“INFORME PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE OBJETOS”

Evidencia: Informe procedimiento para el recibo y despacho de objetos.

Para mejor comprensión en el desarrollo de la actividad propuesta, es muy importante que

revise los materiales de estudio e investigue en las referencias bibliográficas sugeridas
en esta guía de aprendizaje. Para la realización de esta actividad de transferencia se
solicita desarrollar:
 Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha)
 Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en cuanto
a unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación.
 Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los procesos de
recibo y despacho, incluyendo el registro.
 Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la información que
contiene.
 Realice una descripción paso a paso sobre la manera como las personas encargadas
de estas áreas ejecutan los procesos incluyendo el registro.
 Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la
manera como en la realidad realizan los procesos de ingreso y salida de mercancía.

LA POLÍTICA DICE EN LA PRÁCTICA SE HACE

 Realice un análisis del cuadro comparativo
 Elabore un informe escrito sobre los resultados obtenidos donde proponga el
ajuste de las políticas organizacionales sobre ingreso y salida de objetos
incluyendo el registro de los mismos.
1. Identifique dos productos (uno que ingresa y otro que se despacha)
Para la solución de la actividad he tomado como referencia empresa que
Comercializa productos lácteos.

ENTRADA:
10 ENVASES DE LECHE ENTERA

SALIDA:
10 UNDS DE QUESO PARMESANO
2. Realice una breve descripción de los dos productos, sus características en
cuanto a unidad de empaque, tipo de empaque, cuidados en la manipulación.

LECHE ENTERA
CARACTERISTICAS Alimento perecedero derivado de la leche de vaca, La coloración
de una leche es blanca, cuando es muy rica en grasa presenta
una coloración ligeramente crema, debida en parte al caroteno
contenido en la leche de vaca. La leche pobre en grasa o
descremada es ligeramente azulada.

CONSERVACION Actualmente se recomienda en la mayoría de los países una

temperatura de conservación de la leche de 4º C como la más
eficaz para controlar el crecimiento bacteriano

DENSIDAD Aproximadamente de 1.032 g/ml

INFORMACION 66 kcal/100 ml, 3,8 g de grasa, 3,1 g de proteína y 4,7 g de
NUTRICIONAL CHO.
ENVASE Y EMBALAJE Envase tetra pack, de cartón en forma de paralelepípedo, lamina
externa de LDPE, capa de papel cartón, capa de LDPE, lamina de
aluminio y capa interna de LDPE

TRANSPORTE Y Deben distribuirse en vehículos refrigerados para evitar

ALMCENAMIENTO romper la cadena de frio Evitar el inadecuado tratamiento del
producto, con apilamientos excesivos, golpes y sobrecargas para
evitar la pérdida de hermeticidad de los envases
Respetar las temperaturas y condiciones del almacenamiento.
Evitar la contaminación cruzada de los productos lácteos
frescos una vez abiertos los envases.

QUESO PARMESANO
CARACTERISTICAS Es un alimento perecedero derivado de la leche de vaca, de
forma cilíndrica achatada, de pasta dura, color amarillo pálido,
con textura granulada, escamosa, aroma fragante y delicado,
cáscara lisa y consistente, sabor suavemente láctico, la corteza
con grosor de 5 mm, de color amarillo oscuro con dorado natural.

CONSERVACION Temperatura óptima de 8ºC a 15ºC

PESO Varía entre 32 a 36 kg.
INFORMACION Producto fresco Carbohidratos 0,1 Calorías 392 Proteínas 33,0
NUTRICIONAL Grasa 28,4 Calcio 1160 Agua 30,8 Sal 1,39
EMPAQUE Y Bolsas retráctiles y de vacío con altas propiedades barrera para
EMBALAJE la mejor conservación, almacenamiento y seguridad alimentaria.
Ayuda a preservar el producto en su interior desde el momento
que se envasa, durante el transporte, almacenamiento,
distribución y exhibición, hasta que es abierto por el consumidor.
ATMOSFERA • Mantener las características sensoriales de color, sabor y
MODIFICADA textura, lo que minimiza las pérdidas de peso del producto y
retarda el desarrollo de hongos y bacterias, detiene el proceso
de maduración en el punto deseado.
• Permite ampliar el área geográfica de distribución.
• Disminuye las devoluciones del producto por deterioro.
• Diferencia al producto del de la competencia

3. Identifique las políticas que existen en la organización en cuanto a los

procesos de recibo y despacho, incluyendo el registro.

 Realizar un manual de procedimientos para el registro y control de la entrada y la

salida de materiales aplicados a los diferentes almacenes, tanto para el almacén de
Diario como el almacén de auxiliar que se encuentran en la empresa.
 Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al personal responsable de
realizarlas.
 Identificar qué actividades y funciones debe cumplir el almacén Diario y el almacén
de Parada.
 Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de entrada y salida
en los diferentes almacenes, así como de entrega y control de las cajas de
herramientas.
 Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto para el almacén Diario, como
el almacén de Parada.
 Realizar formatos de dotación y control de equipos de seguridad personal y
colectiva.
 Proponer las bases para un sistema electrónico de control de inventario.
 4. Identifique para cada proceso los documentos que se utilizan y la información
que contiene.
REQUISICIONES
Documento interno, para solicitar
por escrito algún objeto o producto
entre áreas.
ORDEN DE COMPRA O PEDIDO
Solicitar materiales o mercancías a
los proveedores
DOCUMENTOS
─ Fecha elaboración de la requisición
─ Datos de quién solicita
─ Departamento o área de la empresa y nombre del
solicitante.
─ Número de la requisición
─ Descripción del material
─ Cantidad requerida
─ Nombre y firma de la persona que solicita.
─ Fecha solicitud pedido
─ comprador: nombre de la empresa o razón social del
solicitante, NIT o RUT, dirección, teléfono. Nombre y
datos de la persona responsable de la solicitud.
─ proveedor: nombre o razón social, NIT o RUT,
dirección y teléfono. Nombre y datos de la persona que
recibe la solicitud y se hace responsable del proceso.
─ Especificaciones del producto
─ valor unitario, valor total.
─ Condiciones: tiempo y condiciones de entrega, forma de
pago, plazos de pago y firma autorizada. Datos
adicionales: lugar de entrega y contactos para la
programación de la entrega
─

DOCUMENTOS
FACTURA COMERCIAL ─ Fecha elaboración y vencimiento
Documento contable que ─ Número de la orden de compra
entrega el vendedor al ─ Datos comerciales del vendedor: nombre de la empresa o razón social,
momento de la NIT o RUT, dirección, teléfono.
adquisición de la ─ Datos comerciales del comprador: nombre de la empresa o razón
mercancía. social, NIT o RUT, dirección, teléfono.
─ Información de los productos
─ Forma y condiciones de pago. (Efectivo, crédito y plazo, pago contra
entrega).
─ impuesto a la venta IVA.
─ Numeración de la factura autorizada por la DIAN.
─ Nombre o razón social y NIT de quienes elaboran las facturas.
─ impuesto sobre las ventas.
REMISION Si es interna:
Utilizado para entregar ─ Fecha de entrega
la mercancía de forma ─ Área que entrega
parcial, sirve de ─ Área que recibe
constancia de ─ Referencia y cantidad de producto entregado
recibido del material Si es externa:
─ Datos del proveedor y del cliente
─ Referencia del producto y cantidad
 ─ Fecha de entrega del producto
─ Observación

DOCUMENTOS
LISTADO DE PICKING ─ Almacén, pasillo, columna, nivel, posición
Es el alistamiento de las unidades a ─ Código articulo
ser despachadas. ─ Descripción
─ Lote
─ cantidad

REGISTRO DE DEVOLUCION Es el proceso en el cual se registra la información sobre

aquellas mercancías que son devueltas por los clientes. Este
registro va acompañado de un informe en el cual se indican
las causas por las cuales se efectúa la devolución de los
objetos.
ORDEN DE SALIDA ─ Identificación de la empresa: nombre o razón social, NIT
Permite el registro de la salía de o RUT.
mercancía que va a ser despachada ─ Fecha en la cual se realiza la salida
bien sea interna o externa ─ Descripción del producto
─ Identificación del cliente: nombre o razón social, NIT o
RUT
─ Identificación de quien recibe y entrega el objeto
─ La orden de salida debe tener un número consecutivo
─ Observaciones generales

5. Realice una descripción paso a paso sobre la manera como las personas
encargadas de estas áreas ejecutan los procesos incluyendo el registro.

RECIBO DESPACHO
Solicitar documentos del material, materia prima, insumo
o producto. Recepción de documentos como factura, listas de
empaque u orden de salida.
Iniciar el descargue Realizar la lista de picking
Verificar la mercancía en cuanto a referencia y cantidades, con relación a la factura
Hacer el picking
Inspeccionar la mercancía y en caso de ser necesario, realizar la devolución total o parcial.
Debe ir acompañada de un informe donde se especifique la razón de la misma y las
condiciones. Rotular la mercancía, de tal manera que se
identifique
el pedido antes de ser cargado y despachado.
Rotular la mercancía de acuerdo con sus características y especificaciones. Verificación
de la mercancía, es importante que antes
de realizar el cargue de la mercancía se realice una nueva inspección y verificación
Registrar ingreso de la mercancía, de tal manera que ingrese al inventario. Revisión de la
documentación antes de ser entregada con la mercancía, facturas, listas de empaque.
Autorizar el almacenamiento de la mercancía hacia los espacios asignados. Entrega de la
mercancía y cargue. Firma y entrega de la documentación
6. Realice un cuadro comparativo donde se evidencien las políticas existentes y la
manera como en la realidad realizan los procesos de ingreso y salida de mercancía.

LA POLITICA DICE EN LA PRACTICA SE HACE

Realizar un manual de procedimientos para el registro y control de la entrada y la
salida de materiales aplicado a los diferentes almacenes, tanto para el almacén de Diario
como el almacén de auxiliar que se encuentran en la empresa.
Realizar el seguimiento de las actividades e identificar al personal responsable de
realizarlas.
Identificar qué actividades y funciones debe cumplir el almacén Diario y el
almacén de Parada.
Realizar formatos para el registro de los diferentes procesos de entrada y salida
en los diferentes almacenes, así como de entrega y control de las cajas de herramientas.
Realizar clasificación de artículos y codificación, tanto para el almacén Diario,
como el almacén de Parada. Realizar formatos de dotación y control de equipos de
seguridad personal y colectiva.
Proponer las bases para un sistema electrónico de control de inventario
No se lleva si no un solo manual de procedimientos para el almacén diario el otro se
rige a las políticas del manual anterior.
La persona encargada del seguimiento no lleva al día los indicadores de gestión
para saber las fallas del personal responsable de cada persona.
Las funciones no se cumplen a la letra de acuerdo al manual de funciones y
procedimientos.
Los formato para los registros se llevan de una forma desordenada no registrando
de una forma detallada todo los procedimientos.
No se clasifican los artículos de acuerdo a

7. Realice un análisis del cuadro comparativo

Al analizar las fallas que tiene la empresa en cuanto al proceso de recibo y despacho de
mercancia se puede evidenciar que el personal no colabora en el mejoramiento de los
procesos, el manual de funciones y procedimientos no se cumplen de acuerdo a lo
establecido en las políticas organizacionales de la empresa y los indicadores de gestión no
se verifican para poder tener un análisis detallado de que área esta fallando para su
corrección.