ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE COMPRA

¿Qué es la factura de compra?

La factura de compra es un documento contable el cual va a permitir registrar la

adquisición de productos, servicios y activos fijos.

¿Cuál es la ruta elaborar la Factura de compra?

Para elaborar y contabilizar la factura de compra se puede utilizar el buscador de

menú con el icono o ingresar por la ruta: Contador – Control de comprobantes

– Entrada de comprobantes.

El sistema habilitara el siguiente cuadro para asociar la informacion pertinente:

 Tipo de Documento: Se debe seleccionar el tipo de documento que se va a

utilizar para contabilizar para este caso sera el Documento tipo P, el cual
corresponde a la compra.
 Importante:
Si al instalar la empresa seleccionaron la opción que decía
INCLUIR DATOS POR DEFECTO ya se tendrá la parametrización de
la P - 001

 Número de tipo de documento:. En esta opción se escogerá el 1.

 Número de Comprobante: Se colocara el numero del consecutivo con el

cual se va a generar la contabilizacion. Para llevar el consecutivo del
documento automáticamente, se debe digitar enter.

 Vendedor: Este dato es informativo.

 Fecha: Es la fecha en la que se va a elaborar la compra. El sistema permite

hacer el cambio del dia mas no del mes ni del año ya que esos datos los
toma de la fecha con la que se ingreso al programa.

 Doc Fra No: En estas casillas se digita los datos exactos de la factura
entregada por el proveedor; en la primera casilla se incluye el prefijo que
tenga la factura del respectivo proveedor, es de tener presente que no
siempre el documento va a traer ese prefijo por lo cual se puede dejar la
información que por defecto viene, en la segunda se incluirá el número de la
factura que ha sido emitida por el proveedor y por ultimo pide la fecha que
será la fecha con la cual el proveedor emitió la factura de compra

 Secuencia: Será la secuencia con la cual se llevará cada ítem digitado.

 Cuenta: Se puede digitar o buscar los codigos contables a utilizar, que

interfieren en el proceso de la compra.

 Centro de Costo: Se incluirá el código del centro de costo en donde se

afectará el movimiento contable.

 Subcentro de Costo: Se incluirá el código del subcentro de costo en donde

se afectara el movimiento contable, esta casilla únicamente se habilta si el
centro de costos maneja subcentro.

 NIT. Se digitará o buscara, con la tecla F3; el número de NIT del proveedor
o tercerso al cual afectara el movimiento contable.
 Importante:
El sistema solicitará centro de costo y Nit siempre y cuando la
cuenta contable utilizada esté marcada como si centro de costo
y si terceros.

 Descripción:. El sistema por defecto traerá el nombre de la cuenta o de ser

el caso se puede cambiar la descripcion del comprobante que se esta
incluyendo.

 Débito o Crédito: Se debe confirmar la naturaleza de la transaccion a

registrar ya sea Débito o Crédito.

 Valor: Se digitará el valor de la secuencia que corresponda según la

transaccion.

Luego es necesario que se ingresen las demas cuentas que se quieren afectar tales
como cuentas de Impuestos de retencion, IVA, Retencion de Ica si aplica, para
aquellas cuentas de impuesto marcadas como Retencion desde su creacion el
sistema habilitara el un recuadro donde pedira la base sobre la cual se aplicara el
% de retencion
 Importante:
La marcacion de retencion para las cuentas contables es
muy importante porque de esta depende la correcta
generacion de los certificados de retencion para compras
que se emitiran anualmente.

De otro lado si se requiere registrar la compra de un activo fijo, se debe escoger la

cuenta contable asociada al Activo fijos y el sistema habilitara una ventana en
donde pedira los datos del Activo.

Importante:
Para que sl sistema habilite el cuadro donde pide los datos del
Activo Fijo es de tener presente que estos previamente deben
estar creados tanto los grupos como los activos fijos.
Cuando se llame la cuenta de proveedores la 22 el sistema habilitara un recuadro
en donde se deben confirmar cual es la fecha de vencimiento de la compra que se
esta registrando o la fecha en la que se va a hacer el pago de esta deuda

Importante:
Para que sl sistema habilite el cuadro donde pide la
confirmancion de las fechas de vencimiento es de tener presente
que la cuenta debe tener la marcacion en el detalle en su
creacion de POR PAGAR

Una vez se hayan ingresando todas las cuentas contables y que el documento no
presente diferencias, es decir que los debitos sean iguala los creditos, se podra
realizar la contabilizacion, para lo cual se podra utilizar el icono de color azul

el cual se encuentra en la parte superior del cuadro de contabilizacion o

en su defecto la tecla de funcion F1.

Importante:
Es de tener presente que el programa no permite grabar
documentos descuadrados, es decir los débitos deben ser igual
a los créditos .