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AUDITORES DEL HUILA S.A.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA
“CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A”
DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA
CAMILA MERCEDES MORENO OJEDA
YESICA TATIANA TORO DAZA
UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION
ADMINISTRACION DE EMPRESAS X SEMESTRE
PITALITO HUILA
2016
* DIVA MARIA ARTUNDUAGA
1
AUDITORES DEL HUILA S.A.S
Nota de Aceptación
DIVA MARIA ARTUNDUAGA
Profesor
Pitalito 28, 11, 2016
2
TABLA DE CONTENIDO
3
4
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Identificación De Problemática Del Caso

Tabla 2. Riesgo Y Gestión De Riesgo
Tabla 3. Matriz De Diagnóstico
Tabla 4. Relación De Costos Auditoria Administrativa Externa Cisa S.A
Tabla 5. Equipo Auditor Y Área A Auditar Cisa S.A
Tabla 6. Claves Actividades Auditoria Cisa S.A
Tabla 7. Cronograma De Actividades Proceso Comercialización De Inmuebles
Tabla 8. Cronograma De Actividades Proceso Normalización De Cartera
Tabla 9. Cronograma De Actividades Proceso Gestión Financiera Y Contable
Tabla 10. Cronograma de actividades Proceso Control Social
Tabla 11. Cronograma de actividades Proceso Participación Ciudadana
Tabla 12. Diagrama de flujo acciones Auditoria CISA S.A
Tabla 13. Informes de Avances de la Auditoria CISA S.A
Tabla 14 Instrumento cuestionario
Tabla 15 Instrumento Entrevista
Tabla 16 Instrumento Solicitud de Recolección de documentación
Tabla 17 Instrumento Observación directa
Tabla 18 Cedula Registro de Hallazgos y Evidencias
Tabla 19 Cedula de Reporte de Avances semanales
Tabla 20 Cedula de Aspectos Relevantes
Tabla 21 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Comercialización de Inmuebles.
Tabla 22 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Normalización de Cartera
Tabla 23 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Gestión Financiera y Contable.
Tabla 24 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Control Social
Tabla 25 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Participación Ciudadana.
Tabla 26 Entrevista gestionada proceso Comercialización de Inmuebles
Tabla 27 Entrevista gestionada proceso Normalización de Cartera
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Tabla 28 Entrevista gestionada proceso Gestión Financiera y Contable.

Tabla 29 Entrevista gestionada proceso Comercialización de Inmuebles
Tabla 30 Entrevista gestionada Proceso Participación Ciudadana
Tabla 31 Solicitud de recolección de documentación gestionada proceso Comercialización de
Inmuebles
Tabla 32 solicitud recolección documentación gestionada proceso Normalización de Cartera.
Tabla 33 solicitud recolección documentación gestionada proceso Gestión Financiera y
Contable.
Tabla 34 solicitud recolección documentación gestionada proceso Control Social
Tabla 35 solicitud recolección documentación gestionada proceso Participación Ciudadana.
Tabla 36 Observación directa gestionada proceso Normalización de Cartera
Tabla 37 observación directa gestionada proceso Gestión Financiera y Contable
Tabla 38 observación directa gestionada proceso Control Social.
Tabla 39 observación directa gestionada proceso Participación Ciudadana.
Tabla 40 Cédula de hallazgos gestionada proceso Comercialización de Inmuebles
Tabla 41 cédula de hallazgos gestionada proceso Normalización de Cartera.
Tabla 42 cédula de hallazgos gestionada proceso Gestión Financiera y Contable.
Tabla 44 cédula de hallazgos gestionada proceso Control Social.
Tabla 45 cédula de hallazgos gestionada proceso Participación Ciudadana.
Tabla 46 cédula de hallazgos gestionada todos los procesos.
Tabla 47 cédula de reportes de avances semanal gestionada todos los procesos.
Tabla 48 Indicadores por procesos.
Tabla 49 Tabulación información proceso Comercialización de Inmuebles
Tabla 50 tabulación cuestionarios proceso de Normalización de Cartera.
Tabla 51 Tabulación información cuestionarios Proceso Gestión Financiera y Contable.
Tabla 52 Tabulación Información Cuestionarios Proceso Control Social.
Tabla 53 Tabulación información cuestionarios Proceso Participación Ciudadana.
Tabla 54 Portafolio de servicios A&H Auditores del Huila S.A.S
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LISTA DE IMÁGENES
IMAGEN 1. Ubicación CISA S.A

IMAGEN 2. Estructura Orgánica CISA S.A
IMAGEN 3. Administradores sucursal Medellín CISA S, A
IMAGEN 4. Formato 1 para documentación Auditoria CISA S.A
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LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1 Resultados información proceso comercialización de inmuebles.

Gráfico 2 Resultados información proceso Normalización de Cartera
Gráfico 3 Resultados información proceso Gestión Financiera y Contable.
Gráfico 4 Resultados información proceso Control Social. Fuente. Equipo
Gráfico 5 Resultados información proceso Participación Ciudadana.
Gráfico 6 Diagrama causa y efecto
Gráfico 7 Matriz DOFA proceso Participación Ciudadana
Gráfico 8 Ciclo Deming PHVA proceso comercialización de inmuebles.
Gráfico 9 control total de calidad, proceso Normalización de Cartera.
Gráfico 10 Cuadro de Mando Integral.
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INTRODUCCIÓN
La Auditoria Administrativa nos permite evaluar todos los registros que se encuentra dentro
de las empresas para observar con exactitud qué es lo que se está haciendo en la organización,
independiente de si está bien o no, es una balance de cómo está operando dicha organización.
Su principio fundamental es la de eficiencia y eficacia en cada uno de sus procesos, por ello la
Auditoria Administrativa se hace tan importante a la hora de evaluar si se está cumpliendo con
los fines de cada una de las organizaciones, evalúa en qué grado se han alcanzado los
objetivos y la pertinencia de las acciones que se toman en la organización para corregir la
posibles falencias.
Por ende, el presente trabajo contiene información concerniente a la deconstrucción de la

auditoria administrativa externa a los procesos de Comercialización de Inmuebles y
Normalización de Cartera, Gestión Financiera y Contable, Control Social y Participación
Ciudadana, realizada en la ciudad de Medellín, durante los meses de septiembre hasta
noviembre de 2016, por la empresa A&H Auditores del Huila S.A.S., contratada por Central
de Inversiones S.A CISA; para evaluar de manera general el desarrollo de cada proceso y
determinar las acciones tendientes a mejorar la calidad en la prestación de sus servicios.
En la metodología utilizada para llevar a cabo esta auditoría, se abordan temas, de

conocimiento científico, las normas internacionales de Auditoria, todas las generalidades de la
Auditoria administrativa como ciencia, entre otras; la recolección y registro de datos,
información y hallazgos se hará mediante la utilización de diversos instrumentos, que
durante la ejecución serán analizados para posteriormente establecer los resultados que
además incluye las conclusiones y las recomendaciones proporcionadas por el equipo auditor
al representante de la empresa Central de Inversiones S.A CISA.
Finalmente, A&H Auditores del Huila S.A.S dará a conocer a Central de Inversiones S.A
CISA, mediante tres informes (general, ejecutivo y de aspectos relevantes), los resultados
obtenidos en la aplicación de la auditoria administrativa externa, que servirán como base para
la toma de decisiones por parte de la gerencia general y de cada área.
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JUSTIFICACIÓN
Se define la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización,

con el propósito de precisar su nivel de desempeño y oportunidades de mejoramiento. Basado
en estos conceptos teóricos es importante implementar en las empresas auditorías
administrativas tanto internas como externas, que le permitan contribuir como herramienta de
gestión de la calidad y, de gestión gerencial para el mejoramiento continuo de los procesos y
tomas de decisiones asertivas.
Un Programa de Auditoría, permite a las entidades permanentemente generar evaluación y

mejoramiento continuo a los procesos tendientes a optimizar su eficiencia y efectividad, así
como en la calidad de la prestación de los servicios a sus clientes, proveedores accionistas,
impactando sus resultados en satisfacción.
La Auditoria fortalece el Sistema de Gestión de la Calidad el cual apunta a adoptar una visión
estratégica que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, especialmente orientado a
mejorar los procesos, consolidar estándares que reflejen las necesidades implícitas y
obligatorias, proveer información confiable, promover la transparencia, la participación y
control político y ciudadano, emprender acciones preventivas y correctivas, tener vocación por
la mejora continua, buscar relaciones óptimas entre calidad y costo, satisfacer a los clientes, y
simplificar procesos.
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OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL
Aplicar las técnicas, métodos, y cada una de las herramientas socializadas dentro de la
asignatura de Auditoria mediante la deconstrucción del caso práctico de Auditoría
Administrativa Externa de la entidad CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A sucursal
Medellín
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
 Aplicar toda la metodología de auditoria aprendida en clase al caso práctico de

Auditoria Administrativa Externa CISA S.A.
 Aprender a identificar y analizar problemáticas dentro del caso práctico.
 Aprender a interpretar correctamente los resultados obtenidos dentro del caso práctico
de Auditoria Administrativa Externa CISA S.A.
 Dar conclusiones y recomendaciones idóneas y aplicativas al proceso práctico
auditado.
 Seguir los lineamientos para elaborar un informe final de Auditoria correcto que sirva
como base para una buena toma de decisiones.
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1. ANTECEDENTES
1.1 DESARROLLO HISTORICO
La intermediación en compra y venta de bienes muebles e inmuebles y la recuperación de

cartera de entidades públicas están catalogados como servicios y ha tenido una evolución
respecto al tiempo puesto que se observa un crecimiento exagerado de personas y firmas
dedicadas a prestar este servicio.
Para hablar de intermediación en compra y venta debemos remontarnos al

derecho romano clásico, donde el papel de intermediación lo realizaba un amigo de quien
realizaba el encargo, dicha tarea se caracterizaba por dos aspectos principales como lo eran la
confianza en el amigo; y la absoluta gratuidad en la gestión.
Posteriormente en España fue adquiriendo mayor desarrollo con la reglamentación de los

corredores o intermediarios en el año 1271, en Alemania, la figura de los corredores tuvo gran
importancia debido a la necesidad de negociaciones entre los nativos y los extranjeros y su
función principal era la de intérprete pero fue tal su importancia que su uso se extendió a los
negocios entre los nacionales.
En Francia bajo la Ley18 de 1869 se proclama la libertad de intermediación lo

que permitió ejercer la profesión y se abrió la puerta para que el oficio fuese reglamentado y
regulado por la ley. La figura de corredor en Colombia aparece hacia el año 1887 y con la
adopción del código del comercio en 1971 se tipifico.
Por otro lado, el recogimiento de cartera que tiene sus inicios con los contratos de compra
venta que se presenta cuando no se hace los pagos a contado si no, que aparecen los pagos a
crédito como mecanismo de pago.
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La intermediación de este asunto surge como una necesidad de recoger todas aquellas deudas
donde se presentan dificultades en los pagos por ejemplo por incumplimiento de los
pagos. De esta manera se evidencia que estos servicios de intermediación son tan antiguos
como el hombre y que su evolución ha sido tan progresiva a tal punto en que la mayoría de
países del mundo se encuentran legitimados y debidamente reglamentado el proceso de como
se ha de llevar a cabo la prestación de los servicios.
1.2 Internacional.
Alrededor del mundo los corredores, intermediarios o comisionistas son conocidos por ser los
prestadores de un servicio ya sea en compra o venta de bienes, compra venta o recogimiento
de cartera; ellos ponen al servicio de sus clientes toda su experiencia técnica conocimiento de
mercados y habilidades para comercializar eficientemente productos ya sea a nivel nacional
como internacional.
Su principal objetivo es el proporcionarle a todos sus clientes soluciones eficientes y

oportunas que se ajusten a sus necesidades de retorno sobre la inversión y generación de flujos
de caja.
En la actualidad existen muchas empresas de corretaje en el mundo, como el

Martin Brokers group de Londres, Exco, Tullett & Tokio forex entre muchas otras estas están
encargadas de realizar todas aquellas transacciones económicas de manera más eficiente y
eficaz. Las principales barreras que para un empresario del común presenta en sus
transacciones ya sea de compra o venta son su ubicación, las barreras del idioma, el
desconocimiento de los mercados, la falta de contactos bancarios que les faciliten el
intercambio de divisas entre otras por esta razón en el mundo es muy común encontrarse
corredores realizando este tipo de negociaciones y son utilizados tanto por empresas públicas
como estatales.
1.3 Colombia.
13
En Colombia como en el mundo se evidencia muchas empresas y personas dedicadas al oficio

o profesión de intermediarios aunque su labor no está plenamente definida y el código del
comercio adopta una definición plenamente subjetiva “Se llama corredor a la persona que, por
su especial conocimiento de los mercados, se ocupa como agente intermediario en la tarea de
poner en relación a dos o más personas con el fin de que celebren un negocio comercial, sin
estar vinculado a las partes por relaciones de colaboración, dependencia, mandato o
representación.”
En el territorio colombiano se encuentra aproximadamente 42 empresas legalmente

constituidas como intermediarias entre ellas a CENTRAL DE INVERSIONES S.A una
empresa de economía mixta de orden nacional, vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito
Público, de naturaleza única, sujeta, en la celebración de todos sus actos y contratos, al
régimen de derecho privado. La sociedad tiene por objeto gestionar, adquirir, administrar,
comercializar, cobrar, recaudar, intercambiar, enajenar y arrendar a cualquier título, toda clase
de bienes inmuebles, muebles, acciones, títulos valores, derechos contractuales, fiduciarios,
crediticios o litigiosos, incluidos derechos en procesos liquidatarios, cuyos propietarios sean
entidades públicas de cualquier orden o rama, organismos autónomos e independientes
previstos en la Constitución Política y en la Ley, o sociedades con aportes estatales de
régimen especial y patrimonios autónomos titulares de activos provenientes de cualquiera de
las entidades descritas, así como prestar asesoría técnica y profesional a dichas entidades en el
diagnóstico y/o valoración de sus activos y sobre temas relacionados con el objeto social.
Esta empresa cuenta con un CAPITAL AUTORIZADO: La sociedad tendrá un capital

autorizado de SETECIENTOS TREINTA MIL MILLONES TRES PESOS CON OCHENTA
Y NUEVE CENTAVOS ($730.000.000.003.89) MONEDA CORRIENTE dividido en
SETECIENTAS VEINTIOCHO MIL SEISCIENTAS OCHENTA Y NUEVE MILLONES
CUATROCIENTAS SIETE MIL CIENTO CUARENTA Y SIETE (728.689´407.147)
acciones y su valor nominal de UN PESO CON 00179856169725 CENTAVOS
($1,00179856169725) MONEDA CORRIENTE cada una.
14
(Tomado de los estatutos de la empresa CISA S.A ubicados en la página

https://www.cisa.gov.co/CMSPortalCISA/)
2. UBICACIÓN DE LA EMPRESA
Central de Inversiones S.A CISA, su domicilio principal está en la ciudad de Bogotá D.C.,
República de Colombia en la calle 63 Nro. 11-09 en el edificio con su mismo nombre CISA
S.A, cuenta con sucursales, agencias o filiales en el territorio nacional como lo es
Barranquilla, Cali y Medellín. Como la auditoria externa se realizará en la sede de Medellín
es importante concentrar la ubicación geográfica en esta ciudad, la cual se encuentra ubicada
en la Carrera 43 A Nro. 34-95 Local 100 Almacentro.
IMAGEN 1 Ubicación CISA S.A Sucursal Medellín. (Antioquia)
CISA S.A en Medellín está ubicado en el centro geográfico del Área Metropolitana del Valle
de Aburrá, a 10 minutos de la Estación Exposiciones del Metro. Cuenta con tres accesos
diferentes como la Avenida El Poblado, la Avenida las Palmas y la Calle 33, donde transitan
la mayoría de rutas de buses de la Ciudad con catorce de ellas que van de norte a sur y oriente
a occidente, lo que permite tener diferentes alternativas de desplazamiento maximizando así la
movilidad.
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Indiscutiblemente la principal ventaja es su localización estratégica, paralelo de todos los

sectores de la ciudad y del acceso y salida hacia el Oriente Antioqueño.
De esta manera, está ubicado dentro del área de influencia primaria del Metro, Estación
Exposiciones, lo que permite articulación directa con el Sistema de Transporte Masivo del
Valle de Aburra – STMVA, y gracias a su localización estratégica y a la infraestructura de
transporte y servicios, es un sector en proceso de redesarrollo y renovación hacia usos de
mayor intensidad y fortalecimiento de actividades institucionales, comerciales y de servicio.
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3. CRITERIOS A TENER EN CUENTA
Los criterios a tener en cuenta para realizar la auditoria administrativa externa con base al
informe definitivo de auditoria de Gestión realizada a la Central de Inversiones S.A, CISA,
sucursal Medellín, serán los siguientes:
 El tiempo estipulado para realizar la Auditoría Administrativa Externa a CISA S.A

será de dos meses y 10 días, con fecha de inicio de 19 de septiembre al 28 de
noviembre de 2016, donde el equipo auditor se reunirá en un horario diario que
comprende 4 horas.
 El pago de la Auditoria Administrativa Externa será en tres contados, El pago

equivalente a un 30% se hará efectivo el día de la firma del contrato, el segundo 30%
será cancelado en el momento de la entrega del primer avance del informe de la
auditoria y el 40% restante en el informe final.
 En esta auditoria se presentaran los siguientes informes: Proyecto de auditoria, informe

general, ejecutivo, y de aspectos relevantes, propuesta de implementación y
seguimiento.
 Se tomará como instrumentos de recolección de información los siguientes: como

fuente primaria, cuestionarios y/o encuestas, observación directa, entrevistas, cedulas y
como fuente secundaria investigación documental con el fin de hallar la información y
evidencia para la luego registrarla.
 La escala de medición a utilizar será la escala de medición ordinal, la cual se logra

cuando las observaciones pueden colocarse en un orden relativo con respecto a la
característica que se evalúa.
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 Los resultados obtenidos luego del análisis de la información recopilada, hallazgos,

evidencias, y otros aspectos importantes serán registradas por medio de cedulas y
papeles de trabajo, los cuales deben tener la fecha y firma del personal competente,
igualmente deben ser supervisados y contener constancia de ello.
 Como requisito en cuanto al control de la confidencialidad de la información, y evitar

alteración en los hallazgos o evidencias encontradas, las consultas de los papeles y
cedulas de trabajo deberán ser supervisadas, igualmente estos deberán estar bajo
resguardo, archivados y fichados en un lugar seguro al alcance del equipo auditor.
 El equipo auditor convocará a reuniones cada semana para la retroalimentación de la

auditoria, recoger y exponer la información relevante. Y si es el caso ante
eventualidades del caso, se harán reuniones extraordinarias cada vez que sea necesario.
 Igualmente se coordinará una reunión de todo el recurso humano dentro de la

organización de los procesos a investigar, para dar conocimiento a las actividades,
cuestionarios y entrevistas que se les van a realizar durante la auditoria administrativa.
En esta se entablará un dialogo cordial y generalizado con todo el talento humano de

la empresa en el cual se explicará de manera clara el ejercicio que se llevara a cabo, se
aclararan dudas y se logrará la confianza de los integrantes de la empresa con el fin de
obtener una mejor resultado y una obtener disposición hacia el equipo auditor.
 Los hallazgos de la auditoría se les dará el siguiente manejo:
 Ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizará el término

“observaciones de auditoría”, que inicialmente se presentan como tal y se
configuran como hallazgo una vez evaluado, valorado y validado en mesa de
trabajo, con base en la respuesta o descargos presentados por el ente auditado,
cuando ésta se da.
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 Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las

operaciones implicadas.
 Determinar las causas de la deficiencia.
 Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.
 Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.
 Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados,

que pueden estar afectados en forma adversa por el hallazgo.
 Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada.
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4. ASPECTOS DE CALIDAD
En el presente trabajo es muy importante establecer directrices, políticas o guías de control de

la calidad de la Auditoria Administrativa Externa a la empresas CISA S.A sucursal Medellín,
con el fin de alcanzar los objetivos y tener un control del desarrollo de cada proceso de dicha
auditoria. Es por esto que la firma Auditora A&H Auditores del Huila S.A.S, implementará
los siguientes requisitos para el buen funcionamiento de la planeación, organización, dirección
y control de la Auditoria a realizar:
 Competencia y Habilidad. El personal debe demostrar y poner en práctica todos los

conocimientos, estándares técnicos y competencia profesional requeridos para cumplir
con las responsabilidades.
 Delegación; Deberá haber coordinación, supervisión y revisión del trabajo a todos los
niveles para proporcionar certeza razonable de que el trabajo efectuado cumple con las
normas de calidad adecuadas.
 Consultas: Cada vez que sea necesario, se consultará dentro o fuera, con aquellos que
tengan la experiencia y conocimientos apropiados, con el fin de obtener una
información acertada y confiable.
 Monitoreo: Se debe hacer de forma continua y correcta sobre todos los procesos y
procedimientos de control de calidad de la Auditoria en desarrollo.
 Coordinación: No solo basta con delegar y asignar funciones dentro del proceso de
Auditoria, sino que debe haber una coordinación y direccionamiento que garantice la
obtención de resultados positivos frente a los objetivos de los procedimientos que van
20
a desarrollar. El programa de auditoría es una herramienta importante para la

comunicación de las instrucciones de auditoría.
 Supervisión: se debe desarrollar durante la auditoría los siguientes aspectos:

 Monitorear el avance de la auditoría
 Informar del direccionamiento de la auditoría
 Resolver cualquier diferencia de juicio profesional y considerar el nivel de consulta
que sea apropiado.
 Revisión: Es necesario tener un seguimiento por parte del equipo Auditor, de ahí la
importancia de la reuniones para evaluar e informar hallazgos y evidencias, de acuerdo
a la responsabilidad asignada, por ello es importante controlar si:
 El trabajo ha sido ejecutado de acuerdo con los lineamientos establecidos dentro del
programa de auditoría.
 Si el avance del trabajo y los resultados alcanzados han sido debidamente
documentados.
 Los aspectos relevantes de auditoría encontrados, han sido informados a través de las
conclusiones de auditoría.
 Los objetivos de los procedimientos de auditoría han sido logrados.
 Las conclusiones expresadas son consistentes con los resultados del trabajo
desempeñado y soportan la opinión de auditoría.
 Correcta documentación de la evidencia de auditoría lograda de los procedimientos
sustantivos y las conclusiones resultantes.
Analizando la compañía Central de Inversiones CISA S.A se observa que han llevado a cabo
de manera continua y como objetivo fundamental en pro del mejoramiento continuo y de
calidad de sus procesos, las siguientes normas:
 NTC GP 1000:2009: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

 NTC ISO 9001:2008: Norma Técnica Colombiana “Sistemas de Gestión de la Calidad.
Requisitos”
21
 NTC ISO 14001:2001: Norma Técnica Colombiana “Sistemas de Gestión Ambiental.

Requisitos con Orientación para su uso”
 NTC OHSAS 18001:2007: Norma Técnica Colombiana. Sistemas de Gestión en
Seguridad y salud ocupacional. Requisitos”
 NTC ISO 27001:2013: Norma Técnica Colombiana “Tecnología de Información.
Técnicas de seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).
Requisitos”
 Norma EFR 1000-1 Edición 3: “Modelo de Gestión de Conciliación e Igualdad”
 NTC ISO 31000:2009: Norma Técnica Colombiana “Gestión del Riesgo. Principios y
Directrices”
Las anteriores normas establecidas por CISA S.A desarrollo de sus actividades conforman el
Sistema Integrado de Gestión, basado en estándares que aseguran una óptima prestación del
servicio que ofrece.
Así, CISA permanentemente promueve el mejoramiento de sus procesos con el fin de brindar
servicios que permitan altos niveles de competitividad y por ende permanencia en el mercado,
logrando cada vez más desarrollar nuevas estrategias hacia el cumplimiento de los objetivos.
(TOMADO DEL MANUAL _SIG_MN013)
22
5. EQUIPO AUDITOR
La empresa A&H AUDITORES DEL HUILA S.A.S. ha establecido para el logro de la

eficiencia del trabajo de auditoría de gestión realizada en CISA - CENTRAL DE
INVERSIONES S.A en la Ciudad de Medellín, participarán en esta labor tres profesionales
administrativos, quienes con especialidad e idoneidad en el campo administrativo llevarán a
cabo la auditoria con una duración de 2 meses 10 días a partir de la firma del contrato de
prestación de servicios.
Así mismo, se ha analizado la estructura organizacional de la empresa A&H AUDITORES

DEL HUILA S.A.S. y se ha estipulado la realización de auditoría por áreas a partir de sus
componentes.
Integrantes del equipo Auditor:

 Nombre: DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA
Cargo: Líder del Proyecto
 Nombre: CAMILA MERCEDES MORENO OJEDA
Cargo: Coordinadora del Proyecto
 Nombre: JESICA TATIANA TORO DAZA
Cargo: Supervisora del Proyecto
5.1 PERFILES, FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
PERFIL LIDER DE AUDITORIA

Administrador de Empresas, con especialización en Auditoria Administrativa, Alta Gerencia y
proyectos, experiencia mínima de 10 auditorías.
Competencia para esta auditoría: Curso Virtual: Auditoria Normas Internacionales De La

Auditoria.
23
Funciones:
 Auditar los procesos de Comercialización de Inmuebles y Normalización de Cartera,
implementando los papeles de trabajo para recolección de la información; igualmente
tendrá como actividad revisar, aprobar y preparar las cedulas e instrumentos de todo el
proceso de la auditoria administrativa externa, como apoyo de la coordinadora y
supervisora de dicha auditoria.
 Llevar a cabo el direccionamiento y posicionamiento de la auditoria.
 Ser el líder de la auditoría, dándole aplicabilidad a su experiencia laboral en cuanto al
direccionamiento en la auditoría externa que se llevará a cabo en la organización
CISA - CENTRAL DE INVERSIONES S.A mediante contrato de prestación de
servicios, por el tiempo estipulado y parcialmente establecido.
 Verificar la división y distribución de funciones y procedimientos y revisar el
ambiente laboral.
PERFIL COORDINADORA EN LA AUDITORIA
Abogada con especialización en Gobierno y Políticas y Derecho Administrativo y

Administración Pública. Se desarrollarán actividades relacionadas con su experiencia de 7
auditorías y estudios alcanzados.
Competencia para esta auditoría: Curso Virtual: Control de recursos públicos.
FUNCIONES:
 Auditar los procesos de Control Social y Participación Ciudadana CISA S.A,

implementando los papeles de trabajo para recolección de la información; igualmente
tendrá como actividad revisar, aprobar y preparar algunas cedulas e instrumentos de
todo el proceso de la auditoria administrativa externa, como apoyo del líder de dicha
auditoria.
24
 Evaluar el conocimiento de cada miembro a cerca de la parte administrativa y

operativa de la organización en cuanto a los procesos mencionados de CISA -
CENTRAL DE INVERSIONES S.A, procesos, procedimientos y Gestiones, etc.
 Evaluar la publicación de la información financiera y contractual en las carteleras
electrónicas de la entidad y las políticas públicas e institucionales de Atención al
Cliente.
 Analizar el entorno del ambiente laboral y clima, los canales de comunicación que se
manejan en los procesos, dar un diagnóstico y posibles soluciones a falencias que se
estén presentando
PERFIL SUPERVISORA DE LA AUDITORIA
Administrador de Empresas y Contador Público con especialización en Auditoría Contable y

financiera. Se desarrollaran actividades relacionadas con su experiencia y estudios alcanzados
experiencia realizadas y otorgadas en 7 auditorias
Competencia para esta auditoría: Curso Virtual: auditor externo de calidad
FUNCIONES:
 Auditar el proceso de Gestión Financiera y Contable CISA S.A,

 Igualmente tendrá como actividad revisar, aprobar y preparar algunas cedulas e
instrumentos de todo el proceso de la auditoria administrativa externa, como apoyo del
líder de dicha auditoria.
 Revisar el flujo de datos, registros contables y la información financiera, verificar el
los procedimientos del manejo del disponible, realizar arqueos de caja menor e
inventarios de la caja fuerte, presentando los reportes y los avances de la auditoria en
el aspecto contable y financiero.
25
6. IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMÁTICA DEL CASO
PROCESO PROBLEMÁTICA OBSERVACIONES

Como problemática general se Cabe resaltar que CISA
evidencia a través de los hallazgos S.A sucursal Medellín
encontrados según informe definitivo cumplen a cabalidad con
de Auditoria de Gestión, que la sucursal el desarrollo de los
Medellín presenta algunos errores en el procedimientos en
desarrollo de los procedimientos en cuanto al cumplimiento
cuanto a legalización de la venta de del art. 12 del Decreto
inmuebles, estipulados dentro de la 047 de 2014 que
circular normativa Nro. 69 corresponde a la
correspondiente a las “Políticas y publicación de los
Procedimientos para la inmuebles transferidos a
Comercialización de Activos – título gratuito en la
Inmuebles”. página web y el art. 14
del mismo decreto
COMERCIALIZACIÓN
La sucursal presenta algunas falencias correspondiente a la
DE INMUEBLES
al no ceñirse completamente a los transferencia de recursos
lineamientos reglamentados para producto de la
documentar y legalizar las ventas de enajenación.
los Inmuebles a cargo de CISA S.A.
Se evidenció el uso de algunos
formatos desactualizados,
incumpliendo con el requisito control y
seguridad de la información.
Hallazgos en este proceso:
 No cumplimiento de fechas de
26
pago definidas en promesa de

compraventa.
 Firma de promesas de
compraventa realizadas por
fuera del plazo establecido.
 Fecha de la firma de las
escrituras posteriores a las de la
promesa de compraventa.
 Sobres de radicación de oferta
no contiene la información
establecida.
 Formatos de oferta Comercial
diligenciados de manera
incompleta.
 No solicitud de documentación
requerida para el proceso de
venta (Estados Financieros).
 No inclusión de anexos
 No evaluación oportuna por
parte de los comités ante las
ofertas.
Se evidencia falta de conocimiento de
los clientes e inexperiencia con
respecto al análisis de los estados
financieros de los mismos, lo que
genera en cierto grado un
incumplimiento de la circular
normativa 71 “Manual de prevención
de lavado de activos y de la
financiación del terrorismo”
27
Falta legalización de documentos al no

evidenciarse la firma del representante
legal oferente en declaración de origen
de fondos.
Luego de analizar la muestra

seleccionada de 265 obligaciones del
total de la cartera de CISA S.A, se
evidencia un exceso de documentación
en cuanto a la impresión de la
declaración de origen de fondos de los
NORMALIZACIÓN DE clientes normalizados que ya cuentan
CARTERA con el formato de solicitud de persona
natural o persona jurídica.
Presunto detrimento patrimonial ante

los intereses de mora generados por los
inmuebles del inventario de la sucursal.
Cabe resaltar que dentro
de la evaluación de las
políticas del manejo del
disponible no se
evidencia ninguna
GESTIÓN
No se evidencia ninguna problemática. problemática, al
FINANCIERA Y
contrario existe un
CONTABLE
cumplimiento de los
lineamientos internos
para el manejo de esta
política.
Dentro de la evaluación
28
de las políticas Públicas

de Control Social no se
evidencia ninguna
problemática, al
CONTROL SOCIAL No se evidencia ninguna problemática. contrario existe un
cumplimiento de los
lineamientos internos
para el manejo de esta
política.
En algunos casos las respuestas a los
clientes no se asocian con el aplicativo
PARTICIPACIÓN TMS.
CIUDADADA
Demora en las respuestas ante las
solicitudes de los clientes, según lo
estipulado en la circular normativa 005.
TABLA 1 IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMÁTICA DEL CASO
29
7. LEGALIZACIÓN
Esta auditoría se realiza por medio de un contrato de honorarios fijos acordados previamente
con la organización CISA - CENTRAL DE INVERSIONES S.A.7.1 SOLICITUD
Medellín Antioquia Septiembre 12 de 2016
Señores:
A&H AUDITORES DEL HUILA SAS
Pitalito (Huila)
Ref. Solicitud De Servicios Profesionales De Auditoría Para La Organización, Central De Inversiones S.A CISA
sede Medellín
Cordial saludo
Con el fin de aumentar la eficiencia, eficacia y productividad en inversiones S.A CISA, identificamos la necesidad de
satisfacer de forma integral a nuestros clientes llevando a cabo un análisis exhaustivo de las condiciones de los
procedimientos organizacionales y estrategias empresariales por lo cual solicitamos de sus servicios para realizar esta
labor.
Atendiendo a su propuesta, solicitamos hacer llegar la documentación a la sucursal ubicada en la ciudad de Medellín,
departamento de Antioquia.
Para mayor información de la presente convocatoria por favor comunicarse a la línea telefónica (57+1) 546 04 00
donde se les podrá prestar mayor información.
A la espera de su propuesta,
Atentamente
30
________________________________
JAVIER ARIAS
Representante Legal CENTRAL DE INVERSIONES CISA
PROPUESTA DE AUDITORIA
7.2 CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS NO. 087 CELEBRADO ENTRE

CENTRAL DE INVERSIONES CISA Y A&H AUDITORES DEL HUILA S.A.S.
JAVIER ARIAS, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. 4.567.234 de
Medellín, (A), actuando como representante legal de la organización CENTRAL DE
INVERSIONES CISA con NIT. 860 042 945-5, quien en adelante se denominará EL
CONTRATANTE, y DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA, mayor de edad,
identificada con cédula de ciudadanía No. 24.336.397de Manizales (C), domiciliada en
Pitalito, y quien para los efectos del presente documento se denominará EL CONTRATISTA
como representante legal de A.&.H. Auditores del Huila S.A.S con NIT 890.106.979-1 ,
acuerdan celebrar el presente CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS, el cual se
regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA.- OBJETO: El CONTRATISTA en su calidad
de empresa auditora, se obliga para con El CONTRATANTE a ejecutar los trabajos y demás
actividades propias del servicio contratado, el cual debe realizar de conformidad con las
condiciones y cláusulas del presente documento y que consistirá en: Presentar en forma
transitoria los servicios profesionales de personas con conocimientos técnicos y las
habilidades prácticas para desarrollar los servicios de Auditoria Administrativa Externa
sucursal Medellín para evaluar los procesos de Comercialización de Inmuebles,
Ciudadana de la organización para definir labores de importancia, y competentes; sin que
exista horario determinado, ni dependencia. SEGUNDA.- DURACIÓN O PLAZO: El plazo
para la ejecución del presente contrato será de DOS MESES Y DIEZ DIAS, contados a partir
del 19 de Septiembre de 2016 al 28 de Noviembre de 2016 y podrá prorrogarse por acuerdo
entre las partes con antelación a la fecha de su expiración mediante la celebración de un
contrato adicional que deberá constar por escrito. TERCERA.- PRECIO: El valor del contrato
será de $20.500.000. CUARTA.- FORMA DE PAGO: El valor del contrato será cancelado
así: el 30% se hará efectivo el día de la firma del contrato, el segundo 30% será cancelado en
el momento de la entrega del primer avance del informe de la auditoria y el 40% restante en
31
el informe final terminación del contrato. QUINTA.- OBLIGACIONES: El CONTRATANTE

deberá facilitar acceso a la información y elementos que sean necesarios, de manera oportuna,
para la debida ejecución del objeto del contrato, y, estará obligado a cumplir con lo estipulado
en las demás cláusulas y condiciones previstas en este documento. El CONTRATISTA deberá
cumplir en forma eficiente y oportuna los trabajos encomendados y aquellas obligaciones que
se generen de acuerdo con la naturaleza del servicio.. SEXTA.- SUPERVISION: El
CONTRATANTE o su representante supervisará la ejecución del servicio encomendado, y
podrá formular las observaciones del caso, para ser analizadas conjuntamente con El
CONTRATISTA. SEPTIMA.-TERMINACIÓN. El presente contrato terminará por acuerdo
entre las partes y unilateralmente por el incumplimiento de las obligaciones derivadas del
contrato. OCTAVA.- INDEPENDENCIA: El CONTRATISTA actuará por su cuenta, con
autonomía y sin que exista relación laboral, ni subordinación con El CONTRATANTE. Sus
derechos se limitarán por la naturaleza del contrato, a exigir el cumplimiento de las
obligaciones del CONTRATANTE y el pago oportuno de su remuneración fijada en este
documento. NOVENA.- CESIÓN: El CONTRATISTA no podrá ceder parcial ni totalmente la
ejecución del presente contrato a un tercero, sin la previa, expresa y escrita autorización del
CONTRATANTE. DÉCIMA. PRESUPUESTO: EL CONTRATISTA deberá presentar tres
avances de la auditoria durante la prestación de servicios. DÉCIMA PRIMERA.-
DOMICILIO: Para todos los efectos legales, se fija como domicilio contractual en la sede,
ciudad de Pitalito (H), en la Carrera 4 N 1 - 34. Las partes suscriben el presente documento, a
los 17 días del mes de Septiembre del año 2016, en la ciudad de Pitalito.
___________________________ ____________________________
CISA - CENTRAL DE INVERSIONES A&H AUDITORES DEL HUILA S.A.S

Representante LEGAL Representante LEGAL
JAVIER ARIAS DIANA MARCELABUITRAGO
BEDOYA C.C. 4.567.234 de Medellín C.C. 24336397
de Manizales
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CARTA DE CONVENIO
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Pitalito, septiembre 14 de 2016
Señores
CISA - CENTRAL DE INVERSIONES
Sede Medellín
Representante Legal
Medellín (Antioquia)
Cordial Saludo
La presente confirma el acuerdo en lo relacionado a los términos del convenio y la naturaleza de los servicios por medio de
los cuales se ejecutara el proyecto de auditoría administrativa.
Los parámetros a tener en cuenta son los siguientes:

Periodo: Este convenio tendrá una vigencia de dos meses y diez días, comprendidas desde el 19 de septiembre hasta el 28 de
noviembre de 2016, ninguna de las partes puede dar por concluido el contrato antes de diez (10) días de la entrega del aviso
por escrito correspondiente a la contraparte.
En caso de terminación por parte de la CISA- CENTRAL DE INVERSIONES, el equipo auditor será compensado por los
servicios prestados hasta la fecha de finalización.
Obligaciones. Las obligaciones son las siguientes:
Aplicación de una Auditoria Administrativa Externa.
Presentación de tres avance de la Auditoria el 10 y 29 de octubre y 11 de noviembre de 2016.
Preparación de reporte final y exposición ante la dirección y gerencia general de la CISA- CENTRAL DE INVERSIONES
de un documento que incluya las observaciones y recomendaciones necesarias para la implementación de los cambios
sugeridos.
Compensación: La compensación por los servicios de auditoría prestados por parte de A&H AUDITORES DEL HUILA SAS
a CISA- CENTRAL DE INVERSIONES será de $20.500.000 pagadera y facturada durante el tiempo proyectado de
realización de la auditoria correspondiente a un mes.
Se anexa a esta una copia del convenio para sus registros. Favor firmar el original y devolverlo a esta oficina.
Atentamente, Aceptado y aprobad
______________________________________ ______________________________
DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA CISA -CENTRAL DE INVERSIONES
Representante legal y Líder de Proyecto.
CARTA CONVENIO
A&H AUDITORES DEL HUILA SAS
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8. NORMATIVIDAD VIGENTE
En la normativa para realizar la auditoria administrativa externa a la empresa CISA S.A,

encontramos una serie de leyes que regulan la auditoria administrativa externa de carácter
internacional y local como primer aspectos nos encontramos con las NIAS Normas
internacionales de auditoria y las NAGAS Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas
las cuales nos dictan los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse los
auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la
calidad del trabajo profesional del auditor.
Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan
básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los
requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.
A nivel regional se dispone de un marco legal para las auditorías externas que están
contenidas en el DECRETO 3593 DE 2010 las cuales nos dan los lineamentos que se deben
tener en cuenta durante las auditorías externas entre estas encontramos AUDITORÍAS
EXTERNAS.
A nivel local:
MECI 1000:2014: Modelo Estándar de Control Interno CISA
DECRETO 4054 de 2011 artículos 12 y 14: Por el cual se reglamentan el artículo 8° de la

Ley 708 de 2001, el artículo 238 de la Ley 1450 de 2011 y se dictan otras disposiciones en
materia de gestión de activos públicos. Artículo 12. Procedimiento de transferencia gratuita de
inmuebles de CISA a otras entidades públicas. Y Artículo 14. Transferencia de recursos
producto de la enajenación que realice CISA.
LEY 190 DE 1995: Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
administrativa.
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LEY 734 DE 2002: Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Deberes y
prohibiciones de todo servidor público.
LEY 1437 DE 2011: Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

Contencioso Administrativo. Deberes de la atención e información al público.
LEY 1474 DE 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la
gestión pública.
36
9. RIESGO DE LA AUDITORIA Y GESTIÓN DE RIESGO

RIESGO DESCRIPCIÓN GESTIÓN DEL RIESGO
Se considera como riesgo inherente a la Capacitaciones continua al personal y
actividad de la empresa CISA S.A todas actualización de las normas y
INHERENTE las sanciones originadas por no aplicar políticas, garantizando que se cumplan
correctamente y seguir los lineamientos lo estipulado dentro de lo
que la reglamentan como colector y reglamentado para el buen
Administrador del Estado. funcionamiento de los procesos
internos de la empresa.
Circulación o uso Inapropiado de Campaña de Sensibilización de
RIESGO DE información confidencial del proceso o Información Confidencial
INFORMACIÓN de la empresa para beneficio propio o de
terceros
-Divulgación de información sensible de -Circular Normativa 69 "Políticas y
las ofertas en los procesos de puja o Procedimientos para la
subasta para favorecer a terceros. Comercialización de Activos –
RIESGO DE Inmuebles.
REPUTACIÓN -Establecer vínculos comerciales o -Acuerdo de Confidencialidad la
Y DE legales con personas o entidades Información en los contratos de los
CORRUPCIÓN vinculadas al lavado de activos o la colaboradores.
financiación del terrorismo, para -Revisión del proceso de puja o
beneficio propio o de terceros subasta por parte de las áreas
involucradas al interior de CISA.
-Revisión y consulta en el world check
-Validación de documentos por parte
RIESGO Desviación en la gestión de recursos del Proceso de Gestión Financiera y
ECONÓMICO – económicos en el proceso de Contable.
RIESGO DE administración de inmuebles para -Validación de los gastos reportados
CONTROL beneficio propio o de un tercero. por la gerencia contable en relación a
la administración de inmuebles.
Presunto Detrimento patrimonial por -Auditorías Internas para la
exceso de pagos de intereses de mora verificación del cumplimiento de
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sobre inventario inmuebles de la sucursal. Políticas y Procedimientos

Recaudar dineros de cartera y no -Ofertas escritas de deudores para
RIESGO DE reportarlos o registrarlos por menor valor cubrir sus obligaciones con CISA.
CONTROL Y para beneficio propio o cobrar comisión Grabación continua en la Zonas de
DEL COSTO por adelantar trámites al interior de la Negociación de Cartera.
organización -Auditorías Internas para el
cumplimiento de los procedimientos
RIESGO -Realizar contratos que no reflejen la
LEGAL realidad de lo negociado para compra y/o Mantener Controles Actuales
venta de inmuebles y activos. Control Dual
RIESGO Pago a terceros - Modificaciones de los -Auditorías Internas para el
FINANCIERO Y pagos y destinatarios buscando beneficio cumplimiento de los procedimientos.
CONTABLE propio o de terceros -Sistema de Control en los
procedimientos antes de ejecutar los
pagos.
RIESGO Uso inapropiado del aplicativo TMS en la -Capacitación del aplicativo
TECNOLÓGICO asociación de este con las respuestas de -Revisión periódica del aplicativo vs
los clientes. respuestas de los clientes
Tabla 2 Riesgos y Gestión de Riesgo. Fuente la mayor parte de esta información fue tomada
del informe de PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO 2016.
38
10. INSTRUMENTOS DE LA A.A
Para la realización de la presente auditoria administrativa, se usarán las siguientes

herramientas y procedimientos para la búsqueda y recolección de información necesaria.
Encuestas y/o cuestionarios.
Realizar encuestas y/o cuestionarios enfocados a los diferentes jefes y/o encargados de las
áreas de los procesos a investigar e integrantes de las áreas a las que pertenecen los procesos
objetos de estudio de la organización CISA CENTRAL DE INVERSIONES”.
En este proceso se ejecutarán los instrumentos a los diferentes miembros integrantes de la

empresa, con el fin de obtener información de diferentes fuentes, y con expectativas y
opiniones desde los diferentes puntos de vista, con el fin de recolectar recibir información y
opiniones y de este modo realizar una ajustada situación a la realidad de la empresa.
En este proceso también podremos identificar aspectos relevantes respecto a temas como son
los sistemas o mecanismos de control, comercialización de inmuebles, gestión financiera, la
calidad del servicio y productos, relaciones interpersonales, clima laboral, entre otros.
Entrevista
Entrevista con los directores administrativos encargados de las áreas a las que pertenece los
procesos a investigar, de la organización CISA- CENTRAL DE INVERSIONES, y solicitarles
documentos útiles para obtener información.
Mediante la cual se busca capturar información relacionada con la gestión que se llevará a
cabo, para la organización, la estructura jerárquica, los responsables de cada proceso, el
control de calidad que se adelanta, aspectos tecnológicos, la percepción de la competencia,
39
entre otros, con el fin de hacer un análisis ajustado de la realidad de la empresa en la

actualidad.
Observación Directa
Esta herramienta, es una de las más importantes en la cual es uno de los determinantes para
detectar la realidad que se está viviendo dentro de la auditoria administrativa de CISA
CENTRAL DE INVERSIONES S.A, en las visitas que se harán en la organización, servirán
para extraer información y tener un contacto directo con la empresa.
Cédulas Analíticas.
En las cedulas se indicarán datos e información detallada de los procesos objeto de auditoria
de la empresa CISA, y se tendrá en cuenta principalmente dentro de la auditoría, la anotación
de la conclusión a la que llegue el auditor encargado de diligenciarlas.
Revisión de documentos
Se solicita al personal o encargado para esta labor, los documentos inherentes a cada proceso a
auditar, que a criterio del equipo auditor se requieren o van a ser objeto de estudio.
40
11. FUENTES DE INFORMACION
La información En cuanto a CISA- CENTRAL DE INVERSIONES se puede adquirir o

extraer mediante fuentes de información Internas o externas como:
11.1 Fuentes de Información Internas:
 Dentro de la organización se lleva un registro de libros auxiliares, historiales, registro

de funcionarios.
 Sistema de Control Interno: Evaluación del sistema de control interno
 Dentro de la obtención de evidencia se sitúa de forma natural: Observación
 Entrevistar funcionarios y analizar cuestiones que surjan y sean relevantes
relacionadas con hipótesis.
 Realizar entrevista a algunos funcionarios seleccionados.
 Socios o clientes inversionistas de la organización CISA- CENTRAL DE
INVERSIONES, ya que pueden aportar su conocimiento, experiencia y documentos
historiales que hayan respecto a la empresa.
 Los colaboradores e integrantes que pertenezcan a esta empresa”, puesto que en la
organización se han implementado formalmente niveles jerárquicos en la
organización.
11.2 Fuentes de Información Externas:
 Órganos normativos (oficiales y privados), en este caso el Ministerio de Hacienda y

Crédito Público es una fuente de información ya que CISA S.A está vinculada
directamente con este ministerio.
41
 Proveedores actuales y potenciales, a través de su mayor proveedor de CISA S.A que

es el Estado, por delegar a esta entidad la responsabilidad de colector y administrador
de los activos del mismo.
 Clientes o usuarios actuales y potenciales, de la Central De Inversiones CISA S.A, en
este caso de Auditoria se pueden nombra la Alcaldía Carepa, Shalom Invesment
International S.A.S.
12. INVESTIGACION PRELIMINAR
Teniendo en cuenta que se le realizará una auditoria administrativa Externa a los procesos de
Comercialización de Inmuebles, Normalización de Cartera, Gestión Financiera y Contable,
Control Social y Participación Ciudadana CISA – CENTRAL DE INVERSIONES” sucursal
Medellín, se vio la necesidad de investigar y analizar acerca de los siguientes factores que
permitan obtener información e investigación profesional de la organización.
CISA- CENTRAL DE INVERSIONES

QUIENES SON
Son el Colector de Activos Públicos y el Coordinador de la Gestión Inmobiliaria del Estado.

Están constituidos como sociedad comercial de economía mixta del orden nacional, vinculada
al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, de naturaleza única, sujeta en la celebración de
todos sus actos y contratos al régimen del derecho privado.
El objeto es realizar la gestión, adquisición, administración, comercialización, cobranza,

recaudo, intermediación, enajenación y arrendamiento de toda clase de bienes inmuebles,
muebles, acciones, títulos valores, derechos contractuales, fiduciarios, crediticios o litigiosos,
incluidos derechos en procesos liquidatarios, cuyos propietarios sean entidades públicas de
cualquier orden o rama, incluidos los organismos autónomos e independientes.
QUÉ HACEN
42
El campo de acción es amplio y va desde la compra o administración de activos de difícil

recuperación (especialmente inmuebles y cartera) hasta la asesoría técnica y profesional a las
entidades y organismos públicos en el diagnóstico y/o valoración de sus activos.
ESQUEMA PIRAMIDAL DEL PLAN ESTRATÉGICO DE CISA S.A
Misión
2015-2018 Ofrecemos soluciones efectivas para la gestión de activos del Estado.
Visión
2015-2018 En el 2018 CISA será reconocida como el Aliado Estratégico de las entidades del
Estado en la gestión rentable de activos públicos, con altos estándares de servicio y
transparencia.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
GLOBAL: Brindar soluciones efectivas para la gestión de activos públicos siendo autos
sostenibles.
FINANCIERA: Movilizar Activos Públicos por $3.7 Billones en el periodo.
CLIENTE: Generar los pilares para consolidar a CISA como el único colector de activos y
posicionarlo ante el alto gobierno, las entidades del estado y los órganos de control
Conceptualizar, diseñar e implementar soluciones para la gestión eficiente de activos públicos
que atiendan a los requerimientos de las Entidades
PROCESO DE INFORMACION: Establecer y mantener la estructura y los procedimientos
que aseguren la oferta de un portafolio flexible de negocios y la alta rotación del inventario.
Garantizar la calidad y oportunidad de la Información de CISA y de los Activos Públicos
APRENDIZAJE Y CONOCIMIENTO: Garantizar una organización que trabaje en equipo
con altos estándares de servicio y transparencia, orientada a la satisfacción de los clientes y
accionistas
PROYECTOS ESTRATÉGICO
43
Los proyectos de CISA están contenidos en 5 estrategias principales.

1. AMPLIAR PORTAFOLIO DE SOLUCIONES AL ESTADO: nuevas líneas de
negocio
2. OPTIMIZAR RETORNO DE ACTIVOS COMO COLECTOR: Optimizar
Normalización de Cartera Movilización de Inmuebles Adquisición de Activos
3. OPERAR CON EXCELENCIA ADMINISTRATIVA
CISA un equipo solidario que trabaja por Colombia
Metodología de Gerencia por Proyectos
Modelos de valoración
Procesos adaptados a alta rotación de Inventarios
Optimización del gasto MIPG
4. CISA COMO UNICO COLECTOR
Marco Normativo
Posicionamiento CISA
5. FORTALECER MODELOS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Información de Activos Públicos
Sistema de Información gerencial para la toma de decisiones.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
Para los fines de su dirección y administración, la sociedad tiene los siguientes órganos:
1. 1. Asamblea General de Accionistas
2. 2. Junta Directiva
3. 3. Presidencia
La Asamblea General de Accionistas, la constituyen los representantes de las acciones

suscritas, e inscritas en el Libro de Registro de Acciones.
A su vez, la Junta Directiva está integrada por cinco (5) miembros principales con sus
correspondientes suplentes. Uno de los miembros principales y su suplente serán los
44
funcionarios del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que el Ministro de Hacienda y

Crédito Público designe. El resto de los miembros principales y sus suplentes serán elegidos
por la Asamblea General de Accionistas y por lo menos tres (3) de dichos miembros deberán
pertenecer al sector privado.
IMAGEN 2 Estructura Orgánica de CISA S.A Fuente: página web CISA
ADMINISTRATIVOS SEDE MEDELLIN ESCALA SALARIAL
45
IMAGEN 3 Administrativos sucursal Medellín y Escala Salaria Fuente: página web CISA
PROCESOS A AUDITAR, PASOS:
Compra de Cartera y Derechos Fiduciarios:

Compra de obligaciones de origen crediticio: i) comercial, hipotecario y de consumo, ii)
facturas y contratos que presten merito ejecutivo, derivados de la venta de productos o
prestación de servicios. iii) obligaciones relacionadas con el fomento a la educación. iv)
Cartera originada en el desarrollo del sector agropecuario. v) Cartera originada en contratos de
mutuo vi) cartera proveniente de entidades financieras del orden público vii) Cartera
proveniente de multas y sanciones. viii) Derechos fiduciarios.
46
Administración y Gestión de Cartera:

CISA administra y gestiona cartera en lo referente a: i) Cobro preventivo y administrativo. ii)
Cobro persuasivo. iii) Cobro jurídico y sustanciación procesal iv) Apoyo logístico en las
actividades de cobro de cartera coactiva, tales como notificaciones, liquidación del crédito,
remates, investigación de bienes, localización de deudores entre otras; incluidas las carteras
originadas en obligaciones tributarias de las entidades públicas del orden nacional y territorial.
Levantamiento de información de cartera:

Servicio mediante el cual CISA - Central de Inversiones S.A., presta apoyo a las entidades
públicas para la consecución de la información relacionada con la cartera de su propiedad con
el fin de establecer la existencia de las obligaciones y la localización de los deudores como
mecanismo para lograr la recuperación y normalización de dicha cartera.
Administración de Inmuebles:
Es el servicio que CISA - Central de Inversiones S.A., puede prestar a las entidades públicas,
propietarias o responsables de inmuebles, y que tiene por objeto desarrollar las actividades
que buscan el mantenimiento, la preservación y el cumplimiento de las obligaciones de los
activos inmobiliarios.
Comercialización de Inmuebles:
Es el servicio que CISA - Central de Inversiones S.A. puede prestar a las entidades públicas,
propietarias o responsables de inmuebles, y que tiene por objeto realizar gestiones de
intermediación comercial tendientes al logro y perfeccionamiento de la venta de los activos
propiedad o administrados por terceros.
Venta:
CISA cuenta con un portafolio propio o de terceros de inmuebles para comercialización sobre
los cuales podrá ofertar para adquirir, en el evento de estar interesado en comprar.
47
NORMATIVIDAD, POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS
LINEAMIENTOS INTERNOS
Constitución y Reformas - CISA - Central de Inversiones S.A. fue constituida por medio de
escritura pública No. 1084 del 5 de marzo de 1975, otorgada en la Notaría 4 del Círculo de
Bogotá, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 26 de marzo de 1975 bajo el número
25471 del Libro IX; la cual ha tenido diferentes reformas.
Colector de Activos Públicos y Coordinador de Gestión Inmobiliaria del Estado - Se le faculta

para administrar el Programa de Gestión de Activos Públicos - PROGA y para normalizar y
monetizar los activos inmobiliarios que reciban en desarrollo de dicho programa bajo sus
políticas y procedimientos. Actualmente regulado por el Decreto 4054 de 2011.
Código de Buen Gobierno - CISA - Central de Inversiones S.A. ejecuta su objeto social bajo
normas corporativas basadas en valores, reglas éticas, de conducta y de información adecuada,
que le permitan mejorar sus herramientas de gobernabilidad, la efectividad de los derechos de
sus accionistas y clientes, el respeto a los grupos de interés, así como la calidad de su gestión.
Por tal motivo implementó un Código de Buen Gobierno, cuyo ámbito de aplicación es el
siguiente: Miembros de la Junta Directiva, Presidente, Vicepresidentes, Representantes
Legales, Gerentes, Jefes, Administradores, Empleados en General, Apoderados, Contratistas,
Personal Adscrito y Empleados en Misión o en Outsourcing, los cuales deben sujetarse a las
pautas de ética y conducta contenidas en el Código, y están obligados a aplicarlo en sus
actividades para con CISA.
48
Circulares Normativas - La Compañía reglamenta las actividades que realiza, mediante la

expedición de circulares normativas donde se incorporan los lineamientos necesarios para el
cumplimiento de las actividades derivadas del desarrollo del objeto social.
Normatividad aplicable a los contratos de funcionamiento - Los actos y contratos de

funcionamiento de CISA - Central de Inversiones S.A. se rigen por el Régimen de Derecho
Privado, por lo tanto, la entidad adoptó una política general para la celebración de sus
contratos, mediante la expedición de la Circular Normativa No. 44 Manual de Contratación,
aplicable a los contratos de funcionamiento de la Entidad.
Seguridad y Salud en el trabajo - CISA cuenta con el SGSST y se encuentra detallado en el

Manual No. 18 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
Política de Protección de Datos – CISA cuenta con una política de protección de datos a través
de la cual se garantiza el cumplimiento del derecho constitucional de Habeas Data.
Domicilio- De conformidad con lo previsto en el Artículo 3 de los Estatutos, la sociedad tiene

su domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., y contará con sucursales, agencias o
filiales en el territorio nacional. Actualmente contamos con cuatro sucursales ubicadas en las
ciudades de Bogotá, Barranquilla, Cali y Medellín.
Vigilancia Estatal - CISA - Central de Inversiones S.A. se encuentra sometida a la vigilancia

de la Superintendencia de Sociedades, la Contraloría General de la República, Procuraduría
General de la Nación y la Contaduría General de la Nación.
Régimen Presupuestal - El régimen presupuestal de la sociedad, es el aplicable a las

sociedades de economía mixta que desarrollan actividad financiera.
Manual de Prevención de Lavado de Activos - Central de Inversiones está llamada a colaborar

con la prevención del lavado de activos. Si bien no somos una institución financiera, tomamos
49
medidas básicas que pretenden impedir que la Empresa sea utilizada con fines criminales. En
tal sentido, la compañía ha reglamentado los procedimientos tendientes a su previsión.
Normatividad del SIG - Para asegurar que la información sobre los requisitos legales
aplicables, sea pertinente y accesible para las diferentes partes interesadas, a continuación se
relaciona la Matriz de requisitos Legales Aplicables y Otros Requisitos. Matriz de Requisitos
Legales Ambientales - Matriz de Requisitos Legales SST
Toma de Decisiones CISA - CISA cuenta con estamentos colegiados para la toma de
decisiones, cuyos lineamientos se encuentran descritos en la normatividad interna, compuesta
por circulares normativas y otros documentos disponibles en la intranet de la compañía.
LEYES
Ley 1753 de 2015 - Ley contentiva del Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un
nuevo país". El artículo 163 Ley 1753 de 2015 del PND modificó el artículo 258 de la Ley
1450 de 2011, consagrando que las Entidades Públicas del Orden Nacional deberán vender los
inmuebles que no requieran para el ejercicio de sus funciones y la cartera con más de 180 días
de vencida a CISA, para que esta Entidad las gestione. De igual manera se consagra algunas
excepciones al mandato señalado cuando tratándose de cartera la entidad pública se haya
iniciado cobro coactivo o se trate de cartera proveniente de operaciones de crédito público
celebradas por la Nación, Ministerio de Hacienda y Crédito Público y de la Unidad
Administrativa Especial de Impuestos y Aduanas Nacionales.
Ley 1581 de 2012- Reglamenta la protección de Datos Personales, estableciendo en el

Artículo 2 el Ámbito de aplicación: "Los principios y disposiciones contenidas en esta ley
serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga
susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada".
Se aplicará al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano o cuando al

Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento no establecido en territorio
50
nacional le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados

internacionales.
ENTIDADES QUE VIGILAN CISA
Procuraduría general de la nación

Contaduría general de la nación
Contraloría general de la república
Oficina de auditoria interna
Para aplicar la Auditoria Administrativa Externa a CISA S.A teniendo en cuenta los procesos
a auditar, sus lineamientos, reglas, políticas, funciones, objeto,; es determinante contar con el
siguiente perfil de los auditores:
PERFIL LIDER DE AUDITORIA

Administrador de Empresas, con especialización en Auditoria Administrativa, Alta Gerencia y
proyectos, experiencia mínima de 10 auditorías.
PERFIL COORDINADORA EN LA AUDITORIA

Abogada con especialización en Gobierno y Política y Derecho Administrativo y
Administración Pública. Se desarrollarán actividades relacionadas con su experiencia de 7
auditorías y estudios alcanzados.
PERFIL SUPERVISORA DE LA AUDITORIA

Administrador de Empresas y Contador Público con especialización en Auditoría Contable y
financiera. Se desarrollaran actividades relacionadas con su experiencia y estudios alcanzados
experiencia realizadas y otorgadas en 7 auditorias
Se requerirá un plazo para el desarrollo de esta auditoria administrativa externa de dos meses
y diez días a partir del 19 de septiembre de 2016, donde se utilizarán recursos humanos,
materiales y tecnológicos.
51
13. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
La empresa A&H AUDITORES DEL HUILA SAS, luego de estudiar el caso y mediante
reuniones establecidas, con la metodología de observación directa y diálogos con los gerentes
de cada área a la cual pertenece cada proceso objeto de auditoria de CISA S.A sucursal
Medellín en días previos, se evidenció a través de diferentes análisis detallados, una mejora
con respecto a la auditoría realizada en el año 2012 a los mismos procesos objeto de estudio,
sin embargo se siguen presentando falencias en algunos procedimientos en donde se
determina que la empresa debe seguir fortaleciendo su mejoramiento continuo en cada
falencia encontrada. Se elaboró la siguiente matriz de diagnóstico donde se identifica las
falencias en cada proceso administrativo al igual que se destacan factores positivos internos de
la organización.
Matriz de Diagnóstico
ÁREA FUNCIONAL OBSERVACIONES
CISA S.A cuenta con una cultura organización
bien estructurada, la cual le permite formar
equipos de trabajo dentro de la organización
que puedan interrelacionarse y hacer más fácil
PLANEACIÓN el trabajo.
Los orienta a buscar las necesidades del
personal para satisfacerlas de la mejor manera
posible, para que se sientan motivados dentro
de su centro de labor.
52
Cuentan con una estructura organizacional bien

definida que le permite establecer guías,
parámetros y los procedimientos necesarios
para que todo el equipo de trabajo se enfoque
en seguir los lineamientos estipulados para
alcanzar el objetivo principal de la
organización.
Se evidencia en la Auditoria Administrativa
Externa que CISA S.A establece por cada
proceso interno en pro del desarrollo del objeto
social, unas políticas y controles incluidos en
las circulares normativas, para que cada
proceso de la organización se ejecute de una
manera eficiente y correcta.
Se evidencia falta de conocimiento de los
clientes e inexperiencia con respecto al análisis
de los estados financieros de los mismos, lo que
ORGANIZACIÓN genera en cierto grado un incumplimiento de la
circular normativa 71, lo que demuestra que no
existe una buena asignación del recurso en
cuanto a más capacitación para el personal.
En cuanto a la ejecución, se evidencian errores
en el desarrollo de los procedimientos en
cuanto a legalización de la venta de inmuebles,
estipulados dentro de la circular normativa
DIRECCIÓN
Nro. 69
Se evidenció el uso de algunos formatos
desactualizados, incumpliendo con el requisito
control y seguridad de la información.
53
Presunto detrimento patrimonial ante los

intereses de mora generados por los inmuebles
del inventario de la sucursal.
Como falencia se encuentra el no control en

cuento a la documentación requerida para el
proceso de venta (Estados Financieros).
No se genera una evaluación oportuna por parte

de los comités ante las ofertas.
CONTROL
Falta de control en el asociamiento de las

respuestas a los clientes con el aplicativo TMS.
Mejoramiento continuo en cuanto al control en
las demoras de las respuestas ante las
solicitudes de los clientes, según lo estipulado
en la circular normativa 005.
TABLA 3 MATRIZ DE DIÁGNOSTICO FUENTE EQUIPO AUDITOR
CISA S.A por ser una empresa vinculada al Ministerio de Hacienda y Crédito Público debe
hacer informes de rendimientos al Estado por ser colector de la compra, venta y administrador
de activos del este, por este motivo sin demeritar las demás empresas, CISA S.A ante su gran
responsabilidad, debe contar con unos lineamientos y procedimientos transparentes y efectivos
para garantizarle al Estado calidad y legalidad en el desarrollo de sus funciones con miras a la
consecución de los objetivos estratégicos planteados.
Por lo anterior debe velar por garantizar que las políticas establecidas dentro de la
organización se cumplan a cabalidad, implementando un mejoramiento continuo intensivo a
los procedimientos en los que tienen deficiencias, tales como la correcta solicitud,
diligenciamiento y legalización de los documentos requeridos para las ventas de los inmuebles
a través de mayor control de la revisión de dichos documentos, al igual que capacitación al
54
personal con el fin de garantizar la efectividad de la política de la prevención del lavado de

activos y financiación del terrorismo, en cuanto a tener mejores herramientas para analizar los
estados financieros de los clientes y conocerlos mejor antes de iniciar cualquier tipo de
contrato. Igualmente tener controles continuos y de supervisión de todos los procedimientos
de la empresa con el fin de garantizar que estos se ejecuten dentro de los lineamientos
planteados; en especial centrarse en la problemática relevante del presunto detrimento
patrimonial por pago de intereses de mora de los inmuebles a cargo de la sucursal,
implementando estrategias para minimizar estos pagos que afectan la parte operacional de la
organización.
14. PROYECTO DE AUDITORIA
14.1 PROPUESTA TÉCNICA
14.1.1 NATURALEZA: Auditoría Administrativa Externa a la empresa Central de

Inversiones S.A, CISA S.A. sucursal Medellín.
14.1.2 ALCANCE: El alcance de esta auditoría se aplicará a los procesos de

Comercialización de Inmuebles, Normalización de Cartera, Gestión Financiera y Contable,
Control Social y Participación Ciudadana de la empresa CISA S.A sucursal Medellín , con el
fin de identificar las problemáticas a través de los resultados del análisis y así mismo
determinar y proponer opciones de mejoras correctivas.
14.1.3 ANTECEDENTES: CISA S.A sucursal Medellín tiene las siguientes auditorías
realizadas:
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN SUCURSAL MEDELLÍN A LOS

PROCESOS DE: Comercialización de Inmuebles y Muebles, y Normalización de Cartera
(Cumplimiento de las políticas internas para la comercialización de inmuebles, normalización
de cartera, y prevención del lavado de activos y/o financiación del terrorismo - LA/FT)
Gestión Financiera y Contable (Manejo del disponible, caja menor y caja fuerte) Control
55
Social y Participación Ciudadana (Verificación de la publicación de la información financiera

y contractual en las carteleras electrónicas de la entidad, Ley 190 de 1995 y 734 de 2002)
AUDITORÍA INTERNA Bogotá, octubre 9 de 2012.
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA DE GESTIÓN SUCURSAL MEDELLÍN A LOS

PROCESOS DE: Comercialización de Inmuebles y Normalización de Cartera (Cumplimiento
de las políticas internas para la Comercialización y Administración de Inmuebles,
Normalización de Cartera, Prevención del Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo
(LA/FT); artículos 12 y 14 del Decreto 4054 de 2011) Gestión Financiera y Contable (Manejo
del disponible, caja menor y caja fuerte) Control Social y Participación Ciudadana
(Verificación de la publicación de la información financiera y contractual en las carteleras
electrónicas de la entidad, Ley 190 de 1995 y 734 de 2002, y Políticas Públicas e
institucionales de Atención al Cliente, Leyes 1437 y 1474 de 2011) AUDITORÍA INTERNA
Bogotá, junio 20 de 2014.GIOVANNI SOTO CAGUA ZULMA J. CRISTANCHO JAIMES
AUDITOR INTERNO ANALISTA DE AUDITORÍA INTERNA MARIA MÓNICA
PINEDA ANALISTA DE AUDITORÍA INTERNA
CENTRAL DE INVERSIONES S.A. INFORME DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO Fecha de corte abril de 2015. GIOVANNI SOTO CAGUA Auditor
Interno CENTRAL DE INVERSIONES S.A

CONTROL INTERNO Fecha de corte agosto de 2015. El Proceso de Auditoría Interna de
Central de Inversiones S.A., dando cumplimiento a la normativa citada, detalla el estado del
Sistema de Control Interno de la Entidad al 31 de agosto del año 2015. GIOVANNI SOTO
CAGUA Auditor Interno CENTRAL DE INVERSIONES S.A

CONTROL INTERNO Fecha de corte abril de 2014. El Proceso de Auditoría Interna de
56

CONTROL INTERNO Fecha de corte abril de 2013. El Proceso de Auditoría Interna de
INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA A LOS PROCESOS DE: Gestión Financiera y

Contable (cálculo y clasificación contable de las provisiones) Gerencia Técnica y de Gestión
de Activos (Gestión de Recaudo de los cánones de arrendamiento) AUDITORÍA INTERNA
Bogotá, Febrero 14 de 2011. GIOVANNI SOTO CAGUA ZULMA J. CRISTANCHO
JAIMES AUDITOR INTERNO ANALISTA DE AUDITORIA INTERNA
14.1.4 OBJETIVO GENERAL
Realizar una Auditoria Administrativa Externa a la empresa Central de Inversiones CISA S.A
sucursal Medellín, donde se evaluarán los procesos de Comercialización de Inmuebles,
Ciudadana; con el fin de determinar el nivel de cumplimiento de los lineamientos inherentes a
cada proceso, identificar que falencias impiden el buen desarrollo de las áreas y establecer
conclusiones y recomendaciones para el mejoramiento de sus procesos.
14.1.4.1 Objetivos Específicos
 Detectar irregularidades, problemas o desviaciones que estén entorpeciendo el

adecuado funcionamiento, o al contrario aspectos relevantes que contribuyan a mejorar
continuamente los procesos que son objeto de auditoria.
57
 Evaluar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en cada circular normativa

de cada proceso a auditar
 Desarrollar las estrategias que contribuyan a que el desempeño de los procesos objeto
de auditoria sean eficientes y efectivos para CISA S.A.
 Llevar a cabo el plan de trabajo diseñado y dar recomendaciones que sirvan como
herramienta en la toma de decisiones, con respecto a los procesos que presentan
excepciones en sus procedimientos.
 Otorgar a los directivos de la Central de Inversiones CISA S.A, un análisis objetivo de

la situación actual de los procesos estudiados, mediante el informe final de la
Auditoria Administrativa Externa.
 Elaborar y socializar los informes (general, ejecutivo y de aspectos relevantes) que

sirvan como herramienta para la toma de decisiones.
14.1.5 ESTRATEGIAS: para que el equipo auditor A&H Auditores del Huila pueda
desempeñar eficientemente la auditoria administrativa externa, es fundamental contar con la
colaboración de los colaboradores de CISA S.A, en este caso con los jefes y empleados de las
áreas de las que hacen parte los procesos objeto de Auditoria; con el fin de desarrollar las
siguientes estrategias en pro de obtener información concreta y veraz y tener una visión más
clara de la empresa, así:
 Análisis en la asignación de cargas de trabajo para cada uno de los integrantes del
equipo auditor.
 Requerimiento de la información y documentación correspondiente al personal CISA
S.A
 Documentar mediante los papeles de trabajo, las evidencias y hallazgos
 Realizar reuniones internas semanales por parte del equipo auditor para sustentar y
presentar avances.
58
 La recolección de la información mediante la observación directa del funcionamiento y

desarrollo de los procedimientos en cada proceso objeto de Auditoria, al igual
ejecutará cuestionarios, entrevistas, cedulas, investigación documental y los demás que
se hagan necesarios para un análisis completo, los cuales plasmará sobre papeles de
trabajo que les permitan llevar a cabo la auditoria.
 Implementar el programa de trabajo de auditoria.
 Observar los hechos relevantes o cambios importantes ocurridos durante el periodo
que se realizará la auditoria en la empresa CISA S.A.
 El equipo auditor debe informarse en cuanto a la regulación e implementación,
funcionamiento de la empresa como colector y administrador de activos del Estado.
 Seguimiento y control de las acciones de mejora y recomendaciones sugeridas para los
procesos y procedimientos objetos de Auditoria.
Para el desarrollo de las estrategias mencionadas se requiere asignar los siguientes recursos
Programar una reunión para inducción de la presente actividad de recolección de datos. Los
jefes o gerentes de los procesos e integrantes del equipo auditor deberán disponer del tiempo
que sea necesario para esta actividad, se necesitarán recursos como papelería, video beam,
computador, lapiceros, cámara video y de audio. Se requiere apoyo de la gerencia de la
sucursal, documentación interna como políticas, manuales, entre otros.
14.1.6 JUSTIFICACIÓN:
La auditoría administrativa es una herramienta que nos permite descubrir las deficiencias y
áreas de oportunidad en una organización, ya que muchas veces el trabajo diario no nos
permite ver que existen aspectos sujetos a mejora. Por tal razón el éxito de la auditoria a la
Central de Inversiones S.A CISA, depende en gran parte de la elección de los instrumentos
usados en la recolección de la información, para los que en este caso en se justifica el uso de
los siguientes:
59
El cuestionario: es una herramienta clave que permite captar datos de todas las áreas de la
organización, recopilarlos, percibir el ambiente, la cultura organizacional y el nivel en la
calidad del trabajo.
La observación directa: se usa para la revisión física del área o áreas donde se desarrollan a
diario las actividades de la organización, en este caso observación a los procesos objeto de
estudio.
La entrevista: Esta técnica se aplica a una o varias personas con el fin de conocer u obtener
información más completa y precisa, ya que el entrevistador puede percibir actitudes y recibir
comentarios acerca del tema indagado.
Las cédulas/ papeles de trabajo: estas permiten integrar la información obtenida mediante
formularios y facilita el análisis de los resultados y asociar indicadores.
Revisión de documentación requerida para complementar la información y poder dar

conclusiones y recomendaciones asertivas y objetivas.
14.1.7 ACCIONES
 Legalizar la auditoria
 Asignar cargas de trabajo
 Definir las fuentes de información. Tanto internas y externas de políticas, regulación e
implementación, funcionamiento de la empresa como colector y administrador de activos
del Estado.
 Preparar el proyecto de auditoria
 Realizar investigación preliminar
 Elaborar reporte de avances
 Seleccionar y elaborar los instrumentos para la recolección de la información.
 Diseñar y aplicar encuestas y/o cuestionarios y formatos de control de procesos y
procedimientos a los empleados de trabajo de la empresa.
 Realizar cuestionarios y/o encuestas, y entrevistas a los gerentes de las áreas o procesos
objeto de auditoria de la empresa CISA S.A.
60
 Aplicación de metodología de la auditoría

 Determinar los instrumentos de medición
 Desarrollar los instrumentos
 Recolectar y registrar las evidencias
 Elaborar papeles de trabajo
 Realizar análisis de la información
 Preparar y presentar los informes general, ejecutivo y aspectos relevantes.
 Brindar recomendaciones, controlar su implementación y efectuar su seguimiento.
14.1.8 RECURSOS: Como recurso humano se tiene un equipo de tres auditores de la firma
A&H Auditores del Huila S.A:
Integrantes del equipo Auditor:
 Nombre: DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA, Administrador de Empresas,

con especialización en Auditoria Administrativa, Alta Gerencia y proyectos. Cargo:
Líder del Proyecto
 Nombre: CAMILA MERCEDES MORENO OJEDA, Abogada con especialización
en Gobierno y Políticas y Derecho Administrativo y Administración Pública. Cargo:
Coordinadora del Proyecto
 Nombre: JESICA TATIANA TORO, Administrador de Empresas y Contador Público
con especialización en Auditoría Contable y financiera. Cargo: Supervisora del
Proyecto
Como recurso material se requiere
 Adecuación de un espacio de trabajo para el desarrollo de reuniones en el desempeño

de su función.
 Formatos de control de procesos y procedimientos,
 Formatos de entrevistas, y todo lo necesario para el desempeño del rol como
61
 artículos de papelería. (hojas, lapiceros, fotocopias)
Como recurso tecnológico se requiere
 Tres portátiles, Servicio de Internet, cámara Digital para tomar evidencias, grabadora,
video beam, impresora.
14.1.9 COSTOS: Los costos serán de 20.500.000 (Veinte millones quinientos mil pesos
m/cte.). En el cual están incluidos todos los recursos
Descripción Cantidad Valor Total

Artículos de papelería, Formatos de control de
procesos y procedimientos, Formatos de entrevistas, y
todo lo necesario para el desempeño del rol como 1 500.000
papel carta, carpetas, lapiceros, fotocopias, tinta
Alquiler equipos de cómputo, cámara digital, servicio
internet ( estos instrumentos son de la firma A&H 3 1.700.000
Auditores del Huila S.A.S,
Transporte tres auditores a la ciudad de Medellín 3 2.400.000
Hospedaje y Alimentación 3 6.300.000
Honorarios Auditores 3 9.600.000
TOTAL 20.500.000
Tabla 4. Relación de costos Auditoria Administrativa Externa CISA S.A FUENTE: Equipo de
trabajo Auditoria, 2016
14.1.10 RESULTADOS
Se espera que cada integrante del equipo auditor a través de su experiencia y competencia,
identifique los problemas e irregularidades que están afectando el correcto funcionamiento de
los procesos objetos de estudio, al igual que los aspectos relevantes tanto positivos como
negativos, para ser informados a los superiores competentes.
62
A través de la auditoria administrativa externa a la empresa CISA S.A, se espera verificar si se

están cumplimiento o no, con los lineamientos establecidos en cada circular normativa que
rige a cada proceso objeto de estudio.
Se espera que las acciones aplicadas a las causas por las cuales está fallando cada proceso,
empiecen a generar resultados positivos, que se vean representados en informes de auditoría
con cero excepciones.
Como resultado se espera que las estrategias adoptadas por el equipo auditor sean ejecutadas a
cabalidad en cada proceso, para determinar mediante el seguimiento y control si éstas han
contribuido a la eficiencia y efectividad de dichos procesos.
Resultados efectivos frente a la implementación del plan de trabajo y las recomendaciones que
fueron diseñadas para que el equipo de trabajo de CISA S.A aplique en cada proceso o
procedimientos con falencias, permitiendo mejorar dichos procesos y por ende cumplir a
cabalidad con las políticas incluidas en las circulares normativas.
Cumplir con el trabajo para el cual fue contratado el equipo auditor A&H Auditores del Huila
S.A, dando como resultado un informe completo de la Auditoria Administrativa Externa
aplicada a cada proceso, con el cual los directivos de CISA S.A puedan tener argumentos
sólidos para tomar decisiones que les permita aplicar acciones correctivas y preventivas para
mejorar sus procesos internos.
14.1.11 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA:
ANÁLISIS DE MERCADO
El estado Colombiano es un actor importante en el mercado de bienes raíces de Colombia,

este mediante sus entidades, ya sean de carácter Nacional, Departamental o Municipal posee
un sinnúmero de bienes inmuebles que se adquieren directa o indirectamente (Disolución de
63
sociedades, pago de acreencias, entre otros), con regularidad se presenta la necesidad por parte
de las entidades de enajenar sus bienes por diferentes motivos, motivo por el cual el estado ha
fijado toda una normativa con los procesos necesarios para llevar a cabo estas ventas. Es
frecuente que los bienes involucrados en este proceso sean de un valor comercial alto. Por lo
cual el impacto de las acciones del estado en el mercado de los bienes raíces es de gran
importancia.
Enajenación de bienes del Estado
Es la venta de los bienes del Estado debido a determinadas razones, como los son el deterioro
de estos, la falta de productividad y utilidad, el incumplimiento en los índices de eficiencia de
las entidades estatales, entre otros; estos bienes a enajenar pueden ser muebles o inmuebles.
La enajenación se realiza por medio de los procedimientos que dicta la Ley en esta en este
ámbito, ya sea la transferencia de dichos bienes a CISA SA, la contratación de un
intermediario idóneo o mediante la enajenación directa, esta última se puede llevar a cabo ya
sea por oferta en sobre cerrado o por subasta pública. Para todos los casos en este aspecto las
empresas estatales deben tener en cuenta aspectos importantes como el otorgamiento de la
escritura pública al finalizar el proceso, el precio mínimo de venta al cual podrán enajenar el
bien y el avaluó comercial del bien que tendrá vigencia de no más de un año, este último es el
aspecto fundamental a la hora de realizar la enajenación, ya que es un insumo importante a la
hora de calcular el precio mínimo de venta, por esta razón, se tendrá en cuenta los aspectos
más relevantes de este sector en Colombia.
14.2 PROGRAMA DE TRABAJO
14.2.1 IDENTIFICACIÓN: Auditoria Administrativa Externa a la empresa Central de

Inversiones CISA S.A sucursal Medellín, colector y administrador de los activos del Estado.
64
14.2.2 RESPONSABLES
La firma responsable de la Auditoria es A&H Auditores del Huila S.A.S, a cargo de la
representante legal DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA, será el Líder del equipo
auditor, hará la legalización de la auditoría representada en el contrato de la siguiente manera:
 Prestatario o Empresa Contratante: CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A

representada por JAVIER ARIAS, en su carácter de representante legal.
 Prestador o Empresa Contratada: A&H AUDITORES DEL HUILA S.A.S
representada por DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA.
En el siguiente cuadro se informa el equipo auditor responsable y su área a auditar:
AREA Y/O PROCESO

CARGO RESPONSABLE
COMERCIALIZACIÓN
DIANA MARCELA BUITRAGO DE INMUEBLES Y
BEDOYA NORMALIZACIÓN
LIDER DEL PROYECTO DE CARTERA
CAMILA MERCEDES MORENO CONTROL SOCIAL Y
OJEDA PARTICIPACIÓN
COORDINADORA DE LA AUDITORIA CIUDADANA
GESTIÓN
YESICA TATIANA TORO DAZA FINANCIERA Y
SUPERVISORA DE LA AUDITORIA CONTABLE
Tabla 5 Equipo Auditor y área a Auditar CISA S.A. Fuente Equipo Auditoria 2016
14.2.3 ÁREAS: Las áreas por las que fue contratada la firma para ser auditadas son las
siguientes.
65
 Comercialización de Inmuebles
 Normalización de Cartera
 Gestión Financiera y Contable
 Control Social
 Participación Ciudadana
14.2.4 CLAVES
DESCRIPCIÓN CLAVE
Verificado V1
Analizado A1
Documento Recolectado DR1
Documento Desactualizado DD1
Información Registrada IR1
Tabulación de información TB1
Documentación Incompleta DI1
Hallazgo Encontrado HE1
Información no Proporcionada INP
Soporte Incompletos SI1
Conocimientos de la Normatividad CN1
Desconocimiento de la Normatividad DN1
Inconformidad en Procedimientos IP1
Presunto Detrimento Patrimonial PDP1
Observaciones de Auditoria OA1
Desviación de Recursos DR1
66
Tabla 6 Claves actividades Auditoria CISA S.A. Fuente Equipo Auditoria 2016
14.2.5 ACTIVIDADES, FASES Y CALENDARIO
67
Tabla 7. Cronograma de actividades Proceso Comercialización de Inmuebles FUENTE:

Equipo de trabajo Auditoria, 2016
68
Tabla 8. Cronograma de actividades Proceso Normalización de Cartera FUENTE: Equipo de

69
Tabla 9. Cronograma de actividades Proceso Gestión Financiera y Contable FUENTE: Equipo

de trabajo Auditoria, 2016
70
Tabla 10. Cronograma de actividades Proceso Control Social FUENTE: Equipo de trabajo
Auditoria, 2016
71
Tabla11. Cronograma de actividades Proceso Participación Ciudadana FUENTE: Equipo de

14.2.6 REPRESENTACIÓN GRÁFICA Y REPORTES DE AVANCES
72
Tabla 12 Diagrama de flujo acciones Auditoria CISA S.A. Fuente Equipo Auditoria 2016
14.2.7 FORMATOS
73
Los siguientes son algunos de los formatos a utilizar dentro de la Auditoria Administrativa
Externa a la empresa CISA S.A
Imagen 4 Formatos para documentación Auditoria CISA S.A. Fuente Tomado de la Web y
adaptado a la Auditoria 2016
74
75
76
14.2.8 PERIOCIDAD
Para la Auditoria Administrativa Externa de la empresa CENTRAL DE INVERSIONES

CISA S.A., se establece tres informes de avances, así:
INFORME DE AVANCES FECHA DEL INFORME

Informe preliminar o inicial 10 de octubre 2016
Informe de los hallazgos encontrados 29 de octubre 2016
durante la auditoria
Informe final de Auditoria, evidencias, 11 de Noviembre 2016
recomendaciones y conclusiones.
Tabla 13 Informes de Avances de la Auditoria CISA S.A. Fuente Equipo Auditoria 2016
77
15. DISEÑO DE LOS INSTRUMENTOS
15.1FORMATOS DE LOS INSTRUMENTOS
Cuestionario

CENTRAL DE INVERSIONES S.A - CISA
CUESTIONARIO Nro
PROCESO:
FECHA: ELABORÓ
AUDITORES DEL HUILA S.A S
NIT. 890.106.979-1
FECHA: REVISÓ Y APROBÓ
NOMBRE: TIEMPO EN LA EMPRESA:

CARGO:
OBJETIVO:
INSTRUCCIONES
PREGUNTAS RESPUESTAS OBSERVACIONES
ELABORÓ________________
APROBÓ_________________
Tabla 14 Instrumento cuestionario. Fuente Equipo Auditor 2016
78
Entrevista
AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA CENTRAL DE

INVERSIONES S.A – CISA
ENTREVISTA Nro
PROCESO:
FECHA: ELABORÓ
NIT. 890.106.979-1
FECHA: REVISÓ Y APROBÓ
ENTREVISTADO:
CARGO:
TIEMPO EN LA EMPRESA:
OBJETIVO:
INSTRUCCIONES:
PREGUNTAS COMENTARIOS DEL ENTREVISADOR
OBSERVACIONES:
ELABORÓ_________________________
APROBÓ__________________________
Tabla 15 Instrumento Entrevista. Fuente Equipo Auditor 2016
79
15.1.3 Solicitud de Revisión de Documentos
AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA CENTRAL

DE INVERSIONES S.A – CISA
SOLICITUD DE RECOLECCIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
FECHA: NRO.
NIT. 890.106.979-1
TIPO DOCUMENTO REQUERIDO SI NO EN TRAMITE

NORMATIVOS
ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS
ÁREA:
PROCESO:
PERSONA ENCARGADA:
80
OBSERVACIONES:
Elaboro:____________________________
Reviso: ____________________________
Tabla 16 Instrumento Solicitud de Recolección de documentación. Fuente Equipo

Auditor 2016
Observación directa

OBSERVACIÓN DIRECTA

FECHA: NRO.
NIT. 890.106.979-1
OBSERVACIONES RELEVANTES
PROCESO:
PERSONA ENCARGADA:
OBJETIVO:
81
Elaboro:____________________________
Reviso: ____________________________
Tabla 17 Instrumento Observación directa. Fuente Equipo Auditor 2016
15.2DISEÑO DE PAPELES DE TRABAJO
En Auditoría se puede afirmar que los papeles de trabajo son todas aquellas cédulas y
documentos que son elaborados por el Auditor u obtenidos por él, durante el transcurso de
cada una de las fases del examen.
Los papeles de trabajo son la evidencia de los análisis, comprobaciones, verificaciones,

interpretaciones, etc., en que se fundamenta el auditor, para dar sus opiniones y juicios sobre
el sistema de información examinado.
Algunos papeles de trabajo son elaborados por el propio Auditor, y se denominan Cédulas.
Otros son obtenidos por medio de su cliente o por terceras personas (cartas, certificaciones,
estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al constituirse en pruebas o elementos de
comprobación y fundamentación de la opinión, se incorporan al conjunto de evidencia que
constituyen en general, los papeles de trabajo.
Para la recopilación, registro y análisis de la información obtenida mediante los instrumentos

citados anteriormente es necesario tener en cuenta la siguiente cedulas:
82
Cedula de registro de Hallazgos y Evidencias

Cedula de Aspectos Relevantes
Cedula de Reportes de avances.
Cedula de registro de Hallazgos y Evidencias

CENTRAL DE INVERSIONES S.A – CISA
CEDULA PARA EL REGISTRO DE HALLAZGOS Y PROCESO

EVIDENCIAS RESPONSAB
AUDITORES DEL HUILA S.A SNRO. LE DE LA
FUNCIÓN
NIT. 890.106.979-1 OBJETIVO
Fecha. Responsable.
N° HALLAZGO EVIDENCIA POLITICA

OLINEAMIENTO
INFRINGIDO
83
OBSERVACIONES:
Elaborado por__________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 18 Cedula Registro de Hallazgos y Evidencias. Fuente Equipo Auditor 2016
Cedula de Reportes de avances
Según los criterios establecidos, el equipo auditor concretó una reunión semanal para
retroalimentación y cumplimiento de las actividades según el calendario, igualmente se
expondrán mediante la cedula de reportes de avances en qué nivel de cumplimiento se
encuentran y que dificultades han tenido en el desarrollo de la auditoria.

CEDULA DE REPORTE DE AVANCE SEMANAL
NIT. 890.106.979-1
Fecha: página 1 de 2
ACTIVIDADES
PROCESO SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5
REALIZADAS
RESPONSABLE
84
OBSERVACIONES:
Elaborado por_________________________________
Revisado Por__________________________________

CEDULA DE REPORTE DE AVANCE SEMANAL
AUDITORES DEL HUILA S.A S Tabla 19 Cedula de Reporte de Avances semanales. Fuente
NIT. 890.106.979-1
Fecha: página 2 de 2
ACTIVIDADES
PROCESO SEMANA 6 SEMANA 7 SEMANA 8 SEMANA 9 SEMANA
REALIZADAS
RESPONSABLE 10
OBSERVACIONES:
Elaborado por_________________________________
Revisado Por__________________________________
Equipo Auditor 2016
85
15.2.4 Cedula de Aspectos de Relevantes

CENTRAL DE INVERSIONES S.A – CISA
AUDITORES DEL HUILA S.A S CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES
NIT. 890.106.979-1
Fecha. pagina de
PROCESO
RESPONSABLE
DOCUMENTO RESULTADO DEL ANÁLISIS PROPUESTA
OBSERVACIONES:
86
Elaborado por_________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 20 Cedula de Aspectos Relevantes. Fuente Equipo Auditor 2016
15.3 GESTIÓN DE LOS INSTRUMENTOS Y PAPELES DE TRABAJO UTILIZADOS
15.3.1 Cuestionarios gestionados

CUESTIONARIO PAG 1 DE 2
PROCESO: COMERCIALIZACIÓN DE INMUEBLES

FECHA: 19/10/16 ELABORÓ LIDER DE LA AUDITORIA
NIT. 890.106.979-1
FECHA: 22/10/16 REVISÓ Y APROBÓ SUPERVISORA
NOMBRE: JOHN CAMILO QUINTERO MARTINEZ TIEMPO EN LA EMPRESA: 4 años

CARGO: ANALISTA INMUEBLES
OBJETIVO: Conocer aspectos generales de la gestión de comercialización de inmuebles de la empresa CISA.
INSTRUCCIONES: Marque la respuesta que considere correcta y responda según el caso con la mayor objetividad posible.
87
1. ¿Conoce los mecanismos Conoce Conoce Poco Desconoce

a fondo Conoce
de control establecidos en
la circular normativa Nro. X
69,70 Y 71?
Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
2. ¿Se cumple a cabalidad
con lo estipulado en los x
artículos 12 y 14 del decreto
047 de 2014?
Siempre Con A veces Casi Nunca Se requiere mayor entrenamiento para
frecuencia nunca
3. ¿Aplica los mecanismos el análisis de los estados financieros,
de la circular normativa que nos permitan tener un
Nro. 69, 70, 71, a los
x conocimiento mayor del cliente en
procedimientos, en el
desarrollo de sus funciones? cuanto a la obtención de sus recursos.
4. ¿Solicita la Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
documentación requerida
para legalizar el proceso de x
comercialización de
inmuebles?
5. ¿Presenta dificultades en Siempre Con A veces Casi Nunca El empleado expresa que aunque son
frecuencia nunca
el desarrollo de sus pocas las dificultades presentadas,
funciones, que afecten los éstas son causadas por terceros, es
procedimientos legales? x
decir, por los clientes o compradores,
que se toman su tiempo para tomar
decisiones, lo que se evidencia en
demoras en firmas, pagos, entre otros.
6. Los formatos utilizados Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
para el desarrollo de las
funciones, son debidamente x
diligenciados y firmados,
por ambas partes?
7. ¿Los clientes presentan Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
quejas frecuentemente?
x
8. ¿Los formatos o Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
requisitos requeridos para
el desarrollo de las
actividades se actualizan,
según las necesidades? x
Siempre Con A veces Casi Nunca Se requiere mayor capacitación en el

frecuencia nunca
9. ¿Recibe capacitaciones conocimiento de los clientes, en
constantes que contribuya a cuanto a los análisis de los estados
desempeñar mejor sus x financieros de éstos.
funciones?
88
Siempre Con A veces Casi Nunca Cada año se realiza una auditoria
frecuencia nunca
10. Se efectúan controles o interna a este proceso
revisiones internas de las
operaciones realizadas x
dentro del proceso?
ELABORÓ_______________________________
APROBÓ_________________________________
Tabla 21 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Comercialización de Inmuebles. Fuente:

Equipo Auditor 2016

CUESTIONARIO Nro 2
PROCESO: NORMALIZACIÓN DE CARTERA

FECHA: 19/10/16 ELABORÓ LIDER DE LA AUDITORIA
NIT. 890.106.979-1
FECHA: 22/10/16 REVISÓ Y APROBÓ SUPERVISORA
NOMBRE: ALEX BALANTA MERA TIEMPO EN LA EMPRESA: 6 años
CARGO: ANALISTA DE COBRANZA

OBJETIVO: Determinar el nivel del cumplimiento de las políticas internas para la normalización de cartera
1. ¿Conoce los mecanismos de Conoce Conoce Poco Desconoce

a fondo Conoce
control establecidos en la circular
normativa Nro. 100? X
89
2. ¿Aplica los mecanismos de la Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
circular normativa Nro. 100, a los
procedimientos, en el desarrollo de x
sus funciones?
3. ¿Cree usted que los usuarios o Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
clientes están satisfechos con la
gestión de recaudo y cobro, para que x
así mismo se les suministre una
buena atención?
Siempre Con A veces Casi Nunca El empleado expresa que
frecuencia nunca
existen erogaciones por
4. Manejan al día los pagos x concepto de pagos de
generados por los inmuebles del
intereses de mora generados
inventario de la sucursal?
sobre inmuebles del
inventario.
5. ¿Conoce los mecanismos de Siempre Con A veces Casi Nunca Es requisito exigir los estado
frecuencia nunca
control establecidos en la circular financieros, para verificar la
normativa Nro. 71, Los clientes obtención de ingresos
evidencian a la organización los
fondos obtenidos legalmente de x
donde provienen?
6. ¿Los clientes presentan quejas Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
frecuentemente?
x
7. ¿Está actualizado en cuanto a las Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
estrategias adoptadas por el área
para la consecución de recaudos? x
8 ¿Recibe capacitaciones constantes Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
que contribuya a desempeñar mejor
sus funciones? x
9. Se efectúan controles o revisiones Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
internas de las operaciones
realizadas dentro del proceso? x
Tabla 22 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Normalización de Cartera. Fuente:
Equipo Auditor 2016

INVERSIONES S.A - CISA
NOMBRE: CARLA OSPINA SEPULVEDA TIEMPO EN LA EMPRESA: 3 años
CARGO: Asistente Contable CUESTIONARIO Nro 3

OBJETIVO: Evaluar el cumplimiento en las directrices para el manejo de disponible, caja menor y caja fuerte
PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
FECHA: ELABORÓ SUPERVISORA DE LA AUDITORIA – YESICA
AUDITORES DEL HUILA S.A S 19/10/16 TATIANA TORO
NIT. 890.106.979-1
FECHA: 22/10/16 REVISÓ Y APROBÓ LIDER
90
OBSERVACIONES
PREGUNTAS RESPUESTAS
1. ¿Conoce los lineamientos internos para el Conoce Conoce Poco Desconoce

a fondo Conoce
manejo de disponible?
X
2. Le realizan constantemente arqueos de caja Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
menor y fuerte?
x
3. Participa en la identificación de los Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
riesgos de su área de trabajo y en la
generación de acciones de mejora para su x
prevención?

frecuencia nunca
4. Soporta adecuadamente los gastos
efectuados de caja por la sucursal? x
5. Mantiene actualizados los documentos Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
legales de la compañía y lo entrega al
personal que lo requiera? x
6. El dinero de disponible y caja es utilizado Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
sólo para gastos de la sucursal?
x
7. ¿Recibe capacitaciones constantes que Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
contribuya a desempeñar mejor sus
funciones? x
frecuencia nunca
8. Se efectúan controles o revisiones internas
de las operaciones realizadas dentro del x
proceso?
Tabla 23 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Gestión Financiera y Contable. Fuente:

Equipo Auditor 2016
AUDITORIA
NOMBRE: LUCILA ANACONA FIGUEROA ADMINISTRATIVA EXTERNA
TIEMPO EN CENTRAL
LA EMPRESA: 5 años DE
CARGO: ASISTENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y CONTROL SOCIAL
CUESTIONARIO
OBJETIVO: Verificar el cumplimiento de la publicación Nro
de la4información financiera y contractual en las carteleras electrónicas
de la entidad.
PROCESO
INSTRUCCIONES: Marque la respuesta : CONTROL
que considere correctaSOCIAL
y responda según el caso con la mayor objetividad posible.
FECHA: ELABORÓ COORDINADORA DE LA AUDITORIA –
AUDITORES DEL HUILA S.A S 19/10/16 CAMILA MORENO
NIT. 890.106.979-1
91
1. ¿El personal es contratado bajo Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
los lineamientos establecidos en la
ley 190 de 1995 y 734 de 2000? X
2. ¿Es oportuna la publicación de Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
la información financiera en las
carteleras electrónicas de la X
entidad?
3. ¿Es oportuna la publicación de Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
la información contractual en las
carteleras electrónicas de la X
entidad?
4. Constantemente se actualiza las Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
carteleras electrónicas, para
beneficio del público? X
5. Se promocionan Acciones para Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
garantizar la transparencia en la
contratación? X
6. Se informa el estado de los Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
contratos realizados y proyectados
al público? X
7. ¿Recibe capacitaciones Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
constantes que contribuya a
desempeñar mejor sus funciones? X
frecuencia nunca
8. Se efectúan controles o
revisiones internas de las X
operaciones realizadas dentro del
proceso?
Tabla 24 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Control Social. Fuente: Equipo Auditor
2016
92

CUESTIONARIO Nro 5
PROCESO: PARTICIPACIÓN CIUDADANA

FECHA: 19/10/16 ELABORÓ COORDINADORA DE LA
AUDITORES DEL HUILA S.A S AUDITORIA – CAMILA MORENO
NIT. 890.106.979-1
NOMBRE: LORENA MENDIETA SALAZAR TIEMPO EN LA EMPRESA: 4 años
CARGO: ASISTENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y CONTROL SOCIAL

OBJETIVO: Evaluar el cumplimiento de las políticas públicas e institucionales de Atención al Cliente.
INSTRUCCIONES: Marque la respuesta que considere correcta y responda según el caso con la mayor objetividad
posible.
1. ¿Tiene en cuenta los lineamientos Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
establecidos en las leyes 1437 y 1474 de
2011, para el desempeño de sus x
funciones?
Siempre Con A veces Casi Nunca Pocas respuestas al
frecuencia nunca
2. ¿Cumplen con las políticas internas cliente no quedan
del sistema de Solicitudes, Quejas y x anexas al aplicativo
Reclamos?
de apoyo TMS.
3 ¿Conoce los mecanismos de control Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
establecidos en la circular normativa
Nro. 005? x
93
4. ¿Conoce las estrategias de difusión de Conoce Conoce Poco Desconoce

a fondo Conoce
la información hacia los ciudadanos?
X
5. ¿Establecen mecanismos y canales Siempre Con A veces Casi Nunca
frecuencia nunca
que le permitan a la comunidad
interactuar con la Entidad? x
6. ¿Se asocia las respuestas de los Siempre Con A veces Casi Nunca Tenemos un
frecuencia nunca
clientes al aplicativo TMS? inconveniente con el
x
aplicativo, donde si
se les ha dado los
respuesta a los
clientes pero no se
ven registradas en el
aplicativo
7. ¿Se generan espacios de interacción Siempre Con A veces Casi Nunca

frecuencia nunca
efectiva con la ciudadanía?
x
8. ¿Cumplen con los tiempos Siempre Con A veces Casi Nunca Se nos presentó un
frecuencia nunca
establecidos para dar respuesta a las caso donde si dimos
solicitudes de los clientes? x
respuesta al cliente,
pero nos pasamos
del tiempo estipulado

frecuencia nunca
9. Se efectúan controles o revisiones
internas de las operaciones realizadas x
dentro del proceso?
Tabla 25 Gestión instrumento Cuestionario Proceso Participación Ciudadana. Fuente:
Equipo Auditor 2016
15.3.2 Entrevistas gestionadas

ENTREVISTADO: ANDRÉS SANTIAGO S.A – CISA
BOLIVAR GUERRA
INVERSIONES
CARGO: COORDINADOR DE INMUEBLES
ENTREVISTA Nro 1
TIEMPO EN LA EMPRESA: 5 AÑOS
OBJETIVO: Adquirir información veraz PROCESO : COMERCIALIZACIÓN
y concreta DEdeINMUEBLES
en cuenta al cumplimiento las políticas internas para
FECHA: 20/10/16 ELABORÓ LIDER DE LA
la Comercialización y Administración de Inmuebles; al igual que la Prevención Lavado de –Activos
delAUDITORIA DIANAy/o
AUDITORES DEL HUILA S.A S MARCELA BUITRAGO BEDOYA
Financiación del Terrorismo.
NIT. 890.106.979-1
FECHA:22/10/16 REVISÓ Y APROBÓ COORDINADORA
94
PREGUNTAS RESPUESTAS DEL ENTREVISADO
1. Conoce a cabalidad los lineamientos establecidos en

las circulares normativas Nros. 69,70 y 71 que
competen en el desarrollo de las actividades de su Evidentemente estoy actualizado con la
área? normatividad que rige el desarrollo de los procesos
que competen al área de Inmuebles, son la guía
Conoce a Conoce Poco Desconoce para el buen desarrollo de éstas.
Fondo conoce
x
2. Evalúa y cómo el desempeño de sus empleados? La sucursal constantemente realiza auditorías

Siempre Con A veces Casi Nunca internas a este proceso, con el fin de verificar el
frecuencia Nunca cumplimiento de las políticas que competen el área.
Igualmente realizamos evaluaciones de desempeño
x con el fin de mejorar continuamente.
Se realizan reuniones con el comité de la sucursal,

3. Controla y Cómo que los procedimientos del área donde se informa de los aspectos relevantes tanto
de Inmuebles estén orientados al cumplimiento de las positivos como negativos, para darle solución y
circulares normativas y al decreto 4054 de 2011 art. tomar decisiones oportunas, que no afecten el
12 y 14? desarrollo del proceso.
frecuencia Nunca
x
Dentro del área existen varios filtros de revisión de
documentación, lo que permite tener un mayor
control que los procedimientos se estén haciendo
4. Toma medidas y cuáles son, para que la legalización correctamente; sin embargo existen casos menores,
de la comercialización y administración de los donde dichos procedimientos se ven afectados por
inmuebles, sea transparente y correcta? causa de los compradores o clientes, quienes
Siempre Con A veces Casi Nunca demoran procedimientos que ya tienen fechas
frecuencia Nunca establecidas para su ejecución. Se está buscando
X
las mejores soluciones para disminuir estos
inconvenientes que no disgusten al cliente y que
contribuyan a que el proceso de Inmuebles se
desarrolle bajo las directrices establecidas.
En cuanto a ese tema, se ha venido implementando

5. ¿Controlan (oportunidad en los pagos de un plan de choque el cual ha avanzado y a la fecha
administración, mantenimiento, y saneamiento se ha logrado poner al día los pagos atrasados. Sin
administrativo de los inmuebles del inventario y qué embargo se han estado pagando intereses de mora
manejo le dan a la administración de los inmuebles de por retrasos en los pagos de impuesto predial.
la entidad?

frecuencia Nunca
x
A pesar de lo anterior, considero que se trabaja
siempre con calidad y mejora continua en
95
6. Considera que en el proceso de Comercialización de beneficio de nuestro mayor cliente que es el

Inmuebles se cumple según los requerimientos del Estado.
Estado y la misma empresa?
frecuencia Nunca
x
OBSERVACIONES: EXCELENTE DISPOSICIÓN DEL COORDINADOR DE INMUEBLES, MUESTRA

GRAN SIMPATIA POR LA ORGANIZACION Y SU ÁREA.
Tabla 26 Entrevista gestionada proceso Comercialización de Inmuebles. Fuente Equipo
Auditor 2016.

ENTREVISTA Nro 2

FECHA: 20/10/16 ELABORÓ LIDER DE LA AUDITORIA – DIANA
AUDITORES DEL HUILA S.A S MARCELA BUITRAGO BEDOYA
NIT. 890.106.979-1
FECHA:22/10/16 REVISÓ Y APROBÓ COORDINADORA
ENTREVISTADO: ORIANA CAROLINA QUINCHIA VASQUEZ

CARGO: GESTOR DE COBRANZAS
OBJETIVO: Adquirir información veraz y concreta en cuento al cumplimiento de las políticas internas para
la Normalización de Cartera; al igual que la Prevención del Lavado de Activos y/o Financiación del
Terrorismo.

las circulares normativas Nros. 71 y 100 que competen Si los conozco, estas circulares normativas son
en el desarrollo de las actividades de su área? nuestra guía que nos rige como desarrollar de la
mejor manera las funciones de nuestros cargos,
actuando siempre con responsabilidad y
Conoce a Conoce Poco Desconoce transparencia.
Fondo conoce
x
Constantemente se desarrollan auditorías internas

2. Evalúa, y cómo el desempeño de sus empleados? que nos indican en qué nivel de cumplimiento
Siempre Con A veces Casi Nunca estamos, en los cuales hemos tenido buenos
frecuencia Nunca
resultados; igualmente en el área trabajamos en
x equipo y siempre orientados hacer las cosas bien.
3. Controla, y Cómo que los procedimientos del área

de Cartera estén orientados al cumplimiento de las Se realizan reuniones con el comité de la sucursal,
96
circulares normativas? donde se informa de los aspectos relevantes tanto

Siempre Con A veces Casi Nunca positivos como negativos, para darle solución y
frecuencia Nunca tomar decisiones oportunas, que no afecten el
x desarrollo del proceso.
4. Utilizan estrategias para optimizar el nivel de Respondo las tres preguntas con lo siguiente:
Implementamos una estrategia que consiste en
recaudo, y cuáles son?
focalizarse en tres frentes principales: 1) Optimizar
la localización de deudores, 2) Depurar la cartera
frecuencia Nunca
x a gestionar para priorizar la gestión en las
carteras con mayor probabilidad de recaudo y 3)
Ofrecer mayores facilidades a los deudores para la
normalización de sus deudas con el Estado.
5.¿Utilizan estrategias para la recuperación de
cartera, de forma que coadyuve al cumplimiento de los
flujos de caja, con recaudos eficientes y dentro de los
términos pactados?

frecuencia Nunca
x
6. ¿Realizan Seguimiento y evaluación constante de las

diferentes variables de la cartera para prevenir su
morosidad?

frecuencia Nunca
x
7. Considera que el proceso de Normalización de

Cartera se cumple según los requerimientos del Estado
y la misma empresa?
Considero que se trabaja siempre con calidad y
Siempre Con A veces Casi Nunca mejora continua en beneficio de nuestro mayor
frecuencia Nunca
x cliente que es el Estado.
OBSERVACIONES: EXCELENTE DISPOSICIÓN DE LA GESTORA DE CARTERA, MUESTRA GRAN

SIMPATIA POR LA ORGANIZACION Y SU ÁREA.
ELABORÓ___________________________
APROBÓ____________________________
97
Tabla 27 Entrevista gestionada proceso Normalización de Cartera. Fuente Equipo Auditor

2016.

ENTREVISTA Nro 3

FECHA: 20/10/16 ELABORÓ SUPERVISORA DE LA AUDITORIA
AUDITORES DEL HUILA S.A S – YESICA TATIANA TORO DAZA
NIT. 890.106.979-1
FECHA:22/10/16 REVISÓ Y APROBÓ LIDER
ENTREVISTADO: NELSON R. AHUMADA REYES

CARGO: COORDINADOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
OBJETIVO: Adquirir información veraz y concreta en cuento al cumplimiento del manejo del disponible,
caja menor y caja fuerte de la sucursal.

la circular normativa Nro. 61, que competen en el
desarrollo de las actividades de su área? Si conozco y estoy actualizándome frente a la
normatividad que rige el desarrollo del área
Conoce a Conoce Poco Desconoce Financiera y Contable.
fondo Conoce
x
2. Evalúa, el desempeño de sus empleados y cómo? Continuamente se realizan auditorías internas que
nos muestran en qué nivel de cumplimiento
Siempre Con A veces Casi Nunca estamos, obteniendo resultados positivos, y
frecuencia Nunca
x aceptando sugerencias que nos permitan
desarrollar mejor nuestro trabajo..
3. Realiza constantemente arqueos de la caja menor de

la sucursal? Si se realizan arqueos constantes a la caja menor,
garantizando con esto un mayor control del
disponible de la sucursal.
98

x frecuencia Nunca
En cuanto a ese tema, realizamos inventarios

programados de la caja fuerte, llevando controles
4. En cuanto a la caja fuerte, controla este elemento que evidencia el manejo de éste elemento,
dentro del área, y cómo? garantizando un desarrollo de los procedimientos
de forma transparente y correcta.
frecuencia Nunca
x
En este periodo, luego de la auditoria interna

pasada se mejoró en un 100% la oportunidad en la
5. Gestión Financiera y Contable proporciona entrega de la información financiera y contractual,
oportunamente la información financiera y la cual debe ser publicada bajo la responsabilidad
contractual, que debe ser publicada en la carteleras de Control Social a las carteleras electrónicas de
electrónicas de la entidad? la entidad.

frecuencia Nunca
x
Si existe El Comité Financiero de la

Administración de CISA, se encuentra conformado
6. ¿Cuenta la entidad cuenta con un Comité por el Vicepresidente Financiero y Administrativo
Financiero de la Administración, encargado de definir quien lo preside, y el Jefe de Tesorería y Control
las políticas de manejo de los disponibles, así como de Financiero quien hace las veces de secretario, tal y
establecer las políticas de la compañía en cuanto a como lo señala el numeral 5.1.4 de la Circular
manejo y control de la caja menor y la caja fuerte? Normativa No 61.

x frecuencia Nunca
Considero que todo el equipo de trabajo desarrolla

sus funciones con eficiencia y efectividad,
7. Considera que el proceso de Gestión Financiera y garantizando que se cumplan los lineamientos
Contable se cumple según los requerimientos del estipulados en las normatividad de la entidad.

frecuencia Nunca
x
OBSERVACIONES: EXCELENTE DISPOSICIÓN DEL COORDINADORA ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO, MUESTRA GRAN SIMPATIA POR LA ORGANIZACION Y SU ÁREA.
Tabla 28 Entrevista gestionada proceso Gestión Financiera y Contable. Fuente Equipo

Auditor 2016.
99

ENTREVISTA Nro 4
PROCESO: CONTROL SOCIAL

AUDITORES DEL HUILA S.A S AUDITORIA – CAMILA MORENO OJEDA
NIT. 890.106.979-1
ENTREVISTADO: MIGUEL ANGEL LÓPEZ OSORIO

CARGO: GERENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y CONTROL SOCIAL
OBJETIVO: Adquirir información veraz y concreta en cuanto al cumplimiento de la publicación de la
información Financiera y Contractual en las carteleras electrónicas de la entidad.

la normatividad vigente, que competen en el desarrollo Si se conoce y se actualiza en cuanto a la
de las actividades del proceso de Control Social? normatividad vigente para el desarrollo eficiente
de los procesos.
Conoce a Conoce Poco Desconoce
fondo Conoce
x
A través del foro virtual de rendición de cuentas de

2. Garantizan el ejercicio del control social dentro de CISA se hace para informar y dialogar con la
la entidad, y cómo? ciudadanía sobre las tareas que realiza. Este es un
espacio de interlocución entre los servidores
Siempre Con A veces Casi Nunca públicos y la ciudadanía; tiene como finalidad
x frecuencia Nunca generar transparencia, condiciones de confianza
entre CISA y los ciudadanos
3. ¿Es oportuna la publicación de la información

Financiera y contractual en las carteleras electrónicas La publicación es oportuna, lo que permite que la
de la entidad? ciudadanía tenga acceso a la información, a los
trámites y servicios, para una atención eficaz y
Siempre Con A veces Casi Nunca efectiva.
x frecuencia Nunca
Se adaptan a través de la Generación y

4. Adaptan en el desarrollo de sus funciones las leyes
aprovechamiento de espacios virtuales para la
190 de 1995 y la 734 de 2002 (Por el cual se
100
reglamenta el Estatuto General de Contratación de la participación ciudadana cuando se da apertura a

Administración Pública? los diferentes procesos de selección (foros virtuales
en el proceso en la etapa de publicación borrador
Siempre Con A veces Casi Nunca pliego). Para que ser un proceso transparente.
frecuencia Nunca
x
5. Considera que el proceso de Control Social se

cumple según los requerimientos del Estado y la misma Considero que todo el equipo de trabajo desarrolla
empresa? sus funciones con eficiencia y efectividad,
garantizando que se cumplan los lineamientos
estipulados en las normatividad de la entidad.
frecuencia Nunca
x
OBSERVACIONES: EXCELENTE DISPOSICIÓN DEL COORDINADORA ADMINISTRATIVO Y

FINANCIERO, MUESTRA GRAN SIMPATIA POR LA ORGANIZACION Y SU ÁREA.
Tabla 29 Entrevista gestionada proceso Comercialización de Inmuebles. Fuente Equipo

Auditor 2016.

ENTREVISTA Nro 5

AUDITORES DEL HUILA S.A S AUDITORIA – CAMILA MORENO OJEDA
NIT. 890.106.979-1
ENTREVISTADO: MIGUEL ANGEL LÓPEZ OSORIO

CARGO: GERENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y CONTROL SOCIAL
OBJETIVO: Adquirir información veraz y concreta en cuanto al cumplimiento de las Políticas Públicas e
institucionales de Atención al Cliente.
1. Conoce y aplica los lineamientos establecidos en la

circular normativa Nro. 005, “políticas y El proceso de Participación ciudadana se ciñe bajo
procedimientos para dar respuesta a los derechos de esta circular normativa, con el fin de garantizar a
petición, solicitudes, quejas y reclamos de los clientes? los clientes el cumplimiento de sus derechos y una
atención de calidad.
Conoce a Conoce Poco Desconoce
fondo Conoce
x
101
A través de Atención Presencial, Atención

Telefónica, Espacios Virtuales (Chat, Foros y
Teleconferencias) el ciudadano podrá interactuar
2. Establecen canales de atención que permitan la con CISA basado en la información que ésta le
participación ciudadana? suministre, o simplemente cuando desee
comunicarse con ella para expresar su opinión
Siempre Con A veces Casi Nunca sobre diversos temas o solicitar información de su
x frecuencia Nunca interés.
Los medios por los cuales pueden participar los

ciudadanos, son: Derecho de Petición, Queja,
Reclamo, Sugerencia, Petición de Información,
3. Qué mecanismos de participación ciudadana
Encuestas, Participación en innovación y datos
implementan dentro del área?
abiertos, Participación Ciudadana en Planeación
Estratégica, Rendición de Cuentas.
frecuencia Nunca
x
Si se implementa un buzón de recepción de

4. Implementan de buzones de Correo electrónico para notificaciones judiciales , el cual es
la recepción de notificaciones judiciales? mailto:notificacionesjudiciales@cisa.gov .co

x frecuencia Nunca
Si se generan informes, los cuales pueden tener

acceso mediante el siguiente link..
5. Generan informes de rendición de cuentas a los https://www.cisa.gov.co/CMSPortalCISA
Ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes /Web/Entidad/ControlInformesGestion/
realizadas por los ciudadanos, antes y durante el RendicionDeCuentas.aspx
ejercicio de rendición?

x frecuencia Nunca
Los canales de comunicación más utilizados por

nuestros clientes, para la radicación de sus PQR,
corresponden a Correo Electrónico, Correo
6. ¿Utilizan canales de comunicación, y Cuáles son
Certificado (Ventanilla), y los Font Desk de las
más utilizados por la ciudadanía para radicar sus
Sucursales.
solicitudes de PQR?

frecuencia Nunca
x
Considero que se realiza un trabajo competente y
se evidencia a través de las encuestas de
7. Considera que el proceso de Participación satisfacción de los clientes donde manifestaron
ciudadana se cumple según los requerimientos del estar satisfechos con el servicio prestado por CISA
102

x frecuencia Nunca
OBSERVACIONES: EXCELENTE DISPOSICIÓN DEL GERENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y

CONTROL SOCIAL, MUESTRA GRAN SIMPATIA POR LA ORGANIZACION Y SU ÁREA.
Tabla 30 Entrevista gestionada Proceso Participación Ciudadana. Fuente Adaptada por el equipo
auditor de la pagina
https://www.cisa.gov.co/CMSPortalCISA/Web/ServicioAlCliente/PeticionesQuejasReclamos.aspx.
15.3.3 Solicitud de Revisión de Documentos Gestionados

DOCUMENTACIÓN
FECHA:25/09/16 NRO. 1
NIT. 890.106.979-1

PERSONA ENCARGADA: ASISTENTE COMERCIALIZACIÓN DE INMUEBLES
103

NORMATIVOS
Circular normativa Nro. 69 “ Políticas y
Procedimientos para la Comercialización de X
Activos – Inmuebles”
Circular normativa Nro. 70 “Políticas y

Procedimientos de Administración de Activos X
Inmuebles”
Circular normativa Nro. 71 “Manual de

Prevención de Lavado de Activos y de X
Financiación del Terrorismo”
ADMINISTRATIVOS
Documentación ID de los 40 Inmuebles a evaluar

correspondientes a la muestra de la auditoria en el X
periodo comprendido entre el 1 de mayo de 2013
al 31 de enero de 2014.
Documentación ID de los 21 Inmuebles recibidos a X

título gratuito correspondientes a la muestra de la
auditoria, con respecto al decreto 047 de 2014 art.
12
Documentación ID de los 21 Inmuebles

correspondientes a la muestra de la auditoria con X
respecto al decreto 047 de 2014 art. 14
FINANCIEROS
Estados financieros de los compradores (clientes)
de los inmuebles (activos del Estado) X
Documentación facturas y cuentas de cobro

generadas por los inmuebles del inventario de la X
sucursal entre el 1 de mayo de 2013 al 31 de enero
de 2014.
OBSERVACIONES: Los documentos requeridos fueron oportunos frente a las fechas establecidas.
Elaboro:____________________________
Reviso: ____________________________
Tabla 31 Solicitud de recolección de documentación gestionada proceso Comercialización de
Inmuebles. Fuente Equipo Auditor 2016.
NIT. 890.106.979-1
104

PROCESO:
NORMALIZACIÓN DE SOLICITUD DE RECOLECCIÓN DE
CARTERA DOCUMENTACIÓN
PERSONA ENCARGADA:
AUXILIAR DE COBRANZA
FECHA:26/09/16 NRO. 2

NORMATIVOS
Procedimientos de Normalización de Cartera” X
Circular normativa Nro. 71 “Manual de

Prevención de Lavado de Activos y de X
Financiación del Terrorismo”
ADMINISTRATIVOS
Documentación de 265 acuerdos de pago y

acuerdos aprobados de cartera, determinados en X
la muestra objeto de evaluación.
FINANCIEROS
Elaboro:____________________________
Reviso: ____________________________
Tabla 32 solicitud recolección documentación gestionada proceso Normalización de Cartera.

Fuente Equipo Auditor 2016.

DOCUMENTACIÓN
FECHA:27/09/16 NRO. 3
NIT. 890.106.979-1
105

PERSONA ENCARGADA: AUXILIAR DE CONTABLE

NORMATIVOS

procedimientos para la administración de recursos X
financieros – Tesorería”
ADMINISTRATIVOS
FINANCIEROS
Estados financieros CISA S.A X
Flujo de caja CISA S.A X
Reembolsos de caja menor X
Facturas y recibos de caja X
Documentación Inventario caja fuerte X
Elaboro:____________________________
Reviso: ____________________________
Tabla 33 solicitud recolección documentación gestionada proceso Gestión Financiera y

Contable. Fuente Equipo Auditor 2016

DOCUMENTACIÓN
FECHA:28/09/16 NRO. 4
NIT. 890.106.979-1
106
PROCESO: CONTROL SOCIAL Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA

PERSONA ENCARGADA: Secretaria Técnica de Participación y Control Social

NORMATIVOS

procedimientos para dar Respuesta a los Derechos X
de Petición, Solicitudes, Quejas y Reclamos de los
Clientes”
ADMINISTRATIVOS
Contratos Servidores Públicos. X
Documentación casos de la atención de solicitudes,

quejas y reclamos, objeto de evaluación. X
Respuestas a los clientes de la atención de

solicitudes, quejas y reclamos. X
FINANCIEROS
Estados financieros CISA S.A X
Elaboro:____________________________
Reviso: ____________________________
Tabla 34 solicitud recolección documentación gestionada proceso Control Social. Fuente

Equipo Auditor 2016


FECHA: 30/09/2016 NRO. 1
NIT. 890.106.979-1
107

PERSONA ENCARGADA: ANALISTA INMUEBLES
OBJETIVO: Determinar a través de la observación en el lugar de trabajo aspectos relevantes que
complementen la información para evaluar el cumplimiento de las políticas internas para la
Comercialización y Administración de Inmuebles y la Prevención del Lavado de Activos y/o la
Financiación del Terrorismo.
OBSERVACIONES
Dentro del área se observa armonía laboral, al igual que buena comunicación y apoyo en
todo el equipo de trabajo.
La atención al cliente es amable, oportuna y eficiente.
Los analistas de inmuebles solicitan los estados financieros en el momento de legalizar una
venta.
Los documentos de escrituración son revisados por varios filtros del área entre estos el
Gerente y el Coordinador de Inmuebles.
Se realiza una verificación de los datos de los compradores, involucrando software y

terceros, mediante referencias.
Elaboro:____________________________
Reviso: _____________________________
Tabla 35 solicitud recolección documentación gestionada proceso Participación Ciudadana.

Fuente Equipo Auditor 2016
15.3.4 Instrumento Observación directa gestionada
108
NIT. 890.106.979-1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA CENTRAL

PROCESO:
NORMALIZACIÓN DE
CARTERA
PERSONA ENCARGADA: FECHA: 30/09/2016 NRO. 2
ANALISTA DE COBRANZAS
OBSERVACIONES
OBJETIVO: Determinar a
través de la observación en el
lugar de trabajo aspectos
relevantes que complementen
la información, para evaluar
el cumplimiento de la circular
normativa Nro. 100 políticas
y procedimientos de
Normalización de Cartera, y
las Nro. 71 Manual de
Prevención del Lavado de
Activos y/o la Financiación
del Terrorismo.
El área aplica los lineamientos estipulados en las circulares normativas dentro del
desarrollo de las funciones del proceso.
Manejan directrices de control para un efectivo proceso de cobranza
En el desarrollo de las funciones imprimen innecesariamente la declaración de origen de

fondos de los clientes normalizados; pues no es requerimiento anexarlo cuando éstos cuentan
con el formato de solicitud Persona Natural o Jurídica.
Realizan los procedimientos conforme a los planeado y establecido por las políticas tanto
109
internas como externas.
Elaboro:____________________________
Reviso: _____________________________
Tabla 36 Observación directa gestionada proceso Normalización de Cartera. Fuente Equipo

Auditor 2016


FECHA: 30/09/2016 NRO. 3
NIT. 890.106.979-1
OBSERVACIONES
PERSONA ENCARGADA: ANALISTA DE COBRANZAS
OBJETIVO: Determinar a través de la observación en el lugar de trabajo, aspectos relevantes que
complementen la información, para evaluar el cumplimiento de la circular normativa Nro. 61
Políticas y procedimientos para la administración de recursos financieros – Tesorería”
Se observó un correcto control y manejo de inventarios de la caja fuerte de la sucursal.
Se observó que los arqueos de caja menor realizados, se efectúan conforme a las políticas y
leyes que rigen el proceso, obteniendo los resultados positivos esperados.
110
Se legaliza cada pago o ingreso a caja con el respectivo soporte legal, que respalda dicho
movimiento.
Las cajas son designadas a una persona responsable, bajo seguridad y salvaguardadas para
un mayor control y seguridad de éstas.
El manejo de disponible es transparente y óptimo.
La información requerida por parte del proceso de Control Social es entregada completa y
oportunamente.
Elaboro:____________________________
Reviso: _____________________________
Tabla 37 observación directa gestionada proceso Gestión Financiera y Contable. Fuente

Equipo Auditor 2016


FECHA: 30/09/2016 NRO. 4
NIT. 890.106.979-1
PROCESO: CONTROL SOCIAL

PERSONA ENCARGADA: ASISTENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y CONTROL SOCIAL.
complementen la información, para evaluar el cumplimiento de la publicación de la información
financiera y contractual en las carteleras electrónicas de la entidad.
OBSERVACIONES
Las publicaciones contractuales se realizan conforme a la ley 190 de 1995 y 734 de 2002, lo
cual garantiza un proceso transparente.
111
Las carteleras electrónicas se actualizan con la información y los tiempos requeridos por las
políticas.
Elaboro:____________________________
Reviso: _____________________________
Tabla 38 observación directa gestionada proceso Control Social. Fuente Equipo Auditor
2016


FECHA: 30/09/2016 NRO. 5
NIT. 890.106.979-1

PERSONA ENCARGADA: ASISTENTE TÉCNICA DE PARTICIPACIÓN Y CONTROL SOCIAL.
complementen la información, para evaluar el cumplimiento de las políticas públicas e institucionales
de Atención al Cliente.
OBSERVACIONES
Implementan en sus procesos los lineamientos de la Circular normativa Nro. 005, “políticas
112
y procedimientos para dar respuesta a los derechos de petición, solicitudes, quejas y

reclamos de los clientes y las leyes 1437 y 1474 de 2011.
Constantemente se revisa los buzones de sugerencias a través del buzón electrónico, lo que
garantiza mayor interacción con los clientes.
Atienden los foros, chats y teleconferencias, lo que permite prestar un servicio de calidad a
los clientes para la solución oportuna de sus inquietudes.
Son recepcionados y direccionados ágil y correctamente, las inquietudes y solicitudes de los

clientes, para dar respuestas de los PQR en los tiempos establecidos por la ley.
Elaboro:____________________________
Reviso: _____________________________
Tabla 39 observación directa gestionada proceso Participación Ciudadana. Fuente Equipo

Auditor 2016
16. HALLAZGOS EVIDENCIADOS
16.1Cedula de registro de Hallazgos y Evidencias

CEDULA PARA EL REGISTRO DE HALLAZGOS Y

AUDITORES DEL HUILA S.A S EVIDENCIAS
NRO. 1
NIT. 890.106.979-1
Fecha. 28/09/2016 Responsable. LIDER DE AUDITORIA - DIANA MARCELA BUITRAGO

BEDOYA.
PROCESO COMERCIALIZACIÓN DE INMUEBLES
N° HALLAZGO ANÁLISIS POLITICA

OLINEAMIENTO
INFRINGIDO
Se analiza una evidencia documental
a través de la evaluación de la
1 Errores en el desarrollo de los muestra de los 40 ID de los Circular normativa Nro.
procedimientos en cuanto a inmuebles vendidos, donde en 13 de 69 “Políticas y
113
legalización de la venta de ellos la firma de la promesa de procedimientos para la

inmuebles compraventa se realizó por fuera del Comercialización de
plazo establecido para ello (5 días Activos-Inmuebles”
hábiles después de recibida la
comunicación de aprobación.
Presunto detrimento Se evidencian 14 pagos de intereses Circular Normativa la
patrimonial, por los pagos de de mora sobre el impuesto predial de Nro. 70 “Políticas y
2 intereses de mora sobre los los inmuebles del inventario de la procedimientos de
inmuebles del inventario de la sucursal, que ascienden a Administración de Activos
$9.899.096, lo que afecta los Inmuebles”
sucursal.
recursos del estado por el no pago
oportuno de éstos.
La evidencia encontrada es de tipo
3 documental, analizada dentro de la
Falta de conocimientos de los muestra de los ID de los inmuebles Circular Normativa la
recursos de los clientes, tras la objeto de estudio, donde en un caso Nro. 71 “Manual de
se evidencia la carencia de Prevención de Lavado de
carencia de la solicitud de los
documentación de los estados Activos y/o la
estados financieros. financieros del cliente, lo cual impide Financiación del
determinar el origen de los recursos Terrorismo”
con los que el comprador pretende
pagar el bien de la entidad.
Falta de evaluación oportuna En tres de los casos se evidencia que Circular normativa Nro.
4 por parte de los comités ante el comité de la sucursal no sesionó 69 “Políticas y
las ofertas. por causa de los viajes del personal, procedimientos para la
lo que genera poca oportunidad y Comercialización de
eficiencia en los controles de las Activos-Inmuebles”
ofertas.
OBSERVACIONES: Los hallazgos encontrados se establecieron mediante evidencias documentales, pues los
argumentos que se utilizaron para definirlos, fueron los documentos de los 40 ID de los inmuebles
seleccionados como muestra del universo auditado.
Elaborado por__________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 40 Cédula de hallazgos gestionada proceso Comercialización de Inmuebles. Fuente

Equipo Auditor 2016


NRO. 2
NIT. 890.106.979-1
Fecha. 28/09/2016 Responsable. LIDER DE AUDITORIA - DIANA MARCELA BUITRAGO

BEDOYA.
114
PROCESO NORMALIZACIÓN DE CARTERA
N° HALLAZGO ANÁLISIS POLITICA O FACTOR

INVOLUCRADO
Después de la evaluación de la Circular Normativa

Cumplimiento de las políticas muestra de 265 acuerdos de pago de Nro. 100 “ Políticas y
1 internas de aprobación cartera, se evidencia que el proceso Procedimientos de
estipuladas en la circular de Normalización de Cartera cumple Normalización de
con los requisitos establecidos por
Normativa Nro. 100 Cartera”
las normas.
Se evidencia que la información
Adecuado registro en los registrada en los aplicativos de
2 aplicativos de apoyo. apoyo (Olympus y Cobra), de las Software de apoyo
operaciones de cartera seleccionadas (OLYMPUS Y COBRA)
en la muestra de 265 acuerdos de
pago, es acorde y completa.
Carencia de firma en la Se evidencia posterior a la revisión Circular Normativa la
3 declaración de origen de de la documentación que en un caso, Nro. 71 “Manual de
fondos. no se encuentra la declaración de Prevención de Lavado de
origen de fondos firmada por el Activos y/o la
representante legal oferente. Financiación del
Terrorismo”
Según el anexo 10 de la circular Circular Normativa la
normativa 100, se establece que Nro. 71 “Manual de
siempre y cuando los clientes Prevención de Lavado de
Exceso de impresión de las normalizados que cuentan con el Activos y/o la
4 formato de solicitud de Persona Financiación del
declaraciones de origen de
Natural o Persona Jurídica, no se Terrorismo” y Circular
fondos. requiere imprimir la declaración de Normativa Nro. 100 “
origen de fondos; pues ésta ya se Políticas y
encuentra incluida en dichos Procedimientos de
formatos.
Normalización de
Cartera”
OBSERVACIONES: Los hallazgos encontrados se establecieron mediante evidencias documentales, pues los
argumentos que se utilizaron para definirlos, fueron los documentos de los 265 acuerdos de pago de cartera y
de pago aprobados, seleccionados como muestra del universo auditado.
Elaborado por__________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 41 cédula de hallazgos gestionada proceso Normalización de Cartera. Fuente Equipo

Auditor 2016
115


NRO. 3
NIT. 890.106.979-1
Fecha. 28/09/2016 Responsable. SUPERVISIÓN DE AUDITORIA – YESICA TATIANA TORO

DAZA
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE.

INVOLUCRADO
Se evidencia el buen manejo del Circular Normativa

Cumplimiento de las políticas disponible, mediante el arqueo de la Nro. 61 “Políticas y
1 de manejo de disponible de la caja menor efectuada en el proceso procedimientos para la
sucursal. de la auditoria, por lo que se administración de recursos
concluye que se cumplen con las financieros – Tesorería”
políticas internas de la circular
normativa.
Cumplimiento de las políticas Efectuado el inventario de la caja
internas de aprobación fuerte de la sucursal, se evidencia del Normatividad vigente en
2 estipuladas en la circular cumplimiento de los lineamientos los elementos que
Normativa Nro. 61 internos para el manejo de éste involucran el manejo de
elemento. disponible de la sucursal.
OBSERVACIONES: Los hallazgos encontrados se establecieron mediante evidencias documentales y físicas

pues los argumentos que se utilizaron para definirlos, fueron los documentos de los soportes del arqueo de caja
menor y las observación de los inventarios de la caja fuerte, seleccionados como muestra del universo
auditado.
Elaborado por__________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 42 cédula de hallazgos gestionada proceso Gestión Financiera y Contable. Fuente

Equipo Auditor 2016
116
NIT. 890.106.979-1 AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA CENTRAL DE


EVIDENCIAS
Fecha. 29/09/2016 NRO. 4 COORDINACIÓN DE AUDITORIA – CAMILA MORENO
Responsable.
OJEDA
PROCESO CONTROL SOCIAL

INVOLUCRADO
Se evidencia un nivel de
Cumplimiento de las políticas cumplimiento de las políticas Políticas Públicas de
1 internas para el proceso de públicas correspondientes a la Control Social.
Control Social. publicación de la información
financiera y contractual, en las
carteleras electrónicas de la entidad.
Cumplimiento de las leyes 190 Se evidencia un cumplimiento de las

de 1995 y 734 de 2002, leyes mencionadas, en cuanto a la
correspondiente a la forma de contratación de los Normatividad vigente Ley
2 servidores públicos, requisitos, 190 de 1995 y 734 de
contratación de los servidores
deberes y derechos, medios de 2002.
públicos y el código contratación; al igual que se
disciplinario Único. implementa para tal fin el código
disciplinario Único.
OBSERVACIONES: Los hallazgos encontrados se establecieron mediante evidencias físicas pues los
argumentos que se utilizaron para definirlos, fueron las carteleras electrónicas de la sucursal, seleccionadas
como muestra del universo auditado.
Elaborado por__________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 44 cédula de hallazgos gestionada proceso Control Social. Fuente Equipo Auditor 2016
Fecha. 29/09/2016 AUDITORIA

Responsable. ADMINISTRATIVA
COORDINACIÓN DE AUDITORIA – CAMILADE
EXTERNA CENTRAL MORENO
OJEDA

NRO. 5
NIT. 890.106.979-1
117
PROCESO PARTICIPACIÓN CIUDADANA

INVOLUCRADO
En 4 de los 308 casos seleccionados Circula normativa Nro.

como muestra del universo auditado, 005 “Políticas y
1 No se evidencia la respuesta se evidencia que aunque se les dio Procedimientos para dar
de los clientes asociada con el respuesta oportuna a los clientes, respuesta a los Derechos
éstas no aparecen vinculadas al de Petición, Solicitudes,
aplicativo TMS.
aplicativo TMS, lo que se convierte Quejas y Reclamos de los
en una dificultad del proceso de Clientes”.
participación ciudadana.
Circula normativa Nro.
Respuesta dada al cliente En el caso NUPQR-2013-04000 se 005 “Políticas y
2 excede el tiempo establecido evidencia que no se cumplieron con Procedimientos para dar
en la circular normativa Nro. los tiempos estimados en la circular respuesta a los Derechos
005, para dar la respuesta al cliente. de Petición, Solicitudes,
005.
Quejas y Reclamos de los
Clientes”.
Se evidencia el mejoramiento del
proceso de Participación Ciudadana,
respecto a la auditoria interna Informe definitivo de
Disminución de excepciones realizada en el periodo 2012-2013, Auditoria de Gestión
3 frente a la realizada en el periodo Sucursal Medellín –
en la atención al cliente de la
2013-2014; donde de un 3% de Auditoría Interna. Bogotá,
sucursal. incumplimiento paso a un 0.02%, junio 20 de 2014.
cifra bastante representativa, que
refleja la implementación de
recomendaciones en el proceso.
Ley 1437 Por la cual se expide el
Código de Procedimiento
Administrativo y de lo Contencioso
Administrativo. Y ley 1474 Por la
cual se dictan normas orientadas a
fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción
Cumplimiento de los lineamientos de actos de corrupción y la
4 estipulados en las leyes 1437 y efectividad del control de la gestión
1474 de 2011, para el proceso de pública. leyes 1437 y 1474 de 2011
participación Ciudadana.
Las anteriores leyes se enfocan en la
contratación transparente, y evitar la
corrupción en la administración
pública, por lo cual el proceso de
participación ciudadana, evidencia
cumplimiento en estos aspectos, que
igualmente han contribuido a que sus
excepciones sean menores, auditoria
tras auditoria.
OBSERVACIONES:
Los hallazgos encontrados se establecieron mediante evidencias físicas, pues los argumentos que se utilizaron
para definirlos, fueron el aplicativo TMS y buzón de sugerencias electrónico.
118
Elaborado por__________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 45 cédula de hallazgos gestionada proceso Participación Ciudadana. Fuente Equipo

Auditor 2016
16.2 Cedula de Aspectos de Relevantes

NIT. 890.106.979-1 CEDULA DE ASPECTOS RELEVANTES NRO 001
Fecha: 29/09/2016 Pagina 1 de 2

PROCESO: TODOS LOS PROCESOS OBJETO DE AUDITORIA
RESPONSABLE : LÍDER DE LA AUDITORIA
PROCESO ASPECTOS RELEVANTES RESULTADO DEL ANÁLISIS
Se evidencia cumplimiento del art. 12 del
decreto 047 de 2014, donde de la
Cumplimiento de la publicación de evaluación de los 21 inmuebles que posee la
los inmuebles transferidos a título sucursal a título gratuito, cumplen con los
gratuito en la página web de CISA. parámetros establecidos en la leyes
119
nombradas anteriormente.
Según el art. 14 del decreto 047 de 2014, se

evidencia que posterior a la evaluación de
la muestra seleccionada de los 21 inmuebles
comercializados, se verifica que se está
Cumplimiento de transferencia de dando cumplimiento a la transferencia de
recursos producto de la los recursos al estado por parte de CISA
enajenación que realice CISA. que corresponde al 70.15%, el excedente es
COMERCIALIZACIÓN la comisión de la sucursal (29.85%) de
DE INMUEBLES acuerdo a lo establecido en la
normatividad.
La circular estipula 5 días hábiles para las
firmas de las promesas de compraventa,
Los plazos indicados en la circular pero se evidencia por medio de personal
normativa Nro. 69 para las firmas responsable, que éste plazo establecido es
correspondientes a las promesas de corto para que los asesores jurídicos y
compraventas son cortos. tributarios de los compradores las revisen,
lo que genera retrasos en los documentos.
Esta medida se ve necesaria, debido a que
El gerente de la sucursal manifiesta no se está analizando la procedencia de los
requerimiento de entrenamiento en recursos de los clientes para la compra de
cuanto al análisis de los estados inmuebles, lo que genera desconocimiento
financieros de los compradores. del cliente y por ende riesgo en el
cumplimiento de las políticas de la
prevención del lavado de activos y/o
financiación del terrorismo.
Fecha: 29/09/2016 pagina 2 de 2
Las excepciones del proceso de

Normalización de Cartera
NORMALIZACIÓN DE disminuyeron significativamente
CARTERA con respecto a auditorias pasadas,
lo que refleja cumplimiento en sus
políticas.
OBSERVACIONES: En términos generales se analiza un cumplimiento representativo de las políticas

internas en cada proceso, siendo el proceso de comercialización de inmuebles el proceso con mayor
porcentaje de incumplimiento.
Elaborado por_________________________________
Revisado Por___________________________________
Tabla 46 cédula de hallazgos gestionada todos los procesos. Fuente Equipo Auditor 2016
120
16.2.3 Cedula de Reportes de avances

CEDULA DE REPORTES DE AVANCES SEMANAL NRO 001
NIT. 890.106.979-1
ACTIVIDADES SEMANA 1 SEMANA 2 SEMANA 3 SEMANA 4 SEMANA 5
REALIZADAS Fecha: 14/11/2016 página 1 de 2
Se estableció
PROCESO: la metodología
TODOS RESPONSABLE: COORDINADORA CAMILA MORENO
para la aplicación de la
auditoria administrativa externa
y se solicitó la información
requerida para ésta, al personal
encargado en cada proceso.
Se recolectó y se analizó la
información solicitada, e
igualmente se investigó toda la
normatividad vigente, tanto
interna como externa que
compete a CISA S.A
Se realiza el diagnóstico
preliminar de la auditoria
administrativa externa y se
presenta el primer avance
121
mediante informe al gerente de

la sucursal.
Se diseñan los instrumentos de
A.A y se procede a la aplicación
de dichos instrumentos según lo
planeado.

CEDULA DE REPORTES DE AVANCES SEMANAL NRO 001
NIT. 890.106.979-1
ACTIVIDADES SEMANA 6 SEMANA 7 SEMANA 8 SEMANA 9 SEMANA
REALIZADAS Fecha: página 2 de 10 2
Posteriormente
PROCESO: TODOS a la aplicación RESPONSABLE: COORDINADORA CAMILA MORENO
de todos los instrumentos de
A.A, se tabuló la información
obtenida, reportando los
hallazgos evidenciados y
aspectos relevantes, mediante el
segundo avance de la auditoria
por medio del 2do informe.
Se elabora los informes finales
de la auditoria administrativa
externa de CISA S.A, el general,
ejecutivo y de aspectos
relevantes.
Dichos informes finales son
presentados y socializados a los
directivos de la sucursal
Medellín de CISA S.A.
Por último, se establece un
seguimiento y control a la
implementación de las
recomendaciones y
conclusiones de la auditoria.
OBSERVACIONES:
122
Elaborado por_________________________________
Revisado Por__________________________________
Tabla 47 cédula de reportes de avances semanal gestionada todos los procesos. Fuente Equipo
Auditor 2016
17. ESCALAS DE MEDICIÓN UTILIZADAS
Para realizar la medición de la información obtenida, a través de los instrumentos en la
organización CISA S.A, se ha tenido en cuenta la escala ordinal en todos los procesos.
Escala Ordinal
Una escala de medición ordinal se logra cuando las observaciones pueden colocarse en un
orden relativo con respecto a la característica que se evalúa.
En este tipo de escala se presenta al entrevistado, preguntas las cuales tendrán una serie de
juicios, las cuales establecen un nivel; ejemplo, conocen, desconocen y emite una sentencia
en su respuesta.
Este tipo de escala se usará para medir los procesos objeto de auditoria, así:
1 2 3 4 5
Nunca Casi Nunca A veces Con frecuencia Siempre
1 2 3 4
Desconoce Poco conoce Conoce Conoce a
Fondo
123
18. INDICADORES
INDICADORES POR PROCESO
INDICADORES INDICADORES APLICACIÓN CATEGORIAS
CUALITATIVOS CUANTITATIVOS EVALUADAS
Conocimientode Inmuebles vendidos con 13/40= 0.325 es Aplicación de las

la circular normative errores en el proceso / decir 32,5% políticas del
Nro. 69 correspondiente a Total de inmuebles incumplimiento en decreto Nro. 69
las “Políticas y vendidos el diligenciamiento
Procedimientos para la y legalización de las Control y
Comercialización de ventas de seguridad de la
Activos–Inmuebles”. inmuebles. información
Uso de formatos
actuales.

CUALITATIVOS CUANTITATIVOS EVALUADAS
124
Determinar la eficiencia y Obligaciones con 18/265=0.067, es Documentación

eficacia en la recolección documentación requerida decir 6,7% requerida.
de la documentación y legalizada incompleta / obligaciones con
requerida Total muestra de documentación Eficiencia de
obligaciones cartera incompleta y sin recolección en
diligenciar documentación.
PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

INDICADORES INDICADORES CATEGORIAS EVALUADAS
CUALITATIVOS CUANTITATIVOS
Eficiencia
Evaluar el desempeño del manejo Gastos de caja / Eficacia en el manejo de los

del disponible y el cumplimiento Total disponible recursos disponibles
de las políticas de este proceso.
Cumplimiento de políticas
PROCESO CONTROL SOCIAL

INDICADORES INDICADORES CATEGORIAS EVALUADAS
CUALITATIVOS
CUANTITATIVOS
Determinar si la información Información Información oportuna
publicada corresponde con la reportada en el
realidad de la empresa sistema/reportes de Promoción de la trasparencia
veedurías

EVALUADAS
CUALITATIVOS CUANTITATIVOS
307/308= 0.99 es Tiempo de
decir 99,6% respuesta
Evaluar la eficiencia PQR respondidas bajo equivalente al
en respuestas y las políticas cumplimiento de los Solución PQR de
125
soluciones a las PQR establecidas / Total PQR PQR con respuestas manera oportuna
recibidas atendidas dentro de
los términos
Tabla 48 Indicadores por procesos. Fuente Equipo Auditor 2016
19. TABULACIÓN, GRÁFICOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN
Tabulación Del Instrumento Cuestionario
Se efectuaron 25 encuestas en total, cinco por cada proceso, con el fin de obtener una
información más precisa y concreta, igualmente se tabularon como se muestra en la siguiente
tabla, detallando cada proceso y pregunta, para posteriormente graficar y analizar la
información obtenida.
PROCESO COMERCIALIZACIÓN DE INMUEBLES
126
Tabla 49 Tabulación información proceso Comercialización de Inmuebles. Fuente. Equipo

Auditor 2016
GRÁFICO RESULTADO DEL PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN DE

INMUEBLES
127
ENCUESTADOS
0
0.5
1
1.5
2
2.5
3.5
4
ANÁLISIS
Auditor 2016
¿Conoce los mecanismos de control establecidos en la
1
circular normativa Nro. 69,70 Y 71?
¿Se cumple a cabalidad con lo estipulado en los artículos
2
12 y 14 del decreto 047 de 2014?
¿Aplica los mecanismos de la circular normativa Nro. 69,
3
70, 71, a los procedimientos, en el desarrollo de sus
funciones?
¿Solicita la documentación requerida para legalizar el
4
proceso de comercialización de inmuebles?
¿Presenta dificultades en el desarrollo de sus funciones,
5
que afecten los procedimientos legales?
Los formatos utilizados para el desarrollo de las
6
funciones, son debidamente diligenciados y firmados, por
ambas partes?
7
¿Los clientes presentan quejas frecuentemente?
PREGUNTAS CUESTIONARIO
¿Los formatos o requisitos requeridos para el desarrollo
8 de las actividades se actualizan, según las necesidades?
COMERCIALIZACIÓN DE INMUEBLES
¿Recibe capacitaciones constantes que contribuya a

9
desempeñar mejor sus funciones?
Se efectúan controles o revisiones internas de las

10
operaciones realizadas dentro del proceso?
cumplimiento en el proceso de la comercialización de inmuebles de la empresa CISA S.A.

En la pregunta 1 y 3 que se pueden relacionar por el contexto de éstas. El personal manifiesta
de control establecidas en las circulares normativas que regulan el proceso objeto de análisis,
Gráfico 1 Resultados información proceso comercialización de inmuebles. Fuente. Equipo
lo cual se le puede atribuir a los años que llevan laborando en la organización; tres de los
tener un gran conocimiento representado en dos persona que conoce a fondo los mecanismos
En el grafico anterior se evidencia la información consolidada, de los cinco encuestados
focales tenidos en cuenta en el proyecto, el interés del grupo auditor es determinar el nivel de
128
CON
POCO
NUNCA
FONDO
A VECES
CONOCE
CONOCE
SIEMPRE
CONOCE A
DESCONOCE
CASI NUNCA
FRECUENCIA
encuestados expresan que conocen lo necesario de los lineamientos incluidos en las circulares
normativas, lo que les permite tener las suficientes herramientas para un excelente desarrollo
de las funciones de dicho proceso.
Igualmente del total de encuestados, 4 manifiestan siempre aplicar dichos mecanismos de

control incluidos en las circulares normativas a sus funciones y uno expresa realizarlo con
frecuencia, debido a que en unos mínimos casos, no se logra cumplir a cabalidad por causa de
los clientes quienes retrasan ciertos procedimientos rutinarios, causando retrasos en la
ejecución del proceso.
El equipo auditor concluye con lo anterior, que en cuanto a conocimiento y aplicabilidad de

las normas al proceso de comercialización de inmuebles, se está cumpliendo por parte de los
funcionarios con lo estipulado en las normativas internas. Sin embargo, se sugiere reentrenar
constantemente a los funcionarios de éste proceso, para garantizar una calidad total en la
prestación de los servicios, y orientar mejor a los clientes en las directrices establecidas para
una ejecución satisfactoria del proceso, que beneficie tanto a la empresa como al comprador.
En la pregunta 2. Se analiza que tres encuestados siempre cumplen a cabalidad con lo

estipulado en el decreto 047 de 2014 art. 12 Procedimiento de transferencia gratuita de
inmuebles de CISA a otras entidades públicas, y artículo 14. Transferencia de recursos
producto de la enajenación que realice CISA; lo que se le atribuye a que dichos empleados
están directamente vinculados a estos procedimientos, por lo que deben acogerse a dicho
decreto para el desarrollo de sus funciones. Por el contrario los dos encuestados que
manifiestan que con frecuencia cumplen con lo reglamentado en el decreto, son personal de
apoyo en estos procedimientos, lo que representa que no siempre desarrollan funciones
relacionadas explícitamente con este decreto.
Analizando la pregunta 4. Se evidencia que cuatro de los encuestados que son mayoría,
solicitan la documentación requerida, en especial los estados financieros, para la legalización
de las ventas de inmuebles, garantizando con esto un cumplimiento tanto de la circular interna
del proceso de comercialización, como la del manual de prevención de lavado de activos y/o
129
financiación del Terrorismo. Sin embargo un encuestado manifiesta solicitar dichos

documentos con frecuencia, ya que en ciertos casos, expresa no solicitar los estados
financieros, debido a que el cliente ofertó cancelar de contado, una vez se aprobará la oferta.
Sin embargo, se evidencia un desconocimiento del cliente, lo cual según el análisis hecho por
el Equipo auditor, hace falta implementar y capacitar más a los funcionarios en cuanto a la
importancia de que los estados financieros sean el medio preciso para determinar el origen de
los recursos con los que el oferente pretende cancelar el bien adquirido a CISA S.A
Con relación a la pregunta 5. Se analiza que cuatro de los encuestados expresan no tener
dificultades en el desarrollo de las funciones, que puedan afectar los procedimientos legales;
es decir, no presentan dificultades que generen problemática en cuanto al cumplimiento de las
normas; sin embargo un encuestado manifiesta que a veces presenta diferencias en cuanto a
procedimientos donde no se cumple con los plazos establecidos para las firmas de las
promesas de compraventa, igualmente las firmas de las escrituras se realizan posterior a la
fecha de la promesa, se evidencia el no diligenciamiento completo de cierta documentación; y
todas estas dificultades se generan en su mayoría por los compradores, ya que se depende de
la voluntad de éstos para la legalización correcta de las ofertas.
De acuerdo con los resultados expresados en el gráfico 1 se puede observar en las preguntas
6 y 8, que 4 de los encuestados afirman que los formatos utilizados en el área son
diligenciados y firmados según los acuerdos establecidos, y que dichos formatos se actualizan
según las necesidades que se requieran según los casos, los que demuestra un normal y
efectivo funcionamiento de las funciones. Frente a un encuestado que manifiesta que a veces
se evidencia, pues considera que ciertos casos son demoradas sus legalizaciones, por depender
del comprador en cuanto a la revisión de las promesas y escrituras para sus respectivas firmas,
igualmente establece, que considera que en la circular normativa se estipulan ciertos tiempos
para que las firmas de ambas partes este ejecutada, los cuales les es difícil al equipo asesor
del comprador, cumplir en este lapso en cuanto a la revisión y firma oportuna.
130
En los resultados obtenidos en la respuesta 7, los cuales se pueden observar en el gráfico 1.

Los encuestados manifestaron que los clientes no presentan quejas frecuentes, quedan
satisfechos con los servicios ofrecidos por la empresa y todas sus inquietudes y solicitudes son
respondidas oportunamente.
Se puede analizar en la pregunta 9 incluida en el gráfico 1, todos los encuestados consideran

que la empresa CISA S.A capacita constantemente al personal, con el fin de velar porque sus
funcionarios estén actualizados y adquieran conocimientos que puedan implementar en sus
funciones ; sin embargo uno de los encuestados manifiesta que se debe solicitar mayor
entrenamiento para el análisis de los estados financieras que les garantice y facilite el
entendimiento de la operación de los clientes y por ende contribuya al cumplimiento de la
norma de la prevención de lavado de activos y/o financiación del Terrorismo.
El resultado arrojado en la pregunta 10 según el gráfico 1, se evidencia que todos los

encuestados concuerdan en que la empresa CISA S.A efectúa controles internos y auditorias
constantes de las operaciones que competen al proceso de comercialización de inmuebles, lo
que reitera que aplican estrategias de mejoramiento continuo en cada proceso de la
organización.
Tabulación proceso de Normalización de Cartera
131
Tabla 50 tabulación cuestionarios proceso de Normalización de Cartera. Fuente Auditor
GRÁFICO RESULTADO DEL PROCESO DE NORMALIZACIÓN DE CARTERA.
132
ENCUESTADOS
2016
0
0.5
1
1.5
2.5
3
3.5
4
4.5
5
ANÁLISIS
Conoce los mecanismos de control establecidos en la
1
circular normativa Nro. 100?
¿Aplica los mecanismos de la circular normativa Nro. 100, a
2
los procedimientos, en el desarrollo de sus funciones?
¿Cree usted que los usuarios o clientes están satisfechos con
3
la gestión de recaudo y cobro, para que así mismo se les
suministre una buena atención?
Manejan al día los pagos generados por los inmuebles del
4
inventario de la sucursal?
¿Conoce los mecanismos de control establecidos en la
5
circular normativa Nro. 71, Los clientes evidencian a la
organización los fondos obtenidos legalmente de donde…
6
¿Los clientes presentan quejas frecuentemente?
¿Está actualizado en cuanto a las estrategias adoptadas por
7
el área para la consecución de recaudos?
NORMALIZACIÓN DE CARTERA
8
9
NUNCA
A VECES
CONOCE
SIEMPRE
Gráfico 2 Resultados información proceso Normalización de Cartera. Fuente. Equipo Auditor
133
DESCONOCE
CASI NUNCA
POCO CONOCE
CON FRECUENCIA
CONOCE A FONDO
En la gráfica 2, se evidencia la información consolidada, de los cinco encuestados focales

tenidos en cuenta en el proyecto, el interés del grupo auditor es determinar el nivel de
cumplimiento en el proceso de la Normalización de Cartera de la empresa CISA S.A.
La gráfica nos arroja que los funcionarios conocen y aplican los mecanismos de control
establecidos en las circulares normativas que regulan el proceso, igualmente prestan un
servicio al cliente adecuado y con calidad, lo que retribuye en clientes satisfechos y sin
novedad de PQR, están constantemente actualizados y capacitados por la entidad, para un
mejor desarrollo de sus funciones e implementación de estrategias que le competen al proceso.
Lo anterior nos muestra que en aspecto general el proceso de Normalización de Cartera

cumple con las políticas estipuladas en la circular normativa 100, lo que garantiza un
desarrollo efectivo del proceso objeto de análisis.
TABULACIÓN INFORMACIÓN PROCESO GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
Tabla 51 Tabulación información cuestionarios Proceso Gestión Financiera y Contable.

Fuente Equipo Auditor 2016
134
ENCUESTADOS
0
1
2
3
4
4.5
5
0.5
1.5
2.5
3.5
GRÁFICO
ANÁLISIS
Auditor 2016
CONTABLE
¿Conoce los lineamientos internos para el manejo
1
de disponible?
Le realizan constantemente arqueos de caja menor
2
y fuerte?
RESULTADO
Participa en la identificación de los riesgos de su
3
área de trabajo y en la generación de acciones de
DEL
mejora para su prevención?
Soporta adecuadamente los gastos efectuados de
4
caja por la sucursal?
PROCESO
Mantiene actualizados los documentos legales de
5
la compañía y lo entrega al personal que lo
DE
requiera?
El dinero de disponible y caja es utilizado sólo para
6
gastos de la sucursal?
GESTIÓN
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE
¿Recibe capacitaciones constantes que contribuya
7
a desempeñar mejor sus funciones?
pertenecientes al proceso objeto de análisis y se obtuvo la siguiente información:

8

FINANCIERA
Para el proceso de Gestión Financiera y Contable se estructuraron ocho preguntas con el

interés de verificar el cumplimiento en dicho proceso, se encuestaron 5 funcionarios
Gráfico 3 Resultados información proceso Gestión Financiera y Contable. Fuente. Equipo
Y
135
NUNCA
A VECES
CONOCE
SIEMPRE
DESCONOCE
CASI NUNCA
POCO CONOCE
CON FRECUENCIA
CONOCE A FONDO
Todos los funcionarios encuestados son conocedores de los lineamientos internos para el
manejo del disponible. También indican que en el área se implementan arqueos constantes
tanto de la caja menor como la caja fuerte, lo que evidencia un control continuo en el proceso.
Como lo indica en la pregunta 1 y 2 de la gráfica 3.
Según los resultados en las respuestas 4 y 5. Todos los procedimientos de caja son efectuados
acorde con las políticas estipuladas, es decir, todos los gastos efectuados se realizan de
acuerdo a lo presupuestado en la sucursal, igualmente esta soportado con la documentación
requerida para la legalización de los gastos.
La pregunta 6 incluida en la gráfica 3, nos arroja que la información financiera y contractual

es actualizada y entregada oportunamente, al personal o área que le compete su solicitud.
El proceso de Gestión Financiera y contable está en continua capacitación y controles internos

por medio de auditorías internas, lo que le permite anteponerse a los riesgos e implementar
soluciones oportunas.
El equipo auditor concluye con la información analizada que el proceso de Gestión Financiera
y Contable cumple con los lineamientos internos para el manejo de disponible, caja menor y
caja fuerte.
136
TABULACIÓN INFORMACIÓN CUESTIONARIOS CONTROL SOCIAL
Tabla 52 Tabulación Información Cuestionarios Proceso Control Social. Fuente Equipo

Auditor 2016.
137
ENCUESTADOS
ANÁLISIS
0
1
2
3
4
5
¿El personal es contratado bajo los lineamientos
1
establecidos en la ley 190 de 1995 y 734 de 2000?
¿Es oportuna la publicación de la información
2
financiera en las carteleras electrónicas de la entidad?
¿Es oportuna la publicación de la información
3
contractual en las carteleras electrónicas de la
entidad?
Constantemente se actualiza las carteleras
4
electrónicas, para beneficio del público?
Se promocionan Acciones para garantizar la
5
transparencia en la contratación?
CONTROL SOCIAL
Se informa el estado de los contratos realizados y
6
proyectados al público?
GRÁFICO RESULTADOS PROCESO CONTROL SOCIAL.
7
8
Gráfico 4 Resultados información proceso Control Social. Fuente. Equipo Auditor 2016
CON
NUNCA
A VECES
SIEMPRE
CASI NUNCA
FRECUENCIA
En los resultados obtenidos en el gráfico 4, se observa que todos los encuestados coindicen en
sus repuestas, manifestando que el personal es contratado bajo los lineamientos establecidos
en la publicación de la información suministrada por Gestión Financiera y Contable, en cuanto

en la ley 190 de 1995 y la ley 734 de 2000. Igualmente consideran que su proceso es oportuno
138
a los informes contractuales y financieros en las carteleras de la entidad, garantizando un

beneficio a la comunidad.
Los encuestados también manifiestan que los procedimientos internos de contratación se

realizan con transparencia y que tanto este procedimiento como el resto que intervienen para
el buen desarrollo del proceso de Control Social, son vigilados, supervisados y controlados
constantemente mediante auditorías internas.
TABULACIÓN INFORMACIÓN CUESTIONARIOS PROCESO PARTICIPACIÓN

CUIDADANA.
Tabla 53 Tabulación información cuestionarios Proceso Participación Ciudadana. Fuente

Equipo Auditor 2016
139
ENCUESTADOS
2016
0
1
2
3
4
0.5
1.5
2.5
3.5
GRÁFICA
ANÁLISIS
¿Tiene en cuenta los lineamientos establecidos
1
CIUDADANA
en las leyes 1437 y 1474 de 2011, para el

desempeño de sus funciones?
¿Cumplen con las políticas internas del sistema

2
de Solicitudes, Quejas y Reclamos?
¿Conoce los mecanismos de control establecidos
3
en la circular normativa Nro. 005?
RESULTADOS
¿Conoce las estrategias de difusión de la
4
información hacia los ciudadanos?
¿Establecen mecanismos y canales que le
5
permitan a la comunidad interactuar con la
Entidad?
¿Se asocia las respuestas de los clientes al
6
aplicativo TMS?
CUESTIONARIOS
¿Se generan espacios de interacción efectiva con
7
la ciudadanía?
PARTICIPACIÓN CIUDADANA
¿Cumplen con los tiempos establecidos para dar
8
respuesta a las solicitudes de los clientes?
PROCESO
9
NUNCA
A VECES
CONOCE
SIEMPRE
DESCONOCE
CASI NUNCA
POCO CONOCE
CON FRECUENCIA
CONOCE A FONDO
Se observa en la gráfica 5 correspondiente a los resultados de los cuestionarios del Proceso de

Gráfico 5 Resultados información proceso Participación Ciudadana. Fuente. Equipo Auditor
Participación Ciudadana, que en las preguntas 1, 2 y 3 se enfocan en el conocimiento y

PARTICIPACIÓN
cumplimiento de los mecanismos y lineamientos que regulan el proceso, a los cual todos los
140
encuestados afirman conocer y cumplir con los mecanismos y lineamientos para el desarrollo
de sus funciones y velar por las transparencias de los procesos de la sucursal.
Igualmente los encuestados manifiestan en las respuestas a las preguntas 4, 5 y 7 estar

actualizados y son conocedores de los espacios, estrategias que adopta el área para la difusión
de la información y los canales, que les permiten a la ciudadanía interactuar con la entidad.
En cuanto a las respuestas de las preguntas 6 y 8. Cuatro de los encuestados expresan que en
los procedimientos de respuestas de los PQR de la comunidad son asociados con el aplicativo
TMS y que las respuestas se dan en el tiempo establecido en la circular normativa Nro. 005;
para un mayor control y seguridad de la información; sin embargo un encuestado considera
que aunque siempre se les da respuestas a los PQR, en pocos casos éstas no son asociadas al
aplicativo, lo que genera un incompleto desarrollo del procedimiento.
141
20. EXAMEN-DIAGNÓSTICO
PROPÓSITO: Por medio de los enfoques de análisis organizacionales, se busca lograr el

objetivo planteado para la realización de la auditoría de tal forma que se pueda analizar de
acuerdo con las circunstancias específicas de los procesos, con el fin de reunir todos los
elementos necesarios para emitir recomendaciones y conclusiones.
PROCEDIMIENTO: los cinco procesos objeto de auditoria trabajan de manera específica

en:
• Compra y venta de bienes inmuebles del Estado.

• Recaudo de carteras
• Manejo de disponible, caja menor y caja fuerte
• Publicación de la información financiera y contractual en las carteleras electrónicas.
• Atención al Cliente.
Por lo tanto, es necesario:
• Conocer las políticas establecidas para el desarrollo efectivo de cada proceso.

• Detallar el procedimiento de cada proceso.
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOS – TÉCNICAS

ADMINISTRATIVAS DE DIAGNÓSTICO
Las técnicas administrativas de diagnósticos utilizadas serán las siguientes

 Diagrama de Causa y Efecto
 DOFA
 Ciclo Deming PHVA
 Control de Calidad Total
 Cuadro de Mando Integral
142
DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO
En el proceso de Comercialización de Inmuebles de la empresa CISA S,A; se determina un
problema general en cuanto a un grado de incumplimiento en las políticas internas de este
proceso, incumplimientos que se plantean en el diagrama de causa y efecto donde los
involucrados son los clientes, personal, entidades externas y circular normativa.
PERSONAL Carencia de solicitud de

ENTIDADES
documentación (estados
EXTERNAS financieros)
Falta de entrenamiento de
análisis a los estados financieros.
Retrasos en respuestas de
Falta de conocimiento de los
reclamaciones por parte de
recursos de los clientes.
CISA.
Aumento de intereses de mora por

espera de cruces en saldos. Falta de evaluación
oportuna de las ofertas.
INCUMPLIMIENTO DE LAS
POLÍTICAS ESTIPULADAS
EN LAS CIRCULARES
NORMATIVAS EN EL
PROCESO DE
COMERCIALIZACIÓN DE
INMUEBLES.
Se generaliza la política de
solicitud de estados
No cumplimiento de los
financieros a personas
tiempos estimados para las
naturales no declarantes.
firmas
Poco tiempo establecido Demoras en la revisión de

para revisión de los documentos.
documentos.
143
Gráfico 6 Diagrama causa y efecto. Fuente.

CIRCULARES CLIENTES Equipo Auditor 2016
NORMATIVAS
DOFA
Con la aplicación de la matriz DOFA se analiza la situación interna y externa del proceso, con
la intención de obtener un diagnóstico que puede ser útil en la toma de decisiones conforme a
los objetivos y políticas formuladas por el equipo auditor.
ANÁLISIS DOFA PROCESO

PARTICIPACIÓN CIUDADANA
144
DEBILIDADES
FORTALEZAS
Experiencia de los funcionarios
En algunos casos, no se
evidencia la respuesta de los
Cumplimiento de los lineamientos clientes asociada con el
estipulados en las leyes 1437 y 1474 aplicativo TMS.
de 2011, para el proceso de
participación Ciudadana.
Una respuesta dada al cliente
Disminución de excepciones en la
excede el tiempo establecido en
atención al cliente de la sucursal, a la circular normativa Nro. 005.
través del mejoramiento continuo.
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Interpretación equivocada por parte

Adquisición de nueva tecnología de los clientes de la inforamción
para mejorar su proceso. publicada .
Capacitación sobre nuevas técnicas sanciones por respuestas no

de trabajo. atendidas en los plazos estipulados
por las normas.
Gráfico 7 Matriz DOFA proceso Participación Ciudadana. Fuente. Equipo Auditor 2016
CICLO DE DEMING
El ciclo de Deming o ciclo PHVA, es un metodología de mejoramiento continuo que consiste

en: Planifique- Haga- Verifique y Actué. Es un ciclo dinámico que puede ser aplicado dentro
de los procesos de la institución, puede ayudar a realizar las actividades de una manera más
organizada y eficaz.
La adopción del ciclo PHVA, promueve que la práctica de la gestión vaya en pro de las
oportunidades para que los procesos mejoren el desempeño y eficiencia, una vez identificada
la oportunidad se puede planificar el cambio y llevarse a cabo, luego se verifican los
145
resultados y se actúa sobre el proceso, resolviendo continuamente las desviaciones de los

resultados esperados.
Planificar
En la planeación inicialmente se deben definir los planes de trabajo o de acción en relación
con el objetivo principal de cada proceso, como lo es el cumplimiento de las políticas internas
estipuladas en cada circular normativa; para luego realizar un diagnóstico y conocer la
situación actual y los procedimientos necesarios a mejorar, definiendo al problemática y el
impacto que pueda tener.
Hacer
En esta etapa se ejerce control al plan de trabajo o de acción establecido anteriormente con el
propósito de vigilar que se lleve a cabo según lo acordado.
Verificar.
Se hace comparación y medición de los resultados obtenidos, con los que se plantearon para
implementar cambios.
Actuar
Con esta etapa se concluye el ciclo, pero si los resultados no son los deseados se debe actuar
rápidamente y corregir o establecer un nuevo plan de trabajo.
Con el CICLO PHVA, se establece un orden lógico que garantiza la calidad del proceso, no
solo se concentra en el proceso operativo sino que alcanza las actividades de logística y de
control.
146
Gráfico 8 Ciclo Deming PHVA proceso comercialización de inmuebles. Fuente. Equipo

Auditor 2016
Control de Calidad Total
Actualmente CISA S.A Sucursal Medellín, posee lineamientos internos que le permiten contar
con una excelente calidad. El control de calidad Total es un método orientado a elevar en
forma permanente la calidad de los procesos de una organización, mediante la prevención de
errores y la implementación del hábito la mejora constante, con el propósito de satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes. Igualmente es tomado como de suma importancia
que las entidades cuenten con un excelente Servicio al cliente, el cual se consigue mediante
capacitaciones al personal donde ellos sean partícipes de la mejora de la organización,
buscando así la satisfacción total del cliente en primer lugar.
147
Gráfico 9 control total de calidad, proceso Normalización de Cartera. Fuente. Equipo Auditor
2016
148
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Gráfico 10 Cuadro de Mando Integral. Fuente. Equipo Auditor 2016
PERPECTIVA FINANCIERA: Conceptualizar, diseñar e implementar soluciones para la

gestión eficiente de activos públicos que atiendan a los requerimientos de las Entidades.
PERSPECTIVA INTERNA DEL NEGOCIO: Optimizar el proceso de valoración mediante la

incorporación de elementos que permitan una mayor certeza respecto a los ingresos y gastos
proyectados.
149
PERPECTIVA DE INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE: Implementar esquema de Gestión del

Talento Humano que promueva una cultura orientada a trabajo en equipo, resultados y
servicio al cliente.
PERPECTIVA DEL CLIENTES: Fidelizar al Cliente Entidad identificando sus necesidades y

realizando negocios de valor que generen mutuo beneficio y garantizar una organización que
trabaje en equipo con altos estándares de servicio y transparencia, orientada a la satisfacción
de los clientes y accionistas
150
21. INFORMES AUDITORIA
151
152
153
154
155
INFORME ASPECTOS RELEVANTES

PÁGINA: 1 DE 2
AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA FECHA:
CENTRAL DE INVERSIONES S.A CISA S.A – 25/11/2016
AUDITORES DEL HUILA
SUCURSAL MEDELLÍN
S.A.S
En la ejecución de la auditoria administrativa externa que se le realizo a la CENTRAL DE

INVERSIONES CISA S.A, se presentaron algunos aspectos de tipo interno que reflejaron
obstáculos, deficiencias o posibles desviaciones durante la investigación. De igual manera
se resalta los factores o aspectos que se están ejecutando de manera apropiada y que
contribuye en el mejoramiento de la calidad, cobertura, posicionamiento y pertinencia de la
universidad como institución.
NO CONFORMIDADES
 Los plazos indicados en la circular normativa Nro. 69 para las firmas

correspondientes a las promesas de compraventas son cortos.
 El gerente de la sucursal manifiesta requerimiento de entrenamiento en cuanto al

análisis de los estados financieros de los compradores.
 Firmas en escrituras con fechas posteriores a las establecidas en las promesas de

compraventa.
 Sobres de radicación de las ofertas que no contiene la información establecida en la

circular normativa 69.
 Uso de formatos incompletos
 Carencia de Estados Financieros en algunos casos
156
INFORME ASPECTOS RELEVANTES

PÁGINA: 2 DE 2
AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA FECHA:
CENTRAL DE INVERSIONES S.A CISA S.A – 25/11/2016
AUDITORES DEL HUILA
SUCURSAL MEDELLÍN
S.A.S
ASPECTOS POSITIVOS
 Cumplimiento de transferencia de recursos producto de la enajenación que realice

CISA.
 Cumplimiento de la publicación de los inmuebles transferidos a título gratuito en la

página web de CISA.
 Las excepciones del proceso de Normalización de Cartera disminuyeron

significativamente con respecto a auditorias pasadas, lo que refleja cumplimiento en
sus políticas.
 Cumplimiento de los lineamientos estipulados en las leyes 1437 y 1474 de 2011,

para el proceso de participación Ciudadana.
:_______________________
LIDER DE LA AUDITORIA
APROBÓ REVISÓ
157
INFORME GENERAL
PÁGINA: 1 DE
AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA 10
CENTRAL DE INVERSIONES S.A CISA S.A – FECHA:
AUDITORES DEL HUILA
SUCURSAL MEDELLÍN 25/11/2016
S.A.S
RESPONSABLE: A&H Auditores del Huila S.A.S. Equipo conformado por tres auditores.
INTRODUCCION: La auditoría administrativa externa que se realizó en la empresa

CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A, surgió como parte del plan de auditoria que la
entidad tiene como política interna; todos los procesos de la entidad están incluidos dentro
de los lineamientos normativos que se realizan anualmente para revisar, controlar y evaluar
el cumplimiento de éstos con respecto a las políticas internas estipuladas en las circulares
normativas que regulan cada proceso.
Se llevó a cabo la auditoria a los siguientes procesos de CISA S.A, proceso de

Comercialización de Inmuebles y Normalización de Cartera, Gestión Financiera y Contable,
Control Social y Participación Ciudadana, realizada en la ciudad de Medellín durante el
periodo comprendido entre el 19 de septiembre al 28 de noviembre de 2016. El equipo
auditor de la empresa A&H Auditores del Huila S.A.S dentro de los mecanismos de
coordinación asignó tres auditores, el líder DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA se
le asigna auditar el proceso de Comercialización de Inmuebles y Normalización de Cartera,
la coordinadora CAMILA MORENO OJEDA se le asignó el proceso de Control Social y
Participación Ciudadana y la supervisora YESICA TATIANA TORO DAZA se le asignó el
proceso Gestión Financiera y Contable; con el fin de evaluar el cumplimiento de las
políticas y lineamientos internos que establece las circulares normativas que rigen cada
proceso, y brindar recomendaciones respecto a lo encontrado, mediante tres informes el
general, ejecutivo y aspectos relevantes, que sirvan de herramienta en la toma de decisiones
por parte de la gerencia para aplicar las acciones y mejorar la calidad en la prestación de
sus servicios.
158
INFORME GENERAL
PÁGINA: 2 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S
Se involucraron a este proceso de auditoría al coordinador o jefe y a cinco funcionarios

responsable de cada proceso, de los cuales se recibió una oportuna entrega de información y
excelente disposición para el desarrollo del trabajo, lo cual permitió obtener datos
relevantes que ayudaron a plantear la auditoria en mención.
Igualmente se cumplió con el propósito de la auditoria, la cual a través de los enfoques de
análisis organizacionales, pudo lograr el objetivo planteado, obtener un análisis de acuerdo
con las circunstancias específicas de los procesos, y poder reunir todos los elementos
necesarios permitiendo emitir recomendaciones y conclusiones, para que la gerencia de la
entidad las tome como herramienta en la toma efectiva de las decisiones que contribuyan a
mejorar el desarrollo de cada proceso.
Por otra parte la información que se obtuvo, aplicando los indicadores que establecieron en
la auditoria por cada proceso, arrojaron lo siguiente:
Luego de aplicar los instrumentos, recolectar la información, establecer y aplicar los

indicadores se obtuvo que el proceso de comercialización de Inmuebles presenta un 32,5%
en incumplimientos en cuanto a diligenciamiento y legalización de la documentación de la
venta de los inmuebles, equivalentes a 13 casos sobre 40 inmuebles auditados que se
encontraron con la firma de las promesas de compraventa por fuera de los plazos
establecidos en la circular normativa Nro. 69.
El proceso de Normalización de Cartera presenta un 6,7% en obligaciones con

documentación incompleta y sin diligenciar, equivalentes a 18 casos de 265 acuerdos de
pagos de carteras auditadas, los cuales no se encuentra la declaración de origen de fondos
firmada por el representante legal oferente.
159
INFORME GENERAL
PÁGINA: 3 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S


sus servicios.
160
INFORME GENERAL
PÁGINA: 4 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S
Los procesos de Gestión Financiera y Contable y Control Social cumplen con un 100% las
políticas y lineamientos internos estipulados por la normatividad de la entidad.
El proceso de Participación Ciudadana presenta un 99,6% equivalente al cumplimiento de

los PQR con respuestas atendidas dentro de los términos establecidos y solo un 0,04%
equivalente a un caso donde la respuesta al cliente se realizó fuera de los tiempos
estipulados por la norma.
ANTECEDENTES: La empresa CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A, establece

como una de sus políticas organizacionales un plan de auditoria, donde se realiza una
auditoria interna anualmente a todos los procesos de la entidad, la cual es realizada por el
responsable Auditor del control interno de la empresa.
TÉCNICAS EMPLEADAS: Durante el desarrollo de la auditoria se utilizaron como

instrumentos de recolección de información los siguientes: cuestionarios, observación
directa, entrevistas, cedulas e investigación documental con el fin de hallar una información
precisa y evidenciarla para la luego registrarla. Dichos instrumentos fueron aplicados al
personal involucrado, donde los cuestionarios se designaron a cinco funcionarios de cada
proceso, las entrevistas se destinaron para los coordinadores o jefe responsables de cada
proceso.
La escala de medición a utilizada para evaluar los resultados obtenidos en la aplicación de

los instrumentos fue la escala de medición ordinal, la cual se logra cuando las observaciones
pueden colocarse en un orden relativo con respecto a la característica que se evalúa y los
resultados obtenidos, luego del análisis de la información recopilada, hallazgos, evidencias,
161
y otros aspectos importantes fueron registrados por medio de cedulas y papeles de trabajo,
INFORME GENERAL
PÁGINA: 5 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S


sus servicios.
162
INFORME GENERAL
PÁGINA: 6 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S
como la cedula de hallazgos y evidencias, de reportes de avance semanal y aspectos

relevantes.
DIAGNÓSTICO: El diagnóstico se obtuvo aplicando las siguientes técnicas

administrativas de diagnóstico: Diagrama de causa y efecto, Matriz Dofa, Ciclo Dennin,
Control Total de Calidad y Cuadro de Mando Integral. Donde en conclusión se evidenció
que las causas de los porcentajes en el incumplimiento de las políticas internas de los
procesos con excepciones, son tanto el personal de cada proceso, algunos lineamientos o
políticas establecidas en las circulares normativas, los mismos clientes u oferentes, y
entidades externas involucradas en los procesos.
Las consecuencias son las siguientes: frente a unos plazos estipulados en la circular
normativa 69, donde se estipula 5 días hábiles para la revisión y firma de las promesas y
escrituras de las ventas de inmuebles, se observa un incumplimiento en estas fechas por
parte de los clientes, ya que es poco tiempo para su revisión y toma de decisiones.
Igualmente se depende de los clientes y su tiempo de revisión y firmas, lo cual se
representa en documentación sin firmas o con carencias de documentos, lo que obstaculiza
el desarrollo correcto del proceso.
En cuanto a los funcionarios, las consecuencias que se evidencian son la falta de

entrenamiento para análisis de estados financieros, desconocimiento de los clientes y
carencia de solicitud de documentación, lo que pone en riesgo identificar el origen de los
recursos de los compradores. Igualmente se observa mayor documentación, la cual es
innecesaria en algunos casos y por último no se cumplen a cabalidad por parte del comité la
revisión oportuna de las ofertas recibidas.
163
INFORME GENERAL
PÁGINA: 7 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S


164
sus servicios.
INFORME GENERAL
PÁGINA: 8 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S
Los procesos de Gestión Financiera y Contable y Control Social cumplen con un 100% las
políticas y lineamientos internos estipulados por la normatividad de la entidad.
El proceso de Participación Ciudadana presenta un 99,6% equivalente al cumplimiento de

los PQR con respuestas atendidas dentro de los términos establecidos y solo un 0,04%
equivalente a un caso donde la respuesta al cliente se realizó fuera de los tiempos
estipulados por la norma.
ANTECEDENTES: La empresa CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A, establece

como una de sus políticas organizacionales un plan de auditoria, donde se realiza una
auditoria interna anualmente a todos los procesos de la entidad, la cual es realizada por el
responsable Auditor del control interno de la empresa.
TÉCNICAS EMPLEADAS: Durante el desarrollo de la auditoria se utilizaron como

instrumentos de recolección de información los siguientes: cuestionarios, observación
directa, entrevistas, cedulas e investigación documental con el fin de hallar una información
precisa y evidenciarla para la luego registrarla. Dichos instrumentos fueron aplicados al
personal involucrado, donde los cuestionarios se designaron a cinco funcionarios de cada
proceso, las entrevistas se destinaron para los coordinadores o jefe responsables de cada
proceso.
La escala de medición a utilizada para evaluar los resultados obtenidos en la aplicación de

los instrumentos fue la escala de medición ordinal, la cual se logra cuando las observaciones
pueden colocarse en un orden relativo con respecto a la característica que se evalúa y los
165
resultados obtenidos, luego del análisis de la información recopilada, hallazgos, evidencias,

y otros aspectos importantes fueron registrados por medio de cedulas y papeles de trabajo,
INFORME GENERAL
PÁGINA: 9 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S


166
sus servicios.
INFORME GENERAL
PÁGINA: 10 DE
AUDITORES DEL HUILA
S.A.S
Las entidades externas también hacen parte de las causas por las cuales los procesos
auditados no cumplen a cabalidad con sus políticas y es el caso del Municipio de Medellín
quien no da respuestas a tiempo acerca de las solicitudes de la sucursal, en cuanto a cruces
de impuestos predial por los inmuebles en inventarios de la sucursal, lo que en muchos
casos se ve representado en generación de altos intereses de mora.
__________________________
LIDER DE LA AUDITORIA
Para la realización de propuestas de acción y mejoras se sugirió lo siguiente:
PROPUESTA ESTRATEGÍA DE SEGUIMIENTO

IMPLANTACIÓN
Modificación de la circular Hacer uso del Nro. 1 del Posterior a la fecha de entrega
normativa Nro. 69 en cuanto al numeral 6.1 de la circular y socialización del informe
plazo establecido para la normativa Nro. 16 que indica general de auditoria, se
revisión de las promesas de “Cualquier funcionario de CISA procede a que los involucrados
compraventa por parte de los puede detectar la necesidad de en el proceso de
clientes. elaborar, actualizar o modificar Comercialización de
un documento asociado a un inmuebles, diseñen las
Diseñar una Política que se proceso o procedimiento del modificaciones y
ajuste a los casos de ausencia Sistema Integrado de Gestión elaboraciones de la normativa
del comité, donde se SIG, la cual debe ser aprobada circular Nro. 69, y éstas sean
establezcan y se formalicen las por el líder del proceso entregadas el día 18 de
representaciones o delegaciones respectivo” Por lo cual se debe noviembre al gerente para su
167
provisionales de sus funciones a diseñar en cinco días hábiles el aprobación, el cual tendrá dos
funcionarios competentes y con texto más acorde a las días, es decir, hasta el 20 de
esto mejorar la oportunidad de necesidades de los casos, y noviembre para su aprobación,
las evaluaciones de las ofertas presentarlo a los responsables implementación y
recibidas. para su aprobación (2 días hábil) socialización.
Reestructura objetivos Para el 18 de noviembre el
Reestructurar el Plan de Choque estratégicos precisos y a corto responsable del proceso de
existente, con unos objetivos plazo y generar un cronograma comercialización de inmuebles
más precisos para un plazo de pagos de los impuestos deberá en cinco días hábiles
corto, que permita contrarrestar prediales que contengan la reestructurar los objetivos y el
los resultados que están referencia del inmuebles, el generar un cronograma de
generando el pago de los valor del inmuebles, el valor del pagos de todos los inmuebles
intereses de mora de los predial y la fecha límite del pago del inventario de la sucursal
inmuebles en inventario. de estos, con el fin de realizar como se especificó en la
los pagos oportunos y exentos implantación de la estrategia.
de intereses de mora.
Mayor capacitación y El responsable del proceso de
entrenamiento a los comercialización para el día 22
funcionarios, en cuanto análisis Programar tres veces al año de noviembre presentará al
de los estados financieros, que entrenamientos con los gerente un programa de
les permita y facilite el funcionarios involucrados, en capacitaciones para el personal
entendimiento de las cuanto a los análisis de los competente con el proceso,
operaciones de los estados financieros, para entrenamiento de análisis
compradores. Contribuyendo documentación requerida y de estados financieros y
con esto, a un mejor desempeño técnicas de conocimiento de los conocimiento de los clientes.
de sus funciones y permitiendo clientes. Constantes Dicho programa debe
identificar el origen de los actualizaciones. establecer tres fechas anuales
fondos de sus clientes. para el desarrollo de las
capacitaciones.
Ampliar términos de plazos El responsable del proceso de
dentro de las circulares Hacer uso del Nro. 1 del Normalización de Cartera
normativas que permitan un numeral 6.1 de la circular presentará a la gerencia para el
mejor análisis de la normativa Nro. 16 anteriormente día 18 de noviembre los
documentación a firmar y descrita, y creación de un plan ajustes a la circular normativa
establecer filtros de control de trabajo que involucre dos y designará para el día 16 de
internos con el fin de detectar a filtros (personal) anteriores a la noviembre, un funcionario
tiempo inconsistencias en aprobación y firma final del para la revisión de la
documentación y evitar responsable del proceso. documentación, antes de que
continuar con el proceso sea entregada a él para su
incompleto. revisión y posterior firma.
Aplicar e implementar el anexo Concientizar a los funcionarios a El responsable del proceso de
10 de la circular 100, que través de reuniones o comités Normalización de Cartera,
establece que siempre y cuando semanales, que las políticas para el día 22 de noviembre
los clientes normalizados que internas fueron creadas para presentará a su equipo de
cuentan con el formato de optimizar mejor los procesos y trabajo un cronograma para las
solicitud de Persona Natural o obtener resultados favorables, lo reuniones semanales, para
Persona Jurídica, no se requiere cual es necesario ceñirse a informar de las situaciones
imprimir la declaración de dichas políticas para lograr presentadas en la semana
origen de fondos; pues ésta ya minimizar falencias internas que anterior y que requieran de
se encuentra incluida en dichos afectan la calidad del servicio. mejora.
168
formatos.
Capacitación al personal en Programación de capacitaciones El responsable del proceso de
cuanto al manejo del aplicativo en cuanto a programas software Participación Ciudadana,
TMS, para que sea utilizada utilizadas en los procesos y presentará el día 18 de
como herramienta básica en el mayor control del noviembre un cronograma de
desarrollo de sus funciones e funcionamiento de éstos en la capacitaciones del software
igualmente en caso de falla del actividades diarias utilizados para el proceso
sistema solicitar soporte liderado por el ingeniero de
inmediato para la solución de la sistemas de la entidad.
dificultad presentada.
Mayor control interno por parte Supervisión permanente en Los encargados de las
de la gerencia, para disminuir cuanto a las respuestas del PQR, respuestas a los PQR deberán
este tipo de excepciones y evitar alimentación del sistema con diligenciar en el sistema las
incurrir en faltas graves que fecha de radicación y fecha de fechas de radicado y de
perjudiquen la calidad del respuesta, que permita cumplir respuestas a los PQR, donde el
servicio del proceso. con lo estipulado en la responsable del proceso pueda
normatividad. acceder y controlar que dichos
PQR no excedan los tiempos
de respuesta.
169
CONCLUSIONES
La Auditoría Administrativa Externa aplicada a la empresa Central de Inversiones CISA S.A,

ayudó a esta empresa a precisar su nivel de desempeño y presentarles oportunidades de
mejora.
Para llevar a cabo esta auditoría se tuvo que recurrir a los instrumentos como observación
directa, cuestionarios, revisión de documentación y entrevistas con los jefes de las áreas y
funcionarios, a las cuales hace parte cada proceso objeto de análisis, donde se presentó la
información obtenida lo más acercados a la realidad posible, lo que contribuyó a detectar las
principales problemáticas que se presenta a continuación:
En las evaluaciones del cumplimiento de las políticas internas para los procesos de
Comercialización de Inmuebles y de Normalización de Cartera y Participación Ciudadana, se
evidencio que en el Proceso de Comercialización de Inmuebles de la Sucursal Medellín, se
cumple con los mecanismos de control establecidos en la normatividad interna y en especial
en la Circular Normativa No 69. No obstante, los hallazgos evidenciados se relacionan como
errores en los procedimientos de legalización de las ventas de los inmuebles ( falta firmas
promesas de compraventas, no solicitud de documentación requerida, sobre de ofertas con
información incompleta, formatos no diligencias completamente) igualmente se evidencia
falta de conocimientos de los clientes e inexperiencia en cuanto al análisis de los estados
financieros de los mismos, presunto detrimento patrimonial por el excesivo pago de intereses
de mora por inmuebles en inventario a cargo de la sucursal, falta de revisiones de las ofertas
recibidas por parte del comité encargo, carencia de estados financieros en algunos casos,
exceso de impresiones de formatos innecesarios en determinados casos, inconsistencias en el
aplicativo TMS y demora en respuesta a solicitud de un cliente.
170
Los procesos de Control Social y Gestión Financiera y Contable, en la evaluación de la

auditoria evidencian cumplimiento de las políticas y lineamientos internos establecidos en las
circulares normativas de cada proceso.
Con la aplicación de la Auditoria Administrativa Externa, se pudo definir las acciones

pertinentes que dicha empresa deberá llevar a cabo para mejorar su desempeño, de igual
forma, dicha auditoria permitió encontrar las causas que hacen que la empresa, no pueda
cumplir a cabalidad con las políticas incluidas en las circulares normativas que regulan cada
proceso objeto de estudio, como los son algunos lineamientos estipulados en las circulares
normativas, los funcionarios de los procesos, algunas entidades externas y los clientes u
oferentes y a los cuales se les proporciono recomendaciones para la toma de decisiones.
El equipo Auditor elaboró y presentó a los directivos de CISA S.A el informe final, ejecutivo
y de aspectos relevante de la Auditoria Administrativa Externa, con el fin de ser herramienta
útil en la toma de decisiones y aplicación de acciones correctivas y preventivas a los procesos
de Comercialización de Inmuebles, Normalización de Cartera, Gestión Financiera y Contable,
Control Social y Participación Ciudadana.
Es de aclarar que frente a la auditoria interna realizada en el año 2012 los procesos han tenido
una mejora representativa, lo cual evidencia que CISA S.A sucursal Medellín trabajan
constantemente por apostarle al mejoramiento continuo y la gestión de la Calidad en sus
procesos.
En consecuencia consideramos que los hallazgos encontrados son procedimientos que se

ejecutan incorrectamente, pero se les puede dar solución de una manera fácil y rápida, todo
depende del equipo de trabajo de CISA S.A, contribuyendo con esto reducir a cero
excepciones para las próximas auditorías, pero sobre todo reducir falencias para aumentar la
productividad y efectividad de los procesos.
171
RECOMENDACIONES
Ante la identificación de la problemática en los procesos se recomienda lo siguiente:
Los hallazgos encontrados en los procesos auditados, en su mayoría encontrados en el proceso

de Comercialización de Inmuebles, son consecuencia de malos procedimientos internos, que
se pueden solucionar siguiendo las directrices establecidas e incluidas en las circulares
normativas, en este caso la nro. 69. Sin embargo ante las respuestas de la gerencia de la
sucursal se evidencia que algunas inconsistencias en los procedimientos son causadas por
personas externas, es decir los compradores.
Por lo anterior se recomienda aplicar acciones a dichas causas, es decir, ante una venta es
determinante instruir, orientar y asesorar a los compradores en cuanto a las políticas
establecidas para la legalización de sus compras, CISA S.A es un colector y administrador de
los activos del Estado, por esto tiene una gran responsabilidad y por ende debe realizar
procesos transparentes, legales y siguiendo directrices; las mismas creadas por la empresa.
Es necesario analizar si las políticas incluidas en las circulares normativas ante situaciones
donde depende en gran medida la legalización de la venta por parte del comprador, se adaptan
correctamente, de lo contrario se recomienda seguir los lineamientos para modificar o
actualizar un documento asociado a un proceso o procedimiento, según lo explica el numeral
6.1 de la circular normativa nro. 16.
Una de las grandes responsabilidades de CISA S.A es la de prevenir el lavado de activos y la

financiación del terrorismo, por lo que debe velar por determinar el origen de los recursos con
los que los oferentes o compradores pretenden cancelar los bienes adquiridos. No obstante se
172
evidenciaron situaciones donde tal situación se ve entorpecida; ante esta problemática se

recomienda seguir los parámetros establecidos dentro de las circulares normativas sin
excepción alguna, donde el personal de CISA S.A debe solicitar toda la documentación
requerida para la legalización de cualquier venta como lo son los estados financieros,
igualmente a solicitud de la misma sucursal se recomienda capacitación constante para el
personal en cuanto al análisis de dichos estados financieros que les permita detectar
inconsistencias ágilmente y tomar decisiones frente a éstas.
Igualmente se establece que existe un riesgo para la compañía y es la de controlar el

conocimiento de los clientes, donde la sucursal requiere de mecanismos como bases de datos
actualizadas suministradas por el Estado, mejor verificación de referencias, y capacitaciones
en cuanto al análisis de estados financieros y técnicas de conocimientos de los clientes, con el
fin de identificar señales de alerta que les permita mejorar en cuanto al conocimiento de los
clientes.
Es de gran importancia que CISA S.A aplique correctivos para subsanar y mitigar la
problemática frente al presunto detrimento patrimonial en cuanto a los grandes intereses
pagados generados por los inmuebles del inventario que maneja la sucursal. En opinión al
equipo auditor, se debe revaluar la práctica de no pagar oportunamente los impuestos por
diferencias en las liquidaciones realizadas por las entidades recaudadoras, ya que no se
encuentra establecida en la normatividad interna y sí le ocasiona a la entidad pagos por
intereses de mora que se pueden considerar como un presunto detrimento patrimonial.
Igualmente, es necesario que la Gerencia de Comercialización y Administración de Inmuebles
y demás responsables de los inmuebles del inventario de las Sucursales, conozcan el estado de
las reclamaciones y realicen seguimiento permanente ante las diferentes instancias, que le
permita a CISA tomar oportunamente las decisiones para solucionar esta situación que afectan
su gestión financiera.
Cada estrategia recomendada dentro de la Auditoria Administrativa Externa de CISA S.A,

tuvo un fin principal, el cual fue indagar en cada proceso, determinar las causas de las cuales
173
procedían los errores en los procesos y sugerir mediante el informe final de dicha Auditoria
las incidencias y posibles soluciones ante las problemáticas, y sirvieran como base para la
toma de decisiones de los directivos.
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Anticorrupci%C3%B3n-2016-V3-Junio-2016.pdf
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ias-Internas-2012/Informe-Definitivo-Auditor%C3%ADa-Sucur-Medell%C3%ADn-
perio%20agos-2011-jul-2012.pdf
ANEXOS
EMPRESA AUDITORA
AUDITORES DEL HUILA S.AS
RESEÑA HISTORICA
AUDITORES DEL HUILA S.A.S es una Firma Regional, que ha prestado sus servicios
continuados por más de 20 años, trabajando intensamente en el desarrollo profesional de su
grupo de auditores y demás profesionales, para prestar el mejor servicio a sus clientes; ello ha
contribuido en el crecimiento de nuestra reputación como profesionales idóneos en las áreas
de Auditoría y Consultoría, prestando servicios de la más alta calidad y confiabilidad, es por
ello que somos una Firma de reconocido prestigio Regional, al servicio de nuestra comunidad
huilense y del país en general.
Nuestro propósito ha sido siempre el de proporcionar a nuestros clientes servicios de la más

alta confiabilidad, calidad y oportunidad. Esto implica, escuchar a los clientes, e identificar
176
sus necesidades, con el fin de sugerirles soluciones oportunas que les ayude a alcanzar el logro
de sus metas.
Diana Marcela Buitrago Bedoya la Firma en el año 1996 con otros dos socios y preside la
organización hasta el presente. Buitrago trajo con ella una sólida experiencia contable, la que
adquirió durante tres años de vinculación con la gobernación de Caldas y 4 años con León
Aguilera Constructora.
Es la socia responsable de los estudios de organización de Negocios que efectúa la Firma.
MISIÓN
Somos una Firma de Auditores Privados, que ponemos al servicio de personas naturales y
jurídicas nuestros conocimientos en auditoría y consultoría de negocios, en todos sus campos
de aplicación y en múltiples sectores de la economía de Colombia. Prestamos asesoría y
damos acompañamiento con independencia mental y ética profesional, buscamos maximizar
el valor de las empresas de nuestros clientes empresarios, ejecutivos y de nuestra Firma,
contamos con recurso humano experto en diferentes áreas de la administración que aplica las
mejores prácticas buscando siempre generar valor agregado a nuestros clientes.
VISIÓN
Para el año 2021, ser la Firma de Auditores de Negocios más reconocida por la excelente
prestación de sus servicios y por la competencia de sus profesionales en las áreas de auditoría
administrativa, contable, financiera, tributaria, legal y tecnología informática, con oficinas
ubicadas en las principales ciudades del departamento.
PRINCIPIOS
Los principios con los que se identifica A&H Auditores del Huila S.A.S., se mencionan a
continuación:
 Honestidad
 Respeto
 Actitud positiva hacia el trabajo
177
 Responsabilidad
 Pulcritud
 Acatamiento a las normas legales
 Equidad
 Ética profesional
 Comunicación
VALORES
Para mantener la calidad de sus servicios A&H Auditores del Huila S.A.S., ha cultivado
valores cómo:
 Liderazgo
 Innovación
 Valor agregado.
 Participación
 Trabajo en equipo
 Preparación académica y desarrollo humano
 Confidencialidad.
 Labor de equipo multidisciplinario.
POLÍTICA DE CALIDAD
Soportados en una cultura de calidad, A&H Auditores del Huila S.A.S, responde a las
expectativas de nuestros clientes, a través de profesionales competentes, brindando servicios
que garantizan oportunidad, confiabilidad y generan valor para la toma de decisiones.
OBJETIVOS DE CALIDAD
 Generar una cultura de calidad.
 Mantener profesionales competentes.
 Oportunidad en la entrega de los informes.
178
 Confiabilidad de los informes.
Nuestra práctica en el campo de la Auditoria y la Consultoría cubre un amplio rango de

sectores de la economía y los negocios, en donde A&H Auditores del Huila S.A.S., se ha
caracterizado por su calidad, entre otros mencionamos los siguientes:
 Sector Financiero
 Sector Industrial
 Sector Comercial
 Sector Público
 Sector Salud
 Sector Solidario
 Sector Servicios
 Sector de la Construcción
 Sector de Entidades sin ánimo de lucro
Sede NEIVA
CARRERA 7 No. 3 – 16, Oficina 706 Piso 7

Centro, EDIFICIO AUDITORES ALTAMENTE CALIFICADOS
Teléfonos: (8) 879 92 74 | 878 75 98
Celular: 314 567 4567
Fax: (8) 871 6009
Correo electrónico: a&hneiva@auditoreshuila.com
Sede PITALITO
Carrera 4 N 1 – 34
CENTRO,
Teléfono: (8)8352548
Celular: 3134217879
179
PORTAFOLIO DE SERVICIOS
AUDITORES DEL HUILA S.AS
REVISORIA FISCAL
 Asegurar el normal funcionamiento de la sociedad

 Asegurar la protección de los bienes y valores sociales
 Examinar los estados financieros
 Evaluar el ambiente de control interno
 Proteger los derechos de los propietarios del Negocio
y los intereses de la Comunidad y el Estado
 Hacer cumplir las normas legales
 Rendir informes
AUDITORIAS EXTERNAS
FINANCIERA
Nuestro objetivo fundamental es transformar el enfoque tradicional de cumplimiento de la auditoria,

mediante la implementación de una metodología que sirva para evaluar cómo se están manejando
los riesgos de la organización, evaluar y examinar los estados financieros de un período
determinado. Nuestro servicio se enfoca en factores críticos de éxito e indicadores claves de
desempeño, que nos permiten ayudarle, para que su organización cree valor a través de la auditoría.
FORENCES
El objetivo de nuestro servicio de Auditoría Forense, consiste en realizar una auditoria especializada
en descubrir, divulgar, atestar e identificar fraudes y delitos en desarrollo de las funciones públicas y
180
privadas.
GESTIÓN DE RESULTADOS
La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una entidad con el propósito de evaluar el
grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos
previstos por la organización.
ASESORIAS
ASESORÍA Y PLANEACIÓN TRIBUTARIA
 Planeación fiscal.
 Auditoría Tributaria.
 Revisión y dirección al personal de la empresa en la preparación de las declaraciones
tributarias.
 Atención de requerimientos especiales.
 Representación ante las autoridades tributarias.
 Asesoría en impuestos, en relación con la compra y venta de organizaciones o fusión escisión
de negocios.
 Outsourcing en Impuestos.
 Asesoría en tributos nacionales y municipales.
 Preparación de las declaraciones de renta para personas naturales y jurídicas.
 Diagnóstico tributario.
 Trámites ante la DIAN para la devolución y/o compensación de saldos a favor.
 Atención del proceso tributario hasta agotar la vía gubernativa y/o hasta el tribunal
contencioso administrativo
181
ASESORÍA NIFF
Diagnóstico e implementación normas internacionales IFRS

A&H AUDITORES DEL HUILA S.A.S ofrece sus servicios de asesoría y elaboración de
diagnósticos e informes financieros bajo NIIF.
OUTSOURCING CONTABLE
El objetivo básico de la contabilidad financiera y de la información contable que de ella se

desprende, es presentar información confiable, útil y oportuna, para la toma de decisiones,
teniendo en cuenta el cumplimiento la parte legal y el carácter probatorio de la misma
GESTIÓN DE CALIDAD
Acompañamiento en procesos de certificación

Las empresas han entendido que la calidad más allá de ser un esquema de gestión y
organización es un requerimiento ineluctable de competitividad y permanencia en el mercado.
Para lograr el posicionamiento de los productos o servicios se hace necesario satisfacer los
requisitos y expectativas de los clientes de una manera competitiva, mayor calidad a menor
costo, de lo contrario el negocio pierde presencia en el mercado.
Tabla 54 Portafolio de Servicios A&H Auditores del Huila S.A.S. Fuente : Equipo de
Auditoria 2016.
182

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AUDITORES DEL HUILA S.A.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA

“CENTRAL DE INVERSIONES CISA S.A”

DIANA MARCELA BUITRAGO BEDOYA

CAMILA MERCEDES MORENO OJEDA

YESICA TATIANA TORO DAZA

FACULTAD DE ECONOMIA Y ADMINISTRACION

ADMINISTRACION DE EMPRESAS X SEMESTRE

* DIVA MARIA ARTUNDUAGA

DIVA MARIA ARTUNDUAGA

Pitalito 28, 11, 2016

Tabla 1. Identificación De Problemática Del Caso

Tabla 28 Entrevista gestionada proceso Gestión Financiera y Contable.

IMAGEN 1. Ubicación CISA S.A

Gráfico 1 Resultados información proceso comercialización de inmuebles.

Por ende, el presente trabajo contiene información concerniente a la deconstrucción de la

En la metodología utilizada para llevar a cabo esta auditoría, se abordan temas, de

Se define la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización,

Un Programa de Auditoría, permite a las entidades permanentemente generar evaluación y

 Aplicar toda la metodología de auditoria aprendida en clase al caso práctico de

1.1 DESARROLLO HISTORICO

La intermediación en compra y venta de bienes muebles e inmuebles y la recuperación de

Para hablar de intermediación en compra y venta debemos remontarnos al

Posteriormente en España fue adquiriendo mayor desarrollo con la reglamentación de los

En Francia bajo la Ley18 de 1869 se proclama la libertad de intermediación lo

Su principal objetivo es el proporcionarle a todos sus clientes soluciones eficientes y

En la actualidad existen muchas empresas de corretaje en el mundo, como el

En Colombia como en el mundo se evidencia muchas empresas y personas dedicadas al oficio

En el territorio colombiano se encuentra aproximadamente 42 empresas legalmente

Esta empresa cuenta con un CAPITAL AUTORIZADO: La sociedad tendrá un capital

(Tomado de los estatutos de la empresa CISA S.A ubicados en la página

IMAGEN 1 Ubicación CISA S.A Sucursal Medellín. (Antioquia)

Indiscutiblemente la principal ventaja es su localización estratégica, paralelo de todos los

3. CRITERIOS A TENER EN CUENTA

 El tiempo estipulado para realizar la Auditoría Administrativa Externa a CISA S.A

 El pago de la Auditoria Administrativa Externa será en tres contados, El pago

 En esta auditoria se presentaran los siguientes informes: Proyecto de auditoria, informe

 Se tomará como instrumentos de recolección de información los siguientes: como

 La escala de medición a utilizar será la escala de medición ordinal, la cual se logra

 Los resultados obtenidos luego del análisis de la información recopilada, hallazgos,

 Como requisito en cuanto al control de la confidencialidad de la información, y evitar

 El equipo auditor convocará a reuniones cada semana para la retroalimentación de la

 Igualmente se coordinará una reunión de todo el recurso humano dentro de la

En esta se entablará un dialogo cordial y generalizado con todo el talento humano de

 Los hallazgos de la auditoría se les dará el siguiente manejo:

 Ante hechos constitutivos de posibles hallazgos, se utilizará el término

 Identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad con respecto a las

 Determinar las causas de la deficiencia.

 Comprobar si la deficiencia es un caso aislado o una condición muy difundida.

 Determinar los efectos negativos que produce la deficiencia.

 Obtener comentarios de las personas u organismos directamente interesados,

 Determinar las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada.

En el presente trabajo es muy importante establecer directrices, políticas o guías de control de

 Competencia y Habilidad. El personal debe demostrar y poner en práctica todos los

a desarrollar. El programa de auditoría es una herramienta importante para la

 Supervisión: se debe desarrollar durante la auditoría los siguientes aspectos:

 NTC GP 1000:2009: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

 NTC ISO 14001:2001: Norma Técnica Colombiana “Sistemas de Gestión Ambiental.

La empresa A&H AUDITORES DEL HUILA S.A.S. ha establecido para el logro de la

Así mismo, se ha analizado la estructura organizacional de la empresa A&H AUDITORES

Integrantes del equipo Auditor:

5.1 PERFILES, FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES

PERFIL LIDER DE AUDITORIA

Competencia para esta auditoría: Curso Virtual: Auditoria Normas Internacionales De La