHIVO BASE

DE PERSONAL CEPSE FOLIOS DE VIDA DATOS
(FOVID)

Designación del empleo: Oficial desarrollo humano

El Oficial de personal es el principal asesor del comandante en la administración de personal,

actividad que se extiende a los otros oficiales del estado mayor, a través de recomendaciones
sobre el manejo de sus respectivas áreas. Es el encargado de recomendar al comandante el
uso adecuado del personal para el desarrollo de operaciones o tareas específicas
administrativas dentro de las secciones de la unidad.

Identificación del cargo:

Área. Talento Humano

Lugar de trabajo: Brigada de Ingenieros Militares - Tolemaida

Cargo al que reporta: Jefe de estado Mayor y segundo comandante

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Cargos que le reportan: Jefes de talento humano de las unidades tácticas

Requisitos del Cargo: Conocimientos en administración de personal, conocimientos

ofimáticos, conocimientos en gestión de calidad, conocimiento del código sustantivo del
trabajo.

Toma de decisión: A proponer

Relaciones directas: Con área interna, se informa al superior todas las novedades ocurridas
a diario.

Información confidencial que maneja e cargo: Se maneja una base de datos con la
información que no se puede revelar tanto interna como externamente.

Recolección de firmas: al jefe superior que aprueba la decisión.

Descripción del cargo:

1. Analizar los cuadros, relaciones, listas, registros, informes y parte de personal del Cuartel
General de la Unidad Operativa Menor y sus Unidades Tácticas con el fin de obtener
control con el personal de las unidades orgánicas de la Brigada.

2. Presentar propuesta de permisos y licencias del personal, con el fin de dar cumplimiento
al Plan de Bienestar y moral emitido por el comando superior.

3. Desplegar actividades e iniciativas en coordinación con el Oficial de Operaciones

Psicológicas y acción integral, con el fin de mejorar la moral y aspectos sociales del
personal integrante de la fuerza.

4. Dirigir y coordinar las actividades relacionadas con los aspectos sanitarios del Cuartel
General y las Unidades Tácticas de la Unidad Operativa Menor con el fin de lograr así
una mejora continua en la administración de los recursos sanitarios.

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5. Elaborar y supervisar los turnos de vacaciones teniendo en cuenta las necesidades de
personal, las políticas de los Comandos Superiores y responder por el estricto
cumplimiento de los turnos, con el fin de dar cumplimiento con lo ordenado por el
comando superior.

6. Proponer ascensos, condecoraciones y felicitaciones del personal de acuerdo a las normas

reglamentarias vigentes con el fin de que el personal este sujeto al Plan de bienestar y
moral.

7. Coordinar con el Capellán las actividades que tengan influencia en la moral del personal
para estabilizar el espíritu del personal de la Unidad Operativa Menor.

8. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo a su naturaleza,

cargo y nivel de desempeño.

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Designación del empleo: Administración de personal

Apoyar al oficial de desarrollo humano con información veraz y oportuna, facilitando con
esto unas correctas apreciaciones y recomendaciones para el manejo de personal al comando
superior.

Identificación del cargo:

Área. Talento Humano

Lugar de trabajo: Brigada de Ingenieros Militares - Tolemaida

Cargo al que reporta: Oficial de talento humano

Cargos que le reportan: Jefes de administración de personal de las unidades tácticas

Requisitos del Cargo: Conocimientos en atención al público, conocimiento de la directiva

estructural de personal, conocimiento en gestión de calidad.

Toma de decisión: A proponer

Relaciones directas: Con área interna, se informa al superior todas las novedades ocurridas
a diario.

Información confidencial que maneja e cargo: Se maneja una base de datos con la
información que no se puede revelar tanto interna como externamente.

Recolección de firmas: Al jefe superior que aprueba la decisión.

Descripción del cargo:

1. Colaborar con el Jefe de la oficina en el mantenimiento de formatos para la elaboración

de los documentos relacionados en la Directiva Permanente de Administración de
Personal.

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2. Tramitar al Comando Superior de las solicitudes enviadas al Comando de la Unidad
Operativa Menor, sobre solicitudes de retiro, solicitudes de traslado, solicitudes permiso
para salir al exterior, solicitudes cambio de vacaciones, solicitudes de cambio de arma,
solicitudes de escalonamiento.

3. Elaborar las diferentes solicitudes para las medallas de virtudes militares, elaboración del
cuadro de honor de la Unidad Operativa Menor y elaboración turnos de permiso
estipulados por el Comando del Ejército como permiso de fin de año, permisos de semana
santa, permisos de mitad de año, etc.

4. Controlar y enviar la documentación del personal de Oficiales y Suboficiales

considerados para ascenso, con el fin de promoverlos al siguiente grado.

5. Elaborar actas de posesión, notificaciones por retiro del personal orgánico del Cuartel
General de la Unidad Operativa Menor, para contar con acto administrativo que justifique
y de soporte de personal.

6. Solicitar y enviar los candidatos a los diferentes cursos por el Comando Superior, para
fortalecer las capacidades, formación y educación del personal de oficiales, suboficiales
y soldados profesionales.

7. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo a su naturaleza,

cargo y nivel en el desempeño.

8. Actualizar los cuadros relaciones, listas, registros, informes y partes relacionados con los
batallones para ejercer control en la administración.

9. Elaborar las propuestas de altas y bajas de personal, así como los traslados internos de
los batallones de acuerdo a las necesidades del servicio para mantener los efectivos.

9
10. Atender y gestionar la documentación para los haberes del personal con el fin de que se
les cancele a tiempo.

11. Elaborar los turnos de vacaciones teniendo en cuenta las necesidades de personal, las
políticas del comandante y velar por el estricto cumplimiento del plan para el
mantenimiento de la moral.

12. Responder por el estricto cumplimiento del plan de moral y bienestar de los batallones
con el fin de motivar y fortalecer el núcleo familiar de todo el personal.

13. Elaborar las planillas de pasajes y viáticos, devoluciones de alimentación del personal
que sale a comisión de estudio y los soldados que salen de permisos ordenados con el fin
de remunerarle los gastos ocasionados en la misión asignada.

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Designación del empleo: Coordinador CEPSE

Coordinar, organizar y controlar los planes, programas y proyectos para el cumplimiento de

las metas, políticas y objetivos trazados por el centro de preservación de la integridad y
seguridad del ejército. CEPSE (Centros para la Preservación de la Integridad y Seguridad
del Ejército).

Área. Talento Humano

Lugar de trabajo: Brigada de Ingenieros Militares - Tolemaida

Cargo al que reporta: Oficial de talento humano

Cargos que le reportan: Jefes de coordinación CEPSE de las unidades tácticas

Requisitos del Cargo: Conocimientos en psicología, conocimientos en formación y manejo

en situaciones de crisis, conocimientos en manejo de campañas de prevención,
conocimientos en manejo de campañas de salud mental.

Toma de decisión: A proponer

Relaciones directas: Con área interna, se informa al superior todas las novedades ocurridas
a diario.

Información confidencial que maneja e cargo: Se maneja una base de datos con la
información que no se puede revelar tanto interna como externamente.

Recolección de firmas: al jefe superior que aprueba la decisión.

Descripción del cargo:

1. Asesorar al Comandante de la Brigada y comandantes de las Unidades Tácticas

en el área de Selección e Incorporación, tanto de personal militar como civil, a
través de la elaboración de perfiles psicológicos y laborales, aplicación de

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 pruebas psicométricas y entrevistas estructuradas, con el fin de incorporar
personal idóneo en la Institución.

2. Asesorar al Comandante de la Brigada y Comandantes de las Unidades Tácticas

en el área de capacitación y entrenamiento, procesos de aprendizaje, evaluación,
medición, procesos cognoscitivos y de adaptación, con el fin de alcanzar una
mejor adaptación del soldado a la vida militar

3. Desarrollar campañas, planes y programas de prevención y promoción para

erradicar todos los flagelos que afecten la salud mental del personal tales como:
drogadicción, suicidios, alcoholismo, maltrato, falta de control de impulsos y
secuestro entre otros y a su vez optimizar la calidad de vida, con el fin de obtener
el mejor potencial de sus capacidades, experiencias y conocimientos al servicio
de la Institución.

4. Ejercer dirección, evaluación y control de gestión sobre el personal psicológico

asignado a la Brigada de Apoyo Logístico con el fin de lograr un mayor cubrimiento
del personal de oficiales, suboficiales y soldados de las diferentes Unidades Tácticas.

5. Orientar al Presidente del comité en los programas y campañas de prevención.

6. Verificar que se estén cumpliendo eficientemente los programas de Prevención por

parte de las unidades subalternas.

7. Elaborar los reportes mensuales que remiten las Unidades subalternas y enviarlos
mensuales a la DIPSE según corresponda.

8. Establecer un plan de revista de verificación y seguimiento de los programas y

campañas de prevención que se realicen.

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9. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel,
la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

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Designación del empleo: Estadística y folios de vida (FOVID)

Informar al Oficial de Desarrollo Humano, respecto a las estadísticas diarias con el fin de
proporcionar información acerca de las novedades de personal.

Área. Talento Humano

Lugar de trabajo: Brigada de Ingenieros Militares - Tolemaida

Cargo al que reporta: Oficial de talento humano

Cargos que le reportan: Jefes de estadísticas y folios de vida de las unidades tácticas

Requisitos del Cargo: Conocimientos en estadísticas, conocimiento atención al público,

conocimiento en redacción y ortografía

Toma de decisión: A proponer

Relaciones directas: Con área interna, se informa al superior todas las novedades ocurridas
a diario.

Información confidencial que maneja e cargo: Se maneja una base de datos con la
información que no se puede revelar tanto interna como externamente.

Recolección de firmas: al jefe superior que aprueba la decisión.

Descripción del cargo:

1. Realizar los movimientos diarios de las novedades ocurridas en los partes de personal de
la Unidad Operativa Menor para mantener actualizada la base de datos de la Brigada.

2. Consolidar las estadísticas de accidentalidad, heridos fuera de combate, hospitalizados,

personal pendiente por junta médica, incapacidades, informativos administrativos por
lesiones y muerte, para mantener actualizada la base de datos de la Brigada.

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3. Actualizar las estadísticas de desertores, investigaciones penales y personales y personal
interno en centros de reclusión militar esto con el fin de realizar cruce con la con el
comando superior.

4. Efectuar los balances y registros de traslados, retiros, licencias y permisos ordenados en

el plan de moral y bienestar, Con el fin de realizar seguimiento a lo ordenado por el
comando superior.

5. Efectuar revistas periódicas de la plataforma FOVID a las unidades tácticas y unidad

operativa menor de acuerdo al cronograma establecido, donde verifica conceptos,
felicitaciones, sanciones, objetivos, funciones del evaluado, evaluador y revisor, aprobar
e interponer reclamos en casos especiales con su respectiva solución.

6. Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo a su naturaleza,

cargo y nivel en el desempeño.

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Designación del empleo: Archivo base datos

Almacenar y aplicar la ley de archivo registro de documentación en correcto funcionamiento

de correspondencia y garantizar el manejo histórico de la documentación.

Área. Talento Humano

Lugar de trabajo: Brigada de Ingenieros Militares - Tolemaida

Cargo al que reporta: Oficial de talento humano

Cargos que le reportan: Jefes de archivo base de datos de las unidades tácticas

Requisitos del Cargo: Conocimientos en ley de archivos, conocimiento en inventarios,

conocimientos en materiales y documentación, conocimiento en normatividades vigentes de
archivo.

Toma de decisión: A proponer

Relaciones directas: Con área interna, se informa al superior todas las novedades ocurridas
a diario.

Información confidencial que maneja e cargo: Se maneja una base de datos con la
información que no se puede revelar tanto interna como externamente.

Recolección de firmas: al jefe superior que aprueba la decisión.

Descripción del cargo:

1. Responder en forma sobresaliente por el registro de la documentación con el fin de

mantener un adecuado almacenamiento de la documentación

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2. Selecciona el medio por el cual se debe enviar la documentación al archivo general con
el fin de garantizar la seguridad necesaria evitando de esta manera del robo de
información.

3. Ordenar la documentación de acuerdo a la ley de archivo distribuyendo de esta manera

la información emitida por el comando superior.

4. Llevar en forma correcta el registro de todos los documentos llegados y salidos

garantizando de esta manera que la información llegue a su destinatario.

5. Constatar que los documentos estén bien los registros y hacer las planillas necesarias con
el propósito de la entrega de una información impecable y integra.

6. Velar en forma eficiente por la buena seguridad y distribución de los documentos

recibidos la seguridad y entrega oportuna de la información.

7. Actualizar la Base de Datos del personal orgánico de las Unidades Tácticas y Cuartel
General, para la obtención de consultas de datos cuan lo requiera el comando superior.

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Beneficios del Proceso

Con la aplicación del manual podremos desarrollar las tareas impuestas con mayor claridad

y efectividad.

Optimizaremos el tiempo en actividades que beneficien el desarrollo del talento humano

dentro de la Brigada.

La distribución de las tareas será equitativas y especificas en cada miembro que labora dentro

de la sección de talento humano.

Cumplir con los propósitos designados por el comando superior para el buen desarrollo de la

administración del talento humano en la brigada.

Tener una buena inducción dentro del trabajo que va a desarrollar, con el fin que sus

funciones queden totalmente claras y trasparentes.

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Participantes

Oficial desarrollo humano jefe del proceso.

Suboficial encargado de la administración de personal.

Oficial o suboficial coordinador CEPSE (centros para la preservación de la integridad y

seguridad del ejército).

Suboficial encargado de estadística y folios de vida (FOVID).

Suboficial encargado de archivo base datos.

Periodicidad

Es fundamental que el área de talento humano desarrolle de acuerdo a cada especialidad y

responsabilidad dentro de la sección de talento humano cada seis mes su manual de

funciones, con el fin de verificar, seguimiento y control a los proceso que se desarrollan

dentro del mismo; verificando si requiere algún ajuste, actualización o modificación.

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Proceso a Desarrollar en el Manual

El área de talento humano incluirá en el manual de funciones específicas las aptitudes

laborales para los diferentes cargos en la sección de talento humano.

Definirá las competencias laborales para seleccionar los perfiles adecuados a desempeñar en
los cargos dentro de la sección.

Dividirá las especialidades de acuerdo a cada responsabilidad con el propósito que las cargas
laborales sean equitativas y de esta manera sea más productivo y eficiente el trabajo de cada
uno dentro de la sección.

Instrumentos de Medición

Estadísticas paralelas punto de referencias año anteriores de curso, condecoraciones,

estímulos, planes de moral y bienestar.

Estadística de altas y bajas de personal con referencia años anteriores.

Estadística mantenimiento de efectivos.

Estadísticas de excusados, heridos y muertes con relación años anteriores.

Calificación acuerdo cumplimiento de plazos establecidos dentro de la sección de talento

humano.

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Instructivo para la Utilización del Manual

El área de talento humano realizara inducción y re-inducción a cada uno de los integrantes

designados a los cargos a desempeñar.

En este instrumento de información se describe la función de cada uno de los integrantes que

conforman la sección de talento humano de la brigada.

El manual describe las funciones secuenciales y cronológicas de las tareas que debe

desarrollar la sección de talento humano.

Se describe brevemente cada una de las responsabilidades básicas del cargo.

Se describe el perfil de acuerdo a cada grado y cargo.

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