TRABAJO COLABORATIVO

UNIDAD 3: FASE 5 - INFORME FINAL DE EVALUACIÓN DE LAS

CONDICIONES DE HABILITACIÓN DEL SERVICIO FARMACÉUTICO

PRESENTADO POR:
JUANA VANESSA LARGACHA - CÓD.1077463875
JAIDA YIRLEZA ASPRILLA- CÓDI. 1076380023
MARÍA LILIA RUIZ- CÓD. 23423781
RICARDO MARTINEZ – CÓD. 19169331
YONAIDY GRANADO –CÓD.
GRUPO: 301507_7

CURSO: FARMACIA HOSPITALARIA

TUTOR:
LEIDER ALCOBIADES CORTEZ

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS DE LA SALUD
JULIO DE 2019
 INTRODUCION

Para el normal funcionamiento de las Instituciones Prestadoras de

Servicios de Salud, el servicio farmacéutico se constituye en un pilar
básico a través del suministro, dispensación e información sobre el uso
adecuado de medicamentos y dispositivos médicos.
Colombia cuenta con una normatividad amplia y suficiente para la
organización, desempeño de funciones, desarrollo de procesos y
procedimientos y vigilancia y control del servicio farmacéutico, tanto a
nivel intrahospitalario como en establecimientos comerciales.
En la actividad de la fase 5 del curso de Farmacia Hospitalaria, realizamos
una evaluación acerca del cumplimiento de los requisitos establecidos
para la habilitación de los servicios farmacéuticos en instituciones de salud
y establecimientos minoristas, basándonos en los diagnósticos de
caracterización ya realizados en las fases anteriores, para los procesos
generales y especiales desarrollados en las instituciones y empresas
previamente seleccionadas.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Realizar análisis comparativo del cumplimiento dado a los requisitos y
condiciones técnicas establecidas por la normatividad colombiana para la
habilitación del Servicio Farmacéutico en instituciones prestadoras de
servicios de salud y establecimientos farmacéuticos.

OBJETIVO ESPECIFICO
 Implementar cuestionarios de captura de información primaria y
realizar cuadros comparativos de los requisitos de habilitación.
 Establecer las debilidades y fortalezas encontradas en los servicios
farmacéuticos evaluados.
 Realizar un análisis de causalidad de las situaciones problemáticas
diagnosticadas en los servicios farmacéuticos evaluados.
 Elaborar un aporte sintético sobre el rol que desempeña el Regente
de Farmacia frente al funcionamiento de los procesos y el
cumplimiento de las condiciones de habilitación del servicio
farmacéutico.
 CUADROS COMPARATIVOS

Ricardo Martínez Bernal

 CUADRO COMPARATIVO

Tipo, número y Condiciones Técnicas de habilitación del Servicio Requisitos de la norma Situación encontrada en el
año de la norma Farmacéutico establecidas por la normatividad. servicio farmacéutico
que aplica visitado

Suma de áreas: Almacenamiento + La sumatoria de las áreas destinadas

Recepción + Dispensación + Sala de al servicio es de 102 m2, que se
Resolución 1403 Aspectos locativos. espera deben ser suficientes. considera suficiente.
de 2007
El área total del establecimiento El servicio farmacéutico del hospital
es independiente del resto de se localiza en una zona
Todo servicio farmacéutico, debe disponer de una áreas del inmueble. independiente de los otros servicios.
infraestructura física de acuerdo a su grado de Techos, Paredes y Pisos son de La infraestructura del hospital es
complejidad, al número de procesos y personas que textura uniformes, de fácil limpieza nueva. Se cumple con este requisito.
laboran allí. Debe estar en un lugar independiente, con y sanitización.
facilidad de acceso para sus usuarios. Algunos requisitos
mínimos son: La iluminación natural y/o artificial, La infraestructura del hospital es
• Paredes impermeables, sólidas, de fácil limpieza, permite la visualización y adecuada nueva. Se cumple con este requisito.
resistentes a factores ambientales como humedad y conservación de medicamentos e
temperatura. insumos.
• Piso impermeable, resistente, con sistema de
Cuenta con servicio sanitario. Se dispone de servicio sanitario
drenaje para su fácil limpieza y sanitización
independiente para el personal.
• Techos de fácil limpieza y cielo rasos resistentes,
uniformes y de fácil sanitización. Se evidencian aviso exterior y de: Solo se observó aviso del servicio de
• Unidad sanitaria por sexo, en proporción de una horario de atención, informativos farmacia, sus horarios y de acceso
(1) por cada quince (15) personas que laboren en el sitio. de "Espacio libre de humo de restringido.
• Zona restringida: el acceso debe ser restringido cigarrillo", "Información
farmacológica de medicamentos Los demás avisos informativos no
para el personal ajeno al servicio.
debe ser suministrada aparecen.
exclusivamente por Químico
Farmacéutico", "Requisitos de la
 formula Medica" y "acceso
restringido al personal ajeno a la
farmacia".

Se encuentran las redes eléctricas La infraestructura del hospital es

y de datos en buen estado. nueva. Se cumple con este requisito.

Se encuentran extintores en Se tiene ubicados dos extintores en

funcionamiento, ubicados de buen estado y en sitios adecuados.
acuerdo a las normas de seguridad.

Cuenta con áreas debidamente Se cuenta con una adecuada

señalizadas. señalización de todas las áreas.

Cuenta con registro de El sitio de almacenamiento cuenta

temperatura y humedad relativa con un termo higrómetro para el
Resolución 1403 Condiciones de almacenamiento actualizados, Termohigrometro control de temperatura y humedad. .
funcional y calibrado.
de 2007
Áreas de almacenamiento, Se observan buenas prácticas de aseo
Los medicamentos, productos biológicos, componentes recepción y estanterías se en estas áreas.
encuentran ordenadas y limpias.
anatómicos, dispositivos médicos, reactivos de
diagnóstico in vitro, elementos de rayos X y de uso Se evidencian registros de control Se hacen lecturas y registros diarios
odontológico y demás insumos asistenciales que utilice el de temperatura actualizados del de estas variables, con sus
sistema de refrigeración. respectivos registros.
prestador para los servicios que ofrece, se deben
almacenar bajo condiciones de temperatura, humedad, Se evidencia un sistema de control Se realiza control periódico de las
ventilación, segregación y seguridad apropiadas para de fechas de vencimiento. fechas de vencimiento, para
cada tipo de insumo de acuerdo con las condiciones actualizar el inventario manejado por
el software del servicio.
definidas por el fabricante ó banco de componente
anatómico. El prestador debe contar con instrumentos
para medir humedad relativa y temperatura, así como
evidenciar su registro, control y gestión.
Los medicamentos y dispositivos
médicos se encuentran
distribuidos en el área de
almacenamiento, debidamente
identificados
y de acuerdo a un sistema de
clasificación.
Se observa la ubicación de los
medicamentos en los equipos de
refrigeración, de tal forma que se
garantice la libre circulación
del aire frio, para mantener una
temperatura uniforme.
Cuenta con área específica de
almacenamiento de medicamentos
de control especial.
Se cuentan con estibas plásticas,
en perfecto estado de orden y
limpieza.
La cantidad y capacidad de
insumos de cadena de frio (Pilas
refrigerantes y contenedor de
icopor), son suficientes para la
operación de almacenamiento de
medicamentos termolábiles.
Su distribución se realiza de acuerdo
a una clasificación en orden
alfabético por acción farmacológica.
Si se observa cumplimiento de este
requisito.
Se dispone de área específicamente
designada para estos medicamentos
(aunque se maneja poca cantidad).
El material contenedor (estibas) es
nuevo y se mantiene en óptimas
condiciones.
La cantidad disponible de estos
elementos es coherente con el
volumen de medicamentos
termolábiles, es decir, hay garantía
de la cadena de frío.
 Existe manual de Procesos y A la fecha se dispone de un manual
Procedimientos; se observa su que sirve de guía al servicio, aunque
Manual de Procesos y Procedimientos implementación. se encuentra desactualizado

Decreto 2200 de Se describe el procedimiento de El manual disponible si describe estos

Recepción Técnica y procedimientos y existe evidencia de
2005 Administrativa, se evidencian los registros.
Todo prestador debe tener definidas y documentadas las
registros de ingresos y traslados.
especificaciones técnicas para la selección, adquisición,
transporte, recepción, almacenamiento, conservación, Se describe el procedimiento de El manual disponible si describe este
Resolución 1403 control de fechas de vencimiento, control de cadena de Almacenamiento. procedimiento.
de 2007 frio, distribución, dispensación, devolución, disposición Se describe el procedimiento de El manual disponible si describe este
final y seguimiento al uso de medicamentos, Conservación de Cadena de Frío y procedimiento, pero no se cuenta
homeopáticos, fitoterapéuticos, productos biológicos, en éste, el plan de contingencia en con el Plan de Contingencia.
Resolución 1478 componentes anatómicos, dispositivos médicos, así como caso de daño del equipo de
refrigeración y/o ausencia de
de 2006 de los demás insumos asistenciales que utilice la
fluido eléctrico.
institución incluidos los que se encuentran en los
depósitos ó almacenes de la institución y en la atención El manual describe el El manual disponible si describe este
domiciliaria y extramural, cuando aplique. procedimiento de devoluciones. procedimiento.

El manual describe el Se manejan pocas cantidades de este

procedimiento de tipo de medicamentos, todos se
almacenamiento, dispensación y distinguen por la franja violeta y los
manejo de medicamentos de procedimientos se encuentran en el
Control Especial. manual

El manual describe el El manual disponible no incluye el

procedimiento del Plan Integral de procedimiento de manejo y gestión
Gestión de Residuos. de los residuos generados.

El manual describe el El manual disponible si describe este

procedimiento de Dispensación. procedimiento.
 El servicio farmacéutico participa Se tiene designado un profesional
en el Programa de (médico general) para notificar a la
Farmacovigilancia y Secretaría de Salud de Boyacá, los
Tecnovigilancia. casos de reacciones adversas de
medicamentos a través del
formulario respectivo (FORAM). No
se encontró evidencia de actividades
de Tecnovigilancia.

4.1 El personal específico para Para el proceso de dispensación de

realizar la labor de dispensación, medicamentos se dispone de tres
Decreto 2200 de Recurso Humano corresponde a la necesidad y auxiliares, pero de forma no
2005 satisfacción de la demanda. permanente. Es insuficiente para la
El servicio farmacéutico debe contar con personal de las demanda presentada.
Resolución 1403 calidades señaladas en la normatividad vigente para el
4.2 Se evidencia la idoneidad del No hay idoneidad, dado que el
de 2007 ejercicio de cada cargo y en número que garantice el personal que labora. director del servicio es un profesional
cumplimiento de los procesos que se adelanten en la diferente a Q. Farmacéutico o
institución. Regente de Farmacia: No fue posible
obtener evidencias (certificaciones)
El servicio farmacéutico estará bajo la dirección de un de la formación en farmacia del
Químico Farmacéutico o de un Tecnólogo en Regencia de recurso humano del servicio.

Farmacia, teniendo en cuenta el grado de complejidad del 4.3 Existen registros de : No fue posible obtener evidencias o
servicio. capacitación continuada y de registros sobre capacitaciones del
actualización para el personal. personal.

Los equipos de medición de Todos los equipos de medición

condiciones medioambientales y cuentan con sus respectivas Hojas de
Resolución 2003 Documentación Legal y Técnica de refrigeración, cuentan con Hoja Vida. Su seguimiento técnico y
de Vida y Certificado de calibración calibración se realiza anualmente,
de 2014
Todo prestador de servicios de salud debe estar inscrito y/o verificación de correcto existiendo las certificaciones del caso
funcionamiento. en los archivos de la ESE.
en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de
Salud (REPS) y tener al menos un servicio habilitado. La
inscripción y habilitación debe realizarse en los términos
establecidos en el Manual de Inscripción de Prestadores
de Servicios de Salud y Habilitación de Servicios de Salud.
Cuenta con la documentación
básica legal: Cámara de Comercio
actualizada, Acta de Vigilancia y
Control de la Secretaria de Salud
con concepto favorable,
Certificado de Bomberos.
La ESE Hospital San Vicente de Paul
de Paipa cuenta con toda la
documentación legal requerida para
su funcionamiento. La última visita de
verificación de la Secretaría de Salud
de Boyacá se realizó en 2018.

5.3 Cuenta con resolución del
Fondo Nacional de
Estupefacientes, para la tenencia y
manejo de medicamentos de
Control
Especial.
Para este tipo de medicamentos (de
los cuales se manejan pocas
cantidades), se cuenta con la
resolución de autorización de la
autoridad competente (FNE).
 CUESTIONARIOS DE HABILITACIÓN

< LISTA DE CHEQUEO - EVALUACION DE CONDICIONES TECNICAS DE ACUERDO

AL MODELO DE GESTIÓN DEL SERVICIO FARMACEUTICO ADOPTADO POR LA
RESOLUCIÓN 1403 DE 2007, DECRETO 2200 DE 2005 Y LA RESOLUCION 1478
DE 2006
FECHA 10 de Julio de 2019
ENTIDAD AUDITADA ESE Hospital San Vicente de Paul de Paipa (Boyacá)
CIUDAD, DIRECCION Paipa. Carrera 20 No. 21 - 37. Teléfono 7850110
Y TELEFONO
RESPONSABLE Deisy Castro Archila. Correo electrónico: hospitalpaipa@hotmail.com
(Nombres y apellidos
completos, email,
teléfonos de
contacto)
AUDITOR (ES) Ricardo Martínez Bernal

ASPECTO A VERIFICAR CUMPL E NO CUMPLE NO

APLICA
1.0 Aspectos locativos
1.1 Suma de areas: Almacenamiento + Si
Recepción + Dispensación + Sala de espera
= 102 m2, son suficientes.
1.2 El area total del establecimiento es Si
independiente del resto de areas del
inmueble.
1.3 Techos, Paredes y Piso son de textura Si
uniformes, de facil limpieza y sanitización.
1.4 La iluminación natural y/o artificial, Si
permite la visualización y adecuada
conservación de medicamentos e insumos.
1.5 Cuenta con servicio sanitario. Si
1.6 Se evidencian aviso exterior y de: X
horario de atención, informativos de
"Espacio libre de humo de cigarrillo",
"Información farmacológica de
medicamentos debe ser suministrada
exclusivamente por Quimico
Farmacéutico", "Requisitos de la formula
Medica" y "aceso restringido al personal
ajeno a la farmacia".
1.7 Se encuentran las redes electricas y de Si
datos en buen estado.
1.8 Se encuentran extintores en Si
funcionamiento, ubicados de acuerdo a las
normas de seguridad.
1.9 Cuenta con areas debidamente Si
señalizadas.
2.0 Condiciones de almacenamiento
2.1 Cuenta con registro de temperatura y Si
humedad relativa actualizados,
Termohigrometro funcional y calibrado.
2.2 Areas de almacenamiento, recepción y Si
estanterias se encuentran ordenadas y
limpias.
2.3 Se evidencian registros de control de Si
temperatura actualizados del sistema de
refrigeración.
2.4 Se evidencia un sistema de control de Si
fechas de vencimiento.
2.5 Los medicamentos y dispositivos Si
médicos se encuentran distribuidos en el
área de almacenamiento, debidamente
identificados y de acuerdo a un sistema de
clasificación.
2.6 Se observa la ubicación de los Si
medicamentos en los equipos de
refrigeración, de tal forma que se
garantice la libre circulación
del aire frio, para mantener una
temperatura uniforme.
2.7 Cuenta con area específica de Si
almacenamiento de medicamentos de
control especial.
2.8 Se cuentan con estibas plásticas, en Si
perfecto estado de orden y limpieza.
2.9 La cantidad y capacidad de insumos de Si
cadena de frio (Pilas refrigerantes y
contenedor de icopor), son suficientes
para la operación de almacenamiento de
medicamentos termolábiles.
3.0 Manual de Procesos y
Procedimientos.
3.1 Existe manual de Procesos y Si Se encuentra
Procedimientos; se observa su desactualizado
implementación.
3.2 Se describe el procedimiento de Si
Recepción Técnica y Administrativa, se
evidencian registros de ingresos y
traslados.
3.3 Se describe el procedimiento de Si
Almacenamiento.
3.4 Se describe el procedimiento de No
Conservación de Cadena de Frío y en éste,
el plan de contingencia en caso de daño del
equipo de refrigeración y/o ausencia de
fluido eléctrico.
3.5 El manual describe el procedimiento de Si
devoluciones.
3.6 El manual describe el procedimiento de Si
almacenamiento, dispensación y manejo
de medicamentos de Control Especial.
3.7 El manual describe el procedimiento No
del Plan Integral de Gestión de Residuos.
3.8 El manual describe el procedimiento de Si
Dispensación.
3.9 El servicio farmacéutico participa en el Si No
Programa de Farmacovigilancia y adecuadamente
Tecnovigilancia.
4.0 Recurso Humano.
4.1 El personal especifico para realizar la No
labor de dispensación, corresponde a la
necesidad y satisfacción de la demanda.
4.2 Se evidencia la idoneidad del personal No Dirección en
que labora. profesional
diferente a Q.
Farmacéutico o
Regente de
Farmacia
4.3 Existen registros de capacitación No
continuada y de actualización para el
personal.
5.0 Documentación Legal y Técnica.
5.1 Los equipos de medición de Si
condiciones medioambientales y de
refrigeración, cuentan con Hoja de Vida y
Certificado de calibración y/o verificación
de correcto funcionamiento.
5.2 Cuenta con la documentación básica Si
legal: Camara de Comercio actualizada,
Acta de Vigilancia y Control de la Secretaria
de Salud con concepto favorable,
Certificado de Bomberos.
5.3 Cuenta con resolución del Fondo Si
Nacional de Estupefacientes, para la
tenencia y manejo de medicamentos de
Control
Especial.

OBSERVACIONES
Con la realización de este somero diagnóstico al servicio farmacéutico de la ESE Hospital San Vicente de
Paul de Paipa, se observaron algunas falencias y problemas relacionados con la atención de calidad en
la dispensación de medicamentos a los usuarios y sobre información del uso adecuado de los mismos,
teniendo como principal causa la falta de idoneidad del recurso humano disponible (el director es una
fisioterapeuta que dispone de solo tres auxiliares de forma no permanente). Por otra parte, no se
encontró evidencia de que se realicen actividades de tecnovigilancia.
De acuerdo a los hallazgos encontrados en la revisión del manual de procedimientos, la recomendación
principal es actualizarlo, porque según normatividad se debe hacer como mínimo cada año, debido a
que se deben realizar algunos ajustes de acuerdo a los nuevos equipos adquiridos en el servicio, como
por ejemplo los instrumentos de medición, el software, y a la vez tener en cuenta la normatividad
vigente, entre otros.
 MATRIZ DE DEBILIDADES Y FORTALEZAS
Servicio Farmacéutico del Hospital San Vicente de Paul (Paipa, Boyacá)

DEBILIDADES FORTALEZAS

* Talento humano insuficiente y no capacitado * Cuenta con sistema de información

para desempeñar eficientemente las (software), lo que permite el ingreso rápido de
actividades del área. la información, contabilización sistemática y
menos errores en la dispensación y facturación
de medicamentos.

* Manual de proceso y procedimientos * Se inicia orientación del servicio en el proceso

desactualizados. de calidad.

* Registro de inventarios de medicamentos no * Habilitación y acreditación de la ESE Hospital

se adapta a las necesidades de acuerdo a la San Vicente de Paul.
demanda.

* No se han determinado los niveles mínimo y * Cuenta con infraestructura moderna y

máximo de existencias, punto de reposición o funcional que se puede adaptar para mejorar el
punto de pedido y presupuesto necesario para servicio farmacéutico.
cumplir con la prestación del servicio, lo que
causa inconformidades por parte de los
usuarios ya que a veces hay demora para la
dispensación de sus medicamentos.

* No dispone de un Plan Integral de Gestión de

Residuos
 ANÁLISIS DE CAUSAS

Con relación a la situación encontrada en la ESE Hospital San Vicente de

Paul de Paipa, consideramos que dicha situación puede obedecer a las
siguientes causas:
 Los directivos de la ESE no le dan la suficiente importancia al
servicio farmacéutico y sus expectativas, inversiones y medidas de
control se dirigen a otras áreas o servicios.
 Lamentablemente, todavía prima el sentido político en las
administraciones municipales, en el momento de efectuar el
nombramiento o contratación del personal requerido para el
servicio, prefiriendo cumplir con sus compromisos políticos y no
cumplir los requisitos de ley.
 Existe mucha laxitud o flexibilidad (que puede deberse también a
consideraciones políticas) en las actuaciones del ente de control y
vigilancia (Secretaría Departamental de Salud), que ha permitido el
incumplimiento de los requisitos legales.
 SÍNTESIS DEL ROL DEL REGENTE DE FARMACIA

El Regente de Farmacia desempeña un papel preponderante para la

organización. Funcionamiento y control de los procesos del servicio
farmacéutico y por ende su contribución al cumplimiento de las
condiciones de habilitación es fundamental.
 CONCLUSIONES

 El análisis comparativo realizado nos permite establecer que en

todos los servicios farmacéuticos evaluados se presentan falencias
e incumplimiento parcial de los requisitos normativos. Estas
situaciones problemáticas van desde operar con manuales de
procesos y procedimientos desactualizados, hasta fallas en la
información dada a los usuarios en el proceso de dispensación de
medicamentos.

 Las entidades de salud y establecimientos farmacéuticos evaluados

presentan fortalezas muy importantes como contar con buenas
condiciones locativas y sistemas informáticos para el manejo de la
información.
La principal debilidad encontrada fue la de no contar con un recurso
humano idóneo y suficiente para el desempeño eficiente del servicio
farmacéutico.

 Algunas de las causas establecidas para la configuración de las

situaciones problemáticas en los servicios evaluados, son los
manejos políticos de las administraciones municipales, la falta de
recursos financieros y la poca comprensión de la importancia del
servicio farmacéutico por parte de directores y administradores.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

Ministerio de salud Colombia. (2005). Decreto 2200

Reglamentación del servicio farmacéutico. Recuperado de
https://www.invima.gov.co/images/pdf/tecnovigilancia/buenas_pr
acticas/normatividad/Decreto-2200de-2005.pdf

Ministerio de Salud y Protección Social (2016) Decreto 780 de 2016.

Recuperado
dehttps://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Decreto%2
00780%20de%202016.pdf