Nro FLUJOGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1 Inicio Inicio

Se inicia con la recepcion de los documentos en oficinas de la

Recepción de empresa VIVA Sede Caranavi. Los medios por los cuales se
los recepciona los documentos son: -
documentos De forma personal el cliente debe apersonarse a la oficina de la La responsable de la
2 empresa La recepcion de los documentos externos de los clientes ventanilla única
No aplica

seraen los siguientes horarios: - de lunes

a viernes desde las 8:00 am hasta las 12:00 y desde las 14:30
hasta las 18:00 de la tarde
A

La responsable de la
3 La unidad de correspondencia hace la revisión de los documentos ventanilla única
No aplica
Revision de los
que ingresan a la Gobernación del Putumayo, para verificar la
documentos competencia, los anexos, los destinos, los datos de origen,
del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se debe
dar respuesta y asunto correspondiente.

Es
4 competen 1
¿Es competencia de la Gobernación del Putumayo?
cia

Radicacion de los
documentos
 Si es competencia de la Gobernación del Putumayo se procede a la La responsable de la
5 radicación del mismo en el software; caso contrario se ventanilla única
No aplica
devuelve al usuario haciéndole la observación correspondiente.

Cuando una comunicación no este firmada ni presente el nombre

La responsable de la
6 del responsable o responsables de su contenido, se considerara
ventanilla única
No aplica
anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su
competencia, donde se determinaran las acciones a seguir.

En caso de que el documento se reciba a través de un servicio de

correo y que no sea posible determinar que el destinatario es La responsable de la Oficio de
7 competencia de la Gobernación del Putumayo, se elabora un ventanilla única devolución
oficio de devolución a la entidad remitente
indicando causal de la devolución.

Se registra el documento en el Software Gesdoc, ingresando los

siguientes datos:
Numero de documento, Fecha del documento, Asunto, Entidad
La responsable de la Software
8 remitente, Nombre de la persona que remite, Oficina de destino,
ventanilla única Gesdoc
Funcionarios destino, El documento requiere respuesta, Tipo de
documento, Fecha de respuesta, Observaciones y medio de
recepción.
 Una vez ingresados los datos, el software genera un stiker el cual
se pega en la parte superior derecha del documento
original, y en la copia, Tanto las guías como copias del documento
entregado, se devuelven a quienes hacen entrega de la La responsable de la
9 documentación. ventanilla única
stiker
El stiker contiene la siguiente información: hora y fecha de
recibido, nombre de quien recibe y un número consecutivo de
radicado.

La responsable de la unidad de correspondencia revisa y La responsable de la

10 verifica el contenido del envió así como el estado de conservación ventanilla única
No aplica
del mismo.
 La unidad de correspondencia Clasifica y organiza los documentos
recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas
para cada dependencia.
La clasificación se hace en:
PERSONAL: Se avisa al destinatario para que reclame en la oficina
de ventanilla única.
Cuando no se tiene claridad si es o no personal, se hace un
llamado para que el destinatario se acerque a la oficina de
correspondencia donde se verifica si es personal o es una
comunicación oficial, si es personal se entrega al funcionario y se
registran los datos básicos en el software y si es oficial se procede La responsable de la
11 a radicar. ventanilla única
No aplica
Nota: este proceso no genera número de radicado ni está sujeto a
control y seguimiento.
GENERAL: Son las comunicaciones que no implican compromisos
ni respuestas, como sucede en el caso de catálogos, invitaciones,
revistas, publicaciones y periódicos. Estos documentos después de
ingresarlos en el software, se direccionan a los interesados.
OFICIAL: Todo documento de persona natural o jurídica que
tiene como destinatario un servidor público de la Gobernación del
Putumayo al cual se le debe dar respuesta o implica compromiso
institucional.

La responsable de la ventanilla única direcciona los documentos a

La responsable de la
12 la dependencia correspondiente Aplicando el procedimiento de
ventanilla única
No aplica
distribución de documentos PT-GD-002.

13 Fin