OPERATIVIDAD DE
AUDITORIA
3.1 NORMAS DE CALIDAD
La coherencia del nivel de calidad con
que se implementa una auditoría admi-
nistrativa está cifrada en la solidez y pun-
tualidad de las líneas de acción con que
se diseñe.
Para ello, debe apegarse a normas inter-
nacionalmente aceptadas cuya cobertura
evalúe el efecto en la prestación de ser-
vicios que brinda una organización, el
nivel de desempeño de su ejecución y al
fundamento que sustenta las auditorías
de gestión de la calidad.
De esta manera se puede tener la certe-
za de que su aplicación y resultados no
obedecen a situaciones coyunturales o
criterios preferenciales, sino a todo un
marco de actuación claramente definido
y soportado en principios de probada efi-
cacia.
La norma ISO 9004:2000 proporciona
recomendaciones sobre los sistemas de
gestión de la calidad, incluyendo los pro-
cesos para la mejora continua que contri-
buyen a la satisfacción de los clientes de
una organización y de otras partes in-
teresadas.
3.2 PLAN DE AUDITORIA
ADMINISTRATIVA
Planeación
Se refiere a la determinación de los objetivos
y alcance de la auditoria, el tiempo que re-
quiere, los criterios, la metodología a aplicar-
se y la definición de los recursos que se con-
sideran necesarios para garantizar que el
examen cubra las actividades más importan-
tes de la entidad, los sistemas y sus corres-
pondientes controles gerenciales.
Objetivo
En esta etapa, el propósito de la auditoría
administrativa es establecer las acciones que
se deben desarrollar para instrumentar la
auditoría en forma secuencial y ordenada,
tomando en cuenta las condiciones que tie-
nen que prevalecer para lograr en tiempo y
forma los objetivos establecidos.
Etapas del plan de auditoria ad-
ministrativa
1. Revisión General
1.1 Conocimiento inicial de la entidad a
examinar
1.2 Análisis preliminar de la entidad
1.3 Formulación del Plan de Revisión Es-
tratégica
1.4 Ejecución del plan
1.5 Formulación del Reporte de Revisión
Estratégica
2. Revisión Estratégica
3. Elaboración del Plan de Auditoria
3.3 EJECUCION DE LA
AUDITORIA
Aplicación de pruebas de
controles
Antes de realizar las pruebas de controles, el
auditor debe cerciorarse que los controles
establecidos por la administración del sujeto
de fiscalización sigan funcionando, ya que de
lo contrario las recomendaciones que se pu-
dieran generar ya no serían útiles. Mediante
la observación, inspección y entrevistas con
el personal responsable de la entidad, el au-
ditor debe determinar si cada control ha sido
puesto en operación.
Para realizar las pruebas de control el auditor
debe:
a) Identificación los controles importantes
en los procesos del ente fiscalizado:
El auditor necesita identificar, conocer y do-
cumentar las actividades de control de los
procesos del ente fiscalizado.
b) Ejecutar pruebas para asegurar que el
funcionamiento de los controles:
El auditor debe ejecutar una o más pruebas
para asegurar que los controles están funcio-
nando.
Dichas pruebas comienzan con una indaga-
ción corroborativa y dependiendo de la natu-
raleza del control se podrán efectuar las téc-
nicas de auditoría que le sean aplicables en-
tre éstas la observación, inspección y entre-
vistas con el personal responsable de la enti-
dad.
c) Documentar los controles:
El auditor documentará los controles a ser
probados en los papeles de trabajo corres-
pondientes haciendo una comprensión de los
procesos usando diagramas, descripciones
narrativas u algún otro soporte.
d) Naturaleza, oportunidad y alcance:
El tipo de prueba de control o pruebas que el
auditor aplique dependen de:
 La naturaleza del control a ser probado;
es decir que el control establecido cuente
con documentación disponible para poder
ser examinada.
 El periodo cubierto para la prueba de
control, significa que la evidencia documental
este relacionada con el periodo revisado.
El alcance de las pruebas de control podrán
efectuarse a una muestra de la población,
asimismo dependerá del criterio del auditor.
Si los controles funcionan se continuará con
el plan de acuerdo a la estrategia definida, si
no funcionan tendremos que volver a plan-
tear la estrategia modificando los niveles de
las pruebas sustantivas.
Las pruebas de control consisten en recolec-
tar evidencia con el propósito de probar el
cumplimiento de una organización con proce-
dimientos de control.
Esto difiere de la prueba sustantiva, en la
que la evidencia se recoge para evaluar la
integridad de transacciones individuales, da-
tos u otra información.
3.4 EL ANALISIS Y EVALUACION DE LA
INFORMACION OBTENIDA
Para realizar adecuadamente el Diagnóstico
Administrativo, es necesario llevar un orden
lógico para lograr recopilar e interpretar ade-
cuadamente la información y cumplir con los
objetivos deseados, difícilmente se podrán
obtener si no existen parámetros de evalua-
ción que indiquen los aspectos que se deben
evaluar.
Identificación de no-conformidades
Estas notas deben ser elaboradas con cuida-
do manifestando solamente los hechos en-
contrados y cuál es el requerimiento que in-
cumplen, para lo que se necesita cierto tiem-
po de reflexión.
La nota estará redactada de forma clara y
concisa, con el fin de que además de eviden-
cia para el incumplimiento, sirva también pa-
ra decidir cuáles son los pasos a seguir por
la empresa para solucionar o corregir la no-
conformidad.
Cada nota de No-conformidad deberá conte-
ner la siguiente información:
 Numeración correlativa.
 Fecha.
 En qué área se hizo la observación.
 La actividad de que se trate.
 El número de revisión de los documen-
tos.
 El texto de la no-conformidad observada.
 El nombre de la persona con quién trató
el asunto.
Las firmas del auditor y el representante res-
ponsable de la empresa.
3.5 PRESENTACION DEL INFORME FI-
NAL Y PROGRAMA DE IMPLANTACION
Informe Final: El informe se señala los
hallazgos así como las conclusiones y reco-
mendaciones de la auditoria, es indispensa-
ble que brinde suficiente información respec-
to de la magnitud de los hallazgos y la fre-
cuencia con que se presentan, en relación
con el número de casos o transacciones revi-
sadas en función de las operaciones que
realiza la organización.
El informe debe reunir:
1. Objetividad: Visión imparcial de los
hechos.
2. Oportunidad: Disposición de la infor-
mación en tiempo y lugar.
3. Claridad: Fácil comprensión del con-
tenido.
4. Calidad: Apego a las Normas de cali-
dad.
Lógica: Secuencia acorde con el objeto y
prioridades establecidas.
Aspectos operativos
Revisar antes de la entrega final los siguien-
tes aspectos:
1. Introducción (criterios emprender y eje-
cutar)
2. Antecedentes (génesis y actualidad)
3. Justificación (necesidad de aplicación)
4. Objetivos de la auditoria (razones y fines)
5. Estrategias (acciones y recursos)
6. Recursos (requerimientos)
7. Costo (R.F. utilizados)
8. Alcance (ámbito, profundidad, cobertura)
9. Acciones (actividades)
10. Metodología (técnicas-indicadores)
11. Resultados (hallazgos y evidencia)
12. Conclusiones y Recomendaciones
13. Alterativas de implantación (programas y
métodos)
14. Desviaciones significativas (según Nor-
mas)
15. Opiniones de los responsables de las
áreas auditadas (puntos de vista)
Asuntos especiales (asuntos de estudio)
3.5 PRESENTACION DEL INFORME FI-
NAL Y PROGRAMA DE IMPLANTACION
Objetivo: Eliminar causas reales y poten-
ciales de problemas o no conformidades,
evitando así que estas incidencias puedan
volver a repetirse.
Acciones correctivas
Deben realizarse cuando la no conformidad
ya ha sucedido y se busca corregir la causa
que la provoca.
La decisión de iniciar una acción correctiva o
preventiva debe estar basada en los siguien-
tes factores:
Incidencias o informes de no confor-
midad previos: No todas las no
conformidades que ocurran en una
organización deben tener asociada
una acción correctiva, será necesario
analizar la gravedad o repetitividad
de la misma.
Resultados de auditoría: Todas las no
conformidades detectadas en los
procesos de auditoría deben ser so-
lucionadas con la acción correctiva
oportuna. Los comentarios y obser-
vaciones de las auditorías pueden
ser una importante fuente de accio-
nes preventivas.
Análisis de datos e indicadores: Los
resultados de los indicadores de ges-
tión de la organización deben anali-
zarse periódicamente. Los valores
negativos o con tendencia negativa
pueden generar acciones correctivas
y preventivas.
Revisión del sistema por la dirección:
Al menos una vez al año, el sistema
es revisado para comprobar el co-
rrecto desempeño del mismo y la
capacidad para conseguir los resul-
tados esperados. De esta revisión se
pueden detectar necesidades de
cambio que podrían tomarse como
acciones correctivas y preventivas.