Código: CA-GD-01

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Versión: 02

GESTIÓN DOCUMENTAL
Fecha actualización:
15/12/2014

LÍDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO

SECRETARIO(A) GENERAL APOYO
OBJETIVO ALCANCE
Inicia con el recibo y producción documental y termina con la
Gestionar el recibo y entrega de correspondencia y la administración,
aplicación de medidas de protección, custodia y consulta de los
custodia y consulta de los documentos y bajo criterios de calidad y
documentos en archivo.
oportunidad, para la constitución y preservación de la memoria
Secretarias en las que se ejecuta: En todas las Secretarías de
institucional.
Despacho y Áreas adscritas a la Administración Municipal

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Norma Requisitos

4.1 Requisitos Generales MECI 1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
NTCGP- 4.2 GESTIÓN DOCUMENTAL 1000 1.2.3. Estructura Organizacional
1000 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 1.2.4. Indicadores de Gestión
ISO 9001 8.4 ANÁLISIS DE DATOS 1.3.2 Identificación de Riesgos
8.5 MEJORA 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
Gestión de la Calidad 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
Eficiencia administrativa 2.3.1 Plan de Mejoramiento
SISTEDA Moralización y transparencia en la Administración Eje Transversal de Información y Comunicación
Pública
Rediseños Organizacionales

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)

Revisado por: LUIS JAVIER POSADA HENAO Aprobado por: JOSE LEONARDO ARANGO ARANGO
Cargo: Líder Gestión Documental Cargo: Secretario General
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Clientes o
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Usuarios
Proceso Plan de Desarrollo
Direccionamiento Directrices para el Identificar normas y definir criterios para la
Estratégico mantenimiento y gestión documental.
mejoramiento del SIGI
Proceso Comunicación Elaborar y/o actualizar la tabla de retención
Proceso
Organizacional Estructura orgánica, documental.
Criterios o políticas Direccionamiento
Procesos del SIGI planta de cargos,
institucionales de Estratégico
manual de funciones y Asegurar la disponibilidad de recursos.
operación para la
Usuarios Externos competencias
gestión documental Proceso
laborales
Comunicación
Usuarios Internos Identificar los recursos necesarios para la
P Tablas de retención Organizacional
Políticas de gestión documental.
documental
Archivo General de la comunicación.
Proceso Gestión
Nación Planificar la Gestión Documental
Necesidades de Documental
Comunicaciones y
recursos
Gobierno Nacional documentos
Procesos del
SIGI.
Directrices para la
Gestión Documental

Normatividad Aplicable
al Proceso.
Proceso Gestión Tablas de retención Recepcionar y/o producir la documentación Entrega de Cliente o usuario
Documental documental correspondencia externo
Solicitud de asesoría Radicar y digitalizar la información recibida y generada por las
Procesos del SIGI y/o capacitación en la producida en la entidad Diferentes Procesos del
organización de los Secretarías de SIGI
H
Cliente interno y documentos en los Distribuir y tramitar la correspondencia. Despacho y Áreas
externo archivos de gestión Conservar y custodiar los archivos de de la administración Cliente o usuario
Solicitud de consulta gestión, central e histórico. Municipal interno y externo
Proceso Gestion de de documentos Asesorar y capacitar en la organización de
recurso físico y Recursos requeridos los documentos en los archivos de gestión. Custodia de

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Clientes o
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Usuarios
logístico suministrados. documentos en el
Proceso Gestión del Bienes y Servicios Coordinar la implementación (actualización archivo de gestión,
Talento Contratados y/o ajustes) de la tabla de retención central e histórico
Proceso sistemas de Conceptos jurídicos documental – Asesoría y
Información e Normatividad Aplicable Evaluar la satisfacción de los clientes capacitación en la
infraestructura Documentos organización de los
tecnológica Directrices Para la Prestar el servicio de consulta de los documentos en los
Proceso Adquisiciones Gestión Documental. documentos en archivo archivos de gestión
Proceso soporte Documentos
Jurídico controlados
Documentos
Entidades conservados
gubernamentales del
Orden Nacional y
Departamental
Determinar, recopilar y analizar los
Registro de productos productos o Servicios no conforme.
o Servicios no Análisis de la
Realizar seguimiento y medición al proceso gestión del proceso
Conformes Proceso Gestión
Proceso Gestión y al servicio (planes aplicables e
Indicadores documental
Documental Indicadores de gestión indicadores).
analizados
V Realizar interventoría a los servicios Riesgos
Resultados de la contratados Proceso Análisis
Proceso Evaluación y controlados
gestión del proceso. Realizar acciones de autoevaluación y Mejoramiento
control de la Gestión Hallazgos de
(Informes de actividades, actas). Continuo
Informes de auditoría Auditoria
Analizar los riesgos de mayor probabilidad analizados.
Mapa de riesgos

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Clientes o
Proveedores Entradas Actividades Salidas
Usuarios
Acciones
Correctivas Proceso
Indicadores analizados Evaluación
Acciones Independiente
Proceso gestión 1. Aplicar acciones de mejora
Documental Hallazgos de Auditoria A Preventivas
Proceso
analizados Acciones de Mejora Mejoramiento
(Planes de Continuo.
Mejoramiento)

4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)

Actuar bajo los principios de la ética pública y de transparencia de cara Atendiendo a los usuarios en condiciones de igualdad y
a la comunidad. oportunidad
Mejorar continuamente los procesos de la administración municipal, Disponiendo herramientas tecnológicas e instrumentos que
cumpliendo con los estándares de calidad conjuntamente con la permitan una mejor atención a la comunidad
aplicación de instrumentos tendientes a la innovación y modernización Evaluando y mejorando continuamente la prestación del
de la entidad. servicio

5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL

QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO

Oportunidad en el recibo y
Profesional
entrega de correspondencia Cumplimiento del tiempo establecido para Planilla de entrega de
Universitario
externa a las diferentes la entrega de la correspondencia externa. correspondencia
Técnico
Secretarias de Despacho
Custodia y protección de la Evitando la pérdida o destrucción de Profesional
Inventario Documental
Información información Universitario

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QUE SE CONTROLA COMO SE CONTROLA RESPONSABLE REGISTRO

Oportunidad en la entrega de Técnico
Cumplimiento del tiempo establecido para Planilla de entrega de
correspondencia generada
la entrega de la correspondencia Interna correspondencia
por la administración
Oportunidad en la consulta Profesional
Registrando las consultas de los
de documentos en el archivo Universitario Registro de consultas
documentos en archivo
central Técnico

6. INDICADORES (Ver Ficha Técnica de Indicadores)

Frecuencia de
Indicador Formula Meta Responsable
Revisión
N° de Correspondencia enviada tramitada / N° de Líder Gestión
Correspondencia enviada 100% Mensual
Correspondencia total enviada x 100 Documental
Correspondencia recibida N° de Correspondencia recibida tramitada / N° de Líder Gestión
100% Mensual
tramitada Correspondencia total recibida x 100 Documental
Metros lineales de Documentos N° de metros lineales de Documentos inventariados / Líder Gestión
100% Mensual
Inventariados N° de metros lineales de Documentos totales x 100 Documental
Documentos transferidos del
N° de documentos transferidos al Archivo Central/ N° Líder Gestión
Archivo de Gestión al Archivo 100% Semestral
de documentos a transferir al Archivo Central x 100 Documental
Central
Documentos consultados en los
N° de documentos consultados antes de 3 días / N° Líder Gestión
archivos en un tiempo inferior a 100% Mensual
de documentos consultados Documental
3 días

7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa de Riesgos)

Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable

Retrasos o demora en la Gestión Se capacita al personal. 100% de Gestión
Líder Gestión Documental
de los documentos Se tienen tiempos establecidos para la entrega de oportuna de los

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Fecha actualización:
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Riesgo Acciones Frecuencia de Revisión Responsable

documentos. documentos.
Se diligencian planillas de devoluciones y etrega de
documentos.
Capacitación continua para el personal de Gestión
Documental, Recepción y envío de documentos.
Verificación periódica del diligenciamiento de las
planillas de registros.
1. Hacer seguimiento a la devolución de los
0 documentos perdidos e
Pérdida de documentos e documentos y a la ficha de afuera.
información contenida en Líder Gestión Documental
información 2. Verificar el estado e integridad de los documentos
ellos.
al ser devueltos
Atender oportunamente
Inoportunidad en la respuesta a 1Realizar seguimiento permanente a los tiempos de
el 100% de las Líder Gestión Documental
los usuarios respuesta a las solicitudes.
solicitudes.
La designación de la responsabilidad para entregar
0 denuncias por
información está centralizada en el P.E de Gestión
presuntos actos de
Documental.
Ocultamiento de información corrupción por Líder Gestión Documental
Capacitar al personal de Gestión Documental en
ocultamiento de
Código Único Disciplinario y delitos contra la
información.
Administración Pública y Estrategias anticorrupción

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Código Nombre Código Nombre

PR-GD-01 Procedimiento para la distribución de PR-GD-04 Procedimiento para la conservación y custodia de
correspondencia recibida los documentos en el archivo
PR-GD-02 Procedimiento para la distribución de PR-GD-05 Consulta de documentos del archivo
correspondencia enviada
PR-GD-03 Procedimiento organización de los archivos de
gestión

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9. RECURSOS:

Tipo de Recurso Descripción Quien lo Suministra

Secretarios de Despacho, Subsecretarios Lideres de Programa,
Humanos Profesionales Universitarios, Técnicos y Auxiliares Gestión del Talento Humano
Administrativos de las áreas en las que se ejecuta el proceso
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los
servicios, Oficinas dotadas de equipos de cómputo, software, red
interna, aplicaciones, Internet, sistemas de información y
Proceso Gestión de Recursos Físicos
Físicos comunicación y Papelería en general, Espacios con condiciones
Proceso Sistemas de Información
ambientales y de seguridad especiales para la conservación y
protección de los documentos, estantería para almacenamiento
de los documentos
Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura,
Proceso Gestión de Recursos Físicos
Ambiente de Trabajo ambiente, ruido, iluminación ventilación, ergonomía, relaciones
Gestión del Talento Humano
interpersonales, trabajo en equipo,

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio

01 31/07/2013 No Aplica para esta Versión
02 15/12/2014 Se actualizan los requisitos del MECI 1000, los Indicadores y Riesgos y la Descripción de los
recursos.

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