Proyecto Enrique 17112016

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y
CONTADURÍA
CENTRO LOCAL METROPOLITANO
EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

(Para optimizar el sistema de cobranzas de la empresa Servicondominios JVC Servicon
C.A., ubicada en la Av. Libertador, Edif. Centro Parima, piso 11, Ofic. 1101, Municipio
Chacao, Edo. Miranda.)
Autor
Guillot Rivas Enrique Luís
C.I. 4436169
Carrera: Administración de Empresas
Mención Riesgos y Seguros (613)
Tutor empresarial: Lic. Mota G. Reinaldo J.
Tutor académico: Lic. Navas Ana María
Caracas, noviembre de 2016
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ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………………………2
CAPÍTULOS
I DESCRIPCIÓN TEMA DE ESTUDIO…………………………….....................4
Planteamiento del problema…………………………………………………………4
1.1. Aspectos Generales…………….……………………….....................................12
1.1.1. Reseña histórica………………………………………………………….........12
1.1.2. Objetivos……………………………………………………………………....12
1.1.2. Misión………………………………………….………....................................13
1.1.3. Visión………………….....................................................................................,13
1.1.4. Organigrama de la Empresa……………………………………………............14
1.2. Aspectos Específicos……………………………………………………….........15
Descripción del Departamento donde se está haciendo la pasantía…………………15
Funciones…..………………………………………………………………………...15
1.3 Objetivos del Trabajo……………………………………………………………..16
1.3.1. Objetivo General……………………………………………………………….16
1.3.2. Objetivos Específicos……………………………………………………..........16
1.4. Importancia y justificación……………………………………………………….16
1.5. Alcance…………………………………………………………………………...19
II MARCO TEÓRICO.………………………………………………...........................20
2.1. Antecedentes de la Investigación………………………........................................20
2.2. Bases Teóricas…………………………………………………………..................22
2.3. Bases Legales………………………………………………………………...........35
2.4. Definición de Términos….…………….……………………………......................38
III MARCO METODOLÓGICO………………………………………..........................41

3.1. Diseño de Investigación…………………………………………............................41
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3.1.1. Tipo de investigación………………………………………………………..........42
3.1.2. Nivel de investigación……………………………………………….....................42
3.2. Métodos y técnicas de recolección de datos…………….……………....................43
3.3. Fuentes de información………………………………...……………………...........44
3.3.1. Fuentes primarias de investigación………………………………………..............44
3.3.2. Fuentes secundarias de investigación……………………………………..............44
3.4. Población y muestra…………………………………………………………………45
3.5. Instrumento de recolección de datos…………………………………………..........46
3.6. Procedimiento…………………………………………………………………….....47
IV DIAGNÓSTICO……………………………………………………………………….48
V RESULTADOS………………………………………………………………………...64
VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES……………………………………...67
VII PROPUESTA…………………………………………………………………………...70
7.1. Formulación del Proyecto Factible………………………………………………
7.2. Evaluación de su factibilidad de aplicación………………………………………
7.3. Recursos (humanos, tecnológicos, materiales, financieros)….
7.4. Aplicación del proyecto a la realidad estudiada………………………………………
BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………
ANEXOS……………………………………………………………………………….
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INTRODUCCIÓN
Los Sistemas de Control Interno constituyen actualmente, uno de los instrumentos
administrativos de mayor importancia con que cuentan los directivos de las empresas para lograr
el correcto funcionamiento de sus operaciones. Las empresas evolucionan cada vez mas y de
manera acelerada, por lo cual, deben implementar una serie de normas y procedimientos que
garanticen una gestión empresarial eficiente y segura, permitiendo cumplir con los objetivos y
metas propuestos por la gerencia
En tal sentido, el Sistema de Control Interno es todo un conjunto de controles tanto
financieros como administrativos utilizados por las organizaciones, con el propósito de proteger
sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida de lo posible; sirviendo a su vez de
marco de referencia para que las actividades en los diferentes departamentos de la organización
fluyan con mayor facilidad.
De ahí que la aplicación adecuada de un Sistema de Control Interno proporcione una
relativa tranquilidad en el desarrollo de la gestión empresarial mejorando la imagen de la
empresa frente a terceros. La inexistencia del mismo, da lugar a riesgos importantes y complica
enormemente la actividad de la Dirección.
Es por ello que en toda organización es de vital importancia establecer un Sistema de
Control Interno en el área de cuentas por cobrar, debido a que éstas representan una de las
partidas de gran significado dentro de los ingresos generados por una empresa. También es
necesario a fin de determinar su adecuada presentación en los Estados Financieros.
Las cuentas por cobrar representan el crédito que concede la empresa a sus clientes con una
cuenta abierta. Para conservar los clientes (actuales) y atraer nueva clientela. La mayoría de las
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empresas encuentra que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar
entre ramos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo ramo industrial
generalmente ofrecen condiciones de créditos similares. Como la mayoría de las empresas
encuentran que las cuentas por cobrar representan gran parte de los activos corrientes,
normalmente se presta mucha atención a la administración de las cuentas.
Por consiguiente la presente investigación está basada en la evaluación de la efectividad de
las normas de control interno para optimizar el sistema de cobranzas de la empresa
Servicondominios JVC Servicon C.A, ubicada en el Municipio Chacao, Caracas. La cual desde
hace algún tiempo ha presentado dificultad en su sistema de cobranzas, lo que ha traído como
consecuencia un déficit en el flujo de efectivo de la misma que no le permite cumplir a tiempo
con sus obligaciones con terceros.
En razón de lo antes expuesto, el presente proyecto está organizado de la siguiente
manera:
Capítulo I: Expresa el problema, aspectos generales, aspectos específicos, objetivos del
trabajo, importancia y justificación, además del alcance.
Capítulo II: Referido al marco teórico, antecedentes de la investigación, bases teóricas y
definición de términos.
Capítulo III: Comprende la metodología, diseño de la investigación, métodos y técnicas
de recolección de datos, fuentes de información y procedimiento.
Capítulo IV: Diagnóstico de la situación en un conjunto de fases o etapas que permiten el
análisis y evaluación de un suceso determinado.
Capítulo V: Exposición de los resultados de la ejecución de la investigación.
Capítulo VI: Contiene las conclusiones a las cuales se llegó, para luego hacer las
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recomendaciones pertinentes a seguir en pro de la empresa.
Capítulo VII: Por último, se realiza la propuesta una vez completada toda la
investigación.
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CAPÍTULO 1
1. DESCRIPCIÓN TEMA DE ESTUDIO
Planteamiento del problema
La contabilidad se conoce actualmente como el producto de toda una gran cantidad de
prácticas mercantiles disímiles que han exigido a través de los años, mejorar la calidad de la
información financiera en las empresas. Para mejorar la calidad de la información contable debe
existir el principio de cuerpo doctrinario, el cual se encuentra conformado por los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
En segundo término ese cuerpo doctrinario tiene que ser aplicado para que la información
financiera cumpla con un mínimo de requisitos de calidad en función de las necesidades de la
toma de decisiones, sea en forma rudimentaria o empírica, la contabilidad aplica estos elementos
a lo largo de todo el proceso evolutivo.
El cuerpo doctrinario, que las empresas desde los principios de los tiempos han venido
adoptando para la optimización de sus operaciones, es una normativa de control interno, lo cual
es un sistema integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos
añadidos a los mismos. Estos controles internos, son efectuados por el consejo de
administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de
proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El control interno es un proceso,
es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo; lo llevan a cabo las personas que
actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos,
sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o
consecución de los objetivos. Al hablarse del control interno como un proceso, se hace
referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades inherentes a la gestión e
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integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión.
Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir
en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.
Tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los
últimos años, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al
momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan,
pues de ello dependen para mantenerse en el mercado. Es bueno resaltar, que la empresa que
aplique controles internos en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las
mismas, es por eso la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los
controles se cumplan, para darle una mejor visión sobre su gestión.
Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los
procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y
resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como
también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la
adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los
departamentos que conforman una empresa son importantes, pero existen dependencias que
siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionalidad dentro de
la organización.
En otro orden de ideas, para conservar los clientes y atraer nueva clientela, la mayoría de las
empresas encuentran que es necesario ofrecer crédito. Las condiciones de crédito pueden variar
entre campos industriales diferentes, pero las empresas dentro del mismo campo industrial
generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.
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Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen
condiciones de crédito que estipulan el pago en un número determinado de días. Aunque todas
las cuentas por cobrar no se cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se convierten
en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran
como activos circulantes de la empresa.
Dado esto, la política de crédito de una empresa da la pauta para determinar si debe
concederse crédito a un cliente y el monto de éste. La empresa no debe solo ocuparse de los
estándares de crédito que establece, sino también de la utilización correcta de estos estándares al
tomar decisiones de crédito.
Por consiguiente deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis
de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la
administración exitosa de las cuentas por cobrar de la empresa. La ejecución inadecuada de una
buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no
producen resultados óptimos.
En Venezuela a lo largo de la evolución de riesgo crediticia y desde sus inicios, el concepto de
análisis y criterios utilizados, han cambiado a lo largo del tiempo y de las necesidades de las
empresas. A principios de 1930 la herramienta clave de análisis era el balance. A principios de
1952 se cambió al análisis de los estados de resultados, el rubro más importante a evaluar eran
las utilidades de la empresa. Desde 1952 hasta nuestros tiempos el criterio utilizado ha sido el
flujo de caja. Se otorga un crédito si un cliente genera suficiente efectivo para pagarlo, ya que los
créditos no se pagan con utilidad, ni con inventarios y mucho menos con buenas intenciones, se
pagan con el efectivo proveniente de caja. El incremento de las ventas a crédito en el país ha
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ocasionado que entre las cuentas de mayor movimiento destaquen las denominadas cuentas por
cobrar. En las grandes empresas donde existe una definida división departamental, la
responsabilidad del contador es limitada en cuanto a la custodia, cobranza y parte legal de los
documentos que controlan dicha cuenta, principalmente las facturas. No obstante en las pequeñas
y medianas empresas, es el contador el responsable directo de los controles, custodia, cobranza y
hasta la parte legal relacionada con dichos documentos
Dada la diversidad de empresas que están establecidas en Venezuela, cada una tiene que
desarrollar políticas distintas de acuerdo a sus operaciones. Así mismo redactar normas de
control interno para cada una de sus funciones, optimizando de esta forma sus actividades y
obteniendo grandes resultados en el crecimiento económico de la empresa y a su vez de la nación
En Venezuela se crea la Oficina de Control Interno en el año 1995 según la ley 201,
responsable de la aplicación de los mecanismos de gestión de control en las áreas de auditoría
funcional, administrativa, financiera, y de sistemas y comunicaciones, para efectuar las
evaluaciones periódicas en materia de productividad y eficacia.
El control interno en Venezuela está regido por las normas generales de control interno,
establecido por el Contralor General de la República, de acuerdo a la resolución número 01-00-
00-015 186º y 138º, promulgada el 30 de abril de 1997. Estas normas de control interno están
diseñadas para proteger el patrimonio público de la nación.
La economía venezolana está conformada por pequeñas, medianas y grandes empresas, ya
sean de origen público o privado. Las empresas que son de origen público son aquellas que están
reguladas por el estado, las empresas privadas son aquellas que están constituidas por el capital
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social de personas que comparten un fin común para obtener ganancias y no están reguladas por
el estado.
Debido que el mercado empresarial venezolano está constituido en gran parte por empresas
privadas, cada una de ellas tiene que adoptar normas de control interno de acuerdo a sus
operaciones, guiándose por el cumplimiento de los principios de contabilidad generalmente
aceptados.
Siguiendo el mismo orden de ideas, se da el caso de la empresa Servicondominios JVC
Servicon, C.A, ubicada Av. Libertador, Edif. Centro Parima, Piso 11, Oficina 1101, Municipio
Chacao, Edo. Miranda, Caracas - Venezuela. La cual es una empresa de capital social privado no
dependiente del estado, perteneciente al sector inmobiliario, está conformada por un equipo de
ingenieros, administradores, contadores públicos y técnicos.
Es una organización con experiencia en proyectos dentro del sector de inmuebles y
condominios, dirigidos a la construcción, mejora, administración y mantenimiento de los
mismos. El objetivo principal de la empresa es crear en cada proyecto un servicio que satisfaga
al cliente, utilizando herramientas de calidad con un costo adecuado para obtener utilidades a
corto, mediano y largo plazo.
La empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A. desde sus inicios ha ido avanzando en el
sector inmobiliario venezolano, logrando posicionarse cada vez más en el mercado. Esto ha
ocasionado que tenga que brindar una política crediticia a los clientes que requieren de sus
servicios o la venta de algún bien.
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Transcurrido el tiempo de operaciones de la empresa, se ha venido observando un déficit en el
sistema de cobranzas utilizado por la misma, ocasionando dentro de dicha organización un alto
índice de morosidad por parte de sus deudores, conllevando así a una falta de liquidez de la
empresa. El índice de morosidad que posee la empresa se puede visualizar en el postergado
tiempo en que los clientes tienden a pagar sus deudas.
Esta situación obedece a los efectos provenientes de la incursión en nuevos negocios y a la
maximización de su cartera de clientes, lo que ha conllevado que se tengan que otorgar
numerosos créditos a los mismos, para facilitar de esta manera las operaciones de la empresa y
dar facilidad de pago a los clientes que requieren de los servicios que presta.
Otro factor que contribuye a la morosidad de los clientes para con Servicondominios JVC
Servicon, C.A. son las políticas de cobranza utilizadas hasta los momentos por la empresa, éstas
ya no han funcionado de manera eficaz con respecto al cobro de los documentos mercantiles
aceptados por sus deudores.
Por consiguiente, estas grandes fallas dentro del departamento de cobranzas, ha ocasionado
pérdidas significativas por cuentas incobrables, reduciendo así el incremento de las utilidades
percibidas por la empresa, limitando así la operatividad de la empresa
Es necesario acotar, que los plazos de cobranza son muy flexibles y extensos, trayendo
como consecuencia la falta de liquidez o flujo de efectivo dentro de dicha organización,
disminuyendo así las oportunidades de ser el mejor proveedor de servicios de valor agregado
para el sector.
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Así mismo, las irregularidades que se han presentado en el sistema de cobranzas de la
empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A. podrían ocasionar la debilitación de la empresa
ante el mercado comercial inmobiliario en Venezuela y perder potencialmente el nivel que ha
alcanzado hasta ahora y en última instancia el cierre temporal o definitivo de algunas de sus
áreas de negocio.
Por consiguiente, la empresa debe llevar un seguimiento exhaustivo para controlar su sistema
de cobranzas, para así evaluar las políticas que ha estado llevando hasta ahora y verificar cual es
la falla que ha ocasionado dicha problemática y de esta forma tomar las medidas
correspondientes a fin de mejorarlas, logrando de esta manera el cumplimiento de los objetivos
establecidos por la empresa para el ciclo económico que ha sido planificado por la misma,
cumpliendo así con la proyección que esperan tener en el mercado inmobiliario.
Debido a lo antes expuesto, se ha planteado las siguiente interrogante ¿Cómo pueden ser
efectivas las normas de control interno para optimizar el sistema de cobranza de la empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A, ubicada Av. Libertador, Edif. Centro Parima, Piso 11,
Oficina 1101, Municipio Chacao, Edo. Miranda, Caracas – Venezuela?
En concordancia con el planteamiento anterior, se formulan las siguientes interrogantes:
1. ¿Cuáles son las políticas crediticias aplicadas en la empresa Servicondominios JVC
Servicon, C.A. ?
2. ¿Cuál es el procedimiento administrativo utilizado en el Departamento de Cuentas por cobrar
de la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A.?
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3. ¿Cuáles son las normas de control interno aplicadas al Departamento de Cuentas por cobrar
de la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A.?
4. ¿Qué estrategias se pueden utilizar para mejorar la liquidez de la empresa Servicondominios
JVC Servicon, C.A.?
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Aspectos Generales
1.1.1. Reseña Histórica
En el año 2012, mediante la iniciativa de un grupo de personas de crear una empresa, que
prestara diversos servicios en el ramo inmobiliario, Servicondominios JVC Servicon, C.A. surge
como organización en ese año, adaptada a las necesidades del diverso mercado en el área de
inmuebles.
Comenzó a prestar servicios de mantenimiento de condominios, bajo la figura de Coordina -
dores de Condominios. Al poco tiempo y con el esfuerzo y dedicación de su personal, la empresa
comienza a crecer y a tener mayor demanda en sus servicios, e incluye nuevos servicios a los
clientes, como son la ejecución de obras civiles menores, servicios de seguridad y replanteo de
sistemas eléctricos.
Para el año 2014, Servicondominios JVC, Servicon, C.A. decide incursionar en área de la
administración de condominios, con lo que amplía aún más su mercado.
Para comienzos del año 2016, la empresa comienza a preparar su infraestructura y personal, con
el objeto, junto a aliados comerciales, de incursionar en la construcción de inmuebles de baja
envergadura para la venta.
1.1.2. Misión:
Proporcionar soluciones integrales a través de la formulación y ejecución de proyectos con el
fin de satisfacer los requerimientos del cliente, además de promover el desarrollo de nuestro
talento humano.
1.1.3. Visión:
Busca consolidar su liderazgo en el sector, empleando tecnología avanzada, bajo estándares
de calidad.
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1.1.4. Objetivos:
Corresponde a Servicondominios JVC Servicon, C.A., la prestación de servicios de
administración, coordinación y supervisión de inmuebles y conjuntos residenciales bajo régimen
de condominios, incluyendo el mantenimiento operativo general y de áreas comunes, jardinería,
plomería, electricidad, mensajería, tareas domésticas, control de accesos y seguridad perimetral,
igualmente la compra, venta y arrendamiento de bienes muebles e inmuebles, así como la
organización y desarrollo de actividades de recreación y entretenimiento.
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1.1.5. Organigrama de la empresa
Fuente: Servicondominios JVC, Servicon C.A.
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1.2. Aspectos Específicos
Descripción del Departamento donde se realizó la pasantía
La pasantía se realizó en el Departamento de Cuentas por cobrar, que es la unidad responsable
del manejo de la cartera de clientes.
Tiene como objetivos, realizar el análisis de cada cliente antes de conceder crédito en las
ventas o prestación de servicios; así como garantizar la recuperación de las ventas a crédito a
través del cobro de las facturas y documentos legales emitidos en cada venta o prestación de
servicio y tiene alta importancia dentro del proceso administrativo de la empresa, ya que su
efectividad es la que permite el cumplimiento de compromisos de la empresa con terceros.
Funciones:
1.- Coordinar y supervisar el proceso de cuentas por cobrar.
2.- Establecer políticas y controles para la recuperación de las cuentas por cobrar.
3.- Establecer estrategias que permitan reducir las cuentas por cobrar.
4.- Establecer políticas crediticias.
5.- Resguardar los documentos que pertenecen al departamento.
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1.3. Objetivos del Trabajo
1.3.1. Objetivo general
Evaluar el sistema de cobranzas a través de la efectividad de las normas de control interno con el
objeto de mejorar la liquidez de la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A. ubicada en la
Av. Libertador, Edif. Parima, piso 11, Oficina 1101, Municipio Chacao, Edo. Miranda.
1.3.2. Objetivos específicos
1.- Conocer las políticas crediticias de la empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A.
2.- Describir el procedimiento aplicado por el departamento de Cuentas por Cobrar de la empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A.
3.- Identificar las normas de control interno aplicadas al departamento de Cuentas por Cobrar de
la empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A.
4.- Establecer estrategias para mejorar la liquidez de la empresa Servicondominios JVC,
Servicon, C.A.
5.- Diseñar una propuesta para la optimización del sistema de cobranzas de la empresa
Servicondominios JVC, Servicon, C.A.
1.4. Importancia y justificación
Es bien sabido por todos los seres humanos que forman parte en una determinada empresa o
institución, sobre todo aquellos que representan el cuerpo gerencial, que es necesario crear las
herramientas en todo sistema y por ende se corrijan sobre la marcha los errores que se pueden
cometer en un determinado momento.
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De allí que la escogencia de éste tema se deba precisamente a una necesidad tangible, que los
gerentes permitan ampliar sus conocimientos, en especial en materia de normativas del control
interno, en este caso para el área de cobranzas el cual aqueja a Servicondominios JVC Servicon,
C.A.
En todo momento debe tomarse en cuenta la calidad del trabajo que se hace, pues de allí
depende el éxito o fracaso del mismo y por ende esto genera gran relevancia en las empresas
independientemente de la actividad económica a la que se dediquen. La empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A., posee una importante cartera de clientes y en los últimos
años, estos han estado solicitando facilidades de pago para sus obligaciones, lo que ha producido
en Servicondominios JVC Servicon, C.A., las llamadas Cuentas por Cobrar.
Necesariamente, la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A., requiere revisar sus
controles internos ya que ahí se ha hallado la fuente principal de las fallas que presenta la
empresa en su sistema de cobro para los clientes.
Cabe destacar que la causa primordial que sirvió de inspiración al autor del desarrollo de ésta
problemática, es que se ha observado que la rotación de las cobranzas en la empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A., se ha hecho más tardía, en el último año (2016), por lo
cual surge la inquietud de demostrar a ciencia cierta, qué factores están interviniendo en el
control interno del sistema de cobranzas aplicado por la empresa, lo cual está trayendo resultados
negativos en el nivel de crecimiento y desarrollo de la misma. Es decir, en la situación de
armonía en que se presenta Servicondominios JVC Servicon, C.A., lo cual la pone en
desventaja con otras empresas en el ramo inmobiliario en Venezuela, que si aplicasen normas de
control interno eficaces dentro del área de las cobranzas, para así lograr su desarrollo.
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En relación con lo anteriormente expresado, la aplicación de las normas del control interno de
manera efectiva, permitirá a los gerentes de Servicondominios JVC Servicon, C.A., llevar un
control exhaustivo en las políticas que están empleando para la otorgación de créditos y lo que
causa irregularidades en la obtención de utilidades, alcanzando así la pérdida de posición ante el
mercado inmobiliario y su productividad.
En tal sentido, se siente la necesidad de evidenciar a la empresa Servicondominios JVC
Servicon, C.A., objeto de estudio, los errores en los controles internos permitiendo la sugerencia
de recomendaciones para salvaguardar los bienes de la empresa de posibles pérdidas o quiebres y
así evitar un cierre temporal o parcial de la misma. Del mismo modo la investigación es muy
importante dado que mostrará el deber ser de los procedimientos y normativas que se deben
cumplir para optimizar el sistema de cobranzas utilizado hasta el momento y las debilidades que
ha presentado.
Igualmente se puede decir que otras de las razones por las cuales se desea realizar esta
investigación, está ligada al hecho que aporta un gran conocimiento en torno a las normas de
control interno aplicadas a el área de cobranzas, por lo cual es importante incursionar en esta
problemática que guarda relación directa con el perfil académico y profesional del futuro
Licenciado en Administración de Empresas, Mención Riesgos y Seguros.
1.5. Alcance
El desarrollo de la investigación se llevó a cabo en la empresa Servicondominios JVC
Servicon, C.A., ubicada en la Av. Libertador, Edif. Parima, piso 11, Oficina 1101, Municipio
Chacao, Edo. Miranda.
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Esta investigación se realizó durante el período de 6 semanas, entre el 25/07/2016 y el
02/09/2016, con el propósito de evaluar el sistema de cobranzas a través de la efectividad de las
normas de control interno. En términos de procedimiento, primero se describe el estado actual y
con los resultados obtenidos, se analiza y sin duda permitirá obtener una visión clara y
determinante del problema, útil para el aporte de alguna reflexión que pudiera mejorar la
liquidez de la empresa.
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CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
El Marco Teórico, es el resultado de la selección de aquellos aspectos más relacionados del
cuerpo teórico que se asume, referidos a:
2.1. Antecedentes de la Investigación
A efecto de desarrollar el aspecto concerniente a los antecedentes de la investigación, se
citaron diversas tesis ya realizadas que ayudaron mucho en el proceso de nuestra investigación,
ya que se encuentran estrechamente relacionadas con el control interno enfocado en el área de
cobranzas.
Sánchez, Blanca (2014) en su Trabajo de Grado “Estrategias de Control Interno para
mejorar el proceso de Cuentas por Cobrar de la empresa NUTRITEC, C.A.”, San Diego,
Estado Carabobo, Venezuela, realizado en la Universidad José Antonio Páez para optar por el
título de Licenciado en Contaduría Pública.
El presente trabajo de investigación se propone el diseño de estrategias de control interno para
disminuir el retraso de las cuentas por cobrar de la empresa NUTRITEC C.A., tratando como
objeto de estudio el Departamento de Cuentas por Cobrar.
El estudio quedó enmarcado en una investigación de campo, de Proyecto Factible, de tipo
documental, utilizó como técnica la recolección de datos, la observación y la encuesta.
Según Moronta Salazar, Carlos David (2013) Trabajo de Grado “Lineamientos para
optimizar el sistema control interno en el Departamento de Cobranza de la empresa
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Francisco Anzola Sánchez S.A.” Valencia, Estado Carabobo, Venezuela. Realizado en la
Universidad José Antonio Páez para optar al título de Licenciado en Administración de
Empresas.
El Trabajo de Grado tiene como objetivo primordial proponer lineamientos para optimizar el
Sistema Control Interno en el Departamento de Cobranzas de la empresa Francisco Anzola
Sánchez S.A., ubicada en la ciudad de Valencia, Estado Carabobo, las debilidades presentadas en
la gestión de estas, es el incumplimiento de los procesos administrativos que involucran
directamente el control de una de las labores más importantes de la organización como lo son las
cuentas por cobrar.
Esta investigación se enmarcó en la modalidad de Proyecto Factible, apoyado en un Trabajo
de Campo. Se tiene como población cinco (5) empleados administrativos que laboran en el
Departamento de Cuentas por Cobrar, que están estrechamente ligados al proceso de cobranza,
del cual se tomó como muestra el (100%) que representa la población, los cuales serán
seleccionados a través de un muestreo censal, las técnicas de recolección de datos utilizados será
la observación directa y la encuesta.
López G. Luis J. (2011) “Evaluación de las Cuentas por Cobrar de las marcas LG y
PHILIPS en la empresa electrónica y computación INTRAHER, C.A.”, Ciudad Guayana,
Venezuela, 2011. Trabajo de Grado realizado en la Universidad Experimental de Guayana
(UNEG), para optar por el título Licenciado en Contaduría.
Tiene como objetivo crear medidas de Control Interno para un correcto manejo de las Cuentas
por Cobrar de la empresa electrónica y computación INTRAHER C.A., ubicada en el Centro
Comercial Villa Alianza. Se pudo notar la falta de medidas de control en algunas actividades
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desarrolladas en la empresa, y por esta razón se hace necesaria la creación de medidas de Control
interno en las mismas.
En este trabajo, la investigación aplicada para el desarrollo de este estudio es descriptiva,
documental y se apoyó en una investigación de campo, conformado por una población y muestra.
Las investigaciones citadas anteriormente, coinciden en la necesidad de estudiar en
profundidad el control interno aplicado a las cuentas por cobrar, ya sea basándose en las políticas
que utiliza cada empresa para tratar las cuentas por cobrar o los criterios crediticios que aplican
las mismas y coinciden en una problemática que aqueja a cada una de las empresas estudiadas,
ya que la dificultad que cada una viene presentando en cada caso, es la falta de liquidez, la
morosidad por parte de los acreedores y el temor de bajar de posición en el mercado en el que se
desenvuelven. Todos estos aspectos anteriormente explicados en cada uno de los casos, tienen
estrecha relación con la presente investigación, ya que las mismas dan un soporte de los
elementos que se deben verificar para desarrollar la respectiva evaluación de la efectividad de
las normas de control interno para optimizar el sistema de cobranzas de la empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A., razón que benefició la elaboración del presente estudio,
dado en el hincapié que cada una hace en el control interno de las cuentas por cobrar.
2.2. Bases Teóricas
Cuentas por cobrar
Guajardo (2002) “Son definidas al igual que cualquier activo, como recursos económicos
propiedad de una empresa a la cual generan un beneficio en el futuro. Forman parte del activo
circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en cuentas por cobrar.”
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Características de las cuentas por cobrar
Pérez, L. (2003) “En las cuentas por cobrar hay características especiales que se derivan de la
naturaleza de la empresa, su estudio es primordial en la revisión de esta partida, lo que obliga a
tomar en cuenta como características:
a) Que sean cobrables
b) Que correspondan con autenticidad a un crédito de la empresa cuyas cuentas se auditan.
Fases de las cuentas por cobrar
Pérez L (2003) “Con la revisión de cuentas por cobrar, es básico tener presente las fases cruciales
de su evolución desde su origen hasta su liquidación y pueden discriminarse para su estudio de la
manera siguiente:
1.- Origen de la cuenta.
2.- Flujo del trámite y registro en cuenta.
3.-Documentacón de soporte.
4.- Método de vigilancia de la documentación.
5.- Condición entre el documento que soportó el cargo y la caja y su registro en cuentas.
Administración de las cuentas por cobrar
Brito (2006) “Una mayor proporción de la inversión en activos lo constituyen en la actualidad
las cuentas por cobrar derivadas de los crecientes incrementos en ventas o prestación de
servicios, aunado en cierto grado a las presiones inflacionarias, lo cual ha obligado a las
empresas a mantener saldos más elevados de cuentas por cobrar. Frecuentemente los periodos de
29
recesión han provocado que se amplíen los términos de pago dado que los pequeños clientes han
tenido que descansar en el financiamiento de proveedores.” (p340)
Cuentas por cobrar como una inversión
Brito (2006) establece “Las cuentas por cobrar deberán ser consideradas como una inversión.
No se considera satisfactorio el que se compare contra los estándares históricos de promedio de
la industria para juzgar si la inversión es muy elevada o muy baja, sino que más bien la
verdadera prueba deberá ser el juzgar si el porcentaje de rendimiento que podemos obtener de
este activo concuerda o supera el potencial de ganancias de otras inversiones. Por ejemplo, si
nosotros les concedemos cinco días adicionales a nuestros clientes para que paguen sus cuentas,
nuestro activo por cuentas por cobrar habrá de incrementarse – disminuyendo los fondos
disponibles que se tengan en inversiones negociables o posiblemente provocando que se
disminuya el nivel de inventario. Será necesario que determinemos si estamos optimizando
nuestro rendimiento, a la luz de consideraciones apropiadas de riesgos y de liquidez.” (p341).
Administración de las políticas de crédito
Brito (2006) dice “Al considerar el otorgamiento de créditos, existen tres variables importantes
respecto a las políticas que se deberán tomar en consideración con nuestro objetivo de utilidades,
tales como: estándares de crédito que definen el criterio mínimo para conceder crédito a un
cliente, términos del crédito que será la norma para determinar si debe concederse crédito a un
cliente y el monto de éste., y políticas de cobranza siendo estas los normativas para cumplir con
la gestión de las cuentas por cobrar de una empresa. ” (p341)
30
Registro contable de las cuentas por cobrar- cargos-
Redondo (2004) “los principales cargos en las que hemos denominado cuentas por cobrar
comerciales serán ocasionados por las ventas a crédito de mercancías o servicios, cuando los
clientes no han firmado letras de cambio o pagarés para garantizar el pago de sus deudas.
Cuando el departamento de contabilidad, recibe las copias de las facturas, la persona encargada
del mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, las registrará en las cuentas de los clientes, si
fuesen 30 copias de facturas que lleguen a sus manos, tendrá que realizar 30 cargos en las
cuentas de los clientes. Por las ventas de contado, si la política de la empresa es la de anotar en
las cuentas de sus clientes todas las operaciones efectuadas, cargará y abonará por la misma
cantidad en las cuentas de los clientes que realizaron compra de contado.
Por otra, parte el contador, en el diario general, registrará el resumen de las ventas
realizadas, cargando a cuentas por cobrar y abonando a la cuenta ventas. Para controlar los
inventarios y el costo de ventas, el contador registrará un asiento complementario, cargando al
costo de venta y abonando a la cuenta de inventario. Así mismo las cuentas por cobrar también
tienen cargo por concepto de intereses, ya que si un cliente no puede cancelar su crédito a su
vencimiento y pide una prórroga, la empresa puede decidir cobrarle intereses por prórroga que le
conceda. En este caso preparará la correspondiente nota de débito y una copia se enviará al
departamento de contabilidad. En el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar, el importe de
la nota de débito se cargará en la cuenta del cliente y el contador la registrará en el diario general
cargando a cuenta por cobrar el monto de la nota de débito y abonando a la cuenta de intereses
beneficios, la misma cantidad.” (p 197)
31
Registro de cuentas por cobrar-Abonos-
Redondo (2004) “los principales abonos a cuentas por cobrar, se ocasionan por los pagos
parciales o cancelación de los créditos concedidos a los clientes. No obstante pueden abonarse
también por otros conceptos, en términos generales, los abonos se efectuarán por. Cobros
parciales o totales de los créditos concedidos, devolución por mercancía vendida, se conceden
descuentos, aceptación de letras de cambio. Por concepto de incobrables.”(p 198)
Cobros parciales o totales-Abonos-
Redondo (2004) “los cobros parciales o totales de los créditos pueden hacerse de diferentes
maneras: por medio de cobradores propios: cuando la empresa emplea su propio personal para el
cobro de las facturas. El cobrador realiza todo el procedimiento administrativo del caso y al
proceder el cliente al pago del crédito, el departamento de cobranzas enviará al de contabilidad
una copia de la relación de facturas cobradas para que sean abonadas en las cuentas de los
clientes. Como el departamento de caja también enviará un informe diario de cobros, se
chequeará si han sido incluidas todas las facturas cobradas y en el diario general se debe cargar a
la cuenta caja y abonarle a las cuentas por cobrar.
Cuando los clientes tienen las facturas pendientes de pago, pasan directamente por caja a
cancelarlas, el cajero las solicitará a su custodio. Este preparará un comprobante de facturas
enviadas al cajero: una copia se enviará al departamento de contabilidad, el cual en base al
informe diario de cobros que recibirá del cajero, abonará en la cuenta de los clientes y chequeará
con el informe recibido del custodio. El asiento de diario será el mismo anteriormente descrito.
32
Cuando el pago se hace por medio de transferencias bancarias el departamento de
contabilidad al recibir del banco la correspondiente nota de de abono le acreditará en las cuentas
del cliente del mayor auxiliar de las cuentas y efectos por cobrar y el contador registrará en el
diario general el resumen de la operación de la siguiente manera: se le carga a la cuenta banco y
se le abona a las cuentas por cobrar.” (p 200)
Descuentos por pronto pago-Abonos-
Redondo (2004) “Algunas empresas ofrecen determinados descuentos a sus clientes si
cancelan los créditos antes del vencimiento concedido para el pago de los mismos. Se puede
ejemplificar de la siguiente forma. Una empresa vende mercancías a sus clientes y les concede
un crédito de 90 días para su cancelación, pero les ofrece un descuento del 6 % si lo pagan antes
de los 30 días, y de 4% si lo hacen después de los 30 días pero antes de los 45 días. Pasado ese
tiempo no se les concederá descuentos y en consecuencia deberán cancelar el importe total del
crédito. En la factura, estas condiciones, se suelen indicar en forma resumida de la manera
siguiente. 6/30; 4/45.
Antes de proceder a su registro, el descuento debe ser autorizado por la persona acreditada
para hacerlo. El procedimiento a seguir puede ser similar al que anteriormente se ha descrito,
cuando el cliente viene a pagar la factura directamente a la empresa. Es decir, el cajero solicitará
la factura al Departamento de Cobranzas o bien a la persona que custodia estos documentos. Este
departamento puede encargarse de obtener la cantidad a descontarse por concepto de pronto pago
y la aprobación de la persona que lo autorice, la cual esta obligada a chequear la fecha de la
factura y la de su cancelación así como determinar si la cantidad a descontarse es la correcta.
33
El departamento de contabilidad, al recibir copia de los documentos que respaldan la
operación realizada, acreditará en la cuenta del cliente la nota de abono por concepto de pronto
pago y en el diario general se hará el siguiente asiento: cargo a la cuenta caja y a la cuenta
descuento por pronto pago en ventas y abono a las cuentas por cobrar.”(p 203)
Abonos a las cuentas por cobrar cuando los clientes aceptan letras de cambio
Redondo (2004) “Cuando el cliente debe el importe de una factura, registrada en cuentas por
cobrar y acepta una o más letras de cambio para garantizar el pago de esa factura, es necesario
registrar en los libros de contabilidad el cambio de documentos de crédito propiedad de la
empresa.
El desarrollo de una operación puede ser la siguiente: Cuando el cliente se le vendieron
mercancías o servicios, firmaría una nota de entrega o bien directamente la factura. Como no se
había convenido que aceptase letras de cambio para garantizar el crédito, el contador habrá de
realizar un asiento de la siguiente manera: cargar a las cuentas por cobrar y abonar a las ventas.
Los motivos por los cuales un cliente puede decidir aceptar una letra de cambio pueden ser
muy diversos: Cuando un cliente no puede cancelar la deuda en la fecha de su vencimiento y
solicita una prórroga que le es concedida por la empresa, es normal que esta le pida aceptar una o
varias letras de cambio para garantizar el pago de su deuda. Puede alegar para ello y el cliente
sabe que es posible hacerlo, que al aceptarle las letras, la empresa podrá descontarlas
(negociarlas) y de esta forma obtener el efectivo en la fecha prevista. En estos casos, de acuerdo
con las políticas establecidas, es usual también que al cliente se le carguen intereses por tiempo
que se le conceda la prórroga. Si ello ocurriese, deberá calcular los intereses y preparar la
34
correspondiente nota de débito para ser cargada en la cuenta del cliente antes de que éste acepte
las letras de cambio, pues el valor nominal de los efectos por cobrar, comprenderá el importe de
la deuda principal (factura) más los intereses; los asientos para registrar la operación pueden ser
cargar a cuentas por cobrar y abonar a intereses diferidos, también cargar a efectos por cobrar y
abonar a cuentas por cobrar. En el supuesto de no cargar intereses, se haría únicamente el
segundo asiento. No olvidemos que en el mayor auxiliar de cuentas y efectos por cobrar deberán
registrarse estas operaciones.” (p204)
Control interno
Fernández (1993). “El control interno trata de la buena organización preventiva y la auditoría
interna, comprueba si se han realizado correctamente todas las actividades y operaciones de la
empresa, ateniéndose a las normas de todo orden establecido.
Dentro de los controles internos encontramos las normas, planes, métodos, principios y
procedimientos de verificación que cumpla con las actividades, se realicen con el estipulado en
las leyes vigentes y con las políticas trazadas por la Dirección y de esta manera se pueda
mantener un equilibrio para obtener los objetivos deseados.
El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de
la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización.
Una segunda sería “un sistema conformado por un conjunto de procedimientos
(reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los
activos de la organización”. (p 97)
35
Objetivos del Control Interno
Fernández (1993). “Entre los objetivos del control interno están:
1- Proteger los activos de la organización evitando perdidas por fraudes o negligencias.
2. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son
utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
3. Promover la eficiencia de la explotación.
4. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
5. Promover y evaluar la seguridad, la calidad la mejora continua” (p 97)
Elementos del control interno
Fernández (1993). “Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:
1. Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la
autoridad y la responsabilidad.
2. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para
proporcionar un buen control contable sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
3. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
4. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en
proporción con sus responsabilidades.” (p 97)
Importancia de los controles internos
Brito (2006), señala: “los controles internos tienen como objetivo principal proteger los
activos de la organización, evitando pérdidas por fraudes o negligencias, asegura la exactitud y
veracidad de los datos contables, los cuales son utilizados para la toma de decisiones” (p345).
36
De allí se desprende que para que una empresa funcione correctamente debe poseer controles
internos que garanticen el normal funcionamiento de la misma, ya que son ellos los que van a
permitir de alguna manera, mantener a dichas empresas de forma organizada
administrativamente en todos sus ámbitos.
Normas de control interno aplicadas al área de cobranza
Según Brito (2006) dice “el grupo más importante de cuentas por cobrar es aquel proveniente
de la venta de bienes y servicios. Ello implica que las cuentas por cobrar es sólo un elemento de
todo el ciclo de operaciones que se denomina ciclo de ingresos, en el que están íntimamente
relacionadas las operaciones de venta, despacho, crédito y cobranzas, cuentas por cobrar y caja.
Es esta la razón por la que se recomienda que cuando se implanta el control interno, se haga no
sólo para controlar lo relacionado con cuentas por cobrar sino que, simultáneamente, deben
quedar también resguardadas el resto de las operaciones mencionadas”. (p342)
A continuación, algunas medidas de control interno que deben ponerse en práctica en torno al
ciclo de ingresos:
Con respecto a la facturación:
1. Deben estar separadas las funciones del departamento de facturación de las que realizan los
departamentos de despacho y cuentas por cobrar.
2. Se establecerán los controles necesarios para asegurarse de que todas las notas de despacho
de mercancía son facturadas.
3. Las facturas deben estar pre numeradas llevando un control adecuado de su existencia y
uso.
37
4. Una vez elaborada la factura se procederá a verificar en cuanto a precio, exactitud
aritmética, rebajas, entre otras.
En cuanto a crédito y cobranzas
1. El departamento de crédito debe ser independiente de los departamentos de ventas y de
cuentas por cobrar.
2. Debe requerirse la aprobación de un funcionario para dar de baja en libros las cuentas que
resulten incobrables y para conceder descuentos fuera del periodo normal o exceso sobre los
términos usuales
3. Las notas de crédito por devoluciones y rebajas deben estar pre numeradas y su uso
debidamente controlado.
4. Cuando se emitan notas de crédito por concepto de devolución, deben estar respaldadas por
un informe de recepción de mercancías devuelta y aprobadas por un funcionario responsable.
5. Las facturas deben ser clasificadas por su antigüedad y ser revisadas periódicamente por un
funcionario responsable.
6. Las facturas dadas de baja en libros deben ser adecuadamente controladas y examinadas
periódicamente con el objeto de gestionar su cobro. (p 343)
Con respecto a las cuentas por cobrar
Mensualmente, como mínimo, deben ser cuadrados los auxiliares de las cuentas por cobrar
con el mayor general.
38
1. Es una práctica muy sana, enviar mensualmente estados de cuenta a los clientes.
2. Personas independientes del departamento de ventas, facturación y caja deben comparar los
estados de cuenta mensuales con el balance de comprobación y enviar directamente por correo
los estados de cuenta, investigando las diferencias encontradas y comparar el balance de
comprobación y el análisis por antigüedad con el saldo en el mayor.
3. Los empleados que llevan los mayores auxiliares de cuentas por cobrar deben ser rotados
con frecuencia.
4. Los despachos de mercancía en consignación deben ser manejados separadamente de las
ventas y las cuentas por cobrar”. (p 344)
Control interno de las cuentas por cobrar
De acuerdo a Aguirre, J. (1997)”El área de clientes y deudores comerciales refleja el
resultado de reconocer las deudas relacionadas normalmente con las ventas de bienes y
prestaciones de servicios.” (p. 105)
Es decir que el Sistema de Control Interno en el área de clientes y otras cuentas a cobrar abarcará
todos aquellos controles y procedimientos.
Objetivos del control interno de las cuentas por cobrar
Según Aguirre, J. (1997)”El control interno de las cuentas por cobrar, se establece para
alcanzar los siguientes objetivos:
Objetivo N° 1. Las cuentas por cobrar estarán correctamente registradas, valoradas y clasificadas
en los estados contables y procederán de transacciones previamente autorizadas.
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Objetivo N°2. Todos los saldos de las cuentas por cobrar estarán sujetos a un control de crédito
en cuanto a su identificación, vencimiento y seguimiento de saldos vencidos y no liquidados.
Objetivo N°3. La cobrabilidad de los saldos contables serán efectivas, dotándose una provisión
contable, previa autorización del responsable correspondiente en los saldos de dudosa
cobrabilidad.
Objetivo N°4. Los cobros de clientes serán controlados desde su recepción, anotándose
inmediatamente en los registros contables, hasta su depósito en las cuentas bancarias.
Objetivo N°5. Salvaguarda y custodia de las cuentas a cobrar y efectivo recibido de las mismas.
Objetivo N°6. Separación adecuada de funciones para optimizar y evitar riesgos en los
procedimientos de control.
2.3. Bases Legales
Norma Internacional de Contabilidad N° 1 (NIC 1) Presentación de Estados Financieros
(2006).
OBJETIVO.
El objetivo de esta Norma consiste en establecer las bases para la presentación de los estados
financieros con propósitos de información general, a fin de asegurar que los mismos sean
comparables, tanto con los estados financieros de la misma entidad de ejercicios anteriores,
como con los de otras entidades diferentes. Para alcanzar dicho objetivo, la Norma establece, en
primer lugar, requisitos generales para la presentación de los estados financieros y, a
continuación, ofrece directrices para determinar su estructura, a la vez que fija los requisitos
mínimos sobre su contenido. Tanto el reconocimiento, como la valoración y la información a
40
revelar sobre determinadas transacciones y otros eventos, se abordan en otras Normas e
Interpretaciones.
ALCANCE.
Esta Norma se aplicará a todo tipo de estados financieros con propósitos de información
general, que sean elaborados y presentados conforme a las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF). 3. Los estados financieros con propósitos de información general
son aquéllos que pretenden cubrir las necesidades de los usuarios que no estén en condiciones de
exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Los estados
financieros con propósito de información general comprenden aquéllos que se presentan de
forma separada, o dentro de otro documento de carácter público, como el informe anual o un
folleto o prospecto de información bursátil. Esta Norma no será de aplicación a la estructura y
contenido de los estados financieros intermedios que se presenten de forma condensada y se
elaboren de acuerdo con la NIC 34 Información - 3 - financiera intermedia. No obstante, los
párrafos 13 a 41 serán aplicables a dichos estados. Las reglas fijadas en esta Norma se aplicarán
de la misma manera a todas las entidades, con independencia de que elaboren estados financieros
consolidados o separados, como se definen en la NIC 27 Estados financieros consolidados y
separados. 4. [Eliminado] (Párrafo 4 eliminado por la NIIF 7, del Reglamento (CE) nº 108/2006,
de la Comisión, de 11 de enero. Redacción anterior:) 4. Los requisitos adicionales de la
información a suministrar por bancos y otras entidades financieras similares, que sean coherentes
con los establecidos en esta Norma, se especifican en la NIC 30 Información a revelar en los
estados financieros de bancos y entidades financieras similares. 5. Esta Norma utiliza
terminología propia de las entidades con ánimo de lucro, incluyendo aquéllas pertenecientes al
41
sector público. Las entidades que no persigan finalidad lucrativa, ya pertenezcan al sector
privado o público, o bien a cualquier tipo de administración pública, si desean aplicar esta
Norma, podrían verse obligadas a modificar las descripciones utilizadas para ciertas partidas de
los estados financieros, e incluso de cambiar las denominaciones de los estados financieros. 6.
De forma análoga, las entidades que carezcan de patrimonio neto, tal como se define en la NIC
32 Instrumentos financieros: Presentación e información a revelar (por ejemplo, algunos fondos
de inversión), y aquellas entidades cuyo capital no sea patrimonio neto (por ejemplo, algunas
entidades cooperativas) podrían tener necesidad de adaptar la presentación de las participaciones
de sus miembros o partícipes en los estados financieros.
FINALIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Los estados financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera
y del rendimiento financiero de la entidad. El objetivo de los estados financieros con propósitos
de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del
rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia
variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros
también muestran los resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos
que se les han confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán
información acerca de los siguientes elementos de la entidad: (a) activos; (b) pasivos; - 4 - (c)
patrimonio neto; (d) gastos e ingresos, en los que se incluyen las pérdidas y ganancias; (e) otros
cambios en el patrimonio neto; y (f) flujos de efectivo. Esta información, junto con la contenida
en las notas, ayudará a los usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros y, en particular, la
distribución temporal y el grado de certidumbre de los mismos.
42
COMPONENTES DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes: (a) balance;
(b) cuenta de resultados; (c) un estado de cambios en el patrimonio neto que muestre: (i) todos
los cambios habidos en el patrimonio neto; o bien (ii) los cambios en el patrimonio neto distintos
de los procedentes de las transacciones con los propietarios del mismo, cuando actúen como
tales; (d) estado de flujos de efectivo; y (e) notas, en las que se incluirá un resumen de las
políticas contables más significativas y otras notas explicativas. 9. Muchas entidades presentan,
aparte de los estados financieros, un análisis financiero elaborado por la dirección que describe y
explica las características principales del rendimiento y la situación financiera de la entidad, así
como las incertidumbres más importantes a las que se enfrenta. Este informe puede incluir un
examen de: (a) los principales factores e influencias que han determinado el rendimiento
financiero, incluyendo los cambios en el entorno en que opera la entidad, la respuesta que la
entidad ha dado a tales cambios y su efecto, así como la política de inversiones que sigue para
mantener y mejorar el mismo, incluyendo su política de dividendos; (b) las fuentes de
financiación de la entidad, así como su objetivo respecto al coeficiente de deudas sobre
patrimonio neto; y (c) los recursos de la entidad cuyo valor no quede reflejado en el balance que
se ha - 5 - confeccionado de acuerdo con las NIIF. 10. Muchas entidades también presentan,
adicionalmente a sus estados financieros, otros informes y estados, tales como los relativos al
estado del valor añadido o a la información medioambiental, particularmente en sectores
industriales donde los trabajadores se consideran un importante grupo de usuarios o bien los
factores del medioambiente resultan significativos, respectivamente. Estos informes y estados,
presentados aparte de los estados financieros, quedarán fuera del alcance de las NIIF.
43
2.4. Definición de Términos
Control interno: El control interno trata de la buena organización preventiva y la auditoría
interna, comprueba si se han realizado correctamente todas las actividades y operaciones de la
empresa, ateniéndose a las normas de todo orden establecido.
Crédito: de acuerdo a la concepción tradicional, se define como el derecho que tiene el
deudor de recibir del acreedor alguna cosa, en la medida que haya confiabilidad con el
compromiso de pago o devolución.
Cuentas por cobrar: Son definidas al igual que cualquier activo, como recursos económicos
propiedad de una empresa a la cual generan un beneficio en el futuro. Forman parte del activo
circulante y entre las principales cuentas que están incluidas en cuentas por cobrar.
Eficacia: Se refiere al grado de cumplimiento de los objetivos planteados, es decir, en qué
medida el área, o la institución como un todo, está cumpliendo con sus objetivos, sin considerar
necesariamente los recursos asignados para ello. Es posible obtener medidas de eficacia en tanto
exista claridad respecto de los objetivos de la institución.
Eficiencia: Logro de los objetivos previamente establecidos, utilizando un mínimo de
recursos. El concepto de eficiencia describe la relación entre dos magnitudes físicas: la
producción física de un bien o servicio, y los insumos que se utilizaron para alcanzar ese nivel de
producto.
Índice de Rotación de los créditos. Esta razón financiera proporciona la rotación de las
cuentas por cobrar de una empresa y poder medir la recuperabilidad de la cartera de créditos.
44
Liquidez. Posesión de la empresa, de efectivo necesario en el momento oportuno que nos
permita hacer el pago de los compromisos anteriormente contraídos .En cuanto sea más fácil
convertir los recursos del activo que posea la empresa en dinero, gozará de mayor capacidad de
pago para hacer frente a sus deudas y compromisos.
Morosidad Crediticia. Viene a ser la cartera pesada, por cuanto los clientes han incumplido
su compromiso de pago; la morosidad es consecuencia de una mala calificación del crédito, en
cuanto a información, garantías y una pésima administración.
Período de cobranza promedio: También llamado de duración media de las cuentas por
cobrar, resulta útil para evaluar el crédito y políticas de cobro.
Políticas de crédito: Son las distintas normas que toda entidad financiera establecen con la
finalidad de administrar los créditos; a ello se suma la importancia de realizar antes de conceder
o realizar cualquier operación de cesión de fondos, un pormenorizado estudio de la solvencia y
patrimonio del cliente para así poder saber cuál es el nivel de riesgo que asumen en la operación.
45
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1. Diseño de Investigación
Para este estudio, el diseño que se ha seleccionado se encuentra bajo un diseño de
investigación No Experimental Transeccional, Tal como lo plantea Balestrini (1998), “se
observan los hechos estudiados en su ambiente natural y en este sentido no se manipulan de
manera intencional las variables”. (p. 118).
Esto permite observar situaciones existentes, sin intervenir el investigador, o provocar
intencionalmente alguna situación que altere la realidad ya que los hechos son tomados de la
realidad.
Las variables presentes en el estudio de la efectividad del control interno en el área de
cobranzas, tienen su comportamiento en la realidad, solo se tomó la información relacionada con
las variables que respondan a las Interrogantes de la Investigación.
Para efectos de esta investigación se ha seleccionado el nivel Transeccional debido, a que se
consideró que es el que más se ajusta a la investigación, ya que conlleva a conocer claramente la
situación de las variables, debido a que mediante las mismas se desglosan todas las causas que
originaron la problemática, que es la optimización del sistema de cobranza de la empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A. y las consecuencias que esto traería para la misma, se
encuentra claramente explicado por Balestrini (1998) “el propósito es el de indagar la incidencia
y los valores como se manifiesta una o más variables estudiadas en una determinada situación”
(p.119).
46
3.1.1. Tipo de investigación
Castro, (2001) sostiene que “la investigación de campo es aquella que se refiere a los métodos
a emplear, cuando los datos de interés se recogen en forma directa de la realidad mediante el
trabajo correcto del investigador” (p.55).
La presente investigación es un estudio de Campo, debido que se fundamenta en una
problemática real que aqueja a la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A., con respecto a
la efectividad del sistema de cobranzas que se ha venido desarrollando en la empresa, es por ello
que surge la necesidad de evaluar la efectividad de dicho sistema, mediante un estudio de campo
aplicado en el Departamento de Cobranzas de la misma.
3.1.2. Nivel de investigación
Hurtado y Toro, (2000) afirma que La investigación descriptiva “...Es describir un evento
obteniendo los datos de fuentes vivas o directas, en su ambiente natural, es decir, en el contexto
habitual al cual ellas pertenecen” (p.20).
El nivel de la investigación es descriptivo, ya que se ha recopilado información de diferentes
procedencias que ha contribuido a dar respuesta a los objetivos planteados en la investigación,
como afirma Méndez, (2001) “los estudios descriptivos acuden a técnicas específicas de
recolección de información, como la observación, las entrevistas y los cuestionarios. También
pueden utilizarse informes y documentos elaborados por otros investigadores.” (p. 137)
3.2. Métodos y técnicas de recolección de datos
Según Tamayo (2000) “se explica el procedimiento, lugar y condiciones de la recolección de
datos. Esta sección es la expresión operativa del diseño de investigación, la especificación
concreta de cómo se hará la investigación” (p.182)
47
Según Castro (2001) “la encuesta constituye una técnica de investigación dirigida al estudio,
para recoger datos cuantitativos de las opiniones y comportamientos de un conjunto de número
de personas.” (p66) .
La técnica de recolección de datos a utilizar es la encuesta, la cual es un medio de obtención
de datos, este puede ser a través de interrogatorios o manifestaciones de los miembros de la
comunidad de estudio. También se puede entender que es la consulta tipificada de personas
elegidas al azar y realizada con ayuda de un cuestionario.
3.3. Fuentes de información
3.3.1. Fuentes primarias de investigación
La fuente primaria de información que se utilizó fue la entrevista al personal, ya que está
directamente relacionado con las actividades del Departamento de Cuentas por Cobrar.
3.3.2. Fuentes secundarias de investigación
La revisión y el análisis de las fuentes de información secundarias se realizaron a través de
consultas documentales, además se han consultado varias direcciones electrónicas (URL) de
Internet.
3.4. Población y muestra
La población constituye el objeto de la investigación, es el centro de la misma y de ella se
extraerá la información requerida para su respectivo estudio. Como lo establece Tamayo y
Tamayo, (2000), la población “es la totalidad de fenómenos a estudiar, donde las unidades de
población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la
población” (p 36).
48
Es significativo destacar que la población está conformada por 36 empleados de la empresa
Servicondominios JVC Servicon, C.A. ubicada en Caracas, la cual está constituida en el área
administrativa de cuentas por cobrar, contable y gerencial.
La muestra se obtendrá a través del Muestreo por Conglomerados, que según la definición de
Arias, (2004) “Se basa en la división del universo en unidades menores, para determinar luego
las que serán objeto de investigación, o dónde se realizara la selección”. (p.30) En este tipo de
muestreo se divide la población total en un número determinado de subdivisiones o
conglomerados para incluirlos en la muestra general.
Una muestra es una parte representativa de la población, cuyas características deben
reproducirse en ellas, lo más exactamente posible. Balestrini (1998) señala que “la muestra es en
esencia, un sub grupo, de la población”.
Como ya se indicó en anterioridad, la muestra se tomará de la empresa Servicondominios
JVC Servicon, C.A. ubicada en Caracas, y está compuesta por un número representativo de cada
una de las áreas que intervienen en la empresa tales como: administrativa, contable, operacional
y gerencial. Representando al área gerencial 3 personas, ya que éstos están conscientes de la
situación que se está presentando en la empresa y son los principales interesados en resolver la
problemática; al área contable 2 personas, representada por el contador y el asistente contable; el
área administrativa, específicamente de las cuentas por cobrar 3 personas, el analista de
cobranzas, coordinador y el ejecutivo de cobranzas, los cuales desempeñan funciones de carácter
administrativo, ya que analizan y aplican los sistemas de cobro utilizado por el departamento, es
por ende que se recurre a ellos para llevar a cabo la investigación y del área operativa 3 personas
representadas por dos ingenieros civiles y el administrador de condominios.
49
3.5 Instrumento de recolección de datos
Este estudio está ubicado dentro del nivel Descriptivo, para ello se empleó una serie de
instrumentos y técnicas de recolección de la información, orientadas de manera esencial a
alcanzar los fines propuestos.
Según Hurtado y Toro, (2000). Se utilizó este instrumento porque el mismo “permite mayor
facilidad para el análisis de datos, además permite obtener una mayor cantidad de respuestas
amparadas en el anonimato”. (p. 159). El instrumento utilizado en esta investigación fue el
cuestionario, el cual contiene 15 Ítems que constan de dos alternativas en forma cerrada (si o
no), ya que contiene los aspectos del fenómeno que se considera esencial para dar respuesta a la
problemática, además brinda la oportunidad de conocer lo que piensa y dice el integrante de la
muestra.
50
“EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO
(Para optimizar el Sistema de Cobranza de la empresa Servicondominios JVC Servicon,
C.A., ubicada en el Municipio Chacao, Edo. Miranda para el año 2016)”
ENCUESTA
ÍTEMS SI NO
1 ¿Se revisan los documentos que garanticen la prestación del servicio o
venta antes de facturar?
2 ¿Se revisan las facturas por un personal autorizado?
3 ¿Se utilizan facturas con correlativo de números?
4 ¿se elabora un archivo general de facturas por numeración correlativa?
5 ¿Se verifica que el físico de las facturas corresponda con lo registrado
en los auxiliares de cada cliente?
6 ¿Se establece un monto límite para otorgar crédito a los clientes?
7 ¿Se elabora un contrato por prestación de servicio a cada cliente?
8. ¿Se establecen descuentos por pronto pago de facturas?
9 ¿Se remiten las cuentas por cobrar con un plazo excesivo de
vencimiento a la unidad de asesoría jurídica de la empresa para su
litigio?
10 ¿Se procede a elaborar la factura inmediatamente que se presta el
servicio o se entrega el bien al cliente?
11 ¿Se entrega la factura al cliente el mismo día que se factura el
servicio o el bien?
12 ¿Se envía periódicamente un comunicado recordatorio al cliente para
que proceda al pago de la deuda?
13 ¿Se revisan periódicamente las facturas vencidas y se comunica al
cliente la situación para que proceda al pago de la misma?
14¿Elaborar un cronograma semanal de cobranzas puede contribuir para
mejorar el procedimiento de cobranzas utilizado hasta el momento?
15 ¿Realizar un análisis de antigüedad periódico a las cuentas por
cobrar mejoraría la efectividad que han tenido las cobranzas hasta el
momento?
3.6. Procedimiento.
Los procedimientos metodológicos, representan los pasos llevados a cabo para el
cumplimiento de los objetivos de la investigación a realizar.
51
Por ende el presente estudio fue llevado a cabo a través del cumplimiento de los siguientes
capítulos, las cuales representaron la metodología de la misma.
Capítulo I. Recopilación de Información: En este capítulo el investigador recopiló la
mayor información posible sobre la técnica objeto de estudio, de manera tal de conformar un
constructor que lo llevó a la conformación del contexto empírico donde se estableció la
problemática de estudio, sus causas, consecuencias, los objetivos que persiguió el estudio y su
justificación.
Capítulo II. Organización de la Información recopilada: Una vez recopilada la
información, en el presente capítulo el investigador procedió a conformar y ordenar la misma a
través de criterios de discriminación, de acuerdo a lo que le fue útil y lo que no, con miras a
construir el contexto teórico. En esta parte, se realizó una producción de texto teórico donde se
tomó en consideración cada una de las fuentes que estuvieron incluidas dentro del planteamiento
temático de estudio, bajo el apoyo de diferentes autores.
Capítulo III. Metodología: Estuvo representada por el contexto metodológico, el cual
sirvió de guía para formular el estudio de acuerdo al eje investigativo seleccionado, que en este
caso fue un diseño no experimental transeccional, el tipo de investigación, estudio de campo con
un nivel de investigación descriptiva y la modalidad de investigación, Proyecto Factible.
CAPÍTULO IV
DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN
Una vez aplicada la entrevista y la observación, se procedió al análisis de los mismos. Para
ilustrar mejor los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario a la muestra
52
seleccionada, se procede a tabular los mismos mediante una tabla porcentual y un gráfico de
circunferencia por ítems, según estos resultados se pudo determinar lo siguiente:
Gráfico 1 Ítem Nº 1 ¿Se revisan los documentos que garanticen la prestación del servicio
o venta antes de facturar?
Cuadro Nº 1
El 73% de los encuestados respondieron con un SI, en relación a la revisión de los
documentos que garanticen la prestación del servicio o venta antes de facturar.
Esto indica que gran parte de la población encuestada, sigue las indicaciones y los
lineamientos de chequear que los documentos que correspondan con el servicio o la venta que se
prestó al cliente tienen toda la información requerida para llevar un control óptimo de las
operaciones, lo cual es muy importante para reducir y eliminar el margen de error al elaborar las
facturas.
Gráfico 2 Ítem Nº 2 ¿Se revisan las facturas por un personal autorizado?
Cuadro Nº 2
53
En el mismo ámbito del cuestionario, con relación al segundo ítem, los encuestados aprobaron
con un 73% la opción SI.
En la mayoría de las ocasiones, el personal verifica que la factura tenga todos los requisitos
que amerite para que llegue sin dificultad al cliente y por ende éste la cancele sin objeción, de
esta manera se agiliza el proceso de cobranza de la misma y garantiza la liquidez de la empresa.
El personal antes de enviar las facturas a sus clientes, verifica que todos los procesos de
facturación sean cumplidos eficazmente, y así no incumplir los procesos de cobranzas de la
organización.
Gráfico 3 Item Nº 3 ¿Se utiliza facturas con correlativos de números?
Cuadro Nº 3
54
El resultado permite observar que el 73% de los encuestados dijeron que SI se utilizan facturas
numeradas correlativamente.
Lo que quiere decir que se cumple tanto con una norma de control interno para controlar el
orden cronológico y numérico de las facturas, como con la normativa del Estado por parte del
SENIAT sobre el correlativo numérico de las facturas, para que no exista la evasión fiscal.
Gráfico 4 Item Nº 4 ¿Se elabora un archivo general de facturas por numeración
correlativa?
Cuadro Nº 4
55
Este ítem mostró que el 82% de los encuestados, aseguran que NO se elabora un archivo general
de facturas por numeración correlativa.
Lo cual produce un efecto negativo en la búsqueda de la efectividad en el proceso de
cobranza de las facturas, ya que si no se controlan las facturas por correlativo se hace más difícil
tener un conocimiento de lo que debe cada cliente y el seguimiento de las mismas se hace más
engorrosa y puede existir el extravío de una factura, lo cual hace imposible el reclamo de la
deuda al cliente, porque la empresa no tendría comprobante físico de la deuda.
Gráfico 5 Ítem Nº 5 ¿Se verifica que el físico de las facturas corresponda con lo
registrado en los auxiliares de cada cliente?
Cuadro Nº 5
56
Los encuestados en relación a la pregunta, contestaron con un NO que es expresado con un 82%.
Lo que da a entender que el físico de las facturas no corresponde con lo registrado en los
auxiliares de las cuentas por cobrar, esto es debido a que no se efectúa una revisión exhaustiva en
el físico de las facturas, conllevando así que el departamento de cobranzas esté enfrentando
fallas muy grandes en su sistema de cobros, ya que lo único que garantiza que las cobranzas se
estén llevando de un modo correcto es la comparación de lo registrado en los auxiliares de cada
cliente y hasta el mayor analítico de cuentas por cobrar con el físico de las facturas y de este
modo tener un control exacto de la deuda de cada cliente.
Gráfico 6 Ítem Nº 6 ¿Se establece un monto límite para otorgar crédito a los clientes?
Cuadro Nº 6
57
En esta ocasión, el 100% de las personas encuestadas respondieron que No al ítem que fue objeto
de encuesta.
Lo que quiere decir que no se establece un monto límite para otorgar créditos a los clientes.
Es un error no establecer un límite de crédito, ya que se sigue prestando el servicio o la venta a
un cliente en mora significativa.
Gráfico 7 Ítem Nº 7 ¿Se elabora un contrato por prestación de servicio a cada cliente?
Cuadro Nº 7
58
El resultado del ítem aplicado, permite observar que el 73% de los encuestados opinó que SI
elaboran un contrato de prestación de servicios de manera individual para cada cliente.
Esto permite que la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A. garantice de una u otra
forma la cancelación de la deuda contraída para con la empresa por parte del cliente, del mismo
modo se controla el estatus de cada cliente, permitiendo verificar la información de tarifas de
cobro establecidas para cada uno, evitando errores en la facturación como en las condiciones de
pago establecidas en dicho contrato.
Gráfico 8 Ítem Nº 8. ¿Se establecen descuentos por pronto pago de facturas?
Cuadro Nº 8
59
Así mismo, el 82% de la muestra que sirvió para llevar a cabo este estudio, dijo que NO se
establecen descuentos por pronto pago de las facturas emitidas.
Esto hace menos llamativo para el cliente el pago de la obligación contraída con la empresa; vale
destacar que si un cliente se compromete a cancelar al servicio contratado debe cumplir con el
compromiso adquirido, sin embargo el descuento por pronto pago funciona en el mercado
comercial como un incentivo para el pago de las cuentas por cobrar de parte de los clientes, lo
cual podría mejorar los procesos de cobro de las mismas dentro de la empresa.
Gráfico 9 Ítem Nº 9 ¿Se remiten las cuentas por cobrar con un plazo excesivo de
vencimiento a la unidad de asesoría jurídica de la empresa para su litigio?
60
Cuadro Nº 9
De acuerdo al 91% de los encuestados, NO se remite las cuentas por cobrar con un plazo
excesivo de vencimiento a la unidad de asesoría jurídica de la empresa para su litigio. Lo cual
es un procedimiento indispensable para garantizar el cobro de una deuda antes de declararla
incobrable, ya que hay que utilizar todos los mecanismos necesarios para hacer efectivo el cobro
de la deuda.
Gráfico 10 Ítem Nº 10 ¿Se procede a elaborar la factura inmediatamente que se presta el
servicio o se entrega el bien al cliente?
61
Cuadro Nº 10
El resultado permite reflejar que el 91% de los encuestados, aseguraron que NO elaboran
las facturas inmediatamente que se presta el servicio o la entrega del bien al cliente.
Esto puede deberse a que los comprobantes no llegan a tiempo o están errados, no obstante,
esto no es beneficioso para que el proceso de cobranza se cumpla a cabalidad, ya que mientras
más tarde el proceso de facturación, más tiempo tardará el cliente en pagar la factura.
Gráfico 11 Ítem Nº 11 ¿Se entrega la factura al cliente el mismo día que se factura el
servicio o el bien?
62
Cuadro Nº 11
Con relación a este ítem, el 91% de los encuestados opinaron que la entrega de las facturas a los
clientes NO se realiza el mismo día que se factura el servicio.
De este modo atrasa el pago por parte del cliente, ya que mientras más tarde se entregue la
factura, el plazo de demora para el pago de la misma será mayor, lo que no trae beneficios para la
optimización del sistema de cobranzas utilizado por la empresa.
Gráfico 12 Ítem Nº 12 ¿Se envía periódicamente un comunicado recordatorio al cliente
para que proceda al pago de la deuda?
Cuadro Nº 12
63
Para el 82% de los encuestados, el envío de comunicados recordatorios a los clientes para hacer
énfasis en el pago de su deuda contraída, NO es efectuado periódicamente.
Lo que demuestra que no se está llevando una gestión de cobranza adecuada, ya que esto es
un procedimiento de control interno muy aplicado por entidades financieras para agilizar y
garantizar que sus cobros se hagan de manera eficiente, y así la empresa obtiene su dinero en el
tiempo indicado.
Gráfico 13 Ítem Nº 13 ¿Se revisan periódicamente las facturas vencidas y se
comunica al cliente la situación para que proceda al pago de la misma?
Cuadro Nº 13
64
De acuerdo a los resultados, el 91% de los encuestados opinaron que NO se revisan
periódicamente las facturas vencidas, ni comunica al cliente la situación para que proceda al
pago de la misma.
Esto origina que la empresa no tenga presente el vencimiento de la fecha de cobro, y por
consiguiente esto repercute considerablemente en el envío de comunicados a los clientes como
aviso recordatorio, es importante aclarar que el cliente es quien tiene que revisar el vencimiento
de su deuda, sin embargo el Analista de cobranzas debería tener presente chequear las facturas
vencidas y no vencidas para así emitir los comunicados pertinentes a los clientes, y estos tomen
las medidas del caso. Además el analista debe llevar un control exhaustivo de las facturas, esto
permitirá disminuir el margen de pérdidas por cuentas incobrables.
Gráfico 14 Ítem Nº 14. ¿Elaborar un cronograma semanal de cobranzas puede
contribuir para mejorar el procedimiento de cobranzas utilizado hasta el momento?
Cuadro Nº 14
65
El 100% de los encuestados opina que SI, a la elaboración de un cronograma semanal de
cobranzas por clientes, puede contribuir para mejorar el procedimiento de cobranzas utilizado
hasta el momento.
Lo que quiere decir que el personal tiene conocimiento de la importancia que tiene para las
cuentas por cobrar, llevar un cronograma de cobranzas, ya que este es un mecanismo de
organización de las deudas tanto por cliente, como por fecha que contribuye mucho con la
gestión de cobranzas.
Gráfico 15 Ítem Nº 15 ¿Realizar un análisis de antigüedad periódico a las cuentas por
cobrar mejoraría la efectividad que han tenido las cobranzas hasta el momento?
Cuadro Nº 15
66
El 100% de los encuestados opina, que SI se realiza un análisis de antigüedad periódico a las
cuentas por cobrar, mejoraría la efectividad que han tenido las cobranzas hasta el momento.
Lo que quiere decir que los encuestados tienen claro, las dificultades que se han tenido dentro
del departamento y que el análisis de antigüedad garantizaría que se evaluasen a fondo la
antigüedad de las facturas, el período de vencimiento, y prever el otorgar crédito nuevamente a
clientes que realmente se han excedido en el pago de las facturas y el riesgo que esto traería a la
empresa.
CAPÍTULO V
RESULTADOS
67
El presente estudio partió del objetivo general de Evaluar la efectividad de las normas de
control interno para optimizar el sistema de cobranzas de la empresa Servicondominios JVC
Servicon, C.A., ubicada en Chacao Caracas, lo que arrojó el siguiente resultado:
Dando respuesta a la primera interrogante que tenía como objetivo conocer las políticas
crediticias aplicadas en la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A., se puede diferir que
el tratamiento de las cuentas por cobrar con respecto a las políticas crediticias es muy débil, dado
que se deja de lado el límite de crédito que se le otorga al cliente, lo cual contribuiría a mejorar
el proceso de cobranzas, ya que esto disminuiría que se exceda el crédito que el cliente está en
condiciones de pagar, del mismo modo el porcentaje de pérdida por incobrables.
No se establecen descuentos por pronto pago, que contribuiría como incentivo para que
los clientes procedan a pagar sus deudas para con la empresa; es importante destacar que una de
las políticas crediticias aplicadas por la empresa que más beneficia el proceso de cobranza es la
elaboración de un contrato previo a la prestación del servicio, dado que de alguna u otra forma se
garantiza legalmente el pago de la deuda por parte del cliente. Sin embargo la empresa no tiene
contemplado dentro de las políticas crediticias enviar las facturas con un periodo de vencimiento
excesivo a la unidad de asesoría jurídica de la empresa para su litigio lo cual sería una práctica
muy adecuada antes de establecer la deuda como incobrable.
Así mismo, dando repuesta a la segunda interrogante de la investigación que buscaba
describir el procedimiento administrativo utilizado en el Departamento de Cobranzas de la
empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A., se puede comprobar que luego de hacer la
revisión de los comprobantes se procede a facturar el servicio, sin embargo los plazos que
existen entre la prestación del servicio o la entrega del bien, elaboración y entrega de la factura
son excesivos, lo que extiende más el plazo para que el cliente proceda al pago de la deuda.
68
En relación a este punto, se puede expresar que todas las irregularidades que se presentan
en el sistema de cobranzas son producto de la ineficiencia en el cobro de facturas, ya que no se
tiene contemplado enviar periódicamente un comunicado recordatorio al cliente para que proceda
al pago de la deuda, del mismo modo no se revisan periódicamente las facturas vencidas y ni se
comunica la situación al cliente para que proceda al pago de la misma, lo cual en vez de
beneficiarla, la ha colocado en un estado de emergencia con respecto al flujo de efectivo,
trayendo como consecuencia que la empresa no obtenga la liquidez necesaria para desarrollar sus
proyectos, y así lograr aumentar su expansión en el mercado inmobiliario.
En el mismo orden de ideas, dando respuesta a la tercera interrogante que buscaba
identificar las normas de control interno aplicadas al área de cobranzas en la empresa, se puede
indicar que en la empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A., se ha observado que el sistema
de cobranzas no es acorde con el volumen de clientes que ellos manejan. Es importante destacar
que dentro de la empresa se cumplen algunas de las normas de control interno para el área de
cobranzas, como revisión de comprobantes de prestación de servicio o venta antes de facturar,
revisión de la factura antes de ser enviada al cliente y se utilizan facturas numeradas
correlativamente, lo que garantiza el control de la facturación y esto disminuye el margen de
error que estas puedan tener, evitando de este modo que el cliente presente reclamos y proceda
al pago de la misma sin retrasos. Por otra parte, el manejo que se ha venido dando a los
documentos que sustentan las cuentas por cobrar, no es acorde para el control de las mismas.
Finalmente, dando respuesta a la cuarta interrogante que tenía como finalidad principal
establecer estrategias para mejorar la efectividad de las cobranzas y mejorar la liquidez de la
empresa Servicondominios JVC Servicon, C.A., se puede decir que implementar la elaboración
69
de un cronograma de cobranzas por clientes, mejoraría el procedimiento de cobranzas utilizado
hasta el momento, ya que esto podría contribuir a tener un mayor control con respecto a las
cuentas por cobrar por cliente y por antigüedad de saldo. Asimismo, realizar un análisis de
antigüedad periódico a las cuentas por cobrar, mejoraría la efectividad que han tenido las
cobranzas hasta el momento, ya que el análisis de antigüedad permite evaluar el vencimiento de
las facturas por cliente y la existencia de montos excesivos de crédito vencido, que puede ayudar
en la toma de decisiones con respecto a seguir otorgando crédito a clientes con tiempo excesivo
de morosidad.
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
70
Conclusiones
Durante el desarrollo de esta investigación se pudo evidenciar, al determinar la situación

actual y del análisis de los resultados, que entre las causas principales que afectan a la empresa
en estudio es la debilidad en el sistema de cobranzas utilizado por la misma, ocasionando dentro
de dicha organización un alto índice de morosidad por parte de sus deudores. El índice de
morosidad que posee la empresa por el postergado tiempo en que los clientes tienden a pagar sus
deudas es alto en comparación con el total de la cartera. Otro factor que contribuye a la
morosidad son las políticas de cobranza utilizadas hasta los momentos, ya que no han
funcionado de manera eficaz con respecto al cobro de los documentos aceptados por sus
deudores. Asimismo, los plazos de cobranza son muy flexibles y extensos, trayendo como
consecuencia la falta de liquidez o flujo de efectivo dentro de dicha organización impidiendo el
cumplimiento de obligaciones con terceros.
Recomendaciones
En vista de los resultados obtenidos y de las conclusiones realizadas, se determinan algunas

recomendaciones para que la empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A. pueda llevar a
cabo un adecuado control interno de las cuentas por cobrar
A la gerencia:
1. Cumplir con los lineamientos establecidos en las normas de control interno.
2. Delegar la función de controlar el cumplimiento de los lineamientos al Gerente de

Administración quien se encarga de la supervisión de dicho departamento.
3. Velar por el cumplimiento del procedimiento, mediante el seguimiento de las normativas

para la Gerencia de Administración y el Departamento de Cuentas por Cobrar.
71
4. Tener previsto dentro de sus políticas de crédito, establecer límites crediticios por clientes,
esto puede tipificar en el contrato previo por la prestación de servicios e igualmente, acordarse
los lapsos de créditos que se otorgarán a los mismos.
5. Elaborar cronograma por clientes, esto sería una estrategia muy beneficiosa para el
departamento de cobranzas, ya que aportaría un seguimiento detallado de las cuentas cobradas y
no cobradas.
Al personal que labora en el Departamento de cuentas por cobrar.
1. Cumplir a cabalidad los lineamientos establecidos en las normas dictadas por la gerencia
para evitar errores, fraudes o retrasos en el cobro de las facturas.
2. Elaborar un reporte de cuentas por cobrar por clientes, que tenga un campo donde se
separen las facturas vencidas y aquellas facturas recientes que aun no han cumplido su lapso de
cobranza.
3. Es recomendable enviar un estado de cuenta al cliente periódicamente para que tenga

conocimiento del estatus de su deuda y conciliarlo con lo registrado en sus auxiliares.
4. Elaborar informe donde se presente un análisis de antigüedad periódico, que permita

identificar aquellos clientes que tardan más en cancelar una factura y de este punto partir para
determinar el límite de crédito que se le otorga al mismo.
Al Departamento de facturación:
1. Guiar sus actividades por la normativa establecida por la gerencia.
2. Construir un archivo general de facturas por numeración correlativa de la misma.
3. Elaborar un sub-archivo de factura por cliente de forma correlativa y de antigüedad.
72
4. Verificar con atención cada comprobante para evitar equivocaciones y por ende retrasos en
la entrega de la factura y efectuar el cobro de la misma.
5. Reducir el lapso de elaboración de factura y entregarla al cliente lo antes posible.
CAPÍTULO VII
PROPUESTA
73
7.1. Formulación del Proyecto Factible
A través de esta investigación, se produce una propuesta producto del análisis de los
resultados obtenidos, mediante la aplicación del instrumento de recolección de datos, que se basa
en un sistema que estará orientado hacia la optimización del procedimiento interno de las cuentas
por cobrar de la empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A.
Con esta propuesta se pretende mejorar el funcionamiento del Departamento de Cuentas
por cobrar, para de esta forma eliminar el margen de riesgo y lograr las metas establecidas por la
empresa, mediante la aplicación de las normas de control interno adecuadas al departamento
involucrado en el proceso de las cuentas por cobrar.
Nombre del Proyecto: Propuesta para la optimización del sistema de cobranzas de la empresa
Servicondominios JVC, Servicon, C.A.
Nombre de la Empresa: Servicondominios JVC Servicon C.A. Departamento de Cuentas por

cobrar.
ANÁLISIS DE LA NECESIDAD O PROBLEMA
Situación Inicial: Déficit en el sistema de cobranzas utilizado, ha ocasionado en la organización
alto índice de morosidad por parte de sus deudores, conllevando a una falta de liquidez de la
empresa. Esta situación obedece a la incursión en nuevos negocios y a la maximización de su
cartera de clientes, debiendo otorgar numerosos créditos para facilitar de esta manera las
operaciones de la empresa y dar facilidad de pago a los clientes que requieren de los servicios
que presta.
74
Otro factor que contribuye a la morosidad de los clientes, son las políticas de cobranza
utilizadas hasta ahora, ya que no han funcionado de manera eficaz con respecto al cobro de los
documentos mercantiles aceptados por sus deudores. Además los plazos de cobranza son muy
flexibles y extensos.
Por consiguiente, estas grandes fallas dentro de departamento de cobranzas, ha
ocasionado pérdidas significativas por cuentas incobrables, reduciendo así el incremento de
utilidades percibidas por la empresa, limitando su operatividad y podrían ocasionar la
debilitación de la empresa ante el mercado comercial inmobiliario y perder potencialmente el
nivel que han alcanzado hasta ahora y en última instancia, el cierre temporal o definitivo de
algunas de sus áreas de negocio.
Situación Deseada: Mejorar el funcionamiento del Departamento de Cuentas por cobrar y la
aplicación normas del control interno de manera efectiva, permitirá a los gerentes de
Servicondominios JVC Servicon, C.A., llevar un control exhaustivo en las políticas que están
empleando para la otorgación de créditos y lo que causa irregularidades en la obtención de
utilidades, alcanzando así la pérdida de posición ante el mercado inmobiliario y su
productividad.
Balance entre la Situación Inicial y Situación Deseada: El déficit en el sistema de cobranzas
utilizado, ha ocasionado en la organización alto índice de morosidad por parte de sus deudores,
las políticas de cobranza utilizadas hasta ahora, además los plazos de cobranza han sido muy
flexibles y extensos, conllevando falta de liquidez de la empresa. Lo requerido es mejorar el
funcionamiento del Departamento de Cuentas por cobrar y la aplicación normas del control
interno de manera efectiva, permitirá llevar un control exhaustivo en las políticas que están
empleando para la otorgación de créditos y lo que causa irregularidades en la obtención de
75
utilidades, alcanzando así la pérdida de posición ante el mercado inmobiliario y su
productividad.
Formulación del Proyecto
Descripción del Proyecto: Este proyecto tiene como objetivo fundamental la optimización del
sistema de cobranzas de la empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A. a través de la
aplicación de normas de control interno de manera efectiva, que permitirá a los gerentes llevar
un control exhaustivo en las políticas empleadas en la otorgación de créditos, con el fin de
minimizar el impacto que sobre las finanzas de la empresa ha tenido el manejo actual de las
cuentas por cobrar.
En tal sentido se diseñaron estrategias dirigidas al manejo integral de las cuentas por
cobrar, como la elaboración de un cronograma de cobranzas por cliente, para tener un mayor
control con respecto a las cuentas por cobrar por cliente y por antigüedad de saldo, realizar un
análisis de antigüedad periódico a las cuentas por cobrar, elaboración de un archivo general de
facturas por numeración correlativa.
Objetivo General del Proyecto: Proponer para la optimización del sistema de cobranzas de la
empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A., la aplicación efectiva de las normas de control
interno, con el objeto de mejorar la liquidez de la empresa.
Objetivos Específicos del Proyecto:
76
1. Elaborar un archivo general de facturas por numeración correlativa.
2. Establecer estrategias para mejorar la efectividad de las cobranzas y mejorar la liquidez
de la empresa.
3. Proponer la aplicación efectiva de normas de control interno para mejorar la liquidez de
la empresa.
Estrategias:
1. Elaborar un cronograma de cobranzas por clientes, para tener un mayor control con
respecto a las cuentas por cobrar por cliente y por antigüedad de saldo.
2. Realizar un análisis de antigüedad periódico a las cuentas por cobrar.
3. Elaborar un archivo general de facturas por numeración correlativa.
4. Elaborar un sub-archivo de factura por cliente de forma correlativa y de antigüedad.
Beneficiarios.
Esta propuesta ayudará a mejorar el rendimiento del personal del Departamento de
Cuentas por Cobrar, además permitirá a la Gerencia contar con información confiable en el
momento de toma de decisiones en cuanto a procedimientos, que permitirá un mejor sistema de
cobranzas y por ende un crecimiento de la empresa.
Estructura de la Propuesta
77
La primera parte de la propuesta consistió en la preparación y elaboración del
instrumento de recolección de datos, donde se evidenció que la población objeto de estudio tiene
deficiencias en el manejo de cuentas por cobrar, por lo que es necesario la revisión de los
lineamientos para optimizar el control interno en el Departamento de Cobranzas.
La segunda parte de la propuesta, la determina la factibilidad de la misma en cuanto a los
aspectos técnicos y administrativos que conlleva la revisión de los lineamientos que permitan
optimizar el Control Interno en el Departamento de Cobranzas, además de la especificación de
los pasos a seguir para el logro de un mejor desempeño de la organización.
Y en la tercera parte, la elaboración del cronograma de cobranzas por clientes, para tener
un mayor control con respecto a las cuentas por cobrar por cliente y por antigüedad de saldo, ya
que este es un mecanismo de organización de las deudas tanto por cliente, como por fecha que
contribuye mucho con la gestión de cobranzas. Además realizar un análisis de antigüedad
periódico a las cuentas por cobrar que garantizaría la evaluación a fondo de las facturas, el
período de vencimiento, y prever el otorgar crédito nuevamente a clientes que realmente se han
excedido en el pago de las facturas y el riesgo que esto traería a la empresa.
78
FLUJOGRAMA
COBRANZAS
Elaborado por: Guillot Enrique
79
7.2. Evaluación de su factibilidad de aplicación.
La propuesta se considera factible, porque existen condiciones que permiten la

realización de las actividades, estrategias y la posibilidad de aplicación de cambios
administrativos para la optimización del sistema de cobranzas propuesto. Además reúnen los
recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros necesarios para la ejecución de dicha
propuesta, en búsqueda de mejorar la efectividad de las cobranzas en la empresa.
7.3. Recursos (humanos, tecnológicos, materiales, financieros).
En relación a los recursos humanos se puede decir que el personal del Departamento de
cobranzas cuenta con los conocimientos necesarios que aseguren la aplicación efectiva de
normas de control interno sin mayores dificultades.
En cuanto a los recursos tecnológicos y materiales cuenta con espacios físicos,
herramientas tecnológicas y material de oficina para la ejecución de estas actividades.
En lo referente a recursos financieros se considera viable para la empresa el desarrollo de
esta propuesta, ya que su implementación no representa una inversión fuera del alcance de la
empresa.
7.4. Aplicación del proyecto a la realidad estudiada
En el capítulo anterior se apreció la forma como funciona actualmente el Departamento
de Cobranzas, se presenta una propuesta encaminada a optimizar el sistema de cobranzas de la
empresa Servicondominios JVC, Servicon, C.A., con la aplicación efectiva de las normas de
control interno y estrategias, con el objeto de mejorar la liquidez de la empresa.
80
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Balestrini, M (1998). Como Se Elabora El Proyecto De Investigación. Servicio Editorial
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Limusa
82
ANEXOS
83

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UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

EVALUACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO

Caracas, noviembre de 2016

III MARCO METODOLÓGICO………………………………………..........................41

7.1. Formulación del Proyecto Factible………………………………………………

7.2. Evaluación de su factibilidad de aplicación………………………………………

7.3. Recursos (humanos, tecnológicos, materiales, financieros)….

7.4. Aplicación del proyecto a la realidad estudiada………………………………………

Los Sistemas de Control Interno constituyen actualmente, uno de los instrumentos

metas propuestos por la gerencia

En tal sentido, el Sistema de Control Interno es todo un conjunto de controles tanto

sus activos, salvaguardarlos y asegurarlos en la medida de lo posible; sirviendo a su vez de

fluyan con mayor facilidad.

De ahí que la aplicación adecuada de un Sistema de Control Interno proporcione una

relativa tranquilidad en el desarrollo de la gestión empresarial mejorando la imagen de la

enormemente la actividad de la Dirección.

Es por ello que en toda organización es de vital importancia establecer un Sistema de

necesario a fin de determinar su adecuada presentación en los Estados Financieros.

generalmente ofrecen condiciones de créditos similares. Como la mayoría de las empresas

normalmente se presta mucha atención a la administración de las cuentas.

Por consiguiente la presente investigación está basada en la evaluación de la efectividad de

las normas de control interno para optimizar el sistema de cobranzas de la empresa

consecuencia un déficit en el flujo de efectivo de la misma que no le permite cumplir a tiempo

con sus obligaciones con terceros.

En razón de lo antes expuesto, el presente proyecto está organizado de la siguiente

Capítulo I: Expresa el problema, aspectos generales, aspectos específicos, objetivos del

trabajo, importancia y justificación, además del alcance.

Capítulo II: Referido al marco teórico, antecedentes de la investigación, bases teóricas y

Capítulo III: Comprende la metodología, diseño de la investigación, métodos y técnicas

de recolección de datos, fuentes de información y procedimiento.

Capítulo IV: Diagnóstico de la situación en un conjunto de fases o etapas que permiten el

análisis y evaluación de un suceso determinado.

Capítulo V: Exposición de los resultados de la ejecución de la investigación.

1. DESCRIPCIÓN TEMA DE ESTUDIO

Planteamiento del problema

La contabilidad se conoce actualmente como el producto de toda una gran cantidad de

contabilidad generalmente aceptados.

financiera cumpla con un mínimo de requisitos de calidad en función de las necesidades de la

a lo largo de todo el proceso evolutivo.

es un sistema integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos

administración, la Dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de

actúan en todos los niveles, no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos,

en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.

Tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, se ha incrementado en los

últimos años, debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al

controles se cumplan, para darle una mejor visión sobre su gestión.

Por consiguiente, el control interno comprende el plan de organización en todos los

también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la

generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

como activos circulantes de la empresa.

tomar decisiones de crédito.

Por consiguiente deben desarrollarse fuentes adecuadas de información y métodos de análisis

de crédito. Cada uno de estos aspectos de la política de crédito es importante para la

buena política de créditos o la ejecución exitosa de una política de créditos deficientes no

producen resultados óptimos.

En Venezuela a lo largo de la evolución de riesgo crediticia y desde sus inicios, el concepto de

empresas. A principios de 1930 la herramienta clave de análisis era el balance. A principios de

y medianas empresas, es el contador el responsable directo de los controles, custodia, cobranza y

hasta la parte legal relacionada con dichos documentos

obteniendo grandes resultados en el crecimiento económico de la empresa y a su vez de la nación

responsable de la aplicación de los mecanismos de gestión de control en las áreas de auditoría

funcional, administrativa, financiera, y de sistemas y comunicaciones, para efectuar las

evaluaciones periódicas en materia de productividad y eficacia.

establecido por el Contralor General de la República, de acuerdo a la resolución número 01-00-