ENTIDAD ALCALDIA DE CALDONO
MISION Contribuir al fortalecimiento de la convivencia pacífica entre los diferentes grupos étnicos e interculturales, para trabajar políticas organizativas en pro de generar alternativas de solución de la forma y calidad de vida de las fam ilias que habitan en el m unicipio, adem ás de la protección y conserv ación de los recursos naturales con que cuenta el territorio de Caldono.
IDENTIFICAC ION
PR OC ES O OBJETIVO DEL PROC ES O
Deter minar los lineamiento s que garanticen el
cumplimiento de la misión y objetivos insti tu cionales,
así como las disposiciones legales y
reglamentarias aplicables al ente territorial municipal presupuestal del municipio
Planear el territorio potencial urbano del M unicipio,
para su distr ibución adecuada en tér minos
geográfi cos, económicos, sociales y ambientales,
definiendo a su vez, las estr ategias para la
prevención, atención y evaluación de eventos de
DIRECC ION - PLAN EAC ION emergencia y desastr e antr ópicos y naturales
desarrollo de la for mación educativa con cober tura
EDUC AC ION y calidad en el M unicipio de Caldono
Realizar las gestiones insti tu cionales competente
para asegurar el servicio de salud con cobertura y
SALUD calidad en el M unicipio
INFRAES TRUC TUR A Realizar los procesos y procedimiento s
competente s para que las obras de mejoramiento y
constr ucción realizados en el M unicipio, se
desarrollen con el menor riesgos posible y sean
sostenibles en tér minos sociales y económicos.
Gestionar las estr ategias y actividades que
contr ibuyan a la seguridad y la convivencia
JUSTIC IA Y S EGURIDAD C IUDAD AN A comunitaria del M unicipio, en procura de la
generación de un ambiente de paz y solidaridad,
para aunar esfuer zos para el desarrollo de
Gestionar y ejecutar programas y proyecto s que No se cuenta con presupuesto para cumplir con el SIGAM ( SIST EM A DE GESTIÓN AM BIENT AL
A GR O A MBIEN TAL incentiv e el cuidado del medio ambiente y natural M UNICIPAL), dado que no se le ha dado la relevancia que tiene el tema para el M unicipio
del M unicipio, para la preservación de sus acti vos
ambientales y la disminución del impacto ambienta l
de sus actividades antr ópicas
Incentivar el mejoramiento continuo del talento No se cuenta con un programa de nómina sino que se tr abaja en excel, lo que no garantiza seguridad de
TAL EN TO HUMAN O humano de la Administr ación M unicipal, a tr avés de la infor mación
concepto s de idoneidad, competencia y
compromiso por su comunidad Caldoneña
Gestionar y ejecutar los recur sos financieros
GES TION FINANC IER A adecuadamente, en procura de financiar y
cofinanciar las estr ategias, acti vidades, programas
y proyectos en pro del cumplimiento de
necesidades y expecta ti vas de la comunidad
Caldoneño
Gestionar e implementar la organización y
seguimiento de los documento s e infor mación que
se generan en la administr ación municipal, a par tir
de siste mas concreto s, disponibles que contr ibuyan Descoordinación institu cional para el manejo de estos documento s dentr o de la administr ación municipal
a la efi ciencia y tr ansparencia administr ativ a en el
GES TION DOC UMEN TAL desarrollo de sus funciones insti tu cionales
Implementar, for talecer y mantener las actividades
jurídicas idóneas y de competencia requeridas para
organizar y sopor tar las actividades legales del Desconocimiento de los procedimiento s y nor mativas respectivas de contr ata ción
M unicipio de CALDON O, en pro de la
GES TION JURIDIC A tr ansparencia, contr ol y veeduría municipal
AN ALISIS SEGUIMIEN TO
VAL OR AC ION
C AUS AS No RIESGO DESC RIPC ION DEL RIESGO PR OB ABILIDAD DE MA TERIALIZAC ION IMPAC TO DE MA TERIALIZAC ION TIPO DE C ONTR OL AC TIVIDADES DE MEJOR AMIEN TO RES PONS ABLE INDICADOR META 2018 ACTIVIDADES % cumplimiento
Incumplimiento en el desarrollo, ejecución y coordinación ar ti culada entr e los diferentes procesos en lo
relacionado con las actividades administr ati vas, presupuestales, de gestión y de rendición de informes a 1. Presentar, actualizar y coordinar los planes de acción por cada dependencia de acuerdo a la
Descoordinación institu cional para planifi car las actividades propias del M unicipio 1 Incumplimiento en la ejecución presupuesta l aprobada por M unicipio. los entes de contr ol. Posible Bajo impacto del Plan de Desarrollo M edio metodología establecida Secretar ía de Planeación 1.Planes de acción for mulados e implementados 1. 7 Planes de acción for mulados e implementados
2. Coordinar con tesorer ía, la asignación presupuesta l de los recursos del M unicipio para la ejecución
Preventiv o de los planes de acción. 2. POAI implemen tado y actualizado 2. 1 POAI
Descoordinación y desorganización insti tu cional para el acceso y disponibilidad de la infor mación Bajo acceso a la disponibilidad e infor mación presupuesta l para la planificación de programas y No se presenta por el despacho competente la infor mación presupuesta l que se tiene para la 1. Dar seguimiento y cumplimiento del plan de acción con presupuesto de inversión a finales del mes de
2 proyecto s planifi cación de programas y proyecto s Posible Activ idades retr asadas, mala califi cación de ejecución presupuestal, pérdida de tr ansferencias Alto octubre para que quede incluido en el presupuesto anual del próximo año. Dependencias del M unicipio 1. Planes de acció n for mulados con presupuesto para el 2017 1. 8 planes de acción pre for mulados con presupuesto para el 2017
Documentos competente s mal interpretados y designación con celeridad de procesos sin estudios Los procesos de expansión urbana aprobado no son coherente s con actividades urbanísti cas de
previos 3 Inadecuada expansión de los procesos de expansión urbana aprobados mediano y largo plazo en el M unicipio Casi seguro Constr ucción de vivienda en zona de riesgo Alto 1. Revisar y Actualizar el PBOT del M unicipio, con su correcta interpreta ción y socialización Planeación e Infr aestr uctura 1. PBOT revisado y actualizado 1. 100% de revisión y 50% de actualización del PBOT
2. Actualizar la estr ati fi cación socioeconómica del M unicipio con su correcta interpreta ción
Preventiv o y socialización 2. Estr ati fi cación socioeconómica actualizado 2. 100% estr ati fi cación socioeconómica del M unicipio
3. Elaborar el código urbanísti co con su correcta interpreta ción y socialización 3. Codigo urbanisti co elaborado 3. 30% codigo urbanisti co
En el momento de una emergencia y un desastr e en el M unicipio, no se tiene una coordinación Baja atención y acción adecuada ante la presencia de un evento de emergencia y desastr e en el 1. Establecer un plan de tr abajo que organice las funciones y parti cipación de la administr ación municipal
Bajo compromiso insti tu cional y desconocimiento de acción para la atención de emergencia y desastr e 4 Descoordinación institu cional en la atención de emergencias y desastr es en el M unicipio adecuada de procedimientos de acción Casi seguro M unicipio M edio para la prevención y atención de emergencias y desastr es Desarrollo Agropecuario y Ambiental 1. Plan de tr abajo implementado 1. 100% del plan de tr abajo implementado para la vigencia
2. Realizar simulacros para medir y evaluar la preparación insti tu cional ante la presencia de eventos de
emergencia y desastr e
Correctivo 2. Simulacro realizado 2. 1 simulacro en el año
3. Elaboración e implementa ción del plan M unicipal de gestión del riesgo y desastr es fase II 3. Plan de gestión del riesgo fase II implementado 3. 1 Documento realizado y socialización
No hay un adecuado almacenamiento y manejo de los alimentos de los niños 5 Defi ciencia de atención integral y saludable en los restaurante s escolares Alteraciones en la salud de los niños benefi ciados con el programa de restaurante escolar Posible Intoxicación de los niños, sanciones, pérdida de imagen y de credibilidad, perdidas económicas Alto 1. Brindar apoyo en la consecución de menaje adecuado para el almacenamiento de los alimento s Educación, Deporte y Cultura 1. Porcentaje de avance de apoyo de menaje en alimento s 1. 100% de avance de apoyo brindado
1. Coordinar de manera insti tu cional ante el orden Nacional, Departa menta l y M unicipal, con el propósito
Descoordinación institu cional para la priorización de personas en el desarrollo de programas y Desactualización del reporte de SISBEN, para la priorización de personas en el desarrollo de El reporte del SISBEN presenta desactualizada la dinámica de la población vulnerable, generando de actualizar de manera per manente el SISBEN, benefi ciando a la población vulnerable con el acceso a
proyecto s sociales en el M unicipio 6 programas y proyectos sociales defi ciencias para la priorización de personas en el desarrollo de programas y proyecto s sociales Posible M ala asignación de priorizados por puntaje SISBEN, en programas y proyectos sociales Bajo los programas sociales Salud 1. SISBEN Actualizado 1. 100% SISBEN actualizado
No existe un procedimiento de supervisión claramente establecido para el contr ol diario de las
actividades y la calidad de las obras. No esta for talecido el banco de proyectos de la ofi cina de
Planeación, donde inicia la contr ata ción, Inadecuados procesos de selección del personal de OPS. El
personal de planta no cuenta con la capacita ción adecuada para realizar las interventor ía s. Por que no La entr ega de obra de infr aestr uctura (vías) y saneamiento básico en el M unicipio de CALDON O, no son
se cuenta con las herramientas necesarias para verificar la calidad de las obras 7 Inefe ctiv a entr ega de obras de infr aestr uctura y saneamiento básico en el M unicipio de CALDON O de la sufi ciente calidad para el servicio de la comunidad Casi seguro Obras inconclusas y obras entr egada sin cumplir con los requerimiento s té cnicos de calidad M edio 1. Capacita ción a la comunidad para ser veedor y apoyo operativo de las obras Secretario de Planeación, Infr aestr uctura y Desarrollo Social - Gobierno 1. Comunidad capa citada para realizar veedur ía 1. Un líder por corregimiento capacitado como veedor
Correctivo 2. Veedurías ciudadanas 2. Veedurías ciudadanas implementadas 2. Una veeduría ciudadana por corregimiento realizada
3. Designación de interventores idóneos para el seguimiento de las obras de infr aestr uctur a y
saneamiento básico 3. Interventores idóneos designados 3. Un interventor idóneo por obra ejecutada
Apoderar se de los expedientes judiciales de las demandas por violencia intr afa miliar y otr os de Apropiación de los expedientes judiciales para dar respuesta a los casos de violencia intr afa miliar y
Insufi ciente capacidad té cnica y administr ativ a para la seguridad de custodia para este tipo de casos 8 competencia de la comisar ía competencia de la comisar ía Posible Pérdida de expedientes Alto 1. Fortalecer el apoyo profe sional interdisciplinario. Secretaria de Gobierno 1. Porcentaje de avance del fortalecimiento del apoyo profesional interdisciplinario 1. 50% porcentaje de avance
2. Fomentar a tr avés de la entidad y entidades de apoyo (ICBF, DPS, Inspección de Policía) la cultura
Casos sin resolver judicialmente o en tér minos de conciliación Preventiv o de autocontr ol. 2. Porcentaje de avance de gestión insti tu cional 2. 50% porcentaje de gestión
Incumplimiento de la normatividad ambienta l para la prote cción y preservación de los bienes ambientales Incumplimiento de las normas ambientales para la prote cción y preservación de los bienes ambientales 1. Dar cumplimiento a los comparendos ambientales emitidos por la administr ación municipal y la CRC
9 del M unicipio del M unicipio Posible Sanciones perdida de recursos económicos, daño y degradación ambiental de los recursos naturales, M edio CAUCA Secretario de Planeación, Infr aestr uctura y Desarrollo Social 1. Porcentaje de avance de cumplimiento 1. 100% avance de cumplimiento
2. Fortalecer el contr ol y veeduría administr ativa y ciudadana ante el posible daño del patr imonio
Preventiv o ambiental dentr o del municipio 2. Porcentaje de avance de contr ol y veeduría 2. 50% de avance de contr ol y veeduría
Perdida o alteración de la infor mación de nómina lo cual puede generar pagos o descuentos ex cesivos Insuficiente y desorganizada infor mación de la nómina para su correspondiente pago efectiv o y mitigar Perdida de infor mación, perdida de recursos, daño de imagen, sanciones, condena al municipio al pago
10 por demandas interpuestas a la Administr ación posibles demandas al respecto Casi seguro de altas indemnizaciones por malas decisiones administr ativas M edio 1. Implementar mecanismos té cnicos, te cnológicos que brinden seguridad a la infor mación financiera Secretaria de Gobierno 1. Porcentaje de avance de la implementa ción de los mecanismos 1. 100% de avance en la implementa ción de los mecanismos
Preventiv o
Inadecuada planifi cación de las áreas para la ejecución del presupuesto asignado / Ex cesiv a anulación 1. Implementar las herramienta s que por ley 152 de 1994, ley 617 y la ley 715 se cuenta para la
de disponibilidades presupuestales/ M al direccionamiento de las apropiaciones presupuestales 11 Inadecuada distr ibución del presupuesto del M unicipio para cumplir con las necesidades del M unicipio Con la ejecución del presupuesto asignado a cada una de las dependencias de la Alcaldía M unicipal. Posible Sanciones, pérdida de imagen y de credibilidad, pérdida de recursos M edio asignación adecuada de los recursos del M unicipio. Secretaria de Planeación, Infr aestr uctura y Desarrollo Social - Tesorería 1. Porcentaje de implementa ción de herramienta s 1. 100% de implementa ción
2. Implementar consejos de gobierno con el fin de concer tar entr e el gabinete municipal, la asignación del
presupuesto por inversión y libre destinación, así como de ingresos que se gestionan o se tr ansfieren al
Correctivo municipio por distintos concepto s (ejemplo regalía s) 2. Numero de con sejos de gobierno realizados por bimestr e 2. 1 consejo de Gobierno por bimestr e realizado
No se cuenta con los elemento s requeridos para implementar un siste ma de seguridad documenta l a Baja seguridad documental para el manejo y archivo de los documento s que se maneja en la La vulnerabilidad de los documentos en la administr ación municipal al no son guardados y preservados Pérdida de documentos duplicados. No existen copias de seguridad física y digitales de los 1. Fortalecer la operatividad del proceso de gestión documental, con la implementa ción de herramientas
partir de la te cnología de infor mación 12 administr ación municipal como elementos de seguridad para prevenir su pérdida y duplicidad Posible documento s. M edio de siste mati zación, escaneo y digitalización de los documento s archivados Ar chiv o 1. Porcentaje de avance de operatividad del proceso 1. 60% de avance de la operatividad del proceso
Preventiv o
Inefi ciencia en la entr ega a tiempo de los documento s a responder por parte de la administr ación 1. Fortalecer la operatividad del proceso de gestión documental, con la implementa ción de herramientas
Desconocimiento, descuido del funcionario 13 Inefi ciencia en la entr ega de un documento que ingrese o salga de la alcaldía municipal por PQR S Posible Perjuicios judiciales por vencimiento de tér minos al conte star. Alto de siste mati zación, escaneo y digitalización de los documento s archivados Despacho del Alcalde 1 . Por centaje de avance de operatividad del proceso 1. 60%
Preventiv o
Descoordinación institu cional para asignar eficiente mente los documento s a responder de acuerdo Con la respuesta oportuna a los usuarios, se solicita n reservas de los números de radicación y estos al 1. Organizar los documento s de acuerdo al responsable del oficio o documento, y dar seguimiento de su
al área responsable de la administr ación municipal 14 M anejo inadecuado de las reservas de los documento s radicados en la administr ación municipal no tener un procedimiento concreto, genera un pésimo manejo de estos documentos Casi seguro Duplicidad en la radicación de documento s, perjuicios legales en la originalidad de los documento s. Alto efi ciente respuesta al usuario Ar chiv o 1. Porcentaje de avance de organización 1. 50% de avance de organización
Las áreas no conte stan oportunamente los derechos de peti ción y/o las solicitudes Preventiv o
No se genera una cadena de custodia para guardar y preservar los documento s radicados y 1. Fortalecer la operatividad del proceso de gestión documental, a tr avés de capacita ción y organización
15 La inexistencia de una cadena de custodia para el manejo y soporte de los docu mento s radicados archivados en la administr ación municipal Posible Perdida de documento s, baja credibilidad insti tu cional Alto de los procedimientos requeridos Ar chiv o 1. Porcentaje de avance de operatividad del proceso 1. 60% de avance de operatividad del proceso
Preventiv o
Descoordinación y desorganización insti tu cional para realizar las respectivas supervisión e La supervisión e interventor ía de los contr ato s y convenios no se realiza de manera efe ctiva , con un
interventor ía de los contr ato s y convenios de la competencia y responsabilidad de cada dependencia 16 Inadecuada supervisión e interventor ía de los contr ato s y convenios realizados en la administr ación manejo inadecuado de este procedimiento Posible Interventor ía s que continúan el proceso con fallas de ejecución. Alto 1. Establecer for mato s de chequeo de supervisión e interventor ía Dependencias del M unicipio 1. Porcentaje de avance de for mato de chequeo realizados y aplicados 1. 100% de lista de chequeo realizada y aplicada
Sanciones disciplinarias al M unicipio Preventiv o 2. Capacitar a los asesores de despacho de cada secretaría en el desarrollo de interventor ía s 2. Número de personal capacitado 2. 2 Asesores capacitados
Pérdida de recur sos
Inapropiada aplicación del procedimiento para la elaboración de contr ato de acuerdo a las necesidades No se cuenta con los procedimiento s claros para la elaboración de contr atos y tr ámites para su puesta Desorganización, Retr aso en la contr ata ción, incumplimiento de los requisito s de la contr ata ción esta tal,
17 de la administr ación municipal en mar cha dentr o de la administr ación municipal Posible demandas, investigaciones, sanciones. M edio 1. Socialización y aplicación del manual de contr ata ción con funcionarios Secretaria de Planeación Infr aestr uctura y Desarrollo Social 1. M anual de contr ata ción socializado y aplicado 1. Un documento aplicado
Devoluciones a las secretaría s solicitante s dado que no cumplen los requisito s establecidos Preventiv o 2. Revisión y autocontr ol en el procedimiento de contr ata ción municipal 2. Porcentaje de avance en el Procedimiento de contr ata ción revisado y contr olado 2. 100% del procedimiento de contr ata ción revisado y contr olado